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1Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Organisationsmethodenund -techniken- Fallstudien -
Dr. Richard C. Geibel
ExperTeam AG
WS 1998/99
2Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Gliederung (1)
I. Einführung Ziele dieses Vorlesungsteils Vorbemerkungen
Lebenslauf / ExperTeam Literatur Projektmanagement
II. Fallstudien1. Bank
2. Bauindustrie
3. Bundeswehr
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Gliederung (2)
III. Methoden und Techniken der Organisation Metaplan Mind Map
IV. Zusammenfassung Erfahrungen und abgeleitete 'Erkenntnisse'
Projektmanagement Prozeßmanagement
Anforderungen an Hochschulabsolventen Fachliche Fähigkeiten Soziale Fähigkeiten
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Ziele dieser Vorlesung
Projekte aus der Praxis darstellen Ergänzungen zur Theorie Konkretisierung anhand von Fallstudien Darstellung ausgewählter Methoden
Erfahrungen wiedergeben und systematisieren Persönliche Eindrücke Generalisierbare Rückschlüsse
Hinweise zur Ausbildung und Persönlichkeits-entwicklung
5Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Lebenslauf R. Geibel
Grundschule, Gymnasium, Bundeswehr Informatik-Studium, RWTH Aachen Wiss. Mitarbeiter am Organistionsseminar und
Promotionsstudium in BWL Forschungsaufenthalt an der 'Sloan School'
am 'Massachusetts Institute of Technology',Boston, USA
Leitender Berater bei ExperTeam (E-Mail: [email protected], Mobil: 01 71 - 46 32 07 8)
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ExperTeam
Software- und Beratungsunternehmen gegründet 1985 ca. 200 Mitarbeiter ca. 40 Mio. DM Umsatz 1998 8 Niederlassungen, incl. Österreich und Schweiz Hauptsitz ist Köln
ExperTeam gehört den Mitarbeitern Strukturierung in Kompetenz-Teams (weitere Infos: http://www.ExperTeam.de)
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Literatur
Bröhl/Dröschel: Das V-Modell, München - Wien, 1994 Burghardt, M.: Projektmanagement, Berlin/München, 1988 Frese, Erich: Grundlagen der Organisation, 6. Aufl., 1995 Frese, Erich: Projektorganisation, HWO, 2. Aufl., Stuttgart
1980, Sp. 1960 ff. Geibel, Richard: Computergestützte Gruppenarbeit, Stuttgart 1993 Haberfeller, R.: Projektmanagement, HWO, 3. Aufl., Stuttgart, 1992
Sp. 2090 ff. Kirckhoff, M.: Mind Mapping, 8. Aufl., Offenbach 1995 Madauss, B.: Handbuch Projektmanagement, 5. Aufl., Stuttgart 1994 Mintzberg, H.: The Nature of Managerial Job, New York 1973 RKW/GPM: Projektmanagement-Fachmann, 4. Aufl., Eschborn 1998
(2 Bände,ISBN 3-926984-57-0)
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Projektmanagement
Definition Projekt Definition Management Definition Projektstruktur Bereiche des Projektmanagement Fragen zu PM am Organisationsseminar
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Definition Projekt
zeitlich begrenzt (Beginn, Abschluß);
definiertes [bzw. zu definierendes] Ziel(Aufgabe, Ergebnis);
in gewissem Sinn außergewöhnlich,wodurch eine innovative, kreative Komponente einfließt (keine Routineaufgabe, die in der gleichen oder unmittelbar
vergleichbaren Form laufend durchgeführt wird); meist mehrere Personen bzw. Stellen beteiligt; oft umfangreich und komplex; häufig mit Unsicherheit bzw. Risiko behaftet.
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Definition Management
Planen (Vorausdenken) Entscheiden (Steueren)
(Wahl zwischen Handlungsalternativen) Anordnen und kontrollieren Organisieren
(Strukturen, Zuständigkeiten und Abläufe klären) "Staffing" (richtige Person an richtige Stelle)
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Definition Projektstruktur
Projektlenkungsausschuß
Projekt-leiter
Projekt-mitarbeiter
Projekt-mitarbeiter
Projekt-mitarbeiter
Projekt
ooo
beauftragt,kontrolliert,entscheidet
leitet,steuert,berichtet
arbeitet,fordert Ent-scheidung
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Bereiche des Projektmanagement
Die Vielfalt der Projektmanagement-Themen läßt sich in vier Kompetenzbereiche* aufteilen: Grundlagenkompetenz Soziale Kompetenz Methodenkompetenz Organisationskompetenz
Jeder Bereich umfaßt 9 bis 11 Kapitel
* RKW: Projektmanagement-Fachmann
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PM: Grundlagenkompetenz
Management Projekte und Projektmanagement Projektumfeld und Stakeholder Systemdenken und Projektmangement Projektmanagement-Einführung Projektziele Projekterfolgs- und mißerfolgskriterien Projektphasen und -lebenszyklus Normen und Richtlinien
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PM: Soziale Kompetenz
Soziale Wahrnehmung Kommunikation Motivation Soziale Strukturen, Gruppen und Team Lernende Organisationen Selbstmanagement Führung Konfliktmanagement Spezielle Kommunikationssituationen
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PM: Methodenkompetenz
Projektstrukturierung Ablauf- und Terminmanagement Einsatzmittelmanagement Kostenmanagement Finanzmittelmanagement Leistungsbewertung und Projektfortschritt Integrierte Projektsteuerung Mehrprojektmanagement Kreativitätstechniken Methoden zur Problemlösung
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PM: Organisationskompetenz
Unternehmens- und Projektorganisation Qualitätsmanagement Vertragsinhalte und -management Konfigurations- und Änderungsmanagement Dokumentationsmanagement Projektstart Risikomanagement Informations- und Berichtswesen EDV-Unterstützung im Projekt Projektabschluß und -auswertung Personalwirtschaft und Projektmanagement
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Fragen zu PM am Organisationsseminar
Welche Kriterien der sachlogischen (entscheidungslogischen) Dimension sind für ein erfolgreiches PM notwendig?
Sollte PM nur bzw. überwiegend sachlogische Aspekte berücksichtigen (Koordination)?
Inwieweit müssen Aspekte der Verhaltens-Dimension einbezogen werden (Motivation)?
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II.1. Fallstudie Bank
Großbank in den neuen LändernAufbau der Bank: 1991 - Start mit ca. 20 Mitarbeitern 1992 - Innenstadtbüro mit ca. 50 Mitarbeiter 1993 - Umzug in neues Gebäude, ca 100
Mitarbeiter 1994 - Erweiterung auf ca. 200 Mitarbeiter 1997 - Umzug in eigenes Gebäude, ca. 400
Mitarbeiter geplant
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Auftrag
Unterstützung bei dem organisatorischen Aufbau der Bank, insb.: Management von Projekten Einführung des Berichtswesens Schulung der Mitarbeiter bzgl. Planung
und Durchführung von Projekten Strukturierung und Moderation von Sitzungen Unterstützung bei Problemen mit Informations-
systemen (IS)
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Ausgangssituation
die Bank befindet sich im Aufbau keine festen Zuständigkeiten bzw. Befugnisse inhomogene Mitarbeiterstruktur unzureichendes Know-how hohe Fluktuation der Mitarbeiter
wenig Systematik und viel Improvisation
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Aufbauorganisation
Organigram m der Bank
D ezernat 1
B 21Betreuung SK
B 22Zahlunngsverkehr
A 231Bü rokom m .
A 232D V-Organisation
A 233Organisation
A 234Verw altung
B 23Orga/D V/Verw altung
B 24Bete iligungen
D ezernat 2 D ezernat 3 D ezernat 4
Vorstand3 Personen
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Informationssystem (IS)
Strategische Entscheidung des Aufsichtsrats: KEIN eigenes Rechenzentrum (), sondern Anschluß an Host XY-Bank Verwendung von PCs und Office- Software sowie Aufbau lokales Netz Einsatz dezentraler Fachinformations- systeme (Anwendungsprogramme) nach
Bedarf
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Informationssystem (IS)
Unterschiedliche Standpunkte zuGroßrechner <=> dezentrale Systeme Host ist ausgereift, aber relativ starr große Datenmengen, aber unzeitgemäße
Benutzeroberfläche Einheitlich, aber wenig Gestaltungsspielraum für
Benutzer Konflikt innerhalb Bankmanagement ()
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Informationssystem (IS)
Unterschiedliche Standpunkte zuVorgaben DV <=> Entscheidung derFachbereichsleiter Darf eine dritte Rechnerebene (Abteilungsrechner)
eingeführt werden? Dürfen weitere Betriebssysteme (UNIX) integriert
werden? Konflikt zwischen Fachabteilung und
DV-Abteilung ()
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Lösung IS
Vorsichtige, aber kontinuierliche Migration von reinem Host-Betrieb zu dezentralen und vernetzten Systemen
Einbindung neuer, dezentraler Anwendungs-software in die vorhandene Software-Landschaft (z.B. Schnittstellen)
Aufbau einer Client/Server-Architektur
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Vorhandenes Berichtswesen (1)
basiert auf MS-Project Darstellung der Abhängigkeit von Aktivitäten Errechnung des kritischen Pfads Auslastung der Ressourcen
reine Momentbetrachtungen, keine Verän-derungen im Zeitverlauf sichtbar
Pflege und Änderung der Pläne durchdie DV/Org-Abteilung für Fachabteilungen
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Vorhandenes Berichtswesen (2)
Mängel: schwer zu bedienen => DV-Abteilung keine Verinnerlichung dieser Form und damit keine
Verantwortung in der Fachabteilung Ursachen von Verschiebungen / Überschreitungen
werden verdeckt Korrekturmaßnahmen können nicht ergriffen werden
technikzentrierte Perspektive
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Bisherige Darstellung 11/93
29Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Bisherige Darstellung 1/94
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Neue Projektorganisation (1)
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Neue Projektorganisation (2)
32Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neue Projektorganisation (3)
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Neue Projektorganisation (4)
34Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neue Projektorganisation (5)
35Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neue Projektorganisation (6)
36Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neue Projektorganisation (7)
37Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neues Berichtsformular (1)
38Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neues Berichtsformular (2)
39Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektsteckbrief (1)
40Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektsteckbrief (2)
41Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Neues Berichtswesen (1)
Organisatorische Regelungen stehen im Vordergrund: eindeutige Projektnummer Projektbezeichnung, -ziele und -beschreibung Verantwortlicher und beteiligter Fachbereich sowie
Projektmanager, -leiter und -mitarbeiter Start-/Ende-Termin und Meilensteine Kosten/Nutzenbetrachtung
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Neues Berichtswesen (2)
Positive Effekte Berichtswesen ist übersichtlich und verständlich Verantwortung in den Fachbereichen höhere Transparenz bzgl. der Anzahl und der
aktuellen Situation jedes Projektes 'Negative' Effekte
verdeckte Schwierigkeiten wurden offengelegt Konfrontation mit vielen Probleme auf einmal Org/DV/Verw.-Bereich als Engpaß identifiziert
43Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Probleme (1)
Abstimmung mit dem Auftraggeber unklare Problem-/Aufgabenstellung dynamische Aufgabenstellung unspezifizierte Abnahmekriterien
vorhandenes Berichtswesen war technik-zentriert, neues Berichtswesen ist benutzerorientiert, d.h. Entmachtung des Org/DV/Verw.-Bereichs
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Probleme (2)
Know-how und Problembewußtsein der Mitarbeiter unzureichend (Schulung nötig)
Aufwandschätzungen i.d.R. zu optimistisch technische Probleme unterschätzt
Sitzungen kein konstruktiver Ansatz Verteidigung bestehender Positionen
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Fazit
Ziele und Vorgehensweise des Projekts schriftlich fixieren (klarere Absprachen treffen => höhere Transparenz)
Als Berater bei fehlender/unzureichender Aufgaben-stellung selbst Teilaufgaben und Zwischenschritte definieren, die einvernehmlich abgestimmt werden (Abnahmeprotokoll)
Interne Machtstrukturen berücksichtigen und Konflikte moderieren (nicht selbst Stellung beziehen)
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II.2 Fallstudie Bauunternehmung
SF-BAU Projektentwicklung GmbH Leistungsangebot
Projektidee Grundstückbeschaffung Erschließung schlüsselfertige Realisierung Vermarktung und Verwaltung der Objekte
Zentrale in Köln, 10 Standorte in Deutschland ca. 300 Mitarbeiter
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STRABAG (1)
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STRABAG (2)
49Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Verlauf eines Projekts
Wie sieht das 'normale Geschäft' in einer Unternehmensberatung aus?
Wie verläuft ein typisches Projekt? Welche Phasen lassen sich unterscheiden? Welche (Zwischen-)Ergebnisse werden im
Projektverlauf erzeugt? Wie wird ein Projekt abgerechnet?
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Projektphasen (1)
Kontaktaufnahme Persönliche Bekanntschaft Kompetenz im Markt Auswahl zwischen mehreren Anbietern
Einladung zum Kunden (Kennenlernen) Kurze gegenseitige Vorstellung Problemschilderung, evtl. Zielsetzung Aufforderung einen Lösungsansatz zu entwickeln
und ein Angebot zu schreiben
51Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektphasen (2)
Erstellung eines Angebots Skizzierung eines Vorschlags zur Problemlösung
(Strukturierung in Teilaktivitäten) Schätzung des benötigten Aufwands
(Festpreis oder 'Manntage') Präsentation des Angebots (2. Gespräch)
Aushändigung der schriftlichen Unterlagen und Folienpräsentation (ggf. PC-Demonstration)
Auftragserteilung oder "wir melden uns wieder"
52Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektphasen (3)
Auftragserteilung mit Spezifikation(Aufwand bzw. DM-Betrag)
Genaue Untersuchung der Firma bzw. des geschilderten Problems Interviews mit Mitarbeitern, Sitzungen Einsicht in Unterlagen Prüfung der Technik (PC, Netz, Software, etc.)
Erstellung der IST-Analyse Detaillierte Analyse des Untersuchungsgegenstands Aufdecken von Schwachstellen
53Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektphasen (4)
Interne Aktivitäten Marktinformationen (Strategien, Verfahren, Organi-
sation, Produkte, etc.) Sitzungen mit Spezialisten
Entwicklung des SOLL-Konzepts Detaillierte, schriftliche Darlegung des Lösungs-
ansatzes in Stufen konkrete Kostenberechnung
Präsentation der IST-Analyse und des SOLL-Konzepts (3. 'offizielles' Gespräch)
54Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektphasen (5)
Entwicklung des Realisierungsplans, incl.'Machbarkeitsstudie' Vorkalkulation von Zeitdauern und Kosten Vielfach Prototyping oder Referenzanlage
Realisierung der Aufgabe bei laufender Abstimmung mit dem Auftraggeber Eigenentwicklung Fremdvergabe (in diesem Bsp.),
d.h. Beteiligung von Spezialisten
55Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektphasen (6)
Vorbereitung der Ausschreibung Erstellung eines Pflichtenheftes für Anbieter Auswahl von kompetenten Firmen und Aufforderung
zur Abgabe eines Angebots Auswertung der Angebote Präsentation der Angebotsbewertung
(4. Gespräch), ggf. mit Auftragsfreigabe Begleitung der Realisierung (Trouble shooting) Endabnahme
56Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Ist-Situation bei der SF-Bau
Datenkommunikation- über 180 PCs in 10 voneinander unabhängiger Netzen- Zugriff auf gemeinsame Daten ausschließlich über Strabag-Host- Datenaustausch entweder in Papierform oder Datenträger- Remote Netzmanagement mittels Einloggen als Supervisor in entfernte LANs
Sprachkommunikation- unterschiedliche TK-Anlagen an allen Standorten- keine Nutzung von ISDN-Leistungsmerkmalen- ausschließlich analoge Endgeräte
Faxkommunikation- über Faxgeräte, teilweise an seperatem Telefonanschluß- meist nur ein Faxgerät pro Niederlassung
57Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projekt ISDN-Kommunikation SF-Bau
Ziel: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
Produktivitätsgewinn durch Verbesserung der Infrastruktur(z.B. einheitliche TK-Anlagen)
Verbesserung von Qualität und Effizienz in der internen Kommunikation (z.B. mittels Electronic Mail)
Kosteneinsparung durch Einsatz neuer Kommunikationstechniken(z.B. Videoconferencing)
Kosteneinsparung durch Migration zu anderen Netzen(z.B. Nutzung von Festvebindungen)
Kosteneinsparung durch geänderte Vertragsgestaltung(z.B. Telekom Designed Network, TDN)
58Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Kommunikationsprofil der SF-Bau
Elektronischer Datenaustausch auschließlich über Datex-P 9,6
Zentrale greift täglich auf den Host zu, Niederlassungen mehrmals
Im Mittel werden 45 MB pro Monat übertragen, Tendenz steigend
Datex-P Gebühren betragen im Mittel 2.500 DM pro Monat
Dates-P Kosten für alle Standorte im Mittel 120.000 DM pro Jahr LAN-to-LAN Kopplung ist benutzerunfreundlich und wird daher
nicht von den normalen Usern, sonder nur vom Netzwerkadminis-trator genutzt
59Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Empfohlene Maßnahmen für SF-Bau
Vernetzung aller Standorte der SF-Bau Aufbau eine internen E-Mail-Systems PC-Fax für alle Installation eines remote Network Management Systems Anwenderunterstützung mittels Fernwartung Einheitliche TK-Anlagen an allen Standorten Abschluß eines neuen Vertrags mit der Telekom Anmietung Festverbindung zwischen Zentrale + SF-Bau Ersatz der Datex-P 9,6 Hauptanschlüsse durch ISDN
60Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Gegenüberstellung der Angebote SF-Bau
Auf der Basis des erstellten Pflichtenhefts und der darin entwickelten Lösungsansatzes wurde eine Auschreibung durchgeführt
An dieser Ausschreibung haben sich 8 Firmen beteiligt Die Auswertung der Angebote und die Gegen-
überstellung der Firmen erfolgte in einer Matrix Das Ergebnis wurde der Geschäftsleitung von SF-Bau
präsentiert Anschließend erfolgte die Beauftragung des Gewinners
und die Begleitung der Installation durch ExperTeam
61Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (1) - Deckblatt
ProjektNetze- und Dienste-Integration
SF-Bau Projektentwicklung GmbH
Ergebnis der Ausschreibung
14. Juni 1995
62Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (2) - Projektziele
Steigerung der Qualität der internen Kommunikation durch Verbesserung der Kommunikationsinfrastruktur
Senkung der Kosten der internen Kommunikationdurch Einsatz neuer Techniken und einheitlicher Verträge
Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit der SF-Bau
63Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (3) - Anbieter
Atlantia Deutschland GmbH AVM Computersysteme GmbH ComupNet GmbH Deutsche Telekom AG Hancke & Peter GmbH ITK GmbH & Co. KG
Lion Network Consult GmbH NTG GmbH Oevermann Ingenieurbüro STS-Spectrum GmbH Sysnet GmbH Telemation GmbH
12 Firmen wurden aufgefordert anzubieten:
64Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (4) - Ausschreibung
8 Firmen haben ein Angebot abgegeben
3 Firmen kamen in die engere Auswahl CompuNet GmbH Hancke & Peter GmbH Lion Network Consult GmbH
65Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (5) - Auswahlprozeß
Kriterien für die Beurteilung der Anbieter: Kosten 20 % Integriertes Konzept 20 % Qualität 15 % Standortabdeckung 15 % Service-Konzept 15 % Referenzprojekte 5 % Marktstellung 5 % Teststellung 5 % Vertragsgestaltung 5 %
66Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (6) - Lösungsansätze
Bereiche Lösungen Router AVM Fax Ferrari E-Mail MS-Mail Fernwartung PC-Anywhere Netzmanagement Novell ManageWise
67Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (7) - Kostenstrukturen
Studie von ExperTeam: 170.000,- DM
Teuerster Anbieter: 400.000,- DM Mittlere Anbieter: 300.000,- DM
200.000,- DM
Günstigster Anbieter: 150.000,- DM
68Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Präsentation (8) - Auswahlempfehlung
=> Firma Hancke & Peter GmbH
Günstigstes Angebot(inkl. zusätzlicher Personal Computer)
Integriertes Konzept(passend zu vorhandener Hw/Sw)
Hohe Qualität der Komponenten Installation der Komponenten Wartung und Service von Köln
69Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Infrastruktur der SF-Bau heute
IBM 3090
IBM 3745
V.2419,2 kBits
Datex-P
NetWareServer
X.25 Gwy
Köln
X.2119,2 kBits
Niederlassungen
V.249 6 kBits
X.25 Gwy(DBII Gwy)
DV-Infrastruktur heute
NetWare Server
70Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Infrastruktur der SF-Bau zukünftig
71Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
II.3 Fallstudie: Bundeswehr
Eine bestehende Anwendung (WEWIS), die ausschließlich auf Großrechnern basiert, soll auf eine moderne Client/Server-Architektur umgestellt werden
Vorschriften und Richtlinien der Bundeswehr bei der Projektdurchführung beachten V-Modell
72Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Die Projekte WEWIS II und WEBIB
WEWIS II - ein Informationssystem für die öffentliche Verwaltung Einführung und Historie von WEWIS Client/Server-Projekt WEWIS II HW/SW-Architektur von WEWIS II
WEBIB - ein Entscheidungsunterstützungssystem (EUS) Zielsetzung von WEBIB Softwarearchitektur von WEBIB Nutzen von WEBIB
Zusammenfassung
Ausblick
73Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Verwaltung aller männlichen Personen
Verfahrens-anweisung WE
Rechtsprechung Erlasse
Verfügungen
Wehrpflicht-gesetz
Zivildienst-gesetz
Medizinische Tests
PsychologischeTests
WEWISZDv und AU
74Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
WEWIS und WEWIS II Personen
Circa 4700 Mitarbeiter arbeiten im Wehrersatzwesen Zentrales Bundesamt für Wehrersatzwesen (BAWV) Etwa 85 nachgeordnete Dienststellen (WBV, KWEA)
WEWIS Verwaltungssystem für alle männlichen, deutschen Personen Mainframe-orientiertes System mit „dummen“ Terminals In COBOL vor circa 16 Jahren geschrieben Basiert auf einer hierarchischen Datenbank (IBM IMS/DB)
WEWIS II Das Projekt startete im Sommer 1994 Komplette Überarbeitung von WEWIS (Re-engineering) Erhöhung der Flexibilität und Grundlage für leistungsfähige
Anwendungsprogramme Großes Client/Server-Projekt mit einer Drei-Ebene-Architektur Dieses Projekt wird voraussichtlich 1999 beendet sein
75Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
HW/SW-Infrastruktur von WEWIS II
WEWIS II basiert auf einer „Drei-Ebenen-Client/Server-Architektur“ 1. Computer-Ebene
IBM Großrechner mit MVS Komplexe Reports und Statistiken Zentrale Datenspeicherung
2. Computer-Ebene IBM RS/6000 mit AIX Lokale Reports und Datenabfragen Lokale Datenspeicherung für eine Dienststelle
3. Computer-Ebene PC mit Windows NT Graphische Benutzeroberfläche Vorgangssteuerung und Textverarbeitung Keine lokalen Daten
76Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
WEWIS II - Ein Client/Server-Projekt
Es existieren vier neue und wichtige Bereiche:
Vorgangssteuerung und Optisches Archiv
Data Base Management System
Netzwerk und Connectivity
System Management
77Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Workflow und Optisches Archiv
Die Reorganisation der Vorgänge und Abläufe steht im Vordergrund (Business Process Reorganization, BPR)
Verwendung eines Vorgangssteuerungssystems (work flow manage-ment system) für die automatische Abwicklung bzw. Verfolgung von gut strukturierten Aufgaben
Computergestütztes Dokumenten-Management-System
Scanner für die eingehende Papierpost
Daten werden auf optischen Disks (CD) gespeichert
IBM Flow Mark als Basis
78Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Data Base Management System
Migration Wechsel von dem bestehenden hierarchischen DBMS (IBM IMS/DB und IMS/DC) zu einem relationalen DBMS (IBM DB2/MVS)
Dies betrifft nicht nur das Host-System DB2/MVS (Ebene 1) sondernauch DB2/6000 (Ebene 2 - IBM RS/6000) und DB2/OS/2 (Ebene 3 - Personal Computer)
Zusätzlich werden neue „Common Server“-Funktionen implementiert: erweiterte Speicherelemente für Text, Sprache, Video, Finger-
abdrücke, etc. (TextExtender, VoiceExtender, VideoExtender, etc.) Unterstützung der Volltextsuche (full text retrieval)
Dezentralisierte (verteilte) Datenspeicherung mit asynchronem Update (Data Replication) synchronem Update (Two Phase Commit)
79Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Netzwerk und Connectivity
Ein Kontrollzentrum für das Netzwerkmanagement
5 - 8 Rechenzentren mit IBM Großrechnern auf der Basis des SNA- und TCP/IP-Protokolls
Dezentrale Dienststellen mit „high speed local area networks“ (LAN: 100 Mbit/s Fast Ethernet, ATM in Zunkunft)
Verbindungen auf der Basis von ISDN/Bw (64 Kbit/s) als Weitverkehrsnetz (Wide Area Network, WAN)
80Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
System Management
Steuerung und Verwaltung des kompletten Informationssystems einschließlich
Ebene 1: Großrechner mit zentralen Programmen und zentraler Datenspeicherung
Ebene 2: Dienststellenrechner mit lokalen Programmen und lokalen Daten
Ebene 3: Personal Computer mit Benutzeroberfläche Software-Verteilung
Programm „download“ für Verbesserungen und neue Versionen Datenaustausch von und zum Großrechner
Single point of control (SPOC) Ferndiagnose und -wartung Zentrales Netzwerkmanagement
Zentraler Benutzerservice (user help desk)
81Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Zusammenfassung für WEWIS II
Jedes dieser vier Gebiete ist relativ neu
Die gleichzeitige Änderung aller dieser vier Bereiche führt zu einer deutlichen Problematik für das Vorhaben
Der eigentliche Nutzen des Projekts WEWIS II wird erst durch die Einführung neuer und leistungsfähiger Anwendungen deutlich
WEWIS II dient als Grundlage für das Entscheidungsunterstützungssystem WEBIB
?
82Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Entscheidungsunterstützungssystem WEBIB
Verfahrens-anweisung WE
Rechtsprechung
ZDv und AU
Erlasse
Verfügungen
Wehrpflicht-gesetz
Zivildienst-gesetz
Psychologische Tests
Medizinische Tests
83Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Es existieren einige gute Gründe für ein elektronisches EUS Unterschiedlichste Informationen müssen berücksichtigt werden Information ändern sich sehr häufig Erhebliche Menge an Papier Lange Transportzeiten des Papiermaterials Aufwendige Einsortiervorgänge notwendig
Durch WEBIB soll erreicht werden Alle relevanten Informationen sind beinhaltet Information sind immer auf dem neuesten Stand Gleichartige Darstellung aller Informationen Einheitliche Ausgangsbasis für alle Mitarbeiter Einfache Benutzung auch für ungeübte Nutzer
EUS WEBIB: Gründe und Zielsetzung
Das EUS ist für alle MA gedacht
84Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Abstrakte WEBIB-Architektur
Lese-system
Datenbank
Volltext-suche
ScannerStation
Text-verarbeitung
Eine Zentrale Ca. 85 dezentraleDienststellen
Software-verteilung
Datenbank
Volltext-suche
Redaktions-system
85Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Implementierte WEBIB-Architektur
HyReader
Omni-Page
MS-WinWord
Eine Zentrale Ca. 85 dezentraleDienststellen
IBM System Management
IBM DB2/6000
IBMTextExtender
HyPublisher
IBM DB2/6000
IBMTextExtender
86Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Lese- und Redaktionssystem von WEBIB
Lesesystem Informationen sind in „Büchern“ angeordnet Fenstertechnik für die Darstellung mehrerer Bücher Suche (directory, search words, full text retrieval) Druck (one page, parts of a book, whole book) Protokoll (collect all interesting material) Inividuelle Notizen zu jeder Textstelle anfügbar Automatische Information der Benutzer
Redaktionssystem Textmanipulation (modificate, insert, delete) und gleichzeitig konsistente
Datenbank Erzeugung/Löschung von „Hypertext-Links“ Benutzerverwaltung mit Authorisationsebenen
(Unterscheidung zwischen mehreren Sicherheitsstufen) Historienverwaltung Entscheidungsunterstützung für spezielle Situationen
87Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Die Benutzeroberfläche von WEBIB
88Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Nutzen von WEBIB
Drei allgemeine Ziele sollten durch das System erreicht werden:
Verringerung der Kosten (monetärer Aspekt) Minimierung von Papier-, Druck und Transportkosten Reduzierung unproduktiver Mitarbeiterzeiten
Verbesserung der Leistung (qualitativer Aspekt) Erhöhung der Entscheidungs- und Dokumentationsqualität Vereinfachung von Verwaltungsprozessen
Beschleunigung der Abläufe (quantitativer Aspekt) Verringerung der Suchzeiten Höhere Aktualität der Weisungsbibliothek
89Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Zusammenfassung
Das Projekt WEWIS II stellt eine leistungsfähige Infrastruktur zur Verfügung Client/Server-Architektur Graphische Clients verteilte Datenhaltung „high speed local area networks“ und umfassendes System Management.
Auf der Grundlage dieser Infrastruktur erlaubt das EUS WEBIB den Mitarbeitern Entscheidungen schneller, besser und billiger zu treffen.
Die Nachteile auf der anderen Hand sind die hohen Kosten der Implementierung des Systems und das Vorhaben trägt sich nur aufgrund der Verringerung der Anzahl der Mitarbeiter
90Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Ausblick
WEWIS II erzeugt eine leistungsfähige Infrastruktur und wird etwa 1999 beendet sein
WEBIB enthält alle relevanten Informationen für die Entscheidungsfindung
Die Funktionalität von WEBIB wird permanent erweitert
Ein Prototyp für die Client-Software auf der Basis eines Internet-Browser ist fertiggestellt (e.g. Netscape Navigator)
Wenn das EUS WEBIB durch die Mitarbeiter gut akzeptiert wird, könnte das Programm 1998/1999 zu einem Entscheidungsunterstützungs-system für Gruppen ausgebaut werden (Group Decision Support System, GDSS)
91Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Das V-Modell des BMI
Das V-Modell umfaßt neben dem Projekt-management weitere wesentliche für den Erfolg eines Projekts relevante Bereiche.
Es existieren vier Submodelle des V-Modells: Projektmanagement (PM) Qualitätssicherung (QS) Konfigurationsmanagement (KM) Software-Entwicklung (SWE)
92Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Aufbau des V-Modells
93Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Projektmanagement (PM)
94Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
PM: Projektplan
95Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
PM: Projekt-Organigramm
96Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Qualitätssicherung (QS)
97Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Konfigurationsmanagement (KM)
98Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Software-Entwicklung (SWE)
99Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Produktfluß einer Aktivität
100Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Phasen bis Vertragsabschluß
101Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Dokumente für WEWIS II
Projekthandbuch Projektplan QS-Plan KM-Plan IT-WiBe I und II Systemanforderungen Systemarchitektur Sicherheitskonzept Schulungskonzept Betriebliches Modell
Soll-Vorstellungen Geschäftsprozesse
Systemmanagement-konzept
Speicherkonzept Infrastrukturkonzept IT-Konzept Client/Server-Architektur Leistungsbeschreibung
DB2-Migration Vedingungsunterlagen
102Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Bsp.: Verdingungsunterlagen
Grundlage stellt die "Unterlage für Ausschrei-bung und Bewertung von IT-Leistungen, Version II" (UfAB) dar, die fünf 'Teilbäume' unterscheidet:
Softwareentwicklungsumgebung (SEU) Archivierung und Workflow Hardware/Software/Netzkomponenten/Infrastruktur System-Management/Betrieb Datenhaltung
103Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Bsp.: Realisierungsplan
Erstellung des RPL nach AU 220: Zielsetzung des Vorhabens Definitionsentscheidung
Technische Lösung und organisatorische Auswirkungen Entscheiungen zu militärisch-administrativen Elementen
(Personal, Ausbildung, Sicherheit, Führung/Einsatz, Organisation, SWPÄ, Logistik, Infrastruktur)
Begründung der Lösung Wirtschaftlichkeit
Spezifikation für die Entwicklung Gesamtverantwortlicher Auftragnehmer Weiteres Vorgehen mit Angaben zu Kosten/Terminen
104Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Bsp.: IT-WiBe (1)
IT-gestützte Wirtschaftlichkeitsrechnung:
Voraussetzung für die Bewilligung einer Investitions-maßnahme ist die Durchführung einer Berechnung der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens
Drei Ebenen sind dabei zu beachten: Quantifizierbarkeit der Größen bestimmen Ermittlungsebene zuordnen Bewertungskriterien auswählen und Werte ermitteln
105Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Bsp.: IT-WiBe (2)
Quantifizierbarkeit der Größen unmittelbar monetär bestimmbar mittelbar monetär bestimmbar qualitativ bestimmbar
Ermittlungsebenen zuordnen arbeitsplatzbezogen arbeitsplatzübergreifend gesamte Organisation externe Effekte
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Bsp.: IT-WiBe (3)
Bewertungskriterien
Die Bewertungskriterien befinden sich auf vier unterschiedlichen Ebenen: einmalige Kosten / einmaliger Nutzen laufende Kosten / laufender Nutzen Dringlichkeitskriterien qualitative Kriterien
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Bsp.: IT-WiBe (4)
Einmalige Kosten/Nutzen Planung/Entwicklung
Projektorganisation Kosten externer Beratung
Systemkosten Hardware Software Material/Zubehör
Systemeinführung Anpassung/Systemtest Schulung/Einarbeitung
Nutzen Ablösung Altverf.
Laufende Kosten Hostkosten Leitungskosten Verbrauchsmaterial Energie-/Raumkosten Personalkosten Wartung/Systempflege
jeweils: Lfd. Kosten Neuverfahren Lfd. Nutzen Wegfall Alt
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Bsp.: IT-WiBe (5)
Dringlichkeitskriterien Kontinuität Altsystem Fehlerquote, Ausfälle Wartungsprobleme Ausbaugrenzen Schnittstellenprobleme Benutzerfreundlichkeit Gesetzliche Verschriften Datenschutz/-sicherheit Interne Standards Sonstige Auflagen
Qualitativ-Strategisch IT-Rahmenkonzept Konzept Bundesverwalt. Pilot-Projekt-Charakter Aufgabenabwicklung Beschleunigung Prozeße Informationsstand Entscheidungsspielraum Attraktivität Arbeitsbeding. Qualifizierung Bürgernähe
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Bsp.: IT-WiBe (6)
WiBe I WEWIS II
-80,00
-60,00
-40,00
-20,00
0,00
20,00
40,00
1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001
Jahre
Ko
sten
bzw
. Ko
sten
in M
io. D
M
Barw ert
Kapitalw ert
110Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Wirtschaftlichkeitskriterien
111Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Werkzeuge
'V-Modell-Hypertext-Datei' für das Hilfe-System von Windows
IT-WiBe(Berechnung der Wirtschaftlichkeit)
IVFErstellung von Haushaltsplänen (AZF)
Process Manager(Unterstützung des Prozeßmanagements)
112Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
III. Methoden und Techniken
Metaplan-Technik Mind-Map-Technik
Fallstudie "Klausurtagung Sparkassen" Fallstudie "Studium organisieren"
113Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Metaplan
Bei der Metaplan-Technik handelt es sich um eine Moderationstechnik "Eine Methode ist eine planmäßige Handlungsweise
und Organisationsform, mit der in optimaler Weise versucht wird, Probleme anzugehen, Aufgaben zu bewältigen und gesteckte Ziele zu erreichen."
Die Metaplan-Methode hat in jüngster Zeit den Bereich der Aus- und Weiterbildung sowie die Gestaltung von Sitzungen, Workshops, Arbeits-treffen, Klausurtagungen, etc. stark geprägt.
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Metaplan: Vorbehalte und Lösungen
115Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Der Metaplan-Moderator
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Metaplan-Arbeitstechniken
117Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Probleme der Gruppenarbeit
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Literatur Metaplan und Mind Map
Neuland, Michéle: Neuland-Moderation, Neuland-Verlag, Eichenzell 1995In 17 Kapiteln wird die Moderation als Methode in allen ihren Facetten kritisch und tiefgreifend ausgeleuchtet. Als Rahmen wird das ganzheitliche Lernen gewählt.
Neuland-Moderation, 2 Videocassetten je 40 Minuten
Krickhoff, Mogens: Mind Mapping, 9. Auflage, 1992(leicht verständlich, viele Praxisbeispiele, recht umfassend)
Huhn, Gerhard: Mind Mapping, 1994(Trainerleitfaden mit 24 Farbfolien und einem Arbeitsbuch)
PC-Software: Mindmanager, Version 3.5, (http://www.mindmanager.de, Testverson erhältlich)
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Mind Map
Bei der Methode 'Mind Mapping' handelt es sich um eine kreative Arbeitsmethode, die versucht, logisches und analytisches Überlegen sowie assoziatives und kreatives Denken
miteinander zu verbinden. Dabei werden sowohl die linke als auch die
rechte Gehirnhälfte miteinbezogen.
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Zwei Gehirnhälften
linke Seite strukturiert organisatorisch ordentlich mathematisch sequentiell digital
=> Texte lesen
rechte Seite kreativ chaotisch verspielt musikalisch vernetzt analog
=> Texte schreiben
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Beispiel Mind Map
Formalia
Framework
Bisher
KonzeptZukünftig
WEBIB
Verteilung der Daten
Material
Ziel von WEBIB
Struktur der WEBIB
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Zusammenfassung Mind Map
123Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Empfehlung Mind Map
124Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
IV. Zusammenfassung
Erfahrungen und abgeleitete 'Erkenntnisse' Projektmanagment Prozeßmanagement
Anforderungen an Hochschulabsolventen Fachliche Fähigkeiten Soziale Fähigkeiten
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Projekt-/Prozeßmanagement
Projektplanen
Projektkontrollieren
Projektmanagement
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Projekt-/Prozeßmanagement
Projektplanen
Projektkontrollieren
Projektmanagement
Prozeßdefinieren
Prozeßverbessern
Prozeßmanagement
127Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Anforderung: fachliche Fähigkeiten
Fachliches Know-how Organisationslehre (Aufbau-/Ablauforganisation) Projektmanagement
Ressourcenmanagement Personen (Projektmitarbeiter, 'Betroffene', Auftrag-
geber, Unternehmensleitung, Spezialisten) Sachmittel (Computer, Flip-Chart, Metaplan-Wand)
Terminmanagement (Arbeitspakete, Meilensteine) Kostenmangement
Personalaufwand (Stunden der Mitarbeiter, Reisekosten) Materialaufwand (Hard- und Software)
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PM-Methodik
Lernen der PM-Methodik hilft bei der Abwicklung der Projekte in der Praxis
Den „Wissenspeicher“ Projektmanagement-Fachmannals eine Grundlage zur theoretischen Erarbeitung undals Nachschlagwerk benutzen
Selber in einem Projekt mitarbeiten, einzelne Tätig-keiten übernehmen (Assistenzfunktion), Teilprojekt-leitung anstreben und anschließend Projektleitung bei kleineren und danach bei großen Vorhaben
Organisation ist sehr häufig Projektarbeit(Reorgansiationsprojekte, BPR, Gestaltung von IV)
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Anforderungen: Fachliche Fähigkeiten
Beherrschung von Werkzeugen Textverarbeitung (z.B. MS-Word) Tabellenkalkulation (z.B. MS-Excel) Präsentation (z.B. MS-PowerPoint) Projektmanagement (z.B. MS-Project) Grafikprogramm (z.B. Visio, Designer, CorelDraw)
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Fachliche/soziale Fähigkeiten
Organisationstechniken Kommunikationstechniken
Diskussionstechniken Bewertungstechniken Darstellungstechniken
Moderationstechniken Fragetechniken Visualisierungstechniken (z.B. Ursache/Wirkung)
Kreativitätstechniken Intuitionstechniken (z.B. Verfahren 635) Analysetechniken Analogietechniken (z.B. Morphologischer Kasten)
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Fachliche/soziale Fähigkeiten
Präsentation frei reden können überzeugend darstellen Problem eingrenzen und Lösungsansatz
aufzeigen Präsentationstechniken
Overhead-Folien Flip-Chart Metaplan
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Anforderung: Soziale Fähigkeiten
Persönliche Stabilität nicht provozieren lassen, Nerven behalten Fehler auch mal zugeben 'Mensch sein'
Kommunikationsfähigkeit aktiv auf andere Personen zugehen Fragen stellen, aktiv zuhören 'Small talk' pflegen persönlicher Kontakt
Konsensmanagement (Konfliktmanagement)
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Kommunikation
Kommunikationsproblematik: 'gedacht ist nicht gesagt' 'gesagt ist nicht gehört' 'gehört ist nicht verstanden' 'verstanden ist nicht getan'
horizontale Ebene: Fachabteilung vs. DV-Abteilung
vertikale Ebene: unterschiedliche Sichtweise auf das Problem
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Konfliktmanagement
Differenzen erkennen und verstehen: Sachliche Streitpunkte
Fakten Ziele Vorgehensweisen Werte
Zugrundeliegende Faktoren Informationsunterschiede Wahrnehmungsunterschiede
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Konfliktmanagement
Stadien des Konflikts Ahnung bewußte, nicht ausgedrückte Differenzen Diskussion offene Auseinandersetzung offener Konflikt
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Konfliktmanagement
Wie geht man mit Konflikten um? Vermeidung Unterdrückung Verschärfung Transformation in einen kreativen Prozeß
von der Auseinandersetzung zu einem kreativen Problemlösungsprozeß kommen!
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Fazit
Ständig den Horizont erweitern Methoden & Techniken, Werkzeuge Perspektiven, Lösungsansätze
Zeit jetzt nutzen hätte ich vorher mehr gewußt,
wären die Projekte besser gelaufen Lebenslanges Lernen (Life Long Learning)
Praktika, Auslandsaufenthalt, studentischeUnternehmensberatung, Selbständigkeit
138Organisationsseminar Uni Köln, OMT, Geibel
Empfehlung Weiterbildung