1. objetivo - molitalia.com · 5 o reserva: documento generado en sap en la transacción mb21 para...
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
MOLITALIA S.A.
Junio 2017
ÍNDICE
1. OBJETIVO ........................................................................................ 3
2. ALCANCE ........................................................................................ 3
3. DEFINICIONES ................................................................................. 3
4. RESPONSABILIDADES...................................................................... 5
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. .................................................... 14
6. RESUMEN ....................................................................................... 24
7. HOJA DE ACTUALIZACIONES ...................................................... 26
8. ANEXOS ......................................................................................... 26
2
ÍNDICE DETALLADO
1. OBJETIVO......................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................ 3
3. DEFINICIONES ................................................................................. 3
4. RESPONSABILIDADES. ..................................................................... 5
4.1. SOLICITANTES VARIOS. .............................................................. 5
4.2. PLANIFICADORES ....................................................................... 7
4.3. COMPRADORES ......................................................................... 8
4.4. JEFE DE COMPRAS ..................................................................... 9
4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS. ......................................................... 9
4.6. ALMACÉN ................................................................................... 9
4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN. .................................................... 10
4.8. MARKETING............................................................................... 10
4.9. TRADE MARKETING. .................................................................. 10
4.10. FOOD SERVICES ....................................................................... 10
4.11. DESARROLLO. ........................................................................... 11
4.12. CALIDAD. .................................................................................. 11
4.13. SEGURIDAD ............................................................................... 11
4.14. SERVICIOS GENERALES ............................................................ 12
4.15. RRHH .......................................................................................... 12
4.16. SISTEMAS ................................................................................... 12
4.17. MANTENIMIENTO ...................................................................... 12
4.18. MESA DE PARTES ...................................................................... 13
4.19. CONTABILIDAD ........................................................................ 13
4.20. TESORERÍA ................................................................................. 13
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. .................................................... 14
5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS. ....................................................... 14
5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC. ............................................. 16
5.3. DE LAS LIBERACIONES. ............................................................ 19
5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL. .............................................. 20
5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO. .............................. 21
5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES. ........................................... 21
5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS. ........................................ 21
5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES. .................................................. 22
5.9. DE LAS AUDITORÍAS. ................................................................ 22
5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS. .......................................... 23
5.11. DE LOS INDICADORES DE COMPRA. ...................................... 23
5.12. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS. .......... 23
6. RESUMEN ....................................................................................... 24
7. HOJA DE ACTUALIZACIONES ............................................................. 26
8. ANEXOS ......................................................................................... 26
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1. OBJETIVO
Sistematizar las actividades correspondientes al
abastecimiento de los productos y servicios locales e
importados necesarios para la continuidad de la
operación de MOLITALIA S.A. garantizando eficiencia
en costos, confiabilidad y transparencia en la
gestión de compras.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al abastecimiento de:
✓ Insumos y materiales directos para producción:
Materia prima, insumos, empaques y embalajes.
✓ Materiales indirectos: Misceláneos, Trade Marketing,
maquinarias, activos fijos y materiales de
mantenimiento.
✓ Productos terminados: Productos elaborados por
Carozzi (Intercompany) o empresas terceras listos
para su distribución (conservas, frunas, chupetes, etc)
✓ Servicios: Transporte, inspecciones, etiquetados,
barnizados, maquila de productos, etc.
3. DEFINICIONES
o Acta de Conformidad de Servicios: Documento emitido
por el usuario y autorizado por su jefe para aceptar un
servicio, detallando su fecha de finalización, proveedor,
orden de compra (OC), hoja de entrada y el informe de
la conformidad. Los fletes o cualquier otro servicio que
tenga una guía de transporte no requiere esta acta.
o Cotización: Documento en PDF o correo electrónico que
contenga la cotización del proveedor. Este documento
como mínimo debe detallar precio, condición de pago,
descripción del material, vigencia de la oferta, lugar de
entrega y fecha de despacho.
o Cuadro Comparativo: Documento en Excel que analiza
las alternativas cotizadas de forma cuantitativa (precio) y
cualitativa (condición de pago, tiempo de ejecución o
entrega y cumplimiento de requerimientos técnicos).
o Formato de Proveedor Preferido: Documento en PDF
firmado por el jefe del área usuaria y el jefe de compras,
que sustenta por qué se selecciona a un proveedor a
pesar de no contar con un comparativo o ser ganador.
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o Formato Consumo Directo: Formato en Excel completado
por el usuario cuando requiere un material urgente que
no tiene código SAP, que no requiere ser almacenado y
que se adquirirá por única vez.
o Indicador de Urgencia: Determina la urgencia de un
requerimiento y que el solicitante debe adicionar al
realizar la solicitud de pedido en SAP en la transacción
ME51N o ME54N.
- 01: Urgente por riesgo de personal
- 02: Urgente por pérdida de venta/parada planta.
- 03: Urgente por riesgo calidad.
- 05: Compra de rutina
o Licitación: Proceso de concurso por el cual el comprador
recibe propuestas económicas de los proveedores
invitados a participar cumpliendo las especificaciones
técnicas requeridas, para luego realizar un análisis
cuantitativo y cualitativo seleccionando al proveedor
que tenga mayor calificación en el cuadro comparativo.
o Maquila de productos: Fabricación de productos
terminados o semi-terminados para Molitalia por un
proveedor tercero.
o Misceláneos: Corresponde a economatos, limpieza,
uniformes, productos publicitarios, gift cards, Trade
Marketing y EPPs (Elementos de Protección Personal).
o Orden de Compra (OC): Documento generado en SAP
por los compradores con la transacción ME21N (Compra
estándar) o ME31K (Compra con contrato marco) que se
dirige al proveedor vía e-mail especificando las
características y cantidad de los productos que se desea
adquirir; así como la contratación de servicios
previamente negociada con el proveedor.
o Productos corporativos: Aquellas que se coordinan en
conjunto con el equipo de materia prima de Carozzi,
consolidando volúmenes y licitando de forma conjunta.
o Productos de campaña: Productos que se adquieren de
acuerdo a la temporada de abundancia o disponibilidad
del mercado. Dentro de esta categoría se encuentran:
Conservas de frutas, pescados y panetones.
o Productos intercompany: Insumos que Molitalia compra
directamente a Carozzi.
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o Reserva: Documento generado en SAP en la transacción
MB21 para solicitar materiales del almacén que no estén
formulados en la receta de materiales (BOM) y que se
imputan a un centro de costos y cuenta mayor.
o Reposición automática (MRP): Proceso que permite
generar Solicitudes de pedido automáticamente para
que los compradores repongan el stock. La habilitación
para que un material tenga MRP debe ser acordada
entre el jefe del usuario y el jefe de compras.
o Reporte de Evaluación de Proveedores: Reporte obtenido
de SAP con la transacción ME6H, que detalla el nivel de
servicio brindado por el proveedor. Los puntos de
evaluación que considera son:
- Cumplimiento de plazos de entrega.
- Cumplimiento de cantidades.
- Cumplimiento de normas de envío y seguridad.
- Cumplimiento de normas de calidad.
o Solicitud de Pedido (SOLPED): Documento generado en
SAP por los solicitantes con la transacción ME51N a través
del cual se detalla el requerimiento de compra, fecha de
entrega e indicador de urgencia.
o Tabla de Lead Time: Detalla los tiempos de entrega por
cada categoría de compra, incluyendo el tiempo de
generación de OC, su liberación; así como el tiempo de
ingreso de almacén y liberación de calidad del material.
4. RESPONSABILIDADES.
4.1. SOLICITANTES VARIOS.
• Los colaboradores de Molitalia S.A. cuando requieran un
material deben solicitarlo a través de UNA RESERVA al
almacén generándola en SAP con la MB21.
• Los requerimientos deben hacerse teniendo en cuenta la
Tabla de Lead Time de Compras1.
• En caso el almacén, no cuente con stock y el material no
tenga una reposición automática o una OC anual, debe
contactar a compras en cualquiera de estas formas
según sea el caso:
1 Ver Anexo VI: T006-Lead time según categoría de compras.
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Caso Tipos de
Requerimiento Permite
almacenar Debe tener código SAP
El sistema genera
solicitud
Requiere aprobación
(1) Materiales de consumo
frecuente
Con solicitud de pedido
manual SI SI NO SI
Con solicitud de pedido
automático SI SI SI NO
(2) Material que se compra por
única vez Con Formato de Consumo
Directo NO NO NO SI (3) Material que
se compra por primera vez y
urgente
• Si el solicitante, desea que sus solicitudes sean
automáticas, debe coordinar con su jefatura directa y la
de Compras según el punto 5.1. de este procedimiento.
• Es responsabilidad del solicitante, tramitar la liberación de
la solicitud del pedido en SAP o la autorización vía correo
electrónico de su jefe inmediato del Formato de Consumo
Directo2.
• A fin de mes, los solicitantes deben eliminar las solicitudes
con antigüedad mayor a 2 meses que no fueron atendidas
por falta de información del usuario.
2 Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo.
• De continuar vigente el requerimiento, debe crearse una
nueva solicitud, ya que SAP eliminará automáticamente las
solicitudes con más de 2 meses de antigüedad.
• Los responsables para realizar las solicitudes de pedido son:
Área Responsable
Almacén Insumos Jefe de Almacén Insumos
Almacén PT Supervisor Central Almacén
Almacén Provincias Jefe de Almacenes PT Provincias
Calidad Supervisores o Jefes de Calidad
Contabilidad Asistente de Contabilidad
Desarrollo Ingenieros de desarrollo
Finanzas-Tesorería Jefe de Tesorería
Food Service Supervisor de Visibilidad
Mantenimiento Planificadores de Mantenimiento
Marketing Jefe de Administrativo de Marketing
Plantas Planificadores de Mantenimiento
Trade Marketing Supervisor de Visibilidad
RRHH Secretaria RRHH
Seguridad y SSGG Planificadores de Mantenimiento
Sistemas – TI Técnicos de Soporte
Insumos Plantas Planificadores de Materiales
Insumos Hawas Planificadores de la Demanda
Gerencia Olivos Secretaria Operaciones
Gerencia Venezuela Asistente de Gerencia
• En caso se requiera únicamente información de mercado
o investigación de precios, el solicitante debe enviar a
compras el Formato de Cotización3, ya que no es una
compra en firme.
3 Ver Anexo II: F002-Formato de Cotización.
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Actualmente, para requerimiento de servicios, cada área
solicitante es responsable de la gestión. El área de compras
no gestiona la compra de servicios.
4.2. PLANIFICADORES
Los planificadores deben estimar las cantidades a producir o
comprar, generar las solicitudes de pedido en SAP y
mantener los parámetros de planificación actualizados en
SAP, según la siguiente distribución:
Tipo de
Materiales
Descripción Responsable de
la Planificación
ROH, LEER,
VERP
Materia Prima, envases,
embalaje
Planificadores de
Materiales.
ERSA Piezas de recambio Jefe de Compras
HAWA Productos terminados que
se compran para vender
en el mismo estado.
Planificadores de
la Demanda.
FERT Productos fabricados por
Molitalia S.A.
Planificadores de
Producción.
HIBE Materiales Generales
(EPPs, Uniforme, Limpieza,
Economato, etc)
Jefe de Almacén
de Insumos.
WERB Medios de Publicidad,
varios de trade marketing
o marketing
Jefe Administrat.
de Marketing y
Supervisor de
Visibilidad.
Asimismo, deben realizar la liberación de las solicitudes o en
su defecto hacer el seguimiento a la liberación para que
pueda iniciarse la compra.
a. Planificadores de la Demanda
• Responsables de generar las solicitudes de pedido de
los productos HAWA.
• Asimismo, deben informar a nivel de Producto
Terminado las estimaciones de venta cargando los
móviles de al menos los cuatro próximos meses.
b. Planificadores de Materiales
• Responsables de explosionar las estimaciones de
Planificación de la Demanda, generando solicitudes
de pedido en SAP con la cantidad de insumos a
comprar.
• Asimismo, pueden solicitar a los compradores vía e-
mail postergaciones de entrega de las OCs, en
función al programa de producción y al espacio de
almacén con 1 semana de anticipación; y adelantos
según la urgencia.
• Finalmente, alertan respecto a las obsolescencias de
insumos, solicitando a compras sus revalidaciones o
venta.
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c. Planificadores de la Producción.
• Responsables de la planificación de los productos a
fabricar en Molitalia y de elaborar el programa de
producción.
d. Planificadores de Mantenimiento.
• Responsables de la generación de solicitudes de
repuestos, seguridad, proyectos y servicios generales.
4.3. COMPRADORES
• Son los responsables de cumplir con la Matriz de
Metodología de Compra4 para generar la orden de
compra garantizando eficiencia en costos, transparencia
y la continuidad de la operación de Molitalia.
• Deben convertir las solicitudes de pedido en OC en un
plazo máximo de 7 días a menos que por la naturaleza
del producto y del mercado no sea conveniente enviar la
compra dentro de ese periodo de tiempo.
• Para el caso de los compradores de importación,
adicionalmente son responsables del costeo del
producto incluyendo los gastos de importación y aduana.
4 Ver Página 16: T002- Matriz de Metodología de Compra
• Además, deben realizar el seguimiento a la liberación de
la OC para el envío al proveedor antes del ingreso a
almacén en la fecha solicitada por planificación.
• Diariamente, debe actualizar las fechas de las OCs que
no hayan sido atendidas o en su defecto cerrar la OC, si
es que el proveedor ya no entregaría los saldos.
• Deben homologar proveedores y desarrollar productos
alternativos.
• Asimismo, deben revalidar la vida útil y buscar opciones
de venta para los insumos con obsolescencia.
• Deben mantener carpetas compartidas con las fichas
técnicas de los materiales que no gestiona desarrollo.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
• Para el caso de las OC que requieran un pago
anticipado, el comprador debe gestionarlo en SAP y en
coordinación con el área contable y tesorería. Asimismo,
debe realizar el seguimiento su compensación.
• Finalmente, deben coordinar la reposición dentro del mes
en curso de los materiales bloqueados.
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4.4. JEFE DE COMPRAS
• Responsable del cumplimiento de este procedimiento.
• Genera en SAP las compras con contrato marco.
• Generará los indicadores de evaluación de desempeño
de los compradores trimestralmente.
• Mantendrá actualizados los parámetros de planificación
de los repuestos de mantenimiento, previa validación del
jefe de mantenimiento.
• Eliminará a cada cierre de mes las solicitudes de pedido
con mayor a 2 meses de antigüedad que no hayan sido
atendidas por falta de información del usuario.
4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS.
Las jefaturas y gerencias son responsables de la efectiva
aplicación de este procedimiento. Asimismo, deben liberar
las solicitudes de pedido, las OCs y las Hojas de entrada de
servicio en un plazo no mayor a 48 horas, a menos que haya
una observación en la OC.
4.6. ALMACÉN
• Son los responsables de generar las solicitudes de pedido
de Materiales Generales (EPPs, Uniforme, Limpieza,
Economato, etc) según la necesidad de reposición de la
bodega.
• Asimismo, deben coordinar con el proveedor los ingresos
a almacén de acuerdo a las existencias utilizando las OC
anuales.
• Son los responsables de confirmar las citas de atención al
proveedor con al menos 24 horas de anticipación vía
correo electrónico.
• Deben atender al proveedor según la cita pactada, con
una tolerancia de 30minutos a máximo 1 hora.
• Deben realizar el ingreso del stock a SAP durante el día
de la entrega registrando correctamente el número de
guía de remisión.
• Realizar la evaluación de las normas de envío en SAP
según cumplimiento del proveedor en MIGO y la ML81N.
• El jefe de almacén deberá eliminar las reservas con
antigüedad mayor o igual a 1 año; o aquellas que ya no
sean requeridas por el usuario.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
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4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.8. MARKETING.
• Responsable de enviar los artes en CD al proveedor
aprobado por compras.
• Debe validar y aprobar el matchprint de ser el caso.
• Responsable de validar el material en la prueba en
máquina o prueba industrial.
• Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido
realizado a su solicitud.
• Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas
promocionales y enviarla al comprador de la categoría.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.9. TRADE MARKETING.
• Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas
promocionales y enviarla al comprador de la categoría.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.10. FOOD SERVICES
• Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas
promocionales y enviarla al comprador de la categoría.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
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• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.11. DESARROLLO.
• Son los responsables de mantener las fichas técnicas
actualizadas, así como de la aprobación de los artes y
prototipos.
• Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido
realizado a su solicitud.
• Es responsable de validar y aprobar productos y/o
proveedores alternativos en coordinación con el área de
compras.
• Son los responsables de informar los proyectos de
reingeniería o lanzamiento a las áreas de planificación de
la demanda, planificación de materiales y compras con
al menos 60 días de anticipación.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.12. CALIDAD.
• Son los responsables de inspeccionar las instalaciones de
los proveedores según el Programa Anual de Auditoría,
para certificación externa, elaborando la lista de
proveedores aprobados para compra.
• Deben validar y autorizar el ingreso del stock al almacén
de disponibles en un plazo máximo de 48 horas,
calificando al proveedor en SAP.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.13. SEGURIDAD
• Responsables de determinar las fichas técnicas a utilizar
para los EPPs (Elementos de Protección Personal) y los
materiales necesarios para mantener los niveles de
seguridad de la planta y equipos.
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• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.14. SERVICIOS GENERALES
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.15. RRHH
• Responsables de enviar los listados de personal que
ingresarán a laborar, con 21 días de anticipación al
almacén para que pueda reponer el stock.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.16. SISTEMAS
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.17. MANTENIMIENTO
El jefe de mantenimiento debe:
• Enviar al cierre de cada trimestre, el listado de los
materiales obsoletos con un plan de acción para
liberación del almacén.
• Validar el listado de materiales que tendrán MRP.
• Enviar el forecast anual de mantenimiento de las plantas
a nivel de material y enviarla a los planificadores para
que tramiten las solicitudes de pedido.
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• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.18. MESA DE PARTES
• Son los responsables de recibir la factura adjunta a la OC,
guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio
según corresponda; previa validación del documento en
SAP.
• Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del
documento en el Formato de Rechazo de Factura para
que el proveedor pueda resolver las observaciones con
los contactos correspondientes.
4.19. CONTABILIDAD
• Son los responsables de realizar el registro de facturas
dentro de los 5 días de haber sido recibido el documento
en mesa de partes.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
4.20. TESORERÍA
• Son los responsables de realizar el pago al proveedor
según la condición de pago de la OC.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
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5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS.
El primer paso de todo solicitante es haber validado el
stock con el almacén, para definir si es necesario
tramitar un requerimiento de compra nuevo.
5.1.1. Horarios de atención. - Los solicitantes pueden enviar
sus requerimientos de lunes a viernes antes de las 2pm. Las
solicitudes luego de este horario comenzarán a ser trabajadas
el día siguiente. Únicamente, son excepción de este horario
los requerimientos urgentes.
5.1.2. Fechas de entrega. - Deben considerar la tabla de
lead times5. De requerir una fecha anterior, se debe
considerar la solicitud como un urgente, detallando el
indicador de urgencia y alertar al comprador vía e-mail.
Actualmente la compra de servicios aún no es
gestionada por el área de compras.
5 Ver Anexo I: A007-Lead time según categoría de compras.
5.1.3. Tipos de requerimientos que puede solicitar al área de
compras.
Caso Tipos de
Requerimiento Permite
almacenar Debe tener código SAP
El sistema genera
solicitud
Requiere aprobación
(a) Materiales de consumo
frecuente
Con solicitud de pedido
manual SI SI NO SI
Con solicitud de pedido
automático SI SI SI NO
(b) Material que se compra por
única vez Con Formato de Consumo
Directo NO NO NO SI (c) Material que
se compra por primera vez y
urgente
a) Solicitud de pedido manual: El usuario en cumplimiento
del punto 4.1. de este procedimiento deberá generar la
solicitud de pedido en la transacción SAP ME51N.
Asimismo, según la estrategia de liberación asignada en
SAP, los liberadores deben aprobar la solicitud en la
transacción ME55.
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b) Solicitud de pedido automática (MRP): Para que un
material tenga este tipo de reposición, el jefe del
solicitante debe indicar al jefe de compras:
- Código SAP del material.
- Consumo promedio mensual del material.
- Frecuencia de consumo del material.
- Stock de seguridad mínimo que requiere.
Con esta información el jefe de compras configurará el
material en SAP y ya no habrá necesidad de generar
solicitudes manuales.
c) Formato de Consumo Directo6: El solicitante debe enviar
el formato Excel, vía correo electrónico al comprador
con el historial de aprobación del jefe del usuario
solicitante.
5.1.4. Información mínima requerida para cotizar o realizar una
compra por primera vez, de un material que no cuente
con ficha técnica.
6 Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo.
T001- INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA POR CATEGORÍA
Categoría de material Especificaciones mínimas enviadas
Materias Primas e Insumos
- Fichas Técnicas
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
- Solicitud de Pedido
Empaques, Embalajes
(Displays, cajas, stickers)
- Prototipos, artes aprobados en
CD y/o fichas Técnicas
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
Misceláneos - Marca, Modelo y Descripción
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
Trigo - Factura del Embarque
Productos Intercompany - Cuadro de Pedidos a Carozzi.
Insumos Intercompany - Solicitud de Pedido
Maquinarias, activos fijos y
materiales de mantenimiento.
- Part Number y plano técnico.
- Marca, Modelo y Descripción
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
- Requerimiento de Inversión
únicamente para Activos Fijos.
Productos Corporativos - Cuadro de Compras
Corporativo.
- Contrato de Licitación.
Productos Terminados (HAWA) - Cuadro de Pedidos a
Proveedor.
Productos de campaña - Fichas Técnicas
- Cantidad
- Fecha de entrega en planta
Servicios directos
(Transporte, Inspecciones,
etiquetados y maquila de
prod.)
- Fichas Técnicas
- Cantidad
- Fecha de ejecución
- Lugar de entrega
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5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC.
5.1.5. Proceso de generación de OC.- El comprador debe
ejecutar diariamente la transacción ME5A para conocer el
listado de solicitudes a trabajar. Luego debe utilizar la
transacción ME21N para generar el pedido de compra y
adjuntar los sustentos correspondientes. En caso fuera una
compra de importación, adicionalmente debe incluir los
gastos de transporte internacional y aduanas.
5.1.6. Tiempo de generación de OC: El tiempo para
convertirse una solped a OC es de 8 días calendario, los
cuales se consideran desde la fecha de la liberación de la
solicitud de pedido hasta el envío de la OC al proveedor.
5.1.7. Selección de proveedores: El proveedor será
definido en función al tipo de compra, teniendo en cuenta
la siguiente Matriz de Metodología de Compra. Para el caso
de materias primas, envases y embalajes el proveedor
además debe ser aprobado por las áreas de desarrollo y
control de calidad.
T002 – MATRIZ DE METODOLOGÍA DE COMPRA
Tipo de Compra Selección de
Proveedor por
Adjuntar en OC
Compras con reposición
automática o compra
frecuente y que tengan
estabilidad en precios**
Licitación Anual y
convenio
Número de Licitación o
convenio
Trigos Licitación por
temporada
Factura de Embarque y
/o contrato
Compras Intercompany
Proveedor
Intercompany
Factura de Embarque y
/o contrato
Compras de productos de
campaña o HAWA.
Licitación Anual y
contrato
Licitación o Factura
Proforma
Compras spot o de
productos con variabilidad
en precios.
Matriz de Monto y
Vigencia de
Cotizaciones
Cuadro Comparativo y
cotizaciones
Compras con proveedor
seleccionado por usuario y
que no tenga comparativo
o el comparativo no lo
favorezca.
Formato de
Proveedor Preferido
Formato de proveedor
preferido y cotización
Compras menores a S/. 500
soles y no recurrente.
1 sola cotización Adjuntar cotización
Compras a proveedor
único, representante de
marca o distribuidor
exclusivo
1 sola cotización
anual
Número de proveedor
único y cotización
Compras de proyectos o
de activos fijos.
Matriz de Monto y
Vigencia de
Cotizaciones
Cuadro Comparativo,
cotizaciones y
Requerimiento de
Inversión firmado
Compras de Servicios Matriz de Monto y
Vigencia de
Cotizaciones
Cuadro Comparativo y
cotizaciones.
*Para consultoría es
obligatorio un contrato.
Compras urgentes o de
regularización.
Cotización del
usuario
Cotización y correo
autorizado por jefatura
de usuario
** Únicamente, aquellos materiales que no convengan licitar por estrategia de
compra en función a coyuntura de mercado, podrán mantener su historial de
precio sin cotización actualizada.
17
T003- MATRIZ DE COTIZACIONES POR VIGENCIA Y MONTO
Limite Inferior Límite Superior Regla Mínima Validez
S/.0 S/.500 1 cotización 1 año
S/.500 S/.6,000 2 cotizaciones 1 año
S/.6,000 S/.15,000 2 cotizaciones 1 año
S/.15,000 S/.50,000 3 cotizaciones 2 años
S/.50,000
4 cotizaciones 2 años
F003 - CUADROS COMPARATIVOS
Comparativo Simple: Para commodities o productos que no presentan
diferenciación técnica.
Postor 1 Postor 2 Postor 3 Precio
Comparativo Completo: Para productos que puedan diferenciarse por
Aspectos técnicos u otros adicionales al precio.
Cuadro Comparativo Técnico Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Aspecto Técnico 1 Aspecto Técnico 2 Aspecto Técnico 3 Calificación Técnica 5 4 3
Condiciones Comerciales Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Tiempo de ejecución 5 4 3
Facilidades forma de pago 5 4 3 Calificación Comercial 5 4 3
Precio Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Calificación Precio 5 4 3
Criterios de Decisión
Calificación Técnica 35% Calificación Comercial 25% Calificación Precio 40.0%
100%
Evaluación Final Proveedores Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Valor Final 5 4 3
Justificación a la falta de oferentes
( ) Oferentes no atendieron cotizaciones para las razones explicadas. ( ) Proveedor único garantizado y probado.
Comentarios adicionales:
18
F004 - FORMATO DE PROVEEDOR PREFERIDO
DATOS DEL PROVEEDOR PREFERIDO
Nombre
RUC-DNI
Código SAP
Dirección Fiscal
Dirección para
notificaciones
Teléfono
Persona de Contacto
A continuación se detallan las razones por las cuales EL
PROVEEDOR PREFERIDO es necesario para MOLITALIA S.A.:
• -
• -
• -
Fecha de Inicio
Fecha de Fin
Este proveedor será considerado como PROVEEDOR PREFERIDO
por 12 meses, teniendo como cláusula la no renovación de
compra a menos que se demuestre a través de un cuadro
comparativo que es la mejor opción para Molitalia.
Las partes dan conformidad al presente formato, el día, mes y
año.
JEFE DE COMPRAS JEFE DEL SOLICITANTE
5.1.8. Generación de Contratos.
La generación de un contrato en Molitalia al menos debe
considerar los siguientes puntos:
• Principales cláusulas:
- Definiciones de los términos utilizados en la compra.
Antecedentes de los participantes del contrato.
- Objeto del contrato.
- Términos y condiciones de la entrega del producto o
servicio.
- Obligaciones de las partes.
- Precio y vigencia del contrato.
- Confidencialidad.
- Titularidad de las marcas, diseños y símbolos.
- Independencia de las partes
- Cesión
- Resolución del contrato.
- Notificaciones y Ley Aplicable.
• Información necesaria del proveedor:
- Ficha RUC
- Poderes de los representantes legales que firmarán.
- Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa,
donde se compruebe la propiedad de la misma.
- Formato para la creación de proveedores.
• Responsables de la revisión y firma del contrato:
- Jefe de Asesoría Legal
- Jefe de Compras
- Gerente de Logística
- Gerente de Finanzas
- Gerente General
- Gerente del área solicitante
IMPORTANTE: Para el caso de los servicios de consultoría, es
obligatorio especificar los entregables en el contrato.
19
5.1.9. Generación de Convenios.
La generación de un convenio en Molitalia al menos
debe considerar los siguientes puntos:
• Principales cláusulas:
- Antecedentes de los participantes del contrato.
- Objeto del Convenio.
- Términos y condiciones de la entrega del producto o
servicio.
- Obligaciones de las partes.
- Precio y vigencia del contrato.
- Confidencialidad.
- Cesión
- Resolución del contrato.
- Ley Aplicable.
• Información necesaria del proveedor:
- Ficha RUC
- Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa,
donde se compruebe la propiedad de la misma.
- Formato para la creación de proveedores.
• Responsables de la revisión y firma del contrato:
- Jefe de Asesoría Legal
- Jefe de Compras
- Jefe del área solicitante
- Subgerente de Compras
5.3. DE LAS LIBERACIONES.
Cada liberador debe aprobar según corresponda: la
solicitud de pedido, la orden de compra y/o la hoja de
entada, en un máximo de 48 horas para que pueda
gestionarse una compra.
5.1.10. Liberación de la solicitud de pedido.
Según la estrategia de liberación establecida en SAP, las
solicitudes de pedido manuales deben ser aprobadas por al
menos dos jefaturas en la transacción ME55.
5.1.11. Liberación de la orden de compra.
Una OC tiene como mínimo 02 liberadores y un máximo de
05 liberadores, cada uno de los cuales debe realizar la
liberación en un plazo máximo de 48 horas. Para esto utilizan
la transacción ME28.
5.1.12. Liberación de la hoja de entrega de servicio.
Una OC de Servicio, a diferencia de la de materiales que
tiene una entrada de mercadería; tiene una conformidad
de servicio. Esta aprobación a la conformidad de servicio
está determinada en la estrategia de liberación de SAP, y
debe ser aprobadas por las jefaturas en la transacción ML85.
20
5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL.
5.1.13. Programación de entregas en Lima de compras
locales: Es responsabilidad del almacén confirmar la cita
para la entrega de mercadería con 24 horas de
anticipación copiando al proveedor y al comprador para
que programe la fecha de entrega en SAP en la transacción
ME22N.
5.1.14. Programación de entregas en Lima de compras
importadas: El comprador debe informar la llegada con 2
días de anticipación como mínimo al almacén. Se indica la
OC, empresa de transportes y la agencia de aduana que
realiza del despacha. Asimismo, se adjunta los certificados
de calidad en la carpeta M:\Acac_Insumos.
5.1.15. Programación de entregas en Provincia: El
encargado de almacén de provincia coordina con el
comprador vía correo electrónico y/o con copia al jefe de
almacén de lima, la entrega y/o traslado de materiales que
se requieran.
5.1.16. Programación de adelantos y retrasos en la
entrega: En caso se requiera adelantar o retrasar un pedido,
el área de planeamiento debe enviar un correo detallando
en el asunto que es urgente y usando el siguiente formato.
F005 – FORMATO DE REPROGRAMACIONES
Planificador Urgente Código
Material Descripción
#OC + Posición
Fecha solicitada de adelanto o
postergación
Motivo
Nueva fecha
confirmada por
compras
5.1.17. Tolerancia en la cantidad de entrega del material:
Para los productos con lotes corridos de producción, se
permite una tolerancia en la cantidad de entrega. Esta
debe ser coordinada previamente entre el proveedor y el
comprador. Por defecto, el sistema otorga un 10% de
tolerancia máxima en las categorías de embalaje, envases y
materias primas.
21
5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO.
La conformidad del servicio debe realizarse con la firma del
Acta de Conformidad del Servicio7 por el usuario solicitante y
su jefe. Como sustentos, se debe detallar el informe del
servicio realizado con registros fotográficos y/o documentos
que evidencien esta ejecución. Los fletes o cualquier otro
servicio que pueda ser sustentado por una guía de
transporte, no requiere de esta acta de conformidad. Para
todos los demás servicios, el usuario debe adjuntar esta acta
al momento de dar la conformidad en SAP por la ML81N.
5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES.
• La conformidad en cuanto a cantidad y descripción
según orden de compra debe ser dada por almacén.
Adicionalmente balanza da la conformidad cuando la
unidad de medida está relacionada al peso.
• La conformidad en cuanto a modelo, serie y operatividad
de un repuesto, debe ser dada por el técnico y/o jefe de
mantenimiento.
• Adicionalmente, aquellos productos que en el muestreo
no cumplan con la ficha técnica, serán rechazados por
calidad impidiendo su ingreso.
7 Ver Anexo III: F006- Acta de Conformidad de Servicio.
• En caso, el producto haya sido recibido y el rechazo
se genere una vez ingresado, el área que realice el
hallazgo debe informar al comprador con copia al
Jefe de Compras para que solicite el reemplazo del
proveedor y el plan de acción. El plazo de
formalización de este reclamo es de máximo 6 meses
desde que se recibió el producto.
• Semanalmente, el analista de existencias se encarga
de pasar un reporte de materiales bloqueados
pendientes de devolución, el cual debe ser
gestionado por los compradores para conseguir la
reposición del material como máximo en un plazo de
30 días.
5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y
ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS.
• La elaboración y aprobación de las especificaciones
técnicas, artes y prototipos son responsabilidad del
área de desarrollo, quien debe tener actualizados
estos documentos en SAP.
• Para productos nuevos o reingenierías, el área de
desarrollo debe enviar con al menos 60 días de
anticipación los artes, prototipos y fichas técnicas.
22
5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES.
• La gestión del pago a los proveedores es responsabilidad
del área de tesorería, según la condición pactada en la
orden de compra.
• Para el caso de los proveedores que requieren un pago
adelantado, el comprador debe tramitar el anticipo en la
transacción SAP F-47 y enviar el formato de anticipo
adjuntando la factura proforma.
• Los anticipos deben ser aprobados por las gerencias
correspondientes y son válidas para las compras
importadas. Las únicas excepciones son aquellas
compras locales que no tengan un proveedor o producto
alternativo.
• El comprador debe negociar en lo posible el pago a
través de transferencias bancarias con las entidades que
estén afiliadas a Molitalia (BCP, BBVA y SCOTIABANK) y
evitar el uso de facturas negociables.
5.9. DE LAS AUDITORÍAS.
• BRC – British Retail Consortium. Exclusivamente para la
planta Caramelos. Esta auditoría exige que el área de
compras tenga los siguientes documentos:
1. Organigrama y funciones de Compras.
2. Lista de proveedores aprobados por Calidad.
3. Procedimiento para manejo de compras en SAP.
• Seguridad – Esta auditoría exige que el área de compras
tenga las Hojas de Seguridad (MSDS) de los productos
químicos y compre los EPPs y mobiliarios del personal
siguiendo la ficha técnica aprobada por el Área de
Seguridad, Salud y Medio Ambiente.
• Disney– Esta auditoría tiene que ser aprobada por
Molitalia y por los proveedores de envases, embalajes y
aquellos que maquilan algún producto con diseños de
Disney para campaña. Debe tramitarse a partir de Marzo.
• Certificación Externa para Proveedores. - Anualmente en
coordinación con calidad, el área de compras valida
qué proveedores deben aprobar esta certificación con
una entidad externa. El costo es asumido por el
proveedor.
23
5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS.
• Mesa de partes, debe recibir la factura adjunta a la OC,
guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio
según corresponda; previa validación en SAP.
• Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del
documento en el Formato de Rechazo de Factura para
que el proveedor pueda resolver las observaciones con
los contactos correspondientes.
• Si el motivo del rechazo es atribuible a Molitalia, se debe
recibir el documento y entregar al área responsable de la
observación.
• La tolerancia máxima para la diferencia entre el monto
de factura y la orden de compra es de $1.5 o S/5.10 por
documento. Para documentos con mayor diferencia
deben venir aprobados por el Jefe de Compras.
5.11. DE LOS INDICADORES DE COMPRA.
• La gestión de los compradores se mide trimestralmente,
según la Matriz de Indicadores de Gestión De Compras8,
elaborada por el Jefe de Compras.
8 Ver Anexo II: T004 – Matriz de Indicadores de Gestión de Compras.
5.12. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y
PRODUCTOS.
• El comprador en coordinación con las áreas de calidad y
desarrollo debe solicitar muestras que cumplan con la
ficha técnica de Molitalia.
• Desarrollo debe confirmar que a nivel económico
representa una oportunidad para Molitalia.
• Luego, calidad procede a realizar el anáisis físico-químico
y realiza una inspección documentaria y en planta del
proveedor para validarlo.
• Desarrollo realizará una prueba de laboratorio y de ser
positiva, tramita un nuevo pedido con compras para la
prueba industrial.
• Finalmente, Si Desarrollo valida la prueba industrial, se
procede a homologar el producto y/o el proveedor,
generando el RAI para que compras pueda generar
pedidos de este nuevo insumo o proveedor.
24
6. RESUMEN
• OBJETIVO: Sistema de trabajo, eficiencia en costos,
confiabilidad y transparencia para la gestión de compras.
• ALCANCE: Todas las compras de Molitalia: productos y
servicios. Incluso para las que no gestiona compras.
• DEFINICIONES NOVEDOSAS:
a) Formato de Proveedor Preferido: Utilizado para sustentar la
selección de un proveedor que no ganó en un comparativo
o no fue evaluado. Ver página 18.
b) Formato de Consumo Directo: Utilizado cuando no se puede
generar requerimiento por SAP por no contar con código o
por ser la primera y/o única compra. Ver Anexo I
c) Indicador de Urgencia: Indica si la urgencia se debe a riesgo
de personal (01), parada de planta (02) o calidad (03).
d) SOLPED (Solicitud de Pedido): Solicitud que genera el
responsable según área en la ME51N de SAP.
e) MRP (Reposición automática): Materiales que no necesitan
solicitud de pedido porque el SAP las genera en automático.
f) Reserva: En la MB21 de SAP se solicita materiales a almacén
asignando un centro de costo y cuenta mayor.
g) Tabla Lead Time: Tiempos de entrega de cada material.
h) Módulo de Evaluación de proveedores: Reporte de
calificación de proveedores en SAP.
• PRINCIPALES RESPONSABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE
COMPRA:
RESPONSABLE FUNCIÓN ACCESO
SAP
Solicitantes* Generar solicitud de pedido o Formato de
consumo directo con información completa
y hacer seguimiento a liberación.
ME51N Planificadores
Compradores Cotizar, generar la OC acorde al
procedimiento y hacer seguimiento a la
liberación.
ME21N
Jefes y
Gerencias
Realizar la liberación en max. 48 horas de la
solicitud, OC y hoja de entrada de servicio.
ME55,
ME28,
ML85
Almacén Confirmar las citas y realizar el ingreso del
stock en fecha.
MIGO
Marketing Enviar artes, aprobar matchprint y asistir a la
prueba en máquina.
-
Trade Mkt y
Food Service
Actualizar mensualmente el forecast anual
de las campañas y enviar a compras
Desarrollo Mantener actualizadas las fichas técnicas y
apoyar en la validación de productos y
proveedores alternativos.
-
Calidad Liberar los productos en SAP y realizar las
auditorías a los proveedores.
-
Seguridad Enviar las fichas técnicas de los materiales
de seguridad para la compra.
-
RRHH Enviar el listado de personal nuevo con 3
semanas de anticipación a almacén.
-
Mantenimiento Actualizar mensualmente el forecast anual
de los mantenimientos y enviar a compras
Mesa de Partes Validar oportunamente las facturas de los
proveedores y derivar correctamente al
solucionador de las observaciones.
-
Contabilidad Realizar el registro de facturas en fecha. MIRO
Tesorería Realizar el pago de los proveedores en
fecha.
-
Plantas Enviar listado de EPPs y uniformes para las
entregas anual en Noviembre.
-
*El área de sistemas está consideradas dentro de Solicitantes.
25
• DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.
1. Antes de requerir una compra, validar que no hay stock
en almacén.
2. Si el material no tiene reposición automática ni OC anual,
tiene 3 formas de pedir un requerimiento a compras:
a. Con solicitud de pedido manual; si no se almacenará y no
tiene código SAP. Necesita Aprobación.
b. Con solicitud de pedido automático; no necesita
aprobación y debe contar con planificación en SAP.
c. Con formato de consumo directo; si se compra por
primera y única vez, no tiene código SAP y no requiere
almacenarse. Necesita autorización.
3. Los responsables de hacer la solicitud de pedido o el
formato de consumo directo están definidos según el
área. La tabla con los responsables está en la página 6.
4. Los solicitantes deben actualizar las SOLPEDs con
antigüedad mayor a 2 meses o se borrarán
automáticamente.
5. La responsabilidad de los planificadores según tipo de
material se encuentra en la página 7.
6. El área de compras no gestiona servicios. Debe hacerlo
cada área directamente.
7. Los requisitos mínimos para que el área de compras
cotice o atienda un pedido por primera vez están en la
página 14.
8. Los compradores deben cumplir la metodología de
compras para la selección del proveedor y generar la
OC en un plazo de 7 días máximo, a menos que la
coyuntura de mercado no lo permita. La metodología
está en la página 15.
9. Los liberadores tienen un plazo de 48hras máximo para
liberar solicitudes de pedido, OC y hojas de entrada.
10. Las tolerancias en los montos de factura deben ser de un
máximo de $1.5. A nivel de cantidad, el máximo
permitido es un 10% para materia prima, embalaje y
envases.
11. Los productos que no cumplen con la ficha técnica serán
bloqueados. Es responsabilidad del comprador coordinar
la reposición con el proveedor en un 1 mes máximo.
12. Los anticipos deben ser gestionados por el comprador
hasta su compensación. Para las compras locales solo
está permitido si no tiene proveedor alternativo.
13. Los indicadores de compras son monitoreados por el Jefe
de compras trimestralmente.
26
7. HOJA DE ACTUALIZACIONES
N° Fecha Elaborado
por/cargo
Revisado por /
cargo
Aprobado por /
Cargo
1 Junio
2017
Claudia Fabián:
Jefe de
Compras
Rafael Angulo:
Gerente de
Logística
Ricardo Venegas:
Gerente General
8. ANEXOS
27
ANEXO I: F001-FORMATO DE CONSUMO DIRECTO.
FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO URGENTE DE MATERIALES
SOLICITANTE: ARTURO SILVA
ÁREA: MTTO FECHA DE SOLICITUD: 02/11/16
MOTIVO DE COMPRA (*) MANTENIMIENTO SEMESTRAL - COMPRA SIN CÓDIGO POR URGENCIA
ÍTEM COMPRADOR CANTIDAD UNIDAD DE
MEDIDA DESCRIPCIÓN
ESPECIFICAC.
TÉCNICAS
MÁQUINA O
EQUIPO
NÚMERO
DE PARTE
FECHA
SOL
LUGAR DE
ENTREGA
CENTRO
DE
COSTO
OBSERVACIONES
Ejemplo 461-WILSON
M. 10 UN - UNIDAD
VALVULA
MARIPOSA TIPO
WAFER
DE 2" DE
ACERO
INOXIDABLE
ENVASADORA
RICCIARELLI 5678 4-Nov
4104 - PLANTA LOS
OLIVOS
SE RECOMIENDA
PROVEEDOR
FESTO
1 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR
2 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR
3 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR
28
ANEXO II: F002 - FORMATO DE COTIZACIÓN.
FECHA DE
SOLICITUD:
MOTIVO DE COTIZACIÓN(*)
ÍTEM COMPRADOR CANTIDADUNIDAD DE
MEDIDADESCRIPCIÓN
ESPECIFICACIONES
TÉCNICASMÁQUINA O EQUIPO
NÚMERO DE PARTE
O MODELOMARCA IMAGEN PROVEEDOR SUGERIDO
1 SELECCIONAR SELECCIONAR
2 SELECCIONAR SELECCIONAR
3 SELECCIONAR SELECCIONAR
4 SELECCIONAR SELECCIONAR
5 SELECCIONAR SELECCIONAR
Formato de Solicitud de cotización
SOLICITANTE: ÁREA:
29
ANEXO III: F006-FORMATO DE ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIO
30
ANEXO IV: T004 – MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN DE COMPRAS.
PUNTAJE
1 2 3 4
Objetivo
Compras Indicador
Significativamente por debajo
de las expectativas
Por debajo de las
expectativas Cumple con las expectativas Supera las expectativas
Incrementar el
PBIT
Bloqueados Más del 50% de los bloqueados
tiene más de 1 mes de
antigüedad
Entre 21% y 49% de los
bloqueados tiene más de 1
mes de antigüedad
Entre 1% y 20% de los
bloqueados tienen más de 1
mes de antigüedad.
0% de los bloqueados tiene
más de 1 mes de antigüedad.
Ahorros Ahorró menos del 50% del
objetivo establecido
Ahorró Entre 51% y 85% del
objetivo establecido
Ahorró entre 86% y 100% del
objetivo establecido
Ahorró entre 1% y 20% más
del objetivo establecido
Mejorar el Nivel
de Servicio
Pedidos OTIF (On
Time - In Full)
Menos del 50% de las OC se han
entregado completas dentro del
LT
Entre el 51% y 85% de las OC
se han entregado completas
dentro del LT
Entre el 86% y 95% de las OC
se ha entregado completas
dentro del LT
Entre el 96% y 100% de las OC
se han entregado completas
dentro del LT
Tiempo de
atención
Menos del 50% de las solpeds se
convirtieron en OC dentro de 8
días
Entre 51% y 85% de las
solpeds fueron convertidas a
OC dentro de 8 días
Entre 86% y 100% de las
solpeds fueron convertidas a
OC dentro de 8 días
100% de las solpeds fueron
convertidas a OC en menos
de 8 días
Mejora
Continua Proyecto Anual Ningún proyecto finalizado 1 proyecto finalizado 2 proyectos finalizados 3 proyectos finalizados
31
ANEXO V: T005 - FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Acciones a Seguir Responsable Registro
1. Generación del requerimiento:
La generación de la solicitud de pedido puede haberse originado por:
1.1. Requerimientos con código:
Proceso de planificación:
✓ El sistema genera una orden previsional proponiendo una cantidad a
abastecer.
✓ El planificador debe analizar las necesidades de material, parámetros del
material (lote mínimo y lead time del proveedor), entregas pendientes.
✓ Transformar la orden previsional en una solicitud de pedido con las
cantidades necesarias.
Proceso de reposición automática:
✓ El planificador previamente ha configurado el material en SAP para que, al
llegar a un punto de pedido, automáticamente genere una solicitud de
pedido.
Manual:
✓ Generar la solicitud de pedido después de analizar las necesidades de
material.
1.2. Requerimientos sin código:
Manual:
✓ Enviar formato de requerimiento urgente.
Planificador
Planificador
Usuario/
Comprador/
Planificador
Usuario
MD04
No Requiere
ME51N
Formato de
Requerimiento
Urgente
32
2. Liberación del requerimiento(solped):
✓ Los liberadores responsables autorizan el requerimiento de compra
liberándolo en SAP
3. Generación de pedidos de compra
✓ Diariamente el comprador visualizará el listado de los requerimientos
pendientes de atención.
✓ Previo a la generación del pedido el comprador deberá verificar:
• Si el proveedor existe en el maestro de proveedores, en caso no fuera
así deberá solicitarse su creación al área de contabilidad con Maruja
Allcca.
• Si el código de material se encuentre activo, caso contrario solicitar la
creación del material al área de desarrollo (si es un insumo directo9) o al
área de mantenimiento (si es un material indirecto10)
✓ Al crear la orden de compra se debe indicar lo siguiente:
a. Clase de pedido: NB (orden de compra de local).
b. Proveedor
c. Grupo de compra.
d. N° de la solicitud de pedido.
e. Precio en la unidad de medida
f. Plazo de entrega
g. Nota de cabecera: Resume la razón de la adjudicación.
Liberadores
Comprador
Contabilidad
Desarrollo o
Mantenimiento
Comprador
ME55
ME5A
XK01
MM01
ME21N
9 Materias primas, material de envase, embalaje o insumos directos. 10 Materias indirectas como EPPs, economatos, repuestos, uniformes, etc.
33
✓ De existir alguna diferencia en precio mayor o menor al 2.5% el comprador
deberá solicitar autorización a la gerencia de logística con copia al jefe de
compras para emitir la orden de compra.
✓ Para la selección del proveedor, el comprador debe guiarse de la Matriz de la
Metodología de Compra y del Monto y Validez de Cotizaciones.
✓ Para la generación de una orden de compra con contrato marco, se debe
adjuntar los sustentos de la licitación y valorizar la compra total por el monto
total de la vigencia del contrato.
4. Liberación de pedidos de compra
✓ La liberación del pedido de compra se realizará en base a la estrategia de
liberación autorizada para el grupo de compra.
✓ Cuando se ha efectuado la última liberación, se envía la orden de compra al
proveedor vía correo electrónico o vía SAP.
5. Generación de Anticipos
✓ De ser necesario emitir un anticipo, el comprador generará el anticipo
indicando la orden de compra que se ha generado, así como el importe del
anticipo y adjuntará la factura proforma y los datos bancarios para la
transferencia. (Solicitud de pago)
✓ Impresión del anticipo
✓ El anticipo debe ser aprobado por la gerencias respectivas.
✓ El área de finanzas realizará el pago del anticipo.
✓ El solicitante se encarga de compensar el pago, adjuntando la factura con el
n° de la OC y el n° del anticipo.
Gerencia De
Logística
Comprador
Jefe de Compras
Liberadores
Comprador
Comprador
Finanzas
ZM92
Cotizaciones,
Licitaciones y/o
Formato de
Proveedor Preferido
ME31K
ME28/ ME35K
E-mail / ME9F
F-47
ZF27
Transferencia
bancaria o cheque
34
6. Seguimiento de pedidos de compra
✓ Se realiza un seguimiento al pedido de compra para verificar se cumpla las
condiciones pactadas.
✓ En caso de existir alguna reprogramación del pedido a solicitud del
planificador (adelantos o postergaciones), el comprador debe coordinar el
cambio con el proveedor.
7. Proceso de Nacionalización para compras importadas.
✓ Para el pago de la DUA se genera un anticipo por cada importación.
8. Recepción de materiales y servicios.
✓ Para el ingreso de la unidad de transporte el área de vigilancia solicita los
siguientes documentos:
• SCTR – Seguro contra todo riesgo.
• EPP – Equipos Protección Personal
• Licencia de Conducir y placa.
• Certificado de Fumigación
✓ Balanza toma el pesaje de la unidad al ingreso y salida de los transportes.
✓ El área de calidad realiza un muestreo para liberar el ingreso del material.
✓ Almacén realiza conteo y verificación del material para ingreso a SAP.
✓ En el caso de los repuestos, los técnicos de mantenimiento deben realizar la
validación del material para que el almacén pueda realizar el ingreso a SAP.
✓ En el caso de servicios, el usuario y el jefe del usuario deben generar la hoja de
entrada del servicio en SAP como conformidad adjuntando los sustentos y el
acta de conformidad del servicio.
Comprador
Comprador de
Importación
Vigilancia
Balanza
Calidad
Almacén
Mantenimiento
Usuario/Jefe del
Usuario
ME22N
.
F-47
Ticket de Balanza
Reporte de
Bloqueos
MIGO
ML81N
35
9. Recepción y Registro de Facturas.
✓ Proveedor debe entregar documentación correspondiente en mesa de partes:
• Si es un producto.- Guía de remisión, orden de compra y factura.
• Si es un servicio.- Acta de conformidad de servicio, orden de compra y
factura.
✓ Mesa de partes envía facturas a contabilidad para su registro.
10. Pago a Proveedor
✓ Tesorería paga a los proveedores los días lunes por transferencia y coordina
recojo de cheques para los que no tienen cuenta BCP o Continental.
11. Gestión de Indicadores de Compras.
✓ El jefe de compras mensualmente genera el reporte de indicadores de
compras para compartir con las principales gerencias.
Proveedor
Mesa de partes
& Contabilidad
Tesorería
Jefe de Compras
Reporte de
indicadores de
compras
36
37
38
39
ANEXO VI: TABLA LEAD TIME
Categoría de material Lead Time
Materias Primas e Insumos
- 30 días a 60 días según
el origen.
Empaques, Embalajes
- Displays: 20 días.
- Cajas: 20 días.
- Flexibles: 45 días
- Stickers y cintas: 15 días
Misceláneos - Economatos: 15 días
- Formatos: 15 días
- Limpieza: 15 días
- Uniformes: 30 días
- Mobiliarios: 15 días
Trigo - 30 días
Productos Intercompany - 30 días
Insumos Intercompany - 30 días a 60 días según
el origen.
Maquinarias, activos fijos y materiales
de mantenimiento.
- Local: 15 días
- Importado: 30 a 60 días.
Productos Terminados (HAWA) - 30 días a 60 días según
el origen.
Productos de campaña - 20 días
Servicios directos
(Transporte, Inspecciones,
etiquetados y maquila de prod.)
- 15 días
ANEXO VII: FORMATO DE CREACIÓN DE PROVEEDOR
18/07/2017
1 DATOS SOLICITANTE
NOMBRE :
CARGO / GRUPO DE COMPRA:
GERENCIA :
2 DATOS PROVEEDOR
SOCIEDAD
GRUPO DE CUENTA Pais : PERU
TRATAMIENTO
NOMBRE O RAZON SOCIAL
APELLIDO PATERNO
APELLIDO MATERNO
NOMBRE
CONCEPTO DE BUSQUEDA
DIRECCION
CIUDAD
DEPARTAMENTO
TELÉFONO
FAX
E-MAIL ( Solo Logistíca )
CONTACTO
CONTROL DE CUENTAS Código / Nombre:
RUC
CODIGO RAMO
DOCUMENTO QUE EMITE m x
GRUPO DE ESQUEMA
BANCO
CUENTA BANCARIA
CUENTA CONTABLE ASOCIADA
SWIFT (Solo Proveedor Extranjero)
ABA (Solo Proveedor Extranjero)
DATOS DE REFERENCIA Número:
CONDICION DE PAGO
RETENCIÓN DE IMPUESTO
TIPO MONEDA
ULTIMA FACTURA EMITIDA N°
(Completar con Letra Mayuscula)
40 Nacional
10 Nacional 20 Extranjero
Factura Factura Exonerada Recibo por HonorarioBoleta
4100
41 Extranjero 42 con contrato
BCP Continental Otro / Detallar
Empresa Señor Señora Señorita
Proveedor / Cliente
Vinculado al Agte. de Aduana No Vinculado al Agte. de Aduana
3401 Nacional 3511 Extranjero
Cuenta anterior
40
CARTA DE COMPROMISO DEL PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS PARA COLABORADORES DE
MOLITALIA S.A.
Hago constar que he leído el Procedimiento de Compras de
Molitalia S.A. y que comprendo la importancia y el contexto de
las reglas aquí contenidas. Entiendo que su cumplimiento es
obligatorio para todos los trabajadores de Molitalia S.A. y que al
cumplir con el Procedimiento de Compras, estoy contribuyendo
a mejorar la competitividad de la empresa y a asegurar la
cadena de abastecimiento.
Finalmente, manifiesto que estoy en cumplimiento con las
disposiciones aquí establecidos, comprometiéndome a
mantenerla con transparencia y eficiencia ante cualquier
auditoría interna o externa.
Lugar y fecha: _________________________________________
Nombre: ______________________________________________
Firma: ______________________________________________