1 it for business and finance access introduction
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IT FOR BUSINESS AND FINANCE
ACCESS INTRODUCTION
Obiettivi
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Creare e popolare un database.
Interrogare un database.
Accedere al database tramite input e
output grafici.
Caratteristiche principali di Access
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Access è un software prodotto da Microsoft ed integrato
all’interno della suite gestionale MS Office.
Come gli altri prodotti di Office, Access si caratterizza
per:
una vasta gamma di funzionalità;
una stretta integrazione con gli altri software Microsoft.
Caratteristiche principali di Access
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Fornisce le funzionalità di un DBMS (DataBase Management
System), pensato per un utilizzo non industriale (Desktop
computers).
Supporta due linguaggi di interrogazione:
QBE (Query By Example);
SQL (Structured Query Language).
Permette l’utilizzo di un linguaggio di programmazione (VBA).
Integra un ambiente di sviluppo di applicazioni.
In questa lezione
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Vedremo le funzionalità principali di Access,
molte delle quali, come detto, riguardano altri
prodotti e tecnologie Microsoft.
Toccheremo solo superficialmente argomenti
che prevedono conoscenze esterne
approfondite.
L’ambiente Access
Per selezionare gli strumenti di lavoro, utilizzare la voce
Visualizza, Barra degli strumenti. Una configurazione
ragionevole prevede la visualizzazione della Barra del
database.
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L’ambiente Access
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Molte operazioni ed accessori, quali la guida in linea, la gestione dei
files, le operazioni di ricerca e stampa, sono simili a quelle di Excel e
Word. Ad esempio, la guida in linea è disponibile alla voce ? della barra
dei menu.
Come nel caso di Word ed Excel, è possibile impostare le
caratteristiche di stampa delle tabelle utilizzando il menu File, alla
voce Imposta pagina.
Come in Word ed Excel, si può visualizzare il risultato dell’elaborazione
utilizzando il menu File, alla voce Anteprima di stampa.
Apertura di un database
Per aprire un nuovo database, utilizzare la maschera che
appare all’apertura del programma oppure l’icona nuovo nella
barra degli strumenti.
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Apertura di un database
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Struttura fisica del database
Access mantiene ogni database in un unico file con
estensione .mdb.
Questo file contiene in realtà molto più che tabelle.
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Creazione di tabelle
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Una volta aperto un database, nuovo o già esistente, è
possibile modificarlo tramite un pannello di controllo.
Questo pannello permette di accedere ai principali task
gestionali.
Dopo avere svolto un’appropriata analisi del sistema da
produrre, e dopo avere specificato la struttura logica del
database, si possono cominciare a creare le tabelle.
Pannello di controllo
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Dal pannello di controllo sono raggiungibili i task effettuabili sul
database. Per ogni task sono possibili diverse opzioni.
Creazione di tabelle
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Vogliamo creare il seguente schema:
DOCENTI (ID, Nome, Cognome, Dipartimento)
CORSI (Codice, Nome, Docente)
STUDENTI (Matricola, Nome, Cognome)
STUDCORSI (Matricola, Codice)
Cominciamo con DOCENTI
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Il codice SQL per creare la tabella DOCENTI potrebbe
essere:
CREATE TABLE DOCENTI(
ID CHAR(5) PRIMARY KEY,
Nome VARCHAR(20),
Cognome VARCHAR(20),
Dipartimento VARCHAR(4)
)
In Access l’approccio è grafico
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Per creare tabelle, e in generale per operazioni di DDL
(Data Definition Language), Access utilizza schermate
grafiche, e non il linguaggio SQL.
Tramite queste schermate e il linguaggio QBE (che
vedremo in seguito) è possibile creare ed utilizzare
database in Access senza conoscere SQL.
Creazione di una tabella
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Iniziamo con il creare una tabella tramite visualizzazione struttura
Interfaccia per la creazione di tabelle
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Creazione di una tabella
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Nomi e tipi degli attributi Informazioni testualisugli attributi
Caratteristiche diogni attributo
Nomi degli attributi
Access permette l’utilizzo di molti nomi per gli attributi, contenenti
anche spazi e caratteri speciali( #, @, …).
È comunque opportuno utilizzare solo caratteri testuali, senza
spazi, compatti ma significativi, per evitare problemi successivi.
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Tipi dei dati
I tipi di Access sono diversi dai tipi di SQL.
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Testo fino a 255 caratteri
Testo fino a 64000 caratteri
Numero intero assegnatoautomaticamente
Valore binario (sì/no,vero/falso,…)
Oggetto che implementi ilProtocollo OLE (per includereWord, immagini,…)
Caratteristiche degli attributi
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Numero massimo dicaratteri
Utile per le valute
Specifica il formato con cui vengono immessii dati, ad esempio numeri di telefono con labarra dopo il prefisso. Cliccandoci sopra, èpossibile aprire un wizard.
Caratteristiche degli attributi
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Nome da visualizzareal posto del nomedell’attributo, se questoè poco comprensibile
Definisce il formato corretto per idati di questo tipo. Anche in questocaso è disponibile un wizard
Confronto con SQL
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CREATE TABLE DOCENTI(
ID CHAR(5) PRIMARY KEY,
Nome VARCHAR(20),
Cognome VARCHAR(20),
Dipartimento VARCHAR(4)
)
I tipi dei dati sono differenti
Dobbiamo vedere come crearechiavi primarie
Impostazione di una chiave primaria
È sufficiente selezionare l’attributo o gli attributi che si
vogliono fare diventare chiavi primarie e cliccare sull’icona a
forma di chiave (oppure dal menu Modifica, scegliere Chiave
primaria).
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Tabella STUDCORSI e chiavi esterne
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Le tabelle CORSI e STUDENTI si creano in modo analogo.
Definiamo ora in SQL la tabella STUDCORSI.
CREATE TABLE STUDCORSI (
Matricola CHAR(8)
REFERENCES STUDENTI(Matricola),
Corso CHAR(4)
REFERENCES CORSI(Codice)
)
Chiavi esterne e Relazioni Access
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In Access le chiavi esterne si definiscono
tramite Relazioni (menu Strumenti, voce
Relazioni).
Nella maschera Relazioni, le chiavi si
importano trascinandole da una tabella
all’altra.
Maschera Relazioni
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Tipo di relazione e politiche di reazione
Per ogni relazione impostata, bisogna
specificare le politiche di reazione a
cancellazione e aggiornamento
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Interrogare il database: scrittura di interrogazioni
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Si possono scrivere interrogazioniaccedendo al task Query del pannellodi controllo
Scrittura di interrogazioni
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Access permette di scrivere interrogazioni sia in SQL
(Structured Query Language) che in QBE (Query By
Example).
Passare da una modalità all’altra, oppure eseguire una
query, è semplice come cliccare su un bottone.
In Access la differenza tra query e vista è irrilevante.
Gestione delle interrogazioni
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Modalità SQL
Esecuzione
Modalità QBE
Esempi di interrogazioni (I)
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Interrogazione 1: codice dei corsi.
Interrogazione 2: codice e nome del corso “Fisica Generale
II”, con l’identificatore del docente.
Interrogazione 3: codice e nome del corso, con
l’identificatore del docente, per i corsi che terminano con la
lettera a oppure per “Fisica Generale II”.
Condizione LIKE
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LIKE “S*”: qualsiasi sequenza di caratteri iniziante
per S.
LIKE “[A-D]*”: qualsiasi carattere fra A e D,
seguito da qualsiasi sequenza di caratteri.
LIKE “Cors?”: “Cors” seguito da UN carattere
qualsiasi.
Altre condizioni
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Between #5-Gen-95# And #10-Gen-95#
=#2/2/95#
In(“Canada”,”Regno Unito”)
Not “USA”
>=“N” (carattere tra N e Z)
Esistono inoltre molte funzioni più specifiche (da cercare,
se necessario, nella guida).
Esempi di interrogazioni (II)
Interrogazione 4: nome e cognome dei
docenti che hanno concesso appelli nell’anno
2004.
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Alcune funzioni per le date
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Between Date() And DateAdd(“m”,3,Date()): da
oggi a tra tre mesi.
Year([DataOrdine])=Year(Now()) And
Month([DataOrdine])=Month(Now()): DataOrdine
nell’anno e nel mese correnti.
Esempi di interrogazioni (II)
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Interrogazione 5: selezionare il docente con lo
stipendio massimo, visualizzandone il
cognome nonché l’ammontare dello
stipendio.