1. DOCUMENTAÇÃO DE AUDITORIA – PAPÉIS DE TRABALHO

(Ementa: Papéis de Trabalho: Critérios e técnicas de elaboração)

“ Todo trabalho realizado deve estar documentado nos papéis de trabalho, que são de propriedade exclusiva do auditor, que é responsável por sua guarda e sigilo.”

A documentação do trabalho de auditoria compõe um conjunto de documentos normalmente denominado de Papéis de Trabalho e foi normatizada por meio da NBC TA 230 – Documentação de Auditoria.

A NBC TA 230 traz exigências específicas no que se refere à preparação da documentação de auditoria. Contribui de forma importante com relação ao tema qualidade.

1.1 Conceito e finalidade da documentação de auditoria

A NBC TA 230 (6) apresenta os seguintes conceitos:

Documentação de auditoria é o registro dos procedimentos de auditoria executados, da evidência de auditoria relevante obtida e conclusões alcançadas pelo auditor (usualmente também é utilizada a expressão “papéis de trabalho”).

Arquivo de auditoria compreende uma ou mais pastas ou outras formas de armazenamento, em forma física ou eletrônica que contêm os registros que constituem a documentação de trabalho específico.

Auditor experiente é um indivíduo (interno ou externo à firma de auditoria) que possui experiência prática de auditoria e conhecimento razoável de:

(i)processos de auditoria;(ii) normas de auditoria e exigências

legais e regulamentares aplicáveis; (iii) ambiente de negócios em que opera

a entidade; e(iv) assuntos de auditoria e de relatório

financeiro relevantes ao setor de atividade da entidade.

(VER SLIDE IBRACON – 42)

Atualmente, muitas empresas de auditoria utilizam sistemas informatizados que geram papéis de trabalho virtuais (eletrônicos) que ficam armazenados em arquivos magnéticos. Outras empresas que não dispõem dessa tecnologia utilizam papéis físicos.

1.2 Relacionamento da NBC TA 230 com normas que afetam aspectos relacionados com documentação de auditoria.

(VER SLIDES DA IBRACON – 8 ao 26)

A forma, conteúdo e organização dos papéis de trabalho que serão apresentados a seguir são aplicados tanto aos papéis virtuais quanto aos físicos.

1.3 Finalidades dos papéis de trabalho a) Fornecer um registro escrito

permanente do trabalho efetuado, incluindo:

- Descrição dos fatores referentes à extensão do trabalho, considerados no planejamento;

- Evidência da revisão e avaliação do sistema de controle interno;

- Extensão do exame realizado sobre os registros analíticos e testes de auditoria;

- Natureza e grau de credibilidade das informações obtidas.

b) Fornecer informações importantes com relação ao planejamento contábil, financeiro e fiscal;

c) Serem apresentados, mediante solicitação, como evidência que fundamenta o relatório emitido;

d) Fornecer aos encarregados a oportunidade de avaliar os atributos dos membros da equipe quanto a:

- Competência em assuntos de auditoria;

- Senso de organização;- Habilitação em planejar e executar o

trabalho.

Os papéis de trabalho incluem compilação de informações, tais como:

- Planejamento do trabalho;- Descrição e avaliação dos controles

internos;- Mapas preparados pelo departamentos de

contabilidade, financeiro e fiscal ou pelo auditor;

- Memorandos e correspondências relevantes;

- Confirmações de saldos obtidas diretamente de terceiros;

- Outros tipos de documentação preparada ou reunida durante o exame.

Os papéis de trabalho, segundo as informações que contêm, devem ser arquivados em pastas, como segue:

- Pasta permanente (contendo informações que serão utilizadas em trabalhos futuros): estrutura organizacional, planos de contas, fluxogramas, manual de procedimentos, questionários de avaliação dos controles internos.

- Pasta corrente: papéis de trabalho com exame das transações, programas de auditoria, confirmações de terceiros etc.

Exercício1. (ACE/TCE-TO/CONTABILIDADE/2009) Os

papéis de trabalho podem ser de natureza corrente ou permanente. São exemplos de papéis de trabalho correntes.

a) As legislações específicas aplicáveis à empresa auditada.

b) Os manuais de procedimentos internos.c) O questionário de controle interno.d) Os cartões de assinaturas e rubricas dos

responsáveis pela aprovação das transações.

e) As cópias de contratos de financiamento para capital de giro.

Resposta:Os papéis de trabalho podem ser de

natureza corrente ou permanente. Os correntes são utilizados em apenas um exercício social, já os permanentes são usados em mais de um exercício social ou em mais de uma auditoria.

São exemplos de papéis de trabalho correntes: caixa e bancos; contas a receber; estoques; imposto de renda; revisão analítica; demonstrações financeiras; questionário de controle interno.

São exemplos de papéis de trabalho permanente: estatuto social ou contrato social; cópias de contratos bancários de financiamentos a longo prazo; cópias de contratos de assistência técnica; cartões de assinaturas e rubricas das pessoas responsáveis pela aprovação das transações; manuais de procedimentos internos; cópias de atas de reuniões com decisões que afetem mais de um exercício; legislações específicas aplicáveis à empresa.

Assim sendo, apenas a alternativa “C” representa um exemplo de papel de trabalho corrente. O questionário utilizado pelo auditor para conhecer e avaliar controles internos só será útil e adotado como papel de trabalho para aquela auditora, pois em outros exercícios a situação dos controles já será outra, necessitando ser reavaliada pelo auditor.

2. (Analista/Contabilidade/TJDFT/2008) São exemplos de papéis de trabalho correntes os manuais de procedimentos internos e as legislações específicas aplicáveis à empresa auditada.

Resposta: Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria. Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, filmes, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam. De uma forma geral, a doutrina prevê que os papéis de trabalho sejam organizados em pastas permanentes (podem ser utilizados em várias auditorias) ou correntes (são os que contêm evidências da auditoria e úteis apenas para a auditoria que está sendo realizada). Assim, manuais, organogramas, legislações, contratos, etc. são papéis permanentes, pois podem ser utilizados em auditorias de vários períodos ou exercícios. Item errado.

1.4. Principais tipos de Papéis de Trabalho- Folhas ou cédulas mestras:São as preparadas, de forma a permitir a

referência imediata ao balanço final ou a conta do razão geral. Assim sendo, quando se tratar de uma primeira auditoria, deve ser preparada com base no último balanço disponível.

- Folhas ou cédulas sustentatórias, analíticas ou de detalhes:

Destinam-se à análise da conta à qual estão vinculadas, para justificar ou sustentar os valores nelas contidos, validando a evidência obtida pelo auditor.

- Folhas ou cédulas de ajustes:A finalidade dos lançamentos de “ajustes” é

modificar os saldos de contas, de sorte que reflitam, convenientemente, a situação no fim do exercício.

Os ajustes são aqueles lançamentos necessários para retificação dos livros, e incluem todos os lançamentos que afetam a receita líquida do exercício, alteram a movimentação dos lucros acumulados do período ou o saldo dos lucros acumulados no início ou no fim do período.

- Folhas ou cédulas de reclassificações:Destinam-se a indicar as eventuais

reclassificações recomendadas no transcurso dos trabalhos de auditoria.

As reclassificações incluem lançamentos que se relacionam somente com a classificação do Ativo e do Passivo, constantes do Balanço Geral do fim do ano ou das contas de Receitas e de Despesas do período.

1.4.1 Identificação e referência dos papéis de trabalho

Todos os papéis de trabalho devem ser identificados por uma letra e um número. A letra indica a seção a que o papel pertence e o número, sua ordem sequencial. As características de identificação são as seguintes:

Números de referência:1. São necessários para referenciar a

informação entre as cédulas.2. Compõem-se de uma letra e um

número:- A letra representa o título de um grupo

ou subgrupo de contas do balanço patrimonial ou seção dos papéis de trabalho;

- A parte numérica representa a ordem seguida pelas cédulas analíticas dentro da seção.

3. Designação de referências para as cédulas mestras:

- Os ativos se designam com uma letra em sequencia alfabética, de acordo com a ordem seguida pelos grupos ou subgrupos de contas do balanço patrimonial;

- O passivo e o patrimônio líquido designam-se com duas letras iguais em ordem alfabética;

- A cédula-mestra que representa a demonstração do resultado do exercício tem a denominação DR. A designação das pode ser feita como segue:

ATIVO

A Disponibilidades

B Contas a receber

C Demais contas a receber

D Estoques

E Despesas do exercício seguinte

G Controladora, controladas e coligadas

H Demais contas a receber – longo prazo

J Investimentos

L Imobilizado

M Intangível

PASSIVOAA FornecedoresBB Obrigações TrabalhistasCC Obrigações TributáriasDD Distribuições estatutáriasEE Demais contas a pagarGG FinanciamentosHH DebênturesII Controladora, controladas e coligadasJJ Demais contas a pagar – longo prazoMM Receitas DiferidasNN Patrimônio líquido

DESPESAS E RECEITASDR Demonstrações do resultado

As seções referentes às letras F, I, K, FF e LL não têm denominação específica, oferecendo, dessa forma, maiores possibilidades de adaptação para as contas das empresas.

4. Referências para as cédulas comprobatórias:

I) deve-se usar a mesma letra de cédula-mestra que está comprovando;

II) Deve-se designar um número de acordo com a ordem em que aparece a cédula-suporte dentro da seção.

5. Ordem de células comprobatórias: os programas de auditoria precedem as cédulas que contêm detalhes.

6. Hiatos que possam surgir na sequência numérica como consequência da designação prévia de referência:

I) Quando existir um hiato na numeração dos papéis de trabalho, ele deve ser explicado imediatamente depois;

II) O último papel de trabalho de cada seção deve ser indicado como tal, no canto superior direito;

III) Seguindo as recomendações do itens I e II, pode-se controlar toda a sequência numérica.

1.5 Ordenação dos papéis de trabalhoOs papéis de trabalho devem ser ordenados

de forma lógica, que facilite o trabalho de revisão e localização de informações. De forma geral, podemos ter a seguinte ordenação:

• cédulas-mestras; * cédulas de suporte. Cada seção pode ser organizada da seguinte

forma:

Referência ConteúdoA Cédula-mestra da seção: DisponívelA1 Índice ou sumário da seçãoA2 Conclusão geral sobre a seção auditadaA3 a A5 Pontos para atenção do gerente e sócio responsáveisA6 a A7 Análise e explicação de flutuações relevantesA8 a A10 Falhas de controle internoA11 a A30 Programas de Auditoria aplicados na seção. Também podem ser

arquivados juntamente aos papéis de trabalho que evidenciam e suportam a aplicação dos programas.

A 31 a A70 Papéis de trabalho de visita final - Procedimentos substantivos (ou teste de comprovação): procedimentos de auditoria planejados para detectar distorções relevantes no nível de afirmações.

A71 a A99 Papéis de trabalho da visita de interim – Teste de controle (ou teste de cumprimento): procedimento de auditoria planejados para avaliar a efetividade operacional dos controles na prevenção ou detecção e correção de distorções relevantes no nível de afirmações.

2. CONTROLES INTERNOS: CONCEITO E VERIFICAÇÃO.

“Devem ser feitos estudos e avaliações apropriadas do controle interno da empresa.”

2.1 Definição e objetivos do controle internoDevem ser feitos estudos e avaliação

apropriados do controle interno da empresa, como base para determinar a confiança que neles possa ser depositada, para se definirem

Natureza, extensão e época dos procedimentos de auditoria.

O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas coordenados, adotados numa empresa para proteger seus ativos, verificar a exatidão operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas.

Os objetivos do controle interno são: - Obtenção de informação adequada.- Estimulação do respeito e da obediência às

políticas da administração.

- Proteção dos ativos.- Promoção da eficiência e eficácia operacional.

2.2 Classificação dos controles internosA fim de delimitar a extensão do auditor quanto à

revisão do controle interno, ele foi subdividido em dois grupos:

- Controles administrativos – cujo objetivo é garantir o controle sobre as operações da empresa e a qualidade das informações e documentos a serem processados pelo sistema contábil.

- Controles contábeis – cujo objetivo é garantir a qualidade dos registros e demonstrações contábeis.

2.2.1 Controles administrativosOs controle internos administrativos

compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com a eficiência operacional, bem como o respeito e a obediência às políticas administrativas.

Esses controles incluem os sistema de autorização e aprovação e a segregação das funções de registro daquelas efetuadas pelo departamento que gera as transações objeto de seu registro, ou das relativas à custódia dos ativos.

Relacionam-se indiretamente com os controles contábeis e incluem controles estatísticos: programas de treinamento de pessoal, controles de qualidade, entre outros.

O objetivo dos controles administrativos é permitir que:

- As transações seja efetuadas de acordo com a autorização geral ou específica da administração;

- O acesso aos ativos seja permitido com autorização.

2.2.2 Controles contábeisOs controles internos contábeis são os

relacionadas com a proteção dos ativos e a validade dos registros contábeis.

O objetivo dos controles contábeis é permitir que:

- As transações seja registradas quando necessário, permitindo a elaboração periódica de demonstrações contábeis e a manutenção do controle contábil sobre os ativos.

- Os ativos registrados contabilmente seja comparados com as existências físicas em intervalos razoáveis e tomem-se as ações adequadas em relação a qualquer diferença constatada.

2.3 Elementos de controleOs elementos de controles internos podem

ser conceituados como: - Plano de organização;- Sistemas de autorização e procedimentos

de registro;- Utilização de pessoal adequado.

2.3.1 Plano de organizaçãoO plano de organização é representado

normalmente pelo organograma e complementado pelas diretrizes da administração e manuais de procedimentos; deve levar em consideração o seguinte:

- Conservar linhas de responsabilidade e autoridade claramente definidas. Nesse caso, é fundamental que a definição de normas e procedimentos seja feita através de manuais internos.

- Que haja adequada independência entre os departamentos, seções e funcionários em todos os aspectos referentes à autorização, execução e controle, bem como nos relativos à custódia dos ativos. Essa característica não surgirá apenas de um organograma bem definido, mas de procedimentos detalhados para cada operação.

Exemplo: Para uma transação de vendas seria necessário:

- O registro pela contabilidade;- A autorização de venda pelo departamento

de vendas. A aprovação do crédito pelo departamento de crédito;

- A entrega da mercadoria pela expedição;- O recebimento pela tesouraria.

2.3.2 Sistemas de autorização e procedimentos de registros

Os sistemas de autorização e procedimentos de registros compreendem: a) Planos de contas e manuais de procedimentos que esclareçam dúvidas sobre o registro dos dados e que facilitem a elaboração de demonstrações e outras informações financeiras de uso interno e externo;

b) Existência de normas escritas e organizadas, bem como de manuais de procedimentos e fluxogramas;c) Separação de cada transação em etapas, de forma que nenhum indivíduo possa controlá-la integralmente;d) Registros e formulários adequados, que levem em consideração aspectos, tais como: simplicidade de entendimento, facilidade de preenchimento e organização dos dados.

2..3.3 Utilização de pessoal adequado

O funcionamento apropriado de um sistema de controle interno depende não apenas de um planejamento da organização e de procedimentos e diretrizes adequados, mas também e principalmente da escolha de funcionários aptos e experientes, e de pessoal capaz de cumprir os procedimentos estabelecidos, de forma eficiente e econômica.

Para a obtenção e a manutenção de pessoal íntegro e qualificado, devem-se abranger as seguintes etapas:a)Procedimentos que garantam a contratação de pessoal de qualidade;b)Treinamento e capacitação constante para manter a motivação;c)Avaliação de desempenho, rodízio periódico de funções e adequada política de remuneração.

2.4 Levantamento (conhecimento) e avaliação dos controles internos

As empresas, para atingirem seus objetivos, agrupam e organizam, de forma lógica, uma série de funções necessárias para a realização de tarefas. Esse agrupamento resulta no estabelecimento de uma série de rotinas que são conhecidas como sistemas. Exemplos:

- Compra de suprimentos;- Vendas e cobranças;- Controle e remuneração de pessoal;- Pagamentos e recebimentos etc.

O sistema de controle interno objetiva assegurar que os procedimentos anteriormente definidos estejam efetivamente sendo seguidos.

Para avaliar o sistema de controle interno de uma rotina operacional, é necessário, em primeiro lugar, conhecer o funcionamento do sistema. Esse conhecimento pode ser obtido através da leitura de manuais de procedimentos da empresa auditada ou, o que é mais comum, mediante entrevistas com o responsável pela operação.

Uma descrição do sistema deve ser arquivada nos papéis de trabalho para servir de consulta nos trabalhos seguintes e para evidenciar o trabalho realizado. Essa descrição pode ser feita através de fluxogramas ou de forma narrativa.

Após tomarmos conhecimento do funcionamento do sistema, torna-se necessário proceder à avaliação do mesmo. Para auxiliar nessa avaliação, os auditores utilizam questionários previamente desenvolvidos chamados de Questionário de Avaliação e Controles Internos, que deve ser adaptado às características de cada empresa.

O questionário é desenvolvido de forma que qualquer resposta “não” às questões formuladas possa ser indício de problemas de controle interno e necessitará de explicações e trabalhos complementares.

Como exemplo, apresentamos a seguir um modelo de Questionário de Avaliação de Controles Internos da área de compras.

Questionário de Avaliação de Controle Internos

Sim Não Observações

Função I – Cadastro de FornecedoresA empresa mantém um cadastro atualizado de fornecedores?É feita análise do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores?É efetuada análise de custo das compras de fornecedores nacionais e estrangeiros?É feita análise quando à entrega de produtos com as especificações técnicas requeridas?É mantida análise quanto à exclusividade (dependência) de fornecedores?O cadastro tem sido atualizado periodicamente?Foi analisado o custo benefício da manutenção do cadastro?

Questionário de Avaliação de Controles internos

Sim

Não Observações

Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para o Cadastro de Fornecedores? Estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?Função II – Compra (origem e escolha do fornecedor)Nas compras, são analisados os relatórios de planejamento das necessidades de materiais e/ou relatórios de insuficiência nos estoques?As demais compras são suportadas por requisições devidamente aprovadas por pessoas autorizadas?As aprovações estão formalizadas em manual de assinaturas autorizadas?É feita uma verificação prévia para assegurar que o material a ser comprado está de acordo com as especificações solicitadas?Somente são contatados os fornecedores cadastrados?

Questionário de Avaliação de Controles internos

Sim

Não Observações

O fornecedor escolhido é aquele que melhor atende às necessidades da empresa?A emissão do pedido de compra tem sido aprovada para o fornecedor que melhor atende ás necessidades da empresa?Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para a função de compras (origem e escolha do fornecedor)?Os manuais estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?Função III – Recebimento de material e/ou serviçosExiste um ponto central para recebimentos em cada fábrica ou localidade?Todas as mercadorias, materiais e suprimentos precisam passar, necessariamente, por esse ponto central?Foram estabelecidas cópias dos pedidos de compras para a seção de Recebimento para confrontar com as mercadorias recebidas?

Questionário de Avaliação de Controles internos

Sim

Não Observações

As quantidades de mercadorias recebidas são confrontadas com as quantidades mencionadas na nota fiscal?São preparados relatórios de recebimentos assinados para todas as mercadorias recebidas?Os produtos sujeitos a controle de qualidade são inspecionados?O almoxarifado confere novamente as quantidades com o Relatório de Recebimento para efetuar o registro em seus controles?O acesso aos pontos de recebimento, aos formulários vitais (relatórios de recebimento e arquivo de pedidos de comprar) é permitido somente a funcionários autorizados?Existem manuais de políticas e procedimentos específicos de materiais e/ou serviços?Estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?Função IV – Registro Contábil e Fiscal

Questionário de Avaliação de Controles internos

Sim

Não Observações

As notas fiscais dos fornecedores são enviadas ao setor fiscal para registro?Posteriormente, são enviadas para a contabilidade juntamente com Relatório de Recebimento para os registros contábeis?Existe diário auxiliar de compras ou similares?Esses diários são conciliados periodicamente com os registros fiscais?Há algum controle na contabilidade que permita apurar os saldos pendentes de a pagamento?Esses saldos são conciliados com o razão?Os impostos contabilizados são conciliados periodicamente com os livros fiscais?O acesso às áreas fiscal e contábil, formulários vitais (nota fiscal, fichas, razão etc.) é permitido somente a funcionários autorizados?Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para o registro fiscal e contábil das notas fiscais (faturas de fornecedores)?

Questionário de Avaliação de Controles internos

Sim

Não Observações

Estão devidamente aprovados e atualizados (revisão periódica)?Função V - DesembolsoSão os comprovantes adequadamente conferidos e aprovados para pagamento por uma pessoa responsável?O Diário Auxiliar de Pagamentos é conciliado periodicamente com as posições bancárias?Os saldos pendentes no arquivo de Contas a Pagar são listados periodicamente e conciliados com os saldos de fornecedores não razão?O acesso à área de Contas a Pagar e formulários vitais é permitido somente a funcionários autorizados?Existem manuais de políticas e procedimentos específicos para Contas a Pagar e registro de pagamento?São aprovados e atualizados (revisão periódica)?

2.5 Teste de cumprimento das normas internas

Após revisar e avaliar os procedimentos de controle interno e tendo concluído que tais procedimentos são adequados e vigoraram durante todo o período sob exame, o auditor deve testar esses procedimentos.Para testar esses controles, são aplicados os chamados testes de observância ou de cumprimento, com o objetivo de:

- Confirmar nosso conhecimento sobre os controles;

- Confirmar seu funcionamento na prática;- Descobrir eventuais falhas em seu

funcionamento e o efeito desta sobre as demonstrações contábeis;

- Demonstrar se o sistema é capaz de fornecer informações adequadas para o sistema de informações gerenciais.

Para a realização dos testes de auditoria são utilizados Programas de Auditoria.

2.6 Regulamentação técnicaAs normas relativas a avaliação e teste do controle interno estão definidas nas seguintes normas:NBC TA 315 – Identificação e Avaliação dos Riscos de Distorção Relevante por meio do Entendimento da Entidade e do seu Ambiente. NBC T 16 – Controle interno (setor público)NBC TA 265 – Comunicação de Deficiências de Controle Interno.

A NBC TA 315 apresenta apêndice definindo os Componentes do controle interno que devem ser observados pelo auditor.

AUDITORIA DAS DISPONIBILIDADES ( DO ATIVO)

Classificam-se como disponibilidades os recursos financeiros à disposição da empresa para utilização imediata. Esses recursos são classificados, basicamente em três contas: 1. Caixa: representa o numerário em espécie em poder da empresa.2. Bancos: representado pelo dinheiro depositado em contas-correntes de livre movimentação, ou seja, aquelas sobre as quais a empresa pode efetuar saques sem qualquer restrição. Assim sendo, não se incluem nesse item aquelas contas-correntes vinculadas a operações de crédito cuja movimentação dependa de prévia autorização do banco.

3. Aplicações financeiras: somente são incluídas nesse item as aplicações financeiras que tenham liquidez imediata e garantia total de realização. Essas operações são conhecidas por nomenclaturas que ao longo do tempo vão mudando em função da situação econômica e disposições legais, tais como Open Market, Over Night etc.

Não se classificam nesse grupo as aplicações financeiras de curto e médio prazo, tais como Depósitos a Prazo e Carteira de Ações, os quais são classificados como Investimentos Temporários.

Principais áreas correlatasAs disponibilidades relacionam-se praticamente com todas as contas patrimoniais e de resultados que envolvam operações monetárias (pagamentos e recebimentos de numerário).

Caixa e bancos – Relações patrimoniaisCaixa e bancos

Caixa e bancos: relações de resultadosContrapartida OperaçõesReceitas de vendas Vendas a vistaDespesas administrativas, comerciais e financeiras

Pagamentos de despesas

Contrapartida OperaçõesAplicações financeiras Aplicação e resgate de operaçõesClientes Recebimentos de duplicatasEstoques Compras a vistaContas a receber Recebimentos diversosImobilizado Compra a vista de bens patrimoniaisInvestimentos Aplicações em investimentos permanentesExigível Pagamentos de duplicatas de

fornecedores, salários e encargos, impostos e taxas, empréstimos e financiamentos, contas em geral etc.

Patrimônio líquido Integralização de capital

Aplicações financeirasAplicações financeiras: relações patrimoniais

Contrapartida OperaçõesBancos: conta movimento Aplicações e resgates de aplicações

Aplicações financeiras: relações de resultadosContrapartida OperaçõesReceitas financeiras Reconhecimento da receita incorrida

Objetivos de auditoria das disponibilidades

ExistênciaAssegurar que as disponibilidades apresentadas realmente existam e que, por outro lado, não existam outras que não estejam apresentadas.

AvaliaçãoAssegurar que os valores apresentados representem o montante exato dos recursos disponíveis e forma determinados de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil.

Classificação contábilAssegurar que os itens classificados como disponíveis tenham realmente liquidez imediata e que as receitas financeiras foram devidamente registradas.

Controle internoAssegurar que as transações de pagamentos e recebimentos efetuados durante o exercício relacionam-se a operações normais da empresa e estão suportadas por documentação comprobatória e foram devidamente aprovadas.

Seleção dos procedimentos de auditoria das disponibilidades

As disponibilidades exigem uma grande atenção quanto aos controles internos, pois a maioria das fraudes praticadas em prejuízo das empresas tem vinculação direta ou indireta com o movimento de dinheiro ou cheques.Destacamos alguns casos de fraudes relacionados com o Disponível:

- Interceptar cheques ao portador e descontá-los em banco;- Interceptar cheques emitidos para pagamentos originados em

operações autênticas e, mediante seu endosso, depositá-los em conta de quem realize fraude;

- Adulterar comprovantes pagos pelo fundo fixo para lograr reembolso superior ao efetivamente paga;

- Adulterar o comprovante de depósito bancário e alterar, posteriormente, as reconciliações bancárias para encobrir o erro;

- Adulterar os valores nas transposições de saldos;- Adulterar a soma do reembolso do fundo fixo;- Desviar ou não reconhecer receitas de aplicações financeiras.

Como se pode observar, quando não existem bons controles internos, as possibilidades de fraudes são bastante amplas. Desse modo, torna-se necessária uma perfeita avaliação dos sistemas de controles internos, de tal modo que se reduzam, ao mínimo possível, tais possibilidades.

CAIXAOs objetivos do exame de caixa são verificar que: -Todo o dinheiro que dizem existir, realmente existe;-Todo o dinheiro que deveria existir, realmente existe.

BANCOSA auditoria dos fundos em poder dos bancos envolve um processo de avaliação dos controles internos nessa área, onde, a par das generalidades, o auditor efetua uma revisão das reconciliações bancárias como um método de constatação da existência desse ativo da companhia que se acha sob custódia de terceiros , nesse caso, os bancos.

APLICAÇÕES FINANCEIRASNum sistema econômico de altas taxas de juros como o nosso, as aplicações financeiras têm especial importância por representar proteção dos recursos financeiros da empresa dentre as perdas de poder aquisitivo.

A seguir apresentaremos uma relação dos principais procedimentos de auditoria:

- Contagem de caixa;- Avaliação do controle interno;- Segregação adequada das funções de caixa e

tesouraria;- Avaliação e teste de reconciliações bancária;- Circularização de instituições financeiras;- Teste de aplicações financeiras;- Teste das reconciliações bancárias;- Teste de transferências bancárias;- Teste de liquidação subsequente.

AUDITORIA DAS VENDAS E DOS DIREITOS JUNTO A CLIENTES

Nesse item, são registrados os créditos da empresa junto a seus clientes decorrentes de vendas e prestação de serviços a prazo. Geralmente, encontramos as seguintes contas:- Duplicatas a receber: representam as duplicatas emitidas com base nas operações de vendas e prestação de serviços a vista. Na contabilidade tradicional, são avaliadas pelo valor nominal, ou seja, o valor que será recebido no vencimento. Em sistemas contábeis em moeda de capacidade aquisitiva constante, essas duplicatas são apresentadas por seu valor presente.

- Duplicatas descontadas: essa conta, que tem saldo credor, ou seja, é redutora de duplicatas a receber, representa as duplicatas que a empresa negociou com os bancos em operações de desconto. Essas duplicatas somente serão baixadas quando o banco informar a liquidação das mesmas.

- Ajuste para devedores duvidosos: essa conta, também redutora de duplicatas a receber, representa a expectativa de perda da empresa com duplicatas em aberto que não serão pagas pelos devedores.

Objetivos de auditoriaExistênciaAssegurar que as duplicatas a receber: -Existem e são decorrentes de operações normais da empresa.-Existentes estão incluídas nessa contas.-São vinculadas a operações de crédito e estão devidamente indicadas. -Devedores duvidosos estão devidamente ajustadas; e as incobráveis foram baixadas.

AvaliaçãoAssegurar que o valores apresentados representam adequadamente, de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil:-Duplicatas a receber: valor nominal ou presente dos créditos da empresa junto a seus cliente.-Duplicatas descontadas: valor nominal ou presente das duplicatas negociadas com os bancos em operações de desconto.-Ajuste para devedores duvidosos: valor da estimativa de perda com devedores incobráveis, calculado com base na experiência do passado, condições do presente e expectativas quanto ao futuro.

Auditoria das compras, da produção do estoque

Estoques representam custos acumulados de matérias-primas, materiais ou produtos não vendidos ou não usados que uma empresa possui para utilização ou venda futura.

Classificação: Os estoques podem ser classificados nas seguintes categorias:

Mercadorias Itens comprados e destinados a venda

Produtos acabados Itens fabricados, destinados a vendaProdutos em processo Materiais, peças e conjuntos em vários

estágios de produçãoMatéria-prima Materiais e peças compradas para

serem utilizados na produção de itens acabados.

Materiais diversos Devem ser incluídos:-Os fisicamente em poder da empresa, excluindo os itens recebidos em consignação;- em trânsito;-Em poder de terceiros: em consignação, em transformação, para armazenagem etc.

Objetivos de auditoria dos estoquesExistência: assegurar que os estoques

realmente existem e que são de propriedade da empresa e estão em boas condições de uso, venda e de segurança.

Avaliação: assegurar que os estoques foram avaliados por seu custo de aquisição ou produção, o qual inclui todos os gastos incorridos pela empresa para tê-los prontos para a venda.

Assegurar que o valor do custo é inferior ao valor de mercado ou de realização e que, caso contrário, tenha sido constituído o necessário ajuste de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil.

Classificação contábilAssegurar que os estoques classificados no

Ativo circulante referem-se a mercadorias e produtos que serão realizáveis até o final do próximo exercício social ou após esse prazo quando classificados no Realizável a longo prazo.

Controle internoAssegurar que as operações de compra e

produção, ocorridas durante o exercício, estejam suportadas por documentação hábil comprobatória, tenham sido devidamente autorizadas e que o sistema de controle do estoque e sua movimentação seja satisfatórios.

AUDITORIA DO PASSIVOO Passivo representa os recursos de terceiros

aplicados na empresa e, consequentemente, as obrigações da empresa para com esses terceiros. Essas obrigações podem ser classificadas em:

- Passivo circulante: obrigações com prazo de vencimento até o final do próximo exercício social;

- Exigível a longo prazo: obrigações com prazo de vencimento após o final do próximo exercício social.

Objetivos de auditoriaExistência: assegurar que o Passivo esteja composto por obrigações

da empresa decorrentes de suas atividades normais e que não haja obrigações não registradas.

Avaliação: assegurar que as obrigações estejam avaliadas pelo valor máximo devido na data das demonstrações contábeis de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil.

Classificação contábil: assegurar que a classificação das obrigações no Passivo Circulante ou no Exigível a Longo Prazo esteja de acordo com o prazo de vencimento até e após o final do próximo exercício social.

Controle interno: assegurar que há um bom controle interno sobre as operações que geraram as obrigações e que as mesmas seja decorrentes de operações normais, devidamente autorizadas e registradas e que estejam sendo liquidadas na data de vencimento.

AUDITORIA DO PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Como o próprio nome define, esse grupo de contas representa o Ativo de uma empresa deduzido de seu Passivo representado pelo Passivo Circulante (PC) e Exigível a Longo Prazo (ELP). Assim, temos que: PL = ATIVO TOTAL – PASSIVO TOTAL

O valor líquido desse patrimônio é, então, a parcela que compete aos acionistas ou sócios.

O Patrimônio Líquido é composto por: Capital social; Reservas de Capital; Ajustes de avaliação patrimonial; Reservas de Lucro; Lucros ou prejuízos acumulados.

AUDITORIA DO RESULTADO DO EXERCÍCIO

O resultado do exercício representa a diferença entre as receitas realizadas e as despesas incorridas durante o exercício.

As receitas representam o produto da venda de bens, da prestação de serviços e das aplicações financeiras.

As despesas representam os gastos incorridos na aquisição ou na produção dos bens vendidos que geraram as receitas e os gastos necessários para vender os bens e administrar e financiar a atividades geradora de receitas.

Objetivos de auditoriaExistência: assegurar que as receitas e despesas referem-se a operações

normais da empresa e que todas as receitas e despesas de período estão registradas.

Avaliação: assegurar que as receitas estão avaliadas pelo valor auferido na venda de bens e na prestação de serviços e que as despesas estão avaliadas pelo valor dos gastos incorridos na geração dessas receitas de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil.

RELATÓRIO DE AUDITORIA O Relatório do Auditor é a peça mais importante da Auditoria realizada. Ele

representa fase principal do trabalho do Auditor que é a comunicação dos resultados. 

Um Relatório mal apresentado e que permita a contestação do Auditado ou possibilita à direção da empresa fazer uma má avaliação de todo um trabalho efetuado, significa a desmoralização do valor da Auditoria e, por fim, a desmoralização do próprio profissional. 

Não temos objetivo de aqui ensinar como fazer relatórios. Buscamos, através de conceitos já consagrados e pela própria experiência, trazer aos profissionais de auditoria, subsídios, que, em nosso entender, são abrangentes e podem ser enquadrados e observados na elaboração dos relatórios de auditoria, qualquer que seja a empresa. 

É através do relatório que o auditor vai mostrar o que foi examinado. É nesse momento que a direção da empresa e os envolvidos na execução das tarefas vão ser informados sobre o que pode ser melhorado. 

É fundamental, portanto, que todo o trabalho de auditoria seja previamente planejado e estruturado, com conclusões lógicas e eficientes. Essa responsabilidade cabe única e exclusivamente ao auditor, que deve ter a prudência de dizer as coisas certas, no momento certo.

FINALIDADE Meio de informar o resultado de nossos trabalhos.“Produto” fornecido pelo auditor.DEVE SERCuidadosamente imaginado;Adequadamente planejado;Bem escrito.DEVE CONTERFatos constatados e de relevância;Sugestões e recomendações para melhoras efetivas;Procedimentos não observados;Comentários do auditado.

PARA O AUDITOR SERÁO atestado de que notou a anormalidade e a comunicou.Uma imposição à gerência para que corrija a situação ou explique por que

não a corrige.O relatório bem escrito reduz o tempo de estudo, entendimento e discussão

pela gerência.O contato do auditor com a alta administração deve causar boa impressão.

TIPOS DE RELATÓRIOSExistem várias formas para se definir os tipos de relatórios. No entanto,

devemos considerar que o relatório já é, por si só, bastante complexo e que a designação de um tipo ou nomenclatura correta de nada vale se o conteúdo não estiver à altura das necessidades da empresa. 

Porém, o Auditor deve ter estabelecido um sistema de emissão de relatórios que seja adequado ao momento ou situação, em que os fatos estejam ocorrendo ou forem apurados. 

Assim sendo, podemos dividir os relatórios em 5 tipos:

1)       RELATÓRIOS FINAIS SINTÉTICOS

São os que se resumem em uma simples e rápida forma de transmissão de fatos e exigem maior capacidade do auditor.

Como o próprio nome já diz, o Relatório Sintético é aquele que deve ser utilizado para informar a alta direção da empresa, de forma rápida e sucinta, sobre o que não vai bem ou necessita correção. 

Os gerentes dos departamentos de empresas são homens habituados às rápidas decisões, possuindo grande capacidade de resolver problemas em poucas palavras. 

Por essa razão, somos da opinião de que os Relatórios Sintéticos soa os de mais difícil elaboração, pois devem ter a propriedade de informar os fatos com poucas palavras e da forma mais abrangente possível, sem que a omissão de um pequeno detalhe prejudique o objetivo principal.

2)       RELATÓRIOS FINAIS ANALÍTICOS

São os relatórios que devem levar aos setores auditados todas as informações e detalhes permissíveis à boa solução dos problemas, sem longas e infindáveis relações numéricas e cifras que não levam a nada.

Os fatos de menor relevância podem ser encontrados nos papéis de trabalhos, os quais podem ser gentilmente oferecidos pelo auditor , ou relacionados à parte quando houver necessidade.

O Relatório Analítico é o meio de comunicação que o auditor possui para se relacionar com todos os setores envolvidos nos trabalhos realizados. É a forma de se comunicar com os funcionários em nível de execução. Portanto, devem ser apresentados de maneira clara e simples.

3)       RELATÓRIOS ESPECIAIS

O próprio nome diz tudo. Em nosso entender, os Relatórios Especiais são aqueles que fogem do cotidiano.

Podem ser também considerados Relatórios Confidenciais.

Entende-se por Relatório Confidencial aquele que é solicitado exclusivamente pelo diretor da empresa, e que tem interesse exclusivo sobre um determinado assunto. Exemplo: o diretor da empresa chama o gerente de auditoria (no qual deposita toda confiança) e pede para que seja observado um item ou um assunto que só a ele interessa. 

Os Relatórios Especiais são também aqueles que reportam as indesejáveis fraudes de maneira reservada.

4)       RELATÓRIOS PARCIAIS  Durante as verificações, o auditor muitas vezes se depara com fatos ou

ocorrências que devem ser levadas de imediato ao conhecimento da gerência ou direção da empresa.

É bastante comum que durante os exames surjam problemas que exijam correções imediatas para que se evite a continuidade de falhas e haja tempo suficiente para elaboração do relatório final. 

O Relatório Parcial é o recurso disponível para essa finalidade. 

Ao efetuar uma auditoria no departamento pessoal, por exemplo, o auditor constata que uma determinada alíquota da GRPS- Guia de Recolhimento da Previdência Social, vem sendo calculada erroneamente. Ele deve imediatamente elaborar um Relatório Parcial comunicando a situação existente e que deve ser corrigida.

 

É evidente que esse relatório não terá a sobriedade e a mesma apresentação de um relatório completo sobre a extensão do ocorrido, porém, atende a necessidade de solucionar o problema.

O Relatório Parcial pode ser apresentado em uma simples folha de papel de trabalho, devidamente identificada. 

O Relatório Parcial também serve para comunicar alguma dificuldade ou qualquer tipo de ocorrência que interfira diretamente no trabalho em execução ou, que de uma forma ou de outra, possa estar relacionado com a atividade do auditor.

5)       RELATÓRIOS VERBAIS Os mesmos conceitos dos relatórios escritos são aplicáveis aos Relatórios

Verbais, porém com uma fundamental diferença: não existe rascunho para ser corrigido antes da redação final. 

Em um relatório escrito, o auditor pode reescrever parágrafos, mudar orações e períodos, enfim, aprimorar o texto antes que esteja nas mãos do destinatário. No Relatório Verbal, quando não há uma boa preparação, o auditor torna-se mais vulnerável e sujeito a expor condições desfavoráveis a ele. 

É muito importante considerar a diferença entre o que se fala e o que se escreve. 

O Relatório Verbal possui uma característica que os distingue dos outros tipos de relatórios: é muito mais rápido. 

O aspecto de maior importância a ser considerado pela apresentação de um Relatório Verbal, refere-se à conduta do auditor para executar a tarefa. 

O auditor deve ser muito claro e objetivo, fazendo com que sua fala seja facilmente compreendida e assimilada, pois ao término de um Relatório Verbal não existem fontes para serem consultadas sobre o que não ficou claro. 

Assim sendo, o Relatório Verbal também deve ser previamente planejado e estruturado, pois o auditor tem que estar preparado para “prender” a atenção dos seus ouvintes, apresentando os fatos, recomendações ou sugestões, devidamente fundamentadas para que haja o interesse comum em solucionar problemas.