1. –procedimientos del centro de capacitaciÓn y...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS HJM-DAD-MP-1

DIRECCION DE ADMINISTRACION Rev. 1

1. Procedimientos del Centro de Capacitación y Desarrollo

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CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : Autorizó:

Nombre Lic. Olivia Martínez Flores Lic. Octavio Olivares Hernández Lic. Rodrigo de la Cruz Santacruz

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1. –PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO




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1.0 Propósito

1.1 Programar, autorizar, validar y reportar los cursos que serán impartidos durante el ejercicio correspondiente, con los cuales se cubrirán las necesidades detectadas en cada una de las áreas, con la finalidad de brindar capacitación de calidad a todos los usuarios de esta Institución.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno, el procedimiento es aplicable a todas las áreas del Hospital. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos.

3.1 La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) es la encargada de brindar capacitación, motivación y enseñanza al personal, a fin de elevar la eficiencia, desempeño y agilidad de la actividad profesional, técnica, de desarrollo del factor humano, de género y de calidad y excelencia.

3.2 La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) realizará el programa de Capacitación de acuerdo a la detección de necesidades del Hospital y al presupuesto destinado para el mismo.

3.3 Las Direcciones y Subdirecciones serán las responsables de dar el apoyo que se requiera, para que el personal adscrito a su área participe en los cursos programados para su puesto y funciones.

3.4 La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) informará oportunamente que los cursos programados podrán incrementarse y modificarse de acuerdo a las necesidades de este Hospital.

3.5 La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) establece la normativa, capacitación y desarrollo de personal en concordancia con la que emite la Secretaria de Salud, además de difundir y supervisar su implementación dentro del hospital.

3.6 El Comité Técnico de Capacitación autorizará planes, programas, seminarios, simposiums, congresos y talleres de capacitación y desarrollo del personal, que coadyuven en la mejora y calidad de los servicios médicos y actividades administrativas.

3.7 El Comité Técnico de Capacitación deberá dictaminar y autorizar las solicitudes de beca económica del personal considerando la disposición presupuestaria y que la participación de los eventos contribuya con la mejora, calidad, eficiencia y competitividad de los servicios y áreas de adscripción al solicitante.

3.8 La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) será la responsable de otorgar diploma o constancia de participación siempre y cuando los




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participantes cubran como mínimo el 80% de asistencia y concluyan satisfactoriamente cada uno de los eventos.

3.9 La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) realiza un reporte trimestral a la Subdirección de Recursos Financieros para que ésta a su vez informe a La Secretaría de la Función Pública sobre el avance en las acciones en materia de Capacitación.




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4.0 Descripción del Procedimiento.

Secuencia de etapas

Actividades Responsable

1.0. Evaluación presupuestal.

1.1. Analiza el presupuesto asignado para ejecutar el programa de Capacitación.

1.2. Envía reporte del presupuesto destinado (Centro de Capacitación y Desarrollo).

* Reporte

Subdirección de Recursos Financieros

2.0. Elaboración de diagnostico de Necesidades

2.1. Recibe reporte presupuestal para ajustar el programa.

2.2. Elabora Cédula de Detección de Necesidades de Capacitación.

2.3. Envía a cada una de las áreas del Hospital la Cédula de Detección de Necesidades para ser llenado por el personal.

* Cédula de Detección de Necesidades * Reporte

Subdirección de Recursos Humanos (Centro de

Capacitación y Desarrollo)

3.0. Recepción y respuesta a la Cédula.

3.1. Reciben Cédula. 3.2. Entregan al personal para su contestación. 3.3. Envían Cédulas a la Subdirección de

Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo)

* Cédula de Detección de Necesidades

Áreas del Hospital

4.0. Recepción de cédulas

4.1. Recibe contestación de las Cédulas por área.

4.2. Analiza la información obtenida y se captura 4.3. Realiza entrevista personal a jefes de área

corroborando los resultados. * Cédulas de Detección de Necesidades.



5.0. Elaboración del Programa de Capacitación y Desarrollo

5.1. Realiza el programa de acuerdo a los resultados obtenidos en La Detección de Necesidades.






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Secuencia de

etapas Actividades Responsable

6.0. Información sobre el programa de Capacitación y Desarrollo.

6.1. Expone el programa ante el Comité Técnico de Capacitación para su autorización correspondiente.

Procede: NO: Busca instituciones que apoyen de manera

gratuita en la impartición de algunos cursos. SI: Inicia el programa de Capacitación 6.2. Muestra al Comité Técnico de Capacitación

la Información de las empresas que brindan cursos gratuitos para su aprobación.

Procede: NO: Cancela calendario de cursos SI: Recibe los programas de las empresas

capacitadoras.



7.0. Evaluación y aprobación del programa

7.1. Recibe el programa de Capacitación para su aprobación.

7.2. Envía a La Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo) el programa aprobado, para su ejecución.

* Programa de Capacitación.

Comité Técnico de Capacitación.

8.0. Recopilación de empresas capacitadoras

8.1. Recibe el programa autorizado 8.2. Selecciona a la empresa para la impartición

del curso. * Programa de Capacitación.



9.0. Contratación de proveedores

9.1. Contacta a la o las empresas seleccionadas para confirmar la impartición del curso


Capacitación y Desarrollo) 10.0. Elaboración de

Cédula Única de Registro Interno

10.1. Elabora Cédula Única de Registro Interno que los interesados en tomar el curso deberán llenar para su inscripción

* Cedula Única de Registro Interno



11.0. Invitación al curso a todo el personal

11.1. Realiza la difusión e invitación a los trabajadores del hospital a participar en el curso


Capacitación y Desarrollo) 12.0 Inscripción del

personal 12.1. Registra a los interesados en tomar el curso,

en la Cedula Única de Registro Interno. * Cédula Única de Registro Interno.






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Secuencia de


13.0. Entrega de Reconocimiento

13.1. Revisa la asistencia del personal que obtuvo mínimo el 80% con el fin de otorgarles el reconocimiento correspondiente.

Procede: NO: Asistencia menor al 80% SI: Elabora y entrega las constancias al finalizar

el curso. 13.2. Elabora las constancias correspondientes y

se entregan al finalizar el curso



14.0. Evaluación del curso.

14.1. Realiza formato para evaluar el desempeño del instructor del curso.

14.2. Distribuye formato de evaluación del curso a los participantes el último día del curso.

14.3. Analiza y Archiva la información obtenida. * Formato de Evaluación del Desempeño del

instructor del curso.



15.0. Evaluación del personal capacitado

15.1. Elabora formato que evalúa el desempeño del personal posterior a la capacitación.

15.2. Distribuye formato a los jefes de área con la finalidad de evaluar el desempeño y aptitudes del personal a su cargo que recibió la capacitación.

* Formato de Evaluación de Desempeño del personal capacitado.



16.0.Recepción del formato de evaluación

16.1. Recibe formato de evaluación de desempeño del personal capacitado, requisitado por los responsables de área.


Capacitación y Desarrollo) 17.0. Análisis de la

información requisitada

17.1. Recibe la información requisitada por los responsables de área.

17.2. Analiza y archiva la información obtenida.






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Secuencia de


18.0. Realización de Reporte trimestral

18.1. Realiza reporte trimestral con el total de personal capacitado.

18.2. Envía reporte a la Subdirección de Recursos Financieros.

* Reporte Trimestral.



19.0. Recepción de Reporte trimestral

19.1. Recibe reporte trimestral con el total del personal capacitado.

19.2. Analiza y Envía por internet el reporte a la Secretaria de la Función Pública.

* Reporte Trimestral TERMINA PROCEDIMIENTO

Subdirección de Recursos Financieros




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5.0 Diagrama de flujo SUBDIRECCION DE RECURSOS

FINANCIEROSCOMITÉ TÉCNICO DE CAPACITACIÓNÁREAS DEL HOSPITAL

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS (CENTRO DE CAPACITACION Y

DESARROLLO)

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

REPORTE

CEDULA DE DETECCIÓN DE NECESIDADESREPORTE

INICIO

EVALUACIÓN PRESUPUESTAL

BUSCA INSTITUCIONES DE APOYO GRATUITO EN LOS CURSOS

A

1 2

ELABORACION DEDIAGNOSTICO DENECESIDADES

CEDULA DE DETECCIÓN DE NECESIDADES

RECEPCIÓN YRESPUESTA A LACEDULA

3

CEDULA DE DETECCIÓN DE NECESIDADES

RECEPCIÓN DECEDULAS

4

ELABORACIÓN DELPROGRAMA DECAPACITACIÓN YDESARROLLO

5

INFORMACIÓN SOBREEL PROGRAMA DECAPACITACIÓN YDESARROLLO

6

PROCEDENO

SI

INICIA EL PROGRAMADE CAPACITACIÓN

CANCELA CALENDARIO DE

CURSOS

PROCEDENO

SI

RECIBE LOSPROGRAMAS DE LASEMPRESAS CAPACITADORAS

EVALUACIÓN YAPROBACIÓN DELPROGRAMA

7

RECOPILACIÓN DEEMPRESAS CAPACITADORAS

8




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SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS (CENTRO DE CAPACITACION Y

DESARROLLO) ÁREAS DEL HOSPITAL COMITÉ TÉCNICO DE CAPACITACIÓN

REPORTE TRIMESTRAL

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL CAPACITADO

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL INSTRUCTOR

CEDULA ÚNICA DE REGISTRO INTERNO

REPORTE TRIMESTRAL

9 CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES

CEDULA ÚNICA DE REGISTRO INTERNO

ELABORACIÓN DE CEDULA ÚNICA DE REGISTRO INTERNO

10

INVITACIÓN AL CURSO A TODO EL PERSONAL

11

IINSCRIPCIÓN DEL PERSONAL

12

ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS

ASISTENCIA MENOR AL 80%

PROCEDE NO

SI

ELABORA Y ENTREGA LAS CONSTANCIAS AL FINALIZAR EL CURSO

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN REQUISITADA

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18

A

13

EVALUACIÓN DEL CURSO

14

EVALUACIÓN DEL PERSONAL CAPACITADO

15

RECEPCIÓN DEL FORMATO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL

16

REALIZACIÓN DE REPORTE TRIMESTRAL

RECEPCIÓN DE REPORTE TRIMESTRAL

TERMINO

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6.0 Documentos de referencia

Documentos Código (cuando aplique)

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado. Estatuto Orgánico del Hospital Juárez de México. Reglamento de Capacitación. Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de La Secretaría de Salud.

No Aplica.

7.0 Registros

Registros Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código de registro o identificación única

Cédula de Detección de Necesidades

3 años

Subdirección de Recursos Humanos (Centro de Capacitación y Desarrollo)

No aplica

Cédula Única de Registro Interno

3 años


No aplica

Formato de Evaluación del Desempeño del Instructor

3 años


No aplica

Formato de Evaluación de desempeño del Personal Capacitado

3 años


No aplica

Formato de reporte trimestral.

3 años


No aplica




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8.0 Glosario

8.1. Capacitación: Al proceso por el cual una persona es inducida, preparada y actualizada

para el eficiente desempeño de su puesto y/o para el ejercicio de funciones de mayor responsabilidad o de naturaleza diversa, así como, en su caso, para facilitar la certificación de las capacidades requeridas para el puesto que ocupe.

8.2. Cursos: A las acciones tales como talleres, conferencias, diplomados, seminarios y demás objetivos de aprendizaje que permiten inducir, preparar, capacitar, actualizar y/o especializar a los servidores públicos de la Administración Pública Federal.

8.3. Cédula: Documento, generalmente oficial, en el que o se reconoce una deuda una obligación u hace constar algo.

9.0 Cambios de esta versión

Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio No aplica No aplica No aplica

10.0 ANEXOS

10.1. Cédula de Detección de Necesidades 10.2. Cédula Única de Registro Interno 10.3. Formato de Evaluación del desempeño del Instructor 10.4. Formato de Evaluación de desempeño del Personal Capacitado 10.5. Formato reporte trimestral




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INSTRUCTIVO DE LLENADO

CÉDULA DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN.

A) Especifique el nombre del área en la cual se encuentra laborando (Dirección, Subdirección, Departamento) B) Indique el nombre del responsable del área donde se encuentra laborando. DATOS GENERALES C) Señale su nombre completo con letra de molde legible. D) Escriba su Registro Federal de Contribuyentes con homoclave. E) Escriba el nombre completo del puesto, tal como aparece en su credencial. F) Anote la clave del puesto que ocupa. G) Especifique el horario de su jornada laboral. H) Escriba la categoría a la que pertenece el puesto que ocupa. I) Señale cuanto tiempo lleva desarrollando su puesto actual (años y/o meses) J) Escriba el último grado cursado de su formación escolar. K) Escriba con letra legible su correo electrónico. L) Indique un número telefónico donde se le pueda localizar fuera de su jornada laboral. M) Anote el o los teléfonos del área en la que labora, con número de extensión en su caso. N) Anote que tipo de actividades realiza en su jornada laboral. O) Anote máximo tres funciones que desarrolle en su jornada laboral. P) Indique donde adquirió la experiencia y/o conocimiento que le permiten desempeñar las actividades que su puesto demanda.




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Q) Anote si en el año citado, recibió capacitación de algún tipo. R) Especifique el nombre del curso o el tipo de capacitación que recibió en caso de que así sea. S) Especifique si la capacitación recibida fue por solicitud propia o por órdenes superiores. T) Describa habilidades adquiridas a raíz de los cursos recibidos. U) Escriba dos temas que le permitan obtener un conjunto de elementos de aprendizaje encaminados a desarrollar cualidades especificas, recordando que el conocimiento nos refiere a elementos del saber, ejemplo administración, ingles, archivonomia, etc. V) Escribir dos temas que le permitan obtener los elementos de aprendizaje encaminados al “Saber Hacer”, es decir, poseer habilidades técnicas para realizar sus actividades en el área. Ejemplo: Uso de paquetería de cómputo (word, power point, etc.) W) Escribir dos temas que le permitan obtener los elementos que contribuyan con su desarrollo personal y favorezcan su ámbito laboral. Ejemplo: Relaciones Humanas, Inteligencia emocional, motivación, etc. X) Escriba día, mes y año en que se elabora la presente cédula. Y) Anote su nombre completo. Para efecto de validar la información el responsable del llenado, deberá firmar la cedula de detección de necesidades.




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CÉDULA ÚNICA DE REGISTRO INTERNO DE CAPACITACIÓN.

A) Anote su nombre completo. B) Especifique el nombre del curso que le interesa. C) Anote el día, mes y año que inicia el curso. D) Para efecto de validar la información el responsable del llenado, deberá firmar la cedula única de registro interno. E) Escriba su nombre completo. F) Anote el nombre completo del puesto que ocupa. G) Anote la clave del puesto que ocupa. H) Tache la opción que corresponda de acuerdo a la categoría que pertenezca. I) Especifique el nombre del área en la cual se encuentra laborando (Dirección, Subdirección, Departamento) J) Escriba la clave de la unidad administrativa en la que labora. K) Anote su Registro Federal de Contribuyentes. L) Escriba el número telefónico y la extensión del área en la que labora. M) Especifique el turno de su jornada laboral. N) Escriba con letra legible su correo electrónico. O) Anote el nombre de su jefe inmediato y firma. P) Para efectos de validar la información se deberá firmar la cedula única de registro interno de capacitación por el responsable de capacitación. Q) Anote el día, mes y año en que se elabora la presente.




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FORMATO DE DESEMPEÑO DEL INSTRUCTOR.

A) Especifique el día, mes y año en que se elabora la presente evaluación. B) Anote el nombre completo del curso al que asistió. C) Especifique el nombre del instructor que dio el curso. D) Escriba su nombre completo. 1.- Responda si el instructor dio término a lo programado durante el curso, en caso contrario explique brevemente. 2.- Indique si el instructor resolvió las dudas que surgieron durante el curso, en caso contrario comente brevemente el ¿por qué? 3.- Escriba si las instrucciones que recibió por parte del instructor durante el curso fueron claras, de lo contrario exponga su opinión. 4.- Responda si el instructor expuso los temas de la manera en que usted esperaba, de lo contrario de su opinión. 5.- Responda si el curso cumplió con sus expectativas, en caso contrario explique brevemente. 6.- Responda si considera que el curso ayudará a realizar su trabajo de manera más eficiente, de lo contrario explique brevemente. 7.- Escriba si el material y el equipo utilizado en el curso fueron los adecuados, en caso contrario opine brevemente. E) Responda que otros cursos considera necesarios para mejorar su desempeño laboral.




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FORMATO DE EFECTIVIDAD EN LA CAPACITACIÓN. A) Anote su nombre completo. B) Anote el nombre completo del puesto que ocupa. C) Especifique el nombre del área en la cual se encuentra laborando (Dirección, Subdirección, Departamento) D) Indique el nombre del responsable del área en donde se encuentra laborando. E) Escriba el nombre completo del curso que recibió. 1.- Responda si el trabajador aplica los conocimientos que recibió en la capacitación 2.- Indique si el trabajador al aplicar los conocimientos de la capacitación facilitó el cumplimiento de los objetivos del área. 3.- Indique si el desempeño del trabajador capacitado ha mejorado. 4.- Escriba si los conocimientos adquiridos en la capacitación le han permitido apoyar o participar en otras actividades de su área de trabajo. 5.- Especifique si el personal capacitado ha propuesto nuevas ideas que beneficien al área. 6.- Indique si el empleado muestra interés en recibir más capacitación posteriormente y de qué tipo. 7.- Explique que necesidad de capacitación considera que el empleado requiere desarrollar. F) Anote el nombre de los cursos en los que el trabajador ha mostrado interés. G) Para efectos de validar la información se deberá firmar el formato de efectividad en la capacitación.




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REPORTE TRIMESTRAL

1.- Escriba la clave del hospital. 2.- Anote el nombre de la entidad. 3.- Indique el ejercicio fiscal correspondiente. 4.- Escriba el periodo que se reporta. 5.- Anote día, mes y año en que se elabora el reporte. a) Escriba numero consecutivo a cada evento. b) Indique el nombre del curso, congreso, diplomado y/o maestría según sea el caso. c) Anote el tipo de acción ya sea técnica, profesional, formación continua, posgrado o actualización según sea el caso. d) Escriba la modalidad ya sea presencial, a distancia o mixta. e) Describa el número de eventos aplicados en el cuatrimestre. f) Anote el tipo o la categoría de participante, ya sea operativo, enlace, mandos medios, mandos superiores y/o categorías especiales. g) Escriba la suma total de participantes por cada evento. h) Indique la suma total del tipo de capacitación de acuerdo al curso aplicado, ya sea inducción, formación del desempeño, actualización y/o desarrollo. i) Anote el costo del curso por tipo de participante, en pesos. j) Escriba el costo total de los cursos, en pesos.

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