03 docpublisher - dokumente erstellen

www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com

How-To: Erstellung eines neuen

DocPublisher Dokuments

Diese Anleitung zeigt

Ihnen wie man mit MS

Word oder einem

HTML Editor ein neues

Dokument in

DocPublisher erstellen

kann

http://www.notesit.net/


http://www.swingsoftware.com/

In diesem Beispiel wollen wir ein neues

Dokument im ‘Employment’ Ordner erstellen1) Um ein Dokument erstellen zu können,

benötigen Sie entweder eine Rolle als Author

oder Content Manager. Einmal eingeloggt,

klicken Sie auf "Autoren-Bereich", um in den

Autoren-Modus zu gelangen.

2) Als nächstes bitte auf

den Ordner ‘Employment’

klicken. Im rechten

Rahmen wird eine Liste

aller Dokumente dieses

Ordners, sortiert nach

Status angezeigt.

3) Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Neu’ und

wählen Sie ‘Neues MS Word Dokument’. Hier

können Sie auch, falls benötigt, einen neuen

Ordner anlegen. Dieser wird unterhalb des

aktiven Ordners angelegt.

4) Nun wird der Autorenbereich des

Dokumentes angezeigt. Es hat 4

Register, die für folgendes benutzt

werden:

- Dokumentinhalt erstellen

- Eigenschaften spezifizieren

- Zugriffsregelungen verwalten

- Dokumenthistorie anschauen

Im nächsten Schritt werden Aktionen

in diesen Registern beschrieben.

5) Geben Sie als erstes

den Titel des

Dokumentes ein. Dann

können Sie entweder mit

drag & drop das MS

Word Dokument von

Ihrem Arbeitsbereich

importieren, oder per

klick auf ‘Import existing

document’. Um ein leeres

oder vordefiniertes MS

Word Dokument zu

erstellen klicken Sie auf

‘Neues Dokument

erstellen’.

ACHTUNG: Wenn Sie ein

bestehendes Word Dokument

importieren, dann werden die

Dokumenteigenschaften (wie

zB. Titel usw.) in

entsprechende DocPublisher

Felder übernommen.

Wenn benötigt, können Sie zusätzliche

Dokumente und Dateien in

DocPublisher speichern. Weiterhin

können Sie auch Links zu anderen

Dokumenten erstellen (oder Bereichen

innerhalb dieser Dokumente).

Dokumentinhalt erstellen:

6) Wenn Sie auf ‘Neues Dokument

erstellen’ in einem vorherigen Schritt

geklickt haben, erscheint ein neues

Fenster mit einer Liste verfügbarer MS

Word Vorlagen (diese können vom

Datenbank-Administrator konfiguriert

werden). Wählen Sie die ‘Policy’

Vorlage und klicken auf OK.

7) DocPublisher wird

automatisch MS Word über den

Webbrowser starten und die

‘Policy’-Vorlage öffnen. Nun

können Sie beginnen den

Dokumentinhalt einzupflegen.



8) Wenn Ihr Dokument fertig ist, schliessen

und speichern Sie es. Das Word Dokument

ist jetzt im DocPublisher hochgeladen und

gleichzeitig in HTML gewandelt. Eine PDF

Kopie kann auch, falls benötigt, erstellt

werden (diese Option muss durch einen

Administrator ermöglicht werden).






Dokumenteigenschaften spezifizieren:

9) Nachdem Sie den

Inhalt erstellt haben

klicken Sie auf das

Eigenschaften

Register. Sie müssen

nun Werte eingeben,

wie zB. Versions-

nummer, Dokument-

eigner, Gültigkeit bis,

nächste Überarbeitung

und optional eine

Versionsbeschreibung.

Die Versionsnummer

wird automatisch

jedesmal hochgezählt,

wenn es eine neue

Revision gibt.

ACHTUNG: Zusätzlich, zu den hier gezeigten, vorgegebenen

Dokumenteigenschaften können Sie auch Ihre eigenen

Eigenschaften bzw Attribute( zB. Abteilung, u.a.) einbringen

und Werte eintragen. Später können Sie nach diesen

Eigenschaften suchen oder eigene Ansichten erstellen, die

nach diesen Eigenschaften kategorisiert sind. Das Erstellen

der individuellen Eigenschaften und Ansichten wird im

Administrationsbereich vorgenommen.





Einstellen der Zugriffsregelung:

10) Als nächstes klicken Sie auf das 'Berechtigungen'-Register. Hier

können Sie die Rechte für die öffentlichen Leser und Entwurfseditoren

bestimmen. Bei den Lesern können Sie entweder individuelle Personen

oder Anwendergruppen auswählen. Diese Genehmigungen können auch

durch den Content Manager auf Ordner Ebene gesetzt werden.

ACHTUNG: Das 'Historie'-Register ist im Schritt 11 leer

- bis zu dem Zeitpunkt da das Dokument zum ersten

Mal gespeichert wird. Beim ersten Abspeichern als

Entwurf und bei jeder weiteren Speicherung wird ein

Eintrag in der Dokument-Historie zusammen mit allen

relevanten Inforamtionen vorgenommen.

11) Um das Dokument

als Entwurf abzu-

speichern klicken Sie

auf die ‘Save as Draft’

Schaltfläche.





12) Das Dokument ist

nun als Entwurf

gespeichert und der

Inhalt wird im Rahmen

dargestellt. Um es

erneut zu bearbeiten

klicken Sie auf die ‘Edit’

Schaltfläche und Sie

werden wieder in den

Autorenbereich des

Dokumentes wechseln.

Wenn Sie das

Dokument später

nochmal bearbeiten

wollen, können Sie

Ihren Entwurf im

Ordner ‘Employment’

wieder finden.





Dokument mit dem HTML editor

Um ein neues

Dokument mit

dem HTML Editor

zu erstellen,

gehen Sie zu

Schritt 3 dieser

Anleitung und

wählen Sie statt

‘Neues MS Word

Dokument’

einfach ‘Neues

HTML Dokument’

aus. Alle anderen

Schritte bleiben

die selben.

ACHTUNG: Der HTML Editor bietet verschiedene

Bearbeitungswerkzeuge, welche Sie benutzen können, um

geeignet formatierte Dokumente zu erstellen. Zusätzlich

können Sie auch HTML Code direkt einfügen – durch klicken

auf die HTML Schaltfläche.





Was haben wir bisher gemacht:

Ein DocPublisher Dokument mit MS Word erstellt

Dokument-Eigenschaften und Zugriffsregelungen erstellt

Das Dokument als Entwurf gespeichert

Den HTML editor gesehen, der anstatt MS Word genutzt

werden kann

Als nächstes...• Weiterleiten eines Dokumentes zur Prüfung und

Genehmigung

• Veröffentlichen oder Zurückziehen eines Dokumentes

• Erstellen einer neuen Revision eines Dokumentes

• Wiederherstellung einer vorherigen Version




03 docpublisher - dokumente erstellen

Self Improvement