01-ESTRUTURA DO GERENCIAMENTO DE PROJETO

DEFINIÇÃO DE PROJETO

01-DEFINIÇÃO DE PROJETO

Projetos são instrumentos fundamentais para qualquer atividade de mudança e geração de produtos e serviços.

Um projeto é um empreendimento único, com início e fim determinado, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos predefinidos. As características principiais: Temporário, Único e Progressivo.

2.CICLO DE VIDA DO GERENCIAMENTO DO PROJETO

O ciclo de vida de um projeto dividi-se em 05 grandes grupos: Iniciação,Planejamento,Execução,.Controle e Encerramento.

As fases não são seguem a sequencia demonstrada, pois eles se sobrepõem conforme o andamento do projeto, pois o processo pode ser iniciado antes que a iniciação esteja totalmente terminada.

03-ESTUDO DE CASO

CORREPONDÊNCIA ELETRÔNICA NOS CORREIOS S/A

Situação. Solução. Definição do Projeto Análise de sua elaboração

04-METODOS DE SELEÇÃO DE PROJETO

Geralmente , vários projetos concorrem pela utilização de recursos dentro de uma empresa. Para selecionarmos quais os projetos que devem ser executados, devemos levar em consideração as necessidades da empresa, normalmente espelhadas em seu plano estratégico.Deve-se estabelecer critérios consistentes e lógicos da avaliação que irão definir o projeto a ser aceito.Os principais critérios são:Retorno Financeiro,análise de custo-benefício,aumento de participação no mercado,melhoria de imagem da empresa, satisfação do cliente, etc.

05-UM METODO DE SELEÇÃO DE PROJETO.

SELEÇÃO DE PROJETOS CRITÉRIOS PESO NOTAS DO PROJETO A B C Retor.Financ. 10 10 08 06 Aum.Part.Merc 08 07 10 08 Melh.Im.Emp. 07 08 09 10 Ut. Capac.Oc. 07 06 09 10 Des.Nv.Tecno. 04 10 08 06 Pontuação Final/Projetos 294 318 288

06-GERENCIAMENTO DE TEMPO

É vital no desenvolvimento de um projeto, seus principais processos são:

Definição das atividades, identificação das atividades que devam ser executadas,

Sequenciamento das Atividades, identificação e documentação das dependências existentes entre as atividades.

Estimativa da Duração das Atividades, estimativa do número de períodos necessários para cumprir as atividades,

Elaboração do Cronograma, análise das sequências das atividades, suas durações me recursos necessários para criar o cronograma,

Controle dos cronograma, controle das alteração do cronograma

07-PLANO DE GERENCIAMENTO DO CRONOGRAMA.

O plano de gerenciamento deverá conter: A definição de cronograma-base para acompanhamento das

atividades, A periodicidade com que será avaliado o progresso das

atividades,qual o critério de avaliação e como as variações serão tratadas.

Como será avaliada a performance do cronograma ao longo do projeto.

O processo de identificação e inclusão das alterações , a formalização e a definição clara da autoridade para autorizar as modificações

O plano de comunicação de alterações , para que todos os envolvidos sejam informados.

08-ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMA

Os processos de gerenciamento do Tempo têm por finalidade assegurar que o projeto será implantado dentro do prazo previsto.

A definição das atividades específicas, através de documentações próprias, demonstram as atividades que devem ser executadas, seus responsáveis, recursos e principalmente o tempo determinado para tais tarefas.

O elenco de tais atividades que estarão de acordo com o escopo do projeto, enseja a fase de controle do cronograma, que pela característica de inter-relacionamento torna-se obrigatório o cumprimento dentro dos prazos estabelecidos.

09-DIAGRAMA DE REDE

Os diagramas de rede são elementos gráficos para visualizarmos as atividades previstas.Identificam se as atividades previstas podem ser feitas em sequência (série) ou simultaneamente (paralelo).O tempo de elaboração de um projeto pode ser reduzido se pudermos efetivar várias atividades em paralelo, mas com muito cuidado para evitar o retrabalho em virtude de modificações na atividade principal ou inicial.

10-DIAGRAMA DE REDE

As lógicas para elaboração do diagrama são: DependênciasObrigatórias (Mandatórias), são as

lógicas rigídas. Ex. Antes do prédio é preciso a fundação.

Arbitradas: definidas pela equipe, são as melhores práticas de uma área individual.Ex. Não é preciso ter especificações de atividades para escolher e contratar a consultoria adequada.

Externas: São atividades de fora do projeto. Ex. Uma aprovação de meio ambiente é necessária antes de começar a terraplanagem de uma obra.

11-GERENCIAMENTO DE CUSTOS

São os processos necessários que assegurem que o projeto será concluído dentro do orçamento previsto. Os principais processos são:

Planejamento dos Recursos: definição de recursos (pessoas, equipamentos,materiais) e da quantidade necessária para execução do projeto.

Estimativa dos Custos: elaboração de estimativa dos custos dos recursos necessários para a conclusão da atividade.

Orçamento dos Custos: distribuição da estimativa total dos custos às atividades do projeto.

Controle dos custos: controle das alterações do orçamento do projeto.

12-PLANO DE GERENCIAMENTO DE RECURSOS

Significa a determinação dos recursos físicos e humanos necessários para a execução do projeto, devem ser apurados com muito cuidado, para evitar supresas no desenvolvimento do projeto.Sua elaboração pode seguir tais passos:

Estrutura analítica do trabalho: Definição clara e objetiva das prioridades do projeto.

Informações históricas: se existirem, devem ser usadas, pois representam experiências reais de utilização comprovada de recursos e sua performance.

13-AINDA GERENCIAMENTO DE RECURSOS.

Declaração do escopo: Os objetivos devem ser claros e norteiam a obtenção de recursos, principalmente os recursos humanos.

Descrição do quadro de recursos: Deve ser detalhada para que o provimento dos recursos sejam efetuadas de maneira exata, exemplo: na fase inicial do projeto os engenheiros júnior podem ser contratados, já na fase final a qualificação exigida será a de sênior, pela exigência das habilidades requeridas nesta fase do projeto.

Políticas Organizacionais: As políticas e mesmo a cultura da organização deve ser levada em conta, elas orientam quanto a comprar ou alugar, perfil do quadro de funcionários, etc. ...

Estimativa de duração das atividades: Geralmente depende da quantidade,produtividade e disponibilidade de recursos.

14-ATRIBUIÇÕES DE PAPÉIS E RESPONSABILIDADES.

“Nunca procure um culpado pelas falhas ,ele sempre é o Gerente do Projeto”

Apesar da máxima acima, as etapas devem ter um responsável que tenha atributos necessários e assumam tal responsabilidade

A elaboração de um quadro de responsabilidades pode facilitar esta definição , é uma matriz de Designação de Responsabilidades, como exemplo na próxima transparência.

15-ATRIBUIÇÃO DE PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Matriz de Designação de Responsabilidades FASE/PESSOA Maria Carla Rui Linda Eli Definição Neces. H V P R Desig.Solução H R P P Análise Detalhada H P R Desenvolvimento H V P R Testes H R P Legenda: H: Homologa, V: Valida, P: Participa, R:

Reponsável

16-GERENCIAMENTO DE CONFLITOS

A pesquisa de Thamhain e Wilemon (1975) ,uma das mais conceituadas em relação à ocorrência de conflitos nos projetos, lista por ordem de importância as seguintes fontes potenciais:

1.Prazos2.Prioridade dos Projetos3.Recursos (mão de obra)4.Questões Técnicas5.Procedimentos Administrativos6.Choques de Personalidade7.Custos

17-TÉCNICAS PARA RESOLUÇÃO DE CONFLITOS.

FORÇA Ocorre quando uma das partes envolvidas no

conflito força a outra por meio do exercício direto do poder a concordar com seu ponto de vista.

Raramente produz resultados positivos, pela falta de comprometimento que gera, só é recomendável quando o tempo é fator crítico, apesar de não recomendável, porque produz um resultado não satisfatório para ninguém, mesmo para quem tomou a decisão.

18- PANOS QUENTES

Essa técnica corresponde à busca de uma solução para o problema , priorizando a necessidade das partes envolvidas entrarem em acordo.

O resultado quase sempre é negativo, pois na maioria das vezes, a solução encontrada não leva em conta a importância do conflito e sim uma forma de solução, o conflito deverá se reapresentar com uma intensidade maior que na 1ª vez.

19-COMPROMISSOS OU NEGOCIAÇÃO

Essa técnica envolve a busca de uma solução que satisfaça um pouco a cada das partes envolvidas. Normalmente é utilizado quando existe uma tendência de cada uma das partes abrir mão de determinados posicionamentos , de forma a proporcionar um acordo.

O cuidado essencial é quando um ou ambas as partes são obrigadas a renunciar muito de sua posição original, levando-a (s) a ficar(em) insatisfeita(s).

20-SOLUÇÃO DO PROBLEMA CONFRONTO OU COLABORAÇÃO

Esta técnica consiste em colocar as partes envolvidas , frente a frente, e na troca de idéias buscarem conjuntamente a solução que privilegie a solução do problema com vistas ao escopo do projeto.

Quando possível é a melhor forma de resolver o conflito, pois ambos carregam o sentimento que colaboraram para uma nova alternativa, sentindo-se comprometidos com o resultado a ser obtido, mesmo que sua posição não foi a preponderante.

21. RETIRADA

Envolve conviver com o problema,sem aparentemente, tomar conhecimento do mesmo, ou seja, evitar postergar indefinidamente a sua resolução.A técnica espera que uma das partes envolvidas abra mão de sua resolução e assim se amolde uma forma conjunta. Apesar de resultados temporários poderem ser positivos, a falta de resolução pode deixar de prover a devida solução.

Porém é necessário indicar que não existe técnica correta ou incorreta, e sim a mais adequada para ser aplicada naquele momento.

22-MOTIVAÇÃO PARA O DESEMPENHO DO PROJETO

As teorias de Motivação Teoria X e Y de MacGregor Teoria de Maslow – Hierarquia das

Necessidades Teoria de Herzberg – Teoria dos Dois

Fatores – Higiênicos e Motivacionais.

23- GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO

O gerenciamento inclui um conjunto de processos exigidos para assegurar a geração,coleta,distribuição ,armazenamento e controles básicos de informações do projeto.

Planejamento das Comunicações-identificação das informações e comunicações que os interessados necessitam, quem requer , qual informação e como será fornecida.

Distribuição da Informação; fazer com que as informações necessárias, estejam a disposição dos interessados no momento oportuno.

Relatório de Desempenho: Coleta e divulgação do desempenho do projeto, incluí o andamento do projeto, cumprimento das fases, perspectivas futuras.

Encerramento Administrativo:geração,coleta e divulgação para que se formalize a conclusão de fases ou do projeto.

24-A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO

A gestão da comunicação é frequentemente ignorada pelos gerentes de projetos, porque acham que isso já está implícito, é uma coisa automática.Sempre que falamos de projeto o que vem à cabeça são os cronogramas, recursos,custos, etc,. ... Mas onde está a comunicação? Lembrem-se : nem só do caminho crítico vive um projeto, alguém precisa dizer onde ele está, que barreiras foram vencidas,quais as preocupações futuras, etc..., etc....

Para se avaliar sua importância basta entendermos que a maioria dos gerentes dos projetos concluídos com sucesso, gastaram mais 90 % de seu tempo com o processo de comunicação, seja a escrita, falada, de forma ou não verbal com estilo formal ou informal.

25-AS BARREIRAS DE COMUNICAÇÃO

Não se pode restringir as barreira apenas ao receptor ou transmissor, elas estão presentes por outros fatores, como o halo, características de comportamento, estado de espírito, etc.

As principais barreiras são: Falta de canais de comunicação claros Distância física ou temporal entre o emissor e o receptor Uso inadequado de linguagem técnica Fatores ambientais de distração Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença, preconceitos) Informações excessivas Falta de conhecimento sobre o assunto que está sendo comunicado Diferenças culturais.

26-TIPOS DE COMUNICAÇÃO

Comunicação Verbal: Pode ser oral ou escrita, é o tipo mais utilizado , e um dos mais eficazes, apesar de que hoje está perdendo espaço para os e-mails. Manter comunicações verbais e orais é extremamente importante, um gerente de projeto, não deve comandar sua equipe por e-mail , celulares ou procedimentos escritos, sua presença é imprescindível e importante para a manutenção da moral da equipe.

27-COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL

Também conhecida como a linguagem corporal, é aquela que se dá sem o uso das palavras.Albert Meharabian destaca que os aspecto não verbais da comunicação interpessoal nos projetos geralmente têm maior influência no impacto total da mensagem que nos fatores verbais. Essa dinâ,mica está expressa na fórmula:

Impacto Total da Mensagem é igual Palavras- corresponde a uma importância de 7 % Tom de voz-correspondente a – 38 % Expressões Faciais- correspondente a 55 %

28-COMUNICAÇÃO PARALINGUÍSTICA

É que utiliza sons ou qualidade de voz que acompanha a fala e revela a situação que o falante se encontra (se ele está bem, mal ,alegre, triste, cansado, etc.) Aspectos como velocidade e entonação são considerados aspectos paralinguisticos.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSO GERENCIAMENTO DE RISCOS

Seu objetivo é maximizar os eventos positivos e minimizar as consequências dos eventos negativos

Planejamento do Gerenciamento de Riscos – decisão sobre como abordar e planejar as atividades de risco do projeto.

Identificação de Riscos - analise dos riscos que podem afetar o projeto e a

documentação de suas características. Análise Qualitativa de Riscos

Realização de uma análise com base nas incidências de riscos para o projeto

GERENCIAMENTO DE PROJETOSO GERENCIAMENTO DE RISCOS

Análise Quantitativa de riscos Medição da probabilidade de ocorrer o risco no

projeto. Planejamento de Respostas a Riscos Desenvolvimento de técnicas e procedimentos de

como enfrentar os riscos Monitoração e Controle dos riscos

Monitoração dos riscos residuais, identificação de novos riscos ,execução de planos de redução de riscos.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSDEFINIÇÃO DE RISCOS

È qualquer evento ou condição em potencial que, em se concretizando, pode afetar negativamente ou positivamente um objetivo de projeto. O uso de tecnologia inadequada,a competição entre projetos pelo acesso de recursos da organização,mudan-

ças na economia ou legisdlação, são fatores de risco no projeto.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSINCERTEZAS E IMPACTO

RISCOS TÉCNICOS , DE QUALIDADE , OU DE DESEMPENHO

A tecnologia inadequada,metas e performance irrealistas podem afetar o projeto nos aspectos relacionados ao produto e serviços que é seu objetivo.

Riscos de gerência de projeto Fatores relacionados à aplicação das técnicas de

gerenciamento, falhas na programação das atividades, alocação de recursos, controle de mudanças e outros.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSINCERTEZAS E IMPACTOS

Riscos Organizacionais São relacionados a organização responsável pelo

projeto, como falta de priorização do projeto, ambiente,falta de verbas e competição entre projetos pelos recursos.

Riscos Externos São as influências externas ambiente, como

mudanças na legislação, no clima, greves são exemplos de riscos externos.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSTEORIAS DA DECISÃO

– Decisão com base em certeza– É quando o tomador da decisão sabe exatamente as

consequências de cada alternativa.– Decisão sob Risco– Quando o tomador conhece as consequências de cada

alternativa.– Incertezas– As condições de incertezas ocorrem quando o tomador de

decisão não conhece todas as consequencias de cada alternativa.

GERENCIMENTO DE PROJETOSTEORIA DA UTILIDADE.

A tolerância ao risco, depende de cada indivíduo ou organização. Os aspectos ligados a atitude e cultura estão envolvidos, mas não são determinantes para a decisão, a capacidade também é forte componente.

Ex. Empresas com baixo capital de risco ,pode se afastar de uma concorrência, mesmo que a probabilidade de risco de perda sejam pequenas, mas caso a perda imponha grandes perdas financeiras,outra com disponibilidade de ativos financeiros poderia tolerar tranquilamente este risco.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSGERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO

È como montar um quebra-cabeças, cada peça deve encaixar no devido lugar,de maneira consistente e coerente.

A integração envolve tomadas de decisões e escolhas diretamente ligadas aos objetivos do projeto e aos processos de desenvolvimento e execução, assim como ao processo de controle de alterações.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSELABORAÇÃO DO PLANO / PROJETO

Corresponde a integração e coordenação de todos os planos do projeto, de maneira a gerar um documento consistente e coerente.

Execução do Plano de Projeto – implantação e coordenação das alterações ao longo do projeto, por meio da execução das atividades nele incluídas.

Plano do Projeto:documento suporte criado pelo gerente do projeto que deve ter:

Plano Sumário – Declaração do Escopo – EAT Estrutura Analítica do Trabalho - Diagrama de Rede

Orçamento ou Plano Ger. De Custos, Cronograma - Riscos – Matriz de responsabilidades – Gerenciamento de

Recursos – dentro outros estudados.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSCONTROLE INTEGRADO/ALTERAÇÃO

O Gerente do Projeto deve preocupar-se em: Influenciar os fatores que afetam a alteração Assegurar que a alteração seja benéfica Determinar se a alteração ocorreu Determinar se alteração é necessária Procurar alternativas para as alterações Notificar os interessados afetados pelas alterações Gerenciar as alterações conforme ocorram

GERENCIAMENTO DE PROJETOSSISTEMA/CONTROLE/ALTERAÇÕES.

Deve contemplar os seguintes itens: .Plano indicando que tipos de alterações que serão gerenciados Criação de comitê de controle para aprovar todas alterações Procedimentos de controle de alterações – como, quem Estatísticas de performance Relatórios Formulário de solicitações de alterações Revisões de especificações Demonstrações Testes Reuniões Planos de ação corretiva

GERENCIAMENTO DE PROJETOSÉTICA E REPONSABILIDADE PROFISSIONAL

ÉTICA : os gerentes de projetos devem ser éticos,visando ganhar e manter a confiança dos membros do time, colegas, empregados,empregadores,clientes,público e comunidade em geral

CONFLITO DE INTERESSES: o gerente do projeto deve ser leal à empresa e seus clientes, não permitindo que interesses próprios sobreponham aos interesses do projeto.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSCONFLITOS DE INTERESSES

Situações potenciais de conflito Trabalhar diretamente para concorrentes,parceiros,fornecedor

ou cliente Atuação em conselho consultivo e diretorias externas Negócio próprio Benefícios e ganhos pessoas, provenientes de oportunidades

comerciais Participação financeira em concorrentes,fornecedores e

clientes Presentes,refeições,viagens e intretenimento relacionados ao

negócio.

GERENCIAMENTO DE PROJETOSRESPONSABILIDADE PROFISSIONAL

Cinco aspectos comportamentais esperados: Garantir a integridade física e moral de todos que

participam do projeto. Compartilhar conhecimento e experiências com

todos que participam do projeto Melhorar a competência dos indivíduos através de

treinamento Resolver satisfatoriamente os conflitos,com

equidade Interagir com o grupo, respeitando as diferenças

pessoais,étnicas e culturais.