Dokumentasi SMM mempunyai arti penting yaitu memungkinkan komunikasi secara mendalam dan konsisten dari suatu tindakan.Penggunaan dokumentasi akan membantu dalam hal:

•Pencapaian kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan dan

perbaikan mutu

Penyampaian training secara tepat

Pengulangan (repeatability) dan ketelusuran (traceability) Penyampaian bukti obyektifEvaluasi terhadap efektivitas dan kelanjutan kesesuaian SMM

Beberapa tipe dokumen yang digunakan dalam SMM mengacu pada persyaratan dokumentasi ISO 9001:2000, meliputi:1) Dokumen yang mneyediakan informasi yang konsisten

tentang organisasi dan aktivitasnya, baik untuk keperluan internal ataupun eksternal. Dokumen seperti ini dikenal sebagai pedoman mutu, seperti yang sudah dibahas pada 7.1.1.1.

2) Dokumen yang menjelaskan bagaimana SMM diterapkan terhadap produk spesifik, proyek atau kontrak.Dokumen seperti inidikenal sebagai rencana mutu (quality plan)

3) Dokumen yang menyebutkan persyaratan produk atau

proses.Dokumen seperti ini dikenal sebagai spesifikasi

4) Dokumen yang menyebutkan rekomendasi atau saran.Dokumen seperti ini dikenal sebagai pedoman (guidelines)

5) Dokumen yang menyediakan informasi tentang bagaimana melaksanakan aktivitas dan proses secara konsisten. Dokumen seperti ini dikenal sebagai prosedur kerja (SOP), instruksi kerja (W.I) dan gambar (drawing) dan lain-lain (lihat 7.1.1.2. dan 7•1•1•3)

6) Dokumen yang menyediakan bukti objektif dan aktivitas yang

dilaksanakan atau hasil yang diperoleh. Dokumen seperti ini

dikenal sebagai rekaman/catatan mutu (record). Seperti yang

sudah dijelaskan pada 7•1•1•q

Setiap organisasi menentukan tingkat/banyaknya dokumentasi yang

diperlukan dan media yang digunakan. Bergantung pada banyaknya

faktor seperti tipe dan ukuran organisasi, kompleksitas dan interaksi

proses, kompleksitas produk, persyaratan pelanggan, persyaratan

peraturan yang diterapkan, kemampuan personel dalam

mendemonstrasikan kerja dan tingkat yang diper lukan untuk

pemenuhan SMM.