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SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Código: 1105-43-1-002

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 00

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

MANUAL DE PROCESOS

Tuluá, 2014

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TABLA DE CONTENIDO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.............................................................................1

INTRODUCCIÓN........................................................................................................................... 6

PRESENTACIÓN............................................................................................................................ 7

OBJETIVOS..................................................................................................................................... 8

1. OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................... 8

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................................... 8

GLOSARIO...................................................................................................................................... 9

PROCESO 1. PLANEACIÓN..................................................................................................... 21

PLANEACIÓN.............................................................................................................................. 22

PROCESO 2. PRODUCCIÓN..................................................................................................... 26

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO:.................................................................................. 27

ACTIVIDADES............................................................................................................................. 28

2.1 DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES....................................292.1.1 Técnicas de Producción..................................................................................................................292.1.2 Uso de mayúsculas y minúsculas.......................................................................................................312.1.3 Escritura de fechas, hora y números..................................................................................................322.1.4 Expresiones numéricas......................................................................................................................322.1.5 Comunicaciones Oficiales y mensajes electrónicos...........................................................................332.1.6 Control en la Producción de Documentos.........................................................................................352.2 DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS.................................................................................................352.2.1 Comunicaciones oficiales....................................................................................................................352.2.2 Memorando. Recomendaciones....................................................................................................36

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2.2.3 Circular...........................................................................................................................................362.2.4 Acta................................................................................................................................................362.2.5 Informe..............................................................................................................................................372.2.6 Certificado......................................................................................................................................382.2.7 Constancia......................................................................................................................................382.2.8 Sobres comerciales............................................................................................................................39

2.3 CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS.............................................................................................402.3.1 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA u OFICIO...............................................................................42

2.3.1.1 Márgenes:...................................................................................................................................432.3.1.2 Estilo......................................................................................................................................432.3.1.3 Fuente:.......................................................................................................................................432.3.1.4 Denominación o título académico.........................................................................................432.3.1.5 Asunto:........................................................................................................................................442.3.1.6 Saludo....................................................................................................................................442.3.1.7 Cuerpo de texto.....................................................................................................................452.3.1.8 Datos del remitente...............................................................................................................452.3.1.9 Anexos:........................................................................................................................................452.3.1.10 Datos del transcriptor:..............................................................................................................462.3.1.11 Firma........................................................................................................................................46

2.3.2 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO....................................................................................472.3.2.1 Encabezado................................................................................................................................48

2.3.3 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR.......................................................................................49

2.3.3.3 LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN:...............................................................502.3.4 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL ACTA..................................................................................................512.3.5 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME...........................................................................................552.3.6 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE CERTIFICADO Y CONSTANCIA..............................................................572.3.7 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE................................................................................................60

PROCESO 3. GESTIÓN Y TRÁMITE......................................................................................64

RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE Y CONSULTA DE DOCUMENTOS................65

3.1. RECEPCIÓN....................................................................................................................................... 65

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO...................................................................................663.1.1 La ventanilla única.............................................................................................................................673.1.2 Etapas del proceso de recepción.......................................................................................................683.1.3 Registro de documentos...................................................................................................................693.1.4 Radicación e impresión de rótulo.......................................................................................................693.1.5 Radicación de fax............................................................................................................................70

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3.1.6 Generalidades para la radicación de comunicaciones.......................................................................70

3.2 DISTRIBUCIÓN.................................................................................................................................. 71

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO...................................................................................713.2.1 Distribución de documentos internos enviados................................................................................713.2.2 Distribución de documentos externos recibidos................................................................................723.2.3. Distribución y envío de documentos externos...................................................................................72

3.3 TRÁMITE DE DOCUMENTOS..............................................................................................................74

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO...................................................................................743.3.1 Recepción de solicitud o trámite.......................................................................................................753.3.2 Procedimiento....................................................................................................................................76

3.4 CONSULTA......................................................................................................................................... 77

PROCESO 4. ORGANIZACIÓN................................................................................................. 79

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO...................................................................................80

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL............................................................................................ 82

4.1 CLASIFICACIÓN.................................................................................................................................. 82

4.2 ORDENACIÓN.................................................................................................................................... 82

4.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL............................................................................................................. 834.3.1 Procedimiento....................................................................................................................................834.3.2 Principio de Procedencia...................................................................................................................854.3.3 Principio de orden original..................................................................................................................85

4.4 FOLIACIÓN......................................................................................................................................... 864.4.1 Procedimiento...................................................................................................................................864.4.2 Lo que no se debe hacer al momento de la foliación:.......................................................................88

4.5 DOCUMENTOS DE APOYO................................................................................................................. 90

4.6 ÍNDICE DOCUMENTAL....................................................................................................................... 91

4.7 ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL..................................................................................................92

4



4.8 ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS.........................................................................................93

4.9 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS.......................................................................94

PROCESO 5. TRANSFERENCIA............................................................................................... 95

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO...................................................................................96

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.......................................................................................... 99

5.1 PROCEDIMIENTO.............................................................................................................................. 995.1.2 LIMPIE..............................................................................................................................................1005.1.3 DILIGENCIE EL FORMATO.................................................................................................................100

PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS................................................................102

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO................................................................................. 103

6.1 SELECCIÓN DOCUMENTAL............................................................................................................... 107

6.2 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel)..........................................................107

PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL.......¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO................................................................................. 109

7.1 PRESERVACIÓN............................................................................................................................... 111

7.2 FACTORES MEDIOAMBIENTALES.....................................................................................................112Fenómenos medio ambientales................................................................................................................113

NORMAGRAMA DOCUMENTAL.........................................................................................115

BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................... 118

LISTA DE ANEXOS.................................................................................................................. 120

SGD REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES...............................................121

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INTRODUCCIÓN

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

El Programa de Gestión Documental compila los lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales en la Unidad Central del Valle, es una guía clara y sencilla para desarrollar el flujo documental y los procesos al interior de cada entidad, tales como planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos y preservación a largo plazo. Debe integrar y normalizar la producción de documentos a través de su ciclo vital (archivos de gestión, archivo central y archivo histórico), bajo el concepto de archivo total.

La Unidad Central del Valle del Cauca, debe optimizar todos los procesos internos con eficiencia, efectividad y calidad en la prestación de los servicios, para lograr la eficiencia administrativa, de acuerdo con lo establecido por la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 060 de 2001 y el Acuerdo 042.

El Programa de Gestión Documental debe contemplar:

La normatividad interna y externa a la Institución La Gestión de las comunicaciones internas y externas. La Gestión de las historias laborales del personal vinculado a la Institución. La Gestión de los documentos electrónicos. Las Políticas de conservación y custodia de los documentos.

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PRESENTACIÓN

La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto públicas como privadas. En los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental.

Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La gestión documental de la Unidad Central del Valle, atendiendo al ciclo vital de los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, o archivos de las Dependencias donde permanecen los documentos en su fase inicial de producción y trámite, posteriormente se transfieren al Archivo Central e histórico, donde los documentos son debidamente administrados para la consulta y cumplirán su etapa de conservación y selección para la conservación total de los documentos de gran valor para la Institución según sea definido en la Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental, garantizando la recuperación, conservación y autenticidad de la información.

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OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERALDesarrollar el Programa de Gestión Documental para orientar a los funcionarios de las Dependencias en los procesos y procedimientos para hacer más eficiente la Gestión Documental de la Institución.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS- Definir el Programa de Gestión Documental con los procesos que conlleva

durante el ciclo vital del documento, actividades, formatos y técnicas que se aplican en la Institución.

- Orientar a los funcionarios sobre las normas que reglamentan las comunicaciones oficiales en la UCEVA para su recibo, despacho y organización archivística.

- Ofrecer una herramienta sencilla que permita el adecuado manejo y gestión de las comunicaciones oficiales, normalizando los trámites.

- Contribuir a la reducción de costos de producción y conservación documental, a través de archivos electrónicos.

- Realizar seguimiento y control documental a las Dependencias para que desarrollen adecuadamente los procesos documentales.

- Integrar los formatos y formas de comunicaciones oficiales, generados en la Institución en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.

- Contemplar los archivos electrónicos conforme a los principios y procesos archivísticos de la gestión documental.

- Dar a conocer las orientaciones normativas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental de la Institución.

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GLOSARIO

Acta: Documento en el que se expresa lo tratado o acordado en una reunión. El Acta adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Acuerdo: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Entidad. Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno.

Archivo (Archivo General de la Nación): Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación: Institución nacional pública encargada de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Bases de datos: Es una herramienta de captura y consulta de la información con fines específicos.

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Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales o entre las empresas y sus empleados. Su objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario.

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y que requiere registro notarial).

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a un grupo de personas específico.

Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsecciones), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

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Comunicaciones internas: Son todas las comunicaciones oficiales generadas entre las dependencias tanto académicas como administrativas (funcionarios administrativos y cuyo trámite sea de carácter interno). Para la UCEVA las comunicaciones internas se encuentran representadas en el formato MEMORANDO.

Comunicaciones externas: Son todas las comunicaciones oficiales recibidas o generadas en la institución en función de sus actividades.

Comunicaciones académicas: Las solicitudes presentadas por los docentes y estudiantes dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para su trámite y resolución se consideran como COMUNICACIONES ACADÉMICAS.

Conservación preventiva: Estrategias de orden político u operativo, que directa o indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir su materia, contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados, sistemas de almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico.

Constancia: Documento de carácter probatorio, en el que describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.

Convocatoria: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias propias del evento.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado y/o personal que llegan a las entidades, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

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Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y sub series documentales.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalizar: Tecnología de imágenes. Es transformar por medio de un dispositivo electrónico o scanner, la imagen de un documento para que esta pueda ser almacenada, visualizada y consultada.

Distribución:Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante su ciclo vital, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o de valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documentos fiscales: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.

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Documento original: Es la fuente primaria de la información, con todos los rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad.

Documento privado: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter privado y no tienen relación con funciones o servicios públicos.

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Escanear: Actividad por medio de la cual se ingresan las imágenes de los documentos al sistema.

Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización.

Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

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Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de información que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimientos tecnológicos seguros.

Fax: Es un medio de comunicación de información recibida o entregada de forma mucho más rápida que el correo normal.

Foliación: Procedimiento de asignación de un número a cada documento por su cara recta, permitiendo controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación, es el registro técnico y legal de la gestión administrativa.

Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta.”

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Historia Laboral: Carpeta que contiene los documentos que soportan todas las novedades administrativas de un funcionario en la historia de la Entidad.

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Indicador: Es una herramienta que mide el rendimiento de una actividad específica, en su parte porcentual y en tiempo asignado.

Informe: Documento que relaciona detalladamente las actividades desarrolladas o por desarrollarse dentro de una función asignada.

Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización, proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitaría. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional.

Mensaje electrónico: Comunicación es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Por este medio se pueden enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Novedad: Suceso que se presenta sin frecuencia. Documento que lo informa:

Oficio: Documento externo de carácter oficial. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

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Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos como parte integral de los procesos archivísticos, basados en la Tabla de Retención documental, aprobada por el Comité de Archivo Institucional.

Planeación: La Planeación es el conjunto de actividades encaminadas a la Planeación, generación y valoración de los documentos oficiales de la Entidad, dentro del contexto administrativo, académico, legal, funcional y técnico.

Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.

Presupuesto: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado.

Principio de orden original: Es un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Menciona que los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Estos deben guardar la sensatez uno con el otro, pues al respetar el origen en consecuencia se mantiene el orden.

Producción documental: Generación de documentos en las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Proyecto: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.

Radicar: Asignación de un numero consecutivo, hora y fecha a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo y del envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley, teniendo en cuenta que los términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

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Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Resolución: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos mandos institucionales. Norma que se establece a través de una decisión dada por un supervisor o un grupo directivo.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, series y Subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

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Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

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. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Programa de Gestión Documental se determinan los siguientes procesos interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico):

La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado dentro de los Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo General de la nación, cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.

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GESTIÓN DOCUMENTAL -

PROCESOS

1. PLANEACIÓN

2. PRODUCCIÓN

3. GESTIÓN Y TRÁMITE

4. ORGANIZACIÓN

5. TRANSFERENCIA

6. DISPOSICIÓN DE

DOCUMENTOS

7. PRESERVACIÓN

8. VALORACIÓN

Eficiencia administrativa



PROCESO 1. PLANEACIÓN

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PLANEACIÓN

Todas las Entidades u organizaciones, independientemente de su naturaleza, tamaño o actividades, generan información a través de su desarrollo histórico laboral. Los documentos, como un tipo de recurso de información, son activos – parte del capital intelectual- de las mismas.

La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado dentro de los Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo General de la nación, cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.

El proceso de Planeación1 comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental, encaminados a la generación y valoración de los documentos de la entidad, y en cumplimiento de los contextos administrativo, legal, funcional y técnico.

Este proceso analiza legal, funcional y archivísticamente la utilidad de la creación de los documentos como evidencia con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. Es decir, los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales se determine su identificación, formato y características. En la UCEVA los formatos que se crean en las Dependencias, corresponden a la identificación de las necesidades académico-administrativas, teniendo en cuenta las funciones, estructura orgánica, misión, visión objetivos institucionales y los Planes institucionales estipulados, analizando sus procesos y procedimientos.

Una vez identificados los formatos, formularios y documentos, análisis de procesos, que se requieren para la labor administrativa, y antes de implementarlos, se dirige el formato diseñado a la oficina de Planeación, la cual

1 A. Reyes Ponce. "La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización".

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realiza los controles de estandarización y codificación de formatos, en el Listado Maestro de Documentos, siguiendo los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, para definir los flujos documentales y determinar los metadatos que se deben crear en cada uno de ellos. Una vez registrado, unificado y aprobado el formato, formulario o documento y asignado su código, se podrá implementar en el proceso correspondiente de la Dependencia.

Este proceso está conformado por:

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2 Antonia Heredia define Análisis Diplomático como: ”la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad”

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Análisis de procesosAnálisis diplomático Creación y diseño de formas, formularios y

Registro en el Sistema de Gestión de Calidad



Como eje transversal en la entidad, el Programa de Gestión Documental debe armonizar con los sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

Decreto 2609 de 20123. Artículo 154

3 Decreto 2609 del año 2012. 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado4 Artículo 15°. Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro.

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Las fases del PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción anual con las siguientes orientaciones:

a. Debe estar orientado con los objetivos estratégicos

b. Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.

c. Asignar los recursos necesarios para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos.

d. Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo con la normatividad de cada sector (salud, educación, etc.)

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PROCESO 2. PRODUCCIÓN

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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

La Producción Documental es el proceso mediante el cual se generan los documentos de las instituciones en el cumplimiento de sus funciones.

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada Institución.

Cada una de las dependencias produce diferentes tipos de documentos (tipologías documentales) que conforman las Series, Subseries y Tipos documentales, los cuales son identificados en la Tabla de Retención Documental.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO:

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9, y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999. No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda.

Código de Comercio. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales – medios para el asiento de operaciones- Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial

Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12,23 y 24. Uso de formatos únicos.

GTC 185 ICONTEC. Elaboración de comunicaciones oficiales.

Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Norma NTC 4436. “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad

NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

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NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.

NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”.

ACTIVIDADES

2.1. Determinación de uso y finalidad de las comunicaciones oficiales

2.2. Diligenciamiento de documentos

2.3. Creación y diseño de documentos

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2.1 DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Comunicaciones oficiales son todas las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Las podemos clasificar en:

Comunicaciones internas o memorando: Son las comunicaciones oficiales generadas por los funcionarios, entre las dependencias académicas y / o administrativas y cuyo trámite es de carácter interno).

Comunicaciones externas u oficio: Son las comunicaciones de carácter externo generadas o recibidas en la institución en función de sus actividades.

Comunicaciones académicas: Son las solicitudes, presentadas por los docentes y estudiantes dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para su trámite.

2.1.1 Técnicas de Producción

La Unidad Central del Valle del Cauca, adoptando las normas ISO que definen las directrices para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, estipula que para la elaboración de documentos tales como: procesos, procedimientos, subprocesos, planes de calidad, instructivos y manuales se debe seguir lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos con Código, de la Oficina de Planeación.

Para la elaboración de comunicaciones oficiales externas se empleará papel membreteado tamaño carta u oficio, según la necesidad.

Para las comunicaciones oficiales internas se empleará papel sin membrete (tipo memorando) tamaño carta u oficio

El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de ácido.

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La tinta que se utiliza para la impresión debe poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, se recomienda utilizar cartuchos originales para los documentos que sean de conservación permanente, de esta forma se garantiza la nitidez y permeabilidad del documento

Evitar el uso de micro-puntas o lapiceros de tinta húmeda para la firma, ya que por la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles al agua, tienden a expandirse, pierden su coloración y legibilidad de la información con el tiempo; a cambio, se debe utilizar lapicero de mina negra para la firma, de esta manera se garantiza la nitidez en los procesos de tecnificación y conservación.

La Unidad Central del Valle del Cauca, adquirió e implementó el aplicativo SGD (Sistema de Gestión Documental), de la empresa INNENKA, con el fin de unificar la producción de las Comunicaciones oficiales e implementar la Ventanilla Única Institucional, que desarrolla el proceso de recepción, radicación y distribución de las Comunicaciones Oficiales, generadas en la Institución.

La asignación de número consecutivo interno (memorando), o externo (oficio), son asignados por el aplicativo SGD -Sistema de Gestión Documental- a través del proceso de radicación. Al comenzar cada año la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último número de radicación al cierre de las labores administrativas en la institución, al finalizar el año.

En razón a lo anterior, en las comunicaciones internas (memorando) y externas (oficio), no se deben colocar consecutivos internos en las dependencias, pues estos pueden generar confusión al momento de dar respuesta a las comunicaciones y no permiten el encadenamiento de las comunicaciones en el aplicativo SGD.

El Aplicativo SGD, permite archivar documentos electrónicos, formando carpetas en la misma forma en que se hace con los documentos impresos.

La capacitación sobre el aplicativo SGD y los instructivos para su manejo son coordinados por el personal del Archivo Central

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La oficina de Informática y Telemática de la Institución se encargará de realizar el respaldo de seguridad de la Base de datos generada con las comunicaciones oficiales periódicamente.

La documentación de carácter oficial externa debe ser firmada únicamente por los funcionarios que tengan la competencia para ello.

Para enviar memorandos internos, solamente se imprimirá y se firmará cuando la dependencia requiera el documento físico y con la firma, de lo contrario será enviado únicamente a través del aplicativo, implementado para tal fin. Los actos

Los actos de notificación se harán directamente en la dependencia que expide el acto administrativo. Las márgenes establecidas para la papelería tamaño carta, serán las mismas para tamaño oficio.

El tipo de letra a utilizarse es “Arial”, y el tamaño de fuente es (12) doce

Las comunicaciones que se envían a través de dispositivos electrónicos como anexos, deben tener una lista de los archivos que contienen e identificar en la etiqueta del mismo, el nombre de la dependencia, funcionario remitente, referencia de la comunicación y nombre del dispositivo en la comunicación.

2.1.2 Uso de mayúsculas y minúsculas

Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y dependencias se escriben con mayúscula inicial.

Los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año se escriben con minúscula, excepto después de punto y al comienzo de párrafo.

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2.1.3 Escritura de fechas, hora y números

Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo Año 2011. En un texto la fecha se escribe completa, representada en orden de día, mes, y año. Los nueve primeros días del mes se escriben sin anteponer el cero. El año siempre debe ir con los cuatro dígitos para identificar el siglo en el cual se generó el documento.

Ejemplos 5 de abril de 20109 de agosto de 2012La reunión se realizará el 2 de julio de 2011

Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se recibe el documento, en formatos contables y financieros.

Ejemplo 28-03-2011

La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y después de la cifra se escribe la palabra hora.

Ejemplo La reunión del comité será a las 08:30 horasEl refrigerio se sirve a las 15:30 horas

2.1.4 Expresiones numéricas

Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante en cifras.

Ejemplo. Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras.

Ejemplo 16 Dieciséis 31 Treinta y uno17 diecisiete 32 Treinta y dos23 veintitrés 37 Treinta y siete

Números telefónicos:

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Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre paréntesis.

Ejemplo Teléfono (92) 224 22 02Celular 317 846 90 00

Los documentos de identificación se cifras en grupos.

Ejemplo Cédula de Ciudadanía C.C 34. 795.073Cédula de Extranjería C.E 22.931.321Registro Único Tributario RUT 91.754.054-3

Grados porcentajes y proposiciones:

Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.

Ejemplo para grados: 5º Para porcentaje 8%Para escala 1:1000

2.1.5 Comunicaciones Oficiales y mensajes electrónicos

En la UCEVA se tiene implementado el correo electrónico además de algunas redes sociales y con frecuencia se utilizan estos medios para enviar boletines e información institucional.

Con el fin de organizar esta información que reposa en los equipos de cómputo, la oficina de Informática y Telemática de la UCEVA, hace las siguientes recomendaciones:

La información institucional debe estar almacenada en una unidad de disco duro diferente a la del sistema operativo (Generalmente C). No se debe guardar información en el escritorio ni en "mis documentos".

La información institucional debe estar almacenada en una carpeta cuyo nombre debe estar compuesto por el código de la dependencia seguido de un guion bajo y el nombre de usuario asignado al funcionario. Ejemplo: "1130_mbeltran".

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El cumplir estas indicaciones facilita labores como realizar copias de seguridad (backup) y cambios de equipo; además de minimizar los riesgos de pérdida de información en caso de daños en Software y/o Hardware.

Las Redes sociales abiertas al público, tales como Facebook o Twitter, entre otras, son comunicaciones informales que no hacen parte de la Gestión Documental, ya que los escritos a través de estos medios masivos, hacen parte del Sistema de Comunicación, su nivel básicamente es informativo, por lo tanto no se consideran documentos oficiales.

Recomendaciones para escribir mensajes electrónicos

Al escribir un correo electrónico, es apropiado usar letra minúscula, se dice que al utilizar mayúscula sostenida, se está gritando en Internet.

Identificar claramente la persona a quien se enviará el correo ya que existen direcciones electrónicas muy semejantes.

Utilizar el campo con copia oculta (Cco), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se utilicen con otros fines.

Usar prudentemente la lista de las direcciones. Se recomienda no enviar copias de correos electrónicos a personas que no necesiten un correo determinado.

No adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.

Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para ello se sugiere crear carpetas. Las carpetas se pueden organizar por temas.

El correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial.

Tener cuidado al momento de enviar información a través del correo institucional, éste se utiliza sólo para correos oficiales, no para información personal, y recordar que la información que publique por redes sociales o por Internet se queda en INTERNET.

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2.1.6 Control en la Producción de Documentos Formatos:

Los formatos institucionales que sean generados por necesidad de las dependencias deben ser elaborados en la misma y enviados a la oficina Asesora de Planeación que desarrolla el Programa Institucional de Sistema Gestión de la Calidad; esta oficina asignará el código respectivo al formato y una vez el formato se ingrese al listado maestro de registros institucionales, la oficina solicitante podrá hacer uso y socializar el formato; para cualquier cambio o modificación al mismo, debe informarse a la oficina competente para su actualización y número de código en la versión correspondiente.

Para la organización y control de consecutivos en el aplicativo SGD, se exceptúan los actos administrativos, tales como Resoluciones, Acuerdos, procesos de contratación, Convenios Institucionales, entre otros, los cuales serán adjudicados por la dependencia que los genere.

2.2 DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS

2.2.1 Comunicaciones oficiales

En la UCEVA, se utilizan dos estilos de comunicaciones oficiales, lo que anteriormente se denominaba carta.

Memorando para las comunicaciones internas y Oficio para las comunicaciones externas.

Las comunicaciones no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales o de puntuación, borrados, ni repisados.

Las comunicaciones generadas a través del aplicativo SGD, tienen validez administrativa por lo tanto no es necesario imprimirlas a menos que el destinatario por razones de trámite legal o administrativo, exija el documento impreso y firmado.

De acuerdo con sus objetivos, la comunicación oficial se usa para:

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; Regular o aclarar una situación; Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; Dar respuesta a una comunicación recibida; Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; Impugnar o corregir una situación,

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Solicitar o remitir documentos u objetos. Felicitar, convocar, entre otros.

2.2.2 Memorando (comunicación oficial interna); recomendaciones:

Redactar en forma clara, sencilla, breve, cortés y en modo impersonal, Utilizar papel con logo, sin membrete. Utilizar preferiblemente un solo tema por memorando.

Se utiliza para: Informar sobre un hecho brevemente Hacer requerimientos, Aclarar una situación, Tramitar un asunto, Solicitar o remitir información, documentos u objetos, Hacer llamados de atención entre otros.

2.2.3 Circular:

Su objetivo es dar a conocer información de carácter general tanto normativo como informativo, Informa sobre disposiciones, normas, lineamientos y políticas.

Se debe tener en cuenta: Tratar un solo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; Redactar en forma clara, precisa, concreta, Usar tratamiento respetuoso y cortés; Distribuir el texto de acuerdo con su extensión Utilizar estilo bloque.

2.2.4 Acta:

Expresa el asunto tratado o acordado en una reunión o situación específica. Adquiere valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Debe llevar el nombre del grupo que reúne, aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.

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Sin embargo por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

En la UCEVA el número consecutivo del Acta (1105-43-2-008) correspondiente, se asigna directamente en la dependencia en que se genera.

Clases de Actas

De Consejos Directivo, De Consejo Académico, De Consejo de Facultad Actas de Comité, Actas de grado general, Actas de sustentación trabajo de grado Actas de conciliación Actas de baja, Actas institucionales Actas de entrega de cargo

2.2.5 Informe

Se debe tener en cuenta:

Redactar en forma clara y concisa, en tercera persona. Los informes que se envían a los organismos de control deben ser

elaborados en papel membreteado. Los informes de gestión internos se elaboran en papel con logo sin

membrete. Disponer el orden en que se van a describir las actividades realizadas y Elegir el lenguaje técnico adecuado.

2.2.6 Certificado:

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En este documento probatorio público o privado, se asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia o norma)

2.2.7 Constancia:

En este documento probatorio, se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

Con base en el hecho o acto que se prueba pueden emitirse certificados de:

Según el hecho o acto se expiden constancias para.

Calificaciones obtenidas en períodos académicosDiploma conferido por una Institución Asistencia a congresos, cursos y seminariosDocumento de identidadCertificado de aseguramiento de la calidadCertificado del Sistema de Administración ambientalBecas, donaciones y exencionesCréditos, préstamos o transaccionesRelación de retención de impuestosPaz y salvosResultados de exámenes médicos

Tiempo de servicioExperiencia Salario u honorariosClase de trabajo Jornada laboralCumplimiento de comisionesComportamiento del trabajadorMatriculaEstudio

La constancia y la certificación tienen el objetivo de dar a conocer información de carácter personal.

2.2.8 Sobres comerciales

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Su propósito es servir de cubierta a los documentos para su entrega o envío. Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa. El tamaño del sobre para el envío de anexos debe permitir guardarlos sin dobleces.

Para distribuir la información en el sobre tamaño carta u oficio, se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación sencilla.Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

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2.3 CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS

Entre Máximo 14 cm 3 y 4 cm ZONA 1

ZONA 3

Entre3 y 4 cm

2-3 cm

1,5-a4 cm1,5 y 4,0 cm Zona 2

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A. Dimensiones:

Estas dimensiones son aplicadas a todos los tipos documentales mencionados, tanto en papelería tamaño carta como oficio.

B. Zona 1

Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo tipo y el número de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior.

C. Zona 2

Espacio destinado para la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

D. Zona 3

Espacio superior derecho destinado al registro radicación del documento; es complementaria de la zona 1.

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2.3.1 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CARTA u OFICIO Entre 3 y 4 cm ZONA 1 ZONA 3

Entre3 y 4 cm

1 interlineaCódigo 1 a 2 interlineasLugar y fecha

1 a 3 interlineas

Datos del destinatario

2 interlineas

Asunto

1 a 2 interlineas

Saludo

1 a 2 interlineas

Texto 1 interlinea

1 a 2 interlineas

Despedida

4 a 5 interlineas

Remitente cargo

2 interlineas

Anexos:

Vo. Bo. 1 interlinea

Transcriptor :

1 a 2 interlineas

Entre2 y 3 cm

Entre Zona 2 1,5 y 2,0 cm

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2.3.1.1. Márgenes

Se recomiendan las siguientes márgenes.

Superior entre 3 y 4 cmInferior entre 2 y 3 cmLateral izquierdo entre 3 y 4 cmLateral derecho entre 2 y 3 cm.

2.3.1.2. Estilo:

Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo.

2.3.1.3. Fuente:

Todas las comunicaciones se deben digitar en una fuente clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura, impresión y digitalización. Se recomienda para la redacción utilizar tipo de fuente Arial y el tamaño 12.

2.3.1.4. Código de la Dependencia: 2.3.1.5. Lugar de origen y fecha de elaboración: 2.3.1.6. Datos del destinatario:

NOTA: En la elaboración de las comunicaciones oficiales Memorando y Oficio, los tres pasos anteriores son generados automáticamente por el aplicativo SGD.

2.3.1.7. Denominación o título académico:

El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial. Se deja una interlinea después del destinatario.

Ejemplos SeñorSeñoraDoctor DoctoraLicenciadoIngenieroEconomista, entre otros.

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Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.

DE CARGOS TITULO PROFESIONAL

AlcaldesaAsistente AdministrativaConsulesaDecanaGerentaGobernadoraJuezaJefaMinistraPresidentaRectoraRevisora FiscalSecretaria GeneralSubgerentaTesorera

AbogadaAdministradora de negociosAdministradora de EmpresasArquitectaBacteriólogaBióloga MarinaComunicadora SocialContadora PúblicaGeólogaFísica NuclearIngenieraMédicaMicrobiólogaOdontólogaTrabajadora social

Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula, porque se convierten en sustantivos comunes.

Ejemplos Vendrá la ingeniera Alicia VargasEl diseño de la presentación estará a cargo de la jefa de ventas.

2.3.1.8. Asunto:

Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario constituyendo la síntesis del tema del documento, expresado máximo en cuatro palabras.

2.3.1.9. Saludo:

Se utiliza precedido del título para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros el apellido, si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de comas; si el saludo es extenso se recomienda que la despedida termine en punto.

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NOTA. El uso de estimado o apreciado, se hace solamente para personas de confianza.Ejemplo Apreciado señor Botero García:

Respetada Ingeniera Gloria María: Señora Ministra:Cordial saludo, señor Martínez Orejuela.

Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma,

O frase de cortesía terminada en punto.

Atentamente,Cordialmente,Sinceramente,Respetuosamente,

Agradecemos su gentil colaboración.Nos despedimos y esperamos su respuesta.Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.Para nosotros es un gusto servirle.Hasta una nueva comunicación.

2.3.1.10. Cuerpo de texto:

Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales.

2.3.1.11. Datos del remitente:

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial. No utilizar negrilla, no subrayar, no centrar.

2.3.1.12. Anexos:

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente. La palabra anexo o anexos, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis el número de hojas, escrito en forma continua horizontalmente y separados por coma (,).

Ejemplos Anexo: uno (15 folios).Anexo: dos (ocho folios y un CD-ROM).Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

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2.3.1.13. Copia:

La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y se seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineados sencillo de anexos contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite el nombre de la institución.

2.3.1.14. Datos del transcriptor:

Consignar los nombres y el apellido a tres interlíneas del firmante, de anexo o copia según sea el caso.

2.3.1.15. Firma:

El documento Oficio generado a través del aplicativo, se debe imprimir y firmar, debido a que es un documento que va dirigido al medio externo.

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2.3.2 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO

Entre 3 y 4 cm

Entre3 y 4 cm

2 interlineaMEMORANDO 2 a 3 interlineas

Lugar y fecha

1 a 3 interlineas

PARA: 2 interlineaDE: 2 interlinea

ASUNTO:

1 a 2 interlineas

Texto 1 interlinea

1 a 2 interlineas

Despedida

4 interlineas

firmante

2 interlineas

Copia:

2 a 3 interlineas

Transcriptor :

Entre 2 y 3 cm

Entre 2 y 3 cm

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2.3.2.1. Encabezado:

2.3.2.2. Código de la dependencia:

2.3.2.3. Lugar de origen y fecha de elaboración: Los puntos anteriores son generados por el aplicativo SGD.

2.3.2.4. Destinatario y Remitente:

Ejemplo: PARA: Dra. Antonia Campos Borda, Ingeniera DE: Dirección Seccional

2.3.2.5. Asunto:

Se escribe en mayúscula sostenida a dos interlíneas del remitente.

2.3.2.6. Texto:

Se escribe de dos a tres interlíneas del asunto puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo.

2.3.2.3 Despedida:

Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.

2.3.2.7. Firmante:

La firma o nombre generada a través del aplicativo, en el memorando tiene validez administrativa.

2.3.2.8. Transcriptor:

De dos a tres interlíneas de la firma del remitente.

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2.3.3. ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL

CAUCA Código: (calidad)

CIRCULAR Versión: 00

Código: Dependencia. Serie – Subserie

CIRCULAR No.Lugar y fecha:Grupo destinatario: Asunto:

Texto

Firma responsable:Cargo

Transcriptor:

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2.3.3.1 Código de la Dependencia:

Se escribe el código de la Dependencia guión (-) seguido del código de la Serie Circulares seguido de punto (.) y el código de la Subserie

2.3.3.2 Lugar y fecha:

El lugar y fecha en que se elabora la circular.

2.3.3.3. Grupo destinatario:

Se escribe la palabra PARA: en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario.

2.3.3.3 Asunto, saludo:

Se escribe una frase que referencie el texto de la circular.

2.3.3.4 Texto:

Se desarrolla el texto del asunto.

2.3.3.5 Despedida:

Se escribe una frase de cortesía, de despedida antes de la firma.

Se escribe de cuatro a cinco interlíneas del texto.

2.3.3.6 Firma responsable y cargo:

Los datos del remitente están conformados por el nombre del responsable de la circular y se escribe en mayúscula sostenida y el cargo en la siguiente línea se escribe en mayúscula inicial.

2.3.3.7 Identificación del transcriptor:

Se escribe el nombre y apellido del transcriptor con mayúscula inicial.

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2.3.4 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL ACTA

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA Código:

ACTA DE REUNIÓN Versión: 00

CÓDIGO:

ACTA Nº

COMITÉ: ÁREA/ FACULTAD/PROCESO: LUGAR: HORA DE INICIO: HORA FIN:FECHA:OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

ASISTENTESNOMBRE Y CARGO

INVITADOS

NOMBRE Y CARGO

AUSENTES

NOMBRE Y CARGO

51



Actuó como secretario de la Reunión ________________ sin voz y sin voto, presidido por _______________, seguido se puso en consideración el orden del día propuesto y aprobado así:

ORDEN DEL DÍA

1. Llamada a lista y Verificación del quórum 2. Consideración, seguimiento y aprobación Acta Nº ____ del día.3. Relacione cada uno de los temas a tratar.

XxxxXxxx

xx. Proposiciones y Varios

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA

Descripción del desarrollo de los puntos establecidos en el orden del día.

Siendo las _____ horas el presidente dio por terminada la reunión.

Se procedió a firmar la presente Acta la cual fue aprobada en sesión verificada el día ____ del mes de ____ de _____:

CONVOCATORIA:

FIRMAS DE LOS ASISTENTES

Nombre Cargo Firma

52



Transcriptor:

2.3.4.1 Código de la Dependencia:

Código de la Dependencia - seguido del código de la Serie Acta. Subserie. 2.3.4.2 Acta No.

Se escribe el consecutivo del número del Acta del Comité o Reunión que se reúne.

2.3.4.3 Comité:

Nombre del Comité o grupo que se reúne. Se ubica al costado izquierdo, dos interlíneas después del Número del Acta.

Ej. Comité de Archivo, Comité de Calidad Institucional., Reunión de Auxiliares administrativos.

2.3.4.4. Área / Facultad / Proceso:

Nombre de la Dependencia responsable de la Reunión o Comité.

2.3.4.4 Lugar de la reunión:

Lugar en donde se está celebrando la reunión, dependencia, salón, auditorio, etc.

2.3.4.5 Hora de inicio y de finalización:

Hora en que inició la reunión y se ubica la hora en que finalizó.

2.3.4.6 Fecha:

Día mes y año en que se celebra la reunión.

2.3.4.7. Objetivo:

53



El motivo por el cual se celebra la reunión.

2.3.4.7 Asistentes:

Nombres y apellidos de los integrantes de la reunión con mayúscula inicial a interlineación sencilla, al frente se escribe el cargo que desempeña cada uno de los integrantes en la reunión.

2.3.4.8 Invitados:

Si hay invitados, se escriben los nombres y apellidos completos de los invitados con mayúscula inicial.

2.3.4.9 Ausentes:

Si hay ausentes, se escriben los nombres y apellidos completos.

2.3.4.10 Orden del día:

El primer punto del orden del día, deberá ser llamado a lista y verificación del quórum. Se enumeran los temas que serán motivo de la reunión, con mayúscula inicial, indicándolos con números arábigos.

2.3.4.11 Desarrollo:

Se inicia el primer tema indicándolo con número arábigo.

2.3.4.12 Convocatoria:

Cuando se va a programar una nueva reunión, a continuación se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora en que se proyectará la próxima reunión.

2.3.4.13 Firmas de los asistentes:

En el cuadro de firmas de los asistentes, en la primera columna se escriben los nombres completos de los firmantes responsables en mayúscula sostenida, al frente se escriben los cargos en mayúscula inicial y en la columna del frente, firman las personas mencionadas.Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede en primer lugar, seguido de los demás firmantes.

2.3.4.14 Transcriptor:

54



Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Acta, con mayúscula inicial.

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2.3.5 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA Código:

INFORME Versión: 00

Código: Dependencia. Serie – Subserie

Título del Informe:

Presentado a:

Fecha:

Texto

Firma responsable:

Con copia para:

Transcriptor:

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2.3.5.1 Código:

Se escribe el código de la dependencia, seguido de los códigos de la Serie y Subserie.

2.3.5.2 Título del informe:

Es el tema sobre el cual trata el informe.

2.3.5.3 Presentado a:

Se escribe en mayúscula sostenida el nombre de la persona y dependencia a quien se le presenta el informe.

2.3.5.4 Texto:

En este espacio se desarrolla el informe con sus numerales correspondientes.

2.3.5.5 Nombre y Firma del Responsable:

En este espacio se escribe el nombre del autor o autores del informe, el/los cargos y lo deben firmar.

Si son varias las firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, se escriben por parejas siendo la primera contra el margen izquierdo, si el número de firmas es impar la última se escribe centrada.

2.3.5.6 Con copia para:

Se escribe el nombre y cargo de la persona a quien le envía copia, con mayúscula inicial.

2.3.5.7 Transcriptor

Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Informe, con mayúscula inicial.

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2.3.6 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE CERTIFICADO Y CONSTANCIA

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Entre 3 y 4 cm

Entre3 y 4 cm

2 interlineaDENOMINACIÓN 2 a 3 interlineasCODIGO: 2 a 3 interlineasCARGO

4 a 5 interlineas

IDENTIFICACIÓN DEL TEXTO:

2 interlinea

Texto------------------------------------------------------------------------

2 interlineas

TEXTO:----------------------------------------------------------------------

3 interlineas

Ciudad de origen y fecha

4 a5 interlineas

FIRMA RESPONSABLE

Transcriptor :

Entre 2 y 3 cm

Entre 2 y 3 cm



2.3.6.1 Denominación:

Se escribe a cinco interlineas del borde superior la denominación CERTIFICADO o CONSTANCIA.

2.3.6.2 Código:

A dos interlíneas de la denominación y contra el margen izquierdo se digita el código de la dependencia que expide, seguido de guión (-) se escribe el número correspondiente al certificado o constancia, a continuación y seguido de punto (.) se escribe el código correspondiente a la Subserie, finalmente se digita el numero consecutivo de certificado o constancia.

2.3.6.3 Cargo:

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, sin subrayar centrado, precedido de los artículos el, o la, a una distancia de cuatro a cinco interlíneas del código. Ejemplo:

LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

2.3.6.4 Identificación del texto:

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:). Se ubica a cuatro o cinco interlíneas del cargo, centradas, en mayúscula sostenida y puede utilizarse negrilla para resaltar.

2.3.6.5 Texto:

Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción Que, en mayúscula inicial a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

Tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida Y NIT. Ejemplo:

Que el señor MARCELO ANRÉS BENITEZ ROCHA, con cédula de ciudadanía 70.000.000 de…

Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.000.000-5 se le retuvo…

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En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.

2.3.6.6 Ciudad de origen y fecha:

A tres interlíneas del último párrafo del texto se escribe la ciudad de origen, el día, mes y año.

2.3.6.7 Firma responsable:

De cuatro a cinco interlineas de la fecha, centrado y en mayúscula sostenida se escriben nombres y apellidos del responsable. No se escribe el cargo, no se subraya.

2.3.6.8 Transcriptor:

A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

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2.3.7 ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE

zona 1 zona 3

Zona 2

2.3.7.1 Zona 1

Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT.

2.3.7.2 Zona 2

Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página web, el apartado aéreo, el teléfono, el nombre de la ciudad o municipio de origen y el país.

2.3.7.3 Zona 3

Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

2.3.7.4 Partes de sobre:

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:

En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal. En el tercio central se escriben los datos del destinatario. El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio, su distribución debe ser armónica, se dirige en forma personalizada, estos datos se escriben a interlineación sencilla.

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2.3.7.5 Tratamiento o títulos:

Se escriben con mayúscula inicial

2.3.7.6 Nombre:

Se escribe en la segunda línea del tratamiento con mayúscula sostenida o mayúscula inicial según su preferencia, se recomienda escribir los dos apellidos. No se usa negrilla.

Ejemplo Ingeniero DUVAN PULGARIN MARROQUIN

Economista

2.3.7.7 Cargo:

Se escriben con mayúscula inicial. Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición silábica

Ejemplo Ingeniero DUVAN PULGARIN MARROQUIN Director de Servicios Informáticos

2.3.7.8 Organización:

Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social, acrónimo o sigla.

Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A.

Los acrónimos se escriben con mayúscula sostenida o mayúscula inicial.

Ejemplo CAFAM – Cafam SENA – Sena UCEVA- Uceva

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2.3.7.9 Dirección o apartado:

La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se anota en número de la nomenclatura. Se emplea la abreviatura de número nro. (opcional). No se escribe el signo (#).

Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula, si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente Bis, es indispensable escribirlos en forma completa.

Ejemplo SeñoraDiana Pulgarín MarroquínCalle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234Urbanización el PobladoMedellín, Antioquia

NOTA: Para tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que la dirección sea clara y completa. Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo, sin abreviar y no se escribe la dirección.

Ejemplo DoctorALFREDO JARA TOBONJefe de ComprasCAFAMApartado Aéreo 35476Quibdó, Chocó

2.3.7.10 Destino:Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.

2.3.7.11 Local: Cuando el destino es dentro de la ciudad, se escribe el nombre en mayúscula inicial.

Ejemplo DoctorALFREDO JARA TOBONJefe de ComprasCAFAMApartado Aéreo 35476Melgar.

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2.3.7.12 Nacional: Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe el nombre y el del departamento correspondiente, separados por como (,) y con mayúscula inicial.

Ejemplo DoctorALFREDO JARA TOBONJefe de ComprasCAFAMApartado Aéreo 35476Tunja, Boyacá

NOTA: Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como el caso de Bogotá D.C, Guadalajara de Buga o México D.F.

2.3.7.13 Internacional: La información debe ir en el idioma oficial del destino a interlineación sencilla. El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida.

En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país del destino tales como, P.O Box, Postfach, entre otros.

El país del destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad, o en el siguiente, dependiendo de la extensión de la información en mayúscula inicial.Ejemplo: MR. RALPH GEERE, General Manager

IBM Internacional22 Marion Avenue, HartsdaleNEW YORK 12640Estados Unidos de América.

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PROCESO 3. GESTIÓN Y TRÁMITE:

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Recepción, Distribución, Trámite y Consulta de documentos

La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe garantizar que ésta sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos que necesita. Norma ISO 15489-1 5

3.1. RECEPCIÓN

El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

5 http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS).pdfNorma ISO 15489-1. Información y documentación. Gestión de Documentos

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http://www.informacionpublicapgr.gob.sv/descargables/sia/normativa-internacional/GEStexto1(CS).pdf



MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política. Artículo 15 Parágrafo 3. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 12. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos en ventanilla única.

Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.

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3.1.1 La ventanilla única.

El principio fundamental de la Ventanilla Única es administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.

La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico necesario para desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y controlar el trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería interna, externa y por medios electrónicos; que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos a la Institución, además de brindar el servicio de información a los usuarios sobre las comunicaciones oficiales que salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre información institucional y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, celeridad, imparcialidad respetando el derecho de turno con oportunidad y guardando estricta reserva sobre los documentos y la información a la cual se tiene acceso.

Las principales funciones de la Ventanilla única son: Recibir documentos Verificar la información de los documentos Clasificar en documentos externos e internos para su trámite Radicar Registrar Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales Brindar atención personalizada y telefónica al usuario Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta

oportuna a las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno. Puede realizarlo a través del aplicativo SGD adquirido por la Institución, implementado a partir de septiembre de 2011.

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3.1.2 Etapas del proceso de recepción

La ventanilla única institucional debe recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad, para legalizar su radicación y distribución, verificar si amerita su radicación y, en caso de que no sean para la institución deberán ser devueltas al remitente.

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los anexos anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en buen estado. Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar lo anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de: Comprobar las fechas de elaboración y recibido. Revisar que este firmado, verificar anexos

El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma permanente, atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos tales como acciones constitucionales, derechos de petición, tutelas, demandas, embargos, documentos contables como facturas, recibos de servicios públicos.

El horario para el reparto y distribución de las comunicaciones se hará teniendo en cuenta el horario institucional:

En la mañana 8:00 a 12:00 m. En la tarde 2:30 a 6:00 p.m.

Las publicaciones, libros, revistas, folletos, tarjetas de invitación y demás documentos de carácter informativo como plegables, publicidad, no se radican. Para control de su recepción se registra su información en el formato Registro de Libros revistas y publicaciones recibidas.

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3.1.3 Registro de documentos

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran los siguientes datos:

Fecha Nombre del Remitente Dirección, teléfono y correo electrónico Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia Asunto Número de folios y anexos

3.1.4 Radicación e impresión de rótulo

“Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo”. (Acuerdo 060 de 2001).

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento. (Ver anexo SGD Registro y radicación de comunicaciones (final dedeste documento)

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD).

Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación oficial en la Ventanilla Única se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada, con el fin de velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

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Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

3.1.5 Radicación de fax:

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única. Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva.

3.1.6 Generalidades para la radicación de comunicaciones:

Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, y académicas, su recepción, radicación y distribución, se hará únicamente a través de la ventanilla única.

Todas las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los docentes y estudiantes de los diferentes programas académicos diurnos y nocturnos de la UCEVA tales como peticiones, quejas, y reclamos (PQRSFs), sin excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos de Facultad, deberán radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su trámite hay dos formas de realizar el proceso. La primera es a través del Link de la Institución donde existe el formato PQRSFs, el cual se puede diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través de un oficio, el cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el horario de 8:00 a 12:00 y de 2:30 a 6:30 p.m.

Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las Facultades y que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.

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La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de recibo, número de anexos, el nombre completo y claro de quien recibe el documento.

Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en las respectivas Facultades.

Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia labora fines de semana, las solicitudes que sean presentadas por estudiantes y docentes el día sábado, se recibirán en esta oficina y serán enviadas el primer día hábil de la semana siguiente a la Ventanilla Única para su radicación y respectivo trámite.

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3.2 DISTRIBUCIÓN

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional)


Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

3.2.1 Distribución de documentos internos enviados

Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del envío.

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.

3.2.2 Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:

La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas en fuelle, o en carpetas, por dependencias

Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su distribución.

El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla única.

3.2.3. Distribución y envío de documentos externos

Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única Institucional.

La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para su distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual se diligencia el formato Comunicaciones enviadas al medio externo.

La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a lo estipulado en la producción documental de la institución (código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos).

La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos: número de radicación, fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre, entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).

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La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento físico, para el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y firma las guías para el control de entrega, y realiza la distribución utilizando los medios de mensajería.

La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia del envío de los documentos y da por concluido el trámite de entrega.

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3.3 TRÁMITE DE DOCUMENTOS


Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.

Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

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3.3.1 Recepción de solicitud o trámite:

Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen ante la Unidad Central del Valle del Cauca podrán formularse, a través de la página web en el link PQRSF, o a través de un oficio, el cual será registrado y radicado en la Ventanilla Única Institucional, en el aplicativo SGD e inmediatamente remitidas a la dependencia competente, electrónica y físicamente, con copia a la Secretaría General, para el control institucional del trámite.

Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas Decanaturas y facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.

Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.

Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige. Nombres completo del solicitante o su representante. Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la

respuesta del peticionario y/o apoderado. Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF. La relación de los documentos que sustentan la PQRSF. La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.

Conforme al principio de Celeridad que rige las instituciones públicas de nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Teniendo en cuenta el tipo de manifestación, en la UCEVA las PQRSF’s deberán ser resueltas dentro de los siguientes plazos, según la Resolución No. 750 de junio 4 de 2009.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.

Quince (15) días hábiles para atender reclamos.

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Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.

Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.

Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

La expedición de copias de documentos que reposan en la Institución dará lugar al pago previo de las mismas. Para tal efecto se le comunicará por escrito al peticionario que tiene cinco días calendario para la cancelación de dichas copias en la Tesorería de la Institución, una vez el peticionario presente el recibo de pago se procederá a su entrega dentro de los cinco días hábiles siguiente.

3.3.2 Procedimiento:

La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra dependencia.

Todas las PQRSf –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.

El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos o internos según sea requerimiento.

Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie correspondiente.

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3.4 CONSULTA

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por funcionarios entre dependencias o por los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes y si la persona interesada desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a los funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.

Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del Cauca, procede de la siguiente manera en atención a los requerimientos y solicitudes:

El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido (tipo documental, serie o Subserie, fecha).

Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central proceden a ubicar la información solicitada.

En el Archivo de Gestión la documentación se encuentra ubicada dentro de los archivadores.

En el Archivo Central la documentación se encuentra ubicada en estantes.

Los funcionarios del Archivo Central consultan la base de datos (descripción documental) para conocer la ubicación de la carpeta y/o tipo documental solicitado.

Ubicada la documentación requerida se diligencia el formato Control préstamo de documentos. Si el documento o carpeta, está disponible en el Archivo Central y es requerido físicamente, se hace el préstamo a través del mensajero interno, anexando el formato de control de préstamo de documentos.

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Si el solicitante no requiere el documento físico, se escanea el documento y se envía a través del correo institucional.

En caso de que la información solicitada se requiera con mucha urgencia, el solicitante se debe desplazar hasta el Archivo Central donde se hará entrega de la información.

Firman el formato Control Préstamo de Documentos tanto el solicitante como quien hace entrega de la carpeta.

En el espacio que ocupa la carpeta que se ha prestado, inmediatamente se ubicará la Guía de AFUERA; esto nos indica que esta información se encuentra fuera de la dependencia.

El tiempo estimado como préstamo para consulta de documentos es de tres días, si el solicitante requiere de más tiempo, se le hace una prórroga por el espacio de tiempo solicitado.

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PROCESO 4. ORGANIZACIÓN

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Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación.

Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de las historias laborales

Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de Archivo General de la Nación.”

Circular AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo.

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Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos son la imagen propia de las Institución que los produce. Gracias a los archivos, las instituciones se pueden afirmar como entidades con capacidad de respuesta organizada y un archivo que está correctamente organizado se constituye en memoria y testimonio de la evolución de su entidad productora.

La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, es un proceso mediante el cual se desarrollan un conjunto de acciones orientadas a la clasificación ordenación y descripción de los documentos institucionales.

Este proceso tiene como instrumento archivístico las Tablas de Retención Documental, aprobadas en la Institución, las cuales contienen un listado de series y Subseries con sus respectivos tipos documentales. A las TRD se les asigna el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos y se establece su disposición final. De ahí que las TRD son la base fundamental para la correcta organización de los archivos de gestión teniendo en cuenta los siguientes elementos:

4.1 CLASIFICACIÓN

En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad.

4.2 ORDENACIÓN Se ubican físicamente los documentos en las respectivas series en secuencias naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los grupos definidos de la clasificación.

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4.3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTALUna vez agrupados los documentos, se materializa representativamente su identificación, localización y recuperación, para la gestión o investigación.

Al clasificar, se separa o divide un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos y al ordenar, se unen todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden.

4.3.1 Procedimiento

Una vez clasificadas las series definidas en las TRD de cada dependencia, se agrupa la documentación con el fin de formar los respectivos expedientes.

Posteriormente se ordena en unidades de conservación o carpetas, las cuales son identificadas con el formato Portada carpetas

DOCUMENTOS CLASIFICADOS

ACUERDOS ACTAS

CIRCULARES INFORMES PLANES

La documentación que será archivada en las respectivas carpetas debe guardar uniformidad, por lo tanto si los documentos de una carpeta están en tamaño carta y oficio, se deben alinear en el borde superior, se perforan con el tamaño oficio y se archivan.

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Documento tamaño oficio

Documento tamaño carta



Separador de series documentales: Elaborare los separadores de cada una de las series y Subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Para distinguir las Series de las Subseries elabore los marbetes de las series en un solo color y los marbetes de las Subseries en otro color.

Separador de series Separador de Subseries

IMPORTANTE: Las series siempre deben ir en mayúscula sostenida. Las Subseries deben ir en mayúscula inicial.

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20. ACUERDOS 20. 01 Acuerdos Consejo Directivo



4.3.2 Principio de Procedencia

Cada documento debe conservarse en la dependencia que lo originó, teniendo en cuenta que debe mantener la independencia, integridad y serie de los documentos.

4.3.3 Principio de orden original

Los procedimientos administrativos determinan el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite. Ordene al interior de las carpetas cada uno de los asuntos teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite manteniendo la estructura del servicio activo, de esta manera se está dando inicio al principio de orden original ejemplo.

Acta 01 del 22 enero de 2011Acta 02 del 10 de marzo de 2011Acta 03 del 26 de marzo de 2011

Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.

Identifique cada archivador con su respectivo número de gavetas de tal forma que permita la localización física de los expedientes, marque las Series y las Subseries con sus respectivos códigos en cartulina tamaño media carta o memorando y péguela a manera de porta índice en la gaveta donde quedaron ubicadas las carpetas, de esta forma se podrá observar a primera vista en que gaveta está la documentación que se necesita consultar.

Ubique físicamente las unidades de conservación (carpetas) que conforman cada una de las Series y Subseries observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental.

Identifique cada gaveta con el listado de Series, Subseries y Tipos Documentales que conforman la TRD de la dependencia.

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Gaveta 3

Gaveta 2

Gaveta 1



4.4 FOLIACIÓN

La foliación consolida la ordenación, es parte constitutiva del Inventario

documental y es requisito para realizar las transferencias documentales. Permite

ubicar y localizar de manera puntual un documento; es una tarea previa a

cualquier empaste, proceso de descripción, proceso técnico, reprografía,

microfilmación, digitalización y transferencia documental al Archivo Central. Se

recomienda mantener al día la foliación para evitar que se acumule el proceso.

Requisitos antes de foliar la documentación:

Verifique si los documentos responden al trámite o tipo documental de la

respectiva serie documental.

Analice si existe duplicidad (documentos repetidos).

Identifique si además de los tipos documentales propios de la serie existen

otros de apoyo.

También si los documentos están correctamente ordenados.

4.4.1 Procedimiento

Folie la documentación previamente depurada, clasificada y ordenada, en forma consecutiva, sin repetir u omitir números.

Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben emplearse. Escriba el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del

texto.

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Documentación previamente clasificada

Documentación previamente ordenada

Documentación previamente depurada



Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio dejando en el área de NOTAS del formato de inventario y transferencia documental las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un solo folio en el área de notas del formato de inventario y transferencia documental, se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas.

Las unidades de conservación o carpetas que se utilizan para archivar los documentos deben ser carpetas desacidificadas para evitar el deterioro por oxidación del papel y deben contener máximo 200 folios por unidad.

En caso de unidades de conservación como tomos, libros de contabilidad, que ya vienen encuadernados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano. Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados o para evitar migración de tintas por contacto no se deben foliar.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia en el aérea de notas del formato de inventario y transferencia documental de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, mediante una hoja de referencia cruzada.

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La hoja de control cruzado o referencia cruzada, se utiliza con el fin de evitar duplicidad de información, es un referente que ayuda a recuperar y acceder a cierta tipología documental que hace parte de un expediente. Cuando existan tipologías que hacen parte de otras Subseries o anexos en soportes CD, fotografías, entre otros, se hace la respectiva referencia cruzada para indicar la ubicación del soporte..

4.4.2 Lo que no se debe hacer al momento de la foliación:

Foliar con numerador Foliar con trazo fuerteNo se deben foliar las pastas ni hojas en blanco de guarda.

A-bis

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

1

1 No se deben repetir números

No se debe omitir números, cuando se tenga lista la Documentación a transferir proceda a diligenciar el formato de Transferencia e Inventario Documental.

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Series Documentales Simples. En series como: Acuerdos, Resoluciones, Actas, Circulares, Informes, la foliación debe realizarse de manera permanente, cada que se produce el documento y se legaja.

Series Documentales Complejas. En series como contratos, historia laboral, procesos jurídicos, proyectos etc. La foliación de sus documentos tendrá una sola foliación de manera continua y si el expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta) la foliación se realizará de tal forma que la segunda será continuación de la primera.

Teniendo en cuenta que la foliación en algunos expedientes tales como contratos, historias laborales, procesos jurídicos, entre otras, es compleja puesto que la documentación no se encuentra disponible al mismo tiempo, la foliación podrá realizarse cuando finalice el trámite administrativo.

Al momento de realizar la foliación identifique la documentación que es objeto de conservación y proceda a foliar cada uno de los documentos que forman las series y Subseries documentales, Previendo para ello la numeración de los folios en el extremo Superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo al cual le corresponderá el número 1 hasta el más reciente de la carpeta.

Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados se numerarán como un solo folio de igual forma se procede con impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines plegables, etc.)

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4

3

2 1

ACTAS

CONTRATO

BOLETINES

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALSECRETARIA GENERAL-ARCHIVO

Código:

Versión: 00

4.5 DOCUMENTOS DE APOYO

Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y Subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter gen eral, sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto pierden valor administrativo y no son objeto de transferencia al Archivo Central e histórico.

Dentro de los documentos de apoyo podemos encontrar: fotocopias de normas externas, decretos nacionales, circulares, resoluciones, artículos de prensa, publicaciones o impresos como invitaciones, tarjetas, plegables y propaganda, correspondencia etc.

Estos documentos carecen de valor administrativo y documental, en consecuencia no se requiere su foliación.

Separadores para documentos de apoyo. Una vez se identifican los documentos de apoyo, se elaboran separadores para cada uno de los asuntos identificados en el paso anterior y se ubican al final de las series y Subseries de la dependencia.

Los documentos de apoyo se deben identificar únicamente con el nombre del asunto, no tienen codificación.

Después de cumplir su misión para el cual fue guardado el documento de apoyo, se debe proceder a su eliminación, el funcionario encargado del archivo de gestión elaborará el acta donde quedará registro de los documentos destruidos, con el visto bueno del jefe inmediato, mediante el formato Acta de eliminación de documentos (Acuerdo 042 de 2002).6

6 Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental.

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Código:

Versión: 00

4.6 ÍNDICE DOCUMENTAL

Con el registro del índice documental se sabrá exactamente qué información se

conserva y se genera en la dependencia.

Para esta actividad se diligencia el formato Índice documental, el cual se

recomienda diligenciar en forma posterior y paralelo a la foliación de

documentos que conforman cada unidad documental y su ubicación puede

ser en el inicio o en el final de la carpeta, con el contenido completo de esta.

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Código:

Versión: 00

4.7 ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL7

Para la organización de la serie “HISTORIAS” - Subserie “Historia Laboral”, la Unidad Central del Valle del Cauca se rige por las directrices establecidas en las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y del el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia laboral debe contemplar como mínimo los siguientes documentos:

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Documentos de identificación Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los

requisitos del cargo Acta de posesión Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de

compensación, etc. Actos de inscripción en el escalafón de carrera administrativa, pagos de

prestaciones, evaluación del desempeño, suspensiones y cumplimiento de sanciones,

Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación

del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

Igualmente llevará una hoja de control que corresponde al formato Control Historia laboral y/o académica.

7 Bogotá: DAFP – Archivo General de la Nación. Circular No. 004 de 2003. Organización de las Historias Laborales.

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Código:

Versión: 00

4.8 ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS

Las Historias Académicas de los Egresados de la Unidad Central del Valle del Cauca, deben contener los siguientes documentos, los cuales deben ir descritos en el formato Control Historia laboral y/o académica.

1. Certificado médico2. Registro civil3. Fotocopia documento de identidad4. Fotocopia libreta militar5. Fotocopia diploma de bachiller y acta de grado de bachiller6. ICFES7. Certificado de notas de bachiller8. Solicitud de grado 9. Formato de paz y salvo10.Acta sustentación trabajo de grado11.Encuesta seguimiento a egresados.

El procedimiento que se debe realizar para la depuración de la documentación de los estudiantes que por diversos motivos se han retirado de la Institución es el siguiente:

Teniendo en cuenta el Acuerdo 021 del 25 de septiembre de 2007 del Consejo Directivo en su capítulo IV artículo 25, se debe tener en cuenta la conservación de la documentación presentada por los estudiantes los cinco (5) años inmediatamente siguientes al retiro del estudiante. Pasado este tiempo -cinco años siguientes al retiro del estudiante- , la documentación presentada por el estudiante será eliminada toda vez que se ha vencido el tiempo estimado para su reclamación ó reintegro.

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Código:

Versión: 00

4.9 RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS

La Ley 594 de 2000 en su artículo 15 establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos que estén a su cargo, debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión pública. El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.

De acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, “el documento público es el otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención”; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

El funcionario que se retire de sus funciones, de su cargo, cambie de dependencia o de la Entidad, deberá entregar inventariado el archivo a su cargo, utilizando para ello el formato de Inventario Documental (anexo 12), dispuesto para tal fin.

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Código:

Versión: 00

PROCESO 5. TRANSFERENCIA

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Código:

Versión: 00

MARCO

NORMATIVO DEL PROCESO

ORGANIZACIÓN

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”.

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio.

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Código:

Versión: 00

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación.

Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de las historias laborales.

Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de Archivo General de la Nación.”

Circular AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta

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Código:

Versión: 00

en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados

Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

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Código:

Versión: 00

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Cuando la documentación ha cumplido su ciclo vital en los archivos de las dependencias se trasladan o transfieren al Archivo Central, cumpliendo con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.

El Archivo Central enviará a las respectivas dependencias el cronograma anual para las transferencias documentales, cada una de las dependencias deberá acatar la fecha en que le corresponden enviar la documentación.

5.1. PROCEDIMIENTO

5.1.1. Depure:Seleccione la documentación que va a ser objeto de transferencia y retire aquellos documentos que no representen valor documental tales como duplicados, impresos o publicaciones, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, folletos, hojas en blanco, boletines, fotocopias informativas, catálogos de productos, documentos repetidos, escritos a mano, fotocopias de leyes, decretos siempre y cuando no hagan parte integral del documento. Los documentos de apoyo no se transfieren al Archivo Central.

Al documento denominado “FAX”, si es de gran importancia su contenido y no reposa en la carpeta el documento original, es necesario tomarle una fotocopia, esto debido a que el papel térmico tiende a borrar su contenido muy pronto.

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Código:

Versión: 00

5.1.2 Limpie

Elimine todos los elementos metálicos tales como clips, ganchos y grapas de cosedora, evitando ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación

5.1.3 Diligencie el formato

Cuando transfiera la documentación al Archivo Central, debe enviar original y copia del formato Transferencia e inventario documental, debidamente firmados. Una vez el Archivo Central, revise la documentación transferida, hará devolución de la copia del formato. Recuerde que:

En cada unidad de conservación (caja de archivo) se almacenan entre 10 y 12 carpetas

Cada carpeta no debe contener más de 200 folios y Las carpetas que se utilizan son carpetas desacidificadas

.Una vez se tenga la documentación debidamente revisada, inventariada y foliada se procederá al embalaje o empaque el cual debe mantener el orden estricto del inventario.

Igualmente cada carpeta enviada llevará una hoja de control, correspondiente al formato Índice documental.

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Código:

Versión: 00

5.1.4. Ajustes:

Cuando la Institución y/o alguna Dependencia tenga cambios estructurales o se adicionen o eliminen procesos internos o en el caso en el que se cree una nueva Dependencia, es necesario ajustar la Tabla de Retención Documental.

Para realizar este proceso de cambio en la estructura de la TRD, se debe enviar una solicitud, diligenciando el formato Solicitud de actualización de Tablas de Retención Documental. Una vez el Archivo Central realice el cambio, se convocará al Comité de Archivo Institucional para la aprobación de dicha actualización.

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Código:

Versión: 00

PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

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Código:

Versión: 00


Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Constitución Política de 1991. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Ley 39 de 1981.Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquier otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

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Código:

Versión: 00

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Ley 39 de 1981. Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.

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Código:

Versión: 00

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

La disposición de documentos es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las TRD o TVD.

La disposición final de la documentación está enmarcada dentro de las Tablas de Retención y Valoración Documental, cumplido el tiempo de retención de los documentos, se debe tener presente el ciclo vital de los mismos desde su creación hasta la disposición final, siendo esta, su eliminación o conservación permanente.

La clasificación de los documentos tanto en archivo de gestión como en archivo central tiene un valor primario y secundario que corresponde de la siguiente manera:

Primera etapa del ciclo vital del documento.

Valores: Administrativo

Legal

Contable

Fiscal y

Técnico.

Segunda etapa del ciclo vital del documento.

Valores: Cultural

Histórico y

Científico

La primera etapa del ciclo vital se cumple cuando el documento completa su trámite de gestión y es transferida al archivo central, la segunda etapa en que se conserva la documentación es por el espacio de tiempo estimado en la tabla de retención.

Estos documentos Mientras los documentos permanezcan en el archivo de gestión son de consulta permanente, es decir su trámite y gestión son de vigencia actual, por lo tanto adquiere valor primario.

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Código:

Versión: 00

Amparados en la Tabla de Retención Documental y cumplida la retención de la documentación en los archivos de gestión se procederá a realizar las transferencias al Archivo Central de la institución; recibida la documentación en Archivo Central se revisará que las mismas cumplan con los parámetros expuestos para esta actividad (ver transferencias documentales).

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Código:

Versión: 00

6.1 SELECCIÓN DOCUMENTAL

La conservación permanente de la documentación de carácter histórico debe tener una durabilidad útil para lo cual se recomienda papel con un gramaje de 75 a 90º gramos libre de ácido de esta manera se garantiza la durabilidad de la información por lo menos de 200 años.

Los documentos dispositivos como acuerdos, actas, resoluciones, documentación de gran tamaño voluminoso como historias laborales, nóminas, historias académicas, contratos de obra y contratos de prestación de servicios; como medida preventiva se recomienda la digitalización conservando en backup copias de seguridad de tal forma que se garantice su durabilidad y consulta.

6.2 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel)

Al momento de la destrucción se debe tener en cuenta la garantía, confidencialidad y el valor administrativo que el documento represente para la institución. El método a seguir para la eliminación de la documentación que ha perdido valor administrativo tanto en los archivos de gestión como en archivo central, es la destrucción manual o en su defecto se utilizará la picadora, para su posterior entrega a los depósitos de material reciclable que existen en la ciudad.

La eliminación de la documentación en archivos de gestión deberá quedar registrada en el formato institucional Acta de eliminación elaborado para tal fin y debe ser firmado por el jefe de la dependencia y el auxiliar administrativo.

Cumplida la retención documental en archivo central se procederá a su selección y posterior relación en el formato institucional, se notificará al funcionario responsable de la misma, para ser firmada por el jefe de la dependencia, posteriormente se procederá a la destrucción física del documento.

NOTA: NO se debe incinerar la documentación, pues este medio ocasiona contaminación y daño al medio ambiente.

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Versión: 00

PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

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Código:

Versión: 00


Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.”

Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

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Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981. Artículos 1,2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación

Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en movimiento.

Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

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7.1 PRESERVACIÓN

La conservación y/o preservación de documentos, independientemente del soporte que respalde la información, es el conjunto de medidas preventivas o correctivas que se deben adoptar para garantizar la integridad física y funcional de los documentos sin alterar su contenido, garantizando las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos.

Para el almacenamiento de la documentación, la UCEVA adopta la preservación / conservación de los documentos en papel, en carpetas desacidificadas (libres de ácido), y en el Archivo Central dentro de cajas de archivo evitando el polvo y deterioro por factores ambientales y que la documentación pierda su color natural tornándose amarillenta a través del tiempo.

Los ganchos utilizados para sujetar la documentación deben ser plásticos con el fin de evitar la oxidación de la documentación, en los archivos de gestión la documentación es guardada en archivadores tipo vertical metálico de gavetas y archivador horizontal igualmente metálico.

Los archivadores dentro de las dependencias deben estar ubicados en lugar seco y fresco, debe evitarse la ubicación cerca de ventanales, y alejados de fuentes directas tanto de la luz natural como artificial.

Para preservar el material audiovisual, grabaciones en vídeo, audio, fotografías entre otros, la oficina que edita y preserva este tipo de material es el denominado Proyecto “Productora Audiovisuales TV UCEVA” de la Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables de la UCEVA, y el personal adscrito a este proyecto, preserva esta tipología, a través de casetes de video y Cd, envueltos en película plástica, dentro de vitrinas de almacenamiento de casetes y Cd, lo apropiado para estos casos es conservar la temperatura requerida (20ºc para este tipo de soporte y conservarlos libres de polvo y deterioro ambiental. El material está plenamente documentado a través de fichas de organización de casetes y en registros electrónicos con copias de seguridad en formatos electrónicos.

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7.2 FACTORES MEDIOAMBIENTALES

Los factores medio ambientales a los cuales está expuesta la documentación en los archivos central y de gestión de la Unidad Central del Valle del Cauca son:

Fenómenos Naturales: son eventos ocasionados por inundaciones, incendios y terremotos. En el caso de inundaciones las medidas a tomar son: mantener alejada la documentación de puertas ventanales y espacios abiertos por donde pueda penetrar las aguas lluvias.

En caso de presentarse fuertes aguaceros sobre todo en temporadas de invierno y por consiguiente se vea afectada la documentación, se deberá proceder de la siguiente manera:

Disponer abiertos los documentos sobre papel absorbente el cual deberá cambiarse regularmente.

Utilizar secador de cabello de esta forma se evapora la humedad, esta labor es lenta pero eficaz.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas teniendo cuidado de no ocasionar rasgaduras.

Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente.

Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se podrán lavar ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia.

Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.

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No es aconsejable secar la documentación al sol pues el papel tiende al tostado con lo cual se estaría ocasionando daño irreversible al documento.

Como medida de prevención en el evento de presentarse incendio, se recomienda la instalación de alarmas potentes detectoras de humo las cuales darán dar aviso al personal de vigilancia, esto en caso de presentarse incendio en horas no laborales. Como primeros auxilios en la Unidad Central del Valle se encuentran estratégicamente ubicados extintores tipo Solkaflam 123 y multipropósito ABC. Los cuales nos permiten apagar papel, cartón, madera y equipos de oficina.

Fenómenos medio ambientales. Es producido por partículas aerotransportadas (polvo) representando uno de los factores de alteración más nocivos para los bienes documentales tales como: debilitamiento, manchas de humedad, reblandecimiento de encolados (tomos) deterioro y pérdida de resistencia estructural; lo cual ocasiona pérdida de información, ilegibilidad de lo impreso en el documento y acumulación de oxidación.

La medida que se debe tomar es la limpieza manual es decir, limpiar por lo menos una vez por semana gavetas, carpetas, lomo de libros, tomos y cajas de archivo; para lo cual se debe utilizar dulce abrigo, igualmente se aconseja hacerlo con una brocha de cerda suave.

La limpieza de los documentos en el Archivo Central se realiza con aspiradora que se utiliza para succionar el polvo depositado sobre las cajas de archivo y sobre el lomo de los tomos contables.

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Para el aseo del piso se utiliza Varsol mezclado con agua para evitar levantar polvo mientras se hace limpieza a los pisos.

Fenómenos Externos. Son los ocasionados directamente por el hombre, tal es el caso del vandalismo manipulación, adulteración, enmendaduras, depósitos inadecuados etc.

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación de un Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

Evitar enmendaturas con cintas adhesivas o pegantes.No Utilizar ganchos metálicos.

No realizar anotaciones sobre el documento.No rayar el documento con resaltador, lápiz o lapicero.Si se necesita comentar sobre la comunicación, se recomienda utilizar papel reciclable para las anotaciones pertinentes y sujetar con clip al documento.

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NORMAGRAMA

NORMA TITULO ARTICULOS APLICABLES

DESCRIPCION DE LA APLICACIÓN

Ley 594 de 2000

Por medio del cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Todos Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.

Ley 734 de 2002

Código disciplinario Único.

34, numeral 5

35, numeral 8,13

Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,

cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

Acuerdo 060 de 2001

Por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Todos

Establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Acuerdo 048 de 2000

Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7. 59

“Conservación de documentos” conservación preventiva y restauración documental.

Acuerdo 049 de 2000

Por el cual se desarrolla el capítulo 7.

todo Condiciones de edificios y locales destinados

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archivos.

Acuerdo 050 de 2000

Por el cual se desarrolla del artículo 64 el título VIII conservación de documentos.

todo

Acuerdo 042 de 2002

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos y procesos archivísticos.

Acuerdo 039 de 2002

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Todo

Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Circular 04 de 2003

Organización de las Historias Laborales

Todo El Departamento Administrtativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación

Acuerdo 02 de 2004

Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

Todo Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración. Documental.

NTCGP1000- 2009

Norma que especifica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la

Tabla 3 Gestión Documental

Orientaciones sobre los elementos comunes de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión

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Código:

Versión: 00

Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.

Pública.

Decreto 2609 de 14 diciembre de 2013

Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,

Todo Redefine los procesos de Gestión Documental

Decreto 2508 de 14 dic 2013

Por el cual se reglamente el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos de Estado

Todo Se establecen las normas que rigen a los archivos del Estado

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Código:

Versión: 00

BIBLIOGRAFÍA

1. ACUERDO 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de comunicaciones oficiales. Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.

2. Decreto 2609 de diciembre 13 de 2012. Bogotá: República de Colombia. Ministerio de Cultura, 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado”.

3. Metodología para la implementación del Modelo integrado de Planeación y Gestión. Bogotá: Presidencia de la República. Programa Gobierno en Línea, dic., 2012., pág. 53 (Gestión Documental).

4. GUÍA para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.

5. GUÍA TECNICA COLOMBIANA – 185. Documentación Organizacional. ICONTEC. 2009.9.30

6. DESCRIPCION Y ORDENACIÓN de Archivos. Lecturas de apoyo III de Tecnología en Documentación y Archivística. Universidad Católica de Manizales.

7. GUÍA. PARA la implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.

8. GUÍA TECNICA Colombiana – 185. Documentación Organizacional. ICONTEC. 2009.9.30.

9. GUÍA PARA LA Administración de Comunicaciones Oficiales. Ministerio de Cultura- Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. 2003.

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Código:

Versión: 00

10.GESTIÓN DE Documentos. Lecturas de apoyo II semestres Tecnología en Documentación y Archivística. Universidad Católica de Manizales.

11.LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS. Archivo General de la Nación. Bogotá D.C.

12.MEMORIAS: Organización de Documentos, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Tuluá 2010.

13.MEMORIAS: Diplomado Gestión Documental, Universidad del Valle. Tuluá 2011.

14.PGD: programa de Gestión Documental, Archivo General de la Nación. Bogotá D.C. 2010

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· web viewutilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. valor...

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