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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

INFORME DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO A NIVEL NACIONAL

PERÍODO: 2012-2013

Basado en los informes de desarrollo archivístico rendidos por los archivos centrales del Sistema Nacional de Archivos

ELABORADO POR:

Estrellita Cabrera RamírezDenise Calvo López

NOVIEMBRE 2013

ÍNDICE

Informe de Desarrollo Archivístico a Nivel Nacional 2012-2013

I. Introducción:___________________________________________________________________3

II. Objetivos:______________________________________________________________________3

III. Metodología:__________________________________________________________________3

IV. Antecedentes:________________________________________________________________5

V. Aspectos Generales:__________________________________________________________6

VI. Análisis cuantitativo y cualitativo de las variables contenidas en los informes de desarrollo archivístico presentados en el período 2011-2012:_7

1. Recurso Humano:__________________________________________________________7

2. Organización del fondo documental:_____________________________________92.1 Proyección de los Archivos Centrales a nivel institucional___________________92.2 Clasificación y ordenación documental_____________________________________102.3 Descripción documental___________________________________________________13

3. Valoración y selección documental_______________________________________14

4. Servicios brindados por los Archivos Centrales:_________________________16

5. Infraestructura del Archivo Central y conservación documental:______18

6. Normativa relacionada con nuevos soportes documentales___________19

VII. Conclusiones________________________________________________________________22

VIII. Recomendaciones_________________________________________________________25

IX. Anexos_____________________________________________________________________26

2


I. Introducción:

Este informe toma como insumo los datos proporcionados por las instituciones del Sistema Nacional de Archivos que presentaron el informe de desarrollo archivístico el año 2013, en cumplimiento del artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual establece:

“Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

Los ejes temáticos evaluados en el presente informe son los siguientes:

Recurso Humano Organización del fondo documental Valoración y selección documental Servicios brindados por los Archivos Centrales Infraestructura y conservación documental Normativa relacionada con nuevos soportes documentales

II. Objetivos:

1. Analizar los resultados de los informes de desarrollo archivístico que remiten las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de conocer el avance en materia archivística a nivel nacional.

2. Brindar un insumo que facilite la planificación y la toma de decisiones de la Junta Administrativa y la Dirección General del Archivo Nacional en el ejercicio de la Rectoría del Sistema Nacional de Archivos.

III. Metodología:

1. A partir del año 2011, el formulario establecido, por la Dirección General del Archivo Nacional, para la presentación del informe de desarrollo archivístico se modificó completamente. Esto con el fin de facilitar la tabulación de las respuestas e incluirlas en un sistema estadístico que permitiera obtener los resultados necesarios para el análisis y elaboración del informe de desarrollo archivístico a nivel nacional.

2. Se confeccionó un manual de codificación para las posibles respuestas a cada una de las 91 preguntas que componen el formulario establecido para la presentación del Informe de Desarrollo Archivístico 2012-2013.

3. Se emitió una circular electrónica dirigida a los Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de recordarles la obligación legal de presentar el informe anual de desarrollo, dicha circular fue enviada mediante correo electrónico, el 07 de febrero de 2013.

4. Además, se les adjuntó el formulario establecido para la presentación del informe, así como las instrucciones necesarias para cumplimentarlo.

3


5. Se solicitó a las entidades la devolución del formulario debidamente cumplimentado en soporte papel y electrónico (este último remitido vía correo electrónico). Algunas entidades lo devolvieron en ambos formatos y otras solo en uno.

6. Una vez recibidos los formularios, se identificaron con un número unívoco y se tabularon los datos de acuerdo con el manual de codificación previamente diseñado para este efecto.

7. Se utilizó el programa estadístico de software libre PSPP, en el cual se elaboró una plantilla con las 91 preguntas del formulario de desarrollo archivístico: DSAE-IADA 2013.

8. Se incluyeron los datos de cada formulario en la plantilla del programa estadístico, con la colaboración de la señorita Cinthia Arguedas Loaiza, exfuncionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

9. Se definieron las variables más importantes para realizar un análisis general de cada una de las temáticas contempladas en el formulario establecido para la presentación de este informe, tales como: recurso humano, organización del fondo documental, valoración y selección documental, infraestructura y conservación, entre otros.

10. Se realizó un análisis estadístico descriptivo por frecuencias de cada una de las variables elegidas para el análisis, con el cual se elaboró el informe ejecutivo que se presenta a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

11. Se elaboró el estudio con un enfoque cuantitativo y cualitativo de los datos obtenidos de cada informe.

12. Se redactaron las conclusiones del análisis.

4


IV. Antecedentes:

A continuación se presenta el historial de las instituciones que han presentado informes de desarrollo archivístico durante los años 2008 a 20131:

Cuadro No. 1

Total de Informes Archivísticos presentados entre los años 2008-2013Año 2007-

20082008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

Número de informes recibidos en el Archivo Nacional

81 82 78 113 114 104

Gráfico No.1

Total de Informes Archivísticos presentados entre los años 2008-2013

0 1 2 3 4 5 6 70

20

40

60

80

100

120

1 El detalle de las instituciones del Sector Público Costarricense que han presentado el informe de desarrollo archivístico durante el período 2007-2013 se encuentra en el ANEXO 1 de este informe.

5


V. Aspectos Generales:

1. Este informe toma como universo de estudio 318 entidades según, la clasificación del organigrama del Sector Público Costarricense del año 2007.

Para el período en estudio se hizo un análisis cuantitativo y cualitativo de las instituciones que presentaron el informe de desarrollo archivístico en el año 2013, con el fin de evaluar el estado archivístico de dichas entidades.

2. De 318 entidades de la Administración Pública, sólo 104 presentaron el Informe de Desarrollo Archivístico, es decir, 214 instituciones incumplieron con lo establecido en el artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202.

A continuación, se presenta un gráfico con los porcentajes de cumplimiento.

Gráfico Nº 2Porcentaje de entidades que presentaron el Informe de Desarrollo

Archivístico 2012-2013

33%

67%

Entidades que presen-taron informe

Entidades que no presen-taron informe

3. Es importante destacar que 6 de las 104 instituciones que presentaron el informe, no lo remitieron en el formato establecido por la Dirección General del Archivo Nacional. Lo anterior, impidió su evaluación en el presente informe, ya que no permiten la comparación entre variables. A continuación el detalle de entidades que presentaron dicho informe en otros formatos (oficios y formularios utilizados en otros años):

a. Municipalidad de Pococí b. Contraloría General de la Repúblicac. Imprenta Nacional d. Dirección General de Migración y Extranjeríae. Municipalidad de Acostaf. Municipalidad de Escazú

Es importante destacar que por las razones antes expuestas, el presente estudio parte de un total de 98 instituciones.

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VI. Análisis cuantitativo y cualitativo de las variables contenidas en los informes de desarrollo archivístico presentados en el período 2012-2013:

1. Recurso Humano:

Este apartado corresponde a la evaluación de la formación que poseen los Encargados de los Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos, así como su posicionamiento a nivel institucional, para lo cual se tomaron en cuenta cuatro variables:

a. Inclusión de las Unidades de Archivo Central en el organigrama institucional

b. Existencia de una plaza formalizada para la Unidad de Archivo Central en la institución

c. Formación académica del Encargado de Archivo Centrald. Apoyo institucional

Según los datos estadísticos obtenidos de las variables antes mencionadas se desprende lo siguiente:

De las 98 instituciones evaluadas en este informe, 95 mencionaron tener apoyo institucional de manera total o parcial. Además, 88 indicaron tener una plaza formalizada para el Archivo Central.

Según los datos obtenidos en estas dos variables, es evidente que más del 90% de las entidades evaluadas cuentan con apoyo institucional en materia archivística. Sin embargo, es importante destacar que solamente 57 de ellas reflejan el Archivo Central dentro de su organigrama institucional y 41 no.

En el párrafo anterior se concluye que aunque los encargados de Archivo Central informan tener suficiente apoyo institucional, 41 de estas unidades todavía no se ven reflejadas en el organigrama de la entidad, lo cual refleja que no se han realizado los trámites necesarios para formalizar la creación de la Unidad de Archivo Central.

Por otra parte, se observó que 88 instituciones afirmaron contar con un encargado de Archivo Central; 61 de ellos tienen formación en Archivística y en las restantes 27 entidades hay encargados de archivos centrales no profesionales en archivística con formación académica en otros campos. A continuación se presenta un cuadro que detalla la formación académica de los encargados de archivos centrales que presentaron el informe 2012-2013.

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Cuadro Nº 2

Formación académica de encargados de archivos centralesPeríodo 2012-2013

Formación académica Cantidad Porcentaje

Archivista 36 36.73Bibliotecólogo 8 8.16Administrador 6 6.2Informática 1 1.02Historiador 1 1.02Archivista y Administrador 17 17.35Archivista-Historiador 5 5.10Archivista – Administrador - Historiador 1 1.02Administrador - Bibliotecólogo 2 2.04Archivista – Bibliotecólogo y Administrador 1 1.02Archivista y otro 1 1.02Administrador y otros 1 1.02Otros2 17 17.35No sabe/ No aplica 1 1.02Totales 98 100%

Gráfico N° 3

Porcentaje de instituciones que tienen profesionales en materia archivística como Encargados de sus Archivos Centrales

2012-2013

60%

35%

5%Profesionales en archivística

No profesionales en archivística

No sabe/No aplica

2. Organización del fondo documental:

2 En la categoría otros se encuentran formaciones académicas tales como: economistas, oficinistas, técnicos en administración, docentes, secretarias, Comunicadores, técnicos en bibliotecología, estadísticos en salud y asistentes administrativos.

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2.1 Proyección de los Archivos Centrales a nivel institucional

El artículo 42, incisos d y e de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, establece que los Archivos Centrales tienen dentro de sus funciones: velar por la aplicación de políticas archivísticas; asesorar técnicamente al personal que labora en los archivos de gestión; así como, colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento de los diferentes archivos de la entidad.

Ante esta circunstancia, 93 de las instituciones evaluadas indicaron que han emitido disposiciones administrativas como lineamientos, directrices o procedimientos que regulen el quehacer archivístico de la entidad y 5 señalaron no contar con este tipo de normativa.

Asimismo, 91 de las 93 instituciones que indicaron contar con normativa archivística a nivel institucional, afirmaron controlar total o parcialmente su cumplimiento en los archivos de gestión. Sin embargo, solamente 87 señalaron contar con normativa actualizada para la regulación del quehacer archivístico institucional.

Cabe destacar, que 95 de las instituciones que presentaron el informe indicaron conocer la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y tan sólo 3 entidades señalaron no conocerla.

No obstante, en cuanto al control de la aplicación de esta directriz en la institución, sólo 38 personas argumentaron controlarla, 43 afirmaron hacerlo de manera parcial, 17 no controlarla.

Según estos resultados, llama la atención que los Encargados de Archivos Centrales priorizan el control sobre la aplicación de normativa archivística interna y no vigilan de igual manera la normativa de cumplimiento obligatorio que ha emitido el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos.

9


A continuación un gráfico que representa los grados de control ejercido por los Encargados de Archivos Centrales en ambos tipos de normativa:

Gráfico Nº 4Grados de control ejercido por los Encargados de Archivos Centrales en la

aplicación de normativaPeríodo 2012-2013

Normativa interna

Normativa JAAN

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

No respondenNo se controlaControl parcialControl total

2.2 Clasificación y ordenación documental

De las 98 instituciones analizadas, 67 manifestaron contar con un sistema de clasificación normalizado de documentos, mientras que 24 indicaron aplicarlo de manera parcial, 6 no lo tienen y 1 no respondió a la pregunta.

Sin embargo, cuando se consultó sobre la implementación del cuadro de clasificación en los archivos de gestión, solamente 76 instituciones implementan total o parcialmente esta herramienta; 18 no la implementan del todo y 4 no respondieron la pregunta3.

Finalmente, otro ítem relacionado con esta temática es el sistema de clasificación utilizado a nivel institucional, ante lo cual 1 institución no respondió a la pregunta; 96 indicaron utilizar uno de los sistemas de clasificación establecidos: orgánico, funcional, orgánico-funcional, orgánico-funcional-asuntos, mientras que la institución restante señaló no tener ningún orden específico.

3 Las instituciones que informaron no aplicar ningún cuadro de clasificación en los archivos de gestión o que no respondieron a la consulta, son las siguientes: Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, Municipalidad de Tibás, IAFA, Municipalidad de Coto Brus, Municipalidad de San Rafael de Heredia, SUTEL, Correos de Costa Rica, Defensoría de los Habitantes, SUGEVAL, Consejo Nacional de Concesiones, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Caja Costarricense del Seguro Social, PROCOMER, Popular Pensiones, JAPDEVA, BANHVI, JUPEMA, Hospital Monseñor Sanabria, Municipalidad de Garabito y Municipalidad de Grecia.

10


Gráfico Nº 5Tipos de sistemas de clasificación utilizados en las instituciones del Sistema

Nacional de ArchivosPeríodo 2012-2013

0 10 20 30 40 50 60 70

Orgánico-asuntos

Funcional

No sabe / No responde

Orgánico-funcional

Orgánico

Orgánico-funcional-asuntos

Se debe tomar en cuenta que hay inconsistencias entre los datos anteriores, ya que de las 98 instituciones evaluadas, 91 indican contar con un sistema de clasificación normalizado en forma total o parcial pero sólo 76 manifestaron implementarlos en los archivos de gestión.

Es aún más llamativo, que 96 instituciones informaran utilizar alguno de los sistemas de clasificación, cuando solamente 91 indicaron contar con un cuadro de clasificación normalizado.

En cuanto a la ordenación documental, 89 instituciones mencionaron utilizar métodos de ordenación normalizados total o parcial a nivel institucional y 9 señalaron no utilizar ninguno.

Al igual que en el proceso archivístico antes analizado, los datos aportados por los informantes, presentan contradicciones, pues a pesar de que solamente 89 instituciones afirmaron utilizar métodos de ordenación, 97 indicaron utilizar alguno de los siguientes métodos de ordenación: numérico, alfabético, cronológico, geográfico o codificado.

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Cuadro Nº 3Métodos de ordenación utilizados en las instituciones del Sistema Nacional de

ArchivosPeríodo 2012-2013

Sistema de clasificación Cantidad Porcentaje

Numérico 1 0,01

Alfabético 2 2,04

Cronológico 6 6,20

Cronológico y codificado 3 3,06

Numérico-alfabético-cronológico 23 23,47

Numérico-alfabético 6 6,20

Numérico-alfabético-cronológico y codificado 9 9,18Numérico-Cronológico 7 7,14Numérico-alfabético y geográfico 1 1,02Numérico-cronológico-codificado 2 2,04Numérico-alfabético-codificado 2 2,04Numérico-alfabético-cronológico y geográfico 17 17,35Alfabético y cronológico 4 4,08Numérico y codificado 1 1,02Alfabético y geográfico 1 1,02Numérico-cronológico y geográfico 2 2,04

Todos los métodos 10 10,20No sabe/No responde 1 1,02Total 98 99,13

A partir de los datos brindados en este apartado, se puede inferir que existe desconocimiento y confusión por parte de los Encargados de los Archivos Centrales para poder informar el avance en estas etapas del proceso archivístico.

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2.3 Descripción documental

Del total de instituciones analizadas, 94 informaron elaborar instrumentos de descripción, tales como: listas de remisión, inventarios, fichas, índices y catálogos. Es importante resaltar que los instrumentos más utilizados son las listas de remisión y/o inventarios (92 instituciones).

Asimismo, 47 entidades manifestaron contar con el 50% o más del acervo documental descrito. Sin embargo, se debe destacar que 7 instituciones respondieron a esta consulta con la opción “No sabe/ No responde”.

Gráfico Nº 6Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de archivos que presentan sus

fondos documentales descritos.Período 2012-2013

48%45%

7% 50 % o más del fondo documental descrito

Menos del 50% del fondo documental descrito

No sabe /No responde

No obstante, al consultar si se utilizaba alguna norma para la descripción, sólo 35 instituciones indicaron utilizar la norma ISAD-G, 2 solamente utilizan la norma ISAAR-cpf y 3 manifestaron utilizar tanto la ISAD-G como la ISAAR-cpf en el proceso descriptivo.

Cabe señalar, que de las 57 instituciones restantes, 43 no respondieron la pregunta y 15 entidades4 afirmaron utilizar otra norma de descripción, especificando las siguientes opciones:

a- Unidad documental por carpetab- Otro sin especificarc- Norma interna con elementos de la ISAD-Gd- Fondo y unidad documentale- Natural con elementos de la ISAD-Gf- Guía de codificacióng- Listas de remisión, bases de datos, inventariosh- Artículo 86 del Reglamento a la Ley 7202 (listas de remisión, tablas de plazos,

registros de entrada y salida de documentos)

4 Las instituciones 15 instituciones que respondieron con la opción “otra” fueron: BANCREDITO, Junta de Protección Social, ARESEP, Registro Nacional, SUTEL, JASEC, INFOCOOP, CCSS, BNCR, Banco Popular, Municipalidad de Montes de Oro, Procuraduría General de la República, BANHVI e INA.

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De los datos anteriores se desprende que más del 92% de las instituciones entrevistadas tiene algún tipo de instrumento descriptivo. Sin embargo, éstos no son normalizados.

Al igual que en el informe de desarrollo archivístico realizado en el año 2012, es evidente que la norma ISAD-G “Norma Internacional de Descripción Archivística” es muy poco aplicada en los Archivos Centrales que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Asimismo, menos de 5 entidades afirmaron aplicar la Norma ISAAR (CPF) “Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias”, correspondiendo esto al 4,9 % de las entidades evaluadas, lo cual es un porcentaje bastante bajo.

Además, se denota el desconocimiento en los Encargados de Archivos Centrales sobre las otras normas de descripción archivística emitidas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA), ya que ninguna de las entidades informó aplicar ninguna de las siguientes normas: ISDF “Norma internacional para la descripción de funciones”, ISDIAH “Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo”.

Por lo tanto, el Sistema Nacional de Archivos no cuenta con la normalización necesaria para facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo ni la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

3. Valoración y selección documental

De acuerdo con el marco normativo vigente, uno de los elementos fundamentales para una adecuada valoración documental, es que cada una de las instituciones cuente con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Específicamente, el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, establece que:

“Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.”

Los resultados obtenidos de la variable “existencia de los CISED”, son los siguientes: de las 98 instituciones estudiadas, 90 (88,2%) señalaron haber conformado dicho Comité, en tanto que 8 (7,84%) no lo tienen.

Con respecto a la debida integración de los CISED, 80 instituciones lo han conformado de la manera que establece el artículo 33 de la Ley 7202. Mientras, que 5 lo han hecho al margen de la ley, ya sea por la cantidad de miembros que lo integran, por lo cargos institucionales que ocupan los integrantes o porque los puestos de presidente y secretario del CISED los ocupan funcionarios que no son los indicados en la legislación vigente y 7 no respondieron a esta consulta. Las

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restantes 6 instituciones corresponden a aquellas que carecen de un CISED. A continuación un gráfico que muestra las proporciones porcentuales antes esbozadas.

Gráfico Nº 7Porcentajes de la conformación de los CISED en las instituciones del Sistema

Nacional de ArchivosPeríodo 2012-2013

82%

5% 6%7%

Bien conformado

Mal conformado

No tienen un CISED conformado

No responden

Se debe reiterar que la Asesoría Legal del Archivo Nacional ha emitido criterios con respecto a la conformación de los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, en los que se refiere a temas como:

Delegación de los representantes de los CISED

Contrataciones externas de personal para la conformación de los CISED

CISED en los órganos desconcentrados

Asimismo es primordial analizar si estos comités se encuentran activos, por lo que resulta necesario considerar si las instituciones cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y su aplicación en las instituciones.

De las 98 instituciones analizadas, 74 indicaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) de manera parcial o total, 22 manifestaron no contar con este instrumento y 2 no respondió a la pregunta o contestaron de forma incoherente. No obstante, sólo 58 tienen algunos de estos instrumentos vigentes, 28 indican que están vencidas y 12 no respondieron a la pregunta o proporcionaron respuestas no aplicables a la pregunta realizada.

Gráfico Nº 8Porcentajes sobre la existencia y vigencia de tablas de plazos de conservación de

documentos y valoraciones parcialesPeríodo 2011-2012

15


01020304050607080

En cuanto a la eliminación de documentos de acuerdo con el procedimiento legal vigente, 63 (64, 29 %) entidades lo han efectuado, 33 (33,67%) no han eliminado y 2 (2,04%) no respondieron a la consulta.

Es importante destacar, que 74 instituciones afirmaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos vigentes, sin embargo, solamente 63 mencionaron haber eliminado documentos. Lo anterior quiere decir, que hay algunas entidades que no aplican lo establecido en los formularios de valoración documental.

4. Servicios brindados por los Archivos Centrales:

Entre los servicios que se evaluaron en el presente estudio destacan: el préstamo y facilitación de documentos, transferencias documentales y capacitación a los encargados de los archivos de gestión.

En cuanto al primer rubro, cabe destacar que 96 entidades manifestaron controlar la facilitación de los documentos y tan solo 2 señalaron no controlar esta actividad.

Además, cuando se les consultó sobre la existencia de un procedimiento normalizado para llevar a cabo esta función, solamente 10 indicaron no tenerlo, 88 si realizan esta tarea de manera estandarizada.

Por otra parte, 86 instituciones reportaron realizar transferencias de los archivos de gestión al archivo central a través de un procedimiento normalizado, 11 indicaron no contar con dicho procedimiento y 1 entidad no respondió la pregunta. De igual manera, 86 encargados de archivos centrales afirmaron recibir los documentos acompañados de listas de remisión, sólo 7 no utilizan este mecanismo de control y 5 no contestaron.

No obstante, cuando se consultó sobre el uso de calendarios establecidos para recibir las transferencias documentales en el Archivo Central, más de la mitad de las

Existencia deTP y VP

TP y VP Vigentes

No TP ni VP

No sabe/No responde

TP y VP aprobadas

No respondieron si están vigentes o no

TP y VP vencidas

TP y VP vigentes

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instituciones (51) informaron no programarlas, 46 indicaron planificar y programar esta actividad y 1 no proporcionó información al respecto.

En relación con la capacitación a los encargados de archivos de gestión, 84 archivos centrales señalaron brindar este servicio, 12 no lo hacen5 y 2 no respondieron.

Gráfico Nº 9Porcentajes de normalización en los servicios brindados por archivos centrales

Período 2012-2013

Capac-itación

Facil-itación Normal-

izada

Trans-ferencia Normal-

izada

0

20

40

60

80

100

Si

No

No sabe/No responde

A continuación un gráfico que refleja la relación entre las transferencias normalizadas y su calendarización.

Gráfico Nº 10Relación entre las transferencias normalizadas y su calendarización

Período 2012-2013

Tran

sfer

enci

as n

orm

aliz

adas

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Si

No

No sabe/ No responde

5. Infraestructura del Archivo Central y conservación documental:

Se debe resaltar que de las entidades analizadas 92 indicaron tener un local establecido para el Archivo Central, mientras que 6 de ellas señalan que no lo tienen. En cuanto a la antigüedad de las construcciones que albergan los locales de 5 Las instituciones que reportaron no brindar el servicio de capacitación a los archivos de gestión son las siguientes: Municipalidad de Tibás, Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer, IAFA, JUDESUR, Municipalidad de San Rafael de Heredia, SUTEL, Municipalidad de Montes de Oro, Municipalidad Moravia, Municipalidad de Tarrazú, JAPDEVA, Municipalidad de Garabito, Municipalidad de Coronado.

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los Archivos Centrales, 83 instituciones mencionaron que oscila entre los 0 y los 45 años, 11 se encuentran ubicados en estructuras con más de 45 años de edificadas y 4 no respondieron.

Cuadro Nº 4Antigüedad de las edificaciones de locales de Archivos Centrales

Período 2012-2013

Antigüedad de la construcción en años

Frecuencia Porcentaje

0-15 42 42.86%16-30 26 26.53%31-45 15 15.31%

Más de 45 11 11.22%No sabe/ No responde 4 4.08%

Total 98 100%

En cuanto a los materiales que componen la estructura de los locales de los Archivos Centrales, predominan el concreto y el tubo estructural, ya que el 87,17% (89 instituciones) así lo informaron. Asimismo, los pisos, suelos y cielorrasos de 76 locales (77,55%) están construidos con materiales no flamables.

Sin embargo, al consultar si en los archivos centrales contaban con suficiente estantería para custodiar los documentos y evitar su colocación en el suelo, solo 66 instituciones respondieron afirmativamente y 32 adujeron no contar con estantería suficiente.

Gráfico Nº 11Porcentaje de archivos centrales que cuentan con la estantería suficiente para no

colocar documentos en el suelo2012-2013

18


67%

33%Archivos centrales con suficiente estantería

Archivos centrales con insufiente estantería

En cuanto a la limpieza y mantenimiento de los locales, 73 instituciones manifestaron tener un programa para realizar esta actividad y 25 no cuentan con dicho programa. Cabe destacar que en relación con la seguridad de los locales de archivo central, 80 instituciones mencionaron restringir el acceso a los depósitos documentales, 17 afirmaron no controlarlo y 1 no respondió a la pregunta.

6. Normativa relacionada con nuevos soportes documentales En este apartado se analizó el nivel de cumplimiento, en las instituciones, de la normativa emitida por la Contraloría General de la República y la Junta Administrativa del Archivo Nacional, relacionada con el control de tecnologías de la información.

El marco jurídico evaluado fue el siguiente: Ley General de Control Interno N° 8292, artículos 15 y 16. Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información

(N-2-2007-CO-CFOE) Directriz sobre la Administración de los documentos producidos por medios

automatizados de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Entre los resultados sobresale que más del 96% de las instituciones señalaron cumplir con la legislación antes mencionada de manera parcial o total y solamente el 4% afirmaron incumplirlas o no respondieron a la pregunta. A continuación un cuadro que refleja el nivel de cumplimiento de cada una de las normas evaluadas:

19


Cuadro Nº 5Porcentajes de cumplimiento de la normativa relacionada con nuevos soportes

documentalesPeríodo 2012-2013

Respuestas facilitadas por los

encargados de Archivos Centrales

Normas Técnicas Ley General de Control Interno

Directriz sobre la Administración de los

documentos producidos por medios automatizados

Frecuencia

Porcentaje Frecuencia

Porcentaje Frecuencia Porcentaje

Si 39 39,80% 56 57,14% 52 53,06%No 56 5,10% 17 1,02% 18 1,02%

Parcialmente 53 54,08% 39 39,80% 44 44,90%No sabe/No responde 1 1,02% 2 2,04% 1 1,02%

Total 98 100% 98 100% 98 100%

Cabe señalar que más del 90% de las instituciones informaron producir o recibir documentos electrónicos o digitalizados entre los cuales se destacan las clases documentales textual y gráfica. Este resultado coincide con el porcentaje de entidades que indicaron cumplir la normativa relacionada con nuevos soportes.

Gráfico Nº 12Porcentaje de entidades que custodian documentos electrónicos o digitalizados en

su acervo documental. Período 2012-2013

0

50

100

90

8Si No

6 Las instituciones que afirmaron no cumplir con las normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de la Información emitidas por la Contraloría General de la República en el año 2007, son las siguientes: Municipalidad de Coto Brus, INEC, INVU, Oficina Nacional de Semillas y JUDESUR. 7 La institución que informó no cumplir con lo establecido en la Ley General de Control Interno es el INVU8 La entidad que indicó no cumplir con la Directriz sobre la Administración de los documentos producidos por medios automáticos emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, fue la Municipalidad de Coto Brus.

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VII. Conclusiones

Después de realizado el análisis anterior, es importante destacar los siguientes resultados:

1. De 162 instituciones que en los últimos 6 años han presentado el informe de desarrollo archivístico, solamente 30 lo han hecho de forma continua y las 132 instituciones restantes lo han presentado entre 1 y 5 veces.

2. Solamente 104 instituciones presentaron el informe de desarrollo archivístico (período 2012-2013), lo cual representa que el 32,70% de las entidades del Sistema Nacional de Archivos está cumpliendo con el artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, esto demuestra que el cumplimiento de la Ley en este aspecto es deficitario. Cabe señalar que de estas 104 entidades, 6 no lo presentaron en el formato establecido para este fin, por lo que no se evalúan en el presente informe.

3. Más del 90% de los encargados de archivos centrales informan que tienen apoyo institucional, sin embargo, algunas de estas unidades no se ven reflejadas en el organigrama institucional, por lo que se denota que los trámites que las entidades deben llevar a cabo para formalizar la Unidad de Archivo Central no se están ejecutando.

4. Del 100% de los Archivos Centrales analizados, un 60% están siendo dirigidos por un profesional en archivística, por lo tanto, la menor parte de entidades incumplen con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5. Con respecto a la aplicación y control de la normativa archivística institucional y las directrices de acatamiento obligatorio emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, llama la atención que los Encargados de Archivos Centrales priorizan el control sobre la aplicación de la normativa interna y no vigilan de igual manera el cumplimiento de las regulaciones producidas por el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos.

6. Los datos poco coherentes suministrados en el apartado “Clasificación y ordenación documental”, evidencian que existe desconocimiento y confusión por parte de los Encargados de los Archivos Centrales para poder informar el avance en estas etapas del proceso archivístico. Ya que en ocasiones confunden los sistemas de clasificación con métodos de ordenación o proporcionan datos no relacionados con ninguno de estos dos procesos.

7. Llama la atención, que en algunos de los archivos centrales de entidades que informaron no implementar del todo un sistema de clasificación en los archivos de gestión, es liderado por archivistas profesionales o empíricos con varios años de laborar para la misma entidad.

8. En cuanto a la descripción documental, solamente el 37,75% de las entidades utilizan alguna de las normas de descripción archivística aprobadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA).

21


Al igual que en el informe de desarrollo archivístico realizado el año anterior, es evidente que la norma ISAD-G “Norma Internacional de Descripción Archivística” es muy poco aplicada en los Archivos Centrales que conforman el Sistema Nacional de Archivos y menos de 5 entidades afirmaron aplicar la Norma ISAAR (CPF) “Norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias”, correspondiendo esto al 4,9 % de las entidades evaluadas, lo cual es un porcentaje bastante bajo.

Por lo tanto, se denota el desconocimiento en los Encargados de Archivos Centrales sobre las otras normas de descripción archivística emitidas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA), ya que ninguna de las entidades informó aplicar ninguna de las siguientes normas: ISDF “Norma internacional para la descripción de funciones”, ISDIAH “Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo”.

9. Del 82% de las entidades que cuentan con un CISED conformado, solamente el 59 % señalaron tener tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales aprobadas por la CNSED y actualmente vigentes.

10. De acuerdo con los datos obtenidos, se observa que el 64, 24% de las 98 entidades evaluadas en este informe, indicaron haber realizado eliminaciones de documentos. No obstante, la cantidad de instituciones que informaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales es menor (59%).

11. Más del 90% de las entidades entrevistadas controlan el préstamo y la facilitación pero no siempre se hace siguiendo un procedimiento establecido.

12. Más del 80% de los archivos centrales de las entidades evaluadas, reciben los documentos de los archivos de gestión a través de un procedimiento normalizado y con listas de remisión; sin embargo, menos del 50% no calendariza estas transferencias.

13. Más de las tres cuartas partes de los encargados de los archivos centrales de las instituciones analizadas, afirman realizar actividades de asesoramiento y capacitación para los encargados de los archivos de gestión.

14. Seis instituciones reportaron no contar con un local para el archivo central, por lo tanto es probable que se esté incumpliendo con las siguientes tres de funciones principales de un archivo central: reunir, administrar y facilitar el fondo documental de la entidad que ha disminuido su consulta en los archivos de gestión.

15. Otro aspecto importante de mencionar es que solamente el 64,68% de las instituciones, cuentan con la estantería suficiente para albergar el acervo documental que custodia, de manera que el 32% de las entidades evaluadas podrían presentar problemas para preservar adecuadamente los documentos.

22


16. Con respecto al cumplimiento de la normativa relacionada con nuevos soportes documentales, el porcentaje de entidades que indicaron producir documentos electrónicos, coincide con aquellas entidades que indicaron cumplir total o parcialmente esta normativa.

Es importante indicar que, según la experiencia de los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos en la ejecución de funciones como: inspecciones, asesorías, transferencias, revisión de tablas de plazos o valoraciones parciales de documentos, entre otros; generalmente se evidencia el incumplimiento de la normativa evaluada en el presente informe. Además, del desconocimiento en cuanto a la adecuada producción y gestión de los documentos en nuevos soportes.

17. Finalmente, es importante tener en cuenta que los datos aportados por los encargados de los Archivos Centrales en temas como clasificación, ordenación, descripción y valoración documental, en gran parte de los casos son incoherentes.

Esta situación, es preocupante, si se toma en cuenta que aproximadamente el 95% de los Archivos Centrales de las entidades analizadas estan liderados por profesionales, ya sea en archivística (60%) o en otros campos académicos (20%), esto evidencia un vacío en el manejo de los conocimientos técnicos y básicos para el ejercicio de la archivística.

23


VIII. Recomendaciones

1. Se recomienda enviar copia de los resultados de este informe a:

a- Los jerarcas y encargados de los archivos centrales de las instituciones que en el año 2013 presentaron el informe de desarrollo archivístico.

b- Defensoría de los Habitantes c- Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica

2. Se recomienda a la Sección de Archivística de la Universidad de Costa Rica y a la Unidad de Capacitación del Archivo Nacional, realizar actividades de actualización profesional en temas tales como: clasificación, ordenación, descripción normalizada, utilización de bases de datos y software útiles para la gestión documental, etc.

3. Publicar este informe en la página web del Archivo Nacional

4. Debido a que el informe de desarrollo archivístico institucional evalúa todos los elementos establecidos en la Ley 7202 y su reglamento para el desempeño de las buenas prácticas archivísticas, es indispensable su presentación ante el Archivo Nacional, tal y como se establece en el artículo 42, inciso j) de la Ley 7202. Por lo tanto, se recomienda enviar una circular a los jerarcas de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de recordarles la obligación legal de presentar el informe de desarrollo archivístico en el mes de marzo de cada año.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Estrellita Cabrera Ramírez Denise Calvo LópezNoviembre 2013 Noviembre 2013

24


IX. Anexos

Anexo No. 1Lista de instituciones que han presentado Informe Anual de Desarrollo

Archivístico (IADA) entre 2008-2013

N° de orden

Lista de instituciones que presentaron el IADA

2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

1 Asamblea Legislativa 1 1 1 1 1 1

2 Autoridad Reguladora de Servicios Públicos (ARESEP)

1 1 1 1 1 1

3 Banco Central de Costa Rica (BCCR)

1 1 1 0 1 0

4 Banco Crédito Agrícola de Cartago (BANCREDITO)

1 1 1 1 1 1

5 Banco de Costa Rica (BCR) 1 1 0 0 0 06 Banco Hipotecario de la

Vivienda (BANHVI)0 0 0 1 0 1

7 Banco Nacional de Costa Rica (BNCR)

1 1 1 1 0 1

8 Banco Popular y de Desarrollo Comunal

1 1 1 1 1 1

9 Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

0 0 0 0 1 1

10 Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer

1 0 0 1 1 1

11 Centro Nacional de Recursos Para La Educación Inclusiva

0 0 0 1 0 0

12 Colegio de Contadores Privados de Costa Rica

0 0 1 0 0 0

13 Colegio de Periodistas de Costa Rica (COLPER)

0 0 0 1 0 0

14 Colegio Universitario de Cartago (CUC)

0 0 0 1 1 1

15 Colegio Universitario de Limón (CUNLIMÓN)

0 0 1 1 0 0

16 Comisión Nacional de Prestamos Para La Educación (CONAPE)

1 1 1 1 1 1

17 Comisión Nacional de Prevención de Riesgos Y

Atención de Emergencias (CNE)

0 0 1 1 1 1

N° de orden


2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

25


18 Compañía Nacional de Fuerza Y Luz S.A (CNFL)

1 1 1 1 1 1

19 Concejo Municipal del Distrito de Lepanto

0 1 0 0 0 0

20 Consejo Nacional de Concesiones (CNC)

1 1 1 1 1 1

21 Consejo Nacional de Rectores (CONARE)

1 1 0 1 0 0

22 Consejo de Transporte Público 0 0 0 0 1 023 Consejo Nacional de La Persona

Adulta Mayor (CONAPAM)0 0 0 1 0 0

24 Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI)

1 0 0 0 1 1

25 Contraloría General de La Republica (CGR)

1 1 0 1 0 1

26 Corporación Bananera Nacional (CORBANA)

1 1 1 1 1 1

27 Correos de Costa Rica 1 0 0 0 1 128 Defensoría de los Habitantes 0 0 0 0 0 129 Dirección de Inteligencia Y

Seguridad Nacional (DIS)0 0 1 1 1 1

30 Dirección General de Aviación Civil

1 1 0 1 1 1

31 Dirección General del Archivo Nacional (DGAN)

1 1 1 1 0 1

32 Dirección General de Migración y Extranjería

0 0 0 1 1 1

33 Dirección General del Servicio Civil

0 0 0 0 0 0

34 Empresa de Servicios Públicos De Heredia S.A.

0 0 0 1 0 0

35 Fabrica Nacional de Licores (FANAL)

0 1 1 1 1 1

36 Dirección Nacional de Desarrollo de La Comunidad

(DINADECO)

0 0 0 1 1 0

37 Dirección Nacional de Notariado (DNN)

0 0 0 0 1 1

38 Federación Municipal Regional de Este

(FEDEMUR)

1 0 0 0 0 0

39 Fondo Nacional de Becas (FONABE)

0 1 1 1 1 1

26


N° de orden


2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

40 Fondo Nacional de Financiamiento Forestal

(FONAFIFO)

0 0 1 1 1 1

41 Grupo Mutual Alajuela 0 0 0 1 0 042 Hospital Monseñor Sanabria 1 0 0 1 1 143 Hospital Nacional de Geriatría y

Gerontología Dr. Raúl Blanco Cervantes

0 0 1 1 1 0

44 Imprenta Nacional 0 0 0 1 1 145 Instituto Costarricense de

Acueductos y Alcantarillados (AYA)1 1 1 1 1 1

46 Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)

1 1 1 1 1 1

47 Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA)

0 1 1 1 1 1

48 Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP)

1 0 1 1 1 1

49 Instituto Costarricense de Turismo (ICT)

1 1 1 1 1 1

50 Instituto Costarricense del Café (ICAFE)

0 0 0 1 1 0

51 Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER)

0 1 1 1 1 1

52 Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER)

0 0 0 1 1 0

53 Instituto Costarricense Sobre Drogas (ICD)

0 0 1 1 1 1

54 Instituto Desarrollo Rural (INDER) (Antiguo Instituto de Desarrollo

Agrario (IDA))

0 0 1 0 1 1

55 Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM)

0 0 1 1 1 1

56 Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS)

1 1 1 1 1 1

57 Instituto Nacional de Aprendizaje (INA)

1 1 1 1 1 1

58 Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC)

1 1 1 1 1 1

59 Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP)

1 1 1 1 1 1

60 Instituto Nacional de la Mujer (INAMU)

1 1 0 1 1 1

27


N° de orden


2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011- 2012

2012-2013

61 Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU)

1 0 1 0 1 1

62 Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA)

1 1 1 1 1 1

63 Instituto tecnológico de Cartago (TEC)

0 0 1 0 1 1

64 Junta Administrativa Portuaria (JAPDEVA)

1 1 1 1 0 1

65 Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur (JUDESUR)

1 1 1 1 1 1

66 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA)

0 0 0 0 1 1

67 Junta de Protección Social de San José (JPSS)

0 0 0 1 1 1

68 Junta Administrativa del Servicio Eléctrico de Cartago (JASEC)

0 0 0 1 1 1

69 Liga Agrícola Industrial de la Caña de Azúcar (LAICA)

1 0 0 0 0 1

70 Popular pensiones S.A. 0 0 0 0 1 171 Ministerio de Agricultura (MAG) 0 1 1 1 1 172 Ministerio de Ambiente Y Energía

(MINAE)0 0 0 0 1 0

73 Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT)

0 0 0 1 0 1

74 Ministerio de Comercio Exterior (COMEX)

0 0 1 1 1 1

75 Ministerio de Cultura, Juventud (MCJ)

1 1 1 1 1 1

76 Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC)

1 1 1 1 1 1

77 Ministerio de Educación Pública (MEP)

1 1 1 1 1 1

78 Ministerio de Justicia y Paz 1 0 1 1 1 179 Ministerio de Obras Públicas y

Transportes (MOPT)0 0 0 0 1 0

N° de orden


2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

80 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

(MIDEPLAN)

0 0 1 1 1 1

81 Ministerio de Relaciones 1 1 1 1 1 1

Mediante oficio Arch-C-019 de 31 de marzo de 2008, la señora Eugenia Hernández Alfaro, Encargada del Archivo Central de la JPS justificó la no entrega del informe archivístico del periodo por motivos de salud.

28


Exteriores yCulto (MRREE)

82 Ministerio de Salud 1 1 0 1 1 183 Ministerio de Trabajo Y

Seguridad Social (MTSS)1 1 0 1 0 0

84 Ministerio de Vivienda y Asentamientos

1 1 1 1 1 1

85 Municipalidad de Acosta 0 0 0 0 0 186 Municipalidad de Alajuela 1 1 0 1 0 087 Municipalidad de Aserrí 0 0 0 0 1 188 Municipalidad de Atenas 1 1 0 1 1 089 Municipalidad de Barva 0 0 0 1 1 090 Municipalidad de Belén 1 1 1 1 1 191 Municipalidad de Buenos Aires

de Puntarenas0 0 0 0 1 0

92 Municipalidad de Carrillo 0 1 1 1 0 093 Municipalidad de Cartago 1 1 0 1 1 194 Municipalidad de Corredores 0 0 0 0 1 095 Municipalidad de Coto Brus 0 1 1 1 1 196 Municipalidad de Curridabat 0 0 1 1 1 197 Municipalidad de Escazú 1 1 1 1 1 198 Municipalidad de Esparza 0 0 0 1 1 099 Municipalidad de Garabito 0 0 1 1 1 1

100 Municipalidad de Goicoechea 0 0 0 1 1 0101 Municipalidad de Grecia 0 0 0 0 1 1102 Municipalidad de Guácimo 1 1 0 1 0 0103 Municipalidad de Heredia 0 0 0 1 0 0104 Municipalidad de Hojancha 0 1 0 0 0 0105 Municipalidad de Liberia 1 0 0 0 1 0106 Municipalidad de Limón 1 1 1 1 1 0107 Municipalidad de Montes De

Oca1 1 1 1 1 1

108 Municipalidad de Montes de Oro

0 0 0 0 0 1

109 Municipalidad de Mora 0 0 1 1 1 0110 Municipalidad de Moravia 1 1 0 1 1 1111 Municipalidad de Nandayure 0 0 1 1 1 0112 Municipalidad de Oreamuno 0 0 1 1 0 0113 Municipalidad de Orotina 1 1 1 1 1 0

114 Municipalidad de Osa 0 0 1 0 1 0

N° de orden


2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

115 Municipalidad de Paraíso De Cartago

0 0 0 1 1 0

116 Municipalidad de Parrita 0 1 0 0 0 0117 Municipalidad de Pérez Zeledón 1 1 1 1 1 1118 Municipalidad de Poás 1 1 1 1 1 1

29


119 Municipalidad de Pococí 0 0 0 1 1 1120 Municipalidad de Puntarenas 1 0 0 0 0 0121 Municipalidad de San Isidro De

Heredia0 1 0 0 0 1

122 Municipalidad de San Carlos 1 1 0 0 0 0123 Municipalidad de San José 1 1 1 1 1 0124 Municipalidad de San Rafael De

Heredia0 0 1 1 1 1

125 Municipalidad de San Ramón 1 1 1 0 0 1126 Municipalidad de Santa Ana 0 1 0 1 1 1127 Municipalidad de Santa Bárbara 0 0 0 0 1 0128 Municipalidad de Santa Cruz 1 1 1 1 1 1129 Municipalidad de Santo

Domingo de Heredia1 1 1 0 1 1

130 Municipalidad de Sarapiquí 1 1 0 0 0 0131 Municipalidad de Siquirres 0 0 0 0 1 0132 Municipalidad de Talamanca 0 0 0 1 0 0133 Municipalidad de Tarrazú 0 0 0 0 1 1134 Municipalidad de Tibás 0 0 1 1 1 1135 Municipalidad de Turrialba 0 1 0 0 0 0136 Municipalidad de Vásquez De

Coronado0 0 1 1 1 1

137 Museo de Arte Costarricense 0 0 1 1 1 0140 Museo Nacional 1 0 0 1 0 0141 Oficina Nacional de Semillas

(ONS)0 0 0 0 0 1

142 Patronato Nacional de La Infancia (PANI)

1 1 1 1 1 1

143 Poder Judicial 1 1 1 1 1 1144 Presidencia de La Republica 1 1 0 1 1 1145 Procuraduría General de La

República (PGR)1 1 1 1 0 1

146 Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA)

0 0 0 1 0 0

147 Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER)

1 1 1 1 1 1

30


N° de orden


2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

2012-2013

148 Radiográfica de Costa Rica (RACSA)

1 1 0 1 0 0

149 Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE)

1 1 0 1 1 0

150 Registro Nacional 0 1 1 1 1 1151 Servicio Fitosanitario del Estado 0 0 0 0 1 1152 Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (SINART S.A.)0 0 1 1 1 1

153 Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y

Avenamiento (SENARA)

0 0 0 0 1 0

154 Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC)

0 0 0 1 1 1

155 Superintendencia General de Valores (SUGEVAL)

0 0 0 0 0 1

156 Superintendencia de Telecomunicaciones (SUTEL)

0 0 0 0 0 1

157 Teatro Nacional 1 1 1 1 1 1158 Tribunal Supremo de Elecciones

(TSE)0 1 1 1 1 1

159 Universidad Estatal a Distancia (UNED)

0 0 0 1 0 1

160 Universidad de Costa Rica (UCR) 1 0 0 0 0 0161 Universidad Nacional (UNA) 1 1 1 1 1 1162 Universidad Técnica Nacional

(Sede del pacífico)1 1 0 1 1 1

Total de informes presentados entre 2008 y 2013

81 82 78 113 114 104

Porcentaje de las 318 Entidades del Sector Público Costarricense que

presentaron el informe de desarrollo archivístico durante el período 2008-

2013

25, 47% 25,78% 24,52% 35,53 % 35,84 % 32,70%

31

· web viewse confeccionó un manual de codificación para las posibles respuestas a cada una de...

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