4nonosun.staf.upi.edu/files/2012/02/01-deskripsi-sa-pemb... · web viewkartu persediaan, yakni...
TRANSCRIPT
1. Deskripsi Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku di PD Kerta Karkim
Sistem Akuntansi Pembelian pada PD Kerta Karkim diselenggarakan untuk
menangani pengadaan bahan baku yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
pada PD Kerta Karkim dilakukan dalam dua jenis, yaitu pembelian lokal/domestik, yaitu
pembelian yang dilakukan kepada pemasok dalam negeri dan pembelian import. Seperti
telah diungkapkan terdahulu, tanpa mengabaikan arti pentingnya pembelian import,
untuk lebih memfokuskan penelitian ini penulis hanya akan membahas mengenai sistem
akuntansi pembelian bahan baku secara lokal/ domestik.
1.1. Fungsi yang terkait Pada Sistem Akuntansi Pembelian
Pada proses pengadaan bahan baku dari pemasok, PD Kerta Karkim
menyelenggarakan Sistem Akuntansi Pembelian yang melibatkan beberapa unit
organisasi. Setiap unit organisasi menjalankan fungsinya masing-masing bekerjasama
saling melengkapi untuk mencapai tujuan sistem itu sendiri. Adapun fungsi yang terkait
dalam Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku tersebut diantaranya adalah fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.
1). Fungsi Gudang
Fungsi ini ditangani oleh petugas bagian Gudang Bahan yang berada di bawah
Subseksi Persiapan produksi. Sesuai dengan fungsinya, bagian ini bertanggungjawab
untuk menyimpan dan mempersiapkan bahan baku pada saat dipesan oleh seksi
produksi. Jika persediaan bahan baku di gudang telah mencapai titik pemesanan kembali,
petugas di bagian ini harus segera meminta bagian pengadaan (fungsi pembelian) untuk
memesan bahan baku tersebut melalui surat permintaan pembelian barang.
2). Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian ditangani langsung oleh Bagian Pengadaan yang berada di bawah
Biro Umum melalui kasubag Pengadaan/Logistik Unit Produksi. Sesuai dengan uraian
tugasnya, Bagian Pengadaan ini berfungsi untuk memenuhi penyediaan kebutuhan
perusahaan, termasuk penyediaan bahan baku yang diperlukan dengan harga dan syarat-
syarat yang paling menguntungkan. Oleh karena itu, pembelian bahan baku dilakukan
berdasarkan hasil perbandingan harga dari penawaran harga yang diterima dari beberapa
perusahaan/leveransir, baik atas pertimbangan harga, kualitas, maupun persyaratan
pembelian bahan baku yang paling menguntungkan.
3). Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bahan baku yang dibeli ditangani oleh Subag Pengadaan/
Logistik sambil disaksikan oleh seorang staf bagian Satuan Pengawas Intern untuk
memperkuat pengendalian bahan baku yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang
dipesan. Setelah barang tesebut diterima dan Subag ini membuat laporan penerimaan
barang, bahan baku tersebut diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan dan disiapkan
apabila diminta oleh bagian produksi.
4). Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi untuk pembelian bahan baku ditangani oleh Subag keuangan/
akuntansi yang berada di bagian sekretariat produksi. Subag keuangan ini bertugas
mencatat transaksi pembelian pada jurnal pembelian, mutasi harian kas, kartu utang, dan
kartu persediaan. Selain diselenggarakannya rekening timbal balik dengan pembentukan
rekening R/C, catatan di unit produksi setiap hari diverifikasi oleh bagian
akuntansi/keuangan pusat. Rekening R/C pusat di unit dan rekening R/C unit di pusat
setiap akhir bulan direkonsiliasi untuk menjaga kesesuaian data di kedua rekening
tersebut.
1.2. Prosedur-prosedur Pada Sistem Akuntansi Pembelian
Salah satu kriteria untuk mencapai sistem akuntansi pembelian yang memadai
adalah memiliki prosedur-prosedur tertentu, untuk aktivitas pembelian yang dilaksanakan
PD Kerta karkim mempunyai prosedur-prosedurnya antara lain :
1. Prosedur permintaan pembelian
2. Prosedur permintaan penawaran harga
3. Prosedur penerimaan barang
4. Prosedur pencatatan dan pembayaran
1). Prosedur Permintaan Pembelian
Jumlah persediaan bahan baku yang tersimpan di gudang bahan telah ditetapkan
dalam batas minimum dan maksimum tertentu. Ketentuan batas minimum persediaan ini
ditetapkan dengan berbagai pertimbangan seperti rata -rata kebutuhan bahan dan jangka
waktu pemesanan barang sampai dengan penerimaan barang. Hal ini dimaksudkan untuk
menghindari adanya idle inventory ataupun menghambat proses produksi akibat
kekurangan persediaan bahan baku.
Apabila pada suatu saat, setelah dipenuhinya permintaan bahan baku berupa daftar
kebutuhan bahan dari subseksi persiapan diketahui bahwa sisa persediaan bahan di
gudang telah mencapai titik pemesanan kembali, maka bagian gudang bahan segera
mengajukan permintaan pembelian barang melalui formulir surat permintaan pembelian
barang (SPPB). Surat permintaan pembelian barang ini diotorisasi oleh Kepala Gudang
Bahan yang disetujui oleh kepala Subseksi persiapan dan diketahui oleh Kepala Unit
Produksi. Formulir ini dibuat rangkap tiga (3) dan didistribusikan sebagai bertikut :
Lembar 1 : dikirim ke bagian pengadaan melalui subseksi Logistik di bagian set
produksi seagai surat perintah untuk membeli barang yang diperlukan
perusahaan.
Lembar 2 : diberikan ke seksi pengendalian Bidang Rendal sebagai bahan
pengendalian
Lembar 3 : disimpan sebagai arsip di bagian Gudang
2). Prosedur Pemesanan Barang
Pemesanan barang dilakukan oleh bagian pengadaan setelah menerima surat
permintaan pembelian barang (SPPB) dari bagian gudang melalui subseksi Logistik.
Setelah menerima SPPB tersebut bagian pengadaan segera membuat dan mengirimkan
Surat permintaan penawaran harga kepada beberapa pemasok yang sudah menjadi
rekanan. Dalam jangka waktu yang tidak lama, bagian pengadaan menerima Surat
Penawaran Harga sebagai balasannya. Dengan diterimanya beberapa Surat Penawaran
Harga (SPH) dari sejumlah pemasok, bagian pengadaan membuat perbandingan untuk
menentukan pemasok yang paling menguntungkan. Kepada pemasok ini, bagian
pengadaan mengadakan negosiasi sehingga secara ekonomis diperoleh harga yang
paling menguntungkan dengan kualitas bahan baku yang sesuai dengan yang diperlukan.
Setelah diperoleh kesepakatan tentang syarat-syarat pembelian, termasuk jadwal
pengiriman barang , bagian pengadaan membuat surat pesanan barang sebanyak tujuh
rangkap yang didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 : Dikirimkan kepada pemasok sebagai pemesanan barang secara resmi.
Lembar 2 : Diterima kembali oleh bagian pengadaan setelah ditandatangani oleh
pemasok sebagai tanda bahwa pesanan barang telah disanggupi termasuk
syarat-syarat pembeliannya . Bagian pembelian kemudian mengarsipkan
lembar kedua ini.
Lembar 3 : Disampaikan ke bagian penerimaan di Subag Logistik, sebagai perintah
untuk menerima barang yang dipesan perusahaan sesuai dengan keterangan
yang ada pada surat pesanan barang tersebut.
Lembar 4 : Disampaikan ke fungsi akuntansi unit produksi (Sub. Bag. Keuangan dan
Akuntansi) sebagai bahan bukti pendukung dalam pencatatan yang timbul
dari transaksi pembelian barang tersebut.
Lembar 5 : Dikirim ke bagian gudang bahan untuk memberitahu bahwa barang yang
dimintanya telah dipesankan . Lembar 5 ini diarsip bersama : SPPB
lembar 1 yang telah disimpan lebih dulu.
Lembar 6 : Dikirim ke bidang Rendal sebagai pengendalian bahwa telah dipesan
barang dengan kualitas, kuantitas, harga dan pemasok seperti tercantum
dalam SPB tersebut.
Lembar 7 : SPB lembar ke tujuh ini bersama-sama SPPB dan SPH diarsip berdasarkan
tanggal penerimaan barang yang telah disepakati untuk mengontrol
kesesuaian tanggal pengiriman dengan realisasinya. Arsip ini kemudian
ditambah lagi dengan SPB lembar 2 yang diterima kembali dari pemasok,
setelah ditanda tangan pemasok. Selanjutnya, SPB lembar ke 2 dan ke 7 ini
dengan tanggal penerimaan barang, jika telah diterima laporan penerimaan
barang dari bagian penerimaan barang.
3). Prosedur Penerimaan Barang
Pada saat barang yang dipesan oleh bagian pengadaan dipenuhi pemasok, maka
barangnya beserta surat jalan diterima oleh bagian penerimaan yang dalam hal ini
ditangani oleh Subseksi logistik di unit produksi. Barang yang diterima tersebut
kemudian diperiksa kualitas dan kuantitasnya, disesuaikan dengan Surat Jalan. Jika
sesuai maka dicocokan pula dengan surat pesanan barang yang sudah lebih dulu
diterima dari Bagian Pengadaan. Apabila Surat Jalan beserta barangnya sesuai dengan
Surat pesanan barang, maka bagian penerimaan ini membuat Laporan Penerimaaan
Barang rangkap tiga yang didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 : Dikirim ke bagian pengadaan sebagai dasar untuk pencatatan tanggal
penerimaan barang pada surat pesanan barang lembar ke 7 dan 2 yang
diarsip di bagian pengadaan tersebut. Setelah dipakai dasar pencatatan
laporan ini diteruskan ke bagian Akuntansi unit produksi.
Lembar 2 : Disampaikan ke bagian gudang bahan beserta barangnya. Di bagian gudang
bahan barang-barang yang diterimanya diperiksa kembali baik kualitas atau
kuantitasnya, kemudian disesuaikan lagi dengan arsip Surat Pemesanan
Barang dan Laporan Penerimaan Barang . Jika barang yang diterimanya
sudah sesuai maka dicatat pada kartu gudang dan kartu barang.
Lembar 3 : Diarsipkan berdasarkan nomor urut, bersama-sama dengan SPB lembar 3 dan
Surat Jalan lembar 1.
4). Prosedur Pencatatan dan Pembayaran
Prosedur pencatatan ini meliputi pemeriksaan bukti-bukti pembelian bahan baku
dan mencatatnya pada jurnal pembelian, buku pembantu kartu persediaan dan kartu
utang. Pencatatan timbulnya utang dan bertambahnya persediaan pada jurnal pembelian
catatan utang melainkan langsung mencatat faktur dari pemasok ke dalam Kartu utang.
Adapun bukti pendukung yang menjadi dasar pencatatan transaksi pembelian ini terdiri
dari surat pesanan barang (SPB), laporan penerimaan barang (LPB), dan faktur.
Surat pesanan barang (lembar ke 4) diterima bagian akuntansi dari bagian
pengadaan pada saat dilakukan pemesanan barang pada pemasok sementara laporan
penerimaan barang (LPB lembar 1) diterima dari bagian penerimaan melalui bagian
pengadaan untuk memberitahu bahwa barang yang dipesan telah diterima dan diserahkan
ke bagian gudang sedangkan faktur pembelian barang diterima oleh bagian akuntansi
unit dari pemasok melalui bagian pengadaan / pembelian.
Pemegang kas unit, membandingkan faktur tersebut dengan laporan penerimaan
barang (LPB) dan surat pesanan barang (SPB). Apabila ketiga bukti tersebut sesuai, maka
dibuatkan tanda bukti pembayaran yang ditandatangani oleh Kepala Unit Produksi
sebanyak tiga lembar. Tanda bukti pembayaran ini kemudian diserahkan ke Biro
Keuangan untuk meminta pengeluaran kas. Setelah seluruh dokumen diperiksa kembali
di Biro Keuangan, tanda Bukti Pembayaran tersebut kemudian diajukan untuk disetujui
Direksi. Setelah mendapat persetujuan Direksi, Biro Keuangan mengirimkan kembali ke
Subag. Keuangan/ Akuntansi unit beserta sejumlah uang yang tercantum dalam tanda
bukti pembayaran berikut semua buktinya, kecuali tanda bukti pembayaran lembar
ketiga, ditahan sebagai dasar pencatatan dalam rekening timbal balik dan arsip di Bagian
Akuntansi Pusat. Oleh Subag. Keuangan/Akuntansi Unit, tanda bukti pembayaran lembar
ke 1 dikirimkan ke pemasok sebagai bukti penagihan pada tanggal yang tercantum pada
bukti tersebut. Sedangkan lembar kedua dijadikan dasar pencatatan penerimaan kas dari
biro keuangan pada “Mutasi Harian Kas” di Subag Akuntansi unit produksi. Selanjutnya
diserahkan ke pemegang kas unit dan diarsipkan berdasarkan tanggal jatuh tempo.
Pada tanggal jatuh tempo, bagian kas unit membandingkan Bukti Tanda
pembayaran lembar pertama yang dibawa penagih dengan dokumen yang sama dan
semua bukti pendukungnya yang diambil dari arsip sementara. Jika cocok, maka bagian
ini mencap “LUNAS” pada tanda bukti pembayaran lembar pertama dan kedua beserta
arsip faktur pembeliannya. Setelah dicap “LUNAS”, tanda bukti pembayaran lembar
pertama diserahkan pada penagih beserta uangnya sebagai pembayaran utang atas
pembelian bahan baku. Sedangkan lembar ke 2 dan bukti pendukungnya diserahkan
kepada pemegang buku harian untuk mencatat pengeluaran kas pada buku mutasi harian
kas dan mencatat pengurangan utang pada kartu utang masing-masing debitur. Seluruh
dokumen tersebut kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal pembayarannya di pemegang
buku harian.
1.3. Formulir, Catatan dan Laporan
1). F o r m u l i r
Pada Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian, khususnya pembelian bahan baku,
digunakan beberapa formulir sumber dan pendukung yang terdiri dari :
1). Daftar Kebutuhan Bahan (DKB).
2). Surat permintaan pembelian barang (SPPB).
3). Surat permintaan penawaran harga (SPPH).
4). Penawaran Harga (PH).
5). Surat pesanan barang (SPB).
6). Tanda bukti pembayaran (TBP).
(1) Daftar Kebutuhan Bahan
Daftar kebutuhan bahan ini dibuat atas dasar formulasi produksi yang akan
dilaksanakan berdasarkan pemesanan barang. Daftar kebutuhan barang ini dibuat oleh
seksi produksi melalui Subseksi perencanaan produksi. Oleh karena itu, daftar kebutuhan
bahan ini diotorisasi oleh Kasubsi Perencanaan yang disetujui oleh Kepala Unit Produksi.
Formulir ini terdiri dari isian :
a). No. pesanan (tercetak)
b). Nama barang yang akan di produksi
c). Coumpound
d). Jumlah pesanan
e). Nama pemesan
f). Tanggal pesanan
g). Tanggal kirim/ pengiriman.
(2). Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB)
Surat permintaan pembelian barang (SPPB) ini dibuat oleh petugas Gudang Bahan
berdasarkan Daftar Kebutuhan Bahan dari bagian Rendal melalui bagian produksi apabila
persediaan di gudang bahan telah mencapai titik pemesanan kembali. Formulir SPPB ini
diisi oleh petugas gudang bahan, ditandatangani oleh Kepala Gudang Bahan dan Kepala
Subseksi Persiapan produksi dan diketahui oleh Kepala Seksi Produksi. Sesuai dengan
keperluannya, formulir ini dibuat rangkap tiga, yang dikirim ke seksi pengendalian
Bidang Rendal, ke Bagian Pengadaan dan diarsip berdasarkan nomor urut di Gudang
Bahan.
Isian pada formulir ini terdiri dari :
a). Alamat tujuan surat, yakni ke Bagian Pengadaan/pembelian.
b). Nomor urut surat.
c). Tabel keterangan barang yang dipesan meliputi kolom isian :
- Nomor urut barang yang dipesan.
- nama barang yang dipesan.
- tipe / ukuran barang.
- Satuan barang.
- Banyaknya barang yang dipesan
- Keterangan mengenai barang yang dipesan, diisi jika diperlukan.
d). Otorisasi berupa tandatangan petugas Gudang Bahan, Kepada Subseksi Persiap-an,
dan Kepala seksi produksi.
(3). Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Surat permintaan penawaran harga (SPPH) dibuat oleh Bagian Pengadaan/
Pembelian atas dasar surat permintaan pembelian barang dari bagian gudang yang
diotorisasi oleh Petugas Gudang Bahan, Kepala Subseksi Persiapan Produksi, dan Kepala
Seksi Produksi. Surat ini dibuat dan dikirim ke sejumlah pemasok yang sudah menjadi
rekanan. Oleh karena itu, jumlah SPPH yang dibuat sama dengan jumlah rekanan
pemasok yang akan dikirim SPPH tersebut.
Formulir SPPH ini terdiri dari :
a). Kepala Surat yang berisi identitas perusahaan (PD Kerta Karkim).
b). Alamat tujuan surat, yakni ke Rekanan atau pemasok
c). Cetakan nomor urut formulir.
d). Tabel spesifikasi barang yang diperlukan oleh perusahaan, meliputi data tentang:
- Nomor urut barang yang diperlukan.
- Nama barang
- Kuantitas yang diisi dengan jumlah barang yang diperlukan.
- Type/ukuran, diisi dengan tipe ukuran yang menunjukkan kualitas/jenis barang
- Satuan yang diisi dengan satuan barang, misalnya gram, Kg., dan sebagainya.
- Harga satuan barang, diisi oleh pemasok.
- Potongan, diisi oleh pemasok dengan nilai prosen potongan.
- Harga bersih, Jumlah harga dikurangi potongan yang diberikan pemasok.
e). Keterangan, diisi dengan keterangan jika diperlukan.
f). Catatan berisi syarat pembelian dan potongan serta lain-lain keterangan tambahan
yang diperlukan.
g). Ruang otorisasi oleh Kepala Bagian Pengadaan.
Formulir SPPH ini diisi oleh perusahaan sebagian menyangkut spesifikasi barang
yang diperlukan, sedangkan data mengenai harga, potongan dan kesanggupan tentang
syarat pembelian diisi oleh pemasok. Setelah melengkapi isian formulir ini, pemasok
kemudian mengirimkan kembali SPPH ini sebagai jawabannya (Penawaran Harga) dan
diterima di Bagian Pengadaan di PD Kerta Karkim. Pengiriman kembali SPPH dari
pemasok sebagai penawaran harga seringkali disertai brosur yang mencantumkan daftar
harga terbaru menyangkut semua barang yang tersedia di pemasok tersebut (tidak
terbatas pada yang diminta PD Kerta Karkim). Setelah diterima beberapa Surat
Penawaran Harga dari pemasok yang berbeda, kemudian dibandingkan untuk
menentukan pemasok yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Semua Surat
Penawaran Harga dari pemasok diarsip berdasarkan nama perusahaan pemasoknya, untuk
keperluan pemesanan barang pada waktu yang akan datang
(4). Surat Penawaran Harga
Surat Penawaran Harga diterima dari pemasok, berupa daftar keterangan barang
yang diperlukan perusahaan lengkap beserta harga dan syarat-syarat pembeliannya.
Seringkali Surat Penawaran harga ini berupa SPPH yang telah diisi pemasok atau
formulir yang hampir sama dengan SPPH.
(5). Surat pesanan barang (SPB)
Surat pesanan barang ini dibuat oleh bagian Pengadaan/Pembelian yang ditujukan
kepada pemasok terpilih berdasarkan perbandingan antar surat penawaran harga. Adapun
isinya meliputi :
a). Kepala Surat yang berisi identitas perusahaan (PD Kerta Karkim).
b). Alamat tujuan surat, yakni ke Rekanan atau pemasok terpilih.
c). Cetakan nomor urut formulir.
d). Tabel spesifikasi barang yang dipesan oleh perusahaan, meliputi data tentang:
- Nomor urut barang yang diperlukan.
- Nama barang
- Tipe/ukuran barang
- Satuan yang diisi dengan satuan barang, misalnya gram, Kg., dan sebagainya.
- Harga satuan barang, diisi oleh pemasok.
- Potongan, diisi oleh pemasok dengan nilai prosen potongan yang dapat diberikan.
- Harga bersih, Jumlah harga barang dikurangi potongan yang diberikan pemasok
(diisi pemasok)
- Total dari jumlah
- Tanggal pemesanan
- Tempat tanda tangan sebagai otorisasi oleh Kabag Pengadaan
- Jadwal dan persyaratan penerimaan barang
- Ruang penyetujuan pesanan oleh Kabag Keuangan
Surat pesanan barang ini dibuat oleh Bagian Pengadaan sebanyak 7 rangkap.
Lembar kedua dikirim ke pemasok untuk memesan barang yang diperlukan. Setelah
Surat Pesanan lembar kedua tersebut diterima kembali oleh bagian Pengadaan setelah di
paraf pemasok sebagai tanda menyanggupi pesanan barang tersebut berikut syarat-
syaratnya. Selanjutnya lembar kedua dari surat pesanan barang tersebut di arsip oleh
bagian pengadaan berdasarkan tanggal penerimaan barang yang dijadwalkan untuk
mengecek ketepatan penerimaan barang.
Sedangkan surat pesanan barang lembar lainnya didistribusikan secara intern ke
fungsi-fungsi terkait lainnya untuk kepentingan pemberitahuan dan pencatatan.
(6). Tanda bukti pembayaran (TBP)
Tanda bukti pembayaran dikeluarkan oleh fungsi akuntansi diotorisasi oleh
pemegang kas unit, diketahui oleh kepala unit produksi dan disetujui oleh direksi. Tanda
bukti pembayaran ini selain berfungsi sebagai bukti dasar pencatatan transaksi utang
(pada saat diterima barang) dan pengeluaran kas (pada saat jatuh tempo/pembayaran),
juga berfungsi sebagai tanda bukti penagihan utang dari pemasok pada saat jatuh tempo.
2). C a t a t a n
Perangkat catatan yang digunakan sebagai media untuk merekam transaksi
pembelian bahan baku ini terdiri dari :
(1).Kartu Barang, yakni catatan mutasi setiap jenis bahan baku yang berfungsi sebagai
identitas barang karena disimpan di tempat penyimpanan barang yang
bersangkutansehingga memudahkan pencarian stiap jenis dan tipe/kualitas barang.
Selain itu juga, kartu ini berfungsi sebagai alat kontrol kartu gudang karena berisi
mutasi keluar masuk setiap jenis barang yang disimpan di gudang. Catatan ini
sebagai alat pengendali yang diselenggarakan oleh fungsi gudang bahan.
(2).Kartu Gudang, yakni catatan mutasi keluar-masuknya setiap jenis barang yang
diselenggarakan oleh fungsi gudang bahan. Sama halnya dengan kartu barang pada
kartu ini tidak memuat harga pokok barang, melainkan hanya berisi kuantitasnya
saja. Kartu ini disimpan di arsip kantor gudang, dan fungsinya untuk mengontrol
fisik persediaan barang yang disimpan di gudang disamping alat kontrol kartu
persediaan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
(3).Kartu Persediaan, yakni catatan mutasi keluar-masuknya persediaan setiap jenis
bahan baku yang disimpan di gudang. Pada kartu ini memuat harga pokok setiap
jenis bahan baku untuk setiap kali pembelian. Selain berfungsi sebagai alat
pengecekan silang dengan kartu gudang, kartu persediaan ini juga berfungsi sebagai
rincian rekening kontrol persediaan pada buku besar yang bersangkutan.
(4). Kartu Utang, catatan buku pembantu utang untuk setiap pemasok sebagai rincian
rekening kontrol utang pada buku besar yang bersangkutan. Kartu utang ini
diselenggarakan oleh pemegang buku pembantu di subag keuangan/akuntansi unit
produksi.
(5). Jurnal Pembelian, yakni catatan yang diselenggarakan oleh pemegang buku harisn
berfungsi untuk merekam transaksi pembelian barang.
(6). Buku Mutasi Harian Kas Unit, yakni catatan yang diselenggarakan oleh pemegang
buku harian di subag. keuangan/akuntansi unit untuk merekam kas masuk dan
keluar di unit produksi. Pada sistem akuntansi pembelian ini buku mutasi harian kas
digunakan untuk mencatat oengeluaran kas atas pembayaran pembelian bahan baku
pada saat jatuh tempo.
3). L a p o r a n
Laporan sangat diperlukan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan. Adapun
laporan yang dihasilkan dalam hubungannya dengan transaksi pembelian adalah :
(1).Laporan perbandingan rencana dan realisasi budget pembelian, yang disusun oleh
bagian pengadaan. Hal ini dimaksudkan untuk mengevaluasi realisasi bugdet
kebutuhan bahan baku.
(2).Laporan pesanan barang yang menunjukkan pesanan barang yang belum dan yang
sudah dipenuhi pemasok. Pada pesanan yang belum dipenuhi pemasok, diberi
keterangan tanggal pengiriman yang direncanakan sehingga direksi mudah
mengontrol adanya pesanan yang terlambat pengirimannya.
(3).Laporan setiap jenis persediaan bahan baku yang sudah mencapai titik pemesanan
kembali.
(4).Laporan jadual pembayaran utang kepada setiap pemasok.
(5).Laporan hasil perhitungan fisik persediaan di gudang serta perbandingannya dengan
catatan-catatannya.
2. Deskripsi Sistem Pengendalian Intern Pengadaan Persediaan bahan Baku
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi
pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi
mengenai pengadaan persediaan bahan baku. tujuan pokok tersebut diantaranya adalah
menjaga kekayaan perusahaan berupa persediaan bahan baku dan Kas atau kewajiban
perusahaan berupa utang akibat adanya pembelian kredit.Selain menjaga kekayaan
perusahaan, juga dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan kehandalan data akuntansi
berupa catatan utang dan persediaan.
Adapun unsur-unsur pengendalian intern yang ada dalam sistem akuntansi
pembelian ini terdiri dari struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,
praktek yang sehat, dan karyawan yang kompeten dan jujur.
2.1. Struktur Organisasi
Pada sistem akuntansi pembelian yang diterapkan di PD. Kerta Karkim, proses
penanganan transaksi pembelian bahan baku dilaksanakan oleh beberapa fungsi, yakni
fungsi gudang, fungsi pengadaan/pembelian, fungsi penerimaan/ logistik dan fungsi
pencatatan/akuntansi. masing-masing fungsi bertanggung jawab sesuai dengan
wewenangnya, dan saling berkaitan, bekerja sama untuk menangani transaksi tersebut.
Oleh karena itu, setiap fungsi terpisah sebagai unit organisasi, dan transaksi pembelian
tidak dilakukan hanya oleh satu orang/unit organisasi. Fungsi pembelian yang
dilaksanakan oleh bagian pengadaan di bawah biro umum terpisah dari fungsi
penerimaan yang ditangani oleh Sub.bag. Logistik di sekretariat produksi.
- Fungsi pembelian juga terpisah dari fungsi akuntansi yang ditangani oleh Sub.bag.
keuangan/akuntansi di sekretariat produksi.
- Fungsi penerimaan juga terpisah dari fungsi penyimpanan barang yang dilaksanakan
oleh petugas gudang bahan di Sub seksi Persiapan produksi.
2.2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Transaksi pembelian bahan baku yang dilaksanakan di PD.Kerta karkim bisa
terjadi atas dasar adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang. Otorisasi ini dilakukan
dengan cara pembubuhan tandatangan oleh pejabat yang berwenang untuk itu pada
dokumen sumber atau dokumen pendukung. Sedangkan sistem otorisasi yang diterapkan
pada catatan akuntansi dilakukan dengan memberikan paraf pada dokumen sumber dan
pendukungnya yang dijadikan dasar pencatatan. Hal ini bukan saja untuk memberi tanda
bahwa data tersebut telah dicatat, melainkan juga untuk pengendalian kebenaran
catatannya sehingga jika terjadi kesalahan pencatatan orang yang memberikan paraf
itulah yang harus bertanggungjawab. Di samping itu juga otorisasi pencatatan ini
dimaksudkan untuk melindungi agar hanya petugas yang berwenang itu saja yang berhak
untuk melakukan pencatatan.
Pencatatan data akuntansi ini dilakukan dengan prosedur tertentu sesuai dengan
yang telah ditetapkan dalam pedoman sistem akuntansi. Setiap pencatatan data transaksi
pembelian bahan baku selalu didasarkan pada adanya dokumen sumber dan pendukung
yang lengkap. baik dokumen sumber ataupun dokumen pendukungnya diperiksa
keabsahannya, yakni dokumen tersebut harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
untuk itu. Selain itu juga dilakukan pencocokan antara berbagai dokumen sumber dengan
dokumen pendukung sebelum dilakukan pencatatan sehingga ketelitian dan kehandalan
data akuntansi dapat benar-benar terjamin. Adapun sistem otorisasi yang diterapkan pada
sistem akuntansi pembelian bahan baku di PD Kerta Karkim sebagai berikut :
a. Surat Permintaan Pembelian Barang yang dikeluarkan oleh petugas gudang bahan
diotorisasi oleh kepala Gudang Bahan dan Kepala Subseksi Persiapan produksi
atas dasar daftar kebutuhan bahan yang diajukan oleh bagian Rendal melalui bagian
produksi.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga diotorisasi oleh Kepala Bagian Pengadaan
berdasarkan surat permintaan pembelian barang dari petugas gudang bahan.
c. Surat Pesanan Barang, dari bagian pengadaan diotorisasi oleh kepala Bagian
Pengadaan berdasarkan hasil perbandingan penawaran harga yang diterima dari
beberapa pemasok.
d. Laporan penerimaan barang yang dikeluarkan oleh fungsi penerimaan di Subag.
Logistik, diotorisasi oleh Kepala Subag Logistik setelah dilakukan pemeriksaan dan
pencocokan barang yang diterima dengan Surat Jalan dan surat pesanan barang.
e. Tanda bukti pembayaran dikeluarkan oleh fungsi akuntansi diotorisasi oleh
pemegang Kas Unit , diketahui oleh Kepala Unit Produksi dan disetujui oleh
Direksi.
Adapun prosedur pencatatan data akuntansi yang merekam data transaksi pembelian
bahan baku adalah :
a. Pencatatan terhadap Kartu Gudang dan Kartu Barang dilakukan oleh fungsi gudang
setelah menerima barang dan memeriksa kembali kualitas dan kuantitasnya serta
mencocokkannya dengan dokumen laporan penerimaan barang, dan arsip surat
pesanan barang yang diterima dari Bagian Pengadaan. Setelah melakukan pencatatan
dokumen-dokumen tersebut dibubuhi paraf untuk menandai bahwa datanya telah
dicatat.
b. Pencatatan terhadap Jurnal Pembelian dilakukan oleh pemegang buku harian di
Subag Keuangan/Akuntansi Unit Produksi atas dasar dokumen sumber tanda bukti
pembayaran yang telah diotorisasi oleh Pemegang Kas Unit, diketahui Kepala Unit
Produksi dan disetujui Direksi, serta didukung oleh Faktur dari pemasok yang telah
diperiksa Bagian Pengadaan/Pembelian, surat pesanan barang, dan laporan
penerimaan barang.
c. Pencatatan terhadap Kartu Utang dan Kartu Persediaan dilakukan oleh seksi APK
(Administrasi Pencatatan Kantor) sebagai pemegang buku pembantu yang berada di
Subag Keuangan/Akuntansi Unit Produksi. Pencatatan ini didasarkan pada dokumen
sumber tanda bukti pembayaran yang diotorisasi oleh Pemegang Kas Unit,diketahui
Kepala Unit Produksi dan disetujui Direksi, serta didukung oleh dokumen-dokumen
Faktur dari pemasok setelah diperiksa bagian Pengadaan/Pembelian, surat pesanan
barang, dan laporan penerimaan barang.
d. Pencatatan pengeluaran kas pada Buku Mutasi Harian Kas dilakukan oleh Pemegang
Kas Unit setelah cek atau uang tunai diserahkan kepada penagih dari pihak pemasok
yang dibuktikan dengan membawa tanda bukti pembayaran lembar pertama.
Sebelum dicatat tanda bukti pembayaran beserta bukti pendukungnya dicap
“LUNAS”. Oleh karena itu pencatatannya didasarkan pada dokumen tanda bukti
pembayaran yang telah dibayarkan dan dicap “LUNAS” dan didukung dokumen
berupa arsip faktur dari pemasok, surat pesanan barang, dan laporan penerimaan
barang.
2.3. Praktek yang Sehat
Upaya yang ditempuh PD Kerta Karkim untuk menunjang dilaksanakannya
pembagian fungsi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data akuntansi yang telah
ditetapkan diciptakan praktek yang sehat. Unsur-unsur praktek yang sehat ini meliputi :
a. Pemberian nomor urut tercetak pada formulir-formulir yang digunakan dalam
transaksi pembelian bahan baku.
b. Pemasok ditentukan berdasarkan hasil perbandingan jawaban penawaran harga yang
diterima dari beberapa pemasok.
c. Subag. Logistik hanya akan menerima barang, menghitung kuantitasnya, dan
melakukan pemeriksaan lainnya apabila telah menerima surat pesanan barang yang
dikirim dari Bagian Pengadaan/Pembelian Barang dan diotorisasi oleh Kepala
Bagian Pengadaan.
d. Sebelum diproses, faktur dari pemasok harus diperiksa lebih dahulu oleh Bagian
Pengadaan/Pembelian, baik mengenai harga, kuantitas, kualitas, syarat-syarat
pembelian maupun perhitungannya.
e. Setiap akhir bulan dilakukan penghitungan fisik persediaan di gudang bahan yang
dilakukan oleh tim yang terdiri dari petugas gudang bahan, petugas dari Satuan
Pengawas Intern, dan petugas dari Subag pengendalian-Bagian Rendal. Laporan
hasil penghitungan fisik ini digunakan untuk mencocokkan data dengan data yang
dicatat pada kartu Gudang dan dikirim ke Subag. Keuangan/Akuntansi untuk
dilakukan penyesuian dengan Kartu Persediaan setelah ditelaah penyebab adanya
selisih jika ada..
f. Kartu Utang dan Kartu Persediaan sebagai buku pembantu direkonsiliasi dengan
rekening kontrolnya pada buku besar setiap akhir bulan setelah dilakukan
pencocokan dengan fisik persediaan di gudang bahan.
g. Tanda bukti pembayaran berikut semua bukti pendukungnya dicap “LUNAS” oleh
pemegang Kas Unit setelah cek pembayarannya diterima oleh penagih dari pihak
pemasok yang membawa tanda bukti pembayaran lembar pertama.
h. Setiap dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dijadikan dasar pencatatan
diparaf oleh petugas yang melakukan pencatatannya segera setalah pencatatan
dilakukan untuk menandai bahwa dokumen tersebut telah diperiksa dan dicatat
sehingga tidak akan dicatat dua kali.
i. Pelaksanaan transaksi pembelian bahan baku tidak diselesaikan oleh satu orang/ unit
organisasi tertentu melainkan oleh beberapa unit organisasi tertentu, yakni :
- fungsi gudang bahan sebagai unit organisasi yang berwenang mengajukan
pembelian barang barang untuk menambah persediaan bahan baku yang sudah
mencapai titik pemesanan kembali.
- fungsi pembelian yang dilaksanakan oleh Bagian Pengadaan berwenang
menentukan pemasok dan memesan barang yang diperlukan perusahaan atas dasar
permintaan dari bagian gudang bahan.
- fungsi penerimaan barang yang dilaksanakan oleh Sub.Bag. Logistik sesuai
dengan yang dipesan oleh Bagian Pengadaan baik kualitas maupun kuantitasnya.
- fungsi pencatatan yang dilaksanakan oleh Sub.Bag. Keuangan Akuntansi di unit
Produksi didasarkan pada tanda bukti pembayaran yang diotorisasi oleh Pemegang
Kas Unit yang diketahui oleh Kepala Unit Produksi dan disetujui oleh Direksi dan
didukung oleh faktur dari pemasok, laporan penerimaan barang dan surat pesanan
barang.
j. Adanya Satuan Pengawas Intern (SPI) yang dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri
Dalam Negeri No. 1 pasal 50 ayat 3 tahun 1984, yang bertugas untuk melakukan
pengawasan atau pengendalian dan menyampaikan saran perbaikan terhadap hasil
penilaiannya. Unit organisasi ini berdiri secara independen dan bertanggungjawab
langsung kepada direksi. Berdasarkan struktur organisasi dan uraian jabatannya,
penulis menilai bahwa satuan pengawas intern ini dapat diandalkan (baik) turut
menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi
sebagai ciri efektivitas pengendalian intern akuntansi atas pengadaan persediaan
bahan baku.
k. Pemberian hak cuti bagi karyawan. Terutama karyawan kunci diberi hak untuk
mengambil cuti sekali dalam setahun selama dua kali 7 hari. Selama karyawan
tersebut mengambil cuti, wewenang dan tanggungjawabnya dialihkan pada
karyawan lain yang dianggap kompeten.
2.4. Karyawan yang Kompeten dan Jujur
Penetapan karyawan yang bekerja di PD Kerta Karkim berpedoman pada peraturan
pokok-pokok kepegawaian berdasarkan SK Direksi No. 012/SK/Dir/IX/1991 yang
disahkan oleh Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat sesuai dengan SK No.
539/SK.2229-Binsar/91. Karyawan tersebut diklasifikasikan ke dalam klasifikasi
karyawan kontrak, karyawan honorer dan karyawan tetap. Sampai saat ini jumlah
karyawan untuk semua klasifikasi termasuk direksi berjumlah 138 orang dengan tingkat
pendidikan, keahlian dan jabatan yang berbeda-beda.
Pengadaan karyawan baru dilaksanakan melalui prosedur penerimaan tenaga kerja
baru, baik untuk tujuan mengisi jabatan/formasi yang kosong (karena mutasi atau
berhenti) atau menambah karyawan baru sesuai dengan berkembangnya volume
pekerjaan. Penerimaan karyawan baru ini didasarkan atas hasil seleksi dengan
menggunakan kriteria yang telah ditetapkan. Kriteria tersebut disusun oleh Direksi
bersama-sama dengan pimpinan bagian yang akan menerima karyawan baru tersebut
dalam bentuk analisis jabatan. Analisis jabatan ini kemudian dijabarkan ke dalam
persyaratan kualifikasi jabatan yang diperlukan. Atas dasar inilah kemudian disusun
bahan test seleksi calon karyawan baik test tertulis ataupun wawancara. Test wawancara
digunakan lebih banyak untuk mengukur sikap calon yang telah lolos dalam seleksi test
tertulis (keahlian).
Sementara untuk meningkatkan kompetensi karyawan yang sudah ada sesuai
dengan tuntutan keahlian pekerjaannya, pihak perusahaan menyelenggarakan pelatihan
keahlian bekerja sama dengan departemen tenaga kerja dan lembaga-lembaga pendidikan
non-formal lainnya. Di samping itu juga perusahaan membuka kesempatan bagi
karyawannya untuk melanjutkan studi pada pendidikan formal sesuai dengan tuntutan
karier dan pekerjaannya. Sedangkan prosedur pengangkatan tenaga kerja tetap dan
kenaikan pangkat/jabatan yang dinilai berdasarkan kondite dan prestasi kerja merupakan
kebijakan perusahaan untuk meningkatkan mutu sikap positif karyawan sebagai tenaga
kerja di PD Kerta Karkim.