埼玉県立職業能力開発センター

平成 26 年 9 月

ビジネスソフト間でのデータ活用

～ テーマ 1 差し込み印刷 ～

ビジネスソフト間でのデータ活用

目次

Wordの基本操作

Word2010 画面構成 ·················································································· 3

便利なショートカットキー ········································································ 3

範囲選択 ···································································································· 3

テーマ１：差し込み印刷と宛名ラベルを作成しよう

Word で「案内状」の編集 ········································································ 4

1 ）オートフォーマット .................................................................... 52 ）あいさつ文の入力 ........................................................................ 53 ）表の編集 ...................................................................................... 64 ）クリップアートの挿入 ................................................................. 75 ）ワードアートの挿入 .................................................................... 8

Excel データをWord の差し込み印刷で活用 ··········································· 9

1 ）メイン文書の指定 .................................................................... 102 ）データファイルの指定 ............................................................. 103 ）差し込みフィールドの挿入 ...................................................... 114 ）差し込み文書のプレビュー表示 ............................................... 12【補足】データの抽出 .................................................................... 125 ）差し込み印刷の実行 ................................................................. 13

Excel データをWord の宛名ラベルで活用 ··········································· 14

1 ）メイン文書とラベルサイズの指定 ........................................... 142 ）データファイルの指定 ............................................................. 153 ）差し込みフィールドの挿入 ...................................................... 164 ）差し込み文書のプレビュー表示 ............................................... 175 ）差し込み印刷の実行 ................................................................. 17

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平成 26 年 2 月

Word の 基 本 操 作

word2010画面構成

注意）初期設定では、以下の項目は表示されていない場合があります。

　　＊ルーラーの表示：《表示》タブ～《ルーラー》　　＊行・列番号の表示：ステータスバー上で右クリック～「行番号」、「列」にチェック

　　＊編集記号の表示/非表示：《ホーム》タブ～ オン（ボタンがオレンジ）

便利なショートカットキー

カーソルを文頭へ Ctrl ＋Home 名前を付けて保存 F12 キー

カーソルを文末へ Ctrl ＋End 上書き保存 Ctrl ＋S

カーソルを行頭へ Home コピー Ctrl ＋C

カーソルを行末へ End 貼り付け Ctrl ＋V

範囲選択

文字 文字列をドラッグ 行 行の左余白を でクリック

離 れ た 文

字列Ctrl ＋ドラッグ

複 数

行

① 行の左余白を でドラッグ

単語 単語上でダブルクリック② 先頭でクリック、

最後でShift+ クリック

3

クイックアクセスツールバータイトルバー

リボン

ルーラー

ステータスバー 表示モード ズーム

カーソル

ビジネスソフト間でのデータ活用

テ ー マ １ ： 　 差 し 込 み 印 刷 と 宛 名 ラ ベ ル を

作 成 し よ う

既存のWord 文書「送付状」を修正して、複数の取引先に送付する「案内状」を作成

します。

文書の宛先として取引先を明記し、更にDM 用の宛名ラベルも作成しましょう。

これらの作業を効率よく行うために「差し込み印刷」機能を活用します。

＜完成例＞

修正前：送付状 .docx 修正後：案内状 .docx 新規作成： DM ラベ

ル

→

Wordで「案内状」の編集

Word ファイル「送付状 .docx 」を開き、「案内状 .docx 」という名前を付けて保

存します。

次の項目を、今回の文書に合うように修正しましょう。

1 行目　文書番号：営業10-00987 2 行目　発信日：今日の日付

7 行目　発信者：河野幸一

10 行目　タイトル：事務担当向け新ソフトウェアのご案内

12 行目　先頭に接頭語の追加：「さて、」

4

手順 1 Word で「案内状」の編集

手順 2 Excel データを、 Word ” ”の 差し込み印刷 で活用

手順 3 Excel データを、 Word ”の DM ”ラベル で活用

「平成」と入力して、Enter キーを押す。今日の日付が確認できたら、もう一度 Enterキーを押す。

平成 26 年 2 月

14 行目　先頭に接頭語の追加：「つきましては、」

16 行目と28 行目　「柳田」→「田中」に変更

28 行目　「yanagida@akd.co.jp」→「 tanaka@akd.co.jp」に変更

１）オートフォーマット

オートフォーマットとは、書式の自動設定機能です。例えば「拝啓」などの頭語を

入力して改行すると、対応する結語が右揃えで入力されます。「記」に対応する

「以上」の自動入力などもあります。これらの機能を利用して、効率よく編集して

いきましょう。

① 12 行目の行頭に全角スペースを1文字入力後、「拝啓」と入力して確

定。

② Enter キーを押して改行。

「敬具」が右詰めで表示されます。

「敬具」の前に本文を移動します。

③ 「さて…」から「なお、…」まで選

択。

④［ホーム] タブ～［切り取り］をク

リック。

⑤移動先を指定し、 [ 貼り付け ] をク

リック。

２）あいさつ文の入力

「拝啓」に続く適切なあいさつ文を、画面で選択しながら入力します。

① 「拝啓」の後ろに、全角スペースを

入力。

②［挿入 ] タブ～ [ 挨拶文 ] ～ [ あい

さつ文の挿入 ] をクリック。

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行の選択セルの選択

列の選択表全体の選択

表のサイズ変更

ビジネスソフト間でのデータ活用

「あいさつ文」ダイアログボックスが

表示されます。

③ 適切なものを選択して［OK ］ボ

タンをクリック。

あいさつ文が入力できました。

３）表の編集

表の書式はそのままで、行数・列数を変更してデータを修正します。

表を編集する前に、表の範囲選択・サイズ変更の操作を確認しておきましょう。

表の範囲選択とサイズ変更

元の表は５行３列ですが、４行４列に変更します。

「価格」の左側に１列挿入します。

① 「価格」を列単位で選択。②［レイアウト ] タブ～ [ 左に列を

挿入 ] を

クリック。

③ 挿入された列の１行目に「分

類」と

入力。

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平成 26 年 2 月

１行削除します。

④ ３行目を行単位で選択。⑤［レイアウト ] タブ～ [ 削除 ] ～

[ 行の削除 ] をクリック。

項目名を残して、データを修正しま

す。

⑥ ２～４行目まで選択してDeleteキー。

⑦ ＜完成例＞のようにデータを入力

し、

列幅を調整。

＜完成例＞

ソフトウェア名 分類 価格（円） 特徴

ミスター文作 ワープロ ２２，００

０

自動一括変換機能搭

載

パートナー５５F

表計算 １８，５０

０

オフィスの必需品

会議資料NS ９ プレゼンテー

ション

２５，８０

０

図表明解な説得力

４）クリップアートの挿入

クリップアートとは、Office にあらかじめ用意されているイラスト集です。

ワンポイントとなるイラストを挿入することで、表現力がアップします。

表の右下余白にイラストを挿入し

ます。

① 表の下の行をクリック。②［挿入 ] タブ～ [ クリップアー

ト] を

クリック。③ 検索欄に「事務 PC 」と入

力して

検索。④ 任意のイラストをクリックし

て、

文書に挿入。

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ビジネスソフト間でのデータ活用

クリップアートが表示されます。

※ サイズが大きいと２ページ目に

表示される場合があります。

⑤[ クリップアート ] 作業ウィン

ドウを

閉じます。

クリップアートの配置を調整しま

す。

⑥ クリップアートを選択。⑦［書式 ] タブ～ [ 文字列の折り

返し] ～

［四角 ] をクリック。

文字列がクリップアートに対し

て、回り込むように配置されま

す。

クリップアートを小さくして、表

の下へ移動します。

⑧ クリップアートの右下角のハ

ンドルを使って、サイズを調

整。⑨ クリップアートを、表の右下

あたりへドラッグ。

５）ワードアートの挿入

ワードアートとは、文字の形状や色・立体などの特殊効果をまとめたデザイン文字

です。

文書のタイトルなど、人目を引きたい部分に使用します。

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平成 26 年 2 月

タイトルをワードアートに変更

しましょう。

① タイトルを行選択。②［挿入 ] タブ～ [ ワードアー

ト] を

クリック。③ 一覧から任意のスタイルを

選択。

ワードアートが挿入されます。

※ ワードアートが選択されてい

ると、 [ 描画ツール ] ～ [ 書

式 ] タブが表示されます。

文字サイズの調整をします。

④ ワードアートを選択。⑤[ ホーム] タブ～ [ フォント

サイズ]～26pt を選択。

⑥ 必要があれば、ハンドルを

使って全体の大きさを調整。

デザインの調整をします。

⑦ ワードアートを選択。⑧[ 書式 ] タブ～ [ 文字の効果 ]

～ [ 変形 ]を選択。

⑨ 一覧から任意の形状を選

択。

これで文書は出来上がりです。

上書き保存します。

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ビジネスソフト間でのデータ活用

ExcelデータをWordの差し込み印刷で活用

差し込み印刷とは、指定した位置に異なるデータを次々と差し込んで印刷する機能

です。

複数の相手先に同じ内容の定型書簡（案内状や挨拶状）を送付する場合に便利です。

また、DM 用ラベルや封筒への宛先の印刷なども行うことができます。

差し込み印刷には、「メイン文書」と「データファイル（宛先用データ）」が必要

です。

「データファイル」には、Word 、Excel 、Access 、テキストファイル等が使用

できます。

作成する文書の確認

※１ 2 名分のデータがあります。確認後は閉じておきます。

差し込み印刷の手順

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手順１ メイン文書の設定

手順２ データファイルの設定

手順３ 差し込みフィールドの設定 （データの選択、並べ替え）

手順４ 差し込み印刷のプレビュー表示

手順５ 差し込み印刷の実行

メイン文書「案内状.docx」

データファイル「取引先リスト.xlsx」

平成 26 年 2 月

差し込み文書リボン

１）メイン文書の指定

メイン文書として使用する、Word ファイル「案内状 .docx 」を開いておきます。

① 宛先である “ お取引先各

位” の

文字を削除。

②［差し込み文書 ] タブ～

［差し込み印刷の開始 ] ～

［レター ] をクリック。

２）データファイルの指定

Excel ファイル「取引先リスト .xlsx 」をデータファイルとして指定します。

①［差し込み文書 ] タブ～

［宛先の選択 ] ～

［既存のリストを使用 ] をク

リック。

「データファイルの選択」ダイ

アログボックスが表示されま

す。

② 「テーマ１」フォルダを選

択。③ 「取引先リスト .xlsx 」を

選択して、［開く] ボタンを

クリック。

11

ビジネスソフト間でのデータ活用

「テーブルの選択」ダイアログ

ボックスが表示されます。

④ シート[ 取引先＄ ] を選択

して、

［OK] ボタンをクリック。

選択したExcel ファイルの内容

を、

確認します。

⑤［アドレス帳の編集］をク

リック。

「差し込み印刷の宛先」ダイア

ログボックスが表示されます。

・データファイルの変更：

データソースの「編集」ボタ

ン

・印刷対象外にする：☑ をOFF

⑥ 確認後、［OK] ボタンをク

リック。

３）差し込みフィールドの挿入

メイン文書の４～５行目に会社名、部署役職名、担当者名を挿入します。

① ４行目にカーソルを移

動。

②［差し込みフィールドの挿

入］～ [ 会社名 ] をク

リック。

《会社名》が挿入されます。

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平成 26 年 2 月

同様に、5 行目にも２つの

フィールドを挿入します。

※ 全角スペース(□) 、

“ 様” は

手入力します。

４）差し込み文書のプレビュー表示

　実際のデータを表示して、正しく設定が出来ているか確認します。

①［結果のプレビュー ] をク

リック。

１件目のデータが表示されま

す。

② レコードの移動ボタンで、2件目以降も確認します。

【補足】データの抽出

　条件に合うデータのみ印刷することができます。

今回は “ 埼玉県 ” の取引先を抽出します。①［アドレス帳の編集 ] をク

リック。

「差し込み印刷の宛先」ダイア

ログボックスが表示されます。

② 「住所１」の▼ボタンから、“ 埼玉県 ” をクリック。

③［OK ］ボタンをクリック。

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前のレコード

次のレコード

ビジネスソフト間でのデータ活用

抽出した3 件のみ、表示される

ことを確認します。

５）差し込み印刷の実行

　［完了と差し込み］ボタンで印刷します。印刷方法には、次の3 種類があります。

今回は「文書の印刷」を使って、直接プリンタに印刷する手順を確認します。①［完了と差し込み ] ～ [ 文書

の印刷 ] をクリック。

「プリンタに差し込み」ダイア

ログボックスが表示されます。

②［すべて] を選択して、

［OK] ボタンをクリック。

「印刷」ダイアログボックスが

表示されます。

③ 今回は印刷しないので、[ キャンセル] ボタンをク

リック。

④ ファイルを上書き保存し

て、文書を閉じましょう。

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← Word ファイルとして出力する← プリンタに直接印刷する← 電子メールに差し込む

平成 26 年 2 月

※ 差し込み印刷を設定した文書を再び開くと、下記のようなメッセージが表示され

ます。

これは、Excel のデータをどのように差し込むかという情報になります。

前回同様の差し込みの内容にしたい場合

は、 [ はい] を選択します。

データファイルの場所やファイル名が変

更された時は、「いいえ」を選択して

ファイルを指定し直す必要があります。

（7 ページ参照）

ExcelデータをWordの宛名ラベルで活用

差し込み印刷の機能を利用して、 DM 用ラベルが作成できます。

DM 用ラベルを作成するには、「メイン文書」と「データファイル」が必要です。

作成する文書の確認

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メイン文書「新規 Word 文書」

データファイル「取引先リスト.xlsx」

ビジネスソフト間でのデータ活用

１）メイン文書とラベルサイズの指定

① Word で新規文書を作成。

②［差し込み文書 ] タブ～[ 差し込み印刷の開始 ] ～[ ラベル] をクリック。

「ラベルオプション」ダイアロ

グボックスが表示されます。

③ 印刷するラベルを指定。

・ラベルの製造元：Hisago・製品番号：

　　Hisago-GB861

④［OK] ボタンをクリック。

ラベル用の枠が表示されます。

※枠が表示されない場合：[ レイアウト ] タブ～[ グリッド線の表示 ] を選択

２）データファイルの指定

①［差し込み文書 ] タブ～

［宛先の選択 ] ～ [ 既存のリ

ストを使用 ] をクリック。

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平成 26 年 2 月

「データファイルの選択」ダイ

アログボックスが表示されま

す。

② 「テーマ１」フォルダを選

択。③ 「取引先リスト .xlsx 」を選

択して、［開く] ボタンをク

リック。

「テーブルの選択」ダイアログ

ボックスが表示されます。

④ シート[ 取引先＄ ] を選択

して、

［OK] ボタンをクリック。

２枚目以降のラベルに、

《Next Record 》と表示されま

す。

※ Next Record とは？

2 件目以降のレコードの挿入

位置を表しています。

消さないでください！

３）差し込みフィールドの指定

次のようなレイアウトでラベルを作成し

ます。

【完成例】作業時の注意点

・設定は1 行1 列目のラベルで行

う。

・「複数ラベルに反映」ボタンで、

全てのラベルに反映させる。

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〒《郵便番号》《住所 1》《住所２》□《住所３》

《会社名》□《部署役職名》□《担当者名》様

ビジネスソフト間でのデータ活用

① 先頭ラベルに、カーソルを移動。

② 「〒」（ゆうびん）と入力後、[ 差し込みフィールドの挿入 ] ～[ 郵便番号 ] をクリック。

フィールド《郵便番号》が挿入されま

す。

③ Enter キーを押して、２行目にカー

ソルを移動。

同様に、他のフィールドも挿入しま

す。

設定したレイアウトを、全てのラベル

に反映させます。

④［複数ラベルに反映］をクリック。

４）差し込み文書のプレビュー表示

プ レ ビ ュ ー で 実際の デ ー タ を 表 示 し

て、確認します。

⑤ ［結果の プ レ ビ ュ ー］を ク リ ッ

ク。

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平成 26 年 2 月

担当者名に対して、12pt ・太字・

中央揃えを設定します。

⑥ 先頭ラベルの、担当者名を範囲

選択。⑦ [ ホーム] タブを使って、書式を

設定。

設定したレイアウトを、全てのラベ

ルに

反映させます。

⑧ [ 差し込み文書 ] タブ～[ 複数ラベルに反映 ] をクリッ

ク。

５）差し込み印刷の完了

出来上がったラベルを印刷します。

⑨ [ 完了と差し込み ] ～ [ 個々のド

キュメントの編集 ] をクリック。⑩ 印刷対象となるレコードを選択

して[OK]ボタンをクリック。

新規文書にラベルを出力します。

差し込み印刷を設定したファイルは、必要があれば保存します。

今回は「DM ラベル( 完成 ).docx 」という名前を付けて保存します。

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