- universitat de les illes balears · documents electrònics que corresponguin als procediments...
TRANSCRIPT
www.uib.cat
Registre electrònic
Desembre de 2017
Marina Martín Mas
www.uib.cat
www.uib.cat
Concepte
El registre electrònic ens permet presentar, a través dels mitjans electrònics, sol·licituds, escrits o comunicacions relatius als procediments administratius i assumptes propis d’una administració, d’acord amb la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
www.uib.cat
Tal com diu l’article 16 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques:
Cada administració ha de tenir un registre electrònic general, en el qual es puguin enregistrar tots els documents que es presentin o es rebin en qualsevol òrgan administratiu, organisme públic o entitat vinculats o dependents d’aquests.
Els organismes públics vinculats o dependents de cada administració poden disposar del seu propi registre electrònic plenament interoperable i interconnectat amb el registre electrònic general de l’administració de la qual depenen.
www.uib.cat
Diferència entre el registre tradicional i l’electrònic
En el registre tradicional/presencial, la persona interessada es presenta a una oficina del registre i presenta davant el funcionari una sol·licitud, instància o escrit.
En el registre electrònic, la persona interessada accedirà, des d’un ordinador, a la seu electrònica habilitada i des d’allà registrarà la sol·licitud, instància o escrit.
En ambdós casos, la persona interessada rebrà un justificant on consti que ha presentat aquella sol·licitud o instància.
www.uib.cat
El registre electrònic de cada administració haurà de funcionar com un portal que faciliti l’accés als registres electrònics de cada organisme. A la seu electrònica de cada administració hi haurà una relació detallada de tots els tràmits que es poden efectuar de manera electrònica.
Tots els registres electrònics hauran de complir amb les mesures de seguretat que preveu la Llei de protecció de dades.
La Universitat de les Illes Balears compta amb una seu electrònica, que ens dona accés al Catàleg de Procediments: https://seu.uib.cat/Cataleg-de-Procediments/
En aquest catàleg hi ha formularis normalitzats específics per a alguns dels tràmits administratius. I s’especifica en cada procediment si es pot dur a terme telemàticament o si s’ha de fer presencialment.
www.uib.cat
www.uib.cat
La Universitat de les Illes Balears (UIB), tal com exposa a la seva web, www.uib.es, ha habilitat el registre electrònic per facilitar als ciutadans que es relacionen amb la UIB la presentació d'escrits, sol·licituds, comunicacions i instàncies.
Els usuaris poden accedir als tràmits electrònics que ofereix la UIB emprant tres sistemes d’identificació diferents: - Credencials, amb usuari i contrasenya. - DNI electrònic. - Certificats de persona física i de personal adscrit a l‘Administració pública o funcionari de la FNMT-RCM.
Després de realitzar el tràmit corresponent, l’usuari rebrà un justificant de recepció, signat electrònicament per la UIB, amb indicació del número de registre de l’assentament, la data i hora en què s’ha anotat, la identificació de la persona interessada, un extracte i un resum de la documentació adjunta, article 16.3 de la Llei 39/2015.
www.uib.cat
Els registres electrònics de totes i cadascuna de les administracions han de ser plenament interoperables, de manera que se’n garanteixi la compatibilitat informàtica i interconnexió, així com que es garanteixi la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i dels documents que es presentin en qualsevol dels registres. Tot i que a la UIB el registre encara no és operable, actualment es treballa perquè ho sigui. Un exemple:
UIB
CAIB
Altres universitats
Conselleria d’Educació
www.uib.cat
A través del registre electrònic es podran presentar documents per després enviar-los telemàticament a altres administracions públiques, que estiguin integrades en el Sistema d’Interconnexió de Registres (SIR).
El SIR s’encarrega d’interconnectar les oficines de registre (presencials i electròniques). A més, permet de manera segura l’intercanvi de seients electrònics del registre entre les administracions públiques.
SIR
www.uib.cat
El SIR ens permet:
a. Estalviar costs. b. Reduir el temps en la tramitació.
D’aquesta manera s’ofereix a la persona interessada una millora en l’eficàcia a l’hora de tramitar les diferents sol·licituds i instàncies.
El ciutadà podrà comprovar el llistat actualitzat de les administracions i els seus òrgans o organismes vinculats que disposen d’oficines de registre integrades al SIR: aquest llistat s’actualitza diàriament en totes les aplicacions de registre integrades al SIR.
Per tant, el ciutadà podrà presentar la documentació a l’oficina de registre que vulgui, sempre integrada al SIR, i el funcionari que rebi l’escrit, la sol·licitud o la instància, no el podrà rebutjar, sempre que vagi adreçat a una administració pública.
www.uib.cat
Quin és el procediment a seguir SIR?
1) En primer lloc, el ciutadà emplena la instància o sol·licitud o presenta l’escrit via telemàtica.
2) En segon lloc, ho rep l’oficina de registre d’origen.
3) En tercer lloc, ho rep l’oficina de registre de tramitació.
Tramesa telemàtica entre les oficines
www.uib.cat
Document electrònic
El desenvolupament de les noves tecnologies inevitablement està transformant tots els sectors de la nostra societat. L’avanç dels nous mitjans i les noves concepcions d'un document ens obliga a fer referència a tot el que es relaciona amb el document electrònic i els seus efectes.
El document electrònic és completament equiparable al document manuscrit. "El document electrònic té validesa jurídica mentre és electrònic".
Concepte
Qualsevol representació en format electrònic dirigit a conservar i transmetre informació mitjançant missatges de dades.
I, també, podem dir que es tracta d’un objecte digital administratiu que conté informació sobre les dades i la firma, i les dades associades a aquesta (metadades).
www.uib.cat
Característiques dels documents electrònics
Tots els documents han de complir una sèrie de requisits per ser considerats vàlids jurídicament.
Autèntics - El document ha de ser allò que afirma ser. - Prové d’una persona identificada i coneguda (autoria). - Enviat en el moment en què s’afirma.
Íntegres Complet i inalterable (no ha estat modificat sense coneixement de l’autor o del destinatari).
Fiables El contingut ha de ser considerat una representació completa i exacte del que es reprodueix.
Disponibles S’ha de poder recuperar, presentar i interpretar.
www.uib.cat
Com era abans el cicle de vida d’un document?
www.uib.cat
Cicle de vida d’un document en paper
Planificació Què faig?
Producció Com ho faig?
Gestió i
tràmit
Disposició final
(Resolució)
Emmagatzemar documents en
paper
Manual Manual Manual
www.uib.cat
Com és ara el cicle de vida d’un document electrònic?
www.uib.cat
Cicle de vida d’un document electrònic
Planificació Què faig?
Producció Com ho faig?
Gestió i
tràmit
Disposició final
(Resolució)
Emmagatzemar documents digitals
Electrònic Electrònic Electrònic
www.uib.cat
Components d’un document electrònic
1. Missatge o contingut, la informació que ens aporta.
2. Firma electrònica, definida com un conjunt de dades en forma electrònica, consignades juntament amb altres o associades: a. Permet detectar qualsevol canvi posterior de les dades firmades. b. Està vinculada al firmant de manera única i les dades a les quals es refereix. c. Creada per mitjans que el firmant pot mantenir sota el seu control. Per exemple: certificat d’empleat públic (personal i intransferible).
3. Les metadades són l’element que proporciona context al contingut, estructura i firma d’un document i contribueix al valor probatori i la fiabilitat d’aquest al llarg del temps com a evidència electrònica de les activitats i els procediments.
www.uib.cat
Document electrònic
DA
DES
M
ETA
DA
DES
Contingut Identificació
Contingut Identificació
Estructura
Missatge Firmes
Estructura
www.uib.cat
Concepte
Segons la definició del Reial decret 4/2010, de 8 de gener, la signatura electrònica és el conjunt de normes de seguretat, d’organització, de tècniques i legals per determinar com es generen, verifiquen i gestionen les firmes electròniques, incloses les característiques exigibles als certificats de signaura.
Per què és important tenir una política de signatura electrònica? Per reforçar la confiança en les transaccions electròniques a través d’una sèrie de condicions.
a. Signatura del document electrònic
www.uib.cat
Segons la Norma tècnica d’interoperabilitat (NTI) del document electrònic, “els documents administratius electrònics, i aquells susceptibles de formar part d’un expedient, tindran sempre associada almenys una signatura electrònica d’acord amb la normativa aplicable”.
Per què és necessària la signatura electrònica? Per garantir l’autenticitat i integritat de qualsevol document electrònic.
D’acord amb l’article 10 de la Llei 39/2015 es poden utilitzar: a. Sistemes de segell electrònic. b. Certificat de persona física o personal adscrit a l’Administració pública o funcionari de la FNMT-RCM. c. Qualsevol altre sistema que les administracions públiques considerin vàlid.
www.uib.cat
b. Metadades del document electrònic
Concepte
L’article 42 del Reial decret 1671/2009, de 6 de novembre, defineix les metadades com “qualsevol tipus d’informació en forma electrònica associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinada al coneixement immediat i automatitzable d’alguna de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat del mateix document”.
La NTI deixa al lliure abast decidir com implementar les metadades, en cada organització, segons les seves necessitats de cada una i la normativa específica. Allò que sí que especifica la NTI són les metadades mínimes obligatòries, que hauran d’incloure tots els documents electrònics.
www.uib.cat
Arxiu electrònic
L’arxiu electrònic estarà format per tots els documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats.
Cada administració haurà de tenir obligatòriament un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin als procediments finalitzats, tal com exposa l’article 17.1 de la LPACAP.
La constància de documents i actuacions en un arxiu electrònic facilita el compliment de les obligacions de transparència, perquè ens permet oferir informació puntual, àgil i actualitzada als interessats (Exposició de motius LPACAP). A més, aquells que, de conformitat amb l’article 3, tinguin capacitat d’obrar davant les administracions públiques, són titulars, en les seves relacions amb elles, dels drets següents... d) L’accés a la informació pública, arxius i registres, d’acord amb el que preveu la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, i la resta de l’ordenament jurídic (art. 13 LPACAP).
www.uib.cat
Expedient administratiu electrònic
Concepte
L’article 70 Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, ho defineix com: un conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedents i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.
La NTI ens parla de: conjunt de documents electrònics relacionats a través d’un índex firmat digitalment. Aquest índex podrà garantir la integritat i immutabilitat de l’expedient electrònic generat des del moment de la seva firma i permetrà la seva recuperació sempre que sigui necessari.
www.uib.cat
Components de l’expedient
La NTI considera que l’expedient electrònic ha d’estar compost per quatre components:
- Documents electrònics: objectes digitals administratius de cada una de les actuacions administratives que integren l'expedient i que contenen la informació (contingut i firma) i les dades associades a aquesta (metadades).
- Índex electrònic: el que farà és garantir la integritat de l’expedient electrònic i permetrà de recuperar-lo sempre que sigui necessari.
- Signatura: l’Administració, òrgan o entitat firmarà l’índex electrònic.
- Metadades: constitueixen un conjunt de dades que proporcionen context al contingut, estructura i signatura de l'expedient, contribuint al valor probatori d'aquest al llarg del temps.
www.uib.cat
Per tant, Expedient electrònic = Document electrònic + Índex + Firma + Metadades
Imatge: Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico, 2ª edición, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, año 2016.
www.uib.cat
Procediment per registrar una sol·licitud, instància o escrit electrònicament
1 La persona interessada ha d’accedir a la seu electrònica de l’administració corresponent, en el nostre cas, de la UIB.
2 Seleccionar el procediment que es vulgui tramitar electrònicament.
3 Emplenar la instància o sol·licitud; s’hi pot adjuntar la documentació que es consideri adient per a cada procediment.
4 Signar electrònicament la instància o sol·licitud.
5 Registre telemàtic: es genera un justificant digital per a la persona interessada.
6 L’Administració emmagatzema la documentació, segons la política de gestió documental.
www.uib.cat
01 02 03 04
PROS
Reducció d’espai físic dedicat al paper i disminució d’impressió de documents.
S’evita la pèrdua manual del professional en la recerca manual de les dades. Ajuda a preservar els documents originals.
Permet l’accés en línia als documents des de qualsevol lloc. I més bona accessibilitat als usuaris de tota la informació.
Té facilitat d’accés, reproducció i distribució. I a més, s ó n f à c i l m e n t m a n i p u l a b l e s i r à p i d a m e n t transformables.
www.uib.cat
01 02 03 04
Contres
Incompatibilitats: no existeix un model estàndard universal.
Controls continus de fiabilitat i autenticitat.
Inversió tal vegada costosa en un primer moment (però amortitzable amb el pas del temps).
Manca de fiabilitat per a les persones que tracten els documents i s’encarreguen dels registres electrònics.
www.uib.cat Bibliografia
- Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú, de les administracions públiques.
- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, 2ª edición, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, año 2016.
- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico, 2ª edición, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, año 2016.
- Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de firma y sello electrónicos y de certificados de la administración, 2ª edición, Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, año 2017.
- Universitat de les Illes Balears, el registre electrònic: https://seu.uib.cat/Registre-electronic/
- Administració.gob.es Punt d’accés general: https://administracion.gob.es/pag_Home/atencionCiudadana/OficinasAtencion/REC.html
