Джавад Ахтар (jawad akhtar) помощник вице … profession… · 72...

70

www.SAPpro.ruСпецвыпуск для SAP Форума 201223 мая 2012 г., Москва

Оптимизация организационной эффективности с помощью десяти функций управления документами в SAP-системе

Джавад Ахтар (Jawad Akhtar)помощник вице-президента и ведущий специалист по мониторингу в SAP PP, AbacusConsulting, Pakistan • 2 сентября 2011 г.

Аннотация

В статье дан обзор системы управления документами SAP

Document Management System (SAP DMS) с подробным описа-

нием наиболее важных функций.

Несмотря на постоянные попытки полностью

упразднить бумажные документы и хранить все в

цифровом виде, каждая организация сталкивается с

огромным объемом информации (как на бумажных,

так и на цифровых носителях), которую требуется

не только обработать, но и обеспечить к ней посто-

янный доступ. С системой управления докумен-

тами SAP (SAP DMS) обработка документов станет

более удобной, что поможет повысить организаци-

онную эффективность и оптимизировать процесс

принятия бизнес-решений. После краткого обзора

SAP DMS рассмотрим 10 функций этой системы.

Система SAP DMS позволяет выполнять

следующие действия:

• хранение и извлечение всех важных документов

компании в центральном репозитарии, к кото-

рому можно получить немедленный доступ и

который полностью интегрирован с бизнес-

процессами в SAP-системе;

• проверка документов при регистрации и выводе

(при необходимости);

• хранение нескольких частей или версий одного

документа в целях отслеживания;

• создание индекса всех документов для простого

и полного поиска;

Управление документами

Ключевое понятие

Система управления документами SAP

(SAP DMS), которая представляет собой

часть SAP Knowledge Provider, поставляется

как стандартная функциональность

вместе с устанавливаемой SAP-системой.

Дополнительное программное обеспечение

SAP DMS не требуется. Доступна версия R/3

4.1 и выше. Эта система является компонентом

маршрутной карты SAP Project Lifecycle

Management (SAP PLM), однако возможна

и независимая реализация. Настоятельно

рекомендуется проанализировать размер сервера,

включая ресурс Basis, для оценки необходимости

привлечения дополнительных аппаратных

средств для хранения документов в центральном

репозитарии. Для успешного внедрения системы

требуется привлечь специальную проектную

группу. Внедрение может занять от 4 до 6

месяцев в зависимости от объема, степени

сложности и числа рабочих местоположений.

Ключевые понятия и термины SAP DMS

• Типы документов SAP DMS – это три буквенно-цифровых символа с диапазонами номеров

(внутренними или внешними), которые служат отличительным признаком бизнес-процессов.

Тип документа позволяет осуществлять управление большинством функций. Например, тип

документа ZLC относится ко всем документам, связанным с аккредитивами. Тип документа ZBL

обозначает все документы, связанные с транспортной накладной. Эти два типа документов упро-

щают процесс заготовки в отделе импорта.

• Составные части документа: Документ SAP DMS может состоять из 999 частей. К примеру,

отдельный конструкторский чертеж может включать в себя несколько сложных компонентов,

поэтому в практических целях целесообразно разделить его на несколько частей.

• Версии документа: Документ SAP DMS может иметь 99 версий.

• Статусы документа: Все основные операции в системе SAP DMS выполняются на основе статуса

документа. Применяются следующие статусы: «Created», «In-Process», «Released» и «Locked».

Оптимизация организационной эффективности с помощью 10 функций управления документами в SAP-системе

71

• поиск всех документов по ключевым словам в

подробном тексте документа;

• упорядочение всех документов в определенной

иерархии;

• отслеживание всех документов по статусам и

внедрение бизнес-функций для управления

статусами документов;

• утверждение документов по отдельным

цифровым подписям или их наборам;

• распределение документов (вручную или при

помощи SAP Workflow) среди заинтересованных

лиц;

• доступ к документам через сеть Интернет

(WebDocuments);

• возможность работы с SAP DMS через SAP

EasyDMS, интерфейс Microsoft Windows Explorer;

• контроль доступа к соответствующим заинтересо-

ванным лицам при помощи опций авторизации.

SAP DMS представляет собой мультисистемный

компонент, который можно использовать не только

в модулях SCM (техническое обслуживание (PM),

производственное планирование (PP), сбыт (SD),

управление материальными потоками (MM) и др.),

но и во всех модулях SAP. Для получения сведений

о ключевых понятиях и терминологии SAP DMS

см. выноску.

Теперь рассмотрим 10 функциональных

возможностей SAP DMS более подробно.

1. Хранение оригиналов документов в SAP DMSРешение позволяет загрузить несколько документов

в виде электронной копии (или в форме отсканиро-

ванного документа) и сохранить их в центральном

репозитарии (области памяти) SAP DMS. Таким

образом, эти документы будут доступны для

просмотра и выполнения других операций. Помимо

этого поддерживается функция проверки при реги-

страции и выводе документов.

Некоторые распространенные типы бизнес-

документов, используемые в организации, которые

можно хранить в системе SAP DMS: инженерно-

техническая документация или руководства,

спецификации материалов, сертификаты

клиента/поставщика и авторизация (например,

ISO-9001 или ISO-14000), сертификат качества

(поставщика/клиента), аккредитив, транспортная

накладная, руководства пользователя/инструкции,

сертификаты о происхождении, справочник

сотрудника, аудиторский отчет, форма увольнения и

счета-фактуры.

В системе SAP DMS доступны стандартные

расширения файлов (например .doc, .xls, .ppt, .txt,

.jpg и .gif, см. Рис. 1). Для настройки и добавления

новых расширений файлов можно использовать

бизнес-требования в конфигурации SPRO, однако

подробное описание этой функции не входит в

задачи этой статьи. Для этого используется ресурс

Basis.

Рис. 1 Файлы .doc и .gif в системе SAP DMS

72


Объект Описание Объект Описание Объект Описание

AENR Номер изменения MARC Материал завода RMSPOB Процесс (RMS)

ANLA Активы: быстрое распределение ценных бумаг через электронную регистрацию

MATCOMP Компоненты материалов SMQMEL Сервисное сообщение

CMQMEL Рекламация MCH1 Сбор STKO_DOC Заголовок спецификации

CRVS_B Производственные средства/инструменты

MKAL Варианты изготовления STPO Спецификация материала

DPR_OBJLNK Элемент cProjects NFAL Случай STPO_DOC Позиция спецификации

DRAW Инфо-запись документа NMQMEL Общее уведомление TMSTRIAL Пробная версия системы управления (TMS)

EBAN Позиция заявки NORG Организационная единица

TWGLV Область размещения

EKPO Позиция заказа на поставку

NPAT Пациент TWML Модуль схемы размещения

EQUI Основные данные оборудования

PACKKP Инструкция по упаковке VBAP Позиция торгового документа

ESTLP Общий вариант отчета о веществах

PMQMEL Сообщение ТОРО VCM_BASE Прототип

ESTRH Основные данные вещества

PNODID Узел PPE VCM_PFOL Папка конфигурации

IFLOT Техническое место PORDER Производственный заказ VIMI01 Единица аренды

IMAV Заявка на инвестиционное мероприятие

POSVID iPPE (вариант интегрированной обработки и конструирования продуктов)

VIMIMV Деблокирование

IMPTT Точки измерения PRPS Элемент структурного плана проекта (СПП)

VIOB01 Группа активов

INET Соединение объектов QINF Инфо-запись QM VIOB02 Недвижимость

IRLOT Ссылочное местоположение (ссылка)

QMQMEL Сообщение по качеству VIOB03 Здания

KLAH Класс QMTB Метод контроля качества VIOB22 Помещение

KNA1 Клиент QMTBDO Методы контроля качества

VIVW01 Договор управления

LFA1 Поставщик QVDM Инфо-запись QM: SD VORGNET Операция сетевого графика

MARA Основная запись материала

RMSEQR Запрос оборудования (RMS)

WLBM Позиция области размещения

Табл. 1 Объекты и описание

Примечание

Если стандартное соединение с объектом в SAP не отвечает требованиям организации, можно

настроить новое соединение. Функциональный эксперт SAP DMS создаст новое соединение с объ-

ектом в сотрудничестве со специалистом ABAP.


73

В стандартной системе SAP DMS по умолчанию

одновременно сохраняется два файла. Однако в

SAP DMS можно активировать функциональность

Knowledge Provider (KPro), позволяющую сохранять

неограниченное число файлов с одним типом

документа SAP DMS. KPro представляет собой

стандартную функциональную возможность,

управление которой осуществляется членом группы

по базису. Активация функции выполняется

функциональным экспертом. Для этого выберите

«Logistics > Central Functions > Document

Management System > Document > Create» или

используйте код транзакции CV01N (Рис. 1).

2. Соединение объектовСоединение объектов автоматически обеспечивает

доступность документов, прикрепленных к объекту

SAP. Соединения объектов определяются по типу

документа SAP DMS. Один тип документа SAP

DMS может быть связан с несколькими объектами.

Например, тип документа SAP DMS Z01 может

быть связан с объектом оборудования и техниче-

ского места модуля PM. Другой тип документа SAP

DMS Z02 может быть связан с объектом основной

записи материала и данных поставщика.

Вот некоторые примеры основных соединений

с объектом и соответствующих приложений в

бизнес-функциях:

1. Основные запись оборудования: все документы

(например, чертежи, руководства, таблицы

спецификаций и контрольные списки),

связанные с оборудованием в модуле PM авто-

матически становятся доступны для справки при

каждом создании заказа PM при помощи одной

конкретной основной записи оборудования.

2. Основная запись клиента: все документы,

связанные с клиентом, автоматически стано-

вятся доступными при создании заказа клиента

для этого конкретного клиента.

3. Основная запись поставщика: все документы,

связанные с поставщиком, автоматически

становятся доступными при создании заказа на

поставку для конкретного поставщика.

4. Основная запись материала: все документы,

связанные с основной записью материала,

становятся доступными при использовании в

стандартной бизнес-функции SAP.

В Табл. 1 изображены стандартные соединения

объектов, доступные в SAP-системе:

Следующие примеры соединений объектов

демонстрируют интеграцию с базовыми модулями

SAP, например PM или MM. Первый пример

представляет соединение с оборудованием. На Рис. 2

к основной записи оборудования присоединен

документ SAP DMS, который доступен при каждом

использовании оборудования.

Для перехода к экрану, показанному на Рис. 2,

выберите «Logistics > Central Functions > Document


используйте код транзакции CV01N.

Рис. 2 Документ SAP DMS, прикрепленный к данным оборудования

74


На Рис. 3 изображен тот же документ SAP

DMS, присоединенный к основной записи

оборудования, на экране основной записи

оборудования. В меню выберите «Logistics > Plant

Maintenance > Management of Technical Objects

> Equipment > Display» или используйте код

транзакции IE03.

Второй пример представляет документ

SAP DMS, который доступен для просмотра

Рис. 3 Соответствующий документ SAP DMS, доступный на экране основной записи оборудования

Рис. 4 Документ SAP DMS (возможно, содержащий аккредитив или транспортную накладную), который присоединен к позиции заказа на поставку


75

прямо в позиции заказа на поставку. На Рис. 4

изображено присоединение документа SAP

DMS к позиции заказа на поставку. Выберите в

меню «Logistics > Central Functions > Document


используйте код транзакции CV01N.

Перейдите на вкладку «Object Links» и укажите

заказ на поставку и номер позиции. В данном

случае, номер заказа на поставку 4500006374, номер

позиции 0010.

На Рис. 5 представлен заказ на поставку с

привязкой к документу SAP DMS. Как показано на

рисунке, без выхода из экрана заказа на поставку

можно немедленно просмотреть все связанные

с ним документы SAP DMS. Также на экране

заказа на поставку можно открыть содержимое

документа SAP DMS. Таким образом, пользователь

может переходить от одного документа к другому

без закрытия главного экрана. В меню выберите

«Logistics > Materials Management > Purchasing >

Purchase Order > Display» или используйте код

транзакции ME23N.

На Рис. 6 демонстрируется нажатие на значок

с изображением Скрепки, в результате которого

отображаются все документы SAP DMS, связанные с

заказом на поставку.

На Рис. 7 демонстрируется, что при выборе в

заказе на поставку доступного документа SAP DMS

для привязки к объекту этот документ открывается,

оставаясь при этом в заказе на поставку.

3. Иерархия документовИерархия документов предоставляет средство

структурирования и рационализации доступа к

различным документам SAP DMS на основе предва-

рительно определенных потребностей организации.

Иерархия базируется на принципе наличия подчи-

ненного и вышестоящего документа. Вышестоящий

документ может представлять собой папку, содер-

жащую все необходимые подчиненные документы.

Все документы в рамках SAP DMS можно упоря-

дочить для создания единого индекса с возможно-

стью поиска в соответствии с требованиями пред-

приятия. Эта процедура схожа с созданием папок

и подпапок на локальном диске компьютера для

упрощения процесса управления различными

документами и прочей информацией, к которой

приходится постоянно обращаться. Вот несколько

примеров иерархии документов:

• подробные данные клиентов и постав-

щиков, распределенные по географическим

местоположениям;

• данные оборудования или технические места

и соответствующие чертежи, спецификации,

разделы или контрольные списки;

• основные записи материалов, разделенные по

категориям (клей, питательный раствор или

макароны в отрасли товаров широкого потре-

бления и пр.), и соответствующие документы

SAP DMS, присоединенные к ним.

На Рис. 8 изображена иерархия документов

на заводе по производству удобрений, в которой

Рис. 5 Просмотр заказа на поставку

76


и Z01 10000000335 000 01. При двойном щелчке

по одному из документов в иерархии выполняется

переход к этому документу.

Также можно просмотреть иерархию

документов более подробно с помощью Product

на верхнем уровне располагается завод по

производству мочевины, подразделенный на

служебные отделы. При этом прикреплено два

документа SAP DMS: Z01 10000000333 000 00 (тип,

номер документа, поддокумент и версия документа)

Рис. 6 Щелкните, чтобы просмотреть все документы SAP DMS, прикрепленные к качестве объектной связи.

Рис. 7 Просмотр содержимого документа, доступного в системе SAP DMS в качестве привязки к объекту


77

Structure, как показано на Рис. 9. Product Structure

представляет собой средство, поставляемое SAP для

детализированного просмотра структурированных

объектов. Выберите в меню «Logistics > Central

Рис. 9 Подробные данные SAP DMS, включая вышестоящие документы, подчиненные документы с типом, номером, версией и частью документа, а также краткий текст, например Z01 (тип документа) 10000000333 (номер документа) 000 (поддокумент) 00 (версия документа) и один из подчиненных документов “Equipment Statistics” (краткий текст)

Рис. 8 Иерархия документов с уровнями “Urea Plant”, “Urea Plant Utilities” и двумя документами SAP DMS представлена в текстовом (слева) и графическом (справа) виде.

78


Functions > Document Management System >

Document > Environment > Engineering Change

Management > Environment > Product Structure» или

используйте код транзакции CC04.

4. Классификация SAPКлассификация SAP представляет собой муль-

тисистемную функциональность SAP, которая

широко используется всеми модулями для создания

индексов и поиска. Эта функциональность приме-

няется в SAP DMS. Классификация SAP настраи-

вается функциональным экспертом по SAP DMS

как теги с возможностью поиска для документов,

которые можно использовать для различных поис-

ковых запросов. Необходимо логически проин-

дексировать различные типы документов для

упрощения их поиска, который часто требует ввода

нескольких критериев для обнаружения всех доку-

ментов SAP DMS.

Ниже представлено несколько примеров бизнес-

приложений для использования классификации SAP

в SAP DMS:

• Модуль MM: тип документа SAP DMS – аккре-

дитив с полями «Opening Bank», «Advising Bank»,

«Negotiating Bank» или «LC Expiry Date».

• Модуль MM: тип документа SAP DMS – транс-

портная накладная с полями «Port of Shipment»,

«AWB Number» или «Consignee».

• Модуль PM: Основные данный оборудования с

полями «Drawing Title», «Project Number», «Job

Number», «Tag Number» или «Drawing Number».

• Модуль PS: (вместе с библиотекой техни-

ческой документации, содержащей все

документы и чертежи, необходимые для

конструирования и проектирования) с

полями «Book Title», «Description», «Reference

Number», «Edition», «Year», «Addenda» или

«Author».

• Модуль SAP ERP HCM: Продление/откло-

нение договора с сотрудником с полями

«Personnel Number», «Position», «Contract Start

Date», «Contract End Date», «Contract Renewal

Date», «Reason for Confirmation» или «Reason

for Refusal/Renewal».

На Рис. 10 изображена классификация SAP,

настроенная для индексации документов в SAP

DMS. Все поля на рисунке будут в итоге доступны

для поиска. Для настройки этих полей и работы с

ними специальных технических знаний не требуется.

Воспользуйтесь следующими путями меню или

кодами транзакции для настройки классификации

(класса и признаков): «Cross-Application Components

> Classification > Master Data > Classes» или код

транзакции CL02, и «Cross-Application Components >


Поиск по всем документам можно выпол-

нять по ключевым словам, оставаясь при

этом в иерархии объектов.

Рис. 10 Поиск по всем указанным выше полям


79

Classification > Master Data > Characteristics» или код

транзакции CL04.

Рассмотрим использование классификации

SAP с ключевыми полями для поиска необходимых

документов SAP DMS (Рис. 11). Выберите в

меню «Logistics > Central Functions > Document

Management System > Document > Find» или

используйте код транзакции CV04N. В данном

примере выполняется поиск всех документов SAP

DMS, которые содержат поле даты «28.01.2011».

Рис. 11 Параметр даты, для которого указано значение “28.01.2011” после перехода на закладку “Classification”

Рис. 12 Два найденных документа SAP DMS, которые соответствуют критерию поиска “28.01.2011”

80


На Рис. 12 изображены два документа SAP DMS,

соответствующие критериям поиска.

5. Возможности поиска в подробных текстахВместе с системой SAP DMS поставляется

функция, позволяющая включать подробные

тексты неограниченной длины с возможностью

поиска по ключевым словам. Каждый отдел орга-

низации может составить краткое (или подробное)

описание статьи, хранящейся в SAP DMS, которое

впоследствии будет использоваться для поиска.

Например, краткое содержание всей статьи может

быть включено в подробный текст. Аналогично

обзор презентации или важного отчета, который не

может быть ни к чему отнесен, может быть вставлен

в подробный текст с возможностью последующего

поиска. SAP DMS по умолчанию предоставляет

функцию поиска подробных текстов. Внедрять или

устанавливать дополнительные компоненты не

требуется. Кроме того, эта функция доступна как

стандартная, т.е. нет необходимости в установке

механизма поиска (например, TREX). Выберите

в меню «Logistics > Central Functions > Document


используйте код транзакции CV01N (Рис. 13).

На Рис. 13 изображен значок просмотра

подробного текста, при двойном щелчке по

которому в SAP DMS запускается процесс

включения подробного текста.

На Рис. 14 содержится подробный текст,

который может иметь неограниченную длину и

будет доступен для поиска по ключевым словам в

подробном тексте.

Для поиска ключевых слов в подробном тексте

выберите «Logistics > Central Functions > Document

Management System > Document > Find» или

выполните транзакцию CV04N (Рис. 15). На Рис. 15

изображены два ключевых слова, «Equipment» и

«Statistics» с операндом «И», но с исключением слова

«Urea».

На Рис. 16 изображены выведенные результаты

поиска по описанному запросу: критериям

соответствуют четыре документа.

6. Статус документаПри обработке документов SAP DMS в нескольких

процессах проверки и утверждения важно

обновлять статуса документа. Например, новый

прототип технического компонента может сменить

несколько статусов, прежде чем будет деблоки-

рован для производства, например: «Prototype» >

«In-Review» > «Reviewed» > «Released for Production»

> «Obsolete/Locked» > «Archived».

Статус документа SAP DMS позволяет

отслеживать и контролировать текущий статус

документа. Кроме того, статус документа полностью

поддерживается соответствующими бизнес-

функциями. Например, статус документа «Released»

Рис. 13 Значок включения подробного текста


81

требует от пользователя предоставления цифровой

подписи, а также обеспечивает невозможность

дальнейшего изменения документа. Аналогично

документ со статусом «Locked» недоступен, что

защищает его от непреднамеренного использования.

При каждом изменении статуса документа создается

соответствующая запись в истории изменений.

Сеть статусов SAP DMS обеспечивает структури-

рованную и логическую последовательность

статусов документов. При этом сеть статусов требует

предварительного определения потока статусов

документа и работает как функция контроля

документов. Например, деблокированному

документу присвоить статус «In-Review» невозможно.

Заархивированный документ не может иметь статус

Рис. 15 Поиск слов “Equipment” и “Statistics” без “Urea”

Рис. 14 Подробный текст документа SAP DMS со словами “Equipment Statistics”

82


«Created», поскольку последовательность статусов в

сети статусов определена предварительно.

7. Электронная подписьЦифровая подпись в SAP DMS представляет собой

процесс проверки подлинности, при котором

каждое изменение статуса документа должно быть

подтверждено паролем SAP соответствующего

пользователя. Цифровая подпись дополняется

функциональностью стратегии подписей, пред-

ставляющую собой последовательность нескольких

цифровых подписей, необходимых для деблокиро-

вания документа или смены его статуса. На Рис. 17

изображен документ со статусом «Released» после

предоставления цифровой подписи.

8. Распределение документовРаспределение документов в SAP DMS гарантирует,

что документы будут доставлены правильным адре-

сатам для информирования или выполнения необ-

ходимых операций. Существует два способа распре-

деления документов:

• через SAP DMS;

• через SAP Workflow.

Несмотря на то, что доступны оба варианта, здесь

представлено описание только первого способа.

SAP DMS предоставляет распределение

документов со всем содержимым для передачи

пользователям SAP и внешним адресатам по

электронной почте. Также эта функция позволяет

отслеживать пользователей, которые прочитали

документ (например, обучающий документ после

обновления версии). На Рис. 18 представлена

поставка документа SAP DMS,готового для

просмотра. Выберите «Office > Workplace» или

используйте код траназкции SBWP.

9. WebDocumentsКомпания SAP обеспечила доступность системы

SAP DMS в сети Интернет при помощи функци-

нальности WebDocuments. WebDocuments обеспечи-

вает доступ к полному набору функций SAP DMS в

веб-среде.

я цифровой подписи в диалоговом окне


Статусы документов SAP DMS для каждого

типа документа, а также соответствующие

бизнес-функции можно настроить в соответ-

ствии с конкретными бизнес-требованиями.

При этом рекомендуется проработать все реле-

вантные детали во время реализации SAP DMS.

Рис. 16 Результат поиска: четыре документа SAP DMS


В SAP DMS можно также создать список полу-

чателей документа для отправки одного доку-

мента нескольким получателям. Для настройки

такого списка используется транзакция CVI1.


83

Рис. 18 Входящая почта SAP с полученной гиперссылкой на документ SAP DMS

Рис. 17 Изменение статуса на “Released” после предоставления цифровой подписи в диалоговом окне

Функциональность WebDocuments может

использоваться лицами и компаниями, доступ

которых к SAP GUI нежелателен для организации.

Например, сотрудники, которые проводят большую

часть времени в поездках и которым требуется

отправить формуляр о возмещении расходов,

или поставщики, дилеры или дистрибьюторы,

которые разрабатывают компоненты и которым

требуется доступ к справочникам и руководствам

производителя. На Рис. 19 представлен начальный

экран WebDocuments. Интерфейс полностью

базируется на веб-технологиях (Internet Explorer).

Пользователю требуется выполнить необходимые

настройки SAP-системы для активации данной

функциональности.

84


На Рис. 20 изображена

версия WebDocument

типа документа SAP

DMS, доступного в

системе SAP GUI. Здесь

показана функция поиска

документов. При нажатии

кнопки «Find» появляются

подробные данные

функции поиска, как

показано в правой части

Рис. 20.

На Рис. 21

демонстрируется

возможность создания

документа SAP DMS в

WebDocuments, при этом

подробные данные в SAP

GUI не изменяются.

WebDocuments представляет

собой веб-интерфейс

для всех функций и

функциональных возможностей SAP GUI. Нажмите

кнопку «Create» для вызова опции создания

документа WebDocuments.

10. SAP EasyDMSСледующая функция SAP DMS, SAP Easy Document

Management (SAP EasyDMS), предоставляет все

функциональные возможности проводника Windows

на локальном диске. Обратите внимание, что требу-

ется установка SAP EasyDMS на каждой рабочей

станции, на которой она будет использоваться.

Функцию SAP EasyDMS можно сравнить с

использованием проводника Windows Explorer на

локальном диске: предоставляется возможность

создания папок и подпапок, а также документов.

SAP EasyDMS поставляется с собственной

панелью инструментов, которая очень похожа на

проводник Windows. Данная функция, прежде

всего, ориентирована на пользователей SAP DMS,

которые редко используют систему или не имеют

возможности пройти подробный курс обучения. SAP

EasyDMS рекомендуется при обучении большого

числа пользователей. На Рис. 22 представлена

функция SAP EasyDMS.

После установки SAP EasyDMS на рабочей

станции группой по базису или SAP NetWeaver

появляется значок «SAP Easy Doc Mgmt»,

посредством которого запускается процесс создания

и другие операции.

Рис. 19 Начальный документ WebDocuments в браузере Internet Explorer с меню WebDocument слева

Рис. 20 Подробный экран поиска с параметрами и ключевыми словами для поиска


85

Рис. 21 Опция создания документов WebDocuments (идентична функции создания документов SAP DMS в графическом интерфейсе пользователя), позволяющая пользователям создавать, изменять и просматривать документы WebDocuments на данном экране

Рис. 22 Панель инструментов SAP EasyDMS со всеми доступными функциями SAP DMS

Джавад Ахтар (Jawad Akhtar) получил степень бакалавра наук в сфере химических технологий в Университете науки и техники Миссури в 1996 г. Автор имеет 15-летний опыт профессиональной деятельности, пять из которых он занимается консультацией по SAP. Джавад выполнил семь сквозных циклов внедрения SAP в областях PP, QM, MM, PM и SAP DMS в автомобилестроении, химической индустрии, производстве удобрений, товаров повседневного спроса и строительных изделий. Также автор статьи работал менеджером по интеграции SAP, руководителем проектов и все пять лет активно участвовал в разработке бизнес-процессов и создании архитектуры решений. Профиль автора на LinkedIn: http://pk.linkedin.com/in/jawadakhtar. С автором можно связаться по адресу [email protected] или [email protected].

86


Комментарий эксперта Парма-Телеком к статьеОптимизация организационной эффективности

с помощью десяти функций управления документами в SAP-системе

Сергей Софронов начальник управления логистики и ТОРО консалтинговой компании «Парма-Телеком»

Документационная поддержка бизнес-процессов, безусловно, является одним из важных вопросов, возни-

кающих при внедрении ERP-системы. Практически на каждом проекте внедрения мы сталкиваемся с этой

задачей. По моему опыту, в случае, когда основным внедряемым функционалом являются процессы FI и

MM/SD, в первую очередь возникает задача хранения оригиналов и отслеживания статусов закупочных

и сбытовых договоров, а также первичных бухгалтерских документов. В ситуации, когда автоматизируем

процессы ТОРО, возникает вопрос структурированного хранения проектной и эксплуатационной докумен-

тации с привязкой к техническим местам в SAP.

В течение долгого времени модуль SAP DMS являлся самым «правильным» инструментом для решения

этих задач, и на наших проектах для решения первоочередной задачи по управлению договорами в SAP мы

применяли с 2003 г. именно его. В то же время стоит помнить о сложностях, которые несет такое «частичное»

решение задачи документационной поддержки.

Давайте рассмотрим пример с управлением договорными документами. Если мы организовываем процесс

хранения и отслеживания исполнения договоров в SAP DMS, то необходимо также подумать о процессе

подготовки и согласования договоров – в какой системе будет проходить он? Кроме того, договор, храня-

щийся в SAP DMS, также востребован в других существующих на предприятии системах. Например, дого-

воры по производственным проектам, очевидно, должны быть доступны в составе проектной документации

в системе управления проектами.

Обобщая эту ситуацию, можно сделать вывод, что любое разделение контента (в данном случае значимых для

производственной деятельности документов) предприятия на различные информационные системы, неиз-

бежно порождает дублирование документов и потенциальное их расхождение в различных системах.

При этом компромиссные решения принципиально проблему не решают. Относительно примера с управле-

нием договорами мы в наших проектах чаще всего приходили к варианту – автоматизировать подготовку и

согласование договоров в отдельной системе управленческого (обще-распорядительного) документооборота,

разработав при этом интерфейсы, обеспечивающие синхронизацию данных между SAP DMS и внешней

системой документооборота. Но, даже не рассматривая трудоемкость создания и сопровождения таких

интерфейсов, можно видеть, что проблема возникает повторно, как только возникает третья (четвертая,

пятая, …) система, которой нужно обращаться к этому же договору.

Таким образом, как только мы начинаем использовать SAP DMS для обеспечения документационной

поддержки отдельного бизнес-процесса, мы понимаем, что самым эффективным было бы реализовать в DMS

управление всеми документами предприятия. В некоторых крупных российских компаниях такая задача

была успешно решена, но это, к сожалению, на общем фоне можно считать скорее исключением, чем общей

тенденцией. Общепризнанной особенностью российского документооборота является жесткая регламен-

тированность процессов согласования документов. Даже специализированные системы документооборота

далеко не всегда могут «из коробки» предоставить такие возможности как параллельно-последовательное

согласование, нормирование сроков согласования в зависимости от объема документа (с учетом производ-

ственного календаря рабочих и праздничных дней), согласование «по умолчанию», механизмы посредников,

делегирование полномочий, и т.д. Когда мы начинаем реализовывать все перечисленные особенности с

помощью ABAP-разработок в DMS, это сразу же утяжеляет решение и значительно увеличивает сроки и

бюджет внедрения. Кроме того, как многие столкнулись на практике, использование механизмов классифи-

кации SAP для создания дополнительных атрибутов документов, может в дальнейшем вызывать сложности в

построении отчетов. Механизм классификации привлекает своей универсальностью, но оборотной стороной

универсальности является более сложная и менее читаемая структура хранения данных (по сравнению со

стандартными таблицами других модулей).

87

Сергей Софронов является начальником управления логистики и ТОРО в консалтинговой компании «Парма-Телеком». С 2001 года работает в качестве консультанта, руководителя группы логистики и менеджера проекта на проектах внедрения продуктов SAP в нефтегазовых компаниях. Сергей - сертифицированный SAP-консультант по модулям MM и PM, сертифицированный менеджер проектов (PMP).Связаться с автором комментария можно по e-mail: [email protected]

Поэтому 2 года назад, когда у SAP появился продукт SAP Extended ECM, его появление вызвало огромный

интерес и вопросы – сможет ли он более широко и эффективно решить задачу управления документами?

К настоящему времени, когда сразу несколько крупных российских компаний завершают проекты его

внедрения, можно сделать выводы, что Extended ECM и его основной модуль Content Server позволяют

реализовать эффективную систему управления контентом предприятия и организовать доступ к документам

из различных транзакций SAP ERP. В качестве одного из примеров таких компаний можно привести

ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд, где с помощью Content Server реализован как управленческий, так и произ-

водственно-технический документооборот.

Соглашаясь с описанными в статье сильными сторонами SAP DMS, для условий российского документообо-

рота я бы предложил рассматривать более широкий функционал SAP Extended ECM.