Презентация для вебинара пятерка отраслевых проектов...

© Elewise 2006 – 2011

Управление бизнес процессами и показателями

Презентация « ELMA в ЗАО ИХК «ТАТГАЗИНВЕСТ»

Миннизянов Рамильруководитель представительства компании EleWise

в Приволжском федеральном округе

ELMA: просто эффективно!

… «Хочу, чтобы всё работало быстро и чётко»

финансовый директор ЗАО ИХК «ТАТГАЗИНВЕСТ»

Ганиев Марсель Мансурович




ЗАО ИХК «ТАТГАЗИНВЕСТ»

ЗАО Инвестиционно-холдинговая компания «Татгазинвест» создано 25 января 1999 года как подразделение ЗАО «Татгазинвест» для удовлетворения потребностей Республики Татарстан и Российской Федерации в газификации промышленных и социальных объектов по программе ОАО «Газпром».

Основной целью работы предприятия является выполнение установленных и ожидаемых требований заказчиков, освоение новых направлений на внутреннем рынке и выход на мировой рынок по реализации продукции и услуг.

ЗАО ИХК «Татгазинвест» - строительство инженерных сетей, газификация и капитальный ремонт трубопроводов, диагностика и дефектоскопия сосудов и трубопроводов, производство бетонных утяжелителей, ландшафтное озеленение и пересадка крупномерных деревьев, производство и укладка георешеток



- Компания, имея достаточное количество сотрудников в компании и проектов в регионах, пользовалось стандартными приёмами передачи информации, платежных документов и распоряжений;

- Существовали «разрывы» - как временные, так и между процессами и передачей информации;

- Большое количество информации (документы, распоряжения, проекты) не имело чётко структурированной логики сбора, её обработки и хранения;

- Руководству и сотрудникам компании приходилось уделять достаточное количество времени на проработку вопросов и поиск необходимой для их решений информации;

- Контроль исполнения поручений и задач был в режиме «передал информацию – проверил поступление - проконтролировал исполнение»

- и т.д.

Текущее состояние компании дел в компании до ELMA



ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И ДОКУМЕНТООБОРОТА:

(по 10-балльной шкале укажите важность перечисленных вариантов,где 1 – наиболее важная для Вас цель автоматизации)

Варианты Приоритет

• накопление корпоративных знаний8

• сокращение затрат времени на создание и поиск документов1

• ускорение документооборота1

• оценка загрузки и планирование занятости сотрудников (!)5

• усиление контроля исполнения поручений1

• увеличение уровня ответственности работников1

• сокращение бумажного документооборота 1

• улучшение репутации и имиджа компании (!)5

• повышение эффективности взаимодействия сотрудников в рамках процессов

2

• повышение безопасности данных7

Опишите кратко, что Вы сами хотели бы получить от системы:

Хочу, чтобы всё было быстро !



3. Документооборот в системе ELMA для ЗАО «ИХК «Татгазинвест»3.1 Типы документов ИХК «Татгазинвест»Тип документа «Письмо входящее»Тип документа «Факс входящий»Тип документа «Письмо исходящее»Тип документа «Служебная записка»Тип документа «Заявка на оборудование»Тип документа «Заявка на материалы»Тип документа «Договор подряда»Тип документа «Договор поставки»Тип документа «Договор аренды недвижимости»Тип документа «Договор залога»Тип документа «Договор займа»Тип документа «Договор аренды транспорта»Тип документа «Договор купли-продажи имущества»Тип документа «Договор услуг»Тип документа «Договор страхования»Тип документа «Срочный трудовой договор»3.2 Номенклатура дел ИХК «Татгазинвест»4.Бизнес-процессы ИХК «Татгазинвест»4.1Входящий документПолностью безбумажная обработка входящих документов4.2Исходящий документ4.3Служебная записка4.4Заявка на оборудование/материалы4.5Согласование договора входящего4.6Согласование договора исходящегоПриложение 1. Таблица согласования договоров.

Проект внедрения


Управление бизнес процессами и показателямиПеречень бизнес-процессов

№ Наименованиепроцесса

Владелецпроцесса

Основныевходыпроцесса

Основныевыходыпроцесса

1. Входящий документ Генеральный директор /Финансовый директор

Письмо входящее Факс входящий

Выполненные задачи Ответ исходящий

2. Исходящий документ Генеральный директор /Финансовый директор

Письмо исходящее Отправленное письмо контрагенту

3. Служебная записка Генеральный директор /Финансовый директор

Потребность в формировании служебной записки

Работы и решения, произведенные по служебной записке

4. Заявка на оборудование Генеральный директор /Финансовый директор

Заявка на оборудование Поставленное на объект оборудование

5. Заявка на материалы Генеральный директор /Финансовый директор

Заявка на материалы Поставленные/ закупленные материалы

6. Согласование договора входящего

Генеральный директор /Финансовый директор

Договор входящий для согласования

Лист согласования Протокол разногласий Протокол урегулирования разногласий Согласованный / не согласованный договор

7. Согласование договора исходящего

Генеральный директор/Финансовый директор

Договор исходящий для согласования

Лист согласования Протокол разногласий Протокол урегулирования разногласий Согласованный / не согласованный договор



Согласование договора исходящего

Иниц

иато

рСо

глас

оват

ели

Фина

нсов

ый

дире

ктор

Юри

диче

ский

отд

ел

Этап

Подготовить проект

договора

Согласование Согласование Согласование

Есть замечания, доработать

Утвердить договор

Нет замечаний

Принять в работу

Утвердить

Работа с протоколом разногласий

Получен протокол разногласий

РегистрацияЗарегистрировать

Договор подписан

Лист согласования



Протокол урегулирования разногласий/

Изменеия в текст договора


Договор не подписан

Множественноепараллельноесогласование

Этап обследования – бизнес-процесс по исходящему договору



№ Согласующий Договор подряда

Договор поставки

Договор аренды недвижимости

Договор залога

Договор займа

Договор аренды транспорта

Договор купли-продажи имущества

Договор услуг

Договор страхования

Срочно-трудовой договор

1. Заместитель генерального директора по строительству +

2. Производственно - технический отдел

+ v v v

3. Заместитель генерального директора по транспорту

v v v v

4. Отдел материально-технического снабжения

+ + + v

5. Отдел бухгалтерского учета

6. Отдел экономики, анализа и планирования

+ + + + + + +

7. Финансовый директор

+ + + + + + + + + +8. Юридический отдел

+ + + + + + + + + +

Таблица согласования договоров

Примечание:+ - безусловное согласованиеV – условное согласование



Полученный результат : 1) электронный документооборот



2) «Согласование заявки на материалы» - вот здесь очень грамотно пользу получили снабженцы



Эффект от внедрения

Как уже было озвучено, ELMA обладает целым рядом характеристик. Некоторые характеристики могут выражаться в числовом эквиваленте - при реализации полного цикла управления бизнес-процессами с использованием BPM-систем можно достичь следующих результатов:

• сокращение времени выполнения бизнес-процессов на 20%;• сокращение стоимости процессов на 10–15%;• сокращение числа рекламаций клиентов на 20–30%;• повышение точности планирования на 15–30 и т.д.

Другие характеристики выражаются в словесных формулировках:

• Сотрудники начинают работать по регламенту;• Высвобождаются трудовые ресурсы - за счёт снижения времени, изначально затрачиваемого на решение производственных

процессов без процессного подхода;• Увеличивается прибыль – за счёт увеличения скорости работ и оптимизации издержек;• Оптимизируется скорость реализации проектов;• Увеличивается база клиентов - ввиду высвобождения времени сотрудников;• Система помогает наладить совместную работу между различными подразделениями компаниями, структурировать и

автоматизировать их работу и т.д.

Система ELMA даёт руководителю возможность получить следующие преимущества:

• Сократить затраты на постановку задач и контроль за их исполнением;• Использовать высвободившееся время на стратегическое планирование;• Повысить исполнительность работников;• Произвести анализ «загруженности» как всех сотрудников, так и каждого по отдельности• Определить неэффективно работающих сотрудников• Построить систему мотивации сотрудников и т.д.

Немаловажным является тот факт, что ELMA при работе в ней подводит к следующему этапу – внедрению и работе по системе менеджмента качества (СМК). Принятие руководителем компании решения о внедрении СМК – это переход компании на следующую ступень развития и гарантия стабильной и эффективной работы в будущем.

Преимущества внедрения СМК на предприятии очевидны – благодаря СМК повышается эффективность управленческих предложений, оптимизируется документооборот и значительно сокращаются расходы на управление, а самое главное – повышается качество услуг!



Эффект от внедрения в ЗАО ИХК «ТАТГАЗИНВЕСТ»

• Основная документация компании переведена в электронный вид;

• Процедуры (согласования, процессы) работают по регламенту;

• Создана единая база хранения документов с быстрым доступом

ответственных лиц

• Сведены потери информации к минимуму;

• Четко определяются задачи ответственным при распределения

информации (шлюзы);

• Увеличена скорость обработки заявок и финансовых документов;

• Сотрудники в любое время и из любого места (удаленные подразделения)

находятся в рабочем режиме.

Следующим этапом планируется синхронизация ELMA и 1С, а также

построение системы управления показателями ЗАО ИХК «ТАТГАЗИНВЕСТ» в

целях дополнительного увеличения скорости бизнес - процессов и

управления компанией в режиме он-лайн.



Спасибо за внимание!

Представительство компании EleWise в ПФО г.Казань, ул.Спартаковская, 2в (бизнес-центр "Сакура"), офис 218, тел. +7 (843) 5378680, почта: [email protected]

Руководитель представительства - Миннизянов Рамиль

tel. +79179063218; skype min_ramil; icq 217817389

mailto:[email protected]

Презентация для вебинара пятерка отраслевых проектов...

Technology