agemahr · agemahr wstęp agema systemy informatyczne (42)630-26-87 8 mysz i posługiwanie się...

Biuro: ul. Szańcowa 7 94-233 Łódź

Tel:(42) 630 26 87 FAX: (42) 632 62 12

www.agema.pl www.agemasi.pl

505 101 612 [email protected]

505 101 613 [email protected]

AgemaHR

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA

AGEMA Systemy Informatyczne (42)630-26-87 www.agema.pl 2

Spis treści

1. WSTĘP ............................................................................................................................................................................. 5

INFORMACJE OGÓLNE........................................................................................................................................................ 7 Wprowadzenie ............................................................................................................................................................... 7

URUCHAMIANIE PROGRAMÓW W SYSTEMIE WINDOWS ................................................................................................ 10 KOMBINACJE KLAWISZY UŻYWANE W WINDOWS ......................................................................................................... 12

Polskie znaki................................................................................................................................................................ 12 Wywoływanie menu .................................................................................................................................................... 12 Skróty klawiaturowe ................................................................................................................................................... 12 Skróty Windows ........................................................................................................................................................... 13

2. ADMINISTRACJA PROGRAMU I PODSTAWOWE PARAMETRY ........................................................... 15

PODŁĄCZANIE DO PROGRAMU BAZY DANYCH TYPU MS ACCES .................................................................................. 16 PODŁĄCZANIE DO PROGRAMU BAZY DANYCH TYPU SQL ............................................................................................. 20 URUCHAMIANIE PROGRAMU ........................................................................................................................................... 24 OBSŁUGA WIELU FIRM .................................................................................................................................................... 25 UŻYTKOWNICY I ICH UPRAWNIENIA ............................................................................................................................... 27

Uprawnienia ................................................................................................................................................................ 27 Działy/Wydziały .......................................................................................................................................................... 28 Grupy płacowe ............................................................................................................................................................ 28 Należności ................................................................................................................................................................... 28 Listy płac ..................................................................................................................................................................... 28 Nieobecności ............................................................................................................................................................... 28 Należności - szczegóły ................................................................................................................................................ 28 Inne .............................................................................................................................................................................. 28

PODSTAWOWE PARAMETRY KONIECZNE DO PRACY Z PROGRAMEM ............................................................................. 30 DANE O FIRMIE ................................................................................................................................................................ 31 DEFINICJE UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH. ....................................................................................................................... 32

Progi i wysokości składek na ubezpieczenia społeczne ............................................................................................ 32 PROGI PODATKOWE, ULGA I KOSZTY PRACOWNICZE ..................................................................................................... 33 KWOTA RYCZAŁTU DLA UMÓW-ZLECEŃ ........................................................................................................................ 35

Składki ZUS do umów zleceń ..................................................................................................................................... 35 PODSTAWA DO NALICZANIA SKŁADEK ZUS DLA URLOPÓW WYCHOWAWCZYCH ........................................................ 36 MAKSYMALNY PROCENT DODATKU STAŻOWEGO ......................................................................................................... 37 WPROWADZANIE DANYCH I ASYSTENT WPROWADZANIA DANYCH .............................................................................. 38 AKTUALIZACJA OPROGRAMOWANIA I BAZY DANYCH ................................................................................................... 40

Aktualizacja programu w wersji MS Access ............................................................................................................. 41 Aktualizacja programu w wersji SQL ........................................................................................................................ 42

BEZPIECZEŃSTWO BAZ DANYCH, KOPIE ZAPASOWE ...................................................................................................... 43

3. WPROWADZENIE PRACOWNIKA DO BAZY DANYCH ............................................................................... 45

KARTOTEKA .................................................................................................................................................................... 47 FILTR KARTOTEKI ............................................................................................................................................................ 52

Zakładka ‘Kartoteka’ .................................................................................................................................................. 52 Zakładka ‘Należności’: ............................................................................................................................................... 54 Zakładka ‘Stanowiska’: .............................................................................................................................................. 55 Zakładka ‘Filtr rozszerzony’:..................................................................................................................................... 56 Zakładka ‘Struktura działów’: ................................................................................................................................... 57 Zakładka ‘Historia’: ................................................................................................................................................... 59 Zakładka ‘Staż’: .......................................................................................................................................................... 60 Zakładka ‘Zawieszeni’: .............................................................................................................................................. 61

KANDYDACI .................................................................................................................................................................... 62 UMOWY ........................................................................................................................................................................... 63

Rodzaj umowy ............................................................................................................................................................. 63 Stanowisko ................................................................................................................................................................... 64 Etat ............................................................................................................................................................................... 65

NALEŻNOŚCI .................................................................................................................................................................... 68


Definiowanie należności .............................................................................................................................................71 DANE DO ZUS ................................................................................................................................................................. 79

Podstawowe informacje do ZUS ................................................................................................................................79 Informacje o rodzinie ..................................................................................................................................................82

POŻYCZKI ........................................................................................................................................................................ 88 ZASIŁKI ............................................................................................................................................................................ 92

Generator wynagrodzeń .............................................................................................................................................94 Wyliczenie ....................................................................................................................................................................96 Przycisk ten ma taką samą funkcję jak ‘Generator wynagrodzeń’ tyle, że można wyliczać nieobecności spoza

miesiąca przetwarzania.Definiowanie zasiłków .......................................................................................................96 Definiowanie zasiłków ................................................................................................................................................97 Definiowanie podstawy naliczania zasiłków ...........................................................................................................100 Definiowanie grup przerw ........................................................................................................................................102

NIEOBECNOŚCI .............................................................................................................................................................. 104 Wprowadzanie nieobecności ....................................................................................................................................106 Zestawienie czasu pracy ...........................................................................................................................................107 Zestawienie limitów ..................................................................................................................................................108

EWIDENCJA CZASOWYCH UPRAWNIEŃ ......................................................................................................................... 109 FAKULTETY ................................................................................................................................................................... 111 UBEZPIECZENIA ............................................................................................................................................................. 113

Podstawowe definicje ubezpieczeń społecznych .....................................................................................................113 Składki ubezpieczeń społecznych pracownika ........................................................................................................115

4. ROZLICZANIE WYNAGRODZEŃ ...................................................................................................................... 117

LISTA PŁAC .................................................................................................................................................................... 119 Definiowanie list płac ...............................................................................................................................................119 Tworzenie wzorców list płac ....................................................................................................................................121 Wyliczanie list płac ...................................................................................................................................................127 Przeglądanie list płac ...............................................................................................................................................129 Drukowanie list płac .................................................................................................................................................131 Tworzenie zestawień z list płac ................................................................................................................................133 Naliczanie wynagrodzeń ‘za okres’ .........................................................................................................................135

OBSŁUGA AKORDU ........................................................................................................................................................ 139 Definiowanie czynności akordowych .......................................................................................................................141

PODATKI ........................................................................................................................................................................ 143 Ulga i koszty ..............................................................................................................................................................143 Definiowanie podatków ............................................................................................................................................145 Odliczenia ..................................................................................................................................................................147 Korekty podatku ........................................................................................................................................................149

PRZYGOTOWANIE I DRUKOWANIE FORMULARZY PODATKOWYCH PIT ...................................................................... 150 Definiowanie PIT-ów ................................................................................................................................................150 PIT-4 ..........................................................................................................................................................................151 PIT-8A .......................................................................................................................................................................153 PIT-8B .......................................................................................................................................................................154 PIT-11 ........................................................................................................................................................................156 PIT-40 ........................................................................................................................................................................157

KSIĘGOWANIA INDYWIDUALNE .................................................................................................................................... 158 Definiowanie i dodawanie kont bankowych ............................................................................................................158 Rozksięgowania .........................................................................................................................................................159 Definiowanie danych o bankach ..............................................................................................................................161

KSIĘGOWANIA ZBIORCZE .............................................................................................................................................. 163 Księgowania zbiorcze wewnętrzne ..........................................................................................................................163

DRUKOWANIE PRZELEWÓW .......................................................................................................................................... 166 Tworzenie wydruków do kasy...................................................................................................................................168

EKSPORT DANYCH DO ZUS........................................................................................................................................... 170 Konfiguracja przekazu ..............................................................................................................................................170 Przygotowanie danych do eksportu .........................................................................................................................172 Eksport danych do programu ‘Płatnik’ ...................................................................................................................173 Zatwierdzanie dokumentów zgłoszeniowych ...........................................................................................................174 Wczytywanie danych w programie ‘Płatnik’ ...........................................................................................................174


LISTY PŁAC ARCHIWALNE ............................................................................................................................................. 175 Przenoszenie list, zmiana numerów i dat ................................................................................................................ 176

ROZPOCZYNANIE NOWEGO MIESIĄCA PRZETWARZANIA DANYCH .............................................................................. 178 ZMIENNE ........................................................................................................................................................................ 180 PODWYŻKI ..................................................................................................................................................................... 183

5. UMOWY ZLECENIA ............................................................................................................................................... 185

DEFINIOWANIE UMÓW .................................................................................................................................................. 187 PODZIAŁ NA PRACOWNIKÓW / WSPÓŁPRACOWNIKÓW. ............................................................................................... 188 DODAWANIE UMÓW ZLECEŃ OSOBOM ......................................................................................................................... 190 WYLICZANIE RACHUNKÓW ........................................................................................................................................... 192 DRUKOWANIE LIST PŁAC I ZESTAWIEŃ Z UMÓW ZLECEŃ UMÓW I RACHUNKÓW ........................................................ 196 KSIĘGOWANIA – PRZELEWY / WYPŁATA UMÓW ZLECEŃ ............................................................................................. 198


1. Wstęp

AgemaHR Wstęp


Informacje ogólne

Wprowadzenie

‘Window’ po angielsku oznacza okno. Systemy operacyjne MS Windows są oparte na strukturze

obiektów, przypominającej okna. Przez okno Windows rozumiemy ramkę na ekranie ogranicza-

jącą miejsce działania jakiegoś programu lub jego części np. programu AgemaHR przedstawio-

nego na rysunku. Kilka jednocześnie otwartych okien

Ekran Windows może być podzielony pomiędzy poszczególne okna. Na ekranie możemy wi-

dzieć tylko jedno bądź jednocześnie kilka okien, w których można w tym samym czasie praco-

wać, tak jak to widzimy na rysunku poniżej. Okna mogą na siebie nachodzić, zasłaniać się wza-

jemnie, więc to ile ich widzimy nie zależy od tego ile ich otwarto.

Kilka jednocześnie otwartych okien

Na widzimy cztery jednocześnie otwarte okna: Kalkulator, AgemaHR, Należności, Kartoteka

pracowników. Okno Kalkulator jest w tej chwili aktywne1, nie aktywne są natomiast, Należno-

ści, Kartoteka pracowników, AgemaHR. Na dole ekranu na pasku zadań widzimy reprezentacje

1 Pod pojęciem okna aktywnego rozumiemy to w którym obecnie pracujemy, można je rozpoznać po tym, że jego pa-sek tytułu ma inny kolor.

okno aktywne

okna nieaktywne

reprezentacja programów na pasku zadań

informacje na pasku stanu

pasek tytułu okna

należności przyciski okna Age-

maHR

przyciski okna

kalkulator

pasek tytułu ak-

tywnego okna Kal-

kulator

pasek stanu

pasek zadań

AgemaHR Wstęp


Mysz i posługiwanie się myszką

Mysz jest to urządzenie pozwalające na

wskazywanie obiektów na ekranie. Przesu-

wanie myszy po płaskiej powierzchni powo-

duje ruch kursora (najczęściej małej strza-

łeczki) na ekranie. Myszy wyposażone są

z reguły w dwa lub trzy przyciski wykorzy-

stywane są tylko dwa skrajne. Często napro-

wadzenie kursora w odpowiedni punkt i naci-

śnięcia, na któryś z przycisków (najczęściej

lewego) określane jest mianem kliknięcia.

Posługiwanie się programami bez myszy jest

bardzo trudne lub nawet niemożliwe. Więc ci,

którzy nie potrafią się myszą posługiwać po-

winni potrenowanie np. za pomocą samoucz-

ka dostarczonego przez razem z systemem

Windows®.

tylko tych, które zawierają programy2. Każde okno może, ale nie musi, składać się z pewnej

określonej liczby elementów opisanych poniżej.

Ramka – otacza każde z okien, pozwala na zmiany wielkości okna - by to wykonać należy naje-

chać na nią wskaźnikiem myszki, nacisnąć lewy przycisk i trzymając go powiększać lub zmniej-

szać okno, zachowa ono rozmiar jaki nadaliśmy mu puszczając przycisk; wyjątkiem wśród

przedstawionych na przykładowym rysunku jest Kalkulator którego wymiarów nie można zmie-

nić;

Pasek tytułu – znajduje się w górnej części okna i zawiera jego nazwę, okno Kalkulator jest ak-

tywne i na naszym rysunku jego pasek tytułu jest ciemniejszy w pozostałych oknach natomiast

szary. Pasek tytułu pozwala zmienić położenie okna na ekranie - by to wykonać należy najechać

na pasek kursorem myszy, przycisnąć lewy przycisk

i trzymając go przesuwać okno, zachowa ono położenie, jakie nadaliśmy mu puszczając przy-

cisk;

Ikony – obrazki na ekranie, które pozwala-

ją na wykonywanie różnych zadań, między

innymi uruchamianie programów - by to

wykonać należy na taki obrazek najechać

myszką

i dwukrotnie szybko nacisnąć lewy przy-

cisk; przykład widzimy na Uruchamianie

programu za pomocą ikony;

Przyciski – prostokąty lub kwadraty nary-

sowane na ekranie mają charakterystyczny

kształt oraz rysunek pozwalający zoriento-

wać się do czego dany przycisk służy, po-

dobnie jak ikony pozwalają na wykonywa-

nie różnych działań (w tym przypadku na-

leży najechać kursorem myszki i nacisnąć

lewy przycisk tylko raz).

2 Wielu początkujących może mylić pojęcia okna i programu. Dla naszych potrzeb przyjmijmy, że programem jest pewien proces mogący otwierać dowolną ilość okien, także 0.

AgemaHR Wstęp


Uwaga: każde okno posiada własne przyciski i to z nich trzeba korzystać, najważniejsze przyci-

ski występujące w oknach zostały omówione poniżej. W programie często zetkną się Państwo z

przyciskami zgrupowanymi w paskach narzędzi lub pojedynczo umieszczonymi na formula-

rzach.

Zamknięcie okna – przycisk ten powoduje, iż okno przestaje być widoczne na ekranie.

Jeżeli wykonywany był w nim jakiś program to jego działanie zostało przerwane. Często, choć

nie zawsze, program przed zamknięciem poprosi o potwierdzenie naszej decyzji lub poinformuje

nas, iż jest to niemożliwe.

Powiększenie do maksymalnych rozmiarów – powiększa wymiary okna, ważne przy du-

żych formularzach np. Kartoteka pracowników nie będzie w pełni widoczna, jeżeli nie zostanie

powiększona. Jeżeli jakieś okno maksymalizujemy i nie widoczne są inne otwarte okna, przej-

ście pomiędzy nimi odbywać się może poprzez polecenie Okno. Przycisk ten jest nie widoczny

na rysunku w oknie AgemaHR, dlatego, że zostało ono powiększone do maksimum.

Przywrócenie poprzedniego rozmiaru – przycisk ten ma działanie odwrotne do poprzed-

niego tzn. zmniejsza rozmiary okna do takich, jakie były przed rozwinięciem go na cały ekran.

Ze zrozumiałych przyczyn widoczny jest on tylko wówczas, gdy wcześniej okno zostało po-

większone na cały ekran (patrz AgemaHR na (Kilka jednocześnie otwartych okien).

Zmniejszenie okna – po naciśnięciu tej ikony okno widoczne jest tylko w postaci prosto-

kąta z nazwą na dole ekranu lub na pasku zadań. Jeżeli zmniejszymy główne okno programu bę-

dzie on widoczny tylko na pasku zadań, obok przycisku Start, jednak nie koniecznie tuż obok jak

ma to miejsce na rysunku. Natomiast, jeżeli zmniejszymy jeden z formularzy programu widzimy

go na dole okna głównego (patrz: Zmniejszone okna).

AgemaHR Wstęp


Zmniejszone okna

Uruchamianie programów w systemie Windows

Windows daje nam kilka możliwości uruchamiania programów. Dwie zostaną zaprezentowane

na podstawie programu AgemaHR:

Pierwszym z nich jest dwukrotne kliknięcie ikony reprezentującej nasz program na pulpicie

(patrz Uruchamianie programu za pomocą ikony). Problemem w tym przypadku jest to, iż za-

równo podpis pod rysunkiem, jak i sam rysunek może w państwa systemie wyglądać zupełnie

inaczej. Oba te elementy mogą być dowolnie zmieniane przez użytkowników, a nawet całkowi-

cie usunięte. Innym problemem, szczególnie dla początkujących użytkowników, może być szyb-

kie dwukrotne kliknięcie na ikonie programu.

Uruchamianie programu za pomocą ikony

Drugim sposobem uruchamiania programu jest skorzystanie z przycisku Start widocznego naj-

częściej w lewym dolnym rogu ekranu po uruchomieniu komputera. Kolejne etapy procesu

przedstawia Uruchamianie programu za pomocą menu przycisku Start.

zminimalizowane formularze programu

reprezentacja zminimalizowanego programu

na pasku zadań

ikona programu AgemaHR

kursor myszy

ikona innych programów

AgemaHR Wstęp


Uruchamianie programu za pomocą menu przycisku Start

W tym przypadku najpierw naprowadzamy wskaźnik myszy na przycisk Start i naciskamy lewy

przycisk myszy. Następnie wybieramy opcję PROGRAMY - krok I na rysunku, przesuwamy

kursor w prawo, a następnie ze spisu wybieramy KADRY 3 - krok II na rysunku. Znowu prze-

suwamy kursor w prawo, wskazujemy AgemaHR i naciskamy lewy przycisk - krok III na rysun-

ku. Trzecim jest wciśnięcie jednocześnie kombinacji CTRL+ALT+K4. Sposób ten jest zdecydo-

wanie najprostszy niestety tak jak i przy poprzednich, używana w Państwa systemie kombinacja

może być inna. Może się też zdarzyć, że w ogóle nie zostanie zdefiniowana.

3 Uwaga w Państwa systemie nazwa kadry może zostać zastąpiona przez inną

4 Wyjaśnienia dotyczące używania kombinacji klawiszy znajdują się poniżej.

Krok I

Krok II

Krok III

AgemaHR Wstęp


Kombinacje klawiszy używane w Windows

Podczas posługiwania się systemem Windows trzeba niejednokrotnie posługiwać się kombina-

cjami kilku klawiszy; chociażby dla wprowadzenia polskich znaków.

Na początek kilka uwag ogólnych. Przy kombinacjach klawiszy wielokrotnie podane jest ‘jedno-

cześnie wcisnąć...’, w takim przypadku nie należy jednak, starać się wciskać klawisze na raz za

wszelką cenę. Można to zazwyczaj robić w pewnej kolejności. Jeżeli w kombinacji występują

klawisze ALT, CTRL lub SHIFT zawsze zaczynamy od nich. Jeżeli występują dwa spośród

nich, nie ma znaczenia, który wciśniemy pierwszy. Następnie trzymając wciśnięte klawisze naci-

skamy resztę kombinacji, na koniec całość zwalniamy. Wyobraźmy sobie, że trzeba wcisnąć

kombinację ALT+CTRL+O. Wciskamy ją następująco najpierw klawisz CTRL, przytrzymuje-

my, teraz wciskamy ALT, przytrzymujemy oba, teraz niezbędna staje się druga ręka, nią wci-

skamy O i natychmiast zwalniamy wszystkie klawisze. Nie należy klawiszy zbyt długo przy-

trzymywać, gdyż przytrzymanie może mieć zupełnie inne znaczenie.

Polskie znaki

uzyskujemy wciskając klawisz ALT z prawej strony klawiatury, a następni najbardziej zbli-

żoną literę np. chcąc uzyskać ‘ą’, wciskamy i przytrzymujemy prawy ALT, a następnie ‘a’;

‘ę’ to ALT+e; ‘ó’ to ALT+o itd. Wyjątek stanowi tu ‘ź’, które uzyskujemy kombinacją

ALT+x. Jeżeli chcemy uzyskać wielką literę wciskamy ALT, koniecznie prawy, SHIFT z

dowolnej strony i znowu wybraną literę, np. ‘Ż’ to ALT+SHIFT+Z, Ł to ALT+SHIFT+L.

Takie uzyskiwanie polskich liter jest możliwe tylko wtedy, jeżeli w naszym systemie jest za-

instalowany typ obsługi klawiatury ‘polski programisty’.

Wywoływanie menu

jak mogą Państwo zaobserwować na rysunkach zamieszczonych w tekście, w tytule każdej

pozycji menu jedna litera jest podkreślona. Wciśnięcie klawisza ALT, tym razem lewego,

oraz tej litery rozwinie to menu. Pozycję z rozwiniętego menu wybieramy wciskając tylko

podkreśloną literę np. by otworzyć Kartotekę pracowników programu AgemaHR wciskamy:

ALT+K – rozwinięcie menu Kartoteka;

K – rozwinięcie formularza Kartoteka pracowników;

Skróty klawiaturowe

wiele czynności można wykonać przy wykorzystaniu skrótów klawiaturowych tzn. poprzez

wciśnięcie odpowiedniej kombinacji z klawiatury w programie AgemaHR najbardziej popu-

larne to:

CTRL+’szary+ (‘szary’ czyli z klawiatury numerycznej)’ - dodawanie nowych zapisów,

CTRL+E - poprawianie już wprowadzonych zapisów (edycja),

CTRL+’szary–’ - kasowanie,

CTRL+S - zapisanie do pamięci dokonanych zmian,

CTRL+R - odświeżenie słowników,

F6 - przejście do słowników z okien (nie działa w przypadku niektórych pól). Aby móc

skorzystać z klawisza F6 należy wcześniej kliknąć na pole, do którego słownik ma się

odnosić,

CTRL+HOME - przejście na początek listy,

CTRL+ END - przejście na koniec listy,

AgemaHR Wstęp


TAB - przejście do kolejnego pola w formularzu,

SHIFT+ TAB - przejście do poprzedniego pola w formularzu,

CTRL+ TAB - przejście do następnego otwartego okna,

CTRL+ SHIFT+TAB - przejście do poprzedniego otwartego okna.

Skróty Windows

system operacyjny, w którym pracujemy dostarcza wielu skrótów. Najpopularniejsze to:

ALT+F4 – zamknięcie aktywnego programu,

CTRL+F4 – zamknięcie aktywnego okna,

ALT+ESC – przełączanie pomiędzy otwartymi programami,

CTRL+ESC – rozwinięci menu Start,

ALT+TAB – pozwala na wybranie jednego z otwartych programów Windows. Przytrzy-

manie klawisza ALT i w tym czasie wciśniecie klawisza TAB powoduje ukazanie się

okna, w którym widzimy ikony wszystkich otwartych programów i wybranie jednej z

nich. Kolejne przyciśnięcie klawisza TAB wybiera ikonę następnego programu. Dzieje

się tak, aż do momentu puszczenia klawisza ALT, uaktywniane jest wtedy okno wybra-

nego programu.


2. Administracja programu

i podstawowe parametry

AgemaHR Administracja programu i podstawowe parametry


Podłączanie do programu bazy danych typu MS Acces

Aby uruchomić program AgemaHR należy prawidłowo skonfigurować połączenie z dwiema ba-

zami danych:

kp0.mdb – uruchomieniowa baza danych (w tej bazie znajdują się jedynie dane użytkowników)

kp1.mdb – główna baza programu (w tej bazie przechowywane są wszystkie dane)

Aby tego dokonać, w systemie Windows wchodzimy do Panelu sterowania (dostępny po

2-krotnym kliknięciu ikony Mój komputer) i wybieramy Źródła danych ODBC. W nowych

systemach Windows (2000/ XP/Vista) znajdują się one w Narzędziach administracyjnych.

Po otworzeniu okna źródeł ODBC, którego wygląd może być różny w zależności od posiadanej

wersji, wybieramy zakładkę Systemowe DSN

Korzystając z przycisku Dodaj wybieramy typ drivera bazy danych jako Driver do Microsoft

Acces (*.mdb) i potwierdzamy przyciskiem Zakończ.



Otworzone zostanie okno wskazania nazwy i ścieżki do bazy danych

Wpisujemy nazwę źródła danych i korzystając z przycisku Wybierz wskazujemy bazę danych,

którą użyta nazwa będzie określać. Wybrana baza wraz ze ścieżką dostępu do niej pojawi się na

ekranie jak w okienku poniżej:



Po zatwierdzeniu przyciskiem OK otrzymamy prawidłowo skonfigurowane źródło kp0, którego

wpis będzie taki jak w pierwszym oknie tego opisu.

Całą operację powtarzamy analogicznie w celu skonfigurowania źródła ‘kp1’.

Kolejną czynnością będzie wpisanie nazwy firmy w programie AgemaHR. Do czasu wykonania

tej operacji przy każdym uruchomieniu programu na pasku tytułu będzie się pojawiał znak ‘?’

Z menu Administracja wybieramy Firmy\Spis firm. W otwartym oknie dodajemy nowy re-

kord:



Wpisujemy nazwę firmy, a reszta pól zostanie wypełniona automatycznie po wybraniu źródła

bazy danych (w tym przypadku kp1) za pomocą przycisku ‘...’ Po zapisaniu rekordu, z menu

Administracja wybieramy Firmy\Zmień firmę, a następnie wybieramy podaną wcześniej na-

zwę i zatwierdzamy przyciskiem OK.



Podłączanie do programu bazy danych typu SQL

Aby uruchomić program AgemaHR należy prawidłowo skonfigurować połączenie z dwiema ba-

zami danych:

kp0 – uruchomieniowa baza danych (w tej bazie znajdują się jedynie dane użytkowników)

kp1 – główna baza programu (w tej bazie przechowywane są wszystkie dane)

Aby tego dokonać, w systemie Windows wchodzimy do Panelu sterowania (dostępny po

2-krotnym kliknięciu ikony Mój komputer) i wybieramy Źródła danych ODBC. W nowych

systemach Windows (2000/ XP/Vista) znajdują się one w Narzędziach administracyjnych

Po otworzeniu okna źródeł ODBC, którego wygląd może być różny w zależności od posiadanej

wersji, wybieramy zakładkę Systemowe DSN.

Korzystając z przycisku Dodaj wybieramy typ drivera bazy danych jako SQL Server

i potwierdzamy przyciskiem Zakończ.



Otworzone zostanie okno definicji źródła danych Servera SQL (zdjęcie poniżej), w którym wy-

pełniamy pola:

- Nazwa – jest to nazwa źródła danych używanego przez aplikację ODBC (dla bazy

z użytkownikami koniecznie musi to być kp0, zaś dla głównej bazy danych, jeżeli jest to jedyna

baza, nazwa źródła powinna być kp1)

- Opis - Opcjonalny opis źródła danych (można pozostawić puste)

- Serwer - nazwa serwera SQL w sieci, wybieramy ten serwer, który definiowaliśmy wcześniej

(jeśli zainstalowanym serwerem jest SQL EXPRESS, wówczas po nazwie serwera musi być

wpisane \SQLEXPRESS)

Po wypełnieniu pól wybieramy przycisk Dalej



W tym oknie należy zaznaczyć opcję Uwierzytelnianie serwera SQL, używając identyfikato-

ra logowania i hasła podanego przez użytkownika i wypełnić pola Identyfikator logowania

oraz Hasło.

Po dokonaniu tych czynności wciskamy przycisk Dalej, pojawi się kolejne okno, w którym nale-

ży zmienić domyślną bazę danych na ‘kp1’, i zatwierdzić klikając przycisk Dalej



w kolejnym oknie nic nie zmieniamy i zatwierdzamy wszystko wybierając przycisk Zakończ.

Źródło danych zostało utworzone, możemy przetestować je wybierając w opcję Testuj źródło

danych... jeżeli nie chcemy to zatwierdzamy przyciskiem OK



Uruchamianie programu

Program uruchamiamy klikając na pulpicie na ikonie:

lub z menu wybierając Start\Programy\AgemaHR.

Jeżeli z jakiegoś powodu zastosowanie wyżej opisanych sposobów nie jest możliwe, należy od-

naleźć folder w którym został zainstalowany program i uruchomić plik Kadry.exe. Najczęściej

znajduje się on w C:\Program Files\Agema \KadryPlace.

Jeżeli prawidłowo zostały skonfigurowane źródła ODBC powinno otworzyć się okienko:

Przy pierwszym uruchomieniu programu wpisujemy:

identyfikator użytkownika: adm

hasło: adm

UWAGA: ważna jest wielkość wpisywanych liter.

Użytkownik ‘adm’ powinien zostać usunięty po dodaniu nowego użytkownika programu

z uprawnieniami administratora.

Jeżeli zamiast tego okienka pojawi się komunikat:

oznacza to, że źle jest skonfigurowane połączenie ODBC z bazą kp0 lub możliwość uruchomie-

nia programu jest blokowana przez zaporę.

Jeśli po wpisaniu identyfikatora i hasła pojawi się przedstawiony powyżej komunikat o błędzie,

wówczas problem związany jest z połączeniem z bazą kp1.



Obsługa wielu firm

Program AgemaHR jest przystosowany do obsługi wielu firm jednocześnie, w oparciu o kilka

baz danych. W tym celu należy wszystkie bazy danych, z których użytkownik zamierza korzy-

stać podłączyć przez ODBC analogicznie jak to opisano na przykładzie bazy ‘kp1’, a następnie

dodać je w oknie Administracja\Firmy\Spis firm.

Jeżeli korzystamy z tej opcji programu, po uruchomieniu programu z menu Administracja wy-

bieramy Firmy\Zmień firmę. W okienku które zostanie otworzone wybieramy firmę którą chce-

my aktualnie obsługiwać i zatwierdzamy przyciskiem OK. Nazwa nowej firmy po podłączeniu

bazy danych przez program będzie widoczna na pasku tytułu.

Jeśli w różnych firmach jednocześnie obsługiwanych przez program występują ci sami pracow-

nicy może być przydatne skorzystanie z opcji Integracja baz danych. W tym celu należy z me-

nu Administracja\Parametry systemu w otwartym oknie wybrać zakładkę

Baza danych systemu i zaznaczyć opcję Integruj bazy firmowe. Jest to jednak możliwe wy-

łącznie w chwili rozpoczęcia pracy z bazami danych. Integracja baz danych już istniejących, do

których wprowadzono pracowników nie jest możliwa.



W razie potrzeby wykorzystania tej opcji programu wskazany jest kontakt z producentem

oprogramowania.



Użytkownicy i ich uprawnienia

Program AgemaHR pozwala na zdefiniowanie dowolnej liczby użytkowników uprawnionych do

korzystania z niego. Każdy użytkownik posiada swoje hasło i uprawnienia. Uprawnienia pozwa-

lają określić do których opcji menu użytkownik będzie miał dostęp.

Wybieramy z menu Administracja/Użytkownicy

Przy pierwszym uruchomieniu programu należy dodać użytkownika, który będzie posiadał

uprawnienia administratora (dostęp do wszystkich funkcji programu), a następnie usunąć admi-

nistratora ‘adm’, który znajduje się tam po zainstalowaniu programu. Użytkownika dodajemy

poprzez wpisanie trzyliterowego identyfikatora (ważna jest wielkość liter), po czym wciskamy

przycisk Hasło i w otwartym okienku wpisujemy hasło dla tego użytkownika i potwierdzamy je.

W przypadku zmiany hasła użytkownika najpierw podajemy stare hasło. Każdy użytkownik mo-

że podczas pracy programu sam dowolnie zmieniać własne hasło dostępu poprzez Administra-

cja\Zmień hasło.

Wciskamy przycisk Uprawnienia i w otwartym oknie jak na rysunku wybieramy zakładkę

Uprawnienia

Wskazując kolejno opcje z drzewa opcji dostępowych programu zaznaczamy odpowiednie

uprawnienia:

brak – użytkownik nie będzie miał dostępu do danego okna

przeglądanie – użytkownik będzie mógł tylko przeglądać zawartość wskazanego okna

dodawanie – użytkownik będzie miał możliwość przeglądania danych oraz dodawania rekordów

bez uprawnień do kasowania bądź edycji danych w oknie

kasowanie – jw. z tą różnicą, że bezie mógł kasować

przeglądanie – dodawanie – kasowanie – edycja – (np. przy kartotece pracowników)

lub

- tak – nie – (np. dla umów-zleceń)

Komentarz [S1]:



Po zaznaczeniu wszystkich uprawnień wciskamy przycisk ‘Zastosuj’

Działy/Wydziały

W tej zakładce istnieje możliwość wskazania działów, do których użytkownik ma mieć dostęp,

inne parametry (np. raporty płacowe, słowniki płacowe itp.) ustawia się w zakładce uprawnienia

Grupy płacowe

W tej zakładce istnieje możliwość wskazania grup płacowych, do których użytkownik ma mieć

dostęp, inne parametry (np. raporty płacowe, słowniki płacowe itp.) ustawia się w zakładce

uprawnienia

Należności

w tej zakładce wybieramy dany typ należności, do którego użytkownik będzie miał dostęp (np.

dodatki, dopłaty, nagrody, premie itp.)

Listy płac

wybieramy rodzaj listy płac, do której użytkownik będzie miał dostęp, wszelkie inne uprawnie-

nia (np. wyliczanie przeglądanie, drukowanie itp.) można ustawić w zakładce ‘Uprawnienia’ ->

‘Listy płac’ ( nadajemy uprawnienia jedynie dla list płac z zakładki 'Listy płac')

Nieobecności

definiujemy możliwości dostępu do każdej przerwy (np. choroba, choroba ciąża, dzień na dziec-

ko itp.)

Należności - szczegóły

definiujemy prawa dostępu dla konkretnych składników należności (np. godziny nocne, ekwiwa-

lent, dodatek stażowy itp.)

Inne

W tej zakładce można zaznaczyć dodatkowe opcje:

- Pełen dostęp do nieobecności – po zaznaczeniu tej opcji program umożliwi użytkownikowi

pełen dostęp do nieobecności bez względu na inne ustawienia uprawnień,

- Sprawdzaj uprawnienia do grup płacowych dla umów zleceń – jeśli opcja ta nie jest zazna-

czona, to program umożliwia pełny dostęp do umów zleceń (o ile ma do nich uprawnienia),

nawet jeśli ma dostęp tylko do niektórych grup płacowych. Po zaznaczeniu tej opcji nie bę-

dzie dostępu do tych umów zleceń, które mają przypisane grupy płacowe, do których użyt-

kownik nie ma uprawnień.

Pola Imię i Nazwisko wypełniamy w celu identyfikacji użytkownika. Program AgemaHR bę-



dzie zapisywał do dziennika zdarzeń niektóre operacje wykonywane przez użytkownika zapisu-

jąc identyfikator, dlatego musi być później możliwość sprawdzenia do kogo identyfikator należy.

Druga ważna cecha programu, to możliwość podpisywania dokumentów np. deklaracji podat-

kowych PIT imieniem i nazwiskiem tego pracownika który je wykonał. W tym celu należy z

menu ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’ – na zakładce ‘właściciel/Płatnik’ zaznaczyć opcję

‘Pobieraj dane z identyfikatora logowania’. W przeciwnym wypadku, na dokumentach pro-

gram będzie umieszczał imię i nazwisko wskazanej tam osoby odpowiedzialnej za obliczenie i

pobranie podatku



Podstawowe parametry konieczne do pracy z programem

W celu zapewnienia prawidłowej pracy programu należy dbać o aktualizację wszystkich wskaź-

ników które są wykorzystywane przy obliczaniu wynagrodzeń pracowników.

Należą do nich:

- Dane o firmie

- Definicje ubezpieczeń społecznych

- Definicje parametrów podatkowych

- Kwota umów zleceń, składki ZUS do umów zleceń

- Podstawa do naliczania składek ZUS dla urlopów wychowawczych

- Maksymalny procent dodatku stażowego



Dane o firmie

Z menu ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’ wybieramy zakładkę ‘Właściciel/Płatnik’

Przy wypełnianiu danych płatnika istotna jest zgodność danych oraz wpisanej tu nazwy skróco-

nej z nazwą skróconą wpisaną w programie ‘Płatnik’. W przeciwnym wypadku mogą wystąpić

nieprawidłowości przy wczytywaniu danych w programie ‘Płatnik’.



Definicje ubezpieczeń społecznych.

Progi i wysokości składek na ubezpieczenia społeczne

Wybieramy: ‘Administracja’ – ‘Ubezpieczenia’ – ‘Definicje’

Ubezpieczenia społeczne są już zdefiniowane w bazach dostarczanych z programem. Należy

jednak pamiętać, że w tym właśnie oknie znajdują się wskaźniki procentowe do naliczania skła-

dek, tutaj definiowany jest płatnik składki (płatnik, pracownik lub ZUS) oraz kwota przekrocze-

nia, po osiągnięciu której przestaje być naliczana składka danego funduszu.

- opcja Bierz do kosztów - wskazuje czy składka danego funduszu ma zostać wliczona do kosz-

tów pracowniczych przy ich wyliczaniu.

- opcja ‘Automatyczny’ umożliwia samoczynne dodawanie przez program składek

pracownikowi po wprowadzeniu go do kartoteki



Progi podatkowe, ulga i koszty pracownicze

W tym miejscu instrukcji omówimy wyłącznie parametry które należy zmienić w programie z

chwilą rozpoczynania nowego roku podatkowego. Ogólnie temat ‘Podatki’ zostanie omówiony

w 4 części niniejszej instrukcji. Rozpoczęcie nowego roku podatkowego odbywa się w progra-

mie AgemaHR poprzez wciśnięcie klawisza ‘Rozpoczęcie nowego roku’ na zakładce ‘Płace’

okna otwartego po wybraniu ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’.

Progi podatkowe zmieniamy wybierając menu: ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Podatki’ – ‘Progi po-

datkowe’.

W otwartym oknie wybieramy rodzaj podatku dla którego określono progi podatkowe i zmie-

niamy je, kolejno edytując. Opcja ‘Rok poprzedni’ pozwala sprawdzić progi podatkowe z ubie-

głego roku. Program zapisuje je automatycznie z chwilą rozpoczęcia nowego roku podatkowego.

Ulgę podatkową i koszty zmieniamy wybierając menu: ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Podatki’ –

‘Sposoby naliczania podatków’. W otwartym oknie edytujemy rodzaj podatku dla którego zmie-

niamy wartości ulgi i kosztów i wpisujemy nowe.



Kwota ryczałtu dla umów-zleceń

Składki ZUS do umów zleceń

Z menu: ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’ w otwartym oknie wybieramy zakładkę ‘Umo-

wy zlecenia’

W tym oknie muszą być zdefiniowane wszystkie składki dla umów zleceń. W sytuacji kiedy wy-

liczane są one w taki sam sposób jak składki od wynagrodzeń za pracę, przypisujemy kolejno

zdefiniowane już składki. W razie zmiany sposobu wyliczenia składek dla umów zleceń (doty-

czy wskaźnika procentowego a nie kolejności ich wyliczania) należy najpierw w definicjach

ubezpieczeń społecznych zdefiniować nowy typ składek (należy wtedy pamiętać by nie dodawa-

ły się automatycznie dla każdego nowego pracownika) a następnie przypisać je odpowiednim

składkom w umowach zleceniach. W tym oknie zmieniamy także wartość kwoty ryczałtu dla

umów-zleceń wpisując nowe wartości dla roku bieżącego i poprzedniego.



Podstawa do naliczania składek ZUS dla urlopów wychowawczych

Program AgemaHR nalicza kwotę składek ZUS do programu ‘Płatnik’. Należy pamiętać, że wy-

liczenie odbywa się w programie AgemaHR a nie w programie ‘Płatnik’ Na zakładce ‘Dane do

ZUS’ wybranej z menu: ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’, znajduje się pole dla wprowa-

dzenia podstawy do naliczenia tych składek. Kwoty składek naliczane są automatycznie w chwili

przygotowania eksportu danych do ZUS w oparciu o wprowadzoną tutaj kwotę.



Maksymalny procent dodatku stażowego

W przypadku stosowania wynagrodzenia, którego wysokość jest uzależniona procentowo od in-

nych składników wynagrodzeń w oparciu o określony czas pracy, należy zdefiniować maksy-

malny procent jaki może być osiągnięty dla tego typu wynagrodzeń. Sposób definiowania wyna-

grodzenia i jego składników a także możliwości ręcznej lub automatycznej zmiany wysokości

procentów opisano w rozdziale ‘Należności’



Wprowadzanie danych i asystent wprowadzania danych

Program AgemaHR wymaga przy wprowadzaniu danych odpowiedniej kolejności. Oznacza to,

że nie można dopisać np. wynagrodzeń dla pracownika jeśli nie ma on wprowadzonej umowy o

pracę, gdyż należności zawsze złączone są z umową której dotyczą. Analogicznie, program nie

pozwoli usunąć umowy o pracę jeśli wcześniej nie usuniemy wszystkich należności które były

do niej przypisane. Wprowadzenie pracownika do kartoteki i uzupełnienie jego podstawowych

danych musi się odbywać zatem w następujący sposób:

‘Kartoteka pracowników’ (wprowadzamy nowego pracownika)

‘Umowy’ o pracę’ (jedna lub więcej, jeśli chcemy zachować historię przebiegu pracy w naszym

zakładzie)

‘Należności’ (wpisujemy wszystkie należności które były wypłacane odpowiednio przy wpro-

wadzonych umowach)

Składki na ubezpieczenia społeczne zostaną dodane automatycznie, jeśli ta opcja została zazna-

czona przy ich definiowaniu.

Przy wprowadzaniu należności program automatycznie otworzy okno do zaznaczenia rodzaju

podatku dla pracownika oraz wysokości jego ulgi i kosztów)

Dane do ZUS (wypełnienie tego okna jest niezbędne do prawidłowego wykonania eksportu da-

nych do programu ‘Płatnik’)

‘Księgowość’ czyli kasa lub konto – definicja w jaki sposób pobierane będzie wynagrodzenie.

Kolejność czynności w pt. 1-3 musi być zachowana, natomiast przedstawione tu elementy muszą

być prawidłowo wprowadzone aby pracownik mógł mieć wyliczone wynagrodzenie na liście

płac. Oczywiście potrzebnych będzie z pewnością dużo więcej elementów.

Aby początkujący użytkownicy nie zapominali o wprowadzeniu wszystkich niezbędnych da-

nych, program został wyposażony w ‘Asystenta wprowadzania danych’. Jest to narzędzie po-

zwalające zdefiniować wcześniej dowolną liczbę okienek programu które będą się otwierać w

zdefiniowanej kolejności dla nowo dodanego pracownika. W celu zdefiniowania nowego ‘Asy-

stenta’ np. pod nazwą ‘Nowy pracownik’ wybieramy z menu ‘Słowniki’ - ‘Asystenci – konfigu-

racja’



W pierwszej kolejności wprowadzamy nazwę ‘Asystenta’ i zapisujemy ją. Następnie za pomocą

przycisku ‘Konfiguruj’ ustalamy jakie okna programu mają być otwierane, a za pomocą przyci-

sków ‘Przesuń w górę’ i ‘Przesuń w dół’ ustalamy w jakiej kolejności mają być otwierane.

Klikając dwukrotnie na pustym polu obok zdefiniowanego okna można wprowadzić własny ko-

mentarz który pojawi się podczas pracy z ‘Asystentem’

‘Asystenta’ uruchamiamy za pomocą ikony w otwartym oknie ‘Kartoteka

pracowników’, lub wybierając menu ‘Kartoteka’ – ‘Asystent wprowadzania danych’. W otwar-

tym okienku należy wybrać nazwę ‘Asystenta’ z którego chcemy korzystać i zatwierdzić przyci-

skiem ‘OK’. Asystent otworzy się w postaci paska nad oknem ‘Kartoteka pracowników’

Korzystanie ze zdefiniowanego ‘Asystenta’ polega na wpisywaniu danych w kolejno otwiera-

nych oknach za pomocą przycisku ‘Dalej >>‘ W czasie pracy z ‘Asystentem’ istnieje możli-

wość zmiany na innego który został zdefiniowany poprzez wciśnięcie klawisza ‘Stop’. W miej-

scu ‘Stop’ pojawi się klawisz ‘ ... ‘ umożliwiający zmianę asystenta. Zakończenie pracy z ‘Asy-

stentem’ odbywa się poprzez wybranie menu ‘Kartoteka’ –‘ Asystent wprowadzania danych’.

Zamknięcie okna ‘Kartoteka pracowników’ jest niemożliwe w czasie gdy uruchomiony jest

‘Asystent wprowadzania danych’



Aktualizacja oprogramowania i bazy danych

Aktualizacja programu AgemaHR polega na wymianie niektórych plików z foldera w systemie

MS Windows na nowe, dostarczone przez firmę AGEMA Systemy Informatyczne lub pobrane

ze strony internetowej www.agema.pl

W internecie w celu pobrania nowych plików programu należy na stronie firmy AGEMA wybrać

opcję ‘AKTUALIZACJE’ a następnie w otwartym oknie wybrać ‘AgemaHR’ – pliki wyświetlą

się po prawej stronie. Obok pliku znajdują się data i godzina umieszczenia na serwerze, co po-

zwoli na sprawdzenie czy znajdująca się zawartość jest nowsza niż poprzednio otrzymane.

Plikami do aktualizacji programu będą ‘KPexe.exx’5 oraz ‘pity.exx (bitmapy do pitów)

Ponadto, okresowo może zaistnieć konieczność wymiany plików wspomagających tworzenie

formularzy PIT. Ze względów bezpieczeństwa zaleca się zachowanie przez okres jednego mie-

siąca kopii wcześniej używanych plików które zostały zmienione.

5 Aby uruchomić ten plik należy zmienić jego nazwę na KPexe.exe (samorozpakowujące się archiwum WinRAR), na-stępnie należy skopiować (lub od razu rozpakować) ten plik do katalogu w którym znajduje się system AgemaHR i kliknąć dwa razy na tym pliku. Jeżeli system operacyjny zapyta się czy zastąpić istniejący plik nowym, wówczas wybieramy opcję TAK.



Aktualizacja programu w wersji MS Access

Po aktualizacji programu, przy jego pierwszym uruchomieniu może pojawić się komunikat:

‘Pamiętaj o aktualizacji bazy danych’.

Należy wybrać wtedy menu: ‘Administracja’ – ‘Aktualizuj’ i w oknie które zostanie otwarte od-

naleźć folder w którym znajdują się pliki programu. Odnaleźć plik ‘kp1.dbs’ zaznaczyć go i

uruchomić. Zostanie wtedy rozpoczęty proces aktualizacji bazy danych.

W czasie trwania tego procesu żaden użytkownik nie może korzystać z programu.



Aktualizacja programu w wersji SQL

Jeżeli wersja bazy nie zgadza się z wersją programu wówczas po zalogowaniu się do systemu

AgemaHR pojawi komunikat ‘Pamiętaj o aktualizacji bazy danych’. Następnie otworzy się

okno ‘Struktura KP’ (aby okno to się otworzyło potrzebny jest plik spx.exe, który musi znajdo-

wać się w tym samym katalogu co plik Kadry.exe. Plik ten można pobrać ze strony).

W prawym górnym rogu okna znajduje się przycisk ‘Plik’ służący do wczytywania pliku aktu-

alizacyjnego KPBD.SKR. Po wskazaniu właściwej lokalizacji pliku zatwierdzamy go przyci-

skiem ‘Otwórz’. Kolumny w górnej części okna powinny się wypełnić. Wciśnięcie przycisku

‘Wykonaj’ zapoczątkuje aktualizowanie programu.

System zapyta się czy chcemy przed wgraniem nowej wersji zrobić kopię bazy danych:

jeżeli chcemy to wpisujemy nazwę bazy, należy wybrać miejsce, w którym baza będzie się znaj-

dowała ( do tego służy przycisk ‘Folder’ ), następnie klikamy na przycisk ‘Wykonaj backup’

jeżeli nie chcemy kopii bazy danych to wybieramy przycisk ‘Nie chcę backup-u’

Po wykonaniu aktualizacji pojawi się komunikat:

‘ Zakończona wykonywanie aktualizacji bazy danych.

Na dysku został stworzony log aktualizacji, zawierający wszystkie błędy.

Położenie loga:

( tu zostanie wyświetlona ścieżka do pliku loga ) ‘

W czasie trwania tego procesu żaden użytkownik nie może korzystać z programu.



Bezpieczeństwo baz danych, kopie zapasowe

Bazy danych programu AgemaHR są zabezpieczone hasłem, a przeglądanie ich jest możliwe za

pośrednictwem specjalistycznych narzędzi, po podaniu hasła zabezpieczającego. W razie ko-

nieczności, w celu poznania hasła zabezpieczającego bazę danych należy skontaktować się z

producentem oprogramowania.

Użytkownicy programu AgemaHR winni szczególnie zadbać o tworzenie i przechowywanie ko-

pii baz danych które wykorzystywane są w programie. Z uwagi na fakt, że w plikach bazodano-

wych przechowywane są wszystkie informacje, w tym również archiwa zatrudnienia i wynagro-

dzeń, utrata baz danych np. wskutek awarii dysku komputera mogłaby spowodować utratę

wszystkich zgromadzonych i wyliczonych danych. Dlatego też wskazane jest tworzenie i prze-

chowywanie kopii w innym miejscu niż dysk komputera na którym znajdują się bazy danych.

Najprostszą metodą tworzenia kopii bazy danych (MS Access) jest utworzenie pliku typu .bat

zawierającego prostą funkcję kopiowania np.:

copy c:\progra~1\agema\ kadryp~1kp1.mdb d:\kopie\agema\kopiakp1.mdb

lub

copy c:\progra~1\agema\ kadryp~1kp1.mdb \\komp2\kopie\agema\kopiakp1.mdb

Kopiowaniem i nadzorem nad przechowywaniem baz danych powinny się zajmować osoby z

dużym doświadczeniem i znajomością zagadnienia lub w razie potrzeby pracownicy producenta

oprogramowania.


3. Wprowadzenie pracownika

do bazy danych

AgemaHR Wprowadzenie pracownika do bazy danych


Kartoteka

Kartoteka pracowników jest podstawowym elementem programu AgemaHR. Staranne jej wy-

pełnianie i uaktualnianie jest warunkiem prawidłowej pracy systemu. Uruchomienie następuje z

menu ‘Kartoteka’ przez wybranie opcji ‘Kartoteka Pracowników’

W trakcie otwierania kartoteki pojawia się zapytanie o filtrowanie danych które zostaną wyświe-

tlone.

Celem wprowadzenia filtra było domyślne pokazywanie osób które są zatrudnione w zakładzie

w danym momencie. Taka filtracja zostanie wykonana po zatwierdzeniu klawiszem ‘Dalej’.

Można jednak odznaczyć opcję pokazywania osób tylko obecnie zatrudnionych, wybrać pra-

cowników danego działu, a także wybrać pracowników według dowolnego początkowego ciągu

znaków imienia lub nazwiska.

Działanie filtra polega na wybieraniu części wspólnej wszystkich zaznaczonych opcji, tak więc

jeśli np. Kowalski będzie zatrudniony w dwóch działach naszego zakładu, a wpiszemy jego na-

zwisko i wybierzemy jeden z działów, to w kartotece pracowników pojawi się ten Kowalski któ-

ry pracuje w tym dziale, ale też pokaże się inny Kowalski jeśli istnieje drugi pracownik o tym

nazwisku i w tym dziale.



.

W kartotece przechowywane są dane o wszystkich pracownikach zakładu którzy są w nim za-

trudnieni, oraz tych którzy kiedykolwiek byli zatrudnieni. ‘Filtr wstępny kartoteki’ został

wprowadzony w celu pokazywania w bieżącej pracy pracowników tylko obecnie zatrudnionych.

Dzięki filtrowi kartoteki we wszystkich otwieranych dalej oknach programu, pokazywana będzie

lista pracowników znajdujących się w danej chwili w oknie kartoteki. Ponadto, jeśli w kartotece

w danej chwili wyświetlone są dane jakiegoś pracownika, to wszystkie następne okna będą

otwierane domyślnie dla tego właśnie pracownika.

Przy wprowadzeniu pracownika do kartoteki muszą być obowiązkowo wprowadzone niektóre

dane aby można było zapisać rekord. Do tych danych należą:

imię i nazwisko

PESEL i NIP

Obywatelstwo

Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność tych danych. Program kontroluje je przy

wprowadzaniu kolejnego pracownika i jeśli są one zbieżne to nowy pracownik będzie traktowa-

ny jako ten sam. Oznacza to w praktyce, że choć pracownik będzie widoczny w dwóch pozy-

cjach bo np. jest zatrudniony w dwóch działach, to jego dane do ZUS będą złączane i przesyłane

w jednej pozycji. Taką opcję program zaproponuje automatycznie przy wprowadzaniu drugiego

pracownika o tych samych danych. Sprawdzenia zapisu można dokonać przez kontrole cyfr

przedstawionych w okienkach ‘Identyfikator’ oraz ‘ID Główny’. Każdy pracownik posiada in-

ny ‘Identyfikator’. ‘ID Główny’ jest mu zawsze równy z wyjątkiem sytuacji podwójnego zatrud-

nienia. Wtedy ‘Identyfikator’ jest dla takiego pracownika różny w obu pozycjach, natomiast ‘ID

Główny’ jest jednakowy. Jeżeli z jakiegoś powodu zachodzi konieczność wyrównania pól ‘ID

główny’ i ‘Identyfikator’ należy posłużyć się skrótem klawiszowym ‘Ctrl’ + ‘H’ z klawiatury.

Przy wprowadzaniu danych pracownika do kartoteki można spotkać trzy rodzaje pól do wypeł-

nienia:



pola tekstowe np. ‘Imię ojca’ wypełniamy wpisując tekst bezpośrednio z klawiatury.

pola wyboru np. ‘Urząd Skarbowy’ wypełniamy poprzez rozwinięcie listy i wybranie odpo-

wiedniej pozycji. Jeżeli pozycja która jest konieczna do wprowadzenia danych nie istnieje na li-

ście, należy dodać ją do słownika i odświeżyć słowniki w kartotece. W praktyce, w powyższym

przykładzie aby dodać nie istniejący jeszcze w programie Urząd Skarbowy należy wybrać z me-

nu ‘Słowniki’ – ‘Urzędowe’ – ‘Urzędy Skarbowe’. W otwartym oknie wprowadzić nowy Urząd

Skarbowy i zapisać go.

W programie większość pól typu lista rozwijana umożliwia przejście bezpośrednio do odpo-

wiedniego słownika. Należy w tym celu dwa razy kliknąć na dane pole rozwijane (podświetli się

na niebiesko) i następnie wcisnąć klawisz 'F6'.

Następnie należy w kartotece odświeżyć słownik za pomocą ikony:

Po ponownym rozwinięciu listy wyboru, nowo dodana pozycja będzie na niej widoczna.

trzeci rodzaj pól, to pola daty np. ‘Data zmiany stanu cywilnego’. Można w nich wpisać datę z

klawiatury zachowując aktualnie obowiązujący format z Państwa ustawień w systemie MS Win-

dows lub wciskając klawisz oznaczony ‘...’ co spowoduje otwarcie kalendarza w którym wybie-

rzemy właściwą datę.

Wypełniamy kolejno wszystkie pola z zakładek:

dane o pracy

adres zameldowania

powszechny obowiązek obrony

adres korespondencyjny/przebywania

powiadomić w razie wypadku

dane urzędowe

Pole ‘Numer ewidencyjny’ w prawej górnej części pola kartoteka może być dowolnie wykorzy-

stany przez użytkownika. Zamysłem autorów programu było umożliwienie wpisania numeru fi-

zycznych akt pracownika znajdujących się w zakładowej kartotece.

Zakładka ‘Dane o pracy’ zawiera przyciski:

‘Lata’ - służy on do wprowadzania lat stażu do wykształcenia (jeżeli wpiszemy wartość to po-

jawi się na przycisku obok napisu ‘Lata’). Lata do stażu za wykształcenie można również usta-

wić w ‘Słowniki’ – ‘Edukacja’ – ‘Wykształcenie’ w polu ‘Lata do stażu’. Przy czym jeżeli da-

na osoba będzie miała przypisane wykształcenie ze słownika (ze stażem zdefiniowanym w słow-



niku) to przy zmianie lat po wciśnięciu przycisku ‘Lata’, system nie będzie brał lat do stażu ze

słownika, tylko z okna ‘Lata do stażu za wykształcenie’ uruchamianego z kartoteki

‘Fakultety’ - jego celem jest umożliwienie wprowadzenia i kontroli specjalizacji pracowników

naukowych i lekarzy.

‘Stanowiska’ - nie jest on wykorzystywany przy wprowadzaniu danych do kartoteki. Umiesz-

czono go tutaj na prośbę wielu użytkowników w celu ułatwienia pracy i przechodzenia do no-

wych okien. Okno ‘Stanowiska’ wykorzystywane jest do wprowadzania zmian stanowisk lub

wymiaru czasu pracy w trakcie już istniejącej umowy o pracę(po kliknięciu tego przycisku

otwiera się okno ‘Historia pracy’).

‘Obowiązki’ – za pomocą tego przycisku uruchamiamy okno, w którym możemy zdefiniować

zakres obowiązków danego pracownika

‘Konto kosztów’ – za pomocą tego przycisku możemy wejść do ‘Słownika Konto Kosztów’ i

wybrać odpowiednie konto, które pojawi się w polu ‘Konto kosztów’ (obok przycisku)

W oknie Kartoteki wprowadzono także poza standardowymi, wiele ikon ułatwiających pracę:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 – odśwież słowniki

2 – odśwież

3 – filtr kartoteki

4 – umowy

5 – drukuj angaż indywidualny

6 – informacja o dochodach

7 – oblicz staż pracy

8 – tylko obecnie zatrudnieni

9 – asystent wprowadzania danych

10 – skrót do raportów z kartoteki

(1) Służą one do pokazania nowego zasobu słownika w trakcie wprowadzania danych. Jeżeli w

trakcie wpisywania danych u pracownika dodajemy nową pozycję w słowniku, stanie się ona

widoczna w kartotece dopiero po użyciu tej ikony.

(2) Służy do odświeżenia danych wyświetlanych w otwartym oknie. Jeżeli inny użytkownik do-

kona zmiany danych w czasie późniejszym niż moment otwarcia okna, dane te będą widoczne

dopiero po wciśnięciu ikony odśwież.

(3) Filtr kartoteki uruchamia zaawansowane możliwości filtrowania pracowników wyświetla-

nych w kartotece wg zadanych kryteriów.

(4) Jest skrótem umożliwiającym szybkie otwarcie okna z umowami o pracę (‘Kartoteka’ –

‘Umowy’)

(5) Jest skrótem umożliwiającym szybkie drukowanie angażu dla wybranego pracownika

(6) Jest skrótem do szybkiego drukowania lub przeglądania informacji lub zaświadczenia o do-

chodach (‘Raporty’ - ‘Informacje’ - ‘Zaświadczenie o dochodach’) Możliwość drukowania za-

świadczenia o dochodach istnieje dopiero po przygotowaniu odpowiedniego wzorca zaświad-



czenia.

(7) Szybka kontrola dowolnie wybranego zdefiniowanego wcześniej stażu pracy.

(8) Filtr uruchamiany domyślnie z chwilą otwarcia kartoteki pracowników. Można go wyłączyć,

dzięki czemu uzyskujemy dostęp do wszystkich pracowników którzy są oraz byli zatrudnieni w

zakładzie

(9) Asystent wprowadzania danych



Filtr kartoteki

Kartoteka

Należności

Stanowiska

Filtr rozszerzony

Struktura działów

Historia

Staż

Zawieszeni

Zakładka ‘Kartoteka’

Filtr kartoteki jest zaawansowanym narzędziem programu AgemaHR służącym do wybierania w

kartotece pracowników według zadanych kryteriów. Ustawienie filtra w kartotece powoduje, że

w następnie otwieranych nowych oknach programu wyświetlane będą nazwiska tylko tych osób

które aktualnie zostały wywołane w kartotece. Po jego uruchomieniu zostaje wywołane okno:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

W górnej części filtra kartoteki znajdują się zakładki: Kartoteka, Należności, Stanowiska itp.

Omawianie rozpocznie my od najważniejszych elementów zakładki ‘Kartoteka’:

Pola wyboru: Płeć, Obywatelstwo, Gmina, Powiat itp. Wybieramy tutaj wcześniej zdefiniowane

w słownikach pozycje które zostały przypisane pracownikom. Dla ich prawidłowego działania



należy pamiętać o starannym aktualizowaniu danych. Jeżeli np. jakiś pracownik nie będzie miał

uzupełnionych danych o stanie cywilnym, to nie pokaże się przy wybieraniu tego filtra. Może

zatem dojść do sytuacji że suma pracowników wszystkich wywołanych kolejno grup wg stanu

cywilnego nie będzie się równać rzeczywistej liczbie pracowników.

1. Pola tekstowe: Imię, Nazwisko, Miejscowość i Poczta. Wprowadzamy tutaj dowolny ciąg

znaków który musi istnieć w filtrowanej grupie pracowników. Wprowadzenie np. litery

‘j’ w polu ‘Imię’ spowoduje wyświetlenie wszystkich imion rozpoczynających się od tej

litery. Jeżeli natomiast wprowadzimy ‘jan’ to efektem wyszukiwania będą wszyscy pra-

cownicy o imionach: Jan, Janina, Janusz itp. ale nie zobaczymy już pracowników o imie-

niu np. Jakub.

2. Data urodzenia. Aktywowanie pól daty i ich określenie spowoduje, że wyświetleni zosta-

ną pracownicy których data urodzin zawarta jest określonym przedziale. Daty można

także wykorzystać określając tylko górną lub dolną granicę urodzin.

3. Pracownik. To pole domyślnie uzupełniane jest przez program jako ‘v’. W ten sposób po-

jawiają się wszystkie osoby które są obecnie zatrudnione w zakładzie ale w kartotece

pracowników wśród swoich danych mają to oznaczenie. W praktyce wykorzystuje się to

do pomijania wyświetlania osób które przebywają na urlopach wychowawczych, odby-

wają służbę wojskową itp. Są to zatem osoby spełniające warunek ‘tylko obecnie zatrud-

nieni’ ale nie wchodzące w skład struktury pracowników. Pole to może przybierać trzy

wartości. Oprócz ‘v’ może ono pozostać puste i pokazywać osoby wyłączone ze struktury

pracowników, lub też przybrać wartość ‘v’ na szarym polu co spowoduje wyświetlenie

wszystkich osób bez względu na ich status pracownika

4. Zatrudniony na dzien. Aktywowanie tego pola i ustawienie daty spowoduje wyświetlenie

wszystkich pracowników którzy na ten dzień byli zatrudnieni w zakładzie.

5. Data zmiany stanu cywilnego. Program AgemaHR zapisuje w historii istotne zmiany da-

nych u pracowników. Za pomocą tego elementu filtra wybieramy przedział zmiany stanu

cywilnego.

6. Zaprzeczenie. Aktywowanie tego pola spowoduje że wyświetleni zostaną pracownicy

którzy nie spełniają warunków wybranych w filtrze kartoteki.

7. Tylko najnowsze umowy. Aktywowanie tego pola spowoduje że dla pracowników wy-

świetlone zostaną tylko najaktualniejsze umowy.

8. Data zatrudnienia (przedział) Element filtra wybierający pracowników którzy w wybra-

nym okresie mieli umowę o pracę rozpoczynającą się w wybranym przedziale. Wyszu-

kiwanie odbywa się wg wszystkich umów które pracownik posiadał a nie tylko wg naj-

nowszej.

9. Data rozwiązania umowy o pracę. Element filtra działający analogicznie jak data zatrud-

nienia.

10. Okres zatrudnienia (przedział). Pozwala wybrać pracowników którzy mieli ważną umo-

wę o pracę w wybranym okresie.



Zakładka ‘Należności’:

Ten element filtra kartoteki pozwala na dokonywanie sortowania pracowników według posiada-

nych wynagrodzeń. Wybieramy rodzaj wynagrodzenia które powinni posiadać poszukiwani pra-

cownicy. Bardziej szczegółowego wyszukiwania można dokonywać przez określenie przedziału

w którym musi zawierać się wysokość wybranego wynagrodzenia. Dla wynagrodzeń które nali-

czane są procentowo od innych składników możemy określić przedział w którym musi zawierać

się procent wynagrodzenia. Można także określić okres w którym poszukiwane wynagrodzenie

zostało pracownikowi dodane a także grupę/kategorię zaszeregowania oraz zaznaczyć że chcemy

przeszukiwać tylko w najnowszych umowach, oraz aby wyświetlone zostały tylko najbardziej

aktualne należności.



Zakładka ‘Stanowiska’:

Ten element filtra kartoteki pozwala na wyszukiwanie osób wg stanowisk, etatów, etatów na sta-

nowiskach. Filtrowanie odbywa się po określeniu daty. Na jej podstawie przeszukiwane są

zmiany stanowisk i etatów i wyświetlane dane. Wykorzystywanie tego składnika filtra jest moż-

liwe tylko przy szczegółowym prowadzeniu w programie AgemaHR wszystkich zmian stano-

wisk i etatów.



Zakładka ‘Filtr rozszerzony’:

Ten element filtra kartoteki przedstawia podziały które można wykorzystać w programie Age-

maHR. Ważną cechą tej zakładki jest możliwość wybierania jednocześnie kilku grup z danego

podziału tak jak to przedstawiono na powyższym obrazku.



Zakładka ‘Struktura działów’:

Ten element filtra kartoteki pozwala na wykorzystywanie, zmianę i tworzenie struktury zależno-

ści wyodrębnionych grup zakładu pracy. Struktura tworzona jest w oparciu o dane kartoteki pra-

cowników wg pola ‘Dział/Wydział’ . Filtrowanie odbywa się wg daty. W celu uzyskania prawi-

dłowych wyników, konieczne jest skrupulatne prowadzenie historii zmian działów u pracowni-

ków zakładu. W trybie edycji danych pracownika w ‘kartotece pracowników’ po zmianie działu,

przy próbie zapisania nowego stanu program pyta użytkownika o chęć zapisania zmiany tego

faktu w historii zatrudnienia. Jeśli zmiana była dokonana celowo należy wpisać datę zmiany i

zapisać ten fakt w automatycznie otwartym oknie programu.

Elementy zakładki ‘Struktura działów’:

pole ‘Na dzień’ – data wg której zostanie odtworzona struktura działów.

Domyślnie program podaje tam datę obecną

1. przycisk ‘odśwież’ – pozwala na aktualizacje danych jeśli podczas pracy inny użytkow-

nik mógł wprowadzić do bazy danych informacje mające wpływ na tworzenie struktury.

2. podgląd – pozwala na sprawdzenie okresu uczestnictwa wybranej gałęzi struktury. Po

wciśnięciu ikony zostaje otwarte okienko informacyjne 7 tak jak to pokazano na powyż-

szym obrazku

3. przycisk kasowania wybranej gałęzi drzewa struktury zakładu pracy

4. edycja danych wybranego fragmentu struktury. Pozwala dokonać zmian w jego okresie

przynależności w strukturze

5. przycisk tworzenia nowego elementu w już istniejącej gałęzi drzewa zależności

6. przycisk tworzenia nowej gałęzi od istniejącego elementu struktury

1

2

3

4

5

6

7



7. okno podglądu – pokazuje okres zależności wybranego elementu struktury.

Filtrowanie odbywa się poprzez wybranie daty wg której ma zostać odtworzona struktura, a na-

stępnie wskazaniu dowolnej gałęzi struktury. W programie będą wówczas widoczni pracownicy

należący dodanej gałęzi struktury od wybranego elementu, aż do jej wszystkich elementów koń-

cowych. Opis tworzenia struktury znajduje się przy opisie słowników programu.



Zakładka ‘Historia’:

Ten element filtra kartoteki pozwala na selekcjonowanie pracowników wg danych wprowadzo-

nych w menu ‘Historia’. Dzięki tej zakładce mamy możliwość sortowania pracowników wg

o wykształcenia

o znajomości języka

o stopnia znajomości języka

o udokumentowania znajomości języka

o ukończonej szkoły

o ukończonych kursów i specjalizacji

o dodatkowych umiejętności

o kalendarza (filtruje pracowników z danym kalendarzem)

Wszystkie pola umożliwiają zaznaczenie jednocześnie kilku opcji.



Zakładka ‘Staż’:

Ta opcja filtra kartoteki pozwala na wybór grupy pracowników w określonym przedziale długo-

ści stażu na określony dzień. Rodzaj stażu wybierany jest spośród wszystkich zdefiniowanych w

programie. Uaktywniona opcja ‘Staż ciągły’ pozwala na wyliczenie wybranie tylko tych okre-

sów zatrudnienia będących elementami wybranego stażu które następują bezpośrednio po sobie i

nie wystąpiła między nimi żadna przerwa w umowach o pracę.



Zakładka ‘Zawieszeni’:

Dzięki tej zakładce możemy wyfiltrować wszystkich pracowników, którzy są na urlopie wycho-

wawczym lub są w trakcie odbywania zasadniczej służby wojskowej.

Aby pracownik był zawieszony to dla danej przerwy w pracy, w ‘Słowniki’ – ‘Rozliczanie czasu

pracy’ – ‘Nieobecności’, należy zaznaczyć opcję ‘Przerwa zawiesza pracownika’ (prawy dolny

róg okna).

Jeżeli pracownik jest zawieszony to nie jest brany do średniego zatrudnienia w firmie.

Filtrowania pracowników można dokonywać przez wybranie dowolnych ustawień na do-

wolnych zakładkach. Wynik filtrowania będzie spełnieniem wszystkich zadanych kryte-

riów. Należy jednak pamiętać, że przycisk ‘Wyczyść filtr’ po prawej dolnej części zakładek

filtra zeruje ustawienia filtra wyłącznie na wybranej zakładce



Kandydaci

Program AgemaHR umożliwia prowadzenie ewidencji kandydatów na pracowników firmy. Da-

ne tych osób wprowadzane są w oknie ‘Kandydaci’ - ‘Kartoteka kandydatów’:

Korzystanie z kartoteki kandydatów jest analogiczne jak w przypadku kartoteki pracowników z

tą różnicą że brak jest tutaj zakładek dotyczących danych o pracy. Wybieranie odpowiedniej

grupy kandydatów odbywa się za pomocą uproszczonego filtra podobnego do tego używanego w

kartotece pracowników. Filtr dla kandydatów posiada zakładki:

o ‘Kartoteka’ – dane zawarte w kartotece

o ‘Historia’ – wprowadzone dane takie jak wykształcenie, język, stopień znajomości języ-

ka, udokumentowanie znajomości języka, szkoła, specjalizacja kursu, umiejętności

o ‘Staż’ – po wprowadzeniu dotychczasowej znanej historii zatrudnienia kandydata można

wyszukiwać osoby wg określonego stażu zdefiniowanego dla zakładu pracy np. staż pra-

cy w bankowości czy też innych specjalistycznych zawodach

o ‘Zawieszeni’ – pracownicy, którzy są na urlopie wychowawczym lub są w trakcie odby-

wania zasadniczej służby wojskowej.

Podobnie jak w Kartotece pracowników, dla kandydatów można zdefiniować asystenta wprowa-

dzania danych tak aby każdorazowo wprowadzić do bazy danych wszystkie niezbędne później

informacje o kandydacie.



Umowy

Kolejną czynnością po wprowadzeniu wszystkich danych pracownika do kartoteki, jest dodanie

umowy o pracę: ‘Kartoteka’ – ‘Umowy’

Rodzaj umowy

wybieramy wśród rodzajów zdefiniowanych wcześniej w słowniku rodzaju umów. Jeżeli

umowa którą chcemy dodać pracownikowi należy dodać ją w słowniku umów:



Każdy rodzaj umowy o pracę zdefiniowany w słowniku ma przypisany do niej kalendarz

czasu pracy, taki według którego pracuje większość pracowników zakładu zatrudnionych

w oparciu o ten rodzaj umowy. Ponadto do rodzaju umowy można przypisać wzorzec

drukowanej umowy o pracę. Jeśli zostanie on stworzony i zdefiniowany w słowniku, przy

wybieraniu w oknie ‘Umowy’ rodzaju umowy, automatycznie wypełnione będzie pole

‘Plik wzorca’ i stanie się aktywny przycisk ‘Drukuj’ i możliwe będzie wydrukowanie

umowy o pracę dla pracownika. Jeżeli przy umowie w słowniku będzie zaznaczona

opcja ‘Niewidoczna’ to nie będzie jej widać w oknie umów, ale do wyboru będzie wzo-

rzec wydruku, przypięty do ukrytej umowy.

o Wypełnienie pola ‘Data zawarcia’ spowoduje automatyczne wstawienie tej samej daty

w pola ‘Data zatrudnienia’ i ‘Data rozpoczęcia pracy’. Jeżeli daty te różnią się od daty

zawarcia umowy o pracę należy skorygować ją wpisując właściwą datę. Z chwilą wpisa-

nia daty zawarcia umowy o pracę, w polu ‘Opis umowy’ automatycznie pojawi się tekst

‘Umowa z dnia... (data zawarcia)’. W każdej chwili użytkownik może skorygować ten

tekst i zmienić go na inny, według własnego uznania.

Stanowisko

wybieramy spośród tych które zostały zdefiniowane w słowniku stanowisk pracy.



W słowniku stanowisk, oprócz nazwy stanowiska, przypisane do niego są także takie

elementy jak ‘Kod stanowiska’ wg klasyfikacji ZUS. Ponadto jeśli praca na tym stano-

wisku jest pracą w warunkach szczególnych wstawiamy znak ‘v’ w polu ‘Praca w wa-

runkach szczególnych’ oraz wypełniamy pole ‘Kod warunków szczególnych’.

Nazwa skrócona jest polem dowolnie wypełnianym przez użytkownika. Zalecane jest

tworzenie jej w taki sposób by łatwo kojarzyła się ona z dodawanym stanowiskiem. Dla

różnych stanowisk Nazwa skrócona nie może się powtarzać.

Z chwilą zmian struktury zakładu pracy może dojść do sytuacji gdy część stanowisk ist-

niejących w słowniku przestanie być potrzebna jednak nie można ich usunąć z uwagi na

powiązania w historii zatrudnienia. Dlatego wprowadzono pole ‘Ukryj’. Wstawienie w

nim znaku ‘v’ spowoduje że stanowisko nie będzie się wyświetlać np. na wybieranej li-

ście stanowisk w oknie ‘Kartoteka’

Etat

wybieramy analogicznie jak w przypadku stanowisk czy rodzaju umów. Jeśli nie istnieje,

dodajemy nowy etat do słownika etatów.



Przy wpisywaniu pola ‘Nazwa’ należy pamiętać, że teks wpisany tutaj będzie drukowany

potem w dokumentach generowanych z programu a więc umowach o pracę, świadec-

twach pracy i angażach.

Pole ‘Jednostka’ określa współczynnik wg którego będą później przeliczane wszystkie

wielkości zależne od etatu a więc np. wymiar godzin w karcie pracy jeżeli nie zdefinio-

wano kalendarza indywidualnego, wynagrodzenie jeżeli jego stawka jest stała a wielkość

uzależniona od etatu itp.

Pole ‘Wymiar godzin’ służy do wpisania ilości godzin wynikających z zatrudnienia w

danym wymiarze etatu i jest brane pod uwagę przy przeliczaniu należności. Jeżeli wy-

miar godzin istnieje w słowniku danego etatu to pole jednostka nie jest wtedy brane pod

uwagę przy przeliczaniu należności.

Pole ‘Ukryj’ służy do ukrywania nie używanego etatu podobnie jak w słowniku stano-

wisk.

o Pole ‘Miejsce pracy’ w oknie umów o pracę służy do wpisania miejsca pracy pracowni-

ka poza siedzibą firmy. Informacja ta będzie mogła być drukowana później w dokumen-

tach np. świadectwie pracy.

o Pole ‘Grupa zaszeregowania’ określa w której grupie czy kategorii zaszeregowania pra-

cownik znajdował się w chwili rozpoczęcia umowy o pracę.

o ‘System pracy’ – jedno, dwu, trzyzmianowy itd. Dodatkowo określa warunki pracy.

o ‘Kalendarz’ – standardowo tego pola nie wypełnia się pozostawiając je puste gdyż ka-

lendarz czasu pracy jest przypisany do rodzaju umowy o pracę. Kalendarz wybieramy w

sytuacji gdy jest on inny niż ten który został przypisany do umowy w słowniku. Wypeł-

nienie tego pola powoduje że wybrany kalendarz staje się obowiązujący dla danego pra-



cownika bez względu na połączenie umowy z kalendarzem w słowniku.

o ‘Umowa główna’ – domyślnie pole to oznaczone jest znakiem ‘v’ przy każdej umowie.

Pole to należy pozostawić puste wyłącznie w wypadku jeśli dana umowa nie jest umową

o pracę lecz umową zleceniem. Nie zaleca się jednak prowadzenia umów zleceń poprzez

umowy o pracę. Program AgemaHR posiada odrębny moduł do realizacji umów zleceń,

umów o dzieło itp. Zarówno dla pracowników własnych jak i obcych.

o ‘Rozwiązanie umowy’ – wstawienie znaku ‘v’ w tym polu uaktywnia możliwość wpro-

wadzenia danych dotyczących rozwiązania umowy o pracę. Konieczne jest wtedy wpro-

wadzenie daty i trybu rozwiązania umowy. W sytuacji gdy umowę o pracę wypowiada

zakład pracy możliwe jest wydrukowanie dokumentów rozwiązania umowy o pracę. W

tym celu należy wpisać przyczynę zwolnienia oraz okres wypowiedzenia aby mogły zna-

leźć się one w dokumencie wypowiedzenia. W celu wydrukowania wypowiedzenia nale-

ży wcisnąć przycisk ‘Drukuj rozwiązanie umowy’ a w okienku które zostanie otwarte

wybrać odpowiedni wzorzec i datę wydruku.

W prawej górnej części okna umów o pracę znajdują się ponadto dwa przyciski:

- ‘Angaże’ – otwiera okno ‘stanowiska’ w celu wprowadzenia zmiany stanowiska lub wymiaru

etatu w czasie trwania umowy. Etat i stanowisko wpisane w oknie ‘Umowy o pracę’ pozostaje

zawsze to samo które było w chwili zawarcia danej umowy o pracę. Wszelkich zmian dokonu-

jemy w oknie ‘Stanowiska’ otwieranym za pomocą omawianego wcześniej przycisku lub z menu

‘Kartoteka’ – ‘Stanowiska’ a także w ‘Kartotece pracowników’ na zakładce ‘Dane o pracy’ za

pomocą przycisku ‘Stanowiska’

- ‘Aktualizuj kartotekę’ – W ‘Kartotece pracowników’ na zakładce ‘Dane o pracy’ wyświe-

tlana jest informacja o dacie rozpoczęcia pracy (z pierwszej umowy) oraz dacie zakończenia (z

ostatniej umowy) jeśli została podana. Gdyby wskutek niewłaściwych działań użytkownika daty

te nie były wyświetlane prawidłowo w kartotece pracowników należy skorzystać z omawianego

przycisku w celu aktualizacji danych.

W przypadku zakończenia starej umowy o pracę i dodaniu nowej, program automatycznie zapyta

użytkownika o należności ze starej umowy. Zaproponuje dodanie należności wszystkich lub tyl-

ko podstawowych do nowej umowy. Wyrażenie zgody spowoduje dodanie do nowej umowy

wybranych należności z kwotą lub procentem używanym dotychczas i datą odpowiadającą roz-

poczęciu nowej umowy o pracę. Jest to ułatwienie dla pracowników odpowiadających za płace

gdyż upraszcza proces dodawania należności przy nowej umowie. Korekty wymaga wtedy jedy-

nie kwota lub procent należności bez konieczności ich ponownego dodawania.



Należności

Kolejnym krokiem po wprowadzeniu pracownika do kartoteki i dodaniu mu umowy o pracę jest

przypisanie należności do umowy o pracę. Otwieramy okno ‘Kartoteka’ – ‘Należności’

Okno należności programu AgemaHR jest zbudowane w sposób umożliwiający kontrolowanie

płac w jak najbardziej funkcjonalny sposób w jednym miejscu. Jego dokładne poznanie znako-

micie ułatwi pracę przy obsłudze wynagrodzeń. Podstawowe elementy okna należności to:

1. Rodzaj wypłaty – pole za pomocą którego wybieramy rodzaj dodawanego wynagro-

dzenia. W zależności od sposobu jego zdefiniowania w słowniku (‘Słowniki’ – ‘Pła-

cowe’ – ‘Rodzaje wypłat’) zmienia się układ okienek określających wynagrodzenie

takich jak ‘Procent’ czy ‘Kwota’

2. Data wynagrodzenia – data od której obowiązuje wynagrodzenie. Szczególnie waż-

na dla wynagrodzeń z grupy ‘podstawowych’ takich jak np. wynagrodzenie zasadni-

cze, które zmniejszane są o okres nieobecności. Przykładowo data 15 stycznia spo-

woduje wyliczenie połowę wynagrodzenia za dany miesiąc jeśli wcześniej nie było

innego wynagrodzenia zasadniczego obowiązującego do 14 stycznia. Natomiast data

15 stycznia dla premii nie należącej do grupy podstawowych spowoduje naliczenie tej

premii w całości za miesiąc styczeń. Definiowanie wynagrodzeń opisano na końcu

rozdziału należności

3. Rodzaj należności – filtr należności umożliwiający pokazywanie wszystkich lub

określonej grupy wynagrodzeń wg podziału ze słownika ‘Rodzajów wypłat’

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

16 12

13 14

17

11

15

18 19



4. Nazwisko i imię pracownika którego należności są wyświetlane

5. Umowa o pracę do której przypisane są wyświetlane należności. Domyślnie przy

otwieraniu okna pokazywana jest zawsze najnowsza umowa o pracę

6. Pole ‘Procent’ dla wpisania procentowej wartości wynagrodzenia wyliczanego od

innych składników

7. Drukowanie zestawienia wynagrodzeń. Umożliwia drukowanie zestawienia dla wy-

branego rodzaju wynagrodzenia dla wszystkich pracowników lub wybranego dzia-

łu/wydziału. Za pomocą wcześniejszego otworzenia kartoteki i użyciu filtra kartoteki

można wyselekcjonować także wiele innych grup pracowników.

8. Okno określające grupę zaszeregowania z której wynika wysokość wynagrodzenia.

Istnieje możliwość drukowania grupy zaszeregowania w angażach przygotowywa-

nych za pomocą programu

9. Zestawienie wynagrodzeń analogicznie jak w pt. 7 z tym że jego wynik prezentowa-

ny jest jako wykaz wyświetlany na ekranie monitora z możliwością drukowania.

10. Procent stażowego – umożliwia sprawdzenie procentu dla dodatku stażowego, któ-

rego wysokość uzależniona jest od określonego stażu pracy i zmienia się za każdy

przepracowany rok. Uruchomienie tej funkcji spowoduje sprawdzenie długości tego

stażu dla każdego pracownika i sprawdzenie aktualnego procentu stażowego. Efek-

tem jest pokazanie listy pracowników dla których powinien zostać zmieniony ten

składnik wynagrodzenia. Z listy można usunąć niektórych pracowników, wydruko-

wać ją, lub zatwierdzić co spowoduje dodanie tego wynagrodzenia z nowym procen-

tem

11. Przelicz – przycisk aktualizujący kwotę należności od wynagrodzeń wyliczanych

procentowo. Ponadto umożliwia szybkie dodanie wybranej należności dla wybranego

pracownika lub wszystkich pracowników

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dodawaj rekordy’ spowoduje dodanie

wynagrodzenia z nową określoną w polu ‘Data podwyżki’ datą.



12. Zmień należność – jest to uruchomienie funkcji zmiany zbiorowej zmiany należności

wykorzystywanej do dokonywania podwyżek wynagrodzeń.

Za pomocą tego modułu możemy dla dowolnie wybranych pracowników, grup sta-

nowisk, stanowisk, działów dokonać szybkiej ‘hurtowej’ zmiany, dodania lub usunię-

cia wybranych wynagrodzeń

13. Pole ‘Kwota’ – służy do wpisania obowiązującej pełnej wartości wynagrodzenia na-

leżnej pracownikowi

14. Pole ‘Kwota na listę’ – służy do jednorazowego wprowadzenia innej wartości niż

wynikałoby to z wyliczeń programu. Jeżeli pole to jest wypełnione to na listę płac

zawsze brana jest jego wartość bez względu na inne istniejące definicje i algorytmy.

Pole jest zerowane z chwilą rozpoczęcia nowego miesiąca.

15. Pole ‘Za miesiąc’ – dla wynagrodzeń jednorazowych pozwala określić za jaki mie-

siąc wynagrodzenie zostało wypłacone. Okres ten będzie stosowany jeżeli wynagro-

dzenie będzie brane pod uwagę przy wyliczaniu podstawy i wysokości zasiłków lub

innych wynagrodzeń wyliczanych ‘za okres z należności’

16. Ekwiwalent urlopowy – uruchomienie tej funkcji jest możliwe po zdefiniowaniu w

słowniku rodzajów wypłat należności typu ‘ekwiwalent’ wg określonego wzoru. Jeśli

wynagrodzenie takie jest zdefiniowane pojawi się ono jako opcja do wyboru i zaak-

ceptowanie spowoduje otwarcie generatora wyliczania ekwiwalentu.

17. Filtr należności ‘tylko najnowsze’ – domyślnie ta ikona jest zawsze ‘wciśnięta’ dzię-

ki czemu w oknie należności pokazywane są wyłącznie najnowsze wynagrodzenia wg

których liczone są wynagrodzenia pracownika. Wyłączenie tego filtra spowoduje wy-

świetlenie wszystkich należności które istniały w czasie trwania wybranej umowy o

pracę.

18. ‘Przejdź do obsługi akordu’ - przycisk ten uruchamia okno ‘Obsługa akordu’

19. ‘Suma kwot z obsługi akordu’ – w tym polu wyświetlana jest suma kwot z obsługi

akordu



Definiowanie należności

Jeżeli nie ma należności, którą chciałoby się wprowadzić, należy ją zdefiniować. Czynność tę

wykonuje się w oknie ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Rodzaje wypłat’

Najpierw należy zdecydować, czy należność ma być zmniejszana w przypadku wystąpienia nie-

obecności oraz w momencie zatrudnienia lub zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca. Jeżeli

tak, wówczas w polu Rodzaj należności trzeba pozostawić opcję ‘Wynagrodzenie podstawo-

we’. W innym przypadku można wybrać inny rodzaj należności (praktycznie istnienie różnych

rodzajów należności służy jedynie pogrupowaniu wynagrodzeń i oprócz należności podstawo-

wych nie mają one wpływu na działanie programu).

o W polach ‘Skrót’ i ‘Nazwa’ należy wprowadzić skrót nazwy wynagrodzenia oraz pełną

jego nazwę. Skrót nie może się powtarzać.

o Pole ‘Priorytet’ pojawia się dla wynagrodzeń innych niż podstawowe. Służy ono do

określenia w razie potrzeby kolejności wyliczania należności np. gdy dodatek stażowy li-

czony jest od wynagrodzenia akordowego i premii, zaś premia tylko od wynagrodzenia

akordowego, wówczas wynagrodzenie akordowe musi mieć priorytet 1, premia 2, a do-

datek stażowy 3.

o W polu ‘Sposób naliczania podatku’ wybieramy, jaki podatek ma być płacony od danej



należności (rodzaje podatków omówione są w sekcji Definiowanie podatków).

o W polu ‘Typ’ wybieramy, jakiego rodzaju ma być dana należność. Wybór ten jest nie-

zwykle ważny, gdyż ma wpływ na sposób wprowadzania i obsługi wynagrodzenia. Ist-

nieją następujące typy należności:

a) kwotowy – należności tego typu nie podlegają przeliczeniom (z wyjątkiem wy-

nagrodzeń podstawowych), chyba że pod przyciskiem ‘Formuła’ zadany został

sposób wyliczania wynagrodzenia. Podczas dodawania lub zmiany danych w

oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należności’ pole ‘Procent’ pozostaje puste, wypełnione musi

być tylko pole ‘Kwota’ (oczywiście oprócz pól obowiązkowych)

b) akord – pod pojęciem należności typu akordowego kryją się wynagrodzenia,

które wyliczane są na podstawie ilości (godzin lub wykonanej pracy). Możliwe

jest wybranie jednego z następujących rodzajów akordów:

- ilościowy – kwota wynagrodzenia liczona jest jako iloczyn stawki za jednostkę i

wprowadzonej ilości (wpisywanie ilości do wynagrodzeń akordowych omówiona

jest w sekcji Obsługa akordów),

- wg godzin rzeczywistych – kwota wynagrodzenia liczona jest w następujący

sposób: kwota podstawy / rzeczywista ilość godzin w miesiącu x wprowadzona

ilość,

- wg godzin nominalnych – kwota wynagrodzenia liczona jest w następujący spo-

sób: kwota podstawy / nominalna ilość godzin w miesiącu (wstawiona w oknie

Słowniki/Płacowe/Kalendarze/Kalendarze, w polu Czas nominalny) x wprowa-

dzona ilość,

- wg godzin przepracowanych – kwota wynagrodzenia liczona jest w następujący

sposób: kwota podstawy / przepracowana przez pracownika ilość godzin w mie-

siącu (liczona na podstawie kalendarza, zgodnie z którym pracownik pracuje) x

wprowadzona ilość.

Podczas wprowadzania w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należności’ wynagrodzenia akor-

dowego godzinowego pola ‘Procent’ i ‘Kwota’ mogą pozostać puste (jeżeli zosta-

ną wypełnione, to program zignoruje te wartości). W przypadku wynagrodzenia

akordowego ilościowego w polu ‘Kwota’ trzeba wpisać stawkę, przez którą bę-

dzie mnożona ilość (pole Procent może pozostać puste),

c) wyliczane – jako należności typu wyliczanego rozumiane są te należności, któ-

re liczone są jako procent określonej podstawy. Podczas wprowadzania takiego

wynagrodzenia w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należności’ konieczne jest wypełnienie

pola ‘Procent’. Jeżeli wcześniej pracownik miał wprowadzoną przynajmniej jedną

należność wchodzącą do podstawy wyliczenia, wówczas w polu ‘Kwota’ zostanie

obliczona wartość wynagrodzenia,

d) wyliczane na liście – sposób liczenia i wprowadzania należności tego typu jest

taki sam jak w przypadku należności wyliczanych. Te dwa typy różnią się trzema

cechami: po wprowadzeniu procentu wynagrodzenia nie jest obliczana kwota (po-

le ‘Kwota’ pozostaje puste, kwotę można zobaczyć dopiero po wyliczeniu listy

płac), w przeciwieństwie do typu wyliczane do podstawy wyliczenia można włą-

czyć oprócz wynagrodzeń również wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłki, w

przypadku typu wyliczane kwota liczona jest od pełnej, nie zmniejszonej podsta-

wy, zaś przy typie wyliczane na liście podstawę obliczeń stanowią kwoty, jakie

zostaną policzone na liście płac np. premia stanowi 10% wynagrodzenia zasadni-



czego, którego kwota wynosi 1000 zł. Pracownik był chory, w związku z czym

jego wynagrodzenie zasadnicze zostało zmniejszone i na liście płac wyliczono

800 zł. Jeżeli premia będzie zdefiniowana jako wyliczana, wówczas kwota wynie-

sie 100 zł, jeżeli wyliczana na liście to 80 zł,

e) za okres z należności – ten typ służy do obliczania należności na podstawie

wynagrodzeń z pewnego okresu. Podczas dodawania pracownikowi tego typu na-

leżności należy wypełnić pole ‘Procent’. Pole ‘Kwota’ może pozostać puste. Aby

otrzymać kwotę wynagrodzenia na liście płac należy wykonać jeszcze jedną ope-

rację, która omówiona została w sekcji Obsługa należności typu ‘za okres ...’. Do

wyliczeń pobrane są kwoty nominalne (nie zmniejszone), podobnie jak przy typie

wyliczane.

f) za okres z list płac – sposób wprowadzania i obsługi tego typu należności jest

taki sam jak w przypadku typu za okres z należności. Różnica polega na tym, że

wynagrodzenie liczone jest na podstawie rzeczywiście wypłaconych kwot (jak w

przypadku typu wyliczane na liście),

g) stażowy – ten typ wynagrodzenia odnosi się tylko do dodatku stażowego, przy

czym ma zastosowanie w sytuacji, gdy za czas niektórych nieobecności w pracy

wyliczany jest dodatek stażowy nieskładkowy. Po wybraniu tego typu w słowniku

pojawiają się kolejne dwa pola: Staż nieskładkowy oraz Staż. Pole staż nieskład-

kowy służy do pokazania, jakie wynagrodzenie ma być liczone za okres nieskład-

kowy. Jeżeli pole to pozostanie puste, wówczas dodatek stażowy zostanie po-

mniejszony w przypadku wystąpienia określonych nieobecności, ale nie będzie li-

czony dodatek stażowy nieskładkowy. Pole ‘Staż’ pozwala wskazać programowi,

na podstawie jakiego stażu (liczonego wg historii zatrudnienia) ma być obliczany

procent dodatku stażowego (podczas zmiany miesiąca obliczeniowego program

ma możliwość sprawdzania długości stażu na ostatni dzień kończonego miesiąca,

czy w jego trakcie nastąpiła zmiana procentu),

h) ekwiwalent – ten typ wynagrodzenia odnosi się tylko do ekwiwalentu za nie-

wykorzystany urlop. Po wybraniu tego typu wynagrodzenia pojawia się pole

‘Wzór wyliczenia’, w którym należy wskazać jeden z zasiłków, na podstawie któ-

rego wyliczany będzie ekwiwalent.

o Pole ‘Współczynnik’ staje się aktywne w przypadku typów: wyliczane, wyliczane na li-

ście, stażowy i ekwiwalent. W przypadku innych typów pole to jest nieaktywne. Jeżeli

pole to jest aktywne, wówczas kwota wynagrodzenia wliczana w oknie ‘Kartoteka’ –

‘Należności’ mnożona jest przez tę wartość (ponieważ domyślnie pojawia się 0, więc

trzeba pamiętać o zmianie). Jeżeli nie ma potrzeby zmiany kwoty o współczynnik stały

dla wszystkich pracowników, wówczas w polu tym wpisujemy 1. Pole to można wyko-

rzystać również w inny sposób: jeżeli wynagrodzenie jest wyliczane dla każdego pra-

cownika od stałej podstawy, wówczas w polu Współczynnik wprowadzamy kwotę pod-

stawy.

o W polu ‘Zaokrąglenie’ wpisujemy ilość miejsc po przecinku dla kwot wyliczanych.

o W polu ‘Jednorazowa’ wstawiamy znak ‘v’, jeżeli wynagrodzenie jest płacone w jed-

nym miesiącu. Wynagrodzenia jednorazowe przenoszone są do archiwum należności w

momencie rozpoczynania nowego miesiąca wyliczeniowego. Jeżeli pole to jest zazna-

czone, wówczas w momencie wprowadzania należności. W oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należ-



ności’ pojawia się pole ‘Za miesiąc’. W słowniku pojawia się także pole ‘Zerowana po

rozpoczęciu miesiąca’. Jeżeli również w tym polu zostanie wstawiony ‘v’, wówczas po

rozpoczęciu miesiąca należność nie będzie przeniesiona do archiwum, tylko pozostanie w

oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należności’ z wyzerowaną kwotą.

o Pole ‘Proporcjonalnie do etatu’ pozwala wyliczyć kwotę zgodnie z etatem, na jaki pra-

cownik jest zatrudniony. Po zaznaczeniu tego pola w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należności’

pojawia się pole ‘Kwota pełna’, w którym należy wpisać kwotę na pełny etat i w polu

Kwota zostanie obliczona kwota wynagrodzenia według wzoru: kwota pełna x jednostka

(wprowadzona w polu Jednostka w oknie ‘Słowniki’ – ‘Etaty’ zgodnie z etatem istnieją-

cym w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Umowy’ ‘Kartoteka’ – ‘Stanowiska’ (jeżeli pracownikowi

podczas trwania danej umowy zmienił się etat).

o Pole ‘Nie wliczać do netto’ służy do oznaczenia wynagrodzeń, których kwota (po ewen-

tualnym odliczeniu składek i podatku) ma nie być wliczona do kwoty netto (i równocze-

śnie do kwoty do wypłaty).

o Wstawienie ‘v’ w polu ‘Wypłacana po rozwiązaniu umowy’ powoduje, że tak ozna-

czone wynagrodzenie może być wypłacone nie tylko podczas trwania umowy o pracę, ale

też mimo jej rozwiązania.

o Pole ‘Zmniejszaj wg okresu rozl.’ pojawia się tylko w przypadku wybrania typu ‘za

okres z należności’. Znaczenie tego pola zostanie wyjaśnione w sekcji Obsługa należno-

ści typu ‘za okres ...’.

o Pole ‘Nie licz ujemnych’ dotyczy tylko wynagrodzeń typu stażowy. Jeżeli pole to jest

puste, wówczas w sytuacji wyliczania w miesiącu przerw (lub przerwy) trwających po-

wyżej 30 dni program wyliczy za każdy dzień powyżej trzydziestego policzy dodatek

stażowy nieskładkowy w wysokości 1/30 dodatku stażowego oraz ujemny dodatek sta-

żowy o tej samej wartości. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że w powyższej sytuacji

dodatek stażowy nieskładkowy będzie równy pełnemu dodatkowi stażowemu z należno-

ści, zaś dodatek stażowy wyniesie 0.

o Pole ‘Rodzaj należności’ umożliwia w razie konieczności zmianę rodzaju należności.

o Pole ‘Miesiące wstecz’ pojawia się tylko po wybraniu typów wyliczany lub wyliczany

na liście. Wykorzystywane jest w sytuacji, gdy do wyliczania wynagrodzenia ma być sto-

sowana podstawa nie z bieżącego miesiąca.

o W polu ‘Konto’ można wprowadzić konto kosztowe, na które ma być zakwalifikowane

wynagrodzenie. Konto to może być wykorzystane do sumowania wynagrodzeń podczas

wykonywania wydruków z list płac.

o Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Wyliczaj tylko od aktualnej umowy’ powoduje, że w

przypadku zmiany umowy w trakcie miesiąca (gdy przy każdej z umów wprowadzona

jest dana należność) zostanie obliczona tylko część dotycząca bieżącej umowy.

o ‘Według definicji kalendarza’ – jeśli osoba przychodzi lub odchodzi z pracy, ma zmia-

nę wynagrodzenia itp., to zasadnicza dzielona jest przez ilość godzin do przepracowania

i mnożona przez godziny przepracowane, przy czym ilości godzin liczone są z uwzględ-

nieniem kalendarza indywidualnego. Po zaznaczeniu tego pola program liczy bez

uwzględniania kalendarza indywidualnego, przy czym jako godziny do przepracowania

bierze wartość ze Słowniki/Rozliczanie czasu pracy/Kalendarze/Dni kalendarza z pola

Godziny Robocze, zaś godziny przepracowane zlicza zgodnie z okresem umowy na pod-

stawie definicji z kalendarza

o ‘Zawsze usuwaj’ służy do tego, żeby z należności były usuwane wszelkie wynagrodze-

nia z zaznaczonym tym polem

o ‘Nie doliczaj do kosztów’ jak to pole jest zaznaczone, to program nie wlicza danego

składnika do kwoty netto, a co za tym idzie nie uwzględnia przy wyliczaniu zajęć sądo-

wych oraz przy tworzeniu zaświadczenia o zarobkach (np dodatki za pranie odzieży)



o ‘Zer. procent’ zaznaczenie tego pola powoduje, że przy rozpoczęciu miesiąca zerowane

jest pole Procent w należnościach

o ‘Dofinansowanie’ ?

o Wciśnięcie przycisku ‘Generator należności’ otwiera nowe okno, w którym należy wy-

konać dwie czynności (kroki). W pierwszym kroku określamy, jakie składki mają być li-

czone od danego wynagrodzenia (jeżeli wynagrodzenie jest nie oskładkowane, wówczas

nic nie jest zaznaczone). Po wciśnięciu przycisku ‘Dalej’ program przechodzi do drugie-

go kroku, w którym należy określić, na jakim rodzaju listy (jeżeli jakieś zostały już zde-

finiowane) dana należność ma być liczona. Przyciskiem ‘OK.’ zatwierdzamy wprowa-

dzone zmiany, przyciskiem ‘Anuluj’ zamykamy okno bez zapamiętywania zmian.

o Pod przyciskiem ‘Priorytety należności’ należności można w szybki sposób określać

kolejność wyliczania wynagrodzeń. Po wciśnięciu tego przycisku otwiera się okno w któ-

rym po lewej stronie wyświetlona jest lista należności (dla których ustalony został wcze-

śniej priorytet).

Jeżeli potrzebnego wynagrodzenia nie ma na liście, wówczas przyciskiem ‘Dodaj’ mo-

żemy je dopisać, a następnie przyciskami ‘Przesuń w górę’ lub ‘Przesuń w dół’ ustalamy

moment jego wyliczenia. Jeżeli użytkownik z jakiegoś powodu chciałby wykasować wy-

nagrodzenie z listy, wówczas należy je zaznaczyć po lewej stronie okna i wcisnąć przy-

cisk ‘Usuń’. Przyciskiem ‘OK’ zatwierdzamy wprowadzone zmiany, przyciskiem ‘Anu-

luj’ zamykamy okno bez zapamiętywania zmian.

o Pod przyciskiem ‘Formuła’ można określić sposób wyliczania wynagrodzenia, jeżeli nie

ma możliwości zdefiniowania go innymi dostępnymi metodami. Po wciśnięciu tego

przycisku otwiera się okno, w którym w górnej części wprowadzona będzie treść formu-

ły, zaś w dolnej wyświetlona jest lista należności (pod zakładką Należności) lub zmienne

(pod zakładką Zmienne). Znaczenie zmiennych i sposób ich obsługi wyjaśnione jest w

sekcji Obsługa zmiennych.



Formułę wprowadza się w następujący sposób: najpierw wpisujemy dowolną nazwę sta-

nowiącą wynik np. ‘a’ czy ‘wynik’ (będzie ją można wykorzystać w kolejnych równa-

niach tej formuły), a później piszemy znak ‘=’. Następnie wprowadzamy sposób wyli-

czenia: w oknie na dole wybieramy należność lub zmienną (klikając na nią dwa razy lub

klikając raz i wciskając przycisk ‘Wklej’), w oknie na górze wstawiamy kursor w odpo-

wiednim miejscu i wpisujemy +, -, /, * lub nawiasy. Po czym ponownie wstawiamy na-

leżność lub zmienną i znak matematyczny itd. Gdyby była potrzeba wstawienia elementu

w środku równania, wówczas ustawiamy kursor w żądanym miejscu i wybieramy należ-

ność lub zmienną albo wpisujemy znak matematyczny. Jeżeli formuła złożona jest z kilku

równań, wówczas w kolejnych wyliczeniach można użyć nazwy, które były zastosowane

w poprzednich równaniach przed znakiem =. W definiowaniu formuł istnieje również

możliwość wskazania, czy w wyliczeniach ma być wykorzystywany procent wynagro-

dzenia z okna ‘Kartoteka’ – ‘Należności’, kwota z należności czy kwota z obliczona na

liście płac. I tak: aby w formule korzystać z procentów przed nawiasem zawierającym

nazwę wynagrodzenia trzeba wpisać słowo ‘procent’, aby użyć kwoty z listy płac należy

przed nawiasem wpisać tekst ‘KwotaZListy’ (zarówno w tym, jak i poprzednim przypad-

ku między wprowadzonym tekstem i nawiasem z nazwą należności nie może być spacji).

Jeżeli przed nawiasem nie ma żadnego tekstu, to w obliczeniach używana jest kwota z

należności. Jako ostateczna kwota wyliczona według formuły przyjmowany jest (pod na-

zwą wynagrodzenia, do którego formuła jest dołączona) wynik ostatniego równania.

o Przycisk ‘Algorytm’ jest aktywny dla każdego typu wynagrodzeń z wyjątkiem typów

Kwotowo i Akord ilościowy. Pod tym przyciskiem można określić podstawę wyliczania

wynagrodzeń.



Po wciśnięciu przycisku dodawania w polu ‘Składnik’ (jest aktywne dla typów ‘Wyli-

czane na liście’ i ‘Za okres z list płac’) element, od którego należność wyświetlana w

polu ‘Rodzaj wypłaty’ (na górze) ma być wyliczana. W polach ‘Kwota’, ‘Nominał’,

‘Procent’ zaznacza się, czy do liczenia ma być brana kwota z listy płac (Kwota), kwota

pełna (Nominał) czy procent należności (Procent). Przy czym jeżeli należność nie jest

typu ‘Wyliczane na liście’ lub ‘Za okres’ z list płac, wówczas kwota zawsze będzie bra-

na z należności. Domyślnie do podstawy wyliczania przyjmowane są kwoty należności z

bieżącego miesiąca.

Po prawej stronie okna znajduje się lista nieobecności, która w zależności od typu wyna-

grodzenia ma różne znaczenie.

W przypadku należności typu Akord, Wyliczane, Wyliczane na liście oraz Ekwiwalent

ta część okna nie jest wykorzystywana.

Dla typów ‘Za okres z należności’ oraz ‘Za okres z list płac’ zaznaczenie jakichś

przerw spowoduje, że kwota wynagrodzenia może zostać pomniejszona o okresy tych

przerw.

Jeżeli należność jest typu ‘Stażowy’ i zaznaczone zostały nieobecności, wówczas w

przypadku ich wystąpienia program automatycznie wyliczy staż nieskładkowy (jeżeli w

programie istnieje kilka wynagrodzeń tego typu, wtedy trzeba przerwy zaznaczyć od-

dzielnie dla każdego z nich). Do zaznaczenia kilku nieobecności należy wykorzystać

CTRL lub SHIFT.

UWAGA: Po wybraniu, przed zamknięciem okna algorytmu, trzeba wcisnąć przycisk ‘Zastosuj’,

aby program zapamiętał te informacje.

o Przycisk ‘Czynności akordu’ jest aktywny tylko dla wynagrodzeń akordowych. Ponieważ

podczas realizacji procesu produkcyjnego wykonywanych jest wiele czynności, więc że-

by nie trzeba było definiować wielu wynagrodzeń, pod jedną należność można podłączyć

kilka czynności (znaczenie czynności akordu wyjaśnione jest dokładniej w sekcji Obsłu-



ga akordów). Po wciśnięciu tego przycisku otwarte zostaje okno słownika czynności

akordu.

W polu ‘Rodzaj wypłaty’ wybieramy wynagrodzenie, do którego chcemy dołą-

czyć czynności (domyślnie wyświetla się to, na którym było się ustawionym

przed wciśnięciem przycisku).

W polu ‘Skrót’ wpisujemy skróconą nazwę dołączanej czynności.

W polu ‘Nazwa’ należy wstawić nazwę czynności. Dokonuje się tego poprzez

wciśnięcie przycisku znajdującego się obok tego pola. Otwarte zostaje okno ‘Na-

zwy akordów’, w którym wybieramy potrzebną nazwę i klikamy OK. Jeżeli takiej

nazwy nie ma, wówczas trzeba ją dodać wciskając SHIFT+INSERT i wpisując

nazwę dla akordu. Aby usunąć nie wykorzystywaną nazwę należy ją wybrać i

wcisnąć DELETE.

W polu ‘Stawka jednostkowa’ trzeba wpisać kwotę płatną za jedną wykonaną

jednostkę lub przepracowaną godzinę (taka sama dla wszystkich pracowników

wykonujących określoną czynność). Przez wprowadzoną w tym miejscu wartość

będzie mnożona ilość wykonanej pracy lub przepracowanych godzin. Jeżeli żadna

stawka nie jest określona, wówczas wpisujemy 1.

W polach ‘Nominalny czas wykonania’ i ‘Nominalna ilość’ wprowadza się od-

powiednio czas wykonania nominalnej ilości sztuk oraz nominalną ilość, do której

ten czas się odnosi.

W polu ‘Współczynnik wyliczenia’ wpisuje się współczynnik, przez który będzie

mnożona ilość wykonanej pracy lub przepracowanych godzin np. w przypadku

godzin nadliczbowych 50% w tych czterech polach należy wpisać odpowiednio 1,

1, 1, 0,5.

W polu ‘Pobierz do zestawień’ wybieramy, jakie wielkości mają być wykorzy-

stywane podczas sporządzania zestawień z akordów (jeżeli są wykonywane).

Pole ‘Wliczać do czasu pracy’ ma znaczenie podczas wykonywania zestawień

dotyczących czasu pracy i służy do oznaczenia, czy wprowadzona ilość godzin

ma być doliczana do czasu pracy.

Pole ‘Poprzedni miesiąc’ ma znaczenie tylko dla wynagrodzeń akordowych wg

godzin rzeczywistych. Jeżeli pole to będzie zaznaczone, wówczas przy liczeniu

wynagrodzenia za godziny kwota podstawy zostanie podzielona przez ilość go-

dzin, jaka była do przepracowania w poprzednim miesiącu.

o Przycisk ‘Nieobecności’ otwiera okno ‘Zmniejszanie o nieobecności’. W tym oknie

wybieramy o jakie nieobecności ma być zmniejszana dana należność



Dane do ZUS

Wprowadzenie informacji ‘dane do ZUS’ jest niezbędne dla prawidłowego przygotowania i eks-

portu danych do programu ‘Płatnik’. Wprowadzenie dotyczy danych pracownika oraz informacji

o jego rodzinie. Dane do ZUS wprowadzane są w oknie ‘Historia’ – ‘Dane do ZUS’ oraz ‘Histo-

ria’ – ‘Informacje o rodzinie’. Menu ‘Historia’ jest widoczne wyłącznie wówczas gdy otwarta

jest ‘Kartoteka pracowników’. W programie AgemaHR istnieje także pozycja w menu ‘Historia’

– ‘Dane do ZUS – ZZA’. Dotyczy ona wyłącznie tych zakładów które realizują wypłaty z umów

zleceń przez należności z menu ‘Kartoteka’ a nie przez moduł Umów-Zleceń

Podstawowe informacje do ZUS

Należy starannie wypełnić informacje zawarte w oknie ‘Historia’ – ‘Dane do ZUS’ Nie wypeł-

nienie danych pracownika w tym oknie programu może powodować brak danych pracownika w

czasie przygotowania i eksportu jego danych do programu ‘Płatnik’

1. Pracownik – pole wyboru pracownika dla którego wyświetlane są ‘dane do ZUS’

2. Przycisk kasowania danych pracownika – pojawia się obok nazwiska pracownika tyl-

ko wtedy gdy dane do ZUS dla tego pracownika zostały wprowadzone i zatwierdzone

3. Okres stopnia niepełnosprawności

4. Data powstania obowiązku do opłacania obowiązkowych ubezpieczeń społecznych –

1

2

3 7

6 5

15

14

10 8

9 4

11

19

20

12

16

21

22 17

13

18



w tym polu oznaczamy znakiem ‘v’ wszystkie rodzaje ubezpieczeń które są opłacane

obowiązkowo. Data powstania obowiązku jest to data rozpoczęcia pracy w zakładzie,

a w przypadku pracowników zatrudnionych przed rozpoczęciem reformy ubezpieczeń

datą powstania obowiązku ubezpieczeniowego jest 1 stycznia 1999

5. Kod tytułu ubezpieczenia – brak wpisu kodu powoduje nie przenoszenie danych pra-

cownika do programu ‘Płatnik’

6. Karta stałego pobytu – zaznaczyć ‘v’ jeżeli pracownik posiada kartę stałego pobytu w

Polsce

7. Status uchodźcy - zaznaczyć ‘v’ jeżeli pracownik posiada status uchodźcy

8. Data powstania obowiązku opłacania ubezpieczenia zdrowotnego. Data powstania

obowiązku jest to data rozpoczęcia pracy w zakładzie, a w przypadku pracowników

zatrudnionych przed rozpoczęciem reformy ubezpieczeń datą powstania obowiązku

ubezpieczeniowego jest 1 stycznia 1999

9. Schorzenia – opcja dostępna dla osób, które maja ‘Kod tytułu ubezpieczenia’ kończą-

cy się cyfrą ‘0’. Gdy opcja będzie dostępna należy zaznaczyć czy jest to osoba ze

szczególnymi schorzeniami czy nie. Przycisk ‘Historia’ otwiera okno ‘Historia nie-

pełnosprawnych’, w której znajduje się historia schorzeń.

10. Stopień niezdolności do pracy – należy podać kod niezdolności (domyślnie program

określa kod 01 czyli brak niezdolności) a w przypadku gdy występuje niezdolność do

pracy określić jej okres

11. Prawo do innych tytułów ubezpieczeń społecznych – należy podać okres jeśli wystę-

puje

12. Data podpisania umowy z Kasą Chorych

13. Praca w szczególnych warunkach – należy podać kod pracy oraz okres jej wykony-

wania

14. Kod wykonywanego zawodu dla przygotowania dokumentów zgłoszeniowych do

ZUS

15. Pełna nazwa Kasy Chorych zgodna z ZUS np. ŁÓDZKA RKCH

16. Stopień pokrewieństwa

17. Kod tytułu ubezpieczenia dla osób przebywających na zasiłku wychowawczym. Pole

to zawiera kody które mogą wystąpić. Wybieramy kod spośród istniejących.

18. Przycisk anulujący wprowadzone zmiany

19. Wspólne gospodarstwo

20. Kod Kasy Chorych – skrócona nazwa Kasy Chorych wg ZUS np. dla Łódzkiej Re-

gionalnej Kasy Chorych jest to ‘05R’

21. Przycisk zatwierdzający wprowadzenie danych i zamykający okno

22. Pole określające jaki identyfikator pracownika będzie w pierwszej kolejności identy-

fikował go w przesyłanych do ZUS raportach. Domyślnie identyfikatorem tym jest

PESEL. W razie konieczności przesyłania innego identyfikatora za pomocą strzałek z

prawej strony pola zmieniamy kolejność. Wysyłany będzie zawsze identyfikator

znajdujący się na pierwszej od góry pozycji.

Jeżeli wprowadzamy dane lub zmieniamy istniejące dla jednego pracownika to wprowadzone

dane zatwierdzamy przyciskiem ‘OK.’ który jednocześnie zamyka okno. W przypadku gdy

wprowadzamy dane dla wielu pracowników, należy:

1. wprowadzić lub zmienić dane dla pracownika

2. w polu nr 1 wybrać nowego pracownika

3. w czasie zmiany pracownika program zapyta czy zapisać wprowadzone zmiany dla

pierwszego pracownika



W celu uproszczenia procesu wprowadzania danych dla pracowników program umożliwia poda-

nie domyślnej wartości pól ‘Kod tytułu ubezpieczenia’, ‘Nazwa Kasy Chorych’ i ‘Kod Kasy

Chorych’. Definiowanie domyślnej wartości odbywa się w oknie otwieranym z menu ‘Admini-

stracja’ – ‘Parametry systemu’. Należy wybrać zakładkę ‘Dane do ZUS’

Wpisane wartości będą pojawiały się automatycznie jako wartość domyślna w danych do ZUS

dla każdego pracownika. Ponadto, jeżeli nie zostaną w ogóle wypełnione dane do ZUS dla pra-

cownika to jego dane do programu ‘Płatnik’ zostaną przeniesione z podanymi tutaj wartościami.

Po wprowadzeniu wartości domyślnych wprowadzamy je do programu za pomocą przycisku

‘Zastosuj’

Jeżeli chcemy by w razie nie wypełnienia danych do ZUS, dane pracownika w ogóle nie były

przeniesione do programu ‘Płatnik’ należy wszystkie wartości pól z tego okna pozostawić puste.



Informacje o rodzinie

Okno programu służące do wprowadzenia informacji o członkach rodziny

W tym oknie programu należy wpisać członków rodziny pracownika. W przypadku wstawienia

znaku ‘v’ w polu ‘Objęty ubezpieczeniem zdrowotnym’ zostanie wygenerowany wniosek

zgłoszenia do ZUS członka rodziny pracownika. Pole wyrejestrowanie po uaktywnieniu znakiem

‘v’ spowoduje wygenerowanie dokumentu wyrejestrowującego członka rodziny z ubezpieczeń

społecznych.

Należy zwrócić uwagę na pole ‘St. Pokrewieństwa’ . Słownik tego pola zawiera kody stopni

pokrewieństwa które będą przekazywane do dokumentów programu płatnik. Prawidłowe ich

wypełnienie pozwoli uniknąć błędów w przygotowywanych deklaracjach do ZUS.

ikona wywołująca filtr

i drukowanie wybra-

nych danych

ikona wywołująca filtr in-

formacji o rodzinie i gene-

rację wydruku na ekranie

monitora przed drukowa-

niem



Ważną cechą okna ‘Informacje o rodzinie’ jest możliwość generowania wydruków informacji

według zadanych kryteriów. Dwie ikony pokazane na rysunku przedstawiającym opisywane

okno pozwalają na wywołanie filtra a następnie wydruk lub podgląd na ekranie monitora.

Domyślne ustawienia filtra pozwalają na pokazanie wszystkich członków rodziny wszystkich

pracowników. Uszczegółowienie kryteriów pozwoli na wyświetlenie dokładnych informacji.

Często wydruk ten jest wykorzystywany w zakładach dla przygotowania listy dzieci dla których

Pole ‘Nazwa skrócona’ powin-

no zawierać kod pokrewień-stwa np. syn - 11



fundowane są prezenty świąteczne.



Potrącenia

Potrącenia są elementem który jest uwzględnianym przy tworzeniu listy płac. Pozwalają na okre-

ślenie kwoty która będzie potrącana z wynagrodzeń pracownika. Okno potrąceń znajduje się w

menu ‘Kartoteka’ – ‘Potrącenia’

Dodawanie pracownikowi potrąceń polega na wybraniu potrącenia (‘Kod potrącenia’) które ma

być uwzględniane na liście płac.

Pole ‘Kwota’ wypełniamy wtedy gdy potrącenie nie ma określonej kwoty w definicji potrącenia

w słowniku lub gdy kwota potrącenia ma być dla wybranego pracownika inna niż zdefiniowano

to w słowniku.

Pole ‘Data’ określa od kiedy potrącenie ma być uwzględniane przy wyliczaniu listy płac.

Pole ‘Do kiedy’ pozwala na określenie końca okresu w którym potrącenie ma być naliczane.

Pole ‘Eksport’ pozwala na utworzenie pliku zawierającego wybrane potrącenia

Pole ‘Import’ pozwala na wczytanie z pliku wybranego potrącenia

Jeżeli pracownik posiada potrącenie którym jest pożyczka spłacana w równych ratach zaleca się

skorzystanie z modułu ‘pożyczki’ który znacznie ułatwia wykonywanie tego rodzaju potrąceń.

Definiowanie potrąceń:

‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Potrącenia’



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

1. Wszystkie listy – wstawienie znaku ‘v’ powoduje że potrącenie będzie dokonywane na

wszystkich listach płac które będą wyliczane

2. Od dochodu – określa czy potrącenie będzie liczone od kwoty brutto wynagrodzeń pra-

cownika czy od wyliczonej kwoty netto

3. Skrót potrącenia – indywidualny symbol potrącenia wykorzystywany później przy two-

rzeniu raportów SQL. Zaleca się by skrót łatwo kojarzył się z potrąceniem które określa

4. Kwota minimum – działa tylko przy typie ‘Wyliczane’, jest to kwota minimum socjalne-

go, program pilnuje żeby wypłata była pomniejszana o potrącenia tylko o wysokości tej

kwoty.

5. Potrącane po rozwiązaniu umowy – zaznaczenie tej opcji ‘v’ powoduje że potrącenie bę-

dzie dokonywane także na listach płac po ustaniu okresu zatrudnienia jeśli pracownik bę-

dzie miał wypłacane jakieś elementy wynagrodzenia

6. Typ – określa sposób ustalania kwoty potrącenia:

kwotowo – potrącenia dokonywane za pomocą wpisanej kwoty w polu kwota w

oknie ‘Potrącenia’. Można także ustalić stałą kwotę potrącenia w polu 14. Potrą-

cenie jest wtedy wykonywane bez konieczności wpisywania kwoty w oknie ‘Po-

trącenia’. Pozwala to na łatwe modyfikowanie później wysokości potrącenia dla

dużej grupy pracowników bez konieczności zmiany kwoty u każdego z nich.

Komentarz [S2]:



Wyliczane – określone za pomocą współczynnika 12 od określonych elementów

wynagrodzenia pracownika zaznaczonych po otworzeniu okna ‘Algorytm’ za

pomocą przycisku 7

7. Rodzaj potrącenia – domyślny sposób wykonywania potrącenia (regularne, jednorazowe)

może być zmieniony przy dodawaniu potrącenia u pojedynczego pracownika bez ko-

nieczności zmiany sposobu potrącania u pozostałych

8. Zaokrąglenie – ilość miejsc po przecinku dla zaokrąglenia potrąceń wyliczanych współ-

czynnikiem

9. Nazwa – indywidualna nazwa potrącenia używana później we wszystkich oknach i ze-

stawieniach programu

10. ‘Rodzaj wypłaty’ – widoczne tylko dla typów ‘Wyliczane’ przy wybranym ‘Elemencie’

typu ‘Należności’ lub ‘Z listy płac’. Pole to informuje nas z jakiego składnika przy da-

nym współczynniku wyliczy kwotę potrącenia (rodzaj wypłaty * współczynnik = wyso-

kość potrącenia)

11. Komornicze – zaznaczamy tą opcję jeżeli jest to potrącenie komornicze

12. Element – widoczny tylko dla typu ‘Wyliczane’, określa od której pozycji listy płac do-

konywane jest potrącenie (kwota netto, przychód opodatkowany, należne przychody, na-

leżności)

13. Generator potrąceń – przycisk otwierający okno w którym zaznaczamy listy płac na któ-

rych ma być wykonywane potrącenie

14. Kwota – stała kwota potrącenia wykonywana na liście jeżeli w oknie ‘Potrącenia’ u pra-

cownika nie wprowadzono żadnej kwoty

15. Współczynnik – określa jaka część wynagrodzenia ma być potrącana (dla potrąceń wyli-

czanych)

16. Algorytm – przycisk otwierający okno pozwalające na określenie od jakich składników

wynagrodzenia ma być liczone definiowane potrącenie

17. Powiązanie listy – wybór rodzaju list płac powiązanych z potrąceniem



Pożyczki

Definiowanie pożyczek jest czynnością niezwykle prostą. Korzystanie z modułu rozliczania po-

życzek i tworzenia planów spłat znakomicie ułatwia życie gdyż wprowadzony plan spłat jest au-

tomatycznie realizowany przez program bez konieczności comiesięcznej ingerencji jeśli nie za-

chodzą inne ważne okoliczności

Definiowanie pożyczek odbywa się w ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Pożyczki’

Definiowanie polega na określeniu indywidualnego skrótu danej pożyczki oraz podaniu jej na-

zwy. Zaleca się by skrót był możliwie łatwy do zapamiętania i łatwo kojarzył się ze zdefiniowa-

ną pożyczką. Za pomocą przycisku ‘Generator pożyczek’ otwieramy okno programu w którym

ustalamy jedną lub więcej list płac na których pożyczka będzie realizowana



Pożyczkę wpisujemy pracownikowi w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Pożyczki’

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Wprowadzenie pożyczki polega na wybraniu ‘Rodzaju pożyczki’ (1) spośród tych które zostały

zdefiniowane w słowniku, określeniu daty rozpoczęcia spłaty pożyczki (7), wpisaniu kwoty po-

życzki (2) która została udzielona oraz ilości rat (5) w których pożyczka będzie spłacana.

Pole ‘Procent’ (6) obecnie nie jest wykorzystywane.

Pole ‘Konto’ (8) służy do określania konta kosztów dla celów księgowych

Pole ‘Zostało’ (3) na bieżąco określa stan pożyczki pozostałej do spłacenia

Pole ‘Umorzenie’ (4) wpisana wartość pomniejsza Kwotę

Pole ‘Wstrzymaj’ (9) powoduje że na czas kiedy zostanie ono uaktywnione znakiem ‘v’ spłaty

pożyczki są zawieszone

Po wprowadzeniu podstawowych danych odnośnie pożyczki przystępujemy do przygotowania

planu spłat. W tym celu korzystamy z przycisku ‘Raty’ (10). Okno otwierane za jego pomocą

przedstawia aktualny plan spłat pożyczki. W pustym otwartym oknie spłat pożyczki korzystamy

z przycisku ‘Licz raty’



Po wciśnięciu przycisku ‘Licz raty’ (w oknie wyżej) zostanie otwarte okienko w którym okre-

ślamy sposób ich przygotowania:

1 2 3 4

1. Dopełnić dodatkową ratą – jeżeli ta opcja będzie odznaczona to program doda dodat-

kową ratę z dopełnieniem do pełnej kwoty

2. Dopełniaj – w przypadku gdy rat nie da podzielić się idealnie równo określa czy dopeł-

niana będzie rata pierwsza czy ostatnia.

3. Wysokość raty – jeżeli wysokość raty zostanie określona program według niej ustali ko-

nieczną ilość rat i dokona dopełnienia wg określenia w polu (1). Jeżeli wysokość rat nie

zostanie określona tzn. pozostanie wartość ‘0’ program wyliczy wysokość raty według

ich ilości określonej w podstawowym oknie pożyczek

4. Raty równe – w chwili obecnej raty malejące wg ustalonego oprocentowania nie są w

programie obsługiwane



Przycisk ‘Skasuj niepobrane’ kasuje wszystkie raty, które jeszcze nie były pobrane

Przycisk ‘Skasuj wszystkie’ kasuje wszystkie raty.

Po zatwierdzeniu przyciskiem ‘OK.’ program dokonania planu spłat pożyczki i wyświetli go w

otwartym w tym celu oknie. Od tego momentu pożyczka będzie uwzględniana przy wyliczaniu

list płac a jej stan będzie widoczny w oknach modułu ‘Pożyczki’



Zasiłki

Zasiłki i zmiany ich dotyczące wprowadza się je w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Rozliczanie czasu pra-

cy’ – ‘Nieobecnościach’ lub ‘Kartoteka’ - ‘Zasiłki.

Możemy mieć do czynienia z jedną z następujących sytuacji:

zasiłek nie jest związany z przerwą w pracy (zasiłki rodzinne, zasiłek pielęgnacyjny,

porodowy itp.). Do obsługi zasiłków tego typu wykorzystujemy okno ‘Kartoteka’ –

‘Zasiłki’. Wówczas w polu Pracownik wybieramy osobę, której zasiłek ma dotyczyć,

a następnie wciskamy przycisk dodawania lub edycji.

W polu ‘Rodzaj zasiłku’ należy wskazać wynagrodzenie lub zasiłek, który chcemy do-

dać. W polu ‘Płatnik’ program wyświetla zgodnie z definicją, kto jest płatnikiem ele-

mentu z poprzedniego pola (pracodawca czy ZUS).

W polu ‘Kwota’ wpisuje się kwotę zasiłku. Pole to można pozostawić puste, jeżeli

w słownikach przy danym zasiłku w polu ‘Kwota’ wpisana jest domyślna wartość np.

gdy osoba otrzymuje zasiłek rodzinny w ustawowej wysokości. Jeżeli osoba w pewnym

momencie musi dostać zasiłek w innej wysokości np. jeden zasiłek pielęgnacyjny, ale w

podwójnej wysokości, wówczas konieczne jest wprowadzenie wartości w tym miejscu.

W polu ‘Data od’ wstawiamy dowolną datę z miesiąca, od którego zasiłek będzie płaco-

ny. W przypadku zasiłku porodowego powinna być to data urodzenia dziecka.

Pole ‘Data do’ pozostawiamy puste.

W polu ‘Zasiłek’ należy wskazać, czy zasiłek będzie płacony regularnie (np. zasiłek ro-

dzinny) czy jednorazowo (np. jednorazowa dopłata do zasiłku rodzinnego).

Pole ‘Do kiedy’ służy do określenia momentu zakończenia pobierania zasiłku (jeżeli jest

znany np. przy zasiłkach jednorazowych będzie to ten sam miesiąc, co wprowadzony w

polu ‘Data od’). Aby to zrobić, należy w polach ‘Rok’ i ‘Miesiąc’ wprowadzić ostatni

miesiąc danego roku, w którym zasiłek ma być pobrany. Jeżeli zasiłek jest regularny i



płacony ‘w nieskończoność’, wówczas w pole ‘Rok’ trzeba pozostawić puste (w polu

Miesiąc zawsze będzie wybrany jakiś miesiąc).

Pole ‘Miesiąc za’ służy do określenia miesiąca i roku do którego chcemy dopisać zasiłek

w przypadku gdy nie dotyczy on bieżącego miesiąca.

zasiłek dotyczy przerwy, która miała miejsce wcześniej niż w poprzednim miesiącu

przetwarzania np. wyrównanie zasiłku chorobowego 80% do 100%. Wówczas korzy-

stamy z okna ‘Kartoteka’ – ‘Zasiłki’ i wypełniamy je zgodnie z instrukcją z poprzed-

niego punktu. Wyjątek stanowią pola ‘Data od’ i ‘Data do’, w których wprowadza-

my okres przerwy związanej z wprowadzanym zasiłkiem. W polu ‘Zasiłek’ trzeba

zaznaczyć Jednorazowy oraz w polu ‘Do kiedy’ wpisuje się rok i miesiąc wypłaty za-

siłku.

Jeżeli w należnościach dokonano korekty dodatku stażowego poprzez wpisanie wartości

w pole ‘Kwota na listę’ i pracownik w bieżącym miesiącu powinien otrzymać dodatek

stażowy nieskładkowy, wówczas w oknie Kartoteka’ – ‘Zasiłki’ konieczne jest wprowa-

dzenie danych dotyczących stażu nie składkowego (wylicza się on tylko w przypadku,

gdy przy dodatku stażowym w należnościach pole Kwota na listę jest puste).

zasiłek dotyczy przerwy, która miała miejsce w bieżącym miesiącu lub poprzednim

(ale zasiłek płacony jest w bieżącym miesiącu). W tym przypadku korzystamy z okna

‘Kartoteka’ – ‘Rozliczanie czasu pracy’ – ‘Nieobecności ‘

W polu ‘Pracownik’ wybieramy osobę, której zasiłek dotyczy.

W oknie poniżej wymienione są wszystkie przerwy, jakie dana osoba miała wprowadzone do

programu. Klikamy na wyliczanej nieobecności. Jeżeli miała ona miejsce w poprzednim miesią-

cu lub na przełomie miesięcy, ale cała wyliczana jest w bieżącym miesiącu, wówczas zaznaczo-



ne muszą być pola ‘Wyliczać w następnym miesiącu’ oraz ‘Wyliczać wynagrodzenie/zasiłek’.

Jeżeli pracownik był nieobecny w bieżącym miesiącu lub na przełomie miesięcy, ale wyliczana

jest tylko część z bieżącego miesiąca, wówczas zaznaczone musi być tylko pole ‘Wyliczać wy-

nagrodzenie/zasiłek’. Jeżeli nieobecność stanowi kontynuację z poprzedniego roku, wówczas

trzeba dodatkowo zaznaczyć pole ‘Kontynuacja z zeszłego roku’.

Generator wynagrodzeń

Po odpowiednim zaznaczeniu opisanych powyżej pól wciskamy przycisk ‘Generator wynagro-

dzeń’. Zostaje otwarte okno pokazujące w czterech krokach sposób wyliczania wynagrodzenia

lub zasiłku przysługującego za wybraną nieobecność.

W pierwszym kroku pokazane jest wynagrodzenie lub zasiłek, które będzie wypłacone za okres

przerwy oraz okres przerwy. Aby zmienić jeden z wyświetlonych elementów należy kliknąć na

niego dwa razy. Jeżeli zmianie ulega zasiłek, to po kliknięciu nazwy trzeba wybrać właściwą na-

zwę z listy. Chcąc zmienić jedną z dat po kliknięciu należy wpisać ją ręcznie. W przypadku, gdy

program wyświetlił dwa zasiłki, a chcemy wypłacić tylko jeden, to zaznaczamy niewłaściwy i

kasujemy go, zaś przy właściwym korygujemy (w razie potrzeby) daty. Gdy wszystkie dane są

prawidłowe wciskamy przycisk ‘Dalej’



W kroku drugim program wyświetla nazwę zasiłku z poprzedniego kroku oraz przedział miesię-

cy, z którego będzie pobierał wynagrodzenia w celu obliczenia kwoty zasiłku.

Gdy zajdzie konieczność skorygowania tego okresu dokonuje się jej tak samo jak w kroku

pierwszym. Gdy wszystkie dane są prawidłowe wciskamy przycisk ‘Dalej’.

W trzecim kroku wyświetlane są informacje dotyczące podstawy wyliczania kwoty zasiłku. W

tabeli w lewej górnej części okna pokazana jest stawka dzienna zasiłku (jak w każdym miejscu

Generatora wynagrodzeń w razie potrzeby dwukrotnym kliknięciem na kwocie można ją zmie-

nić). W tabeli w prawej górnej części okna wyświetlane są: miesiące, z których program pobrał

dane (okres ustalony w poprzednim kroku), rzeczywiście wypłacone w poszczególnych miesią-

cach kwoty należności, od których zasiłek miał być liczony, kwota po ewentualnym dopełnieniu

(gdy pracownik otrzymuje tylko stałe składniki, to kwoty w kolumnach ‘Kwota z listy’ i ‘Kwo-

ta do podstawy’ będą równe), kwota z poprzedniej kolumny ewentualnie pomniejszona o pro-

cent składek społecznych, ilość dni przepracowanych. W tabeli w prawej dolnej części okna wy-

świetlane są dane dotyczące należności płatnych okresowo np. dodatkowe wynagrodzenie rocz-

ne, premie kwartalne. W poszczególnych kolumnach znajdują się: nazwa należności, rzeczywi-

ście wypłacona kwota, kwota po ewentualnym zmniejszeniu

o procent składek społecznych, ilość miesięcy między wypłatą dwóch kolejnych, tych samych

wynagrodzeń np. 12 dla wynagrodzenia rocznego, 3 dla premii kwartalnej. Podświetlając mie-

siąc i klikając ‘Szczegóły’ możemy podglądnąć z jakich składników zbudowana jest podstawa

oraz z jakich list jest wzięta. Gdy wszystkie dane są prawidłowe wciskamy przycisk ‘Dalej’.



W czwartym kroku pokazywana jest kwota zasiłku, jaka zostanie pobrana na listę płac.

W razie konieczności można ją zmienić. Oczywiste jest, że w przypadku braku danych w pro-

gramie z okresu podstawy wyliczenia kwoty zasiłku nie zostanie obliczona żadna kwota lub bę-

dzie ona niewłaściwa. Wtedy nie ma potrzeby wprowadzania danych w każdym kroku generato-

ra, tylko trzeba w pierwszym kroku wskazać nazwę zasiłku i okres, za jaki przysługuje oraz w

czwartym kroku wpisać kwotę zasiłku. Po uzupełnieniu lub sprawdzeniu kwoty należy wcisnąć

przycisk ‘Zakończ’.

osoba przebywa na urlopie wychowawczym. Jeżeli urlop przez część okresu jest

płatny, przez resztę okresu nie, wtedy konieczne jest rozbicie okresu urlopu na dwa

oddzielne. Przy części płatnej trzeba zaznaczyć pole ‘Wyliczać wynagrodze-

nie/zasiłek’, przy części niepłatnej pole to musi być odznaczone. Gdy osoba ma

otrzymać kwotę zasiłku wychowawczego w pełnej wysokości, wtedy nie ma potrzeby

‘przechodzenia’ przez generator wynagrodzeń. Jednak gdyby za urlop przysługiwała-

by niższa kwota, wówczas trzeba w generatorze wynagrodzeń, w czwartym kroku

wpisać należną kwotę.

Wyliczenie

Przycisk ten ma taką samą funkcję jak ‘Generator wynagrodzeń’ tyle, że można wyliczać nie-

obecności spoza miesiąca przetwarzania.



Definiowanie zasiłków

Jeżeli nie ma zasiłku, który trzeba wprowadzić, należy go zdefiniować. Czynność tę wykonuje

się w oknie ‘Słowniki’ - ‘Płacowe’ – ‘Zasiłki’

W polach ‘Skrót’ i ‘Nazwa’ należy wprowadzić skrót nazwy zasiłku oraz pełną jego nazwę.

W polu ‘Źródło’ trzeba wybrać płatnika zasiłku (ZUS czy pracodawca).

Pole ‘Podatek’ służy do oznaczenia, czy zasiłek jest opodatkowany. Po wstawieniu znaku ‘v’ w

tym miejscu aktywne staje się pole ‘Sposób naliczenia podatku’.

W polu ‘Wliczać miesiąc bieżący’ należy wstawić znak ‘v’, jeżeli przy ustalaniu okresu nali-

czania podstawy zasiłku ma zostać uwzględniony bieżący miesiąc.

Oznaczenie pola ‘Rozpocząć od ... miesięcy bez nieobecności’ powoduje, że podczas ustalania

okresu naliczania podstawy zasiłku będzie sprawdzane, czy we wskazanym w tym miejscu okre-

sie pracownik miał wprowadzoną taką samą nieobecność lub z tej samej grupy przerw (patrz

sekcja Definiowanie grup przerw). Jeżeli taka sytuacja miałaby miejsce, wtedy program ponow-

nie sprawdzi wskazaną ilość miesięcy poczynając od miesiąca poprzedzającego taką przerwę

(sprawdzanie odbywa się do momentu znalezienia wskazanej ilości kolejnych miesięcy bez ta-

kiej nieobecności).

Pole ‘Sposób naliczenia podatku’ staje się aktywne po wstawieniu znaku ‘v’ w polu ‘Podatek’



i służy do oznaczenia, jaki podatek ma być liczony od zasiłku.

Przycisk ‘Kiedy 12’ używane w celu zgodności z historycznymi przepisami.

W polu ‘Procent odpłatności’ wpisuje się procent zasiłku (np. 80 przy zasiłku chorobowym do

90 dni, 100 przy zasiłku chorobowym powyżej 90 dni).

W polu ‘Kwota’ należy wpisać kwotę zasiłku, jeżeli jest ona ustawowo określona (np. przy za-

siłkach rodzinnych, pielęgnacyjnym, porodowym, wychowawczych).

W polu ‘Ile miesięcy’ wpisujemy ilość miesięcy okresu naliczania podstawy zasiłku.

‘Wsp. waloryzacji’ wyliczany zasiłek jest zwiększany o ten współczynnik dla pracowników,

którzy chorowali dłużej niż 180 dni.

W polu ‘Zmniejszyć o ubezp. społ.’ trzeba wpisać sumę procentów składek na ubezpieczenia

społeczne, jeżeli podstawa zasiłku ma podlegać zmniejszeniu.

Pole ‘Wypłać mimo rozwiązania umowy’ służy do oznaczenia, czy zasiłek ma być wypłacany

nie tylko podczas trwania umowy, ale też po jej rozwiązaniu.

Pole ‘Licz godzinowo’ wylicza wynagrodzenie za nieobecność w godzinach

Pole ‘Pomiń miesiące nieprzepracowane’ przy ustalaniu podstawy, jeżeli pracownik nie pra-

cował cały miesiąc to program cofa się o kolejne dni żeby dobrać okres do podstawy.

Pole ‘Dziel przez dni, jeżeli kwota zerowa’ służy do wskazania sposobu ustalania dni przepra-

cowanych w okresie naliczania podstawy zasiłku. Jeżeli pole to pozostaje puste, wówczas pro-

gram podzieli sumę wynagrodzeń wchodzących do podstawy zasiłku przez sumę dni przepraco-

wanych w miesiącach podstawy, w których kwota do podstawy jest niezerowa. Jeżeli pole to bę-

dzie zaznaczone, to program podzieli sumę wynagrodzeń przez sumę dni przepracowanych we

wszystkich miesiącach podstawy.

Jeżeli zasiłek jest księgowany, to w polu ‘Konto’ wpisuje się numer konta.

W polu ‘Wyliczaj z należności’ wstawia się znak ‘v’, gdy podczas ustalania podstawy zasiłku

pobierane mają być nie rzeczywiście wypłacone kwoty (z list płac), ale wynagrodzenia z należ-

ności.

W polu ‘Zaokrąglenie’ wpisuje się, do ilu miejsc po przecinku ma być wyliczany zasiłek oraz

oznacza się, czy zaokrąglenie ma dotyczyć stawki jednostkowej (jednostkowo), czy ostatecznej

kwoty zasiłku (wynik).

Pod przyciskiem ‘Okres oczekiwania’ wprowadza się dane dotyczące okresu po jakim (licząc

od daty zawarcia umowy) może być wypłacony zasiłek. W polu ‘Ilość dni do przepracowania’

wpisuje się, po ilu przepracowanych dniach pracownik może otrzymać zasiłek. W polu ‘Umowa

na czas określony’ wstawiamy znak ‘v’, jeżeli podczas ustalania okresu oczekiwania data za-

warcia umowy ma być pobierana również z umów na czas określony (gdy pod uwagę brana ma

być tylko umowa na czas nieokreślony, to pole to pozostaje puste). Pole ‘Wliczać przerwę’ słu-

ży do określenia, czy okres przerwy ma być doliczony do ilości dni, jakie pracownik przepraco-

wał od początku umowy. W polu ‘Sposób wyliczania’ trzeba wybrać, czy sprawdzając ilość

przepracowanych dni przez pracownika mają być liczone godziny, dni robocze, każdy dzień

miesiąca – łącznie dni robocze i wolne (dni miesiąca), tylko dni rzeczywiście przepracowane

przez osobę (dni przepracowane).

Pod przyciskiem ‘Generator zasiłków’ należy oznaczyć, czy od zasiłków mają być liczone

składki społeczne i/lub zdrowotna (krok pierwszy) oraz na jakiej liście zasiłek ma być liczony

(krok drugi).

Przycisk ‘Zasiłek’ otwiera okno formuła do ustalania formuły wyliczania zasiłku.

Pole ‘Nie licz godzin przepracowanych w generatorze’ pobiera godziny z obsługi akordu

Przycisk ‘Zmienne’ wykorzystywany jest tylko wtedy, gdy dni przepracowane i/lub dni do

przepracowania program ma liczyć na podstawie danych wprowadzonych

w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Zmienne’. Po wciśnięciu tego przycisku w polu ‘Zasiłek’ wybiera się za-

siłek, przy którym chcemy oznaczyć zmienne, a następnie wciskamy przycisk dodawania lub

edycji. W polach ‘Przepracowane’ i ‘Do przepracowania’ wybieramy zmienne, które program



ma traktować jako odpowiednio dni przepracowane i dni do przepracowania. Jeżeli oba pola po-

zostaną puste, wówczas program będzie wyliczał te dni na podstawie kalendarza, zgodnie z któ-

rym pracownik pracuje. Jeżeli tylko jedno z tych pól będzie wypełnione, to program przyjmie w

polu niewypełnionym wartość 1 (np. pole ‘Przepracowane’ jest puste, w polu ‘Do przepracowa-

nia’ wybrana jest nazwa zmiennej. Podczas wyliczania zasiłku program jako ilość dni przepra-

cowanych w każdym z miesięcy przyjmie 1, zaś ilość dni do przepracowania przyjmie ze zmien-

nych).



Definiowanie podstawy naliczania zasiłków

Czynność tę wykonuje się w Słownikach/Płacowych/Składnikach płacowych zasiłku

W polu ‘Zasiłek’ wybieramy zasiłek, dla którego określamy podstawę, a następnie wciskamy

przycisk dodawania lub edycji.

W polu ‘Rodzaj wypłaty’ wybieramy należność, która ma wchodzić do podstawy zasiłku (jeżeli

do podstawy ma wchodzić wynagrodzenie za czas nieobecności płacone ze środków pracodaw-

cy, wówczas pole to pozostaje puste, a wybieramy pozycję w polu ‘Wynagrodzenie za czas

nieobecności’).

W polu ‘Sposób wyliczania’ trzeba wybrać, w jaki sposób wybrane wcześniej wynagrodzenie

ma być liczone:

a) godzinowy

b) dni robocze

c) dni miesiąca (30) – wybranie tego sposobu oznacza, że program nie będzie dopełniał da-

nego wynagrodzenia (do podstawy wyliczenia zasiłku zostanie wykorzystana nominalna

kwota wynagrodzenia),

d) dni przepracowane – po wybraniu tego sposobu program dopełni dane wynagrodzenie.

Ustalając podstawę wyliczenia zasiłku wypłaconą rzeczywiście kwotę podzieli przez

ilość dni przepracowanych i pomnoży przez ilość dni do przepracowania,

e) dni miesiąca (rzeczyw.)

Pole ‘Ilość do ominięcia’ służy do określenia, jaką ilość dni w miesiącach stanowiących pod-

stawę wyliczania zasiłku pracownik powinien przepracować. Jeżeli w miesiącu osoba będzie

nieobecna więcej dni (UWAGA: znaczenie mają tylko przerwy niepłatne) niż wskazuje to pole,



wówczas wynagrodzenia z tego miesiąca nie wejdą do obliczeń. Najpierw trzeba wybrać, czy

ilość ma być określona konkretną liczbą dni (opcja ‘Dni’), czy procentowo jako stosunek ilości

dni przepracowanych do ilości dni do przepracowania (opcja ‘Procentowo’). W polu obok wpi-

suje się liczbę dni, jaką pracownik mógł być nieobecny, jeżeli wybrano w Ilości do ominięcia

opcję Dni lub ile procent dni do przepracowania osoba mogła być nieobecna, jeżeli wybrano

opcję ‘Procentowo’ np. jeżeli wpisana zostanie liczba 20, to wybranie opcji ‘Dni’ będzie ozna-

czać, że dopiero 21 dni nieobecności spowoduje wyłączenie miesiąca z podstawy wyliczania za-

siłku; wybranie opcji Procentowo będzie oznaczać, że pracownik może być nieobecny 20% dni,

jakie były do przepracowania w danym miesiącu.

W polu ‘Dni wg’ trzeba wybrać, w jaki sposób mają być zliczane dni nieobecności w miesiącu

tzn. wg miesiąca, w którym przerwa była rozliczana (wg okresu rozliczania) lub wg miesiąca, w

którym nieobecność miała miejsce (wg nieobecności) np. pracownik był chory w okresie

26.05.2006-05.06.2006. Jeżeli w nieobecnościach przy przerwie wstawiony był znak ‘v’

i w polu Dni wg wybrano okresu rozliczania, wówczas program potraktuje maj jako miesiąc bez

nieobecności, zaś w czerwcu policzy 10 dni przerwy w pracy. Jeżeli w polu Dni wg wybrano

nieobecności, to program w maju i w czerwcu policzy po 5 dni nieobecności. Jeżeli w nieobec-

nościach przy przerwie nie było znaku ‘v’, to bez względu na wybór w polu Dni wg program w

każdym z miesięcy przerwy policzy 5 dni.

W polu ‘Wliczać wg aktualnego wyn.’ należy wstawić znak ‘v’, jeżeli zasiłek ma być wylicza-

ny na podstawie bieżących należności pracownika (zazwyczaj pozostaje puste).

‘Wszystkie przerwy niepłatne’ jeżeli ta opcja będzie zaznaczona to do badania przekroczenia

50% nieobecności program będzie brał przerwy niepłatne. Analogicznie działa opcja ‘Wszystkie

przerwy’ – program weźmie wszystkie przerwy.

Przycisk ‘Formuła’ służy do określenia formuły wyliczania podstawy konkretnego składnika

płacowego

W polu wyboru ‘Kwota wyliczona/Nominał’ należy wskazać, jaka kwota z listy płac ma być

pobrana do wyliczania zasiłku. Jeżeli wybrany zostanie Nominał, wówczas program pobierze

kwotę jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały miesiąc (dotyczy to stałych skład-

ników płacowych zdefiniowanych jako wynagrodzenia podstawowe). Jeżeli wybrana zostanie

Kwota wyliczona, to do podstawy wyliczania zasiłku program pobierze rzeczywiście wypłaconą

kwotę.

Pole ‘Pobieraj wg’ służy do oznaczenia, wg jakich danych z list płac mają być pobierane kwoty

do wyliczania zasiłku.

Pole ‘Rachunki’ po zaznaczeniu tego pola program uwzględnia rachunki z umów zleceń przy

wyliczaniu zasiłków



Definiowanie grup przerw

Pojęcie grupy przerw zostało wprowadzone do programu przede wszystkim pod kątem chorób

pracowników. Zazwyczaj w bazie danych dostarczonej z programem zdefiniowanych jest kilka

nieobecności związanych z chorobą np. choroba, choroba – ciąża, choroba – wypadek. Kilka de-

finicji wynika ze sposobu wyliczania kwot za te przerwy oraz przekazu do ZUS np. za ‘zwykłą’

chorobę pracownik otrzymuje 80% wynagrodzenia do 35 dnia

i 80% lub 100% powyżej 35 dnia, zaś w przypadku choroby w okresie ciąży pracownikowi przy-

sługuje 80% wynagrodzenia do 35 dnia i 100% powyżej 35 dnia. W przypadku danych w pro-

gramie Płatnik ‘zwykły’ zasiłek chorobowy i zasiłek za chorobę w okresie ciąży wykazywane są

z kodem świadczenia 313, zaś zasiłek za wypadek 314.

Jednak mimo tych różnic do okresu wynagrodzenia za czas choroby (do 35 dni) i zasiłku choro-

bowego (powyżej 35 dni) wlicza się wszystkie dni wszystkich rodzajów chorób np. jeżeli pra-

cownik był 15 dni na zwolnieniu z powodu wypadku i później 30 dni na zwolnieniu chorobo-

wym, to za pierwszych 20 dni otrzyma wynagrodzenie za czas choroby, zaś za kolejnych 10 za-

siłek chorobowy. Dlatego właśnie trzeba w programie wskazać, które przerwy mają być zliczane

do okresu zasiłkowego.

Czynność tę wykonuje się w dwóch miejscach. Najpierw otwieramy okno ‘Słowniki’ –

’Rozliczanie czasu pracy’ – ‘Grupy przerw’.

Wciskamy przycisk dodawania. Po lewej stronie pojawia się pozycja ‘Nowa grupa’ (zamiast te-

go tekstu wpisujemy nazwę grupy np. ‘choroby’). Następnie po prawej stronie okna zaznaczamy,

wykorzystując CTRL lub SHIFT, przerwy, które mają być wliczane do tej grupy.



Drugim miejscem, w którym trzeba dołączyć nieobecności do grupy jest okno ‘Słowniki’ –

‘Rozliczanie czasu pracy’ – ‘Nieobecności’. W tym oknie dla każdej przerwy, która ma zostać

zaliczona do jakiejś grupy w polu Grupa trzeba wybrać odpowiednią nazwę grupy.



Nieobecności

Wszystkie nieobecności definiujemy w oknie ‘Słowniki’ – ‘Rozlicznie czasu pracy’ – ‘Nieobec-

ności’

w polu ‘Nazwa’ wpisujemy nazwę nieobecności, w polu ‘Zasiłek’ wybieramy jeden z zasiłków

ze słowników zasiłków. ‘Grupa’ definiuje grupę przerw, do której należy nieobecność.

‘Sposób wyliczania’ oraz ‘Sposób zmniejszana’ do wyboru: godzinowy, dni robocze, dni mie-

siąca, dni przepracowane.

‘Typ przerwy’ do wyboru: urlop, bezpłatny, wychowawczy, wojsko, dzień na dziecko, wolne

dodatkowe, nieusprawiedliwiony, odebrana

‘Licz wg stażu’ do wyboru są staże zdefiniowane w słownikach ‘Słowniki’ – ‘Staże’



Pola ‘Prawo do urlopu po’ oraz ‘Zaliczka do urlopu po’ odnoszą się do przepisów historycz-

nych.

Grupa pól ‘Limit’ służy do określania limitów dla poszczególnych nieobecności

Pole ‘Okres’ – definiuje w jakim okresie ma występować limit

Pole ‘Jednostka’ do wyboru: dni i wyliczeniowa

Pole ‘Działanie’ do wyboru: odjąć, doliczać, zamiast

Pole ‘Indywidualnie’ jeżeli ta opcja zostanie zaznaczona to program będzie brał limity

dla danej przerwy indywidualne dla każdego pracownika z ‘Kartoteka’- ‘Rozliczanie cza-

su pracy’- ‘Limity przerw w pracy dla pracownika’

‘Uwzględniaj gr. przerw’ w liczeniu dni do urlopu pobiera również z innych nieobecno-

ści z danej grupy podanej w polu

Grupa pól ‘Generator wynagrodzeń’

‘Asygnatka’ , ‘Drukuj dni w generatorze’ oraz ‘Drukuj dopełnione’ jeżeli któraś z

tych opcji będzie zaznaczona to wyświetli się ona w generatorze wynagrodzeń w kroku 4

(podgląd wydruku bądź drukowanie)

Grupa pól ‘Wartości domyślne’ dostępne tylko dla przerw z zasiłkiem

Pole ‘Czy nie zaokrąglać limitów przy pierwszej pracy’ jeżeli będzie zaznaczone to zaokrągli

limity urlopów.

Pole ‘Przerwa zawiesza pracownika’ zaznaczamy to dla przerw typu wojsko, urlop wycho-

wawczy

Pole ‘Czy nie wliczać nieobecności do przepracowanych’ – zaznaczenie tej opcji powoduje, że

dana przerwa nie pomniejsza czasu pracy (np. delegacje)

Pole ‘Czy robić przesunięcie miesiąca rozliczenia’ – zaznaczyć należy gdy ktoś ma miesiąc

kosztów nie od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca tylko np. od 16, żeby to działało należy

również w ‘Słowniki’- ‘Rozliczanie czasu pracy’- ‘Kalendarze’- ‘Kalendarze’ wpisać w polu

‘Rozlicz do dnia’ dzień miesiąca, od którego będzie się zaczynało rozliczenie.

Pole ‘Nie przenosić ujemnej wartości wymiaru’ – jeśli zdarzy się, że pracownik wykorzysta

więcej urlopu wypoczynkowego niż mu przysługuje, to przy rozpoczynaniu nowego roku pro-

gram przeniesie wartość ujemną jako urlop zaległy (czyli pomniejszy limit w kolejnym roku o

dni "nadebrane"). Po zaznaczeniu tej opcji wartości ujemne będą zerowane.



Wprowadzanie nieobecności

Nieobecności pracownika wprowadzamy w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Rozliczanie czasu pracy’ -

‘Nieobecności’

Wprowadzanie nieobecności pracownika polega na dodawaniu przerw w otwartym oknie. Wci-

skamy przycisk dodawania i z pola ‘Rodzaj przerwy’ (7) wybieramy odpowiednią nieobecność.

Nieobecności definiowane są w oknie ‘Słowniki’ – ‘Rozliczanie czasu pracy’ – ‘Nieobecności’.

Zdefiniowane tam przerwy określają czy za okres nieobecności wyliczane jest wynagrodze-

nie/zasiłek oraz sposób jego wyliczenia za ten czas. Wprowadzając zatem nieobecność należy

zwrócić uwagę że zwykła zwykłe zwolnienie chorobowe to nie to samo co zwolnienie w którym

przyczyną choroby jest wypadek. Po wybraniu przerwy wpisujemy okres jej trwania w polach

‘Data od’ i ‘Data do’ (4).W polu (12) dla przerw określonych limitem pojawi się aktualny limit

i stopień jego wykorzystania oraz zaległości z poprzedniego okresu, na który ustalony był limit

jeśli takowy istnieje. Po wprowadzeniu przerwy w pracy program sam wyliczy długość jej trwa-

nia. Przycisk ‘Obliczenia’ (13) służy do wyłączania opcji wyświetlania zaległe, zostało w polu

(12).

Nie należy wypełniać pola ‘Ilość’ (19). W indywidualnych wypadkach służy ono do wprowa-

dzenia innej ilości dni rozliczanych niż faktycznie wynika to z kalendarza. Dla przerw chorobo-

wych kontynuowanych przez przełom roku należy zaznaczyć ‘v’ pole ‘Kontynuacja z zeszłego

3

4

19

1

8

5

6

7

2

9 10

11

18

19

20

12

13

14 15

16

21

17

4

3

22



roku’. Pole ‘Wyliczać wynagrodzenie/zasiłek’ określa czy za okres przerwy będą liczone wy-

nagrodzenia lub zasiłki związane z nieobecnością. Pole ‘Wyliczać w następnym miesiącu’

określa że należności i potrącenia za wprowadzoną nieobecność będą rozliczone w miesiącu na-

stępnym niż miesiąc z pola ‘Data od’ (4). Jeśli przerwa występuje na przełomie miesięcy to pole

(3) oznaczone ‘v’ spowoduje że należności i potrącenia za tą przerwę będą w całości rozliczone

w miesiącu następnym miesiąc z pola ‘Data od’ (4). Brak ‘v’ w tym polu jeśli przerwa trwa na

przełomie miesięcy spowoduje rozliczenie odpowiednich jej części w ramach tych miesięcy na

które one przypadają.

Pole ‘Generator wynagrodzeń’ (17) pozwala na rozliczanie zasiłków związanych z nieobecno-

ścią w pracy. Jego działanie omówiono w dziale ‘Zasiłki’

‘Wyliczenie’ (22) – działa tak samo jak ‘Generator wynagrodzeń’ tyle, że można przeliczyć nie-

obecność z innego miesiąca niż miesiąc przetwarzania.

Przycisk ‘Wykorzystano’ (16) służy do ‘sztucznego’ wprowadzenia wykorzystania limitowanej

przerwy

Przycisk ‘Oblicz’ (18) pozwala na wygenerowanie i drukowanie raportu czasu pracy dla wybra-

nych pracowników, działów, grup płacowych i grup produkcyjnych

Przycisk ‘Wynagrodzenie (11) otwiera nowe okno i pozwala podejrzeć/wpisać wynagrodze-

nie/zasiłek związane z zaznaczoną przerwą bez korzystania z ‘Generatora wynagrodzeń’. Za-

leca się jednak by wszystkie rozliczenia nieobecności dokonywać przez ‘Generator wynagro-

dzeń’

Gdy przycisk ‘Asygnata’ (20) jest wciśnięty to kliknięciu na ikonę podglądu wydruku możemy

wydrukować asygnatę zasiłkową.

W polu ‘Kod choroby’ (21) wpisujemy kod dla danej choroby.

Zestawienie czasu pracy

Ikona ‘Zestawienie czasu pracy za rok’ (9) pozwala na wygenerowanie dla szukanego roku

nieobecności w pracy dla pracownika:

wybór roku zatwierdzamy przyciskiem ‘OK.’ i w nowo otwartym oknie otrzymamy do przeglą-

dania raport ze wszystkich nieobecności pracownika z podziałem na miesiące:



Zmiana roku prezentowanego raportu następuje przez wprowadzenie nowego roku w pole ‘Rok’

i wciśnięciu przycisku ‘Przelicz’

Zestawienie limitów

Ikona (10) ‘Zestawienie limitów’ pozwala na wykonanie i wydrukowanie raportu z wykorzysta-

nia limitów które zostały określone dla przerw w pracy jak np. urlop wypoczynkowy

W celu wykonania raportu należy wybrać jednego lub więcej pracowników lub też dział albo

grupę płacową dla której generowany jest raport. Następnie w części ‘Rodzaje przerw’ wybie-

ramy przerwy które mają być raportowane. Pole ‘Data’ określa na jaki dzień ma być generowa-

ny stan limitów. Pola ‘Zostało’ i ‘Zaległe’ służą do określenia czy te wielkości mają być prezen-

towane w raporcie. Ikony drukarki i podglądu służą do drukowania raportu przy czym stosując

‘podgląd’ mamy możliwość obejrzenia raportu przed drukowaniem na ekranie monitora.



Ewidencja czasowych uprawnień

Ewidencja czasowych uprawnień pozwala przechowywać informacje o wszystkich ukończonych

szkoleniach, badaniach, kursach a także dokumentach dla których istotna jest data ich ważności.

Okno ewidencji otwieramy poprzez ‘Kartoteka’ – ‘Ewidencja czasowych uprawnień’:

Dodając pracownikowi nowe czasowe uprawnienia korzystamy z nazw zdefiniowanych w słow-

nikach:

dla pola ‘Rodzaj uprawnienia’ – jest to słownik czasowych uprawnień

dla pola ‘Przez kogo wydane’ – jest to słownik firm prowadzących kursy.

Obydwa słowniki dostępne są za pomocą klawisza ‘F6’ z klawiatury komputera w chwili kiedy

w trybie edycji okna znajdujemy się na danym polu które jest słownikowane

Pole ‘Numer’ służy do wpisania numeru ewidencyjnego zaświadczenia czy badań jeśli takowy

istnieje.

Wyszukiwanie kończących się uprawnień odbywa się za pomocą ikony podglądu. Po jej naci-

śnięciu otworzy się okienko:



Należy wpisać przedział dat w którym to okresie poszukujemy kończących się uprawnień. W

‘Rodzaju uprawnień’ możemy wybrać konkretne uprawnienia które będą raportowane lub też

wybrać ‘Wszystkie’ co spowoduje pokazanie listy wszystkich kończących się uprawnień. Za-

znaczając ‘Nabyte ponownie’ spowodujemy wyświetlenie tych uprawnień, które zostały nabyte

po raz kolejny. Raport realizowany jest w oparciu o grupę pracowników wyświetlanych w Kar-

totece tak więc jeśli chcemy poszukiwać kończących się uprawnień wśród określonej grupy osób

musimy najpierw ustawić filtr w oknie ‘Kartoteka Pracowników’



Fakultety

Dla niektórych firm, w celu uszczegółowienia informacji stworzono możliwość ewidencjonowa-

nia specjalizacji-fakultetów posiadanych przez pracowników. Informacje te przechowywane są

w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Kartoteka pracowników’ – na zakładce ‘Dane o pracy’. Po naciśnięciu

przycisku ‘Fakultety’ otwierane jest okno w którym dla wybranego pracownika można przypi-

sać wszystkie posiadane przez niego fakultety.

Definiowanie nazw fakultetów odbywa się w oknie ‘Słowniki’ – ‘Edukacja’ – ‘Fakultety’. W

oknie fakultetów otwieranym z kartoteki możemy je później przypisywać pracownikom a za

pomocą ikony podglądu dokonać raportu dla pracowników by odnaleźć grupę ludzi o określo-

nych kwalifikacjach.

Podgląd / raport



W otwartym oknie raportu domyślnie zaznaczeni są wszyscy pracownicy i wszystkie występu-

jące fakultety. Wystarczy zatem wybrać interesujące nas fakultety a listę pracowników ograni-

czyć za pomocą filtra kartoteki



Ubezpieczenia

Podstawowe definicje ubezpieczeń społecznych

Ubezpieczenia społeczne definiuje się w oknie ‘Administracja’ – ‘Ubezpieczenia’ – ‘Definicje’

Przed dodaniem nowego ubezpieczenia musimy określić za pomocą zakładki ‘filarów ubezpie-

czeń’ do której grupy należeć będzie definiowane ubezpieczenie. Ubezpieczenia podstawowe

emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe definiujemy na zakładce ‘I filar’ natomiast ubez-

pieczenie zdrowotne na zakładce ‘Kasy Chorych’. Fundusz pracy oraz FGŚP Definicji ubezpie-

czeń dokonuje się poprzez dodawanie kolejno rekordów zawierających następujące dane:

‘Skrót’ – będący indywidualnym nie powtarzającym się oznaczeniem wśród definiowa-

nych ubezpieczeń

‘Nazwa’ – nazwa która będzie widoczna później dla tego ubezpieczenia we wszystkich

oknach programu

‘Finansowanie’ – określenie czy składka płacona jest przez pracownika czy też przez

pracodawcę

‘Procent’ – ustawowo określony procent składki który należy naliczyć od wynagrodze-

nia pracownika

‘Kwota przekroczenia’ – granica po przekroczeniu której składka nie będzie naliczana



Pole ‘Automatyczny’ ze wstawionym znakiem ‘v’ oznacza że dane ubezpieczenie społeczne

będzie automatycznie przypisywane pracownikowi do naliczania od jego wynagrodzeń, wraz z

chwilą wprowadzenia jego danych do programu. Oznacza to że nie trzeba dla każdego pracow-

nika dodawać składki ubezpieczenia do naliczania gdyż program wykona to automatycznie.

Pole Bierz do kosztów - wskazuje czy składka danego funduszu ma zostać wliczona do kosztów

pracowniczych przy ich wyliczaniu.

Przycisk ‘Składniki podstawy’ otwiera okno pokazujące wszystkie zdefiniowane składniki wy-

płat dla których określono naliczanie składek na wybrane ubezpieczanie społeczne.

Przycisk ‘Generator ubezpieczeń’ określa w dwóch krokach:

w pierwszym – inne składki ubezpieczeniowe naliczane od definiowanej (jeśli istniałaby

taka konieczność)

Listy płac na których składka ubezpieczenia będzie naliczana



Składki ubezpieczeń społecznych pracownika

Składki ubezpieczeń społecznych przypisane do naliczania od wynagrodzeń danego pracownika

można dodawać zmieniać lub usuwać w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Ubezpieczenia społeczne’

Okno to pozwala dodawać lub usuwać składki dla wybranego pracownika. W Indywidualnych

wypadkach za pomocą znaku ‘v’ w polu ‘Nie naliczaj’ można spowodować zaprzestanie nali-

czania wybranej składki. Kontrola progów przekroczenia naliczania składek odbywa się w pro-

gramie automatycznie. Jeśli chcemy włączyć do kontroli i sumowania z bieżącymi oskładkowa-

nymi wynagrodzenia także te, które pracownik otrzymał w innym zakładzie pracy, należy ich

wysokość podać w polu kwota. Przy kontroli progów przekroczenia, do wartości określonej w

polu ‘kwota’ będą dodawane wynagrodzenia otrzymane w naszym zakładzie od początku roku,

a po przekroczeniu progu określonego w definicji danego ubezpieczenia składka tego ubezpie-

czenia przestanie być naliczana.

Zaznaczenie równocześnie ‘Nie naliczaj’ i wpisanie daty w polu ‘Koniec przerwy’ spowoduje

zaprzestanie naliczania wybranej składki do daty określonej w polu ‘Koniec przerwy’.


4. Rozliczanie wynagrodzeń

AgemaHR Rozliczanie wynagrodzeń


Lista płac

Definiowanie list płac

Przed rozpoczęciem wyliczania listy płac konieczne jest określenie, jakie mają być rodzaje list

płac oraz jakie elementy płacowe będą na każdej z nich uwzględniane. Czynność tę realizuje się

w menu ‘Listy płac’ – ‘Definicje’.

UWAGA: Jeżeli w programie wykorzystywane będą wynagrodzenia opodatkowane różnymi ro-

dzajami podatków np. podatkiem dochodowym i podatkiem zryczałtowanym w wysokości 20%,

należy wówczas zdefiniować odrębne listy dla każdego z rodzajów podatków. Konieczność ta

nie dotyczy sytuacji, gdy część wynagrodzeń jest opodatkowana, a część nie.

W polu ‘Rodzaj listy’ wybiera się nagłówek listy, którą chce się definiować. Jeżeli w polu tym

nie ma potrzebnego nagłówka, wówczas trzeba go dopisać. W tym celu wciskamy przycisk znaj-

dujący się obok tego pola (przycisk z trzema kropkami). W otwartym oknie wciskamy przycisk

dodawania, w polach ‘Skrót’ i ‘Nazwa’ wpisujemy skróconą i pełną nazwę wprowadzanego na-

główka listy, w polu ‘Pobierać koszty i ulgę’ wstawiamy znak ‘v’, jeżeli na danej liście mają

być uwzględniane koszty uzyskania przychodu oraz ulga podatkowa. W polu ‘Dziel koszty’ po-

zostawiamy znak ‘v’, jeżeli koszty pracownika wynikające z danej listy mają być dzielone na

kilka działów (o ile taka sytuacja występuje). Następnie zachowujemy zmiany, zamykamy okno

i w oknie ‘Elementy listy płac’ wciskamy ikonę ‘Odśwież’.

Po dodaniu nowego nagłówka w polu ‘Rodzaj listy’ wybieramy nagłówek.

W dolnej części okna wybieramy odpowiednią zakładkę (jako pierwsza otwiera się zawsze za-

kładka ‘Rodzaje wypłat’) i klikamy na elementach, które mają być uwzględniane na danej liście



płac (pobierane elementy muszą być zaznaczone kolorem). Następnie, jeżeli jest taka koniecz-

ność wybieramy kolejne zakładki i zaznaczamy kolejne elementy.



Tworzenie wzorców list płac

Po określeniu elementów płacowych występujących na liście płac trzeba zdefiniować wydruk li-

sty płac oraz pasków (podczas tworzenia wydruków najlepiej przyjąć założenie, aby oba wydru-

ki były takie same). Czynność tę wykonuje się w oknie ‘Listy płac’ – ‘Definicje’ po wciśnięciu

przycisku ‘Wzorce’.

Jeżeli wprowadzamy nowy wzorzec, wówczas za pomocą przycisku ‘Nowy wzorzec’ otwarte

zostanie nowe okno definicji nowego wydruku.

Należy w nim określić: w polu ‘Nazwa’ nazwę tworzonego wzorca, w polach ‘Liczba wierszy’,

‘Liczba kolumn’ – ilość wierszy i kolumn, w których mieścić się będą informacje dotyczące



jednej osoby (UWAGA: w trakcie definiowania wydruku istnieje możliwość zwiększenia ilości

wierszy i kolumn, jednak nie można zmniejszyć ich liczby. W związku z tym początkowo lepiej

wpisać mniejszą wartość i później ją zwiększać), w polu ‘Orientacja papieru’ - układ wydruku

(poziomy lub pionowy), w polu ‘Liczba znaków w linii’ – ilość znaków (liter i cyfr), jaka zmie-

ści się w pojedynczej linii wydruku (jest ona zależna od rozmiaru czcionki oraz orientacji papie-

ru. Przy domyślnej wielkości czcionki w poziomie mieści się 156 znaków, zaś w pionie 100 zna-

ków), w polu ‘Liczba rekordów na stronie’ – ilość osób, jaka ma być drukowana na jednej

stronie wydruku (jest ona zależna od rozmiaru czcionki i ilości wierszy, wartość tę najlepiej usta-

lić empirycznie po zdefiniowaniu całego wydruku np. przy domyślnej wielkości czcionki i 17

wierszach na stronie zmieszczą się 3 rekordy), w polu ‘Rozmiar czcionki’ – wielkość czcionki.

Po wprowadzeniu wszystkich danych wciskamy przycisk ‘OK.’. i zostaje otwarte okno ‘Wzo-

rzec listy płac’

.

Jeżeli wcześniej dla danego rodzaju listy zdefiniowany był wydruk i chcemy go zmienić, wów-

czas w oknie ‘Listy płac’ – ‘Definicje’ w polu ‘Rodzaj listy’ wybieramy nagłówek listy, której

wydruk dotyczy i po wciśnięciu przycisku ‘Wzorzec’ otwarte zostanie okno ‘Wzorzec listy

płac’.



Okno Wzorzec listy płac podzielone jest na dwie części: w górnej znajdują się pola służące do

obsługi definicji, zaś na dole można obejrzeć, jak wyglądać będzie wydruk.

W polu ‘Nagłówek’ tego okna znajduje się nazwa listy, do której wydruk się odnosi.

W polu ‘Wzorzec’ wyświetlana jest nazwa definiowanego wzorca (dla jednego rodzaju listy

można definiować wiele wzorców). Jeżeli chcemy dokonać zmian w innym wzorcu, wtedy w

tym polu wybieramy właściwy.

Obok pola ‘Wzorzec’ znajduje się przycisk z trzema kropkami. Po jego wciśnięciu otwarte zo-

staje okno, w którym można zmienić liczbę wierszy, kolumn, znaków w linii, rekordów na stro-

nie, orientację papieru, rozmiar czcionki, wielkość marginesów oraz ewentualnie wskazać plik z

nagłówkiem, jaki ma być drukowany na wydruku.



Przycisk ‘Nowy wzorzec’ pozwala stworzyć inny wzorzec dla danego rodzaju listy płac.

Przycisk ‘Usuń wzorzec’ służy do kasowania istniejącego wzorca.

Poniżej znajdują się pola ‘Nazwa pola’ oraz ‘Zawartość pola’ służące do wskazania, jakie dane

pojawią się na wydruku w wierszu i kolumnie napisanych powyżej. Jeżeli wciśnięty zostanie

przycisk ‘Etykieta’, wówczas nieaktywne staje się pole Zawartość pola. Podczas definiowania

mogą wystąpić następujące sytuacje:

w polu ‘Nazwa pola’ zostanie wpisany określony tekst i wciśnięty będzie przycisk ‘Ety-

kieta.’ W tym przypadku zarówno w nagłówku wzorca (jeżeli taki będzie drukowany),

jak i u każdego pracownika w danym miejscu wydruku pojawi się wpisany tekst,

w polu ‘Nazwa pola’ zostanie wpisany określony tekst i w polu ‘Zawartość pola’ wy-

brana zostanie w jakaś pozycja. Wówczas w nagłówku wzorca (jeżeli taki będzie druko-

wany) zostanie wydrukowany wpisany tekst, zaś u każdego pracownika w danym miej-

scu wydruku zostanie wstawiona informacja zgodna z pozycją z ‘Zawartości pola’,

pole ‘Nazwa pola’ pozostanie puste, zaś w polu ‘Zawartość pola’ zostanie wybrana ja-

kaś pozycja. Wówczas w nagłówku wzorca (jeżeli taki będzie drukowany) zostanie wy-

drukowany tekst z ‘Zawartości pola’, zaś u każdego pracownika w danym miejscu wy-

druku zostanie wstawiona informacja zgodna z pozycją z ‘Zawartości pola’.

Jeżeli na wydruku nie będzie drukowany nagłówek wzorca, wówczas najlepiej stosować wariant

pierwszy (żeby u każdego pracownika drukować określony tekst) lub wariant ostatni (żeby dla

każdego pracownika pobierać odpowiednie informacje). Jeżeli chociaż jedno z tych pól zostanie

wypełnione, wtedy w dolnej części okna można zaobserwować wprowadzone zmiany. Jeżeli w

polu ‘Zawartość pola’ zostanie wybrana pozycja określona kwotowo na liście płac, wówczas

aktywne jest pole znajdujące się obok pola ‘Nazwa pola’. W polu tym można uszczegółowić in-



formację, jaka będzie pobierana do wydruku:

po wybraniu pozycji kwota na wydruk pobrana zostanie wypłacona kwota,

po wybraniu pozycji ilość dla wynagrodzeń za czas nieobecności i zasiłków związanych

z nieobecnością na wydruk pobrana zostanie ilość zapłaconych dni, z dla wynagrodzeń

procentowych zostanie pobrany procent należności,

po wybraniu pozycji podstawa na wydruk pobrana zostanie wartość wyświetlona na liście

płac w kolumnie Podstawa (informacja ważna przede wszystkim dla składek społecznych

i zdrowotnej),

po wybraniu pozycji nominał na wydruk pobrana zostanie kwota, jaka byłaby wypłacona,

gdyby pracownik cały miesiąc pracował (dotyczy tylko należności pomniejszanych w

przypadku nieobecności).

Jeżeli w pewnym miejscu na wydruku chcemy zsumować kilka wartości, to w polu ‘Zawartość

pola’ trzeba wybrać pozycję ‘formuła’. Wówczas program zadaje pytanie, czy zapisać zmiany

we wzorcu. Jeżeli odpowiemy ‘Tak’, wtedy otwarte zostaje dodatkowe okno Formuła.

W polach zakładki ‘Element listy płac’ wybieramy element listy oraz rodzaj informacji do po-

brania (jw.). W polu ‘Działania’ należy wcisnąć przycisk z minusem, jeżeli pobrana wartość ma

być odjęta. Gdy wszystkie informacje zostały określone, to wciskamy przycisk ‘Dodaj’, aby

element listy wszedł w skład formuły. Aby wykasować element z formuły należy wskazać go w

oknie na dole i wcisnąć przycisk ‘Usuń’. Po ustaleniu zawartości formuły klikamy przycisk

‘OK.’. (lub przycisk ‘Anuluj’, gdy chcemy wycofać się z wprowadzonych zmian).

W oknie ‘Wzorzec listy płac’ obok pola ‘Nazwa pola’ znajduje się przycisk z trzema kropkami.

Służy on do określenia, czy informacja zawarta w danym miejscu ma zostać pogrubiona, pochy-

lona czy podkreślona oraz jak na być wyrównana.

Obok pola ‘Zawartość pola’ również znajduje się przycisk w trzema kropkami, który staje się

aktywny, gdy w danym miejscu wydruku znajdować się ma formuła. Przycisk ten służy do edy-



cji zawartości formuły.

Jeżeli w danym miejscu wydruku wstawione zostały jakieś dane, jednak ostatecznie ta część wy-

druku ma pozostać pusta, wówczas najlepiej wykorzystać przycisk ‘Wyczyść’, który służy do

usunięcia informacji z pól ‘Nazwa pola’ oraz ‘Zawartość pola’.

Pole ‘Szerokość kolumny’ służy do określenia rozmiaru kolumny. Jeżeli na początku definiowa-

nia wydruku zostanie wpisana zbyt duża ilość kolumn, to poprzez ustawienie szerokości na 0

można ‘pozbyć się’ zbędnych kolumn. Aby zmienić szerokość kolumny trzeba ustawić się w

wierszu 1 i odpowiedniej kolumnie i znajdującymi się obok pola ‘Szerokość kolumny’ przyci-

skami w górę i dół zwiększać lub zmniejszać szerokość.

Po ustaleniu zawartości komórki znajdującej się w wierszu 1 i kolumnie 1 należy przejść do ko-

lejnego wiesza lub kolejnej kolumny. Powyżej pól ‘Nazwa pola’ oraz ‘Zawartość pola’ i po

lewej od nich znajdują się suwaki, które służą do zmiany numeru wiersza (po lewej) lub kolum-

ny (powyżej). Aby przesunąć suwak klikamy na nim lewym przyciskiem myszy, przytrzymuje-

my go i przestawiamy w odpowiednie miejsce.

Po określeniu zawartości komórek na wydruku wciskamy przycisk ‘OK.’. (chyba że chcemy

wycofać się z wprowadzonych zmian, wówczas klikamy przycisk ‘‘Anuluj’). Program zadaje

pytanie, czy zapisać zmiany we wzorcu. Jeżeli odpowiemy ‘Tak’, to program zachowa zmiany

we wzorcu, jeżeli ‘Nie’, to zostaną one anulowane.

suwak pionowy

suwak poziomy



Wyliczanie list płac

Po uzupełnieniu informacji o elementach dotyczących przygotowywanej listy płac (należności,

zasiłki, potrącenia, nieobecności itp.) można przystąpić do jej wyliczenia.

W tym celu wybieramy w menu ‘Listy płac’ – ‘Wyliczanie’.

W polu ‘Nagłówek’ wybieramy nazwę nagłówka listy płac, która będzie wyliczana.

W oknie poniżej zaznaczamy osoby, nazwy działów, grup płacowych lub zawodowych, które

mają zostać obliczone na tej liście (jeżeli na danej zakładce zaznaczona zostanie chociaż jedna

pozycja, wówczas nie można przełączyć się na inną zakładkę. Aby to zrobić trzeba odznaczyć

wszystkie zaznaczone pozycje i dopiero wtedy zmienić zakładkę). Aby zaznaczyć lub oznaczyć

wszystkie pozycje na danej zakładce najlepiej wykorzystać przyciski odpowiednio ‘Wszyscy’

lub ‘Żaden’.

UWAGA: w oknie tym wyświetlane są nazwiska zgodnie z filtrem kartoteki pracowników, więc

zamiast zaznaczać poszczególne nazwiska można w pewnych sytuacjach otworzyć kartotekę z

wykorzystaniem filtra.

W polu ‘Data wypłaty’ wpisujemy datę wypłaty listy.

W polu ‘Numer’ wpisuje się numer listy płac.

Pole ‘Transakcja’ ma następujące znaczenie: jeżeli jest ono puste, wówczas w przypadku prze-

rwania wyliczania listy płac obliczone do tej pory osoby (ich nazwiska są wyświetlane w trakcie

liczenia) zostaną zapisane w programie. Jeżeli w polu tym zostanie wstawiony znak ‘v’, wów-



czas policzone osoby zostaną zapisane dopiero po wyliczeniu całej listy; w przypadku przerwa-

nia liczenia nie zostanie zapisana żadna osoba.

Pole ‘Listy istniejące’ wykorzystuje się podczas przeliczania osób już wyliczonych lub dolicza-

nia do listy już istniejącej. W tej sytuacji zaznaczamy pozycje do ‘doliczenia/przeliczenia’ i za-

miast wypełniać pola ‘Nagłówek’, ‘Data wypłaty’ i ‘Numer’ wybieramy listę, na której wyli-

czane pozycje mają się znaleźć. Pozwala to uniknąć błędu związanego z wprowadzeniem nie-

właściwych danych w jakimś z tych pól.

Po wciśnięciu przycisku ‘OK.’ rozpoczyna się wyliczanie (wciśnięcie ‘Anuluj’ powoduje rezy-

gnację z liczenia). W celu przerwania wyliczania listy należy wcisnąć przycisk ‘Anuluj’ w oknie

‘Realizacja listy płac’. Wtedy wyświetlone zostanie pytanie, czy przerwać liczenie. Odpowiedź

‘Nie’ spowoduje kontynuację obliczania.



Przeglądanie list płac

Okno przeglądania list płac otwiera się automatycznie po wyliczeniu. Jeżeli bez liczenia

chce się obejrzeć listę, wówczas trzeba skorzystać z polecenia ‘Listy płac’ – ‘Przeglądanie’.

Aby obejrzeć wyliczone dane trzeba w polu ‘Nagłówek’ wybrać potrzebną nazwę rodzaju listy

oraz w polu ‘Numer’ odpowiedni numer listy płac. Kliknięcie po lewej stronie nazwiska pra-

cownika spowoduje wyświetlenie wyliczonych danych (powyżej listy nazwisk znajduje się pole,

w którym można wpisać nazwisko szukanej osoby i program po lewej stronie okna ją podświe-

tli). W kolejnej kolumnie wyświetlane są następujące dane (patrząc od góry): wszystkie wyna-

grodzenia płacone z funduszu pracodawcy (należności oraz wynagrodzenia za czas choroby), za-

siłki (bez względu na to, czy są opodatkowane czy nie), składki społeczne (opłacane przez pra-

codawcę i pracownika) oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne. Ostatnia kolumna zawiera u

góry potrącenia oraz pożyczki, na dole stałe elementy, które wyliczane są dla każdego pracowni-

ka (z wyjątkiem odliczeń, kosztów uzyskania przychodu oraz ulgi podatkowej, które pojawią się

tylko wówczas, gdy będą wprowadzone w odpowiednich miejscach).

Po sprawdzeniu wyliczeń może okazać się, że na liście płac znajdują się błędy. Aby je

skorygować trzeba wyeliminować przyczyny tych błędów (jeżeli brak elementu płacowego –

sprawdzić, czy jest wprowadzony w odpowiednim miejscu i z właściwą datą, jeżeli kwota jest

niewłaściwa – sprawdzić definicję elementu płacowego, poprawność wprowadzenia danych sta-

nowiących podstawę wyliczenia, ewentualnie ręcznie wpisać kwotę, jaka ma być wzięta na listę

itp.). Następnie ponownie przeliczamy wybrane osoby. W tym celu wchodzimy

w ‘Listy płac’ – ‘Wyliczanie’, w polu zawierającym nazwiska zaznaczamy pracowników do

przeliczenia i w polu ‘Listy istniejące’ wskazujemy listę, na której zaznaczone osoby mają się



znaleźć (lub wcześniej się znajdowały).

Każdą pozycję można również skorygować ręcznie na liście klikając dwukrotnie na niewłaściwej

kwocie. Jednak zmiana kwoty jednego elementu płacowego nie powoduje przeliczenia innych

(np. zwiększenie na liście płac kwoty jednej z należności nie spowoduje ponownego wyliczenia

kwoty do wypłaty), w związku z tym konieczne byłoby ręczne skorygowanie również wszyst-

kich elementów zależnych od zmienionej wartości. Dlatego lepszym rozwiązaniem jest popra-

wienie błędu w odpowiednim miejscu w programie i ponowne przeliczenie osoby. Jedynymi po-

zycjami, których skorygowanie na liście płac powoduje przeliczenie zależnych pozycji są kwoty

składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy (ich zmiana pociąga za

sobą przeliczenie kwoty netto, kwoty do wypłaty oraz kasy/konta).



Drukowanie list płac

Kolejnym etapem po wyliczeniu listy płac jest jej wydrukowanie. Wykorzystujemy do tego po-

lecenie ‘Listy płac’ – ‘Drukowanie’.

W polu ‘Listy płac’ wskazujemy rodzaj listy, która ma być drukowana.

W polu ‘Numer listy’ wybieramy numer listy płac.

W polu ‘Wzorzec’ należy wybrać nazwę wzorca, który ma być wydrukowany (patrz też sekcja

Definiowanie wydruków list płac).

Jeżeli chce się, aby na wydruku pojawiła się nazwa grupy płacowej, zawodowej lub działu,

wówczas w odpowiednich polach (Grupa płacowa, Dział, Grupa zawodowa) właściwe nazwy.

Wybór w powyższych polach działa także jak filtr: spośród pracowników wyliczonych na wska-

zanej liście program do wydruku wybierze tylko tych, których dane w ‘Kartotece pracowników’

są zgodne z wybranymi podczas drukowania.

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dodaj nazwę wzorca’ powoduje, że na wydruku pojawi się tekst

znajdujący się w polu Wzorzec tego okna.

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dodaj imię i nazwisko użytkownika’ powoduje, że na wydruku

pojawi się imię i nazwisko pracownika, który uruchomił program.



Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Datę utworzenia listy płac’ powoduje, że na wydruku pojawi się

data, kiedy lista płac jest drukowana (nie mylić z datą wypłaty listy).

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dodaj podsumowania każdej strony’ powoduje, że na zakoń-

czenie każdej strony na oddzielnej kartce zostanie wydrukowane podsumowanie strony (na stro-

nie pierwszej znajdzie się pierwsza strona wydruku, na stronie drugiej pojawi się podsumowanie

strony pierwszej, na stronie trzeciej – druga strona wydruku, na czwartej stronie – podsumowa-

nie drugiej itd.).

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dodaj podsumowanie globalne’ powoduje, że na zakończenie li-

sty zostanie wydrukowane podsumowanie wszystkich pracowników na wydruku.

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dodaj podsumowanie’ powoduje, że na wydruku zawarte zosta-

nie dodatkowe podsumowanie dotyczące wypłaty ze środków budżetowych.

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Stawiaj dwukropek po etykiecie’ powoduje, że na wydruku po

tekstach, które zdefiniowane są jako etykiety (patrz sekcja Definiowanie wydruków list płac)

wyświetlony zostanie dwukropek.

Najlepiej drukując zaznaczyć pola ‘Dodaj podsumowanie globalne’ oraz ‘Stawiaj dwukropek

po etykiecie’, ewentualnie ‘Dodaj nazwę wzorca’.



Tworzenie zestawień z list płac

Aby wykonać zestawienie z list płac należy znajdować się w oknie list płac (jeżeli nie jest otwar-

te należy skorzystać z polecenia ‘Listy płac’ – ‘Przeglądanie’ ewentualnie ‘Listy płac’ – ‘Archi-

wum’, jeżeli trzeba zrobić zestawienie z list archiwalnych). Następnie klikamy przycisk druko-

wania (ikona drukarki – trzecia od prawej) albo podglądu wydruku (ikona kartki z lupą – druga

od prawej). Otworzy się okno ‘Zestawienie wypłaconych list’.

W górnej części okna zaznaczamy listy płac, które mają być włączone do zestawienia (jeżeli ma-

ją to być wszystkie listy lub większość, to można skorzystać z przycisku ‘Wszystkie’ i ewentu-

alnie odznaczyć te, które do zestawienia nie mają wejść).

W polu ‘Grupa płacowa’ można wskazać nazwę grupy płacowej, dla której ma być wykonane

zestawienie. Jeżeli pozostawiona zostanie pozycja ‘Wszystkie’, wówczas program stworzy ze-

stawienie z zaznaczonych list dla bez uwzględniania grup płacowych. Jeżeli jednak zostanie

wskazana jakaś nazwa, wtedy program do zestawienia wybierze pracowników należących do

danej grupy płacowej znajdujących się na wskazanych listach.

Jeżeli na zakładce ‘Dział/Wydział’ lub ‘Grupa zawodowa’ zostanie wybrana jakaś nazwa,

wówczas program postąpi jak w przypadku grupy płacowej tzn. do zestawienia wybierze osoby

należące do wskazanego działu (zakładka ‘działy/wydziały’) lub grupy zawodowej (zakładka

‘grupy zawodowe’) i znajdujących się na zaznaczonych listach (jeżeli zostanie również wybrana

nazwa grupy płacowej, wówczas program wybierając pracowników uwzględni i grupę płacową, i

dział (lub grupę zawodową). Na każdej zakładce pod polem do wyboru nazwy znajdują się dwa

pola ‘Podziel na działy/wydziały’ (podziel na grupy zawodowe) oraz ‘Dział na nowej stronie’

(grupa na nowej stronie). Wstawienie znaku ‘v’ w pierwszym polu powoduje, że program auto-

matycznie wykona zestawienia dla każdego działu lub grupy zawodowej znajdującego się w wy-

branej grupie płacowej i na zaznaczonych listach. Po wstawieniu znaku ‘v’ również w drugim



polu zestawienia dla poszczególnych działów lub grup zawodowych zostaną wydrukowane każ-

de na oddzielnej stronie.

UWAGA: nie można zaznaczać danych na obydwu zakładkach. W danym momencie można ko-

rzystać tylko z jednej z nich.

W polach z grupy ‘Czcionka’ (Nazwa i Rozmiar) można wskazać rodzaj czcionki i jej wielkość

(najlepiej pozostawić domyślne wartości).

Pole ‘Komentarz’ służ do wpisania nagłówka zestawienia. W przypadku bieżących list płac w

polu tym pojawia się domyślnie tekst np. ‘Listy płac za październik 2001’. Podczas tworzenia

zestawienia z list archiwalnych pole to jest puste i trzeba wypełnić je samodzielnie.

W polu ‘Rodzaj zestawienia’ należy wybrać, jakie zestawienie program ma stworzyć. Do wy-

boru są: zestawienie wypłaconych list, w którym wydrukowane są sumaryczne kwoty poszcze-

gólnych elementów płacowych znajdujących się na zaznaczonych listach płac (oczywiście z

uwzględnieniem ewentualnego podziału na grupy płacowe, zawodowe lub działy) lub koszty

pracownicze, który jest osobowym zestawieniem pokazującym ile kosztuje każdy pracownik

(wynagrodzenie plus składki pracodawcy).



Naliczanie wynagrodzeń ‘za okres’

Sekcja ta odnosi się do dwóch typów należności: ‘za okres z list płac’ oraz ‘za okres

z należności’. Głównym zadaniem tych typów wynagrodzeń jest umożliwienie wyliczania kwot

wynagrodzeń z podstawy obejmującej więcej niż jeden miesiąc (typ za okres z list płac) lub z

podstawy pobranej z innego niż bieżący miesiąc (typ za okres z należności). Drugą cechą cha-

rakterystyczną jest to, że przed wyliczeniem listy płac można w łatwy sposób skorygować kwotę

podstawy, procent należności i/lub kwotę wyliczonego wynagrodzenia. Jest to przydatne głów-

nie w sytuacji, gdy pracownicy mają określony procent należności w wysokości minimalnej np.

pracownikom przysługuje min. 10% premii, ale w kolejnych miesiącach ten procent może być

różny.

Przy omawianiu sposobów definiowania należności zostało opisane, jak należy utworzyć wyna-

grodzenie należące do jednego z tych typów. Podstawowa różnica dotycząca obu typów, oprócz

okresu pobierania podstawy, jest następująca: w przypadku typu za okres z należności do pod-

stawy wliczane są kwoty z okna ‘Kartoteka’ – ‘Należności’ (wynika stąd, że konieczne jest prze-

chowywanie w tym miejscu starych należności przez odpowiedni okres), zaś w przypadku za

okres z list płac do podstawy wliczane są kwoty rzeczywiście wypłaconych należności tzn. z list

płac.

Aby obliczyć kwotę wynagrodzenia i ewentualnie móc ją skorygować trzeba skorzystać z okna

‘Kartoteka’ – ‘Naliczanie’ – ‘Wykonanie’.

W górnej części okna zaznacza się nazwiska pracowników, nazwy działów lub grup płacowych,

dla których będą wyliczane kwoty.

W polu ‘Rodzaj wypłaty’ należy wybrać nazwę potrzebnej należności (do wyboru pojawiają się

tylko należności typu ‘za okres ....’



Pole ‘Miesiąc’ służy do określenia miesiąca pobierania podstawy. Wartość wybraną w tym polu

program konfrontuje z wartościami wpisanymi w słowniku należności przy kolejnych wynagro-

dzeniach wchodzących do podstawy naliczania (pole Ile wstecz w oknie ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’

– ‘Rodzaje wypłat’ pod przyciskiem ‘Algorytm’). Dla wynagrodzeń typu za okres z należności

jeżeli wpisane jest 0, to program pobierze do podstawy kwotę ze wskazanego miesiąca, jeżeli 1,

to z miesiąca poprzedniego w stosunku do miesiąca wskazanego itd. Dla wynagrodzeń typu za

okres z list płac jeżeli wpisane jest 0, to program pobierze do podstawy kwotę z jednego, wska-

zanego miesiąca, jeżeli 1, to z dwóch miesięcy - poprzedniego w stosunku do miesiąca wskaza-

nego i wskazanego itd.

Pole ‘Okres zmniejszania’ wykorzystywane jest w sytuacji, gdy naliczane wynagrodzenie ma

być zmniejszane o nieobecności. Jeżeli tak jest, wówczas w polu tym należy wskazać, z którego

miesiąca nieobecności mają pomniejszać kwotę naliczonego wynagrodzenia, przy czym należy

pamiętać, że program pomniejsza kwotę o przerwy zaznaczone w definicji wynagrodzenia (w

słowniku rodzajów wypłat) pod przyciskiem ‘Algorytm’ (w prawej części okna). Dodatkowo

dla należności typu za okres z należności znaczenie ma pole w słowniku rodzajów wypłat

‘Zmniejszaj wg okresu rozl.’. Jeżeli pole to jest zaznaczone, wówczas program zmniejszy nali-

czone wynagrodzenie o przerwy, które są rozliczane w miesiącu zmniejszania tzn. z uwzględ-

nieniem oznaczenia w nieobecnościach Wyliczać w następnym miesiącu. Jeżeli nie jest zazna-

czone, wtedy program pomniejszy kwotę należności zgodnie z okresem nieobecności tzn. bez

uwzględniania okresu rozliczania. Np. pracownik ma wpisaną chorobę w okresie 29.01-31.01,

ale rozliczaną w lutym. Jeżeli pole ‘Zmniejszaj wg okresu rozl.’ będzie zaznaczone, to program

pomniejszy naliczoną kwotę po oznaczeniu jako miesiąc zmniejszania ‘luty’, a przy zmniejsza-

niu o nieobecności ze stycznia kwota będzie nie zmniejszona. Gdy pole nie będzie zaznaczone,

wówczas zmniejszenie nastąpi w styczniu, a nie w lutym.

Po wypełnieniu wszystkich informacji i kliknięciu ‘OK.’. program naliczy kwoty dla zaznaczo-

nych pracowników. Zostanie otwarte okno przedstawiające wyniki naliczenia. Można je otwo-

rzyć po naliczeniu w dowolnym momencie korzystając z menu Kartoteka’ – ‘Naliczanie’ –

‘Przeglądanie’.



Gdyby zaszła konieczność przeliczenia lub doliczenia osoby, wtedy trzeba wykonać ponowne

naliczenie z zaznaczeniem tylko pracowników do doliczenia lub przeliczenia. Jeżeli po wylicze-

niu uznamy, że kwota podstawy, procent lub naliczona kwota (przed zmniejszeniem o nieobec-

ności) wynagrodzenia wymaga korekty, wówczas można ręcznie poprawić tę wartość dwukrot-

nie na niej klikając. Pole to stanie się aktywne (do edycji) i po wprowadzeniu nowej wartości i

wciśnięciu ENTER program zaakceptuje zmianę (przy zmianie podstawy lub procentu wyliczy

nową kwotę).

Po wskazaniu dowolnej osoby po prawej stronie okna wyświetlone zostaną informacje o nie-

obecnościach z okresu zmniejszania tego pracownika. Jeżeli dla wszystkich pracowników kwoty

są właściwe i jest ona pomniejszana o przerwy, wówczas klikamy przycisk ‘Zmniejszanie’.

Ponownie zostanie wyświetlone okno, w którym po lewej stronie można zaznaczyć na odpo-

wiedniej zakładce nazwy grup stanowisk, stanowisk lub działów (w prawej stronie okna program

podświetli osoby należące do wskazanych pozycji), dla których zmniejszanie ma być wykonane.

Można również podświetlić w prawej części same nazwiska bez wskazywania pozycji po lewej

stronie. Następnie po kliknięciu OK. jeszcze raz program spyta się o okres zmniejszania i po

wskazaniu odpowiedniego miesiąca program pomniejszy kwotę należności zgodnie ze sposobem

zmniejszania nieobecności. Po pomniejszeniu można również ręcznie skorygować kwotę.

Program pozwala zdefiniować i wydrukować informację o naliczonych kwotach. Do wykonania

tej operacji służy polecenie ‘Kartoteka’ – ‘Naliczanie’ – ‘Definicja wydruku’.



W polu ‘Tytuł’ wpisujemy tytuł wydruku. Następnie wciskamy przycisk dodawania w celu zde-

finiowania kolumn raportu. W części Kolumny w kolumnie ‘Nazwa’ pojawi się pole do edycji z

tekstem ‘Nowa kolumna’. W miejsce tego tekstu należy wpisać tytuł pierwszej kolumny wy-

druku. Następnie dwukrotnie klikamy w polu obok w kolumnie ‘Typ’. Pole to staje się aktywne

pozwalając wybrać jeden z typów danych, które mają być zawarte w tej kolumnie. Typy te to:

Przerwy – w kolumnie tego typu zostaną wydrukowane informacje o nieobecnościach,

które zostaną zaznaczone w prawej części okna (można zaznaczyć kilka przerw wyko-

rzystując CRTL lub SHIFT). Można zdefiniować wiele kolumn z przerwami,

Lp. – w kolumnie tego typu znajdą się liczby porządkowe,

Pracownik - w kolumnie tego typu program wydrukuje nazwiska i imiona pracowników,

Etat - w kolumnie tego typu wydrukowane będą informacje, które w oknie naliczenia

znajdują się w kolumnie Etat,

Podstawa - w kolumnie tego typu wydrukowane będą informacje, które w oknie nalicze-

nia znajdują się w kolumnie Podstawa,

Procent - w kolumnie tego typu wydrukowane będą informacje, które w oknie naliczenia

znajdują się w kolumnie Procent,

Kwota - w kolumnie tego typu wydrukowane będą informacje, które w oknie naliczenia

znajdują się w kolumnie Kwota.

Jedynym ograniczeniem ilości kolumn podczas definiowania wydruku jest szerokość strony.

Aby wydrukowane informacje były czytelne (program będzie starał się wszystkie kolumny

zmieścić proporcjonalnie na stronie).

Dla wydrukowania zdefiniowanego raportu otwieramy okno przeglądania naliczania (‘Kartote-

ka’ – ‘Naliczanie’ – ‘Przeglądanie’). Następnie wciskamy ikonę podglądu wydruku lub druko-

wania. W otwartym oknie zaznaczamy na odpowiedniej zakładce nazwiska pracowników, nazwy

działów lub grup płacowych, dla których ma być sporządzony wydruk (do zaznaczenia wszyst-

kich pozycji z danej zakładce najlepiej skorzystać z przycisku ‘Wszyscy’). Następnie w sytuacji,

gdy wydrukowane mają być informacje o nieobecnościach w polu ‘Nieobecności’ trzeba zazna-

czyć odpowiednią pozycję: ‘Drukuj dni’, jeżeli na wydruku mają być wskazane ilości dni

przerw lub ‘Drukuj daty’, jeżeli wskazane mają być daty przerw.



Obsługa akordu

Podczas świadczenia pracy pracownicy wykonują różne czynności, wyroby itp. Jeżeli czynności

czy wyroby rozliczane są wg różnych stawek, wówczas trzeba do programu wprowadzić infor-

macje o czasie wykonywania każdej z czynności lub ilości wytworzonych wyrobów (czasem ist-

nieje nawet konieczność codziennej ewidencji takich danych). Jeżeli takie zapisy są konieczne,

wówczas informacje te wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’- ‘Obsługa akordu’- ‘Wprowadzanie

danych indywidualnie’. W przypadkach, gdy prowadzona jest ewidencja miesięczna i pracowni-

cy rozliczani są wg stałych stawek do obsługi tych danych można skorzystać zarówno z opisanej

powyżej obsługi zmiennych lub z obsługi akordów. Aczkolwiek w sytuacjach, gdy do wylicza-

nia stosuje się dzielenie podstawy przez ilość godzin w miesiącu np. podczas wyliczania godzin

nadliczbowych, nocnych itp. wygodniej jest korzystać z obsługi akordu.

Jak wspomniano podczas opisu definiowania należności pod pojęciem wynagrodzenia akordo-

wego rozumie się wynagrodzenie wyliczane na podstawie ilości wykonanych wyrobów lub

przepracowanych godzin (w godzinach pracy, nadliczbowych, nocnych itp.). Korzystanie z tego

typu należności wymaga wykonania następujących czynności:

o zdefiniowania wynagrodzenia akordowego,

o zdefiniowania i dołączenia czynności akordowych do wynagrodzeń akordowych

(patrz niżej),

o dodania danej należności pracownikowi w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Należności’,

o wprowadzenia danych o ilości godzin lub wyrobów w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Ob-

sługa akordu’ –’Wprowadzanie danych indywidualnie’



Po otworzeniu okna w polu Pracownik wybieramy osobę, dla której dane będą wprowadzane.

W polu ‘Rodzaj wypłaty’ wybieramy wynagrodzenie akordowe, którego wpisywana ilość ma

dotyczyć, a następnie wciskamy przycisk dodawania lub edycji.

W polu ‘Czynność’ wskazuje się nazwę czynności, którą pracownik wykonywał (jeżeli dla danej

należności zdefiniowanych było kilka czynności).

Pola ‘Czas rzeczywisty’ i ‘Czas normatywny’ pozostawiamy puste.

W polu ‘Ilość’ wpisuje się ilość godzin wykonywania danej czynności (wykonanych wyrobów).

W polu ‘Kwota’ zostaje wyliczona kwota wynagrodzenia (zgodnie z definicją).

W polu ‘Data wykonania’ wybiera się miesiąc i rok, kiedy czynność była wykonana. Aby kwo-

ta została pobrana na listę płac data wykonania musi być zgodna z miesiącem przetwarzania.

Pole ‘Data operacji’ ma następujące znaczenie:

jeżeli wynagrodzenie jest typu akord ilościowy, wówczas do wyliczenia kwoty wykorzystywana

jest wartość stawki, jaka była w tym dniu,

jeżeli wynagrodzenie jest typu akord wg godzin rzeczywistych, wówczas podczas wyliczania

kwoty podstawa dzielona jest przez ilość godzin z miesiąca zgodnego z datą operacji.

Należy zwrócić uwagę, iż zmieniając datę operacji zmienia się także ‘Data wykonania’.

W związku z tym najpierw trzeba ustawić ‘Datę operacji’, a następnie ‘Datę wykonania’.

W polach ‘Czas rozpoczęcia’ i ‘Czas zakończenia’ można wpisać, jeżeli istnieje konieczność

takiej dokładnej ewidencji, czas rozpoczęcia operacji oraz czas jej zakończenia.

Zapisując informacje program korzysta z tabeli bieżącej i archiwalnej. Z tego względu podczas

przeglądania danych najpierw w polu ‘Tabela’ trzeba wybrać tabelę, z której dane chce się prze-

glądać (bieżąca, jeżeli dane wprowadzane były w bieżącym miesiącu przetwarzania lub archi-

walna, jeżeli dane dotyczą miesięcy wcześniejszych niż miesiąc przetwarzania).

W sytuacji, gdy trzeba skorygować wyliczoną przez program kwotę najpierw trzeba ją zapisać, a

następnie wcisnąć ikonę edycji i zmienić wartość.

Przycisk ‘Licz godziny’ wylicza ilość godzin przepracowanych w danym miesiącu przez dane-

go pracownika (po wciśnięciu tego przycisku program wypełnia pola ‘Ilość’, ‘Kwota’, ‘Czas

normatywny’, ‘Czas rzeczywisty’)

Jeżeli w należnościach dla danego pracownika zmieni się stawkę godzinową, to po wciśnięciu

przycisku ‘Przelicz stawkę’ program przeliczy kwotę według nowej stawki.



Definiowanie czynności akordowych

Kolejną czynnością, którą należy wykonać po utworzeniu wynagrodzenia akordowego jest zde-

finiowanie czynności akordowych. Podstawowym zadaniem tych czynności jest umożliwienie

wykorzystania jednej stawki dla wyliczanych w różny sposób czynności np. pracownik podczas

pracy wykonuje trzy czynności. Za wykonanie jednej godziny czynności A pracownik otrzymuje

100% stawki godzinowej, za jedną godzinę czynności B 50%, zaś za jedną godzinę czynności C

30%. W takiej sytuacji można stworzyć trzy wynagrodzenia (oddzielnie dla każdej czynności),

ale każde z nich trzeba by dopisać pracownikowi i w razie podwyżki zmieniać stawkę w każdej z

nich. Drugim rozwiązaniem, niewątpliwie wygodniejszym, jest wprowadzenie jednego wyna-

grodzenia i dołączenia do niego trzech sposobów wyliczania (oddzielnie dla każdej czynności,

ale na podstawie jednej stawki). Definiowanie czynności wykonuje się w oknie ‘Słowniki’ –

‘Płacowe’ – ‘Czynności akordu’ (okno to można też otworzyć znajdując się w oknie ‘Słowniki’

– ‘Płacowe’ – ‘Rodzaje wypłat’ będąc ustawionym na wynagrodzeniu akordowym i wciskając

przycisk ‘Czynności akordu’).

W polu ‘Rodzaj wypłaty’ należy wybrać nazwę wynagrodzenia, dla którego czynność będzie



tworzona (jeżeli okno czynności akordu zostało otwarte ze słownika płacowego, wówczas w po-

lu tym znajduje się nazwa należności, która była wskazana w tym słowniku).

W polu ‘Skrót’ wpisujemy skrót nazwy czynności.

W polu ‘Nazwa’ wstawiamy nazwę czynności. Aby to zrobić trzeba wcisnąć znajdujący się

obok tego pola przycisk. Zostanie otwarte okno, w którym trzeba wskazać właściwą nazwę i

OK. Jeżeli nie ma odpowiedniej nazwy, wówczas wciskamy na klawiaturze INSERT (aby dołą-

czyć nazwę do już istniejącej gałęzi) lub SHIFT+INSERT (aby dodać nazwę jako nową gałąź),

wpisujemy nazwę dla czynności i wciskamy ENTER (aby usunąć nazwę trzeba zaznaczyć nazwę

do wykasowania i wcisnąć DELETE). Wpisany tekst pojawia się w oknie; należy go wskazać i

wcisnąć przycisk OK.

W polu ‘Pobierz do zestawień wybiera się, jaka informacja ma być wykorzystywana przy two-

rzeniu zestawień (jeżeli żadne zestawienia dotyczące wykonywanych czynności czy wynagro-

dzeń akordowych nie będzie używane, wówczas w polu tym wskazuje się dowolną pozycję).

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Wliczać do czasu pracy’ spowoduje, że wprowadzone dla tej

czynności ilości godzin będą wliczane do zestawień z czasu pracy.

Pole ‘Poprzedni miesiąc’ ma zastosowanie w przypadku wynagrodzeń akordowych wylicza-

nych wg godzin rzeczywistych. Wstawienie znaku ‘v’ w tym polu spowoduje, że po wpisaniu w

oknie ‘Kartoteka’ – ‘Obsługa akordu’ – ‘Wprowadzanie danych indywidualnych’ ilości program

licząc kwotę podzieli podstawę przez ilość godzin z miesiąca poprzedniego

w stosunku do miesiąca przetwarzania.

Wartości wprowadzone w polach ‘Stawka jednostkowa’ i ‘Współczynnik wyliczenia’ stano-

wią dodatkowe współczynniki służące do definiowania sposobu liczenia kwoty za wykonywanie

danej czynności. Licząc kwotę program mnoży wpisaną w obsłudze akordu dla danej czynności

ilość przez obie te wartości.

Czynność domyślna dla danego rodzaju wypłaty - określamy, która czynność ma być traktowana

jako domyślna przy wprowadzaniu danych do obsługi akordu. Jak do należności jest przypisana

tylko jedna czynność, wówczas przy dodawaniu w obsłudze akordu ilości dla tej należności, to ta

czynność jest od razu podpowiadana jako domyślna. Jeśli przy należności jest kilka czynności, to

przy dodawaniu w obsłudze nie jest nic wstawiane w polu czynność i użytkownik musi sam zde-

cydować, którą czynność chce wybrać. Chyba że jest zaznaczona czynność domyślna..



Podatki

Ulga i koszty

Określone powyżej dane wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’- ‘Podatki’- ‘Ulga i koszty’

W przypadku tych danych należy pamiętać o dwóch ważnych informacjach:

o wynagrodzenia mogą być powiązane z różnymi rodzajami podatków. Jeżeli pracownik

ma w należnościach wprowadzone wynagrodzenia opodatkowane różnymi podatkami,

wówczas w tym oknie dla każdego rodzaju podatku trzeba wprowadzić dane (nawet jeże-

li są one takie same),

o w przypadku dodawania pracownikowi należności opodatkowanej nowym podatkiem

(żadne istniejące wynagrodzenie nie było opodatkowane takim rodzajem podatku), wów-

czas po zapisaniu danych o wynagrodzeniu automatycznie otwierane jest okno ulgi i

kosztów.

Po otworzeniu okna ‘Kartoteka’ – ‘Podatki’ – ‘Ulga i koszty’ w polu ‘Pracownik’ wybieramy

osobę, której dane mają dotyczyć, a następnie wciskamy przycisk dodawania lub edycji.

W polu ‘Ulga’ podatkowa wstawiamy znak ‘v’ w sytuacji, gdy osoba korzysta z ulgi podatko-

wej. W polu przed znakiem mnożenia wpisujemy liczbę określającą, czy ulga jest pojedyncza

(1), czy podwójna (2).

W polu ‘Obniżenie progu’ wstawiamy znak ‘v’, gdy osoba złoży oświadczenie o obniżeniu

progu podatkowego.

W polu ‘Rozlicza się samodzielnie’ wstawiamy znak ‘v’, gdy pracownik samodzielnie rozlicza

się z Urzędem Skarbowym (zakład wystawia PIT-11).

W polu ‘Koszty uzyskania’ należy wybrać, jakie koszty uzyskania przychodów przysługują

pracownikowi (zwykłe, podwyższone, indywidualne czy brak kosztów).

Pole ‘Kwota kosztów’ staje się aktywne, gdy w polu ‘Koszty uzyskania’ wybrane zostaną



koszty indywidualne i służy do wpisania kwoty kosztów.

W polu ‘Podatek’ należy wybrać, do jakich wynagrodzeń mają się odnosić dane wprowadzone

przy tym podatku (dane będą dotyczyć wynagrodzeń opodatkowanych wybranym w tym miejscu

podatkiem). Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenia opodatkowane kilkoma rodzajami po-

datku, wówczas dla każdego z nich należy wprowadzić opisane powyżej informacje.

Pole ‘Procent’ podatku można wykorzystać do narzucenia programowi, jaki procent podatku ma

być naliczony.



Definiowanie podatków

W dostarczanej wraz z programem bazie danych zdefiniowane są różne rodzaje podatków. Jed-

nak czasem istnieje konieczność stworzenia dodatkowego rodzaju podatku np. w programie

wprowadzony jest podatek dochodowy i podatek zryczałtowany w wysokości 19%, a trzeba do-

dać podatek zryczałtowany w wysokości 20%. Czynność tę wykonuje się w oknie ‘Słowniki’ –

‘Płacowe’ – ‘Podatki’ – ‘Sposoby naliczania podatków’.

W polach ‘Skrót’ i ‘Nazwa’ wpisuje się skrót nazwy podatku oraz pełną jego nazwę.

W polach z grupy ‘Koszty uzyskania’ wprowadza się informacje o kosztach uzyskania przy-

chodów, o ile w przypadku wynagrodzeń opodatkowanych tym rodzajem podatku koszty będą

stosowane. Jeżeli tak, to w polach ‘Zwykłe’ i ‘Podwyższone’ należy wstawić kwoty kosztów

zwykłych i podwyższonych. W sytuacji, gdy wysokość kosztów określona jest procentowo np.

dla umów zleceń, wówczas w polu ‘Procentowo’ należy wstawić znak ‘v’ i w polu ‘Zwykłe’

wpisać procent kosztów. Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Wyliczaj koszty, jeżeli nieobecny’ po-

woduje, że w przypadku, gdy pracownik na liście płac nie otrzymał żadnego wynagrodzenia z

funduszu pracodawcy (np. przez cały miesiąc był na zasiłku chorobowym), wtedy program dla

tej osoby nie uwzględni kosztów na liście. W przeciwnym razie koszty będą uwzględniane zaw-

sze. Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Zdejmowanie z funduszu firmy’ powoduje, że na liście płac

program pobiera koszty do wysokości wynagrodzeń, jakie pracownik otrzymał z funduszu pra-

codawcy (np. gdyby pracownik nowo zatrudniony otrzymał wynagrodzenie w wysokości 100 zł

brutto, wówczas pobrane zostaną koszty w wysokości 81,29 zł tzn. 100 zł – 18,71% składek spo-

łecznych).



Pole ‘Ulga’ służy do wprowadzenia kwoty ulgi podatkowej, o ile ma być uwzględniana przy

wynagrodzeniach opodatkowanych danym rodzajem podatku.

W polu ‘Zaokrąglenie’ należy wpisać, do ilu miejsc po przecinku ma być zaokrąglana kwota

podatku.

Wstawienie znaku ‘v’ w polu ‘Dzielić podatek’ powoduje, że program podczas wyliczania listy

płac podzieli kwotę podatku na dwie pozycje: podatek z funduszu firmy oraz podatek z ZUS

(najpierw obliczana jest zaliczka na podatek dochodowy, a następnie od wynagrodzeń z fundu-

szu pracodawcy liczona jest kwota podatku jako podatek z funduszu firmy i odejmowana jest od

kwoty zaliczki, aby otrzymać podatek z ZUS). Po zaznaczeniu tego pola aktywne staje się pole

wyboru ‘Zdejmowanie ulgi z podatku’. Zaznaczenie pozycji z ZUS sprawi, że najpierw kwota

ulgi podatkowej będzie zdejmowana z podatku z ZUS, a jeśli podatek jest niższy niż ulga, wtedy

reszta zostanie odliczona z podatku z funduszu firmy. Po wybraniu pozycji z funduszu firmy

mechanizm będzie odwrotny.

Pole ‘Metoda liczenia podatku’ służy do wskazania, w jaki sposób program ma sprawdzać

kwotę przekroczenia progów podatkowych. Po wybraniu pozycji dokładna program podczas li-

czenia każdej listy płac (nawet gdy jest to kolejna lista liczona w danym miesiącu) sprawdza, czy

na poprzedniej liście nie nastąpiło przekroczenie progu i po przekroczeniu wyższy procent po-

datku zostanie zastosowany już na następnej liście. Jeżeli wybrana będzie pozycja wg paragrafu,

wówczas po przekroczeniu wyższy procent podatku zostanie zastosowany dopiero na listach w

następnym miesiącu.

Po wprowadzeniu wszystkich danych definiowanego rodzaju podatku wciskamy przycisk ‘Pro-

gi’. W nowo otwartym oknie dodajemy: w polu ‘Procent’ procent podatku, jaki ma być liczony

dla wynagrodzeń opodatkowanych tym rodzajem podatku, w polach ‘Dolny’ i ‘Górny’ wpisuje

się kwoty dolnej i górnej granicy przedziału, w którym obowiązywać ma dany procent podatku.

Dane te trzeba wprowadzić dla każdego rodzaju podatku. Jeżeli informacje te dotyczą podatku

zryczałtowanego np. w wysokości 20%, wówczas w polu ‘Procent’ wpisujemy 20, w polu

‘Dolny’ 0, zaś w polu ‘Górny kwotę’, której na pewno nikt nie przekroczy np. 999999999. Jeśli

dla danego rodzaju podatku ma być zdefiniowanych kilka przedziałów podatkowych, wtedy

trzeba kolejno dla każdego wpisać odpowiednie informacje.

W obu opisanych powyżej oknach znajduje się pole ‘Rok poprzedni’. Zaznaczenie go, bez wci-

śnięcia ikony edycji, powoduje wyświetlenie odpowiednich informacji odnoszących się do po-

przedniego roku podatkowego.



Odliczenia

Dane o odliczeniach od podatku lub dochodu wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Podatki’ –

‘Odliczenia’

W polu ‘Pracownik’ wybieramy osobę, której wprowadzane dane mają dotyczyć, a następnie

wciskamy przycisk dodawania lub edycji.

W polu ‘Rodzaj odliczenia’ wybieramy odliczenie, które ma być wprowadzone.

W polu ‘Kwota’ należy wpisać kwotę odliczenia.

W polu ‘Pozostało’ program wstawia kwotę, jaka pozostała na dany moment do odliczenia. Je-

żeli rozpoczyna się korzystanie z programu w sytuacji, gdy część odliczenia została już pobrana,

wówczas samemu należy wpisać kwotę, jaka pozostała do odliczenia.

W polu wyboru ‘Od podatku/Od dochodu’ wybieramy, czy odliczenie dotyczy dochodu, czy

podatku.

Definiowanie odliczeń

Jeżeli nie ma odliczenia, którą chciałoby się wprowadzić, należy je zdefiniować. Czynność tę

wykonuje się w oknie ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Odliczenia’.

W polach ‘Skrót’ i ‘Nazwa’ należy wprowadzić skrót nazwy odliczenia oraz pełną jego nazwę.

Po wciśnięciu przycisku ‘Generator odliczeń’ należy wskazać, na jakiej liście odliczenie to ma

być pobierane.



Korekty podatku

Dane o korektach podatku z roku ubiegłego (z PIT-40) wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’ –

‘Podatki’ – ‘Korekty’



W polu ‘Lista płac’ wybieramy nagłówek listy, na której korekta będzie uwzględniona.

W polu ‘Kwota’ wpisuje się kwotę korekty (w przypadku nadpłaty podatku będzie to kwota

ujemna, przy niedopłacie – dodatnia).

W polu ‘Miesiąc realizacji’ wskazuje się miesiąc, w którym korekta ma być wzięta na listę płac.



Przygotowanie i drukowanie formularzy podatkowych PIT

Definiowanie PIT-ów

W programie istnieje możliwość drukowania PIT-ów 4R, 4, 8AR, 8A, 11, 40. Przed rozpoczę-

ciem pracy z PIT-ami należy wykonać konfigurację każdego z nich. Czynność tę realizuje się w

oknie ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-4’ – ‘Konfigurator’ (dla PIT-4), ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-

8A’ – ‘Konfigurator’ (dla PIT-8A), ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-8B’ – ‘Konfigurator’ (dla

PIT-8B), ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-11’ – ‘Konfigurator’ (dla PIT-11), ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ –

‘PIT-40’ – ‘Konfigurator’ (dla PIT-40).

Konfiguracja polega na wskazaniu, w którym wierszu danego druku mają być zsumowane wy-

nagrodzenia opodatkowane określonym rodzajem podatku (dlatego też istnieje konieczność defi-

niowania różnych rodzajów podatków, nawet jeżeli dotyczą one takiego samego procentu podat-

ku). Po otworzeniu odpowiedniego okna i wciśnięciu ikony dodawania lub edycji po lewej stro-

nie okna suwakiem wskazujemy, w którym wierszu ma być drukowany wprowadzany rodzaj po-

datku, zaś w polu ‘Rodzaj podatku’ wybiera się nazwę tego podatku. Dodatkowo podczas kon-

figuracji PIT-4, 4R w polu ‘Umowa zlecenie’ trzeba wstawić znak ‘v’ w przypadku podatków

odnoszących się do umów zleceń (suma kwot tych podatków zostanie umieszczona na drugiej

stronie PIT-4).



PIT-4, PIT-4R

Obsługa PIT-4, 4R odbywa się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-4’ – ‘Drukowanie’.

W polu wyboru ‘Co drukować?’ wskazuje się, czy drukowany ma być pusty formularz (‘Dru-

kuj tylko puste formularze’), czy wypełniony (‘Drukuj PIT-y wypełnione’).

Pole ‘Cieniuj tło’ służy do oznaczenia, czy szare pola występujące na oryginalnym druku PIT

w przypadku wydruku z programu również mają być szare (domyślnie pole to jest zaznaczone).

Jeżeli cały druk ma być biały (w przypadku niektórych drukarek jest to konieczne), wówczas po-

le to trzeba odznaczyć.

W polu wyboru ‘Strona’ należy wybrać, która strona ma być drukowana.

Wstawienie znaku ‘v’ w polu Odliczaj wynagrodzenie dla płatnika spowoduje, że na wydruku

zostanie policzona kwota wynagrodzenia dla płatnika za terminowe przekazanie podatku.

W polach ‘Miesiąc’ i ‘Rok’ należy wybrać miesiąc i rok, za który wykonywana jest deklaracja

(domyślnie jest to miesiąc przetwarzania i rok podatkowy).

W polach ‘Data wpłaty (przekazania) należności’ i ‘Data wypełnienia deklaracji’ trzeba

ustawić daty, jakie mają zostać wydrukowane w analogicznych polach na druku (domyślnie jest

to data systemowa).

Pole wyboru ‘Sposób przekazania należności’ służy do oznaczenia, w jaki sposób zostanie

przekazany podatek (oczywiście odpowiednie oznaczenie zostanie umieszczone również na dru-

ku).



Przyciski ‘Drukuj’ lub ‘Podgląd’ służą do wyliczenia i wydrukowania ‘PIT-u’. Przy czym po

wciśnięciu przycisku ‘Drukuj’ automatycznie zostanie wyliczony PIT-4 i pojawi się okno dru-

kowania. Użycie przycisku ‘Podgląd’ spowoduje, że po wyliczeniu pojawi się podgląd, na któ-

rym można zobaczyć obliczone wartości i w razie potrzeby je skorygować.

Korekty dokonuje się w następujący sposób: przede wszystkim przed wciśnięciem przycisku

‘Podgląd’ w polu wyboru ‘Strona’ musi zostać wybrana pierwsza lub druga strona (ta, która

będzie korygowana), następnie po wygenerowaniu podglądu wciskamy przycisk ‘Drukuj’. Wy-

świetlone zostanie pytanie ‘Czy chcesz nanieść poprawki?’. Po wciśnięciu odpowiedzi ‘Tak’

otworzy się okno, w którym w polu ‘Numer pola formularza PIT’ należy wskazać numer pola,

które chce się skorygować, w polu ‘Zawartość’ wpisuje się treść, która ma być wydrukowana w

polu o tym numerze. Wciśnięcie przycisku ‘Popraw’ spowoduje uwzględnienie poprawki i

można wprowadzać korekty w kolejnych polach. Po zakończeniu poprawiania danej strony

można ją od razu wydrukować (przycisk ‘Drukuj’), obejrzeć wprowadzone zmiany (przycisk

‘Podgląd’) lub anulować zmiany (przycisk ‘Anuluj’). Jeżeli na pytanie o poprawki wybierze się

odpowiedź ‘Nie’, wówczas otwarte zostanie okno drukowania bez możliwości korygowania;

wybranie odpowiedzi ‘Anuluj’ spowoduje powrót do podglądu. Po skorygowaniu jednej strony

można poprawić drugą.

‘Filtr kartoteki’ - po zaznaczeniu tego pola PIT będzie drukowany z uwzględnieniem filtra kar-

toteki.



PIT-8A

Obsługa PIT-8A odbywa się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-8A’ – ‘Drukowanie’. Jest ona

identyczna jak w przypadku PIT-4.



PIT-8B

Obsługa PIT-8B odbywa się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-8B’ – ‘Drukowanie’.

W polu wyboru ‘Co drukować?’ wskazuje się, czy drukowany ma być pusty formularz (‘Dru-

kuj tylko puste formularze’), czy wypełniony (‘Drukuj PIT-y wypełnione’).

W polu wyboru ‘Strona’ należy wybrać, która strona ma być drukowana.

W polu ‘Rok’ należy wybrać rok, za który wyliczony będzie PIT (domyślnie jest to rok podat-

kowy).

W polu ‘Data wypełnienia informacji’ trzeba ustawić datę, jakie mają zostać wydrukowane

w analogicznym polu na druku (domyślnie jest to data systemowa).

W prawej części okna wyświetlona jest lista osób, dla których można wyliczyć PIT. Domyślnie

na liście tej znajdują się tylko osoby, które znajdują się w kartotece umów zleceń (patrz sekcja

Umowy zlecenia). Jeżeli istnieje potrzeba wyświetlenia listy wszystkich osób wprowadzonych

do programu, wówczas w polu ‘Wszyscy’ należy wstawić znak ‘v’.

Na liście wybiera się osobę lub osoby (z wykorzystaniem CTRL lub SHIFT), dla których PIT ma

zostać stworzony, a następnie wciskamy przycisk ‘Wylicz’.

UWAGA: Wyliczany jest cały PIT, nie tylko wskazana strona czyli zaznaczenie w polu ‘Stro-

na’ nie ma wpływu na wyliczanie, tylko na drukowanie. Dla osób z wyliczonym drukiem w ko-

lumnie Wyliczono pojawi się oznaczenie ‘tak’. Aby obejrzeć lub skorygować wyliczone dane

trzeba zaznaczyć odpowiednią osobę i wcisnąć przycisk ‘Edytuj’. Otworzy się okno, w którym

znajdują się pola analogiczne ze znajdującymi się na druku PIT. Po ewentualnym wprowadzeniu

poprawek należy wcisnąć przycisk ‘Zapisz’ i ‘OK.’. (przycisk ‘Anuluj’ służy do pominięcia

poprawek). Do skasowania wyliczonego PIT-u (np. aby po wyliczeniu PIT-u niewłaściwej oso-

bie nie pomylić się, kto ma już PIT wystawiony) służy przycisk ‘Usuń’.

Dla osób z wyliczonym PIT-em można je wydrukować. Na liście wskazujemy osoby, dla którym

dokument ma być wydrukowany (zaznaczanie jak przy wyliczaniu). W polu ‘Strony’ wskazuje

się, które strony mają być drukowane. Następnie korzystamy z przycisków ‘Drukuj’ (od razu

zostanie otwarte okno drukowania) lub ‘Podgląd’ (przed drukowaniem wyświetlony będzie

podgląd PIT-ów zaznaczonych osób). Na liście przy nazwiskach osób, dla których PIT był dru-



kowany w kolumnie ‘Drukowano’ pojawi się oznaczenie ‘strona 1/-’, ‘-/strona 2’ lub ‘strona

1/strona 2’ (w zależności co zostało wydrukowane).



PIT-11

Obsługa PIT-11 odbywa się w oknie ‘Kartoteka’ - ‘PIT-y’ – ‘PIT-11’ – ‘Drukowanie’. Jest ona

identyczna jak w przypadku PIT-8B.

Należy pamiętać o jednej niezwykle ważnej informacji: na liście do wyliczania i drukowania

PIT-ów znajdują się osoby, które w kartotece pracowników mają wstawiony znak ‘v’ w polu

‘Pracownik’. W oknie ‘Kartoteka’ – ‘Podatki’ - ‘Ulga i koszty’ w roku, za który tworzony jest

druk musi być zaznaczone pole ‘Rozlicza się samodzielnie’ (tzn. jeżeli PIT wystawiany jest za

poprzedni rok podatkowy, to po otworzeniu okna należy wstawić znak ‘v’ w polu Rok poprzedni

i dopiero wówczas zaznaczyć pole o samodzielnym rozliczaniu, jeżeli PIT dotyczy bieżącego

roku podatkowego, wówczas zaznaczenia należy dokonać bez wskazywania roku poprzedniego).

Różnica w obsłudze między tym PIT-em a PIT-8B znajduje się w edycji, gdzie oprócz pól z

kwotami znajdują się pola ‘Za okres’ i ‘Koszty uzyskana przychodu’ (podobnie jak w przy-

padku pól z kwotami są one analogiczne z polami na druku).

Zakładka ‘Nierozdzieleni’ służy do wydruku PITa 11 dla osób, które są wprowadzone dwa razy

do kartoteki (maja dwa etaty). Dla tych osób możemy wydrukować wspólny PIT dla obu etatów.



PIT-40

Obsługa PIT-40 odbywa się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘PIT-y’ – ‘PIT-40’ – ‘Drukowanie’.

Jest ona identyczna jak w przypadku PIT-8B czy PIT-11. Należy pamiętać o jednej niezwykle

ważnej informacji: na liście do wyliczania i drukowania PIT-ów znajdują się osoby, które w kar-

totece pracowników mają wstawiony znak ‘v’ w polu ‘Pracownik’ oraz w oknie ‘Kartoteka’ –

‘Podatki’ – ‘Ulga i koszty’ w roku, za który tworzony jest druk musi być odznaczone pole ‘Roz-

licza się samodzielnie’ (tzn. jeżeli PIT wystawiany jest za poprzedni rok podatkowy, to po otwo-

rzeniu okna należy wstawić znak ‘v’ w polu ‘Rok poprzedni’ i dopiero wówczas odznaczyć pole

o samodzielnym rozliczaniu, jeżeli PIT dotyczy bieżącego roku podatkowego, wówczas odzna-

czenia należy dokonać bez wskazywania roku poprzedniego).

Różnica między tym PIT-em a PIT-8B lub PIT-11 polega na tym, że w tym druku znajdują się

dodatkowo pola ‘Data zwrotu kwoty z poz. 83’ i ‘Data, kiedy będzie pobrana kwota z poz. 81’,

w których przed wyliczeniem trzeba wstawić odpowiednie daty (daty te są zapisywane

w bazie danych podczas wyliczania, dlatego trzeba je od razu wprowadzić. Ponieważ przed wy-

liczeniem nie wiadomo, czy pracownik będzie miał niedopłatę podatku lub nadpłatę, więc najle-

piej od razu obie te daty ustawić)

Pole ‘Przenieś nadpłatę/niedopłatę’ przenosi automatycznie skutki rozliczania na wskazaną listę

płac.

Zakładka ‘Nierozdzieleni’ służy do wydruku PITa 11 dla osób, które są wprowadzone dwa razy

do kartoteki (maja dwa etaty). Dla tych osób możemy wydrukować wspólny PIT dla obu etatów.



Księgowania indywidualne

Definiowanie i dodawanie kont bankowych

Sposób wypłaty wynagrodzeń wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Księgowość’



W polu wyboru ‘Przelew/Nota memoriałowa/Kasa’ należy wskazać jeden z podanych sposo-

bów wypłaty (zwykle będzie to przelew lub kasa). Jeżeli wybrana zostanie opcja ‘Kasa’, wów-

czas wszystkie pozostałe pola stają się nieaktywne (definiowanie kończymy zapisaniem danych).

Jeżeli wybrano inną opcję, wówczas trzeba wypełnić kolejne pola.

W polu ‘W ciężar rachunku’ trzeba wybrać bank (i konto, jeżeli jest kilka w danym banku),

z którego pieniądze będą przelewane.

W polu ‘Na dobro rachunku’ wybieramy bank, do którego wypłata będzie przelewana.

W polu ‘Nazwa rachunku’ wpisuje się tekst, jaki ma się pojawić na przelewie w pozycji ‘nazwa

odbiorcy’. W każdej z czterech linii mieści się po 30 znaków. Aby przejść do niższej linii należy

wcisnąć ENTER.

W polu ‘Numer rachunku’ wpisujemy indywidualny numer rachunku pracownika, czyli drugi



człon numeru konta znajdujący się po 8-znakowym numerze banku.

W polu ‘Tytuł’ trzeba wprowadzić tekst, jaki ma się pojawić na przelewie w pozycji ‘tytułem’.

Jeżeli całe wynagrodzenie ma być wypłacane na wprowadzoną właśnie pozycję (przelew, nota

lub kasa), to zapisanie danych jest ostatnią czynnością.

Może zdarzyć się sytuacja, że pracownik chce otrzymywać wynagrodzenie w rozbiciu na kilka

pozycji tzn. na dwa lub więcej przelewów lub na przelew i do kasy. W takim przypadku w oknie

‘Kartoteka’ – ‘Księgowość’ wprowadzamy pracownikowi wszystkie pozycje, na które ma

otrzymać wypłatę. Następnie klikamy na pierwszej z nich i wciskamy przycisk ‘Rozksięgowa-

nie’.

Rozksięgowania

W oknie rozksięgowania określamy, jaka część wypłaty i z jakiej listy ma być wypłacona na po-

zycję wybraną w księgowości.

Aby to określić należy wcisnąć przycisk edycji (ponieważ zawsze domyślnie dodawany jest je-

den zapis podczas wpisywania pozycji w księgowości), a następnie w polu ‘Lista’ wybieramy

rodzaj listy, z której pieniądze mają być wypłacane na daną pozycję (jeżeli z każdego rodzaju li-

sty, to pozostawiamy ‘Wszystkie’). W polu wyboru ‘Wszystko/Część/Reszta’ oznacza się, czy

cała wypłata z wybranej w poprzednim polu listy ma być wypłacona na daną pozycję (opcja

Wszystko), tylko pewna część wypłaty określona kwotowo lub procentowo (opcja Część) albo

pozostała niż określona kwotowo lub procentowo część wypłaty (opcja ‘Reszta’). Jeżeli wybra-

na zostanie opcja ‘Część’, to aktywne stają się pola ‘Procentowo’, w którym należy wstawić

znak ‘v’ (gdyby kwota przekazywana na daną pozycję miała być określona jako pewien procent

kwoty do wypłaty) oraz ‘Kwota’, w którym wpisujemy kwotę (jeżeli pole ‘Procentowo’ jest pu-

ste) lub procent (jeżeli w polu ‘Procentowo’ wstawiony został znak ‘v’). Następnie zamykamy

to okno i wybieramy kolejną pozycję w księgowości, wciskamy przycisk ‘Rozksięgowanie’ i

powtarzamy opisane powyżej czynności np. pracownik chce, aby wynagrodzenie z listy nagród

było przelewane na rachunek A, połowa kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego przele-

wana była na rachunek B i pozostała część w kasie, zaś z każdej innej wypłaty 300 zł było prze-

lewane na rachunek A, 500 zł na rachunek B,

a pozostała część była wypłacana w kasie. Należy wówczas w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Księgowość’



wprowadzić trzy zapisy: rachunek A, rachunek B, kasa. Zaznaczamy pozycję z rachunkiem A,

wciskamy przycisk Rozksięgowanie, po czym ikonę edycji. W polu Lista wybieramy nagłówek

określający listę nagród, w polu Wszystko/Część/Reszta pozostawiamy zaznaczone Wszystko i

zapisujemy. Następnie wciskamy ikonę dodawania (teraz musimy dopisać nową pozycję, zaś

przy poprzednim zapisie używaliśmy ikony edycji, ponieważ zmienialiśmy zapis dodający się

domyślnie), w polu ‘Lista’ pozostawiamy ‘Wszystkie’ (ponieważ na rachunek A mają być prze-

lewane pieniądze z wszystkich pozostałych wypłat oprócz nagród), w polu wyboru oznaczamy

‘Część’, w polu ‘Kwota’ wpisujemy 300 i zapisujemy. Zamykamy okno rozksięgowania, w

oknie księgowości zaznaczamy rachunek B i ponownie wciskamy przycisk ‘Rozksięgowanie’.

Wciskamy ikonę edycji, w polu ‘Lista’ wybieramy nagłówek określający nagłówek listy wyna-

grodzenia rocznego, w polu wyboru zaznaczamy ‘Część’, wstawiamy znak ‘v’ w polu ‘Procen-

towo’, w polu ‘Kwota’ wpisujemy 50 (bo połowa wypłaty) i zapisujemy. Następnie wciskamy

ikonę dodawania, w polu ‘Lista’ pozostawiamy pozycję ‘Wszystkie’ (analogicznie jak w przy-

padku rachunku A), w polu wyboru zaznaczamy ‘Część’, w polu ‘Kwota’ wpisujemy 500, zapi-

sujemy i zamykamy okno rozksięgowania. Klikamy na pozycji odnoszącej się do kasy i wciska-

my przycisk ‘Rozksięgowanie’. Wciskamy ikonę edycji, w polu ‘Lista’ wybieramy nagłówek

określający nagłówek listy wynagrodzenia rocznego, w polu wyboru zaznaczamy ‘Reszta’ (po-

nieważ jest to pozostała część wynagrodzenia rocznego) i zapisujemy. W ostatniej operacji wci-

skamy ikonę dodawania, w polu ‘Lista’ pozostawiamy pozycję ‘Wszystkie’, w polu wyboru za-

znaczamy ‘Reszta’ i zapisujemy.



Definiowanie danych o bankach

Jeżeli w polach ‘W ciężar rachunku’ lub ‘Na dobro rachunku’ nie ma banku, który chce się

wybrać, należy go zdefiniować. W zależności od pola, w którym wybiera się bank czynność tę

wykonuje się w oknie ‘Słowniki’ – ‘Księgowości’ – ‘Na dobro rachunku’ (banki, w których pra-

cownicy mają rachunki) lub w oknie ‘Słowniki’ – ‘Księgowość’ – ‘W ciężar rachunku’ (banki, w

których rachunki ma przedsiębiorstwo). Ponieważ oba słowniki niewiele się różnią, więc poniż-

szy opis sposobu wypełniania pól, z wyjątkiem określonych na końcu rozdziału miejsc, dotyczy

obu okien

W polach ‘Skrót’ i ‘Nazwa’ należy wprowadzić skrót nazwy banku (może się powtarzać dla

różnych banków) oraz jego nazwę.

W polu ‘Numer oddziału’ trzeba wpisać osiem cyfr określających odział banku.

W polu ‘Konto/Typ’ rachunku należy wprowadzić część numeru konta znajdującą się za drugim

członem określającym indywidualny numer posiadacza rachunku. Jeżeli numer konta składa się

tylko z dwóch członów, wówczas w polu tym należy wstawić ‘spację’.

W polu ‘Nazwa’ rachunku wpisuje się nazwę, jaka ma być wydrukowana na przelewie

w pozycjach ‘Nazwa odbiorcy’ (pobierana do przelewu z okna ‘Słowniki’ – ‘Księgowość’ –

‘Na dobro rachunku’ w przypadku wykonywania przelewów zbiorczych do danego banku) lub

‘nazwa zleceniodawcy’ (pobierana do przelewu z okna ‘Słowniki’ – ‘Księgowość’ – ‘W ciężar

rachunku’).



Obydwa słowniki różnią się kilkoma elementami:

W słowniku ‘W ciężar rachunku’ w polu ‘Numer rachunku’ trzeba wpisać drugą część numeru

konta (znajdującą się za numerem oddziału).

W słowniku ‘Na dobro rachunku’ pole ‘Numer rachunku’ pozostawia się puste (gdyby w tym

miejscu został wpisany numer rachunku jednego z pracowników, wówczas na przelewie zbior-

czym do danego banku zostałby on wydrukowany), gdyż indywidualne numery kont pracowni-

ków wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’ - ‘Księgowość’.

W słowniku ‘Na dobro rachunku’ pole ‘L.k.’ pozostawia się puste, zaś w polu ‘Tytuł’ należy

wstawić tekst, jaki ma zostać domyślnie pobrany do wydrukowania na przelewie zbiorczym do

danego banku w pozycji ‘tytułem’ (aczkolwiek przy drukowaniu przelewów można narzucić in-

ną nazwę).



Księgowania zbiorcze

Księgowania zbiorcze wewnętrzne

Po wyliczeniu wypłaty i wykonaniu zestawień trzeba przygotować przelewy dla pracowników.

Wykorzystujemy do tego okno ‘Listy płac’ – ‘Księgowania indywidualne’ – ‘Wykonanie’.

W otwartym oknie zaznaczamy listy płac, które chcemy rozksięgować na konta pracowników i

do kasy (jeżeli listy zostały już przeniesione do archiwum, to najpierw trzeba kliknąć na zakład-

ce ‘Archiwum’ z odpowiednim rokiem). Jeżeli rozksięgowania mają być wykonane ze wszyst-

kich list lub z większości, wówczas można skorzystać z przycisku ‘Wszystkie’ i ewentualnie

odznaczyć listy, które mają nie być rozksięgowane.

Po prawej stronie wyświetlona jest lista nazwisk pracowników. Osoba, która nie będzie zazna-

czona nie zostanie uwzględniona podczas wykonywania rozksięgowań. Jeżeli rozksięgowania

mają być wykonane tylko dla niektórych zatrudnionych, wówczas, oprócz zaznaczania lub od-

znaczania poszczególnych osób, można zastosować następujące metody:

o jeżeli otwarta zostanie kartoteka pracowników, a następnie skorzysta otworzymy okno

‘Listy płac’ – ‘Księgowania indywidualne’ – ‘Wykonanie’, wtedy na liście pracowników

pojawią się tylko nazwiska osób znajdujących się w tym momencie w kartotece. W

związku z tym otwarcie kartoteki pracowników z filtrem spowoduje wyświetlenie tylko



wybranej grupy osób,

o jeżeli zostaną wybrane niektóre listy płac, wówczas spośród zaznaczonych po prawej

pracowników do przelewów wybrane będą tylko ci, którzy znajdują się na tych listach

(gdy chce się zobaczyć, którzy pracownicy znajdują się na tych listach, wtedy wciśnięcie

znajdującego się w prawym górnym rogu okna przycisku Wybierz zaznaczy ich),

o po wpisaniu w polu ‘Dochody brutto’ kwot od, do lub jednej z nich, wybraniu list płac

i wciśnięciu przycisku ‘Wybierz’ zaznaczeni zostaną pracownicy spełniający wszystkie

wskazane kryteria (pozostawienie jednego z pól od lub do pustego spowoduje, że przy

wybieraniu osób program nie będzie sprawdzał tej kwoty).

Jeżeli przelewy wykonywane są dla wszystkich pracowników, wówczas wystarczy wybrać listy

płac i pozostawić wszystkich pracowników zaznaczonych.

Pola ‘Za miesiąc’, ‘Miesiąc wypłacenia’ i ‘Ile wypłacić’ mają znaczenie tylko w sytuacji, gdy

przelewy wykonywane są z części wypłaty. Wówczas w polu ‘Za miesiąc’ wybieramy miesiąc,

za który rozksięgowywana wypłata była wyliczona (program sumując kwoty wypłacone za

wskazany miesiąc sprawdza, czy pracownik nie ma wypłacone więcej niż wynika to z rozksię-

gowywanej listy, a nie z listy za ten miesiąc. W związku z tym trzeba uważnie wybierać miesiąc

i listy płac do rozksięgowania), w polu ‘Miesiąc’ wypłacenia wybieramy miesiąc, w którym pra-

cownicy otrzymają pieniądze (pole to ma znaczenie wówczas, gdy do programu ‘Płatnik’ prze-

kazywane są informacje o nieobecnościach i przekazanych składkach zgodnie z miesiącem wy-

płacenia pieniędzy, a nie zgodnie z miesiącem listy płac. W innym wypadku pole to nie ma zna-

czenia) oraz w polu ‘Ile wypłacić’ wpisać wypłacaną kwotę.

Pole ‘Bank (ciężar)’ pozwala wybrać konto, z którego pieniądze będą przelewane (konto to do-

tyczyć będzie wszystkich pracowników). Jeżeli pozostawiona zostanie pozycja ‘Wg definicji’,

wtedy informacja o tym koncie dla każdego pracownika będzie pobrana z okna ‘Kartoteka’ –

‘Księgowość’.

Jeżeli wstawiony zostanie znak ‘v’ w polu ‘Umowy zlecenia’, wówczas aktywne staje się pole

‘Data wypłaty’, w którym należy wskazać przedział dat, z którego rachunki będą rozksięgowa-

ne (podczas sprawdzania, czy rachunek zawiera się w tym przedziale decyduje data znajdująca

się przy rachunku w polu ‘Data rachunku’).

W prawym dolnym rogu okna znajdują się cztery przyciski:

o ‘Wycofaj ostatnie’ – przycisk ten zadziała tylko w przypadku częściowych przelewów

(gdy wprowadzona zostanie kwota w polu ‘Ile wypłacić’). Wciśnięcie tego przycisku

powoduje wycofanie ostatnio wykonanego częściowego rozksięgowania,

o ‘Symulacja’ – wciśnięcie tego przycisku powoduje, że nie zostanie wykonane rozksię-

gowanie, a tylko wyświetlona zostanie kwota, jaka dla zaznaczonych osób powinna być

przelana na konta pracowników i wypłacona w kasie,

o ‘OK.’ – wciśnięcie tego przycisku spowoduje wykonanie rozksięgowania,

o ‘Anuluj’ – wciśnięcie tego przycisku powoduje zamknięcie tego okna bez wykonania

rozksięgowania.

Po wykonaniu rozksięgowania zostanie wyświetlone okno przeglądania Księgowań indywidual-

nych (można je również otworzyć wykorzystując menu ‘Listy płac’ – ‘Księgowanie indywidual-

ne’ – ‘Przeglądanie’).



Drukowanie przelewów

Drukowanie przelewów odbywa się z okna przeglądania księgowań indywidualnych ‘Listy płac’

– ‘Księgowanie indywidualne’ – ‘Przeglądanie’ otwartego na zakończenie omawiania poprzed-

niego działu instrukcji. Jeżeli chcemy stworzyć wydruk dla konkretnej grupy płacowej, to w polu

‘Grupa płacowa’ trzeba wybrać nazwę tej grupy. Jeżeli pole ‘Każda osoba oddzielnie’ jest pu-

ste, wówczas generowane są przelewy zbiorcze (na jednym przelewie znajdują się wszystkie

osoby posiadające konta w danym banku, do takiego przelewu dołącza się wykaz osób, których

kwoty składają się na kwotę przelewu oraz drukujące się na ostatniej stronie przelewów zesta-

wienie do banków z kwotami do przekazania do poszczególnych banków). Jeżeli w pole to zo-

stanie wstawiony znak ‘v’, wtedy dla każdego pracownika wydrukowany zostanie oddzielny

przelew.

Aby wydrukować przelewy lub wykazy do przelewów trzeba kliknąć na dowolnej pozycji doty-

czącej przelewów (w pierwszej kolumnie znajduje się napis ‘Przelew’). Następnie klikamy przy-

cisk drukowania (ikona drukarki – trzecia od prawej) albo podglądu wydruku (ikona kartki z lu-

pą – druga od prawej). Otworzy się okno ‘Przelewy’ – ‘Opcje drukowania’.

W polu wyboru ‘Rekordy’ wybieramy opcję ‘Bieżący’ (jeżeli przelew ma dotyczyć tylko pozy-

cji zaznaczonej w Księgowaniach indywidualnych) lub ‘Wszystkie’ (jeżeli mają być wydruko-

wane wszystkie przelewy).

W sąsiednim polu zaznaczamy opcję ‘Wykaz’ (jeżeli drukowane mają być wykazy załączane do

przelewów), ‘Przelew stary’ (jeżeli drukowane są przelewy w układzie sprzed 2001 r.), ‘Prze-

lew nowy’ z programu (jeżeli drukowane są przelewy w układzie obowiązującym od początku

2001 r., po wybraniu tej opcji program tworzy ‘szatę graficzną przelewu’ wraz z kwotami) lub

‘Przelew nowy na druku’ (jeżeli drukowane są przelewy w układzie obowiązującym od początku

2001 r., aby skorzystać z tej opcji trzeba dysponować gotowymi drukami przelewów, w które

program wdrukuje kwoty).

W polach z grupy ‘Czcionka’ można wybrać rodzaj czcionki (pole ‘Nazwa’) lub jej wielkość

(pole ‘Rozmiar’).

W polu ‘Data przelewu’ wpisujemy datę przelewu. Jeżeli w sąsiednim polu ‘Drukuj’ będzie



wstawiony znak ‘v’, wówczas data ta zostanie wydrukowana na przelewach. Gdy będzie ono od-

znaczone, wtedy data na wydruku się nie pojawi. Zaznaczenie pola ‘Tylko na ostatnim blan-

kiecie’ powoduje, że data zostanie wydrukowana tylko na ostatnim odcinku przelewu. W prze-

ciwnym razie pojawi się ona na wszystkich odcinkach (pole to pojawia się po wybraniu opcji

‘Przelew nowy z programu’ lub ‘Przelew nowy na druku’).

Poniżej pól dotyczących rodzaju i wielkości czcionki znajduje się pole ‘Edycja tytułu’. Dotyczy

ono występującego na przelewach tytułu przelewu. Program domyślnie jako tytuł przyjmuje

tekst, który wpisany jest w polu ‘Tytuł’ w słowniku banków (‘Słowniki’ – ‘Na dobro rachunku’)

dla przelewów zbiorczych lub przy kontach pracowników (‘Kartoteka’ – ‘Księgowość’) dla

przelewów indywidualnych. Gdyby użytkownik chciał narzucić treść tytułu przelewów, wtedy

trzeba zaznaczyć pole ‘Edycja tytułu’ i w uaktywnionym obok polu wpisać potrzebny tekst.

Konieczne jest zwracanie uwagi, czy pole to jest zaznaczone, gdyż po wstawieniu znaku ‘v’ i

pozostawieniu pustego pola tekstowego program pozostawi tytuł przelewu pusty.

Wartość wpisana w polu ‘Liczba rekordów na stronie’ określa, ile osób znajdzie się na jednej

stronie wykazu załączanego do przelewów, a także ile pozycji zawartych będzie na zestawieniu

przelewów do banku znajdującym się na ostatniej stronie przelewów.

Jeżeli przelewy drukowane są na gotowych drukach, wówczas program musi ‘wdrukować się’ w

odpowiednie pola na druku. W zależności od producenta druki mogą różnić się nieznacznie wy-

miarami, więc w programie istnieje możliwość regulacji miejsca, w którym tekst ma być druko-

wany. Służą do tego pola ‘Marginesy’ (w polach tych można regulować dwa parametry wydru-

ku – ustawienie w pionie i w poziomie). Aby dokładnie ustalić położenie poszczególnych odcin-

ków przelewu należy skorzystać z przycisku ‘Szczegóły’.

W otwartym okienku ustawień szczegółowych polach ‘Marginesy górne’ wpisuje się wartość

marginesów oddzielnie dla odcinków znajdujących się w górnej części przelewu (pole górne)

oraz dla odcinków na dole (pole dolne). Podobnie jest z polami ‘Marginesy lewe’, które odno-

szą się do marginesów odcinków po lewej (pole po lewej) i po prawej (pole po prawej) stronie

przelewu.

Na ostatniej stronie przelewów (ewentualnie na dwóch ostatnich stronach) drukowane jest ze-

stawienie przelewów do banku. Jest ono ustawione w tym samym ‘kierunku’ co przelewy (po

nowych przelewach w poziomie, po starych w pionie). Jeżeli użytkownik chce wydrukować ze-

stawienie w pionie, wówczas drukując przelewy w nowym układzie należy opuścić drukowanie

ostatniej (ostatnich) strony, a następnie po kliknięciu ikony ‘Podgląd’ wydruku i wybraniu opcji

‘Przelew stary’ wydrukować tylko ostatnią (ostatnie) stronę.



Tworzenie wydruków do kasy

Niektórzy pracownicy otrzymują wypłatę w kasie. Program pozwala wykonać wydruk listy wy-

płat z kasy (wraz z nominałami) oraz dokumentów KW.

Aby stworzyć jeden z nich w oknie ‘Listy płac’ – ‘Księgowania indywidualne’ – ‘Przeglądanie’

trzeba podświetlić linię kasy i usunąć znak ‘v’ z pola ‘Każda osoba oddzielnie’. Następnie klik-

nąć ikonę podglądu wydruku lub drukowania. Zostanie otwarte okno opcji drukowania wypłat z

kasy.

Wybieramy rodzaj wydruku, jaki ma być sporządzony (rekord zawsze będzie bieżący) i usta-

wiamy parametry wydruku (czcionka, liczba rekordów, data).

Jeżeli wskazana została opcja ‘Lista wypłat’, wówczas powstanie wydruk listy wypłat z kasy

wraz z nominałami (na ostatniej stronie) które należy pobrać z banku aby wypłata mogła być do-

konana. Można wykorzystać tę opcję do otrzymania listy nominałów (drukując tylko ostatnią

stronę).

Po wybraniu opcji ‘Kasa wypłaci’ zostanie otwarte dodatkowe okno ‘Wypłata z kasy’.



W oknie tym wypełniamy pola ‘Za co’, ‘Numer’ oraz ‘Drukuj nagłówek’ (wstawienie znaku

‘v’ w tym polu spowoduje wydrukowanie w nagłówku każdego KW danych firmy tzn. nazwy,

adresu, NIP i REGON). Pole ‘Numer’ jest numerem kolejnego po ostatnim wystawionym do-

tychczas w kasie KW który zostanie wydrukowany w celu zachowania odpowiedniej kolejności

numeracji dokumentów



Eksport danych do ZUS

Ponieważ program nie przekazuje automatycznie informacji do programu ‘Płatnik’, dlatego eks-

port danych odbywa się w następujących etapach:

o konfiguracja przekazu (dotyczy dokumentów RCA lub RNA oraz RSA),

o przygotowanie danych do eksportu,

o eksport danych do programu ‘Płatnik’,

o wczytywanie danych w programie ‘Płatnik’.

Konfiguracja przekazu

Etap ten odnosi się do dokumentów ZUS RCA (lub ZUS RNA) ZUS RSA. Ma on na celu wska-

zanie, jakie dane mają być przekazywane do programu ‘Płatnik’ i odbywa się poprzez polecenie

okna:

o ‘Administracja’ – ‘Ubezpieczenia’ – ‘Eksport danych do ZUS’ –’RCA’ – ‘Konfiguracja’

(dla RCA),

o ‘Administracja’ – ‘Ubezpieczenia’ – ‘Eksport danych do ZUS’ –’RNA’ – ‘Konfiguracja’

(dla RNA)

o ‘Administracja’ – ‘Ubezpieczenia’ – ‘Eksport danych do ZUS’ –’RSA’ – ‘Konfiguracja’

(dla RSA).

Konfiguracja dokumentu RCA polega na wskazaniu, jakie dane w programie odpowiadają in-

formacjom wymaganym przez ZUS.

W tym celu po kliknięciu ikony dodawania wybieramy odpowiednią zakładkę, w polu ‘Świad-

czenie’ wybieramy nazwę danej wymaganej przez ZUS, w polu ‘Nazwa’ wskazujemy, pod jaką

nazwą w programie występuje informacja odnosząca się do wybranej w polu ‘Świadczenie’ np.

chcąc przekazywać do ZUS kwoty zasiłków pielęgnacyjnych wskazujemy zakładkę ‘Zasiłek’, w

polu ‘Świadczenie’ wybieramy ‘Zasiłek pielęgnacyjny’, zaś w polu ‘Nazwa’ – nazwę świad-

czenia odnoszącego się do zasiłku pielęgnacyjnego. Po wykonaniu tych czynności zapisujemy



pracę i powtarzamy ją dla kolejnych koniecznych pozycji (ubezpieczenia społeczne pracodawcy,

pracownika, ubezpieczenie zdrowotne, zasiłki rodzinne, macierzyński, wychowawcze).

UWAGA: jeżeli do świadczenia odnosi się kilka pozycji z programu np. zasiłek rodzinny okre-

ślony jest przez zasiłek w kwocie oddzielnie za pierwsze, drugie, trzecie oraz czwarte i kolejne

dziecko, to świadczenie zasiłek rodzinny trzeba ‘połączyć’ kolejno z każdym z nich.

Konfiguracja dokumentu RNA jest podobna do ustawiania RCA, przy czym zamiast wskazywa-

nia świadczeń musimy połączyć nazwy należności lub wynagrodzeń za czas nieobecności ze

składnikami wynagrodzeń przekazywanymi do programu ‘Płatnik’.

Konfiguracja RSA ogranicza się do wskazania, z jakimi kodami informacje mają być przekazane

do programu ‘Płatnik’. W tym celu po kliknięciu ikony dodawania wskazujemy odpowiednią za-

kładkę, w polu poniżej wybieramy nazwę zasiłku, wynagrodzenia za czas nieobecności lub prze-

rwy i w polu ‘Kod’ świadczenia wpisujemy kod, z jakim świadczenie ma być przekazane np.

pod zakładką ‘Zasiłek’ wybieramy nazwę zasiłku chorobowego 80% i w polu ‘Kod świadcze-

nia’ wpisujemy 313.

UWAGA: jeżeli z jednym kodem ma być przekazanych kilka świadczeń, wówczas trzeba je ko-

lejno dodać z tym samym kodem np. z kodem 313 przekazywany jest zasiłek chorobowy 80%

oraz zasiłek chorobowy 100%.

W związku z tym najpierw dodajemy zasiłek 80% jako kod 313, a potem zasiłek 100% ponow-

nie z kodem 313.

Przekazywanie dokumentów wymaga również wprowadzenie danych o firmie.

W oknie ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’ na zakładce ‘Właściciel/Płatnik’ trzeba wpisać

dane identyfikacyjne lub personalne. Koniecznie trzeba zwrócić uwagę, czy w polu ‘Data uro-

dzenia’ znajduje się znak ‘v’. Jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, to pole to należy odznaczyć.



Przygotowanie danych do eksportu

Do przygotowania danych służy okno ‘Administracja’ – ‘Ubezpieczenia’ –’Nowy eksport da-

nych do ZUS’

Należy wybrać zakładkę ‘Przygotowanie’. Po wybraniu tego polecenia na ekranie pojawia się

okno, w którym trzeba podać miesiąc, za który ma być przygotowany raport (w kalendarzu nale-

ży wskazać dowolny dzień z tego miesiąca). Następnie program rozpoczyna analizę danych z

wybranego miesiąca a po jej wykonaniu pojawi się pytanie: ‘czy chcesz obejrzeć przygotowane

raporty’ Odpowiedz ‘Tak’ spowoduje wyświetlenie okna prezentującego dane przygotowane

do eksportu dla programu ‘Płatnik’. Jeżeli odpowiemy ‘Nie’ a po jakimś czasie chcielibyśmy

obejrzeć przygotowane dane należy ponownie otworzyć okno ‘Nowy eksport danych do ZUS’,

wybrać zakładkę ‘Przeglądanie’, wskazać rodzaj danych które chcemy obejrzeć pamiętając o

odpowiedniej dacie w polu ‘Data’. Zatwierdzenie przyciskiem ‘OK.’ spowoduje wyświetlenie

okna z przygotowanymi danymi.



Eksport danych do programu ‘Płatnik’

Ponownie otwieramy okno ‘Nowy eksport danych do ZUS’. W polu Data należy wskazać datę

eksportu (domyślnie jest to data systemowa, (w programie ‘Płatnik’ jest ona wstawiana w polu

‘Data wypełnienia dokumentu’) oraz w polu ‘Nr raportu’ trzeba wpisać numer, jaki ma mieć

eksportowany dokument (domyślnie jest to 01/numer miesiąca przygotowania/rok przygotowa-

nia, w programie ‘Płatnik’ jest on wstawiany w polu ‘Identyfikator raportu’). Po wypełnieniu

tych informacji i kliknięciu przycisku ‘OK.’. otwarte zostaje okno ‘Zapisz jako’ służące do zapi-

sania eksportowanego dokumentu na dysku (w polu ‘Zapisz’ w można wskazać miejsce, gdzie

plik będzie zapisany, w polu ‘Nazwa pliku’ można zmienić zaproponowaną przez program na-

zwę pliku – nazwa raportu, data wypełnienia np. RCA01-10-30). Trzeba zapamiętać nazwę pli-

ku, pod którą zapisany został raport, aby później bez problemu można było go wczytać w pro-

gramie ‘Płatnik’ Wyeksportowany plik może zawierać dane z pojedynczego raportu dla ZUS lub

jednocześnie zawierać wiele raportów jeśli zostały wcześniej przygotowane i zaznaczone do

‘eksportu’.



Zatwierdzanie dokumentów zgłoszeniowych

W przypadku przygotowania kadrowych dokumentów zgłoszeniowych np. ZUS ZZA, po ich

przygotowaniu i prawidłowym eksporcie do programu ‘Płatnik’ należy dokonać zatwierdzenia

klikając przycisk ‘OK.’ na zakładce ‘Zatwierdzenie’ po wskazaniu dokumentów do zatwier-

dzenia. Ma to na celu zapisanie przez program danych które zostały przekazane do programu

płatnik, tak by nie pojawiały się one powtórnie przy następnym uruchomieniu opcji przygotowa-

nia dokumentów do ZUS

Wczytywanie danych w programie ‘Płatnik’

Po uruchomieniu programu ‘Płatnik’ tworzymy nowy, pusty zestaw dokumentów rozliczenio-

wych (polecenie ‘Zestaw nowy’ lub klikając na pasku pierwszą ikonę od lewej ‘Nowy zestaw

dokumentów’). W otwartym oknie wskazujemy płatnika, dla którego zestaw jest tworzony. Na-

stępnie należy wczytać wszystkie dokumenty wyeksportowane z programu ‘AgemaHR’. Służą

do tego polecenia ‘Zestaw’ – ‘Importuj nowe’ lub ‘Zestaw’ - Importuj z aktualizacją’ albo znaj-

dujące się na pasku adekwatne ikony. Po wybraniu polecenia lub ikony na ekranie pojawia się

okno, w którym należy wskazać dokument do pobrania (jeżeli w oknie tym nie ma potrzebnego

dokumentu, wówczas należy wstawić znak ‘v’ w polu ‘Inna lokalizacja’, wcisnąć przycisk

‘Przeglądaj’ i pokazać miejsce, w którym dokumenty zostały zapisane). Ponieważ nie ma moż-

liwości wczytania wszystkich dokumentów na raz, więc powyższą czynność trzeba powtórzyć

dla każdego importowanego dokumentu.

UWAGA: różnica między poleceniami Importuj nowe i Importuj z aktualizacją jest następująca:

jeżeli wczytujemy po raz drugi dokument tego samego typu np. po wczytaniu RCA dla pracow-

ników wczytujemy RCA stworzone dla umów zlecenia, wtedy nowy import spowoduje zastąpie-

nie wcześniej wprowadzonego dokumentu nowym, zaś import z aktualizacją spowoduje dopisa-

nie nowego dokumentu do starego.

Dalsza praca związana z zestawem dokumentów (stworzenie DRA, weryfikacja doku-

mentów, ewentualne dopisywanie lub korekta danych) odbywa się w programie ‘Płatnik’.



Listy płac archiwalne

Do przeglądania list płac z poprzednich miesięcy służy polecenie ‘Listy płac’ – ‘Archiwum’. Po

wybraniu tej opcji otwarte zostanie okno podobne jak w przypadku list płac.

Korzystanie z archiwum płacowego jest prawie identyczne jak korzystanie z list płac (przegląda-

nie, tworzenie zestawień). Jedyna różnica polega na tym, że w górnej części okna archiwum

oprócz pól Nagłówek i Numer znajdują się pola służące do wybrania roku i miesiąca, za który

była przeglądana lista płac.



Przenoszenie list, zmiana numerów i dat

W indywidualnych wypadkach może zaistnieć konieczność zmiany numeru lub daty wyliczonej

już listy płac, a także przeniesienia jej z archiwum na listę płac lub z listy płac do archiwum.

Czynności tych dokonuje się w oknie ‘Listy płac’ – ‘Przenoszenie’



Przenoszenie wyliczonych list płac

Przenoszenie list wykonywane jest poprzez wskazanie źródła listy oraz jej miejsca przeznacze-

nia. W ‘Źródle’ określamy w polu ‘Tabela’ skąd chcemy listę płac przenosić. Będzie to aktual-

na lista płac lub tabela zawierająca dane z poprzednich lat. W polu ‘Lista’ pojawiają się typy list

płac które znajdują się w wybranej tabeli. W polu ‘Numer’ pojawią się do wyboru numery list

płac z wskazanej tabeli i określonym typie listy. W części ‘Przeznaczenie’ wskazujemy w polu

‘Tabela’ tabelę do której wybrana lista płac ma zostać przeniesiona.

Zmiana numeru listy i daty wypłat

Zmiana jest możliwa po wstawienia znaku ‘v’ w polu ‘Zmiana numeru listy i daty wypłaty’ co

powoduje uaktywnienie pól ‘Nr’ oraz ‘Data wypłaty’. Należy analogicznie jak przy przenosze-

niu list płac wskazać w części ‘Źródło’ listę płac w której będzie dokonana zmiana numeru, a

następnie wprowadzić nowy lub dotychczasowy numer listy w polu ‘Nr’ oraz datę w polu ‘Data

wypłaty’. Jeżeli wprowadzone dane są zgodne z życzeniem użytkownika, zatwierdzamy je przy-

ciskiem ‘OK.’. W przypadku wyliczania wielu list płac dla pracowników w jednym miesiącu np.

lista wynagrodzenia, lista nagród itd. To zmiana miesiąca lub roku w dacie listy może nastąpić

tylko w odniesieniu do ostatnio wyliczonej listy. Blokada związana jest z korektą składek ZUS w

oparciu o poprzednio wyliczone listy płac.



Rozpoczynanie nowego miesiąca przetwarzania danych

Po wykonaniu wszystkich czynności związanych z wyliczeniem i obsługą list płac (przelewy,

zestawienia itp.), a przed rozpoczęciem wprowadzania danych dotyczących następnego miesiąca

(kwoty wynagrodzeń i zasiłków należnych za czas nieobecności, wyliczanie list za następny

miesiąc itp.) trzeba zmienić miesiąc, w którym dane są przetwarzane. W tym celu należy otwo-

rzyć okno ‘Administracja’ – ‘Parametry systemu’ i pod zakładką ‘Płace’ znajduje się przycisk

‘Rozpoczęcie nowego miesiąca’.

Po jego wciśnięciu program przenosi do historii jednorazowe należności (chyba że są dodatkowo

oznaczone jako zerowane po rozpoczęciu miesiąca), zasiłki i potrącenia, usuwane są kwoty wy-

nagrodzeń i zasiłków wypłaconych za nieobecności (wprowadzane w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Roz-

liczanie czasu pracy’ – ‘Nieobecności’, oczywiście kwoty te pozostają na listach płac), aktuali-

zowane są informacje o kwotach pozostałych do spłaty pożyczkach i odliczeniach oraz przeno-

szone są do archiwum listy płac. Jeżeli pod przyciskiem ‘Rozpoczęcie nowego miesiąca’ wsta-

wiony jest znak ‘v’ w polu ‘Licz procent stażowego’, to po zakończeniu czynności związanych



ze zmianą miesiąca program wylicza, u których pracowników nastąpiła zmiana procentu dodatku

stażowego.



Zmienne

W przypadku niektórych zakładów pracy i systemów płacowych istnieje konieczność ręcznego

wprowadzenia informacji stanowiących podstawę wyliczania wynagrodzeń pracowników np.

kiedy w zakładzie prowadzone są karty pracy, lecz nie ma konieczności wprowadzania do pro-

gramu informacji o czasie pracy oddzielnie dla każdego dnia (do obliczeń służy sumaryczny czas

pracy z miesiąca). Wówczas dużym ułatwieniem jest stosowanie zmiennych i ich wykorzystanie

w formułach do określenia sposobu liczenia poszczególnych należności.

Wartości zmiennych i zmiany ich dotyczące wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Zmienne’.

Okno podzielone jest na dwie części: lewa służy do określania dla kogo

i jakie dane będą wpisywane, prawa – do wprowadzania informacji. Wybranie po lewej stronie

nazwy działu (zakładka ‘Działy/Wydziały’) lub grupy płacowej (zakładka ‘Grupy płacowe’)

spowoduje, że w poniżej (okienko ‘Pracownicy’) zaznaczone zostaną nazwiska osób należących

do wskazanego działu lub grupy płacowej. Można również pozostawić okienko ‘Dzia-

ły/Wydziały’ (Grupy płacowe) puste i wybrać pracowników ręcznie.



UWAGA: Ponieważ w oknie tym wyświetlane są nazwiska zgodnie z filtrem kartoteki pracow-

ników, do ograniczenia listy wyświetlanych osób można więc używać także filtra kartoteki. Na-

stępnie w okienku Zmienne trzeba zaznaczyć nazwy zmiennych, dla których będą wpisywane

wartości.

W prawej części okna wybieramy w polach ‘Rok’ i ‘Miesiąc’ analogicznie rok i miesiąc, dla

którego wprowadzane są dane.

W polu ‘Pracownik’ wybieramy nazwisko pracownika, którego informacje dotyczą (do wyboru

są tylko osoby zaznaczone na niebiesko po lewej stronie).

Poniżej wprowadza się dane o wartościach zmiennych. Domyślnie każda wynosi 0. Aby ją

zmienić należy kliknąć lewym przyciskiem nazwie odpowiedniej zmiennej i wpisać właściwą

liczbę. Żeby wstawić kolejną wartość można kliknąć na potrzebnej nazwie lub ‘przechodzić’

między zmiennymi wykorzystując strzałki. Po zakończeniu pracy dla jednej osoby wybieramy

następną (w tym oknie nie ma opcji zapisywania, gdyż wprowadzenie wartości powoduje zapi-

sanie jej w bazie danych).

Po uzupełnieniu informacji dla wszystkich pracowników można wykonać wydruk w celu skon-

trolowania poprawności wpisanych danych. W tym celu należy na pasku kliknąć przycisk dru-

kowania (ikona drukarki – trzecia od prawej) albo podglądu wydruku (ikona kartki z lupą – dru-

ga od prawej). Jeżeli w oknie nie ma paska, to trzeba rozszerzyć okno na cały ekran. Do wydru-

ku pobierane są dane dla pracowników oraz zmiennych zaznaczonych

w oknie zmiennych. Po wciśnięciu jednej z ww. ikon należy wskazać typ raportu:

o szczegółowy – drukuje wartości odpowiednich zmiennych dla kolejno dla każdego

z wybranych pracowników, a na zakończenie zawarty jest wykaz sum wartości

każdej zmiennej,

o zbiorczy – drukowane jest tylko podsumowanie wartości poszczególnych zmiennych.



Definiowanie zmiennych

Jeżeli w programie brakuje jakiejś zmiennej, to trzeba ją zdefiniować.

Czynność tę wykonuje się w ‘Słowniki’ – ‘Płacowe’ – ‘Zmienne’

W polu ‘Nazwa’ należy wpisać nazwę zmiennej.

Pole ‘Wartość’ pozostawia się puste.



Podwyżki

Dane do podwyżek wprowadza się w oknie ‘Kartoteka’ – ‘Podwyżki’. W oknie tym wykorzy-

stywany jest filtr kartoteki tzn. pojawiają się w nim tylko pracownicy, którzy w danej chwili wy-

świetleni są w kartotece pracowników (jeżeli kartoteka nie jest otwarta, wówczas pojawią się

wszyscy pracownicy włącznie z osobami zwolnionymi).

Po otworzeniu okna podwyżek w oknach w górnej części ekranu należy wybrać osoby, które

otrzymały podwyżkę w takiej samej wysokości (o taką samą kwotę lub o taki sam współczyn-

nik). Wybranie po lewej stronie grup stanowisk, stanowisk lub działów (po zmianie zakładki, je-

żeli potrzeba wybrać stanowiska lub działy, a nie grupy stanowisk) powoduje, że po prawej stro-

nie ekranu zaznaczone zostaną osoby, które należą do wybranej pozycji. W sytuacji, gdy zazna-

czona zostanie zbyt szeroka grupa osób do podwyżki, można odznaczyć niepotrzebne osoby po-

przez użycie CTRL lub SHIFT (przy ich wykorzystaniu można także wybrać kilka grup stano-

wisk, stanowisk lub działów). Jeżeli trzeba wybrać pojedyncze, dowolne osoby, to po lewej stro-

nie nie zaznaczamy nic, tylko wybieramy osoby po prawej stronie. Po zaznaczeniu odpowied-

nich osób w polach poniżej trzeba wprowadzić dane dotyczące podwyżki:

W polu ‘Kwota’ lub ‘Współczynnik’ trzeba wpisać, o jaką kwotę lub współczynnik zostało

podwyższone wynagrodzenie (np. jeżeli podwyżka o 100 zł, to w polu ‘Kwota’ należy wpisać

100, jeżeli podwyżka o 10%, wówczas w polu Współczynnik należy wpisać 0,1).

Zaznaczenie pola ‘Proporcjonalnie do etatu’ spowoduje, że dla każdego pracownika kwoty po

podwyżce (włączenie z wyrównaniami) zostaną przemnożone przez wartość z pola ‘Jednostka’

z okna ‘Słowniki’ – ‘Firma’ – ‘Etaty’.

W polu ‘Rodzaj należności’ trzeba wybrać wynagrodzenie, jakie podlega podwyżce. Jeżeli

podwyżce podlega kilka wynagrodzeń, wówczas po wykonaniu podwyżki dla pierwszej należno-

ści konieczne jest powtórzenie wszystkich czynności dla innych należności.



W polu ‘Data podwyżki’ należy wpisać datę, kiedy podwyżka miała miejsce (jest to rzeczywista

data podwyżki tzn. jeżeli podwyżka została zatwierdzona w kwietniu, ale miała miejsce 1 stycz-

nia, to w tym miejscu wprowadzamy datę 1 stycznia, a nie z kwietnia).

Data w polu ‘Nie późniejsze niż’ określa, dla jakich osób zostanie przeprowadzona podwyżka

tzn. w podwyżce zostaną uwzględnieni pracownicy zatrudnieni na ten dzień. Drugie znaczenie

tej daty jest następujące - operacja zostanie wykonana dla osób, które miały zmianę wynagro-

dzenia nie później niż ta data np. wybrana została data 1 marca, zaś pracownik ma w należno-

ściach wynagrodzenie wybrane w polu ‘Rodzaj należności’ z datą późniejszą niż ta data, wów-

czas podwyżka dla tej osoby nie zostanie wykonana.

Jeżeli podwyżka jest z mocą wsteczną i istnieje konieczność obliczenia wyrównań za poprzednie

okresy, to w polu ‘Rodzaj’ części ‘Wyrównania’ trzeba wybrać, jakie wynagrodzenie ma zo-

stać policzone jako wyrównanie wynagrodzenia wskazanego w polu ‘Rodzaj należności’, zaś w

polu ‘Za ... mies.’ konieczne jest wprowadzenie ilości wyrównań, przy czym pierwsze wyrów-

nanie zostanie obliczone w miesiącu z daty podwyżki, a kolejne w następnych, późniejszych

miesiącach np. w kwietniu obliczana jest podwyżka wynagrodzenia zasadniczego, która miała

miejsce w styczniu i konieczne jest policzenie wyrównań za miesiące styczeń, luty i marzec. W

polu ‘Kwota’ lub ‘Współczynnik’ wpisujemy wartość podwyżki, polu ‘Rodzaj należności’

wybieramy wynagrodzenie zasadnicze, w polu ‘Data podwyżki’ wprowadzamy 1 stycznia, w

polu ‘Rodzaj’ wybieramy wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego, w polu ‘Za ... mies.’ wpi-

sujemy 3. Jeżeli w związku z podwyżką wynagrodzenia zasadniczego konieczne byłoby zwięk-

szenie premii, wówczas potrzebne jest powtórzenie powyższych czynności.

Jeżeli wyrównanie wynagrodzenia miałoby być proporcjonalne do okresu przepracowanego tzn.

pomniejszone o okresy przerw oznaczonych w oknie ‘Słowniki’ – ‘Rozliczaniu czasu pracy’ –

‘Nieobecności’ jako niepłatne (nie zaznaczone pole ‘Płatna’), wówczas zaznaczone powinno zo-

stać pole ‘Pomniejszaj o nieobecności’

Pole ‘Licz samo wyrównanie’ wykorzystywane może być w sytuacji, gdy nie jest potrzebne

zwiększenia wynagrodzenia wybranego w polu ‘Rodzaj należności’ (np. dlatego, że nowa war-

tość jest już wprowadzona w należnościach). Zaznaczenie tego pola spowoduje, że obliczone zo-

stanie jedynie wyrównanie wynagrodzenia, bez liczenia nowej kwoty wynagrodzenia.

Pole ‘Stażowy’ ma znaczenie tylko wówczas, gdy w polu ‘Rodzaj wypłaty’ wybrane zostało

wynagrodzenie typu ‘Stażowy’. Jeżeli dodatek stażowy i jego wyrównanie będą pomniejszane o

okresy nieobecności niepłatnych, wtedy wstawione w tym polu wynagrodzenie będzie potrakto-

wane jako wyrównanie dodatku stażowego za okres nieskładkowy tzn. wyrównanie z pola Ro-

dzaj zostanie wyliczone za okres przepracowany i przerw płatnych, zaś wyrównanie wybrane w

polu ‘Stażowy’ będzie policzone za okresy przerw niepłatnych. Po wybraniu potrzebnych usta-

wień należy wcisnąć przycisk ‘Wykonaj’. Po wykonaniu otwarte zostanie okno przeglądania.

Jeżeli informacje wyświetlone na ekranie są właściwe, wówczas wciskamy przycisk ‘Za-

twierdź’, który powoduje przeniesienie informacji do należności. Jeżeli użytkownik chciałby

poprawić kwotę podwyżki dla niewielkiej grupy osób, to można tego dokonać w tym oknie po-

przez dwukrotne kliknięcie na kwocie do poprawy, wpisanie nowej wartości i wciśnięcie

ENTER. Gdyby obliczone wielkości wymagałyby zmiany, należy zamknąć okno (krzyżykiem w

prawym górnym rogu).

Przycisk ‘Przeglądaj’ pozwala obejrzeć ostatnio wykonane wyliczania.

Jeżeli podwyżka jest w różnej wysokości dla różnych grup osób, wówczas cały mechanizm trze-

ba powtórzyć. Podobnie jeżeli podwyżka dotyczy różnych wynagrodzeń, to trzeba przeprowa-

dzić ją kilkakrotnie.


5. Umowy zlecenia

AgemaHR Umowy zlecenia


Definiowanie umów

Definiowanie umów zleceń z których będziemy korzystać w programie w części ‘Umowy zlece-

nia’ definiuje się w oknie ‘Słowniki’ – ‘Umowy zlecenia’ – ‘Umowy’.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

o ‘Składki’ (1,2,5,6,7,8,9) – określają które składki ubezpieczeniowe będą naliczane przy

wyliczeniu rachunku dla tej zdecydowanej umowy

o ‘Skrót’ (3) – wpisujemy dowolny nie powtarzający się w tabeli definicji umów zleceń

skrót, który będzie identyfikował typ umowy

o ‘Nazwa’ (4) – nazwa zdefiniowanego typu umowy zlecenia. Będzie się pojawiać przy

dodawaniu typu umowy dla pracownika lub współpracownika

o ‘Zaokrąglenie’ (10) – określenie do ilu miejsc po przecinku ma być zaokrąglana kwota

wyliczanego zlecenia

o ‘Plik wzorca’ (11) – Jeśli zostanie zdefiniowany plik wzorca i wskazany w tym polu,

będzie można według niego drukować umowę po dodaniu jej pracowniko-

wi/współpracownikowi

o ‘Sposób naliczania podatku’ (12) – typ podatku dochodowego który będzie liczony

przy definiowanej umowie

o ‘Kod tytułu ubezpieczenia’ (13) – domyślny kod tytułu ubezpieczenia który będzie

przenoszony wraz z danymi osoby zatrudnionej do programu ‘Płatnik’.



Podział na pracowników / współpracowników.

Pod pojęciem umowy zlecenia zawierają się również umowy o dzieło i inne umowy, któ-

re nie są umowami o pracę. Tych, z którymi zawarto jedną z takich umów dzielimy w programie

na pracowników i współpracowników. Pod pojęciem pracowników kryją się osoby, które

wprowadzone są w głównej kartotece pracowników (‘Kartoteka’ – ‘Kartoteka pracowników’) –

również osoby zwolnione. Jako współpracownicy traktowane są pozostałe osoby, których w

programie nie ma i trzeba je wprowadzić. Czynność tę wykonuje się w oknie ‘Umowy zlecenia’

– ‘Kartoteka’.

Okno to jest podobne do kartoteki pracowników. Zawiera ona informacje potrzebne podczas

przekazywania informacji do programu ‘Płatnik’ oraz wystawiania PIT-ów. W porównaniu z

kartoteką pracowników nie ma w niej pól ‘ID główny’, ‘Numer identyfikacyjny’, ‘Imię dru-

gie’, ‘Nazwisko rodowe’ i ‘Pracownik’ oraz zakładek ‘Dane o pracy’, ‘Powszechny obowią-

zek obrony’ i ‘Powiadomić w razie wypadku’. Dodatkowo w oknie tym znajduje się zakładka

‘ZUS’, w której wprowadza się informacje związane z przekazywaniem danych do programu

‘Płatnik’. Mechanizm dodawania osób do kartoteki umów zleceń i ich obsługi jest taki sam, jak

w przypadku kartoteki pracowników. Celem stworzenia dodatkowej kartoteki było rozdzielenie

osób, które nie były lub nie są zatrudnione w firmie od byłych i obecnych pracowników. Główny

problemem pojawiającym się przy połączeniu tych dwóch grup było tworzenie raportów np. o

zatrudnieniu, czasie pracy itp. Program pozwala jednak zastosować odwrotne rozwiązanie tzn.

wprowadzanie każdej osoby zawierającej umowę zlecenie (również pracowników) do kartoteki

umów zleceń. Przy czym w przypadku pracowników konieczne jest przepisanie danych osobo-

wych. W tej sytuacji wszystkie osoby traktowane będą jako współpracownicy.

Przycisk ‘Przenieś do kartoteki’ służy do przenoszenia osoby z kartoteki umów zleceń do kar-



toteki pracowników



Dodawanie umów zleceń osobom

Umowy zlecenia i zmiany ich dotyczące wprowadza się w oknie ‘Umowy zlecenia’ – ‘Umowy’.

Najpierw decydujemy, czy osoba jest pracownikiem (jest w kartotece pracowników), czy współ-

pracownikiem (jest w kartotece umów zleceń), a następnie wciskamy przycisk dodawania. Jeżeli

chcemy zmienić dane o umowie, wówczas trzeba wskazać w oknie odpowiednią umowę i wci-

snąć przycisk edycji. W polu ‘Pracownik’ wybieramy osobę, której umowa ma dotyczyć. W po-

lu ‘Rodzaj umowy’ wybieramy rodzaj umowy, jaka została z osobą zawarta. W polu ‘Opis

umowy’ można opisać zawartą umowę. Jeżeli pole to pozostawi się puste, wówczas po zapisaniu

umowy program wstawi tekst ‘Umowa z dnia (data zawarcia umowy)’. W polach ‘Data za-

warcia’ i ‘Data rozwiązania’ należy wskazać daty zawarcia umowy zlecenia oraz jej rozwiąza-

nia. W polu ‘Kwota’ wpisuje się kwotę umowy. Jeżeli kwota umowy jest inna w momencie ko-

lejnych wypłat, to można ją zmieniać albo w tym miejscu, albo w rachunku po jego wyliczeniu.

W przypadku niektórych umów kwota uzależniona jest od ilości czasu przepracowanego czy

wykonanych czynności. W takiej sytuacji w polu Kwota należy wpisać stawkę jednostkową oraz

wypełnione musi zostać pole Ilość godzin. W polu tym najlepiej wstawić ilość godzin, jaka naj-

częściej może występować (jeżeli jest ona znana) lub jest założona w umowie. Jeżeli nie ma ta-

kiej możliwości, wówczas wpisać trzeba dowolną liczbę, zaś ilość godzin zostanie uzupełniona

w rachunku po jego wyliczeniu. Pole ‘Kod tytułu ub.’ służy do wprowadzenia kodu tytułu

ubezpieczenia, z jakim informacje mają być przekazane do ZUS. Domyślnie wstawiany jest kod,



jaki został zdefiniowany w umowie. W polu ‘Plik wzorca’ wskazuje się lokalizację pliku w

przypadku drukowania z programu umów zleceń. Jeżeli pole to zostanie wypełnione, wtedy wci-

śnięcie przycisku ‘Drukuj’ pozwoli wydrukować umowę. W polach z grupy ‘Składki’ zazna-

czane są składki społeczne i zdrowotna, jakie mają być pobierane podczas wyliczania rachunku.

Domyślnie zaznaczane są składki zgodnie z definicją w słowniku umów zleceń.

UWAGA: Jeżeli składka nie była zaznaczona w słowniku, a w umowie wstawimy w polu przy

niej znak ‘v’, wówczas podczas zgłaszania umowy do ZUS będzie ona potraktowana jako skład-

ka dobrowolna. W polu wyboru ‘Typ umowy’ wskazujemy, czy umowa będzie wypłacona po

rozwiązaniu umowy (opcja ‘Jednorazowa’), czy kwota z umowy płacona będzie co miesiąc

przez cały okres trwania umowy (opcja ‘Okresowa’). Pole ‘Konto kosztów’ pozwala wprowa-

dzić numer konta kosztowego, na które kwota umowy ma być księgowana, o ile księgowania

wypłat z umów zleceń dokonuje się na różne konta księgowe. Jeżeli wszystkie kwoty umów zle-

ceń nie są księgowane na jedno konto, wówczas pole to należy pozostawić puste. Pole ‘Grupa

płacowa’ umożliwia powiązanie umowy zlecenia z grupą płacową. Najczęstszym powodem ta-

kiego powiązania jest wykonywanie rozksięgowań łącznie z umów zleceń i list płac z podziałem

na grupy płacowe. Jeżeli osoba nie będąca pracownikiem podczas wykonywania umowy powin-

na otrzymywać zasiłek, wówczas wypełnić pola ‘Rodzaj zasiłku’ oraz ‘Zasiłek’ wskazując od-

powiednio nazwę przysługującego zasiłku i kwotę zasiłku.



Wyliczanie rachunków

W momencie wypłaty należności za umowę konieczne jest wyliczenie rachunku. Czynność tę

można wykonać na dwa sposoby:

1. Otwieramy okno ‘Umowy zlecenia’ – ‘Umowy’. Wskazujemy umowę, do której ma być

policzony rachunek i wciskamy przycisk ‘Wylicz’ rachunek.

2. Jeżeli rachunek dotyczy umowy okresowej, wówczas pojawią się pytania o miesiąc, za

który dokonywana jest wypłata oraz datę wypłaty; w przypadku umowy jednorazowej

program spyta się tylko o datę wypłaty, zaś jako miesiąc za przyjmie miesiąc z daty roz-

wiązania umowy.



3. Po wskazaniu miesiąca i daty zostanie otwarte okno ‘Umowy zlecenia’ – ‘Rachunki’ i

pojawi się wyliczony rachunek.

4. Jeżeli potrzeba skorygować kwotę wypłaty lub ilość godzin, a czynność ta nie została

wykonana w umowie, wówczas można to zrobić w tym momencie. Po wciśnięciu ikony

edycji dokonujemy niezbędnych poprawek (jeżeli zmieniana jest wartość w polach

‘Kwota’, ‘Ilość godzin’ lub ‘Potrącenie’, to program na bieżąco przelicza inne wielko-

ści w rachunku) i zapisujemy zmiany. Oprócz kwot, jakie zostaną wyliczone na podsta-

wie danych z umowy zlecenia jest jeszcze możliwość wprowadzenia kwoty ewentualne-

go potrącenia np. z tytułu korzystania z samochodu firmowego. Aby wykonać tę czyn-

ność należy zaznaczyć odpowiedni rachunek, wcisnąć ikonę edycji i w polu ‘Potrącenie’

wpisać kwotę potrącenia. Jeżeli rachunek ma być uwzględniony w PIT-8A, to trzeba

sprawdzić, czy po wyliczeniu zaznaczone jest pole ‘Ryczałt’. Gdy jest ono zaznaczone

niewłaściwie, wtedy po wciśnięciu ikony edycji należy tę informację poprawić. Po

sprawdzeniu i ewentualnym skorygowaniu danych na rachunku zamykamy okno rachun-

ków, w oknie umów zleceń zaznaczamy kolejną umowę do wypłacenia i ponownie wci-

skamy przycisk ‘Wylicz rachunek’. Procedurę tę powtarzamy do momentu wyliczenia

wszystkich rachunków. Metoda ta jest przydatna w sytuacji, gdy trzeba policzyć niewiele

rachunków bądź gdy istnieje konieczność korygowania danych po obliczeniach np. w

każdym rachunku konieczne jest wprowadzenie ilości godzin.

5. Wybieramy okno ‘Umowy zlecenia’ – ‘Listy płac’ – ‘Wyliczanie’.



6. W polu ‘Miesiąc za’ wskazujemy miesiąc, za który wypłacane są umowy (bez względu

na to, czy wypłacane są wszystkie umowy z danego miesiąca, czy tylko niektóre), w polu

‘Data wypłaty’ – datę wypłaty i wciskamy przycisk ‘Wybierz’. W dolnych oknach

‘Pracownicy’ i ‘Współpracownicy’ pojawią się nazwiska i opisy niezapłaconych umów:

jednorazowych kończących się w miesiącu tym samym co wskazany miesiąc za oraz

okresowych trwających w miesiącu za. Wykorzystując CTRL lub SHIFT zaznaczamy

nazwiska osób, dla których ma zostać policzony rachunek. Jeżeli osoba ma zawartych

kilka umów, to po wskazaniu nazwiska program podświetli wszystkie umowy tego zle-

ceniobiorcy i ewentualnie trzeba odznaczyć umowy, z których należności nie będą wy-

płacane. Po zaznaczeniu właściwych pozycji wciskamy przycisk ‘OK.’ i program wyli-

czy rachunki do wybranych umów. Aby sprawdzić i ewentualnie skorygować dane na ra-

chunkach konieczne jest ręczne znajdowanie wyliczonych pozycji (najpierw wciskamy

przycisk ‘Pracownicy’ lub ‘Współpracownicy’ w zależności od tego, w której kartotece

znajduje się osoba, której dane chcemy sprawdzić lub skorygować, a następnie w polu

poniżej wyszukujemy odpowiednie nazwisko). Sposób poprawiania informacji jest taki

sam jak opisany powyżej. Metoda ta może być przydatna w sytuacji, gdy jednego dnia

wypłacanych jest duża ilość umów bez konieczności korygowania rachunków.

Ważną rolę pełnią informacje zawarte w rachunkach w polach ‘Miesiąc za’ i ‘Data rachunku’.

Data z pola ‘Miesiąc za’ służy do kontroli, aby za dany miesiąc nie została wypłacona większa

kwota niż jest określona w umowie (nie dotyczy umów z wypełnionym polem Ilość godzin).

Podczas wyliczania rachunku program sprawdza, na jaką kwotę wyliczone były dotychczas ra-

chunki za ten miesiąc i w aktualnie liczonym jako kwotę brutto poda różnicę między kwotą z

umowy a dotychczas pobranymi kwotami.

Mechanizm ten umożliwia realizację wypłaty kwoty umowy w kilku ratach. W przypadku zaist-

nienia takiej konieczności należy wyliczyć rachunek do danej umowy (program pobierze pełną



kwotę z umowy), a następnie zmienić kwotę brutto w rachunku. Podczas wyliczania kolejnego

rachunku za dany miesiąc (do tej samej umowy) program pobierze już tylko różnicę pozostałą do

wypłaty. Według informacji z pola ‘Data rachunku’ program zbiera dane do dokumentów roz-

liczeniowych do ZUS.



Drukowanie list płac i zestawień z umów zleceń umów i rachunków

Wszelkie wydruki z wypłat rachunków wykonuje się w oknie ‘Umowy zlecenia’ – ‘Rachunki’

poprzez kliknięcie przycisku drukowania (ikona drukarki – trzecia od prawej) albo podglądu

wydruku (ikona kartki z lupą – druga od prawej). Otwarte zostanie okno ‘Umowy zlecenia’ –

‘Drukowanie’.

W polu ‘Typ wydruku’ należy wybrać rodzaj wydruku, jaki ma być sporządzony. Do wyboru są

następujące wydruki:

o ‘lista wypłat’ – wydruk listy w układzie zdefiniowanym w programie. Na wydruku tym

zawarte są wszystkie informacje dotyczące umowy i rachunku włącznie z opisem umo-

wy, miesiącem za i datą rachunku,

o ‘rachunki’ – typowy wzorzec rachunku do umowy-zlecenia zdefiniowany na stałe w

programie

o ‘zestawienie zbiorcze’ – wydruk zestawienia zawierającego listę elementów płacowych

i sumaryczną wartość tych pozycji,

o ‘rachunki’ – wydruk rachunków w układzie zdefiniowanym w programie,

o ‘lista wypłat z kasy’ – wydruk zawierający listę osób pobierających wypłatę w kasie

wraz

z kwotami do wypłaty,

o ‘koszty pracownicze’ – imienny wydruk zawierający informacje o kosztach poniesio-

nych przez pracodawcę tzn. kwotę brutto i kwoty składek pracodawcy z tytułu umów po-



branych do wydruku,

o ‘podatek wg urzędów skarbowych’ – wydruk listy urzędów skarbowych wraz z kwotą

podatku do przekazania,

o ‘podatek wg urzędów skarbowych – ryczałt’ – wydruk listy urzędów skarbowych wraz

z kwotą podatku do przekazania dla umów ryczałtowych,

o ‘uproszczona lista wypłat’ – wydruk listy w układzie zdefiniowanym na stałe w pro-

gramie zawierający informacje o kwotach z rachunków bez szczegółowych danych: opi-

su umowy, miesiąca za, daty rachunku,

o ‘paski’ – wydruk pasków w układzie zdefiniowanym w programie zawierający informa-

cje o kwotach z rachunków.

W polu ‘Data’ można wprowadzić datę, jaka ma zostać wstawiona na tworzonym wydruku.

Pole ‘Nr listy’ służy do wpisania numeru drukowanej listy. Ponieważ program nie zapamiętuje

ostatniego numeru, więc konieczne jest ręcznie uzupełnianie. Pole to nie jest aktywne dla wy-

druku rachunków oraz podatku wg urzędów skarbowych (obu wersji).

Po zmianie daty lub wpisaniu numeru listy program wypełnia pole ‘Komentarz’, z którego tekst

zostanie wydrukowany na wydruku. Jednak zaproponowany tekst można zmienić zgodnie z po-

trzebą (można go również w całości wykasować). Pole to jest aktywne tylko w przypadku wy-

druków listy wypłat, zestawienia zbiorczego, uproszczonej listy wypłat oraz pasków. W polach

‘Pracownicy’ i ‘Współpracownicy’ znajdujących się poniżej wyświetlone są odpowiednio

wszystkie osoby, z którymi zawarta została jakaś umowa zlecenie wraz z opisami umów oraz

wyliczonymi rachunkami. Wskazując nazwisko osoby, opis umowy lub rachunek podświetlane

są również pozostałe pozycje związane z zaznaczoną np. klikając na nazwisku zaznaczane są

opisy wszystkich umów zawartych z tą osobą oraz wszystkie rachunki wyliczone dla tego zlece-

niobiorcy, klikając na opisie podświetlone zostaną nazwisko i rachunki związane z tą umową.

Chcąc wykonać dowolny wydruk zawierający tylko niektóre rachunki można zaznaczyć je ręcz-

nie korzystając z CTRL i/lub SHIFT. Jednak przy dużej ilości rachunków rozwiązanie to jest

uciążliwe. Dla uproszczenia wyszukiwania wprowadzony został filtr ułatwiający wyszukiwanie.

Wstawienie w polu ‘Data rachunku’ daty od (pole Od) i/lub daty do (pole Do) spowoduje, że

program zaznaczy tylko rachunki, których data rachunku (z pola ‘Data rachunku’ w oknie ra-

chunków) znajduje się we wskazanym przedziale dat (jeżeli wstawiona będzie tylko jedna z dat,

wówczas zaznaczone zostaną rachunki po tej dacie – przy dacie od lub sprzed tej daty – przy da-

cie do). Po wciśnięciu przycisku ‘OK.’ zostanie sporządzony wydruk, zaś wciśnięcie przycisku

‘Anuluj’ spowoduje wycofanie się z operacji.



Księgowania – przelewy / wypłata umów zleceń

Bez względu na to, czy wypłata dotyczy pracownika, czy osoby niezatrudnionej

w zakładzie konieczne jest wprowadzenie informacji o sposobie wypłaty kwot z umów zleceń

(nawet jeżeli pracownik ma otrzymywać pieniądze w taki sam sposób jak wynagrodzenia z list

płac). Czynność tę realizuje się w oknie ‘Umowy zlecenia’ – ‘Księgowość’.

Wprowadzanie informacji w tym oknie jest bardzo podobne jak w przypadku wypłat wynagro-

dzeń z list płac (patrz sekcja wprowadzanie i edycja danych o sposobie wypłaty wynagrodzeń

dla pracownika (wypłata w kasie czy przelewem na konto). Różnica polega na braku przycisku

‘Rozksięgowanie’, a co za tym idzie uproszczenie uzupełniania danych.

agemahr · agemahr wstęp agema systemy informatyczne (42)630-26-87 8 mysz i posługiwanie się...

Documents