日本財団CANPAN・NPOフォーラム働き方シリーズ

ダンクソフトから学ぶ～エコ・テレワークの最新事例～

2016/11/7 株式会社ダンクソフト

はじめに～本日の流れ～パート 時間 概要 登壇者Part１ 19:10

～19:40

ダンクソフト企業紹介テレワークを活用した働き方のご紹介テレワーク検定のご紹介

広報衣笠純子

Part2 19:40～

20:30

エコ・ペーパーレスプログラムのご紹介エコ・ペーパーレスプログラムワークショップ

代表取締役星野晃一郎

Part3 20:30～

20:50

働き方を変えるICTのご紹介■ダンクソフト・バザールバザール

社長室稲村絵美里

Part 1ダンクソフト企業紹介テレワークを活用した働き方のご紹介テレワーク検定のご紹介

ダンクソフト設立 1983年7月代表者 代表取締役社長 星野晃一郎資本金 1000万円売上高 2億８千万円（2015年6月決算）従業員数 正社員26名 パートナーシップ契約社員7名 契約社員1名事業所 本社 東京都中央区日本橋室町1-13-5

徳島スマートオフィス 徳島県徳島市神山スマートオフィス 徳島県名西郡神山町東上野スマートオフィス 東京都台東区東上野宇都宮スマートオフィス 栃木県宇都宮市高知スマートオフィス 高知県高知市別海町スマートオフィス 北海道野付郡別海町伊勢崎スマートオフィス 群馬県伊勢崎市萩スマートオフィス 山口県萩市

事業内容 ■経営改善コンサルティング（KAIZEN=SmartOffice）■ビジネスマッチングのコンサルティング（ダンクソフト・バザールバザール）■地方創生ICTサービス■インターネットサイトのコンサルティング・制作・構築■システム開発、ネットワーク構築■クラウドサービスの導入・運用支援

何をしている会社？

企業の業務改善を提案・支援

• 2007年 Microsoft Partner of the Year• 2010年 東京ニュービジネス協議会 エコ大賞• 2010年～ 中央区ワーク･ライフ･バランス推進企業• 2011年～ 東京ワークライフバランス認定企業• 2010年 2014年 中小企業ＩＴ経営力大賞 2014年は審査委員会奨励賞

• 2013年 徳島県 e-とくしま表彰（地域情報化表彰）Microsoft Partner of the Year

• 2014年 経済産業省 ダイバーシティー１００選• 2015年 第15回 テレワーク推進賞 優秀賞• 2016年 総務省 テレワーク先駆者１００選

受賞歴

ワークライフバランス＆テレワーク

tele（遠い）

work（働く）

ICTを活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方

ワークライフバランス 仕事と生活の調和

ダンクソフトのテレワーク

1名1名

2名

1名1名

1名

3名

15名

1名

ダンクソフトの働き方事例

ダンクソフトの働き方

株式会社ダンクソフト中 香織

神奈川県藤沢市で週4在宅勤務

ダンクソフトとの出会い

Webデザイナー

未経験

2003年12月入社

Webサイトメンテナンス

仕事の転機

2007年社内業務に転換

育児休業取得第1号

社内ポータルサイト

就業規則

勤怠管理

最大3年

在宅勤務での復職

2010年在宅勤務で復職

保育園待機

セミナーや取材などの必要な時だけLyncでビデオ通話

仕事の転機

2度目の育児休業

2015年4月在宅勤務で復職

現在

就業規則

請求書送付

マニュアル作成

社労士とやり取り

会計士とやり取り

ワークライフバランス

子供の習い事

オフィス出社

テレワークの課題

コミュニケーション 情報共有

コミュニケーション①バーチャル本社バーチャル本社で距離を超えたオフィスを実現

コミュニケーション②WEB会議ICTの活用でスムーズなコミュニケーション

クラウドで情報共有データはクラウド化で運用・管理

クラウドで情報共有

テレワークのコツ•各種申請は承認も含めてクラウドで行う•印鑑問題•容量の大きいファイルのやりとり•個人情報をやり取りする時のコツ

•領収書などの電子化

各種申請もクラウドで

（各自）申請書入力後承認依頼

（上長）承認処理 承認完了

承認依頼が来たというお知らせを受取って（kintone、メール)承認処理

承認が完了したらお知らせを受取る（kintone、メール）

簡単に作成可能 • 休暇申請

• 遅刻届• 早退届

• 労働時間変更届• 時間外労働届• 出張申請

• 住所変更届• 給与振込口座変更届• その他（休職申請等）

承認も含め、各種申請はクラウド上で行います。

ハンコは押しますテレワークで働いていても押印・捺印が必要な場合があります。

社員の場合

基本的に月初に行う経費精算処理のみ→どこにいても対応可能

代表取締役星野の場合

契約書などに社判の押印が必要→（仕方なく）東京オフィスで対応

社内外の情報共有もデジタルで社内外問わず情報共有の機会が発生します。時には容量の大きいデータのやりとりも行います。

個人情報を含む情報をやり取りする場合

・添付データにパスワード・大容量ファイル送信用サービスを利用する時もパスワードをつける→パスワードをつける（暗号化）は必須！

社内のやりとり

クラウドに保管したデータを共有

社外のやりとり

・メール・クラウドサービス・大容量ファイル送信用サービス

今後の取り組み：領収書なども電子化に国税関係書類の保存に係る更なる利便性の向上のため、現在認められているスキャナ保存制度について、 いわゆる“スマートフォン”等の携帯型画像記録装置を活用した電子保存を認める等の手続要件を緩和。

http://www.meti.go.jp/main/zeisei/zeisei_fy2016/151216a/pdf/151216a002.pdf平成２８年度 経済産業関係 税制改正について（経済産業省）

2016年9月30日から申請受付開始

国税庁 電子帳簿保存法 検索

まとめ：ダンクソフトの働き方

人事・経理・総務アウトソーシング

ペーパーレス

サーバー

根底はペーパーレス

企業経営 働き方改善

ペーパーレス

一般社団法人エコ・ペーパーレス協議会テレワーク検定

採用難

なぜ「検定」？

介護離職予備軍「４２万人」

出産・育児による離職＆復職難

「その日」は突然にやって来る

子供は預ける？

「その日」に備えるための検定

そもそもテレワークとは

テレワークの必要性

テレワークをする時の心得

情報セキュリティー

どんな服装？

テレワークのコツ

こんな方におススメ

Part2エコ・ペーパーレスプログラムのご紹介エコ・ペーパーレスプログラムワークショップ

家賃、月賦の支払いの４７％がガラクタ

• 家賃、月賦の支払いの４７％がガラクタのためだった という統計• さらに 追加で貸し倉庫を借りたり これらを購入するための時間• 部屋で設置する時間

• さらに、それらを保存するための什器の価格 スペース 物置

• 掃除の時間、費用 さらに保険 警備システム

2016/11/7

33

「エコノミー」と「エコロジー」の両立

https://www.facebook.com/ECOPAPLERLESS

エコ・ペーパレス協議会は、「働き方」と「働く環境」を変える事で

社会の問題解決に貢献する

エコロジーとエコノミー環境と経済を両立させる

• 100ｋｇの紙の使用量削減• =192KgのCO2削減が達成。国民35人・日分のCO2排出量

• 173ｍ の森林整備＝CO2吸収

2016/11/7

（社）エコ・ペーパーレス協議会http://www.eco-paperless.org 36

2

2016/11/7

37

目的

エコ・ペーパレス協議会は、「働き方」と「働く環境」を変える事で、社会の問題解決に貢献する。

■日本人の働き方を変える。

いつでも、どこでも仕事ができる環境、組織に依存しない生き方、都会に依存しない

これからの独立したインディペンデントな生き方を確立する

そのために

協議会企業会員と協議会登録メンバー（個人無料登録メンバー）とが「働き方」と「働く環境」を変え、社会の問題解決のための人材育成と有効的なマッチングを事業とする。

■事業達成テーマとしてIT（クラウド）の技術を駆使して企業のエコ・ペーパーレスを推進し、無駄を極力省いて、組織、個人が時間と空間にゆとりを持ちながら暮らせる精神的に豊かな社会づくり

日本の豊かな自然からもたらされる感動、その気持ちから育まれるおもてなしの心元来、日本人が持っている感性をより磨き、それを製品、サービスに変換

企業にもたらされる利益の一部は社会貢献、環境への投資、震災復興などに還元する

銀行がペーパーレスの時代！

行員の机には引き出しがなかった。ゴミ箱もない。普通にあってしかるべきの電話機すらない。そして、何より銀行にあるはずの紙がほとんど見当たらない。北國銀行はペーパーレスを実現していた。

はじめに

紙が増えたきっかけ

申請書

就業規則の見直し プライバシーマークの取得

制作用資料、設計書など

2006年~ 2008年~

増えた申請書

休暇届 労働時間制限請求書 入退室管理簿

早退届 出生届 個人情報委託等確認シート

遅刻届 経費仮払申請書 個人情報委託記録シート

深夜・休日労働届 給与振込申請書 苦情･相談等受付処理票

リフレッシュ休暇申請書 身元保証書 是正・予防処置実施記録

退職願 通勤手当申請書 PMS見直し指示書

育児休業申請書 PC等持出・持込申請書 給与明細書

育児休業期間変更申請書 来訪者識別札 源泉徴収票

介護休業申請書 入退受付票 健康診断結果票

介護休業期間変更申請書 サーバールーム入退室管理簿 など

結果

失くす

探せない

出さない

ファイリングできない

業務効率の低下！

ペーパーレスのきっかけ①

総務の仕事を社員全員で！

申請その物を電子申請する仕組みの構築

申請書を電子申請する仕組みの構築

会計士、社労士の連絡先を掲載

情報共有のためのポータルサイト構築

ペーパーレスのきっかけ②

金曜日は掃除の日

個人情報保護のための什器の入替

サーバルームの撤去

PCモニターのデュアル化

会議は大画面モニターとPC、iPadで

在宅勤務の実施

ここまでの取組

•申請はkintone•ドキュメントの管理はAzure

アナログ情報のデジタル情報化

デジタル情報のクラウド化

• Skype for Business を利用したWEB会議システムで常時接続•紙を使わずドキュメントファイルで共有 スキャナーもあまり

在宅勤務・WEB会議の導入

身近になったペーパーレス！？

事例を共有しましょう

身近なペーパーレス 切符

小銭がいらない（Cashless）

切符をなくす心配がない（Paperless）

紙が無くなりエコ

ReUse

スムースに改札を通れる

（Speed Up!）

ルート、金額を知らなくても

（Convenience）

SUICA、PASMO 利用者のメリットiPhone7に搭載！

さらにEcute,Ekinakaなどスペースの有効活用へ

■エコ・ペーパーレスプログラムの目的

日本の働き方を変える

エコ・ペーパーレス

プログラム

長時間労働

介護離職

採用難人材枯渇

BCP

女性活躍

■エコ・ペーパーレスプログラム

無駄な紙を減らすだけで出来る経営改善プログラムです。

積和建設北関東株式会社

徳島県 北海道野付郡別海町

株式会社コスモピア 株式会社クオーターバック 松浦機械製作所

徳島合同証券

■エコ・ペーパーレスプログラムの実績 敬称略

株式会社ミス・パリ

補足：ペーパーレス事例動画•ペーパーレスストレッチ実践企業 徳島合同証券様https://www.youtube.com/watch?v=9tGZFRJJ7K4

•ペーパーレスストレッチ実践企業 コスモピア様https://www.youtube.com/watch?v=VEmxothypK0

誤解されたペーパーレス

53

紙をゼロにする！ 紙は出さない、使わない！

コピーは取っちゃダメ！

エコ・ペーパーレスプログラム

54

要らない紙は、とことん捨てる！（必要な紙は残していい。）

使い終わったら、必ず捨てる！（捨てるなら、使ってもいい。）

配布せず、一つの場所に！（複写せずに、ファイルサーバーへ。）

データのまま、メールで送付！（FAXは、さすがに・・・）

これだけで、環境は劇的に変わります！

働き方改革を実現させるエコ・ペーパーレスプログラム

のご紹介

エコ・ペーパーレスプログラムとは？

社内のエコ・ペーパーレス化を７つのステップで行うことで短期間に実現・定着社内の働き方改革を実現させるプログラムです。

プログラム全体のステップ

Step1 : ヒアリングの実施Step2 : ペーパーレスチェックの実施Step3 : 不要物処分の実施Step4 : 残した紙リストの作成Step5 : 残した紙の分析Step6 : 紙のデジタル化と保管Step7 : 定期ペーパーレスの実施

ワークショップ１ 事実の共有５分間

•みなさんのオフィスの紙の状態はどうでしょうか？

•４－５人のグループで現状の事実を共有してください。

Step1 : ヒアリングの実施

担当者様にヒアリングを実施させていただきます。

１．背景・目的(成果)確認２．社内体制の確認３．実施スケジュール確認４．社内レイアウト確認

Step1 : ヒアリングの実施

コスモピア様は、エコ・ペーパーレスプログラムを下記の目的のために実施されています。

• オフィスコスト削減• より働きやすい環境への改革• 紙があることで発生するリスクを回避• オフィス内のフリーアドレス化• 在宅勤務ができる環境を整える• 紙によるブラックボックス化を防ぐ（情報共有）

Step2 : チェックの実施現状を客観的に把握して、プロジェクトをより効率的に進めて頂く為に、弊社のペーパーレスチェック基準に基づいて現状のチェック・報告書作成を行います。

＜実施方法＞１．弊社担当者が該当箇所をチェック２．該当箇所の写真撮影※不明点箇所については、その都度ヒアリングをさせて頂きます。

＜成果＞１．社内のペーパーレス状況の事実確認

なぜ写真に撮影すると思いますか？

Step3 : 不要物処分の実施

ペーパーレスチェック報告書をもとに、不要物処分について実施計画書を作成し、処分を実施します。

実施計画書のサンプル

＜実施方法＞１．チェック報告書から重点箇所を特定２．実施計画書を作成する３．処分を実施する

＜成果＞１．ペーパーレス対象範囲の絞り込み

Step3 : 不要物処分の実施

実施計画書をもとに不要物の処分を行います。

不要物処分実施事例をご紹介します

ー 株式会社コスモピア様実施風景 －

Step3 : 不要物処分の実施

実施計画書を作成して、事前の準備が完了です。

Step3 : 不要物処分の実施

実施前の状態を見てみましょう

Step3 : 不要物処分の実施

書類棚の状態です。

Step3 : 不要物処分の実施

デスクやオフィス内の状態です。

Step3 : 不要物処分の実施

実際の作業内容を見てみましょう

Step3 : 不要物処分の実施

一度すべての紙・備品などを所定の場所に運び出します。

Step3 : 不要物処分の実施

必要なもの・不要なものの分別をします。

Step3 : 不要物処分の実施

必要なものはすべて所定の場所に戻します。不要なものがその場に残ります。

Step3 : 不要物処分の実施

不要物を区分けして、処分する準備をします。

Step3 : 不要物処分の実施

半日ほどの作業成果を見てみましょう

Step3 : 不要物処分の実施

Step3 : 不要物処分の実施

不要物は片付くのですが！

WORKSHOP ３

• この後のステップを考えてください

• 不要物を棄てただけで良いのでしょうか？

提出期限：○/○

No. 残した紙 理由1 ○○○○伝票 入社した時からファイルすることがルールだったので2 ○○○申請書 データがないため3 ○○依頼書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため4 ○○申請書 処分してよいのかわからなかった為、そのままになっていた5 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している6 ○○○○資料 お客様からお借りしているもの7 ○○○○伝票 データがないため8 ○○○申請書 データがないため9 ○○依頼書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため

10 ○○申請書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため11 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している12 ○○○○資料 今後使えそうなのでとっておいた13 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している14 ○○○○資料 お客様からお借りしているもの15 ○○○○伝票 データがないため16 ○○○申請書 データがないため17 ○○依頼書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため18 ○○申請書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため19 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している20 ○○○○資料 今後使えそうなのでとっておいた

チーム名：○○チーム

残した紙リスト

Step4 : 残した紙リストの作成

＜実施方法＞１．担当部署等の役割分担をする２．紙で残したものをすべて書き出す３．なぜ残したのか理由を書く

＜成果＞１．社内にどのような紙が存在しているか

が明確になる２．社内に残るすべての紙がどういった

理由で存在しているのかが明確になる

社内に残った紙について全員で共有します。またその残った理由についても全員で考えます。

Step4 : 残した紙リストの作成

コスモピア様は、部門単位で残した紙リストの作成を進める予定です。

社内状況（組織形態など）を考え自社に適した方法でリストの作成を行います。

Step5 : 残した紙の分析

Step4で作成したリストをもとに、本当に残す必要があるのか分析し、処理方法（紙・デジタル化）を検討します。

＜実施方法＞１．担当部署等の役割分担をする２．残す必要があるのか分析する３．処理方法（紙・デジタル化）を検討する

＜成果＞１．紙で残すもの、デジタル化できるものが

明確になる

提出期限：○/○

No. 残した紙 理由 処理方法1 ○○○○伝票 入社した時からファイルすることがルールだったので シュレッダー2 ○○○申請書 データがないため PDF3 ○○依頼書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため PDF4 ○○申請書 処分してよいのかわからなかった為、そのままになっていた PDF5 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している 紙で保管6 ○○○○資料 お客様からお借りしているもの お客様に返却7 ○○○○伝票 データがないため PDF8 ○○○申請書 データがないため PDF9 ○○依頼書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため シュレッダー

10 ○○申請書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため シュレッダー11 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している 紙で保管12 ○○○○資料 今後使えそうなのでとっておいた PDF13 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している 紙で保管14 ○○○○資料 お客様からお借りしているもの お客様に返却15 ○○○○伝票 データがないため PDF16 ○○○申請書 データがないため PDF17 ○○依頼書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため シュレッダー18 ○○申請書 保管しておいてほしいと言われてそのままになっていたため シュレッダー19 ○○○○控え 1年間保管を義務付けられている為、紙で保管している 紙で保管20 ○○○○資料 今後使えそうなのでとっておいた PDF

チーム名：○○チーム

残した紙リスト

紙はこれだけ

82

会計書類 領収書契約書 税務関係決算関係 社会保険

Step6 : 紙のデジタル化と保管

紙で保管するもの・デジタル化するものが明確になったリストをもとに、作業を実施します。

＜実施方法＞１．紙の保管方法を決める２．デジタル化したデータの保管方法を決める３．処理・デジタル化を実施する

＜成果＞１．現時点でのペーパーレス化が完了する

Step6 : 紙のデジタル化と保管

コスモピア様では、デジタルデータの保管・情報の共有・働き方の多様性を実現するために、 Microsoft社のOffice365やサイボウズ社 kintoneを活用しています。

ダンクソフト 情報システムの遷移

結果往来（一気通貫システム）

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

勤怠管理 Excel勤務表をメール 日報かんり+メール

Excel（印刷） Sharepoint各種申請

社員名簿 Excel

売掛、買掛原価管理経費精算

未来かんり on Dynamics CRM

※kintoneからCRMへ自動入力

会計士・社労士との連絡 メール

※ゲストスペースを使用

現金 → 立替経費精算

日報かんりの前身Outlook用アドインで日報作成

メール・電話 Excel

第一次クラウド化 フルクラウド化

企業情報の整理

基幹系 情報系

通信系

Step7 : 定期ペーパーレスの実施

定期的にペーパーレスチェックを実施して、恒常的にペーパーレスの状態を保ちます。またペーパーレスの意識を高め、社内に浸透させます。

＜実施方法＞１．実施間隔を設定する２．ペーパーレスチェックを実施する３．Step４～７を実施する

＜成果＞１．社員のペーパーレス意識の向上２．ペーパーレスの社内定着３．クラウド化に向けた準備が完了

消費の

拡大売上

利益

社会、社員に還元

時間の

ゆとり

子育て

介護地域との

つながり

地産地消

理想のあるべき姿の例

88

成功するサイクル

ご静聴いただきまことにありがとうございました。

Part３働き方を変えるICTのご紹介ダンクソフト・バザールバザール

運営でお困りごと、どうしたら楽になりますか？

会員の新規登録、管理業務に手間がかかりすぎている・・・

イベント運営の手間（請求書・領収書発行など）を減らしたい

既存会員へのイベント周知がうまく行えない

Thinking time…少し考えてみてください・・・

その問題、ペーパーレスで解決しましょう！

会員の新規登録、管理業務を楽にします！

イベント運営を楽にします！

既存会員へのイベント周知を楽にします！

ペーパーレスで運営するなら！

名簿の管理を基本に、イベント支援やビジネスマッチングなどビジネスを支援する

クラウドサービス

組織・団体運営の事務処理を軽減できる組織・団体に所属する会員のマッチングを促す

どんなことができるの？

バーチャル体験してみましょう！

管理者画面・サンプル

バーチャル体験①：新規入会

○○協会に入会したいなぁ

入会申請画面

入会申請すると・・・

バーチャル体験①：新規入会

申請が来た！

申請結果登録

メールで結果連絡

理事会で入会審査

バーチャル体験②：会員情報の更新引っ越したから住所変更をしなく

ちゃ情報更新

情報更新すると・・・

会員マイページ

バーチャル体験②：会員情報の更新

情報確認工藤さん

引っ越したのかー

バーチャル体験③：メール送信

メール登録

連絡事項がある！

連絡事項はメールで配信

連絡がきた！

バーチャル体験④：イベントに伴う請求この前参加したイベントの請求書

が必要だ

請求書

請求書を表示

会員マイページ

♪

バーチャル体験⑤：イベント開催

イベント情報登録

イベントを開催したい！

メールでイベント連絡

イベントやるんだね！

バーチャル体験⑤：イベント開催イベントに参加

する！

何時だっけ？

情報確認

会員マイページ

出欠登録

会員マイページ

出欠情報確認

石田さんが参加！

「イイね！」なSNSとは違いますあのSNSもできること

• 誰でも簡単＆気軽に人と人を繋ぐ• 情報と人を繋ぐ• イベントを開催できる• 個別にも、グループ宛にもメールが送信可能• 情報のシェアも可能

信用できる会員同士が繋がる信用できる会員を保持している組織との連携データ管理もセキュリティーも安心

データ管理はSNS側次第…

セキュリティーは大丈夫？

組織・団体運営のお悩みごと解消！事務局の運営作業

が軽減

魅力的なイベントが充実

イベントやビジネスマッチングで団体が活性化

団体の魅力度アップ

新規入会申し込み増加

サービス価格ダンクソフト・バザールバザール基本利用料

100,000円／年

進化し続けるサービスやりたいことがあったから一から開発自分たちで開発しているからこそ、皆さまの要望をもとにこれからも進化し続けます

それが

ダンクソフトの気づきダンクソフトは、多くの繋がりによってビジネスが広がってきました

リアルに会うことで、ビジネスの拡大や相乗効果がある！

シェアオフィスに入っていたお客様より徳島を知る

徳島

「県」「市」の方と知り合う ビジネス

他県の自治体との繋がり

徳島の企業と知り合う ビジネス

他企業の参画 ビジネス

ダンクソフトの考えるマッチング一番大事なのはリアルに会う事

• リアルに会うには1つの「面白い事」があれば良い• マッチングやビジネスはリアルの中で自然発生する

マッチングは複数人が絡む• 需要と供給の2者だけではない• 需要が複数人、供給が複数人、の場合もある• 間を繋ぐ人（コンシェルジュ、インターメディエーター）が重要

マッチング機能があるダンクソフト・バザールバザールが・・・リアルで会う前後の交流の場に！ここをきっかけにWEB会議、イベント、リアルに繋げることができる！

お困りごと解消はこれで決まり！