Исследования механизмов управления исполнением обязательств по договорам строительства

распредсети Энергофорсайт: отчет о результатах исследований

2013 г.

Введение

• Адресная программа по технологическому присоединению - более 15 тыс. объектов

• Мультипроектное управление

• Тысячи объектов

• Около сотни подрядчиков

• Управление производственным поведением подрядчиков

• Единая информационная среда на базе ПО Primavera

Решения, над которыми работает компания «Ленэнерго»

Практики: «Ленэнерго» «заморозит» платежи недобросовестным подрядчикам*

ОАО «Ленэнерго» по итогам первого полугодия 2013 года проведет ревизию исполнения подрядными организациями договорных обязательств. При выявлении значительного отставания от плана выполнения работ, сетевая компания будет замораживать все платежи в адрес подрядчика.

Специалисты компании уже провели ревизию исполнения всех договоров подряда за первый квартал 2013 года. С организациями, допустившими срыв сроков выполнения работ, ОАО «Ленэнерго» больше не будет заключать договора.Кроме того, с мая 2013 года ОАО «Ленэнерго» начнет внеплановые проверки работы подрядных организаций на электросетевых объектах. Объезды объектов будут проводить руководители блока капитального строительства ОАО «Ленэнерго». Будут проверяться качество и сроки выполнения работ, организация работ на стройплощадках, соблюдение техники безопасности. Особое внимание будет уделено соблюдению требований Государственной административной технической инспекции.

* 24.04.2013 http://www.lenenergo.ru

«В прошлом году мы расторгли договора со всеми подрядчиками, которые не выполняли наши требования по срокам и качеству производства работ. Таким образом, остались самые сильные операторы. Соответственно, к ним мы предъявляем сегодня повышенные требования и скрупулезно отслеживаем графики выполнения работ», - отметил генеральный директор ОАО «Ленэнерго» Андрей Сорочинский.

Напомним, что ОАО «Ленэнерго» весной 2012 года начало проверки подрядных организаций. В конце апреля электросетевая компания создала «черный список», в который вносятся все недобросовестные подрядчики, срывающие сроки, не соблюдающие технологии производства и условия договоров. Кроме того, «Ленэнерго» ввело жесткие требования на стадии отбора подрядных организаций. Особое внимание при проведении конкурсных процедур - финансовому состоянию компаний-конкурсантов, опыту работы в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.

Применение механизмов управления статусом подрядных организаций (1)

В течение 2012-2013 гг. компания «Ленэнерго» стала применять и совершенствовать новые механизмы управления статусом подрядных организаций.Применение механизмов имеет цель сформировать такие инструменты управления производственным поведением подрядных организаций при исполнении обязательств строительства распределительной сети, которые бы побуждали их к исполнению условий договоров в срок и с требуемым качеством.

Применение механизмов управления статусом подрядных организаций (2)

В работе описывается, моделируется и исследуется, с применением теории игр, решение основанное на комплексной интеграции нескольких инструментов регулярного менеджмента: • системный мониторинг и оценка(срок, качество) исполнения подрядных

работ, контроль деятельности подрядчиков по результатам оценки;• формирование на основе системного мониторинга индикаторов статуса

подрядчиков при выполнении работ;• информационное освещение статусов подрядчиков, учет статусов при

проведении конкурсных процедур на исполнение подрядных работ;Показывается, что формирование и публикация индикаторов статуса подрядчика при выполнении работ изменяет их рациональное производственное поведение – из за потенциальной угрозы ухудшения конкурентной позиции в последующих конкурсах подрядчики будут стремиться точно выполнять условия текущих договоров.

Применение механизмов управления статусом подрядных организаций (3)

В целях упрощения применения, вместо индикаторов статуса каждого подрядчика рассматривается механизм выборочной проверки «отстающих» и информационное освещение результатов «отстающих» подрядчиков – так называемый механизм информационного управления. Показывается, что для «ответственных» подрядчиков применение механизма выборочной проверки приводит к тем же результатам как и применение индикаторов статуса ко всем подрядчикам.

Задачи исследования механизмовуправления статусом

Задачами исследования являются: • построение теоретико-игровой модели функционирования

подсистемы «компания–заказчик и компании–подрядчики» при проведении работ по исполнению обязательств по развитию распредсети;

• анализ и синтез, с использованием модели, механизмов управления статусом в целях формирования производственного поведения подрядчиков нацеленного на точное исполнение условий договоров;

• разработка, с учетом результатов исследований, рекомендаций компании;

• оценка типовости предлагаемых решений и возможности тиражирования.

План исследования

• Определение объекта исследования и его границ, постановка задачи.

• Сбор и анализ информации об объекте.• Моделирование (бизнес-инжиниринг) объекта - цели, бизнес-

процессы, организационная структура, управление.• Постановка и решение задач анализа механизма управления

исполнением договорных обязательств.• Идеи развития механизмов управления рассматриваемой

деятельности.• Постановка и решение задачи синтеза механизмов управления.• Результаты и рекомендации.

УчастникиГубко М. В.,к.т.н., старший научный сотрудник, Институт проблем управления РАН

Фирсов М. В.,Московский физико-технический институт (ГУ)

Кондратьев В. В.,д.т.н., шеф-инжиниринг

В ОАО «Ленэнерго» консультировали, участвовали, помогали:Васютин С.В., зам. директора по технологическому присоединениюЗыков А.В. зам. генерального директора по развитию и реализации услугМещеряков И.Г., зам. ген. директора по капитальному строительству Покровская Е.А. , руковод. департамента по связям с общественностьюСадыхов Ю.И., директор по строительству и развитию распредсети Сюняева Д.А., проектный офисСорочинский А.В., генеральный директор

Определение объекта исследования и постановка задачи

Постановка задачи•Структурировать и описать бизнес-процессы деятельности по исполнению адресной программы строительства распределительной сети ОАО «Ленэнерго». •Провести анализ модели исполнения деятельности в ситуации «как есть».•Выявить возможности по улучшения деятельности за счет развития механизма управления производственным поведением подрядных организаций.•Провести теоретико–игровое исследование моделей «как есть» и «как надо». Определить последовательность шагов проведения

реинжиниринга деятельности, сформировать рекомендации. Методология: Конструктор регулярного менеджмента.- М.: ИНФРА-М, 2011.

Границы объекта исследования, допущения, выявленные проблемы

• Рассматриваются подрядные организации участвующие в строительстве распределительной сети в рамках договоров с компанией ОАО «Ленэнерго».

• В основе расчетов и оценок используются данные о деятельности подрядных организаций за 2011-2012 годы.

• Факторы к учету:– Задержки исполнения сроков действующих договоров.– Задержки предоставления документов по выполненным

работам.– Наличие невыгодных для подрядчика договоров, работа по которым не начиналась.– Большое число неактуальных договоров, исключенных из

адресной инвестиционной программы.

Моделирование бизнес-процессов строительства распредсети

Позиционирование процессов развития распредсети на корневой модели бизнес-процессов сетевой компании

Корневая модель выделяет и позиционирует ключевые бизнес-процессы компании – основные, управления, поддержки.

В ходе основных бизнес-процессов создается ценность продуктов или услуг для потребителя.

В ходе исполнения поддерживающих бизнес-процессов создаются внутренние продукты или услуги, которые обеспечивают условия, без которых не могут исполнятся основные бизнес процессы.

Процессы управления направлены на структуризацию, организацию, управление исполнением деятельности, а также на управление изменениями деятельности компании в целом.

Исполнение обязательств и развитие распредсети относится к основным процессам компании. Строительство распредсети проходит в рамках процесса технологических присоединений – комплекса мер, осуществляемых для присоединения энергопринимающих устройств физических и юридических лиц к электрическим сетям сетевой компании.

Привлечение подрядных организаций проводится в составе подпроцесса исполнения договорных обязательств, входящего в свою очередь, в процесс технологических присоединений. • Исполнение договорных обязательств осуществляется через

типовые процессы – инжиниринг (проектирование), поставки, проведение работ по созданию инфраструктуры для присоединения к энергетической инфраструктуры (далее строительство). Работы должны проводиться в соответствии с профессиональными требованиями в отрасли строительства и энергетики.

• Работы могут проводиться как на основе привлечения подрядных организаций так и хозспособом.

• К исполнению договорных обязательств через конкурсные процедуры и привлекаются большое число подрядных организаций, в течение года разыгрывается крупные портфели лотов.

• При исполнении подрядных работ проводится надзор, мониторинг и управленческие воздействия в целях обеспечения целевых требований заказчика.

А. Процессы управления

Б2. Технологические присоединения

В. Поддерживающие процессы

Г1. Развитие и управление изменениями

Основные процессыПроектный

офис

Прием заявок

Разработка ТУ

Договорная работа

Выдача АТП

В3. Капитальное

строительство

Позиционирование процессов исполнения договорных обязательств на карте процессов сетевой компании

Формирование адресной инвестпрограммы

Б1. Передача и распределение электроэнергии

Исполнение обязательств

Конкурсные процедуры

Закрытие договоров

Контроль выполнения работ

Оценка ТЗ

TITLE:NODE: NO.:A5.4 Исполнение договорных обязательств

Договор, подписанный клиентом, и оплаченным первым

Платежом, или из бюджета СПб

АП, копия ТЗ

Сл. Записка о принятии

решения (> 1 млн.р.)

До 1 млн.р

Распоряжение о назначении ответственного

Документы в бухгалтерию

РНО

Запрос АТП (после работ)

Документы в бухгалтерию

Извещение о завершении работ

Протокол проведения конкурса, договор с подрядчиком

КС

КС

КСНовое ТЗ

Корректировка ТЗ3

Конкурсные процедуры

5

Закрытие договора подряда

1

Создание адресной программы

4

Работа с подрядчиком

2

Оценка ТЗ ДСРРС

Позиционирование: модель процесса

исполнения договорных обязательств (IDEF0)

Исполнение договорных обязательств является частью процесса технологического присоединения к электросетям и в свою очередь разбивается на ряд подпроцессов:1. Создание адресной программы.2. Оценка ТЗ.3. Конкурсные процедуры.4. Работа с подрядчиком.5. Закрытие договора подряда.

Подрядные организации участвуют в процессах проведения конкурсных процедур, работы заказчика с подрядчиками (исполнения подрядных договоров) и закрытия договора подряда.

Сбор данных

Проведение конкурса на

выбор проектной

организации

ВыполнениеПИР

Проведение конкурса на исполнителя

СМР

Выполнение СМР

Приемка работ

Оформление земельных участков

Процесс исполнения обязательств

Формирование адресной инвестиционной программы

Оценка ТЗ

Конкурсные процедуры

Работа с подрядчиком

Закрытие договоров

Позиционирование традиционных механизмов управления исполнения договорных обязательств в процессе строительства распределительной сети

Традиционные механизмы управления исполнением договорных обязательств предполагают контроль деятельности подрядчика, с применением ПО Primavеra, на этапах:• работы с подрядчиком (контроль и мониторинг проведение

ПИР и СМР); • закрытие договора.

Формирование адресной инвестиционной программы

Оценка ТЗ

Конкурсные процедуры

Контроль выполнения

работ

Закрытие договоров

Расширение области действия механизма управления – не только контроль, но и учет

статусов подрядчиков в конкурсных процедурах

Анализ применения механизма «черного списка»

• Идея: избавиться от неэффективных подрядчиков в минимальные сроки и с минимальными затратами, «пригрозить» оставшимся, усилить уровень ответственности подрядчика за точное исполнение условий договора

• Реализация идеи: механизм управления «черными списком» подрядных организаций. Для этого озвучены более высокие требования к результативности деятельности подрядчиков через регламент использование механизма «черного списка». Недобросовестные подрядчики из этого списка не смогут участвовать в следующих конкурсах.

В итоге оценка результативности деятельности и статус подрядчиков и стали сквозным образом учитываться на следующих этапах:

• конкурсные процедуры;• работа с подрядчиком на этапе исполнения договоров;• закрытие договора.

Формирование адресной инвестиционной программы

Оценка ТЗ

Конкурсные процедуры

Контроль выполнения

работ

Закрытие договоров

Развитие механизма управления деятельностью подрядчиков

Индикаторы статуса подрядчиков

Игровое моделирование - формат «модели управления агентами»

План игрового моделирования

1. Моделирование целей субъекта управления.2. Моделирование целей объекта управления.3. Разработка субъект - объектной модели управления и её границ.4. Разработка модели цикла управления.5. Постановка и решение задачи анализа механизма управления

как есть – игровой анализ поведения участников агентов (субъектов) модели.

6. Реинжиниринг модели цикла управления7. Постановка и решение задачи синтеза механизма управления.8. Итоги.

Методология: Механизмы управления: Учебное пособие. /: ЛЕНАНД, 2011 (Умное управление).В свободном доступе на сайте Теории управления организационными системами www.mtas.ru

Моделирование

Ключевое предположение: подрядные организации в производственном поведении ориентируются на максимизацию своих экономических выгод .

Задачи игровой постановки – определить основные факторы влияющие на экономически рациональное поведение участников - ДСРРС и подрядной организации. Понять, почему подрядчикам может быть «выгодно» срывать сроки договорных обязательств.

• Субъект управления: дирекция по строительству и развитию распределительных сетей 0,4-10 кВ  (ДСРРС).

• Объект управления: подрядная организация.

Участники организационной системы:

Описание целевой функции субъекта управления

План1. Сбор всех факторов, влияющих на поведение субъекта

управления.2. Выделение и анализ факторов, играющих значительную роль

в поведении подрядчика (релевантные факторы).3. Построение целевой функции субъекта управления с учетом

влияния релевантных факторов.

Знак Переменные

Фактор

+

A

Доход от ТП в результате фактического исполнения работ (возможно, не закрытых)

+ Увеличение основных фондов в результате постановки объекта на баланс

+ Амортизационные отчисления в результате сдачи объекта в эксплуатациюКредиторская задолженность (сначала целевая функция растет, затем убывает)

– B Упущенная прибыль от эксплуатации объекта

– ϴ(t) Оплата этапов работ

Факторы влияющие на целевую функцию

Факторы, влияющие на целевую функцию субъекта управления

Моделирование целевой функции субъекта управления

Ф = A – Btсдачи работ – ϴ(t),t – продолжительность выполнения работ

Целевая функция нерелевантные факторы не рассматриваются

Целевая функция ДСРРСФ = A – Btсдачи работ – ϴ(t)

Дох

од

tсдачи

Подрядная организация

Время

A

Моделирование целевой функции объекта управления

1. Сбор всех факторов влияющих на поведение объекта управления.

2. Выделение и анализ факторов, играющих значительную роль в поведении ДСРРС(релевантные факторы).

3. Построение целевой функции объекта управления с учетом влияния релевантных факторов.

Знак Переменные

Фактор

- Незакрытая дебиторская задолженность

- Остатки на незавершенном производстве

+ ϴ(t) Доход от сдачи этапов работ

+ Авансы полученные- Приобретение оборудования и

материалов- С(t) Затраты на осуществление ПИР и СМР

Факторы влияющие на целевую функцию

Факторы, влияющие на целевую функцию объекта управления

Анализ поведения целевой функции объекта

Ф = ϴ(t) – С(t), t – продолжительность выполнения работϴ(t) – оплата за работуС(t) – затраты на осуществление ПИР и СМР

Целевая функция нерелевантные факторы не рассматриваются

Время

Целевая функция подрядчикаФ = ϴ(t) – С(t)

Дох

од

tсдачи

Анализ поведения целевой функции объекта управления с точки зрения затрат

Время

Общие затраты

tопт

Накладные расходыЗа

трат

ы

Прямые затраты

Оптимальная точка с позиции времени и затрат

Анализ поведения затрат подрядчика

Общие затраты … определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). … Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению. Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразиться в экономии финансовых средств. Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдоговорам. … Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. … В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

И. И. Мазур В. Д. Шапиро Н. Г. Ольдерогге. Управление проектами. М.: 2004.

Разработка субъект - объектной модели управления и её границ

Модель цикла функционирования

1. Объявление о проведении конкурса(учитывают результаты предыдущих периодов).2. Подача заявки на участие в конкурсе.3. Принятие планов работ.4. Исполнение работ.5. Мониторинг хода исполнения работ. 6. Регулирование и стимулирование. Инструменты: а) Primavera b) Механизма ограничения участия в будущих конкурсах – «черный список» (обратная связь)

Реинжиниринг архитектуры механизма управления исполнением обязательств

На диаграмме процесса исполнения договорных обязательств (IDEF0):

•красным цветом выделены дополнительные механизмы управления подрядными организациями:

– механизмы доконкурсного отбора подрядных организаций;

– механизмы расторжения договоров.•Комбинация из этих механизмов заметно усиливает

общую эффективность управления и стимулирования целевого производственного поведения подрядных организаций.

Предложения к применению

Внедрение механизма управления

исполнением обязательств: показатели оценки подрядных организаций

1. Условия применимости.2. Объявление правил «игры».3. Расчет показателей: определения исходных данных и

показателей.4. Методика расчета показателей оценки подрядных

организаций. Вычисление статуса по договорам строительства.

5. Методика расчета показателей оценки подрядных организаций. Обоснование.

6. Регламент применения показателей оценки подрядных организаций.

7. Сбор данных и вычисление оценок.

Внедрение механизма: условия применимости

• Наличие в договоре с подрядчиком возможностей одностороннего расторжения договоров в случае нарушения сроков начала или окончания работ.

• Возможность заключения рамочных соглашений с учетом истории взаимодействия с подрядчиком (совместимость с 94 ФЗ).

• Необходимость быстрого эффекта – закрытия работ (судебные разбирательства невозможны ввиду длительных сроков).

• Высокая доля договоров с просрочкой выполнения работ (судебные разбирательства невыгодны, так как пени и штрафы, являющиеся предметом разбирательства, не компенсируют издержек, связанных с судами).

Заказчик вправе в одностороннем внесудебном порядке отказаться от исполнения Договора и расторгнуть его, либо произвести замену стороны по своему выбору, путем направления уведомления Подрядчику в случаях:

1. неисполнения Подрядчиком обязательств, предусмотренных п. 5.19. Договора;2. просрочки выполнения Работ Подрядчиком по этапу в сумме более чем на 60 (шестьдесят) календарных дней;3. задержки Подрядчиком начала выполнения Работ по этапу более чем на 30 (тридцать) календарных дней по причинам, не зависящим

от Заказчика;4. неоднократного нарушения Подрядчиком сроков выполнения этапов Работ по Договору;5. несоблюдения Подрядчиком требований к качеству Работ, если устранение недостатков выполненных работ или дефектов влечет

задержку выполнения Работ более чем на 30 (тридцать) календарных дней;

Внедрение механизма: объявление «правил игры»

Проводится ежегодно:• Определить круг подрядчиков в отношении которых применяются

новые правила.• Вычислить рейтинги договоров и подрядчиков• Провести обучение подрядчиков в условиях новых механизмов.• Разослать уведомления о расторжении договоров.• Во время общего совещания с подрядчиками озвучить рейтинги,

списки расторгаемых договоров, принципы учета рейтингов при заключении рамочных соглашений, алгоритм работы с подрядчиками по сокращению задержек по действующим договорам (только в первый год использования механизма).

• По действующим договорам с задержками составляется график завершения работ (только в первый год использования механизма); график подтверждается гарантийным письмом.

Внедрение механизма: сбор данных и вычисление оценок

Проводится 2 раза в месяц:• По данным технадзора определить полные отставания

от графика работ по каждому договору.• Выделить сроки отставания по вине подрядчика

(сокращение полного срока отставания возможно только на основе мотивированного объяснения с указанием причин независящего от поставщика отставания и предпринятых мер по ликвидации отставания).

• Вычислить статусы договоров, подрядчиков.• Разослать подрядчикам справки о текущем состоянии

работ по договору, включив в них информацию о статусе договора и подрядчика.

Внедрение механизма: разработка регламента применения механизма

1. Общие положения• Цель документа.• Структура документа.• Глоссарий.

2. Позиционирование механизма управления исполнением договорных обязательств

• Цели применения механизма.• Ключевые точки принятия решений.• Стимулы участников процесса.

3. Условия применимости механизма• Требования бизнеса.• Юридические предпосылки.

Внедрение механизма: разработка регламента применения механизма(продолжение)

• 4. Предварительные действия• Разработка показателей.• Показатели оценки отдельного договора строительства.• Показатели оценки подрядчика.• Показатели оценки эффективности исполнения договоров.• Назначение целевых значений показателей.• Подготовка юридической базы.

• 5. Порядок применения механизма управления• Объявление правил применения механизма.• Сбор данных.• Вычисление оценок.• Управленческие воздействия

• 6. Распределение обязанностей.

Внедрение механизма: информационная поддержка внедрения

1. Автоматизация: • Автоматический расчет статуса подрядчиков.• Доработка ИС – добавление недостающей информации.• Внедрение современных систем управления проектами.

2. Включение статуса подрядчиков в отчеты:• Внутренние аналитические отчеты.• Оперативные отчеты подрядчикам.• На страницу подрядчика на интернет-портале компании.

3. Публикация на сайте компании:• правил управления статусом подрядных организаций• рейтингов подрядчиков.

4. Публикации в СМИ.

Внедрение механизма - к постоянному управлению статусом подрядчиков

• Единые правила взаимодействия с подрядчиками.• Открытость и прозрачность механизма управления.• Учет репутации – опыта долговременного взаимодействия.• Автоматический расчет статуса.• Оперативность и объективность расчетов.• Расширенные возможности взаимодействия (ИТ).• Обратная связь – принятие решений на основании статуса (в

частности, при заключении рамочных соглашений).

Внедрение механизма – информационное управление

Информационное управление – механизм управления информацией, которой обладают участники на момент принятия решений. Основывается на сообщении информации, формировании убеждений и представлений.

Данный механизм может быть применен как альтернатива механизму управления статусом подрядных организаций в сложных условиях, когда количество добросовестных подрядчиков или подрядчиков «без истории» невелико.Другой аргумент в пользу механизма – упрощение управления за счет отсутствия расчетов индикаторов статуса для всех подрядчиков.

При использовании информационного управления основной упор следует уделять максимальной огласке при добавлении провинившейся подрядной организации в «черный список». Подрядчика следует выбирать так, чтобы с одной стороны он был из числа самых отстающих, с другой стороны - не имел стратегически важных для компании проектов.

Предполагая что все подрядчики руководствуются рациональной моделью поведения, данное действие повысит их мотивацию и эффективность работы.

Выгоды от внедрения нового механизма управления подрядными организациями

• Производственное поведение подрядчиков ориентированное на точное

выполнение сроков подрядных работ.• Сокращение задержек исполнения на всех этапах исполнения работ:

– Закупочные процедуры.– Поставка оборудования.– Проектные работы.– Согласование проекта в городских службах– Приемка объектов.

• Не только сроки:– Качество работ (отсутствие аварий по вине монтажа).– Лояльность подрядчиков – уровни партнерства.

• Не только строительство распредсети (типовой механизм для проведения подрядных работ).

ПилотШтатное решение

Тираж