综合行政管理体系 文件编写
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综合行政管理体系 文件编写. 2009.2.17 刘新. 目录. 质量管理体系文件的 作用 质量管理体系文件的 层次 质量管理体系文件编写的基本 要求 编写质量体系文件的文字 要求 文件的通用 内容 质量手册的 编制 程序文件的 编制 我局识别的程序 文件 我局文件系统编码规则 程序和作业指导书模式 各单位、部门代码 IS09000 标准的有关 条款 :4.2.3 、 4.2.4 、 7.1 、 7.2.2 、 7.4 、 7.5.4 、 8.2.1 、 8.3 讲解. 一 . 质量体系文件的作用. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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综合行政管理体系 文件编写
2009.2.17
刘新
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目录 质量管理体系文件的作用 质量管理体系文件的层次 质量管理体系文件编写的基本要求 编写质量体系文件的文字要求 文件的通用内容 质量手册的编制 程序文件的编制 我局识别的程序文件 我局文件系统编码规则 程序和作业指导书模式 各单位、部门代码 IS09000 标准的有关条款:4.2.3 、 4.2.4 、 7.1 、 7.2.2 、 7.4 、 7.5.4 、
8.2.1 、 8.3 讲解
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一 . 质量体系文件的作用
1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序,是组织内部的“法规”。
—给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法,编制和使用文件是具有动态的高增值的活动;
—界定了职责和权限,处理好了接口,使质量体系成为职责分明,协调一致的有机整体;
—“该说的一定要说到,说到的一定要做到”,文件成为组织的法规,通过认真的执行达到预期的目的。
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2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。 —证明过程已经确定并优化; —证明文件规定已被有效实施; —证明文件处于使用控制中。
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3. 质量体系文件是组织开展内部培训的依据。 —文件作为培训全体员工的教材; —寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡;
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4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。 —依据文件确定工作过程要求可改进之处; —当把质量改进成果纳入文件,变成标准化程序时,成果可得到有效巩固。
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二 . 质量体系文件的层次
第一层:质量手册
第二层:程序文件 第三层:作业指导文件,通常又可分为:
技术性第三层文件(如:产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等)和 外来文件。
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三 . 编写质量体系文件的基本要求
a ) 系统性 应对质量体系文件结构进行策划,要求覆盖 ISO9001 全部相关要素的要求和规定; 工具 : 《工作质量职责》、《部门职责分配表》《组织机构图》 《质量体系文件一览表》《质量管理体系图》 《部门代码简称》等
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三 . 编写质量体系文件的基本要求
b ) 符合性 应符合 ISO9000 标准条款的要求; 应符合本组织工作流程的实际情况。具体的控制要求应以满足组织需要为度,而不是越多越严就越好,一句话 : 适度。 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解,所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到;
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三 . 编写质量体系文件的基本要求
c ) 协调性 文件和文件之间应相互协调,避免产生不一致的地方,从整体上结构针对编写具体某一文件来说,应紧扣该文件的目的和范围,尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定、技术标准、规范相协调; 应认真处理好各种过程的接口,避免不协调或职责不清。
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四 . 编写质量体系文件的文字要求
a ) 职责分明,语气肯定(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语);
b) 结构清晰、文字简明、文风一致。;
c) 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件;
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五 . 文件的通用内容
a ) 文件名称、编号; b) 受控状态、版本号、分发号 c) 编制、审核、批准; d) 生效日期;
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六 . 质量手册的编制
质量手册的常见结构: 封面 —组织的名称; —手册标题; —文件编号、手册版本、受控章及分发号; —起草人、批准人签名、生效日期;
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七 . 程序文件的编制
1. 程序文件描述的内容 往往包括 5W1H :开展活动的目的( Why )、范围;做什么( What )、何时( When )何地( Where )谁( Who )来做;应采用什么材料、设备和文件,如何对活动进行控制和记录( How )等。
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七 . 程序文件的编制
2. 程序文件结构(参考): -- 封面 -- 正文部分: ------1. 目的 ------2. 范围 ------3. 职责 ------4. 程序内容 ------5. 质量记录 ------6. 支持性文件 ------7.附录
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七 . 程序文件的编制
3. 程序文件内容概述 封面:程序文件封面格式类同质量手册。 正文:
--- 目的:说明为什么开展该项活动。 --- 范围:说明活动涉及的(产品、项目、过 程、活动......)范围。 --- 职责:说明活动的管理和执行、验证人员的职责。
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七 . 程序文件的编制
--- 程序内容:详细阐述活动开展的内容及要求。 --- 支持性文件:列出支持本程序的第三层文件。 --- 质量记录:列出活动用到或产生的记录。 ---附录:本程序文件涉及之附录均放于此,其编号方式为附录 A 、附录 B ,以此顺延。
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七 . 程序文件的编制
4. ISO9001:2000明确要求的程序文件 : --- 文件控制程序 --- 质量记录控制程序 --- 内审控制程序 --- 不合品控制程序 ---纠正措施控制程序
---预防措施控制程序
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七 . 程序文件的编制
5. 其它程序 采购控制程序顾客满意度控制程序顾客财产控制程序沟通控制程序 标识和可追溯性控制程序数据分析控制程序 质量策划控制程序
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八 . 我局程序文件的识别
1办公室工作管理控制程序2 法制与综合业务工作管理控制程序3 卫生检疫处工作管理控制程序4 植物检验检疫处工作管理控制程序5动物检验检疫处工作管理控制程序6 食品检验监督处工作管理控制程序
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八 . 我局程序文件的识别
7 机电检验处工作管理控制程序8 轻纺检验处工作管理控制程序9 认证监管处工作管理控制程序10 检务处检务工作管理控制程序11 科技处工作管理控制程序12 信息中心工作管理控制程序
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八 . 我局程序文件的识别
13人事处工作管理控制程序14 财务处工作管理控制程序15 政工处工作管理控制程序16 监察审计室工作管理控制程序17 离退休干部管理处工作管理控制程序18机场办事处工作管理控制程序
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八 . 我局程序文件的识别
19 内陆港办事处工作管理控制程序20 开发区办事处工作管理控制程序21 机关服务中心工作管理控制程序22 检验检疫协会秘书处工作管理控制程序23 质量策划控制程序24 风险评估与应急控制程序内审控制程序
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八 . 我局程序文件的识别
25 采购控制程序26顾客满意度控制程序27顾客财产控制程序28沟通控制程序29 标识和可追溯性控制程序
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30数据分析控制程序31 不合格品控制程序32 纠正控制程序33 预防控制程序34 数据分析控制程序
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九 . 我局文件系统编码规则
质量手册编码规则 :HLJCIQ—SC —XXXX/Yy │ │ │ │ │ │ 版本号及修订次数 │ │ └──年代(如 2008 ) │ └────质量手册代号 └─────黑龙江出入境检验检疫局代码
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九 . 我局文件系统编码规则
程序文件编码规则:HLJCIQ——CX—XX—Xx │ │ │ │ │ │ │ │—版本号及修订次数 │ │ └─ 程序序号 │ │ │ └────程序文件代号 └──────黑龙江出入境检验检疫局代码
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九 . 我局文件系统编码规则
作业指导书文件编码规则:HLJCIQ—ZY—XX—XX—Xx │ │ │ │ │ 版本号及修定次数 │ │ │ └─序号 │ │ └── 业务类别代码(为业务汉语拼音
缩写前两位字头) │ └────作业指导书代号 └──────黑龙江出入境检验检疫局代码
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九 . 我局文件系统编码规则
注解: 1. 以公文形式发布的局、处发文件,按照《黑龙江
出入境检验检疫局公文处理办法》黑检办 [2002]175号执行;
2. 业务固定格式记录(如报检单、检验原始记录、证书征稿等),沿用原格式和各单位的编码规则;
3.外来文件沿用原文件编号,需受控的列入文件控制清单;
4. 已建立体系的单位和部门沿用原编号。
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十 . 程序和作业指导书模式
------1. 目的 ------2. 范围 ------3. 职责 ------4. 程序内容 ------5. 质量记录 ------6. 支持性文件 ------7.附录
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十一 . 各单位、部门代码
办公室 办公室 BG
法制与综合业务处 法综处 FZ
植物检验检疫处 植检处 ZJ
动物检验检疫处 动检处 DJ
卫生检疫处 卫检处 WJ
食品检验监督处 食检处 SP
机电检验处 机电处 JD
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部门代码
轻纺检验处 轻纺处 QF
认证监管处 认监处 RJ
检务处 检务处 JW
科技处 科技处 KJ
人事处 人事处 RS
财务处 财务处 CW
政工处 政工处 ZG
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部门代码
监察审计室 监审室 JC
离退休干部管理处 老干部处 LTX
信息中心 信息中心 XX
国际旅行卫生保健中心 保健中心 GL
机关服务中心 机关服务中心 JF
检验检疫协会秘书处 协会 XH
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部门代码
检验检疫技术中心 技术中心 JS
机场办事处 机场办 JC
内陆港办事处 内陆港办 NLG
开发区办事处 开发区办 KFQ
漠河办事处 漠河办 MH
嘉荫办事处 嘉荫办 JY
绥芬河出入境检验检疫局 绥芬河局 SFH
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部门代码
黑河出入境检验检疫局 黑河局 HH
齐齐哈尔出入境检验检疫局 齐齐哈尔局 QHR
牡丹江出入境检验检疫局 牡丹江局 MDJ
佳木斯出入境检验检疫局 佳木斯局 JMS
东宁出入境检验检疫局小 东宁局 DN
大庆出入境检验检疫局 大庆局 DQ
鹤岗出入境检验检疫局 鹤岗局 HG
同江出入境检验检疫局 同江局 TJ
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部门代码
虎林出入境检验检疫局 虎林局 HL
密山出入境检验检疫局 密山局 MS
抚远出入境检验检疫局 抚远局 FY
饶河出入境检验检疫局 饶河局 RH
萝北出入境检验检疫局 萝北局 LB
逊克出入境检验检疫局 逊克局 XK
富锦出入境检验检疫局 富锦局 FJ
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4.2.3 文件控制
建立形成文件的程序,控制要点: 文件批准 必要评审、更新并再次批准 识别文件的更改和现行修改状态 使用处可获得有关版本的适用文件 保持清晰、易于识别 识别和控制外来文件 作废文件的控制
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4.2.4 记录控制
建立形成文件的程序,控制目的:提供符合要求和有效运作的证据 控制要求: 建立和保存记录 记录保持清晰、易于识别和检索 形成文件的程序,规定记录的:标识、贮存、
保护、检索、保存期限、处置
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7.1 产品实现的策划
策划和开发产品实现过程并与 QMS 其它过程要求相一致,应确定:
质量目标和要求; 确定过程、文件和资源; 验证、确认、监视、检验和试验活动的安排,接
收准则; 记录 策划的输出形式应适合组织的运作方式
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7.2.2 与产品有关要求的评审
评审要求: 产品要求得到规定 不一致的要求已予解决 有能力满足规定 评审时机:承诺前 确认没有形成文件的顾客要求 产品要求发生变更时的控制 网络销售时的评审
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7.4 采购
7.4.1 采购过程(到哪里买?) 对供方和采购产品的控制的类型和程度取决于对
随后的产品实现或最终产品的影响 对供方的评价和选择—— 根据供方提供符合要求产品的能力评价和选择
供方—— 规定选择、评价和重新评价的准则—— 保持评价的结果和任何由评价所引起的措施的
记录
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7.5.4 顾客财产 :
顾客财产:组织控制下或其使用的(包括知识产权)
管理要求 : 识别、验证、保护和维护 发生丢失、损坏、不适用时,报告顾客并
保持记录
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8.2.1 顾客满意 :
监视目的:测量质量管理体系的业绩 监视对象:顾客满意 监视要求:确定获取和使用这种信息的方
法
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8.3 不合格品控制
目的:识别和控制,以防止非预期的使用或交付
控制和处置的职责和权限:在形成文件的程序中明确
处置不合格品的方法: 消除已发现的不合格; 让步使用、放行或接受(批准); 防止其原预期的使用或应用。
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8.3 不合格品控制
记录:性质和随后所采取的措施(包括批准让步)
对纠正后的产品进行再验证 在交付或已经开始使用以后才发现问题时的处
理
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纠正措施控制程序
目的:消除不合格原因,为防止再次发生 要求:纠正措施与不合格的影响程度相适应。 形成文件的程序,规定以下要求
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纠正措施控制程序
a) 评审不合格(包括顾客抱怨);b) 确定不合格的原因;c) 评价确保不合格不再发生的措施的需求;d) 确定和实施所需的措施;e) 记录所采取措施的结果f) 评审所采取的纠正措施。
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预防措施控制程序
目的:消除不合格的潜在原因,防止其发生 要求:与潜在问题的影响程度相适应 形成文件的程序,规定以下要求:
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预防措施控制程序
a) 确定潜在的不合格及其原因;b) 评价防止不合格发生的措施的需求;c) 确定和实施所需的措施;d) 记录所采取的措施的结果;e) 评审所采取的预防措施。
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由于能力和水平有限,错误和不足之处在所难免,还请大家多多批评指正。
谢谢!