Развитие е-документов в РФ

www.esphere.ruwww.esphere.ru

Развитие е-документов в РФ

10 декабря 2013 года

www.esphere.ru

Основные сервисы

Курьер

Электронная Отчетность

Сервис для обмена данными между учетными системами поставщика и покупателя

Сервис для обмена юридически значимыми документами с электронной подписью

Сервис для предоставления отчетности в контролирующие органы

8 лет на рынке

Подключено более 8000 клиентов

Ежемесячный траффик – более 3,5 млн. электронных документов

Дочернее общество Сбербанка РФ

www.esphere.ruwww.taxcom.ru

Общая информация:• На печать, корректировку и

исправление счетов-фактур затрачиваются многие кило-граммы бумаги ( так, например, в крупных торговых сетях на каждые 300 автомобилей с продукцией приходится 1 машина, загруженная бумагой).

Счет-Фактура бумага

• Временные затраты на передачу СФ в бумажном виде могут составлять от нескольких дней до нескольких недель (ошибки в заполнении реквизитов адресата каждого СФ, потери документов на разных этапах передачи и т.д.).

• Затраты времени и усилий сотрудников на печать, проверку, передачу документов и ожидание результатов отправки, исправление ошибок измеряются в человеко-днях.

• Преимущество бумажных СФ: очевидность и прозрачность процедуры для пользователей и возможность исправления бумажных СФ.

www.esphere.ru

Какие возможности были на момент начала практики ЭДО1. Описан порядок и форматы использования ЭСФ, НО:

– На практике бизнес применял «сторнирование»

– Инспекции ФНС не готовы технологически принимать ЭСФ

– Схема ЭДО сложна в реализации технически

2. Бизнес очень хотел начать, НО:

– Опасения бухгалтерии из-за отсутствия практики

– Мало разъяснений от МИНФИН по спорным вопросам сожительства документов бумажных и электронных

– Не все параллельные правовые вопросы были решены:

• Как сдавать документы при проверках

• Как их хранить 4 года

• Как быть с роумингом и т.д.


Как работает обмен ЭСФ

• Основным документом, регламентирующим электронный обмен СФ является Приказ Министерства Финансов № 50н от 25 апреля 2011г.

Дополнительно: Постановление Правительства РФ №1137 от 26.12.2011

• Концептуально схема ЭСФ копирует бумажный аналог, за исключением ряда моментов:

использование ЭЦП руководителя предприятия, фиксация момента выставления и получения ЭСФ ОЭДО, нельзя заменить, но можно откорректировать в эл. виде.

• Согласно законодательству РФ обмен электронными счетами-фактурами может осуществляться только через сертифицирован-ного оператора электронного документооборота (ОЭДО).

www.esphere.ru

Схема, которую принял МИНФИН по ЭСФ


ЭСФ решает проблемы

Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры.Счёт-фактура не был получен в том налоговом периоде, за который НДС заявлен к вычету.Экземпляры счета-фактуры, находящиеся у продавца и покупателя, имеют разные даты.

Наличие подписей руководителя и главного бухгалтера в счёте-фактуре или отсутствие расшифровки подписей.

Исправление и дооформление счетов-фактур.

www.esphere.ru

Спасибо Первым:

REAL – первая торговая сеть инициировавшая ЭДО проект по всем типам документов: ЭСФ, Акты бонусов, прайс-листы и т.д.

P&G и Metro C&C: запускали полный цикл от Торг 12 до ЭСФ

Х5 Retail Group: только ЭСФ, но по всей РФ уже в продуктиве 80% документов

Дикси, Гиперглобус, Холидей Классик и т.д – Услуги

Ашан, Магнит – ЭСФ и ТОРГ 12 в тесте.

Вывод: рост интереса пропорционален получению опыта бизнесом.

www.esphere.ru

Рамки запросов на интеграции

Компании Потребность Сложность Способы

Крупнейший бизнес

Обязательно Высокая стоимость и сроки

Как правило выбор небольшой

Средний бизнес

Желательно Есть возможность, но нет желания

Налогоплательщик может подстроиться под любые необходимые способы

Малый бизнес Не обязательно

Легко, но нет желания

Любой способ

www.esphere.ru

Крупный бизнес

Предпосылки

1) Интеграция через предлагаемый Оператором протокол или с применением наработок вендоров (SAP, Oracle…)

2) Оператор подстраивается под Заказчика

3) Международные компании не имеют возможности полноценно интегрироваться и пользуются WEB решениями Оператора с разными подходами

Подходы к интеграции

4) Оценка вложений (высокие инвестиции)

5) Оценка операторов. На начальном этапе развития рынка ЭДО сложно быть уверенными в правильном выборе партнера

6) Небольшой опыт реакции и управления изменениями законодательства, архитектурой системы оператора и бизнес-процессами партнеров.

www.esphere.ru

Средние компании


1) Оператор предлагает готовые решения (например, специальный адаптер к системе 1С)

2) Оператор подстраивается под Заказчика только при понимании полезности изменений под всех клиентов

3) Готовы к быстрым изменениям в случае корректировок законодательства

Подходы к интеграции

4) Реализуют при большом потоке документов

5) Невысокая сложность и стоимость, поэтому настраивают быстро.

6) Интегрируют только структурированные документы (ЭСФ, эТОРГ12 и т.п.)

www.esphere.ru

Малый и микро бизнес


1) Используют ЭДО только при желании их крупного контрагента

2) Применяет только доступный у Оператора WEB функционал

3) Переводят на ЭДО только те документы, в которых уверены, что не будут «перевыпускать» «задним числом».

Подходы к применению

4) Подключаются по «наставлению» крупного партнера (поставщика или покупателя)

5) Выбор Оператора осуществляется так же с «наставлением» Партнера, особенно с учетом низкого развития роуминга ЭДО

6) Не изучают глубоко законодательство и не видят рисков в применении ЭДО.

www.esphere.ru

Самостоятельная интеграция или через интегратора

Модуль формирования

e-документа

Модуль подписания документа СКЗИ

Модуль отправки и получения

документов

Интерфейс пользователя

Локальный Архив

API

Торговый партнер

Учетная система компании

•Отправка•Подписание извещений•Хранение

http://www.megafon.ru/

www.esphere.ru

Использование готового модуля оператора







•Отправка•Подписание извещений•Хранение

Интеграционный модуль ОператораМодуль отправки и

получения документов

Модуль подписания документа СКЗИ

www.esphere.ru







•Отправка

Модуль отправки и получения

документов

Поставщикам: Использование интеграции с EDI

Invoice

Преобразование

в ЭСФ

• Подписание документов и извещений• Хранение

ТД Настюша

www.esphere.ru

Подготовка к проекту

Анализ необходимых типов документов подлежащих автоматизации

– Анализ исходящего и входящего потока документов

! - Это не обязательно ЭСФ

Анализ необходимых внутренних изменений

– Организационные изменения

• Кто будет пользователем

• Ответственные роли и лица

• Договора и соглашения с контрагентами

– Технические доработки

• Оператора

• Компании

Изучение возможности использования документов у контрагентов

– Готовность работы со средствами ЭП

– Определение ключевых групп для внедрения (по обороту, трафику, категории)

www.esphere.ru

Шаги реализации проекта

Юридический отдел

– Изучение нормативной базы (для себя).

– Изучение судебной практики.

– Подготовка дополнительных соглашений, шаблонов договоров и иное.

Функциональные подразделения

– Подготовка бизнес процессов к использованию ЭДО

– Прохождение обучения

– Получение ЭП

– Подключение контрагентов

• Переговоры, заключение ДС

• Настройки (ИД контрагента)

• Пробные испытания на одном документе

Технический отдел

– Адаптация политики безопасности под требования проекта ЭДО

– Технически доработки ПО и тестирование в компании

– Подготовка инструкций и перевод в продуктив

www.esphere.ru

Риски проектов

Правовые

– Хранение документов?

– Массовое подписание документов?

• Ручное подписание

• Автоматическое подписание

– Правила подписания документов

Технологические:

– Использование ЭП одного оператора, Систему ЭДО иного оператора

– ЭП с псевдонимом (компании)

– Сожительство бумажных и электронных документов

– Роуминг операторов ЭДО

www.esphere.ru

Контакты

?

Развитие е-документов в РФ

Documents