62

Business Excellence №10' 2012

Уровень бюрократизации компании часто можно определить по срокам согласования договоров. Чем дольше согласуются договора, тем больше бюрократических процедур существует в компании. При этом задержки при согласовании договоров негативно влияют и на закупки, и на продажи и на другие ключевые бизнес-процессы, и именно поэтому совершенствова-ние договорного процесса является одной из ключевых задач при оптимизации деятельности компании в целом.

Андрей КОПТЕЛОВ, бизнес-аналитик

КАК ДОБИТЬСЯ ПРОЗРАЧНОСТИ

Управление договорами про-исходит в различных бизнес-процессах. В процессе про-даж заключается договор с покупателем, в процессе за-купок — договор с постав-щиком, в производственных и ремонтных процессах появ-ляются договора с субподряд-чиками. При этом в догово-рах закрепляются параметры, которые влияют на эффек-тивность компании в целом,

и поэтому они должны кон-тролироваться на самых вы-соких уровнях управления.

Построив систему контро-ля в процессе управления до-говорами, можно добить-ся прозрачности деятельно-сти многих подразделений, что в свою очередь позволя-ет серьезно уменьшить кор-рупционную составляющую в компании. Так или иначе ка-чество организации договор-ного процесса влияет на клю-чевые области деятельности компании, что требует к нему

особого внимания со сторо-ны менеджмента.

Чаще всего управление до-говорами рассматривается в разрезе жизненного цикла договоров, начиная от их соз-дания, согласования, подпи-сания и до того момента, ког-да все обязательства по до-говору считаются исполнен-ными. Такое разделение по-зволяет определить ключе-вые точки контроля, что дает возможность эффективно управлять договорным про-цессом.

Информационные технологии

КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ

ДОГОВОРНЫЕ РАБОТЫ

63

Business Excellence №10' 2012

Информационные технологии

Для ускорения согласования договоров часто используют-ся типовые формы, которые уже содержат позицию всех заинтересованных сторон. С целью учета мнения всех заинтересованных подразде-лений закрепляются алгорит-мы согласования договоров, а также разрабатываются спе-циализированные/облегчен-ные процедуры согласования для отдельных типовых до-говоров и нормируются сро-ки согласования каждым из участников процесса.

И здесь наиболее важным элементом процесса является способ сбора замечаний к до-говору. В некоторых компа-ниях существует правило, по которому одна из сторон при несогласии с тем или иным пунктом договора должна объяснить свою позицию и главное — предложить свою формулировку той ча-сти договора, с которой она не согласна.

Если анализировать дого-ворной процесс с точки зре-ния бережливого производ-

ства, то нужно обратить вни-мание на количество дого-воров, согласование которых было прекращено. При со-вершенствовании процес-са нужно стремиться к тому, чтобы число таких договоров было минимальным.

Особое внимание требует-ся уделять тем случаям, ког-да согласованные договора прошли через судебные про-цедуры, поскольку именно в них проверяется качество используемых договоров, и те недостатки, которые были обнаружены, должны быть в кротчайшие сроки устране-ны в существующей практике договорного процесса.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Учитывая количество до-говоров в компании и необ-ходимость их жесткого кон-троля, управление догово-рами часто автоматизирует-ся в числе первых. При этом в качестве IT-решения ис-пользуются системы доку-ментооборота, которые об-ладают специализированной функциональностью в дан-ной части. В рамках системы документооборота происхо-дит регистрация договора и формируется карточка дого-вора, содержащая ключевые параметры договора, а так-же хранится текст самого до-кумента и его отсканирован-ный вариант с подписями и печатями.

В этой же системе происхо-дит согласование договора со всеми заинтересованны-ми лицами с использованием модуля workflow, который по-зволяет управлять маршрута-ми согласования договоров.

Но в некоторых случаях су-ществующим системам до-кументооборота не хватает функционала и масштабируе-мости для автоматизации до-говорного процесса. Вот при-мер из практики. В крупной телекоммуникационной ком-пании заключаются договора с огромным числом абонен-тов, что делает затрудненным применение систем докумен-тооборота и приводит к не-обходимости использования ERP-систем или других спе-циализированных приложе-ний, например CRM.

Чем стандартнее договор, тем лучше с управлением до-говорами будет справляться ERP-система. На другом по-люсе будут договора, в кото-рые вносится множество из-менений, что потребует от информационной системы средств согласования и груп-повой работы, и тогда в до-полнении к учетным функци-ям будет необходимо учиты-вать эти потребности.

В некоторых случаях для об-легчения рутинной работы в системе управления догово-рами реализуется функцио-нал формирования печатных форм. Ведь в случае большого количества однотипных дого-воров, на основе которых фор-мируются такие документы, как календарный план, смета,

64

Business Excellence №10' 2012

ведомость исполнения работ, форма договора, а в дальней-шем акты и их формы, регла-ментированные формы: счета-фактуры, накладные — вво-дить одну и ту же информа-цию в десяток унифициро-ванных документов становит-ся слишком трудоемко. А си-стема управления договорами как раз и содержит всю полно-ту информации о договоре, ко-торая в дальнейшем предстает в виде печатных форм.

Если проанализировать функционал IT-решения для управления договорами, то можно выделить три ключе-вых функциональных блока: блок учета и хранения догово-ров, блок согласования и по-иска договоров, а также блок учета и контроля договорного процесса.

Если достаточно лишь учи-тывать и хранить договор, то вероятно, что функционала ERP-системы будет достаточ-но. Если необходимо согла-совывать договор по слож-ным и изменчивым марш-рутам, а также вносить изме-нения в договора, то тут без функционала документообо-рота обойтись будет затруд-нительно.

На практике чаще всего ис-пользуется интеграция двух систем, что позволяет с одной стороны обеспечить гибкость

договорного процесса, а с дру-гой — облегчить передачу данных из договора в учетные системы, для последующего их контроля и анализа.

КОНТРОЛЬ ДОГОВОРНОГО ПРОЦЕССА

Нужно учитывать, что во многих случаях автоматиза-ция договорного процесса выполняется не столько для облегчения действий сотруд-ников, работающих с догово-рами, сколько для контроля данного процесса.

В первую очередь в систе-ме закрепляются процеду-ры согласования, без которых подписать договор невоз-можно. Очень часто требова-

ния по процедурам согласо-вания инициируют договор-ные и юридические подразде-ления и отделы (департамен-ты) продаж. Но так или иначе типовая задача — согласовать договор со всеми заинтересо-ванными лицами в четко ре-гламентированные сроки.

Для согласования с бюдже-том в рамках информацион-ной системы часто предусма-тривается проверка на со-ответствие согласуемого до-говора бюджетным лими-там за текущий период. Так-

же в рамках согласования до-говора создаются специали-зированные процедуры, от-вечающие за контроль се-бестоимости продуктов или услуг, поскольку для основ-ного бизнеса это ключевое решение.

Очень часто в системе управления договоров раз-вертывается функционал по управлению исполнением до-говоров на базе учетной ин-формации. Это позволяет ис-пользовать систему автома-тизации договоров, в том числе и для управления про-ектами, задачами, заказами в зависимости от специфики бизнеса.

В части автоматизации до-говорного процесса на прак-тике можно встретить раз-личные варианты. Где-то до-говорной процесс автомати-зирован в ERP-системе, на-пример это «1С», SAP, Oracle EBS и другие системы. Где-то развитие системы управ-ления договорами шло от функционала документообо-рота, как, например, в систе-мах Documentum, Directum, «Босс референт» и др. В ком-паниях финансового и теле-коммуникационного сектора можно встретить реализацию функционала системы управ-ления договорами на базе CRM-систем, что по архитек-туре решения очень близко к ERP-системе.

Но так или иначе для управ-ления договорным процес-сом неизбежно используются информационные техноло-гии — без них наладить кон-троль над процессом в совре-менной компании затрудни-тельно.

Нужно учитывать, что во многих случаях автоматизация договорного процесса выполняется не столько для облегчения действий сотрудников, работающих с договорами, сколько для контроля данного процесса.

Информационные технологии