Исполнительный совет 199...

199 EX/16 Исполнительный совет

Пункт 16 предварительной повестки дня

СЛУЖБА ВНУТРЕННЕГО НАДЗОРА (IOS): ГОДОВОЙ ДОКЛАД ЗА 2015 Г.

РЕЗЮМЕ

Годовой доклад Службы внутреннего надзора (IOS) представляется в соответствии с высказанной ранее просьбой Исполнительного совета (решения 160 EX/6.5 и 164 EX/6.10). В нем представлены основные ре-зультаты работы IOS в 2015 г.

В настоящий доклад в качестве приложений были включены следую-щие документы: ревизии, проведенные в 2015 г. (приложение I), планы работы по проведению ревизий и оценок на 2016 г. (приложение II), устав и политика внутренней ревизии (приложение III), краткое изложе-ние выводов докладов ОИГ, опубликованных в 2015 г. и представляю-щих интерес для ЮНЕСКО (приложение IV), а также сводный обзор имеющихся оценок ЮНЕСКО (приложение V). Годовой доклад Кон-сультативного комитета по надзору Генеральному директору пред-ставлен в документе 199 EX/16.INF.

Все финансовые и административные последствия деятельности, о ко-торой сообщается в докладе, соответствуют параметрам нынешнего документа C/5.

Ожидаемые меры со стороны Исполнительного совета: предлагаемое решение в пункте 36.

Париж, 22 февраля 2016 г. Оригинал: английский

Сто девяносто девятая сессия

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ВВЕДЕНИЕ

1. В настоящем годовом докладе Исполнительному совету представляется информация об основных мероприятиях Службы внутреннего надзора (IOS) за 2015 г. и о программе ее работы на 2016 г. Доклад Генеральному директору Консультативного комитета по надзору, чей круг ведения требует также предоставления данного доклада Исполнительному совету, содержится в документе 199 EX/16.INF.

ОБЩИЙ ОБЗОР

2. IOS представляет собой единый надзорный механизм, который выполняет следующие функции:

Таблица 1: Основные функции IOS

Внутренняя ревизия Задача ревизии состоит в проверке отдельных операций, проводимых в Штаб-квартире, подразделениях на местах и в рамках систем информационных технологий, а также в разработке рекомендаций, направ-ленных на повышение эффективности административной деятельности, управленческого контроля и вы-полнения программы.

Оценка Задача оценки состоит в проверке актуальности, эффективности, действенности, результативности и устойчивости программ, проектов и операций, а также их согласованности, связанности и широты охвата.

Расследования Задача расследований состоит в проверке обвинений в неправомерных действиях и нарушениях (напри-мер, в мошенничестве, нецелевом использовании средств или преследованиях). IOS является единствен-ным подразделением, ответственным за расследование неправомерных действий.

Консультативная роль Старшему руководящему звену по его просьбе предоставляются консультативные услуги – от консульта-тивных соображений организационного характера до рекомендаций, касающихся оперативной деятельно-сти.

3. При проведении внутренних ревизий, оценок и расследований IOS придерживается профессиональных международных стандартов1. Эта работа включает непрерывное совер-шенствование процедур контроля качества путем предоставления консультативных услуг Консультативным комитетом по надзору, заказов на проведение внешних обзоров качества функций ревизии и оценки, а также обеспечения профессиональной аттестации всех сотруд-ников в дополнение к требованиям относительно соответствующего образования.

4. Специалисты в области ревизий, оценок и расследований активно участвуют в целом ряде общесистемных форумов Организации Объединенных Наций, в том числе в совеща-ниях представителей служб внутренней ревизии организаций системы ООН и многосторон-них финансовых учреждений (ПСВР), Группы ООН по оценке (ГОООН) и представителей служб ООН по проведению расследований.

5. IOS является частью более крупномасштабного надзорного механизма, который дей-ствует в отношении ЮНЕСКО и включает ревизора со стороны, чьи доклады передаются непосредственно Исполнительному совету, а также Объединенную инспекционную группу (ОИГ), доклады которой размещены на сайте www.unjiu.org.

1 Ревизии проводятся в соответствии с Международными стандартами профессиональной практики внут-

ренней ревизии, расследования осуществляются на основе Единых руководящих принципов проведения расследований, а оценки – в соответствии с Нормами и стандартами оценок в системе ООН.

http://www.unjiu.org/

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БЮДЖЕТ И ФИНАНСИРОВАНИЕ

6. Бюджет на мероприятия IOS остается значительно ниже уровня, установленного до бюджетных сокращений в 2011 г. Несмотря на ряд мер по уменьшению затрат, данная бюд-жетная ситуация привела к увеличению пробелов в охвате службой внутреннего надзора подразделений на местах и уменьшению гарантий по рискам в области информационных технологий. Внебюджетные взносы на конкретные мероприятия в области оценки позволили секции оценки провести анализ ряда важных программ, что в ином случае сделать было бы невозможно. В Службе внутреннего надзора работает 18 сотрудников2 (16 P и 2 G), тогда как в докризисный период в ней насчитывалось 23 сотрудника (20 P и 3 G). В целях улучшения информированности о мошенничестве, упредительного мониторинга мошенничества и дальнейшего уменьшения объема незавершенной работы по рассмотрению случаев мо-шенничества IOS перевела в 2016 г. одну должность из секции внутренней ревизии в секцию расследований.

Таблица 2: Динамика бюджета IOS

Источник: (*) FABS – Бюджет обычной программы и (**) планы расходов по документу C/5.

ВНУТРЕННЯЯ РЕВИЗИЯ

7. В 2015 г. секция внутренней ревизии обновила устав и политику внутренней ревизии IOS, которые приводятся в приложении III.

8. В ходе проводимых IOS ревизий оценивается функционирование системы внутреннего контроля, эффективность и действенность операций, а также надежность поступающей ру-ководству информации. В течение года IOS провела ревизии различных служебных процес-сов и подразделений ЮНЕСКО. Двухгодичный план ревизий, включающий 25 проверок, был выполнен за исключением двух запланированных ревизий, проведение которых к концу 2015 г. еще не было завершено. Для удовлетворения текущих потребностей в ходе двух-летнего периода четыре позиции в этом плане были заменены. Краткие сведения об основ-ных проведенных ревизиях представлены в приложении I, а с более подробной информаци-ей о результатах этих ревизий можно ознакомиться на сайте IOS по адресу www.unesco.org/ios. Ревизии проводились на основе плана, составленного с учетом рисков, и обеспечивают ограниченные гарантии в отношении общего управления рисками и конт-роля рисков в ЮНЕСКО.

2 Две вакантные должности будут заполнены в начале 2016 г.

2010 / 2011(35C)

2012 / 2013(36C)

2014 / 2015(37C)

2016 / 2017(38C)

Additional Appropriations (*) - 25 000 574 000 -Cost Recovery (*) - 57 000 23 000 -ExB for Evaluations (*) 645 000 221 000 53 000 200 000FITOCA (**) 726 000 736 000 814 000 899 000RP Activity Budget (**) 1 034 000 413 000 479 000 514 000RP Staff Budget (**) 5 039 000 5 185 000 5 243 000 5 163 000

3

4

5

6

7

8

Млн

. дол

л.

Дополнительные ассигнования (*)

Возмещение расходов (*)

ВС для проведения оценок (**)

Бюджет на персонал ОП (**)

ФИТОКА (**)

Бюджет на мероприятия ОП (**)

http://www.unesco.org/ios

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9. Проведенные в 2015 г. внутренние ревизии и выполнение рекомендаций, сформулиро-ванных в ходе предыдущих ревизий, свидетельствовали о некоторых улучшениях, а также о возникновении рисков, ни один из которых, с нашей точки зрения, не указывает на наличие существенных недостатков в системе контроля в целом. Ниже перечислены основные обла-сти, в которых процедуры внутреннего контроля потребовали пристального внимания.

10. Управление общеорганизационными рисками. Эффективная структура управления рисками должна обеспечивать непрерывную связь между целями, стратегией, осуществле-нием стратегии, учетом рисков, механизмами контроля и обеспечения гарантий на всех уровнях Организации. В 2008 г. ЮНЕСКО внедрила систему управления рисками посред-ством (i) проведения систематической работы по выявлению и оценке возникающих в ее деятельности основных общеорганизационных рисков и (ii) создания Комитета по управле-нию рисками, в частности, в целях разработки и мониторинга осуществления планов умень-шения этих рисков и обновления каждые полгода оценки рисков. Был достигнут определен-ный прогресс, включая составление справочника по управлению рисками и подготовку кад-ров по этим вопросам, а также периодическую оценку рисков, в том числе соответствующую деятельность в подразделениях на местах. Следуя рекомендации Консультативного комите-та по надзору, Генеральный директор уделила повышенное внимание совершенствованию управления рисками, включая недавнее реформирование Комитета по управлению рисками, для которого в 2015 г. был определен новый круг ведения. IOS завершает работу по предо-ставлению консультативных услуг в целях совершенствования системы выявления, оценки и уменьшения рисков, а также определения склонности к риску и большего учета в основной деятельности процедур выявления новых рисков. Достигнув более зрелого уровня, система управления рисками будет также способствовать обеспечению со стороны IOS разумных гарантий в отношении общего управления рисками и контроля рисков в ЮНЕСКО.

11. Управление программой. Ожидается, что внедрение новых форм программной от-четности (т.е. доклада об осуществлении программы и доклада о стратегических результа-тах) позволит постепенно улучшить информацию, лежащую в основе принятия решений; эта работа должна сопровождаться инициативами, направленными на укрепление культуры, компетенций и механизмов как мониторинга результатов, так и контроля осуществления программы. В отношении сети подразделений на местах в 2007 г. была введена подготовка документов ЮНЕСКО по страновому программированию (ДЮСП) в целях всеобъемлющего отражения вклада ЮНЕСКО в усилия государств-членов в области развития. Поскольку не-которые из этих ДЮСП в настоящее время устарели, а также в связи с существенными про-белами в охвате, для обеспечения актуальности и согласованности этих документов необ-ходимо провести переоценку их цели, формы, содержания и периодичности подготовки. Требуется усовершенствовать некоторые аспекты системы взаимодействия ЮНЕСКО с партнерами-исполнителями в целях улучшения подотчетности, а также управления показа-телями деятельности и уменьшения финансовых рисков для ЮНЕСКО. Соответствующие предложения были представлены в докладе за 2014 г. о проведенной IOS ревизии эффек-тивности расходования средств по контрактам; планы действий руководства по этим реко-мендациям находятся в процессе подготовки.

12. Людские ресурсы. Принимаются меры, направленные на сокращение времени набо-ра сотрудников на должности категории специалистов и выше. Эти меры включают (i) со-вершенствование планирования для обеспечения своевременного начала процесса набора, (ii) сокращение сроков и одновременное объявление внутреннего и внешнего набора и (iii) продолжение подготовки должностных инструкций более общего характера для соответ-ствующих должностей. Как и планировалось HRM, вслед за проведенной IOS в 2013 г. предыдущей ревизией, была внедрена новая система оценки служебной деятельности. Эффективной оценке работы и повышению квалификации персонала необходимо уделять постоянное внимание.

13. Финансовый контроль. Аналитические документы, подготовленные IOS в 2015 г., показывают, что в Организации существует эффективное разделение несовместимых обя-

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занностей, в частности, в отношении функций сертификации и утверждения. В течение года Бюро финансового управления проводило подготовку сотрудников и осуществляло монито-ринг конкурсного отбора подрядчиков/поставщиков услуг в целях укрепления этого аспекта практики ЮНЕСКО в области контрактов. IOS продолжает оказывать поддержку выполнению этой приоритетной задачи. В течение 2015 г. значительное число должностей администра-тивных сотрудников в сети подразделений на местах оставалось вакантным, необходимо продолжать усилия по обеспечению эффективного временного контроля в этих подразделе-ниях, а также уменьшению числа вакансий. Возрастающим источником финансирования для ЮНЕСКО являются дополнительные ассигнования. Проведенная IOS оценка рисков, свя-занных с контролированием таких взносов, указала на возможность уточнения некоторых элементов подотчетности в отношении этих средств. В 2015 г. действующие процедуры бы-ли соответствующим образом пересмотрены, будет обеспечен дальнейший мониторинг их применения.

14. Мобилизация ресурсов. В докладе о проведенной IOS в течение года ревизии моби-лизации ресурсов рекомендовалось придать большее стратегическое значение этому во-просу, обеспечив четкое руководство и ответственность за осуществление планов мобили-зации ресурсов. В этом отношении восполнение информационных пробелов и создание бо-лее четких показателей результатов деятельности позволит улучшить управление усилиями по мобилизации ресурсов. Следует укрепить синергию между планами в области коммуни-кации и планами мобилизации ресурсов, например, посредством целенаправленного ин-формирования потенциальных доноров в рамках коммуникационной деятельности ЮНЕСКО и более широкого освещения успешных результатов ее программ. В дополнение к меропри-ятиям BSP/CFS по подготовке кадров, уже организуемых для секторов и подразделений на местах, следует уделять приоритетное внимание инвестированию средств в выработку навыков и систему управления отношениями с партнерами.

15. Информационные технологии. С 2011 г. в силу бюджетных ограничений ревизии рисков, связанных с информационными технологиями, были сокращены. В 2015 г. в ходе проводимых ревизий IOS регулярно рассматривались вопросы соответствующего доступа и механизмов обеспечения информационной безопасности, в результате чего были подготов-лены рекомендации по улучшению положения в тех случаях, когда отмечалось несоответ-ствие или слабость механизмов контроля. Важно отметить, что в последние годы внедрение усовершенствованных методов управления информационными технологиями позволило установить более четкие приоритеты для их приобретения и разработки, включая нынешнее планирование перепроектирования SAP для совершенствования этой системы в целях луч-шего удовлетворения деловых потребностей. В отношении обеспечения бесперебойного функционирования и послеаварийного восстановления был достигнут определенный про-гресс в сфере информационных технологий, в настоящее время необходимо расширить планирование за пределы сугубо технологических аспектов.

16. В 2013 г. Исполнительный совет предложил IOS включить многоязычие в качестве са-мостоятельного аспекта при проведении ею отдельных ревизий (решение 191 EX/22.5). В 2015 г. IOS затронула вопрос о многоязычии в ходе ревизии одного из институтов катего-рии 1 в интересах более эффективного достижения им его региональных целей.

ОЦЕНКА

17. В апреле 2015 г. Исполнительный совет утвердил новую политику ЮНЕСКО в области оценки. В течение этого года IOS разработала стратегию в области оценки в целях создания надежной основы для укрепления функции оценки в рамках всей ЮНЕСКО. Кроме того, эта стратегия направлена на позиционирование оценки в качестве одного из стратегических инструментов управления для обеспечения более широкого использования результатов оценок в целях совершенствования процесса принятия решений, а также общеорганизаци-онного обучения и подотчетности.

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18. Требуются значительные усилия для укрепления децентрализованной функции оцен-ки, т.е. оценок, которые проводятся сотрудниками ЮНЕСКО вне IOS. Проведенный за по-следний год сводный обзор3 децентрализованных оценок (см. приложение V) показал, что качество этих оценок остается низким, особенно когда речь идет о представлении фактиче-ских данных о результатах (итогах или воздействии) программ. Потребуются постоянные усилия для обеспечения подготовки более качественных и полезных децентрализованных оценок, позволяющих получить информацию для общеорганизационного обучения и подот-четности. В связи с этим стратегия в области оценки предусматривает создание сети коор-динационных центров по оценке, осуществление программы подготовки кадров по управле-нию процессом оценки, а также совершенствование директивных материалов по оценке. В целях отслеживания усовершенствований и получения информации для докладов о резуль-татах работы Организации, а также обучения будут подготавливаться периодические ме-таоценки проведенных децентрализованных оценок. Эта деятельность может финансиро-ваться за счет текущего бюджета IOS лишь частично. Для обеспечения успешного осу-ществления этой стратегии IOS стремится привлечь дополнительные внебюджетные сред-ства.

19. Одной из основных проблем системы децентрализованных оценок является низкий уровень финансирования проведения качественных децентрализованных оценок. В таблице ниже показано общее положение по состоянию на конец двухлетнего периода 2014-2015 гг. Политика ЮНЕСКО в области оценки устанавливает целевой показатель в 3% от расходов на программу в качестве рекомендуемого минимального уровня финансирования оценки. Проводимый в настоящее время IOS сводный обзор подготовленных оценок охватывает приблизительно 30 децентрализованных оценок внебюджетных программ за период 2014-2015 гг. Таким образом, представленные в этой таблице данные о финансировании децен-трализованных оценок представляют собой максимально точное приближение 4. Эти цифры, по всей вероятности, будут пересматриваться в сторону повышения по мере совершенство-вания планирования и мониторинга децентрализованных оценок в период, охватываемый документом 38 C/5.

Таблица 3: Трехпроцентный целевой показатель и фактическое финансирование оценок (2014-2015 гг.)

Обычная программа Внебюджетная программа (децентрализованная)

Целевой показатель 3%5

Фактическое финансирование6

Целевой показатель 3%7

Фактическое финансирование8

5 000 000 долл. 2 850 000 долл. (1,7%) 8 500 000 долл. 1 750 000 долл. (0,6%)

20. 30 сентября 2015 г. IOS (ЮНЕСКО) в сотрудничестве с ОЭСР, а также французским и европейским обществами по оценке организовала проведение однодневной международной конференции на тему: «Эффективное использование оценок в мире, приобретающем все более сложный характер». В этой конференции, посвященной обсуждению вопросов ис-

3 Исследование состоит из двух частей: метаоценка, подготовленная для оценки качества докладов на

основе простой системы (минимальных) параметров качества, и сводный обзор для получения и обобще-ния информации об актуальности и эффективности областей деятельности ЮНЕСКО, а также выявления сквозных проблем. Предполагается, что это исследование дополнит первый доклад о стратегических ре-зультатах (199 EX/4 Part I), который представляется 199-й сессии Исполнительного совета.

4 В отношении политики в области оценки целевой показатель внебюджетного финансирования включает также финансирование для проведения мониторинга и оценки. В силу отсутствия систематического сбора данных в представленных данных оно не отражено.

5 Эта цифра составляет 3% от бюджета оперативной деятельности по утвержденному документу 37 C/5 Addendum (план расходов в объеме 507 млн. долл.).

6 Из которых 2 млн. долл. составляют расходы IOS на персонал. 7 Эта цифра составляет 3% от «сметных» бюджетных расходов на мероприятия за двухлетний период,

охватываемый документом 37 C/5. 8 Смета фактического внебюджетного финансирования составлена на основе 50 проведенных оценок при

средних расходах в размере 35 000 долл.

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пользования оценок, приняли участие руководители и специалисты по оценке. Конферен-ция, проводившаяся в рамках Международного года оценки, насчитывала около 200 участ-ников.

21. Секция оценки IOS выступила соучредителем рабочей группы ГОООН по нормам и стандартам проведения оценки. Ожидается, что пересмотренные нормы и стандарты про-ведения оценки в системе ООН будут представлены на ежегодном общем заседании ГОООН в апреле 2016 г.

22. Ряд основных мероприятий по оценке, проведенных в течение прошлого года, способ-ствовал усовершенствованию, среди прочего, следующих реформ, стратегий и политики:

• Ряд важных изменений был вызван продолжением выполнения рекомендаций по ито-гам оценок нормативной деятельности Сектора культуры ЮНЕСКО. Секретариат Кон-венции 1970 г. осуществляет всеобъемлющую стратегию развития потенциала и повышения информированности общественности. Для Конвенции 2005 г. разрабатывается система ре-зультатов, которая составит основу глобального доклада по мониторингу ее осуществления, а также система управления знаниями в целях содействия внедрению передового опыта ее осуществления на национальном уровне. Секретариат ЮНЕСКО также принял ряд мер с целью создания возможностей для совместного обсуждения, обмена опытом, сотрудниче-ства и взаимовыгодной координации между конвенциями в области культуры. Эти меры включают создание Группы по связи для конвенций в области культуры и платформы общих услуг в рамках Сектора культуры, а также проведение совещаний председателей органов шести конвенций в области культуры для обсуждения путей повышения эффективности совместной деятельности.

• С учетом опыта реформы подразделений ЮНЕСКО на местах в Африке Генераль-ный директор создала отдел поддержки и координации подразделений на местах, который отвечает за общее управление сетью полевых подразделений ЮНЕСКО и должен служить платформой для обеспечения управления, поддержки и координации на местах. Этот отдел будет руководить подготовкой плана действий для решения ключевых проблем, выявленных в докладе по оценке.

• Оценка в области технического и профессионального образования и подготовки стала ценным вкладом в новую стратегию Организации в области ТПОП на 2016-2021 гг., которая будет представлена 199-й сессии Исполнительного совета (см. документ 199 EX/6).

23. IOS также продолжала оказывать поддержку и обеспечивать качество при проведении децентрализованных оценок силами секторов, подразделений и бюро. Кроме того, в 2015 г. IOS провела ряд важных мероприятий по подготовке в области оценки для коллег на местах и организовала семинары с участием руководителей программ по разработке последова-тельности действий для Международной океанографической комиссии, программы «Чело-век и биосфера» и сообщества ЮНЕСКО, занимающегося проблемами водных ресурсов. Краткая информация об оценках, проведенных в 2015 г., содержится в документе 197 EX/5 Part III, а полные тексты докладов размещены в открытом доступе на сайте IOS на англий-ском и французском языках. Предварительная программа работы по проведению оценок на 2016 г. представлена в Приложении II.

ВЫПОЛНЕНИЕ РЕКОМЕНДАЦИЙ

24. IOS формулирует рекомендации для содействия достижению стратегических целей ЮНЕСКО, улучшения работы по выполнению программы Организации, повышения эффек-тивности и совершенствования механизмов контроля, а также для информационного обес-печения стратегических решений. IOS постоянно следит за выполнением рекомендаций, формулируемых по итогам внутренних ревизий и оценок. В 2015 г., как и прежде, IOS уде-ляла особое внимание вопросам выполнения рекомендаций, участвуя в обсуждениях и пла-

http://www.unesco.org/new/en/unesco/about-us/how-we-work/accountability/internal-oversight-service/evaluation/evaluation-reports/

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нировании деятельности по мере доработки докладов, а затем – в периодическом изучении состояния и эффективности таких планов действий. IOS обращает внимание группы стар-ших руководителей на невыполненные рекомендации с целью принятия соответствующих мер.

25. По состоянию на 31 декабря 2015 г. насчитывалась 141 еще не выполненная рекомен-дация по итогам внутренних ревизий, что представляет собой увеличение по сравнению с 128 рекомендациями, остававшимися не выполненными к началу года. В 2015 г. была сформулирована 81 новая рекомендация по итогам ревизий, и 68 рекомендаций были сняты с повестки дня (82% из них были полностью выполнены).

Диаграмма 1: Положение дел с выполнением рекомендаций внутренней ревизии (ВР) по состоянию на декабрь 2015 г.

26. В отношении оценок на 31 декабря 2015 г. насчитывалось 69 еще не выполненных ре-комендаций, что представляет собой сокращение по сравнению с 99 невыполненными ре-комендациями годом ранее. В 2015 г. были сформулированы 20 новых рекомендаций по итогам оценок, и 50 рекомендаций были сняты с повестки дня. На диаграмме ниже показано выполнение рекомендаций по докладам, подготовленным в 2013-2015 гг.

Диаграмма 2: Выполнение рекомендаций по итогам оценок

РАССЛЕДОВАНИЯ

27. IOS расследует обвинения в коррупции, мошенничестве, нецелевом использовании средств, злоупотреблении властью и других неправомерных действиях сотрудников ЮНЕСКО и третьих сторон, включая консультантов. Обвинения сначала изучаются на пред-мет определения их достоверности, материальности и проверяемости. Если речь идет о преследованиях, то первоначальную оценку проводит Бюро по вопросам этики. При наличии свидетельств неправомерных действий дело передается IOS для расследования. Если рас-следование приходит к выводу о том, что нарушение имело место, отдел кадров предлагает Генеральному директору принять дисциплинарные меры.

28. В 2015 г. в IOS поступило 27 новых обвинений в нарушениях и 23 дела были закрыты, включая 15 случаев, остававшихся с 2014 г. В 2015 г. 49% расследовавшихся случаев каса-лось Штаб-квартиры и 51% – деятельности на местах. В течение этого года IOS подготови-ла 9 докладов о расследованиях, соблюдая во всех случаях профессиональные стандарты и дисциплинарные процедуры ЮНЕСКО. Для сравнения, в 2014 г. IOS подготовила 13 до-кладов о расследованиях.

Высокий риск 36

Средний риск 98

Низкий риск 7

Приоритет невыполненрекомендаций ВР

< 18 месяцев

92

18-36 месяцев

23

> 36 месяцев

26

Aging of Open IA Recommendations

36

32

2

14

37

17

2013

2014

2015

ImplementedIn progress

Приоритет невыполненных рекомендаций ВР Задержки выполнения рекомендаций ВР

Выполнены

Выполняются

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Таблица 4: Рабочая нагрузка секции расследований в 2013-2015 гг. Год 2013 2014 2015

Новые обвинения в нарушениях9 36 29 27 Закрытые дела 48 26 23

в том числе приведшие к приня-тию дисциплинарным мер

14 7 3

в том числе приведшие к уволь-нению сотрудников 2 2 2

Число случаев на 31 декабря 12 15 19

29. Из 23 закрытых дел в 2015 г. обвинения в нарушениях подтвердились более чем в од-ной трети случаев, и еще одна треть случаев была передана соответствующим службам для принятия необходимых мер (т.е. Комитету по этике, HRM, непосредственным руководителям и т.д.). В 22% случаев обвинения в нарушениях не привели к проведению расследований, поскольку информацию невозможно было подтвердить.

Диаграмма 3: Закрытие дел по обвинениям в нарушениях в 2015 г.

30. Большинство обвинений, поступивших в 2015 г., касалось нецелевого использования средств или ненадлежащего поведения сотрудников ЮНЕСКО. Продолжительность прово-димых IOS расследований зависит от характера обвинений, требуемых этапов в ходе рас-следований и имеющихся ресурсов. В 2015 г. средняя продолжительность расследований составляла 4,9 месяца. Для сравнения, в 2014 г. средняя продолжительность расследова-ний составляла 4,1 месяца.

Диаграмма 4: Характер поступивших обвинений в нарушениях (2013-2015 гг.)

9 Жалоба может содержать несколько обвинений или касаться различных лиц, что в соответствующих слу-

чаях ведет к подготовке нескольких отчетов.

Обвинения, подтвержденные расследованием

35%

Обвинения, не подтвержденные расследованием

8%

Неподтвержденные обвинения, в

отношении которых расследование не

проводилось 22%

Неподтвержденные обвинения, переданные

соответствующим службам для принятия

мер 35%

1

13

4

8

10

0

6 5

2

9

4 4

1

6 5

9

5

1

Misrepresentation orforgery

Misuse of resources Conflict of interest ornepotism

Inappropriateconduct

Abuse of position orauthority

IT fraud

2013 2014 2015

Искажение или подлог Нецелевое использо-вание средств

Конфликт интересов или кумовство

Ненадлежащее поведение

Злоупотребление положением или полномочиями

Мошенничество в области ИТ

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31. В период 2013-2015 гг. расследования IOS, касающиеся мошенничества и финансовых нарушений, привели к возмещению значительных потерь во всех случаях. К настоящему моменту за этот период возмещено 208 124 долл.

КОНСУЛЬТАТИВНАЯ РОЛЬ

32. IOS осуществляет консультативную деятельность по просьбе Генерального директора и старшего руководства. В течение этого года IOS предоставляла консультативные услуги по ряду вопросов, в том числе в отношении потенциальной интеграции двух функций цент-ральных служб, провела анализ воздействия политики Организации в области поездок и обеспечивала консультации по инициативе «Соответствие цели» и фонду «Инвестиции для эффективного осуществления программы». Кроме того, с целью распространения соответ-ствующий информации IOS обновила ключевые выводы, содержащиеся в подготовленном для BFM в 2014 г. докладе о ревизии эффективности расходования средств по контрактам, а также завершила аналитический обзор и подготовила для руководства докладные записки о соблюдении в Организации основных требований внутреннего контроля. В рамках инициа-тивы по укреплению гарантий в отношении связанных с большими рисками проектов, осу-ществляемых с помощью партнеров, IOS разработала круг ведения, предоставила консуль-тации и обеспечила контроль качества проводимой по контракту ревизии расходов, поне-сенных партнером. Эта инициативы будет расширена. Кроме того, IOS участвовала в осу-ществлении ряда инициатив, в работе комитетов и рабочих групп ЮНЕСКО с целью совер-шенствования практики заключения контрактов, управления знаниями и ИКТ, надзора за инвестициями, перепроектирования SAP, а также продолжала сотрудничать с межучреж-денческими органами ООН по надзору.

КОНСУЛЬТАТИВНЫЙ КОМИТЕТ ПО НАДЗОРУ

33. IOS выступает в качестве секретариата Консультативного комитета по надзору (ККН) – постоянного органа, учрежденного на 35-й сессии Генеральной конференции (резолю-ция 35 C/101). Его главная задача состоит в консультировании Генерального директора по вопросам в области надлежащего функционирования механизма надзора, управления рис-ками и контроля, а также информировании Исполнительного совета путем представления своего годового доклада, который содержится в документе 199 EX/16.INF. Круг ведения ККН был обновлен на 38-й сессии Генеральной конференции (резолюция 38 C/102) и будет до-полнительно пересмотрен на 200-й сессии Исполнительного совета. В настоящее время в состав ККН входят четыре независимых внешних члена, к которым в соответствии с недавно пересмотренным кругом ведения добавится пятый член. В 2015 г. ККН провел три заседа-ния.

ОБЪЕДИНЕННАЯ ИНСПЕКЦИОННАЯ ГРУППА

34. IOS выступает в качестве координационного центра ЮНЕСКО и следит за выполнени-ем относящихся к ЮНЕСКО рекомендаций ОИГ. Информация о рекомендациях ОИГ имеет-ся на веб-сайте IOS по адресу http://www.unesco.org/ios. В течение последнего года ЮНЕСКО было адресовано 35 новых рекомендаций, 39 рекомендаций было выполнено. По-казатель выполнения ЮНЕСКО рекомендаций ОИГ, сформулированных за период 2010-2014 гг., составляет 83%. Краткое изложение представляющих интерес для ЮНЕСКО выво-дов докладов ОИГ, подготовленных в 2015 г., а также информация о ходе выполнения реко-мендаций ОИГ представлены в приложении IV.

ПЕРСПЕКТИВЫ НА БУДУЩЕЕ

35. Программа работы IOS на 2016 г. (см. приложение II) сосредоточена на эффективной разработке и осуществлении программ, а также мониторинге их результатов. Секция по оценке будет уделять основное внимание ряду заданий в области образования, а секция внутренней ревизии сделает акцент на управлении программой, безопасности использова-

http://www.unesco.org/ios

199 EX/16 – page 10

ния информационных технологий, управлении общеорганизационными рисками и финансо-вом контроле. Секция расследований займется осуществлением программы общеорганиза-ционной оценки риска мошенничества и информирования о мошенничестве. Программа ра-боты по оценке была подготовлена с учетом необходимости охватить оценкой основные приоритеты программы Организации, такие как молодежь, свобода выражения мнений, по-литика в области науки, технологии и инноваций. Программа работы по внутренней ревизии на 2016-2017 гг. составлена на основе оценки рисков с учетом внутренних и внешних факто-ров. Обе эти программы включают мероприятия, осуществление которых зависит от нали-чия дополнительных средств.

Предлагаемое решение

36. Исполнительному совету предлагается принять следующее решение:

Исполнительный совет,

1. ссылаясь на решения 160 ЕХ/6.5 и 164 ЕХ/6.10,

2. рассмотрев документ 199 EX/16,

3. приветствует роль Службы внутреннего надзора в функционировании Организа-ции;

4. приветствует рекомендации, содержащиеся в докладе Консультативного комите-та по надзору, и просит Генерального директора обеспечить их полное выполне-ние;

5. приветствует пересмотренный устав/политику в отношении роли и мандата Службы внутреннего надзора;

6. просит Генерального директора и далее прилагать усилия по обеспечению пол-ного выполнения всех рекомендаций Службы внутреннего надзора в разумные сроки;

7. просит Генерального директора и далее обеспечивать эффективное осуществ-ление надзорных функций, изложенных в соответствующих пересмотренных ди-рективных документах IOS по внутренней ревизии и оценке, и ежегодно пред-ставлять доклад о стратегиях и мероприятиях Службы внутреннего надзора, важных рекомендациях в отношении надзора и их воздействии, а также мерах, принятых Генеральным директорам для рассмотрения и выполнения этих реко-мендаций.

199 EX/16 Annex I

ANNEX I

AUDITS COMPLETED IN 2015

PRINCIPAL AUDITS COMPLETED

Audit of UNESCO’s Resource Mobilization Strategy and Framework This audit assessed the design and operation of UNESCO’s resource mobilization strategy and framework. Extrabudgetary resources form a major share of UNESCO’s budget, exceeding the regular programme in 2014-2015. The scope and range of UNESCO’s donors is noteworthy, comprising a diversified donor network that funds a variety of programmes, largely implemented in the field. Nevertheless, three to four percent of UNESCO’s donors provide 60 to 70% of UNESCO’s voluntary contributions. To ensure sustainable and flexible funding UNESCO should, like a number of other United Nations organizations, engage with member states at a strategic level through structured financing dialogues and give priority to further reaching out to potential new donors such as middle-income countries, foundations and the private sector. The audit also recommends a number of actions to improve the efficiency and effectiveness of UNESCO’s resource mobilization efforts. For example, the Complementary Additional Programme can be more focused by better aligning the numerous resource mobilization plans and strategies across the Organization. The strategic importance of resource mobilization should be elevated and clear leadership and responsibility to deliver on resource mobilization plans should be established. In this regard, addressing information gaps and establishing performance metrics will improve the management of resource mobilization efforts. Increased synergies between communication and resource mobilization plans can be achieved through targeted messaging to potential donors as part of UNESCO’s communications and showcasing UNESCO’s brand on its website and social media. In addition to BSP/CFS’s training now on offer to Sectors and field offices, investment in skills development and a management system for constituency relationships will improve engagement with donors.

Audit of the Natural Science Sector The audit examined the activities of the Natural Sciences Sector to provide assurance that the Sector plans, implements and reports on its programmes and projects in accordance with UNESCO’s guidelines and policies, sectorial priorities, as well as the guidelines mandated by the various related governing bodies. While the Major Programme of Natural Sciences includes the International Oceanographic Committee (IOC), given the separate structure and leadership, the scope of this audit did not include IOC. The audit concluded that the financial and administrative controls in the Sector were generally in place and effective. However, the Sector faces challenges relating to programme prioritization, accountability for programme delivery, decentralization to field offices, engagement with category 1 and 2 institutes and RP staff cost recovery for the management of extrabudgetary projects.

Audit of UNESCO’s Recruitment Process for International Staff UNESCO’s recruitment procedures are designed to identify and appoint high quality staff while also achieving wide geographical representation and gender balance in the Secretariat. For purposes of this audit, IOS examined all recruitments completed in 2014 and 2015. From a compliance perspective, these generally conformed to the established procedures. However, the procedures are characterized by sequential steps – often involving a pre-selection committee, an evaluation panel and an advisory board – resulting in a lengthy process with considerable investment of staff time. While certain efficiencies have been successfully introduced, the Organization has had little success in accelerating time lapsed from initiation to appointment.

Advisory Engagement on the Integration of the Sector for External Relations and Public Information (ERI) with the Bureau for the Management of Support Services (MSS) This engagement comprised (i) proposing a structured approach towards formulating and implementing the integration, (ii) updating data collected from the 2013 IOS streamlining review of MSS and collecting additional information on ERI structures, business processes, performance indicators and costs, (iii) gathering information on good practices in other organizations and (iv) developing options on how to strengthen service delivery and improve economies within an integrated structure. IOS presented three options for a combined structure to a senior-level task force for consideration. The task force endorsed a modified option combining attributes presented by IOS for recommendation to the Director-General.

199 EX/16 Annex I – page 2

Risk Assessment of the UNESCO IHE Water Institute This category 1 science institute has faced major challenges due to the complex governance arrangement and the role of the local Foundation which provides administrative support to the Institute. Many of the requirements as laid out in the Financial Regulation governing the Institute were not complied with. After prolonged discussions, slow progress and inconsistent interpretations of the roles of UNESCO, the Institute and the local Foundation, matters reached a critical point where the Foundation, among other measures, removed UNESCO’s signatory authority over the Institute’s contracts. To support a common understanding on the way forward, IOS conducted a risk assessment to frame the specific challenges from UNESCO’s perspective for joint resolution with the Institute and the Foundation. This contributed to the workplan of a senior-level change manager appointed by the host government to facilitate a workable solution to past challenges.

Audits of Field Offices IOS issued six audit reports of field offices during the year and completed field work on two others. These generally showed effective financial and administrative control, with the most common areas for improvement being contracting and travel management. From a programmatic standpoint, there were generally notable accomplishments in the locations audited, but there was often inconsistent engagement at the national level by the cluster offices. For one national office that maintained an antenna office, the audit noted that insufficient oversight of the antenna led to a range of operational and security risks. Maintaining current and relevant UNESCO Country Programming Documents was a recurring challenge, with lack of resources or other specific challenges cited by the responsible managers. In instances where there were prolonged gaps in key positions, the importance of succession planning was highlighted as well as the common perception that these were attributed to lack of resources and lengthy recruitment processes. Resource mobilization efforts varied among the offices, and the audits noted that better planning would support these efforts.

199 EX/16 Annex II

ANNEX II

INDICATIVE WORK PROGRAMMES

INTERNAL AUDIT PLAN – 2016/2017

Audit Universe Audits to be Performed Year

Headquarters Audits Programme & Project Management:

Category 2 institutes/centres 2016

Social and Human Sciences Sector 2016

Status of RBB Project 2017

Cost Recovery 2017

Major Extrabudgetary Projects* 2016-17

Partnerships:

Compliance with Donor Agreements 2016

IATI Implementation 2017

Administration and Services:

Travel Management 2016

Field Security 2016

Management Committees 2017

Management of Fixed Assets 2017

Risk Management Framework 2016

Publications & Printed Material 2016

Conferences & Events Management 2017

Post Reclassification Process* 2016

Translation Services* 2017

IT Audits IT Security 2016

Data Analytics and Control Monitoring 2016

IT Acquisition and Development 2017

Data Classification and Stewardship 2017

Advisory Work Lessons Learned from Implementation Challenges in Extrabudgetary Projects

2016

Field Audits Five Field Offices/Institutes** 2016

Five Field Offices/Institutes** 2017

Other Activities Internal audit also serves as focal point for the work of the Joint Inspection Unit and participates in a range of UNESCO initiatives, committees and working groups to improve contracting, knowledge management and ICT, investment oversight, SAP redesign and engages in inter-agency UN bodies on oversight. IOS also provides the secretariat for the Oversight Advisory Committee.

* Only undertaken if additional funding can be secured ** Combination of full scope and remote audits, subject to resources

199 EX/16 Annex II – page 2

EVALUATION PLAN – 2016

Evaluation Universe Engagements Status Programmes Education:

Education for All Global and Regional Coordination Mechanisms

In progress

UNESCO’s role in education in emergencies and protracted crises

In progress

UNESCO’s standard-setting work related to the Regional Higher Education Recognition Conventions

In progress

ASP Network In progress

Girls in Education Planned

Natural Sciences:

Science, Technology and Innovation (STI) Policy

Planned

International Basic Sciences Programme Planned

Social and Human Sciences:

Networks of Mediterranean Youth (NetMed) Planned

Culture:

Culture in Conflict Areas Planned

Communication and Information:

Freedom of Expression* Planned

Decentralized Bodies UNESCO’s field presence in Asia* Planned

Development of UNESCO decentralized evaluations focal point network *

Planned

Quality Assurance and Support to Decentralized Evaluation System

Advisory support to decentralized evaluations In progress

Synthetic review and meta-evaluation of completed evaluations

In progress

Statutory Reports IOS Annual Report and periodic report on evaluations completed

Planned

* Engagement subject to resources as funding has not been secured

199 EX/16 Annex III

ANNEX III

IOS INTERNAL AUDIT CHARTER AND POLICY

INTRODUCTION

This policy establishes the charter for the internal audit activity of UNESCO’s Internal Oversight Service. It also sets forth the framework for ensuring a stronger and more integrated system of assurance on the adequacy and effectiveness of UNESCO’s risk management and control. In this regard, independent assurance is routinely provided by the External Auditor, the Internal Oversight Service (IOS) and in specific areas by other assurance providers such as the Joint Inspection Unit (JIU) or the independent auditors of UNESCO’s Implementation Partners.

DEFINITION AND PURPOSE OF INTERNAL AUDITING

Internal auditing is an independent and objective assurance and advisory activity performed by IOS that is guided by a philosophy of adding value to improve the operations of UNESCO. It assists UNESCO in accomplishing its objectives by bringing a systematic and disciplined approach to assess and improve the effectiveness of the Organization's risk management and internal control.

ORGANIZATION

The Director-General established IOS in accordance with UNESCO’s Financial Regulations as a consolidated oversight mechanism which includes internal audit, evaluation and investigation. Within the financial control framework, IOS internal auditing is responsible for the review and assessment of the adequacy and effectiveness of the Organization’s systems of internal control as part of the Organization’s control monitoring. For this purpose, the Financial Regulations state that all systems, processes, operations, functions and activities within the Organization may be subject to such review, evaluation and monitoring. In providing advisory services, IOS seeks to add value by improving the Organization’s operations and programme delivery.

The General Conference established UNESCO’s Oversight Advisory Committee as a standing committee10 to advise the Director-General and the Executive Board on the proper functioning of oversight, risk management and control.11 The Oversight Advisory Committee also advises the Director-General on the selection process of the Director of IOS, who performs the role of UNESCO’s Chief Audit Executive.

The Director-General appoints the Director of IOS in consultation with the Executive Board.12 Director of IOS reports to and is accountable to the Director-General and has a functional reporting line to the Oversight Advisory Committee. The Director of IOS is appointed for a non-renewable six year fixed term and is barred from re-entry to UNESCO thereafter.

The Director of IOS presents to the Oversight Advisory Committee, the Director-General and the Executive Board:

• The internal audit charter • Internal audit plans • Internal audit budgets • Annual reports on the internal audits programme of work • Any instances where there is inappropriate scope or resource limitations.

10 35 C/Resolution 101. 11 38 C/52. 12 38 C/52.

199 EX/16 Annex III – page 2

AUTHORITY

When conducting assignments, IOS personnel have the following authorities:

• Complete and unrestricted access to all records, documents, personnel and physical assets relevant to the subject under review at Headquarters and in UNESCO institutes, centres and the field;

• The right to communicate directly with all levels of staff and management; • The right to request any staff member to furnish all information and explanations that IOS deems

necessary; • The right to determine scopes of work, apply techniques and allocate resources within budget

authorities, including the engagement of specialized consultants; • The right to access and audit vendor and partner records, personnel, documents and other

information relevant to their activities with UNESCO, as established under the contractual terms and conditions.

PROFESSIONALISM

IOS carries out its internal audit activities in accordance with the International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing, the Definition of Internal Auditing and the Code of Ethics of the Institute of Internal Auditors. These constitute the principles of the fundamental requirements for the professional practice of internal auditing and for assessing the effectiveness of the internal audit activity’s performance. The Institute of Internal Auditors' Practice Advisories, Practice Guides, and Position Papers will also be adhered to as applicable to guide operations. In addition, IOS will adhere to UNESCO’s relevant policies and procedures including the internal audit manual.

INDEPENDENCE AND OBJECTIVITY

IOS operates independently and free from interference from other parts of the Organization. This includes matters of internal audit selection, scope, procedures, frequency, timing or report content in order to permit maintenance of necessary independence and objectivity. Apart from providing advice, IOS is not involved in the management of any programmes, operations or functions. Accordingly, internal auditors will have no direct operational responsibility or authority over any of the activities audited; they will not implement internal controls, develop procedures, install systems, prepare records or engage in any other activity that may impair the internal auditors’ judgment.

Internal auditors are to exhibit the highest level of professional objectivity in gathering, evaluating and communicating information about the activity or process being examined. In this regard, they are to make a balanced assessment of all the relevant circumstances and not be unduly influenced by their own interests or by others in forming judgments.

The Director of IOS will inform the Executive Board and the Oversight Advisory Committee, at least annually, on the organizational independence of IOS including its internal audit activities.

The Director-General ensures that IOS is provided with the necessary resources in terms of appropriate staffing, adequate funds and appropriate training to fulfil its mission and maintain its independence.

The Director of IOS will communicate and interact directly with the Oversight Advisory Committee, including in executive sessions.

RESPONSIBILITY

The Director of IOS is responsible for the work of IOS, including its internal audit activities. The scope of internal auditing encompasses, but is not limited to, the examination and assessment of the adequacy and effectiveness of the Organization’s risk management and internal controls as well as the quality of performance in carrying out assigned responsibilities to achieve the Organization’s stated goals and objectives. This includes:

• Assessing risk exposure relating to achievement of the organization’s strategic objectives;


• Assessing the reliability and integrity of information and the means used to identify, measure, classify and report such information;

• Assessing the systems established to ensure compliance with those policies, plans, procedures, laws and regulations which could have a significant impact on the Organization;

• Assessing the means of safeguarding assets and, as appropriate, verifying the existence of such assets;

• Assessing the effectiveness and efficiency with which resources are employed;

• Monitoring and assessing the effectiveness of the organization's risk management processes;

• Taking into account the work of the External Auditor and ensuring the coordination of coverage of internal audits;

• Providing advisory services related to risk management and control as appropriate for the Organization;

• Reporting periodically on the internal audit activity’s purpose, authority, responsibility and performance relative to its plan;

• Reporting significant risk exposures and control issues, including fraud risks;

• Assessing specific operations at the request of the Director-General, as appropriate.

INTERNAL AUDIT PLAN

At least annually, the Director of IOS will submit to the Director-General and the Executive Board, after consultation with the Oversight Advisory Committee, an internal audit plan. The internal audit plan will consist of the audits planned as well as the impact of resource limitations.

The internal audit plan will be developed based on a prioritization of the audit universe using a risk-based methodology, including input of senior management and the relevant decisions of the Executive Board. The plan will be formulated taking into account the plans and engagements completed of the External Auditor and other assurance providers in order to ensure an integrated and efficient system of assurance. The Director of IOS will review and adjust the plan, as necessary, in response to changes in the Organization’s operations, risks, programmes, systems and controls. Any significant deviation from the approved internal audit plan will be communicated to the Oversight Advisory Committee through periodic activity reports.

REPORTING AND MONITORING

A written report will be prepared and issued by the Director of IOS following the conclusion of each internal audit engagement and will be distributed as appropriate. Significant internal audit results will also be communicated to the Executive Board. The internal audit reports may include the views of management and the corrective actions taken or to be taken in regard to the specific findings and recommendations, as well as a timetable for anticipated completion of action to be taken and an explanation for any corrective action that will not be implemented.

The Director of IOS is responsible for monitoring the implementation status of its recommendations and periodically reporting the status to the Director-General, with particular attention to timely communication of conditions resulting in high risk exposure. UNESCO management officials are responsible for considering internal audit reports issued to them for action, providing timely responses to IOS, and implementing the agreed action plans in response to findings and recommendations of the audit. Where management officials and IOS are unable to agree on action plans in response to internal audit reports, the matter will be communicated within the Secretariat hierarchy as appropriate for resolution.

The Director of IOS will also periodically report to the Director-General, the Oversight Advisory Committee and the Executive Board on the internal audit activity’s purpose, authority and responsibility, as well as performance relative to its plan. Reporting will also include significant risk exposures and control issues.


QUALITY ASSURANCE AND IMPROVEMENT PROGRAM

The IOS internal audit activity will maintain a quality assurance and improvement program that covers all aspects of the internal audit activity. The program will include an assessment of the internal audit activity’s conformance with the Standards and other mandatory guidance and whether internal auditors apply the Code of Ethics. The program also assesses the efficiency and effectiveness of the internal audit activity and identifies opportunities for improvement. The Director of IOS will communicate to the Oversight Advisory Committee on the internal audit activity’s quality assurance and improvement program and will share the results of quality assessments, conducted at least every five years, with the Director-General, the Oversight Advisory Committee and the Executive Board.

Internal Audit Policy and Charter Approved this _________ day of ____________, _________. __________________________________________

Director of the Internal Oversight Service

________________________________________

Director-General


ANNEX 1: GLOSSARY OF KEY TERMS

Add value The internal audit activity adds value to the organization (and its stakeholders) when it provides objective and relevant assurance, and contributes to the effectiveness and efficiency of governance, risk management and control processes.

Adequate control Present if management has planned and organized (designed) in a manner that provides reasonable assurance that the organization's risks have been managed effectively and that the organization's goals and objectives will be achieved efficiently and economically.

Advisory services Client service activities, the nature and scope of which are agreed with the client, that are intended to add value and improve an organization's risk management and control processes without the internal auditor assuming management responsibility. Examples include counsel, advice, facilitation and training.

Assurance services An objective examination of evidence for the purpose of providing an independent assessment on governance, risk management, and control processes for the organization. Examples may include financial, performance, compliance, system security and due diligence engagements.

Executive Board The body charged with the responsibility to direct and/or oversee the activities and management of the organization.

Charter The Internal Audit Charter is a formal document that defines the internal audit activity's purpose, authority, and responsibility. The Charter establishes the internal audit activity's position within the organization; authorizes access to records, personnel, and physical properties relevant to the performance of engagements; and defines the scope of internal audit activities.

Chief Audit Executive Chief Audit Executive (CAE) describes a person in a senior position responsible for effectively managing the internal audit activity in accordance with the Internal Audit Charter, the Code of Ethics and the Standards. The chief audit executive or others reporting to the chief audit executive will have appropriate professional certifications and qualifications. The Director of IOS is the CAE of UNESCO.

Code of Ethics The Code of Ethics of The Institute of Internal Auditors are principles relevant to the profession and practice of internal auditing, and Rules of Conduct that describe behavior expected of internal auditors. The Code of Ethics applies to both the parties and the entities that provide internal audit services. The purpose of the Code of Ethics is to promote an ethical culture in the global profession of internal auditing.

Compliance Adherence to policies, plans, procedures, laws, regulations, contracts, or other requirements.

Conflict of interest Any relationship that is, or appears to be, not in the best interest of the organization. A conflict of interest would prejudice an individual's ability to perform his or her duties and responsibilities objectively.

Control Any action taken by management, the governing body and other parties to manage risk and increase the likelihood that established objectives and goals will be achieved. Management plans, organizes and directs the performance of sufficient actions to provide reasonable assurance that objectives and goals will be achieved.


Control environment The attitude and actions of the board and management regarding the importance of control within the organization. The control environment provides the discipline and structure for the achievement of the primary objectives of the system of internal control. The control environment includes the following elements:

• Integrity and ethical values. • Management's philosophy and operating style. • Organizational structure. • Assignment of authority and responsibility. • Human resource policies and practices. • Competence of personnel.

Control processes The policies, procedures (both manual and automated), and activities that are part of a control framework, designed and operated to ensure that risks are contained within the level that an organization is willing to accept.

Engagement A specific internal audit assignment, task, or review activity, such as an internal audit, control self-assessment review, fraud examination, or consultancy. An engagement may include multiple tasks or activities designed to accomplish a specific set of related objectives. Engagement objectives Broad statements developed by internal auditors that define intended engagement accomplishments.

Engagement opinion The conclusion and/or other description of results of an individual internal audit engagement, relating to those aspects within the objectives and scope of the engagement.

Evaluation Evaluations assess the relevance, efficiency, effectiveness, impact and sustainability of programmes, projects and operations as well as their coherence, connectedness and coverage.

Fraud Any illegal act characterized by deceit, concealment, or violation of trust. These acts are not dependent upon the threat of violence or physical force. Frauds are perpetrated by parties and organizations to obtain money, property, or services; to avoid payment or loss of services; or to secure personal or business advantage.

Governance The combination of processes and structures implemented by the governing body to inform, direct, manage, and monitor the activities of the organization toward the achievement of its objectives.

Impairment Impairment to organizational independence and individual objectivity may include personal conflict of interest, scope limitations, restrictions on access to records, personnel, and properties, and resource limitations (funding).

Independence The freedom from conditions that threaten the ability of the internal audit activity to carry out internal audit responsibilities in an unbiased manner.

Information technology controls Controls that support business management and governance as well as provide general and technical controls over information technology infrastructures such as applications, information, infrastructure, and people.


Information technology governance Consists of the leadership, organizational structures, and processes that ensure that the enterprise's information technology supports the organization's strategies and objectives.

Internal audit activity A department, division, team of consultants or other practitioner(s) that provides independent, objective assurance and advisory services designed to add value and improve an organization's operations. The internal audit activity helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of governance, risk management and control processes.

International Professional Practices Framework The conceptual framework that organizes the authoritative guidance promulgated by the Institute of Internal Auditors.

Investigation Examination and determination of the veracity of allegations about irregularities (fraud, waste, abuse and other misconduct) and provision of supporting evidence for potential disciplinary measures or prosecution.

Must The Standards use the word "must" to specify an unconditional requirement.

Objectivity An unbiased mental attitude that allows internal auditors to perform engagements in such a manner that they believe in their work product and that no quality compromises are made. Objectivity requires that internal auditors do not subordinate their judgment on audit matters to others.

Overall opinion The rating, conclusion, and/or other description of results provided by the Chief Audit Executive addressing, at a broad level, risk management and control processes of the organization. An overall opinion is the professional judgment of the Chief Audit Executive based on the results of a number of individual engagements and other activities for a specific time interval.

Risk The possibility of an event occurring that will have an impact on the achievement of objectives. Risk is measured in terms of impact and likelihood.

Risk appetite The level of risk that an organization is willing to accept.

Risk management A process to identify, assess, manage, and control potential events or situations to provide reasonable assurance regarding the achievement of the organization's objectives.

Significance The relative importance of a matter within the context in which it is being considered, including quantitative and qualitative factors, such as magnitude, nature, effect, relevance, and impact. Professional judgment assists internal auditors when evaluating the significance of matters within the context of the relevant objectives.

Standard A professional pronouncement promulgated by the Internal Audit Standards Board that delineates the requirements for performing a broad range of internal audit activities, and for evaluating internal audit performance.

199 EX/16 Annex IV

ANNEX IV

JOINT INSPECTION UNIT REPORTS OF INTEREST TO UNESCO IN 2015

Review of activities and resources devoted to address climate change in the United Nations system organizations (JIU/REP/2015/5) This review was undertaken to (i) provide an overview of existing resources and activities devoted to addressing climate change across the organizations of the United Nations system, considering also the role of the environmental conventions, in particular the United Nations Framework Convention on Climate Change (UNFCCC); and (ii) enhance coordination and increased effectiveness of the work of the organizations regarding climate change.

The JIU concluded that activities and resources allocated to addressing climate change have increased significantly during the last decade. However, the system lacks a harmonized way to coordinate the activities and to report consistently through a common measurement framework. This review provided a timely non-prescriptive input into the process towards the twenty-first session of the UNFCCC Conference of the Parties (COP 21).

Five recommendations have been addressed to the participating United Nations organizations, including to UNESCO.

Public information and communications policies and practices in the United Nations system (JIU/REP/2015/4) This review was undertaken to (i) provide a comparative assessment of respective arrangements related to the public information and communications function within the United Nations system organizations, (ii) propose benchmarks for a strategic approach to communications and (iii) assess the current mechanisms of system-wide coordination. In carrying out the assessment, the objective was to identify good practices and lessons learned and also to examine the use of social media, and analyse the policies and practices to manage communications between the organizations and the public that the organizations are reaching out to.

The report suggests that PI/COM has a large role to play in reaffirming the relevance of the United Nations system organizations and in invigorating their credibility, their image and their reputation, provided that the challenge is addressed in a strategic manner.

Six recommendations have been addressed to the participating UN organizations, including to UNESCO.

Evaluation of mainstreaming of full and productive employment and decent work by the United Nations system organizations (JIU/REP/2015/1) The purpose of the evaluation was to provide information to the General Assembly/Economic and Social Council, the legislative and governing bodies of the participating organizations and the members of United Nations Chief Executive Board for Coordination (CEB) on how the United Nations system organizations have implemented the resolutions aimed at mainstreaming or supporting the decent work agenda with a view to using the lessons learned in the finalization of the post-2015 agenda. Its purpose was not to review ILO activities to mainstream decent work, but rather the United Nations system’s response. The evaluation had three objectives:

• To assess how the United Nations system organizations have taken up the call from the Economic and Social Council to mainstream decent work principles into their own strategic planning/work at the inter-agency (CEB), headquarters, regional, functional commission and country levels. Special attention was to be paid to organizations that have a strong mandate in the areas of poverty alleviation and social protection

• To identify what mechanisms are put in place within the United Nations system for mainstreaming, assess barriers to implementation and identify aspects of an enabling environment as well as the challenges faced by the system in integrating decent work issues at different levels

• To identify successes and good practices in mainstreaming the decent work agenda into the activities of the United Nations system organizations.

The Evaluation found that the overall response of the United Nations system to the Economic and Social Council requests to mainstream decent work was a moderate success, although there were some significant differences between headquarters and country offices in certain cases. The country level response through UNDAF and the country framework programme of the United Nations system organizations’ field offices was strong; while at the level of the subsidiary organs of the Economic and Social Council the response could be considered as moderate with some variations among the commissions. At the organizational level there was a significant variation of efforts to mainstream decent work ranging from strongly mainstreamed to ad hoc actions/no visible signs of mainstreaming.

One recommendation has been addressed to the participating United Nations organizations, including to UNESCO.

https://www.unjiu.org/en/reports-notes/JIU%20Products/JIU_REP_2015_4_English.pdf





199 EX/16 Annex IV – page 2

Contract management and administration in the United Nations system (JIU/REP/2014/9) The JIU analysed how the organizations of the United Nations system manage contracts for goods and services after award, with a view to identifying good practices and lessons learned, exploring areas for further improvement and enhancing coherence system-wide.

The review found that contract-management practices are deficient on a number of fronts, and this reinforces similar findings of internal and external auditors of United Nations system organizations. The similarity of contract-management shortcomings across the United Nations system, combined with the magnitude and volume of procurement, demonstrates that a concerted effort by all stakeholders is needed to address this systemic challenge. The JIU concluded that the shortcomings identified in this report will continue to occur unless policies and procedures are further refined and specific action is taken to strengthen post-award contract-management practices.

Eleven recommendations have been addressed to the participating UN organizations, including to UNESCO.

Use of non-staff personnel and related contractual modalities in the United Nations system organizations (JIU/REP/2014/8) The objective of the report was to provide an assessment from a system-wide perspective of the use of non-staff personnel, including relevant policies, regulations, contractual practices and associated managerial processes in the United Nations system organizations, with a special emphasis on field office practices.

The findings reflect that the current system of hiring non-staff is inconsistent with international good labour practices, operates without real oversight and accountability and presents risks for the organizations. Furthermore, the findings indicate a lack of congruence between the values of justice and fairness held by the United Nations system organizations and their practice of differential treatment without a clear basis for those differences. The JIU noted that the United Nations system organizations did not have detailed analytical data on the use of non-staff, and in particular on the profile and cost of the non-staff workforce, the proportion of non-staff in the total workforce, the breakdown of costs by location and contractual modalities. This was not conducive to effective decision-making and monitoring. Indeed, oversight of the use of non-staff was inadequate at both the senior management and the legislative/governing body levels.

Twelve recommendations have been addressed to the participating United Nations organizations, including to UNESCO.

Source: JIU Recommendations Follow-Up System


https://www.unjiu.org/en/reports-notes/JIU%20Products/JIU_REP_2014_8_Final.pdf

https://www.unjiu.org/en/reports-notes/JIU%20Products/JIU_REP_2014_8_Final.pdf

199 EX/16 Annex V

ANNEX V

SYNTHETIC REVIEW OF EXISTING UNESCO EVALUATIONS

Background

1. UNESCO has recently stepped up its efforts to improve its results-reporting framework, which constitutes an important step toward better evidence-informed decision-making. Evaluations13 are valuable sources of evidence for complementing the self-reported evidence that inform much of UNESCO’s statutory results-reporting. In the preparation of the quadrennial Strategic Results-Report (SRR) of the Organization, the different Secretariat entities were encouraged to consult evaluations in the development of their self-assessments. To complement this perspective, and in line with the recently endorsed UNESCO Evaluation Policy (196 EX/24.INF) the IOS Evaluation Office has commissioned a synthetic review of existing evaluations.

2. The literature on synthetic review and the experience of other international organizations suggest that a credible synthetic review to inform strategic decision-making relies on the following three building blocks:

– A consistent delimitation of a programmatic area of work (unit of analysis);

– A sufficient evaluation coverage of each area of work; and

– A strong evidence base for synthetic judgment on whether a particular area of work makes a difference (quality).

3. Previous studies (e.g. IOS/EVS/PI/128.REV; IOS/EVS/PI/136 REV.) have shown that none of these three criteria are likely to be fully met in the case of UNESCO. Consequently, part of the synthetic review focuses on how to improve the evaluative evidence base and its use in the future, and consequently strengthen the potential for evaluations to inform strategic decision-making processes in the Organization.

Purpose

4. The overall purpose of the synthetic review is to generate evidence from existing evaluations of UNESCO’s interventions. More specifically, the study has the following purposes:

– To assess the coverage of evaluative work across the UNESCO system;

– To assess basic aspects of quality of evaluation reports, complementing the 2013 meta-evaluative study of existing evaluations (IOS/EVS/PI/128.REV);

– To generate synthetic evidence on the relevance and effectiveness of programmatic areas of work; and

– To identify systemic issues that constrain or enable UNESCO’s work across the UNESCO system.

13 Evaluations are defined here as assessments conducted by external experts. They should be clearly

distinguished from final narrative reports and other assessments that are based on self-evaluation, i.e. exercises conducted by UNESCO programme staff. Decentralized evaluations are managed by the Secretariat (Headquarters, field offices, category 1 institutes). Corporate evaluations are managed by the IOS Evaluation Office.

199 EX/16 Annex V – page 2

Approach

5. The study covers decentralized evaluation reports that were published between 2009 and September 2015, as well as corporate evaluation reports published between 2008 and September 2015. The choice of a rather long time-span was justified by the fact that IOS conducted a series of evaluations on all of UNESCO's Strategic Programme Objectives (SPOs) starting in 2008, which provide some level of coverage of all of UNESCO's programmatic areas of work as delineated in the previous Mid-Term Strategy of the Organization (34 C/4). In total, the study covered 261 evaluation reports (41 corporate and 220 decentralized evaluations).

6. More specifically, the study adopted a four-tiered approach:

– A coverage analysis, which consists of mapping evaluation reports onto UNESCO's programmatic areas (Expected Results (ERs), and assessing the level of evaluative coverage of each programmatic area;

– A succinct meta-evaluation, which consists of assessing the minimum quality of evaluation reports14 on a set of easy to measure quality criteria;

– A synthetic review of the relevance and effectiveness of one programmatic area for each of the five Major Programmes of UNESCO for which the evaluation coverage and quality meet the minimum criteria for synthetic analysis; and

– A synthetic review of cross-cutting issues that enable or hinder project/programme delivery or processes of change.

7. Regarding relevance and effectiveness, this study sought to illustrate what a comparative analysis of programmatic areas of work using evidence from evaluations would look like if the three above-mentioned conditions (unit of analysis, coverage, quality) were met for the majority of UNESCO’s programmatic areas. UNESCO has identified the following criteria (197 EX/5 Part IV): relevance, capacity to deliver, comparative advantage, tangible results, and sustainability. In principle, evaluation reports have a comparative advantage in providing information on a number of these criteria, as illustrated in the report.

Findings

8. On evaluation coverage:

– Evaluative coverage is uneven across sectors: while some UNESCO sectors demonstrate a rather good evaluation coverage (Culture, Education and Natural Sciences), other sectors have a very low evaluation coverage (Social and Human Sciences, Communication and Information).

– Within sectors, evaluation coverage is very uneven across ERs: while some ERs are particularly well-covered, others are essentially “evaluation-free” with no evaluations at the level of ERs or no “within ERs” evaluation. This is the case for all UNESCO sectors.

9. On the quality of evaluations:

– Overall, the vast majority of evaluation reports meet the basic reporting requirements in terms of including information on implementation, output delivery, effects, and lessons learned. The evaluation reports provide abundant and rich descriptions of activities and

14 In evaluation theory, the term meta-evaluation is often used to refer to studies that assess the quality of

evaluations. Although the present study has many of the characteristics of a meta-evaluation, it covers a much larger sample than most meta-evaluative studies and as a result focuses on fewer dimensions.


outputs, as well as an increasingly consistent effort to draw lessons from the intervention. However, the evidence on effects (outcome or impact) is often very patchy.

– The quality of reports has been stable over time. Notably, there has been no significant change in the quality of reports after the 2013 Diagnostic Study of Evaluations of UNESCO’s Extrabudgetary Activities.

– The minimum requirements for assessing the relevance and effectiveness of a programmatic area of work on the basis of existing evaluations – based on the criteria of sufficient coverage, minimum quality, and independence – are met for only a fifth of UNESCO’s 47 ERs. Consequently, comparative assessment of programmatic areas of work on the basis of existing evaluations is currently not possible.

10. On the potential for synthesizing evaluative evidence on the relevance and effectiveness of programmatic areas of work:

– In contrast to self-evaluation and self-reporting, an external evaluation is an independent inquiry based on a systematic process of data collection and analysis. Consequently, evaluations have the potential to provide more credible evidence on a number of strategic performance issues, including outcome (expected results) achievement. Given that there is currently no evaluation strategy at the ER level, assessment of effectiveness and relevance at the programmatic area level has to be extrapolated from a rather patchy evidence base. Nevertheless, the illustrative assessment of the programmatic areas that meet the minimum requirements for synthetic review demonstrates that it is possible to distinguish underperforming from well-performing ERs.

11. On cross-cutting challenges and enabling factors:

– Across sectors, levels of interventions and domains of expertise, it is clear that UNESCO has a number of strengths and attractive features, which – when they come together – have enabled important programmatic successes. Chief among these are: UNESCO's participatory and interdisciplinary programming practices, its large network of institutional partners, and its potential to mobilize and deploy a critical mass of diverse expertise.

– Nevertheless, the coalescence of these important ingredients for a relevant and effective intervention seems to be the exception, rather than the rule. A number of key structural challenges – irrespective of sectors or areas of work – have hindered UNESCO's capacity to make a difference. Chief among these are: a lack of strategic focus that affects the quality and potential for impact of its work at all levels of intervention, limited financial and human resources, issues of coordination and strategic alignment that weaken the potential of the wider UNESCO network, dispersed governance systems, and a number of operational challenges.

Overall conclusion and recommendations

12. Evaluations are potentially the most credible source of evidence on a number of strategic performance issues, including outcome (expected results) achievement of UNESCO’s programmes. However, the current evaluation coverage of UNESCO’s programmes is fragmented and uneven. In addition, significant challenges to improving the quality of decentralized evaluations remain. To strengthen the role of evaluations in supporting evidence-informed decision-making, the study recommends the following:


13. Recommendation 1: The Organization continues to spend too much effort on (micro) activity assessment and reporting at the cost of adequate strategic reflection and assessment at a higher programmatic level. UNESCO should develop a clear definition of a programme or programmatic area of work (e.g. around an ER). Each programmatic area of work should be tied to a standardized information cycle, constituting the basis for better planning, implementation, monitoring and evaluation, which should include the following elements:

– a strategic analysis, resulting in the development of an intervention logic of the programmatic area of work that clearly articulates the main activities, outputs (deliverables) and outcomes (expected results). This would provide the basis for:

– a results framework with clear and comprehensive indicators at output and outcome levels, which in turn constitutes the basis for:

– continuous monitoring of programme output delivery and outcome achievement, and periodic evaluation of the programme.

14. The standardization of the unit of analysis (a programme) for planning and information collection purposes, in combination with a harmonized approach to information collection across programmes, closely resembles the project cycle principle that has been successfully adopted in many organizations across the globe. It has the potential to both improve the quality of planning, monitoring and evaluation, as well as lowering the transaction costs for doing so, enhancing UNESCO’s potential to become more efficient and effective at the same time.

15. The framework described above represents a deepening of a process that has already been set in motion through various reform efforts and Executive Board decisions and would strengthen the foundation for supporting the Organization’s reform toward improved:

– results-based budgeting;

– evidence-informed decision-making on the strategic allocation of financial resources and the identification of strategic priorities.

16. Recommendation 2: To improve the role of evaluation to support evidence-informed decision-making, UNESCO should strengthen its decentralized evaluation system. More particularly, to improve the quality and coverage of evaluations, the Organization should:

– increase the resources available for evaluation through improved budgeting practices and procedures for extrabudgetary activities;

– strengthen staff capacities for managing decentralized evaluations;

– strengthen the mechanisms for planning, backstopping and information exchange of decentralized evaluations.

17. Recommendation 3: UNESCO (i.e. BSP, IOS and KMI) should improve the data collection and tracking system of decentralized evaluation reports. This would allow the Organization to improve its database of decentralized evaluation reports, and consequently the quality and use of periodic meta-evaluations and syntheses of evaluation reports.

199 EX/16 Annexe I

ANNEXE I

AUDITS ACHEVÉS EN 2015

PRINCIPAUX AUDITS ACHEVÉS

Audit de la stratégie et du cadre de mobilisation des ressources de l’UNESCO Cet audit portait sur la conception et le fonctionnement de la stratégie et du cadre de mobilisation des ressources de l’UNESCO. Les ressources extrabudgétaires constituent une part essentielle du budget de l’Organisation, et dépassaient les fonds du Programme ordinaire en 2014-2015. L’éventail et la variété des donateurs de l’UNESCO sont considérables, un réseau diversifié de donateurs finançant des programmes divers largement mis en œuvre sur le terrain. Cependant, 3 à 4 % des donateurs de l’UNESCO fournissent 60 à 70 % des contributions volontaires. Pour assurer un financement durable et flexible, l’Organisation devrait, à l’instar d’un certain nombre d’organismes des Nations Unies, collaborer avec les États membres à un niveau stratégique dans le cadre d’un dialogue structuré sur le financement, et donner la priorité à la recherche de nouveaux donateurs tels que les pays à revenu moyen, les fondations et le secteur privé. L’audit préconise en outre plusieurs mesures visant à améliorer l’efficacité et l’efficience de l’action de mobilisation des ressources de l’UNESCO. Par exemple, le Programme additionnel complémentaire pourrait être mieux ciblé en harmonisant davantage les nombreux plans et stratégies de mobilisation des ressources de l’Organisation. Par ailleurs, il convient d’accroître l’importance stratégique accordée à la mobilisation des ressources, ainsi que de définir clairement l’autorité et les responsabilités en vue de l’exécution des plans de mobilisation des ressources. À cet égard, le fait de remédier aux lacunes en matière d’information et d’établir des indicateurs de performance améliorerait la gestion des efforts consentis en la matière. Il est possible de renforcer les synergies entre les plans de communication et de mobilisation des ressources en diffusant des messages ciblés à l’intention des donateurs potentiels dans les communications de l’UNESCO, et en mettant en avant la marque UNESCO sur le site Web et les comptes de réseaux sociaux de l’Organisation. Outre la formation de BSP/CFS désormais proposée aux secteurs et aux bureaux hors Siège, le dialogue avec les donateurs peut être amélioré en investissant dans le développement des compétences et dans un système de gestion des relations avec les parties prenantes.

Audit sur le Secteur des sciences exactes et naturelles L’audit concernait les activités du Secteur des sciences exactes et naturelles et visait à fournir l’assurance que celui-ci planifie, met en œuvre ses programmes et projets et fait rapport à ce sujet en se conformant aux orientations, politiques et priorités sectorielles de l’UNESCO, ainsi qu’aux directives prescrites par les organes directeurs. Bien que le grand programme relatif aux sciences exactes et naturelles inclue la Commission océanographique intergouvernementale (COI), cet audit ne couvre pas la COI en raison de sa structure et sa direction distinctes. L’audit a conclu que de façon générale, les contrôles financiers et administratifs étaient en place et effectifs au sein du Secteur. Cependant, ce dernier se heurte à des difficultés dans les domaines suivants : hiérarchisation des programmes, responsabilités en matière d’exécution du programme, décentralisation vers les bureaux hors Siège, collaboration avec les instituts de catégories 1 et 2, et recouvrement des coûts de personnel au titre du Programme ordinaire pour la gestion des projets extrabudgétaires.

Audit de la procédure de recrutement du personnel international de l’UNESCO Les procédures de recrutement de l’UNESCO sont conçues de façon à identifier et nommer un personnel de haute qualité, dans le respect d’une large représentation géographique et de l’équilibre entre les sexes au sein du Secrétariat. Pour les besoins de cet audit, IOS a passé au crible tous les recrutements effectués en 2014 et 2015. Du point de vue de la conformité, ces recrutements ont respecté dans l’ensemble les procédures établies. Toutefois, lesdites procédures se caractérisent par leur progression séquentielle – elles impliquent souvent un comité de présélection, un panel d’évaluation et un conseil consultatif –, ce qui a pour conséquence d’allonger leur durée et d’exiger un investissement important de la part du personnel. Si certaines mesures d’efficacité ont été mises en place avec succès, l’Organisation n’a pas réussi à réduire le délai entre le lancement de la procédure et la nomination.

Mission consultative sur l’intégration du Secteur des relations extérieures et de l’information du public (ERI) au sein du Bureau de la gestion des services de soutien (MSS) Cette mission visait à : (i) proposer une approche structurée pour la conception et la mise en œuvre de l’intégration ; (ii) actualiser les données collectées dans le cadre de l’étude de rationalisation de MSS réalisée par IOS en 2013 et recueillir des informations supplémentaires sur les structures, méthodes de fonctionnement, indicateurs de performance et coûts d’ERI ; (iii) rassembler des informations sur les bonnes pratiques d’autres organisations ; et (iv) formuler des propositions pour améliorer la prestation de services et réaliser davantage d’économies au sein d’une structure intégrée. IOS a soumis pour examen trois propositions de structure mixte à une équipe spéciale de haut niveau. Celle-ci a adopté, pour recommandation à la Directrice générale, une proposition modifiée comportant les caractéristiques présentées par IOS.

Évaluation des risques concernant l’Institut UNESCO-IHE pour l’éducation relative à l’eau Cet institut scientifique de catégorie 1 a rencontré d’importantes difficultés dues à son système de gouvernance complexe et au rôle joué par la fondation locale qui fournit un appui administratif à l’Institut. De nombreuses dispositions du Règlement financier de l’Institut n’étaient pas respectées. Après la conduite de discussions prolongées, la réalisation de lents progrès et l’interprétation divergente des fonctions qui incombent à l’UNESCO, à l’Institut et à la fondation locale, la situation a atteint un point critique lorsque la fondation a, entre autres mesures, supprimé le pouvoir de signature de l’UNESCO sur les contrats de l’Institut. Pour se mettre d’accord sur la voie à suivre, IOS a effectué une évaluation des risques afin de définir les enjeux du point de vue de l’UNESCO et de parvenir à un règlement conjoint avec l’Institut et la fondation. Cette évaluation a contribué au plan de travail d’un responsable du changement de rang supérieur nommé par le gouvernement hôte pour faciliter une solution réalisable aux problèmes passés.

199 EX/16 Annexe I – page 2

Audits des bureaux hors Siège IOS a publié six rapports d’audit de bureaux hors Siège en 2015 et achevé les travaux de terrain pour deux autres rapports. De façon générale, ces documents mettent en évidence des contrôles financiers et administratifs effectifs, les domaines à améliorer concernant le plus souvent les contrats et la gestion des voyages. Sur le plan du programme, des réalisations notables ont généralement été accomplies dans les unités inspectées, mais l’engagement des bureaux multipays à l’échelon national est souvent irrégulier. Dans le cas d’un bureau de pays ayant conservé une antenne, l’audit a relevé que l’insuffisance de la surveillance de l’antenne avait engendré divers risques opérationnels et de sécurité. Le maintien de l’actualité et de la pertinence des documents de l’UNESCO relatifs à la programmation par pays est une difficulté récurrente, les responsables invoquant un manque de ressources ou d’autres problèmes spécifiques. Concernant les cas de vacance prolongée de postes clés, les rapports soulignent l’importance de la planification de la relève, ainsi que l’opinion répandue selon laquelle ces vacances sont dues à un manque de ressources et à la longueur du processus de recrutement. L’action de mobilisation des ressources varie d’un bureau à l’autre, et les rapports d’audit indiquent qu’une meilleure planification appuierait les efforts consentis en la matière.

199 EX/16 Annexe II

ANNEXE II

PROGRAMMES DE TRAVAIL INDICATIFS

PLAN D’AUDIT INTERNE – 2016-2017

Champ de l’audit Audits à réaliser Année

Audits au Siège Gestion des programmes et projets :

Instituts/Centres de catégorie 2 2016

Secteur des sciences sociales et humaines 2016

État d’avancement du projet RBB 2017

Recouvrement des coûts 2017

Grands projets extrabudgétaires* 2016-2017

Partenariats :

Respect des accords avec les donateurs 2016

Mise en œuvre de l’IITA 2017

Administration et services :

Gestion des voyages 2016

Sécurité hors Siège 2016

Comités de gestion 2017

Gestion des immobilisations 2017

Cadre de gestion des risques 2016

Publications et imprimés 2016

Gestion des conférences et des événements 2017

Processus de reclassement des postes* 2016

Services de traduction* 2017

Audits informatiques Sécurité informatique 2016

Analytique et suivi du contrôle des données 2016

Acquisitions et développement TI 2017

Classement et gestion des données 2017

Travail consultatif Enseignements tirés de la mise en œuvre Défis liés aux projets extrabudgétaires

2016

Audits hors Siège

Cinq bureaux hors Siège/Instituts** 2016

Cinq bureaux hors Siège/Instituts** 2017

Activités L’audit interne sert également de point focal pour les travaux du Corps commun d’inspection et participe à divers projets, comités et groupes de travail de l’UNESCO en vue d’améliorer les pratiques en matière de contrats, la gestion des connaissances et les TIC, le contrôle des investissements et la refonte de SAP, ainsi qu’aux organismes interinstitutions des Nations Unies relatifs au contrôle. IOS assure en outre le secrétariat du Comité consultatif de surveillance.

* Réalisés sous condition d’obtention d’un financement supplémentaire. ** Combinaison d’audits complets et à distance, en fonction des ressources.

199 EX/16 Annexe II – page 2

PLAN D’ÉVALUATION – 2016

Champ de l’évaluation Engagements État Programmes Éducation :

Mécanismes mondiaux et régionaux de coordination de l’Éducation pour tous

En cours

Rôle de l’UNESCO dans l’éducation en situation d’urgence et de crise prolongée

En cours

Action normative de l’UNESCO liée aux conventions régionales sur la reconnaissance de l’enseignement supérieur

En cours

Réseau du Système des écoles associées En cours

Éducation des filles Prévu

Sciences exactes et naturelles :

Politiques de la science, de la technologie et de l’innovation (STI)

Prévu

Programme international relatif aux sciences fondamentales

Prévu

Sciences sociales et humaines :

Réseaux de la jeunesse méditerranéenne (NetMed)

Prévu

Culture :

La culture dans les zones de conflit Prévu

Communication et information :

Liberté d’expression* Prévu

Organes décentralisés Présence de l’UNESCO sur le terrain en Asie* Prévu

Déploiement du réseau de points focaux de l’UNESCO pour les évaluations décentralisées*

Prévu

Assurance qualité et appui au système d’évaluation décentralisé

Appui consultatif aux évaluations décentralisées

En cours

Synthèse et méta-évaluation des évaluations achevées

En cours

Rapports statutaires Rapport annuel d’IOS et rapport périodique sur les évaluations achevées

Prévu

* Engagement conditionné par la disponibilité de ressources, le financement n’ayant pas été obtenu.

199 EX/16 Annexe III

ANNEXE III

CHARTE ET POLITIQUE D’AUDIT INTERNE D’IOS

INTRODUCTION

La présente politique établit la charte sur l’activité d’audit interne du Service d’évaluation et d’audit (IOS) de l’UNESCO. Elle établit également un cadre pour un système de garantie plus solide et mieux intégré concernant le caractère adéquat et l’efficacité de la gestion des risques et du contrôle de l’UNESCO. À cet égard, une assurance indépendante est régulièrement fournie par le Commissaire aux comptes et IOS ainsi que, dans certains domaines, par d’autres prestataires d’expressions d’assurance tels que le Corps commun d’inspection (CCI) ou les auditeurs indépendants des partenaires de mise en œuvre de l’UNESCO.

DÉFINITION ET BUT DE L’AUDIT INTERNE

L’audit interne est une activité indépendante et objective de garantie et de conseil menée par IOS et guidée par le principe de création de valeur ajoutée pour l’amélioration du fonctionnement de l’UNESCO. L’audit interne aide l’Organisation à accomplir ses objectifs en offrant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité de la gestion des risques et du contrôle interne de l’UNESCO.

ORGANISATION

Le Directeur général a institué IOS conformément au Règlement financier de l’UNESCO, en tant que mécanisme de contrôle global qui a pour fonctions l’audit interne, l’évaluation et l’investigation. Au sein de la structure de contrôle financier, IOS est chargé d’examiner et d’évaluer la qualité et l’efficacité des systèmes de contrôle interne de l’Organisation dans le cadre du suivi des dispositifs de contrôle. À cette fin, le Règlement financier prévoit que tous les systèmes, processus, opérations, fonctions et activités de l’Organisation peuvent être ainsi examinés, évalués et suivis. Lorsqu’il fournit des services consultatifs, IOS s’efforce de créer de la valeur ajoutée en améliorant l’exécution et les activités du programme de l’Organisation.

Le Comité consultatif de surveillance (OAC) de l’UNESCO a été établi par la Conférence générale en tant que comité permanent1 chargé de conseiller le Directeur général et le Conseil exécutif sur le bon fonctionnement de la surveillance, de la gestion des risques et des contrôles2. L’OAC conseille également le Directeur général sur le processus de sélection du Directeur d’IOS, lequel assure la fonction de responsable de l’audit interne de l’UNESCO.

Le Directeur général nomme le Directeur d’IOS en consultation avec le Conseil exécutif 3. Le Directeur d’IOS fait rapport au Directeur général dont il relève directement, et est rattaché fonctionnellement au Comité consultatif de surveillance. Il est nommé pour un mandat à durée déterminée de six ans non renouvelable. Il lui est ensuite interdit de travailler à l’UNESCO.

Le Directeur d’IOS présente au Comité consultatif de surveillance, au Directeur général et au Conseil exécutif :

• la charte d’audit interne ; • les plans d’audit interne ; • le budget de l’audit interne ; • les rapports annuels sur le programme de l’audit interne ; • tout cas de limitation abusive de la portée ou des ressources de l’audit interne.

1 Résolution 35 C/101. 2 38 C/52. 3 38 C/52.

199 EX/16 Annexe III – page 2

POUVOIRS

Lorsqu’il s’acquitte des tâches qui lui sont confiées, le personnel d’IOS a les pouvoirs suivants :

• un accès libre et sans restriction à tous les registres, documents, membres du personnel et biens matériels concernant la question examinée, tant au Siège que dans les instituts, centres et unités hors Siège de l’UNESCO ;

• le droit de communiquer directement avec le personnel et la direction à tous les échelons ;

• le droit de demander à tout membre du personnel de lui fournir toutes les informations et les explications qu’il juge nécessaires ;

• le droit de déterminer la portée des travaux, d’appliquer des techniques et d’attribuer des ressources dans la limite des autorisations budgétaires, y compris l’engagement de consultants spécialisés ;

• le droit d’accéder aux registres, aux membres du personnel, aux documents et autres informations des prestataires et partenaires liés aux activités de ces derniers avec l’UNESCO et de les examiner, comme établi dans les clauses et conditions contractuelles.

PROFESSIONNALISME

IOS mène ses activités d’audit interne conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, à la Définition de l’audit interne et au Code de déontologie de l’Institut des auditeurs internes (IIA). Ces instruments contiennent les principes des exigences fondamentales de la pratique professionnelle de l’audit interne et de l’évaluation de l’efficacité des activités réalisées dans ce domaine. Les modalités pratiques d’application, guides pratiques et documents d’orientation de l’IIA sont également observés pour orienter les activités d’audit interne. En outre, IOS respecte les politiques et procédures applicables de l’UNESCO, y compris le manuel d’audit interne.

INDÉPENDANCE ET OBJECTIVITÉ

IOS mène ses activités en toute indépendance, sans ingérence d’autres entités de l’Organisation, afin de conserver l’indépendance et l’objectivité nécessaires. Cela comprend la sélection, la portée, les procédures, la fréquence, le choix de la date et le contenu des rapports de l’audit interne. En dehors de son rôle de conseil, IOS n’intervient dans la gestion d’aucun programme, opération ou fonction. Par conséquent, les auditeurs internes n’exercent ni responsabilité opérationnelle ni autorité directe sur les activités examinées ; ils s’abstiennent d’effectuer des contrôles internes, d’élaborer des procédures, de mettre en place des systèmes, de préparer des registres ou de participer à des activités susceptibles d’altérer leur jugement.

Les auditeurs internes font preuve de la plus haute objectivité professionnelle dans leurs activités de collecte, d’évaluation et de communication d’informations relatives à l’activité ou au processus examiné. Ils évaluent donc de façon impartiale toutes les circonstances pertinentes, et ne sont pas indûment influencés par leurs intérêts personnels ou par les intérêts de tiers au moment de se forger une opinion.

Au moins une fois par an, le Directeur d’IOS informe le Conseil exécutif et le Comité consultatif de surveillance de l’indépendance organisationnelle d’IOS, y compris ses activités d’audit interne.

Le Directeur général veille à ce qu’IOS dispose des ressources nécessaires – dotation en personnel, fonds et formation appropriés – pour remplir sa mission et conserver son indépendance.


Le Directeur d’IOS communique et dialogue directement avec le Comité consultatif de surveillance, y compris en séances exécutives.

RESPONSABILITÉ

Le Directeur d’IOS est responsable du travail du Service, y compris les activités d’audit interne. La portée de l’audit interne englobe, sans toutefois s’y limiter, l’examen et l’évaluation du caractère adéquat et de l’efficacité des systèmes de gestion des risques et de contrôle interne de l’Organisation, ainsi que de la qualité de l’exécution des responsabilités qui lui sont dévolues pour réaliser les buts et objectifs fixés de l’UNESCO. Cela comprend :

• l’évaluation de l’exposition aux risques liée à la réalisation des objectifs stratégiques de l’Organisation ;

• l’évaluation de la fiabilité et de l’intégrité des informations et des moyens utilisés pour identifier, mesurer, classer et communiquer ces informations ;

• l’évaluation des dispositifs établis pour assurer la conformité avec les politiques, plans, procédures, règles et règlements qui pourraient avoir un impact significatif sur l’Organisation ;

• l’évaluation des moyens de protéger les biens et, le cas échéant, la vérification de l’existence de ces biens ;

• l’évaluation de l’efficacité et l’efficience de l’emploi des ressources ;

• le suivi et l’évaluation de l’efficacité des processus de gestion des risques de l’Organisation ;

• la prise en compte des travaux du Commissaire aux comptes et la coordination de la portée des audits internes ;

• la prestation de services consultatifs liés à la gestion des risques et aux contrôles, selon les besoins de l’Organisation ;

• l’établissement de rapports périodiques sur le but, les pouvoirs, les responsabilités et les résultats de l’activité d’audit interne par rapport au plan défini ;

• la notification des expositions aux risques et des problèmes de contrôle importants, y compris les risques de fraude ;

• l’évaluation d’activités spécifiques à la demande du Directeur général, comme il convient.

PLAN D’AUDIT INTERNE

Au moins une fois par an, le Directeur d’IOS soumet un plan d’audit interne au Directeur général et au Conseil exécutif, après consultation avec le Comité consultatif de surveillance. Ce plan présente les audits prévus ainsi que l’impact des limitations de ressources.

Le plan d’audit interne est élaboré en se fondant sur la hiérarchisation du champ de l’audit à l’aide d’une méthodologie axée sur les risques, ainsi que sur la contribution de la direction et les décisions pertinentes du Conseil exécutif. Il tient compte des plans et missions réalisés par le Commissaire aux comptes et d’autres prestataires d’expressions d’assurance, de façon à garantir un système d’assurance intégré et efficace. Le Directeur d’IOS examine et affine le plan, le cas échéant, pour prendre en compte l’évolution des opérations, risques, programmes, systèmes et


contrôles de l’Organisation. Le Comité consultatif de surveillance est informé par les rapports d’activité périodiques de tout écart important par rapport au plan d’audit interne approuvé.

RAPPORTS ET SUIVI

Un rapport écrit est préparé et publié par le Directeur d’IOS à l’issue de chaque mission d’audit interne, et distribué comme il convient. Les résultats importants des audits internes sont également transmis au Conseil exécutif. Les rapports d’audit interne peuvent inclure les avis des responsables et les mesures correctives prises ou devant être prises compte tenu des conclusions et recommandations formulées, un calendrier prévoyant la date d’achèvement des mesures à prendre, ainsi qu’un texte explicatif pour toutes les mesures correctives qui ne seront pas mises en œuvre.

Le Directeur d’IOS assure le suivi de l’état de mise en œuvre de ses recommandations et rend compte périodiquement au Directeur général à ce sujet, en veillant tout particulièrement à signaler en temps voulu les situations exposant l’Organisation à un risque élevé. Les administrateurs de l’UNESCO sont tenus d’étudier les rapports d’audit interne qui leur sont remis pour action, de fournir à IOS des réponses en temps utile et de mettre en œuvre les plans d’action dont ils sont convenus pour donner suite aux conclusions et recommandations de l’audit. Si les administrateurs et IOS ne peuvent s’accorder sur un plan d’action, la question est transmise aux échelons supérieurs du Secrétariat, comme il convient, pour résolution.

Le Directeur d’IOS fait rapport périodiquement au Directeur général, au Comité consultatif de surveillance et au Conseil exécutif sur le but, les pouvoirs et les responsabilités de l’activité d’audit interne, ainsi que sur les résultats obtenus par rapport au plan. Les rapports présentent également les expositions aux risques et les problèmes de contrôle importants.

PROGRAMME D’ASSURANCE QUALITÉ ET D’AMÉLIORATION

L’activité d’audit interne d’IOS entretient un programme d’assurance qualité et d’amélioration qui couvre tous les aspects de l’activité d’audit interne. Ce programme comprend une évaluation de la conformité de l’activité d’audit interne avec les normes et autres directives à caractère obligatoire, et détermine si les auditeurs internes appliquent le Code de déontologie. Il mesure en outre l’efficacité et l’efficience de l’activité d’audit interne et identifie des possibilités d’amélioration. Le Directeur d’IOS communique des informations au Comité consultatif de surveillance sur le programme d’assurance qualité et d’amélioration de l’activité d’audit interne, et présente au Directeur général, au Comité consultatif de surveillance et au Conseil exécutif les résultats d’évaluations de la qualité réalisées au moins tous les cinq ans.

Politique et charte d’audit interne Approuvées le _________ ____________ _________. _____________________________________ Directeur du Service d’évaluation et d’audit

_____________________________________ Directeur général


ANNEXE 1 : GLOSSAIRE DES TERMES CLÉS

Valeur ajoutée

L’activité d’audit interne confère une valeur ajoutée à l’organisation (et à ses parties prenantes) en apportant des garanties objectives et pertinentes, et en contribuant à l’efficacité et à l’efficience des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle.

Contrôle adéquat

Il y a un contrôle adéquat lorsque la direction a planifié et organisé (conçu) les activités de manière à fournir une assurance raisonnable quant au fait que les risques encourus par l’organisation ont été gérés efficacement et que les buts et objectifs de l’organisation seront atteints de façon efficace et économique.

Services consultatifs

Services rendus au client, dont la nature et le champ sont convenus au préalable avec lui, et dont le but est de conférer une valeur ajoutée à une organisation en améliorant ses processus de gestion des risques et de contrôle sans que l’auditeur interne n’assume aucune responsabilité de gestion. Ces services incluent par exemple la fourniture de conseils et d’avis, l’assistance et la formation.

Services d’assurance

Examen objectif d’éléments probants réalisé afin de fournir à l’organisation une évaluation indépendante des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle. Ces services peuvent notamment inclure les audits financiers, opérationnels, de conformité, de sécurité des systèmes et de due diligence.

Conseil exécutif

Organe chargé de diriger et/ou de superviser les activités de l’organisation et sa gestion.

Charte

La Charte de l’audit interne est un document officiel qui définit la mission, les pouvoirs et les responsabilités de cette activité. Elle précise la place qu’occupe l’activité d’audit interne au sein de l’organisation, autorise l’accès aux documents, membres du personnel et biens matériels pertinents pour la réalisation des missions, et délimite le champ des activités d’audit interne.

Responsable de l’audit interne

Ce terme désigne une personne occupant un poste de rang élevé et chargée de gérer efficacement l’activité d’audit interne conformément à la Charte de l’audit interne, au Code de déontologie et aux Normes. Le responsable de l’audit interne et le personnel placé sous sa responsabilité doivent posséder les certifications et qualifications professionnelles appropriées. À l’UNESCO, c’est le Directeur d’IOS qui est responsable de l’audit interne.

Code de déontologie

Le Code de déontologie de l’Institut des auditeurs internes regroupe un ensemble de principes applicables à la profession et à la pratique de l’audit interne, ainsi que des règles de conduite décrivant le comportement attendu des auditeurs internes. Le Code de déontologie s’applique à la fois aux personnes et aux organismes qui fournissent des services d’audit interne. Il vise à promouvoir une culture de l’éthique dans l’ensemble de la profession.

Conformité

Respect des politiques, plans, procédures, lois, réglementations, contrats ou autres exigences.

Conflit d’intérêts

Toute relation qui n’est pas, ou semble ne pas être, dans l’intérêt de l’organisation. Un conflit d’intérêts peut compromettre la capacité d’un individu de s’acquitter de ses fonctions et responsabilités de façon objective.


Contrôle

Toute mesure prise par la direction, l’organe directeur ou d’autres parties pour gérer les risques et améliorer la probabilité d’atteindre les buts et objectifs fixés. La direction planifie, organise et dirige l’exécution de mesures propres à fournir des garanties raisonnables quant à la réalisation des buts et objectifs.

Environnement de contrôle

Attitude et actions du conseil et de la direction à l’égard de l’importance du contrôle au sein de l’organisation. L’environnement de contrôle fournit un cadre et une structure pour la réalisation des principaux objectifs du système de contrôle interne. L’environnement de contrôle inclut les éléments suivants :

• l’intégrité et les valeurs éthiques ; • la philosophie et le style de gestion de la direction ; • la structure organisationnelle ; • la politique de délégation des pouvoirs et responsabilités ; • les politiques et pratiques de gestion des ressources humaines ; • la compétence du personnel.

Processus de contrôle

Les règles, procédures (tant manuelles qu’automatiques) et activités qui font partie d’un cadre de contrôle et sont conçues et mises en œuvre de sorte que les risques restent dans les limites qu’une organisation est disposée à accepter.

Mission

Attribution, tâche ou activité d’examen spécifique confiée aux auditeurs internes, telle qu’un audit interne, une auto-évaluation du contrôle, l’investigation d’une fraude, ou la fourniture de conseils. Une mission peut comporter plusieurs tâches ou activités à mener pour atteindre un ensemble déterminé d’objectifs.

Objectifs de la mission

Énoncés généraux formulés par les auditeurs internes pour définir ce qu’il est prévu d’accomplir dans le cadre de la mission.

Opinion découlant d’une mission

Conclusion et/ou toute autre description des résultats d’une mission d’audit interne donnée, concernant les éléments qui relèvent des objectifs et de la portée de la mission.

Évaluation

Les évaluations mesurent la pertinence, l'efficience, l'efficacité, l'impact et la viabilité des programmes, projets et opérations, ainsi que leur cohérence, leur interconnexion et leur portée.

Fraude

Tout acte illégal caractérisé par la tromperie, la dissimulation ou un abus de confiance et n’ayant pas été commis sous la menace d’un recours à la violence ou à la force physique. Ce sont des actes commis par des personnes et des organisations dans le but d’obtenir de l’argent, des biens ou des services, d’éviter un paiement ou la perte de services, ou d’obtenir des avantages personnels ou commerciaux.

Gouvernance

Combinaison de processus et structures mis en place par l’organe directeur pour orienter, diriger, gérer et superviser les activités menées par l’organisation pour atteindre ses objectifs.


Atteintes

Les atteintes à l’indépendance organisationnelle et à l’objectivité individuelle peuvent inclure les conflits d’intérêts personnels, les limitations du champ d'un audit, les restrictions d’accès aux documents, aux personnes et aux biens, ainsi que les limitations de ressources (financières).

Indépendance

Absence de subordination à des conditions qui menacent la capacité des auditeurs d’accomplir les tâches d’audit interne d’une manière objective.

Contrôle des technologies de l’information

Contrôles effectués à l’appui de la gestion et de la gouvernance de l’organisation et qui comportent des vérifications générales et techniques des infrastructures des technologies de l’information, notamment les applications, les informations, les installations et les personnes.

Gouvernance des technologies de l’information

Comprend la direction, les structures organisationnelles et les processus qui garantissent que les technologies de l’information appuient les stratégies et les objectifs de l'organisation.

Activité d’audit interne

Activité assurée par un département, une division, une équipe de consultants ou tout autre professionnel offrant une garantie d’indépendance et d’objectivité et fournissant des conseils destinés à améliorer le fonctionnement de l’organisation et à lui apporter une valeur ajoutée. L’activité d’audit interne aide une organisation à atteindre ses objectifs en adoptant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle.

Cadre de référence international des pratiques professionnelles

Cadre conceptuel qui structure les lignes directrices édictées par l’Institut des auditeurs internes.

Investigation

Examen et détermination de la véracité des allégations d’irrégularités (fraudes, gaspillage, abus et autres manquements) et collecte d’éléments probants en vue d’éventuelles mesures disciplinaires ou poursuites.

Devoir

Les Normes utilisent le verbe « devoir » pour préciser qu’il s’agit d’une disposition impérative.

Objectivité

Attitude impartiale qui permet aux auditeurs internes d’accomplir leurs missions de telle sorte qu’ils soient certains de la qualité de leurs travaux, sans le compromis. L’objectivité exige des auditeurs internes qu’ils ne subordonnent pas leur jugement sur des questions d’audit à celui d’autres personnes.

Opinion globale

Note, conclusion et/ou toute autre description des résultats fournis par le responsable de l’audit interne traitant, d’une manière générale, des processus de gestion des risques et de contrôle de l’organisation. L’opinion globale représente le jugement professionnel du responsable de l’audit interne fondé sur les résultats de plusieurs missions individuelles et d’autres activités pour une période donnée.

Risque

Possibilité que survienne un événement qui aura des répercussions sur la réalisation des objectifs. On mesure un risque par son impact et sa probabilité.


Propension au risque

Niveau de risque qu’une organisation est disposée à accepter.

Gestion des risques

Processus visant à identifier, évaluer, gérer et contrôler les événements ou situations susceptibles de se produire afin de donner des garanties raisonnables quant à la réalisation des objectifs de l’organisation.

Importance

Poids relatif d’une question dans un contexte donné, dépendant de facteurs quantitatifs et qualitatifs tels que l’ampleur, la nature, l’effet, la pertinence et l’impact. Le jugement professionnel permet aux auditeurs internes d’évaluer le degré d’importance d’une question au regard des objectifs pertinents.

Norme

Déclaration professionnelle promulguée par le Conseil des normes internationales d’audit et d’assurance afin de définir les règles applicables à l’accomplissement d’un large éventail d’activités d’audit interne, ainsi qu’à l’évaluation des résultats dans ce domaine.

199 EX/16 Annexe IV

ANNEXE IV

RAPPORTS DU CORPS COMMUN D'INSPECTION (CCI) INTÉRESSANT L’UNESCO EN 2015

Étude des activités et des ressources consacrées à la lutte contre les changements climatiques dans le système des Nations Unies (JIU/REP/2015/5)

Cette étude avait pour objet : (i) de donner un aperçu des ressources et des activités actuellement consacrées à la lutte contre le changement climatique dans l’ensemble du système des Nations Unies, compte tenu du rôle des conventions relatives à l’environnement, en particulier celui de la Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques (CCNUCC) ; (ii) de contribuer à améliorer la coordination et l’efficacité de l’action menée par les organismes des Nations Unies en matière de changement climatique.

Le CCI a conclu que les ressources et les activités consacrées à la lutte contre le changement climatique étaient en nette augmentation ces dix dernières années. Cependant, il n’y a au sein du système aucune coordination harmonisée des activités, ni aucun cadre de mesure commun pour en rendre compte. Cette étude est venue à point nommé pour apporter une contribution à caractère non prescriptif au processus de la 21e Conférence des États parties (COP-21) à la CCNUCC.

Cinq recommandations ont été adressées aux organismes des Nations Unies participants, dont l’UNESCO.

Information du public et politiques et pratiques de communication au sein du système des Nations Unies (JIU/REP/2015/4)

Cette étude avait pour objet : (i) de fournir une évaluation comparative des différentes dispositions en matière d’information du public et de communication au sein des institutions du système des Nations Unies ; (ii) de proposer des critères de référence pour une approche stratégique de la communication ; (iii) d’évaluer les actuels mécanismes de coordination à l’échelle du système. Il s’agissait de recenser les bonnes pratiques et les enseignements tirés, ainsi que d’examiner l’utilisation faite des médias sociaux et d’analyser les politiques et pratiques en matière de gestion de la communication entre les organisations et le public auxquelles elles s’adressent.

Le rapport laisse entendre que l’information du public et la communication ont un rôle important à jouer pour réaffirmer la pertinence des organismes des Nations Unies, ainsi que pour renforcer leur crédibilité, redynamiser leur image et asseoir leur réputation, à condition que ce défi soit relevé de manière stratégique.

Six recommandations ont été adressées aux organismes des Nations Unies participants, dont l’UNESCO.

Évaluation de l’intégration de la question du plein emploi productif et du travail décent par les organismes du système des Nations Unies (JIU/REP/2015/1)

Cette évaluation avait pour objet d’informer l’Assemblée générale/le Conseil économique et social, les organes délibérants et les organes directeurs des organisations participantes et les membres du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination (CCS) sur la manière dont les organismes du système des Nations Unies ont appliqué les résolutions visant à faire accepter par tous ou à promouvoir le programme en faveur d’un travail décent, afin que les enseignements tirés puissent servir à donner sa forme définitive au programme pour l’après-2015. Elle n’avait pas pour objet de faire un bilan des activités menées par l’OIT pour intégrer la question du travail décent, mais plutôt d’analyser la réponse du système des Nations Unies. Elle visait trois objectifs :

• Évaluer comment les organismes du système des Nations Unies ont répondu à l’appel du Conseil économique et social pour qu’ils intègrent les principes du travail décent dans leur propre planification stratégique/leurs propres travaux au niveau interinstitutions (CCS) et au niveau des sièges, des commissions régionales, des commissions techniques et des pays. Une attention spéciale devait être accordée aux organisations dotées d’un mandat étendu dans les domaines de la lutte contre la pauvreté et de la protection sociale.

• Déterminer quels mécanismes d’intégration sont en place au sein du système des Nations Unies, évaluer les obstacles à la mise en œuvre et mettre en évidence les aspects d’un environnement propice, ainsi que les problèmes rencontrés à différents niveaux par le système pour prendre systématiquement en compte les questions relatives au travail décent.

• Recenser les réussites et les bonnes pratiques en matière d’intégration du programme en faveur d’un travail décent dans les activités des organismes du système des Nations Unies.

Il ressort de cette évaluation que la réponse globale du système des Nations Unies aux demandes du Conseil économique et social d’intégrer la question du travail décent a été modérément satisfaisante, même s’il y a eu dans certains cas d’importantes différences entre les réponses des sièges et celles des bureaux nationaux. Les réponses apportées au niveau national par l’intermédiaire du PNUAD et des programmes de pays des bureaux hors Siège des organismes des Nations Unies ont été solides, alors qu’au niveau des organes subsidiaires du Conseil économique et

https://www.unjiu.org/fr/reports-notes/JIU%20Products/JIU_REP_2015_5_French.pdf






199 EX/16 Annexe IV – page 2

social, elles ont été jugées modérées, avec des variations entre les commissions. Au niveau des organisations, les mesures prises pour intégrer la question du travail décent ont été très variables, allant d’une intégration poussée à des actions ponctuelles ou une absence de signes manifestes d’intégration.

Une recommandation a été adressée aux organismes des Nations Unies participants, dont l’UNESCO.

Gestion et administration des marchés dans les organismes des Nations Unies (JIU/REP/2014/9)

Le CCI a analysé comment les organismes des Nations Unies géraient les marchés de biens et services après la passation, en vue de recenser les bonnes pratiques et les enseignements tirés, de déterminer les secteurs qui appellent de nouvelles améliorations et de renforcer la cohérence à l’échelle de l’ensemble du système.

L’examen a mis en évidence les lacunes des pratiques de gestion des marchés à différents égards, corroborant ainsi les constatations formulées par les auditeurs internes et externes des organismes du système. La similitude des carences relevées dans l’ensemble du système montre, étant donné l’ampleur et le volume des achats, combien il est nécessaire que toutes les parties prenantes agissent de concert pour résoudre ce problème systémique. Le CCI a conclu que les failles recensées dans le rapport persisteraient tant que les politiques et les procédures ne seraient pas affinées et que des mesures spécifiques ne seraient pas prises pour renforcer les pratiques de gestion des marchés après leur passation.

Emploi de personnel non fonctionnaire et conditions d’emploi de non-fonctionnaires dans les organismes des Nations Unies (JIU/REP/2014/8)

Ce rapport avait pour objet d’établir une évaluation, à l’échelle du système, de l’emploi de personnel non fonctionnaire, portant entre autres sur les politiques, les règles, les conditions d’emploi et les méthodes de gestion correspondantes dans les organismes des Nations Unies, en mettant particulièrement l’accent sur les pratiques des bureaux hors Siège.

Il en ressort que le système actuel de recrutement de non-fonctionnaires est incompatible avec les bonnes pratiques internationales en matière de travail, fonctionne sans réelle supervision ni obligation redditionnelle et présente des risques pour les organisations. En outre, les conclusions font état d’une incompatibilité entre les valeurs de justice et d’équité des organismes des Nations Unies et leur pratique de différences de traitement sans une base claire pour justifier ces différences. Le CCI a noté que ces organismes n’avaient pas de données d’analyse détaillées sur l’emploi des non-fonctionnaires, et en particulier sur le profil et le coût de cette catégorie de personnel, sa proportion dans l’effectif total, la répartition des coûts par lieu d’affectation et les modalités contractuelles. Cette situation était peu propice à une prise de décisions et un suivi efficaces. De fait, la supervision de l’emploi des non-fonctionnaires était inefficace, tant au niveau des hauts responsables que des organes délibérants ou directeurs.

Douze recommandations ont été adressées aux organismes des Nations Unies participants, dont l’UNESCO.

Source : Système de suivi des recommandations du CCI.




199 EX/16 Annexe V

ANNEXE V

EXAMEN SYNTHÉTIQUE DES ÉVALUATIONS DE L’UNESCO EXISTANTES

Contexte

1. L’UNESCO a récemment accentué ses efforts en vue d’améliorer son cadre de présentation des résultats, étape importante en faveur d’une prise de décision mieux étayée par des données factuelles. Les évaluations13 constituent de précieuses sources de données qui viennent compléter les informations fournies par l’Organisation elle-même et sur lesquelles reposent la plupart des rapports statutaires relatifs aux résultats obtenus par l’UNESCO. Dans le cadre de la préparation du Rapport stratégique quadriennal sur les résultats (SRR) de l’Organisation, les différentes entités du Secrétariat ont été encouragées à consulter les évaluations pour effectuer leurs auto-évaluations. Afin de compléter cette perspective, et conformément à la politique d’évaluation de l’UNESCO (196 EX/24.INF) adoptée récemment, le Bureau de l’évaluation d’IOS a commandé un examen synthétique des évaluations menées.

2. Il ressort de la littérature relative aux examens synthétique et de l’expérience des autres organisations internationales qu’un examen synthétique doit reposer sur les trois piliers suivants pour éclairer de manière fiable la prise de décision stratégique :

- une délimitation cohérente du domaine d’action programmatique (unité d’analyse) ;

- un champ d’évaluation suffisamment étendu pour chaque domaine d’action ;

- des éléments d’appréciation solides qui permettent d’émettre un jugement synthétique et de déterminer si un domaine d’action donné a des effets positifs (qualité).

3. De précédentes études (IOS/EVS/PI/128 Rev., IOS/EVS/PI/136 Rev., entre autres) ont montré qu’aucun de ces trois critères n’était près d’être parfaitement rempli dans le cas de l’UNESCO. C’est pourquoi une partie de l’examen synthétique met l’accent sur la façon d’enrichir la base de données des évaluations et d’en améliorer l’exploitation à l’avenir, de façon à renforcer la capacité des évaluations d’éclairer les processus de prise de décision stratégique au sein de l’Organisation.

Objet

4. L’examen synthétique a pour objectif global de produire des données factuelles à partir des évaluations portant sur des interventions de l’UNESCO, et plus précisément :

- d’évaluer le champ couvert par les activités d’évaluation dans l’ensemble du système de l’UNESCO ;

- d’évaluer les aspects fondamentaux de la qualité des rapports d’évaluation, en complément de la méta-évaluation de 2013 portant sur les évaluations existantes (IOS/EVS/PI/128 Rev.) ;

- de produire des données synthétiques sur la pertinence et l’efficacité des domaines d’action programmatiques ;

13 Les évaluations sont définies ici comme des études menées par des experts externes. Elles doivent

être clairement distinguées des rapports descriptifs finals et autres études fondées sur l’auto-évaluation, conduits par le personnel de programme de l’UNESCO par exemple. Les évaluations décentralisées sont gérées par le Secrétariat (Siège, bureaux hors Siège, instituts de catégorie 1). Les évaluations institutionnelles sont gérées par le Bureau de l’évaluation d’IOS.

199 EX/16 Annexe V – page 2

- de recenser les aspects systémiques qui limitent ou facilitent l’action de l’UNESCO dans l’ensemble du système de l’Organisation.

Méthode

5. L’étude porte sur les rapports des évaluations décentralisées publiés entre 2009 et septembre 2015, ainsi que sur les rapports des évaluations institutionnelles publiés entre 2008 et septembre 2015. Le choix d’une période aussi longue se justifie par le fait qu’IOS a mené une série d’évaluations sur l’ensemble des objectifs stratégiques de programme (OSP) à partir de 2008, ce qui a permis de couvrir assez largement l’ensemble des domaines d’action programmatiques de l’UNESCO, comme défini dans la précédente Stratégie à moyen terme de l’Organisation (34 C/4). Au total, l’étude a traité 261 rapports d’évaluation (41 évaluations institutionnelles et 220 évaluations décentralisées).

6. Plus précisément, l’étude s’est articulée autour des quatre dimensions suivantes :

- une analyse du champ couvert, qui consiste à recenser les rapports d’évaluation portant sur les domaines d’action programmatiques de l’UNESCO (résultats escomptés) et à évaluer le niveau de couverture de chaque domaine programmatique ;

- une méta-évaluation succincte, qui consiste à estimer la qualité minimale des rapports d’évaluation14 à partir d’un ensemble de critères de qualité faciles à appliquer ;

- un examen synthétique de la pertinence et de l’efficacité d’un domaine programmatique parmi chacun des cinq grands programmes de l’UNESCO, pour lequel le champ couvert et la qualité de l’évaluation satisfont aux critères minimaux de l’analyse synthétique ;

- un examen synthétique des aspects transversaux qui facilitent ou entravent l’exécution de projets/programmes ou les processus d’évolution.

7. En ce qui concerne la pertinence et l’efficacité, cette étude a cherché à illustrer à quoi ressemblerait une analyse comparative des domaines d’action programmatiques fondée sur les données provenant des évaluations si les trois conditions évoquées plus haut (unité d’analyse, champ couvert, qualité) étaient remplies pour la majorité des domaines programmatiques de l’UNESCO. L’UNESCO a défini les critères suivants (197 EX/5 Partie IV) : la pertinence, la capacité d’exécution, l’avantage comparatif, l’obtention de résultats tangibles et la viabilité. En principe, les rapports d’évaluation ont un avantage comparatif pour ce qui est de fournir des informations sur un certain nombre de ces critères, comme l’illustre le rapport.

Conclusions

8. Sur le champ couvert par les évaluations :

- Le champ couvert par les évaluations diffère selon les secteurs : si certains secteurs de l’UNESCO présentent une couverture plutôt correcte (Culture, Éducation et Sciences exactes et naturelles), d’autres secteurs ne couvrent qu’un champ très limité (Sciences sociales et humaines, Communication et information).

- Au sein des secteurs, le champ couvert est très inégal selon les résultats escomptés : si certains résultats escomptés sont particulièrement bien couverts, d’autres échappent quasiment à toute évaluation, que ce soit au niveau des résultats escomptés ou à un

14 Dans le domaine de l’évaluation, le terme méta-évaluation est souvent employé pour désigner les

études portant sur la qualité des évaluations. Bien que la présente étude possède de nombreuses caractéristiques des méta-évaluations, elle couvre un échantillon bien plus vaste que la plupart de celles-ci et par conséquent, porte sur de moins nombreux aspects.


niveau plus détaillé à l’intérieur de ces derniers. Cela concerne l’ensemble des secteurs de l’UNESCO.

9. Sur la qualité des évaluations :

- Dans l’ensemble, la grande majorité des rapports d’évaluation satisfont aux exigences de base en matière d’établissement de rapports, c’est-à-dire rendent compte de la mise en œuvre, des produits obtenus, des effets et des enseignements tirés. Les rapports d’évaluation fournissent de riches et abondantes descriptions des activités et des produits, et s’efforcent avec de plus en plus de rigueur de tirer les enseignements des interventions. Cependant, les données sur les effets (résultat ou impact) sont souvent très lacunaires.

- La qualité des rapports a peu évolué dans le temps. En particulier, aucun changement notable n’a été observé dans la qualité des rapports à la suite de l’étude diagnostique des évaluations des activités extrabudgétaires de l’UNESCO (Diagnostic Study of Evaluations of UNESCO's Extrabudgetary Activities, 2013).

- Les conditions minimales d’évaluation de la pertinence et de l’efficacité d’un domaine d’action programmatique sur la base des évaluations déjà menées – selon les critères relatifs au champ couvert, à la qualité minimale et à l’indépendance – ne sont réunies que dans 1/5 des 47 résultats escomptés de l’UNESCO. Par conséquent, il est actuellement impossible de procéder à une étude comparative des domaines d’action programmatiques sur la base des évaluations déjà menées.

10. Sur la capacité de synthétiser les données d’évaluation relatives à la pertinence et l’efficacité des domaines d’action programmatiques :

- À la différence de l’auto-évaluation et des rapports établis par l’Organisation elle-même, une évaluation externe est une enquête indépendante fondée sur un processus systématique de collecte et d’analyse des données. Par conséquent, les évaluations sont en mesure de fournir des données factuelles plus fiables sur un certain nombre de questions de performance stratégique, y compris l’obtention des résultats (résultats escomptés). Comme il n’existe actuellement aucune stratégie d’évaluation au niveau des résultats escomptés, l’efficacité et la pertinence au niveau du domaine programmatique doivent être extrapolées à partir de données assez lacunaires. Néanmoins, l’étude indicative des domaines d’action programmatiques qui répondent aux conditions minimales de l’examen synthétique montre qu’il est possible de distinguer les résultats escomptés peu concluants et ceux dont le bilan est positif.

11. Sur les problématiques transversales et les facteurs favorables :

- À travers ses secteurs, ses niveaux d’intervention et ses domaines de compétence, l’UNESCO possède de toute évidence un certain nombre d’atouts et de qualités qui, associés, ont permis d’obtenir d’importantes réussites à l’échelle des programmes, principalement : les pratiques de programmation participatives et interdisciplinaires de l’UNESCO, son vaste réseau de partenaires institutionnels et sa capacité à mobiliser et à exploiter une masse critique de compétences variées.

- Néanmoins, la conjugaison de ces ingrédients essentiels au service d’une intervention pertinente et efficace semble être l’exception, et non la règle. Un certain nombre de difficultés structurelles fondamentales – quel que soit le secteur ou le domaine d’action – ont entravé la capacité de l’UNESCO à se démarquer, notamment : l’absence d’orientation stratégique qui affecte la qualité et les retombées potentielles de son action à tous les niveaux d’intervention, des ressources humaines et financières limitées, des problèmes de coordination et d’harmonisation stratégique qui affaiblissent le potentiel du


réseau global de l’UNESCO, des systèmes de gouvernance dispersés et un certain nombre de difficultés opérationnelles.

Conclusion générale et recommandations

12. Les évaluations semblent être la source la plus fiable de données sur un certain nombre de questions de performance stratégique, y compris l’obtention de résultats (résultats escomptés) par les programmes de l’UNESCO. Cependant, le champ actuellement couvert par les évaluations des programmes de l’UNESCO est lacunaire et inégal. En outre, de nombreux problèmes restent à résoudre pour améliorer la qualité des évaluations décentralisées. Afin que les évaluations contribuent à mieux étayer la prise de décision par des données factuelles, la présente étude recommande ce qui suit :

13. Recommandation 1 : l’Organisation consacre encore trop d’efforts à la présentation de rapports et à l’évaluation concernant de (micro) activités, au détriment d’une réflexion et d’une évaluation stratégiques appropriées à un niveau supérieur de programmation. L’UNESCO doit définir clairement un programme ou un domaine d’action programmatique (autour d’un résultat escompté par exemple). Chaque domaine d’action programmatique doit être rattaché à un cycle d’information normalisé, ce qui permettrait d’améliorer la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation, en prévoyant les éléments suivants :

- une analyse stratégique, qui donnerait lieu à l’élaboration d’une logique d’intervention du domaine d’action programmatique, définissant clairement les principales activités, les principaux produits (livrables) et les principales réalisations (résultats escomptés). Cela servirait de point de départ pour mettre en place :

- un cadre de résultats assorti d’indicateurs clairs et détaillés au niveau des produits et des réalisations, avec pour résultat de permettre :

- le suivi continu de la réalisation des produits et de l’obtention de résultats par le programme, et son évaluation périodique.

14. La normalisation de l’unité d’analyse (un programme) à des fins de planification et de collecte d’informations, associée à une approche harmonisée de la collecte d’information entre les programmes, se rapproche beaucoup du principe de cycle de projet adopté avec succès par de nombreuses organisations dans le monde. Ce principe permet d’améliorer la qualité de la planification, du suivi et de l’évaluation, tout en réduisant les coûts de transaction en la matière, renforçant ainsi les moyens dont dispose l’UNESCO pour devenir dans le même temps plus efficiente et plus efficace.

15. Le cadre décrit ci-dessus représente un approfondissement du processus déjà mis en place à la suite de différents efforts de réforme et de décisions du Conseil exécutif, et permettrait d’apporter un soutien plus solide à la réforme de l’Organisation en vue d’améliorer :

- la budgétisation axée sur les résultats ;

- la prise de décision étayée par des données factuelles en ce qui concerne l’allocation stratégique des ressources financières et le recensement des priorités stratégiques.

16. Recommandation 2 : Afin que l’évaluation contribue davantage à étayer la prise de décision par des données factuelles, l’UNESCO doit renforcer son système d’évaluation décentralisée. Plus particulièrement, afin d’améliorer leur qualité et le champ couvert par les évaluations, l’Organisation doit :

- accroître les ressources consacrées à l’évaluation par de meilleures pratiques et procédures de budgétisation concernant les activités extrabudgétaires ;


- renforcer les capacités du personnel en matière de gestion des évaluations décentralisées ;

- renforcer les mécanismes de planification, d’appui et d’échange d’information des évaluations décentralisées.

17. Recommandation 3 : L’UNESCO (soit BSP, IOS et KMI) doit améliorer le système de collecte de données et de suivi des rapports des évaluations décentralisées. Cela permettrait à l’Organisation d’enrichir sa base de données sur les rapports des évaluations décentralisées, et par conséquent d’améliorer la qualité et l’exploitation des méta-évaluations périodiques et des synthèses de rapports d’évaluation.

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