zespół rozproszony i jego koordynacja
DESCRIPTION
Kilka praktycznych porad odnośnie koordynacji działań zespołu ludzi pracyjących zdalnie w różnych miejscach na świecie, a takze przegląd kilku aplikacji umożliwiających lepszą komunikację i utrzymanie odpowiedniego poziomu relacji między współpracownikami.TRANSCRIPT
„ZESPÓŁ ROZPROSZONY I JEGO KOORDYNACJA
Bartosz Wilk Polsko-Amerykańska Akademia Liderów
2014
Jakość oznacza robić to dobrze, nawet gdy nikt nie patrzy.
Henry Ford
CZYM JEST ZESPÓŁ ROZPROSZONY?
Wirtualny zespół, jak każdy zespół, to grupa ludzi, którzy współpracują poprzez wzajemnie zależne zadania kierując
się wspólnym celem. W przeciwieństwie do konwencjonalnych zespołów, wirtualny zespół pracuje w rozproszeniu, jeśli chodzi o przestrzeń, czas i granice organizacyjne, wspierając się technologią, aby móc się
komunikować.
Jessica Lipnack i Jeffrey Stamps Virtual Teams: Reaching Across Space,Time, and Organizations with Technology tłum. Małgorzata Krakowian
(mkrakowian.wordpress.com)
GARŚĆ NUDNYCH STATYSTYK
Jakie branże cieszą się największą popularnością?
• 28% technologie informatyczne,• 15% zasoby ludzkie,• 14% sprzedaż i marketing, • 11% usługi finansowe• 32% inne usługi, w tym np. Administracja,
Źródło: www.cyfuture.com
WYZWANIA DLA ZDALNIE ZARZĄDZANYCH ZESPOŁÓW
Źródło: Bailey, Kurland, 1999
CYBERSLACKING
JAK UTRZYMAĆ ROZPROSZONY ZESPÓŁ?
komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacja
komunikacjakomunikacja
JAK UTRZYMAĆ ROZPROSZONY ZESPÓŁ?
1. Wybierz odpowiedni zespół, 2. Dokładnie zdefiniuj cele, 3. Dbaj o dynamikę zespołu,4. Udzielaj wsparcia i
nagradzaj aktywność,5. Wspieraj więzi wewnątrz
grupy
WYBIERZ ODPOWIEDNICH LUDZI
Czy każdy się nadaje do pracy zdalnej?
Jakie cechy powinna mieć osoba chcąca pracować zdalnie?
Samomotywacja
Dobre umiejętności komunikacyjne
Nakierowanie na cele
Otwartość i szczerość
Dobrze jest zweryfikować czy ma na koncie jakąkolwiek skoordynowaną działalność w sieci (np. Prowadziła fanstronę, bloga),
DOKŁADNIE ZDEFINIUJ CELE
Karta zespołu
Powinna zawierać: - Jasno zdefiniowane cele zespołu,- SMART- Podział zadań,- Informacje kontaktowe,- Informacje o kosztach/wydatkach Komunikacja to podstawa w każdym zespole, przy zespole rozproszonym ma ona jednak znacznie fundamentalne.
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU
Etapy tworzenia się zespołu
Forming, Storming, Norming and Performing lub „etapy Tuckmana” (Bruce Tuckman „Developmental Sequence in Small Groups” 1965),+ adjouring (Tuckman & Mary Ann Jensen 1977),
Langton, N. and Robbins, S.P., (2006)
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU
FORMING
Etap tworzenia się grupy, poszczególni członkowie są ostrożni, mało agresywni, unikają tematów kontrowersyjnych i konfliktów. próbują zdobyć jak najwięcej informacji o pozostałych. Powoli tworzą się relacje.
Co powinien zrobić dobry menedżer?
Kieruj rozwojem zespołu, ustal jasno główne cele:-Dla całego zespołu,- Dla każdego z członków,
Jakie jest zagrożenie?
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU
STORMING
Zaczynają się ścierać różne koncepcje i wizje. Członkowie grupy otwierają się, zaczynają dyskutować o możliwych rozwiązaniach. Niektóre grupy nigdy nie wychodzą poza ten etap.
Co powinien zrobić dobry menedżer?Ustal procedury i struktury, Zbuduj zaufanie i dobre relacje, Szybko reaguj i neutralizuj konflikty, Uświadom członków zespołu na temat tego na jakim etapie rozwoju grupy się znajdują
Jakie jest zagrożenie?
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU
NORMING
Grupie udaje się ustalić właściwe priorytety, a jej członkowie starają się wnosić twórcze rozwiązania oraz łagodzić konflikty tak, żeby zespół mógł działać.
Co powinien zrobić dobry menedżer?Zejdź na drugi plan, daj szansę zespołowi wziąć na siebie odpowiedzialność za realizację projektu, Pomyśl o jakiejś formie integracji (może team building?),
Jakie jest zagrożenie?
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU
NORMING
Grupie udaje się ustalić właściwe priorytety, a jej członkowie starają się wnosić twórcze rozwiązania oraz łagodzić konflikty tak, żeby zespół mógł działać.
Co powinien zrobić dobry menedżer?Zejdź na drugi plan, daj szansę zespołowi wziąć na siebie odpowiedzialność za realizację projektu, Pomyśl o jakiejś formie integracji (może team building?),
Jakie jest zagrożenie?
DBAJ O DYNAMIKĘ ZESPOŁU
ADJOURING
Zespół wykonał zadanie, może zostać rozwiązany, może też kontynuować współpracę przy innym projekcie.
Co powinien zrobić dobry menedżer?Świętuj!Staraj się by uczestnicy dobrze wspominali ten projekt,Moment rozstania może mieć ogromne znaczenie!
Jakie jest zagrożenie?
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ AKTYWNOŚĆ
Najważniejszy element
Każdy członek zespołu musi czuć, że nie jest zostawiony sam w sobie,Musi istnieć jak największe wsparcie ze strony zarządzających, Im większa izolacja, tym więcej potrzeba pomocy,Odbieraj maile i telefonyDbaj o sprawiedliwe i równe nagradzanie członków zespołu
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ AKTYWNOŚĆ
OZNAKI SPADAJĄCEGO MORALE- coraz mniej wychodzi od członków zespołu,- maile są krótkie i zdawkowe,- niechęć do rozmów telefonicznych i udziału w wideokonferencjach,- malejąca ilość pomysłów,
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ AKTYWNOŚĆ
Organizacja webinariów
Regularnie odbywające się webinaria mają na celu zastąpienie cotygodniowych zebrań. Pozwalają też poszerzać wiedzę członków zespołu i zachęcać ich do dyskusji nad tematem co przekłada się na ich zaangażowanie.
Menadżer może wykorzystać webinarium do zacieśnienia kontaktów między członkami, wyznaczyć role i podział zadań.
Menadżer zawsze musi mieć na uwadze cele projektu.
UDZIELAJ WSPARCIA I NAGRADZAJ AKTYWNOŚĆ
• Komunikacja jeden do jeden – osoba pracująca zdalnie, szczególnie na początku musi zawsze wiedzieć kto jest jej osobą kontaktową, kto mu może pomóc,
• Wewnętrzne newslettery
• Miniprojekty
WSPIERAJ WIĘZI WEWNĄTRZ GRUPY
Zadaniem menadżera jest utrzymanie grupy w całości, dlatego musi on zadbać o komunikację.
• Stwórz wewnętrzny intranet,• Zunifikuj system komunikacji,• Zachęcaj do używania kamerek internetowych,• Organizuj webinaria,• Stwórz wirtualny team room,
NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM
NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM
• Darmowy,• Przejrzysty,• Doskonały do projektów składających się z wielu zadań,
NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM
NARZĘDZIA | ZARZĄDZAJ PROJEKTEM
NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE
NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE
NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE
NARZĘDZIA | POZOSTAŃ W KONTAKCIE
• Instaluje się na dysku,• Nie jest Skypem ani Google, • Stworzony do pracy zdalnej• Darmowy dla pięcioosobowego zespołu,
NARZĘDZIA – A DLACZEGO NIE GOOGLE?
Google Docs,Gtalk,Google Hangouts,
CASE STUDIES
W sukcesie nie ma żadnych sekretów. To owoc przygotowań, ciężkiej pracy i wniosków wyciągniętych z porażek. - Colin Powell