zentrales Änderungsmanagement in sap

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Das Änderungsmanagement von xft verbindet ein umfassendes Doku- mentenmanagement mit einer aktiven, transparenten und effizienten Pro- zesssteuerung. Es basiert vollständig auf SAP und lässt sich nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren – beste Voraussetzung für eine echte Verzahnung aller Teilprozesse, produktbezogener wie betriebs- wirtschaftlicher. Zentrales Änderungs- management in SAP Integrating your business processes

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Page 1: Zentrales Änderungsmanagement in SAP

Das Änderungsmanagement von xft verbindet ein umfassendes Doku-mentenmanagement mit einer aktiven, transparenten und effi zienten Pro-zesssteuerung. Es basiert vollständig auf SAP und lässt sich nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren – beste Voraussetzung für eine echte Verzahnung aller Teilprozesse, produktbezogener wie betriebs-wirtschaftlicher.

Zentrales Änderungs-management in SAP

Integrating your business processes

Page 2: Zentrales Änderungsmanagement in SAP

Änderungsauftrag: Prozessübersicht mit Statusanzeigen

Engineering Change Management ohne Lücken und Brüche

Das Änderungsmanagement ist ein komplexer, hochgradig arbeitsteiliger Prozess. Aufgrund der Vielzahl von Teilprozessen und Beteiligten stößt ein Arbeiten mit verteilten Dokumenten und Aufgabenlisten, wie es in vielen Unterneh-men praktiziert wird, schnell an seine Grenzen.

Das Änderungsmanagement von xft verbindet ein umfassendes Dokumentenmanagement mit einer aktiven, transparenten und effi zien-ten Prozesssteuerung. Es basiert vollständig auf SAP und wird nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integriert – Vorausset-zung für eine echte Verzahnung aller Teilprozes-se, produktbezogener wie betriebswirtschaftli-cher. Weil sich zudem mehrere SAP-Systeme an eine xft-Installation anschließen lassen, bietet das Änderungsmanagement von xft den idealen Ausgangspunkt für ein durchgehendes, unter-nehmensweites Engineering Change Manage-ment, über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Der Änderungsprozess: Sicher, kont-rolliert, dokumentiertDas Änderungsmanagement wird mit Hilfe der Basiskomponenten der xft add-on suite model-liert, und zwar entsprechend der im Unterneh-

men bereits etablierten Prozesse. Dabei lassen sich unterschiedliche Abläufe ausprägen, je nach Art des Änderungsantrags. Der Bearbeiter der jeweiligen Aufgabe wird anhand von Regeln bestimmt, die sowohl die Eigenschaften und Be-ziehungen der SAP-Objekte als auch die in SAP abgebildete Organisationsstruktur nutzen.

Mit dem Prozessschema wird der Standard für den Änderungsprozess defi niert. Das System sorgt in der Folge dafür, dass dieser Standard erfüllt wird. Gleichzeitig bietet es genügend Flexibilität, um auch dem jeweiligen Einzelfall gerecht zu werden: Wenn im laufenden Prozess zusätzliche Personen einbezogen werden sol-len, lässt sich das Prozessschema ad hoc um zusätzliche Aufgaben oder Abstimmungswege erweitern.

Die Bearbeiter bekommen ihre Aufgaben über den SAP-Workfl ow zugestellt oder per E-Mail mit einem Link für den Direktzugriff auf die Aufgabe. Das System überwacht außerdem im Hintergrund den Status aller Aufgaben und ver-schickt Erinnerungen an die Bearbeiter, wenn zuvor defi nierte Bearbeitungsfristen nicht eingehalten werden. Alle Prozessschritte und Änderungen, die die Bearbeiter vornehmen, werden vom System protokolliert, so dass der

Änderungsprozess vollständig dokumentiert und auch im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar ist.

Die Akte: Informations- und Prozess-zentraleIn der Änderungsakte werden alle Prozesse und zugehörigen Dokumente in strukturierter Form angezeigt. Indem sich der Aufbau der Akte dy-namisch mit dem Fortgang des Prozesses er-weitert, werden die Benutzer optimal durch den Änderungsprozess geführt.

Dank der integrierten Statusanzeige ist auf einen Blick zu sehen, wo der Prozess gerade steht und welche Aufgaben noch auf Bearbei-tung warten. Über die Menüleiste und Kontext-menüs sind nicht nur die wichtigsten Funktio-nen für die Prozesssteuerung direkt erreichbar, sondern auch alle wesentlichen Transaktionen und SAP-Objekte, von Materialstämmen und Stücklisten über Dokumentinfosätze für techni-sche Zeichnungen bis zu Geschäftspartnern und Kundenaufträgen. Damit erhöht die Akte nicht nur die Auskunftsfähigkeit über den Prozess, sondern erhöht auch seine Effi zienz.

Page 3: Zentrales Änderungsmanagement in SAP

Eine Plattform für alles » Zentraler, standortunabhängiger Zugriff auf Aufgaben

und Dokumente » Vollständig SAP-basierter Aufbau, integriert sich nahtlos

in die bestehende SAP-Infrastruktur » Alle SAP-Transaktionen und Objekte direkt im Zugriff,

direkte Anbindung an die SAP-Module (QM, MM, PLM, …) » Arbeitet auf dem Original-SAP-Datenbestand, dadurch

stets aktuell, auch ohne Datensynchronisierung und -replikation

Hohe Prozesstransparenz » Strukturierte Darstellung des Änderungsprozesses und

Bereitstellung der Dokumente in der Änderungsakte » Dynamische Akte: Aktenstruktur erweitert sich

automatisch mit dem Prozessverlauf » Tracking des Bearbeitungsfortschritts mit Statusanzeige

für Akten, Dokumente, (Teil-)Prozesse und Aufgaben » Notizfunktion für fortlaufende Akten- und

Dokumenten notizen

Effi ziente Prozesssteuerung » Änderungscockpit für den Schnellzugriff auf Änderungs-

akten, übergreifende Recherche, Schnellerfassung von Änderungsanträgen u. v. m

» Hohe Flexibilität bei der Anpassung von Akten-ansichten und Prozess-Templates für bestmögliche Berücksichtigung eigener Standards und Anforderungen

» Flexibles Aufgabenmanagement: Standardprozesse lassen sich ad hoc um zusätzliche Aufgaben ergänzen

» Terminüberwachung für alle Aufgaben » Zustellung von Aufgaben per SAP-Workfl ow und E-Mail » Direktes Versenden von Dokumenten und Aufgaben aus

der Akte per E-Mail möglich

Kollaboration » Aktenzugriff per Web-Oberfl äche für Gelegenheits-

benutzer » Standardisierter Datenaustausch mit internen und

externen Partnern über SAP cFolders oder SAP Interactive Forms by Adobe

» Integration von MS Offi ce, MS Outlook, Lotus Notes und dem Windows Filesystem

» Antrags- und Maßnahmenerfassung über SAP Interactive Forms by Adobe oder Webformular möglich

Vom Änderungsvorschlag zum geänderten Produkt

ÄnderungsantragZunächst erfasst der Benutzer seinen Änderungsvorschlag – über ein be-nutzerfreundliches Formular im SAP GUI, ein Webformular (z. B. im Portal/Intranet) oder ein interaktives PDF-Formular (mit SAP Interactive Forms by Adobe).Sobald der Vorschlag registriert ist, leitet das System die notwendigen Schritte zur Evaluierung ein. Entsprechend des zuvor defi nierten Prozes-ses fordert es die notwendigen Dokumente (z. B. zur technischen Machbar-keit, Auswirkungen auf die Logistik, fi nanzielle Auswirkungen etc.) an, legt sie den jeweils Verantwortlichen zur Evaluierung und Freigabe vor und verschickt Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente oder Informatio-nen zur Verfügung stehen.

ÄnderungsauftragIst ein Änderungsantrag bewilligt und liegen alle benötigten Dokumen-te vor, startet der Änderungsauftragsprozess. In einem Änderungsauftrag können mehrere Änderungsanträge zu einem Produkt zusammengefasst sein. Der Änderungsauftragsprozess sorgt dafür, dass die im Änderungsantrag defi nierten Maßnahmen unternehmensweit umgesetzt werden. Dazu ge-hört z. B. neue Zeichnungen oder Rezepturen zu übermitteln, Arbeitsan-weisungen anzupassen, die Umrüstung der Produktion vorzubereiten und vieles mehr. Auch die abschließende Änderungskontrolle wird vom System in Über-einstimmung mit den Qualitätssicherungsrichtlinien des Unternehmens gesteuert. Erst wenn alle schriftlichen Modalitäten, Prozessbedingungen und Testverfahren erfüllt sind, wird der Änderungsauftrag erfolgreich ab-geschlossen.

Umsetzung der ÄnderungMit der Umstellung der Produktion ist der Änderungsauftrag abgeschlos-sen und das Produkt liegt in der überarbeiteten Form vor. Im SAP-System spiegelt sich das in aktualisierten Materialstämmen (mit oder ohne Ver-weis auf die Änderungsnummern), Werks-Stücklisten und Zeichnungen.

Geändertes Produkt

Implementierung

Roll-out

Änderungsauftrag

Entscheidung

Evaluierung

Änderungsvorschlag

Funktionen

xft Änderungsmanagement: Zentrales Änderungsmanagement in SAP

Page 4: Zentrales Änderungsmanagement in SAP

Über xft

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Be-lege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubin-den. Dazu entwickeln wir eigene Software-produkte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezi-fi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungs-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

SAP-IntegrationAlle xft-Lösungen werden nahtlos in die bestehende SAP-Infrastruktur integriert. Damit sind alle Informationen und Dokumente an zentraler, standortunabhängiger Stelle verfügbar; der Aufwand zur Synchronisie-rung von Informations- und Entwicklungsständen entfällt. Bereits vorhan-dene SAP-Daten, -Objekte, -Funktionen und -Berechtigungen lassen sich direkt nutzen. Gleichzeitig stehen Tools zur mühelosen Integration ex-terner Datenquellen, wie z. B. CAD, E-Mail oder Dokumente vom Windows Filesystem, zur Verfügung, so dass die Nutzer nicht auf ihre gewohnte Ar-beitsumgebung verzichten müssen.

ProzesssicherheitDank der dynamischen Akte, deren Struktur und Kontextmenüs sich auto-matisch mit dem Fortschreiten des Prozesses erweitern, ist immer auf den ersten Blick ersichtlich, an welcher Stelle der jeweilige Prozess gerade steht. Die Frist- und Statusüberwachung sorgt dafür, dass alle Aufgaben zuverlässig und fristgerecht erledigt werden. Und die lückenlose Protokol-lierung aller Prozessschritte und aller Änderungen an der Akte und ihren Inhalten bewirkt nicht nur eine erhöhte Transparenz und Auskunftsfähig-keit, sondern macht die Prozesse auch im Nachhinein vollständig nach-vollziehbar.

DurchgängigkeitWeil mit SAP das führende betriebswirtschaftliche System als Plattform genutzt wird, lässt sich das Änderungsmanagement bruchlos in den un-ternehmensweiten Prozesskontext einbetten. Insbesondere die enge Ver-zahnung mit anderen Prozessen in der Produktion (z. B. Bemusterung oder Änderungsmanagement von Arbeitsanweisungen) und in Vertrieb und Ein-kauf (Bestellungen, Aufträge etc.) erhöht nicht nur die Transparenz und Effi zienz des Änderungsmanagements, sondern auch der damit verbun-denen Prozesse.

xft ÄnderungsmanagementHighlights

© xft GmbH, November 2015.Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

xft GmbHSAP Partner-Port | Altrottstr. 31 | 69190 WalldorfTel. (06227) 54 555 0 | Fax (06227) 54 555 [email protected] | www.xft.com