zehn tipps für eine effiziente und effektive kollaboration
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ZEHN TIPPS FÜR EFFIZIENTE UND EFFEKTIVE KOLLABORATION
Carsten Schmidt 17. Juni 2016
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Wissensarbeit = Kommunikation und Zusammenarbeit
E-Mails schreiben, lesen
und ordnen18%
Face-to-Face Besprechungen / Meetings führen
12%
Telefonate führen11%
Ad-hoc mit Kollegen sprechen
9%
Ansprechpartner identifizieren und kontaktieren 5%
Termine vereinbaren5%
An Web-Konferenzen teilnehmen
4%
Videokonferenzräume nutzen
1%
Dokumente suchen und ablegen
8%
Informationen aus Quellen suchen und
selektieren7%
Konzeptionell arbeiten, Dokumente erstellen,
Wissen schriftlich erfassen20%
Prozentuale Verteilung der Arbeitszeit
n =
95
0
Zwei Drittel der Arbeitszeit ist kollaborations-orientiert!!
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Die Email ist weder effizient noch effektiv
1118
0
2
4
6
8
10
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16
18
20
2011 2014Quelle: Kushlev (2015)
Stress
Produktivität
Durchschnittlich empfangene Mails pro Tag
Informationsqualität
Arbeitszufriedenheit
Auswirkungen von E-Mails
Emails vermeiden
Quelle: Bitkom (2015)
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Collaboration-Tools noch nicht im ProduktiveinsatzUnzufriedenheit mit Collaboration-Tools treibt Anwender in die Schatten-IT
71%Prozent der Millenials haben Schwierigkeiten mit den Tools, die ihnen ihr Arbeitgeber bereitstellt.
51%use public document sharing for work collaboration
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Can’t collaborate with people outside
company with business apps from
IT
IT isn’t delivering the collaboration apps employees
need
Consumer apps meet employees’ needs better than
business apps
Why employees use consumer-grade collaboration apps without IT’s approval
Quelle: Dimension Data (2016) Quelle: Dimensional Research (2015)
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Anwenderpartizipation als SchlüsselDer Erfolg von E-Collaboration hängt maßgeblich von der Beteiligung der Nutzer ab
System Quality
Project in Time & Budget
System Use
User Satisfaction
Quelle: Abelein (2013)
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Erstellung einer gemeinsamen VisionNutzen und Notwendigkeit aufzeigen
Zeit
Ve
rstä
nd
nis
Erwartungs-haltung steuern
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Anforderungen erheben mit User Stories »Wer« mochte »Was« »Wofür«
Externe einbeziehen
Schlüssel-personen einbeziehen
Wenn ich an einer Telefonkonferenz teilnehme,
kann ich in Echtzeit ein Transkript des Gesagten lesen,
sodass ich dem Gespräch auch in einer lauten Umgebung folgen kann.
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Verarbeitung User StoriesZusammenführen und Verdichten
1. Analyse aller User Stories… ~ 4 US pro Beteiligtem ~10% liegen außerhalb des Fokus/Scope
2. Verdichtung ähnlicher User Stories
3. Aufteilung der konsolidierten User Stories in thematische Gruppen:
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Anforderungen priorisieren mit dem Kano-ModellPotenziale erkennen
First Things First
Widerstände antizipieren
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Den Digitalen Arbeitsplatz individualisieren“one-size does not fit all”
Der richtige „Blend“ für jede Nutzergruppe
Keine Stereotypen
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AnwendertrainingHandlungskompetenz nach Bedarf vermitteln
Erfahrungs-lernen „on the
job“(experience)
Lernen über Stellvertreter
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Performance Management und VerstetigungVom Projekt zum agilen Prozess
Messen
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%sehr zufrieden
4,66%
zufrieden58,03%
unzufrieden29,53%
Sehr unzufrieden3,11%
Keine IT-Lösungen
TeilweiseIT-Lösungen
46,1%
IT-Lösungen nicht zufriedenstellend
42,1%
Sonstiges5,26%
Verstetigen
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Zusammenfassung
Trainieren Verstetigen VerwirrungIndividualisierenPriorisieren =
TrainierenVision
erstellenVerstetigen
Verschwendung/Widerstand
Individualisieren =
TrainierenVision
erstellenVerstetigen MisfitPriorisieren =
Vision erstellen
Verstetigen VerharrungIndividualisierenPriorisieren =
TrainierenVision
erstellenErstarrungIndividualisierenPriorisieren =
TrainierenVision
erstellenVerstetigen ErfolgIndividualisierenPriorisieren =
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…research and solutions for a sustainable world
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