Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całościlub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione.Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanieksiążki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszeniepraw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymibądź towarowymi ich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawartew tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnejodpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELIONnie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłez wykorzystania informacji zawartych w książce.

Redaktor prowadzący: Barbara Gancarz-WójcickaProjekt okładki: Jan Paluch

Fotografia na okładce została wykorzystana za zgodą Shutterstock.

Wydawnictwo HELIONul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: onepress@onepress.plWWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

Drogi Czytelniku!Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adreshttp://onepress.pl/user/opinie/zaexanMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

Pliki z przykładami omawianymi w książce można znaleźć pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/zaexan.zip

ISBN: 978-83-246-3128-5

Copyright © Helion 2012

Printed in Poland.

• Kup książkę• Poleć książkę • Oceń książkę

• Księgarnia internetowa• Lubię to! » Nasza społeczność

SPIS TRE�CI

WST�P 9

1. BUD�ET FIRMY HANDLOWEJ— USTALANIE WARUNKÓW BONUSÓW DLA KLIENTÓW 11

1.1. Opis zagadnienia 11

1.2. Model sprzeda�y i wyników bud�etu 12

1.3. Zadanie analityka 13

1.4. Tabela danych jako narz�dzie analizy symulacji 14

2. MIESI�CZNE PREMIE DLA SPRZEDAWCÓW 21

2.1. Opis zagadnienia 21

2.2. Microsoft Query — pobieranie danych zewn�trznych 23

2.3. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

— element obliczeniowy 30

2.4. Modyfikowanie/usuwanie elementów obliczeniowych

oraz wy�wietlanie listy utworzonych elementów 33

2.5. Od�wie�anie danych w tabeli oraz modyfikacja kwerendy

w Microsoft Query 33

3. STOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH DO ANALIZYDU�YCH ZBIORÓW DANYCH SPRZEDA�OWYCH 35

3.1. Opis zagadnienia 35

3.2. Struktura danych wykorzystywanych w tabeli przestawnej 36

3.3. Tworzenie tabeli przestawnej. Dodawanie, usuwanie i przenoszenie pól 37

3.4. Modyfikacja pól tabeli przestawnej 39

3.5. Zastosowanie filtru raportu tabeli przestawnej 43

3.6. Wy�wietlanie stron filtru raportu jako arkuszy 45

4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y

4. TYGODNIOWY RAPORT MAR�Y BRUTTONA TOPOWYCH PRODUKTACH (TOP30) — TABELE 47

4.1. Opis zagadnienia 47

4.2. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzeda�y 48

4.3. Przypisanie produktom kosztu materia�owego 50

4.4. Budowa tabeli przestawnej obrazuj�cej sprzedan� ilo��

poszczególnych produktów w ka�dym tygodniu 51

4.5. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej

— pole obliczeniowe 52

5. TYGODNIOWY RAPORT MAR�Y BRUTTO NA TOPOWYCHPRODUKTACH (TOP30) — GRAFICZNA PREZENTACJA 59

5.1. Opis zagadnienia 59

5.2. Sprawdzanie poprawno�ci danych — lista rozwijalna 60

5.3. Funkcja WE�DANETABELI 63

5.4. Wykres ko�owy — struktura sprzeda�y (ilo�ci) w wybranym

przez u�ytkownika tygodniu 68

5.5. Wykres skumulowany kolumnowy — porównanie wybranej

wielko�ci z czterech tygodni dla ka�dego z produktów 70

6. KONSOLIDACJA TYGODNIOWYCHFORECASTÓW SPRZEDA�Y 73

6.1. Opis zagadnienia 73

6.2. Pliki do planowania sprzeda�y 73

6.3. Konsolidacja danych 74

6.4. Konsolidacja bez ��czy ze ród�em danych 79

6.5. Zamiana plików z danymi ród�owymi 80

6.6. Edycja ��czy w zestawieniu podsumowuj�cym 80

7. WIEKOWANIE NALE�NO�CI I ZOBOWI�ZA� 83

7.1. Opis zagadnienia 83

7.2. Przygotowywanie zestawienia 84

7.3. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO 86

7.4. Wiekowanie przy u�yciu tabeli przestawnej 89

S P I S T R E � C I | 5

8. LISTY WINDYKACYJNE — KORESPONDENCJA SERYJNA 93

8.1. Opis zagadnienia 93

8.2. Baza klientów i szablon pisma 93

8.3. Podpi�cie bazy do szablonu i drukowanie listów 95

8.4. Drukowanie kopert 100

9. ANALIZA I PROGNOZOWANIE SPRZEDA�Y SEZONOWEJ 105

9.1. Opis zagadnienia 105

9.2. Budowa modelu 106

9.3. Trend liniowy i funkcja REGLINX 107

10. PRZYSZ�E WP�YWY I WYDATKI 115

10.1. Opis zagadnienia 115

10.2. Miesi�c p�atno�ci — funkcja MIESIC 117

10.3. Tydzie� p�atno�ci — funkcja WEEKNUM 118

10.4. Rodzaj wp�ywów — funkcja JE�ELI 118

10.5. Przysz�e wp�ywy — tabela przestawna 121

11. MACIERZ KOSZTÓW TRANSPORTUPRZEWO�NIK – KLIENT 125

11.1. Opis zagadnienia 125

11.2. Budowa macierzy — tabela przestawna 126

11.3. Funkcja JE�ELI.B D 129

11.4. Wyró�nienie warto�ci — formatowanie warunkowe 130

12. GRAFICZNA PREZENTACJA SPRZEDA�YWED�UG WOJEWÓDZTW 133

12.1. Opis zagadnienia 133

12.2. Dane sprzeda�owe — tabela przestawna 134

12.3. Wybór miesi�ca — lista rozwijalna 134

12.4. Pobieranie danych z tabeli — funkcja WE�DANETABELI 139

12.5. Graficzna prezentacja 140

13. GRAFICZNA PREZENTACJA SK�ADOWYCH WYNIKUBRUTTO NA SPRZEDA�Y 145

13.1. Opis zagadnienia 145

13.2. Okre�lenie granic kolumn 146

6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y

13.3. Wykres skumulowany kolumnowy 148

13.4. Dodanie warto�ci poszczególnych kolumn wykresu — pola tekstowe 151

14. MODEL DO WYZNACZANIA PROCENTU UPUSTUPRZY ZACHOWANYM POZIOMIE PROCENTUMAR�Y ZAMÓWIENIA 153

14.1. Opis zagadnienia 153

14.2. Model 153

14.3. Szukaj wyniku 157

15. TWORZENIE W�ASNYCH FUNKCJI EXCELA 163

15.1. Opis zagadnienia 163

15.2. Tworzenie niestandardowych funkcji 163

15.3. Argumenty opcjonalne 165

15.4. Tworzenie opisu funkcji i definiowanie kategorii 166

15.5. Tworzenie dodatku z funkcjami 167

Rozdzia� 7.

WIEKOWANIE NALE�NO�CII ZOBOWI�ZA�

CEL: STWORZENIE NARZ�DZIA S�U��CEGO DO WIEKOWANIA NALE�NO�CI.NARZ�DZIA:

1. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWO2. TABELA PRZESTAWNA

7.1. OPIS ZAGADNIENIAPrzewa�nie systemy finansowo-ksi�gowe, z których korzysta firma, posiadaj�

narz�dzie s�u��ce do wiekowania nale�no�ci i zobowi�za� w okre�lonych przez

u�ytkownika przedzia�ach czasu. Osoba tworz�ca raport w systemie podaje jedy-

nie dzie�, na który ma by� przyj�ty stan nale�no�ci lub zobowi�za�, oraz inter-

wa�y czasowe przeterminowanych nale�no�ci (zobowi�za�), w jakich ma zosta�

przedstawione zestawienie. Dodatkowo zestawienie tworzone jest w podziale

na odbiorc� w przypadku nale�no�ci oraz na dostawc� w przypadku zobowi�-

za�. Co jednak, je�eli analityk pracuje na systemie, w którym nie ma takiego

narz�dzia, a co poniedzia�ek z samego rana musi tworzy� wiekowanie nale�-

no�ci? W jaki sposób ma sobie zautomatyzowa� prac�, tak aby nie traci� niepo-

trzebnie cennego czasu, a powtarzaj�c� si� cz��� pracy zast�pi� automatycznym

narz�dziem? Dodatkowo gotowe raporty w systemie pokazuj� cz�sto jedynie

kwoty nale�no�ci poszczególnych klientów. Pojawia si� problem, je�eli chcemy

wiedzie�, jakie dokumenty sk�adaj� si� na dan� kwot�. Nale�y wtedy szuka�

odpowiednich pozycji w kartotekach odbiorców czy te� na kontach analitycz-

nych nale�no�ci. W tym rozdziale przedstawi� sposób tworzenia narz�dzia dla

naszego analityka, które umo�liwi mu usprawnienie i przyspieszenie tworzenia

raportu wiekowania nale�no�ci, jak równie� pozwoli na sprawne dotarcie do

poszczególnych dokumentów sk�adaj�cych si� na interesuj�c� go kwot�.

Zak�adamy, i� nasz pracownik dzia�u analiz nie posiada narz�dzia systemo-

wego do tworzenia raportu wiekowania nale�no�ci. Jedyne, co mo�e otrzyma�

z systemu, to zestawienie faktur niezap�aconych przez klientów (rysunek 7.1).

Takie zestawienie zawiera nast�puj�ce informacje: nr faktury, nazw� kontra-

henta, dat� dokumentu, termin p�atno�ci oraz niezap�acon� kwot�. Tak niewiele

8 4 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y

Rysunek 7.1. Zestawienie niezap�aconych faktur

informacji „wyci�gni�tych” z systemu pozwoli naszemu analitykowi na stwo-

rzenie zestawienia pokazuj�cego wiekowanie nale�no�ci w podziale na danego

odbiorc� z dok�adno�ci� co do dokumentu. Wykorzystamy do tego celu tabele

przestawne oraz funkcj� WYSZUKAJ.PIONOWO.

7.2. PRZYGOTOWYWANIE ZESTAWIENIAPierwszym krokiem b�dzie okre�lenie dla ka�dego z dokumentów liczby dni

od podanej przez analityka daty oraz terminu p�atno�ci. Ujemna liczba b�dzie

oznacza�a, �e dana faktura jest bie��ca, natomiast dodatnia liczba — �e dana

kwota z dokumentu jest przeterminowan� nale�no�ci�. W komórce I1 wpiszmy

dat� 2011-08-01 — b�dzie to dzie�, na który wykonane zostanie wiekowanie

nale�no�ci. Kolumn� F nazwijmy liczba dni. Nast�pnie przyciskiem F2 wstawmy

formu��, która b�dzie od podanej w I1 daty odejmowa�a termin p�atno�ci dla

ka�dego z dokumentów (rysunek 7.2). Uwaga: nale�y pami�ta� o zablokowaniu

komórki zawieraj�cej podan� dat�. Formu�� nale�y skopiowa� do samego ko�ca

zestawienia.

Kolejnym krokiem jest okre�lenie przedzia�ów czasowych wyra�onych

w dniach, wed�ug których b�d� klasyfikowane nale�no�ci. W naszym przypadku

b�d� to nale�no�ci bie��ce oraz przeterminowane w przedzia�ach: 1 – 14, 15 – 30,

31 – 45, 46 – 60, 61 – 90, 91 – 180 i powy�ej 180 dni. W zestawieniu budujemy

dodatkow� tablic� z przedzia�ami, jak na rysunku 7.3.

W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 8 5

Rysunek 7.2. Formu�a wyliczaj�ca liczb� dni przeterminowania ka�dego z dokumentów

Rysunek 7.3. Tablica z przedzia�ami

Tablica sk�ada si� z dwóch kolumn. W pierwszej wstawiona jest dolna granica

danego zakresu, a w drugiej — opis zakresu. Dla przedzia�u o nazwie bie��ce

wstawiona jest bardzo du�a liczba ujemna, �eby ka�da liczba dni poni�ej 0 uzna-

wana by�a za nale�no�� bie��c�. Do naszego zbioru danych dla wiekowania

nale�no�ci dodajemy kolejn� kolumn� o nazwie przedzia�y (rysunek 7.4).

W nowo dodanej kolumnie dla ka�dego z dokumentów zostanie okre�lony prze-

dzia� na podstawie wyliczonej liczby dni. To zadanie zostanie wykonane przy

u�yciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.

Rysunek 7.4. Dodanie kolumny przedzia�y

8 6 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y

7.3. FUNKCJA WYSZUKAJ.PIONOWOFunkcja WYSZUKAJ.PIONOWO s�u�y do wyszukiwania i dopasowywania do siebie

danych znajduj�cych si� w dwóch osobnych tabelach. Idealnie nada si� do

naszego zadania, czyli przyporz�dkowania ka�demu z dokumentów na pod-

stawie warto�ci w dniach odpowiedniego przedzia�u wiekowania.

Sk�adnia funkcji to:

= WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_warto��;tablica;nr_kolumny;kolumna)

Argumenty funkcji to:

� szukana_warto�� — warto�� (lub odwo�anie), która ma zosta� odszukana

w pierwszej kolumnie tablicy. Krótko mówi�c, ten argument okre�la, czego

szukamy.

� tablica — wskazuje, gdzie szukamy interesuj�cych nas danych. W pierwszej

kolumnie tabeli musz� znajdowa� si� warto�ci, po których wyszukujemy,

czyli takie same jak w argumencie szukana_warto��.

� nr_kolumny — numer kolumny, z której ma zosta� zwrócona warto�� z tabeli

przeszukiwanej.

� kolumna — warto�� logiczna (0 lub 1), która okre�la, czy funkcja ma znale�

dopasowanie dok�adne (0), czy przybli�one (1).

W kolumnie przedzia�y dla pierwszej faktury wstawiamy nasz� funkcj�, prze-

chodz�c na wst��k� Formu�y/Biblioteka funkcji/Wyszuk.i odwo�./WYSZUKAJ.

PIONOWO (rysunek 7.5).

Nast�pnie poszczególne argumenty funkcji wype�niamy tak jak na rysunku 7.6.

1. Argument Szukana_warto�� — wskazujemy liczb� dni dla pierwszego doku-

mentu.

2. Argument Tabela_tablica — wskazujemy nasz� tabel� z przedzia�ami. Nale�y

zablokowa� jej adres, aby nie zmienia�a si� ona przy kopiowaniu formu�y

na reszt� pozycji.

3. Argument Nr_indeksu_kolumny — wpisujemy cyfr� 2, czyli dla danych

w dniach pobierzemy dan� nazw� przedzia�u.

4. Argument Przeszukiwany_zakres — podajemy 1 (warto�� logiczn� PRA-

WDA), tak aby w przypadku nieznalezienia dok�adnej szukanej warto�ci

W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 8 7

Rysunek 7.5. Lokalizacja funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

Rysunek 7.6. Argumenty funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

zwróci� nam przybli�ony wynik z tabeli z przedzia�ami. Je�eli podaliby�my 0

(warto�� logiczn� FA�SZ), funkcja dla nieznalezionych warto�ci zwróci�aby

b��d #N/D.

Wynikiem dzia�ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO dla pierwszej liczby dni rów-

nej 386 (komórka F2) b�dzie przedzia� o nazwie przeterminowane powy�ej 180

(rysunek 7.7). Funkcj� kopiujemy do ko�ca naszego zestawienia.

8 8 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y

Rysunek 7.7. Wynik dzia�ania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO

W ten oto sposób otrzymali�my ko�cowe zestawienie faktur wraz z nie-

zb�dnymi informacjami do stworzenia zestawienia wiekowania nale�no�ci

(rysunek 7.8).

Rysunek 7.8. Ko�cowe zestawienie do wiekowania nale�no�ci

W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 8 9

7.4. WIEKOWANIE PRZY U�YCIUTABELI PRZESTAWNEJ

Najszybszym sposobem stworzenia zestawienia wiekowania z otrzymanego

zbioru danych dotycz�cych nale�no�ci b�dzie u�ycie tabeli przestawnej. Struk-

tura tabeli przestawnej wygl�da nast�puj�co (rysunek 7.9):

1. Etykiety kolumn — pole przedzia�y.

2. Etykiety wierszy — pole kontrahent.

3. Warto�ci — pole kwota (format liczbowy z separatorem tysi�ca, bez miejsc

po przecinku).

Rysunek 7.9. Struktura tabeli przestawnej

Po tych wszystkich operacjach nasz analityk otrzyma� zestawienie wieko-

wania nale�no�ci wed�ug kontrahentów w podziale na okre�lone przedzia�y,

które mo�e dowolnie zmienia� (rysunek 7.10). Dodatkowo widniej� w zesta-

wieniu sumy kwot zaleg�ych nale�no�ci wed�ug kontrahentów (suma wiersza)

i wed�ug przedzia�ów (suma kolumny).

9 0 | Zastosowanie Excela w pracy analityka finansowego, specjalisty ds. controllingu i analityka sprzeda�y

Rysunek 7.10. Gotowe zestawienie wiekowania nale�no�ci

Je�eli chcemy wiedzie�, jakie dokumenty sk�adaj� si� na dan� kwot�, wystar-

czy j� dwukrotnie klikn�� i w nowym arkuszu zostan� wyfiltrowane wszystkie

dokumenty sk�adaj�ce si� na ni� (rysunek 7.11).

Rysunek 7.11. Pozycje wybranej kwoty

Drugim rozwi�zaniem na pokazanie dokumentów sk�adowych kwot jest

dodanie do obszaru Etykiety wierszy tabeli przestawnej pola faktura. Dzi�ki

temu otrzymamy zestawienie bardziej szczegó�owe w podziale nale�no�ci wed�ug

kontrahenta/faktury w poszczególnych przedzia�ach. Do ka�dej pozycji kontra-

henta zostanie dodana podsuma (rysunek 7.12).

Po pobraniu nowych danych zadaniem naszego analityka b�dzie jedynie

wklejenie nowego zestawu faktur, zmiana daty, na któr� ma zosta� wykonane

wiekowanie, sprawdzenie, czy funkcje w kolumnach przedzia�y i liczba dni

W I E K O W A N I E N A L E � N O � C I I Z OB O W I � Z A � | 9 1

Rysunek 7.12. Dodanie pola faktura do Etykiety wierszy

obejmuj� ca�y zestaw danych, oraz od�wie�enie tabeli przestawnej. W taki sam

sposób analityk mo�e wykona� wiekowanie zobowi�za�. Jak wida�, stworzone

narz�dzie mo�e s�u�y� do wiekowania zarówno nale�no�ci, jak i zobowi�za�.

Jest elastyczne, poniewa� umo�liwia zmian� przedzia�ów oraz daty wiekowania.

Co najwa�niejsze, zaoszcz�dza te� du�o czasu u�ytkownikowi i usprawnia jego

prac�. Taki raport jest równie� przejrzysty dla osoby czytaj�cej go i zawiera

wszelkie potrzebne informacje na temat nale�no�ci od poszczególnych kontra-

hentów z poziomem szczegó�owo�ci do dokumentu.

http://program-partnerski.helion.pl