zarządzanie projektami dla pełnomocników ds. realizacji...

Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności

w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko

1

Zarządzanie projektami dla Pełnomocników ds. Realizacji Projektów (MAO) i ich zastępców realizujących projekty

środowiskowe współfinansowane z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

Dzień I

Szkolenie 10:00 – 12:00

Przerwa kawowa 12:00 – 12:15

Szkolenie 12:15 – 14:00

Przerwa obiadowa 14:00 – 14:45

Szkolenie 14:45 – 16:00


Szkolenie 16:15 – 18:00

Konsultacje 18:00 – 19:00

Dzień II

Szkolenie 8:00 – 10:00


Szkolenie 10:15 – 12:00

Przerwa obiadowa 12:00 – 12:45

Szkolenie 12:45 – 14:00


Szkolenie 14:15 – 16:00



2

Program szkolenia:

1. Zarządzanie projektem inwestycyjnym

Tworzenie struktur JRP

Powoływanie MAO

Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie

Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu

Podział zadań i kompetencji w ramach JRP

Obieg dokumentacji w JRP

Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRP

Koszty oraz źródła finansowania JRP

2. Obowiązki beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie

3. Rzeczowe i ekologiczne rozliczenie realizacji projektu

4. Osiągnięcie wskaźników założonych w projekcie:

produktu

rezultatu

co w przypadku nieosiągnięcia zakładanego efektu ekologicznego?

5. Wprowadzanie zmian w projekcie i umowie dofinansowania

Zmiana zakresu rzeczowego na etapie realizacji projektu

Rozliczanie zaliczek i konsekwencje opóźnień w tym zakresie

Dotacja celowa w formie zaliczki a koniec roku budżetowego

Aktualizacja załączników do umowy:

Harmonogramu Realizacji Projektu

Planu wystąpień o środki

Opisu projektu

Aneksowanie umowy

Zmiana stawki VAT i jej wpływ na umowy zawarte z wykonawcami

Dochody generowane przez projekt, które nie zostały uwzględnione przy

zawieraniu umowy – co z nimi robić?

6. Wniosek beneficjenta o płatność

Część dotycząca postępu finansowego

Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w świetle wytycznych MRR

Część dotycząca przebiegu realizacji projektu

Weryfikacja wniosku o płatność

Formalna

Merytoryczna



3

Finansowa

7. Kontrola projektów

Kontrole doraźne i problemowe na miejscu

Na co zwracają uwagę kontrolujący?

Kto może kontrolować projekt realizowany przy udziale unijnych środków?

Jak często spodziewać się kontroli?

Sankcje za nieprawidłowości

Procedury przetargowe i ich kontrola

Jaką dokumentację i jak długo należy przechowywać?

8. Pojęcie nieprawidłowości, wykrywanie i informowanie o wykrytych

nieprawidłowościach.

Wycena szkody, założenia i podstawowe metody wyceny.

Tryby postępowania w sytuacji wykrycia nieprawidłowości:

Sposób postępowania a źródła finansowania;

Nieprawidłowości wykryte przed podpisaniem umowy o

dofinansowanie;

Nieprawidłowości wykryte przed zatwierdzeniem wniosku

beneficjenta o płatność;

Nieprawidłowości wykryte po zatwierdzeniu wniosku o płatność ale

przed refundacją wydatku beneficjentowi;

Nieprawidłowości wykryte po rozliczeniu wydatku beneficjentowi;

Wykryte nieprawidłowości w odniesieniu do wydatków będących

zarówno po, jak i przed ich rozliczeniem beneficjentowi;

Postępowanie w przypadku wydatków wątpliwych;

Odwołanie od uznania wydatków za niekwalifikowane.

Sankcje oraz windykacja środków nienależnie wykorzystanych:

Możliwe sankcje dla beneficjenta;

Procedura odzyskiwania środków;

Rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot

wycofanych;

Rejestr podmiotów wykluczonych;

Wykorzystanie środków odzyskanych od beneficjenta;

Sposób postępowania z odsetkami.

Pojęcie nieprawidłowości systemowych.

Najczęściej popełniane błędy w obszarze realizacji projektów realizowanych

w ramach POIiŚ.

9. Promocja projektów



4

Wykładowca:

MICHAŁ RUTKOWSKI - Doświadczenie w prowadzeniu interaktywnych szkoleń i

warsztatów z zastosowaniem technik moderacji wizualnej oraz metod partycypatywnych:

ZOPP, Metoda Aktywnego Planowania Strategii), ponad 350 przeprowadzonych kursów

dla przedstawicieli administracji publicznej. Praktyczna znajomość procesów

przygotowawczych do absorpcji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce –

bezpośrednio zaangażowany w tworzenie systemu monitoringu oraz ewaluacji Funduszy

Strukturalnych w Polsce.

Udział w pracach licznych grup roboczych i zespołów zadaniowych, m.in. Mazowieckiego

Komitetu Monitorującego Kontrakt Wojewódzki, Międzyresortowego Zespołu do

przygotowania Narodowego Planu Rozwoju na lata 2007-2013, Zespołu ds. monitoringu i

ewaluacji programów i projektów finansowanych ze środków UE i innych funduszy

pomocowych, Grupy Roboczej ds. funduszy strukturalnych przy Związku Banków

Polskich, Bankowej Grupy Roboczej ds. funduszy strukturalnych przy MGiP, Bankowej

Grupy Roboczej ds. funduszy strukturalnych przy PARP.

Zarządzanie licznymi projektami finansowanymi ze środków UE, Banku Światowego,

pomocy bilateralnej (w tym dotacją Banku Światowego dla Ministerstwa Finansów na

stworzenie w Polsce systemu monitoringu i oceny funduszy pomocowych Unii

Europejskiej i innych funduszy pomocowych).

Ukończył Szkołę Główną Handlową, kierunek: Międzynarodowe Stosunki Gospodarcze i

Polityczne. Uzyskał Dyplom Polsko-Francuski Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie i

Institut D’études Politiques de Paris (SCIENCES PO) - kierunek Unia Europejska. Dyplom

trenera europejskiego o specjalności zarządzanie funduszami strukturalnymi UE wydany

przez Carl Duisberg Gesellschaft e.V. (Kolonia, Niemcy).

Wykonywał ekspertyzę z zakresu funkcjonowania polityki regionalnej UE na zlecenie

Senatu RP. Autor książek: „Unijne vademecum radnego”, „Uwarunkowania wdrażania

funduszy strukturalnych”, „Wdrażanie Funduszy Strukturalnych i Funduszy Spójności w

Polsce” oraz podręcznika: „Kwalifikowanie (uznawanie) wydatków na działania

współfinansowane z Funduszy Strukturalnych”.

W ostatnim czasie prowadził szkolenia w takich instytucjach jak:

- Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego

- Zakład Zagospodarowania Odpadów w Sierznie

- Ministerstwo Infrastruktury

- Wojewódzkie Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki - Wodnej w Katowicach

- Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego

- Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

- Centralny Urząd Projektów Transportowych oraz PKP PLK

- Urząd Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego

- Kancelaria Prezesa Rady Ministrów

- Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego

Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko

5

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..

UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZ

ROZWOJU REGIONALNEGO


EUROPEJSKI FUNDUSZ


WarszawaWarszawa

1818--19.04.2012 r.19.04.2012 r.

ProwadzProwadząący: Michacy: Michałł RutkowskiRutkowski


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Ministerstwo Środowiska 2


6

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


3 Ministerstwo Środowiska UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZ


4 Ministerstwo Środowiska


7

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Archiwizacja 2007-2013

5

Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z

realizacją projektu do 31 grudnia 20??r., a w przypadku pomocy publicznej

przez okres 10 lat od podpisania umowy (rozp. 1083/2006 art. 90 ust. 1a)

Ministerstwo Środowiska UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZ


Archiwizacja 2007-2013

W przypadku działalności finansowanej ze środków UE, istnienie projektu oraz

dowody na to że był on zarządzany zgodnie z regulacjami i przepisami mogą

być potwierdzone (wstecz) jedynie poprzez odpowiednią dokumentację

projektową:

– umowa o dofinansowanie wraz ze wszystkimi załącznikami i aneksami,

– umowy z wykonawcami, dokumentacja przetargową, korespondencja z

wykonawcami,

– protokoły odbioru,

– korespondencja z IW/IP/IZ,

– wnioski o płatność i sprawozdania,

– dokumentacja działań informacyjno promocyjnych,

– wyjaśnienia, oświadczenia,

– dokumentacja finansowo-księgową dotycząca projektu itp..



8

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Akty prawne i dokumenty

• Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006

r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz

Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające

rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia

2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania

Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006

r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Fundusz

Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego

rozporządzenie (WE) nr 1260/1999


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5

lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i

uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 539/2010 z dnia

16 czerwca 2010 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 w

odniesieniu do uproszczenia niektórych przepisów oraz w odniesieniu do

niektórych przepisów w zakresie zarządzania finansowego

• Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju

• Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko



9

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• SzOP POIiŚ wydany przez Ministra Rozwoju Regionalnego

• Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w

ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w

okresie programowania 2007-2013

• Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ

• Wytyczne w zakresie sprawozdawczości POIiŚ


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Zasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ

• Podręcznik Wdrażania – Przewodnik po POIiŚ

• Instrukcja do wniosku o płatność

UWAGA:

• Nie wolno też zapominać o krajowych ustawach, a zwłaszcza

ustawie o finansach publicznych, ustawie o rachunkowości, prawie

zamówień publicznych, prawie budowlanym, prawie ochrony

środowiska!!!



10

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zalecenia IZ

• Zalecenia dla beneficjentów funduszy UE dotyczące

interpretacji przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych

• Zalecenia w zakresie sposobu korygowania wydatków

nieprawidłowo poniesionych w ramach Programu

Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

• Taryfikator

• Największe zagrożenia w procedurze udzielania zamówień

publicznych - Poradnik dla beneficjenta Programu

Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zalecenia IZ

• Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w

ramach Programu Infrastruktura i Środowisko

• Zalecenia w zakresie systemu obiegu środków finansowych w

ramach Programu Infrastruktura i Środowisko - zestawienie uwag

• Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w

ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko - wersja

obowiązująca od 23 czerwca 2010 r.

• Zalecenia Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym

Infrastruktura i Środowisko (IZPOIiŚ) w sprawie ustanawiania

zabezpieczeń należytego wykonania przez beneficjentów

zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie (wersja IV - z

dnia 17.06.2010 r)



11

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zalecenia IZ

• Zalecenia nr 7/2010 IZ PO IiŚ w sprawie stosowania w PO IiŚ stawek

korekt finansowych odnośnie uchybień zidentyfikowanych przez KE

w Planie Działań dla Polski na lata 2000-2006 oraz audytach KE na

projektach FS w perspektywie finansowej 2000-2006

• Zalecenia nr 8/2010 IZ PO IiŚ dotyczące rozliczania i

dokumentowania przedsięwzięć realizowanych siłami własnymi w

ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko -

dokument z dnia 1 lipca 2010 r.

• Zalecenia nr 10/2010 Instytucji Zarządzającej Programem

Operacyjnym Infrastruktura i Środowisko w sprawie wymogów

kontroli na zakończenia realizacji projektów oraz kontroli trwałości po

zakończeniu realizacji projektu.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zalecenia IZ

• Rekomendacja dotycząca obowiązku określania, w treści

ogłoszenia o zamówieniu kierowanego do DUUE, pełnego

katalogu dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków

udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

• Zalecenia dotyczące wpisywania pełnego katalogu

dokumentów, potwierdzających spełnianie warunków udziału w

postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego -

3.06.2011 r.



12

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Ewidencja księgowa

Beneficjent zobowiązany jest (rozp. 1083/2006 art. 60):

– posiadać wewnętrzne procedury opisujące zasady

rachunkowości stosowane przy wydatkowaniu środków

unijnych

– prowadzić dla Projektu odrębną informatyczną ewidencję

księgową kosztów, wydatków i przychodów lub stosować

w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji

księgowej odrębny kodu księgowy umożliwiający

identyfikację wszystkich transakcji


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Ewidencja księgowa

– zapewnić identyfikację wszystkich operacji bankowych

realizowanych w ramach projektu

– dokonywać księgowań środków zgodnie z obowiązującymi

przepisami

Prowadząc ewidencję księgową beneficjent opisuje w swojej

polityce rachunkowości wyraźnie sposób powiązania dokumentu

zarejestrowanego w informatycznych zbiorach ksiąg z

dokumentem źródłowym znajdującym się w archiwum papierowych

dokumentów, tj. zapewnia ścieżkę audytu.



13

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Praktyczne wskazówki dotyczące

funkcjonowania Jednostki

Realizującej Projekt zgodnie z

zasadami POIiŚ

Ministerstwo Środowiska 17 UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI

EUROPEJSKI FUNDUSZ


PLAN PREZENTACJI

1) Tworzenie struktury JRP

2) Powoływanie MAO

3) Organizacja i funkcjonowanie JRP w Projekcie

4) Podział zadań i kompetencji w ramach JRP

5) Procedury działania MAO i JRP w ramach Projektu

6) Obieg dokumentacji w JRP

7) Rekrutacja oraz zatrudnienie osób JRP

8) Koszty oraz źródła finansowania JRP

9) Rozliczanie kosztów kwalifikowanych w ramach

wytycznych MRR

10) Rozliczanie robót budowlanych i dostaw w ramach

Projektu



14

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


TWORZENIE STRUKTURY JRP

Podstawa prawna :

Umowa Beneficjenta z Instytucją Wdrażającą lub Pośredniczącą

o dofinansowanie Projektu

Decyzja Komisji Europejskiej o dofinansowanie Projektu

Uchwała Organu Beneficjenta o utworzeniu JRP – np. Prezydenta

Miasta jako Organu Wykonawczego Gminy lub Zarządu Spółki

komunalnej


EUROPEJSKI FUNDUSZ


PODSTAWY PROGRAMOWE POIIŚ

Dokumenty programowe dot. JRP i MAO:

Podręcznik procedur wdrażania Funduszu Spójności w NFOŚiGW

Zarządzanie i Kontrola Funduszu Spójności. Ogólny podręcznik

MRR.

Informacja w sprawie weryfikacji kandydatów na Pełnomocników ds.

Realizacji Projektu (MAO - Measure Authorising Officer)

Informacja nt. trybu powoływania i obowiązków MAO –

Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu (ang. - Measure Authorising

Officer)



15

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



EUROPEJSKI FUNDUSZ


STRUKTURA ORGANIZACYJNA

Jednostka Realizująca Projekt – JRP

JRP powinna zostać wydzielona ze struktur

podstawowych beneficjenta (lub podmiotu

upoważnionego w umowie o dofinansowanie) w zakresie

personelu podstawowego, tak aby nie było sytuacji

częściowego oddelegowania osób i ich podwójnej

podległości służbowej



16

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zarządzanie projektem grupowym - Struktura organizacyjna

JRP

Kierownik JRP 1etat

MAO*

BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3

Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3

K

KGP1

SPP1 1 etat

TECH P1

KGP2

SPP2

TECH P2

KGP3

SPP3

TECH P3

Księgowość

KGP 1,5 etatuSprawozdawczość

SPP 0,7 etatuTechnika projektu

TECH P1 etat - Vacat

Kancelaria + archiwum 1etat

5,2 etatów/ 6 osób

Prac. w ramach łącz. obowiązków.

Prac. w ramach łącz. obowiązków.

Wyk Prac. JRP + ramach łącz. obowiązków.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


POWOŁYWANIE JRP

JRP powoływane jest na mocy :

Decyzji o powołaniu JRP, która jest wydawana w formie

np. zarządzenia lub uchwały właściwego organu

beneficjenta lub innego podmiotu upoważnionego w

umowie o dofinansowanie, w której nastąpi określenie

zadania schematu organizacyjnego, zakresów czynności

oraz innych ważnych warunków np. współpraca komórek

organizacyjnych.



17

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


ZAKRES OBOWIĄZKÓW JRP

W decyzji o powołaniu musi być jasno określony zakres

zadań, obowiązków, procedur z każdego pola działania

JRP m.in.:

• Zarządzanie

• Zamówienia Publiczne

• Zawieranie Umów

• Kontrola Finansowa

• Monitoring i Sprawozdawczość


EUROPEJSKI FUNDUSZ


OBOWIĄZKI PEŁNOMOCNIKA

DS. REALIZACJI PROJEKTU

Szczegółowo opisane są w Umowie o dofinansowanie

Przede wszystkim MAO odpowiada za:

- prawidłową realizację projektu, zarządzanie administracyjne,

finansowe i techniczne; monitoring

- poprawność i kompletność umów z wykonawcą,

- przechowywanie udostępniane dokumentacji związanej z realizacją

projektu

- rachunek bankowy projektu

- wnioski beneficjenta o przekazanie środków - zaliczka, płatność

pośrednia, końcowa (wraz z niezbędnymi dokumentami

warunkującymi przekazanie środków)



18

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ




Zatwierdzanie i podpisywanie, poświadczanie

dokumentów potwierdzających prawidłowe

wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości

projektu:

- protokoły częściowego odbioru wykonanych robót,

- świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub

protokoły końcowego odbioru przekazania do

eksploatacji


EUROPEJSKI FUNDUSZ




- przejściowe świadectwa płatności, protokoły z

negocjacji, dokumenty

- osiągnięcie ekologicznych efektów raporty

potwierdzające zakładane efekty ekologiczne, efekt

końcowy itp.

- przygotowanie przeprowadzenie postępowania o

udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą

PZP (m.in. przygotowanie, publikacja ogłoszenia)

- przygotowanie SIWZ, w tym kryteriów oceny ofert.



19

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


KONTROLA

- Powiadomienie o kontroli (data, zakres, tryb)

(wyjątek: w szczególnych przypadkach – kontrola

doraźna)

- MAO odpowiada za przygotowanie dokumentów,

skierowanie do współpracy osób odpowiedzialnych za

realizację zadań, upoważnia osoby do udzielania

informacji, podpisywania protokołu

- zgłoszenie zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Przykładowa Struktura JRPMAO

Kierownik JRP

(Z-ca MAO)

Zespól ds.

Prawnych i

Zamówień

Publicznych

Zespól ds.

Finansowo-Księgowych

Główny Księgowy

Projektu

Zespól ds.

Monitoringu,

Sprawozdawczości,

Organizacji i

Promocji

Zespól ds.

Technicznych

Organizacja i funkcjonowanie JRP

w Projekcie



20

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Model zarządzania projektem – Projekt grupowy

JRP

Kierownik JRP

Struktura

organizacyjna

Beneficjenta

Komitet Koordynacyjny

MAO*

BK-POZR 1 BK-POZR 2 BK-POZR 3

ST

R

U

K

T

U

R

A

O

R

G.

ST

R

U

K

T

U

R

A

O

R

G.

ST

R

U

K

T

U

R

A

O

R

G.

Z-ca MAO 1 Z-ca MAO 2* Z-ca MAO3

K

KGP1

SPP1

TECH P1

KGP2

SPP2

TECH P2

KGP3

SPP3

TECH P3

Księgowość

KGP

Sprawozdawczość

SPP

Technika projektu

TECH P

Zamówienia publ.

Pomoc Techniczna

Podmiot zewnętrzny

Inżynier Kontraktu

Podmiot zewnętrzny

MF- INSTYTUCJA PŁANICZAMRR - IZ MŚ -IPZI

Komisje Przetargowe

u BK-POZR(1..3)

Komisja

Przetargowa

NFOŚiGW -IPZII


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Podział zadań i kompetencji

w ramach JRP

MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w

szczególności za odpowiednie zarządzanie:

• administracyjne,

• finansowe,

• techniczne,

• monitoring Projektu

Odpowiada przed Beneficjentem za prawidłowe zrealizowanie

i rozliczenie Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie

Projektu lub Decyzją Komisji Europejskiej



21

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zadania MAO•nadzór nad działalnością JRP,

•zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem

oraz monitorowanie jego realizacji poprzez podległą JRP,

•nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu,

•nadzór nad poprawnością i kompletnością umów na usługi,

dostawy i roboty budowlane związane z realizacją projektu,

•nadzór nad poprawnością i kompletnością dokumentacji

przetargowej związanej z realizacją projektu,

•nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP a

wykonawcami i Inżynierem kontraktu,

•monitorowanie rzeczowego i finansowego postępu w realizacji

projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa

krajowego i wspólnotowego, umową o dofinansowanie oraz

wymogami IP i IZ,


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zadania MAO •zatwierdzanie dokumentów związanych z przygotowaniem i

przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego w ramach projektu,

•zatwierdzanie składu członków komisji przetargowej,

•zatwierdzanie planów płatności, planów wystąpień i

harmonogramów rzeczowo-finansowych, harmonogramu

procedur przetargowych,

•zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych i

raportów,

•akceptacja umów z wykonawcami,

•akceptacja SIWZ dla wszystkich postępowań o udzielenie

zamówienia publicznego,

•reprezentowanie beneficjenta wobec IZ, IP, IPII.



22

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


JRP – struktura i zadania jednostki

Struktura JRP uzależniona jest m.in.

• od zakresu rzeczowego prowadzonych zamówień

publicznych w ramach projektu,

• kosztów inwestycyjnych,

• obszaru, na którym prowadzone są inwestycje.

Struktura JRP – powinna uwzględniać :

1. Zespół/sekcja ds. finansowych,

2. Zespół/sekcja ds. technicznych,

3. Zespół/sekcja ds. administracyjno – prawnych.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Sekcja/zespół ds. finansowych

– do jej zadań należy :

•zarządzanie płatnościami na rachunku Projektu w imieniu i na

rzecz beneficjenta,

•prowadzenie rachunkowości,

•weryfikacja faktur i realizacja płatności,

•monitorowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych i planów

płatności,

•monitoring zgodności i realizacji płatności zgodnie z zapisami

kontraktów,

•przygotowywanie miesięcznych i cyklicznych sprawozdań

finansowych dla instytucji finansujących i kontrolnych,

•przygotowywanie wniosków o przekazanie funduszy zgodnie z

planem płatności.



23

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Sekcja/zespół ds. technicznych

– do jej zadań należy :•opracowywanie materiałów przetargowych i przeprowadzanie

przetargów (na usługi oraz na roboty budowlane),

•zawieranie kontraktów na usługi i roboty budowlane zgodnie z

obowiązującym prawem,

•kontrola i sprawozdawczość postępu robót i realizacji zakresu

rzeczowego kontraktów,

•nadzór nad pracami Inżyniera Kontraktu,

•koordynacja prac konsultantów pomocy technicznej,

•nadzór i udział w przeprowadzanych próbach rozruchowych,

rozruchach i odbiorach częściowych i końcowych części lub

całości realizowanych zadań,

•przygotowywanie i przekazywanie informacji dla potrzeb

wymaganego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zespół/sekcja ds. administracyjno – prawnych

- do jej zadań należy :

• kompletowanie i weryfikowanie wymaganych dokumentów,

• prowadzenie promocji i publicznego rozpowszechniania

informacji o projekcie ze szczególnym uwzględnieniem udziału

środków UE w realizacji projektu,

• nadzór nad przestrzeganiem obowiązujących w JRP procedur i

zasad obowiązujących w Funduszu Spójności,

• weryfikowanie pod względem prawnym materiałów

przetargowych, przestrzeganie wymaganych procedur

przetargowych, umów i kontraktów,

• prowadzenie postępowań w przypadku roszczeń i sporów.



24

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Procedury działania MAO i JRP są integralnym elementem

przygotowania Beneficjenta będącym przedmiotem kontroli

Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej w ramach kontroli

przedrealizacyjnej lub realizacyjnej Projektu

Procedury opisują zależności i kompetencje struktury

zarządzania Projektem, odpowiedzialności oraz zakresu zadań

osób związanych z realizacją Projektu w ramach JRP.

Procedury są zatwierdzane przez Beneficjenta w postaci

Zarządzeń lub Uchwał Organów Beneficjenta.

Procedury działania MAO i JRP w ramach

Projektu


EUROPEJSKI FUNDUSZ


KIEROWNIK JRP

KIEROWNIK JRP odpowiada za prace i funkcjonowanie JRP

Odpowiada w ramach procedur i kompetencji za :

- nadzór nad Projektem

- kontrolę nad pracownikami JRP

- koordynację realizacji projektu

- opracowanie i wdrożenie procedur

- organizacje spotkań JRP z instytucjami zewnętrznymi

- monitorowanie postępu prac zgodnego z harmonogramem

rzeczowo-finansowym

- Rozliczenie Projektu zgodnie z Decyzją KE / Umową o

dofinansowanie



25

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


KIEROWNIK JRP

- identyfikację zagrożeń w realizacji Projektu

- wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach

Projektu

- nadzór, inicjacja działań informacyjnych i promocyjnych

Kierownik jest bezpośrednio podległy MAO

Zakres kompetencji Kierownika JRP powinien być

ustalony tak, aby mógł podejmować robocze decyzje

bez podpisu MAO


EUROPEJSKI FUNDUSZ


ZADANIA JRP

JRP odpowiada za przygotowanie, realizację i rozliczenie Projektu

JRP musi posiadać znajomość :

• zakresu inwestycji,

• zakresu rzeczowego i finansowego kontraktów,

• dokumentacji budowlanej,

• identyfikacji zagrożeń,

• problemów

JRP odpowiada za wdrażanie projektu – aktualizacja

dokumentów składanych w instytucjach, zmiany prawne,

procedury wdrażania, procedury wewnętrzne, dokumentację

przetargową.



26

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


ZADANIA JRP

Nadzór nad realizacją – kontrola postępu prac,

bezpośrednia współpraca z : wykonawcami i inżynierami,

identyfikacja zagrożeń i odpowiednie reagowanie.

Finansowanie i planowanie – wnioskowanie o środki,

dokonywanie płatności.

Monitoring i sprawozdawczość – przygotowanie raportów i

sprawozdań : opisywanie zagrożeń i problemów oraz

informowanie o nich odpowiednich instytucji, prowadzenie

dokumentacji zgodnie z wytycznymi, inf. dla instytucji

kontrolujących.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


ZADANIA JRP Działania informacyjno-promocyjne obowiązki Beneficjentów - JRP

Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w UE

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r.

ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz Funduszu

Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.

Art. 69

• Państwo członkowskie i IZ PO dostarczają informacji na temat

operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich

promocję. Informacje takie kierują do obywateli UE i beneficjentów w

celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości

pomocy.



27

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


OBIEG DOKUMENTACJI W JRP

Obieg dokumentacji JRP w ramach struktur

Beneficjenta jest oparty :

- na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Urzędu

Gminy

- na wewnętrznych instrukcjach kancelaryjnych Spółki

komunalnej

- zarządzeniach Organu Beneficjenta

- procedurach JRP


EUROPEJSKI FUNDUSZ


OBIEG DOKUMENTACJI JRP

Obieg dokumentacji JRP polega na :

- rejestracji pism przychodzących i wychodzących w

ramach systemu biura JRP

- sygnowaniu pism, notatek, faksów – sygnaturami JRP

- nadaniu priorytetu rangi ważności i pilności załatwiania

spraw

- chronologii akceptacji i zatwierdzania spraw np.

podpisywania umów, aneksów, protokołów odbioru,

faktur

- Identyfikacji osób odpowiedzialnych za załatwianie

spraw w JRP



28

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


REKRUTACJA ORAZ ZATRUDNIENIE

OSÓB JRP

Zatrudnienie osób w ramach JRP może nastąpić na

podstawie :

- Umowy o pracę

- Umowy kontraktowej – kontraktu menadżerskiego

- Umowy zlecenia – na okres Projektu

- Charakter umów powinien być stały na czas trwania

Projektu np. 2-4 lat.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Ryzyko w projekcie a zasoby ludzkie

Oprócz typowych ryzyk jak w każdym projekcie inwestycyjnym w projektach FS o

dużym stopniu skomplikowania i sformalizowania zarządzania występuje duże

ryzyko popełnienia błędu niedotrzymania formalnych uwarunkowań

przekładających się na skutki finansowe

Pracownicy o doświadczeniu w zarządzaniu projektami inwestycyjnymi o wiedzy

interdyscyplinarnej.

Pracownicy skłonni pracować

pod presją czasu, skłonni do ponoszenia ryzyka w

rozwiązywaniu problemów związanych z projektem.

Pracownicy z rynku spełniający wymagania

muszą być dobrze opłacani, co jest nie

zawsze do spełnienia.

Determinuje wymagania co do zasobów ludzkich



29

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


REKRUTACJA OSÓB DO JRP

Rekrutację prowadzi zwykle Beneficjent.

Za skompletowanie obsady JRP odpowiada MAO.

Można także powierzyć rekrutację personelu

wyspecjalizowanym agencjom pośrednictwa pracy lub

Human Reaserching


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zatrudnianie w JRP

Zatrudnianie w JRP odbywa się z grona

pracowników:

- Urzędów Gmin

- Spółek komunalnych

- Osób zewnętrznych dobranych do Projektu

Warunek podstawowy zatrudnienia w JRP :

Doświadczenie zawodowe w realizacji Projektów lub

kontraktów w ramach POIiŚ – Fundusz Spójności !!!



30

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Specjalności pracowników JRP

Kierownik Projektu – menadżer

Główny Księgowy Projektu – księgowy

Specjalista ds. finansowych - ekonomista

Specjalista techniczny – specjalista branżysta z uprawnieniami np. w

zakresie sieci wod-kan, odpadów, energetyki

Specjalista ds. prawnych – prawnik lub administratywista

Specjalista ds. marketingu i promocji – marketingowiec

Specjalista ds. kontroli – audytor lub kontroler

Specjalista ds. zamówień publicznych – prawnik

Specjalista ds. organizacji – specjalista ds. obsługi biura JRP

Specjalista ds. technologii - technolog


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zarządzanie projektem – Umowa JRP

W zakresie efektywnego zarządzania Projektem Beneficjent powinien dobrze skonstruować umowę z personelem JRP celem należytego dobrania specjalistycznej

kadry, w tym określenia zdań, odpowiedzialności oraz wynagrodzenia.

Umowa

określa

Zadania JRPWynagrodzenie

pokrywające koszty JRP

Odpowiedzialność



31

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Koszty kwalifikowane

Zatrudnianie pracowników w ramach struktury JRP

jest kosztem kwalifikowanym pod warunkiem :

- Wpisania tych kosztów w strukturze wydatków aplikacji

- Potwierdzenia tych kosztów w umowie o dofinansowanie

lub decyzji Komisji Europejskiej

- Udokumentowanie zgodnie z zasadami księgowości i

ustawy o rachunkowości faktycznie poniesionych

kosztów na zatrudnienie pracowników w JRP


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Koszty oraz źródła finansowania JRP

Finansowanie JRP jest ukształtowane w ramach

montażu finansowego Projektu :

Może pochodzić ze źródeł :

- Beneficjenta – 100% (koszty własne - kw)

- Beneficjenta i źródeł zewnętrznych

np. 30% kw / 70 %

(montaż finansowy np. wkład własny, NFOŚiGW i UE)



32

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Koszty osobowe w JRP

W zależności od rodzaju i złożoności Projektu koszty

osobowe osób zatrudnionych w JRP średnio w skali kraju

wynoszą:

Koszty są podane w cenach netto :

MAO – 5000 -10 000 PLN

Kierownik JRP – 3000 – 6000 PLN

Księgowy Projektu – 3000-5000 PLN

Specjalista ds. technicznych – 2500 – 4000 PLN

Specjalista ds. prawnych – 3000-4500 PLN

Specjalista ds. finansowych – 2500 – 4000 PLN

Specjalista ds. organizacji i promocji – 2000 – 4000 PLN


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Jedna z przyczyn kłopotów we właściwym

organizowaniu zarządzania projektami są :

Późne organizowanie struktur Jednostek Realizujących Projekt – zazwyczaj przed podpisaniem umowy o dofinansowaniu poprzedzonej kontrolą.

1.Przesadne oszczędzanie beneficjentów objawiające sięograniczaniem do minimum etatyzacji JRP, wynagrodzeń .

2. Łączenie obowiązków w JRP z innymi obowiązkami- w strukturze Beneficjenta –nieskuteczność i nieefektywność działania JRP.

Zarządzanie projektem

Koszty Osobowe JRP



33

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Kategorie kosztów JRP

Kategoriami kosztów utrzymania i obsługi JRP mogą być:

- Koszty zatrudnienia pracowników

- Koszty obsługi biura

- Koszty środków ruchomych – np. samochodu JRP

- Koszty reprezentacji JRP – np. delegacji, szkoleń

- Koszty obsługi JRP – zewnętrznego doradztwa

UWAGA :

Koszty te muszą być potwierdzone w strukturze

wydatków w umowie o dofinansowanie


EUROPEJSKI FUNDUSZ


JRP – WYDATEK KWALIFIKOWANY

Wydatki związane z zarządzaniem projektem – wydatki

poniesione na niezbędne działania towarzyszące realizacji

projektu (które nie są działaniami związanymi

z przygotowaniem projektu) zgodne z obowiązującymi

Wytycznymi pkt. 6.2.

WARUNEK:

Szczegółowe opisanie, uzasadnienie we wniosku

o dofinansowanie, oraz zatwierdzenie w umowie

o dofinansowanie



34

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


JRP – WYDATEK KWALIFIKOWANY

Wydatki związane z zarządzaniem projektem:

- nadzór nad prowadzonymi robotami budowlanymi

- elementy wdrażania projektu zarządzanie projektem

przez podmiot zewnętrzny, ekspertyzy

- wydatki osobowe

- koszty ogólne (czynsz energia, ogrzewanie, koszty

administracyjne)

- systemy informatyczne (zakup, instalacja, użytkowanie)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zasady realizacji projektu

• Czy jest dopuszczalna zmiana zakresu rzeczowego

projektu?

– Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy

• Czy jest dopuszczalna zmiana okresu kwalifikowania

wydatków?

– Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z umowy



35

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


„Burza mózgów”


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zasady i termin realizacji projektu

• Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym

zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, w tym:

– Wnioskiem o dofinansowanie

– Opisem Projektu

– Harmonogramem Projektu tj.

• Harmonogramem Realizacji Projektu – zał. 3 do umowy

• Planem finansowania Projektu – zał. 3a do umowy

• Planem wystąpień o środki dotacji celowej – zał. 3b do

umowy

UWAGA:

Harmonogram jest narzędziem „żywym”, niemniej zmiany do

niego trzeba wprowadzać „z głową” (patrz § 4 umowy)



36

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zmiana zakresu rzeczowego projektu• zmiana w zakresie rzeczowym projektu opisanym najpierw we wniosku o

dofinansowanie, a później w umowie o dofinansowanie, możliwa jest jedynie

w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach.

• Wymaga spełnienia przez Beneficjenta szeregu warunków umożliwiających

udzielenie zgody przez Instytucję Wdrażającą oraz Instytucję Pośredniczącą

na dokonanie takiej korekty umowy. Beneficjent powinien udowodnić łączne

spełnienie następujących warunków:

- brak możliwości przewidzenia przez Beneficjenta na etapie wniosku o

dofinansowanie konieczności wykonania dodatkowych zadań w projekcie

(np. zakupienia dodatkowego niezbędnego sprzętu);

- rozszerzenie zakresu rzeczowego projektu jest konieczne do jego

prawidłowej realizacji (brak zgody na rozszerzenie zakresu rzeczowego

projektu co najmniej w sposób istotny ograniczy możliwość realizacji

projektu przez Beneficjenta);


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zmiana zakresu rzeczowego projektu• zmiana zakresu rzeczowego projektu jest dopuszczalna jedynie po

przeprowadzeniu testu zgodności zaproponowanych nowych

warunków realizacji projektu z kryteriami wyboru projektów do

dofinansowania (nie jest dopuszczalna zmiana Umowy w zakresie

warunków realizacji projektu, w rezultacie której projekt przestałby

spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany,

zawarte w dokumencie Kryteria wyboru projektów w ramach

Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko stanowiącym

załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów PO IiŚ oraz w

zakresie warunków realizacji Projektu, której rezultatem byłoby

nieprzyznanie projektowi dofinansowania w czasie, gdy projekt

podlegał ocenie w ramach procedury wyboru projektów;

• wydatki poniesione na rozszerzony zakres rzeczowy projektu nie

mogą skutkować zwiększeniem kosztów realizacji projektu

pokrywanych ze środków europejskich i pochodzą z oszczędności

wygenerowanych w projekcie.



37

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Monitoring


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Monitoring



38

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Długoterminowe efektyosiągniętych rezultatów

Bezpośrednie i natychmiastowe efektyu beneficjentów

Skutki (materialne, usługi)zaangażowanych środków

Zaangażowane środki(finansowe, prawne,organizacyjne, ludzkie, etc.)

67

WKŁAD

PRODUKT

REZULTAT

ODDZIAŁYWANIE


EUROPEJSKI FUNDUSZ




39

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Harmonogram Realizacji Projektu

• Studium wykonalności przedstawia działania Beneficjenta jako

Projektodawcy w skali czasowej – na skali harmonogramu

rzeczowo-finansowego.

• Harmonogram realizacji Projektu obejmuje fazę:

– przygotowawczą,

– realizacyjną,

– eksploatacyjną.

• Odbywa się to za pomocą narządzi wykresów H-RF za pomocą

oprogramowania EXCELL, MS PROJECT, itp..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Harmonogram realizacji Projektu

70

Działania I I I I I I IV V VI VII VIII IX X XI XII

1.1 * 1.1.1

1.1.1.1

2.1

2.1.1 * * *

2.1.2

3.1

3.2

3.2.1

3.2.1.1. * *

Ministerstwo Środowiska


40

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Harmonogram realizacji Projektu

Harmonogram określa :

– przygotowanie projektu,

– postępowania przetargowe / PZP,

– zadania inwestycyjne,

– zadania usługowe,

– kampanię promocyjną,

– płynność finansową / cash flow,

– rozliczenie projektu,

– zmiany ewentualne w umowie.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Harmonogram

UWAGI:• Harmonogram określa :

– postępowania przetargowe / PZP

• terminy zawiłe np. 52 dni plus prace komisji

przetargowych

• plus KIO plus ewentualne odwołania do Sądu

powszechnego

– warunki pogodowe – zima – przesunięcie czasowe

oddania inwestycji do użytkowania np. o 6 m-cy

– FIDIC – Yellow – konieczność uzyskania niezbędnych

pozloweń na budowę – opóźnienie o np. 8 m-cy



41

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Harmonogram

UWAGI:

• Zakończenie inwestycji – prawomocne oddanie obiektu do

użytkowania zgodnie z prawem budowlanym

- Odbiór obiektu przez odpowiednie służby PSP, Inspektoraty

- Okres zgłaszania wad oraz rękojmi

- FIDIC – świadectwo wykonania

• Rozliczenie Projektu:

• Rezerwa czasowa na ukończenie inwestycji oraz rzeczowe

i finansowe rozliczenie inwestycji – co najmniej 6 m-cy


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Harmonogram

UWAGI:

• Etap eksploatacji obiektu musi być poparty rzetelną analizą

finansową Beneficjenta w zakresie konieczności utrzymania

wskaźników Projektu - w tym trwałości Projektu przez 5 lat od daty

zakończenia Projektu.

• Zagrożenia – źle wyliczona amortyzacja majątku, zabezpieczenia na

odtworzenia majątku.

• Zagrożenia – brak finansowania bieżących potrzeb majątkowych

wybudowanego obiektu w ramach Projektu



42

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wartość projektu i źródła finansowania

• Koszt całkowity, a wydatki kwalifikowalne

– Konsekwencje nieujawnienia wydatków niekwalifikowalnych

• Środki funduszu/dofinansowanie – max kwotowy /

% na sztywno

• Jak ujmować wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę

wydatków kwalifikowalnych?

• Co robić z odsetkami od kwoty dofinansowania w formie zaliczki?


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dochodowość• Rzeczywisty poziom dofinansowania, odnoszący się do całkowitego

kosztu inwestycji może kształtować się na niższym poziomie niż to

wynika z umowy!

• Wynika to z przepisów art. 55 rozporządzenia nr 1083/2006, zgodnie

z którymi w przypadku projektów generujących dochód, które nie są

objęte zasadami pomocy publicznej i których koszt całkowity

przekracza 1 mln euro, wysokość wydatków kwalifikowanych

odpowiada luce finansowej (tj. wartości inwestycji pomniejszonej o

wysokość dochodów generowanych w trakcie funkcjonowania

projektu).

• Szczegółowe zasady wyliczania poziomu dofinansowania dla takich

projektów określone są w wytycznych Ministra Rozwoju

Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych z

przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów

generujących dochód.



43

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dochodowość – zapoznaj się koniecznie z:

• Wydaną przez Komisję Europejską – Komitet Koordynujący

Fundusze (COCOF) interpretacją zapisów art. 55

rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006

– COCOF 07/0074/09 z dnia 30 listopada 2010r.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Ćwiczenie

Luka finansowa



44

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Kary umowne

• Kara umowna wynikająca z postanowień umowy zawartej z

Wykonawcą, powinna być traktowana jak incydentalny

dochód, a zatem zmniejsza kwotę poniesionych wydatków

kwalifikowalnych, które mogą być zadeklarowane do

refundacji we wniosku o płatność

• W praktyce stosowane są dwa alternatywne sposoby

rozliczania kar umownych:


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Kary umowne– kara umowna jest traktowana jako przychód i jest w całości

odjęta od wydatków kwalifikowalnych na poziomie WoP

– kara umowna jest potrącana z płatności za daną fakturę, a we

WoP, zgodnie z zasadą ogólną, rozliczany jest tylko wydatek

faktycznie poniesiony

• jednocześnie dodatkowe wydatki poniesione przez beneficjenta

wskutek niewywiązania się przez Wykonawcę z postanowień

umownych mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem,

że zostaną odpowiednio udokumentowane oraz będą zgodne z

pozostałymi zasadami kwalifikowania wydatków.



45

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


81

Koszt całkowity realizacji projektu

Koszty kwalifikowaneKoszty

niekwalifikowane

Rozporządzenie 1083/2006

Fundusz

strukturalnyWkład własny

Wkład

pieniężny

Wkład pieniężny

Wkład niepieniężny (art. 56 ust. 2c)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Rozliczanie kosztów kwalifikowanych

w ramach wytycznych MRR

Podstawa rozliczania kosztów kwalifikowanych w ramach POIiŚ jest

stosowanie przez Beneficjenta :

Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (...) oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFRR

Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami i innymi nieprawidłowościami.

Wytyczne MRR w sprawie wydatków kwalifikowanych



46

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Weryfikacja 100%

dokumentów

poświadczających

wydatki

Weryfikacja wydatków

Weryfikacja

dokumentów

poświadczających

wydatki na próbie

Kontrola

100%

projektów

Kontrola

projektów

na próbie

Kontrole projektów na

miejscu

Weryfikacja 100% wniosków

o płatność

Beneficjent

dostarcza

wszystkie

faktury

Beneficjent

dostarcza

zestawienie

faktur wraz z

wybranymi

fakturami

Beneficjent

dostarcza

zestawienie

faktur


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Do wszystkich wydatków kwalifikowalnych majązastosowanie te same zasady dotyczące ich ponoszenia, dokumentowania, zasad sporządzania wniosków o płatnośćitp. bez względu, czy wydatek został poniesionych przez Beneficjenta, czy przez inny podmiot upoważniony przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych

• Zmiana podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych może być dokonana na uzasadniony wniosek Beneficjenta, za zgodą instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie z Beneficjentem, w formie aneksu do umowy o dofinansowanie

Ogólne zasady – podmiot dokonujący

wydatków kwalifikowalnych



47

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Szczegółowe kategorie

wydatków

kwalifikowalnych w projektach

Infrastrukturalnych POIiŚ


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Niezbędne wydatki związane z przygotowaniem projektów poniesione na przygotowanie koniecznych dokumentów np.:

Wydatki związane

z przygotowaniem projektu (1/2)

-dokumentacja projektowa,

-dokumentacja techniczna,

-studium wykonalności (w tym analiza finansowo-ekonomiczna),

-raport oddziaływania na środowisko,

-dokumentacja przetargowa,

-master plan (jeśli jest niezbędny),

-wydatki poniesione na opłaty związane z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych na etapie przygotowania przedsięwzięcia,

-w przypadku projektów przyrodniczych wydatki poniesione na wykonanie dokumentacji przyrodniczej (w tym m. in. planów ochrony gatunków i siedlisk, inwentaryzacji przyrodniczej, opisu stanu istniejącego, analiza potrzeb/analiza opcji)

mogą być uznane za kwalifikowalne, pod warunkiem, że projekt kwalifikuje

się do wsparcia w ramach POIiŚ



48

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki poniesione na wypełnienie

formularza wniosku o dofinansowanie nie są

wydatkami kwalifikowalnymi

Wydatki związane

z przygotowaniem projektu (2/2)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki związane z zarządzaniem projektem –wydatki poniesione przez Beneficjenta na niezbędne działania towarzyszące realizacji projektu (z zachowaniem zasad określonych w Wytycznych), które nie są działaniami związanymi z przygotowaniem projektu

• Warunkiem uznania wydatków poniesionych w związku z zarządzeniem projektem za kwalifikowalne jest ich szczegółowe opisanie we wniosku o dofinansowanie oraz zatwierdzenie w umowie o dofinansowanie

Wydatki związane

z zarządzaniem projektem (1/2)



49

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wydatki związane

z zarządzaniem projektem (2/2)

• Wydatki związane z zarządzaniem projektem mogą dotyczyć:

a) wydatków związanych z nadzorem nad prowadzonymi robotami budowlanymi,

b) wydatków związanych z wdrażaniem projektu (tj. np. niezbędne ekspertyzy, powierzenie zarządzania projektem podmiotowi zewnętrznemu),

c) kosztów ogólnych (tj. m.in. opłat czynszowych, kosztów administracyjnych, opłat za energię, ogrzewanie),

d) wydatków osobowych,

e) wydatków związanych z zakupem i instalacją informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie.

• Całkowita kwota wydatków związanych z zarządzaniem projektem, z wyłączeniem wydatków związanych z nadzorem nad robotami budowlanymi, a więc (b+c+d+e) nie będzie mogła przekroczyć 3% wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu



EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Łączna kwota wydatków kwalifikowalnych w kategorii „Zakup terenu” (tj. wszystkich wydatków związanych bezpośrednio z zakupem nieruchomości) nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu (z zastrzeżeniem projektów związanych z ochronąśrodowiska naturalnego, współfinansowanych przez EFRR)

• Wydatki na nabycie nieruchomości niezabudowanej będąuznane za kwalifikowalne, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

1) nabyta nieruchomość niezabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu i zostanie bezpośrednio wykorzystana do realizacji projektu

Wydatki na zakup nieruchomości

niezabudowanej (1/2)



50

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości niezabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym

3) nabycie nieruchomości niezabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie


niezabudowanej (2/2)

Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części gruntu, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na nabycie nieruchomości niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki na nabycie nieruchomości zabudowanej będą uznane

za kwalifikowalne, jeśli spełnią następujące warunki:

1) nabyta nieruchomość zabudowana jest bezpośrednio

niezbędna dla realizacji projektu zostanie bezpośrednio

wykorzystana do realizacji projektu


zabudowanej (1/2)

Zatem, nawet jeśli np. ze względów własnościowych nie jest możliwy zakup jedynie tej części nieruchomości zabudowanej, która będzie wykorzystana bezpośrednio do realizacji projektu, ale konieczny jest zakup dodatkowej powierzchni, to ta część wydatku na zakup nieruchomości gruntowej niezabudowanej, która dotyczy terenu, który nie będzie bezpośrednio wykorzystany dla realizacji projektu nie może zostać uznana za wydatek kwalifikowalny.



51

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


2) wydatek poniesiony na nabycie nieruchomości zabudowanej nie przekracza wartości rynkowej, a wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym

3) nabycie nieruchomości zabudowanej zostało przewidziane we wniosku o dofinansowanie i bezpośrednio wskazane w umowie o dofinansowanie

4) budynki są dostosowane do potrzeb projektu (tj. będąwykorzystywane do wdrażania projektu)


zabudowanej (2/2)

W przypadku zakupu nieruchomości zabudowanej z zamiarem

wyburzenia stojących na niej budynków/budowli, za wydatek

kwalifikowalny będzie można uznać jedynie wydatek odpowiadający

wartości gruntu oraz wydatek związany z wyburzeniem

niepotrzebnego budynku/budowli. Wydatek odpowiadający wartości

budynku/budowli, które ulegną wyburzeniu, nie będzie uznany za

wydatek kwalifikowalny.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki poniesione na przygotowanie terenu i budowę

niezbędne dla realizacji projektu będą kwalifikowalne

• Wydatki na działania kompensacyjne wynikające z raportu

z oceny oddziaływania na środowisko oraz z decyzji o

środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację

przedsięwzięcia mogą być uznane za kwalifikowalne

Przygotowanie placu budowy i budowa



52

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki na zakup środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w ramach projektu będą wydatkami kwalifikowalnymi jeśli:

− środki te będą włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości

Sprzęt i wyposażenie (1/3)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki na zakup przenośnych środków trwałych, które nie będą na stałe zainstalowane w projekcie (np. specjalistyczne pojazdy do monitorowania sieci kanalizacyjnej, wozy asenizacyjne, specjalistyczny sprzęt komputerowy, fotoradary zamontowane w pojazdach właściwych służb itp.) mogą być uznane za kwalifikowalne po spełnieniu następujących warunków:

− są niezbędne dla realizacji projektu bądź dla poprawnego funkcjonowania infrastruktury wytworzonej w wyniku realizacji projektu,

− będą wykorzystywane tylko dla celów związanych z danym projektemw ramach którego zostaną zakupione,

− przenośne środki trwałe zostaną bezpośrednio wskazane we wnioskuo dofinansowanie wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu,

− zostaną wskazane w umowie o dofinansowanie projektu,

− zostaną włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości.




53

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Wydatki na przenośne środki trwałe nie zainstalowane na

stałe w projekcie, zakupione lub wytworzone w celu

realizacji projektu (np. samochody, komputery, meble, drukarki,

itp.) mogą być kwalifikowalne jeżeli:

− są bezpośrednio niezbędne dla realizacji projektu –w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym były wykorzystywane dla realizacji projektu - wartość rezydualna (księgowa wartośćlikwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym,

− są bezpośrednio wskazane we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie projektu.



EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Podatek od towarów i usług (VAT) będzie wydatkiem kwalifikowalnym tylko wtedy, gdy nie podlega zwrotowi w oparciu o przepisy o podatku od towarów i usług (nie jest możliwe jego odzyskanie przez Beneficjenta)

• VAT podlegający odzyskaniu nie będzie uważany za kwalifikowalny, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany przez Beneficjenta

• Beneficjenci, którzy zaliczą VAT do wydatków kwalifikowalnych są zobowiązani dołączyć do Wniosku o dofinansowanie z przekazywanego do IP „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którego wzór będzie stanowiłzałącznik do Wytycznych

PODATEK OD TOWARÓW I USŁUG (VAT)



54

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Inne niż podatek VAT obciążenia, podatki,

opłaty, których poniesienie jest niezbędne

dla realizacji projektu mogą stanowić wydatki

kwalifikowalne tylko wtedy, jeśli zostały

rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez

Beneficjenta

NIEZBĘDNE OPŁATY


EUROPEJSKI FUNDUSZ


• Inne niż wskazane dotychczas kategorie

wydatków mogą być uznane za kwalifikowalne,

jeżeli konieczność ich poniesienia wynika

bezpośrednio ze specyfiki realizowanego

projektu i jeśli zostaną wskazane w umowie o

dofinansowanie

INNE KATEGORIE WYDATKÓW



55

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Szczegółowe kwestie dotyczące kwalifikowania wydatków

są uregulowane w Wytycznych

w zakresie kwalifikowania wydatków

w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko


EUROPEJSKI FUNDUSZ


ROZLICZANIE ROBÓT BUDOWLANYCH I

DOSTAW W RAMACH PROJEKTU

Rozliczanie robót budowlanych i dostaw przez

Beneficjenta w ramach Projektu oparte jest na:

Prawomocnie zawartej umowie lub kontrakcie:

Umowie o dofinansowanie Projektu/Decyzji Komisji EU

Umowie z Wykonawcą robót budowlanych

Umowie z Wykonawcą dostaw



56

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


PODSTAWY PRAWNE

Aby rozliczyć kontrakt lub Projekt Beneficjent musi

stosować :

- Prawo zamówień publicznych

- Prawo budowlane

- Kodeks cywilny

- Ustawę o rachunkowości

- Ustawę o finansach publicznych

- Procedury FIDIC (do wyboru Beneficjenta)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


W realizacji Projektu można go podzielić na kontrakty w ramach zamówień publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone

Kontrakty na roboty i dostawy

Zamawiający

JRP

Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 -5

1 kontrakt na roboty –czerwony FIDIC

np.

1 kontrakt na dostawy: przepompowni przydomowych, pompowni sieciowych

1 kontrakt na roboty –czerwony FIDIC 1 kontrakt na roboty

–żółty FIDIC ( projektuj i buduj )



57

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


W realizacji Projekt podzielony na kontrakty usługowe w ramach zamówień

publicznych - przetargi nieograniczone/ograniczone

Kontrakty usługowe

Doradztwo prawne

Pomoc techniczna

Działania promocyjne

Zamawiający

JRP

Inżynier Kontraktu


EUROPEJSKI FUNDUSZ


DATA ZAKOŃCZENIA INWESTYCJI

Datą odbioru inwestycji od wykonawcy zgodnie z Wytycznymi do

przygotowania Raportu Końcowego projektu Funduszu Spójności

dla projektów realizowanych według Warunków Kontraktowych

FIDIC, jest data wystawienia wykonawcy Świadectwa Przejęcia.

Dla wykonawcy protokół odbioru robót stanowi potwierdzenie

wykonania robót oraz podstawę do żądania wynagrodzenia,

natomiast dla inwestora protokół ten stanowi podstawę do kontroli

wykonywanych przez wykonawcę postanowień umowy w zakresie

ilości zamówionych i wykonanych robót, terminowości ich realizacji

oraz stwierdza ewentualne wady i usterki. Protokół odbioru nie

oznacza potwierdzenia braku wad fizycznych.



58

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


PROTOKÓŁ ODBIORU

Świadectwo Przejęcia może być uznane za

odpowiednik protokołu odbioru, przy założeniu, że takie

znaczenie zostało mu nadane w umowie.

Natomiast wydanie Świadectwa Wykonania oznacza, że

wykonawca wywiązał się ze wszystkich zobowiązań

wynikających z umowy, w tym związanych z usunięciem

wad stwierdzonych w tzw. Okresie Zgłaszania Wad

stanowiącym faktycznie okres gwarancji.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


UKOŃCZENIE KONTRAKTU

Warunki Kontraktowe FIDIC posługują się pojęciem

„czas na ukończenie” rozumianym jako czas liczony od

daty rozpoczęcia przeznaczonym na ukończenie robót

ustalonym w załączniku do Oferty wraz ze wszelkimi

przedłużeniami na mocy klauzuli 8.4, nie zaś

obowiązującym w polskim prawie budowlanym, mniej

elastycznym pojęciem „termin wykonania robót”.

W sytuacji, kiedy inwestor przewiduje możliwość

przedłużenia terminu realizacji robót ustanawia w SWIZ

katalog przesłanek, który może być tożsamy z

katalogiem określonym w FIDIC.



59

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


OKRES ZGŁASZANIA WAD

W polskim prawie funkcjonuje pojęcie rękojmi i gwarancji

jakości. Zgodnie z Art. 568. § 1 k.c. uprawnienia z tytułu rękojmi

za wady fizyczne wygasają po upływie roku, a gdy chodzi o

wady budynku - po upływie lat trzech, licząc od dnia, kiedy

rzecz została kupującemu wydana, zaś termin udzielenia

gwarancji jest określany w dokumencie gwarancyjnym.

Natomiast Warunki Kontraktowe FIDIC operują pojęciem „Okres

Zgłaszania Wad”, przez które należy rozumieć okres zgłaszania

wad w Robotach lub Odcinku, liczony od daty, z jaką Roboty lub

Odcinek zostały ukończone, jak poświadczono zgodnie z

klauzulą 10.1 (Przejęcie Robót lub Odcinków).


EUROPEJSKI FUNDUSZ


ROZLICZENIE PROJEKTU

Za ostateczne rozliczenie przez Beneficjenta Projektu

będzie rozliczenie ostatniej transzy płatności z Instytucją

Zarządzającą IZ / KE – w postaci rozliczenia ostatniej

transzy płatności tzw. kwoty zatrzymanej i

poświadczenie przez Instytucję Certyfikującą końcowej

deklaracji wydatków Projektu.

Rozliczenie finansowe musi także potwierdzać stan

faktyczny oraz mieć przełożenie w aspekcie rozliczenia

rzeczowego Projektu, w tym osiągnięcia wskaźników

produktu i rezultatu oraz utrzymania trwałości Projektu

przez 5 lat od jego zakończenia



60

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wkład własny

• Środki finansowe beneficjenta, będącego jednostką samorządu

terytorialnego lub jednostką podległą, przeznaczone na

zapewnienie wkładu własnego muszą przynajmniej częściowo

(5% wydatków kwalifikowanych) pochodzić ze środków

własnych lub nie podlegających umorzeniu pożyczek.

• W tym przypadku środkami własnymi nie są w szczególności:

– środki pochodzące z części budżetowych poszczególnych

dysponentów w formie dotacji na realizację danego

przedsięwzięcia,

– środki bezzwrotne państwowych osób prawnych w

rozumieniu art. 9 pkt 14 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o

finansach publicznych


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zakaz podwójnego finansowania

• Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie

całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków

publicznych - wspólnotowych lub krajowych.

• Podwójnym finansowaniem jest w szczególności:

– zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch

różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy

strukturalnych lub Funduszu Spójności.



61

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zakaz podwójnego finansowania

– zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków publicznych,

a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu

państwa w oparciu o Ustawę o podatku od towarów i usług z

dnia 11 marca 2004 r. z późn. zm.

– zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji

krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji

tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub

Funduszu Spójności.

– zrefundowanie ze środków funduszy strukturalnych wydatku

poniesionego na używany środek trwały/nieruchomość, który

był współfinansowany ze środków krajowych lub

wspólnotowych w ciągu ostatnich 7 lat


EUROPEJSKI FUNDUSZ


KONTROLE KRZYŻOWE

weryfikacja przestrzegania zasady zakazującej

podwójnego współfinansowania



62

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Podatek VAT

• Podatek od towarów i usług (VAT) może być uznany za

wydatek kwalifikowany tylko wtedy gdy:

– został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta,

oraz

– Beneficjent nie ma prawnej możliwości odzyskania

podatku VAT w myśl ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o

podatku od towarów i usług. (uwaga: pismo Ministerstwa

Rozwoju Regionalnego z dnia 31 stycznia 2008r. (DZF-IV-

92261-8-AS/08/935 o niekwalifikowalności odliczeń

podatku VAT na podstawie proporcji)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Podatek VAT

• Beneficjent, który uzna VAT za wydatek kwalifikowalny jest

zobowiązany do przedstawienia we wniosku o

dofinansowanie szczegółowego uzasadnienia zawierającego

podstawę prawną wskazującą na brak możliwości obniżenia

VAT należnego o VAT naliczony zarówno na dzień

sporządzania wniosku o dofinansowanie, jak również mając

na uwadze planowany sposób wykorzystania w przyszłości

majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu.



63

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Podatek VAT

• Beneficjent składa „Oświadczenie o kwalifikowalności VAT”, którym

jest związany w okresie od dnia złożenia do IW wniosku o

dofinansowanie projektu w ramach POIiŚ, przez okres realizacji

projektu oraz przez okres trwałości projektu (5 lat)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Podatek VAT

• Ani Instytucja Wdrażająca ani żadna inna nie będą wydawać

opinii dotyczących podatków…

• … jedyną rekomendacją jest wystąpienie o interpretację do

właściwego Urzędu Skarbowego, Izby Skarbowej oraz

Krajowej Informacji Podatkowej



64

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Forma i warunki wypłaty dofinansowania

• Terminy, wysokość oraz formę wypłaty dofinansowania określa

Harmonogram Projektu

• Uwaga na odsetki „karne” w przypadku nierozliczenia w terminie

wsparcia udzielonego w formie zaliczki!!!

• Dotacja celowa, a koniec roku budżetowego

• Płatności pośrednie - wymagania

• Pamiętaj o warunkach, które musisz wypełnić by otrzymać

płatność końcową


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Kontrola, audyt, ewaluacja, monitorowanie...

• Różnice dotyczące przedmiotu badań na poziomie celów;

• Różnice dotyczące zakresu badania;

• Różnice dotyczące wykorzystywanych narzędzi;

• Różnice dotyczące wpływu zarządzającego na kształt i zakres

badania;

• Różnice dotyczące terminu prowadzenia badania.



65

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Procedura zawierania umów w ramach wydatków

kwalifikowalnych dla zadań objętych projektem

• Obowiązek przekazywania na wniosek IW dokumentacji

związanej z prowadzeniem procedur

• Jak nie PZP to specjalne reguły i procedury!

• Ewentualne korekty finansowe za naruszenie zgodnie z

taryfikatorem

• Naruszenie Ustawy Pzp jest jak dotychczas

najpowszechniejszym powodem zwrotu środków przez

Beneficjentów


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Instytucje uczestniczące w kontroli realizacji

projektów w ramach POIiŚ

Instytucje krajoweInstytucje krajowe

IZ RPO

IC/IPOC (wizyty sprawdzające) *

Instytucje wspInstytucje wspóólnotowelnotowe

KE

OLAF

ETO GIKS/UKSGIKS/UKS

NIKNIK

UZPUZP

* w szczególnych przypadkach m.in. w sytuacji braku możliwości przeprowadzenia kontroli wydatków w IZ.



66

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Trwałość Projektu

• Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości

Projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia

1083/2006, w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji

Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków

• Rozporządzenie 539/2010 zmodyfikowało treść art. 57 rozp.

1083/2006


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Monitoring i sprawozdawczość

• Beneficjent zobowiązany jest systematycznie monitorować

przebieg realizacji projektu

• Obowiązek ten wykracza poza okres realizacji projektu

– przez 5 lat po zakończeniu realizacji projektu Beneficjent ma

obowiązek przedstawienia raportu z osiągniętych efektów

• W trakcie realizacji projektu funkcję sprawozdania z realizacji

projektu pełni wniosek o płatność



67

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wniosek o płatność

Formularz wniosku beneficjenta o płatność:

• służy rozliczeniu dotychczas poniesionych wydatków i

wnioskowania o ich refundację lub kolejną zaliczkę, poprzez:

– płatność zaliczkową - pierwsza płatność zaliczkowa

nastąpi po złożeniu zabezpieczenia wymaganego umową

o dofinansowanie, kolejne transze zaliczki zostaną

wypłacone po rozliczeniu 70% środków dotychczas

przekazanych Beneficjentowi


EUROPEJSKI FUNDUSZ



– płatność pośrednią i końcową, które występują w

systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla beneficjenta jest

zwrotem określonej części poniesionych przez beneficjenta

wydatków wykazanych w wniosku o płatność.

W przypadku płatności zaliczkowych należy koniecznie

zwrócić uwagę na konsekwencje zmiany Ustawy o finansach

publicznych (01.01.2010r.)



68

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Dodatkowo Ustawa o finansach publicznych wprowadziła

art. 190 „W przypadku gdy beneficjentem projektu

finansowanego ze środków europejskich jest jednostka

sektora finansów publicznych, każdy wydatek

kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o

płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie

do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.”


• UFP nie przewiduje sankcji za naruszenie

tego przepisu


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• WBoP wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu,

przy czym obowiązuje zasada, zgodnie z którą postęp rzeczowy

powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem

finansowym):

– krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych

zadań/etapów projektu - przygotowanie dokumentacji

przetargowej, ogłoszenie przetargu, rozpoczęcie robót

budowlanych etapu I, zamieszczenie tablic informacyjnych

(liczbę i termin umieszczenia tablic), zamieszczenie informacji

o projekcie na stronie www.



69

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wniosek o płatność– tabela wydatków kwalifikowanych związanych z

działaniami podejmowanymi w projekcie w bieżącym

okresie

– postęp finansowy realizacji projektu (wszystkie wydatki)

– krótki opis prezentujący zadania/etapy, jakie beneficjent

planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu

złożenia kolejnego wniosku o płatność. Jeśli w ramach

danego zadania nie będą podejmowane żadne działania

należy o tym napisać

– opis postępu we wskaźnikach produktu - materialne efekty,

jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy

publicznych w okresie realizacji projektu


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Kwota zatwierdzona przez IW do wypłaty na rzecz Beneficjenta

może zostać pomniejszona o środki uznane na podstawie

decyzji administracyjnej za nieprawidłowo wydatkowane, a

przekazane na podstawie wcześniej zrealizowanych WBoP

Beneficjenta oraz o niewydatkowaną lub nierozliczoną zaliczkę.

• Wypłata dofinansowania następuje pod warunkiem jego

dostępności



70

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• W przypadku Beneficjentów będących państwowymi

jednostkami budżetowymi środki na realizacje Projektów

uwzględniane są w budżecie konkretnej jednostki na dany rok

budżetowy.

• Beneficjent jest informowany każdorazowo o wysokości

zaakceptowanego wniosku o płatność oraz o korektach

finansowych i przyczynach ich dokonania w ramach danego

wniosku.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Data poniesienia wydatku

• dokonanego przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą –

data obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego

wydatek

• dokonanego kartą kredytową lub podobnym instrumentem

płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej

obciążeniem rachunku bankowego

• dokonanego gotówką – datę faktycznego dokonania płatności

• Wkładu niepieniężny – datę faktycznego wniesienia wkładu



71

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wniosek o płatność - załączniki

• potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów

księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami

zapłaty (WB, historia rachunku, potwierdzenie przelewu przyjęte

przez bank do realizacji - na przelewie powinien być podany numer

kontraktu lub inne dane identyfikujące wydatek z projektem. Dla

płatności gotówkowych oznaczenie na dokumencie księgowym

„zapłacono gotówką” lub dokument „Kasa przyjmie” (KP) lub „Kasa

wypłaci” (KW) wraz z Raportem Kasowym)


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• oświadczenie o kwalifikowalności VAT (co rok!!!)

• wyciąg z wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej,

• przy płatnościach w walucie obcej, informację o zasadach

ujętych w polityce rachunkowości stosowanych do rozliczeń

związanych z transakcjami walutowymi (1-szy raz).

• potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów

potwierdzających prawidłowość operacji w zależności od

rodzaju kontraktu. Zazwyczaj są to dokumenty wymagane

przepisami prawa lub umową z wykonawcą/dostawcą.



72

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dokumenty potwierdzające prawidłowość operacji

Kontrakty na roboty budowlane:

• dokumentacja dotycząca zamówienia publicznego

• umowa z wykonawcą

• gwarancji dobrego wykonania i gwarancja zaliczkowa

• przejściowe świadectwa płatności lub innych dokumentów określających

zakres wykonanych robót (tabela elementów skończonych)

• protokoły z negocjacji dla robót dodatkowych i zamiennych

• protokoły konieczności

• protokoły odbiorów częściowych

• świadectwo przejęcia wstępnego odcinka

• świadectwo przejęcia wstępnego robót

• poświadczenie zwolnienia kwot zatrzymanych

• protokoły wypełnienia gwarancji.



EUROPEJSKI FUNDUSZ



Kontrakty na dostawy:


• umowa z dostawcą;

• gwarancja dobrego wykonania i gwarancja zaliczkowa

• protokoły odbiorów wstępnych i końcowych.

• książka inwentarzowa

• dokument przyjęcia na magazyn z podaniem miejsca

składowania lub dowód przychodowy OT "Przyjęcie środka

trwałego" (wraz z informacją gdzie znajduje się sprzęt i pod

czyją opieką)



73

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



Kontrakty na usługi:


• umowa z wykonawcą

• gwarancja zaliczkowa

• dokument akceptujący przyjęcie raportu przejściowego lub

końcowego

• dokumenty wymagane do potwierdzenia pracy personelu

(jeżeli dotyczy)

• inne dokumenty przewidziane umową, wymagane do

odbioru usługi.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dokumenty potwierdzające

prawidłowość operacji

Przykłady innych wydatków:

• Wydatki na wynagrodzenia - ???

• Delegacje - ???



74

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



Potwierdzanie za zgodność z oryginałem:

– umieszczenie np. słów „za zgodność z oryginałem”/”zgodnie z

oryginałem” oraz daty i czytelnego podpisu osoby z pionu

finansowego (np. główny księgowy/skarbnik) lub innej osoby

upoważnionej pisemnie przez beneficjenta (upoważnienie należy

dołączyć do WBoP), wraz z podaniem pełnionej funkcji/stanowiska

służbowego w instytucji składającej wniosek (np. pieczątka

imienna i parafka lub odręczny czytelny podpis).


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dokumentacja projektu

• Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek faktycznie

poniesiony przez beneficjenta (nastąpił rozchód środków

pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta -

z wyjątkiem amortyzacji i wkładu niepieniężnego).

• Dowodem poniesienia wydatku jest faktura lub inny

dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej

wraz z dowodem płatności (preferowany - wyciąg bankowy)



75

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dokumentacja projektu

• Zasady dokumentowania kosztów związanych z

wkładem niepieniężnym, amortyzacją oraz innych

kosztów określa IZ.

• Wydatek kwalifikowalny to wydatek udokumentowany

Brak dokumentacji = brak kwalifikowalności


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Opis dokumentu

Opis dokumentu księgowego powinien zawierać :

• numer umowy o dofinansowanie projektu (+ tytuł projektu)

• informację, że projekt współfinansowany jest z EFRR

• nazwę Programu Operacyjnego

• nr osi priorytetowej oraz nr działania



76

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Opis dokumentu

• Opis związku wydatku z projektem

– Nazwa i nr kategorii wydatku, przedstawionej we wniosku o

dofinansowanie projektu, której dotyczy wydatek wraz z

podaniem pozycji z faktury, wartości wydatku

kwalifikowanego z wyszczególnieniem podatku od towarów

i usług (VAT).

– W przypadku, gdy dokument zawiera różne kategorie

wydatków, należy wymienić wszystkie z podaniem ich

wartości.

– Ponadto, jeżeli występują również wydatki

niekwalifikowalne, należy wskazać ich wartość tak aby

suma wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych

była tożsama z wartością całkowitą dokumentu.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Opis dokumentu

• w przypadku PJB – kod klasyfikacji budżetowej

• informację o poprawności formalno-rachunkowej i

merytorycznej

• podstawa prawna wyboru wykonawcy (Pzp) - w przypadku

wydatków co do których nie stosuje się ustawy PZP, należy

wskazać podstawę prawną na podstawie której wydatek został

poniesiony

• informacja, czy dany wydatek jest wydatkiem inwestycyjnym,

czy bieżącym



77

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Opis dokumentu

• numer i datę (lub tylko datę jeśli brak jest numeru) zawarcia

kontraktu/umowy z Wykonawcą, z tytułu którego poniesiono

wydatek

• jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający

wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw – dane identyfikujące

ten dokument (np. numer, data sporządzenia)

• w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN - kurs,

po którym przeliczono jej wartość, na potrzeby ujęcia w

księgach rachunkowych.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Opis dokumentu

Dodatkowo należy:

• Zawrzeć na opisie/podpiąć informację z jakiego rachunku

bankowego i kiedy dokument został zapłacony (+ ew. kiedy skąd

został zrefundowany)

• Zawrzeć na opisie informację w jakim wniosku o płatność

dokument został ujęty

• Podpiąć pod dokument wszelkie wyliczenia i oświadczenia jeśli

sam opis nie jest wystarczający (może budzić wątpliwości)



78

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zabezpieczenie

• W jakiej wysokości?

• W jakiej formie?

• Na jak długo?


EUROPEJSKI FUNDUSZ


148

Podstawy prawne działań informacyjno-promocyjnych w

UE

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiające

szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady ustanawiającego

przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS, FS.

Art.8 Obowiązki beneficjentów w zakresie działań informacyjnych

i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej

„Beneficjenci są odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej

o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie narzędzi

i kanałów określonych w ust. 2, 3 i 4.”

Ministerstwo Środowiska


79

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


149

Rozporządzenie 1828/2006 nakłada na

beneficjentów obowiązki w zakresie informacji i

promocji:

1. W trakcie realizacji projektu:

Jeśli wkład publiczny do projektu przekracza 500.000 EUR, projekt

dotyczy robót infrastrukturalnych lub budowlanych – należy umieścić

tablicę informacyjną w każdym miejscu realizacji projektu.

2. Po zakończeniu realizacji projektu:

jeśli wkład publiczny do projektu przekracza 500.000 EUR, projekt

dotyczy zakupu środków trwałych, finansowania robót

infrastrukturalnych lub budowlanych – należy umieścić na stałe

widoczną tablicę pamiątkową, nie później niż 6 miesięcy po

zakończeniu realizacji projektu.

3. Wszystkie jakiekolwiek dokumenty (np. zaświadczenia) dotyczące

projektu muszą zawierać informację o współfinansowaniu PO z EFS

lub EFRR, FS.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Obowiązki informacyjne

Niby „oczywista oczywistość”, a w praktyce niechlujstwo

na każdym kroku!!!



80

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



EUROPEJSKI FUNDUSZ




81

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



EUROPEJSKI FUNDUSZ




82

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



EUROPEJSKI FUNDUSZ


Jeśli zaistniała

konieczność

dokonania reprodukcji

na kolorowym tle,

należy najpierw

umieścić wokół

prostokąta biały pasek o

szerokości równej 1/25

wysokości tego

prostokąta



83

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Zasady oznaczania działań informacyjnych i

promocyjnych

• Wszelkie materiały informacyjne, promocyjne i szkoleniowe w

zależności od ich wielkości, rodzaju i techniki wykonania

powinny być oznaczane według jednego z dwóch możliwych

wariantów:

– wariant podstawowy – dla dużych materiałów (w tym multimedialne,

wybrane drukowane)

– wariant minimalny – dla małych materiałów (w tym wybrane drukowane)

• Wybór zastosowanego wariantu zależy od wielkości materiału,

rodzaju i techniki wykonania, przy czym rekomendowane jest

stosowanie wariantu podstawowego w każdym przypadku,

gdy warunki techniczne to umożliwiają.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wariant podstawowy - dla dużych

materiałów

• Wariant podstawowy zakłada, że wszelkie duże materiały promocyjne,

materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą

zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą

identyfikacji wizualnej NSS, obowiązkowo:

– emblemat Unii Europejskiej,

– odwołanie słowne do Unii Europejskiej wraz z odwołaniem słownym do

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu

Spójności lub obu funduszy,

– logo POIiŚ,

– hasło promocyjne POIiŚ,

– a opcjonalnie (jeśli to możliwe) np. logo beneficjenta, logo podmiotu

upoważnionego, logo instytucji, herb JST oraz informację o

współfinansowaniu projektu.



84

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Uwagi do wariantu podstawowego:

• Hasło POIiŚ jest umieszczane w dowolnym miejscu materiału.

– Musi być jednak umieszczone poza ciągiem znaków.

• Informacja o współfinansowaniu jest umieszczana w dowolnym

miejscu materiału.

– Musi być jednak umieszczona poza ciągiem znaków.

• W przypadku stron internetowych, ogłoszeń internetowych, baz

danych, filmów, prezentacji PowerPoint oraz innych materiałów

multimedialnych dopuszczalne jest tworzenie i stosowanie

animowanych wersji elementów wizualizacji.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wariant minimalny - dla małych

materiałów

• Wariant minimalny zakłada, że małe materiały

promocyjne oraz wybrane materiały drukowane będą

zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym

oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS obowiązkowo:

– emblemat Unii Europejskiej,

– odwołanie słowne do Unii Europejskiej,

– logo POIiŚ,

– a opcjonalnie (jeśli to możliwe): np. logo beneficjenta,

logo podmiotu upoważnionego, logo instytucji, herb

JST.



85

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Stosowanie informacji o

współfinansowaniu

• W informacji o współfinansowaniu należy posługiwać się pełnymi nazwami

tj. Unia Europejska i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego lub

Fundusz Spójności.

• Należy również zadbać o dostrzegalność oznaczeń, tak by oznaczenia wraz

z informacją o współfinansowaniu były widoczne dla odbiorców.

• Dodatkowo w informacji o współfinansowaniu nie można używać nazw:

beneficjenta, instytucji pośredniczących i wdrażających, innych źródeł

współfinansowania oraz wszelkich innych informacji, które mogłyby sprawić,

że przekaz o udziale środków UE będzie nieczytelny i mało przejrzysty.

• Wyjątek stanowią projekty w odniesieniu do których możliwe jest odwołanie

do współfinansowania ze środków budżetu państwa.

• Dopuszcza się, aby w informacji o współfinansowaniu używać nazw

projektów


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tablica informacyjna

• Beneficjent niezwłocznie po rzeczowym rozpoczęciu realizacji projektu tj.

rzeczywistym rozpoczęciu robót i/lub dostaw umieszcza tablicę informacyjną

w widocznym punkcie, w miejscu realizacji projektu.

• W przypadku, gdy termin rzeczowego rozpoczęcia realizacji projektu

przypada przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, wówczas beneficjent

jest zobligowany do zamieszczenia tablicy informacyjnej niezwłocznie po

podpisaniu umowy.

• Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia tablicy informacyjnej, gdy

projekt spełnia łącznie następujące warunki:

– całkowity wkład publiczny w projekcie przekracza 500 000 euro,

– projekt dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych.

• W przypadku mniejszych inwestycji umieszczenie tablic informacyjnych nie

jest obligatoryjne ale rekomendowane.



86

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tablica informacyjna – elementy

obowiązkowe• emblemat UE z odwołaniem słownym do UE oraz odwołaniem słownym do EFRR

lub Funduszu Spójności,

• logo POIiŚ,

• logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego,

• hasło promocyjne POIiŚ

• informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej: „Projekt

współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności (lub ze

środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) w ramach Programu

Infrastruktura i Środowisko”,

• tytuł projektu,

• nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego,

• wartość projektu w PLN (w zaokrągleniu do pełnego PLN)

• kwotę dofinansowania z EFRR lub Funduszu Spójności (w zaokrągleniu do

pełnego PLN).


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Zalecane wymiary tablicy informacyjnej wynoszą 3 m (szerokość) x 2 m

(wysokość).

• Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów tablicy z

uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania

wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy.

• Minimalna wymagana liczba tablic wynosi 1.

• Zaleca się, jeśli charakter projektu na to pozwala, ustawienie większej ilości

tablic.

• Po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tablicę informacyjną zastępuje

się stałą tablicą pamiątkową.

• W przypadku wystawienia większej ilości tablic informacyjnych, nie każdą

tablicę informacyjną należy zastąpić tablicą pamiątkową.

• Beneficjent może, dla zapewnienia lepszego upowszechniania informacji,

umieścić większą ilość tablic pamiątkowych.



87

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ




EUROPEJSKI FUNDUSZ





88

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tablica pamiątkowa

• W celu pozostawienia trwałej informacji o współfinansowaniu projektu ze

środków EFRR lub Funduszu Spójności w ramach POIiŚ, nie później niż sześć

miesięcy po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu tj. rzeczywistym

zakończeniu wszystkich robót i/lub dostaw, należy umieścić tablicę pamiątkową.

• W sytuacji, gdy rzeczowa realizacja projektu dobiegła końca przed podpisaniem

umowy o dofinansowanie, beneficjent zamieszcza tablicę pamiątkową

niezwłocznie po podpisaniu umowy.

• Minimalna wymagana liczba tablic pamiątkowych dla projektu wynosi 1.

• Beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia tablicy pamiątkowej, gdy projekt

spełnia łącznie następujące warunki:

– całkowity wkład publiczny przekracza 500 000 euro,

– projekt dotyczy zakupu środków trwałych lub finansowania robót

infrastrukturalnych lub budowlanych.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tablica pamiątkowa musi zawierać:

• emblemat Unii Europejskiej, odwołanie słowne do Unii Europejskiej,

odwołanie słowne do EFRR lub Funduszu Spójności,

• logo POIiŚ,

• logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego,

• hasło promocyjne POIiŚ

• informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej:

„Projekt (należy wstawić tytuł projektu - może być skrócona nazwa

lub zakup, przebudowa, budowa, modernizacja itp.)

współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu

Spójności (lub ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego) w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko”.



89

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tablice pamiątkowe

• Zaleca się, aby tablice pamiątkowe były wykonane z materiałów

trwałych, tj. odpornych na warunki atmosferyczne, dzięki czemu

zapewniona zostanie czytelność informacji oraz wysoki poziom

estetyczny tablicy, co najmniej w okresie trwałości projektu, tj. 5 lat

od zakończenia realizacji projektu (3 lata w przypadku małych i

średnich przedsiębiorstw).

• Nie ma obowiązku usunięcia tablicy po upływie ww. terminów.

• Zalecane wymiary tablicy pamiątkowej wynoszą 1 m (szerokość) x

0,7 m (wysokość).

• Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów

tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem

zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Umieszczanie tablic informacyjnych i

pamiątkowych

• Tablice informacyjne i pamiątkowe należy umieszczać w

miejscach najbardziej widocznych, zapewniających dostęp

jak największej liczbie osób oraz umożliwiających

swobodne zapoznanie się z jej treścią.

• Umiejscowienie tablicy nie może zagrażać

bezpieczeństwu osób zapoznających się z jej treścią.

• Do najbardziej widocznych miejsc należy zaliczyć m.in.

bramy wjazdowe, wejścia do budynków, hole budynków,

parkingi, stacje kolejowe (w pobliżu głównego budynku

dworca lub w budynku dworca).



90

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tablica pamiątkowa


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tabliczki i naklejki informacyjne

• Dla oznakowania środków trwałych m.in. maszyn i urządzeń, pojazdów,

aparatury, wyposażenia biurowego, sprzętu komputerowego zakupionych

dzięki wsparciu ze środków Unii Europejskiej stosuje się oznaczenie w

postaci tabliczek lub naklejek informacyjnych.

• Tabliczki/naklejki informacyjne stosuje się również w przypadku wartości

niematerialnych i prawnych np. oprogramowanie, umieszczając je w

widocznym miejscu na sprzęcie, w którym dane oprogramowanie zostało

zainstalowane.

• Ponadto tabliczki/naklejki informacyjne mogą być wykorzystane do

oznaczenia współfinansowania stanowisk pracy w ramach POIiŚ.

• W bezpośrednim, stałym (o ile istnieje) miejscu pracy osób zamieszcza się

informację w formie tabliczki np. przed pokojem, w którym dana osoba

wykonuje obowiązki.



91

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Zalecane wymiary naklejki informacyjnej wynoszą 7 cm (szerokość) x 5 cm

(wysokość).

• Na naklejkach należy stosować oznaczenie w wariancie podstawowym.

• Jeżeli wielkość zakupionej rzeczy na to nie pozwala, na naklejkach należy

stosować wariant minimalny.

• W przypadku tabliczek zalecane wymiary wynoszą 20 cm (szerokość) x 15

cm (wysokość).

• Na tabliczkach należy stosować oznaczenie właściwe dla wariantu

podstawowego.

• Dopuszcza się możliwość zmniejszania lub zwiększania wymiarów naklejki i

tabliczki z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania

wszystkich proporcji oryginalnych wzorów.


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Przedmioty, na których nie ma możliwości zamieszczenia czytelnych

logotypów i informacji o współfinansowaniu, można oznaczyć przez

zamieszczenie logotypów i informacji na opakowaniu sprzętu.

• Naklejki informacyjne stosuje się przede wszystkim dla oznaczenia sprzętu

o małych gabarytach m.in. komputerów, drukarek, kserokopiarek, tabliczek

na drzwi.

• Naklejka powinna być umieszczona bezpośrednio na danym przedmiocie,

jednakże w taki sposób, aby nie utracić gwarancji lub rękojmi i nie zniszczyć

przedmiotu.

• W ramach oznaczania sprzętu możliwe jest wykorzystywanie naklejek

papierowych, na folii samoprzylepnej, adhezyjnej, a także tabliczek

plastikowych, metalowych, graweru itp.



92

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Naklejka


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Tabliczka informacyjna



93

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Oznaczanie dokumentów

• Oznaczeniu stosownymi znakami i opcjonalnie informacją o

współfinansowaniu podlegają dokumenty dotyczące realizacji projektu po

podpisaniu przez beneficjenta umowy o dofinansowanie, za wyjątkiem

wewnętrznych dokumentów, które nie będą przedstawiane innym

podmiotom.

• Oznaczeniu podlega tylko pierwsza strona dokumentu.

• Dokumenty powinny być oznaczone wszystkimi obowiązkowymi elementami

wariantu podstawowego, (tj. emblematem Unii Europejskiej, odwołaniem

słownym do Unii Europejskiej, odwołaniem słownym do Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności, logo POIiŚ,

(opcjonalnie - hasłem promocyjnym).

• W przypadku korespondencji papierowej (na papierze firmowym)

obowiązuje wariant minimalny oznaczania.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Oznaczeniu podlegają w szczególności:

• korespondencja prowadzona w sprawie projektu ze wszystkimi

podmiotami oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie POIiŚ

(zarówno papierowa jak i elektroniczna),

• opisy stanowisk pracy lub umowy cywilno-prawne na świadczenie

usług (np. doradztwa),

• umowy z wykonawcami,

• dokumentacja przetargowa tj. specyfikacja istotnych warunków

zamówienia,

• ogłoszenia o wyborze wykonawcy w ramach projektu umieszczane w

siedzibie i/lub na stronach internetowych zamawiającego,

• certyfikaty i zaświadczenia.



94

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Oznaczanie dokumentów

• Dokumenty finansowe – faktury, rachunki i inne

dokumenty finansowo-księgowe nie podlegają oznaczaniu.

• Wszelkie wymogi odnoszące się do oznaczania

dokumentów dotyczą sytuacji, w których oznaczenie jest

wykonalne technicznie.

• W przypadku dokumentów mających charakter gotowych

formularzy, wzorów, w których treść instytucja/podmiot nie

ma możliwości ingerencji (np. druki samokopiujące, druki

faktur/rachunków, itp.) lub gdy dokumenty wystawiają

zewnętrzne podmioty, oznaczanie nie jest wymagane.


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Najchętniej stosowane dotychczas narzędzia promocyjne przez beneficjentów Funduszy Europejskich

- inauguracja rozpoczęcia realizacji projektu/poszczególnego

etapu/festyn promujący projekt,

- konferencja prasowa,

- materiały promocyjne (gadżety) związane z projektem,

- informacja prasowa i telewizyjna dot. projektu,

- stosowanie tablic informacyjnych i pamiątkowych,

- ulotki informacyjne o projekcie,

- strony internetowe dot. projektu.



95

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków

w ramach POIiŚ

„Wydatki poniesione przez beneficjentów na działania informacyjno-promocyjne zgodne ze szczegółowymi zasadami wypełniania obowiązków informacyjnych, które zostaną określone przez Instytucję Zarządzającą, uwzględnione w budżecie projektu wskazanym w umowie o dofinansowanie, będą mogły być uznane za kwalifikowane”

(Podrozdział 6.6 - Działania informacyjne i promocyjne)


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Kontrola i audyt

Wybrane instytucje uprawnione do kontroli:

• Europejski Trybunał Obrachunkowy

• Komisja Europejska

• Zewnętrzne firmy audytorskie wybrane przez KE

• European Anti-Fraud Office- Europejskie Biuro ds.

Przeciwdziałania Oszustwom Finansowym (OLAF)

• Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego)

• Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Pośrednicząca 2 stopnia

(Instytucja Wdrażająca)

• Ministerstwo Finansów

• Najwyższa Izba Kontroli

• Urzędy Kontroli Skarbowej



96

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Kontrola i audyt

Główne obszary kontroli:

• Legalność (prawo krajowe i wspólnotowe)

• Prawidłowość pod względem księgowym

• Zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym

• Zgodność z decyzją o dofinansowaniu oraz wszystkim

warunkami dotyczącym i jej przeznaczenia, wykorzystania i

zakładanych celów

• Faktyczność poniesienia wydatków

• Kwalifikowalność wydatków

• Promocja i informacja

• Polityki wspólnotowe


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Najczęstsze nieprawidłowości

• Niewłaściwe prowadzenie rachunkowości

• Ponoszenie ze środków UE kosztów niekwalifikowanych

• Niewłaściwe/niewystarczające dokumentowanie wydatków

• Niewłaściwy wybór wykonawców (PZP)

• Ponoszenie kosztów

– przed/po okresie kwalifikowalności wydatków

– przed uzyskaniem zgody na wprowadzenie zmian do

projektu

• Nieprzestrzeganie zasad informacji i promocji



97

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Refundacja wydatków poniesionych niezgodnie z przepisami

dotyczącymi zamówień publicznych:

– Nieprawidłowe ogłoszenie (brak ogłoszenia w DZ.U.UE.,

brak informacji o współfinansowaniu z UE, różne ogłoszenia

w prasie/UZP/siedzibie zamawiającego)

– Niewłaściwy wybór trybu (niekonkurencyjny),

– Aneksowanie umowy niezgodnie z ustawą Pzp,

– Nieuprawnione dzielenie zamówienia na kilka mniejszych w

celu ominięcia progu lub niektórych przepisów ustawy Pzp,



EUROPEJSKI FUNDUSZ



– Zawarcie umowy bez posiadanego pozwolenia na budowę i

opracowanej dokumentacji projektowej,

– Udzielenie zamówienia bez stosowania ustawy Pzp,

pomimo że Beneficjent był do tego zobowiązany,

– Nierówne traktowanie wykonawców,

– Niedozwolona zmiana w SIWZ w trakcie postępowania



98

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Refundacja wydatków na podstawie fałszywych dokumentów

lub nieprawdziwych oświadczeń potwierdzających

zrealizowanie działań/dostaw/ usług/robót dot. m.in.:

– protokołów odbioru robót/ dostaw/usług,

– faktur,

– potwierdzeń zapłaty (KW/KP),

– potwierdzeń dokonania przelewu,

– oświadczeń,

– ewidencji czasu pracy,

– ewidencji magazynowej,

– ofert, wycen, kosztorysów


EUROPEJSKI FUNDUSZ



• Przedkładanie do refundacji kopii faktur, których oryginały

„zaginęły”;

• Opisy na oryginałach faktur nie są zgodne z opisami na

kopiach faktur przedkładanych przez Beneficjenta wraz z

wnioskiem o płatność lub na oryginałach faktur brak opisów

które widnieją na kopii;

• Posługiwanie się fakturami wystawionymi przez nieuprawnione

lub nieistniejące podmioty;



99

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Metody wykrycia nieprawidłowości

189

wstępne

czynności

sprawdzające

28%

kontrola na

miejscu

36%

kontrola

dokumentów

23%

kontrola ex-post

3%

kontrola

skarbowa

4%

inne

6%


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Katalog sankcji

Nie osiągnięcie celu i założonych wskaźników grozi:

• Rozwiązaniem umowy

• Zwrotem całości lub części dofinansowania wraz z

odsetkami jak za zaległości podatkowe

• Wstrzymaniem dofinansowania

• Zatrzymaniem płatności końcowej

• Karą 3 letniego zakazu korzystania ze środków publicznych

(nie dotyczy jst)

• Odpowiedzialnością karną



100

………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………..


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Rozwiązanie umowy

• W praktyce nie grozi gdy beneficjent i IW współpracują ze

sobą, ufają sobie wzajemnie i rozumieją, że „jadą na

jednym wózku”


EUROPEJSKI FUNDUSZ


Dziękuję i życzę powodzenia


zarządzanie projektami dla pełnomocników ds. realizacji...

Documents