zarządzanie finansami w projekcie
TRANSCRIPT
www.frse.org.pl
Zarządzanie finansami w projekcie
Polsko-Ukraińska Rada Wymiany MłodzieżyKONKURS 2016
www.frse.org.pl
SPIS TREŚCI
1. Kwalifikowalność kosztów
2. Kategorie budżetowe w projekcie
3. Przewalutowanie kosztów
4. Typy kontroli finansowej projektów
www.frse.org.pl
KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW• muszą być rzeczywiście poniesione;
• wytworzone i wykorzystane w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie
finansowej;
• poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji;
• poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na
ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył;
• racjonalne i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności
i efektywności;
• poddawać się identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zewidencjonowane w systemie
księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• określone w szacunkowym budżecie;
• przypisane i rozliczone w ramach jednej kategorii budżetowej.
www.frse.org.pl
Koszty nieuprawnione• zwroty z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;
• zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;
• rezerwy na pokrycie strat lub spłatę zadłużenia;
• należne odsetki;
• straty wynikające z różnic kursowych;
• koszty przelewów z rachunków FRSE naliczane przez bank beneficjenta;
• koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na realizację którego
otrzymano dotację finansową;
• wkłady niepieniężne od osób trzecich;
• nadmierne lub nieuzasadnione wydatki;
• podlegający odliczeniu podatek VAT.
www.frse.org.pl
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIEdzielimy na:
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtowe
Kosztyprzygotowań
działań
Kosztyzakwaterowaniai
wyżywieniaKosztydziałań
Wizytaprzygotowawcza(kosztydziałań
wizytyprzygotowawczej)
www.frse.org.pl
Koszty rzeczywiste
Koszty podróży Kosztyupowszechniania Koszty specjalne
Koszty projektówpromocyjno-informacyjnych
Wizytaprzygotowawcza(koszty podróży)
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweKoszty przygotowań działań
Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 10% sumy kosztów naliczonych w ramach
przyznanej kwoty na koszty zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań
Każdy z krajów może wykazać maksymalnie po 5% wyżej wymienionych kosztów. Nie ma
możliwości dokonywania przesunięć tych środków pomiędzy krajami
Kwoty przeznaczone dla organizacji partnerskiej beneficjent powinien bezwzględnie
przekazać organizacji partnerskiej przed rozpoczęciem działań
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweKoszty przygotowań działań c.d.
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;
• dodatkowo w przypadku organizacji partnerskiej: dowód przekazania środków przez
beneficjenta. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane
w księgowości organizacji za pomocą:
a) umowy z partnerem;
b) wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej
przez organizację partnerską;
c) wyciągu bankowego lub potwierdzenia wypłaty z kasy (KW);
• w ramach raportu końcowego - potwierdzeniem poniesienia tych kosztów będzie zaakceptowany
opis działań przygotowawczych zamieszczony w raporcie.
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweKoszty wyżywienia i zakwaterowania
Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania
(przelicznik noclegowy):
• wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień;
• wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień.
Koszty poniesione wyłącznie na zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników i opiekunów
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;
• w ramach raportu końcowego - listy obecności dla obu grup (zawierające imię i nazwisko
uczestnika/opiekuna, e-mail, miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweKoszty działań
Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni
działania (przelicznik noclegowy):
• wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 20 EUR na osobę na dzień;
• wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 15 EUR na osobę na dzień.
Koszty działań obejmują wszelkie koszty wynikające z przedstawionego i realizowanego
harmonogramu projektu, służące realizacji zaplanowanych działań np. materiały, warsztaty, transport
lokalny itp.
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweKoszty działań c.d.
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;
• w ramach raportu końcowego:
a) listy obecności dla obu grup (zawierające imię, nazwisko i adres e-mail
uczestnika/opiekuna, podpis uczestnika, miejsce oraz daty realizacji działania);
b) zaakceptowany opis działań zamieszczony w raporcie końcowym.
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweWizyta przygotowawcza (koszty działań)
Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni
działania (dni roboczych):
• wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień;
• wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień.
Koszty związane z organizacją wizyty przygotowawczej, w tym koszty zakwaterowania i
wyżywienia oraz inne koszty niezbędne do jej realizacji
www.frse.org.pl
Koszty ryczałtoweWizyta przygotowawcza (koszty działań) c.d.
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;
• w ramach raportu końcowego - lista obecności uczestników (zawierająca imię i nazwisko
uczestnika/opiekuna, e-mail, miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).
www.frse.org.pl
Koszty rzeczywisteKoszty podróży oraz
Wizyta przygotowawcza (koszty podróży)Koszty podróży rozliczane są do wysokości nie większej niż kwota przyznana na ten cel w umowie
finansowej
Koszty podróży pokrywają koszty najtańszego transportu liniowego/prywatnego, gwarantującego
bezpieczeństwo przejazdu
Dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztów podróży dla transportu:
• liniowego (pociąg, autobus, bus za okazaniem biletu, samolot) jest faktura/rachunek lub bilet
wystawiony dla uczestnika projektu, wraz z widoczną ceną i datą podróży;
• wynajętego (autokar, bus itp.) jest faktura/rachunek – opis usługi powinien zawierać trasę oraz daty
przejazdu.
www.frse.org.pl
Koszty rzeczywisteKoszty upowszechniania
Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 15% sumy kosztów naliczonych w
ramach przyznanej kwoty na koszty przygotowania, zakwaterowania i wyżywienia oraz
kosztów działań
Koszty służące upowszechnianiu rezultatów, które zostały wypracowane przez uczestników.
W tych kosztach nie można zawrzeć kosztów promujących projekt, tylko jego rezultaty
www.frse.org.pl
Koszty rzeczywisteKoszty upowszechniania c.d.
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty;
• w ramach raportu końcowego:
a) zaakceptowany opis działań upowszechniających zamieszczony w raporcie końcowym;
b) udokumentowane produkty, w przypadku wydarzeń upowszechniających dokumentacja
fotograficzna i lista uczestników poświadczająca realizację działania.
www.frse.org.pl
Koszty rzeczywisteKoszty specjalne
Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 100 EUR na osobę
Koszty specjalne związane są z uczestnictwem w projekcie osób z mniejszymi szansami. Koszty
muszą wynikać z potrzeb tej grupy i ich celem jest zapewnienie komfortu pracy uczestników. W
ramach tej kategorii pokrywane są również koszty uzyskania wiz
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty;
• do raportu końcowego – szczegółowy opis rodzaju poniesionych kosztów.
www.frse.org.pl
Koszty rzeczywisteKoszty projektów promocyjno-
informacyjnychDofinansowanie projektów promocyjno-informacyjnych wynosi maksymalnie do 1300 EUR
Koszty dedykowane są tylko projektom informacyjno-promocyjnym i służą do realizacji celów stricte
promocyjno-informacyjnych, np. wydania publikacji, organizacji wystawy, realizacji filmu, czy organizacji
spotkań promocyjnych
Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:
• faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty;
• w ramach raportu końcowego:
a) zaakceptowany opis działań promocyjno-informacyjnych;
b) produkty wykonane w ramach tych kosztów.
www.frse.org.pl
Przewalutowanie kosztówBudżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu
Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN.
Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN i EUR.
Wszelkie koszty udokumentowane dowodami wystawionymi w walutach innych niż PLN należy
przeliczyć na PLN, stosując średni kurs NBP z dnia podpisania umowy finansowej przez ostatnią
z dwóch jej stron (FRSE)
Uwaga Dotyczy to również dowodów wystawionych w walucie EUR. Pokrycie
ewentualnych różnic kursowych leży po stronie beneficjentów i nie stanowi kosztu projektu
1Euro=4,4261PLN
www.frse.org.pl
Typy kontroli finansowej projektów
Kontrola w siedzibie beneficjenta, w
czasie realizacji projektu
Analiza raportu końcowego
www.frse.org.pl
Analiza raportu końcowego
KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu
KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów
CELKONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej
OBSZARKONTROLI Część finansowa raportu końcowego
MIEJSCEPRZEPROWADZENIA
KONTROLISiedziba FRSE
www.frse.org.pl
Kontrola w siedzibie beneficjenta, w czasie realizacji projektu
KIEDY W trakcie realizacji projektu
KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów
CELKONTROLI Weryfikacja realności i kwalifikowalności wszystkich działań
OBSZARKONTROLI Kontrola dokumentacji projektu
MIEJSCEPRZEPROWADZENIA
KONTROLISiedziba beneficjenta
www.frse.org.pl
Należy pamiętać, że FRSE ma prawo, przeprowadzić:
kontrolę SPECJALNĄ – dodatkową, z uwagi nazauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.
www.frse.org.pl
Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania
projektów w ramach Polsko-Ukraińskiej Rady Wymiany Młodzieży
nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa
krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości
czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej;
zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy
sporządzaniu raportów końcowych
www.frse.org.pl
KONTAKT
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacjiul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawatel.: 22 4631 000
Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich:
Marcin Żółcik tel. 22 4631 141, [email protected]
www.frse.org.pl
Dziękuje za uwagę!