Zakonski okviri digitalne transformacije

– što s izvornicima ulaznih i izlaznih

računa?

Ivica Metlikovec

Mikrocop d.o.o.

Ivica Metlikovec, Mikrocop

Treba li račune čuvati na papiru ?

„FIZIČKI ARHIV”

d.o.o.

Objektivno…

original je ipak original !

„DIGITALNI ARHIV”

d.o.o.

Objektivno....danas je papir nepotreban.

Ako je jedini alat kojim raspolažete ČEKIĆ…

…tada ste skloni svaki problem pretvarati u ČAVAO.

Mikrocop fizički arhiv

Mikrocop digitalna platforma

Cijeli niz

ogromnih prednosti…. ali….

ULAZNI DOKUMENTI

• Smijemo li uništiti ulazni račun nakon skeniranja?

o ( a bio je podloga za odbijanje PDV-a)?

• Kako arhivirati ulazni e-račun?

IZLAZNI DOKUMENTI

• Moramo li svoj primjerak izlaznog računa (poslanog na

papiru) obavezno arhivirati na papiru?

• Kako arhivirati svoj primjerak izlaznog e-računa?

Postojeći zakoni:

• Zakon o računovodstvu

• Opći porezni zakon

• Zakon o PDVu

– Pravilnik o PDVu

• Gdje piše da se traži isključivo papir?

ZORČlanak 8.

• „Knjigovodstvena isprava je svaki interno ili eksterno sastavljen

pisani dokument ili elektronički zapis (IM) o poslovnom događaju, te

isti čini osnovu za unos podataka o poslovnom događaju u poslovne

knjige.”

• Članak 9

• St. 3 „Vjerodostojna knjigovodstvena isprava pisana je isprava,

elektronički zapis ili zapis knjigovodstvene pisane isprave ili

elektroničkog zapisa na nositelju mikrografske obrade čiji sadržaj

samostalno ili povezan sa sadržajem drugih vjerodostojnih

knjigovodstvenih isprava navedenih u toj ispravi, točno, jasno i

potpuno odražava činjenično stanje…..”

• St. 4 Knjigovodstvena isprava je uredna kada se iz nje nedvosmisleno

može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni

sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne

promjene povodom koje je sastavljena.

ZOR

Čuvanje knjigovodstvenih isprava

• Članak 10:

Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni

pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa

ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.

Zakon o računovodstvu traži izvornik za:

• godišnje financijske izvještaje,

• revizorsko izvješće,

• godišnje izvješće,

• „…pripadajuće revizorsko izvješće …”

U kojim sve situacijama se račun pojavljuje ?

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

?

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

?

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

ZOR:

čl. 8.

Zakon o računovodstvu čl. 8:

„Knjigovodstvena isprava koja je sastavljena u jednom

primjerku …

… može se otpremiti ako su podaci iz takve isprave

stalno dostupni.”

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

ZOR:

čl. 8.

Zakon o PDVu:

Čl. 82. st.2

st.6 OK

Zakon o PDV-u čl. 82.

st.2

„Računi se mogu čuvati u papirnatom ili elektroničkom

obliku.”

st. 6

„Porezni obveznik koji

izdane ili primljene račune (op.a.)

pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se

jamči online pristup podacima mora na zahtjev

omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa,

preuzimanja i korištenja tih računa.”

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

ZOR:

čl. 8.

Zakon o PDVu:

Čl. 82. st.2

st.6

ZOR:

čl.10 st. 1,

st. 4,

OK

OK

Zakon o računovodstvu čl. 10

st.1

„Knjigovodstvene isprave čuvaju se

kao izvorni pisani dokument,

na nositelju elektroničkog zapisa

ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade«.

st. 4

„Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave (op.a.) pohranjuje

pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup

podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor

pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih

isprava.”

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

ZOR:

čl. 8. Zakon o PDVu:

Čl. 82. st.2

st.6

ZOR:

čl.10 st. 1,

st. 4,

e-račun

Pravilnik o PDVu:

Čl 161 st. 7

OK

OK

OK

Pravilnik o PDVu čl. 161 st. 7

• „Računi izrađeni u elektroničkom obliku, pomoću, na

primjer, računovodstvenog softvera ili softvera za

obradu riječi, poslani i zaprimljeni na papiru ne

smatraju se računima u elektroničkom obliku.

Međutim, računi izrađeni na papiru, skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom…

mogu se smatrati računima u elektroničkom obliku, ako zadovoljavaju uvjete ….”

ZOR:

čl. 8. st. 5

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

ZOR:

čl.10 st. 1,

st. 4,

Zakon o PDVu:

Čl. 82. st.2

st.6

e-računi

Godišnji trošak za 2.045 izlaznih računa

Papir toner i dr. 9.000,00 kn

Ispis, kuvertiranje...sati godišnje 17.973,39 kn

Kurirski posao 4.668,30 kn

Tajnički posao 4.668,30 kn

Poštarina 9.360,00 kn

Kuverte - zanemarivo

Sveukupno 45.669,99 kn

22,33 Kn/rač

Ušteda u otpremi računa (za pošiljatelja):

Vjerodostojno arhiviranje

e-računa

Račun

Poslan/Primljen

Arhiviran Status

PAPIR 100 % OKPAPIR

100 % OKDIGITALNO DIGITALNO

ZOR:

čl. 8. st. 5

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

?

Račun

(papir)

1

2

3

Dva (od ukupno tri) oblika računa

MORAJU biti arhivirana digitalnoa treći smije biti arhiviran dig.

Zakon o PDVu:

Čl. 82. st.2

st.6

ZOR:

čl.10 st. 1,

st. 4,

Arhivirano digitalno…

…ali tako da traje 11 g.

Arhivirano digitalno…

• …ali tako da traje 11 g.

POŠILJATELJ PRIMATELJ

Račun

(papir)

Račun

(papir)

Unos podataka

skeniranje

skeniranje

e-račun

vlastiti

primjerak

print

Račun

(papir)

ZOR:

čl. 8. Zakon o PDVu:

Čl. 82. st.2

st.6

ZOR:

čl.10 st. 1,

st. 4,

e-račun

Pravilnik o PDVu:

Čl 161 st. 7

OK OK

OK

OK

Dakle:

po HR zakonima

• knjigovodstvene isprave mogu se čuvati ili u

izvorniku ili u elektroničkom obliku,

• novi arhivski zakon

• original se može baciti

• tko još potvrđuje takvu interpretaciju zakona ?

o RRIF

o Ministarstvo financija – porezna uprava

MF - Porezna uprava

• Odgovor na Mikrocop upit (14.06.2016.)

• Poštovani,

• Izdavanje računa te čuvanje i pohrana

primljenih računa propisano je …..

• …iz navedenih odredbi proizlazi da se RAČUNI

- IZDANI ILI PRIMLJENI - mogu čuvati ili u

papirnatom ili u elektroničkom obliku, ALI pod

propisanim uvjetima.

saldo

„Mišljenja”

MF i RRIF

Godina „Može” „Ne može”

MF 2002 1

MF 2006 1

MF 2006 1

MF 2014 1

MF 2015 1

MF 2017 1

RRIF 1

„Saldo” 6 1

Povijest „Mišljenja….”

MF - Porezna uprava

Odgovor na Mikrocop upit (14.06.2016.)

Poštovani,

Izdavanje računa te čuvanje i pohrana primljenih računa

propisano je …..

• …iz navedenih odredbi proizlazi da se RAČUNI

- IZDANI ILI PRIMLJENI - mogu čuvati ili u

papirnatom ili u elektroničkom obliku, ALI pod

propisanim uvjetima.

Uvjeti vjerodostojnosti računa (Zakon o PDVu, Čl. 80)

• Vjerodostojnost podrijetla

• Cjelovitost sadržaja

• Čitljivost računa

od izdavanja do kraja pohrane

bilo papir bilo elektronički račun

Vjerodostojnost podrijetla

• „Vjerodostojnost podrijetla se osigurava na način da

se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja

računa” (ZoPDVu , čl. 80 st 4)

Cjelovitost sadržaja

• „… cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj

računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu

računa.” (ZoPDVu , čl. 80 st 4)

Čitljivost

• „Čitljivost računa znači da je račun takav da ga se

može pročitati te mora takav i ostati sve do kraja

razdoblja za pohranu računa”. (Pravilnik o PDVu, čl.

161 st.5)

Tri uvjeta (Zakon o PDVu, čl. 80)

• Vjerodostojnost podrijetla

• Cjelovitost sadržaja

• Čitljivost Korisnik sam bira kako osigurati vjerodostojnost i

cjelovitost:

• napredni elektronički potpis,

• EDI metoda

• bilo koja metoda poslovne kontrole koja

omogućuje povezivanje računa s isporukama

dobara i usluga.

Napredni el. potpis i/ili EDI nisu dovoljna potvrda i

čitljivosti. (Pravilnik o PDVu, čl. 161 st 5)

Osiguravanje sva tri uvjeta;

• Ako je skenirani dok. u OZBILJNOM sustavu –

• SMIJE SE UNIŠTITI ORIGINAL

• Mikrocop rješenje

• zadovoljava sva tri uvjeta

– unikatno iskustvo i tehnologija

– organizacijsko-proceduralne komponente

Unikatno iskustvo i tehnologija

Unikatno iskustvo i tehnologija

• Dugogodišnje iskustvo: oblak radi već 11 godina

• Prva usluga elektronske pohrane dokumenata u oblaku u regiji

• Kapaciteti skeniraja preko 165 milijuna dokumenata godišnje,

• Do sada obrađeno preko 1 milijarda stranica,

• Preko 300 stranaka

– preko 6.000 imenskih i više od 100.000 konačnih korisnika

• Pretraživanje iz 6 država u okruženju,

• Standardi ISO 9001 i ISO 27001.

• Certifikat SLO državnog arhiva (e-ARS 2014/AS002),

• Namjenski poslovni objekt u vlasništvu.

• Stabilnost 40 g.

Unikatno iskustvo i tehnologija

• Elektronički potpis - napredni elektronički potpis:

podrazumijeva certifikat treće strane,

• Certifikat ističe svake 2 do 5 godina =>

=> u 11 g. ga treba obnavljati 3 do 6 puta

• Predaja u Mikrocop arhivski sustav „zamrzava”

stanje s važećim certifikatom i dodaje se vremenski

žig

Organizacijsko - proceduralne

komponente

• U HR ne postoji postupak certificiranja el. arhiva,

• MCHR: 2013 s HD Arhivom razmijenjeno „Pismo

namjere” o certificiranju…

• Uskoro certificiranje i u HR?

Organizacijsko - proceduralne

komponente

• U HR (za sada) nema certifikata za dig. arhiv

• Internacionalni standardi, preporuke (ISO, Moreq…)

• Mikrocop arhiv ih ima

• Ali Mikrocop ima povrh toga:

– certifikat od Državnog arhiva SLO (akreditacija)

Mjesečna ušteda o na pretraživanju papira

49.378,60 minuta

822,98 sati

4,68 FTE

52.605,04 Kn ušteda

Opis Godišnje

Ukupno registratora 7.272,50 kom

Ukupno dužnih metara 727,25 d/m

Ukupno m2 121,21 m2

Ukupna GODIŠNJA UŠTEDA (8 € /m2/mj ) 87.271,20 Kn

Trgovački lanac (HR)

Broj ulaznih računa godišnje 13.500,00

Trajanje procesa odobravanja računa 10 dana

Ušteda vremena po fakturi (sati) 0,50

Ukupno godišnje (sati) 6.750,00

Ukupno godišnje (EUR) 85.909,09 €

Previše minuta mjesečno 485.546,41

Previše sati mjesečno 8.092,44

Previše FTE 45,98

Previše KN mjesečno 517.275,00 kn

Crna Gora

Moguće uštede – konkretni slučajevi

ZAKLJUČAK: smijemo li baciti originale ?

Zakon o računovodstvu, o PDVu i Pravilnik o PDVu,

• NE ZAHTIJEVAJU ČUVANJE ORIGINALA

– ako su zadovoljena tri uvjeta

• vjerodostojnost, cjelovitost i čitljivost.

• Uštede su očite i mjerljive (Mikrocop studija)

• Na HR tržištu postoji sustav koji na unikatan način

zadovoljava SVA TRI ZAKONSKA UVJETA

Hvala