ym - portal tata ruang dan...

0

ym

LAMPIRAN I : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR : 061/7083/SJ

TANGGAL : 30 Desember 2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang

mengamanatkan bahwa penyelenggaraan penataan ruang dilaksanakan secara hierarkis

dan komplementaris, mulai dari tingkat nasional hingga tingkat daerah. Untuk

mewujudkan hal tersebut, maka koordinasi lintas sektor, lintas wilayah, dan lintas

pemangku kepentingan dalam penyelenggaraan penataan ruang menjadi sangat penting.

Mengingat pentingnya masalah koordinasi, maka terkait dengan upaya peningkatan

kualitas penyelenggaraan penataan ruang daerah, Peraturan Menteri Dalam Negeri

(Permendagri) Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi Penataan Ruang

Daerah telah mengamanatkan pembentukan Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah

(BKPRD).

BKPRD merupakan badan yang bersifat ad hoc, dibentuk untuk mendukung

pelaksanaan Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2007 tentang Penataan Ruang di provinsi

dan kabupaten/kota. Badan ini mempunyai fungsi membantu pelaksanaan tugas

Gubernur dan Bupati/Walikota dalam koordinasi penataan ruang di daerah. Dengan kata

lain, keberadaan BKPRD sangat diperlukan untuk optimalisasi koordinasi

penyelenggaraan pemerintahan di bidang penataan ruang.

Namun demikian, dalam kurun waktu kurang lebih 5 (lima) tahun sejak

dikeluarkannya Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 hingga saat ini, berdasarkan laporan

daerah dan evaluasi yang dilakukan oleh Kementerian Dalam Negeri, BKPRD masih

sering dihadapkan pada persoalan kurang efektif dan efisiennya hubungan kerja antar

organ BKPRD. Hal ini disebabkan antara lain belum adanya standar dan tata kerja baku

yang secara rinci mengatur hubungan kerja tersebut. Akibatnya mekanisme kerja BKPRD

kurang berjalan optimal, yang diindikasikan dengan kurang cepatnya penanganan

konflik/masalah dan proses pengambilan keputusan. Di samping itu, beberapa fungsi

keorganisasian BKPRD dinilai kurang berjalan dengan optimal, seperti fungsi

dokumentasi, fungsi informasi, serta fungsi perencanaan.

Untuk itu dalam upaya meningkatkan kualitas dan efektivitas kinerja BKPRD dan

untuk memenuhi tuntutan akan peran dan fungsinya yang lebih besar, daerah perlu

didorong untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD.

Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar

Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

disebutkan bahwa SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai

proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. Untuk itulah Pedoman

Penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD ini disusun dengan harapan dapat dijadikan

sebagai panduan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan BKPRD masing-

masing.

1.1 Tujuan dan Sasaran

1.2.1 Tujuan

Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan

BKPRD ini ditujukan sebagai acuan bagi daerah dalam penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.

1.2.2 Sasaran

Sasaran dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kesekretariatan BKPRD ini adalah:

a. Tersedianya panduan/acuan bagi daerah dalam penyusunan SOP Kesekretariatan

BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota; dan

b. Tersusunnya SOP Kesekretariatan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota berupa

standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat

administratif dengan bentuk penuangan SOP berupa uraian dan diagram alur.

1.2 Ruang Lingkup

Ruang lingkup dari Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kesekretariatan BKPRD ini meliputi pengaturan tata kerja BKPRD, khususnya terkait

dengan fungsi administrasi dan pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan BKPRD serta

contoh penyusunan SOP.

BAB II

STRUKTUR ORGANISASI BKPRD

Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi

Penataan Ruang Daerah. Susunan keanggotaan BKPRD Provinsi terdiri atas:

a. Penanggung jawab : Gubernur dan Wakil Gubernur;

b. Ketua : Sekretaris Daerah Provinsi;

c. Sekretaris : Kepala Bappeda Provinsi;

d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan

kebutuhan dan kemampuan daerah.

Susunan keanggotaan BKPRD Kabupaten/Kota terdiri atas:

a. Penanggung jawab : Bupati dan Wakil Bupati/Walikota dan Wakil Walikota;

b. Ketua : Sekretaris Daerah Kabupaten/Kota;

c. Sekretaris : Kepala Bappeda Kabupaten/Kota;

d. Anggota : SKPD terkait penataan ruang yang disesuaikan dengan

kebutuhan dan kemampuan daerah.

Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, secara operasional BKPRD dibantu oleh:

a. Sekretariat BKPRD, yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada

Sekretaris BKPRD.

b. Kelompok Kerja (Pokja), yang terdiri dari:

(1) Pokja Perencanaan Tata Ruang

Kelompok Kerja Perencanaan Tata Ruang diketuai oleh Kepala Bidang pada

Bappeda yang membidangi penataan ruang.

(2) Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang

Kelompok Kerja pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang diketuai oleh

Kepala Bidang atau Kepala Sub Dinas pada Dinas yang membidangi penataan

ruang.

Dalam pelaksanaan tugasnya, kedua kelompok kerja ini bertanggung jawab kepada

Ketua BKPRD.

c. Untuk menangani penyelesaian masalah-masalah yang bersifat khusus, BKPRD

dapat menggunakan tenaga ahli yang diperlukan, serta dapat membentuk tim teknis

sesuai dengan kebutuhan daerah.

Adapun struktur organisasi BKPRD dapat dilihat pada Gambar 1.

Keterangan: : Garis komando dan tanggung jawab

: Garis koordinasi

Pokja I : Pokja Perencanaan Tata Ruang

Pokja II : Pokja Pemanfaatan dan Pengendalian Pemanfaatan Ruang

Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD

KETUA BKPRD

SEKRETARIS

PENANGGUNG JAWAB BKPRD

SEKRETARIAT

KETUA POKJA

I

WAKIL KETUA SEKRETARIS

POKJA

ANGGOTA

POKJA

ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA ANGGOTA

KETUA POKJA

II

WAKIL KETUA SEKRETARIS

POKJA

ANGGOTA

POKJA

BAB III

TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD

Tata kerja adalah cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil

guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal, sedangkan kesekretariatan

adalah segala pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan oleh sekretariat. Tata kerja

kesekretariatan BKPRD merupakan serangkaian petunjuk tertulis mengenai proses

penyelenggaraan tugas yang dilakukan oleh Sekretariat BKPRD.

Berdasarkan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman Koordinasi

Penataan Ruang Daerah disebutkan bahwa Sekretariat BKPRD secara umum

mempunyai tugas sebagai berikut:

a. menyiapkan bahan dalam rangka kelancaran tugas BKPRD;

b. menyusun jadwal dan agenda kerja BKPRD;

c. melakukan fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD;

d. mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD;

e. mengolah data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD;

f. menyiapkan dan mengembangkan informasi tata ruang;

g. menyiapkan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang; dan

h. menerima pengaduan dari masyarakat berkaitan dengan terjadinya pelanggaran

dalam penyelenggaraan penataan ruang.

Terkait dengan pelaksanaan tugas sekretariat sebagaimana tersebut di atas,

terdapat norma dan/atau prosedur yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan tugas

tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien yaitu naskah dinas dan tata persuratan;

forum-forum pertemuan; penyusunan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang

daerah; dokumentasi dan informasi.

3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan

Pemahaman seluruh anggota sekretariat terhadap Naskah Dinas dan Tata

Persuratan sangat diperlukan untuk mendukung efektifitas pelaksanaan tugas-tugas

sekretariat.

3.1.1. Naskah Dinas

Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan

yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam

rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Naskah dinas dalam lingkup BKPRD terdiri dari:

1. Surat masuk, surat keluar, dan surat internal BKPRD

a. Surat masuk: surat yang dikirimkan para pemangku kepentingan (stakeholder) di

luar struktur organisasi BKPRD kepada pihak-pihak yang termasuk dalam

struktur organisasi BKPRD, dengan perihal yang berkaitan dengan koordinasi

penataan ruang daerah.

b. Surat keluar: surat yang dikirimkan oleh pihak yang termasuk dalam struktur

organisasi BKPRD ke semua pihak diluar struktur organisasi BKPRD dengan

perihal yang berkaitan erat dengan koordinasi penataan ruang.

c. Surat internal/surat dinas: surat yang dikirimkan oleh pihak-pihak yang termasuk

dalam struktur organisasi BKPRD kepada salah satu atau semua pihak yang

termasuk dalam struktur organisasi BKPRD.

2. Laporan BKPRD

Laporan BKPRD merupakan rekaman/kompilasi hasil pelaksanaan penataan ruang

daerah, yang disampaikan secara periodik dan berjenjang, dari Bupati/Walikota

kepada Gubernur, dan dari Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri. Secara rinci

mengenai laporan BKPRD akan diuraikan pada subbab 3.5.

3.1.2. Tata Cara Persuratan

Tujuan dari pengaturan tata cara persuratan adalah untuk mewujudkan tertib

administrasi persuratan dalam lingkup BKPRD sesuai dengan kaidah administrasi

persuratan yang berlaku.

Surat yang ditanggapi dan dianggap perlu untuk dibahas dalam forum/rapat

BKPRD merupakan surat yang substansinya memiliki dampak yang penting dan strategis

terhadap pencapaian tujuan penataan ruang, serta memiliki dampak besar dan penting

bagi daerah. Dalam hal surat yang disampaikan sudah sesuai dengan tujuan penataan

ruang daerah dan sesuai dengan kewenangan dari anggota BKPRD, maka sesuai

dengan asas subsidiarity (pengambilan keputusan dilakukan pada tingkatan terendah),

anggota BKPRD dimaksud dapat langsung menindaklanjuti.

Mekanisme dalam tata cara persuratan BKPRD adalah sebagai berikut:

a. Surat Masuk

Surat masuk ditindaklanjuti dengan proses sebagai berikut:

1) Surat masuk yang ditujukan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD

didisposisikan kepada Sekretaris BKPRD. Setelah memperoleh disposisi dari

Kepala Daerah atau Ketua BKPRD, Sekretaris menelaah surat dimaksud. Dalam

hal tanggapan atas surat dimaksud tidak dipandang perlu untuk dibahas melalui

proses pengambilan keputusan (forum/rapat BKPRD), maka Sekretaris Bappeda

SURAT MASUK

Menerima dan menelaah

substansi surat

Ya

Tidak Mendisposisikan surat kepada Pokja/anggota BKPRD sesuai

Pelaks. rapat

Mengagendakan rapat dan

menyiapkan surat undangan

Mendistribusikan surat

undangan kpd Pokja dan Anggota BKPRD

Disposisi

Tindak Lanjut

Arsip

Perlu Rapat

Pelaksanaan Tindak Lanjut

Perlu Rapat

Ya

Tidak

Pelaksanaan Rapat

KETUA

BKPRD

SEKRETARI

S BKPRD

POKJA

BKPRD

PENANGGU

NGJAWAB

BKPRD Disposisi

SURAT MASUK

Disposisi

mendistribusikan surat masuk kepada anggota BKPRD dan/atau Ketua Pokja

sesuai dengan keperluan/substansi surat dimaksud untuk diproses lebih lanjut.

2) Dalam hal tanggapan atas substansi surat sebagaimana dimaksud pada angka ‘1’

di atas dianggap perlu dibahas melalui proses pengambilan keputusan

(forum/rapat BKPRD), Sekretaris BKPRD mengagendakan forum pertemuan,

menyusun surat undangan, dan mendistribusikannya kepada anggota BKPRD

dengan tembusan Ketua BKPRD.

3) Dalam hal surat yang didisposisikan kepada pokja dianggap perlu dibahas pada

level Pokja, maka Ketua Pokja dapat melaksanakan rapat/pertemuan dan hasilnya

dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD.

Alur selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada

Penanggungjawab, Ketua, dan/atau Sekretaris BKPRD

ANGGOTA

BKPRD

SEKRETARIS

BKPRD

Menerima dan menelaah surat

SURAT MASUK

Tindak lanjut

Menerima dan menelaah surat

4) Dalam hal surat masuk hanya ditujukan kepada anggota BKPRD dan tidak

ditembuskan kepada Sekretaris BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud

meneruskan surat kepada Sekretaris BKPRD selambat-lambatnya 3 (tiga) hari

kerja terhitung dari tanggal diterimanya surat. Guna menanggapi surat masuk

tersebut, anggota BKPRD yang bersangkutan dapat melakukan langkah-langkah,

sebagai berikut:

(a) Apabila substansi surat memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap

pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam

forum/rapat BKPRD, anggota BKPRD dapat menyampaikan permohonan

kepada Sekretaris BKPRD untuk mengagendakan pelaksanaan forum/rapat

BKPRD guna membahas substansi atas surat dimaksud.

(b) Apabila substansi surat tidak memiliki dampak yang penting dan strategis

terhadap pencapaian tujuan penataan ruang dan telah sesuai dengan

kewenangan dari anggota BKPRD, maka anggota BKPRD dimaksud dapat

langsung menyusun surat tanggapan dengan tembusan kepada Ketua dan

Sekretaris BKPRD.

Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada anggota BKPRD dapat dilihat

pada Gambar 3.

Keterangan:

: menyampaikan permohonan kepada Sekretaris BKPRD untuk

mengagendakan forum/rapat BKPRD

: surat langsung ditanggapi oleh Anggota BKPRD

Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD

Tindak Lanjut

a

b

a

b

b. Surat keluar

1) Surat keluar yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku Ketua BKPRD

ditembuskan kepada Penanggungjawab BKPRD dan anggota BKPRD terkait

dengan menggunakan kop pemerintah daerah, dengan mencantumkan jabatan

struktural dan kedudukan pengirim surat dalam BKPRD yang muatannya terkait

dengan rekomendasi penyelenggaraan penataan ruang.

2) Surat keluar yang ditandatangani oleh anggota BKPRD ditembuskan kepada

Ketua BKPRD dan Sekretaris BKPRD dengan menggunakan Kop SKPD/Dinas

yang muatannya terkait dengan tugas dan fungsi SKPD.

3) Dalam hal surat keluar ditandatangani oleh Kepala Bappeda atas nama Ketua

BKPRD, menggunakan Kop Bappeda.

Alur surat keluar dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar

c. Surat Internal

Surat internal merupakan surat yang berasal dari anggota BKPRD yang ditujukan

kepada anggota BKPRD lainnya. Surat internal menggunakan kop surat masing-

masing instansi dengan mencantumkan jabatan struktural dan kedudukan pengirim

surat dalam BKPRD, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua BKPRD.

d. Pengarsipan

Semua surat masuk dan surat keluar BKPRD diarsip oleh Sekretariat BKPRD dan

anggota BKPRD yang menerima/terkait dalam bentuk hardcopy dan softcopy.

3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat

Penyampaian pengaduan masyarakat merupakan salah satu bentuk pelaksanaan

peran masyarakat, sebagaimana tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 68

Tahun 2010 tentang Bentuk dan Tata Cara Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang.

ATAU

KETUA BKPRD PIHAK YANG DITUJU

BKPRD tembusan kepada Penanggung Jawab BKPRD

Arsip

ANGGOTA BKPRD Arsip PIHAK YANG DITUJU

BKPRD tembusan kepada Ketua BKPRD

dan Sekretaris BKPRD

Lingkup masyarakat yang dimaksud adalah orang perseorangan, kelompok orang

termasuk masyarakat adat, korporasi, dan/atau pemangku kepentingan non pemerintah

lain dalam penataan ruang.

Adapun bentuk penyampaian pengaduan dapat dilakukan melalui media

komunikasi dan pengaduan secara langsung. Media komunikasi yang dapat digunakan

terdiri dari media cetak (antara lain: surat kabar, tabloid, majalah, selebaran, brosur, dan

pamflet), media elektronik (antara lain: siaran radio, siaran televisi, dan website), dan

media komunikasi lainnya (antara lain: sms, hotline, kotak pos).

Penyampaian pengaduan secara langsung dapat dilakukan oleh masyarakat

dengan datang secara langsung dan menyampaikan pengaduan kepada unsur BKPRD.

Pengaduan masyarakat yang perlu mendapat tanggapan/ditindaklanjuti adalah

pengaduan yang disampaikan dengan dilengkapi identitas diri yang jelas, dan disertai

dengan bukti-bukti, baik berupa berkas (hardcopy), maupun softcopy yang dapat

dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Pengaduan masyarakat secara langsung, ditangani dengan mekanisme sebagai

berikut:

a. Pengaduan kepada Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD, ditanggapi secara

langsung oleh Kepala Daerah dan/atau Ketua BKPRD. Sekretaris BKPRD mencatat/

mendokumentasikan pengaduan tersebut dalam bentuk Notulensi dan/atau Berita

Acara, beserta dengan bukti-bukti pendukungnya.

b. Pengaduan kepada SKPD atau anggota BKPRD, ditanggapi secara langsung oleh

anggota BKPRD yang bersangkutan serta dicatat/didokumentasikan beserta dengan

bukti-bukti pendukungnya.

c. Dalam hal pengaduan memiliki dampak yang penting dan strategis terhadap

pencapaian tujuan penataan ruang sehingga dianggap perlu disepakati dalam

forum/rapat BKPRD, hasil dokumentasi pengaduan beserta bukti pendukung

sebagaimana dimaksud pada huruf ‘a’ dan b’ di atas, dikelola oleh Sekretaris BKPRD

sebagai bahan pembahasan dalam rapat rutin atau rapat mendesak BKPRD.

Adapun pengaduan masyarakat yang disampaikan melalui surat, penanganannya

sama dengan tata cara penanganan surat masuk pada subbab 3.1.2 huruf ‘a’. Alur

penanganan pengaduan masyarakat dapat dilihat pada Gambar 5.

KEPALA

DAERAH

KETUA

BKPRD

SEKRETARIS

BKPRD

POKJA/

ANGGOTA

BKPRD

3.3. Forum Pertemuan

Dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi koordinasi, BKPRD memerlukan

pertemuan-pertemuan sebagai forum untuk pengambilan keputusan, antara lain berupa:

a) Rapat Rutin; b) Rapat Khusus; dan c) Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.

3.3.1. Rapat Rutin BKPRD

Rapat Rutin adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris

BKPRD dan dihadiri oleh unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD,

Ketua dan anggota Pokja, dan Kepala Sekretariat BKPRD. Rapat Rutin dilaksanakan

minimal satu kali dalam 3 (tiga) bulan, untuk menghasilkan rekomendasi alternatif

kebijakan penataan ruang.

Pengaduan Masuk

Perlu

rapat

Arsip /dok Laporan

Pengaduan

Masuk

Menanggapi

Menanggapi Perlu

rapat

Arsip /dok

Disposisi

Ya

Tidak

Disposisi

Tidak

Ya

Menerima & Menelaah

Mengelola

Rapat

Menyiapkan surat tanggapan

Laporan

Laporan

Pengaduan Masuk

Perlu

rapat

Arsip /dok

Tidak

Ya Laporan

Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat

Menanggapi

Mekanisme pelaksanaan rapat rutin adalah sebagai berikut:

a. Menentukan agenda yang akan dibahas, antara lain:

1) Penyusunan program dan kegiatan;

2) Percepatan pencapaian target;

3) Implementasi pemanfaatan dan penegakan pengendalian pemanfaatan ruang;

4) Penanganan permasalahan penataan ruang;

5) Evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan; dan

b. Bahan rapat disiapkan oleh Sekretaris BKPRD. Bahan rapat harus tersedia paling

lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum penyelenggaraan rapat untuk digandakan dan

didistribusikan bersama undangan rapat.

c. Sekretaris BKPRD menyiapkan undangan paling lambat 6 (enam) hari kerja sebelum

hari pelaksanaan rapat.

d. Undangan ditandatangani oleh Ketua BKPRD. Apabila ketua BKPRD tidak ada di

tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris BKPRD

dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.

e. Undangan dan bahan rapat didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD paling lambat

3 (tiga) hari kerja sebelum hari pelaksanaan rapat.

f. Seluruh anggota BKPRD menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang

diagendakan untuk dibahas di dalam rapat.

g. Rapat dipimpin oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD.

h. Rapat rutin menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat

pelaksanaan rapat.

i. Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD melalui Ketua BKPRD melaporkan hasil Rapat

kepada Penanggung Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah

pelaksanaan Rapat.

j. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat BKPRD kepada seluruh

anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk menindaklanjuti

hasil Rapat sesuai dengan tugas dan fungsinya. Surat penyampaian hasil Rapat

diterbitkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat.

k. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD.

Alur pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD

Secara lebih rinci mengenai uraian prosedur, pelaksana, persyaratan, waktu dan

output dari kegiatan Rapat Rutin BKPRD dituangkan dalam Contoh Matriks Alur Rapat

Rutin sebagaimana dimaksud dalam Lampiran II.

3.3.2. Rapat Khusus BKPRD

Rapat khusus adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua BKPRD dan dihadiri oleh

unsur-unsur BKPRD, yaitu Sekretaris BKPRD, Anggota BKPRD, Ketua dan anggota

Pokja, Kepala Sekretariat BKPRD, dan pihak-pihak luar yang terkait, guna membahas

permasalahan tertentu yang membutuhkan penyelesaian yang dipandang mendesak

untuk dilakukan penanganan. Rapat khusus dapat dilaksanakan atas permintaan SKPD

atau atas permintaan pihak-pihak diluar BKPRD kepada unsur BKPRD.

Tujuan pelaksanaan rapat khusus antara lain sebagai berikut:

a. Mengkaji permasalahan mendesak dan memerlukan penanganan cepat terkait dengan

penyelenggaraan penataan ruang;

b. Membahas materi penyelenggaraan penataan ruang dan isu-isu strategis penataan

ruang lain yang berada dalam lingkup tugas dan fungsi BKPRD.

Mekanisme pelaksanaan Rapat Khusus adalah sebagai berikut:

a. Bahan disiapkan dan digandakan oleh unsur SKPD pemrakarsa tanpa harus melalui

pembahasan pada Rapat Sekretariat BKPRD. Penggandaan bahan untuk Rapat

Khusus BKPRD dilakukan oleh SKPD pemrakarsa rapat sesuai dengan isu yang

akan dibahas.

b. Undangan untuk Rapat Khusus BKPRD disiapkan oleh Sekretariat BKPRD dan

ditandatangani oleh Ketua BKPRD atau Sekretaris BKPRD. Apabila ketua BKPRD

tidak ada di tempat, maka undangan tersebut dapat ditandatangani oleh Sekretaris

BKPRD dengan tembusan kepada Ketua BKPRD.

c. Undangan dan bahan Rapat Khusus BKPRD didistribusikan oleh Sekretariat BKPRD.

d. Seluruh peserta rapat menyiapkan bahan tanggapan terhadap isu yang diagendakan

untuk dibahas di dalam Rapat Khusus BKPRD.

e. Rapat Khusus BKPRD dipimpin oleh Ketua BKPRD.

f. Rapat khusus menghasilkan rumusan hasil rapat yang disusun bersama pada saat

pelaksanaan rapat.

g. Ketua BKPRD menyampaikan rumusan hasil Rapat Khusus kepada Penanggung

Jawab BKPRD paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan Rapat Khusus.

h. Ketua BKPRD menerbitkan surat penyampaian hasil Rapat Khusus BKPRD kepada

seluruh anggota BKPRD dan memerintahkan kepada SKPD terkait untuk

menindaklanjuti hasil Rapat Khusus sesuai dengan tupoksinya, yang dikoordinasikan

oleh Sekretaris BKPRD. Surat penyampaian hasil Rapat Khusus diterbitkan paling

lambat 3 (tiga) hari kerja setelah diterimanya hasil Rapat Khusus dari Ketua atau

Sekretaris BKPRD.

i. Dokumentasi pelaksanaan rapat dikumpulkan dan disimpan oleh Sekretariat BKPRD.

Alur Rapat Khusus BKPRD dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD

3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD

Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) BKPRD terdiri dari Rakorda BKPRD Provinsi

dan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota. Rakorda BKPRD Provinsi adalah forum penataan

ruang tingkat daerah yang melibatkan unsur BKPRD Provinsi dan BKPRD Kabupaten/

Kota di wilayahnya. Sedangkan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota diselenggarakan

dengan melibatkan unsur BKPRD Kabupaten/Kota. Penyelenggaraan Rakorda BKPRD

dilakukan untuk menghasilkan rekomendasi alternatif kebijakan penataan ruang daerah.

Mekanisme Rakorda BKPRD adalah sebagai berikut:

a. Dilaksanakan 1 (satu) kali setiap 1 (satu) tahun.

b. Diselenggarakan oleh Sekretariat BKPRD. Hal ini termasuk dalam menetapkan

panitia penyelenggaraan rapat untuk mengkoordinasikan pemilihan tema, tempat dan

waktu, penetapan susunan acara, penentuan narasumber, penyusunan dan distribusi

undangan, dan penyiapan kelengkapan administrasi lainnya.

c. Dibuka oleh Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah, atas permohonan Sekretaris

Daerah selaku Ketua BKPRD dan ditutup oleh pejabat yang ditentukan.

d. Rakorda BKPRD Provinsi dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Provinsi, Ketua dan

Sekretaris BKPRD Kabupaten/Kota di wilayahnya, Ketua DPRD Provinsi, dan pihak-

pihak lain sesuai kebutuhan (antara lain: tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi,

Lembaga Swadaya Masyarakat).

e. Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota dihadiri oleh seluruh unsur BKPRD Kabupaten/

Kota, Ketua DPRD Kabupaten/Kota, dan pihak-pihak lain sesuai kebutuhan (antara

lain: Camat, tokoh masyarakat, tokoh agama, akademisi, Lembaga Swadaya

Masyarakat).

f. Dalam hal diperlukan, baik Rakorda BKPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota dapat

mengundang unsur BKPRN.

Bahan-Bahan Rakorda BKPRD terdiri dari:

a. Rancangan isu-isu strategis penataan ruang yang disusun berdasarkan hasil

evaluasi tahun sebelumnya, aspirasi daerah, dan berdasarkan isu-isu aktual yang

berkembang di masyarakat.

b. Rancangan rencana kerja yang disusun untuk mengatasi isu-isu strategis di atas.

Acara Rakorda BKPRD meliputi sidang pleno dan sidang komisi dengan ketentuan

masing-masing sebagai berikut:

a. Sidang pleno I: penyampaian arahan Kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah dan

paparan para Kepala SKPD serta narasumber lain untuk penajaman isu-isu strategis

penataan ruang yang perlu diselesaikan.

b. Sidang komisi: penjabaran isu strategis ke dalam rencana tindak lanjut dalam satu

tahun kedepan.

c. Sidang pleno II: memaparkan hasil kesepakatan sidang komisi untuk ditetapkan

menjadi hasil kesepakatan Rakorda BKPRD.

Keluaran yang dihasilkan Rakorda BKPRD adalah kesepakatan program dan

agenda kerja serta rencana tindak lanjut mengenai:

a. Perencanaan tata ruang;

b. Pemanfaatan dan pengendalian pemanfaatan ruang;

c. Kelembagaan dan penyelenggaraan penataan ruang; dan

d. Isu dan permasalahan strategis yang perlu diusulkan untuk dibahas dalam forum

Rakorda BKPRD Provinsi untuk hasil Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota, dan forum

Rakornas BKPRD untuk hasil Rakorda BKPRD Provinsi.

Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD dapat dilihat pada Gambar 8.

Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD

3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN

Penyelenggaraan Rakor BKPRD sebagai salah satu forum pertemuan di daerah

secara berkala setiap tahun, perlu dilakukan secara harmonis dengan penyelenggaraan

forum pertemuan di tingkat pusat berupa Rakornas BKPRD, Rakerreg BKPRN, dan

Rakernas BKPRN. Penyelenggaraan Rakor BKPRD diharapkan dapat diselenggarakan

lebih awal dengan tujuan bahwa output Rakor BKPRD dapat menjadi input dalam

penyelenggaraan forum pertemuan di tingkat pusat, yang sejalan dengan pendekatan

bottom up dan top down.

Rangkaian kegiatan diawali dengan penyusunan agenda kerja BKPRD

Kabupaten/Kota melalui penyelenggaraan Rakorda BKPRD Kabupaten/Kota yang

membahas isu-isu strategis dan solusi terhadap permasalahan penataan ruang

kabupaten/kota, yang akan menjadi rekomendasi Bupati/Walikota dalam pengambilan

kebijakan. Isu-isu dan permasalahan penataan ruang tersebut dapat menjadi masukan

bagi BKPRD Provinsi dalam merumuskan agenda kerja BKPRD Provinsi di samping

permasalahan penataan ruang yang dihadapi oleh pemerintah provinsi itu sendiri melalui

penyelenggaraan Rakorda BKPRD Provinsi.

Hasil dari rapat koordinasi BKPRD Provinsi yang dipandang perlu disampaikan ke

tingkat nasional untuk menjadi perhatian dan dibahas dalam agenda Rapat Koordinasi

Nasional (Rakornas) BKPRD, Rapat Kerja Regional Badan Koordinasi Penataan Ruang

Nasional (Rakerreg BKPRN), dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas BKPRN). Hasil

penyelenggaraan Rapat Koordinasi di tingkat Nasional tersebut, menjadi program/agenda

kerja Kementerian/Lembaga terkait BKPRN sesuai dengan tugas, fungsi dan

kewenangannya untuk dapat ditindaklanjuti menjadi rencana, kegiatan, dan program

strategis yang dapat diimplementasikan ke daerah. Hal inilah yang menjadi perwujudan

rangkaian siklus penyelenggaraan penataan ruang pusat dan daerah sebagaimana

disebutkan di atas.

Alur keterkaitan antara Rakor BKPRD, Rakornas BKPRD dan Rakernas BKPRN

sebagaimana dimaksud pada Gambar 9 berikut.

18

Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas BKPRN

Rekomendasi

Program dan agenda BKPRD Kab/Kota

Program dan agenda BKPRD Prov

Rakor BKPRD

Raker Regional BKPRN

Raker Regional BKPRN

Isu Strategis

Program Kerja

BKPRD Prov BKPRD Kab/Kota

Rekomendasi

Input/ masukan

Input/masukan

1

2

3

4a

4b

5

6

Rakor BKPRD

Tindak Lanjut Kementerian/Lembaga

Rakornas BKPRD

Output

4c

Rakernas BKPRN

Feedback

19

Keterangan:

1. BKPRD Kabupaten/Kota melakukan penyusunan program dan agenda kerja, yang

menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Kabupaten/Kota dan dilaporkan

kepada BKPRD Provinsi.

2. BKPRD Provinsi menyusun program dan agenda kerja dengan mempertimbangkan/

mengakomodir program dan agenda kerja BKPRD Kabupaten/Kota, untuk

selanjutnya menjadi bahan pembahasan pada Rakor BKPRD Provinsi.

3. Kompilasi program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota,

selanjutnya menjadi masukan bagi pelaksanaan Rakornas BKPRD.

4. a dan b Rumusan hasil Rakornas BKPRD menjadi bahan pembahasan pada

Raker Regional BKPRN, dan selanjutnya dibahas pada Rakernas BKPRN.

c Dalam hal Raker Regional BKPRN tidak dilaksanakan, bahan pembahasan

pembahasan pada Rakernas BKPRN menggunakan Rumusan hasil

Rakornas BKPRD pada tahun tersebut.

5. Rakernas BKPRN menghasilkan isu-isu strategis penataan ruang dan program kerja

BKPRN.

6. Hasil Rakernas BKPRN selanjutnya dilaksanakan oleh masing-masing Kementerian/

Lembaga terkait, serta menjadi bahan umpan balik/feedback bagi penyusunan

program dan agenda kerja BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota.

3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dalam BKPRD pada prinsipnya sedapat mungkin

dilakukan di tingkat terbawah (asas subsidiarity). Keputusan diambil dengan

mendahulukan musyawarah dan mufakat dan dilakukan secara berjenjang dari tingkatan

terendah (bottom up), yaitu dari tingkat pokja BKPRD, hingga tingkat Penanggungjawab

BKPRD sesuai dengan lingkup keputusan yang diambil.

Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat dalam Gambar 10 berikut.

Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD

Tingkat Pokja BKPRD

Tingkat Ketua BKPRD

Tingkat Penanggung jawab BKPRD

3.4.1. Pengambilan Keputusan Tingkat Pokja

a. Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema atau isu yang sama maksimal

dilaksanakan sebanyak 2 (dua) kali.

b. Setiap keputusan yang diambil wajib dilaporkan kepada Ketua BKPRD melalui

Sekretaris BKPRD.

c. Dalam hal tidak dapat dicapai keputusan, Ketua Pokja melaporkan secara tertulis dan

meminta arahan kepada Ketua BKPRD melalui Sekretaris BKPRD, untuk dibahas di

tingkat BKPRD.

3.4.2. Pengambilan Keputusan Tingkat BKPRD

Rapat untuk pengambilan keputusan atas tema/isu yang sama dilakukan maksimal

sebanyak 2 (dua) kali. Alur pengambilan keputusan BKPRD dapat dilihat pada Gambar

11.

21

Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD

TINGKAT PENANGGUNG

JAWAB BKPRD

TINGKAT KETUA

BKPRD

TINGKAT POKJA

BKPRD

RAPAT PENGAMBILAN

KPTS I

RAPAT PENGAMBILAN

KPTS II

Tercapai Kpts

Ya

KEPUTUSAN

RAPAT PENGAMBILAN

KPTS I

Tercapai Kpts

Ya

Tercapai

Kpts

RAPAT PENGAMBILAN

KPTS II

RAPAT PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

Ya

Tercapai Kpts

Ya

Tidak

Tidak

Tidak Tidak

Tidak

22

3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah

3.5.1. Tujuan Penyusunan Laporan BKPRD

Tujuan penyusunan laporan BKPRD adalah sebagai kompilasi hasil pelaksanaan

tugas-tugas di bidang koordinasi penyelenggaraan penataan ruang daerah yang telah

dilaksanakan oleh BKPRD, serta sebagai uraian rekomendasi terkait penyelenggaraan

penataan ruang daerah yang dipandang perlu untuk diputuskan dan menjadi perhatian di

tingkat yang lebih tinggi. Laporan-laporan dalam lingkup BKPRD terdiri dari:

a. Laporan BKPRD Provinsi

Berdasarkan ketentuan Permendagri Nomor 50 Tahun 2009 tentang Pedoman

Koordinasi Penataan Ruang Daerah, laporan BKPRD Provinsi disampaikan oleh

Gubernur kepada Menteri Dalam Negeri c.q. Ditjen Bina Pembangunan Daerah untuk

melaporkan pelaksanaan koordinasi penataan ruang provinsi dan pembinaan

penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1

(satu) tahun pada bulan Mei dan September.

b. Laporan BKPRD Kabupaten/Kota

Laporan BKPRD Kabupaten/Kota disampaikan oleh Bupati/Walikota kepada

Gubernur dengan tembusan Menteri Dalam Negeri untuk melaporkan pelaksanaan

koordinasi penataan ruang kabupaten/kota, yang disampaikan paling sedikit 2 (dua)

kali dalam 1 (satu) tahun pada bulan April dan Agustus.

Adapun bagan yang memuat jadwal penyampaian laporan BKPRD dapat dilihat pada

Gambar 12.

Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD

3.5.2. Mekanisme Penyusunan Laporan BKPRD

Penyusunan laporan BKPRD dilakukan oleh Sekretariat BKPRD. Bahan laporan

BKPRD adalah laporan pokja, laporan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus bagi BKPRD

Provinsi), dan bahan lainnya dari anggota BKPRD yang dianggap relevan. Sekretaris

BKPRD menyusun laporan BKPRD dengan mekanisme sebagai berikut:

(1) Penyiapan kerangka laporan;

(2) Pengumpulan bahan laporan Pokja;

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NO

V

DES

Penyampaian Laporan BKPRD Kab/Kota

Penyampaian Laporan BKPRD Kab/Kota

Penyampaian Laporan BKPRD Provinsi

Penyampaian Laporan BKPRD Provinsi

(3) Penyusunan laporan dan konfirmasi kepada setiap anggota BKPRD dan/atau Pokja

terkait;

(4) Finalisasi/penyempurnaan laporan sesuai hasil konfimasi;

(5) Penyampaian draft laporan kepada Ketua BKPRD;

(6) Perbaikan laporan (jika ada) sesuai arahan dari Ketua BKPRD paling lambat 7 (tujuh)

hari kerja setelah tanggal diterimanya arahan perbaikan; dan

(7) Penyampaian laporan BKPRD dari Ketua BKPRD kepada Mendagri (untuk BKPRD

Provinsi), atau kepada Gubernur (untuk BKPRD Kabupaten/Kota) dengan tembusan

kepada Sekretaris dan seluruh anggota BKPRD.

Alur penyusunan laporan BKPRD dapat dilihat pada Gambar 13 berikut.

24

Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota

PENANGGUNG

JAWAB BKPRD

KETUA

BKPRD

SEKRETARIS

BKPRD

PENANGGUNG

JAWAB BKPRD

Penyampaian lap BKPRD Kab/Kota kepada Gubernur

Disposisi Lap BKPRD

Kab/Kota

Disposisi Lap BKPRD

Kab/Kota

Koord penyusunan Lap BKPRD

Penyusunan kerangka lap

Penyampaian Laporan

Penerimaan Laporan BKPRD

BKPRD

Penyampaian Laporan

Penyusunan draft lap

MENDAGRI

PR

OV

INS

I

SEKRETARIAT

BKPRD

Bahan Lap

Pengumpulan bahan2 laporan (hasil Rakor BKPRD, agenda

kerja BKPRD, dll), Penyusunan draft lap

Penyampaian laporan

KA

B/K

OT

A

KETUA BKPRD

ANGGOTA DAN

POKJA BKPRD

Disposisi Lap BKPRD

Kab/Kota

ANGGOTA DAN

POKJA BKPRD

KONFIRMASI & PERSETUJUAN

KONFIRMASI & PERSETUJUAN

Ya Tidak

25

3.5.3. Muatan Laporan BKPRD

Muatan laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang daerah sekurang-

kurangnya meliputi:

1. Latar Belakang

2. Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang

a. Permasalahan/Kendala

1) Permasalahan/Kendala Proses Perencanaan Tata Ruang

2) Permasalahan/Kendala Proses Pemanfaatan Ruang

3) Permasalahan/Kendala Proses Pengendalian Pemanfaatan Ruang

b. Upaya penyelesaian permasalahan/kendala

1) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses perencanaan tata

ruang;

2) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pemanfaatan ruang

3) Upaya penyelesaian permasalahan/kendala pada proses pengendalian

pemanfaatan ruang

c. Peran Masyarakat dalam Penataan Ruang

3. Pelaksanaan Tugas BKPRD, pada tahap:

a. Perencanaan tata Ruang;

b. Pemanfaatan Ruang; dan

c. Pengendalian Pemanfaatan Ruang.

4. Pembinaan Penataaan Ruang Kabupaten/Kota (Khusus diisi oleh Provinsi)

5. Jadwal dan Agenda Kerja BKPRD

6. Rekomendasi

7. Kesimpulan

3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD

Menyikapi banyaknya tugas yang diemban oleh Sekretariat BKPRD, kiranya perlu

diformulasikan mengenai jenis dan pelaksanaan kegiatan BKPRD yang dituangkan

kedalam agenda kerja oleh Sekretariat BKPRD dalam siklus 1 (satu) tahun. Secara rinci,

contoh agenda kerja Sekretariat BKPRD dapat digambarkan dalam Gambar 14 di bawah

ini.

Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD

3.7. Dokumentasi dan Informasi

Kegiatan yang diatur dalam dokumentasi dan informasi BKPRD mencakup:

a. Pengarsipan dokumen;

b. Penyebarluasan informasi melalui Website BKPRD (e-BKPRD); dan

c. Penyusunan media sosialisasi tentang BKPRD.

Tujuan dari pengaturan dokumentasi dan informasi adalah untuk

mengkoordinasikan dan menertibkan pengarsipan dan penyebarluasan informasi bidang

penataan ruang yang terkait.

3.7.1. Mekanisme Pengarsipan Dokumen

Pengarsipan dokumen dilakukan oleh Sekretariat BKPRD untuk dokumentasi

terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas BKPRD. Dokumentasi dapat berupa hasil rapat,

(notulensi, berita acara, bahan rapat, laporan tertulis), surat masuk, surat keluar, foto

dokumentasi dan sebagainya, baik dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Sekretariat

BKPRD mengunggah (upload) dokumentasi ke dalam situs e-BKPRD, paling lambat 7

(tujuh) hari kerja setelah tanggal pelaksanaan rapat, penerimaan surat dan/atau

penerbitan surat.

Rapat Rutin

Rapat Rutin

Rapat Rutin

Rapat Rutin

SIKLUS

PELAKSANAAN

KEGIATAN

BKPRD

Pelaporan Semester I (untuk

provinsi) Pelaporan Semester II (untuk provinsi)

Rakorda Pelaporan Semester I (untuk

kabupaten/kota)

Pelaporan Semester II (untuk

kabupaten/kota)

Rapat Khusus (dilaksanakan sesuai

kebutuhan)

3.7.2. Pengembangan Sistem Informasi Melalui e-BKPRD

Pengembangan sistem informasi e-BKPRD merupakan sistem informasi tata

ruang berbasis internet yang dikelola oleh Sekretariat BKPRD dan dapat diakses dengan

mudah oleh seluruh anggota BKPRD. Fungsi e-BKPRD adalah:

a. Media kerja elektronik (e-office) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja

BKPRD;

b. Media penyebarluasan informasi (e-public relation) kepada publik;

c. Media kerja elektronik; dan

d. Media berbagi (shared folder) informasi dan dokumentasi antarorgan BKPRD.

Muatan e-BKPRD antara lain:

a. Dokumentasi agenda dan hasil rapat rutin, rapat khusus, maupun Rakor BKPRD

yang telah diolah dan dipilah untuk konsumsi publik.

b. Buletin Tata Ruang;

c. Peraturan perundang-undangan terkait tata ruang;

d. Dokumentasi agenda dan hasil kegiatan BKPRD;

e. Mekanisme dan tata persuratan bagi penyelesaian konflik sebagai informasi bagi

daerah;

f. Perkembangan penyusunan Perda tentang RUTR maupun RRTR;

g. Peta struktur ruang dan pola ruang;

h. Ruang diskusi terkait penyelenggaran penataan ruang, termasuk kotak saran/

pengaduan masyarakat;

i. Bahan lain terkait penataan ruang.

Sekretariat BKPRD bertugas memilah dan memilih informasi yang layak

dikonsumsi oleh publik setelah berkonsultasi dengan anggota BKPRD terkait. Di samping

mengelola sistem informasi e-BKPRD, Sekretariat juga bertanggung jawab untuk

menyusun media sosialisasi seperti pamflet, newsletter, kalender, dan poster.

Shared

Folder

Informasi & dokumentasi

BKPRD

Informasi & dokumentasi

BKPRD

Anggota Pokja

Anggota Pokja

Swasta

Proses Pemilahan

e-Office

Perguruan Tinggi

LSM

Masyarakat

e-Public Relation

Gambar 15. Bagan e-BKPRD dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR)

BAB IV

PEMBIAYAAN BKPRD

Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal, BKPRD perlu

didukung dengan anggaran yang memadai yang bersumber dari Anggaran Pendapatan

dan Belanja Daerah (APBD). Namun demikian mengingat bahwa BKPRD merupakan

badan yang bersifat ad-hoc atau non struktural maka tidak bisa nenperoleh anggaran

secara langsung dari APBD untuk membiayai pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Mengingat mekanisme penganggaran di daerah hanya dapat dilakukan melalui

pengajuan anggaran oleh instansi struktural daerah, maka anggaran yang akan

dialokasikan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi BKPRD dapat diajukan melalui

perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan bidang penataan ruang.

Mekanisme tersebut perlu dilakukan mengingat bahwa seluruh kegiatan BKPRD secara

umum dilaksanakan oleh Sekretariat BKPRD dan kedudukan Sekretariat BKPRD ada di

perangkat daerah. Adapun nomenklatur program yang dapat digunakan untuk memayungi

rencana kegiatan BKPRD adalah program Koordinasi Penyelenggaraan Penataan Ruang

Daerah.

Penyusunan rencana kegiatan tahunan BKPRD perlu disusun secara bersama-

sama oleh seluruh unsure BKPRD, dengan demikian diharapkan bahwa program dan

kegiatan dari masing-masing unsur BKPRD tersebut dapat disinkronkan dan

diorientasikan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan BKPRD. Adapun rincian rencana

kegiatan tahunan BKPRD yang perlu diajukan anggarannya sekurang-kurangnya meliputi:

1. Pelaksanaan Rapat Rutin BKPRD.

2. Pelaksanaan Rapat Khusus BKPRD.

3. Pelaksanaan Rapat Koordinasi Daerah BKPRD.

4. Partisipasi Rapat Koordinasi Nasional BKPRD.

5. Pelaksanaan Rapat-rapat Pokja BKPRD.

6. Pembinaan dan Pengawasan BKPRD Kabupaten/Kota (khusus Provinsi).

7. Konsultasi ke BKPRN.

8. Menggunakan tenaga ahli sesuai dengan kebutuhan.

9. Penyusunan laporan.

10. Pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan.

11. Kegiatan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kondisi daerah.

BAB V

PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar

Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

disebutkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian petunjuk

tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah

Daerah. Secara umum, penyusunan SOP dilakukan dengan berlandaskan pada prinsip-

prinsip sebagai berikut:

a. Efisiensi dan efektifitas

SOP yang disusun dapat dilakukan secara singkat dan cepat dalam mencapai target

pekerjaan serta memerlukan sumberdaya yang paling sedikit.

b. Berorientasi pada pengguna

SOP yang disusun dapat memenuhi kebutuhan seluruh anggota BKPRD.

c. Kejelasan dan kemudahan

SOP yang disusun dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan.

d. Keselarasan

SOP BKPRD yang disusun harus selaras dengan SOP lain yang terkait.

e. Keterukuran

SOP yang disusun memuat hasil, waktu dan proses pencapaian target pekerjaan

serta dapat diukur secara kualitatif maupun kuantitatif.

f. Dinamis

SOP yang disusun dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan.

g. Kepatuhan hukum

SOP yang disusun dapat menjamin prosedur yang distandarkan telah sesuai dengan

peraturan perundang-undangan.

h. Kepastian hukum

SOP yang disusun mampu memberikan kepastian hukum akan prosedur, kualifikasi

pelaksana dan baku mutu.

Berdasarkan sifatnya, SOP dibedakan menjadi SOP Administratif dan SOP Teknis.

SOP Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan

yang bersifat administratif. Sedangkan SOP teknis adalah standar prosedur yang sangat

rinci dan bersifat teknis. Adapun kegiatan yang memerlukan SOP adalah kegiatan yang

memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang;

2. Menghasilkan output tertentu; dan

3. Kegiatannya sekurang-kurangnya melibatkan 2 (dua) orang/pihak.

Terkait dengan kriteria dimaksud maka beberapa tugas kesekretariatan yang

kiranya perlu disusun SOP-nya adalah fasilitasi penyelenggaraan kegiatan BKPRD

khususnya terkait dengan penyelenggaraan forum-forum pertemuan; koordinasi

pelaksanaan kegiatan pada kelompok kerja dalam BKPRD; tata persuratan; pengolahan

data dan informasi untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugas BKPRD; dan penyiapan

laporan pelaksanaan koordinasi penataan ruang.

Tahapan penyusunan SOP secara lengkap telah diatur dalam Peraturan Menteri

Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011. Adapun contoh penulisan SOP untuk matrik alur

kegiatan rapat rutin dalam rangka penyusunan jadwal dan agenda kerja BKPRD dan

evaluasi Raperda tentang RTRW Provinsi/Kabupaten/Kota adalah sebagaimana diuraikan

pada Lampiran II dan Lampiran III.

BAB VI

PENUTUP

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD ini

sedapat mungkin telah mempertimbangkan alur kerja atau mekanisme yang telah

berlangsung selama ini. Namun demikian, dengan pertimbangan untuk memperbaiki

ketatalaksanaan BKPRD diperlukan beberapa perubahan tata kerja baik yang berupa

penyesuaian dari tata kerja sebelumnya ataupun penerapan mekanisme yang benar-

benar baru.

Agar pedoman ini dapat diimplementasikan secara konsisten, maka diperlukan

pemahaman yang memadai pada semua organ BKPRD. Untuk membangun pemahaman

tersebut, perlu dilakukan sosialisasi secara terus menerus agar setiap unit kerja terkait

menjadi terbiasa (familiar) dengan mekanisme yang ada. di samping itu, dukungan sistem

informasi dan komunikasi dalam bentuk e-BKPRD, yang menjadi bagian dari sistem

informasi BKPRD, akan lebih memudahkan penerapan pedoman ini.

Komitmen dan semangat untuk terus menata dan meningkatkan kualitas

koordinasi tentunya menjadi prasyarat kunci efektivitas implementasi Standar Operasional

Prosedur (SOP) Kesekretariatan BKPRD yang telah disusun dan disepakati bersama ini.

33

Contoh Matrik Alur Kegiatan : Rapat Rutin Dalam Rangka Penyusunan Jadwal Dan Agenda Kerja BKPRD

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku Ket

Kepala

Daerah

Ketua

BKPRD

Sekretaris

BKPRD

Kelompok

Kerja (Pokja)

Anggota

BKPRD Kelengkapan Waktu Output

1 Menyiapkan draft jadwal

dan agenda kerja

sebagai bahan rapat

- Komputer/

Laptop

- Printer

- Kertas

- Data-data

Paling lambat

3 hari kerja

sebelum

pelaksanaan

rapat

Konsep

bahan rapat

2 Menyusun draft

undangan rapat

- Komputer/

Laptop

- Printer

- Kertas

Paling lambat

6 hari kerja

sebelum

pelaksanaan

rapat

Konsep

undangan

3 Penandatanganan

undangan dan lampiran

oleh Sekretaris

Konsep

undangan

Undangan

yang sudah

ditandatanga-

ni

4 Penyiapan tanggapan

terhadap isu terkait draft

jadwal dan agenda kerja

oleh Pokja

- Isu masing-

masing

kelompok

kerja

- Dokumen

pendukung

Paling lambat

3 hari kerja

sebelum

pelaksanaan

rapat

Bahan rapat

yang sudah

memperoleh

tanggapan

dari Pokja

5 Penggandaan bahan

rapat oleh Sekretariat

- Bahan

rapat

- Mesin

fotocopy

- Kertas

Paling lambat

3 hari kerja

sebelum

pelaksanaan

rapat

Bahan rapat

Mulai

1

LAMPIRAN II SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR :

TANGGAL :

Uraian Prosedur


Kepala

Daerah

Ketua

BKPRD

Sekretaris

BKPRD

Kelompok

Kerja (Pokja)

Anggota


6 Penyampaian undangan

dan bahan rapat

- Undangan

- Bahan

rapat

Paling lambat

3 hari kerja

sebelum

pelaksanaan

rapat

Undangan

dan bahan

rapat diterima

peserta rapat

7 Pelaksanaan rapat Rutin Bahan rapat :

Konsep

Jadwal dan

Agenda Kerja

BKPRD

1 hari kerja Rumusan

hasil rapat :

Jadwal dan

Agenda Kerja

yang telah

disepakati

peserta rapat

8 Perumusan Hasil Rapat - Komputer/

laptop

- Kertas

9 Penyampaian hasil rapat

ke Kepala Daerah

sebagai Penanggung

Jawab

Konsep surat

hasil rapat

Paling lambat

3 hari kerja

setelah

pelaksanaan

rapat

Konsep surat

hasil rapat

10 Ketua BKPRD

mengeluarkan Surat

penyampaian hasil

Rapat

Konsep surat

hasil rapat

rutin

Paling lambat

3 hari kerja

setelah

diterimanya

surat dari

Ketua BKPRD

Surat hasil

rapat yang

telah di

tandatangani

1

2

Uraian Prosedur


Kepala

Daerah

Ketua

BKPRD

Sekretaris

BKPRD

Kelompok

Kerja (Pokja)

Anggota


11 Sekretariat

menyampaikan surat

hasil rapat rutin

- Surat hasil

rapat rutin

- Mesin Foto

copy

Paling lambat

3 hari kerja

setelah

diterbitkannya

surat hasil

rapat rutin

Surat hasil

rapat rutin

12 Pelaksanaan hasil Rapat

Rutin sesuai tupoksi

anggota BKPRD

Surat hasil

rapat

Selesai

2

Uraian Prosedur

Pelaksana Mutu Baku

Ket

Gubenur Ketua

BKPRD Sekretaris

BKPRD Kepala

Sekretariat Pokja

I Pokja

II Anggota BKPRD

Kelengkapan Waktu Output

1. Menerima, menelaah

Ranperda RUTR dan/atau

RRTR kabupaten/kota dan

memberi arahan kepada

Ketua BKPRD.

- Ranperda

- Dokumen Kelengkapan

30

menit

- Disposisi


Ranperda tentang RUTR

dan/atau RRTR kabupaten/

kota dan menyampaikan

kepada Sekretaris BKPRD.

- Ranperda


- Lembar disposisi

20

menit

- Disposisi


Ranperda tentang RUTR dan/

atau RRTR kabupaten/ kota

serta memberi arahan kepada

Kepala Sekretariat untuk

melakukan verifikasi Ranperda

beserta kelengkapannya dan

membuat konsep surat

undangan forum evaluasi.

- Ranperda


- Lembar disposisi

1 hari - Disposisi

mulai

1

Contoh Matriks Alur Kegiatan: Evaluasi Raperda RTRW Kabupaten/Kota

LAMPIRAN III SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR :

TANGGAL :

4. Menerima, menelaah,

melakukan verfikasi indikator-

indikator pelaksanaan

evaluasi ranperda RUTR


kota bersama Kepala

Sekretariat dan membuat

laporan kelengkapan

indikator-indikator tsb serta

membuat konsep surat

undangan forum evaluasi dan

melaporkan kepada Sekretaris

BKPRD.

- Ranperda


- Lembar disposisi

- Konsep surat undangan

2 hari

kerja

- Laporan


5. Menerima, menelaah laporan

kelengkapan indikator-

indikator tsb serta memaraf

konsep surat undangan forum

evaluasi dan menyampaikan

kepada Ketua BKPRD.

- Ranperda


- Laporan


20

menit

- Laporan


6. Menerima, menelaah dan

menandatangani konsep surat

undangan forum evaluasi

untuk kemudian di-

distribusikan oleh Kepala

Sekretariat.


- Laporan

20

menit

- Surat undangan

1

2

7. Kepala Sekretariat menerima,

menggandakan,

mengarsipkan dan

mengirimkan surat undangan

forum evaluasi.

- Ranperda


- surat undangan

1 hari - Tanda

terima

8. Ketua BKPRD dan Biro

Hukum bersama Pemda

Kabupaten/Kota melakukan

evaluasi Ranperda RUTR


kota

- Ranperda


- Laporan

1 hari - Ranperda

- Notulensi

- BA

- Laporan


9. Menyusun Draf Keputusan

Gubernur tentang Hasil

Evaluasi Ranperda tentang

RUTR dan/atau RRTR

kabupaten/kota bersama

Kepala Sekretariat dan

menyiapkan konsep nota

dinas pengantar serta

melaporkan kepada Ketua

BKPRD.

- Ranperda


- Laporan

- Notulensi

- BA

3 hari - Draf Kep

Gubernur

2

3

10. Menerima, menelaah,

menandatangani konsep nota

dinas pengantar, memaraf

draf Keputusan Gubernur dan

menyampaikan kepada

Gubernur.

- Draf Kep

Gubernur

- Konsep nota

dinas

pengantar

- Konsep surat

pengantar

1 jam - Nota dinas pengantar

- Draf Keputusan Gubernur

11. Menerima dan

menandatangani draf

Keputusan Gubernur tentang

evaluasi ranperda dan

menyampaikan kepada Ketua

BKPRD.

- Draf Kep

Gubernur

1 jam - Keputusan Gubernur

12. Menerima dan menyampaikan

Keputusan Gubernur tentang

evaluasi ranperda kepada

Ketua BKPRD.

- Kep

Gubernur

1 hari - Nota dinas pengantar

13. Menerima Keputusan

Gubernur dan menyiapkan

serta menyusun konsep surat

pengantar Keputusan

Gubernur yang akan

disampaikan kepada Ketua

BKPRD.

- Kep

Gubernur

20

menit

- Konsep surat pengantar

3

4

14. Menerima dan menanda-

tangani konsep surat

pengantar Keputusan

Gubernur tentang Hasil

Evaluasi dan Menyerahkan

kepada Sekretaris BKPRD.

- Konsep surat

pengantar

30

menit

- Surat pengantar

15. Menerima Surat Keputusan

Gubernur dan menyampaikan

Surat Keputusan Gubernur

serta memberikan arahan

kepada Kepala Sekretariat

BKPRD.

- Surat

pengantar

1 hari - Tanda terima

16. Menerima, menggandakan,

mengarsipkan dan

mengirimkan Surat Keputusan

Gubernur kepada Bupati/

Walikota.

- Kep

Gubernur

- Surat pengantar

1 hari - Tanda terima

selesai

4

41

PEMERINTAH DAERAH

SKPD

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Identitas Instansi

Judul Standar Operasional

Prosedur dari Identifikasi

kebutuhan

Logo

Pemerintah

Daerah

LAMPIRAN IV III : SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR :

TANGGAL :

FORMAT STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

1. Halaman Judul

2. Informasi Prosedur yang akan distandarkan

...................... Nomor Standar

Operasional Prosedur

SATUAN KERJA

PERANGKAT DAERAH

...................... Tgl Pembuatan

...................... Tgl Revisi

...................... Tgl Pengesahan

...................... Disahkan Oleh

...................... Nama Standar


Kualifikasi Pelaksana Dasar Hukum

1. ……………..

2. ……………..

Peralatan/Perlengkapan Keterkaitan

1. ......................

2. ......................

………………...

Pencatatan dan Pendataan Peringatan

1. .........................

2. .........................

Cara Pengisian:

(1) Nomor Standar


Diisi dengan nomor Standar Operasional Prosedur, yaitu

(No Komponen, Unit Kerja, Bagian, No Standar

Operasional Prosedur)

(2) Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional

Prosedur

(3) Tanggal revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di

revisi

(4) Tanggal pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku

(5) Disahkan oleh Diisi dengan jabatan yang berkompeten yang

mengesahkan

(6) Nama Standar


Diisi dengan nama prosedur yang akan distandarkan

(7) Dasar hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang

menjadi dasar disusunnya Standar Operasional

Prosedur

(8) Kualifikasi pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai

yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada

prosedur yang distandarkan

(9) Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur

yang distandarkan dengan prosedur lain yang

distandarkan

(10) Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan

perlengkapan yang dibutuhkan

(11) Peringatan Diisi dengan:

- Penjelasan mengenai kemungkinan–kemungkinan

resiko yang akan timbul ketika prosedur

dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.

- Peringatan memberikan indikasi berbagai

permasalahan yang mungkin muncul dan berada

diluar kendali pelaksana ketika prosedur

dilaksanakan dan berbagai dampak yang mungkin

ditimbulkan.

- Dalam hal ini, dijelaskan pula bagaimana cara

mengatasinya.

(12) Pencatatan dan

pendataan

Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang

perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai

yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah

distandarkan

(13) Uraian prosedur Langkah kegiatan secara rinci dan sistematis dari

prosedur yang distandarkan

(14) Pelaksana Diisi dengan jabatan yang melakukan suatu

proses/aktivitas

(15) Kelengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan

perlengkapan yang dibutuhkan

(16) Waktu Diisi dengan lama waktu yang dibutuhkan dalam

melakukan suatu proses/kegiatan

(17) Output Diisi dengan hasil/keluaran dari suatu proses/kegiatan

(18) Pengesahan Diisi dengan Nama dan tandatangan Kepala SKPD

3. Matriks Alur Kegiatan

Uraian Prosedur Pelaksana Mutu Baku

Ket

Pelaks 1

Pelaks 2

Pelaks 3

Persyr/Klkpn

Waktu

Output

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1

2

3

Cara Pengisian:

(1) Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari kegiatan mulai dilakukan

sampai dengan kegiatan selesai dan keluaran dihasilkan

untuk setiap STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR sesuai

dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masing-masing unit

organisasi yang bersangkutan.

(2) Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai

dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah

(fungsional umum/staf).

(3) Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan,

waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan

output pada setiap aktivitas yang dilakukan.

4. Simbol – Simbol

Penyusunan STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR pada akhirnya akan mengarah

pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan

masing-masing unit organisasi.

Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol sebagai berikut:

SIMBOL Sebutan DEFINISI

Terminator Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan awal/mulai dan

akhir suatu bagan alir.

Proses Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses

pelaksanaan kegiatan.

Pengambilan

Keputusan

Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan keputusan yang

harus dibuat dalam proses


SIMBOL Sebutan DEFINISI

Dokumen


menggambarkan semua jenis

dokumen sebagai bukti


Penggandaan

Dokumen


menggambarkan penggandaan

dari semua jenis dokumen.

Arsip Manual



pengarsipan dokumen dalam

bentuk kertas/manual.

File



penyimpanan dalam bentuk

data/file.

Konektor Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan perpindahan

aktivitas dalam satu halaman.

Konektor


menggambarkan perpindahan

aktivitas dalam halaman yang

berbeda.

Garis alir


menggambarkan arah proses


LAMPIRAN V SURAT EDARAN MENTERI DALAM NEGERI

NOMOR :

TANGGAL :

BERITA ACARA RAPAT KOORDINASI

TENTANG

..........................................................................

HARI/TANGGAL : ............................................................

TEMPAT : ............................................................

I. PEMIMPIN RAPAT

...................................., ................................................

II. PESERTA RAPAT

NAMA INSTANSI

1. ...................................., ................................................

2. ...................................., ................................................

3. ...................................., ................................................ (dst)

III. SUBSTANSI

..................................................................................................................

IV. NOTULENSI

1. Pemimpin Rapat

.....................................................................................

2. ................................

.....................................................................................

3. ................................

..................................................................................... (dst)

V. KESIMPULAN RAPAT

1. ..........................................................................................

2. ..........................................................................................

3. .......................................................................................... (dst)

PEMIMPIN RAPAT

tanda tangan

(...........................)

Demikian Berita Acara Rapat ini kami buat dengan penuh rasa tanggung jawab untuk

dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

MENGETAHUI

NO NAMA INSTANSI TANDA TANGAN

1. 1. ......................

2. 2. .......................

3. 3. ......................

4. (dst) 4. .......................

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1

1.1 Tujuan dan Sasaran .................................................................................. 2

1.2.1 Tujuan ............................................................................................ 2

1.2.2 Sasaran .......................................................................................... 2

1.2 Ruang Lingkup .......................................................................................... 2

BAB II STRUKTUR ORGANISASI BKPRD ............................................... 3

BAB III TATA KERJA KESEKRETARIATAN BKPRD .............................. 5

3.1. Naskah Dinas dan Tata Persuratan ........................................................... 5

3.1.1. Naskah Dinas ............................................................................................ 5

3.1.2. Tata Cara Persuratan ................................................................................ 6

3.2. Tata Cara Penanganan Pengaduan Masyarakat ....................................... 9

3.3. Forum Pertemuan ................................................................................... 11

3.3.1. Rapat Rutin BKPRD ..................................................................... 11

3.3.2. Rapat Khusus BKPRD .................................................................. 13

3.3.3. Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ................................................ 15

3.3.4. Keterkaitan antara Rakor BKPRD dan Raker BKPRN .................. 16

3.4. Tata Cara Pengambilan Keputusan ......................................................... 19

3.5. Penyusunan Laporan Pelaksanaan Koordinasi Penataan Ruang Daerah 22

3.6. Pelaksanaan Kegiatan BKPRD ............................................................... 25

3.7. Dokumentasi dan Informasi ..................................................................... 26

BAB IV PEMBIAYAAN BKPRD .............................................................. 29

BAB V PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ......... 30

BAB VI PENUTUP ................................................................................... 32

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi BKPRD ........................................................................... 4

Gambar 2. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Penanggungjawab, Ketua,

dan/atau Sekretaris BKPRD .............................................................................................. 7

Gambar 3. Alur distribusi surat masuk yang ditujukan kepada Anggota BKPRD .............. 8

Gambar 4. Tata Cara Distribusi Surat Keluar ................................................................... 9

Gambar 5. Alur penanganan pengaduan masyarakat .....................................................11

Gambar 6. Alur Rapat Rutin BKPRD ...............................................................................13

Gambar 7. Alur Rapat Khusus BKPRD ...........................................................................14

Gambar 8. Alur Rapat Koordinasi Daerah BKPRD ..........................................................16

Gambar 9. Keterkaitan antara Rakornas BKPRD, Raker Regional BKPRN dan Rakernas

BKPRN ............................................................................................................................18

Gambar 10. Alur prinsip pengambilan keputusan BKPRD ..............................................19

Gambar 11. Alur pengambilan keputusan BKPRD ..........................................................21

Gambar 12. Bagan Jadwal penyampaian laporan BKPRD..............................................22

Gambar 13. Alur penyampaian laporan BKPRD Provinsi dan Kabupaten/Kota ...............24

Gambar 14. Contoh Siklus Pelaksanaan Kegiatan BKPRD.............................................26

Gambar 15. Bagan e-BKPRD dalam Sistem Informasi Tata Ruang (SITR) .....................28

ym - portal tata ruang dan...

Documents