y sus funciones. debe cumplir basicamente cuatro funciones: 1. administraciÓn 2. archivos 3....
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Y SUSY SUS FUNCIONES FUNCIONES
DEBE CUMPLIR BASICAMENTECUATRO FUNCIONES:
1. ADMINISTRACIÓN2. ARCHIVOS3. CONSERVACIÓN4. GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE LOS
REGLAMENTOS
I.-ADMINISTRACIÓN 1. La administración ocupa el 80% del
tiempo del Secretario. - La clave para realizar ésta función descansa en
el concepto de Equipo de trabajo.
- Este concepto afecta dos dimensiones de su vida profesional.
- Sus colegas de Administración
- Su Secretaria.
La IASD. Tiene una forma representativa de gobierno.
La junta directiva, tiene autoridad administrativa.
La JD. Tiene funciones: Legislativas, Ejecutivas y de Supervisión.
La autoridad de la JD. Es compartida con los administradores.
A. EL GOBIERNO DE LAA. EL GOBIERNO DE LAIGLESIA, ATRAVÉS DELIGLESIA, ATRAVÉS DELSISTEMA DE JUNTASSISTEMA DE JUNTAS
B. AUTORIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN.
EL PRESIDENTE. Es el presidente de la JD. y es el primer oficial.
EL SECRETARIO Y EL TESORERO, trabajan en íntima relación con él. El origen de su autoridad se describen en los Reglamentos de la Iglesia
C. CONSENSO ADMINISTRATIVO. El secretario tiene una participación
muy importante en las decisiones de la administración que son tomadas por los tres administradores. Para que sea efectivo, debe estar basado en una relación de equipo.
La relación entre los tres administradores es horizontal en vez de vertical. No es de jerarquía.
D. SUBORDINACIÓN E INTERRELACIÓN ENTRE LAS DIVERSAS ORGANIZACIONES DENOMINACIONALES.
1. LAS IGLESIAS, están subordinadas a los campos locales: Asociaciones o Misiones.
2. LAS ASOCIACION/MISIONES, a las UNIONES. 3. LAS UNIONES, a la División Sudamericana. 4. LAS INSTITUCIONES, están subordinadas a la
entidad que las administra.
Trabajo en equipoTrabajo en equipo
Principios del concepto de trabajo en equipo con sus colegas de Administración– Cada posición es necesaria.– Cada posición cumple una función especializada.– Cada miembro debe conocer las reglas y proce-
dimientos– Los miembros del equipo deben estar en constante
comunicación .
TTrabajo en equipo.rabajo en equipo. Cont.Cont.
1. Cada miembro del equipo realiza mejor su tarea cuando hay mutuo apoyo y cooperación.
2. Areas afectadas por el concepto de trabajo en equipo con su secretaria.
- Función. - Relación.
3.Claves para el éxito del trabajo en equipo. - Concenso. - Tiempo.
Descripcion de funciones…Descripcion de funciones…
II. REGISTROS.
1. LOS REGISTROS QUE SON DE RESPONSABILIDADDEL SECRETARIO, SON VARIADOS Y COMPRENDENCOMPLEJOS MATERIALES.
2. TIENE DOS PROPÓSITOS: a. Contar con evidencias de las decisiones de la Junta para ser comunicadas a quien corresponda. b. Conservar tales registros para el futuro e histórico.
REGISTROS. Continuación…REGISTROS. Continuación…
EN LAS IGLESIAS:
1. El libro de actas.
2. El Libro “Registro de feligresía” (fichero)
3. Libro de la historia de la iglesia
4. El Libro de visitas
5. Carpeta de archivos con las copias de los informes trimestrales.
Registros, Registros, continuación…continuación…
EN LAS ASOCIACIONES Y MISIONES
1. El registro de feligresía de todo el campo
2. El registro de las actas de la junta directiva
y de los Congresos Administrativos.
3. El registro de servicio de todos los obreros
con credencial.
4. El material anual para el Yearbook
Registros,Registros,ContinuaciónContinuación
EN LAS UNIONES.
Aunque no está obligada a llevar un registro de la feligresía, debe ayudar a los campos a mantener un registro de su feligresía.
Todos los documentos mencionados para los campos locales, corresponden también a las uniones.
RegistrosRegistros, continuación…, continuación…
EN LAS INSTITUCIONES.
1.Las actas de las instituciones deben ser mantenidas con el mismo rigor que en los campos locales y en Las Uniones.
2.El secretario de la Unión o campo local, debe cuidar Que tales documentos estén al día.
Descripción de funciones…Descripción de funciones…III. CONSERVACIÓN
1. No sólo es cuidar que las listas estén al día
en los registros
2. Sobre todo se debe tener un programa de conservación. Teniendo como blanco reducir la apostasía.
3. Debe preocuparse para que los miembros
estén activos en el programa de la iglesia.
Descripción de funciones…Descripción de funciones…
IV.-GUARDIÁN E INTÉRPRETE DE LOS REGLAMENTOS.
1. Los reglamentos no sólo regulan, sino que ayudan a los administradores a tener un medio común de consulta, de comunicación,
y de administración.
Guardián e intérprete de los…Guardián e intérprete de los…
2. Los reglamentos son la vía para la ejecución
administrativa de las actividades de la iglesia.
Los reglamentos permiten al administrador
conocer anticipadamente la forma de trabajo
de la iglesia y sus dependencias. A la vez le
permite saber cual es la razón de la MISION
de la Iglesia, y porque ha sido organizada.
Guardián e intérprete de los…Guardián e intérprete de los…
3. A nivel de las Iglesias locales, el Manual de la
Iglesia regula la administración de la misma.
Los Reglamentos de la División Sudamericana
regulan la administración de las Instituciones,
Campos locales, y las Uniones, dentro de su
territorio.
Guardián e interprete de los...Guardián e interprete de los...
4. El Secretario de la Unión, conducirá talleres de capacitación, dedifusión, e interpretación de los reglamentos entre los diferentes tipos de obreros de su territorio.
El Secretario de la Asociación o Misión conducirá talleres de capacitación, difusión e interpretación del Manual de Iglesia en cada
distrito misionero de su territorio.
LOS REGLAMENTOS. LOS REGLAMENTOS. Características:Características:
Los reglamentos tienen características dinámicas y están sujetos a:
1. Evaluación 2. Modificación 3. Cambio. Los reglamentos no son estáticos, debido a
que sirven a una entidad viviente, dinámica, y en constante desarrollo.
INTERPRETACION DE LOS INTERPRETACION DE LOS REGLAMENTOS:REGLAMENTOS:
La interpretación de los reglamentos debe hacerse atendiendo a lo que esta escrito y al contexto del propio reglamento.
Un recurso adicional es consultar con la organización inmediata superior.
El secretario es el responsable principal de la interpretación y para hacerlo debe conocerlo.
Sin embargo, lo mas importante no es conocerlo, sino hacerlo cumplir.
EL SECRETARIO DE IGLESIAEL SECRETARIO DE IGLESIA
ES UN CARGO IMPORTANTE:
“EL SECRETARIO DE LA IGLESIA DESEMPEÑA UNO DE LOS CARGOS IMPORTANTES DE LA IGLESIA, Y DE SU DEBIDO EJERCICIO DEPENDE EN GRAN PARTE EL FUNCIONAMIENTO EFICIENTE DE LA MISMA” (Manual de Iglesia p.59)
CUALIDADES DE UN BUEN CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO:SECRETARIO:
SECRETARIAO
SECRETARIODE LA IGLESIA
CUALIDADES DE UN BUEN CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO...SECRETARIO...
Confiable. El pastor, la Junta, los oficiales de la iglesia, pueden confiar en él?
Discreto. Mantiene en reserva los asuntos secretos de la junta?
Consagrado. Ha dedicado completamente su vida a la Misión de la Iglesia.
Integro. Representa bien a su iglesia en todo lugar y momento.
CUALIDADES DE UN BUEN CUALIDADES DE UN BUEN SECRETARIO...SECRETARIO...
Responsable. Realiza su trabajo con amor y responsabilidad, lo hace bien y lo mantiene al día.
Puntual. Esta a tiempo en las reuniones, envía sus informes estadísticos a tiempo.
Espíritu de equipo. Le gusta trabajar con la hermandad y mantiene una buena relación con los demás oficiales de la Iglesia.
DEBERES Y DEBERES Y RESPONSABILIDADESRESPONSABILIDADES
1. ES SECRETARIO DE LA 1. ES SECRETARIO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
IGLESIAIGLESIAA. Recibe todas las solicitudes que debe
estudiar la Junta Directiva de la IglesiaB. Prepara una agenda para estudiarla con
el pastor y/o con el primer anciano.C. Prepara la agenda para la JuntaD. Convoca a los Miembros de la Junta.E. Anota y mantiene las actas de todas las
reuniones.
2. ES SECRETARIO DE LAS 2. ES SECRETARIO DE LAS REUNIONES REUNIONES
ADMINISTRATIVASADMINISTRATIVASA. Prepara la agenda para la reuniónB. Anota y mantiene las actas de las
reuniones administrativas de la iglesiaPlano
3. MANTIENE EL LIBRO DE 3. MANTIENE EL LIBRO DE FELIGRESÍAFELIGRESÍA
A. Mantener al día el libro de feligresía, es de suma importancia.
B. Se debe registrar en el libro de la feligresía todo nuevo miembro que ingresa: por bautismo, por profesión de fe y por carta de traslado.
C. De igual manera se debe eliminar del libro todos aquellos que son retirados: por apostasía, por carta de traslado, o fallecimiento.
4. ES RESPONSABLE POR 4. ES RESPONSABLE POR LA CORRESPONDENCIALA CORRESPONDENCIA
A. Con los miembros de la iglesia, especialmente con aquellos que se ausentan
B. Cuando hay la transferencia de un miembro, con la secretaría de la iglesia correspondiente.
C. Con las oficinas del campo local, especialmente con el secretario.
5. ES RESPONSABLE POR 5. ES RESPONSABLE POR LOS INFORMESLOS INFORMES
A. Prepara y envía los informes estadísticos con todos los cambios de feligresía a la asociación/misión. ( Ver el M.de I. pág. 60,61)
B. Envía a la asociación/misión la fichas de los recién bautizados, con todos los datos que se solicita dicha ficha.
6. ES RESPONSABLE DE 6. ES RESPONSABLE DE CUIDAR...CUIDAR...
A. Del libro de feligresía.
B. Del libro de actas y demás libros
C. De los registros y archivos de la iglesia, los cuales pertenecen a la iglesia.
D. Del fichero ???
7. OTRAS ACTIVIDADES...7. OTRAS ACTIVIDADES...
A. Prepara el certificado de bautismo.B. Ayuda al pastor durante la ceremonia
bautismal.C. Prepara las credenciales de los
delegados a los congresos del campo local.