www.vdab.be 0800 30 700 1 google case vdab paul danneels cio vdab 1

www.vdab.be0800 30 700

1

Google case VDAB

Paul Danneels CIO VDAB

1


• Wie is VDAB

• Anders werken en cloud: hoe starten

• Eerste project: Cloud mail

• Lessons learned

• Volgende stappen

• Vragen


VDAB biedt een brede waaier van diensten aan werkgevers, werknemers en werkzoekenden

VDAB

FOREM

516.255 vacatures met 84,3% vervulling 396.167 registraties werkzoekenden 696.562 bedrijfscontacten on line: 492.289 servicelijn: 143.892 persoonlijk: 60.381 152.470 opleidingen> 15 miljoen opleidingsuren

5.013 werknemers

5200 VDAB PC’s verspreid over 276 lokaties

6000 opleidingsPC’s verspreid over 38 campussen

330 self service kiosken

800 zelfbediening PC’s

Matchen van vraag en aanbod

2010

Brussel : ACTIRISWallonië : FOREM


• Goede externe toegankelijkheid

o Open en laagdrempelig platform naar alle burgerso Voorbeeld: links met OCMW consulenten en tendering partners, Google Docs

trajectbegeleiding werkzoekende

• Kosten verlageno Vermijden infrastructuur en beheerskosteno Eenvoudige toepassingen zonder ontwikkelkost mogelijko Voorbeelden: Google Docs inschrijvingen voor taalopleidingen, Wegwijs info

over arbeidsmarkt

• Inspelen op consumerizationo Thuisplatform en werkplatform gelijk schakeleno Link naar social media en collaborationo Voorbeelden: delen van informatie met werkzoekenden, e coaching opleidingen

• Ketenwerking binnen de overheid versterkeno Overheid is voorloper van private cloud met authentieke bronnen o Voorbeelden KBO, KSZ, Dimona

Anders werken en cloud


Cloud opportuniteiten eerst in kaart gebracht vertrekkende vanuit de strategie

cloud strategie linken aan strategie vermijden van leveranciers push vermijden van ad hoc projectaanvragen


Cloud collaboration via Google Apps biedt heel wat mogelijkheden

CSC Proprietary and Confidential 7/5/2010 10:05 AM PPT 2007_Planning_FMT 10

Google Apps; Tools for today’s User

GMail Huge inbox with search: keep and find everything

Talk Business class IM and VC as easy as email

Groups Let users easily create and work in teams

Calendar Make sharing calendars and schedules easy

Docs Makes collaborating as easy as creating

Sites Allow users to manage their own sites

Video Unlock the power of video within your business

Google Message Discovery Compliance and eDiscovery

• Kostenbesparing en hogere beschikbaarheid o Mailo Agenda

• Collaboration introducereno Documenten

o Online aanmaken & intern/extern delen o Realtime samenwerken

o Websiteso Online aanmaken & delen met partnerso voor team, project, afdeling, cursus

o Chato Audio- & Videochat

o interno voor e-learning of opvolging werkzoekenden

“Cloud-based email is always cheaper for companies with fewer than 15,000 users” Forrester Research 2010 “Cloud-based email is always cheaper for companies with fewer than 15,000 users” Forrester Research 2010


© 2011 Capgemini. Alle rechten voorbehouden

Directiecomité, 20 juni 2011

7

• Enkel communicatie

• Archief doorsnee gebruiker 6 maand tot 2 jaar

• Hoge beheerskost

• SLA Beschikbaarheid 99,7%

• Geen uitbreiding mogelijk

• Beperktere clients

• Upgrade politiek

• Geplande downtime

• Enkel communicatie

• Archief doorsnee gebruiker 6 maand tot 2 jaar

• Hoge beheerskost

• SLA Beschikbaarheid 99,7%

• Geen uitbreiding mogelijk

• Beperktere clients

• Upgrade politiek

• Geplande downtime

Huidige omgevingHuidige omgeving

• Communicatie + collaboration (talk, chat, video, docs, sites,… intern en extern)

•Google thuisomgeving wordt werkomgeving en vice versa

•25GB per gebruiker, geen archivering meer nodig

•Lagere beheerskost minder HW, minder licenties spam & antivirus en opslagcapaciteit

•SLA Beschikbaarheid 99,9%

•Uitbreidbaar via Java, gadgets, webapps (marketplace)

•100% web, overal toegankelijk, synchronisatie smartphones (Blackberry, Iphone, Symbian, Windows, Android)

•Regelmatige updates: 280 nieuwe functies werden zonder kosten toegevoegd in 2010

•Geen geplande downtime

• Communicatie + collaboration (talk, chat, video, docs, sites,… intern en extern)

•Google thuisomgeving wordt werkomgeving en vice versa

•25GB per gebruiker, geen archivering meer nodig

•Lagere beheerskost minder HW, minder licenties spam & antivirus en opslagcapaciteit

•SLA Beschikbaarheid 99,9%

•Uitbreidbaar via Java, gadgets, webapps (marketplace)

•100% web, overal toegankelijk, synchronisatie smartphones (Blackberry, Iphone, Symbian, Windows, Android)

•Regelmatige updates: 280 nieuwe functies werden zonder kosten toegevoegd in 2010

•Geen geplande downtime

Google Apps omgevingGoogle Apps omgeving

De voordelen van onze cloud collaboration oplossing


Kosten batenanalyse toont ROI binnen het jaar

Google Apps Vandaag

licenties 200k 180k (mail, mobile, spam, excl MS Office)

Serverbeheer 24k (LDAP en postini sync)

90k (+20k)

Storagebeheer en back up

35k (+200k)

Applicatiebeheer 50k 200k (+?)

infrastructuur 40k (+10k)

Totale jaarlijkse kostprijs

274k 545k (+230k voor langere retentie en betere beschikbaarheid)

Geen toekomstige upgradekosten voor een bestaande omgeving Gratis bijkomende collaboration mogelijkheden

Geen toekomstige upgradekosten voor een bestaande omgeving Gratis bijkomende collaboration mogelijkheden


Via een uitgebreide pilootaanpak werd de introductie binnen de

organisatie goed voorbereid

• Test door pilootgebruikerso Doelpubliek: business, privéaccounts, IT experten, IT-medewerkerso Cases rond communication (mail en kalender)o Case rond collaboration (docs, video-audio chat, sites)

• Cases van collaborationo E-Begeleiding o Reserveringstool voor opleidingen interno Kennismanagement: toetsing QuikR – siteso Gemeenschappelijke opvolgtabel MVOo Opzetten van siteso Gebruik van videochat: multigebruikers

• Resultaten o functionele vereisten opgelijst via workshopso Extra workshop en demo voor management assistenten en servicelijno Aanbevelingen voor opleidingen en implementatie



9


Mapping VDAB functionele vereisten met Google Apps

• Bevraging functionele wensen mail en kalender o Pilootcases gedurende 2 maanden;o Bevraging directiesecretaresses en medewerkers uit

de business (servicelijn,…)o Specifieke demo voor directiesecretaresses en

servicelijn

• Mapping Google Apps o 106 Functionele vereisten van VDABo 85 Behoeften zijn standaard voorzieno 15 Behoeften hebben workaround o 3 Behoeften zijn (nog) niet realiseerbaar, doch

hebbengeen business impact:

• Tracking informatie: zien wie mails heeft geopend

• Read receipt

• Gebruikers met proxyrechten in Gmail hebben enkel leesrechten



10

Google Apps voldoet voor 97% aan de behoeftenGoogle Apps voldoet voor 97% aan de behoeften



Directiecomité, 29 augustus 2011

11

We hebben ervoor gekozen om alle medewerkers inclusief hun archieven over te zetten

Verschillende kanalen en trainingsfaciliteiten zorgen voor de nodige awareness, voorbereiding, opleiding op ieders maat en nazorg

Verschillende kanalen en trainingsfaciliteiten zorgen voor de nodige awareness, voorbereiding, opleiding op ieders maat en nazorg


De sleutelvragen die moeten worden beantwoord zijn anders dan bij de standaard IT projecten

• Securityo SAS 70, https, …

• Privacyo Safe harbour overeenkomst

met VS, data VDAB gebruik only

• Architectuur en data classificatie o Multi bronnen data architectuuro reversability

• Change managemento Communicatie, opleiding,

ambassadeurs, …

• Opleiding en support modelo Help desk, escalaties


Volgende stappen

• Diensten naar burgers– Video CV– E learning

• Interne productiviteit – uitbreiden collaboration mogelijkheden– Jira issue management

• Data center optimisatie – ALM virtualisatie als voorbereiding voor test en

ontwikkelomgevingen


Vragen ?

14

www.vdab.be 0800 30 700 1 google case vdab paul danneels cio vdab 1

Documents