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FORMAÇÃO DE LÍDERES, SECRETÁRIOS E ORIENTADORES

GEPS!

BEM VINDOS!!!

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Objetivo do curso

Conhecer as atribuições específicas dos líderes, secretários e orientadores tais como, coordenação de reuniões, condução dos processos de reflexão e liderança do grupo.

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Missão

Produzir e difundir conhecimentos

que promovam a melhoria da qualidade

de vida e formar cidadãos competentes,

com postura crítica, ética e humanista,

preparados para atuarem como agentes

transformadores.

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Objetivos dos GEPS1- Comunicação:

- Possibilitar espaço do levantamento de idéias, discussão de assuntos, almejando crescimento pessoal, setorial e institucional.

2- Serviços:- Melhorar o atendimento e procedimentos com eficiência e eficácia;- Facilitar processos/procedimentos para uma melhor prestação de serviços;- Buscar a melhoria na prestação de serviço.

3- Comportamento / Desenvolvimento:- Avaliar o trabalho individual e coletivo;- Buscar melhor capacitação do grupo;- Alcançar uma formação de equipe engajando os outros colaboradores;

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Objetivos dos GEPS

- Compreender que o aluno é o centro do interesse da UPF;

- Promover crescimento pessoal/profissional que reflita diretamente na prestação de serviços;

- Motivar funcionário, fazer com que ele sinta-se parte da instituição;

- Comprometer-se com o crescimento/ desempenho da instituição, partindo do “eu” para o “todo”;

- Identificar capacidades/competências em cada pessoa.

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- Motivação dos funcionários propagando a liberdade de expressão em todos os níveis;

- Trabalhar relacionamento interno (cooperação entre colegas);

- Trabalhar comprometimento dos funcionários com os objetivos da UPF;

- Perceber a importância do elo entre os setores da instituição;

- Integração entre setores/unidades/funcionários e professores.

Objetivos dos GEPS

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ORIENTADORO gestor assume o papel de orientador

do grupo para:

• Dar apoio ao grupo.• Promover os recursos necessários, sempre que o grupo

necessite desta ajuda.• Estimular o grupo na busca de alternativas para a

melhoria do trabalho.• Promover a abertura ao grupo.• Participar em grau de igualdade com o grupo.

É de fundamental importância que o orientador acompanhe todas as reuniões para que tenha

pleno conhecimento da evolução do pensamento do grupo na busca de soluções.

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L í d e r• Características: iniciativa, comprometimento,

pontualidade, credibilidade, honestidade, cooperação.

• São responsabilidades:- coordenar as reuniões;- representar o grupo junto à C.C.G.E.P.S quando

necessário;- motivar e estimular os participantes a contribuir com

sugestões para a solução dos problemas/dificuldades do cotidiano, apresentadas na reunião.

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SECRETÁRIO

• É o responsável pelo preenchimento da ata ao final da reunião;

• É responsável também pelo preenchimento do formulário de projeto (quando este se fizer necessário);

• Seu papel é de apoio e auxílio ao líder, sendo inclusive, seu substituto quando este se ausentar;

• Assim como líder, o secretário é eleito pelo grupo.

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A reunião

As reuniões devem ocorrer semanalmente, com data, local e horário (início e término) previamente determinados. Devem ser feitas dentro do horário de expediente e durar, no máximo, 30 (trinta) minutos, contando com a participação de todos os membros do grupo.

Sugestão: encaminhar e-mail com pauta da reunião aos participantes.

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Ata

É o instrumento de registro de cada reunião.

• Constituirá o histórico do grupo.

• A cada reunião, uma cópia da ata deverá ser encaminhada para o e-mail:

geps@upf.br .

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O projeto

• É o instrumento através do qual o GEPS planejará suas ações que fogem ao cotidiano.

• Elaborado o projeto pelo GEPS, deverá ser encaminhado à CCGEPS para análise e autorização.

• Como dependerá de autorização da CCGEPS, assumirá caráter oficial.

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A CCGEPS

COMISSÃO COORDENADORA DOS GRUPOS DE EXCELÊNCIA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

1 membro do Desenvolvimento RH; 1 membro da DIRHU;• 3 membros dos GEPS (eleitos pelos líderes

GEPS);• 1 orientador;• 1 membro indicado pela Reitoria.

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A CCGEPS

• Objetivo: avaliar e coordenar os trabalhos realizados pelos GEPS, oferecendo-lhes apoio e propondo novos objetivos.

• A CCGEPS também é responsável pelo recebimento, observação, catalogação e resposta dos projetos encaminhados pelos GEPS.

• A CCGEPS realizará reuniões mensais para avaliar o andamento dos trabalhos e propor adaptações.

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DICAS PARA CONDUÇÃO DE REUNIÃO!

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Abertura da reunião

A abertura da reunião é o cartão de visita da reunião, ou seja, ela deve ser positiva, alegre e motivadora.

É importante combinar de imediato o horário início e término da reunião (e posteriormente respeitar o combinado).

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O início

Comece na hora marcada.

Iniciar com um “quebra-gelo”, dá um efeito muito bom.

Acerte ou reforce o horário.

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• Esteja bem antes na sala;

• Receba as pessoas que vão chegando para ir se entrosando com o clima e com o ambiente;

• Entre em cena bem disposto, de forma decidida;

• Respire fundo e descontraia a face;

Dicas para quebrar a tensão inicial:

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•Esteja preparado no conteúdo muito mais do que realmente é necessário;

•Olhe para todos os membros do grupo com simpatia, se possível sorrindo;

•Saiba claramente onde você quer chegar;

•Evite falar e olhar, somente para um membro do grupo.

Dicas para quebrar a tensão inicial:

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Olhar

• Olhe as pessoas nos olhos;

• Evite ficar olhando para o chão ou para o teto;

• Ao responder à pergunta de alguém, dirija o olhar a todo o grupo evitando fixá-lo na pessoa que fez a pergunta;

• Evite olhar fixo por mais de 5 segundos para mesma pessoa.

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Perguntas• Evite interromper colocações ou

perguntas achando que já entendeu o que a pessoa “quer dizer ou perguntar”. Espere que ela conclua e só então comece a responder;

• Tenha clareza para você mesmo que perguntas irão ocorrer. Não “gele” toda vez que alguém levantar a mão;

• Evite sair da arena, ou ficar lendo algo enquanto as pessoas discutem o assunto.

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Perguntas

• Encerre a discussão estabelecendo ligações entre as contribuições dadas, do que já foi comentado, concluindo de forma participativa;

• Fique atento à comunicação não-verbal dos presentes;

• Chame as pessoas pelo nome;

• Saiba ser esportivo, aceite alguma brincadeira;

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Perguntas

Evite falar: “Certamente ninguém tem pergunta alguma, pois o assunto é muito fácil”;

• Evite usar a expressão “Vocês terão que...”;

• Desenvolva uma idéia, um conceito por vez;

• Evite iniciar alguma resposta com “Não”;

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Perguntas

• Reforce detalhes importantes. Fale de novo, mais pausado e com mais energia;

• Demonstre convicção naquilo que fala;• Considere o volume e a velocidade da voz;• Mantenha o ritmo. Não deixe o “pneu furar”;• Utilize um quebra-gelo quando isso começa a

ocorrer;• Lembre-se que o grupo sempre pode ajudar

com o seu conhecimento, sua experiência e criatividade.

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Mãos

• As mãos são a válvula de escape do nervosismo. Evite ficar “amassando” o pincel atômico que você segura;

• As mãos no bolso quando na arena, passa falta de auto-confiança e displicência;

• Braços cruzados significa fechando a guarda;

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• Mãos para trás mostra postura de pai crítico ou de superior;

• Cuidado com manias dispersivas: fica o tempo todo coçando a barriga, piscar excessivamente...

Mãos

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Desenvolvimento

• Evite usar exemplos que envolvam questões morais / valores;

• Valorize as colocações que vierem mas não fique agradecendo ou supervalorizando uma pergunta ou observação em especial;

• Cuidado com as acusações e generalizações: “nenhum gestor faz isso”, “todo mundo é radical”;

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Desenvolvimento

• Procure se incluir no grupo, troque o uso do “eu”, “vocês” por “nós”;

• Evite termos professorais: “vim aqui ensinar vocês que...”, “vou passar a vocês conhecimento sobre...”;

• Evite arrastar os pés. Além de demonstrar cansaço, irrita as pessoas auditivas;

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Desenvolvimento

• Teste antecipadamente o projetor, os pincéis, o vídeo, a tevê...;

• Elogie, com sinceridade, os participantes, sempre que puder;

• Sempre que tiver material, entregue com páginas numeradas, fica mais prático para conduzir o trabalho;

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Desenvolvimento

• Desenvolva a habilidade de ouvir;

• Tenha empatia;

• Ao ouvir, faça contato visual, sorria, concorde com a cabeça, faça perguntas abertas, repita palavras-chave, verifique o que foi dito, resuma e envolva as pessoas;

• Desenvolva uma gesticulação moderada e natural.

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Término

• Fazer retrospecto das definições alcançadas pelo grupo. Isso facilita os próximos encaminhamentos extra-reunião;

• Facilita também para que o secretário realize o preenchimento da ata.

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Ata de Reuniões

• Nome do G.E.P.S: ______________________ Mês :_________________• Líder: ________________________________ Membros: _____________• Secretário:_____________________________• Orientador(a):___________________________

Data Assuntos Atividades Desenvolvidas

Assinaturas:Líder: Orientador: Secretário:

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Roteiro de reuniõesGeps: Líder:

• 1. Saudação• 2. Leitura da ata da reunião anterior• 3. Retomada das pendências da reunião anterior• Pendências Responsável • 4. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas)• Providências Responsável • 5. Assuntos novos – explanação e brainstorming• 6. Definições:• 7. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas)• Providências Responsável• 8. Conclusões da reunião• 9. Encerramento.

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Projeto G.E.P.S

• G.E.P.S : • Líder:• Nome do projeto: Data: 1. Situação a ser analisada:2. Levantamento de idéias:3. Encaminhamento que o G.E.P.S considera viável (idéia

selecionada):4. Necessidades para pôr em prática:5. Parecer do orientador do G.E.P.S: Data:6. Parecer da Coordenação dos G.E.P.S Data: