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JORMADAS DE ACTUALIZACIÓN DOCTRINARIAS
SECRETARIADO PERMANENTE DE TRIBUNALES DE CUENTAS, ORGANOS Y ORGANISMOS DE CONTROL EXTERNO DE LA REPUBLICA ARGENTINA
29 de Setiembre a 01 de Octubre de 2014Carlos Paz- Córdoba
TEMA IVAuditorias de Rendimiento. Gestión orientada a resultados al interior de los
Tribunales de Cuentas”
MODELO DE CONTROL DEL PLAN ANUAL DE AUDITORIA
AUTORA: MG. LAURA RAQUEL LAVIN
AUDITORIA GENERAL DE LA PROVINCIA DE SALTA
Mg. Laura Raquel Lavín- Modelo Control de Plan Anual de Auditoría
INDICE
1. Hacia un Sistema de control del Plan Anual de Auditoría2. Bases del Modelo3. Objetivos del Modelo. Una Base de Datos que dialoga4. El ciclo de vida de un Proyecto de Auditoría5. Fases del Modelo de Gestión de la Planificación6. Usuarios del Modelo 7. Preparando un camino hacia la medición de Resultados8. El control de los resultados hacia el interior de la AGPS9. Indicadores de Eficacia del Plan Anual10.Conclusiones
Anexo Modelo de datos Anexo Pantallas del SistemaReferencias Bibliográficas
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Mg. Laura Raquel Lavín- Modelo Control de Plan Anual de Auditoría
1. Hacia un Sistema de control del Plan Anual de AuditoríaEl principal producto que un Órgano de Control Externo es la publicación de
los Informes de Auditoría, Informe de la Cuenta General del Ejercicios, Informes
Especiales, conforme a su Plan Anual de Auditoría y Control del año que se trate.
La condición “sin ecua non” es que el ese producto, “el informe”, sea el resultado
de la ejecución de un proyecto contenido en el Plan Anual de Auditoría, o bien
incorporado dicho Plan durante el año de ejecución mediante el acto
administrativo correspondiente. Por su parte el cumplimiento del Plan Anual de
Auditoría implica el cumplimiento de la política del órgano y de las metas físicas
incorporadas al Presupuesto Anual de la Administración Pública.
En la AGPS, dentro de su plexo normativo, las llamadas “Normas Básicas
para la Planificación Institucional y Plan Operativo” (Resolución 55/01) establecen
una secuencia lógica para la emisión y aprobación del Plan Anual de Auditoría y
en sus considerandos se hizo mención a una “expresión de deseos” sobre un
anhelado “control de gestión”, que no se plasmó en su parte resolutoria, sino hasta
el año 2014:
“…el sistema propuesto posibilita obtener y evaluar indicadores de gestión,
vincular en tiempo real lo planificado con lo ejecutado, analizar costos, desagregar
las tareas a ejecutar en cada proyecto, incorporar mecanismos de medición de los
avances de ejecución y relacionar los distintos informes que corresponden a un
proyecto…”
“…permitirá a las áreas operativas trabajar con datos cualitativamente
iguales para normalizar sus presentaciones, pero también posibilitará la
realización de análisis de desvíos y la determinación de estándares para futuras
evaluaciones”
En nuestra AGPS el Plan Anual de Auditoría y Control se elabora todos los
años, su aprobación es competencia del Colegio de Auditores, constituye la
previsión del trabajo de auditoría en todos sus aspectos, determinándose en él, la
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naturaleza, alcance, contenidos y momento de ejecución de los trabajos de
auditoría a realizar; tiene como plazo de elevación el 30 de setiembre de cada año
y junto al mismo debe elaborarse un Plan Operativo, cuyo plazo de elevación es el
30 de noviembre del año inmediato anterior al de su vigencia.
El seguimiento de la ejecución del Plan Anual de Auditoría y Control como
del Plan Operativo, es incumbencia de la Gerencia General de Planificación. Dicho
control y la elevación de sus resultados a la Presidencia de la AGPS, se ejecutó
hasta el presente año de forma manual, dependiendo tal tarea de la información
que cada Área de Control.
Los problemas que se suscitaron a causa de la tarea manual, fueron:
La falta de uniformidad en cuanto al formato en la confección
(algunas Áreas remitían en Word, otras en Excel, otras de modo
literal, etc.), demandaba tiempo adicional para la consolidación.
Los retrasos en la remisión o la falta de uniformidad en el corte de
la información, los volvía no comparables.
Errores humanos de carga de datos, omisiones, duplicaciones,
confusión de Códigos de Proyectos, llevaban a un trabajo adicional
de seguimiento y corrección.
Toda la información elevada constituía una “masa” de datos, sin
clasificación ni orientación gerencial para la toma de decisiones.
La clasificación faltante se vincula al estado de cada proyecto o
avance.
2. Bases del ModeloEn el año 2013, la Gerencia General de Planificación realizó un modelo
manual basado en:
El elemento que determina el avance de los proyectos de auditoría
es el tiempo, o sea las fechas por las que va pasando un proyecto
de un estado a otro.
Simplificar al máximo la cantidad de estados o pasos, a fin de poder
emitir información acotada.
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Codificar los diferentes ”momentos” o “estadios” por los que
atraviesa un Proyecto de Auditoría, desde que es aprobado por
Resolución AGPS, hasta la publicación, comprendiendo tal
codificación las instancias más relevantes tanto internas como
externas.
A partir de tal codificación se inició una tarea conjunta con el
Departamento Sistemas de la AGPS para determinar el alcance de
una Base de Datos operativa.
El Departamento Sistemas propuso el desarrollo de un Sistema de
Control de Gestión del Plan Anual, haciendo operativa aquella
expresión de deseos de la Resolución 54/01.
Se realizaron numerosas reuniones internas con las Áreas de Control
para analizar las ideas bases.
Se elevaron las ideas bases a la Presidencia a quien le interesó y
puso plazos concretos para que tal sistema estuviera operando en
Enero de 2014.
Producto de este trabajo, el Sistema de Control de Plan Anual de Auditoría se
aprueba mediante Resolución Nº 08/14.
3. Objetivos del Modelo. Una Base de Datos que dialogaEl proceso secuencial de elaboración de un Informe de Auditoría y
Fiscalización es menos o más complejo según sea el Ente auditado, los riesgos
analizados, el objeto, alcance, objetivo, período auditado.
La consecución de todos los Proyectos contenidos en el Plan Anual de
Auditoría contribuyen al logro de la principal meta cuantitativa fijada
presupuestariamente y en la Política principal del órgano: Informes de Auditoría y
Control “Publicados” en la web, esto significa que el Informe como tal se encuentra
notificado como definitivo a su/s destinatario.
La base de datos sobre la cual descansa el Sistema de Control de Plan
Anual de Auditoría tuvo como objetivos:
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1. Trabajar con una Base de datos única: El Departamento Sistema fue
el responsable del desarrollo de un Sistema de Base de Datos, el cual
trabajó con un modelo uniforme de datos de ingresos, procesos y
egresos (Datos Generales y Consulta). Presenta una pantalla amigable,
en la que cada Área interviniente en el mismo debe cargar y actualizar
las fechas que implican un cambio en el proceso en la formación de un
Informe de Auditoría, durante los diferentes estadios de la vida de un
Proyecto de Auditoría, hasta la publicación.
2. Diálogo o vinculación con el Sistema de Mesa de Entradas: el
diseño de la base de datos permite vincular la información de cada Plan
Anual de Auditoría, con cada Expediente de Auditoría generado en
Mesa de Entradas. Ambas bases se han desarrollado con Microsoft
Visual FoxPro 9. La particularidad es que las dos bases se encuentran
vinculadas, dialogan, proveyéndose la información necesaria al inicio de
una Auditoría. Una vez que en el Sistema de Mesa de Entradas se
identifica un Proyecto de Auditoría, el Sistema de Control de Plan Anual
entrega datos del: ente auditado, objeto, alcance, período y demás
datos útiles (cargados en el momento en que se incorpora cada Plan
Anual o se modifica el mismo).
3. Uniformidad: la definición de un formato de datos uniforme y la
denominación de los diferentes estadios por los que atraviesa un
proyecto de auditoría y fiscalización, hasta su publicación.
4. Carga descentralizada: la carga de los datos es descentralizada y de
responsabilidad de las Gerencias Generales de Áreas de Control, la
Mesa de Entradas, la Gerencia Gral. de Planificación, y Sistemas. Este
modo de actualización de datos permite la conciliación de avances y el
control por oposición.
5. Ejecución on line: la actualización de las fechas relativas a cada
Estadio permitirá la Gestión en línea del Plan Anual de Auditoría y
Control (PAAC).
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6. Depuración permanente: permitirá la depuración de cada PAAC
(modificación, archivo o baja).
4. El ciclo de vida. Fases de un Proyecto de AuditoríaLa Base de datos se funda en el ciclo de vida de un Proyecto de
Auditoría. Podemos definir el proceso de control externo: como la secuencia de
actividades técnicas, que se llevan a cabo en el seno de un Órgano de Control,
que van desde la apertura del Expediente Administrativo que contiene el Legajo
Corriente, hasta la publicación del Informe Definitivo. Comprende un espacio
temporal, donde se suman los recursos humanos, materiales e inmateriales. La
suma de los costos nos proporcionaría la base para la medición de resultados, la
construcción de estándares y de indicadores propios.
A partir del ciclo de vida de un Proyecto de Auditoría y Control, surge la
enumeración de etapas, pasos o momentos, que dieron nacimiento a los
diferentes estadios, que permitirían diferenciar y computar las estadísticas a
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Elaboración de Informe Definitivo
Notificación y Publicación del Informe Definitivo
Inicio de la Auditoría
Programa y Planificación Específica
Tareas de Campo
Elaboración de Informe Provisorio
Notificación de Informe Provisorio
Obtención de Consideraciones del En te
CICLO DE VIDA
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diferentes niveles (por Área, por Estadio, por Año, etc.), según va transcurriendo
el mismo:
5. Fases del Modelo de Gestión de la PlanificaciónBuscando la simplicidad y uniformidad de criterio para medir la gestión se
eligieron las siguientes fases para el modelo, usando para el desarrollo un dato
esencial: las fechas.Estadio -1: Proyecto dado de baja o archivado. Según lo disponga la
Resolución AGPS correspondiente.
Estadio -1: Proyecto archivado o dado de baja. Abarca los Proyectos que por
Resolución AGPS fueron archivados o dados de baja.
Estadio 0: “Proyecto no iniciado”. Son todos los Proyectos de Auditoría
aprobados en el PAAC y no ejecutados. El Departamento Sistemas, procederá a
cargar en el Sistema el Anexo del PAAC, anualmente el detalle de todos los
Proyectos de Auditoria, conforme a la comunicación que la Gerencia General de
Planificación haga del archivo digital correspondiente a la Resolución AGPS
aprobatoria del mismo.
Estadio 1 “Auditoria Iniciada”. Conforme al Plan Operativo, en la fecha que las
Áreas de Control remitan al Departamento de Mesa de Entradas la nota
correspondiente a la formación del expediente administrativo (Legajo Corriente del
Proyecto de Auditoría Nº xxx-xxxxxx -xxxx) , se generará automáticamente el
Estadio 1.
Estadio 2 “Con Planificación Específica”: En la fecha de ingreso de la
Planificación Específica a la Gerencia General de Planificación se cargará el
Estadio 2 junto a todas las fechas estimadas expresadas en la misma.
Estadio 3: En tareas de campo: Las Gerencias Generales de Áreas de Control
ingresarán la fecha de inicio de Tareas de Campo, con lo cual se configurará el
Estadio 3.
Estadio 4: IAP en elaboración. Las Gerencias Generales de Áreas de Control
ingresarán la fecha de inicio de elaboración de IAP, con lo que se configurará el
Estadio 4.
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Estadio 5: IAP notificado. Las Gerencias Generales de Áreas de Control
ingresarán la fecha de notificación del Acta adjunta al IAP.
Estadio 6: Análisis de las consideraciones del Ente sobre IAP. Las Gerencias
General de Áreas de Control ingresarán la fecha de entrada de las
consideraciones del Ente respecto al IPA.
Estadio 7: IAD en elaboración. Corresponde a la fecha en que se inicia la
elaboración del IAD por parte de las Gerencias Generales de Control, quienes
realizarán la carga.
Estadio 8: IAD notificado: Corresponde a la fecha de notificación del IAD.
Estadio 9 IAD publicado: El Departamento Sistemas según lo solicitado por Sec.
Legal T. e Institucional ingresará al Sistema de Control la fecha de la publicación
del IAD.
6. Usuarios del Modelo El resultado de la implantación de este desarrollo benefició a todos sus
usuarios, principalmente para ayudar en la Gestión de los diferentes estamentos
responsables de la Ejecución del PAAC. Lo que llevó a tomar decisiones
relacionadas con la Seguridad Informática, estableciendo diferentes niveles de
acceso (uso de claves) y restricciones en cuanto a la habilitación del mismo en los
equipos de cada usuario, estableciendo contraseñas para cada tipo y nivel:
Usuarios de Operación
Los usuarios de operación serían las personas designadas por las
Áreas de Control, involucradas en la carga y actualización del
Sistema.
Usuarios de Consulta
Presidente y Auditores Generales: para quienes el Sistema es una
herramienta de información y toma de decisiones.
Gerentes Generales de Áreas de Control: como herramienta de
gestión y planificación del actual y futuros PAAC.
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Gerencia General de Planificación para la consolidación del PAAC y
su seguimiento, elaboración de informes y análisis estadístico
periódico destinados al Presidente y Auditores Generales.
7. Preparando un camino hacia la medición de Resultados: La filosofía del Sistema de Control de Planificación no se cierne en
el control de los resultados, sino la traducción de los mismos a indicadores de
dichos resultados que alimenten una base, que con el tiempo se convertirán en
estándares.
Para ello se ha pensado en la simple comparación de “lo estimado
con lo ejecutado o real” que reza la definición pura del control. Se basa en la carga
de fechas “estimadas”, lo cual es responsabilidad del Área que recibe las
Planificaciones Específicas:
Fecha estimada de inicio de tareas de campo
Fecha estimada de finalización de tarea de campo
Fecha estimada de elevación de IAP
Fecha estimada de elevación de IAD
Por otro lado, la carga en el sistema de las fechas “reales” de
ejecución de cada paso del proceso de generación de un informe de Auditoría o
Fiscalización, corresponden a:
Fecha de baja de un Proyecto: Departamento Sistemas
Fecha de inicio de auditoría: Mesa de Entradas
Fecha real de inicio de tarea de campo: Área de Control
Fecha real de finalización de tarea de campo: Área de Control
Fecha real de elevación de IAP: Área de Control
Fecha real de elevación de IAD: Área de Control
Fecha de publicación: Departamento Sistemas
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8. El control de los resultados hacia el interior de la AGPSLa posibilidad de la elaboración de estadísticas generales y particulares
que permite el Sistema enriquece su utilidad. Las estadísticas que hoy son
operativas se refieren a:
1. Estadísticas analíticas por Área de Control: permite conocer en
Área de Control la cantidad de Proyectos que se encuentran:
a. De Baja
b. No Iniciados
c. Iniciados
d. Con Planificación Específica
e. En tareas de Campo
f. En Elaboración de Informe Provisorio
g. Notificado Informe Provisorio
h. Con consideraciones del Ente
i. En Elaboración de Informe Definitivo
j. Notificado Informe Definitivo
k. Publicado Informe Definitivo
2. Estadística Consolidada por Año y por Área. Se exponen todas las
Áreas de Control y todos los años incluidos en la Base, la cantidad de Proyectos
que se encuentran en los 9 Estadios ya definidos.
3. Consolidado por General: muestra sin identificar el Área de
control, para los años incluidos en la Base de Datos, la cantidad de Proyectos que
se encuentran en cada Estadio definido.
4. Consolidado por Estadio: muestra para cada estadio, la
distribución por año, la residencia por Área de la cantidad de Proyectos. Esto
permite analizar los cuellos de botellas según el Estadio que más proyectos
incluya (dependiendo de la diferencia entre lo Planificado y lo Ejecutado según la
Planificación Específica).
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9. Indicadores de Eficacia del Plan Anual
Eficacia por Proyecto: Total de días(*) reales de ejecución / Total días (*)
planificados de ejecución (*) Días hábiles administrativos en AGPS
Índice de BAJAS: Número de proyectos dados de baja (Estadio -1) / Plan
anual de auditoría (Estadio 0).
Total de Auditorías sin iniciar: Plan anual de Auditoría (Estadio 0) -
Número de Auditorías Iniciadas Estadio (1).
Índice de Auditorías iniciadas: Número de Auditorías Iniciadas Estadio
1(año de consulta / Número de Auditorías Iniciadas Estadio 1 (año
anterior).
Índice de Auditorías en tareas de campo: Número de Auditorías en
Estadio 3/ Plan anual de Auditoría (Estadio 0).
Índice de Auditorías en elaboración de IAP: Número de Auditorías en
Estadio 4/ Plan anual de Auditoría (Estadio 0).
Índice de Auditorías con IAP Notificadas: Número de Auditorías en
Estadio 5/ Plan anual de Auditoría (Estadio 0).
Índice de Auditorías con consideraciones del Ente Auditado: Número
de Auditorías en Estadio 7/ Plan anual de Auditoría (Estadio 0) del año
analizado.
Índice de Auditorías con IAD Notificado: Número de Auditorías en
Estadio 8/ Plan anual de Auditoría (Estadio 0).
Índice de Auditorías Publicadas: Número de Auditorías en Estadio 9/
Plan anual de Auditoría (Estadio 0).
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10.Características del software utilizadoLa herramienta de desarrollo es Microsoft Visual FoxPro 9, que accede al
motor de datos Microsoft SQL Server 2012, a través de la interfaz ODBC (Open
Data Base Conectivity). El sistema se alija en un servidor IBM corriendo Windows
Server 2012 Standard. Es, en términos técnicos, las herramientas y las
plataformas que se usaron para el desarrollo.
Conclusiones-Ha sido muy satisfactorio llegar al punto actual de ver los resultados del
Sistema de Control de Planificación y revertir los inconvenientes iniciales de la
tarea de verificación y seguimiento en cada ejercicio y acumuladamente.
-Fue muy gratificante trabajar con el Departamento Sistemas en la
discusión del diseño a medida de esta herramienta.
-Ha sido definitoria la decisión del máximo órgano, Colegio de Auditores,
para que esta herramienta sea utilizada para beneficio del Organismo.
-Es fundamental actualmente y a futuro, una permanente colaboración de
todas las Áreas intervinientes, tanto para la carga como para la elevación de
iniciativas de mejora continua.
-Los indicadores utilizados hasta la fecha son pocos y se está trabajando en
optimizarlos, esperando poder en un mediano plazo trabajar con centros de costos
y evaluar eficiencia, economías, calidad, impacto, etc.
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ANEXO MODELO DE DATOS
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ANEXO PANTALLAS PRINCIPALES DEL SISTEMA
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Referencias Bibliográficas
Resolución Nº 54/01, 55/01, 10/11 y 08/14 AGPS
www.agpsalta.gov.ar
Informe Coso II (Internal Control Integrated Framework).
http://www.consejo.org.ar/comisiones/com_43/files/coso_2.pdf
Ludwig von Bertalanffy. Teoría General de los sistemas.
Michael Porter. Redefining Health Care: Creating Value-Based Competition on
Results Hardcover – La cadena de valor. May 2006
Ing. Rodrigo Gil. Microsoft Visual FoxPro 9 - interfaz ODBC (Open Data Base
Conectivity). [email protected]
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