workshop ama/esop gestão documental 2009 05

Gestão Documental e Workflow com Alfresco


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Fernando [email protected]

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Agenda

● Apresentação

● Gestão Documental – Factor Crítico de Sucesso

● 3 Conceitos Fundamentais

● Gestão Documental em Open Source

● Alfresco: Principais funcionalidades

● Alfresco: Interfaces

● Alfresco: Arquitectura

● Alfresco: Casos típicos de utilização

● Alfresco: Referências


Apresentação

● F. Fernández – Dir. Executivo da MoreData

● Profissional de TI desde 1984 – programação, gestão de projectos, formação, consultoria, gestão

● Associações: ANETIE, APDSI, EURTRADENET, PT.JUG, ESOP

http://www.moredata.eu/~ferdez

http://www.moredata.eu/

http://www.anetie.pt/

http://www.apdsi.pt/

http://www.eurtradenet.com/

http://www.java.pt/

http://www.esop.pt/


A MoreData

● Membro da ESOP desde 2008

● Aposta no Open Source desde 1995

● Serviços:

– Consultoria de Gestão e T.I.

– Formação de Gestão e T.I.

– Sistemas de Informação:● Integração● Desenvolvimento● Manutenção

– Assistência técnica


Gestão DocumentalFactor crítico de sucesso


Factor Crítico para o sucesso de qualquer Empresa

Organização e disponibilização atempada de informações relevantes a todos os intervenientes

Gestão documental como factor crítico de sucesso


Situação Actual

Principais fontes de informação nas Organizações:

● Arquivos de texto● Relatórios● Correspondências recebidas por diferentes meios● Fax, correio, e-mail


Qual a tendência?

Gerar cada vez mais e mais documentosmais e mais documentos, agravando diversos problemas:

● Documentos perdidos

● Multiplicidade de versões

● Desconhecimento de existência

● Desconhecimento de autoria

● Falta controlo dos tempos de execução

● Perda de tempo útil de trabalho em busca de documentos

● Custos com o arquivo físico de documentos

● Custos com cópias de documentos

● Perda de controlo sobre informações vitais para o negócio


Sistema de Gestão Documental – o que é

Utilização da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar,

disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no

seio de uma organização de forma digital, integrando as suas

capacidades nos processos diários da organização


Que organizações necessitam de um Sistema de Gestão Documental?

Qualquer uma onde as pessoas percam tempo

a saírem do seu lugar para irem à procura de

um determinado documento


Gestão Documental como Factor de Eficiência

● Redução do tempo de busca e localização de documentos: rápido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre

● Maior segurança no acesso aos documento, através de

mecanismos de controlo de acessos

● Redução de custos

● Tempo

● Papel

● Cópias

● Armazenamento físico


Vantagens

● Possibilidade de recuperação das informações (Backup),o que não acontece no arquivo físico em caso de catástrofes

● Redução das probabilidades de extravio de documentos

● Controlo absoluto do fluxo de trabalho

● Possibilidade de consultar documentos fora da

organização

● Maior produtividade


Vantagens

● Potenciar a colaboração no seio da organização através da partilha de documentos e implementação de workflows associados aos documentos

● Uniformização e gestão automatizada dos processos da organização

● Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido● Redução do processamento manual através da

eliminação de tarefas de registo, catalogação, e arquivo manual

● Informação acessível a vários utilizadores simultaneamente


3 Conceitos Fundamentais da Gestão Documental

● Workflow

● MetaDados

● Rastreabilidade


Conceitos: workflow

Workflow (circuito documental): processos que são repetidos consecutivamente na organização e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases.

● Exemplos:● Validação de facturas● Marcação de férias● Reembolso de despesas● Gestão reclamações


Conceitos: Metadados

Metadados: ”dados sobre os dados”, conjunto de elementos informativos sobre o documento

Exemplos:

● Autor

● Título

● Descrição

● Código

● Data de criação


Conceitos: Rastreabilidade

Rastreabilidade: possibilidade de saber o histórico do

documento

Exemplos:

● Controlo de versões

● Estado da tarefa

● Quem efectuou alterações ao documento


Gestão Documental Open Source


Open source: um modelo de adopção crescente

● $6 bn de poupança em custos de licenciamento

● Melhor aplicação do investimento (serviço apenas)

● Investimento seguro (à prova de falência/venda)

● Melhor suporte (sem “algemas”, o serviço é o que segura o cliente)

● Modelo incentiva qualidade e segurança (peer-review)

● Independência do fabricante

● Numa palavra: Escolha


Afinal quem é que manda nos meus dados?

● Quantos anos é possível usar a mesma versão do software sem ter que comprar um upgrade?

● Que garantias há de o fornecedor continuar em actividade daqui a dez anos?

● Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e não houver upgrades?


Open Source vs Proprietário

● Modelo de software proprietário:

– Organizações que usam o software não podem analizá-lo nem modificá-lo

– Concorrentes do fabricante não podem usar o mesmo software sem pagar licenças ou royalties

– Preços são definidos pelo fabricante, que afasta a concorrência através de litígios legais

– Grandes fortunas são feitas


Open Source vs Proprietário

● Modelo de software open-source:

– Qualquer um tem acesso ao código-fonte e pode modificá-lo

– Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo software

– Utilizadores e fornecedores cooperam na construção de sistemas fiáveis e seguros, reduzindo custos

– Preços dos serviços são definidos em concorrência e o cliente escolhe pela qualidade


Open Source é um “stack” empresarial


Origens do Alfresco

● Dos criadores do Documentum e do Business Objects

● Open Source com serviço profissional

● As melhores das mais recentes tecnologias

● CMS/ECM Multiplataforma:

● Linux,Unix,Windows, MacOS


Adopção do Alfresco

● Mais de um milhão de downloads– Comunidade com 70,000 membros– Mais de 30,000 instalações activas– Usado em 75 países, 20 línguas

● Enterprise: mais de 500 clientes em 2 anos– Grandes bancos, governos, media e serviços– Crescimento de 320% em 2007

● Reconhecimento pela Indústria– Gartner: “Cool Technology”, – Forrester: “Wave Leader”– World Economic Forum: “Technology Pioneer”– Prémios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent

100, Red Herring


Duas opções

● Alfresco Labs

● Alfresco Enterprise


Modelo de serviço, Labs ou Enterprise?

● Onde se aplica Alfresco Labs:

– Para arrancar com um orçamento baixo ou nenhum

– Para um ambiente de exploração com um número reduzido de utilizadores

– Para usar as mais recentes funcionalidades

– Para um ambiente de desenvolvimento

– Para um ambiente de ensino

● … e Enterprise:

– Centenas de utilizadores, 24x7

– Necessidade de suporte avançado com acesso directo aos developers


A Comunidade

● Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums)

● Fórum em Português

● Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores, profissionais de TI e do Ensino

– Documentação

– Lista de prestadores de serviço (a crescer)

– Mailing-list

– Casos de sucesso (em preparação)

– http://groups.google.com/group/alfresco-pt

http://groups.google.com/group/alfresco-pt


Alfresco: Principais Funcionalidades (1)

● Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS)

● Gestão integrada e inteligente de documentos

● Pesquisa de documentos compatível com o Google

● Pesquisas em Metadados ou Texto livre

● Classificação de Documentos

● Histórico de Versões de Documentos



● Automatização de Acções sobre o Documento:

– Conversão para outro formato

– Envio de e-mails de notificação

– Contadores automáticos

– Possibilidade de definir acções personalizadas



● Criar espaços e automatizar conteúdos

● Criar e editar conteúdo

● Requisição e Devolução de Documentos (Check-In / Check-Out)

● Agregar documentos a processos e processos a processos

● Emissão de Relatórios



● Definição personalizada de Metadados

● Configuração de Regras e Workflow

● Fóruns de discussão

● Definição de templates com estrutura e regras

● Integração com diversos motores de base de dados:

– PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc.

– Integração com diversos sistemas de autenticação:

– LDAP, Active Directory ou utilização de segurança interna


Interface “Explorador de Ficheiros” Windows


Interface Web (v. 2.x)


Interface Web (Share - v. 3.x)


Detalhe de Registo


Edição de Registo


Entrada


Espaços


Tarefa


Desenho de Workflow


Arquitectura

Alfresco Content Services

Gestão Documental Gestão de circuitos Colaboração Gestão de conteúdos web

CIFS WebDAVSharePoint

ProtocolFTPNFS

Java API WS REST

Alfresco Surf

Alfresco Share

WebSites GenteComponentesColaboração

Componentesà medida

Templates Páginas Componentes


Casos típicos de utilização de Alfresco


Caso 1: Básico

● Instalação default, costumização mínima

● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:

– Receber documentos digitais ou digitalizados

– Partilhar ficheiros que estão a ser trabalhados com controlo de versões

● Interface web para:

– Fazer pesquisas

– Colaborar (versões, discussões, workflows)

– Administrar sistema


Utilização básica


Caso 2: Integração LDAP, Fax e Email

● Alfresco é configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, AD)

● Servidor de Fax (Hylafax) é configurado para gerar PDF e registar em Alfresco

● Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens


Integração Fax / Email


Caso 4: Interface à medida

● Aplicações podem ser desenvolvidas com:

– Webscripts

– Google Web Toolkit

– Qualquer tecnologia que consuma web-services ou REST


Interfaces alternativos


Caso 4: Integração

● Aplicações podem usar Alfresco como repositório documental (com webscripts ou webservices)

● Alfresco pode registar metadados em aplicações

● Componentes desenvolvidos em webscripts são compatíveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java


Integração em Portais Java (JSR-168)


Referências

Sector da Educação

Council of Chief School Officers

Massachusetts Institute of

Technology

Harvard University


Referências

Sector Financeiro

Caceis Investor Services

American Stock Exchange

Kneip Communication

Sector Editorial

McGraw Hill


Referências

Sector Governamental

Junta de Andalucia

Departamento dos Serviços Sociais

do Estado de Louisiana

Swansea Housing Association

Comissão Europeia, Parlamento

Europeu

Estado do Nebraska


Referências

Outros Sectores

Reed (Consultoria e Formação

Recursos Humanos)

Japan Airlines

Radio France Internacionale

Royal Dutch Airlines


Alfresco: Pontos chave

● Fácil:

– De usar

– De implementar

– De estender

● Rápida inovação tecnológica

● Standards abertos / interoperabilidade

● Custo baixo

– Implementação

– TCO

● Modelo de suporte

– Escolha entre Labs e Enterprise


Conclusão

Gestão Documental com Alfresco

Procurar, encontrar, partilhar


Links úteis

http://www.alfresco.org/

http://www.esop.pt/



http://www.openoffice.org/

http://www.ubuntu.com/

http://www.gimp.org/

http://www.openclipart.org/

Sobre Alfresco:

Apresentação realizada com:

http://www.alfresco.org/

http://www.esop.pt/



http://www.openoffice.org/

http://www.ubuntu.com/

http://www.gimp.org/

http://www.openclipart.org/