workshop 4 2 fei_lap ke hoach gay quy va tai tro

Lập kế hoạch gây quỹ và tài trợ

British Council VietnamFestival WorkshopJune 2011

Hồ sơ nguồn quỹ của Festival

Dàn bài cho kế hoạch gây quỹ

Cần trả lời 3 câu hỏi:

1. Hiện trạng của ta ra sao? • Đánh giá một cách hệ thống khả năng gây quỹ

2. Chúng ta muốn đạt được điều gì?

• Các mục tiêu về tài trợ và gây quỹ

3. Làm thế nào để đạt đến điều đó?

• Chiến lược

• Kế hoạch chiến thuật



Kế hoạch tài trợ và gây quỹ

1) Đánh giá một cách có hệ thống khả năng gây quỹ: đánh giá lại về môi trường hoạt động: phân tích thị trường và so sánh học hỏi từ các đối thủ cạnh tranh; tìm hiểu tiềm năng liên minh; ai có khả năng sẽ hỗ trợ hoạt động và tiềm năng tài trợ

2) Mục tiêu gây quỹ và tài trợ: định ra những mục tiêu SMART và đặt các chỉ tiêu thu nhập phù hợp với thực tế

3) Xác định chiến lược và chiến thuật để đạt được các chỉ tiêu đó

1. Đánh giá một cách hệ thống khả năng gây quỹ

Hiện trạng của chúng ta ra sao?

a. Phân tích về các đối thủ

b. Các nhân tố thị trường

c. Năng lực và tiềm năng gây quỹ

d. Phân tích SWOT


a. Phân tích đối thủ cạnh tranh

• Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Festival là ai?

• Đối thủ cạnh tranh gián tiếp là ai (hoạt động/ sự kiện nhắm đến cùng một tầng lớp khán giả)?

• Khán giả phải trả bao nhiêu để tham dự sự kiện của đối thủ - nhiểu hơn/ ít hơn?

• Nhân tố tạo nên thành công của đối thủ, và tại sao?

• Họ đang làm đúng điều gì?

• Họ định vị cho sự kiện của mình trong thị trường như thế nào?

• Đâu là thế mạnh và điểm yếu của họ?

• Làm thế nào để tạo sự khác biệt cho Festival của tôi? Unique Selling Point (USP)


b. Nhân tố thị trường

2. Các nhân tố thị trường

•Ai đang hỗ trợ tài chính cho Festival? Xem xét từng khối tài trợ (như doanh nghiệp, cá nhân, quỹ tài trợ)

•Động lực hỗ trợ – Vì sao khán giả/ nhà tài trợ/ nhà bảo trợ ủng hộ cho Festival?

•Tính cách của từng nhóm tài trợ – mỗi nhóm đối tượng thường hỗ trợ bao nhiêu – “tuổi thọ” của sự hỗ trợ - lý do ngừng hỗ trợ


c. Năng lực gây quỹ

• Thành tích đã qua trong việc thu hút tài trợ - thành công, thất bại, xu hướng

• Con người, nguồn lực, quản lý

• Ngân sách dành cho việc gây quỹ


Con người, nguồn lực

• Có bao nhiêu nhân viên/ tình nguyện viên tham gia vào công việc gây quỹ?

• Các thành viên hội đồng đóng góp bao nhiêu cho hoạt động gây quỹ của tổ chức?

• Nhân viên và tình nguyện viên của bạn dành bao nhiêu thời gian cho công việc gây quỹ?

• Nhân viên và tình nguyện viên của bạn có những kỹ năng và kiến thức gì? Có sự chênh lệch về kỹ năng và kiến thức đang có và kỹ năng và kiến thức cần có?



Quản lý

• Nhu cầu gây quỹ được thấm nhuần đến mức nào trong văn hóa làm việc của tổ chức của bạn?

• Gây quỹ có phải là một phần trong quá trình hoạch định chiến lược của bạn?

• Tổ chức của bạn có những hạn chế nào đối với các nguồn quỹ có thể tiếp cận?

• Có những thủ tục gì trong việc nhận hỗ trợ tài chính từ nhiều nguồn khác nhau?




• Thành tích đã qua trong việc thu hút tài trợ - thành công, thất bại, xu hướng

• Con người, nguồn lực, quản lý

• Ngân sách dành cho việc gây quỹ


d. Phân tích SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats

•Công cụ để tổng hợp các dữ liệu để đánh giá

•Xem xét từng nhóm tổ chức/ cá nhân hỗ trợ

•Cung cấp những mục tiêu thực tiễn trong giai đoạn lập kế hoạch, và đưa ra những chiến thuật chiến lược cần áp dụng

•Đâu là những bất cập và nguy cơ trong hoạt động gây quỹ của bạn?



Mẫu phân tích SWOT dành cho Festival


Thế mạnhKhán giả trung thànhBeverley - một địa điểm hấp dẫnLịch sử lâu đời với danh tiếng tốtĐược người tham dự đánh giá là có giá trịChương trình phong phúĐược ACE công nhận là vốn quý của khu vựcNguồn thu tằng thêm từ Làng FestivalÍt có đối thủ cạnh tranh đáng kể trong khu vực

Điểm yếuThiếu tầm nhìn chiến lược rõ ràngĐường hướng lãnh đạo không ổn địnhThiếu chiến lược marketing và gây quỹFestival bị thâm hụt ngân sách và có thể được xem là mất khả năng trả nợKhông có địa điểm biểu diễn quy môThiếu chăm chút duy trì quan hệ với những người chia sẻ quyền lợi với FestivalCác sự kiện bên lề bị xem là thiếu gắn kết và hỗ trợ hoạt động chínhLệ thuộc vảo nguồn quỹ công để tiếp tục tồn tại

Cơ hộiMở rộng quy mô vì ít cạnh tranh trong khu vựcDi chuyển đến trường đua Beverly, xanh mướt và rộng rãi hơnTăng lượng khán giả trong vào dịp cuối tuầnNhững “giá trị xanh” hấp dẫn lượng khán giả lớn hơnMở rộng chương trình (dòng âm nhạc dân gian)Thu hút tài trợ từ các nhãn hiệu lớnTăng nguồn thu để có thể tự cân đối tài chínhTăng nguồn lực nội tại

Nguy cơNguồn tài trợ công bị cắt giảmSuy thoái kinh tế chungKhán giả bài bác các sáng kiến mớiSự kiện bị hủy vì trời mưaFestival không xin được các giấy phép thích hợpChi phí an ninh tăngXuất hiện một đối thủ cạnh tranh lớn trong vùngBị giành mất địa điểmNhân sự trọng yếu rời bỏ tổ chức

Mẫu phân tích SWOT – Festival Beverly


2. Mục tiêu gây quỹ và tài trợ

Mục tiêu tối thiểu

•Khoản kinh phí cần xin

•Các nhóm tài trợ sẽ cấp những khoản kinh phí này (như cá nhân/ doanh nghiệp/ quỹ tài trợ/ tổ chức chính phủ)

•Mức chi phí có thể chấp nhận để kiếm được những khoản kinh phí đó


Xác định mục tiêu SMART

Specific (cụ thể): gắn liền với một khía cạnh của hoạt động gây quỹ

Measurable (có khả năng đo lường): chỉ ra những giá trị có thể định lượng.

Achievable (có thể đạt được): rút ra từ các phân tích đánh giá

Relevant (gắn kết) :nhất quán với mục tiêu của festival – cung cấp chi tiết

Timely (thời gian): nêu rõ thời hạn hoàn thành


• Kêu gọi được $10,000 từ các nhà bảo trợ cá nhân trước khi kết thúc năm tài chính

• Kêu gọi $125,000 tài trợ của doanh nghiệp trước cuối tháng 3/2012• Thỏa thuận nhà tài trợ chính cho Festival với hợp đồng $50,000 ký

trước tháng 1/2012• Mời thêm 50 thành viên mới gia nhập Hội Những Người Bạn của

Festival trước tháng 12/2011• Hoàn tất chiến lược xây dựng một quỹ endowment trị giá 1 triệu dollar

trước tháng 10/2011• Đạt được thỏa thuận giảm 30% tiền khách sạn cho các diễn viên trước

tháng 2/2012

Ví dụ về mục tiêu SMART


Các chiến lược trọng yếu

a) Phương hướng tổng quát

b) Chiến lược phân chia/ định hình nhóm khách hàng

c) Kế hoạch chiến thuật

d) Lập thời gian biểu

e) Giám sát và kiểm tra

3. Định hình chiến lược


a) Phương hướng tổng quát

Hiện hữu

Mới

Thị trường

Hiện hữu Mới


Cá nhân

a) Theo đặc điểm nhân khẩu – độ tuổi; giới tính; thu nhập

b) Theo đặc điểm địa lý

c) Theo đặc điểm tâm lý – thái độ; giá trị; cách sống

b) Chiến lược phân khúc thị trường


Doanh nghiệpa. Đặc điểm nhân khẩu – ngành nghề; quy mô công ty; địa

điểm

b. Đặc tính – Các đặc trưng khách hàng trùng hợp với khán giả của festival; có danh tiếng tốt trong giới tiêu dùng; đối xử tốt với nhân viên

c. Cách tiếp cận – tinh thần ái hữu hay đơn thuần là giao dịch thương mại; quan hệ hiện thời; lịch sử tài trợ/ quyên góp

b) Chiến lược phân khúc thị trường


Các khối phải có đặc điểm sau: i. Đo lường được – phải có thông tin về các đặc tính

ii. Tiếp cận được – việc tiếp cận các nhóm mục tiêu cần phải có hiệu quả tương xứng với chi phí

iii. Đáng kể – tiềm năng khai thác lớn (hoặc nhỏ nhưng có lợi tức cao)

iv. Ổn định – cho phép tiên liệu mức phát triển trong tương lai

v. Phù hợp – tương thích với các mục tiêu của Festival

vi. Độc nhất – doanh nghiệp bảo trợ/tài trợ nổi bật; khác biệt về đặc điểm dân số, như độ tuổi

vii. Bền vững – quan hệ lâu dài giữa nhà tài trợ/bảo trợ với Festival - quan hệ liên kết chứ không chỉ chăm vào sản phẩm

b) Đánh giá nhóm khách hàng


Hồ sơ kêu gọi hỗ trợ• Tập hợp các tư liệu – tham chiếu:

– Tôn chỉ mục đích– Các mục tiêu cụ thể của Festival – Phác thảo chương trình– Cấu trúc tổ chức, các hồ sơ tài chính– Lịch sử của Festival

• Thấu hiểu các nhu cầu riêng hoặc kỳ vọng của nhà tài trợ và bảo trợ

• Trình bày dự án– Sử dụng các tư liệu nêu trên để giải thích rõ ràng về những lợi ích mà

Festival mang lại– Vì sao festival này xứng đáng được hỗ trợ – nhấn mạnh sự khác biệt – Điều chỉnh cho phù hợp với quan tâm của các phân khúc

3. Kế hoạch chiến thuật


Quyết định ngân sách dành cho hoạt động gây quỹ:

a) Phần trăm của nguồn thu tài trợ và quyên góp đã dự trù

b) So sánh với các đối thủ cạnh tranh – tham khảo mức đối chiếu trong cùng lĩnh vực

c) Khả năng đáp ứng như thế nào

d) Dự phòng bất trắc

3. Kế hoạch chiến thuật

Phụ trách

Jan Feb Mar Apr Jun Jul Aug Sep Oct

Tài trợ

Các công ty nghiên cứu Mimi

Xây dựng các gói tài trợ Tom

Thảo đề nghị tài trợ Tom

Theo dõi việc tài trợ Rachael

Cá nhân

Chuẩn bị tài liệu cho Hội Bạn Mimi

Gởi tài liệu cho Hội viên trong database

Mimi

Gọi điện thoại cho Hội Viên Will

Quỹ tài trợ

Chuẩn bị tài liệu dự án Tom

Viết đơn cho dự án Tom


Thời gian biểu gây quỹ - Mẫu sơ đồ Gantt


Cơ chế kiểm traa) Thu nhập thực tế đạt được so sánh với dự trù ngân sách

b) Chi phí thực tế phát sinh so với nguồn thu đã dự trù

c) Hiệu quả của các dạng hồ sơ tài trợ

d) Tính phù hợp của chiến lược/ chiến thuật đã áp dụng

Giám sát và kiểm tra


Bạn có nắm chắc những gì đang xảy ra trong lĩnh vực của mình?

Bạn cần phải:• Biết rõ đối thủ trên tầm quốc gia• Nắm bắt được những phát triển hiện tại trong nước

Nếu không có những hiểu biết này, làm cách nào bạn có thể biết phương hướng tốt nhất để lèo lái festival của mình?

Những cơ hội kinh doanh rất dễ bị bỏ phí, trong khi những thảm họa luôn rình rập và rất khó tránh

Lãnh đạo Festival cần cân nhắc để tồn tại


1. Rà soát lại phần trình bày Festival Đồng Mô

2. Xác định đối thủ cạnh tranh tiềm năng của nó

3. Tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh

4. Thực hiện một phân tích SWOT, mỗi phần cần nêu ra ít nhất 6 điểm

Bài tập


• Phản hồi về bài tập

• Suy nghĩ cân nhắc?

• Quan ngại?

Chia sẻ

workshop 4 2 fei_lap ke hoach gay quy va tai tro

Education