Workflow

SISTEMAS PARA LA AYUDA DE TOMA DE DESICIONES (WORKFLOW)TICS EN LAS ORGANIZACIONESVictor Hugo Fonseca Rocha.

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Tecnlogo en Electrnica, Estudiante Ingeniera en Control y Automatizacin. Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas. Bogot D.C. Colombia, vihuforo@gmail.comQu es un WorkFlow?La automatizacin de un proceso de negocio, en todo o en parte, durante el cual los Documentos, Informacin o las Tareas (Actividades) se pasan de un participante a otro para que realicen alguna accin, de acuerdo a un conjunto de reglas procedimentales

Cul es el Objetivo de un WorkFlow?

El objetivo del WorkFlow el hacer que los procesos administrativos o de negocio se realicen por dos o ms miembros de un equipo es decir que no se realicen estos procesos individualmente y que cada integrante del grupo de trabajo tenga roles o funciones asignadas logrando as la automatizacin de los procesos.Antecedentes

Los Sistemas de Gestin de Procesos o de Flujos de Trabajo (Workflow Management Systems) tuvieron origen en:

Automatizacin de operaciones intensivas en personal, como aprobacin de crditos en EEFF o gestin de plizas, partes de accidentes en aseguradoras.

Tramitacin de Expedientes en la Administracin Pblica

Gestin documental (procesamiento imgenes, circulacin, almacenamiento)

Marshak sintetiza la tecnologa Workflow con sus 3 Ps y 3 Rs, las cuales nos dan una idea de lo necesario dentro de un proceso de sistema de ayuda en la circulacin de informacin como lo es el sistema Workflow:

Processes (Procesos): Hablamos de los procesos establecidos, que controlan y dirigen la actividad de una empresa. Son tan variados y tan personales como las personas que participan en ellos.

Policies (Polticas): Las normas o polticas son expresiones redactadas formalmente, que indican la forma en que deben manejarse ciertos procesos: cmo se realiza el trabajo y que decisiones se toman al respecto. Practices (Prcticas): Las prcticas son reglas y mtodos menos formales que las polticas. De forma un poco 'coloquial' podramos decir que las prcticas son lo que verdaderamente sucede en las empresas, cmo se hace realmente el trabajo.

Routes (Rutas - Caminos): Se refiere al orden en que la informacin fluye a travs de los diferentes pasos de un proceso. Rules (Reglas): Las reglas determinan qu informacin debe dirigirse a travs de qu ruta y a quin. Esto se conoce a veces como enrutamiento (routing) condicional o tratamiento de situaciones de excepcin. Roles (Perfiles o papeles): La informacin no se enruta usualmente a una persona especfica sino ms bien a los puestos, perfiles o 'papeles' que las personas tienen en esa organizacin.Productos comerciales que se orientan a soluciones Workflow

GIT-DOCGIT-DOC es un sistema de gestin documental integral y gestin de flujos de trabajo completamente adaptable a las necesidades especficas de cada compaa, siendo adems una solucin lo suficientemente flexible y escalable, de tal modo que se facilita la integracin de nuevas funcionalidades de acuerdo a la evolucin de las necesidades. Dispone de un sistema de seguridad y control de accesos que garantiza la gestin adecuada de la documentacin adems de reducir las tareas de administracin.InfoPrint WorkflowInfoPrint Workflow es una verdadera solucin completa de control y gestin de flujos de trabajos para automatizar y transformar la produccin y distribucin de documentos empresariales, diseada para: Aumentar la eficiencia de la impresin

Mejorar la integridad de los documentos

Reducir los costes

Sintetizar las ventas y desventajas de un Workflow de acuerdo a la lecturaVentajas

La implementacin de una solucin Workflow mejorar la productividad. Provee a los usuarios informacin instantnea sobre el estado de cualquier proceso.

La asignacin de tareas se realiza mediante la definicin de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso. La automatizacin de workflow asegura consistencia y confiabilidad cada vez que se ejecuta un proceso. Los errores son reducidos y la aplicacin garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio preestablecidas.

Utilizando la tecnologa de Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas as como tambin observar como evolucionan los planes de trabajo realizados.

Desventajas Coste de implantacin Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto coste econmico.

Tiempo de implantacin si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos.

La automatizacin de workflow en s no es difcil, sin embargo si se elige un proceso de negocio o administrativo que s lo es, la implementacin del mismo resultar tambin difcil. Como cualquier en otra tecnologa, es la seleccin del problema que se trata de resolver lo que dicta la del nivel de dificultad

Lotus Notes es una solucin de workflow

La automatizacin de workflow en s no es difcil, sin embargo si se elige un proceso de negocio o administrativo que s lo es, la implementacin del mismo resultar tambin difcil. Como cualquier en otra tecnologa, es la seleccin del problema que se trata de resolver lo que dicta la del nivel de dificultad

La automatizacin del workflow es difcil

Una de las razones ms importantes que impide que esto suceda es que los usuarios de sistemas operacionales quieren diversidad y libertad de eleccin. La automatizacin de procesos de negocio o administrativos es mucho ms reciente, ms diversa y menos comprendida que muchas de las tecnologas establecidas, as mismo, los usuarios demandan an ms de donde escoger por la complejidad y diversidad de los procesos de negocios.

El workflow se convertir en parte del sistema operacional

Principales caractersticas workflow:

Mapas grficos de procesos.

Simulacin para la prueba de aplicaciones.

Enrutamiento basado en roles

Monitoreo de procesos.

Enrutamiento condicional.

Al aplicar estos criterios el nmero de "aplicaciones de workflow" se reducen a unos cuantos

Existen cientos de aplicaciones de workflow

La automatizacin de workflow es puramente una tecnologa de software que provee los medios para automatizar procesos de negocio o administrativos. Reingeniera es el anlisis de procesos de una organizacin con la finalidad de mejorarlos de alguna manera.

Mitos del Workflow

La automatizacin de workflow = reingeniera