word aula 18

Aula 18 - Trabalhando com documentos

SumárioCompartilhando documentos em outros formatos

Salvando em outro formato

Salvando num formato padrão

Salvando como HTML

ImpressãoVisualização da impressão

Comando Impressão Rápida

Comando Imprimir

Comando Imprimir (cont.)

Criação e impressão de etiquetasCriação e impressão de etiquetas (cont.)

Criação e impressão de envelopesCriação e impressão de envelopes (cont.)


Compartilhando documentos em outros formatos

O compartilhamento de documentos é o ponto final do trabalho com um editor de textos, ou seja, é aqui que,ao terminar um trabalho, ele é encaminhado ao seu destino final.

Esse destino pode ser o envio para outra pessoa ou a sua impressão. Pode ser a transformação dodocumento do Word num outro formato ou sua publicação na Internet. É possível, também, o envio dessemesmo documento a diversos destinatários, constituindo o que é chamado de Mala Direta.


Salvando em outro formato

Em primeiro lugar, abra o documento para, depois, convertê-lo para umA Informática no Mundo Globalformato diferente:

abra o documento ;A Informática no Mundo Global

acesse o , aponte para e clique em ;Botão Office Salvar como Outros Formatos

na janela de diálogo Salvar como, temos um campo chamado ;Tipo

neste campo, selecione o nome do programa para o qual deseja converter seu documento do Word oua versão do próprio Word que receberá este arquivo.

Salvando o documento numa versão anterior

Caso a extensão usada pelo outro formato seja diferente do Word, não há necessidade de se alterar onome do arquivo.

clique no botão .Salvar

O arquivo está convertido e pronto para ser aberto pelo outro software, mas, por enquanto, continua avisualizá-lo com os "olhos" do Word. Precisa, então, fechá-lo. Para isso:

feche o documento;

abra-o novamente para ver se houve modificações em relação à versão original.


Salvando num formato padrão

Este formato é o formato . São formatos convencionais, reconhecidos porTexto sem Formataçãoqualquer software e qualquer equipamento de hardware, mas não apresentam nenhuma formatação.

Para :salvar o documento neste formato

abra novamente o arquivo ;A Informática no Mundo Global



selecione a opção . O Word apresenta a janela de diálogoTexto sem Formatação (*.txt)denominada .Conversão de arquivo

Janela de diálogo Conversão de arquivo

Conheça as opções desta janela:

codifica o documento com a codificação padrão do seu sistema.Windows (padrão) -

codificação do MS-DOS padrão do seu sistema.MS-DOS -

permite selecionar um padrão de codificação específico. Se o arquivo éOutra codificação -compartilhado com usuários que trabalham em outros idiomas ou com usuários de outros sistemasde computador, convém escolher o padrão de codificação. O Microsoft Word usa o padrão decodificação para converter o arquivo para Unicode.

insere quebras de linha no final de cada linha de texto do parágrafo eInserir quebras de linha -preserva o layout do arquivo de texto.

especifica a seqüência de caracteres de controle que o Word deve usar paraTerminar linhas com -representar o fim da linha e o fim do parágrafo.

Permite que o Word substitua alguns símbolos por textoPermitir substituição de caracteres -similar. Por exemplo, o Word exibiria o símbolo de copyright (direito autoral) como com essa(c)opção ativada.

Selecione as opções desejadas e clique no botão . O Word apresenta uma advertênciaOKrelacionada à conversão do arquivo.

Agora verifique como ficou o arquivo convertido. Procure na pasta onde armazenou o documentoconvertido e abra o arquivo com a extensão TXT.

Arquivo convertido em TXT


Salvando como HTML

HTML é o formato padrão para documentos da Internet, sendo a linguagem usada para construçãodos sites que acessamos através do navegador ou browser.

O Office facilita a possibilidade de se fazer um documento do Word (ou nos outros integrantes dafamília Office), e salvar no formato HTML. Para exemplificar, continue com o arquivo-exemplo:

abra o documento original;A Informática no Mundo Global



selecione a opção ;Página da Web (*.htm;*.html)

clique no botão ;Salvar

feche o arquivo e abra a pasta onde armazenou o documento;

dê um duplo clique no arquivo com a extensão HTML.


Impressão

A impressão ainda possui importância fundamental na manipulação de documentos e é um dosmeios preferidos de transferência de informações e registro de acontecimentos.


Visualização da impressão

Dentro da filosofia de só imprimir o estritamente necessário, sempre é bom verificar o layoutdas páginas antes de enviá-las para a impressora. Faça isto, através do comando

. Para usar esse comando:Visualização de Impressão

abra novamente o arquivo ;A Informática no Mundo Global

acesse o , aponte para e clique em ;Botão Office Imprimir Visualização de Impressão

O modo de visualização da impressão, ativado por este comando, mostra uma visão préviaexata da aparência do documento impresso.

Visualização prévia de impressão

Você pode usar o controle de Zoom normalmente para aproximar e afastar a viusalização,assim, terá idéia de como será feita a impressão.

Este modo de visualização também apresenta um botão na guia Zoom Visualização da. Ela dá acesso a caixa de diálogo de mesmo nome. Esta janela permite escolherImpressão

quantas páginas deseja visualizar simultaneamente: Para visualizar várias páginassimultaneamente:

clique no botão na guia ;Zoom Visualização da Impressão

no botão arraste o ponteiro do mouse até o número de páginas queVárias páginasdeseja visualizar simultaneamente;

clique no botão para aplicar.OK

Definindo 4 páginas simultaneamente


Comando Impressão Rápida

Acesse o , aponte para e clique em .Botão Office Imprimir Impressão Rápida

O documento é enviado para a impressora configurada como padrão do Windows eimpresso, não importando o número de páginas, sem qualquer tipo de configuração deimpressão específica.


Comando Imprimir

Este comando permite controlar e personalizar as opções de impressão, assim, vocêpode imprimir apenas o necessário.

Acesse o , aponte para e clique em .Botão Office Imprimir Imprimir

Caixa de diálogo Imprimir

Nesta janela você poderá:

selecionar a impressora que deseja imprimir, especialmente útil num ambiente derede ou quando possui mais de uma impressora compartilhada.

No quadro , selecionar as páginas que serão impressas, deIntervalo de páginasacordo com as seguintes opções:

Todas: imprime todas as páginas do documento. É um modo semelhante aocomando Imprimir visto anteriormente;

Página atual: imprime apenas a página onde está posicionado o ponto deinserção;

Páginas: pode especificar as páginas que deseja imprimir. Separe com ponto evírgula os números e/ou intervalos de páginas a serem impressos;

Seleção: imprime apenas o texto selecionado previamente.

No quadro poderá definir o número de cópias a serem impressas;Cópias

No campo , define o que será impresso: ,Imprimir Todas as páginas do intervalosomente as ou somente as .Páginas pares Páginas ímpares

No quadro encontra-se os campos:Zoom

Páginas por folha para selecionar o número de páginas do documento queserá impresso em cada folha de papel.

Ajustar ao tamanho do papel para selecionar o tamanho do papel queimprimirá o documento. Por exemplo, é possível especificar que documento dotamanho Letter (21,59 X 27,94cm) seja impresso em papel A5 (14,8 X 21 cm), otamanho da fonte e dos elementos gráficos diminui para ajustar ao papel. Esterecurso é similar ao recurso reduzir/ampliar de uma máquina fotocopiadora.

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Comando Imprimir (cont.)

Botão ativa as Opções do Word relacionadas à impressão doOpçõesdocumento.

Opções de impressão

Observe algumas opções disponíveis:

Imprimir desenhos criados no Word: imprime todos os objetos dedesenho, como formas e caixas de texto. Se for desmarcada, o processo deimpressão é acelerado, porque o Word imprime uma caixa em branco nolugar de cada objeto de desenho.

Imprimir cores e imagens de plano de fundo: imprime todas as cores eimagens de plano de fundo.

Imprimir propriedades de documentos: imprime as informaçõesresumidas do documento em uma página separada depois que odocumento for impresso.

Imprimir texto oculto: imprime todo o texto que foi formatado como oculto.

Atualizar campos antes da impressão: atualiza todos os campos de umdocumento antes de imprimi-lo.

Atualizar dados vinculados antes da impressão: atualiza todas asinformações vinculadas de um documento antes de imprimi-lo.


Criação e impressão de etiquetas

O recurso pode ser usado para imprimir o mesmo endereço em umaEtiquetasúnica etiqueta ou em uma folha inteira de etiquetas. É possível, também, usá-lopara criar outros tipos de etiquetas e cartões, como etiquetas de pastas dearquivo, crachás, cartões comerciais, cartões rotativos e postais.

Após criar as etiquetas, elas podem ser impressas imediatamente. É possíveltambém salvar as etiquetas em um novo documento para editar e imprimir maistarde.

Para criar e imprimir etiqueta:

Acesse a guia , no grupo clique em . ACorrespondências Criar Etiquetascaixa de diálogo Envelopes e etiquetas é apresentada.

Caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, Guia Etiquetas

na caixa : digite o endereço desejado. Se ativar a caixa deEndereçoverificação será inserido o nome do seuUsar remetente padrão,computador;

na caixa , mantenha ativa a opção Imprimir Página inteira - mesma;etiqueta

clique no botão para escolher o tamanho da etiqueta.Opções


Criação e impressão de etiquetas(cont.)

É apresentada a caixa de diálogo Opções de etiqueta;

escolha o número de série da etiqueta. No exemplo selecione Microsoft -.30 por página

Caixa de diálogo Opções de etiqueta

Ou,

utilize o botão se desejar criar uma etiqueta de tamanhoNova etiquetapersonalizado;

na caixa de diálogo Envelopes e etiquetas clique no botão ;OK

clique agora no botão , para levar as informações a umNovo documentonovo documento que será impresso depois.

Criar etiqueta personalizada


Criação e impressão de envelopes

Na guia Correspondência não podia faltar o recurso de criação deEnvelopes. Você pode criar e imprimir um único envelope ou quantosforem necessários. Caso queira salvá-lo para posterior edição eimpressão, pode anexar o envelope ao documento atual. O envelopeanexado é adicionado como uma seção separada no início dodocumento.

Para criar o envelope:

Acesse a guia , no grupo clique em Correspondências Criar. A caixa de diálogo Envelopes e etiquetas é apresentadaEnvelopes

novamente, mas agora com a guia ativa.Envelopes

Caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, guia Envelopes

na caixa digite o nome e o endereço doEndereço do destinatário:destinatário;

na caixa digite o nome e endereço de retorno. Caso nãoRemetente:queira imprimir um endereço de retorno ative a caixa de verificação

.Omitir

clique no botão para escolher o tamanho do envelope.Opções


Criação e impressão de envelopes(cont.)

Surgirá a caixa de diálogo Opções de envelope com as guias"Opções de envelope" e "Opções de impressão".

Guia Opções de envelope

Guia Opções de impressão

escolha o tamanho de envelope, fonte de destinatário e fonte deremetente na guia ;Opções de envelope

na guia defina a posição do envelope eOpções de impressãoalimentação de papel na impressora;

clique no botão . Voltará para a caixa de diálogo Envelopes eOKetiquetas;

clique em ; ,Imprimir Ou

clique no botão , para levar asAdicionar ao documentoinformações do envelope em uma nova seção no início dodocumento.

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