Technologie w organizacji wydarzeń - Pokojowy Patrol

Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy 21 maja 2013, Warszawa

Pokojowy Patrol

Co to jest? Od kiedy działa? Ilu liczy członków?

Pokojowy Patrol w internecie

• Zależało nam na stworzeniu społeczności.

• Po co? Aby zwiększyć ich zaangażowanie. Aby poczuli, że są częścią Fundacji WOŚP. Że ich działania są konieczne do naszego istnienia. Bez nich wiele naszych akcji byłoby niemożliwych.

Jak stworzyć społeczność? M.in. za pomocą platform do komunikacji między wolontariuszami. Jak to realizujemy?

• Portal www.wosp.org.pl• Program lojalnościowy PP• Baza danych PP• Profil na facebooku, Forum

PP• Mailingi

Zacznijmy od początku…

• W 2012 roku wprowadziliśmy dla wolontariuszy rejestrację on-line.

• Każda osoba, która chce zostać Patrolowcem, czyli wolontariuszem Orkiestry, wchodzi na naszą stronę główną (www.wosp.org.pl) i czyta instrukcję „Dołącz do nas”. Potem rejestruje się na: www.patrol.wosp.org.pl.

Strona www.patrol.wosp.org.pl jest przeznaczona dla 3 grup użytkowników:

• kandydatów • czynnych Patrolowców • Patrolowców, którzy działali z nami dawno

temu (gdy nie mieliśmy jeszcze baz danych), a którzy chcieliby do nas wrócić.

Kandydaci:• Wolontariusze wprowadzają swoje dane, które

trafiają automatycznie do naszej bazy danych.

Czynni Patrolowcy:• W momencie, gdy kandydat do Pokojowego

Patrolu ukończy 3-dniowe szkolenie, może się już zalogować do panelu Patrolowca na naszej stronie.

Patrolowcy, którzy działali z nami dawno temu:• Zwracamy uwagę również na te osoby, które

działały z nami daaawno temu, a potem znikły gdzieś w mrokach dziejów. Oni byli z nami, gdy nie było jeszcze żadnych baz i stron internetowych. Zatem jeśli zgłoszą się one do nas, przypominając sobie jak fajnie było na Woodstocku – to na stronie klikają funkcję „Uzyskaj dostęp”.

Po co nam www.patrol.wosp.org.pl ?

Tak, jak już wspominaliśmy najbardziej zależy nam na stworzeniu zintegrowanej społeczności, która będzie „na czasie” z akcjami Fundacji. Patrolowcy na tej stronie:

• mają dostęp do wszystkich nowinek (czyli newsów z naszych działań);

• mają podgląd wszystkich imprez, w których brali udział (i, za które dostali punkty);

• mogą tam pobrać potrzebne druki, zgłoszenia na imprezy;• mogą wejść na patrolowe Forum;• mogą zmieniać i uaktualniać swoje dane.

Jak wygląda panel Patrolowca na www.patrol.wosp.org.pl?

Jak wygląda panel Patrolowca na www.patrol.wosp.org.pl?

Jak wygląda panel Patrolowca na www.patrol.wosp.org.pl?

Jak wygląda panel Patrolowca na www.patrol.wosp.org.pl?

Jak wygląda panel Patrolowca na www.patrol.wosp.org.pl?

O co chodzi z tymi punktami?• Chcieliśmy w jakiś sposób podziękować Patrolowcom za to, że

działają z nami już tyle lat. Nie chcieliśmy ich wynagradzać finansowo, nie zmieniać idei wolontariatu. Zatem wprowadziliśmy w życie innowacyjny „Program lojalnościowy Pokojowego Patrolu”.

• Za każdą ich aktywność przyznajemy punkty. Co trzeba zrobić, aby je dostać? W regulaminie jest 27 pozycji, które są premiowane. Punktacja nie jest wysoka, trzeba działać kilka lat, aby dostać uzbierać na główne gadżety.

• Co mogą dostać? Chcieliśmy, aby były to gadżety, które będą miały logo PP, ale też przydadzą im się na co dzień i na Przystankach Woodstock.

O co chodzi z tymi punktami?

Program lojalnościowy Pokojowego Patrolu

Program lojalnościowy Pokojowego Patrolu – Regulamin:

Program lojalnościowy Pokojowego Patrolu – Regulamin:

Jak zarządzamy Pokojowym Patrolem?

• W bazie danych Pokojowego Patrolu przechowujemy wszystkie informacje na temat wolontariuszy, ich stanu zdrowia, umiejętności, znajomości języków obcych, statusów i ukończonych kursów w PP.

• Dzięki niej również monitorujemy ich aktywność.• Baza pozwala nam również na zarządzanie

wolontariuszami podczas imprez (dzielenie na grupy, dobieranie liderów, ustawianie punktacji za imprezę, wybieranie rodzaju wyżywienia, uprawień, rozmiaru koszulek, itp.).

Baza Pokojowego Patrolu

Baza Pokojowego Patrolu

Baza Pokojowego Patrolu

Kontakt, kontakt, stały kontakt!

Jest to bardzo ważne, aby wolontariusze cały czas wiedzieli co się u nas dzieje. Aby mieli informację, jakie wydarzenia są planowane, gdzie mogą się przydać, a tym samym spotkać.

Jak to zapewniamy? Za pomocą: profilu na facebooku, Forum PP i wysyłanych mailingów.

www.facebook.com/pokojowypatrol• Profil na facebooku (zapraszamy!) jest

codziennie aktualizowany, pojawiają się tam newsy dotyczące różnych akcji, ale także galerie archiwalnych patrolowych zdjęć, przypomnienia o terminach zapisów, konkursy, interaktywne mapy jak do nas dojechać, quizy z pierwszej pomocy i inne…

www.facebook.com/pokojowypatrol

Forum PP jest specyficzne. Zazwyczaj takie miejsca łączą ludzi, którzy się wcześniej nie

znają i dopiero potem mogą się ewentualnie poznać. U nas jest to miejsce spotkać dla ludzi, którzy już się poznali, a chcą dalej utrzymać ze

sobą kontakt, podzielić się wrażeniami ze szkoleń i wyjazdów, pośmiać się, pomarudzić.

http://forum.wosp.org.pl/

http://forum.wosp.org.pl/

Maile wysyłane do Patrolowców przez programy mailingowe to ważna część utrzymywania z nimi stałego kontaktu. Wysyłamy im co miesiąc „Patrolową nowinkę”, szybkie maile o różnych akcjach, do których ich potrzebujemy.

Dzięki temu, że są wolontariuszami, że chcą z nami działać – nie traktują tych wiadomości jako SPAM, co często się zdarza, przy innych wiadomościach wysyłanych hurtowo.

Mailingi