wissensmanagement & crossmedia

Pro & ContraOutsourcing beim Output Management

Wissensmanagement& CrossmediaAltes Wissen – Neues Denken

Special Information Governance Compliance / Risikomanagement/ Identity Management / Langzeitarchivierung

Mobility Apps für Business Intelligence und Analytics

Ausg

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November 2013 Ausgabe #5-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

Die Videos der DOK.live SharePoint Vorträge auf dokmagazin.de

Die ICOM-Lösung für das Outputzentrum.

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Closed Loop Accounting - Materialwirtschaft

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NEU: Ansteuerung über SOA und ICOM Webservices !

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den Frühjahrsevent im Outputmanagement. Informationen für Management & Technik.

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24.4. - 25.4.2013 14.5 - 15.5.2014

Die aktuelle Ausgabe – eine Einladung zum Lesen.

Wie Sie vielleicht schon etwas verwundert bemerkt haben werden, verknüpfen wir in dieser Ausgabe zwei Bereiche, die herkömm-licherweise als separate Themenkomplexe behandelt werden: Wissensmanagement und Crossmedia.

Es ist heute geradezu undenkbar, diese beiden Bereiche zu trennen.So entwickelt Johannes F. Woll im einleitenden Artikel einen Spannungsbogen von der Natur des Wissen zum Teilen von Wissen und leitet über zu den Anforderungen an Crossmedia- und Digital Asset Management Systeme.

OHNE Integration von Wissensmanagement-Aspekten kommen weder Collaboration Lösungen, Social Software Systeme, DMS und CMS, Information Management, Enterprise CMS, CRM und ERP Systeme, etc. aus.

Überzeugen Sie sich davon in den weiteren hochinteressanten Artikeln zu Output Management – pro & contra Outsourcing, über die Suche nach der „perfekten Suchmaschine“, Kontextua-lisierung, File Sharing mit und ohne Cloud... bis hin zur Infor-mation Governance, um nur einen kleinen Auszug zu geben.

Herzlichen Dank für die überwältigende Resonanz auf die DOK.live Vorträge bei der DMS EXPO und ein GROSSES DANKESCHÖN für hochinteressante und „lebendige“ Vorträge an die DOK.live Speaker.

Schon heute vormerken: Fortsetzung der DOK.live Vorträge gibt s bei der CeBIT 2014.

Damit wünsche ich mir, dass Sie meine Einladung zum Lesen annehmen – Nicht OHNE einen letzten Satz:Wissen gründet im Alten, doch deutet es stets zu Neuem.

Birgit ReberChefredaktion DOK.magazinHerausgeberin

P.S. Editorial im letzten DOK.: oft nachgefragt – hier die Infos zur Wandelbar: www.wandelbar.cc

Editorial

FÜHRENDE UNTERNEHMEN FÜHRENDE UNTERNEHMEN FÜHRENDE UNTERNEHMEN VERTRAUEN ICONVERTRAUEN ICONVERTRAUEN ICON

••• 70% der 30 größten Versicherungen 70% der 30 größten Versicherungen 70% der 30 größten Versicherungen DeutschlandsDeutschlandsDeutschlands

••• Europas größte DirektbankEuropas größte DirektbankEuropas größte Direktbank

••• Europas größter AutomobilclubEuropas größter AutomobilclubEuropas größter Automobilclub

GENERALPLAN DOPIX FÜR DIE UNTERNEHMENSWEITE KUNDEN-KORRESPONDENZ

„Ein wesentlicher Vorteil der icon Lösung ist deren Flexibilität und Skalierbarkeit: DOPiX lässt sich nahtlos in unsere bestehen-den Geschäftsprozesse einbinden, hier spürt man das profunde Know-how von icon hinsichtlich der branchentypischen Abläufe in einem Versicherungskonzern. Mit seinem Funktionsumfang ent-spricht das Korrespondenzsystem genau unseren Vorstellungen.”

Dr. Jens Behrmann-Poitiers, Leiter BE Systementwicklung Versicherungsbetrieb, Generali Deutschland Informatik Services GmbH

Detaillierte Informationen auf www.icongmbh.de

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DOK-Magazin Ausgabe 2013-05 (Generali).indd 1 13.09.2013 14:09:38




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Special: Compliance

38 | AufderHutvorCompliance-Verstößen–mitpräventivenAuditsHartwigLaute,RecommindGmbH

41 | ComplianceistnichtnurfürdieGroßenJörnDierks,NetIQCorporation

44 | ECM&BPMsichernauchEinhaltungvonCompliance-RegelnDanielTaborek,ComarchSwissAG

48 | PflichtundKürinderLangzeitarchivierungDr.HansBärfuss,PDFToolsAGMariaWinkler,IT&LawConsultingGmbH

SharePoint

52 | ImpressionenvondenDOK.liveVorträgenbeiderDMSEXPO

Praxis

54 | GutePflegefürSAP-StammdatenFrankZscheile,FISInformationssystemeundConsultingGmbH

57 | MehrTransparenzimPurchase-to-Pay-ProzessMatthiasLippert,Basware

60 | Outsourcing–Allesodernichts?StefanWagner,Compart

64 | Eingehenduntersucht:OperationDigitalisierungThomasSchneider,InovoOlutionGmbH

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

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Inhalt

Thema

6 | WissenteilenstattInformationensammelnJohannesF.Woll,SchweizerDegen.Media&PublishingConsulting

11 | Wissensmanagement AufderSuchenachder„perfekten“SuchmaschineHarisHusain,ThomsonReuters

16 | Wissensmanagement InformationimrichtigenKontextDanielFallmann,MindbreezeGmbH

20 | CrossmediaAufdemWeginsdigitaleZeitalterDr.MartinHuber,gogolmedienGmbH&Co.KG.

23 | CrossmediaTerminologiemanagementerfordertKonsequenzClaudiaGerhardt,SQUIDDSe.K.

26 | CrossmediaQualitätssicherunginÜbersetzungsprozessenChristianWeih,AcrossSystemsGmbH

Cloud Computing

29 | DigitalePersonalakte–sicherinderCloudThomasSchäfer,aconsoAG

Mobility

32 | MobilesArbeitengehtauchohneCloud!MichaelKleist,Novell

35 | TabletmitTiefgangDr.AndreasBecks,SASDeutschland

Trend66 | Dokumenterechtssicherscannen–undvernichten?

PiaHeine,DrivveGmbH&Co.KG

Security / Datensicherheit69 | Schluss!MitöffentlichemFileSharing

HarryWeik,GRAUDATAAG

72 | VonderReputationunddemDenkeninAktenordnernJanOfferhaus,RiskManagementAssociatione.V.

Technologie74 | Schongehört?NeueAspektefürdieLangzeitarchivierung

Dipl.-Kfm.Dr.DietmarWeiß,Dr.StephanSauter

78 | TransparenzinEchtzeit:KMDLbeherrschtwissensintensiveProzesseDipl.-Inf.EldarSultanow,LehrstuhlfürWirtschaftsinformatikderUniversitätPotsdam

Kommentar82 | Wer„Goodbye2.0“sagt–muss„HelloInformations-

gesellschaft„sagenStefanRosenträger,moresophyGmbH

84| Veranstaltungen

85| Inserentenverzeichnis / Vorschau

86 | Impressum

Inhalte gemeinsam bearbeiten mit Neutralformaten

Manuellen Aufwand einsparen durch automatische, prozessgesteuerte Konvertierung

Inhalte per Volltextsuche finden durch automatische Indizierung (OCR und Metadaten)

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WissenteilenstattInformationensammelnWissensmanagementinUnternehmen

WissenistMacht,heißtes.FürUnternehmengilt:WissenüberdieBedürfnisse der Märkte zu haben und Wissen im Unternehmenhaltenzukönnen,wirdzumentscheidendenWettbewerbsfaktor.Dabei istWissensmanagementweitausmehralsdieVerwaltungvonInformationenodergarDokumentenundbeziehtsichglei-chermaßenaufinterneKollaborationalsauchexterneKommuni-kation.

SieallekennendasgeflügelteWort„WissenistMacht“.Aberwis-senSieauch,vonwemdasstammt?InwelcherSchriftesveröf-fentlicht,inwelchemKontextdasgesagtwurde?WennwireinesolcheFragenichtaufAnhiebbeantwortenkönnen,wissenwirzumindest,wieundwowirdieInformationabrufenkönnen.Frü-herschlugenwirdenBrockhausauf,heutebemühenwirSuch-maschinenoderwikipedia.Underfahren:FrancisBaconwares,einenglischerPhilosoph,der1597inseinenmeditationessacraedenGrundsteinfürdenEmpirismuslegte:DerMenschkönnedieNaturnurdannbeherrschen,wennerWissenübersieundihreGesetzmäßigkeitenhabe.

DieNaturdesWissens

EsliegtinderNaturdesWissens,dasesverfügbar,abrufbarseinmuss.WennwirkeinenZugangzuInformationenhaben,sie inkeinenKontexteinbetten,sienichtreflektierenkönnen,sindsienicht brauchbar. Und wir wissen nichts. Dafür wissen wir aberoft, wie und auf welchem Wege wir Informationen erhalten,abrufen, qualifizieren können, um uns Wissen anzueignen. Sokönnen wir auch Wissen in seinen Dimensionen beschreiben:

Thema

Johannes F. Woll unterstützt mit seinem Beratungsunternehmen „Schweizer Degen. Media & Publishing Consulting“ Medien-häuser, publizierende Unternehmen und deren Technologiepartner in Strategieentwicklung, Marketing und Kommunikation. Als Referent und Autor beschäftigt er sich mit der Zukunft der Mediennutzung, der Informationsgesellschaft sowie der Social-Media-Kommunikation. Zugleich engagiert er sich als Dozent an der Hochschule München zum Thema Business Development & Marketing.

www.schweizer-degen.com

SofernwirvonBewusstemsprechen,Erkenntnishaben,handeltessichumexplizitesWissen.ImplizitesWissenhingegenistWis-senmitdemwir–wieselbstverständlich–umgehen,ohnedasswirunsseinerBedeutungbewusstsind.DazugehörenzumBei-spieldieSprache,diewirsprechen,dieMimik,diewirzudeutenwissen,Regeln,diewirbedienen,weilwirsieerlernten.Weiterwird zwischen deklarativem und prozessualem Wissen unter-schieden.Wissen,dasetwassemantischbeschreibt (Madrid istdieHauptstadtvonSpanien)oderepisodischeinordnet(gesternhat es geregnet) beziehungsweise Wissen um Handlungsvor-gänge(AutofahrenoderSchwimmen).

Wissen, insbesondere explizites Wissen, wurde immer schonhoheitlich verwaltet. Ursprünglich durch die, die es mündlichvoneinerGenerationzurnächstenweitergaben.UmdasvierteJahrtausend vor Christus begann der Mensch, InformationendurchSchriftzufixieren.WeitereMeilensteineinderGeschichteder Wissensvermittlung sind die Erfindung des Buchdrucks,die fortschreitende Alphabetisierung oder die Popularisierungdes World Wide Webs. Damit geht einher, dass diejenigen, dieZugangzuWissenhaben,einenVorteilhaben,deranderenver-wehrtbleibt.WissenbedeutetVorsprung.Macht.Unddasnichtnur in gesellschaftlichem Kontext, sondern auch in wirtschaft-lichemSinne.EinschönesBeispieldafür istdieGeschichtedesdeutschenUnternehmersPaulJuliusFreiherrvonReuter,Grün-derdergleichnamigenNachrichtenagentur.ReuterliesMittedes19. Jahrhunderts Börsennachrichten von Brüssel nach Aachen(für diese Strecke gab es noch keine funktionierende Telegra-phenleitung) mittels Brieftauben übermitteln. Schneller, als esdie Postkutsche erlaubte, konnte er die Neuigkeiten von derPariserBörseinBerlinvermarkten.

BabylonischerKudurru,kassitischePeriode,gefundennaheBagdadvonAndréMichaux(commons.wikimedia.org,Pouly)

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Thema

FunktionierenderWissentransfer

Heute, in Zeiten von Internet, Cloud, Mobile und Big Datasind Informationen überall verfügbar. Und die Menge der neuerzeugtenInformationensteigtexponentiellan.EtwaallezweiJahre verdoppelt sich die Datenmenge. Allein in 2011 um 1,8Zettabyte.WeilwirunseineZahlmit21Nullennichtmehrvor-stellenkönnen,lassenSiemichIhnenfolgendesBildskizzieren:WolltemanalldieseneueInformationaufiPadsspeichern,benö-tigte man 57,5 Milliarden davon. Damit ließe sich ein Bauwerkerrichten, das so lang wie die Chinesische Mauer und doppeltsohochist.DasbedeutetabernichtimUmkehrschluss,dasssichdieMengedesWissensproportionalverhielte.ImGegenteil.Eswird immerschwieriger,WichtigesundRichtigesvon Unwich-tigem und Falschem unterscheiden zu können. In der Ära derInformationsgesellschaftistderMenscheinerungeheurenInfor-mationsflut ausgesetzt. »Mein Kopf kommt nicht mehr mit«,bekennt Frank Schirrmacher, Mitherausgeber der FrankfurterAllgemeinenZeitung, inseinemBuchPayback(Blessing,2010).HeutesindalleNutzereinemrauschendenundreißendenInfor-mationsflussausgesetzt.UndwasfürdenNutzergilt,giltinsbe-sonderefürUnternehmen.

InOrganisationengehtesnichtnurdarum,dassInformationenüber Produkte, Dienstleistungen, Märkte, Kunden, Mitarbeiter,Prozesse, Strukturen, Hierarchien, Verantwortlichkeiten oderKommunikationswegeexplizitvorliegen,sonderndasssieauchimplizitbeachtet,bedient,angereichert,kurz:gelebtwerden.

FrüherwarzumindestdieformelleKommunikationinUnterneh-menfüralletransparent.SchreibsätzewurdenmitDurchschlä-gen erstellt, die Korrespondenz ging auf Rundlauf innerhalbder Abteilungen. Ablagesysteme waren meist standardisiert

undnachvollziehbaraufgebaut.Registermappen,Ordner,Sam-melhefter, Karteischränke. Zu jedem Telefonat wurde eineGesprächsnotiz erstellt. In regelmäßigen Sitzungen, in denensichdieMitarbeitergegenseitigaufdenaktuellenStandbrach-ten,wurdenWissengeteilt.

Heute ist funktionierenderWissenstransfer inUnternehmenzueiner kritischen Größe im Wettbewerb geworden. Das beziehtsich gleichermaßen auf die Informationsvermittlung innerhalbdes Unternehmens als auch die externe Kommunikation mitKunden, Partnern, Lieferanten, Multiplikatoren und Sharehol-dern. Informationsaustausch im Sinne von Interaktion oderKommunikationisteineentscheidendeVoraussetzungallerKol-laboration:WasbenötigtderKunde,wannistdasProduktfertig,wieistderStandderAuftragsbearbeitung,wannliefertderPart-ner,woranarbeitetderKollege,wieeffiziententwickeltsichderStandort? IndemdirektenAustauschzweierParteienmagsichdas den beteiligten Protagonisten erschließen, die Informatio-nenstehenjedochnichtderOrganisationselberzurVerfügung,sind selten an die Funktionen gebunden, sondern nur an diehandelnden Personen. Und sollten diese die Organisation ver-lassen,nichtgreifbar,imUrlaubodererkranktsein,odereinfachselberkeinenZugriffauf ihreUnterlagenhaben,dannsinddieInformationennichtvorhanden,verloren,wertlos.

Damit das nicht passiert, muss Kommunikation mit MenschenundSystemendenPrinzipienderNachvollziehbarkeitundMess-barkeit unterliegen. Informationen müssen für definierte Zeit-räumeabgelegt,gespeichertwerden,oderfürdieMitgliederderOrganisationweiterhinverfügbar,abrufbarsein.Ganzgleich,obsie mit den handelnden Personen unmittelbar verknüpft (eineE-MailübereingemeinsamesProjekt,einDokument,daszweiodermehrMitarbeiterteilen)oderineinemorganisationsüber-greifendem System abgelegt ist. Wenn es die Ablagesystema-

tikdeszentralenSystemsvorsieht,könnenInformationenüberunterschiedlicheMethodenwiedererschlossenwerden.EinigeSysteme können den Datenbestand im Volltext durchsuchen,andereergänzendasumsemantischeAlgorithmen.SoweitdieTheorie.InderPraxissehensichUnternehmenmiteinerganzenReihevonProblemenkonfrontiert:

n Die Zahl der Daten und der Datenstrukturen wächst inAbhängigkeitderKommunikationenund Interaktionenundder Größe und Struktur einer Organisation exponentiell.Diesem Phänomen können Organisationen heute nur nochRechnung tragen, indem sie Datenbank gestützte Systemebedienen.

n Hilfreichwärees,erfasstenUnternehmennebendenInhaltenauchdensituativenKontext,innerhalbdessenDatenerstellt,eine Kommunikation getätigt wurde, zusätzlich als Meta-datenderInformation.DasistabernurseltenderFall.

n EinweiteresProblem:Die Informationsstrukturensindnichtmit den Organisationsstrukturen identisch. Selbst innerhalbflacher hierarchischer Strukturen gibt es Wissen, das nichtallen Organisationsteilnehmern zur Verfügung stehen darf.Und auch innerhalb starker hierarchischer Strukturen parti-zipieren nicht alle Protagonisten einer Hierarchie-Ebene anallenInformationen.

n Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Nachvollziehbarkeit.Das bezieht sich auf mangelnde Prozesssicherheit (wer hatwann etwas verändert, beeinflusst, angereichert) und auchVersionierungeneinschließlichRückführung/Wiederherstel-lung in ursprüngliche oder frühere Zustände, was auch einwesentlicherAspektderDatensicherheitist.

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Thema

„Wermachtwasmitwembiswann?“

Wie muss ein System beschaffen sein, dass die Kollaboration(KommunikationundInteraktion)innerhalbvonOrganisationenund ihren externen Partnern transparent, nachvollziehbar undmessbar darstellt. Ein System, in dem nicht nur Informationenabgelegt werden, sondern dass als Wissensmanagementsys-temrelevante InformationenverwaltetunddenProtagonistenentsprechendihrerBedürfnisseundHandlungenzurVerfügungstellt?

VerknüpfungallerInformationsassets

Es muss gleichermaßen Informationen strukturiert verwalten,möglichst automatisiert mit Metadaten anreichern und siesemantischrelationieren(kontextuellinBedeutungszusammen-hängebringen).Dabeimussesunerheblichsein,obessichbeider InformationumText,Bild,Person,Firma,Produkt(teil)infor-mation,Ort,Sprache,Datum,Prozesse,Termine,Aufgabenoder(Zugriffs)Berechtigunghandelt.Vielmehristeswichtig,dassalleInformationsassets relational miteinander verknüpft sind. DieKernfragen–diewiralleausdemGeschäftsprozessmanagementkennen – „Wer macht was mit wem bis wann?“ müssen stetstransparentvorgehaltenwerden.UnddasübermöglichstvieleHandlungs-,Fertigungs-undKommunikationsprozessehinweg.

Es isterstaunlich,wievieleAnbieterdemAnspruch,einfunkti-onierendes Wissensmanagementsystem vorzuhalten, augen-scheinlichgerechtwerdenwollen,undwiewenigeSysteme inderLagesind,das integriertabzubilden.DieSystemlandschaftreichtvonKommunikations-undKollaborationssystemenüberSocial Software (wie Wikis und Weblogs), inhaltsorientierteSysteme (wie DMS oder CMS), Systeme der künstlichen Intelli-genz,FührungsinformationssystemebishinzuSuchmaschinen.EswetteifernERP,PIM,EnterpriseCMS,CRMumdieGunst derUnternehmen,deckenjedochselbernureinenTeilaspektab.

SelbstGartnerhatdasThemaKnowledgeManagementSystemsnochnichtinseinenmagischenQuadrantenverortet.

Der Schlüssel liegt allein – so meine Überzeugung – in einemleistungsfähigem Digital Asset Management System, das alleAssets in einem System verwaltet, mit einem dediziertem undflexiblemRechte-undRollenmanagementausgestattet ist,diehandelndenPersonen,ihreAufgaben,TermineundKommunika-tionintegriertunderlaubt,dynamischProzesseundWorkflows

zuverwalten.Nochbesser,wenndiesesSystemmiteinereffizi-entenRecommendationEngineausgestattetist,diedenProta-gonistenentsprechendihrerInteraktionen,ihresKontextesundihrerKommunikationaktivrelevanteInformationenzuführt.

Ausblick

AlldasistnichtnurfürdieinterneKollaborationvonBedeutung.WenndasSystemzudemKunden,derenHistorie,ProdukteundProduktinformationen, Bilder, Texte, Templates als relationaleAssetsmedienneutralundMedienübergreifendvorhält,könnenauch alle externen Kommunikations- und Marketingmaßnah-mendarüberabgebildetundmitdeninternenRessourcenundBerechtigungen verschränkt werden. Integriert, transparent,crossmedialundeffizient.

BevordergeneigteLesersichnunaufdiemühsameSuchenacheinemsolchenSystemaufmacht,seiihmversichert,dassesdas(noch) nicht gibt. Aber ein besonderes Augenmerk möchte eraufdenAnbietercensharelegen.DasSystemhatdasZeugdazu! n

Veranstaltung zum Thema:

»Unternehmen 2020. Das Internet war erst der Anfang«

DigitalisierungundVernetzungzwingenUnternehmendazu,sichanzupassen.AberdieBereitschaft,inneueTechnikzuinvestierenundneueGeschäftsprozessezuetablieren,istnichterstseitderWirtschaftskrisebegrenzt.DieseThesevertrittTimCole(Redner,Internet-Publizist,Autordesgleich-namigenBuches)am18.11.2013(ab17:00beimXINGtalk in MüncheninseinervisionärenKeynote.bevorwirineinerspannungsgeladenenPodiumsdiskussionmitTimmRichter(VorstandXINGAG),MichaelBeilfuß(GeschäftsleitungIDG)undDieterReichert(VorstandcenshareAG)erörtern,welchenHerausforderungensichdieUnternehmenstel-lenmüssen:vernetzteWirtschaft,veränderteMitarbeiter(-gewinnung,-führung),neueArbeitsweltenund-kulturen,derneueKunde,Vertrauen….InformationundAnmeldung: http://bit.ly/18OYPaA

AufderSuchenachder„perfekten“Suchmaschine

Datenanalyse,BigData,SemantischeSuche,Relevanz,Spracherkennung,Kapitalmarkt

AufdemFinanzmarktfließentäglichMillionenDatensätzezusam-men. Die richtigen Daten im richtigen Moment zu finden, dievondenAkteurenbenötigtwerden–das istdasentscheidendeKriterium für die Strategie und Entwicklung einer Suchtechno-logie. Mit dieser Frage beschäftigt sich Haris Husain, der beiThomson Reuters Eikon den Bereich „Suche“ verantwortet.Im Interview mit dem DOK.magazin erklärt er, vor welchenHerausforderungenerdabeisteht,warumSuchmaschinenichtgleichSuchmaschineistundwannwirunsmitGoogleunterhal-tenkönnen.

DOK.magazin: Herr Husain – wann haben Sie das letzte Mal etwas gegoogled?

Haris Husain: Wie viele Leute heutzutage, nutze auch ichGoogle oder andere Suchmaschinen nahezu täglich, wannimmericheineFragehabe,Anleitungenbenötigeoderirgend-etwasschnellonlinefindenmöchte.AlsVorbereitungfürunserGesprächhabeichmichbeispielsweisegesternviaGoogleüberdasDOK.magazininformiert.

DOK.magazin: Waren Sie mit den Ergebnissen Ihrer letzten Suche zufrieden?

Haris Husain: InderRegelbeinhaltetdieListederSuchergeb-nisseauchdieInformation,dieichsuche.BeimDOK.magazinbinichschnellfündiggeworden.ZudemhabeichjaimmerdieMög-lichkeit, meine Suchbegriffe zu bearbeiten oder auszuweiten,umdieErgebnisseeinzugrenzen.GooglestehtmitseinenAnt-wortenallerdingsoftvordemProblemderRelevanz–schließ-lich versucht Google in die riesigen Informationsmengen ausganzverschiedenenSektoren irgendwieSinnundOrdnungzubringen–unddasfürsoviele,ganz individuelleSuchanfragenvonNutzernaufderganzenWelt.

Haris Husain leitet bei Thomson Reuters den Bereich „Suche“ in der Abteilung Finanzen & Risiken. Thomson Reuters ist der weltweit führende Anbieter von intelligenten Informationen für Unternehmen und Fachleute. Thomson Reuters kombiniert Industrie-Expertise mit innovativer Technologie und versorgt u.a. Entscheidungsträger in den Bereichen Finanzen, Recht, Steuern, Buchhaltung, Wissen-schaft und Medien mit kritischen Informationen, unterstützt durch die weltweit vertrauenswürdigste News-Organisation. Mit Haupt-sitz in New York und größeren Standorten in London und Eagan beschäftigt Thomson Reuters rund 60.000 Mitarbeiter in mehr als 100 Ländern.

www.thomsonreuters.com

Thema/Wissensmanagement

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DOK.magazin: Und wie ließe sich dieses Problem bekämpfen? Wie sähe die perfekte Suchmaschine aus?

Haris Husain:DieperfekteSuchmaschinewürdeindenmeistenFällenexaktverstehen,wasgenauwirsuchenundwaswirwis-senwollen.Dadurchkönntesieunsauchdieexakteundeinzigrichtige Antwort oder Information liefern, die wir benötigen –unddas ineinemleichtzuverstehendenFormat,zumBeispielalsGrafikoderTabelle.ZudemkönntesiegleichzeitigSchrittefürunsereweitereVorgehensweiseempfehlen.WenndieSuchma-schineaufdieBedürfnisseunddenKontextihrerNutzereinge-stelltist,kannsieihnenpersonalisierteAntwortenliefern.

Genau das wäre der Unterschied: Frage ich nach einer langenListe von Websites, die möglicherweise irgendwo die Informa-tionbeinhalten,die ichsuche–oderfrage icheinenExperten,demichvertraue,dassermirdieeinzigrichtigeAntwortliefert.

DOK.magazin: Warum haben sich solche Suchmaschinen noch nicht durchgesetzt? Was sind die Schwierigkeiten, an denen es scheitert?

Haris Husain:DieSchwierigkeitfüreineperfekteSuchmaschineist die Größe des Datenvorkommens, welches abgedeckt wer-den muss. Nehmen wir als Beispiel wieder Google: Dort hatmandensogenannten„KnowledgeGraph“entwickelt,umdersemantischenSuchenäherzukommen.Der„KnowledgeGraph“liefert, zusätzlich zu unseren Suchergebnissen, übersichtlicheund leicht interpretierbare Informationen in einem visuellenFormat.

DOK.magazin: Der graue Kasten rechts neben den Ergeb-nissen …

Haris Husain: Genau! Suchen Sie zum Beispiel nach „Obama“,findenSiedortbereitserste InformationenzurPersonoderzuÄußerungen des US-Präsidenten. Dieses Feature funktioniertaber noch lange nicht für all die verschiedenen Dinge, nachdenenGoogle-Nutzersuchen.

Im Gegensatz zu Google haben wir bei der Eikon-DatenbankdenVorteil,dasswireineindividuelleNutzergruppehaben,dieDatenbank ist ein Werkzeug ausschließlich für Finanzmarkt-Fachleute. Die Charakteristiken und Verhaltensweisen unsererZielgruppe sind leichter zu durchschauen, daher können wirunser Produkt – und damit auch unsere Suchmaschinen – vielleichterandieBedürfnissedieserZielgruppeanpassen.

DOK.magazin: Wie lange dauert es noch, bis wir uns mit unseren Suchmaschinen „unterhalten“ können?

Haris Husain:MeinerMeinungnachistdasgarnichtsounrea-listischundvielleichtnureineFragevonwenigenJahren.Esgabund gibt signifikante Fortschritte bei der semantischen SuchebeipopulärenSuchmaschinenwieGoogleundBing.AußerdemgibtesauchvielversprechendeEntwicklungenbeiSpracherken-nungen,nehmenSieSirioderGoogleNow.

DOK.magazin: Sie arbeiten für einen Anbieter von Finanz-daten – welche Funktion erfüllen Suchmaschinen in diesem Bereich?


Bild1:DatenundZahlenzuUnternehmen,TransaktionenundMärkteninderDatenbank

Haris Husain:SuchmaschinenwerdenvonKapitalmarktteilneh-mern vor allem genutzt, um Neuigkeiten und Finanzdaten zuQuartalsergebnissen oder Preisbildung zu finden und nachzu-vollziehen.DabeisuchendieNutzer Informationen indiversenAsset-Klassen, beispielsweise für Aktien, festverzinsliche Wert-papiere,WechselkurseoderRohstoffe.

DOK.magazin: Das klingt nach einer Menge Daten …

Haris Husain: Richtig, all diese Daten finden sich in unsererDatenbank und werden von ganz verschiedenen Akteuren amFinanzmarktbenötigtundgesucht.Darunterz.B.Händler,Ban-keroderBroker.TatsächlichsindessovieleDaten,dassunsereKunden einerseits immer wieder begeistert sind, andererseitsaberauchsagen:„Helftuns,dierichtigenDatenzufinden!“

DOK.magazin: Und Sie helfen?

Haris Husain: Wir versuchen unsere Suchmaschine „EikonAnswers“zueinerArtConciergefürdenKapitalmarktzumachen.Ein Concierge, der die Charakteristik und Bedürfnisse des Nut-zers versteht und ganz individuell zugeschnittene Ergebnisseliefert. Wir haben da immer den Vergleich mit einem echtenConciergevorAugen.Siekommen ineinHotel ineinerneuenStadtundkennensichnichtaus.Sie fragendenConcierge,ober Ihnen Tipps für Ihre Abendgestaltung geben kann. Er suchtIhneneineschöneVeranstaltungherausundorganisiertfürSieHin-undRückfahrt.

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DOK.magazin: Das klingt zwar sehr schön, aber auch noch sehr abstrakt. Haben Sie ein ganz konkretes Beispiel, welchen Vorteil die semantische Suche Ihren Nutzern bietet?

Haris Husain:StellenSiesichvor,SiesindimFinanzbereichtätig,z.B.alsAnlageberater. IhrKundesuchteineattraktive Investiti-onsmöglichkeit.DeswegenwollenSienundieUmsätzevondreigroßenAutoherstellernüberdieletztenzweiJahrevergleichen.In den meisten Finanzdatenbanken und -plattformen würdenSiedamitbeginnen,unterschiedlichsteFinanzdatenrunterzula-den.DiesewürdenSiewahrscheinlichineineExcel-Tabelleüber-tragen und anschließend ein Diagramm erstellen, um die dreiFirmenmiteinanderzuvergleichen.

DOK.magazin: Das benötigt Zeit …

Haris Husain:EineganzeMengesogar!SovielAufwandmussabergarnichtsein.InEikonkönntenSieetwaeingeben:„Daim-lergegenüberVWgegenüberBMW,Umsätze,letztendreiJahre“.InderFolgeerhaltenSiesoforteinErgebnismiteinervollstän-dig interaktiven Grafik, die die Umsätze vergleicht. AußerdemeineTabelle,diedieDatenbasiszeigtundeinenLink,derIhneneinen Download als Excel-Datei ermöglicht, weil Sie die Datenvielleicht für zukünftige Analysen nutzen möchten. Im bestenFallhabenSiedadurcheinehalbeStundegespart–undineinerBranche,inderZeitimwahrstenSinnedesWortesGeldist,bietetdieseOptionunserenNutzernganzneueMöglichkeiten.

DOK.magazin: Ganz neue Möglichkeiten?

Haris Husain:WirhabenineinerUmfragemitunserenNutzernfestgestellt,dassganzvielegroßartigeIdeennichtverfolgtwer-den,weildienötigenRecherchenmitdenbisherigenSystemeneinfach zu viel Zeit in Anspruch nehmen würden. Durch dieneuen Funktionen unserer Suchmaschine geben wir unserenNutzerndieMöglichkeit,Ideennachzugehen,dadasVerfolgendieserIdeenurwenigeSekundenbeansprucht.

DOK.magazin: Gibt es auf Ihren Plattformen schon länger Suchmaschinen?

Haris Husain: Ja. Vor Eikon Answers haben wir ganz grundle-gendeundeinfacheSuchmöglichkeiten fürFinanzdatenange-boten. Diese haben dann eine Liste von Ergebnissen geliefert,inderirgendwodierichtigeAntwortverstecktwar.Dasistver-gleichbarmitandereraktuellerSoftware.

DOK.magazin: Nutzten diese Suchen bereits natürliche Sprache?

Haris Husain: Bevor wir Anfang dieses Jahres Eikon Answersimplementiert haben, funktionierten Suchmaschinen in derFinanzindustrieeherüberCodesundspezielleBenennungsme-chanismenundwenigerübernatürlicheSprache.

Bild2:DieDatenbankliefertpassendeGrafikenundTabellen–hiereinenVergleichdreierAutomobilhersteller.

DOK.magazin: Wie arbeiten Sie an der Verbesserung Ihrer Suchmaschinen?

Haris Husain:ImLaufederZeitdeckenwirimmermehrSuchbe-griffeab.AußerdemversuchenwirdieRelevanzunsererSucher-gebnisse zu verbessern – unter anderem einfach durch Benut-zung. Wir arbeiten außerdem an der Entwicklung innovativerFunktionenfürunsereSuchen,umdenAbstandzwischenFrageundgewinnbringenderAntwortzuminimieren.

DOK.magazin: Nehmen wir an, jeder kann ganz einfach genau die Informationen fi nden, die er oder sie braucht. Wie wirkt sich das auf den Finanzmarkt aus?

Haris Husain: Die Zeit, die nötig ist, um einer Idee zu folgen,reduziertsich.DadurchentwickeltsichdergesamteMarktwei-ter,dennIdeenfindungund-erforschungsindnichtlängereineAufgabe,sondernvielmehreineMöglichkeit.EineMöglichkeit,dieunsallenzugänglichist.Finanzmarkt-ExpertenkönnensichdannvielmehraufdieEntscheidungsfindungkonzentrieren,alsdarauf,Datenzusammelnundzuanalysieren.

DOK.magazin: Herr Husain, wir danken Ihnen für dieses Gespräch. n

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InformationimrichtigenKontext

Kontextualisierung,Suchwerkzeuge,impliziterundexpliziterKontext,Compliance-Richtlinien

DieAufgabevonSuchwerkzeugenistschonlangenichtmehrdas„einfache“ Anzeigen von Informationen, die lediglich den Such-begriffenthalten.DasrascheAuffindenvonrelevantenFaktenfürdenjeweiligenAnwenderbietetdenwirklichenMehrwert.DasistzugleichaucheinedergrößtenHerausforderungen,willmandieAufgabehochprofessionellumsetzenundperfektionieren.

EineinfachesBeispielzeigtwarum:Nehmenwiran,einAnwen-dersuchteinMikrofonundimZugederRechercheerweiterterseineSucheaufFunkadapter fürMikrofone.ObwohldieSuchenach„Funkadapter“unmittelbaraufdieSuchenach„Mikrofon“folgt,erkennenvieleSuchmaschinenoftkeinenZusammenhang(sieheBild1).ImFachgeschäftwäredieSituationeinfach,daderVerkäufer sofort den Zusammenhang zwischen dem InteresseanMikrofonenundFunkadapterhergestellthätte.DiesenKon-textzuerkennenundzuberücksichtigenistwichtig.

UnterstützungdesSuchvorgangsdurchKontext-informationen

IntelligenteSuchmaschinenlösendieseHerausforderungdurch„Kontextualisierung“ (siehe Bild 2). Gemäß Wikipedia ist Kon-textualisierung „die interaktive Konstitution des relevantenKontextes innerhalb eines Kommunikations- und Interpretati-onsprozesses“. Eine „Kommunikation“ bzw. ein „Dialog“ findetauch zwischen Anwendern und Suchmaschinen statt. Genaudiese„Dialogfähigkeit“isteineStärkevonintelligentenSuchma-schinenundstehterstamAnfangseinerMöglichkeiten.EinDia-log lebtvonVielfalt. IntelligenteSuchmaschinennützenheute

Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze GmbH. Das Unternehmen ist ein führender europäischer Softwarean-bieter für Enterprise-Suchlösungen mit Hauptsitz in Linz/Österreich. Die Produkte analysieren und verknüpfen Informationen aus unterschiedlichsten Quellen und erstellen daraus einen semantischen Index. Mindbreeze InSpire ist als Search Appliance in Unternehmen mit geringem Aufwand einsetzbar, Mindbreeze InSite ist als Cloud-Service konzipiert.

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bereitsKontextinformationen,umeinmöglichstgenauesBildzubekommen,wonachderAnwendergeradesucht.Informationenüberden„Kontext“einesAnwenders,wiebeispielsweiseseineUmgebung, können genutzt werden, um das Verhalten vonSuchmaschinendynamischdaraufanzupassen.

Dabei unterscheidet man zwischen implizitem Kontext undexplizitemKontext:Mit implizitemKontext sind Informationengemeint, die sich aus dem Benutzerverhalten ableiten lassen.DazugehörenbeispielsweisetypischeSocialMedia-Aktivitäten,Alter, Lokation, vorrangig ausgeführte Tätigkeiten oder dasSuch-undKlickverhalten.DieseInformationüberdieInteraktiondesAnwenderswirdbereitsvorderSucheerfasstunddannimRahmenderSucheangewandt.ImGegensatzdazuderexpliziteKontext:DieserwirddirektdurchEingabevonKontextinforma-tionendurchdenwissendenAnwendergeschaffen.Durchwei-tereKriterienunterstütztmandenSuchvorgang,ummöglichstakkurate Ergebnisse zu erhalten. Darunter sind beispielsweiseeingegebene Suchabfragen im Unternehmenssystem zu ver-stehen, ausgewählte Sortierungskriterien oder Filterkriterien.

Bild1:ZusammenhangzwischenMikrofonundFunkadapterwirdnichterkannt

Die aktuelle Nutzung von Kontextinformationen steht erst amAnfangdessen,waszukünftigmöglichseinwird,umAnwendergezieltundhochprofessionell mitden richtigen InformationenzurrichtigenZeitzuversorgen.

Die Grenzen zwischen On- und Offline verschwimmen immermehr.DieVerknüpfungderbeidenWeltenfindetbereitsinvie-lenBereichenstatt.SowäremanvoreinigerZeitnochbestauntworden,hättemanversucht,mittelsTwitterFeed,FacebookPostoderQR-Code InformationenoderProduktprobenzuerhalten.HeutesinddiesgängigePraktiken,umdemKundendenbest-möglichenServicezubietenundsoandasUnternehmenzubin-den. Kellogg‘s eröffnete beispielsweise in London einen TweetShop,umeinneuesProduktzupromoten.UmeinekostenloseProbe des Produkts zu erhalten, mussten die Besucher einenTweet mit dem Hashtag #tweetshop absenden und im Shopwarten, bis dieser auf dem Display erschien, danach erhieltensiedieGratisprobe.Kellogg‘sakzeptiertenur„SocialCurrency“also „soziale Währung“ als Zahlungsmittel und das Marketing-ExperimentwurdeeinvollerErfolg.

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KontextualisierungimUnternehmensumfeld:einBeispiel

Im Businessumfeld verhält es sich sehr ähnlich. Es gilt die Mit-arbeiter mit den bestmöglichen Informationen zu „versorgen“,damitdieseIhreAufgabenzügig,hochqualitativundmitFreudeumsetzenkönnen.Darüberhinausisteswichtig,nebendenklas-sischenInformationenausdemCRM-SystemdenKundenposi-tiv zu überraschen und bestmöglichen Service zu bieten. Bei-spielsweisekönnenaktuelleThemen,mitdenensicheinKundebeschäftigtunddiedurchdaseigeneProduktdrastischerleich-tertwerdenkönnen,einguterAufhängerfüreinerstesGesprächsein.Solche Informationenfindensichnormalerweisenicht iminternenCRM,aberoftaufBusiness-PortalenwieXING,LinkedIn,TwitteroderaufUnternehmensseitendesKunden.

Ermöglicht Kontextualisierung eine bessere Kundenbetreu-ung?WasistdarunterimBusinessumfeldzuverstehenundwiekönnte die Umsetzung in der Praxis aussehen? Beispielsweiseverlässt ein langjähriger Kundenbetreuer überraschend dasUnternehmen.FürdenNachfolgergiltesnunschnell,einegute

BeziehungzudenKundenaufzubauenundderenVertrauenzugewinnen,derZugriffaufdieUnternehmensdatenerfolgtüberTablet.HiersuchterzunächstnachaktuellenAufträgen,Verträ-gen, Beschwerden, Korrespondenz und Produktwünschen. DieErgebnissewerdenausdenUnternehmensdatenquellen(Netz-laufwerk, DMS, Mailsystem, CRM, ERP, usw.) konsolidiert undangezeigt,dieZugriffsrechtewerdendabeivonderSuchlösunggeprüft.NotizendesGeschäftsführerszudemKundensindfürdenBetreuernichtsichtbar,daerdafürkeineRechtebesitzt.DerKundenbetreuer erhält ein sachliches Bild des UnternehmensunddessenAktivitäten.

Doch wer ist die Person, die im Meeting gegenübersitzt? Dersoziale,persönlicheBlickwurdebisdatowenigberücksichtigt.DiesesachlicheSichtwirdnunmitimplizitemKontextverknüpft,indemdieSucheaufdasWebsowieSocialMediaKanäleausge-weitetwird.Alleöffentlichen InformationenwieXing-Einträge,TweetsoderBlogeinträgewerdenanalysiertundergänzendasSuchergebnis. Damit kennt der Kundenbetreuer, neben sei-nen aktuellen Geschäftsinteressen auch, mit welchem Fokusein Gespräch stattfinden sollte. Dieses Gesamtbild bekommtman natürlich nur, wenn der Kunde öffentliche Diskussionen

Bild2:SuchmaschineerkenntdenZusammenhangzwischenMikrofonundFunkadapter


zugewissenThemenimWebführtunddieseDatenwissentlichöffentlichgemachtwurden.Suchlösungenwie jenevonMind-breezeachtendabeistriktaufdieentsprechendenRechte.

Fazit

WiediegegenwärtigenEntwicklungenzeigen,sindSuchlösun-gen,dieeinfacheineTrefferliste liefern,heutenichtmehrzeit-gemäß.DiesinnvolleKombinationdervorhandenenInformatio-nenausinternenundexternenDatenquellen,angereichertmitInformationen aus sozialen Netzwerken, wird in Zukunft nochstärkerbeeinflussen,obUnternehmensichvonihrenMitbewer-bernabhebenkönnen.DabeiistvonhöchsterBedeutung,dassalleRechtestetsgewahrtbleiben.DennochmüssenMitarbeitergenaujeneInformationeneinfachundeffizientabrufenkönnen,die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen – unabhängig ob imKundenservice,inderPersonalabteilung,imVertrieboderinderEntwicklung. n

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AufdemWeginsdigitaleZeitalter

Verlagsportal,E-Paper,App-Versionen,SaaS,Kontributoren-Modell

NachwievormöchteeinGroßteilderLeserZeitungenoderZeit-schrifteninPapierformimBriefkastenhabenoderamKioskkau-fen–dochdiedigitalenAlternativenwerdenzunehmendgenutzt.Vor allem die Online-Auftritte von Zeitungen können starkeZuwachsratenverbuchen: Lautderneuesten ARD/ZDF-Online-Studie2013sindinzwischen77,2ProzentderdeutschenBevöl-kerungOnline-Nutzer,davonkonsumieren48Prozentaktuelleregionale Nachrichten über Online-Angebote. Noch deutlicherhat die mobile Nutzung von Nachrichten zugenommen: Hiernutzenbereitsrund41ProzentderdeutschsprachigenBevölke-rung das mobile Internet, ein rasanter Anstieg im Vergleich zuden23ProzentimVorjahr.

In diesem Prozess entstehen nicht nur immer mehr Distributi-onskanäle, auch das klassische System, bei dem ausschließlichRedakteure die Inhalte der Medien erstellen, wird zusehendsabgelöst.AnihreStelletreteneineVielzahlvonKontributoren–vomeinfachenLeser,demeinSchnappschussgelungenist,überGastautoren mit ihrem Expertenwissen zu einem bestimmtenThemabiszuminvestigativarbeitendenJournalisten.ZusätzlicherhaltenVerlageüberdiedigitalenKanäleumfangreiche Infor-mationen über die Nutzer und ihr Nutzungsverhalten. Diesekönnen im Gegenzug dazu eingesetzt werden, die AngebotegenaueraufdieZielgruppeabzustimmenoderumdieAuswahlan Artikeln zu personalisieren. Verlage stehen damit vor derHerausforderung,einansprechendesAngebotfürdiedigitalenKanäledurcheinezielgerichteteZusammenstellungundAufbe-reitungderInhaltezuliefern.

Dr. Martin Huber, Geschäftsfüh-rer gogol medien GmbH & Co. KG. gogol medien aus Augsburg bietet mit Gogol Publishing das einfache Redaktionssystem für Zeitung auf allen Kanälen, das insbesondere für Anzeigenblätter, Lokalzeitungen, Corporate Publishing und Fachme-dien die Best-Practice-Branchenlö-sung ist. Die mehrfach ausgezeich-neten Lösungen von gogol medien werden von den größten europäi-schen Verlagen wie FUNKE, Madsack, Springer, Moser oder Styria eingesetzt.

www.gogol-medien.de

Thema/Crossmedia

Fallbeispiel:RegionalmedienAustria

EinBeispielfürdieErweiterungdesAngebotsaufdiedigitalenKanäleunddiekonsequenteNutzungderdigitalenMöglichkei-tenistdieRegionalMedienAustriaAG(RMA).Sieistmitknappvier Millionen Lesern und einer Reichweite von 55 Prozent derMarktführer für lokale Medien in Österreich und bündelt diestark lokal verankerten Marken bz-Wiener, Bezirkszeitung,Bezirksblätter, WOCHE, Bezirksrundschau Oberösterreich unddieRegionalzeitungenOberarlberg.DieRMAstelltihrenRedak-teurenfürdieErfassungderInhalteeinfacheWerkzeugezurVer-fügung:EsgenügteineinfacherOnlinezugang,umvonüberallausBilder,BeiträgeundVideoszuproduzieren.Dienahezu200RedakteurInnenindenüber70lokalenStandortenhabendamiteinegroßeFlexibilitäthinsichtlichderArbeitsabläufe,-orteund-zeiten.

Neuist,dassdieserZugangnichtausschließlichfürMitarbeiterdesUnternehmenseingerichtetwurde,sondernganzimSinneeines Kontributoren-Modells darüber hinaus freie Mitarbeiterund sogar Privatpersonen, die Inhalte beitragen möchten, miteinbezieht.SofindensichsowohlaufdemPortalundalsauchin der gedruckten Zeitung Inhalte von Leserreportern – beider RMA sogenannte „Regionauten“ – neben den Artikeln derRedaktion.FürdenLeserwirddabeidurcheineklareKennzeich-nungersichtlich,werdieeinzelnenBeiträgeverfassthat.

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DurchdieseÖffnungkonntedasAngebotanlokalenundregi-onalen Nachrichten stark erweitert werden. Innerhalb von nurdreiJahrenhabensichca.200.000„Regionauten“angemeldet.ZusätzlichwurdeeineApprealisiert,mitderLesersowohllokaleNews aus ihrer Umgebung finden als auch selbst Informatio-nen beisteuern können. Ein mit dem Handy aufgenommenesFotomitdemHinweis„StauinderBahnhofstraße“istmiteinemKnopfdruckauchonlineimPortalzulesen–undderRedakteurgreiftunterUmständendieNachrichtaufunderstelltdarauseineweitereMeldung.AufdieseWeisekönnen,ganzimSinneeinesprozessorientiertenJournalismus,neueBeiträgeentstehen.

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DieInhaltederRedakteure,freienMitarbeiterund„Regionauten“werden alle auf der lokalen Nachrichtenplattform meinbezirk.atveröffentlicht.AlleinimJahr2012wurdenso92.000Beiträgeerstellt,235.000Kommentareverfasstund614.000Bilderhoch-geladen.DurchdieimSystemerfasstenNutzungsdatenunddieInformationenderca.200.000angemeldetenNutzerkanndenLesern weitestgehend automatisiert ein spannender, sublokalzugeschnittener und immer aktueller Online-Auftritt gebotenwerden.ZusätzlichbestehteineOptionfürdieLeser,ArtikelvonLieblingsautoren zu abonnieren. Deren neueste Beiträge wer-denautomatischineinempersonalisiertenFeedausgeliefert.

Aus den online gestellten Artikeln produziertdie RMA dezent-ralin77lokalenStandortenihre128Print-Titel.ProduziertwirddieZeitungkomplettimBrowserperDrag&Dropundkannvonjedem Mitarbeiter ohne spezifische Programmierkenntnissebedient werden. Für iPhone-Nutzer steht eine App zur Verfü-gungundauch fürdas iPadgibtesAngebote:Sokönnenbei-spielsweise die aktuellen E-Paper in einer komfortablen HTML5-Version gelesen werden. Das E-Paper wird dabei einfach miteinem Klick generiert und automatisiert auf allen Kanälen ver-öffentlicht.

Publishing-LösungalsSaaS

UmdieunterschiedlichenKanälederRMAbedienenzukönnen,wird eine browserbasierte Publishing-Lösung, hier von GogolPublishing,eingesetzt.DurchdenSoftware-as-a-Service-AnsatzmusskeineeigeneSoftware-Infrastrukturaufgebautundbetrie-benwerden.DerAnbieterbetreibtzudemdieServer-Infrastruk-tur für viele Verlage parallel. Aufgrund des hohen VolumenskönneninPunktoSicherheit,RedundanzundPerformancesehrhoheStandardsrealisiertwerden,diesichgeradekleinereVer-lagealleinenichtleistenkönnten.

Auch bei der Einbindung der Leserreporter profitiert die RMAvon den langjährigen Erfahrungen des Dienstleisters mit UserGenerated Content. Mit aktuell über 300.000 LeserreporternaufseinenPlattformenhatdasUnternehmenbereits25VerlagebeimLaunchvonneuenPrint-undOnlineproduktenunterstütztund seine Technologie dabei immer weiter ausgefeilt. DieseErfahrungenfließeninFormvonUpdatesständigindieLösungein. n

Thema/Crossmedia

Bild:VeröffentlichungvonNachrichtenaufunterschiedlichenKanälen

TerminologiemanagementerfordertKonsequenz

TechnischeDokumentation,Terminologie-Tool,Datenbanken,Editoren

Eine konsistente Terminologieverwendung im Unternehmen istinjederBranchevonenormerBedeutung–dennjedeAbteilunggreiftaufTexte,technischeDokumentationen,AnleitungenoderBeschreibungen zurück. Zentral ist ein konsequentes Termino-logiemanagement jedoch für die Technische Redaktion. ZumeinenbenötigenRedakteurewenigerZeit fürKorrekturenundprofitierenbereitsbeiderErstellungvonAnleitungenundDoku-mentationen von der Wiederverwendbarkeit geprüfter Texte.Zum anderen gewährleistet die einheitliche Verwendung vonBegriffendieVerständlichkeitundistsomitentscheidendfürdieKunden-undAnwenderfreundlichkeit.

Doch auch für Marketingexperten eines Unternehmen, die dietechnischenZusammenhängenichtimDetailkennen,istesvonVorteil,dierichtigenundpassendenBezeichnungenzuwählen,damitsichKundeninderspäterenAnwendungdaraufbeziehenkönnen. Darüber hinaus reduziert sich bei Nutzung einer ein-heitlichenTerminologieauchderAufwandbeiderÜbersetzungderTexte:DieArbeitkannsichindiesemFallaufdiejeweiligenAbweichungen gegenüber bisherigen Versionen und Inhaltenreduzieren.

TerminologieinDatenbankhinterlegt

Technische Voraussetzung für die Einführung einer unterneh-mensweiten Terminologie ist eine Datenbank, die im Idealfallvon einem Terminologen oder einem zuständigen Redakteurerstelltundgepflegtwird,währendweitereNutzerausschließ-lichüberLeserechteverfügen.AufdieseWeisekönnendoppelteEinträge,fehlerhafteodermissverständlicheAnmerkungenver-miedenwerden.DerZugriffkannbeispielsweiseüberdieAblageineinemgemeinsamenLaufwerkgesichertwerden.Komfortab-ler ist ein administratives Terminologiemanagement, das dieVerwaltungundPflegederDatenbank jenachUnternehmens-größeauchalsEnterprise-Lösungermöglicht.

Claudia Gerhardt ist als Techni-sche Redakteurin für SQUIDDS e.K. in Nürnberg tätig. SQUIDDS ist als Berater in der Technischen Kommunikation auf die Auto-matisierung von Arbeitsabläufen spezialisiert. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Umsetzung ihrer Projekte, schulen Technische Redakteure und sorgen für eine erfolgreiche Realisierung ihrer Vorhaben. Wir sind Partner von Adobe, WebWorks, Tetra4D und SAP, liefern Lizenzen und unter-nehmensweite Lösungen.

www.squidds.de

Thema/Crossmedia

Halle 8, Stand 801

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Thema/Crossmedia

Bei Dokumentationen, die von mehreren Redakteuren erstelltwerden, findet darüber hinaus ein wechselseitiger Austauschstatt,dermitunterzuErweiterungen,AnpassungenundVerbes-serungenderDokumentationenführt.GreifenalleAbteilungenaufeineeinheitlicheDatenbankzu,könneneventuellebegriffli-cheAnpassungenschnellervorgenommenwerdenundlangfris-tigganzwegfallen.

Der Vorteil einer konsequenten Terminologieprüfung ist vorallem im Hinblick auf Dokumentationen von Lieferanten klarersichtlich.SoferneskeineklarenVorgabenimSinneeinerNormgibt,könnendieBezeichnungenundBegrifflichkeiteninnerhalbeiner Branche stark variieren, sodass in Dokumentationen vonDritten häufig andere Termini für einzelne Bauteile, Montage-schritteundÄhnlichesverwendetwerden.Umdiedarausresul-tierendenKorrekturenzuvermeiden,istessinnvollundmöglich,auch externen Dienstleistern oder Lieferanten die unterneh-mensspezifischeDatenbankzurVerfügungzustellenundsomitbegriffliche Abweichungen bereits im Voraus auszuschließenoderzuminimieren.ZudembestehtbeiTerminologiemanage-ment-SystemenhäufigauchdieMöglichkeit,aufStandardwörter-bücherzuzugreifenundeventuelleAbweichungenzuverwalten.

PrüfungdirektimEditor

Arbeiten die an einer Dokumentation beteiligten RedakteuremitverschiedenenEditoren,könnennebendenbereitserwähn-teninhaltlichenHindernissenauchKompatibilitätsschwierigkei-tenauftreten.UmindiesemFalleineeinheitlicheTerminologiezugewährleisten,istderEinsatzeinesEditoren-übergreifendenToolszurTerminologieprüfungratsam.

Die häufigsten Editoren im Bereich der Technischen Kommu-nikation sind nach wie vor MS Word und Adobe FrameMaker.

EinigeUnternehmensetzenzudemaufAdobeInDesign,dassichinsbesonderehinsichtlichderumfangreichenMöglichkeitenderLayoutgestaltung von Word oder FrameMaker unterscheidet.FürdiezunehmendeVerwendungvonXML-oderDITA-basiertenDokumentationen istAdobeFrameMaker jedochdasgeeigne-tereWerkzeug.

FürroutinierteWord-AnwenderistauchderXML-EditorSIMQINeineechteAlternative.DieserWord-ähnlicheEditorsetztkeineXML-Kenntnissevoraus,sondernwandeltdiejeweiligeTextein-gabeimHintergrundineinevalideXML-Strukturum.UmauchindiesemProgrammeineeffizienteTerminologieprüfungzunut-zen, bietet sich beispielsweise das Tool Finalyser TERM CHECKan.EslässtsichproblemlosindiegenanntenEditorenMSWord,AdobeFrameMaker,AdobeInDesignundAcoladaSIMQINinte-grieren, sodass die Prüfung der Terminologie direkt im Editorstattfindenkann.DieserlaubteinenWorkflow, indemdiePrü-fungderDokumenteohneWechselineinseparatesProgrammoder eine andere Oberfläche innerhalb des Editors stattfindet.Zudem wird auch bei der Arbeit mit ERP- oder CAD-SystemendieTerminologieprüfungunterstützt.

NeueTermegewinnendurchAuslesenunbekannterWörter

UmdarüberhinauseineoptimaleVerwendungdesTerminolo-gie-Toolszugewährleisten,solltediesesdirektaufdiegemein-sameDatenbankzugreifen.DieseFunktionistdieVoraussetzungfür eine nachhaltige Terminologieverwaltung und effizienteTerminologieprüfung. Dabei werden Dokumente oder ganzeBücherperMausklickverglichen,dieErgebnisseaufgelistetundunteranderemmittelsMarkierungdieAuffindbarkeitbestimm-terWörteroderBegriffeerleichtert.

Bild1:ÜbersichtüberangeschlosseneDatenbanken Bild2:WortabgleichmitderangeschlossenenDatenbank

AuchderFinalyserTERMCHECKgleichtdenInhaltdesaktuellenTexts mit der angeschlossenen XML- oder UniTerm-Datenbankab–mittelsderFunktionTermeprüfen.Dabeiwerdendie fol-genden Wortklassifikationen berücksichtigt und entsprechendausgelesen:

n Dont‘s:Wörter,dieinderDatenbankals„Unwort“klassifiziertwurdenundimDokumentoderBuchnichtzulässigsind

n Terme: zugelassene Begriffe, die in der Dokumentation ver-wendetwerdendürfen

n Abkürzungen: abgekürzte Formulierungen, Begriffe undWörter

n Stop Worte: Wörter, die im Kontext der Terminologie nichtgesondertgeprüftwerdenmüssenwiebeispielsweisePräpo-sitionen,BindewörterundÄhnliches

n Undefinierte Worte: alle Wörter, die bislang nicht in derDatenbankberücksichtigtundklassifiziertwurden

VorallembeimErstelleneinerneuenTerminologiedatenbankistder Abgleich über Wortklassifikation hilfreich, da das Auslesenund Eingeben von bislang undefinierten Wörtern mithilfe derFunktion Terme gewinnen stark vereinfacht wird. Je nachdem,

welche Datenbank verwendet wird, kann das Auslesen in eineExcel-XML-DateioderineinzelneTXT-Dokumenteerfolgen.BeiVerwendung einer XML-Datenbank, die in Excel gepflegt wird,werden die bislang unbekannten Begriffe in das TabellenblattUndefined Terms geschrieben und können anschließend ohnegroßen Aufwand in die Tabellenblätter Dont’s, Terme, Abkür-zungenundStopWorteverschobenwerden.BeiNutzungeinerangeschlossenen Acolada UniTerm-Datenbank können dieDatenmittelsderFunktionTabellenimportinwenigenSchrittenin die Datenbank importiert und für die Terminologieprüfungverwendetwerden.

Fazit

DieVorteileeinereinheitlichenundunternehmensweitenTermi-nologiebestehenvoralleminderReduktiondesKorrektur-undErstellungsaufwands für Anleitungen und Dokumentationen.AufgrundderVielzahlderverschiedenenEditorenbietetsichdieVerwendungeinesToolsan,dasdieseunterstütztunddirektver-wendetwerdenkann. n

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AufdemWeginsdigitaleZeitalter

Redaktionssysteme,Translation-Management-Systeme,TranslationMemory,Terminologiedatenbank,Qualitätsnorm

International tätige Unternehmen müssen ihre Dokumentatio-nen,SoftwareoberflächenundweitereProduktinformationen inviele verschiedene Landessprachen übersetzen. Dabei wird diekorrekteundzielgruppengerechteLokalisierungmaßgeblichvonderQualitätderQuelltextebestimmt.AberauchstrukturierteLek-toratsprozesseunddiesorgfältigeAuswahlderDienstleistersindEinflussfaktorenfürguteÜbersetzungen.BeiimmerkomplexerenProdukten und kürzeren Innovationszyklen sind daher bei denmeistenRedaktionsprozessenTranslation-Management-Systemekaumnochwegzudenken.

DassdiesaubereVorarbeitbeiderQuelltexterstellungdieWei-chenfüreineguteÜbersetzungstellt,klingtzunächstselbstver-ständlich. In der Praxis bedeutet dies aber für die Redakteure,neben einer fachlich korrekten Beschreibung, einige weitereAspekte zu beachten: Corporate Wording, Konsistenz, Firmen-vorgabenundStilregeln.

KonsistenzundStandardisierungschoninderQuell-sprache

Redaktionsleitfäden in Buchform, die hierzu detaillierte Vorga-ben enthalten, sind ein erster wichtiger Schritt, um die Quali-tätssicherung in den Arbeitsalltag zu integrieren. Einige Trans-lation-Management-Systeme (TMS) bieten darüber hinaus dieMöglichkeit,eineAutorenunterstützungfürdieQuelltexterstel-lunganzubindenundsomitRedaktions-undÜbersetzungspro-zess näher zusammenzubringen. Diese Lösungen lassen sichvomRedakteurdirektinseinemEditornutzenundsorgennichtnurfürdieEinhaltungvonRechtschreibungundGrammatik.EskönnensogarstandardisierteRegelsätze,vorgegebeneSatzlän-

Christian Weih, Vertriebsleiter bei der Across Systems GmbH. Across ist Hersteller des gleichnamigen Across Language Servers, einer marktführenden Software-Plattform für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse im Unter-nehmen. Durch den Einsatz von Across können bei höherer Übersetzungsqualität und mehr Transparenz der Aufwand und somit die Prozesskosten innerhalb kürzester Zeit reduziert werden.

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Thema/Crossmedia

genoderfirmenspezifischeStilregelnhinterlegtwerden.SolcheRegeln dienen in erster Linie der Verständlichkeit des Textes.Dies hilft dem Übersetzer, den Sinnzusammenhang richtig zuerfassen und ohne unnötige Rückfragen bzw. KorrekturläufeeineguteÜbersetzungzuerstellen.NureinverständlicherQuell-textkann auch inderZielsprache für denLesereindeutig undnachvollziehbarsein.

Durch die Verknüpfung mit den Datenbanken eines geeigne-tenTranslation-Management-SystemswirddemRedakteurdasübersetzungsgerechte Schreiben zusätzlich erleichtert. Formu-lierungsvorschläge,fürdieimÜbersetzungsspeicher,demTrans-lationMemorybereitsInhaltevorliegen,helfendabei,dieKostenvonvornhereinmöglichstgeringzuhalten.FürdieeinheitlicheBenennung und die Vermeidung unerwünschter Formulierun-gensorgtdiegemeinsammitdenÜbersetzerngenutzteTermi-nologiedatenbank.SieermöglichtdiePflegeeinerkonsistentenFirmenterminologie und enthält bevorzugt zu verwendendeBenennungenebensowieSynonyme,DefinitionenoderBilder.Dadurch wird derselbe Gegenstand nicht je nach Abteilungunterschiedlich benannt oder im falschen Kontext verwendet.Sind alle sprachlichen Anforderungen erfüllt und werden For-mulierungen konsequent wiederverwendet, hat dies kürzereErstellungszyklen zur Folge. Darüber hinaus führen KonsistenzundWiederverwendungzueinerhöherenTextqualität–sowohlinderAusgangssprachealsauchinderÜbersetzung.

ÜbersetzerindenGesamtprozesseinbinden

VieleUnternehmenbeschäftigeneigeneÜbersetzerundarbei-ten je nach Sprachkombination und Fachgebiet parallel mit

spezialisierten Sprachdienstleistern und freiberuflichen Über-setzernzusammen.UmdennocheinheitlicheTextezuerhalten,solltenalleaneinemProjektBeteiligten indenGesamtprozesseingebunden werden. Das bedeutet auch, dass sie Zugriff aufdas Translation Memory und die Terminologiedatenbank desUnternehmens erhalten, um mit allen relevanten verfügbarenSprachressourcen und vor allem auf Basis einheitlicher Datenarbeitenzukönnen. ImTranslationMemorysindbereitsange-fertigteÜbersetzungenalsSegment-Paaregespeichert,die fürneueTextewiederverwendetwerdenkönnen.DasSystemzeigtFormulierungsvorschlägean,diewahlweiseübernommenundbei Bedarf nachbearbeitet werden. Der Aufbau der Firmenter-minologieunddesFachwissensbeimÜbersetzeristdeshalbeinzwar zeitaufwändiger Prozess, aber für die QualitätssicherungebensonotwendigwieeingutgesetzterWorkflow.

FürdieAuswahleinespassendenDienstleistersgenügtesnicht,einfachdasgünstigsteAngebotauszuwählen.EinUnternehmensolltevielmehrdieerforderlichenProzessevorabdefinieren,dar-ausklareAnforderungenundeinenLeitfadenaufbauenundsichvor allem auch über Prüfverfahren und KorrekturmaßnahmendesDienstleistersinformieren.MitderEN15038gibtesseit2006eineQualitätsnorm,dieeindeutigeKriterienfürdieBewertungvonÜbersetzungsdienstleisternfestlegt.

Neben der fachlichen Kompetenz bei der Erstellung professio-neller Übersetzungen müssen für die Zertifizierung dokumen-tierte Prozesse für die verschiedenen Stufen der Auftragsbear-beitungvonderKundenanfrageüberdasProjektmanagementbiszurLieferungnachgewiesenwerden.AuchdieVerfügbarkeitdernotwendigenTechnologien(z.B.einesTranslation-Manage-ment-Systems) und die regelmäßige Schulung der Mitarbeitersinderforderlich.EinigeSoftwareherstellerbietenunabhängig

Bild:ZugriffaufeinTranslation-Management-SystemviaWebclientfüreinenstandortübergreifendenLektoratsprozess

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Thema/Crossmedia

vonderEN15038eigeneQualifizierungsprogrammean,umdenDienstleisternzusätzlichumfangreicheKenntnisseindemjewei-ligen Tool zu bescheinigen. Ein guter Übersetzer ist also nichtnurSprachprofiundSpezialistaufseinemFachgebiet,erkenntauchdieAnforderungenkomplexerÜbersetzungsprozesseundkannsichflexibelaufseineAuftraggebereinstellen.

Review-ProzesseinderZielsprache?

Ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg zur Qualitätssiche-rungistdasLektoratderÜbersetzungdurchdieFachabteilungenim Zielland. So aufwändig diese zusätzlichen Review-Prozessesind,sounabdingbarsindLektoratundKorrekturunabdingbarfürsowohl fachlichalsauchsprachlichkorrekteTexte.Wesent-lich für einen reibungslosen Ablauf ist die ZusammenarbeitzwischenKoordinatorundLektor.DasLektoratkanndabeidieLandesgesellschaft übernehmen, ein Sprachdienstleister odereinfreiberuflicherÜbersetzer.LetztereprüfendieTexteaufStil,Einheitlichkeit, Terminologie und das Einhalten landesspezifi-scherBesonderheiten/Normen(Zeit-undDatumsformate,Maß-einheiten, Währungen). In den Landesgesellschaften wird derTextidealerweisevondenFachabteilungenbewertet.

Hier lektorierenalsoPersonen,dieeigentlicheineganzandereAufgabenstellung haben und keine Übersetzer sind. Im

schlimmsten Fall werden dabei Korrekturen vorgenommen,die eine Abweichung des Quell- und Zielsegments und damitInkonsistenzen im Translation Memory hervorrufen. EinigeTranslation-Management-SystemebietendaherdieMöglichkeit,die Editierrechte bestimmter Nutzer einzuschränken und bei-spielsweisenurKommentarezuzulassen.SobleibtdiePflegederSprachressourcendenSprachprofisvorbehalten.

Fazit

FürdieErstellunghochwertigerÜbersetzungenkannQualitäts-sicherung auf mehreren Ebenen ansetzen: Bei der Erstellungübersetzungsgerechter Quelltexte durch die Integration einerAutorenunterstützung, bei der Definition unternehmensspezi-fischer Workflows und der Auswahl geeigneter Übersetzungs-dienstleister, bei der Wiederverwendung von Übersetzungenund der Einbeziehung konsistenter Firmenterminologie, beistandortübergreifenden Review-Prozessen und nachträglichenReports zur weiteren Optimierung. Translation-Management-SystemebegleitendieQualitätssicherungmitvielfältigenFunk-tionenüberalleSchrittehinweg,sodassdieseTeildesGesamt-prozesseswird. n

DigitalePersonalakte–sicherinderCloud

PrivateCloud,PublicCloud,ControlledCloud,Archivierung,Datenschutz,Compliance

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In Zeiten von Prism, Tempora & Co. stellt sich für UnternehmendieFrage,obdieCloudtatsächlichderrichtigeOrtist,umsensibleDaten wie Personaldokumente aufzubewahren. Dieter Kempf,Präsident des IT-Verbands Bitkom, befürchtet, dass durch dieÜberwachungsskandale der National Security Agency das Ver-trauenderNutzerindasCloudComputingdauerhaftbeschädigtwurde.SinddieseBefürchtungenangebracht?UmdieseFragezu beantworten, lohnt sich ein Blick auf verschiedene Cloud-Lösungen.

PrivateCloud,PublicCloud,ControlledCloud,SaaS,ASP:InderLiteraturhatsichbisheutekeineeinheitlicheDefinitionfürdassogenannte Cloud Computing durchgesetzt. Am häufigstenwird indiesemZusammenhangdieUS-amerikanischeStandar-disierungsstelleNIST(National InstituteofStandardsandTech-nology)zitiert,wonachCloudComputingermöglicht,beiBedarfjederzeitundüberallbequemübereinNetzaufeinengeteiltenPool von konfigurierbaren IT-Ressourcen (z. B. Netze, Server,Speichersysteme,AnwendungenundDienste)zuzugreifen,dieschnellundmitminimalemVerwaltungsaufwandzurVerfügunggestelltwerdenkönnen.

PrivateCloud–Personaldaten„inhouse“

DesWeiterenwirdzwischenverschiedenenBereitstellungsmo-dellen unterschieden: Die Private Cloud bezeichnet eine Inf-rastruktur, die im und nur für das jeweilige Unternehmen zurVerfügung steht. Diese Private Cloud entspricht der inhousebetriebenendigitalenPersonalakte,beiderdieDokumenteaufeinem Server im Unternehmen archiviert werden und auf dievonallenFirmenstandortenauszugegriffenwerdenkann.

SobaldeineOrganisationsichdafürentschiedenhat,DatenoderDokumentenurhausinternzuverwaltenundnichtnachaußenzugeben,dannkommtalsCloud-LösungnureinePrivateCloudinFrage.

Thomas Schäfer ist Technikvorstand bei der aconso AG. Die aconso AG ist Marktführer und Patentinhaber im Bereich der systemunabhängigen Digitalen Personalakte. Seit mehr als sieben Jahren bietet sie Cloud-Lösungen zur Dokumentverwaltung im Eigenbetrieb und mit Partnerun-ternehmen an – mit Rechenzentren in Deutschland, der Schweiz und Norwegen. Produkte aus dem aconso-Portfolio wie der aconso Creator oder aconso Mobile unterstützen Anwen-der darüber hinaus bei der Personal-arbeit.

CloudComputing

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SaaS–sichernurineinerControlledCloud

Von einer Public Cloud spricht man, wenn die Services einesCloud-Anbieters von mehreren Unternehmen genutzt werdenkönnen. Folglich handelt es sich bei der Personalakte als Soft-ware-as-a-Service-Version(SaaS)umeinePublic-Cloud-Lösung.Esmussjedochweiterunterschiedenwerden:FürsensibleDatenwiePersonaldokumente istgrundsätzlichnureinesogenannteControlled Cloud zu empfehlen. Bei dieser Form der Cloud istderStandortdesRechenzentrums,beidemdieDatengehostetwerden,bekannt.DasUnternehmenoderdieOrganisationkanndiesesbeiBedarfjederzeitbesichtigen,umsichvomRZ-Sicher-heitskonzepteineigenesBildzumachen.

InderControlledClouderhältdasUnternehmenübereinegesi-cherte Virtual Private Network-Verbindung (VPN) Zugriff aufdie Infrastruktur im Rechenzentrum. Diese sichere VerbindunghindertDrittedaran,aufdievertraulichenPersonaldokumentezuzugreifen.DieVerwaltungallerDatenundDokumenteerfolgtdabeiindervomAnbieterbetreutenHard-undSoftware-Umge-bung im externen Rechenzentrum. Server-, Datenbank- undArchivsystemewerdenvomAnbietergestellt.FunktionalbietetdieseControlledCloudkeineEinschränkungengegenübereinerPrivateCloudoderInhouse-Installation.BeiderAuslagerungderDokumenteist jedochgrundsätzlichzubedenken,dassAnbie-tervonCloud-LösungenimRegelfalleineMindestlaufzeitvon36bis60Monatenvereinbaren.

Best-Practice-AnsätzeerleichternUmstellung

WelcheVorteileergebensichbeiderArchivierungvonPersonal-dokumenteninderCloud?WenigumstrittenistdieschnelleundunkomplizierteEinführung.FürdasUnternehmen,dasaufeine

digitale Personalaktenverwaltung umstellen möchte, ist außerderNutzungsgebührkeinerleiInvestitioninHard-oderSoftwarenotwendig.DarüberhinausmusskeineSoftwareimUnterneh-men installiert werden, wodurch auch das Sicherstellen vonBackup-Szenarienentfällt.ZudemkannfürdiedigitalePersonal-akteinderCloudaufstandardisierteBest-Practice-Betriebsmo-delle zurückgegriffen werden. Diese ermöglichen die schnelleEinführungeinesdigitalenPersonalaktensystemsinnerhalbvonnursiebenTagen.ZudemwerdenUpdatesoderdiePflegevonHard- und Software vom Dienstleister übernommen. DadurchentfälltderkostenintensiveBetriebindereigenenEDV.

GegenüberderpapierbasiertenVerwaltungvonPersonaldoku-menten bietet die digitale Personalakte eine deutlich höhereFlexibilitätundEffizienzfürdasUnternehmen,alsCloud-Lösungzudem ein großes Kosteneinsparpotenzial. Die Personalab-teilung gewinnt dank der schnell auffindbaren, digitalisiertenDokumente eine höhere Informations- und Auskunftsbereit-schaft. Vor- und nachgelagerte Prozesse wie die automatischeErstellung von Dokumenten, Freigaben und Genehmigungensowie der Zugriff von mobilen Geräten können heutzutagemodular mit einer Digitalen Personalakte kombiniert werden.Der Weg eines Dokuments durch die HR-Abteilung lässt sichdamitschnell,fehlerfreiundlückenlosabbilden.

Sicherheitskonzeptistausschlaggebend

UmPersonaldokumenteinderCloudzulagern,mussdieDaten-übertragungaufdenServersicherundzuverlässigsein.MitderControlledCloudinVerbindungmiteinemgesichertenVPN-Tun-nelistdieseVoraussetzungerfüllt:Durcheinausgefeiltes,orga-nisationsspezifisches Berechtigungskonzept sowie eine sichereIdentifikationundAutorisierungderBenutzerkannzujederZeit

CloudComputing

Bild:SchematischeDarstellungderControlledCloud-Infrastruktur

sichergestelltwerden,dassnurberechtigtePersonendenZugriffaufdie jeweiligenPersonaldokumentebekommen.ZusätzlicheDatensicherheit gibt eine Verschlüsselung der Dokumente aufdem Server. Zudem wird durch spezielle Ablageformate dierechts-undrevisionssichereArchivierunggewährleistet.

Um die Verfügbarkeit der Personaldokumente zu jeder Zeitsicherzustellen, ist bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters dar-auf zu achten, dass die Daten in zwei aktiven sowie räumlichvoneinander getrennten, zertifizierten Rechenzentren archi-viertwerden.EbensosollteWertaufdiejeweiligenStorage-undBackup-Systemegelegtwerden,welchedieDatenandasjeweilsandereRechenzentrumreplizierenunddamitsichern.AuskunftüberdieSicherheitsstandardsunterschiedlicherRechenzentrengebenspezialisierteundunabhängigePrüfungsorganisationen,welche den jeweiligen Zentren entsprechende Zertifikate aus-stellen.

Grundsätzlichempfiehltessich,eindeutschesUnternehmenmitRechenzentrumsbetriebinDeutschlandfüreineCloud-Archivie-rung zu wählen, da dieses dem deutschen Datenschutzrechtunterliegt – strenge Sicherheitsvorkehrungen und Zertifizie-rungen der Rechenzentren geben weitaus mehr Sicherheit alsRechenzentren in anderen Ländern. Auch einige US-amerika-nische Unternehmen haben dies inzwischen erkannt und ver-trauen ihre Daten deutschen Rechenzentren an. So empfiehltauchdieBitkom,einendeutschenAnbieterzuwählenundmitdiesem einen detaillierten Cloud Computing-Vertrag abzu-schließen, der zu erbringende Leistungen und wechselseitigePflichten definiert. Dieser Vertrag muss alle notwendigen Ver-einbarungenenthalten,umCloud-ComputingindemgesetzlichzulässigenRahmendurchzuführen.HierzugehörenauchRege-lungenfürdenDatenschutz,InformationssicherheitundCompli-ance.Grundvoraussetzungist–wieinjederGeschäftsbeziehung–dasVertrauenindenAnbieterunddessenErfahrungen. n

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Dropbox,GoogleDrive,iCloud&Co.:BesondersbeimFilesharinghat sich die Cloud von einem exotischen Phänomen zu einemfastalltäglichenWerkzeuggemausert.BesondersindermobilenArbeitswelterfährtsiemehrundmehrZuspruchundesherrschtderGlaube,alleindieCloudkönnemobilesArbeitenunterstützen.SicherexistierenguteundnützlicheEinsatzmöglichkeitenfürdieCloud–nurgibtesbeieinemprofessionellenUnternehmensein-satzauchentscheidendeNachteile,dieimallgemeinenChorderLobgesängegernevergessenwerden.DabeigibtesfürUnterneh-menerprobteLösungenfürmobilenDateizugriffundFilesharing,die sicher und Compliance-gerecht sind und die nicht auf eineöffentlicheCloudzurückgreifenmüssen.

AufdenerstenBlickwirkenCloud-Lösungenumeinigesgünsti-ger–inderRealitätergebensichjedochdurchspätereZusatz-arbeitenoftweitaushöhereKosten.UnddabeisindnochnichtProbleme wie Sicherheit, Zuverlässigkeit oder eine möglicheKompromittierung von Cloud-Anbietern mit eingerechnet.WarumnuneigentlichDateienmobilzugänglichmachen,magsichmancherfragen,ließesichdasnichtallesvermeiden?

Bereits 2012 hat sich die Zahl der mobilen Arbeiter weltweitfast verdoppelt, das vermeldet Forrester in den „2013 MobileWorkforce Adoption Trends“. Danach haben sich letztes Jahrmehr als 258 Millionen Arbeitnehmer für eine BYOD-Lösungfür ihr Arbeitsgerät entschieden. Den Löwenanteil bei BYODstellen Smartphones und Tablets dar, die von Unternehmenbishermeistnurfürsog.PIM-Funktionen(PersonalInformationManagement=E-Mail,Telefonbuch,Kalender)genutztwerden.ImZugedessenlassensichzweiTrendserkennen,dievielleichtnicht sonderlich spannend klingen, für die mobile Arbeitsweltzukünftigjedochganzwesentlichseinwerden:dasmobileTei-lenundDruckenvonDateien.

MobilesArbeitengehtauchohneCloud!

BYOD,Filesharing,Synchronisierung,plattformübergreifendeIntegration,Compliance,

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www.novell.de

Michael Kleist, Managing Director Central Europe bei Novell. Novell ist auf Lösungen spezialisiert, mit denen sich Workflows effizienter gestalten lassen und Arbeitsum-gebungen leichter und sicherer zu managen sind. Mit seinen Kollabo-rationsumgebungen, einem ausge-reiften Endpoint Management und durchdachten Netzwerk-Technologi-en unterstützt Novell tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt. Im Fokus liegt dabei die Produkti-vität der Anwender.

Mobility

FilesharingsetztaufbestehendeIT-Infrastrukturauf

Technisch geht es beim Filesharing vor allem darum, DateienüberGeräte-undSystemgrenzenhinwegzunutzenundzuver-walten.DerFokusaufeinabgeschlossenesÖkosystemmitprop-rietärenGrabenkämpfenistvongestern.Esgiltnun,dieFlutanGeräten,DateienundSystemen,diemitBYODinsUnternehmenströmen,zuüberblickenundeinheitlichzuverwalten.

EineLösung,dieDateiverwaltungundmobilesSharingohnedieNachteile der Cloud möglich macht, muss daher einige spezi-elleAnforderungenerfüllen,diesievonConsumer-orientiertenLösungen abhebt. Zu allererst sollten die Daten im unterneh-menseigenenRechenzentrumbleiben,stattindieCloudausge-lagertzuwerden.Diebereitsbestehende Infrastrukturwirdsonicht ausgemustert, sondern weiter genutzt, während Ordnerund Dateien jedes Mitarbeiters sowie die sogenannten Netz-werklaufwerke(wiez.B.Abteilungs-oderProjektlaufwerke)nachfreiwählbarenVorgabenmobilverfügbarsind.DieDateienkön-nen dann mit internen wie auch mit externen Nutzern geteiltwerden, bleiben jedoch immer auf dem eigenen Unterneh-mensserver.DurcheinesolcheLösungentfälltdieNotwendig-keit, Dateien oder Anmeldedaten in andere Umgebungen zuverschiebenoderzuvervielfältigen.VonjedemOrtaus,zujederZeit und über jedes Gerät ist der Zugriff auf Dateien sicherge-stellt, sogar offline. Etwaige Änderungen werden automatischimZugedesnächstenOnline-Zugriffssynchronisiert.

UmdenMyriadenanunterschiedlichenSystemenHerrzuwer-den,istesessenziell,dasseinesolcheLösungaufplattformüber-greifendeIntegrationbaut,wieetwaFILRvonNovell:AufderSer-ver-Seite werden gleichberechtigt vorhandene Microsoft-,

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Mobility

NAS-undNovell-Dateisystemeunterstützt–auchingemischtenUmgebungen(alsBeispielseienhierauchmehrereverschiedeneActiveDirectoriesgenannt)werdensoHürdenüberwunden,umTeamsdengemeinsamenDateizugriffzuermöglichen.AufderClient-Seite unterstützt die Lösung nativ Microsoft Windows,AppleMacOSundiOSsowieAndroid.ZusätzlichisteinBrowser-ZugriffderkleinstegemeinsameNennerfürdenZugriff,derdefacto von jedem System die Erreichbarkeit der Dateien sicher-stellt.

MobilesDrucken:SicherdurchPrint-App

Auch das Thema Drucken kann sich dem Einfluss des Mobilenebenfallsnichtentziehen.IstdasprivateoderGeschäfts-iPhonean die IT-Infrastruktur des Unternehmens erst einmal ange-schlossen,folgenFragennachdengewohntenFunktionenwieZugriff auf Unternehmensdateien oder die Möglichkeit, Doku-mente vom Smartphone oder Tablet aus zu drucken. Was imerstenMomentbanalklingt,istschwierigeralsgedacht.NurdiewenigstenDruckerundMobilgerätesindinderLage,direktmit-einander zu kommunizieren. Die immense Vielfalt an Geräten,Betriebssystemen und Systemversionen erschwert die Anbin-dungzusätzlich.Dasheißt,dieHardwaremagdasAusgangspro-blemsein,dieLösungdafürliegtaberbeiderSoftware.

DieSoftware-LösungmussdabeidenBedürfnissenderEndan-wenderundderIT-Abteilungengerechtwerdenundgleichzei-tig das zahlengetriebene Management überzeugen. Für denEndanwenderheißtdas:DieLösungsollteinderAlltagsnutzungsoeinfachundpraktischwiemöglichsein.JenachArtdesmobi-lenEndgerätsergebensichdarausverschiedeneMöglichkeiten.DieBasisvariantefunktioniertübereineE-Mail-Druck-Funktion,dasheißt,derNutzerschickteineE-MailandasDrucksystem,dasSystem bereitet das Dokument im Hintergrund für den ausge-wähltenDruckeraufunddrucktes.ApplebietetfürseineGeräteeine weitere Möglichkeit über die WLAN-DruckschnittstelleAirPrint.DieDrucklösungsimuliertindiesemFalleinenAirPrint-fähigenDrucker imFirmen-WLAN,aufdasderNutzerbequemzugreifenkann.MitBlickaufdengroßenMarktanteilvonAnd-roid-Geräten und der Tatsache, dass AirPrint Apple-exklusivist und nur begrenzt Funktionen zur Verfügung stellt, ist eineeigene Drucker-App die sichere Wahl. Diese stellt unter iOS,Android oder Blackberry10 dieselben umfangreichen Funktio-nenzurVerfügungwieausderWindows-Weltbekanntundlässtsichquasiaus jederanderenAppherausöffnen,umdieDatenzuübergeben.

DieAnsprüchederIT-AbteilunggehenüberdieeinfacheNutz-barkeit deutlich hinaus: Verwaltung und Sicherheit sind hierausschlaggebend. Bei der Verwaltung der Druckerlösung geht

esdarum,dasssichdieLösungohnegroßenAufwandinbeste-hende Systeme integriert. Das heißt, sie muss kompatibel mitverschiedenen Betriebssystemen sein: mobile Systeme oderklassischesWindows,MacOSoderLinux;siemussaußerdemmitNutzerverzeichnissen,wiebeispielsweiseActiveDirectoryodereDirectory,kompatibelseinundgleichzeitigalleDruckerunter-stützen,egalwiealtdiesesind.DesWeiterensolltedieLösunginAbgrenzungzurStandard-Windows-DruckumgebungFunkti-onenzurNutzerauthentifizierungbieten,z.B.fürSpezialdruckerundPlotter,sowiedieMöglichkeitderZuteilungvonDruckkon-tingenten.

Die Sicherheit bleibt ein zentraler Aspekt. Es gibt bereits eineVielzahlCloud-basierterDienste,diedieobengenanntenFunk-tionenbieten,teilsvondenDruckerherstellernselbst,teilsvonDrittanbieternwieGoogle.Sieallehabenjedocheingemeinsa-mesProblem.AlleDaten,diegedrucktwerdensollen,verlassendasUnternehmensnetzwerkundlassensichdannrechteinfach„abfischen“. Die allumfassenden Sicherheitsmaßnahmen einesUnternehmens würden in diesem Fall durch eine laxe Hand-habung – sprich: dem vermeintlich banalen Ausdrucken einesDokuments–konterkariertwerden.Behältman imHinterkopf,dassPapierheuteundinZukunftvorallemdanninsSpielkommt,wenn es um delikate und verbindliche Dinge wie Vertragsab-schlüsse geht, erscheint es geradezu fahrlässig, ausgerechnethierandere,niedrigereSicherheitsstandardsfestzulegen.

BenutzerfreundlichkeitistoberstesGebot

SelbstwenneinUnternehmenoffiziellkeineCloud-Dienstenutzt,umgehen Mitarbeiter manchmal diese Richtlinien. Ein VerbotunddasAussperrensolcherAnbieteristdaherausSichtdesCIOsverständlich,langfristigjedochnichtzielführend.Menschenfin-denimmerWege,Verbotezuumgehen,wennsieglauben,denbestenundbequemstenWeggefundenzuhaben.Esseidenn,es gibt eine bessere Alternative – eine Lösung, die sowohl dieArbeit der Mitarbeiter erleichtert, als auch alle AnforderungendesUnternehmenserfüllt.DeswegensinddieBedingungenfürein modernes Dateimanagementsystem klar definiert: es musscompliantseinundsicher–undvorallembenutzerfreundlich.

Eine Lösung ohne Cloud sollte also den Alltag des mobilenArbeitens abbilden, Mitarbeitern ein bequemes und brauch-bares Werkzeug sein, eine einheitliche Dateiverwaltung querüber alle Systeme und Geräte möglich machen, Sicherheitsan-forderungenvollständigerfüllenunddirektindiebestehendenDateisysteme der verschiedenen Hersteller integrierbar sein.OhnedoppelteInfrastrukturen,ohneZusatzarbeit–aberunterWeiternutzungallervorhandenenProzesseundWerkzeuge. n

Mobility

TabletmitTiefgang

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Rund die Hälfte aller CEOs nutzt heute ein iPad, Tendenz stei-gend.DasergabeineUmfragevonGartner.Daistesnurkonse-quent, dass CEOs dieses Werkzeug auch als Hilfsmittel bei derstrategischen Entscheidungsfindung nutzen. Dazu brauchensieaufbereiteteUnternehmensdaten.MobileAppsfürBusinessIntelligenceundAnalyticslieferndieseInformationen.Nur:Fastimmer sind die Apps auf zuvor definierte Reports und Dash-boardsfestgelegt.SokönnenabernurFragenbeantwortetwer-den,diesichzuvorschon jemandgestellthat.Wasaber,wennimGesprächweitereFragenauftauchen,wennsichinteressanteneueAspekteindenDatenabzeichnen,wennesalsospannendwird?DakommteineneueGenerationvonMobileAnalyticsinsSpiel,diezumerstenMalerlaubt,mitdenBerichteninteraktivzuarbeiten.UndzwarüberdengesamtenDatenbestand, inEcht-zeit–undohnestatistischesFachwissen.

Kein Hersteller von Business-Intelligence-Software, aber auchvonERP-Lösungen,kannessichheutemehrleisten,ohnemobileClientsauszukommen.DieRechtfertigungdieserAppsfürSmart-phonesundTabletsistabernichtimmerstringent–ihrNutzwertinderPraxisvariiertstark.VonderunverzichtbarenVariantezurDatenerfassungund-abfrageimFeldeinsatz–etwaimBereichderProzesssteuerung–reichtdiePalettebishinzumprestige-trächtigenVorzeigeobjektfürsManagement.

Warum diese Unterschiede? Weil den mobilen Werkzeugenheute meistens die Flexibilität fehlt. KennzahlengetriebeneFragennachdem„Was“undoftauchnachdem„Wie“sindmitdenbekanntenManagementDashboards undmitReports aufmobilenGerätentatsächlichsehrschnellundbequemzubeant-worten.AberdieFragennachdem„Warum“undnachdem„Wiegeht´sweiter“sindvielkomplexerundverlangeneinenungleichintensiverenUmgangmitdenDaten.HiermusseinManagerindenDatenZusammenhängeerkennen,ineinzelneTeilbereichetiefhineinsehen,kurz:mitdenDaten„spielen“können.UnddasmöglichstmitdemgesamtenDatenbestandundquasi inEcht-zeit.DasgehtnurmitMobileAnalytics.

Dr. Andreas Becks, Senior Business Architect, SAS Deutschland. SAS ist mit 2,87 Mrd. US-Dollar Umsatz einer der größten Softwareherstel-ler der Welt – und weltweit größter unabhängiger Anbieter im Markt für Business Analytics und Business In-telligence. Mit den Softwarelösungen von SAS entwickeln Unternehmen Strategien und setzen diese um, mes-sen den eigenen Erfolg, gestalten ihre Kunden- und Lieferantenbeziehungen profitabel, steuern die gesamte Orga-nisation und erfüllen regulatorische Vorgaben.

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DasZiellautet:blitzschnellundinteraktivgewaltigeDatenmen-gen miteinander in Beziehung zu setzen und so Zusammen-hängeerkennenzukönnen,diezuvornichteinmalzuerahnenwaren. Am besten funktioniert das explorativ, durch eine fastspielerische Suche in den Daten, ohne zwingenden Bedarf anfortgeschrittenenstatistischenKenntnissen.Sokönnendiejeni-genselbstaufMustersuchegehen,diedasGeschäftverstehen–undsiesinddafürnichtmehraufdiejenigenangewiesen,diesichmitTechnologieundMethodenauskennen.Konkretheißtdas:EinUnternehmerkanndortFragenstellen,woernochgarnichtwusste,dasssichNachdenkenlohnenkann.

VisualisierungschafftdenDurchblick

DasistWasseraufdieMühlenalljener,dieeinenBewusstseins-wandel in den Unternehmen einfordern: Daten müssen ver-stärktalsstrategischeRessourceverstandenwerden.AberdamitMobileBusiness IntelligencezuMobileAnalyticsunddamitzueinerArtmobilenRevolutionimUnternehmenwerdenkann,istmehrerforderlichalsnureineschickeDashboard-AppfürsiPad.EntscheidendsindzweiFaktoren,diejetztinderFormvonSASVisualAnalyticserstmalskonsequentrealisiertsind.

Erstens: eine hoch leistungsfähige Infrastruktur. Der Nutzwertvon Analytics steigt sprunghaft an, wenn das System auchgrößte Datenmengen – Stichwort Big Data – komplett verar-beiten kann und dem Anwender Analysen jederzeit über dengesamten Datenbestand anbietet. Voraggregierte Daten oderStichprobenfallendabeialslimitierendeFaktorenweg.Mither-

kömmlicherTechnologiegehtdasnicht–SASsetztdafüraufIn-Memory-Verfahren und High-Performance Analytics. Weil abernicht jedesUnternehmenmitMilliardenvonDatensätzenhan-tiert,istSkalierbarkeitwichtig,etwabeimEinsatzimMittelstand.

Zweitens: Die potenziellen User sind eben keine Spezialisten,deshalbmussdieBedienungselbsterklärendseinundaufVisu-alisierungenbauen. Die visuellen Analysetechnikenerleichternes Nutzern quer durchs ganze Unternehmen, Unerwartetes zuentdecken und damit neue Erkenntnisse zu gewinnen. Bislangwaren Korrelationen nur Punktwerte in Tabellen und deshalbohne statistische Kenntnisse nur schwer oder überhaupt nichtlesbar,geschweigedenninterpretierbar.WerdendieKorrelatio-nenabervisualisiert,könnenauchdieVerantwortlichenindenFachabteilungendieEinflussfaktorenundZusammenhängeaufeinenBlickerkennen.

DatenanalyseinEchtzeit

Ein Beispiel: ein Vorstandstermin bei einem Schlüsselkunden.Lange zuvor mussten bislang die Teilnehmer wissen, welcheDaten und damit Informationen sie für das Gespräch und alsVerhandlungsgrundlage brauchen. Dieser Status quo wurde,vielleichtsogarmitUnterstützungder IT-Abteilung, lesbarauf-bereitet.BasisfürdasKundengesprächwarenalsErgebnisInfor-mationen, die mindestens ein paar Tage alt waren. Außerdemwar es vor Ort nicht möglich, den tatsächlichen Einfluss vonFaktorenzuüberprüfen,dievielleichtbeidenVorüberlegungenaußerAchtgelassenwurden.VisualAnalyticshingegeneröffnet

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Bild1:ÜbersichtüberLieferanten

inpunctoFlexibilitätundAktualitätneueWelten.DerManagerkanndierelevantenDateninEchtzeitabrufen.AußerdemisterinderLage,aufBasisunterschiedlichsterVariablenSzenarienundmöglicheEntwicklungendarzustellen,denndiemitVisualAna-lytics vorbereiteten Berichte sind eben nicht statisch, sonderninteraktiv. Mehr noch: Weil die gesamten Datenbestände zurVerfügung stehen, ist ein beliebig tiefes „Drill-down“ möglich.WennineinemDiagrammalsoeinWert„verdächtig“erscheint,ist durch ein paar Fingertipps auf dem Tablet ermittelbar, wiedieserWertzustandekommt.

Je komplexer die Datenlage und je schnelllebiger die Materie,desto größer wird der Mehrwert der visualisierten Datenana-lyse. Mit anderen Worten: Wo schnelle, bei Bedarf auch unkon-ventionelle Entscheidungen gefragt sind, spielt Visual Analyticsihre Vorteile voll aus. Fast alles, was im klassischen Data Miningmöglich ist,aberbislangTageundWochendauert,kannvisuelldurchleuchtetwerden,ohnedieITbemühenzumüssen–unddasbeiBedarfauchdirektimMeeting,alsomittenimBrainstorming-Prozess.UndsolltendiefürdieVisual-Analytics-AppvorbereitetenRahmenberichte nicht ausreichen, steht über den Browser auchdas volle Programm der explorativen Datenanalyse zur Verfü-gung.FastgenausoeinfachwiebeiderApp,abernochflexibler.

VorteiledurchMobilität

Für Analytics und damit auch für Mobile Analytics gilt: DasZusammenspiel zwischen Mensch und Technologie entschei-det letztlich darüber, ob Mehrwert möglich wird oder nicht.

Abereinesistsicher:EsstehteinParadigmenwechselbevor.SeitJahrenistBusinessIntelligenceeinPflichtwerkzeugfüreffizientgesteuerte Unternehmen. Heute gehört auch Analytics dazu.Und zwar nicht als Domäne von wenigen Experten: GeradeMobile Analytics bringt eine ganz neue analytische „DNA“ insgesamteUnternehmen. n

Bild2:VisualisierungvonEinkaufskosten Bild3:AnalysederaktuellenEntwicklung

Visual Analytics in der Praxis

Euramax,einerderweltweitführendenSpezialistenfürdieBeschichtungvonAluminium-undStahlblechen,setztaufSASVisualAnalyticsfürdieOptimierungseinerProduktions-prozesseunddieFinanzsteuerung.

PeterWijers,BusinessSupportManagerbeiEuramax,möchtedieneugewonnenenanalytischenMöglichkeitennichtmehrmissen:„Unsistwichtig,immerundüberallaufunsereDatenzugreifenzukönnen.WirwollendieZusammenhänge,dieunserGeschäfttreiben,schnellverstehen,undmüsseninderLagesein,innerhalbkürzesterZeitEntscheidungenzutreffen.UndwirbrauchenDatenundErgebnisseinverschie-denenübersichtlichenFormaten,umsiepräsentierenzukönnen.DieFunktionsvielfaltunddieGeschwindigkeitvonSASVisualAnalytics,nichtzuvergessendieeinfacheintuitiveBedienung–alldaszusammensorgtdafür,dassunsereAna-lystenAntwortenaufallihreFragenbekommen.“

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Special:Compliance

PräventiveAuditsdieneneinerbesserenTransparenzinUnterneh-men.SieermöglichendieFrüherkennungvonVerstößengegenCompliance-Richtlinien und versetzen Geschäftsführung undVorständeindieLage,Risikorechtsbereichezuüberwachen.DieSchäden, die etwa durch illegale Preisabsprachen entstehenkönnen,sindenorm.AlleinimJahr2012hatdasBundeskartell-amt insgesamt über 250 Millionen Euro an Bußgeldern wegenPreisabsprachenverhängt.SolcheBußgelderkönnengeradefürmittelständischeUnternehmenexistenzbedrohendsein,betra-gensiedochbiszu10ProzentdesweltweitenUnternehmens-umsatzes oder bis zu 30 Prozent des Umsatzes mit einem vonderAbsprachebetroffenenProduktmultipliziertmitdenJahrenderKartellteilnahme. Imageverlust,ProzesskostenunddieKos-tenfürdieindenVerfahrengebundenenRessourcentunoben-dreindasihre.Verständlich,dasslauteineraktuellenStudievonKPMG84Prozentderbefragtenbörsennotiertenund72Prozentder mittelständischen Unternehmen den Thema CompliancegroßeBedeutungzuschreiben.

Die Einführung eines Compliance-Programms allein schütztjedochnochkeinUnternehmenvorStrafe,wennVerstößeeinzel-nerMitarbeiteroderganzerTeamszuErmittlungenführen.NureinwirksamesZusammenspielvonCompliance-Risikomanage-ment, einer entsprechenden Compliance-Programmentwick-lung und regelmäßiger Überwachung der geschaffenen Pro-zesseergibteinerfolgreichesCompliance-Management-System.Daisteserschreckend,dassnachErkenntnissenvonKPMGnur74 Prozent der befragten Unternehmen tatsächlich präventiveKontrollendurchführen– imMittelstandsogarnur45Prozent.DabeischützenpräventiveAuditsnichtnurvorfinanziellemundImageschaden,siesindfürAufsichtsorganesogarPflicht.

AufderHutvorCompliance-Verstößen–mitpräventivenAudits

Compliance-Risikomanagement,Anonymisierung,Pseudonymisierung,Kartellrecht,Korruptionsbekämpfung,Datenschutz

www.recommind.de

Hartwig Laute, Geschäftsführer Recommind. Recommind ist einer der weltweit führenden Anbie-ter von E-Discovery-Lösungen, E-Mail-Management-Systemen und intelligenter Suchmaschi-nentechnologie. Neben Behörden und Großkanzleien setzen Me-dien- und Pharmaunternehmen, Automobilkonzerne und -zulieferer, Versicherungsgesellschaften und Forschungsinstitute Produkte von Recommind ein. Recomminds E-Discovery-Lösungen werden beson-ders in kartellrechtlichen Untersu-chungen sowie internen Revisionen und Analysen genutzt.

Kartellrecht,KorruptionsbekämpfungundDatenschutzsinddiedreiprominentestenBereiche, indenenpräventiveAuditszumTragenkommen.WoKontrolleausgeübtwird,istaberauchmitWiderständenzurechnen:KeinMitarbeitersiehtsichgerneunterGeneralverdachtunddieSorgevorEinsichtinvertraulicheDatenkannindenbetroffenenAbteilungenfürVerweigerungshaltungsorgen.Transparenz istdasZauberwort.BeiderDurchführungder nötigen Kontrollmaßnahmen gilt sie als Schlüssel für einoptimales Compliance-Management und fördert die Koopera-tionsbereitschaftderMitarbeiter.WerdeneinpaarwesentlicheEmpfehlungen beachtet, lässt sich die Revision für alle Betei-ligten angenehmer gestalten und die Effizienz der Maßnahmedeutlich erhöhen. Durch eine größtmögliche Teilhabe der zuprüfenden Abteilungen und Angestellten kann die AkzeptanzunddiebereitwilligeMitarbeitdeutlicherhöhtwerden:

AuditssindTeildesunternehmerischenOptimie-rungsprozesses

GeradebeiKonzernenisteseineÜberlegungwert,Auditsdezen-traldurchzuführenstattsie„vonObenherab“ausderZentralezusteuern.MitBeauftragtenausdeneinzelnenNiederlassungenundBerücksichtigungspeziellerGegebenheitenvorOrt istdieAkzeptanzderlokalenTeamsschnellererzielt.AuditswerdensozuProzessen,dievonallenBeteiligtenmitgetragenwerden,underscheinennichtalsaufoktroyiertePflichtveranstaltung.Außer-dem wird der Eindruck vermieden, einzelne NiederlassungenstündenuntereinemspezifischenVerdacht.

Eine wichtige Vorreiterrolle kommt jedoch in jedem Fall derGeschäftsleitung zu, wenn es darum geht, die Ernsthaftigkeitder anstehenden Untersuchung zu unterstreichen. Nur wenndieFührungsebenedeutlichmacht,dassAuditsfürdenSchutzvonUnternehmenundMitarbeiternunerlässlichsind,erhältdieMaßnahme den nötigen Nachdruck. Ein Audit ist keine Razzia,indemesumdieSuchenachdemschwarzenSchafgeht.SieistvielmehrTeileineskontinuierlichenOptimierungsprozesseszumWohlealler:FehlentwicklungeninUnternehmensabläufenkön-nenrechtzeitigerkanntundkorrigiertwerden.

Angst ist zwar ein schlechter Ratgeber, aber es ist dennochwichtig,MitarbeiternauchdieKonsequenzenvonCompliance-Verstößen klar aufzuzeigen – auch für sie persönlich. NebenTransparenz und Fingerspitzengefühl kann es heilsam sein,anhand abschreckender Beispiele die Dramatikdes Themaszuunterstreichen: vom möglichen Jobverlust bis zu persönlicherHaftung.

DatenschutzdurchIT-gestützteAnonymisierunggewährleistet

Ziel von Audits ist nicht, Schwächen einzelner Mitarbeiter zuentlarven, sondernpräventiv–selbstnochsounbeabsichtigte–Compliance-Verstößezuerkennenundentsprechendzuhan-deln. Mitarbeiter brauchen daher das sichere Gefühl, dass ihreRechte gewahrt werden. Der Datenschutz darf in keinem Fallignoriertwerden,denndaswärezudemmiterheblichenRechts-folgen verbunden. Datenschutzbeauftragte und – wo vor-

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handen–derBetriebsratsolltendaherbereitsinderPlanungs-phase eines Audits eingeschaltet werden, damit sichergestelltwird, dass die Maßnahme datenschutzrechtlich konform ist:SelbstwennzumBeispieldieNutzungdergeschäftlichenE-Mailfür private Zwecke verboten ist, können Nachrichten dennochvertraulicheInformationenwiealsprivatzubetrachtendeKom-mentareunterKollegenoderdenAustauschmitdemBetriebs-arztoderderPersonalabteilungenthalten.SiesindohneZustim-mung der betroffenen Gesprächspartner nicht für die AugenDritterbestimmt.

Esistdaherwichtig,dassbeiderpräventivenEinsichtinE-Mail-Fächer die Einwilligung der Mitarbeiter – zum Beispiel ebenüberdenBetriebsrat–eingeholtwird.EineObjektivierungvonInformationen,etwadurchdieNutzungeinerspeziellenReview-Software wie Axcelerate Review & Analysis, schafft durch dieautomatisierteAnonymisierungundPseudonymisierungperso-nenbezogenerDatenzusätzlicheSicherheitundVertrauen.

TrainingsmaßnahmenzurEinhaltungderCompliance

Oft wurzeln Compliance-Verstöße auch auf blankem Nichtwis-sen,etwawennMitarbeiterndieSchwellevon„ehererlaubten“zu„eherverbotenen“bishinzudefinitivunzulässigenAbspra-chennichtklarersichtlichist.InvermeintlichinoffiziellerAtmo-sphäre auf Branchenveranstaltung ist dann leicht ein falschesWortgewechseltundunbeabsichtigteineGrenzeüberschritten.RegelmäßigeTrainingsmaßnahmenfürMitarbeiterhelfen,einenunternehmensweitenVerhaltenskodexzuetablieren,underhö-hen die Fähigkeit der Mitarbeiter, grenzwertiges oder -über-schreitendesVerhaltenbeisichundanderenzuerkennen:eineweitereSicherungsebeneentsteht.

Trainingseinheiten lassen sich gut in Revisionen integrierenund können von Compliance-Verantwortlichen im Unterneh-menodervonunabhängigenDrittengeleitetwerden.UnddieEinbeziehung externerExpertenbietet sich nichtnur zuSchu-lungszweckenan:Neutrale,externePrüferkönnenauchmitderDurchführungganzerAuditsbeauftragtwerden–mitentlasten-dem Erfolg für das Betriebsklima, da sich so interne Missstim-mungenzwischenPrüfernundGeprüftenvermeidenlassen. n

Special:Compliance

Präventive Kontrollen im Einklang mit dem Datenschutz

AxcelerateReview&AnalysisisteineE-Discovery-Lösung,mitderUnternehmensjuristenundexterneRechtsanwältegroßeMengenanUnternehmensdateneffizientundhöchstpräziseselektierenundsichtenkönnen.TypischenEinsatzszenariensindetwaReview-Prozesse,etwaimRahmenvonKartell-rechtsverfahren,oderpräventiveCompliance-Überprüfun-gen.InSituationen,indenenbereitsoffizielleErmittlungenlaufen,istdasfallbezogeneDurchsuchenderunterneh-mensinternenE-Mail-Postfächerunproblematisch.Nichtaber,wennessichumreinpräventiveMaßnahmenhandelt.WerohnebegründetenAnfangsverdachtdieE-Mail-Korres-pondenzseinerMitarbeitereinsieht,gerätaufgrundverschie-densterdatenschutzrechtlicherVorgabenleichtmitdemGesetzinKonfliktundmachtsichamEndeselbststrafbar.DurchAnonymisierungoderPseudonymisierungpersonen-bezogenerInformationenlassensichDatenbeständejedochsoaufbereiten,dassE-Mail-Korrespondenzenauchpräventivüberprüftwerdenkönnen,umzumBeispieleinenunspezifi-schenAnfangsverdachtzubegründenoderVerfehlungenzuerkennen,eheeingrößererSchadenentsteht:

BeiderAnonymisierungwerdenpersonenbezogeneDaten,diedieIdentitätderbetreffendenGesprächspartnerpreisgebenkönnten,wiebeieinemzensiertenDokumentgeschwärzt.DerPrüferkannallenötigenDokumentedurch-sehenundbeiAufkommenoderErhärtungeinesVerdachts-momentsdienötigenSchritteeinleiten–unddannnatürlichauchrechtmäßigdieIdentitätdesMitarbeitersoffenlegen.ErgibtsichkeinVerdachtsmoment,kannderVorganggeschlossenwerdenundesherrschtKlarheit,ohnedassDatenschutzbestimmungenverletztwurden.

BeiderPseudonymisierungwerdendieNamenderKorre-spondenzpartnerdurchNummernersetzt.ImGegensatzzursimplenSchwärzungallerNamenkönnensoKommuni-kationsmusterundDiskussionssträngezwischeneinzelnenPersonen,zumBeispielzwischenperson-1,person-2oderUNKNOWNPERSON,erkanntwerden,derenIdentitätwirdabernurimbegründetenVerdachtsfalloffengelegt.

ComplianceistnichtnurfürdieGroßen

AccessGovernance,IdentityManagement,Datenschutz,Security

Special:Compliance

Compliance, also die nachweisbare Einhaltung gesetzlicher Vor-gabensowieinternerRichtlinienundStandards,wirdhäufignurmitgroßenAktienkonzernenoderderSicherheitstaatlicherInfor-mationsflüsseinVerbindunggebracht.Diesliegtvorallemdarinbegründet,dasseinwesentlichesZielderComplianceinderUnter-bindungvonWirtschaftskriminalitätbesteht,welchevordergrün-digmitIndustriespionage,InsiderhandeloderUnterschlagungimgroßenStilassoziiertwird.Tatsächlich istComplianceaberauchfür kleinere und mittlere Unternehmen eine höchst relevanteErscheinung der heutigen und künftigen Wirtschaftswelt. Zumeinen, weil sich Compliance auch auf die überall gegebenenArbeitnehmerschutzkriterien, Umweltstandards und ethischenLeitlinienbeziehtwieaufDatenschutz,VertragsgestaltungundSteuerrecht. Zum anderen, weil auch in KMU zahlreiche Pro-zesse IT-gestütztüberComputerundmobileEndgeräteablau-fen.HinzukommtdieForderungderGroßunternehmenanihremittelständischenZuliefererundPartner,diegleicheninternenVorgabenwiesieselbsteinzuhalten.

WelchesPotenzialstecktinRegelnundderenEinhaltung?

Ein ausgereiftes, funktionierendes Compliance-Management-SystembewahrtkleineundmittelständischeUnternehmeners-tens vor bewussten Verstößen, indem beispielsweise Zugriffs-rechte von Mitarbeitern entsprechend den AnforderungenihrerPosition imUnternehmenklargeregeltwerden.Zweitensbewahrt es vor Verstößen aufgrund von Unkenntnis über diezahlreicheren und komplexeren Vorgaben in einer globalisier-tenWelt,indemdurchdieNutzungvonSecurity-Configuration-Management-SystemenzentraleRegelwerkeautomatischabge-fragt werden. So deckt zum Beispiel NetIQ in seinem SecureConfigurationManagerPCI,SOXoderdieISO2700xab.

www.netiq.com

Jörn Dierks ist Chief Security Strategist EMEA bei NetIQ. NetIQ ist ein Enterprise-Software-Anbie-ter mit einem Portfolio skalierbarer und automatisierter Lösungen für Identity, Security, Access, Gover-nance, Systeme und Anwendungen, Service und Workload Manage-ment, mit deren Hilfe Organisati-onen IT Services über physische, virtuelle und Cloud-basierte Umge-bungen hinweg sicher bereitstellen und verwalten können.

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Special:Compliance

Eine Vermeidung von Verstößen gegen Gesetze oder ethischeLeitlinien bietet jedem Unternehmen enorme Vorteile: ZuerstwirddasHaftungsrisikominimiert,bezogenvorallemaufBuß-gelder und Schadensersatzforderungen; außerdem wird dienichtzuunterschätzendeGefahreinesImageschadensgebannt,der etwa durch Verstöße gegen den Datenschutz oder gegenUmweltstandardsschnellauftretenkann.BesondersfürkleinereundmittlereUnternehmenkanneinsolchermaßenramponier-tes Bild in der Öffentlichkeit existenzgefährdend werden, dadiese im Gegensatz zu global aufgestellten Großunternehmenmeist auf ein bestimmtes Land oder eine bestimmte RegionfokussiertundvomlokalenImageabhängigsind.Darüberhin-ausbedeutetCompliancefüralleUnternehmeneinenMehrwert:KanneinUnternehmenseineCompliancenachweisen,wirdderUnternehmenswerthöhereingeschätzt.EbensokanndieErfül-lung bestimmter Standards – etwa Sicherheitszertifikate – dieVoraussetzung für einen Markteintritt oder die Wettbewerbs-fähigkeitansichdarstellen.

IT-SicherheitdurchSteuerungsfähigkeitundÜber-prüfbarkeit

DieTrends„Consumerization“und„BringyourownDevice“wer-deninZukunftauchinKMUeineimmergrößereRollespielen.DieGrenzenzwischenPrivatlebenundBerufslebenverwischen,dasbereitserwähnteZugriffsrechtemanagementsiehtsichmitgroßenHerausforderungenkonfrontiert.ZwarkönntenFirmen

über die Netzwerkverbindungen auf privat genutzte Gerätezugreifen,sehensichaberaucheinerneuenHacking-undSpi-onagegefahrausgesetzt.FolglichmüssensichVorständeundIT-Abteilungendamitauseinandersetzen,wiesicheineNutzeriden-titätzusammensetzt.Esistzuklären,welchePositionderNutzerimUnternehmenbekleidet,welcheRolleer fürwenspielt.AufdieserGrundlageistzuentscheiden,welcheZugriffsrechtedemjeweiligen Nutzer zugestanden werden sollen. Zuletzt ist fest-zulegen,werinnerhalbdesUnternehmensüberdieZuweisungvonZugriffsrechtenentscheidendarf.

MaßnahmenzurGewährleistungvonCompliancebegünstigenzudem das Erreichen der IT-Sicherheitsziele: Vertraulichkeit,VerfügbarkeitundIntegrität.DesWeiterenkannparallelmitderVerwirklichungvonComplianceeinehöhereTransparenzderIT-gestütztenUnternehmensprozesseeinhergehen,sodasssichdieSteuerungsfähigkeitunddieÜberprüfbarkeitderInformations-technik verbessern. Compliance stellt also nicht nur das MittelzumZweckfüreinenerfolgreichenAblaufvonAuditsdar,son-dernbietetweiterePotenziale.

ÜbersichtundFlexibilitätdurchAccessGovernance

Umangesichtsderkomplexen IT-WeltdenÜberblickzubehal-ten,giltesauchfürkleineundmittelständischeUnternehmen,ihr Access Management effizienter zu gestalten. Der Access-Governance-Ansatz verfolgt dieses Ziel, indem die Fachabtei-

Bild1:Zugangeinrichten Bild2:DetailsfüreinenZuganganzeigen

lungen verstärkt in die Berechtigungsvergabe eingebundenwerdensollen.SostellteinegutausgestatteteGovernanceSuiteeinen vollständig automatisierten, wiederholbaren Zertifizie-rungsprozess bereit und verfolgt den Zertifizierungsstatus füreinzelneMitarbeiter,AnwendungenundGeschäftseinheiten inFormvonReports.

ImIdealfallbestehtein intelligentesAccessGovernance immeraus den Kernelementen Access Fulfillment, Access Authoriza-tionundAccessMonitoring.AccessFulfillmentumfassthierbeidieVerwaltungder Identitäten,alsodieFestlegungderRollen,dieRezertifizierungderBerechtigungenunddieAdministrationder Zugangsrechte sowie deren Übertragung. Access Authori-zation bezeichnet die technische Umsetzung des Zugangs zudenverschiedenenSystemen,beispielsweiseüberSingle-Sign-on-Lösungen, die Nutzerauthentifizierung und deren Umset-zung oder die Verwaltung von privilegierten Nutzern. AccessMonitoring endlich steht für die anschließende BeobachtungderAktivitäten,diemitdengewährtenRechtenunternommenwerden.HierfüreigenensichintelligenteSecurity-Information-&Event-Management-Lösungen,dieeinenÜberblicküberRisi-kenundTrendsgeben,einLogManagementReportingbietenund das Netzwerk dynamisch überwachen. Damit lassen sichungewöhnliche Verhaltensmuster vollautomatisch erkennen,wodurch je nach Einstellung entsprechende Alarme ausgelöstund die Verantwortlichen automatisch benachrichtigt werdenkönnen.

Derbeschriebene Idealfall ist jedochnicht für jedesUnterneh-

mensinnvoll.AbhängigvonderUnternehmensgröße,denvor-handenen IT-RessourcenunddemAutomatisierungsgradkannsich eine Einrichtung spezifischer Teilbereiche besser eignen.DerBereichAccessFulfillment,alsodiedurchdachteIdentitäts-verwaltung und die Übertragung der Rollenzuweisung an dieFachabteilungen, sollte jedoch fester Bestandteil jeder Access-Governance-Strategie sein. Denn nur so sind Unternehmen inderLage,trotzCompliance-VorgabenflexibelimTagesgeschäftagierenzukönnen.WechseltbeispielsweiseeinMitarbeiterdasTeam oder verlässt gar das Unternehmen, kann die Fachabtei-lung sofort den Entzug bestimmter Rechte in Gang setzen.Ebenso können Fachabteilungen im Falle hoher ArbeitslastexternefreieMitarbeiterschnellundunkompliziertmitdenrich-tigenZugriffsrechtenausstatten.

Fazit

Um angesichts zahlreicher und vielfältiger Vorgaben und Ent-wicklungenindervirtuellenLandschaftdenÜberblickzuwah-ren und das Haftungsrisiko durch Verstöße zu minimieren,könnenkleinereundmittlereUnternehmendieAugenvorderEinführung von Compliance-Management-Systemen nichtlänger verschließen. KMUs müssen das große Potenzial vonCompliance-Systemen erkennen und nutzen, zu ihrer eigenenSicherheit.DenneinsolchesSystemsorgtbeikleinenwiegro-ßenUnternehmenamEndeauchdafür,dassdieVorstandswesteweiterhinweißbleibt. n

Bild3:KontrollederCompliance

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Die Bereitschaft, langjährige Lieferantenbeziehungen aufzuge-benundzueinemanderenAnbieterzuwechseln,der„schneller“,„preiswerter“,„flexibler“,„serviceorientierter“ist,istbeiUnterneh-mensehrhoch.DenndurchdenrichtigenEinsatzvonECMundBPMistesmöglich,alleGeschäftsanwendungenwieERP,Finanz-buchhaltung, EDI, BI, PPS oder Logistiksoftware auch dann inGeschäftsprozessenzuorganisieren,wenndieseSystemevonver-schiedenenHerstellernsindoderaufunterschiedlichenPlattfor-menlaufen–einUmstand,dereinenWechselrealisierbarmacht.

WettbewerbsfähigkeiterhaltendurchOptimierungvonGeschäftsprozessen

Ist ein Wettbewerber an einem vergleichbaren Standort undunter vergleichbaren Bedingungen schneller, preiswerter undserviceorientierter, liegt das oft an besser organisierten Pro-zessen und daraus folgend motivierten Mitarbeitern. Um dasentscheidende Optimierungspotenzial bei solchen Geschäfts-prozessenzuermitteln,müssenbestimmteFragestellungenzuGrundegelegtwerden.

n Ist ein schneller Zugriff auf „alle“ Daten und Dokumentegewährleistet,dieMitarbeiterzurErledigungihrerAufgabenbenötigen?

n Haben Geschäftsleitung und Mitarbeiter einen ÜberblicküberAktenliegezeiten?

n Werden Bearbeitungsstaus bei Überlastung, Krankheit oderUrlaubeinzelnerMitarbeitererkannt?

n EntstehenFehler,weilunterschiedlicheVersionenvonDatenund Dokumenten in verschiedenen Systemen oder an ver-schiedenenOrtenabgelegtwurden?

ECM&BPMsichernauchEinhaltungvonCompliance-Regeln

AutomatisierungvonGeschäftsprozessen,Workflow,Dokumentenmanagement,Schnittstellentechnologie

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Daniel Taborek, Director Com-petence Center Comarch ECM, Comarch Swiss AG. Comarch ist ein weltweit tätiger Anbieter von IT-Lösungen und in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit rund 300 Mitarbeitern an 14 Stand-orten präsent. Unser Angebotsport-folio umfasst Business-Software (ERP, Financials, ECM/DMS, EDI, BI, CRM & Marketing, IT-Services) für mittelständische Unternehmen und die Branchen Telekommuni-kation, Banken & Versicherungen, Handel & Dienstleistungen.

Special:Compliance

n WissenManagerundMitarbeiter,wieoftDringendeszuerstbearbeitetwirdunddadurchWichtigesliegenbleibt?

n WirdderGeschäftspartnerpro-aktivüberdenBearbeitungs-statusinformiertundkanndirektEinflussnehmen?

n Wird Geschäftssoftware unterschiedlicher Hersteller einge-setztundmüssenDatendoppelterfasstoderProzesseaktivangestoßenwerden?

n WirddenKundenundLieferantendieMöglichkeitdesdirek-ten Datenaustauschs anstelle einer Kommunikation mitPapier,FaxoderE-Mailgebotenundistbekannt,beiwelchemProzesswievielZeitundKostengespartwerdenkönnen.

AnhanddieserStichpunktelässtsicherkennen,beiwelchenPro-zessenHandlungsbedarfimUnternehmenbesteht.

Darüber hinaus berücksichtigen immer mehr Kunden, welchesichfüreinenLieferantenentscheiden,nichtausschließlichdenPreisfürLeistungenoderProdukte,sondernevaluierendarüberhinaus,obderneueGeschäftspartnerindieeigeneInfrastrukturintegriertwerdenkann,dassdieZusammenarbeitmitmöglichstwenig Zeit und Geld verbunden ist. Zu nennen sind hier bei-spielsweisedieFragenachdemdirektenelektronischenVersandvon Bestellungen, Lieferavis, Lieferscheinen und RechnungenüberEDIoderauchderZugriffaufDatenüberWebportale.

AlleAbläufevonAnfangbiszumEndeeinbeziehen

InnerhalbeineseinzelnenSystemswieERP,FinanzbuchhaltungoderBIwerdenProzessebereitsoftgutabgebildetundweitge-hendautomatisiert.BeispieledafürsindderBestellprozessoderdieRechnungsprüfungmitBestellbezuginnerhalbvonERP-Sys-

Bild:BeieinemGeschäftsprozesssindverschiedenePersonensowieunterschiedlicheAnwendungeninvolviert.

temen.EinGeschäftsprozessspieltsichabernichtnurinnerhalbeinereinzelnenAnwendungab,vielmehrsindvieleunterschied-licheMitarbeiterundGeschäftspartnerbeieinzelnenSchrittenund Aufgaben aktiv. Und es kommt mehr als nur eine Anwen-dungzumEinsatz.

UmProzessewirklichzuoptimieren,dürfennichtnurtechnischeFeatures wie zum Beispiel Workflow-Funktionen in die Über-legungen einbezogen werden. Ein Geschäftsprozess beginntvielleichtmiteinerE-MailinOutlookodermiteinemeingehen-denFax,setztsichinWordoderExcelfort,währendbestimmteDaten bereits in einem ERP- oder Finanzbuchhaltungssystemerfasst werden. Bis zum Abschluss des Prozesses kommen allediese Systeme bei verschiedenen Mitarbeitern immer wiederzumEinsatz(sieheBild).

WährendalldieserSchrittesindFristenundRegelneinzuhalten,esentstehenneueDokumenteundaufvorhandeneDokumenteundDatenwirdzugegriffen.UmdengesamtenProzesszukon-trollieren und zu verbessern, reichen Workflow-Funktionen inERP, Aufgabenlisten in Outlook und Notizfunktionen in Officenichtaus.Prozessekönnennurkontrolliertundverbessertwer-den, wenn die Mitarbeiter unterstützt und dazu ermutigt wer-den,zuerstdiefürdasUnternehmenwichtigenDingenachklardefiniertenRegelnundfehlerfreizuerledigen.

Unternehmen mit heterogenen Software-Landschaften lösendiese Herausforderung zunehmend, indem Workflow- bzw.BPM-Systeme führende Rollen bei der Automatisierung vonGeschäftsprozessen übernehmen. Diese Anwendungen sindentweder gesonderte IT-Lösungen oder sind bereits Teil einesECM-Systems.Diesestarten,steuernundüberwachenGeschäfts-prozesse von Beginn bis Ende und stellen den Anwendern

Skontobetraghöherals200EurospätestensdreiTagevorAblaufderSkontofristgeprüfthaben.

Wie sieht dies in der Praxis aus? Abhängig von Stress, Tages-form,MotivationoderKontrolledurchdasManagementwerdensolche Compliance-Regeln auch eingehalten. Ohne geeigneteUnterstützung bei den Geschäftsanwendungen müssen Mitar-beiter sich aber selbst so organisieren, dass sie entsprechenddengegebenenAnweisungenarbeiten.

ECM-undBPM-SystemesteuernBearbeitungsregeln

Durch den richtigen Einsatz von ECM- und BPM-Software wirdMitarbeiterngeholfen,WichtigeszuerstzuerledigenunddabeiFehler zu vermeiden. Außerdem hat das Management eine

– unabhängig davon, ob ERP, Finanzbuchhaltung oder Office-ProgrammimjeweiligenProzessschrittzurAnwendungkommt–allenotwendigenDatenundDokumentezurVerfügung.

Compliancedurchsetzen

Selbstverständlich ist es ein erster Schritt in einem Unterneh-men, Prozesse, Aufgaben, Verhaltensvorschriften und Regelnfestzulegen, die zu einer erfolgreichen oder richtigen Bearbei-tungführen.ManchmalsinddasganzeinfacheVerhaltensregelnwiezumBeispiel,dasssichMitarbeitereineurlaubs-oderdienst-reisebedingteAbwesenheitgenehmigenlassenundvorherdieVertretungsbereitschaftdurcheinenanderenMitarbeiterabklä-ren. Ein anderes Beispiel könnte sein, dass Mitarbeiter, die fürdieRechnungsprüfungzuständigsind,Rechnungenmiteinem

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Special:Compliance

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zesse so, dass Fristen und Bearbeitungsregeln überwacht undeingehaltenwerden.VorallemaberweisensiedenMitarbeiternnicht nur Aufgaben zu, sondern geben auch konkrete Arbeits-anweisungen und stellen alle Daten und Dokumente, die zurErledigung einer Aufgabe nötig sind zur Verfügung. ModerneBPM-Systeme stellen keine Konkurrenz zu Workflow-Lösungenin ERP- oder Finanzbuchhaltungsthemen dar, sondern bindendieseein.

AllerdingssindauchRisikenzubedenken.CompliancelässtsichauchmitmodernstenSoftwareanwendungendannambestendurchsetzen,wenndieMitarbeiterdavonüberzeugtsind,dassdieseMaßnahmen letztlich ihrenArbeitsplatz sichernund hel-fen,auchunterZeitdruckFehlerzuvermeiden. n

transparente Übersicht zu Bearbeitungs- und AktenliegezeitenundkanneinenmöglichenAufgabenstauinAbteilungenerken-nenunddaraufEinflussnehmen.DamitkönnenProzesseimmerweiter verbessert werden. Steht kein ECM und BPM zur Verfü-gungistdiesvielleichtebenso innerhalbeinesmodernenERP-Systems möglich, allerdings entziehen sich die vielen Schritte,welche vorher und nachher außerhalb dieser Systeme erledigtwerdenmüssen,jederKontroll-undEinflussnahme.

ECM-Systeme übernehmen die Aufgaben, Daten aus allenAnwendungenzubewertenundmitgescanntenDokumentenautomatischinAktenzusammenzufassen.DabeikommunizierenECM-Systeme heute über moderne Schnittstellentechnologienmit den führenden Systemen wie ERPERP, FinanzbuchhaltunggenausowiemitBI,EDI,PPSoderLogistiksoftware,umIndexin-formationenvonAktenoderDokumentenvollständigundaktu-ellzuhalten.BPM-SystemesteuernoderinitiierenGeschäftspro-

Vortrag zum Thema beim Records Management Fachtag

Beherrschung der Information ist angesagt RecordsManagementFachtagam26.11.2013inOffenbachInformationGovernanceklingtsobürokratisch,aufwändig,nachKontrolle.Dabeigehtesdarum,dieInformationenimUnternehmeneinfachnutzbarundinOrdnungzuhalten.NatürlichsindrechtlicheAnforderungenundCompliance-VorgabeneinArgumentfürInformationGovernance,beidemmanimmersofortanelektronischeArchivierungoderRecordsManagementdenkt.Primärgehtesaberdarum,dieInforma-tionenerschließenzukönnen.Hierzumussmanwissen,wosichüberhauptwelcheInformationenbefinden,welchenWert,welcheAktualitätundwelcheQualitätsiebesitzen.Esgehtauchdarum,sichdieAbhängigkeitvonRichtigkeitundVerfügbarkeitvonInformationbewusstzumachenundhierausgeeigneteSicherungs-undOrganisationsprinzipienabzuleiten.OhnedieNutzbarkeitvonInformationinProzessenundalsWissensindheutekeineUnternehmen,VerwaltungenundOrganisationenarbeitsfähig.EineeffizienteundkonsequenteInformationGovernance,dieBeherrschungvonInformation,stelltdaherin

einerimmerkomplexerwerdenden,globalenWirtschafteineGrundvoraussetzungfürjedendar.InvielenBranchenhatInfor-mationGovernancebereitsdenihrzuständigenStellenwerterhalten–soz.B.beiBanken,Versicherungen,Pharma-undChemie-Unternehmen.Praxisbeispielebietenunterande-remVorträgevonUBS,GrünenthalundanderennamhaftenAnwendern.DerMittelstandignoriertleidernochhäufigdieseswichtigeThema,dasdieKlammerfürRecordsManagement,RiskManagement,Archivierung,ComplianceundgeordneteInformationsbewirtschaftungbildet.DabeisindheuteLösun-genzugünstigenKonditionenverfügbar,diedienotwendigentechnischenHilfsmittelfürdieUmsetzungeinerInformationGovernancebieten.

Um diese Themen geht es auch beim 7. Records Management Fachtag zu „Information Governance“ am 26.11.2013 in Offenbach, der von PROJECT CONSULT veranstaltet wird (Anmeldung: http://bit.ly/RM-Fachtag-2013; Informationen http://bit.ly/RMFT2013). Einen Vorgeschmack gibt der Vortrag „Information Management & Information Governance“ von Dr. Ulrich Kampffmeyer (Video auf Youtube http://bit.ly/IM-IG; Folien http://bit.ly/InfGovKff ).

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VertrauenistheuteeinwichtigerPunktinunsererGesellschaft–dieKontrollehatsichjedochverschoben.DurchdietechnischenErrungenschaften und auch das Internet mit seinen unzähligenSozialplattformen, Portalen und Suchmaschinen ist jede Sache,Organisation oder Person einfacher zu durchleuchten. Gesetze,Vorschriftenund InfrastrukturenkommendenneuenGegeben-heitenundAnforderungenkaumnochhinterher.Trotzdemodergenau deshalb ist es wichtiger denn je, dass man die Kontrollenichtverliert.

Die Nebenwirkungen dieses schnellen Wachstums lassen sichinkeinemBereich ignorieren–auchnicht inderArchivierung.WährendfrüherRechenzentrenriesigeMaschinenparkswaren,welche mittlerweile vergleichsmäßig zum Handtaschenformatmutiert sind, erhebt sich heute die Masse der Daten. Die Her-ausforderung ist klar: problemlose, jahrelange Nachvollzieh-barkeitvonVorgängenmindestens innerhalbdesgesetzlichenRahmens. Um die Kontrolle über eine Langzeitarchivierung zugewinnenundzubehalten,solltemandiversePunktebeachten.

AnforderungenangesetzeskonformesDokumenten-managementsystematischumsetzen

Geschäftsdokumentebzw.diedarinenthaltenenInformationenstellenfürUnternehmenundBehördeneinenbedeutendenVer-mögenswertdar.SiedienenderSicherstellungderordentlichen,effizienten und nachweisbaren Geschäftsführung, dem Nach-weis der Erfüllung der gesetzlichen Vorschriften, der StärkungdereigenenPositionimFallevonRechtsstreitigkeitensowieder

PflichtundKürinderLangzeitarchivierung

Compliance,Nachvollziehbarkeit,Dokumentenmanagement,Aufbewahrungspflichten,Dokumentenlebenszyklus,Datensicherheit

Dr. Hans Bärfuss, Gründer und Geschäftsführer der PDF Tools AG. Das Unternehmen ist ein weltweit führender Hersteller von Softwarelösungen und Program-mierkomponenten für die PDF- und PDF/A-Erzeugung, Bearbeitung, Wiedergabe und Archivierung. Als Schweizer Vertreter im ISO-Komi-tee für PDF/A und PDF, lässt das Unternehmen sein Wissen direkt in die Produkteentwicklung einflie-ßen. Die vielseitigen Produkte sind besonders für die Unterstützung von Arbeitsprozessen in Unterneh-mungen sowie als Komponenten für Integratoren und OEM-Kunden geeignet.

Special:Compliance

www.pdf-tools.com

Bewahrung des organisationsspezifischen, persönlichen oderkollektivenGedächtnisses.

Der sorgfältige Umgang mit Geschäftsdokumenten währendihres gesamten Lebenszyklus von der Entstehung bzw. vomEingangbiszuihrerVernichtungumfasstdiebeidenfolgendenAufgabenbereiche:

n IdentifikationderfürdeneigenenGeschäftsbereichrelevan-tenDokumente

n Sicherstellung der Integrität, Verfügbarkeit und BeweiskraftdieserDokumenteüberdengesamtenLebenszyklus

UmeingesetzeskonformesDokumentenmanagementsicherzu-stellen, müssen beide Aufgabenbereiche sorgfältig erfüllt wer-den.

Bevor ein Langzeitarchiv demnach in die Konzeptionsphasegeht,sollteeinGutachtenerstelltwerden,welchesdieAnforde-rungenundderenMachbarkeitdokumentiert.Angefangenvonder Ausgangslage über die rechtliche Beurteilung, die techni-schenMöglichkeitenundZukunftspläne(z.B.Skalierbarkeit)bishinzubetriebswirtschaftlichenAspekten.UmallfälligeStolper-steineundSackgassenineinemProjektzuverhindern,hilfteineExpertise, um bereits im Vorfeld auf Schwierigkeiten aufmerk-sam zu werden. Vor allem in Bezug auf rechtliche Vorschriftensollte sichergestellt werden, dass nichts vergessen wird. Kri-terienkataloge und Checklisten wirken unterstützend bei derBewertung/Verbesserung der Qualität und Nachhaltigkeit derLangzeitarchivierung.

Maria Winkler, mag. iur., ist Geschäftsführerin der IT & Law Consulting GmbH, Zug. Das Un-ternehmen bietet rechtliche Bera-tung zur Lösung komplexer Fragen im Umfeld der Informationstechno-logie. Im Informatikbereich stehen rechtliche und technische Fragen in einer engen Wechselwirkung zuein-ander. IT & Law Consulting GmbH bietet Ihrem Unternehmen problem-lösungsorientierte und interdiszipli-näre Beratung und Unterstützung in IT-rechtlichen Fragestellungen.

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AufbewahrungspflichtigeDokumenteidentifizieren–gemäßgesetzlicherNormenundnachindividuel-lenVorgaben

Die geltenden handels- und steuerrechtlichen Vorschriften inDeutschland und der Schweiz verpflichten Unternehmen, dieGeschäftsfälle,welchesichinderBuchhaltungundderSteuer-erklärung niederschlagen, umfassend zu dokumentieren unddie dabei entstehenden Dokumente langfristig aufzubewah-ren. Für viele Branchen existieren zusätzlich spezialgesetzlicheVorschriften,welchedirektoderindirektDokumentations-undAufbewahrungspflichten beinhalten. Und nicht zuletzt sindGeschäftsdokumenteaucherforderlich,umdieeigenePositionimFallevonRechtsstreitigkeitenzustärken.JedesUnternehmenmussaufderBasisderfürdeneigenenGeschäftsbereichgülti-genNormenundunterBerücksichtigungderindividuellenRisi-kenfürsichverbindlichfestlegen,welcheDokumentewielangezuarchivierensind.

Die Aufbewahrungsfrist nach Schweizer Recht beträgt zehnJahreund beginnt mitdemEnde des Geschäftsjahres. Müssenspezialgesetzliche Vorschriften beachtet werden oder Verjäh-rungsfristen,dannkannsichdieAufbewahrungsfristallerdingsunter Umständen stark verlängern. Nach deutschem Rechtbeträgt die Aufbewahrungsfrist gemäß Handels- und Steuer-rechtzehnJahrefürUnterlagenderBuchhaltung,Rechnungen,Buchungen,BilanzenundOrganisationsunterlagensowiesechsJahrefürversandteundempfangeneHandelsbriefe.DieAufbe-wahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres und kanndurchSteuerbescheidesowierichterlicheundbehördlicheAuf-lagenverlängertwerden.

In beiden Staaten dürfen die Geschäftsdokumente – bis aufwenige Ausnahmen – auch elektronisch aufbewahrt werden,sofern die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Zubeachtenistdabei,dasseinDokument,dasnachdenhandels-odersteuerrechtlichenVorschriftenelektronischoderalsKopieaufbewahrt werden dürfte, aufgrund von spezialgesetzlichenVorschriften unter Umständen dennoch in Papierform, aus-schließlichelektronischoderzwingendimOriginalaufbewahrt

werdenmuss.Esistdaherunbedingtanzuraten,eineÜbersichtüber die für das eigene Unternehmen geltenden gesetzlichenGrundlagenmitAuswirkungenaufdieAufbewahrungsfristund-formvonDokumentenzuerstellenunddieseständigaktuellzuhalten.

DieIntegritätundVerfügbarkeitderaufbewahrungspflichtigenDokumente ist während der gesamten Aufbewahrungsfristsicherzustellen.DiegesetzlichenAnforderungenmüssendabeizwingend beachtet werden (z.B. die Grundsätze ordnungs-gemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowiedie Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalerUnterlagen(GDPdU)inDeutschlandoderdieGeschäftsbücher-verordnungderSchweiz).

ElektronischeArchivierung–einIT-Projekt?

Unternehmen, die einen Wechsel vom Papierarchiv auf dieelektronische Variante planen, sollten eine individuelle, für siegeeignete technische Lösung suchen. Die gesetzlichen Vorga-bensindsehroffenformuliert,wasesdenUnternehmenermög-licht, mit unterschiedlichen technischen Lösungen rechtskon-formzuarchivieren.DiegewähltetechnischeLösungsolltedasUnternehmen bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgabenunterstützen–dieVerantwortungbleibtaberletztendlichbeimUnternehmenselbst.

Die Digitalisierung von Papierdokumenten (Scanning), aberauch die digital erzeugten Dokumente (Fax, E-Mails, Informa-tiksysteme,Office,Web)stelltendieArchivarevorneueHeraus-forderungen.DieOrganisationendürfeneingehendePapierdo-kumente scannen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung fürdieelektronischeAktenführung.DieOriginaldokumentedürfennachdemScannenvernichtetwerden,dasScannenselbstmussprotokolliertundgewisseDokumentesolltenwegenderErhö-hungderBeweiskraftvorGerichtdigitalsigniertwerden.BeiderDigitalisierung von bestehenden Papierarchiven ist es zudemsinnvoll, wenn die Dokumente nicht nur im Langzeitarchivgespeichert, sondern auch mit den Geschäftsfällen verknüpft

Special:Compliance

werden.DamitkannderkorrekteVernichtungszeitpunktbesserbestimmtwerden.

ArchivsystemespeichernDateien(Objekte),Beziehungendazwi-schen(Relationen)undBeschreibungenzudenDateien(Meta-daten). Sie können Dokumente wiederfinden. Einige bietenauchdieVerwaltungvonAktenan.ZudemsollensiedenSchutzvor unberechtigtem Zugriff und Manipulation garantieren.Mehrnoch:DasSystemsollmittelseinesZugriffprotokollsdieÜberwachung ermöglichen. Schließlich soll das ArchivsystemfürdieSicherheitderDatenbesorgtsein,beispielsweisedurchredundante Datenhaltung und periodisches Umkopierenauf neue Datenträger. Sie müssen insbesondere das sichereLöschen der Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfristgewährleisten.

Das Archivformat hat eine unterschätzte, jedoch wesentlicheBedeutung.SogehörenderNachweisder IntegritätderDoku-mente sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen zu denLeistungsmerkmalendesDokumentenformats.Archivareemp-fehlenPDF/AalsDateiformat,dasspeziellfürdielangfristigeAuf-bewahrung von digitalen Dokumenten entwickelt wurde. UmdieQualitätdererzeugtenPDF/A-Dateiensicherzustellen,wirdambesteneinzentralerDiensteingesetzt.Mittels„Torwächter“(Validator-Software) wird sichergestellt, dass im ArchivsystemnurlangfristiglesbareDokumenteabgelegtwerdenkönnen.

KostenundRisikenbeiderArchivierungbewerten

Vor der Umsetzung von Projekten zur Archivierung digitalerDokumentesinddierechtlichen,organisatorischen,technischenund wirtschaftlichen Aspekte hinreichend zu untersuchen.Jedes Projekt muss nach den besonderen Anforderungen derOrganisationkonzipiertundumgesetztwerden.AlsBasiskanndas OASIS Funktionsmodell [1] – es beschreibt Organisations-und Funktionsabläufe sowie Datenmodelle für die digitaleArchivierung – dienen. Mit einem erfahrenen Berater erreichtman einen optimalen Mix zwischen Kosten und unternehme-rischem Restrisiko. Eine auf Sicherheit optimierte Lösung ist

inderRegelnichtwirtschaftlich.DieOrganisationhatdeshalbabzuschätzen, mit welcher Eintrittswahrscheinlichkeit Risikenauftreten und mit welcher Schadensumme gerechnet werdenmuss. Diese Kosten sind den Zusatzkosten für die Präventiongegenüberzustellen. n

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Literaturhinweis[1]WeitereInformationenzumOASIS-FunktionsmodellfindenSieim

nestorHandbuch(ISBN:978-3-940317-48-3).

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SharePoint

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Dr.JuliusBahrsvonderIPIGmbHgründlichunterdieLupegenommen.

DOK.livefindet:gutzuwissen.

SpeakerDr.UweCrenzevoninterfaceprojectsunterstrichinseinemVortragEnterpriseSearchTROTZSharePoint,dassdieSu-cheeinMUSTHAVEimInformati-onsmanagementist.Wirfandendassehrgut.

FeinstesInfotainmentbotdieanschließendePodiumsdiskussionmitallenDOK.liveSpeakernundProf.Dr.ArnoHitzgesvonderHochschiulederMedieninStuttgartdurchdieerfrischendeModerationvonDr.UlrichKampffmeyervonDerPROJECTCONSULTGMBH.DankevomDOK.magazin.

„Klassenfoto“–mitVorfreudeaufdasanschließendeFeiernundaufdieDOK.live Vorträge bei der CeBIT 2014 und der DMS EXPO im nächsten Jahr. Beste Aussichten.

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Praxis

Saubere Stammdaten sind essentiell für ein funktionierendesUnternehmen.DeshalbistdiekolportierteBehauptungausdemUmfeld betriebswirtschaftlicher Standardsoftware nicht abwe-gig,nachdersich40ProzentallerBestellungennuraufGrundvon Stammdatenproblemen verzögern. Generell ändern sichsolcheDatenheutevielschnelleralsnochvoreinigenJahren.SieineinemgesondertenSystemvorzuerfassenundzubearbeiten,hilftdaherdabei,ÄnderungenschnellerzudokumentierenundverbessertdieQualitätder(SAP-)Datenbasis.

Stammdatenpflege–derZeitfaktoristentscheidend

AlslangjährigerKennervonSAP-SystemenkenntDieterWasilke,IT-LeiterderTitgemeyerGruppeausOsnabrück,einemHerstel-ler von Fahrzeugbauteilen und Befestigungstechnik, das Prob-lem: Durch die umständliche Pflege von Material-Stammdatenin SAP kann der Vertrieb nicht so schnell auf PreisänderungenderLieferantenreagieren,wieeswünschenswertwäre.BeiTit-gemeyerwerden30.000ArtikelausdenbeidenGeschäftsberei-chenBefestigungstechnikundFahrzeugbauteileinSAPgelistet,davon sind zwei Drittel Handelsware, der Rest Konfigurations-produkte. Das Unternehmen liefert Bausätze an seine Kundenund arbeitet hierfür mit einem so genannten Variantenkonfi-gurator.DieKundenimBereichFahrzeugbauteile–allegroßenFahrzeugbauer in Deutschland – geben ihre Spezifikation an.MitHilfedesKonfiguratorsstelltTitgemeyerdiedafürbenötig-tenArtikelzusammen,esentstehteineStücklisteundderFahr-zeugbauererhältdievorgefertigtenEinzelteile.BeiTitgemeyersindesdemnachwenigerPersonal-,dennMaterial-Stammdaten,derenPflegeesbedarf.

GutePflegefürSAP-Stammdaten

Kundendatensätze,ERP-System,Datenkonsolidierung

www.fis-gmbh.de

Frank Zscheile, freier IT-Jour-nalist, München. Die FIS Infor-mationssysteme und Consulting GmbH ist ein unabhängiges Unter-nehmen mit rund 480 Mitarbeite-rinnen und Mitarbeitern, das seinen Schwerpunkt in SAP-Projekten hat. In der Tochtergesellschaft FIS-ASP GmbH betreiben und administrieren ca. 70 Spezialisten die SAP-Systeme von Kunden in FIS-ASP-Rechenzentren, die nach den modernsten Standards ausge-stattet sind.

Die Lösung besteht für das Unternehmen in der VorerfassungvonSAP-StammdatenineinemgesondertenSystem,dastrotz-dem integriert in SAP ist, hier dem SAP-Add-on FIS/mpm derFISGmbH.DieshilftderIT-Abteilungdabei,ÄnderungenindenStammdatenschnellundflexibeldurchzuführen.DeroperativeSAP-Betriebistdavonnichtbeeinträchtigt,dieDatenqualitätdesERP-Systemsinsgesamtsteigt.

KundenspezifischePreisekalkulieren

BeiderPreisfindungderkundenindividuellenAufträgehatTit-gemeyer eine eigene Methodik für kundenspezifische Preiseentwickelt. InSAPwaresstetsdasProblem,schnelldie jeweilsaktuellen Verkaufspreise einzugeben, die auch abhängig sindvondenEinkaufspreisen.DennderStammdatensatzeinesArti-kels enthält nur einen einzigen Preis, das Unternehmen aberhatkundenspezifischePreise.Dasbedeutet:DiePreisesindfeingestaffeltundanbestimmteBedingungendesjeweiligenKun-dengeknüpftwieGröße,Abnahmemengeetc.SoentstandeineMatrixausPreisenundKunden,diesogenanntenPreiskonditi-onen.

Zum Zeitpunkt der Einführung des Vorsystems wies SAP übereineMillionsolcherPreiskonditionssätzeauf.UntersolchenVor-aussetzungenwirdesfüreinUnternehmenmitderZeitimmerschwieriger,neueVerkaufspreisefestzulegen.DennregelrechteMassenpflegetools gibt es im SAP-Standard nicht. So muss einMitarbeiter zu jedem Artikel, dessen Preis geändert werdensollte, die dazugehörigen Konditionssätze per Hand heraussu-chen,umsieentsprechendanzupassen.InvielenUnternehmenwirddiesheutenochaufdieseWeiseerledigt.WeildieNeuer-

fassungderKundenkonditionenabersoaufwändigist,widmetmansichdeminderRegelnurwenigeMaleimJahr.

MiteinemAdd-onjedochlassensichKundendatensätzeautoma-tischnachfreiwählbarenKriterienextrahieren.DerSAP-Anwen-derkannselektieren,welcheSAP-TabellenfelderproArtikelext-rahiertwerdensollen–Materialnummer,Verkaufspreise,aktuelleUmsätzeusw.DieSoftwarefasstsieautomatischzusammenundstellt sie für ihre Bearbeitung, Auswertung oder Löschung ineinemgesondertenDatenraumbereit.InihmlegtderBearbeiterdieneuenArtikelpreiseproKundefest,anschließendüberträgtdieSoftwaredieneuenArtikelstammdatenunddazugehörigenKonditionssätzewiederzurückindieSAP-Datenbank.

SAP-Datenbasiskonsolidieren

EffektdieserAutomatisierungist,dasssichdieDatenbasisinSAPsichtlichverschlankt.BeiTitgemeyeretwawarenrunddreiVier-teldereineMillionaktivenPreiskonditionenveraltet,erschienenüberflüssigerweiseimmerwiederinAuswertungenundhätteneigentlich gelöscht werden können. Im SAP-Standard solcheDatensätzeproKundemanuellherauszusuchen,isteinimmen-serAufwand,fürdenimTagesgeschäftkaumZeitbleibt.DenndiesesindnurschwerzufindenundmüssenKundefürKundeimSAP-Standardgelöschtwerden.DasneueAdd-onträgtdagegendieKonditionenproKundeautomatischzusammenundstelltsiein einer gekapselten Umgebung dar, wo sie nach Prüfkriterienschnell zur Löschung gekennzeichnet werden. Nach AbschlussdieserKonsolidierungverbliebenbeispielsweisebeimgenann-ten Unternehmen nur noch rund 250.000 Konditionen im Sys-tem.

Bild1:Massendateneinlesenundpflegen–dieDatenwerdeninTabellenvorgehaltenundangereichert.NachderFreigabeerfolgtdieÜbergabeanSAP.

Bild2:PflegevonPreisenundKonditionen,AbbildungvonStaffelnundVorher/Nachher-Preisvergleiche

Zusätzlich lassen sich auch Attribute mit einem Vorsystemschneller erstellen: Jeder Artikel in den SAP-Stammdaten ist –wiebeiTitgemeyer–durchvielerleiAttributebeschrieben.WirdnunamProduktetwasverändert–undseies,dasseinLochineinemTrägerzweiZentimeterweiterrechtsgestanztwird–mussdiesindenArtikel-Attributenverändertwerden.DieswirdheuteinFIS/mpmerledigt.GleichzeitigerkenntdieSoftwareautoma-tisch,dasssichAttributsänderungeninArtikelAunterUmstän-denaufweitereArtikelauswirken,diemitArtikelAzusammeneinen Bausatz ergeben. Und in der logistischen Kette werdendiese Anpassungen anschließend umgehend in den Webshopübertragen.

StammdatenmithoherFluktuationerfassen

BeiderVEDES-ZentraleausNürnberg–einweiteresBeispielfüreinUnternehmen,dasmiteinemFIS-Vorsystemarbeitet–sindessogar400.000ArtikelimGesamtsortiment,derenStammda-ten die Fachhandelsorganisation für Spiel, Freizeit und FamilieaufdieseWeiseverwaltet.VedeshatdieArtikeldateninseinemzentralen SAP-System gespeichert und stellt sie von dort den

angeschlossenenFachgeschäftenzurVerfügung.MitSAPRetailals einheitlichem ERP-System für die zentrale Warenwirtschaftsindheuterund300Warenwirtschaftssystemederangeschlos-senen Fachgeschäfte verbunden. An diese werden Nacht fürNachtdieÄnderungenindenStammdatenrepliziert.„MiteinemvorlagertenAdd-onkönnenwirStammdatenvielschnelleranle-genundpflegen“,sagtGerhardSchreyer,IT-LeiterbeiVedes.

Dieses Vorgehen hat einen entscheidenden Vorteil: VerändertmanArtikelinformationengleichimOriginal-Datenbestandundes schleichen sich Fehler ein, hat man sofort falsche Stamm-datensätze. Oft steht auch noch nicht von Vornherein fest, obVedes einen Artikel überhaupt langfristig bewirtschaften wird.IneinemzentralenVorsystemfürdieStammdatenkanndie IT-Abteilung die Artikeldaten dann zunächst bearbeiten, um sieanschließend insSortimentzunehmen.„Denn legtmaneinenArtikelinSAPersteinmalan,soisterdortfürimmer“,soGerhardSchreyer. Umso notwendiger sei ein solches Vorsystem, so derIT-Fachmann, jegrößerdieStammdatenbankund jehöherdieFluktuationist.DasUnternehmenarbeitetmiteinerausgelager-ten Stammdatenverwaltung deshalb sicherer und steigert dieDatenqualitätdesERP-Systems. n

Praxis

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Bild3:AutomatischeSichterweiterungamBeispielWerksdaten–imCustomizingwerdenverschiedeneProfilegepflegtundautomatischaufdiegewähltenDatensätzeangewandt

Mittelständische Unternehmen wie etwa viele Automobilzu-lieferer stehen durch die internationalen Wertschöpfungsnetz-werke unter Zugzwang: Eingebunden in vielschichtige Kun-den-undLieferantenbeziehungenmüssensieinderLagesein,entsprechend komplexe Finanzprozesse zu handhaben – vonder Bestellung über Rechnungsempfang und -bearbeitung bishinzurZahlungsanweisung.

GleichzeitigistinvielenBereichendieProzessoptimierungeinegroßeHerausforderung.UnternehmennutzendeshalbverstärktAnalysetools,ummitHilfevonKennzahlenverborgenesPoten-zialaufzudecken.DabeispielensiebenKennzahleneinebeson-dereRolle.Obdiesetatsächlichkomplettabgefragtwerdenkön-nen,hängtvonderLeistungsfähigkeitderverwendetenLösungab.

PotenzialzurOptimierungüberKennzahlenanaly-sieren

DiesiebenwichtigstenKennzahlenzurAnalysederRechnungs-bearbeitungimPurchase-to-Pay-Prozesslauten:

#1:VolumenelektronischerRechnungenundPapierrechnungenAbeinemgewissenRechnungseingangsvolumenisteszuemp-fehlen, sich von papierbasierten Prozessen zu verabschiedenund auf elektronische Rechnungen zu setzen. Sie vermeidenMedienbrüche,reduzierendenAufwandinderRechnungsbear-beitungundsenkenKosten.

Bei der Entscheidung gilt es, das Verhältnis zu beachten zwi-schenRechnungen,diederLieferantselbstelektronischzur

MehrTransparenzimPurchase-to-Pay-Prozess

Rechnungsbearbeitung,Kennzahlen-Analyse,BI-Strategie

www.basware.de

Praxis

Matthias Lippert, Geschäftsfüh-rer bei Basware. Basware bietet Purchase-to-Pay und e-Invoicing Lösungen für Unternehmen jeder Größe an. Damit lassen sich Fi-nanzprozesse flexibel steuern und automatisieren, vom Einkauf bis zur Rechnungsbearbeitung. Das schließt sowohl die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung als auch den indirekten Einkauf mit ein. Die abteilungs- und unternehmens-übergreifenden Prozesse sorgen für einen transparenten Cash-Flow und eine enge Verzahnung von Lieferan-ten und Kunden.

langeesdauert,sievomEingangbiszurZahlungsanweisungzubearbeiten. Die hohe Fehleranfälligkeit bei manuellen Vorgän-genkanneinGrunddafürsein,dasssichdieRechnungsdurch-laufzeithinzieht.DochselbstbeireibungslosemAblauffressenpapierbasierteProzessevielZeit:DiemanuelleZuordnung,Frei-gabe,PrüfungundderRücklaufinnerhalbeinesUnternehmenskannsichüberWochenerstreckenundführtdadurchschnellzuschlechtemZahlungsverhalten.

Es istdahersinnvoll,eineAnalysenachbestimmtenUnterneh-mensbereichen oder auch nach der Art der Rechnung durch-zuführen. Vielleicht stellt ein Unternehmen dadurch fest, dassdurch Rechnungen bestimmter Kategorien oder LieferantenständigeinhoherAufwandentsteht.Hier lässtsichdurcheineProzessoptimierungdieEffizienzsteigern.

#5DauerproTätigkeit&AusnahmenEngmitKennzahl4sinddieDauerproArbeitsschrittsowieAus-nahmenverknüpft:InvielenUnternehmenwirddieRechnungs-bearbeitung durch langwieriges und mehrmaliges ÜberprüfenundGenehmigenenormverzögert.BeiderAnalysesolltensichCFOs also darauf konzentrieren, die Freigabeprozesse zu ver-schlanken.

Nutzt ein Unternehmen ein externes Servicezentrum für dieBearbeitung,sosolltediesesindieAnalysemiteinbezogenwer-den.DabeigehtesumdieFrage,inwelchenBereichensichdieLeistungdurcheinesoftwaregestützteÜberprüfungverbessernlässt. Im Anschluss kann das Personal darauf geschult werden,ineffizienteProzessezuvermeiden.

#6UnkonventionelleAusgabenNebenderRechnungsbearbeitunggehörtaucheinoptimierterBeschaffungsprozesszueffektivemPurchase-to-Pay.Unterneh-mensollteneinAugedaraufhaben,welcheAusgabennichtent-langderFirmenstrategieundaußerhalbfestgesetzterVorgabenentstehen. Solche unkonventionellen Ausgaben verursachendurchdenKaufohneverhandeltePreisehöhereKosten.Einwei-terer Nachteil: Die eingehenden Rechnungen müssen manuellbearbeitetwerden,weilsieaneinemvorhandenenP2P-Systemvorbei entstanden sind – und sich so auch nicht automatischzuordnenodervorhersagenlassen.

DurchunkonventionellesBestellenverlierenUnternehmendenVorteil, dass alle Informationen von getätigten BestellungenundRechnungenvorgehaltenundzurVerfügunggestelltwer-

Verfügung stellt und Rechnungen, die auf Papier ankommenund in eine elektronische Rechnung konvertiert werden. JegrößerdasVolumenanelektronischemRechnungseingangist,umso besser ist die Datenqualität und desto schneller könnenRechnungenbearbeitetwerden.DerEffekteinersolchenAuto-matisierunglässtsichmiteinerLieferantenaktivierungerheblichsteigern:EinUnternehmen,dasaufelektronischeProzesseset-zen möchte, sollte auch seine Lieferanten davon überzeugen,aufelektronischeRechnungsvorgängeumzusteigen.

#2ProzentsatzautomatisierterRechnungsabgleichNormalerweisewerdenBestellungenimERP-oderProcurement-System generiert und dann an einen Lieferanten übermittelt.Stellt dieser eine Rechnung, lässt sich über eine Automatisie-rungssoftwaresoforteinAbgleichdurchführenunddieBestel-lungderrichtigenRechnungzuordnen.DerProzentsatzanauto-matischabgeglichenenRechnungenhängtvorallemdavonab,ob Bestellungen und Zahlungspläne im System definiert sind.Mit den hinterlegten Informationen wie Bestellnummer, Rech-nungssummeoderbestellterMengeistesmöglich,denProzessvollständig zu automatisieren. Gleichzeitig erleichtern dieseDaten den manuellen Abgleich von solchen Rechnungen, dieausbestimmtenGründennichtautomatisiertwerdenkönnen.

Es erscheint paradox: Nicht alle Unternehmen, die eine großeAnzahl an elektronischen Rechnungen erhalten, verarbeitendiese auch automatisiert. Dabei erfüllt die Unternehmenssoft-wareinderRegeldieVoraussetzungen.

#3ProzentsatzpünktlicherZahlungenErgeben sich regelmäßig Prozessverzögerungen durch einenfehlendenautomatischenRechnungsabgleich,soistzuprüfen,obdeshalbZahlungenzuspäteintreffen.UmgekehrtsolltejederBetriebsichzumZielsetzen,möglichstalleRechnungenpünkt-lichzuzahlen.DashatnichtnurmitseriösemGeschäftsgebarenzutun:RechtzeitigeZahlungengestatteneinenbesserenFlussvonFinanzströmenundermöglichendieNutzungvonRabattender Lieferanten. Ist der Prozentsatz pünktlich gezahlter Rech-nungenzugering,istesanderZeitgegenzusteuern.Schließlichgilt es, Mahngebühren zu vermeiden und von Skonti zu profi-tieren.

#4RechnungsdurchlaufzeitAn dieser Kennzahl lässt sich ablesen, wie es um die Produkti-vitätbeidenProzessengenerellbestellt ist,welcheKostenproMitarbeiterbeziehungsweiseproRechnungentstehenundwie

Praxis

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Purchase-to-Pay-AnalysealsTeileinerglobalenBusiness-Intelligence-Strategie

ErgebnisreicheAnalyse-ToolsfürBeschaffungs-undRechnungs-prozessesolltenFinanz-,Einkaufs-undFachabteilungensowieKostenstellenverantwortliche dabei unterstützen, gemeinsamaneinemStrangzuziehen.DiesiebenKennzahlenhelfenUnter-nehmen dabei, Schwachstellen bei den eigenen Prozessen zuerkennen.Mitihnenlässtsichsehrguteinschätzen,wieweitderOptimierungsprozessbereitsfortgeschrittenist.ErstwennauchBeschaffungundRechnungsbearbeitungmithilfevonAnalyse-Toolsständigverbessertwerden,kannvoneinerglobalenBusi-ness-Intelligence-StrategiedieRedesein. n

den können. Für eine umfassende P2P-Strategie ist es deshalbwichtig, diese Ausgaben zu reduzieren und alle Mitarbeiter andieeinheitlichenProzesseheranzuführen.

#7Kreditorenlaufzeit(DPO–dayspayableoutstanding)UnternehmensolltensichzumZielsetzen,Finanz-undEinkaufs-abteilungaufeinegemeinsameStrategieauszurichten,dieVer-bindlichkeiten reduziert. Idealerweise sollte es nicht länger als30TagezuAußenständenkommen.

Die Kreditorenlaufzeit kann zudem als Kennzahl dafür dienen,ServicezentrenaufFührungsebenezubewerten.

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Praxis

Wann lohnt sich das Auslagern der Dokumentenlogistik? Undvor allem – was lässt sich gewinnbringend outsourcen? DieseFrage stellen sich Unternehmen heute, und viele entschei-den sich angesichts von Multi-Channel-Publishing und einemrapide sinkenden Druckvolumen, die neuen Kanäle (digitaleMail,mobileEndgeräteetc.)selbstzubedienenunddamitauchdieDokumentenerzeugungwiederinsHauszuholen.WasalsosprichtgegenOutsourcingimOutputManagement?Oderviel-mehr:Wassolltemanauslagernundwasnicht?

Skeptiker führen zumeist die ungenügende ProzesssicherheitunddieimmerkomplexerwerdendenCompliance-Anforderun-genalsArgumente insFeld.Letzterenkönnemannurgerechtwerden, wenn man Herr über die Daten bliebe, ist landauf,landabzuhören.DochtatsächlichsindRechenzentrenoftbesseraufgestelltinSachenCompliancealsdieFirmenselbst.Diemeis-tenvonihnensindnachdenhöchstenSicherheitsstandards,dieesderzeitgibt(u.a.ISO27001,PCIDSS),zertifiziert.UnddieMög-lichkeit,denUmgangmitDatenundDokumentenvertraglichzuregeln,bleibtdenUnternehmendarüberhinausunbenommen.

Warumnochselbstdrucken?

Entscheidend dabei ist, wie sich das Geschäft eines Unterneh-menskünftigentwickelt;welcheFlexibilitätbezüglichTime-to-Market notwendig ist und ob sich die Prozesse innerhalb derDokumentenverarbeitunghäufigundwesentlichändern(sieheKasten). Nur wenn man sich über diese Fragen im Klaren ist,

Outsourcing–Allesodernichts?

OutputManagement,Transpromo,Whitespace-Marketing,Multi-ChannelPublishing,Archivierung,Sicherheitsstandards

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Stefan Wagner ist Regionalmana-ger Nordeuropa bei der Compart. Compart ist ein Anbieter von Multi-Channel-Lösungen für das Dokumentenmanagement. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland ist seit mehr als zwei Jahrzehnten im Markt präsent und verfügt über Niederlassungen in Europa und Nordamerika sowie ein Partnernetzwerk in Lateinamerika. Kernstück des Lösungsportfolios ist die skalierbare und plattformunab-hängige Produktfamilie DocBridge.

kann man die richtigen Schnittstellen festlegen. Das Outsour-cingvonDruckdienstleistungendürftedabei füralleBranchendie einfachste, weil effizienteste Methode sein: Druck stehtnichtnuramEndederVerarbeitungsketteundbesitzt demzu-folgenureineSchnittstellezudenübrigenProzessen–eristim„outgesourcten“Zustandauchdeutlichbilliger.Der„economy-of-scale“-EffektkommtvorallemimhochvolumigenFarbdruckzumTragen,derdadurchauchfürUnternehmennochattrakti-verwird,diebisherentsprechendeInvestitionenscheuten.

Vollfarbiger Transpromo und White-Space-Marketing in Mas-senauflagen erführen damit endlich den dringend benötigtenSchub.Nebenbeibemerkt:EtlicheBankenundVersichererauchim eher konservativen Mitteleuropa sind bereits dazu überge-gangen,FarbdruckgenauausdengenanntenGründenauszula-gern.InDeutschland,derSchweizundÖsterreichbeispielsweisehaben fast alle Genossenschafts- und Raiffeisenbanken ihrenTransaktionsdruckanExterneundverbandseigeneDienstleistervergeben.FrüheroderspäterwirdsichderausgelagerteDrucküberall durchsetzen – zumal Papier sich ohnehin immer mehrzumPremium-Produktentwickeltundbaldnurnochanspruchs-vollenSachenwieKatalogenetc.vorbehaltenbleibt.

Archivierungauslagern?

Was aber ist mit den anderen Bereichen der Dokumentenver-arbeitung? Hier muss man von Fall zu Fall entscheiden. Stich-wortArchivierung:Sieebenfallsauszulagern,istheutekeine

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Seltenheit – und durchaus sinnvoll angesichts der steigendenAnforderungen an die Revisionssicherheit. Je höher die Zahlan unterschiedlichen, komplexen Dokumenten und je mehrRegeln, desto mehr spricht für das Outsourcing. Wer will hierschonHeerscharenvonRessourcenvorhalten,umimBedarfsfall

Praxis

–beieinerPrüfungdurchdasFinanzamtetwa–sofortallebenö-tigtenInformationenparatzuhaben?

Trotzdem wird das Thema quer durch alle Branchen sehr kon-trovers diskutiert. Befürworter sagen klipp und klar: Archivie-runggehörtindie„Cloud“,undwennsichderServerinnerhalbder EU befindet, dann gebe es auch keine Probleme mit demDatenschutz.VielegroßenDruckdienstleisterbieteninzwischenauchArchivierungan–nichtzuletztdeshalb,weilsichmitdemDruckgeschäftheutekeinegroßenMargenmehrerzielenlassen.TrotzdemistauchhiernureinezögerlicheÖffnungzuerkennen:DiemeistenUnternehmenarchivierenimmernochselbst.

LetztlichrichtetsichdieFrage,was inwelchemMaßeausgela-gert werden kann, nach den OM-Strukturen im Unternehmen.Es macht wenig Sinn, die Dokumentenerstellung auszulagern,wennmangleichzeitigeininteraktivesWebportalinEigenregiebetreibt.BesserwäreesindiesemFall,gleichallesandenExter-nen zu übergeben, also auch Portalbetrieb, Archivierung unddas Hosting der Webserver-Infrastruktur. Doch ist dieser dazuauchinderLage?

Outsourcing–nichtimmerdiebessereLösung

EntscheidendfürdasProoderContrabeimOutsourcingistderFaktor Flexibilität: Wie schnell ändert sich das Geschäft einesUnternehmens? Wie häufig wechseln die Prozesse und wie oftkommen neue hinzu? Wie schnell muss das Unternehmen aufneue Marktbedingungen reagieren und entsprechend neueAbläufekonfigurieren?AlsFaustregelgilthier:Jestandardisier-terdieProzesseund jehöherdasDokumentenvolumen,destogrößerderGewinndurchOutsourcing.Werbeispielsweiseregel-mäßig Massenmailings in hoher Auflage verschickt, ist sichergutberaten,wenneraufeinenExternenzurückgreift.Diegro-ßenDienstleister sindspezialisiertaufdieVerarbeitunggroßerDatenmengen und können diese Dienstleistungen auf GrundderMasseauchkostengünstiganbieten.DieWahldespassen-denProvidersstehterstanzweiterStelle(sieheKasten).

Comparting am 14. und 15. November 2013

DasComparting,dasalljährlicheinternationaleForumfürDokumenten-undOutput-Management,findetheuerzumneuntenMalstatt:InderKongresshalleBöblingenbeiStuttgarttreffensichwiederSpezialistenundAnwender,umüberdieRollederDokumentenverarbeitungalszent-raleDrehscheibederKundenkommunikationzudiskutieren.DiesesJahrimFokus:dieVerknüpfungvonEnterpriseContentManagement(ECM)mitderhochvolumigenDokumentenproduktion(AutomatedDocumentFac-tory2.0-ADF).CompartwirdindiesemZusammenhangDocBridge®Domtracvorstellen,dieersteMulti-ChannelDocumentManagementLösungweltweit,diebeide„Wel-ten“ineinSystemzusammenführt.DasComparting2013rücktTrendsundChancenderKundenkommunikationindenMittelpunktundzeigtanpraxisnahenBeispielen,wiedieDokumentenverarbeitungzumBusinessDriverfürdasgesamteUnternehmenwird.WieindenVorjahrenwerdenalleVorträgesimultaninsEnglischebzw.insDeutscheübersetzt.

MehrInfossowieAnmeldungunterwww.compart.com/comparting.

Kriterien für die Auswahl des richtigen Dienstleisters

WerseineDokumentenverarbeitung–komplettoderteil-weise–auslagernmöchte,solltezunächstseineStrukturenimOutputManagementgenauanalysierenundfolgendeFragenklären:n WelchesDokumentenaufkommenhatdasUnternehmen?n WelchephysikalischenundelektronischenKommunikati-

onskanälewerdenwoundmitwelcherIntensitätgenutzt?WelcheMedienkommenmöglicherweisedemnächsthinzu?

n WieschnellundwiestarkändertsichdasBusinessderFirmaundwiestarkistdieDokumentenverarbeitungdavonbetroffen?

n WieoftkommeninwelcherZeitneueProzessehinzuundmüssenentsprechendkonfiguriertwerden?

n WelcheTrendsimOutput-ManagementspielenfürmeinGeschäfteineRolle?

ErstdanachstehtdieSuchenachdempassendenDienstleisteran.DieentscheidendeFragedabeiist:WiestandardisiertistdasGeschäft,wieoftändernsichdieAbläufe,wieraschmussdasUnternehmenaufneueMarktbedingungenreagieren?

Grundsätzlichgilt:JehöherdieFlexibilität,destokleinerderDienstleister.DennimGegensatzzudenGroßenkönnendieKleinenneueProzesseinderDokumentenverarbeitungschnelleretablieren,beispielsweisedaskurzfristigeSwitchenaufeinenalternativenAusgabekanalfüreinigewenigeDoku-mente.AuchwergenerellkeingroßesDokumentenaufkom-menhatundmöglichstvieleProzesseauslagernwill,istbeieinemkleineren,dafüraberbreiteraufgestelltenDienstleister,besseraufgehoben.SinddieProzessedagegensehrstandardisiertundunter-liegenkaumVeränderungen,kommendieGroßeninsSpiel–vorallemdann,wennesum„Masse“geht,beispielsweiseimhochvolumigenfarbigenTransaktionsdruck(Rechnungen,Lohn-/Gehalts-/Verbrauchsabrechnungen,Kontoständeetc.).AufGrundIhrerSpezialisierungundihrersehrgutentech-nischenAusstattungkönnendiesegroßeVoluminabessermanagenunddieDienstleistunggünstigeranbieten,wasvorallemfürdenFarbdruckgilt(„EconomyofScale“).

PrinzipiellsolltederDienstleisteraufAugenhöhemitdemUnternehmenkommunizierenundeinehöchstmöglicheDatensicherheit–möglichstnachnationalenundinternatio-nalenRichtlinienzertifiziert–bieten.

Andererseits:DiegesamteVersandlogistikauszulagern,istnichtimmersinnvoll–jenachdem,wieengdasOutputManagementmit der IT verknüpft ist. Konkret: Wer viele OM-KomponentenbereitsüberServiceschnittstelleninseine„IT-Landschaft“ inte-grierthat,istmöglicherweiseschonreiffüreinkomplettesOut-sourcing.ZumindestscheintersichüberseineKernkompetenz,überseinenWettbewerbsvorteilgenauimKlarenzusein.SchnellmalaufeinenalternativenAusgabekanalzuwechseln,weilderKundeplötzlichseinemonatlichenAbrechnungenelektronischverschickenmöchte, istbeieinemExternen,deraufhochvolu-migenTransaktionsdruckspezialisiert ist, sicherschwierigeralsinEigenregie.

Zudem:HeuteistdieDokumentenerstellungauchkeinnerven-aufreibender und teurer Bereich wie einst. Die marktgängigenSoftwarelösungen für Formatierung und Konvertierung sindinzwischensehrintuitivundleichtzubedienen–undwesentlichgünstigerzuhabenalsnochvoreinpaarJahren.

Wieauchimmer:OutsourcingimOM-UmfeldisteinkomplexesThema,daseinersorgfältigenAnalysederbestehendenStruktu-renbedarf.DabeisolltemansichvonspezialisiertenBeratungs-unternehmenunterstützenlassen.AnbieterwiedieinternationaltätigeCompartsindbekanntdafür,dasssieganzheitlichagierenunddiegesamteDokumentenverarbeitungimBlickhaben. n

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Praxis

Rund 10 Millionen Dokumente mit 25 Millionen Seiten gehenjährlichbeiderSiemens-Betriebskrankenkasse(SBK)ein–über-wiegend als Papier, zunehmend aber auch elektronisch perE-Mail: Abrechnungen für ärztliche Behandlungen, Kuren undReha, Arbeitsunfähigkeitsnachweise, Fragebögen zum Versi-chertenstatus etc. Diese Unterlagen schnell und effizient zuerfassen, zu indizieren, den richtigen Dokumentenkategorienzuzuordnen und an die zuständige Fachabteilung zur Bearbei-tung weiterzuleiten, war in der Vergangenheit eine mühseligeundteureAngelegenheit.

Alle Belege mussten durch die Sachbearbeiter manuell regis-triert, klassifiziert und gegebenenfalls ergänzt werden, fallsAngaben fehlten oder nicht korrekt waren. Die eingesetzteScanner-LösungdientenurderInformationderKundenberateranden115SBK-Standorten,dasseinVorgangregistriertwurdeundinBearbeitungist.DiePotenziale,dieeinScanningmitauto-matischer,elektronischerÜbergabeandiezuständigeSachbear-beitungnormalerweisebietet,wurdennuransatzweisegenutzt.

AutomatisierteErfassungdesPosteingangs

Zielwaresdeshalb,einprofessionellesInput-Management-Sys-temzuetablieren,welchesdenPosteingangdigitalisiert,auto-matisiert und einen zentralen Dokumentenzugriff mit AnzeigedesaktuellenBearbeitungsstatusermöglicht.DamitsolltendieSachbearbeiter von administrativen Erfassungstätigkeiten ent-lastet, die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Kunden erhöhtunddieEinhaltungderrechtlichenVorgabenzurLangzeitarchi-vierunggarantiertwerden.

Eingehenduntersucht:OperationDigitalisierung

InputManagement,Posteingangsbearbeitung,Scanning,Datenkorrektur,Automatisierungsquote

www.inovoolution.com

Thomas Schneider, Geschäfts-führer, InovoOlution GmbH. InovoOlution bietet leistungsfähige, plattformunabhängige state-of-the-art-Lösungen und Dienstleistungen für die Optimierung und Automa-tisierung der Posteingangsverar-beitung. Das Portfolio bedient alle gängigen Eingangskanäle (Brief, Fax, E-Mail, E-Postbrief, De-Mail, etc.) und vereint Technologien führender Softwarehersteller sowie die eigenen Produkte der NOVO Produktfamilie in sich.

InengerZusammenarbeitmitInovoOlutionanalysiertedieSBKdiebestehendenProzesseundentwickelteeinKonzeptfürdieAutomatisierung der Posteingangsverarbeitung. Technolo-gisches Kernstück ist die Software-Lösung NOVO Mail. HeutewerdenalleeingehendenBelegegescannt,automatischandasneueSystemübergeben,welchesdieseklassifiziertundandienachgelagerte Sachbearbeitung elektronisch weiterleitet. DergesamteProzessvomScannenbiszumExportindasZielsystemdauertnichtlängeralszweiMinuten.

Scanning und Datenkorrektur – beispielsweise bei falschenAdressen oder fehlenden Stammdaten – erfolgen durch einenexternen Dienstleister. Nur wenn das System ein Schriftstücknicht eindeutig einer Kategorie zuordnen kann, müssen dieSachbearbeiter manuell eingreifen. Insgesamt liegt die Auto-matisierungsquotebisherbei70Prozent–einsehrguterWertangesichts von 500 Dokumententypen. In den nächsten zweiJahrensoll die gesamte Tagespost, auch die digitale, auf dieseWeiseverarbeitetwerden,dieErweiterungaufdenEingangska-nalE-Mailläuft.

BeispielAbrechnungsmanagement

Die Vorteile des neuen Systems zeigen sich vor allem in denBereichen Abrechnungsmanagement, Arbeitsunfähigkeitsbe-scheinigungen und Familienbestandspflege. Unter den 80 ver-schiedenen Dokumenttypen sind Abrechnungen für Kur- undKrankenhausaufenthalte, Rehabilitationsmaßnahmen, Ultra-schall-Screening,umnureinigezunennen.DieDokumentewer-denzunächsteinseitiginFarbegescanntundanschließendvomSystem klassifiziert und an die Sachbearbeitung übergeben.

DazuliestdieSoftwaredieDatenausundordnetsiederentspre-chendenVersicherungsnummerzu.JederberechtigteMitarbei-ter kann den Vorgang elektronisch abrufen und den aktuellenBearbeitungsstatuseinsehen–nichtnurdieMitarbeiterdeszen-tralenAbrechnungsmanagementsinLeipzig,sondernauchdieBeratervorOrt.

AuchAU-BescheinigungenwerdenzunächstalsVerarbeitungs-stapelmit je200bis400Blätternfarbiggescanntundelektro-nisch an das System übergeben. Anhand der Ergebnisse derautomatischenErkennungbzw.dermanuellenVerifizierungsor-tiertdieSoftwaredieDokumenteundexportiertsieinStapelnzu je 25 Belegen. Anschließend erfolgt die Nachbearbeitungdurch den Sachbearbeiter, gleichzeitig wird das Dokument inderelektronischenAktedesKassenmitgliedsgespeichert.

Fazit

Insgesamt profitiert die SBK bei der Digitalisierung des Post-eingangs in mehrfacher Hinsicht– neben einer Entlastung derFachabteilungen von administrativen Tätigkeiten: einheitli-che Eingangsverarbeitung für Papier, Fax und E-Mail und eineschnellere Bearbeitung sind wesentliche Vorteile. Zudem sindalleDokumenteelektronischverfügbar–inFarbeundmitaktu-ellem Bearbeitungsstatus, was eine deutlich verbesserte Aus-kunftsfähigkeitderMitarbeiterzurFolgehat. n

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Der Wunsch Dokumente in digitaler Form vorzuhalten, um sieflexibelundgleichzeitiganmehrerenOrtenunddamitmehrerenPersonenzurVerfügungzustellen, istmehrundmehrindeut-schen Unternehmen angekommen. Doch gibt es gerade hierviele Unsicherheiten. Die Frage, ob elektronisch erfasste, alsogescannteDokumenteimAnschlussvernichtetwerdendürfen,sehenvieleUnternehmenalsbisheutenichtklarundeindeutigbeantwortet an. Anbieter von Dokumentenmanagement-Sys-temenwerbenoftmalsmit leerenLagerhallenundBürosohneAktenschränke–dochentsprichtdiesdenreellenMöglichkeiteneinesUnternehmens,dasrechts-undrevisionssicherarchivierenmöchte?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)in Bonn, hat sich diesen Fragen angenommen und eine Richt-linie zum ersetzenden Scannen (RESISCAN) herausgegeben.RESISCANmöchteeindeutigeEmpfehlungen aussprechen,wiepapiereneDokumentedigitalerfasst,aufbewahrtundanschlie-ßendvernichtetwerdenkönnen–unterEinhaltunggesetzlicherVorgabenoderweitererAufbewahrungs-undDokumentations-pflichten.

SobietetRESISCANdemLesereinegutstrukturierteÜbersichtan Fragestellungen und Maßnahmen, um die Rechtssicherheitbeim ersetzenden Scannen zu erhöhen. Besonderer Wert wirdaufdieTatsachegelegt,dassdieZuverlässigkeitjedesScanpro-zessesinhohemMaßvomAnwenderabhängt.EinSchwerpunkt,derinsbesonderebeiderBewertungvonaufHard-undSoftwareangewiesenen Prozessen oft vernachlässigt wird. UnabhängigvonabsichtlicherManipulationdürfendaherdieenormeBedeu-tungderrichtigenSchulung,EinbeziehungundInformationdereigentlichenAnwendernichtunterschätztwerden.

Dokumenterechtssicherscannen–undvernichten?

RESISCAN,Dokumentenmanagement,Schutzbedarfsanalyse,Verfahrensdokumentation,Rechtssicherheit,Zertifizierung

Trend

www.drivve.de

Pia Heine, Leiterin Marketing Drivve. Das Unternehmen ist Her-steller vielfach ausgezeichneter Softwarelösungen zur Optimierung dokumentgebundener Unternehmen-sprozesse. Durch die Optimierung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erfassung und Verarbeitung, über Dokumenten- und Workflow Management sowie Nutzung der Informationen in einer Wissensplattform, bis hin zum Druck und Output Management, bietet Driv-ve einen deutlichen Mehrwert für Ihr Unternehmen.

SicherheitdurchvorbereitendeAnalyseundVerfahrensdokumentation

Dieser Gedanke wird folgerichtig weitergeführt, indem dieRichtlinie vorbereitende Überlegungen für den eigentlichenScanprozessanspricht,bevorsiesichausführlichdemmodula-ren Maßnahmenkatalog für das ersetzende Scannen widmet.Hierzu gehört eine Strukturanalyse der am Scanprozess betei-ligtenObjekte(IT-Infrastruktur,Hard-undSoftware,DokumenteundweitereDatenträger).EsfolgtdieAnalysedesSchutzbedarfsalsGrundlagefüralleweiterenMaßnahmen.Dabeiwerdendiedigital zu ersetzenden Dokumente zuerst nach vorgegebenenKategorien (Integrität, Authentizität, Verfügbarkeit, Lesbarkeit,Vertraulichkeit,Löschbarkeitu.a.)bewertetundihrSchutzbedarfals „normal“, „hoch“ oder „sehr hoch“ eingestuft. Im Anschlusswerden bestehende Bedrohungen für ein Dokument ermitteltundunterUmständeneineRisikoanalysevorgenommen.

AufgrunddieserAnalysensollesdemAnwendermöglichsein,notwendige Maßnahmen festzulegen, um die Sicherheit desScanprozesseszuerhöhen.Dabeiwirdausdrücklichdaraufver-wiesen,dassdieVerantwortungfürdiesevorbereitendeAnalysejedemAnwenderselberobliegtundausschließlicheinesorgfäl-tige Durchführung selbiger die Integrität der folgenden Maß-nahmen garantiert. Dieser Hinweis ist insbesondere für jedesUnternehmen,dasdasersetzendeScannenoderdieweiterfüh-rende Vorhaltung der digitalen Daten in einem Dokumenten-management-Systemplantoderbereitsdurchführt,vonbeson-derer Bedeutung. Stets wird hierbei gesteigerter Wert auf dieSicherheitderimUnternehmenvorhandenenDatenundInfor-mationengelegt.SowohlbezüglichdesScanprozessesalsauch

in nachgelagerten Schritten, hängt die Sicherheit eines jedenProzesses jedoch stets von der sorgfältigen und verantwor-tungsvollen Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle durchallebeteiligtenParteienundPersonenab.

SosindeinedetaillierteSchutzbedarfsanalysefürzuerfassendeDokumente und eine korrekte Durchführung des Scanprozes-ses ebenso unerlässlich, wie eine Verfahrensdokumentationund die ordnungsgemäße Nutzung eines Dokumentenmana-gement-Systems. Die digitale Erfassung und Verwaltung vonDokumenteniststetsnichtnureineAngelegenheittechnischerKomponenten. Soft- und Hardware können Prozesse erleich-tern,unterstützenundteilweisestandardisieren–Rechtssicher-heit, Revisionssicherheit, Integrität und Nachhaltigkeit hängenjedoch vom verantwortungsvollen Umgang mit Dokumenten,ProzessensowieSystemenunddamitmitdemVermögenswertInformationimUnternehmenab.

Basis-undAufbaumodulefürdenScanprozess

Im weiteren Verlauf stellt die Richtlinie nun dediziert Anforde-rungen an das ersetzende Scannen. RESISCAN unterteilt sichdabeiineinBasismodul,umeingrundlegendesMaßanSicher-heitimScanprozesszuerreichen,undAufbaumodulefürDoku-mentemiterhöhtemSchutzbedarf.

Das Basismodul setzt als grundlegende Anforderungen diebereitsausführlichbehandelteSchutzbedarfsanalysesowieeineVerfahrensdokumentation voraus. Es folgen organisatorischeMaßnahmen (Festlegung von Verantwortlichkeiten, Frei-

Bild:Basis-undAufbaumodulefürdasScannen(Quelle:BSITechnischeRichtlinie03138,BundesamtfürSicherheit

inderInformationstechnik,Bonn2013)

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gabeverfahren für Soft- und Hardware, Anforderungen für dasOutsourcing des Scanprozesses u.a.), personelle Maßnahmen(SensibilisierungderMitarbeiterfürInformationssicherheit,Ver-pflichtung der Mitarbeiter zur Einhaltung rechtlicher Rahmen-bedingungen, verschiedene Schulungen u.a.) und technischeMaßnahmen (Sicherheitsvorkehrungen bezüglich Hard- undSoftwaresowiedergenutztenIT-Infrastruktur).DietechnischenMaßnahmen schließen dabei mit der Speicherung der digitalabgebildetenDokumenteundzugehörigerMetadatenaufent-sprechendenSpeichermedienundmittelsgeeigneterVerfahrenundKonfigurationenab.

Hierauf aufbauend empfiehlt das RESISCAN Basismodul Maß-nahmen zur Dokumentenvorbereitung, beim Scannen, bei derNachverarbeitung und zur Integritätssicherung. So werden fürdie sorgfältige Vorbereitung der Papierdokumente KriterienwiedievorsichtigeBrieföffnung,Posteingangsstempelundeineentsprechende Vorsortierung aufgeführt. Weiterhin sei sicher-zustellen, dass angewandte Verfahren und Geräte die Doku-mente nicht beschädigen und der inhaltliche Zusammenhangder Dokumente, beispielsweise durch Heftklammern oder Kle-bezettelerkennbar,erfasstundindenScanprozesseingebrachtwird.SchließlichmüssenlautRichtliniediekorrekteReihenfolge,OrientierungundTrennungunabhängigerDokumentegewähr-leistet werden. Es folgt ein ausführlicher Maßnahmenkatalog,dersichandenallgemeingültigenVorgabenfürdieordentlicheArchivierungvonDokumentenorientiertundumspezielleHer-ausforderungendurchdieDigitalisierungdesProzessesergänztwurde.

Den Abschluss der Richtlinie bilden die Aufbaumodule mitzusätzlichenSicherheitsmerkmalen,diesichaufDokumentemithohem oder sehr hohem Schutzbedarf hinsichtlich Verfügbar-keit (redundante Datenhaltung und erweiterte Qualitätssiche-rungeingesetzterSoft-undHardwareu.a.),Integrität(Verschlüs-selung von Informationen, 4-Augen-Prinzip und elektronischeSignaturu.a.)oderVertraulichkeit(VerhinderungungesicherterNetzzugänge und besondere Kennzeichnung des Dokumentsu.a.) eines Dokuments beziehen. Wie zuvor beim BasismodulnenntdieRichtlinieauchhierzuerstgenerelleMaßnahmen,wel-

che als zwingende Voraussetzung für die Integrität der darauffolgendenspeziellenMaßnahmendargestelltwerden.

UmfassendeRichtliniefürScanprozesse

RESISCAN soll als Handlungsleitfaden für Unternehmen ver-schiedensterBranchenverstandenwerden,umScanprozessezuprüfen, rechtssicher zu gestalten und sogar eine Zertifizierungüber das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik(BSI)zuermöglichen.Anzumerkenistdabei,dasssichdieRicht-linieausschließlichaufdasScannenvonDokumenten–vonderVorbereitungderDokumenteüberdiedigitaleErfassungbiszurIntegritätssicherung – konzentriert. Nachgelagerte Schritte imDokumentenmanagement werden ausdrücklich nicht behan-delt.SolltesicheinUnternehmenfürdasersetzendeScannenimZusammenhang mit der Einführung eines Dokumentenmana-gement-Systems oder einer ähnlichen Lösung interessieren, sobleibenvieleFragenunbeantwortet.

ZudembietendiegenanntenMaßnahmenauchbeivollständi-ger Beachtung aller Anforderungen keine umfassende Sicher-heitfürdasersetzendeScannen.WieinderRichtlinieangedeu-tet, wird die Rechtssicherheit von vielen Faktoren beeinflusstundsetzteineintensiveAuseinandersetzungmitdengeltendenrechtlichenBestimmungen,einekorrekteSchutzbedarfsanalyseunddeneinwandfreienAblaufdesScanprozessesvoraus.DaheristaucheineZertifizierungnachRESISCANkeinesfallsmiteinerGarantiefürRechtssicherheitimScanprozessgleichzusetzen.

Insgesamt gibt die Richtlinie dem Leser aber eine detaillierte,verständliche Liste an Maßnahmen an die Hand, um sichereScanprozesse zu etablieren oder zu optimieren. Insbesonderewird auch der wichtige Faktor Mensch in diese Maßnahmenhinsichtlich Sensibilisierung, Schulung und Organisation ein-bezogenundsoergibtsicheinganzheitlichesBildderfachlichkompetentenundumsichtigenBeurteilungeinesbedeutendenUnternehmensprozessesaufdemWegzurstetslatentpräsentenVisiondes„papierlosen“Büros. n

Trend

Harry Weik, Leiter Vertrieb und Marketing bei der GRAU DATA AG. GRAU DATA ist Spezialist für Fileshare- und Archivierungstechno-logien und bietet eine komplette Software-Produktfamilie, die eine flexible und hoch skalierbare Archivierung und den Austausch von Unternehmensdaten ermöglicht. GRAU DATA mit Sitz in Schwäbisch Gmünd ist direkt oder mit Partnern in allen wichtigen europäischen Ländern sowie in den USA vertreten.

www.graudata.com

Unternehmen sind zunehmend mit der Tatsache konfrontiert,dass Daten zwischen Mitarbeitern, externen Dienstleisternoder produzierenden Unternehmen ausgetauscht werdenmüssen.Selbstverständlichsolldiesmöglichsteinfachgesche-hen.WährendderletztenJahrewurdeausderNoteineTugendundsehrvieleUnternehmenlassenihrenMitarbeiternbewusstoderunbewusstfreieHand.ZumEinsatzkommenimmermehröffentliche Systeme, bei denen sich jedermann anmelden undmitbeliebigvielenPersonengroßeDatenmengenaustauschenkann.

Im Prinzip funktionieren diese Systeme gut, doch aus Unter-nehmenssicht besteht keinerlei Kontrolle darüber, wer welcheDatenerhält,welcheArtvonDatenweitergegebenwerdenundvorallem,obdieVertraulichkeitderDatengewährleistetist.ImschlimmstenFallwerdenüberdieseKanälesogarDatenversen-det, die strengen Compliance- beziehungsweise rechtlichenRichtlinien unterliegen oder Firmengeheimnisse beinhalten.TragbaristdieserZustandaufkeinenFallundimErnstfallkanneinUnternehmengesetzlichbelangtwerden.

ÖffentlichesFileSharing–mitunkontrollierbarenFolgen

File-Sharing-AnbieterhabenindenletztenJahrenSystemeaufden Markt gebracht, die sich insbesondere für private Zweckegut eignen, um größere Datenmengen zu übermitteln odereinen ganzen Pool an Daten mittel- oder langfristig zur Verfü-gung zu stellen. Fast jeder große Internet-Provider und auchdie großen Hersteller für Betriebssysteme bieten solche File-Sharing-Systeme an. Angetrieben durch die einfache und

Schluss!MitöffentlichemFileSharing.

Berechtigungssysteme,SSL-Verschlüsselung,Datensicherheit,Compliance-Richtlinien

Security/Datensicherheit

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zuverlässige Handhabung werden diese Lösungen sowohl fürdie private als auch semigeschäftliche Nutzung enorm schnellausgebaut.

Dabei ergeben sich drei grundsätzliche Probleme für diegeschäftliche Nutzung: erstens ist nicht sichergestellt, wiegeschützt die Daten auf den Servern der Provider tatsächlichsind.Wie leichtkönnendieseServerundKontengehacktwer-denundwie leicht isteinDatendiebstahl möglich.Fürdiepri-vateNutzung,beispielsweisefürUrlaubsfotos, istdaskeingro-ßes Problem, aber wie verhält es ich mit Unternehmensdaten?Was sind die Konsequenzen, wenn beispielsweise Finanzdateneines Unternehmens, Vertriebsstrategien oder Preisgestaltun-gen gestohlen werden? Wie hoch ist der Verlust wenn es sichumvertraulicheKonstruktionsdatenhandelt?DieSzenariensindvielfältigundkeinesdavonistfüreinverantwortlichagierendesUnternehmenakzeptabel.

Das zweite und mindestens ebenso schwerwiegende ProblemistderOrt,andemdieDatengespeichertundvorgehaltenwer-den.BeiöffentlichenFile-Sharing-LösungenkannniemandmitBestimmtheitsagen,wogenaudieDateneinesUnternehmensim Netz gespeichert sind. Die Betreiber dieser öffentlichenNetze müssen aufgrund des rasanten Wachstums schnell undwirtschaftlichhandelnundbauen ihreKapazitätenglobaldortaus, wo es technisch und wirtschaftlich am lukrativsten ist. Sokönnen beispielsweise vertrauliche Konstruktionsdaten, dieein Mitarbeiter in München einem anderen Kollegen in Ham-burgzukommen lassenwill, imkonkurrierendenFernenOstengespeichertsein.EsgibtvermutlichnurwenigeUnternehmen,die diesen Umstand als nicht besorgniserregend bezeichnenwürden.

DasdritteundvielleichtschwerwiegendsteProblemistdieKon-trolledarüber,welcherMitarbeiterwelcheDatenanwenweiter-gibt.BeiöffentlichenFile-Sharing-LösungenhatkeinUnterneh-menauchnuransatzweiseKontrolleüberdenDatenaustauschund auch nicht darüber, ob mit den aktuellsten DokumentenundInformationengearbeitetwird.

FileSharingnachdemPrinzip„YourData.YourControl“

Daten, die einem Unternehmen gehören, müssen auch vomUnternehmen ohne Einschränkung kontrolliert werden. EinUnternehmenmusswissen,welcheDatenanwengegebenwer-den und wo diese Daten gespeichert sind. Allein Compliance-Richtlinienforderndieseindeutig,ganzabgesehenvonspezifi-

schenGesetzenfürFinanzenodergarPersonendaten.WiekannalsoderWildwuchsangenutztenöffentlichenFile-Sharing-Sys-temenwiederunterKontrollegebrachtundderDatenflusskon-trolliertwerden?

Der deutsche Archivierungs-Experte GRAU DATA hat speziellfürdieseProblematikeineLösungentwickelt.EntstandenistsieaufgrundvonAnforderungenvonKunden,dienichtnuranderDatenarchivierunginteressiertsind,sondernauchnachFile-Sha-ring-Lösungenaktivfragten.GRAUDataSpace2.0isteinesichereInhouse-File-Sharing-PlattformfürUnternehmen,umDatenfürbiszu100.000MitarbeiterundGeschäftspartnerinderCloudzurVerfügungzustellenundgesetzeskonformauszutauschen.

Die Lösung wird entweder im Unternehmen auf der eigenenIT-Infrastruktur installiert oder bei einem vertrauenswürdigenService Provider betrieben. Das System ist geschlossen underlaubtUnternehmendievölligeKontrolleüberdenDatenaus-tauschinternundmitDritten.DabeiistdieAnwendungfürdenNutzer ebenso einfachund durchdiverse Features sogar nochkomfortableralsbeiöffentlichenSystemen.Zudemistesplatt-formunabhängig und kann auf allen Windows- und Linux-Ser-ver-Betriebssystemen betrieben werden. Selbstverständlich istdiePlattformauchfürkomplexereInfrastrukturenundService-Provider geeignet, die beispielsweise auf virtuellen SystemenwieVMWare,HyperVoderXENaufsetzen.

SicherheitdurchBerechtigungssysteme,ZeitbeschränkungundVerschlüsselung

Der Administrator hat umfangreiche Möglichkeiten, unter-schiedliche Pools für beliebig viele User mit unterschiedlichenBerechtigungen zur Verfügung zu stellen. Die Nutzerrechtekönnen in einem mehrstufigen Berechtigungssystem und Hie-rarchiekonzept (Dataspace, Dataroom, Folder) verwaltet wer-den. Dazu gehören beispielsweise die Zugriffsrechte einzelnerAnwender auf unterschiedliche Datenpools, die Upload- undDownload-Rechte, eine automatische Zeitbeschränkung unddie Vergabe von benutzerspezifischen Speicherkapazitäten.ZudemsindGruppenrechtefürNutzergruppenmöglich.Sowohleinzelne Nutzer als auch Gruppen und Files lassen sich miteinemVerfallsdatumversehen,umeineautomatischeDeaktivie-rungvonAccountsoderdasautomatischeLöschenvonDaten,beispielsweisebeitemporärenProjekten,zuermöglichen.GRAUDataSpace2.0verfügtauchübereineautomatischeBenachrich-tigungsfunktion, die anderen Nutzern neue oder aktualisierteDateienmeldet.DiesvermindertdenKommunikationsaufwandüberMail.


AuchinderBenutzeroberflächesindkeineGrenzengesetzt.Allestationären und mobilen Geräte (Android, BlackBerry 10, iOS,Windows Phone), die HTML 5 unterstützen, können das File-Sharing-SystemalsClientnutzen.DergesamteDatenverkehristzujederZeitSSL-verschlüsseltunddamitsichergegenfremdesAusspähen. Neben dem Datei-Upload und -Download hat derAnwenderunterschiedlicheMöglichkeitenfürdieNutzungdesihm zugewiesenen Speicherpools. Er kann die Daten suchenodernachDatum,Typ,GrößeundNamensortieren.Zudemisteine Kommentarfunktion für Dateien integriert, welche bei-spielsweise eine Versionierung oder eine zusätzliche BotschaftfürandereNutzererlaubt.

Fazit

DerDatenaustauschzwischenMitarbeiternundDrittenhatsichwährend der letzten Jahre enorm verbreitet und in Ermange-lungvonprofessionellenSystemenwurdenöffentlicheFile-Sha-ring-Lösungengenutzt.MitLösungenwieDataSpace2.0habenUnternehmen jetzt die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern undDritteneinenleichtenundunkompliziertenDatenaustauschzugewährenunddabeidiekompletteundCompliance-konformeKontrollebeizubehalten. n

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www.rma-ev.org

Unternehmen mangelt an ausgereiften Strategien im UmgangmitSocialMediaunddemEinsatzneuerKommunikations-undInteraktionsmöglichkeiten–daswareinederBotschaftender8.Jahreskonferenz der Risk Management Association e. V. (RMA)inFrankfurt.DabeizeigteinBlickaufdasSocial-Media-Umfelddie Chancen, aber auch Risiken, die mit den Kommunikations-kanälen und deren Verknüpfung für Unternehmen entstehenkönnen.

EinsatzvonSocialMediaoptimalvorbereiten

WichtigistnachdenWortenvonThomasPlünnecke,Communi-cationManagerbeimInternet-ProviderUnitedInternetAG,dierichtige Wahl der Social-Media-Plattform und deren Verknüp-fungmitdemUnternehmen.Plünnecke:„NichtallePlattformensindgleichgeeignet.UndumMisserfolgezuvermeiden,mussderEinsatzvonSocialMediaoptimalvorbereitetwerden.“Werdarüber hinaus seine Web-Basics nicht im Griff habe, für denergebe Facebook, Twitter & Co. keinen Sinn. Im Klartext: UmRisikenimUmgangmitSocialMediazuminimieren,brauchtesProfis,diesichmitdemThemaauskennen.WerdieseGrundre-gelnimUmgangmitsozialenMedienmissachtet,riskiertnebenfinanziellen Gefahren vor allem Reputationsschäden für dasUnternehmen.

VondahergehöredasThemaSocialMedia,soThomasPlünne-cke, indieGesamtstrategiederFirmaeingebunden.ZumalmitSocial-Media-AktivitäteneinEinflussaufdiekompletteOrgani-sationeinhergehe–vomMarketingüberdieVertriebsabteilungbiszumHR-Umfeld.AndieserStelleistdasManagementgefor-dert,umdasThemaSocialMedia indenUnternehmengezieltzuetablieren.

VonderReputationunddemDenkeninAktenordnern

Risikomanagement,Informationssicherheit,SocialMedia,Datendiebstahl,Cyberattacken,

Jan Offerhaus ist Mitglied des Vorstands der Risk Management Association e. V. (RMA), der unabhängigen Interessenvertretung zum Thema Risikomanagement im deutschsprachigen Raum. Die Jahreskonferenz der Risk Manage-ment Association e. V. (RMA) ist eine der renommiertesten und größten Fachtagungen zum Thema Risikomanagement im deutschspra-chigen Raum. Die RMA-Jahreskon-ferenz konnte in den bisher acht Auflagen rund 160 Referenten sowie mehr als 1.600 Teilnehmer zählen.


AlsBasiseinesvorausschauendenRisikomanagementsimSocial-Media-UmfelddienenklarfestgelegteRegelnfüralleMitarbeiter–sogenannteSocialMediaGuidelines.Mit ihnenlässtsichdieKommunikationinderWeltdersozialenMediendefinieren.ZudenFragen,mitdenensichFirmenindiesemKontextbeschäf-tigen müssen, zählen unter anderem folgende Überlegungen:WeristUnternehmenssprecher?SinddieSocial-Media-Aktivitä-tenorganisationsweitkoordiniert?WerdenFirmengeheimnissegewahrt?ExistierteinprofessionellesBeschwerdemanagement?Und besteht ein funktionierendes Krisenmanagement? Grund-sätzlichmüssensichalleUnternehmenüberdieKonsequenzenihresHandelnsimBereichSocialMediaimKlarensein.

Informationssicherheitumsetzen–auchbeiMitarbeitern

FirmenlenkersinddarüberhinausbeimAufbauvonmehrAwa-renessimUmgangmitsensiblenFirmendatengefragt.DasRisikoeinesinternenDatendiebstahlsoderHackerangriffsbestehtper-manent–geradeaufgrunddermangelndenErfahrungvielerFir-menimUmgangmitdenRisiken,dieinVerbindungmitITund„Cyberspace“stehen.DieStudie„Industriespionage2012–Aktu-elle Risiken für die deutsche Wirtschaft durch Cyberwar“ vonCorporateTrustnennthierzuZahlen:„DerdeutschenWirtschaftentsteht durch Industriespionage jährlich ein Gesamtschadenvonrund4,2MilliardenEuro.“DerStudiezufolgeliegtdasHaupt-risikoinderzunehmendenVerwendungmobilerGerätewieTab-letsundSmartphones.

FürClausEngler,Leadauditor fürQualitäts-undRisikomanage-mentsystemebeimTÜVSüd,steigedieVerletzlichkeitvonUnter-nehmenaufgrunddermassivenZunahmevonInternet-Aktivitä-ten, wie etwa Handel oder Online-Services. Negativ wirke sichnachEnglersEinschätzungzudemaus,dassvonCyberattackenbetroffene Unternehmen kaum die Öffentlichkeit suchten undnur wenig Erfahrungsaustausch herrsche. Die Folge ist einehoheDunkelziffervonbetroffenenFirmen.

DieTÜV-Süd-ExpertenplädierenfüreinMehranSicherheitundAwareness indenKöpfenderMitarbeiter,dennnachEinschät-

zungenvonSicherheitsexpertenstellendieeigenenMitarbeiterdurchUnachtsamkeit,aberauchdurchvorsätzlichebeziehungs-weisemutwilligeMotive,einedergrößtenGefahrenquellenbeiCyber-Eindringlingen dar. „Leider denken wir noch in Akten-ordnern“,bringtesClausEngleraufdenPunkt.Underergänzt:„InformationssicherheitisteinintegralerBestandteildesRisiko-managements.“

BehördealsVorreiterimRisikomanagement

Wiewichtigesist,RisikomanagementalseinenkontinuierlichenProzess in der eigenen Organisation zu verankern, verdeut-lichte Robert Winter, Bereichsleiter bei der Bundesagentur fürArbeit (BA).DieBehördesetztbereits seit fastzehnJahrenaufdasThemaRisikomanagement.Angefangenbeimgeschäftspo-litischen Risikomanagement, das seit 2004 bei der BA besteht,existiertdarüberhinausseit2008einFinanzrisikomanagement.Damit nimmt die BA eine Vorreiterrolle im öffentlichen Sektorein. Diesem Engagement wurde vom Bundesrechnungshof ineiner Prüfmitteilung Vorbildcharakter attestiert. Das interneZiel der BA sei es, die Risikokategorien um eine RisikokatalogzuerweiternundeinestärkereVerknüpfungdesRisikomanage-mentsmitdemControllingzuerzielen.HierbeistehtdieBAimengenAustauschmitdemArbeitskreis„RisikomanagementundControlling“derRMA.UnddaraufkommtesderRMAalsImpuls-geberzumThemaRisikomanagementimWesentlichenan:denWissenstransferimRisikomanagementzufördernunddenFach-dialogzwischenOrganisationen jederGröße inallenBranchenauszubauen.

EinHauptaugenmerkderRMA-Jahreskonferenzlagdaher–wiein den vergangenen Jahren – auf der Darstellung von unter-schiedlichen Risikomanagementansätzen in den jeweiligenOrganisationenmiteinemstarkenLinkzuBest-Practice,geradefürdenMittelstand.„AlsInteressenvertretungmöchtenwirallenTeilnehmernzeigen,wieesandereUnternehmenmitdemRisi-komanagementhaltenunddasThemaausdergrauenTheorieindiePraxisweltheben“,soProf.Dr.RolandFranzErben,Vorstands-vorsitzenderderRMA. n

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Technologie

Speichertechnologie,Nano-Dokumentenspeicher,Langzeitstabilität,Rechtskonformität

Schongehört?NeueAspektefürdieLangzeitarchivierung

www.dr-weiss.com

Dipl.-Kfm. Dr. Dietmar Weiß (DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung) unterstützt Unternehmen bei der Erstellung von Fachkonzepten, Pro-zessoptimierung, Einführung und der Auswahl von Dokumentenma-nagement- und Archivsystemen. Er hat Eingangsrechnungsbearbeitungs-systeme bereits in 15 europäischen Ländern eingeführt und für Instal-lationen entsprechende Verfahrens-beschreibungen erstellt. Ein weiteres Spezialgebiet ist die Planung und Durchführung der Migration von Archivsystemen.

SprichtmanvonelektronischerLangzeitarchivierung,verbindendas viele Gesprächspartner mit Aufbewahrungsfristen von überzehnJahren.MeistwerdenZeiträumevon20oder30JahreninsAugegefasst,diegängigenAufbewahrungsfristenausdemkauf-männischenodertechnischenBereich.

Die Langzeitarchivierung – auch die elektronische – geht aberweitüberdieseangedachtenZeiträumehinaus,vergleichtmansie mit der analogen Aufbewahrung von Büchern, UrkundenoderauchProduktdokumentations-oderRentenunterlagen,die50,60oderüber100Jahreaufzubewahrensind.BeiderLang-zeitarchivierung handelt sich also um Aufbewahrungszeiten,dieüberdieoftdiskutiertensteuerlichenAufbewahrungsfristendeutlichhinausgehen.

DatenmengenfürdieArchivierungsteigenkontinuierlich

Die digitale Ablage der Unterlagen in elektronische Archivie-rungssystemehatindiesemZusammenhangunbestrittenvieleVorteile,z.B.:n SehrkurzeZugriffszeitenvonwenigenSekundenverbunden

mitsofortigerAnzeigedergefundenenDokumenten SammlungderDokumenteinAktenodern beifallbezogenerAblageinkontextbezogenenFällen

Der Anteil der langfristig zu archivierenden Dokumente steigtdabei kontinuierlich, da die Dokumente schon in einer frü-hen „Lebenszyklus-Phase“ abgelegt werden und digital durchein Dokumentenmanagement-System vorgehalten werden.Bedingt durch elektronischen Datenaustausch während der

Dokumentennutzungsphase wie auch durch die frühe Ablagein den verbreiteten ECM-Systemen liegen immer mehr Doku-menteinoriginärerundauchinPräsentationsform(zumeistalsPDF)vor.EineexpliziteArchivierungsphasemitAuslagerungaufandereMedien(z.B.aufMikrofilmwievorJahren)odereinselek-tives Digitalisieren relevanter Unterlagen (sogenannte Ausson-derung)entfälltsomit.

DadieseexpliziteAussonderungs-undArchivierungsphaseent-fällt,wirdtendenziellmehroderzuvielarchiviert:AlleVersionenund Entwürfe oder die begleitende Mail-Kommunikation zueinemDokumentwerdenvonder„Arbeitsablage“komplett indieLangzeitarchivierungübernommen.DerSpeicherbedarffürdieECM-bzw.Dokumentenmanagement-Systemesteigtdamitstarkundschnellan.

MigrationaufneueSpeichersystemeregelmäßigerforderlich

Die zugrundeliegenden Speichersysteme werden erfahrungs-gemäß alle sechs bis acht Jahre ausgetauscht. Dies kannzum einen aus technologischen Gründen notwendig werden:Zurückblickend ist dies der Fall beim Wechsel von WORM-Medien auf UDO-Medien und seit einigen Jahren werden dieJukebox-basierten Systeme durch festplattenbasierte Systemeersetzt, wodurch die Migrationshäufigkeit eher nicht sinkt.Zum anderen können auch vertragliche oder kaufmännischeGründefüreineMigrationsprechen,weilbeispielsweisebeifest-plattenbasierten Systemen Wartungszeiträume begrenzt undnur bedingt verlängerbar sind und Platten auch nicht beliebigersetztwerden(dürfen).

www.NanoJewellery.com

Dr. Stephan Sauter entwickelt und vertreibt Nano-Dokumentenspeicher für vielfältige Anwendungsgebiete weltweit. Unter anderem werden die Nano-Chips im Bereich der modernen Numismatik (Münzen), im Schmuck-bereich (nanoBibel) sowie immer mehr auch zur Ultralangzeit-Datensicherung verwendet. Ein weiteres Geschäftsfeld ist die Plagiat-Sicherung durch nahezu fälschungssichere Kennzeichnung mit Nano-Gravuren. Im Juni 2013 wurde Dr. Sauter mit dem Sonderpreis der Jury beim Gründerwettbewerb der Schwäbischen Zeichnung ausgezeich-net.

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DerzumigrierendeDokumentenbestandsteigtdabeivonMig-rationzuMigration,nichtnurdeswegen,weilmehrDokumentesystematisch abgelegt werden, sondern auch deswegen, weilDokumentetendenzielllängeraufbewahrtwerdenmüssenundweil eineaktive „Aussonderung“ oderAuslagerungaufandereMediennichterfolgt.Esistpraktischer,denvorhandenenDoku-mentenbestandjedesMalvollständig„umzuziehen“.

AktuelleArchivierungsmethodenmitgravierendenNachteilen

HoheDatenmengen–häufigeMigration:Prüftmandenaktuel-len„Statusquo“beiderLangzeitarchivierungundbeziehtdabeiauch das Kriterium der Zugriffshäufigkeit auf die abgelegtenDokumente ein, stellt man fest, dass auf eine sehr große Zahlan Daten gar nicht mehr oder sehr selten (weniger als einmaljährlich)zugegriffenwird.DiebetreffendenDokumentemüssenzwar aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen archiviertwerden,werdenaberfürdenlaufendenGeschäftsbetriebwedergenutztnochbenötigt.DochsindsieletztendlichderGrundfürden immensen Speicherplatzbedarf und die steigenden Spei-cher-undVorhaltekosten.

Ein anderer Nachteil der aktuellen Archivierungsmethoden istdie archivarische Betrachtung der Dokumentenaufbewahrung:Bücher,historischeDokumenteundandereaufbewahrungswür-

Tabelle:VergleichderLangzeitstabilitätundSpeicherkapazitätderArchivierungsverfahren–FarbmikrofilmundNano-Chip-Technologie

digeUnterlagensindüberJahrzehnteundJahrhundertelesbar,wenndieseanalogvorliegen.DochinsbesonderePapieristvonVerfallbedroht,nichtnurdurchFeuerundWasser,sondernauchz. B. auch durch den Brotkäfer, der im Augsburger Stadtarchiv200.000Archivalienbeschädigthat.EinedauerhafteKonservie-rungaufanderenMedientutalsonot.

Auch das Speichern auf Mikrofiche ist nur auf den ersten Blickein Beispiel für eine erfolgreiche analoge Sicherung, denn dieverkleinerten Dokumente sind mit relativ einfachen Vergröße-rungsgerätenzulesenundbenötigenkeine„ViewermitFormat-konventionen“. Allerdings ist die Informationsdichte von Mik-rofilmenfürheutigeMaßstäbezugering,auchwennmandenhochauflösendenIlfochrome-FarbmikrofilmalsmodernsteFormdes Mikrofilms berücksichtigt. Es fehlt somit eine leistungsfä-hige,langzeitstabileSpeichertechnologie,dieeinehäufigeMig-rationsnotwendigkeit vermeidet. Außerdem müssen die Datenbereitsnachca.250Jahrensicherheitshalberumkopiertwerden(BarbarastollenbeiFreiburg).

LangzeitstabileSpeichertechnologie:DatenträgermitanalogemAbbilddesDokuments

EinemöglicheLösungdesProblemskommtausderMikroelek-tronik. Hierbei werden die Daten Pixel für Pixel als analogesAbbild auf einen Nano-Quarzglas-Chip geschrieben. Die Sicht-

Technologie

Quelle

Framegröße

Pixelgröße

Pixel/Frame

Belichtungszeit

Filmmaterial

Technische Merkmale des ARCHE-Farbmikrofilmbelichters

http://www.archium.org/mikroverfilmung

32x45mm(35mm-Film)

3µm

10‘667x15‘000Pixel(ca.160Megapixel)

40sec/160Megapixel(Frame)

Ilfochrome®(„Cibachrome“)FarbmikrofilmmiteinerAlterungs-beständigkeitvon500Jahren

Technische Merkmale Nano-Chip-Technologie

http://www.NanoJewellery.com

32x45mm(35mm-Filmmöglich)Typisch:15x15cm

Minimal100nm

450‘000x320‘000Pixel(ca.145Gigapixel)

12sec/160Megapixel(BelichtungmitElektronenstrahl)

ChromaufQuarzglas,Alterungsbeständigkeitvon1000+Jahren

barmachung erfolgt über eine Lupe oder über ein Mikroskop,das fallweise auch an einem Notebook angeschlossen werdenkann.MiteinereinfachenLupe(Vergrößerungab45-fach)lassensich bis zu 50 Fotos erkennen. Bei einer Foto- bzw. Dokumen-tenzahl von einigen hundert lassen sich die Daten mit einemhandelsüblichen Auflicht-Mikroskop (Vergrößerung ab 200 bis400-fach)optischauslesen.DieDokumentekönnendannauchaufeinemComputersichtbargemachtunddigitalgespeichertwerden.DokumenteoderBilderinüblichenFormatenwerdeninPixeltransformiertunddannaufeinenQuarzglasWaferübertra-gen,wieerbeiderChip-Produktionverwendetwird.NebendenSeiten wird ein Inhaltsverzeichnis aufgedruckt, welches wahl-weiseauchdigitalvorgehaltenwerdenkann.

ZumVerfahren:DerDatenträgerwirdmitMethodenderMikro-elektronik unter Hochvakuum und absolut staubfreier Umge-bung hergestellt. Eine spezielle Maschine beschreibt dann dieChromschichtmiteinemElektronenstahl.Für1000SeitenreinenText benötigt man etwa 20 Minuten Schreibzeit.Die Speicher-kapazität istenorm:Espassenbeispielsweise600(1200)SeitenaufeinenChipvon2x2mm(4x4mm).Praktischbedeutetdies,dassumdie1000DINA4-SeitenTextundGrafikaufFingernagel-größeplatziertwerdenkönnen.DieMöglichkeitengehenaberweitdarüberhinaus:BilderkönnenaufeinenChipmiteinerAuf-lösungvonbiszu256‘000dpiabgelegtwerden.

WirftmaneinenBlickaufdieLangzeitstabilität, mussmannurSorgetragen,dassderGlasträgernichtdirektenUmwelteinflüs-

sen und mechanischer Zerstörung ausgesetzt ist. UnabhängigvonTemperaturundLuftfeuchtigkeitbleibtdieLesbarkeiterhal-ten und der Chip ist für über 1000 Jahre geschützt (sieheTabelle).

Nano-Chip-TechnologiealsOptionfürdieLangzeitarchivierung

DieAnwendungsbereichederNano-Chip-Technologiesindklarerkennbar: Die Technologie ist überall dort überlegen, wo bis-heraufMikrofilmarchiviertwird.DieLesbarkeitmittelsLupen,Mikroskopen mit PC-Verbindung, ist jederzeit möglich, spezi-elle Lesegeräte wie in der Vergangenheit bei Mikrofiche sindzugunstendergenanntenhandelsüblichenVergrößerungsmög-lichkeitengegeben.

Die Einbindung indenArchivierungs-und Aussonderungspro-zess von digitalen Archivsystemen ist ein größerer Schritt, dadas Beschreiben eines Chips nur von Spezialfirmen durchge-führtwird.SelbstverständlichsollenmitdiesemVerfahrenkeineRechnungen oder andere kurzlebige Dokumente gespeichertwerden.AberfüralleDokumente,diemehrals30Jahreaufzube-wahrensindunderstrechtfürBibliothekenistdieseTechnologieäußerstinteressantundfasteinePflicht,diesealsArchivierungs-formzuprüfen. n

Bild:AnsichtarchivierterDokumente

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Technologie

Wissensmanagement,Awareness,Wissensereignismodellierung,globaleKollaboration,Zeit-Ortsvektoren

TransparenzinEchtzeit:KMDLbeherrschtwissensintensiveProzesse

http://wi.uni-potsdam.de

Dipl.-Inf. Eldar Sultanow promo-viert am Lehrstuhl für Wirtschafts-informatik der Universität Pots-dam und ist CIO der XQS Service GmbH. Er studierte Softwaresystem-technik am Hasso-Plattner-Institut, Informatik an der Universität Pots-dam und ist seit Anfang 2010 in der Softwareindustrie tätig. Er ist Autor in Fachbüchern, Tagungsbänden, in-ternationalen Journalen und leitet den Arbeitskreis „Software-Engineering“ der Forschungsvereinigung Software e.V.

SeitEndedersiebzigerJahresetzensichForschermitder Infor-mationssystem-gestütztenorganisationalenKollaborationausei-nander.SiewirdunterdemBegriffComputerSupportedCoope-rative Work, abgekürzt mit CSCW, zusammengefasst [1]. DabeihatdieTransparenzschaffungimmensanBedeutunggewonnenundtrotzdemherrschtUneinigkeitüberihrekonzeptionelleundtechnischeUmsetzung[2,3].DominanteAspektemanagement-getriebenerTransparenzsindhierbeidieEchtzeitwahrnehmungsystem-undpersonengenerierterEreignisseundWissensflüsseimglobalenBusiness.DerhäufigverwendeteFachterminusfürdieseTransparenzschaffungistAwareness.

Der Status Quo heute erlaubt jedoch nur eine methodischeTransparenzschaffung lokal konzentrierter Zusammenarbeit,wobei die Erfassung informeller Ereignisse besonders schwie-rig ist. Vielversprechend hingegen ist das Konzept Real WorldAwareness (RWA), welches die lokalen Raum- und Zeitgrenzenaufhebt. Die Knowledge Modeling and Description Language(KMDL) eignet sich als Modellierungs- und Visualisierungsme-thodefürdiesesKonzept,weilsiezumeinenaufwissensinten-sive Prozesse ausgerichtet ist und zum anderen eine Betrach-tungsperspektivefürdasManagementbietet[4,5].DieMethodeerfüllt beherrschend Wissensmanagementanforderungen undkannvoralleminformelle,unbewusstablaufendeWissensflüsseformalisiert erfassen. Diese Eigenschaft kommt insbesonderederTransparenzschaffungvonKollaborationsprozessenzugute,die wissensintensiv, personenbezogen und damit hochdyna-mischsind.

VisualisierungvonInformations-undWissens-flüssenmithilfevonKMDL–erweitertumZeit-undOrtsinformationen

Die Knowledge Modeling and Description Language (KMDL)dient als Methode, um verantwortlichen Managern brisanteInformationen auch aus informellen Quellen sowie wichtigeEreignisseinEchtzeitzuvisualisieren.KMDLkannzwischendreiSichten unterscheiden: einer prozess-, aktivitäts- und kommu-nikationsorientierten Sicht. Die Prozesssicht stellt den betrieb-lichen Ablauf als Tätigkeitsfolgen dar und in ihr ist erkenn-bar, welche Aufgaben mit welchen Ressourcen nacheinanderabgearbeitet werden und welche Alternativen existieren. DieAktivitätssicht liefert eine detaillierte Beschreibung der statt-findendenWissensflüssebeiderAufgabenerfüllung,wobeidieAufgabe selbst aus einer Reihe von Aktivitäten (Konversionen)besteht.DieKommunikationssichtvisualisiertden innerorgani-satorischen Kommunikationsablauf und gibt zu erkennen, wodieSchwerpunkteundDefiziteinderKommunikationliegen.

EineInnovationderKMDLbestehtinderereignisorientiertenSicht.SiebildetmitdemstringentenZieldermanagementgetriebenenTransparenzschaffung anhand eines Wissensereignismodells sol-cheInformationsobjekte,Wissensobjekteund-flüsseeinschließlichderinvolviertenRollenundPersonenab,diemitwahrzunehmen-den Ereignissen zusammenhängen. Der Begriff Wissensereignis-modellstehtfürsolcheKMDL-Modelle,inderenModellierungdie,übereinstimmend mit festgelegten Transparenzzielen, wahrzu-nehmendenEreignissederAusgangspunktsind.

DieSchaffungvonTransparenzfürManagerbedeutetdasBereit-stelleneinesSofortzugangszuInformationenundvorallemzuWissenmithoherEntscheidungsrelevanz.InderRegelistdiesesWissenepistemologischfortgeschrittenunddementsprechendstärker an Personen gebunden [6]. Bild 1 zeigt das entspre-chendeMetamodellfürdieWahrnehmungsobjekte.

In der Kommunikations- und Aktivitätssicht wird Personenund Informationsobjekten (Wissen enthaltenden Artefakten,zum Beispiel Dokumente oder Prototypen) ein Zeit-Ortsvektorzugeordnet. Wissensobjekte sind indirekt ebenfalls mit demZeit-Ortsvektor verbunden, da sie bereits Personen zugeord-netsind.DasselbegiltauchfürKonversionen,dieindirektüberverknüpfteWissensobjektemitPersoneninVerbindungstehen.Mittels in KMDL formulierbarer Abfragen ist es möglich, fürjedeKonversionentsprechendeZeit-undOrtsinformationenzuermittelnwiezumBeispieldieDauer,räumlicheReichweiteoderderzeitlich-räumlicheVerlauf.

Die Listener überwachen Zeit-Ortsvektoren (Bild 2). Demen-sprechend können für Listener auch zeit- und ortsbezogeneBedingungen festgelegt werden. Beispielsweise kann für jedeKonversiondieBedingungformuliertwerden,dasssichmindes-tens eine der beteiligten Personen in China befindet. Das Wis-sensereignismodellerfasstundvisualisiertdanndieseVorfälle.

Es istsinnvoll, inderProzesssichtebenfallseinenBezugzuOrtundZeitherzustellen.SoistfürAblaufoptimierungsansätzedieDaueroderdiegeographischeVerteilungvonAufgabenoderdiedesgesamtenProzessesrelevant.HierzumusseinemProzess

Bild1:KMDL-MetamodellfürWahrnehmungsobjekte

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Technologie

unddeninihmdefiniertenAufgabeneinZeit-Ortsvektorzuor-denbar sein. Dieser Vektor bildet den zeitlichen und örtlichenVerlauf beobachteter Objekte ab und die Vektorendifferenzden Verlauf innerhalb einzelner Zeitabschnitte zurückgelegterOrtsdistanzen.DamitistdieGrundlagefürdasFormulierenundAuswertenkomplexerBedingungengegeben,diesichaufZeitund Ort von Personen, Wissens-, Informationsobjekten sowieKonversionenbeziehen.

Das„Ereignis“alsAusgangspunktderWissensereig-nismodellierung

Hauptgegenstand der Wissensereignismodellierung bildetdasEreignisalsPunkt inderRaumzeit,derdurchOrt,ZeitunddurchinKMDLformulierbarerBedingungenfestgelegtist.DieseModellierung kennzeichnet sich nicht ausschließlich durch dieBerücksichtigungvonZeitundOrtinwissensintensivenProzes-sen, sondern ist auch als eine spezielle Herangehensweise zuverstehen,diesichanhandderdreifolgendenSchrittekonkre-tisierenlässt:

n Modelliert werden zuerst die Informations-/Wissensob-jekte und Konversionen (mit Listener) vor dem Hintergrundder Leitfrage: Welche Informationen und welches Wissenbeschreiben die Ausgangslage und Ereignisse, die Einflussauf das betriebliche Umfeld nehmen, der wahrgenommenwerden muss, um nach dem eigenen strategischen Kalkülentscheidenundhandelnzukönnen?

n Im zweiten Schritt werden die Personen, ihre organisatori-sche Zugehörigkeit und Rollen ermittelt. Auf dieser Model-lierungsstufe kann es sich nur um unbestimmte Personenhandeln, die zum späteren Zeitpunkt mit Namen versehenwerdenmüssen.

n Der letzte Schritt besteht darin, mögliche Informationssys-teme zu finden, die entscheidungsrelevante Informationenverwalten und gegebenenfalls bereitstellen können. DieseSystemenehmeninderModellierunggegenüberdem(per-sonengebundenen) Wissen einen zweitrangigen Platz ein,weildieÜberwindungderPersonengebundenheiteinHaupt-problemdarstellt.

UmdieModellierungderWissensereignisseundeineRealtime-Ereignisbenachrichtigung der Manager technisch umzusetzen,ist eine spezielle Softwaresystemarchitektur notwendig, derenKomponentendernachfolgendeAbschnitterläutert.

KMDL-basierteWebplattformgenerierteinAbbildderRealweltdurchMobiltechnologie

Um das beschriebene Real World Awareness-Konzept in derPraxisumsetzenzukönnen,mussdiePlattformspeziellentech-nischen Anforderungen genügen. Hierzu zählen die Echtzeit-,Streaming- und Mobilfähigkeit, die weltweite Vernetzung unddamit die Lauffähigkeit in einer geographisch verteilten Syste-mumgebung.WissensereignissemüsseninEchtzeiterfasstunddargestellt werden. Das Informationssystem muss Streaming-fähig und mobil sein, weil eine wesentliche RWA-Eigenschaftdarinbesteht,dassEreignisse, InformationenundWissennichtlokalen Grenzen unterliegen, sondern sich auf den globalenRaum erstrecken. Datenströme (Streams) dienen der unmit-telbaren Übertragung aktueller Zeit- und Ortsinformationen,wodurchdasRWA-SystemeinehoheräumlicheundtemporaleAuflösungerreicht.

In der konkreten Umsetzung besteht die Anwendung aus fünfHauptkomponenten.AufdemK-ModelServerbefindensichdieModelldatenbank und die Dienste für Funktionen wie Laden,Aktualisieren, Zusammenführen von und Suchen in KMDL-Modellen.DieZeit-OrtsvektorensinddurchTabellenabgebildet,welchemitPersonen,Informationsobjekten,ProzessenundAuf-gaben verknüpft sind. Externe Referenzen verbinden ObjektemitaußerhalbderOrganisationliegendenEreignisquellen,bei-spielsweise die Personen mit ihren sozialen NetzwerkprofilenoderSchlüsselwörtermitOnlinedienstenwieRSS-oderTwitter-Feeds. Ein Modellier-Client dient der Erstellung/BearbeitungvonKMDL-Modellen.WissensereignisquellenkönneninnerhalbsozialerNetzwerkeoderbetrieblicher Informationssysteme lie-gen, aber auch eine Smartphone-App von Schlüsselpersonensein. Als Ereignisserver dient ein K-Event Server, der technischgeseheneineLaufzeitumgebungfürKMDL-Listenerist,welcher

Bild2:KMDL-MetamodellderZeit-Ortsvektoren

die Zeit-Ortsvektoren von Objekten überwacht. Sobald sichein Zeit-Ortsvektor ändert, prüft der Server die konfiguriertenBedingungen,zumBeispiel,obsichbestimmteWissensträgeraneinemOrtbefindenoderobdieEntfernungzwischenInforma-tionsobjektundPersoneinenbestimmtenWerterreicht.Wich-tige, einschließlich Schlüsselwort-basiert gefilterte EreignissewerdenvomRWA-Clientgraphischdargestellt.LetztlichgreifenManager direkt auf diesen Client zu, eine Webanwendung mitglobaler Ereignissicht, die auf einer Weltkarte Echtzeitmeldun-genübertransparenzzielrelevanteVorkommnisseanzeigt(Bild3).

Fazit

Mit dem Ziel der Transparenzschaffung für Manager im SinnevonRealWorldAwarenesshatdieserArtikeleineneueaufKMDLbasierendeMethodeundWissensereignisplattformvorgestellt.Ein angrenzendes Forschungsgebiet ist die Konstruktion undOptimierung von Filtern auf externe Ereignisquellen, die ent-scheidungsrelevanteInhalteausautomatisiertenInformationenverschiedener Online-Dienste extrahieren. Ein weiterer sinn-vollerAnwendungsbereichfürdieTransparenzschaffungdurchzeit- und ortsbezogene Analysen sowie in Echtzeit generierteEreignisse sind das Geschäftsprozess- und Workflowmanage-ment einschließlich der betrieblichen Prozessneugestaltung.DamitzusammenhängenderschließtsicheinAnwendungsfeld,injenemProzessleitständeauchaufoperativerEbenezumEin-satzkommen. n

Bild3:AnsichtderglobalenEreignisseimRWA-Client

Quellenangaben:[1]Greif,I.(Hrsg.).(1988).Computer-Supported Cooperative Work: A Book of Readings. San Mateo,CA:MorganKaufmann.

[2]Gross,T.(1998,September).Von Groupware zu GroupAware: Theorie, Modelle und Systeme zur Transparenzunterstützung.BeitragzumWorkshop„VonGroupwarezuGroupAware“aufderDeutschenCSCWTagung(D-CSCW‚98):GroupwareundorganisatorischeInnovation,Dortmund.

[3]Sultanow,E.,Weber,E.,&Cox,S.(2011).ASemantice-CollaborationApproachtoEnableAwarenessinGloballyDistributedOrganizations.International Journal of e-Collaboration, 7(1),1-16.

[4]Gronau,N.(2012).Modeling and Analyzing knowledge intensive business processes with KMDL: Comprehensive insights into theory and practice.Berlin,Deutschland:Gito.

[5]Sultanow,E.,Zhou,X.,Gronau,N.,&Cox,S.(2012).Modeling of Pro-cesses, Systems and Knowledge: a Multi-Dimensional Comparison of 13 Chosen Methods. International Review on Computers and Software, 7(6),3309-3319.

[6]Sultanow,E.,&Sonnenborn,H.-P.(2013).DieSchaffungvonTrans-parenzalsKernproblemdesInformationsmanagementsfürglobaleEntscheider-eineempirischeStudiezuachtFaktoren.AngenommenundvoraussichtlichpubliziertinIM Information Management & Consul-ting,38(2).

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Wer„Goodbye2.0“sagt–muss„HelloInformationsgesellschaft“sagen

VonSocialBusinessbis„Ehefrau2.0“–WasbringtdiedigitaleZukunft?

InderDiskussionsrundevonDGIundDOKmitdemTitel„Good-bye2.0“ trafenunterderModerationvonProf.Dr.HeikoBeier,GeschäftsführerdermoresophyGmbH,Dr.UlrichKampffmeyer,GeschäftsführerbeiPROJECTCONSULTGmbHundStefanPfeif-fer,MarketingLeadSocialBusinessEuropevonIBM,aufeinander.Geplant als Streitgespräch, entwickelte sich die Diskussion zurfreundschaftlichen Runde – allerdings mit sehr interessantenundklarenStandpunktenallerBeteiligten,wasesnichtminderspannendmachte.

AufdieFrage,waserunter„2.0“verstehe,entgegnetederpas-sionierteBloggerPfeiffer,bei IBMsprechemanstatt„2.0“ehervon„SocialBusiness“,umderimmerwichtigerwerdenden„Ver-netzung im sozialen Bereich“ im digitalen Business gerecht zuwerden.FürihnseieinegroßeErrungenschaftdesWeb2.0,dassimmerneueToolsentstünden,diefür„mehrSpaßinderArbeit“sorgten.

Ulrich Kampffmeyer bezeichnete sich selbst als „RDI“ (Retar-ded Digital Native), da ihm die neuen Technologien nicht„indieWiegegelegt“wurden.DiesistaberehereinUnderstate-ment, denn Kampffmeyer blickt auf eine 35jährige Erfahrungin der Umsetzung und Begleitung von Projekten im digitalenBusiness zurück. So war er unter anderem an der Entwicklungder heute überaus erfolgreichen Businessplattform XING mitbeteiligt.KampffmeyerhattealsoausreichendGelegenheit,dieEntwicklungdesWeb2.0mitzubegleiten.Erempfahl,„sichvonderMarketing-Floskel2.0zulösen“.DasKürzel2.0werde„zumKennzeichnenvonProduktenbishinzuEhefrau2.0“inflationär

www.bit.ly/Goodbye2Zero.de

Stefan Rosenträger ist Projektmana-ger bei der moresophy GmbH Die moresophy GmbH bietet Software für die Analyse und Strukturierung großer Datenmengen und Informatio-nen. Seit ihrer Gründung im Jahr 2001 unterstützt moresophy Verlage, E-Commerce, Technische Redaktio-nen oder Hersteller technischer Produkte in der Konzeption und Umsetzung von Informationsarchi-tekturen, die sich im Bereich Content Marketing, Content Curation und intelligenter Suche einsetzen lassen.

Das Video der gesamten Diskussion finden Sie hier:

Kommentar

Web2.0, Intranet2.0,CustomerRelationshipManagement2.0–mankannnahezujedenTechnologie-BegriffundTrendmitdemAnhängsel2.0versehen,googelnundwirdfündig.DaskleineaberfeineAnhängsel2.0sollzeigen:1.0wargestern,jetztkommtdas„nextbigthing“.Abersinddie2.0’sdieserWeltwirklichnochneu?Sindwirnichtschonlängst3.0,4.0undaufwärts?AufderDMSExpo2013wurdedarüberinengagierterExpertenrundelebhaftdiskutiert.

live

gebraucht.WerneueSoftwareinstalliere,wartesichernichtauf2.0,„sondernauf5.4aufwärts“,soKampffmeyer.Statt sich auf einen Begriff zu fokussieren, solle sich vielmehreine„Philosophie,offenmiteinanderzukommunizierenundkol-laborieren“etablieren,rätdererfahreneProjektleiterundUnter-nehmer.

TechnologischerFortschrittistKulturthema

Für Stefan Pfeiffer bieten die 2.0-Mechanismen die Chance,„KundenindieProduktentwicklungeinzubinden“.Dadurchent-stehe„eingeschäftlicherMehrwert“.

UlrichKampffmeyerrätdazu,„alleSeiteneinzubinden“,wennesumdieEntwicklungundUmsetzungneuerTechnologiengeht,warnt Kunden und Interessenten aber gleichzeitig davor, „alleFunktionen auf einmal einzusetzen“, wenn es um Entwicklungvon Enterprise 2.0 Lösungen geht. Angesichts der Vielfalt anKanälen„gehtesnichtumTechnik,esistaucheinKulturthema“.Man müsse sich „sinnvoll auf funktionale Felder beschränken“,das „Streuen von Technologien führt zu Frustration“, weißKampffmeyerausErfahrungimProjektgeschäft.

InderinternetgestütztenKommunikationseidieZeitdes„Kon-dratjew-Zyklus“ schon aus „Geschwindigkeitsgründen“ vorbei,so Kampffmeyer. Der Kondratjew-Zyklus, auch besser bekanntals „Theorie der langen Wellen“, beschreibt den Einfluss inno-vationsgetriebener Investitionen auf die wirtschaftliche Ent-wicklung.HatsicheineInnovationetabliertundzueinemAuf-schwung geführt, folgt ein Abschwung, in dessen Phase aberbereits an neuen Technologien gearbeitet wird. Dieser „Kon-dratjew-Effekt“ wirke heute nicht mehr, da viele Unternehmen„nichtmehrhinterherkommen“undmit„neuenTechnologien“schlicht„überfordert“seien,soUlrichKampffmeyer.

StefanPfeiffersieht„dieVerliererimWeb2.0“ebenfallsdort,wosie„denKulturwandelnichtmitbekommen“.DieFirmenimdigi-talenGeschäftseienandieserStelle„inderPflicht“,Kunden„beiTechnologienandieHandzunehmen“.Ulrich Kampffmeyer teilt diese Auffassung: Man habe es miteinem„fehlendenBewusstseinüberKommunikationstechnolo-gien“zutun.

„WirerwartenvondenDigitalNativeszuviel“

DieHoffnung,dassdieDigitalNatives,denendieTechnologienbereitsvonKindesbeinenanbegegnenundsiebegleiten,den

entscheidenden Wissensvorsprung haben, teilt Ulrich Kampff-meyer nicht. Im Gegenteil: „Wir erwarten von den digital nati-ves zu viel“. Viele Jugendliche und junge Erwachsene nutzenTechnologien, wissen „aber nicht, was in den Kisten passiert“.Hier braucht es die Expertise der erfahrenen IT-Experten, dienocheineAusbildungerfahrenhaben,wieSystemeaufgebautsindundwasdiese leisten.Mandürfe inSachen2.0„nichtnurbetrachten,wasgeradesexyist“.

Für Kampffmeyer ist die „Zeit des Aufbruchs in Form von 2.0“längst vorbei. Seiner Ansicht nach gehe es in der EntwicklungdigitalerTechnologienimWesentlichenumdreiDinge:

01 Informationstechnologie ist überall da – sie entzieht sichimmer mehr unserer Kontrolle und wir haben eine „riesigeDatenwolke“,inderwirunsbewegen

02 Automatisierung:DerMenschwirdintechnologischen(undautomatisierten) Prozessen nicht mehr adäquat definiert,waszuKontrollverlustführt

03 Manipulation: Betrachtet man sich die ProduktvorschlägebeiAmazonundCo,dannwirddeutlich,dassTechnologienimmerstärkerdasVerhaltendesKonsumentenbeeinflussen.AlsweiteresBeispielführteKampffmeyerdiegängigenAGB-Hinweise am Ende eines Bestellvorgangs an, die lediglichmiteinemdigitalenHäkchenbestätigtwerden.„Hättemandiese in Papier auf dem Schreibtisch legen, hätte das nie-mandunterschrieben“,soKampffmeyer.

NeulandmussgewohntesLandwerden:MedienkompetenzalsGenerationenauftrag

Für Stefan Pfeiffer ist die Frage nach der Medienkompetenzebenfalls ein Generationenauftrag, bei dem die Jungen undErfahrenen voneinander profitieren. In Bezug auf das vonAngela Merkel geprägte „Neuland“ sagte Pfeiffer, dass es zum„gewohntenLandwerdenmuss,daswirtäglichdurchwandern“.Dabeiholemansichdurchaus„Beulen“inFormvonFehltritten.DasChangeManagementbeiUnternehmenundUsernseiaber„einständigerWandel“,der„denMutzurErneuerungvonobenbisunten“fordert.

„Wer Goodbye 2.0 sagt – muss auch Hello Informationsgesell-schaftsagen“,istUlrichKampffmeyerüberzeugt.Erräumteein,dass„dersozio-kulturelleWandelZeitbraucht“. n

Veranstaltungen

BITKOMTrendkongress13.November2013,Berlin

UnterdemMotto„create.innovate.grow“drehtsichaufdemBITKOMTrendkongressallesumdieMegatrendsderdigita-lenWirtschaft.NebenhochkarätigenKeynote-SpeakernwieTelekom-VorstandTimotheusHöttgeserwartenSieinteraktiveWorkshops,eineSpeakers‘CornerundeinMarktplatzmitinno-vativenTechnologienundProdukten.VeranstaltungsprogrammundAnmeldungunter:www.bitkom-trendkongress.de

»Unternehmen2020.DasInternetwarerstderAnfang«18.11.2013,München

DigitalisierungundVernetzungzwingenUnternehmendazu,sichanzupassen.Tunsieesnicht,drohtDeutschlandseineFührerschaftinTechnologieundEntwicklungzuverlieren.AberdieBereitschaft,inneueTechnikzuinvestierenundneueGeschäftsprozessezuetablieren,istnichterstseitderWirt-schaftskrisebegrenzt.DieseThesevertrittTimCole(Redner,Internet-Publizist,AutordesgleichnamigenBuches)am18.11.2013(17:00-22:00)beimXINGtalkinMüncheninseinervisionärenKeynote,zumStartineinespannungsgeladenePodi-umsdiskussionmitTimmRichter(VorstandXINGAG),MichaelBeilfuß(GeschäftsleitungIDG)undDieterReichert(VorstandcenshareAG)InformationundAnmeldung:http://bit.ly/18OYPaA

MODERNERSTAAT2013,17.FachmesseundKongress3.und4.Dezember2013,Berlin

DasdiesjährigeLeitthema„NachhaltigkeitimöffentlichenSektor“greiftdiegegenwärtigenHerausforderungendesPublicSectorauf–undwirdinFormvonImpulsvorträgenundPodi-umsdiskussionenfürdieEntscheiderausBundes-,Landes-undKommunalverwaltungendeutlichgemacht.DarüberhinausstellenReferentenausVerwaltung,WissenschaftundWirtschaftstellenindenMesseforenaktuelleEntwicklungenundPraxis-beispielevor.WeitereInformationenzudenAusstellernundzumKongress-Programmunterwww.moderner-staat.com

1.Strategiekonferenz»BusinessInnovation«29.Oktober2013,München

„DasNeueundseineFeinde–WiePublisherneueGeschäfts-feldererschließenkönnen“:UnterdiesemMottopräsentierenimMünchnerLiteraturhausBranchenexpertenanhandvonFallbeispielen,interaktivenRoundtablesundderVermittlungprobaterMethodendieErfolgsfaktorenfürdenEinstieginneueGeschäftsfelder.DieKonferenzwirdveranstaltetvonderAkademiedesDeutschenBuchhandelsinZusammenarbeitmitSchweizerDegen,Media&PublishingConsultingundmitUnterstützungdesForumCorporatePublishinge.V.InformationundAnmeldung:http://bit.ly/18UBwsx

StuttgarterE-Business-Tage20135.und6.November,Suttgart

BeidenStuttgarterE-Business-Tagen2013desFraunhoferIAOstehtdiekonkreteUmsetzungvonSocialMedia-KonzeptenindenBereichenKundenbeziehungsmanagement(SocialCRM),ContentMarketingsowiemodernePersonalbeschaffung(SocialRecruiting)imFokus.DasmethodischeVorgehenbeiderPla-nung,UmsetzungundEinführungvonSocialMediaAktivitätenindengenanntenBereichenwirdanhandvonAnwendungsbei-spielenbeleuchtetundneueAnsätzewerdendiskutiert.LinkzurVeranstaltung:http://www.e-business.iao.fraunhofer.de

Anwenderkonferenz„SocialCollaboration39:VernetzteInformationswelt“12.und13.November2013,Frankfurt/M.

AufderFachtagung,veranstaltetvonderAnwenderorganisa-tionDNUG–TheEnterpriseCollaborationProfessionalse.V.,gehtesumdasPotenzialfürmoderneArbeitsabläufe,ihremManagementundihrerEntwicklung.DiezweiteSäulederAgendaistderKulturwandelinZusammenarbeitundKommu-nikation.InVorträgenüberStrategienundMethodensowieanhandbeispielgebenderProjekteausderPraxiserhaltenTeilnehmervieleAnregungenfürdieAufgabenimeigenenUnternehmen.MitdemintegriertenUniversityDay2013wirdzudemeinelangjährigeTraditionderDNUG-Herbstkonferenzenfortgesetzt.InformationeneinschließlichdesVorprogrammesunterhttp://dnug.de/conference.

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DOK.magazin 6.2013 erscheint am 4. Dezember 2013Redaktionsschluss:4.November2013;Anzeigenschluss:19.November2013

DieJahresend-undJahresanfangs-AusgabeDOK.magazinschautganzgenauhin!MiteinemBlickzurückaufAnfang2013–undeinemBlicknachvornmitPerspektiven&Ausblickauf2014:

WelcheTrend-Themenhabensichdurchgesetzt?

WashatunstechnologischAnfang2013begeistert?Waswurde(vor-)schnellalsTRENDangekündigt?WelcheTechnologieoderwelcherLösungsansatzhatsichetabliertundwurdeschoninProjektenerfolgreicheingesetzt?

Themenbereiche/geplant

ContentDiscovery/CIMCustomerInformationManagement/MobileCapture/CustomerIdentityResolution/semantischeSuchplattformen/SharePoint2013/EnterpriseSocialNetwork/Innovationsmanagement/AugmentedReality

U2 ICOMSoftwareResearchoHG

3 ICONSystemhausGmbH

5 SealSystemsAG

9 DMDokumentenManagementGmbH

13 KERNAG,Sprachendienste

15 evodionInformationTechnologiesGmbH

19 ExpertCommunicationSystemsGmbH

21 CadacGroup

25 interfaceprojectsGmbH

31 WIBU-SYSTEMSAG

33 docFORUM

46 ModernerStaatTReedExhibitions

DeutschlandGmbH

51 SDLGmbH

59 DeutscheUnternehmerbörse

71 socialmediamagazin

U3 DOK.magazin

U4 CompartAG

Veranstaltungen/Inserentenverzeichnis/Vorschau

ICOMmunication2014imColosseumTheaterEssenKeynote:Bundespräsidenta.D.Prof.Dr.RomanHerzog14.und5.Mai2014

MitdenDetailszurICOMmunication2014bietetderDortmun-derSpezialistfürOutputmanagementerneuteinHighlight.RomanHerzog,AltbundespräsidentundehemalsPräsidentdesBundesverfassungsgerichtshatzugesagt,dieKeynotezuhalten.InderBegleitausstellungderOutputmanagement-Kon-gressveranstaltungpräsentierenwichtigePlayerimOutput-management-MarktLösungenfürdieDokumentenerzeugung,relevanteHardware,DruckerundKuvertierer,biszurLogisti-kleistung.DasKongressprogrammistwiederindieparallelenForenfürManagement,TechnikundMarktaufgeteilt.www.ICOMSoftware.de

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VerlagMarketingProjekt2000GmbHHochstraße386453Dasingfon 0820596233fax 08205962345www.dokmagazin.dewww.facebook.com/dokmagazintwitter.com/DOKmagazingoogle+

Herausgeberin und [email protected]

Redaktion [email protected]

AbonnementMarketingProjekt2000GmbHHochstraß[email protected]

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BildnachweiseRolandKarl(Titel)

ProduktionGrafikatelierPeterGöbelKantinestraß[email protected]

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AnzeigenpreiseEsgiltAnzeigenpreislisteNr.5,gültigabNovember2012.

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