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10 formas en que Excel le ayuda a obtener más valor de su inversión en SAP®, además de hacerle la vida más sencilla

Resumen

Los directores tecnológicos de todas las grandes empresas se enfrentan al mismo problema: deben reducir los costes y encontrar formas de obtener más valor de las inversiones empresariales existentes. Los gastos de tecnologías de la información (TI) se controlan al milímetro, y más aún los costes operativos, de gestión de datos y de soporte derivados de gestionar sistemas ERP como SAP®.

En este informe técnico se detallan 10 formas en las que las herramientas y las aplicaciones de Winshuttle usan las aplicaciones de Microsoft® Office y le permiten optimizar la inversión en SAP. Las ventajas descritas en el siguiente informe técnico se logran al reducir los costes operativos de SAP, ofrecer mejoras de eficiencia generales y acelerar las mejoras en la cuenta de resultados y los ingresos. Las siguientes ideas le ayudarán a acelerar el retorno de la inversión realizada en SAP tanto si es director tecnológico, líder de un centro de competencias SAP, o propietario de un proceso de negocio que busca formas más eficaces de gestionar sus operaciones SAP.

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Introducción

En todos los sectores, las empresas siempre han buscado formas de reducir los gastos operativos, y especialmente los relacionados con las implementaciones de ERP. El hecho de que numerosos expertos pronostiquen una mejora en la situación económica hace que se centren más en mejorar los procesos de negocio a nivel general. Según una de las empresas de investigación y asesoría de TI más reputadas, las principales prioridades actuales del director tecnológico son las mejoras de procesos de negocio, la reducción de costes a nivel empresarial y la optimización de la plantilla. A pesar de que la adopción empresarial de SAP ha derivado en un lugar de trabajo más integrado, aún quedan numerosas oportunidades de futuras mejoras de procesos de negocio y, concretamente, en el área de gestión de datos.

Aunque las ideas para mejorar los procesos de negocio son numerosas, en ocasiones conllevan costes adicionales. Por otra parte, hay muchas formas de reducir los costes operativos asociados a una implementación de ERP, pero dicha reducción podría someter a mayor carga de trabajo y molestias a los recursos más importantes. Basándonos en nuestra experiencia con miles de clientes de SAP, Winshuttle sabe que ofrecer soluciones para procesos de negocio con las que los trabajadores cualificados, se sienten cómodos como Microsoft Excel, no solo les permite acceder de forma intuitiva a los datos, también mejora la productividad y reduce el tiempo de formación. Se consigue un equilibrio ideal entre la mejora de los procesos de negocio y la reducción de los costes operativos.

10 formas en que Excel le ayuda a obtener más valor de su inversión en SAP®

1. Reducir los costes operativos de SAP

Permitir el uso eficaz de Microsoft Excel como front-end para crear nuevos datos maestros y transaccionales en SAP mejora enormemente el rendimiento en la empresa. Normalmente, estos datos se introducen manualmente o se crea un programa personalizado para procesar automáticamente los métodos; ambas estrategias tienen un coste elevado. Con una formación breve y las herramientas adecuadas, los usuarios de Excel pueden crear registros únicos o múltiples que afecten a una sola transacción o a una cadena de transacciones SAP. Los usuarios de la empresa pueden personalizar las hojas de Excel para crear formularios de entrada de datos fáciles de usar, pero sofisticados.

Automatizar la entrada de datos suele ahorrar costes en muchos departamentos, como al realizar nuevas contrataciones en RR. HH., crear nuevos pedidos de compras o contratos en Aprovisionamiento, incluir nuevos materiales y nuevos pedidos de cliente en Cadena de suministro y gestionar asientos contables en Finanzas.

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2. Ampliar los procesos de negocio basados en datos para incluir a sus socios empresariales (partners)

Muchos procesos de negocio están derivados de datos transaccionales, como es el caso de las facturas, los pedidos de cliente o los extractos de reconciliación que deben intercambiarse entre el sistema SAP de la empresa y los sistemas de sus clientes, distribuidores y proveedores de servicios. Casi en todos los casos, las empresas pueden lograr importantes ahorros económicos, de tiempo y de precisión mediante la transferencia automática de datos entre estos sistemas independientes. Aunque existen diversas opciones de software disponibles para la integración de datos en tiempo real entre varios sistemas, estos paquetes de software suelen ser complejos, ocupar mucho espacio y resultar difíciles de instalar y usar para los usuarios de negocio.

Una de las formas de resolver este problema es usar un sencillo software de gestión de datos SAP. Las hojas de cálculo de Excel y las bases de datos de Access pueden convertirse en el método de intercambio de datos más usado. Los datos se extraen o reciben de sistemas externos en formato de hoja de cálculo, y pueden posteriormente cargarse fácilmente en SAP empleando «asignaciones» definidas en el software de carga de datos.

Figura 1: Plantilla de creación de asiento contable configurada en Excel para cargar datos en la transacción FB50.

Figura 2: Cambio transaccional en masa: hoja de cálculo de ejemplo configurada para cambiar la fecha de entrada de numerosas posiciones en varios pedidos de compra.

Figura 3: Un extracto de entrada de ingresos en formato hoja de cálculo (izquierda) se contabiliza automáticamente en la transacción Contabilizar entrada de pagos (F-28) de SAP.

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3. Reducir el periodo de amortización de implementaciones y ampliaciones de SAP

Los procesos de migración de datos, incluidos los de extracción, transformación y carga de datos, son actividades básicas esenciales para cualquier nueva implementación o ampliación de SAP. Según los datos, las hojas de cálculo de Microsoft Excel o las bases de datos de Access suelen ser la plataforma de pruebas ideal para los datos que se van a migrar. Los datos se extraen de sistemas existentes a Excel o Access para su depuración y transformación. Tras aplicar los cambios a los datos maestros o transaccionales, se cargan al sistema SAP.

Permitir que los usuarios de negocio se encarguen de gran parte del proceso de migración de datos generará datos de más calidad e importantes ahorros de tiempo y dinero, además de cumplir con todas las normas importantes de gobierno y seguridad de SAP.

4. Tomar mejores decisiones empresariales

Aunque muchos clientes de SAP han implementado valiosos sistemas de almacenamiento de datos y de Business Intelligence, sigue vigente entre la comunidad de usuarios de negocio la necesidad de disponer de datos en tiempo real bajo demanda como apoyo de determinados procesos de negocio. Entre estas necesidades podría incluirse: crear una lista de todos los movimientos de materiales de la semana pasada, obtener un informe de todos los documentos de cuentas a cobrar con una antigüedad superior a 120 días, o compilar una lista de todos los pedidos recibidos esta semana con detalles de posición.

Query, la herramienta de extracción de datos de Winshuttle, responde a las necesidades de los usuarios de negocio y a las preocupaciones de seguridad de informática. Query permite a los usuarios de negocio y a los usuarios técnicos descargar datos de SAP en tiempo real a Excel, Access y otros formatos comunes para realizar acciones y análisis inmediatos. Posteriormente pueden usar las potentes funciones de Business Intelligence de Excel, como tablas dinámicas, gráficos interactivos y cuadros de mando de informes, para ayudar a tomar decisiones empresariales importantes. Y lo hace conservando la seguridad de las tablas en SAP y la seguridad a nivel organizativo en el perfil de seguridad SAP estándar de un usuario. Permitir a los usuarios de negocio crear informes a medida para responder a problemas operativos concretos puede reducir considerablemente el coste de gestionar peticiones de Query bajo demanda y ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones.

Figura 4: Pantalla de selección de Query

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5. Reducir los costes de formación SAP

Los trabajadores cualificados de todas las empresas usan Excel como herramienta para recopilar y analizar los datos. Al permitirles interactuar con SAP sin salir de Excel, puede reducir los plazos en transacciones importantes. Además, estos trabajadores cualificados no necesitan recibir una formación extensa en SAP: si conocen Excel, ya «conocen» SAP. Mediante el uso de una sencilla barra de herramientas en sus hojas de cálculo de Excel, los usuarios podrán cargar o descargar datos de SAP sin tener que interactuar directamente con la interfaz de SAP.

6. Mejorar la calidad de los datos

Cuando la organización haya definido un proceso de negocio óptimo, puede resultar costoso y contraproducente que los empleados se desvíen de dicho proceso o se olviden de realizar pasos de vital importancia. Si los usuarios se desvían de los procesos de negocio aprobados, se producirá un problema importante con la calidad y la integridad de los datos.

El software de Winshuttle permite a los clientes de SAP automatizar procesos de negocio basados en datos al crear plantillas en Excel de carga o descarga de datos personalizadas para cada proceso de negocio. Cuando se han definido estas plantillas, pueden publicarse en Excel en un formato de «solo ejecución» que permite realizar la tarea de carga o descarga de datos tal y como la definió el diseñador del proceso de negocio. De esta forma, se garantiza que el usuario no pueda modificar el proceso de negocio. Así, el proceso conserva los datos en un formato de gran calidad y garantiza la integridad de los mismos.

7. Dedicar los recursos de programación del departmento a las iniciativas de más valor

Todo el que haya participado en una iniciativa importante de informático convendrá en que una de las mayores amenazas para finalizar a tiempo un proyecto con éxito es la aparición constante de interrupciones que ocupan tiempo y desvían la atención del objetivo principal. En la mayoría de entornos SAP de clientes, los recursos de programación ABAP® y Legacy System Migration Workbench de SAP son limitados. Cuando estos recursos tienen que dejar de trabajar en proyectos importantes para responder a peticiones de carga y descarga de datos ad hoc de la comunidad de usuarios, suelen darse dos situaciones: 1) los proyectos de TI principales sufren retrasos, y 2) el usuario de negocio debe parar, definir la petición y esperar la respuesta del departmento informático.

Al ofrecer a los usuarios herramientas sencillas y seguras, que les permiten afrontar la mayoría de necesidades de carga y extracción de datos sin programar, el departamento de informática puede centrarse en las iniciativas de más valor y los usuarios de negocio pueden evitar retrasos en procesos estratégicos.

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8. Reducir los costes de soporte de la aplicación SAP

El equipo de soporte de la aplicación SAP es el nexo de contacto entre los usuarios de SAP y la organización de IT. Según una presentación reciente de un cliente en ASUG (Americas’ SAP Users’ Group), el 80 % de sus incidencias SAP estaban relacionadas con los datos. Usar software de entrada de datos y de descarga de datos fácil de usar en el equipo de soporte de SAP puede permitir a los analistas de soporte gestionar rápidamente estas peticiones, ahorrando mucho tiempo y dinero.

Además, al trasladar estas herramientas a la organización empresarial, el equipo de soporte puede delegar tareas relacionadas con los datos a los usuarios de negocio, sin poner en riesgo la seguridad y el gobierno de los datos. Esta práctica puede ofrecer dos ventajas: 1) reducirá la exigencia a la que se somete al equipo de soporte SAP, y con ello los costes, y 2) eliminará los retrasos en las operaciones empresariales y aumentará el compromiso entre la comunidad de usuarios de negocio.

9. Ayudar a garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad y gobierno

Las herramientas potentes exigen el uso de los controles, la seguridad y los procesos de workflow pertinentes. Las soluciones recomendadas de gobierno, riesgo y cumplimiento exigen seguimiento total de los datos introducidos y descargados de SAP. Contar con un marco de despliegue y colaboración común puede facilitar considerablemente el despliegue de estas herramientas en la empresa.

Winshuttle Central puede ayudar con el control de licencias y el despliegue a nivel de empresa del conjunto de herramientas de Winshuttle para soluciones SAP. Central proporciona los controles, la seguridad y la trazabilidad que permiten a las grandes empresas desplegar el software de Winshuttle en toda la organización. Además de usar los controles y los perfiles de seguridad

Figura 5: En la figura 5 se muestra la variedad de proyectos de carga o descarga de datos. Las tareas sencillas y de pequeña importancia podrían gestionarse mejor manualmente. Los recursos de programación de IT deben centrarse en proyectos de más valor, como tareas complejas de gran volumen con procesos homogéneos y bien definidos.

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Empowering People | Making Heroes

Creada en 2003, Winshuttle es una empresa global que cuenta con oficinas de ventas y de soporte técnico en todo el mundo. Si desea más información sobre las soluciones Winshuttle o quiere ponerse en contacto con un representante de su zona, visite www.winshuttle.es.

estándar de SAP, Central ofrece más gobierno y control para la interacción de los productos de Winshuttle con SAP al usar el enforno de trabajo de Microsoft SharePoint. Tal y como demuestran los análisis de rentabilidad de la inversión realizada de los clientes de Winshuttle, un despliegue bien planificado del conjunto de productos de Winshuttle puede ofrecer lo mejor de ambos mundos: importantes ahorros económicos y mayor adhesión a las exigencias de SOX y de gobierno corporativo.

10. Permitir el éxito de fusiones y adquisiciones

En un entorno económico en el que se lucha por la recuperación, a muchos directores técnicos les preocupa el aumento del número de fusiones y adquisiciones y los problemas de gestión de datos asociados a estos eventos. Winshuttle ofrece a las grandes empresas multinacionales las herramientas necesarias para gestionar los datos y las soluciones recomendadas (workflow de procesos de negocio, consulta de datos, migración de datos, integración de datos, mantenimiento de datos y entrada de datos) a nivel transaccional y de gestión en masa de datos, para estandarizar con eficacia en un único «sistema de registro», un objetivo vital de cualquier actividad de fusión y adquisición.

Conclusión

Ahora más que nunca, es vital sacar el máximo partido de cada inversión en SAP. Automatizar la gestión de los datos, mejorar los principales procesos de negocio y reducir sus costes de SAP en las cinco áreas tratadas le ayudarán a lograr este objetivo, haciendo que trabajar con SAP resulte más fácil.