Elementos que componen el software administrativo

SAINT

UNIVERSIDAD FERMIN TOROESCUELA DE ADMINISTRACION Y RELACIONES

INDUSTRIALESDEPARTAMENTO DE FORMACION GENERAL

CABUDARE

Díaz A. Willis E.C.I N° V-18.421.989SAIA CProf. Bárbara BriceñoCABUDARE, JULIO 2.012.

SAINT ADMINISTRATIVO

El Módulo Administrativo del Sistema SAINT Enterprise

Administrativo, es el eje fundamental del sistema, donde se hace la

carga de información de proveedores, instancias de inventario,

depósitos, inventario, zonas, vendedores, servicios, facturas en

lote, convenios, clientes, servidores, instrumentos de pago y

operaciones.

A continuación, se muestran algunas de sus principales Elementos

que lo conforman en cuanto a sus funciones administrativas.

ACCESO AL MODULO ADMINISTRATIVO

Para ejecutar el Módulo Administrativo, desde el Menú de Inicio del escritorio de Windows seleccione el elemento Programas y a continuación el elemento SAINT Software

Administrativo – EnterpriseAdministrativo – Administrativo.

La siguiente figura es la pantalla principal del Saint Administrativo

MODULO ADMINISTRATIVO

Barra de menú

La barra de la parte superior de forma horizontal tiene el nombre de MENU

debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (o de Herramientas).

Archivo

En el menú archivo es donde se hace la carga de información de datos importantes como de proveedores, instancias de inventario, depósitos, inventario, zonas, vendedores, servicios, facturas en lote, convenio, clientes, servidores, instrumentos de pago y operaciones. Al hacer clic en el Menú Archivo aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura.

• Para agregar un nuevo

Proveedor, haga Clic en el botón Agregar

• Cree una combinación de letras y números para ingresar el Código que identifica al Proveedor

• El campo descripción se utiliza para colocar el nombre completo o la razón social del Proveedor.

• A continuación se presenta la ficha para ingresar los Datos Principales del Proveedor:

Crear o agregar un Proveedor

Crear o agregar un Proveedor

• Tipo de Proveedor: Nacional o Extranjero • Id. Fiscal: se ingresa él número del Registro de Información Fiscal

(RIF) • Clase: esta opción permite clasificar y agrupar a los proveedores. • Representante: se coloca el nombre del Representante.• Dirección 1, Dirección 2: son los campos destinados para colocar

la dirección completa. • País: seleccione el país donde se ubica el Proveedor. • Estado: seleccione el estado donde esta ubicado el proveedor. • Ciudad: seleccione la ciudad donde esta ubicado el proveedor. • Teléfono: ingrese los números telefónicos del Proveedor. • Fax: ingrese el número de Fax del proveedor. • e-mail: se indica la dirección de correo electrónico del proveedor

(si está disponible)

Muestra la Ubicación física de los productos en inventario. La siguiente ventana permite Agregar depósitos, dando oportunidad de llenar los siguientes datos:

• Código: Escriba el identificador del depósito (combinación de números y letras)

• Descripción: coloque el nombre con el que se va a identificar el Depósito.

• Ficha Datos Principales • Clase: permite clasificar y agrupar la información. • Responsable: escriba el nombre de la persona encargada del

depósito, esta persona es responsable de lo que sale y entra en este Depósito.

• Dirección 1 y Dirección 2: escriba la dirección exacta del Depósito.

• Teléfonos: ingrese los números de los teléfonos del Depósito.

Agregar Almacenes

Es inventario para una empresa comercializadora de productos, son todos aquellos bienes comprados para su posterior comercialización. Al entrar al menú Archivo y seleccionar la opción Inventario productos se carga una ventana como la siguiente:

Luego, se busca el botón AGREGAR para dar ingreso a productos al inventario:

Inventarios

• Referencia: puede usar este campo como un código adicional que además le será de utilidad para buscar productos

• Marca: se refiere al nombre del fabricante o a la marca del producto. • Importado: Indique si el producto es importado o no. • Pedido: coloque él número de unidades del producto que han sido• pedidas al proveedor. • Comprometido: indica la cantidad de unidades del producto que

están siendo solicitadas por los clientes. • Mínimo: se refiere a la cantidad de unidades del producto que se

considera es lo mínimo que se debe tener en el almacén. • Es un Enser: seleccione esta opción si el producto que se está

ingresando no es para ser comercializado sino para uso interno del Agente.

• Usa Balanza: seleccione esta opción si este producto utiliza una balanza para ingresar información como peso, características y otras.

• Es Ofertable: seleccione esta opción si el producto puede ser considerado cuando se vayan a emitir ofertas.

• Es Exento: seleccione esta opción si el producto está exento de IVA. • Usa Decimales: seleccione esta opción si el producto tiene existencia

con decimales.

Inventarios

Un servicio es aquel que presta la empresa que se transforma en un beneficio para el cliente (por Ej. servicio de reparación de teléfonos)Para agregar un servicio, presione el botón Agregar, el cursor se posicionará como siempre en el Campo Código. Después de introducir el Código y Descripción, rellene la ficha Datos Principales que lleva los siguientes campos:

• Descripción 2, 3: Campos adicionales para describir más detalladamente el servicio.

• Clase: esta opción permite clasificar y agrupar la información.

• Unidad: unidad de medida del servicio, puede ser horas técnicas o días por ejemplo.

• Costo: costos para prestar el servicio, incluyendo traslados (si aplica) o todas las variables que estén asociadas a la prestación del servicio

• Es exento: marque esta opción si el servicio está exento de Impuesto

Servicios

La Facturación en Lotes es un proceso que permite agrupar productos de Inventario y de servicios que se facturan continuamente a los mismos clientes.

Al hacer click en la opción agregar se nos muestra la siguiente pantalla:

• Días de crédito: indique en este campo cuántos días de crédito se darán al cliente para cancelar la factura.

• Vendedor: coloque el vendedor, si no recuerda su código o nombre utilice el icono de búsqueda que está al lado derecho del campo.

• Tipo Operación: escriba el tipo de Operación.

Facturación por Lotes

• Tipo Ítem: indique si es Producto o Servicio.

• Código: coloque el código del Producto o de Servicio según corresponda

• Cantidad: indique la cantidad del producto o servicio a facturar

• Precio: coloque el precio con el que se va a facturar el producto o servicio.

Facturación por Lotes

Un cliente es la persona natural o jurídica a quien la empresa vende bienes o servicios. En el módulo Administrativo se realiza manejo de los clientes de la empresa.

Para registrarlo se da click en AGREGAR y se procede a llenar todos sus datos:

Clientes

El sistema facilita el manejo de los instrumentos de pago con que la empresa acepta pagos o los realiza, tales como tarjetas de crédito, débito, cesta ticket, entre otros, permitiendo saber el porcentaje de Retención de Impuesto y comisión que cobra cada una de ellos.

Al seleccionar del Menú Archivo la opción Instrumentos de Pago se activa la siguiente ventana:

Instrumentos de pago