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White Paper - WinLine LOHN Corona-Kurzarbeit - Einrichtung

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White Paper - WinLine LOHN Corona-Kurzarbeit mesonic 2020

Inhaltsverzeichnis 1. WinLine LOHN Corona-Kurzarbeit .................................................................................... 3 1.1. Einleitung ................................................................................................................................. 3 1.2. Update ..................................................................................................................................... 3 1.2.1. Version 10.5 (10005.22) ............................................................................................................ 3 1.3. Lizenz ...................................................................................................................................... 4 1.3.1. Einspielen der neuen Lizenz ....................................................................................................... 4 1.4. Formelstamm .................................................................................................................... 5 1.4.1. Import der LOHN Formeln ......................................................................................................... 6 1.4.2. Inhalt der LOHN Formeln........................................................................................................... 6 1.4.2.1. KUGBRUTTO MIT SATZ.MMR ..................................................................................................... 6 1.4.2.2. KUGSP15.MMR.......................................................................................................................... 7 1.4.2.3. KUGAUSFALL.MMR .................................................................................................................... 7 1.4.2.4. KUG EINGABE ALLES ................................................................................................................. 8 1.5. Lohnartenstamm .............................................................................................................. 9 1.5.1. Lohnart "Tatsächlich geleistete Stunden" .................................................................................... 9 1.5.2. Lohnart "Ausfallstunden" ......................................................................................................... 10 1.5.3. Lohnart Krankenentgelt ........................................................................................................... 11 1.5.4. Lohnart Urlaubsentgelt ............................................................................................................ 12 1.5.5. Lohnart "Ausfallsdifferenz"....................................................................................................... 13 1.6. Betriebsdatenstamm Teil 1 ............................................................................................ 14 1.6.1. Import der aktuellen KUG Pauschalsätze .................................................................................. 14 1.6.2. Beschreibung der auszufüllenden Felder ................................................................................... 15 1.7. Stammdaten im Arbeitnehmerstamm ............................................................................ 16 1.7.1. Umstellung via Schnellumstellungsassistent .............................................................................. 16 1.7.2. Manuell im Arbeitnehmerstamm ............................................................................................... 20 1.8. Betriebsdatenstamm Teil 2 ............................................................................................ 21 1.8.1. Assistent zum befüllen der AN Konstante "9999 - Bruttoentgelt vor Kurzarbeit ............................ 21 1.8.2. Manuelle Überarbeitungsmöglichkeit der AN Konstante "9999 - Bruttoentgelt vor Kurzarbeit ....... 23

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1. WinLine LOHN Corona-Kurzarbeit

1.1. Einleitung Das Whitepaper "WinLine LOHN Corona-Kurzarbeit - Einrichtung" enthält eine detaillierte Beschreibung über die notwendigen Schritte, um im WinLine LOHN die Corona-Kurzarbeit abrechnen zu können. Bitte beachten Sie, dass ggf. für Ihren Betrieb auf Grund besonderer Anforderungen noch zusätzliche Anpassung notwendig sind. Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass die COVID-19-Kurzarbeit (kurz "Corona-Kurzarbeit") noch nicht final definiert ist. Es ist noch keine endgültige Regelung seitens der zuständigen Behörden veröffentlicht worden! Die aktuell in der WinLine umgesetzten diesbezüglichen Programmlogiken basieren auf dem aktuellen Wissenstand und sollen Ihnen die Abrechnung der COVID-19-Kurzarbeit erleichtern. Bitte klären Sie die genauen Abrechnungsmodalitäten für Ihr Unternehmen direkt mit Ihrem Steuerberater ab. Wir erlauben uns darauf hinzuweisen, dass ausschließlich der Endanwender für die Richtigkeit der an Dritte weitergegebenen Daten haftet und verweisen ergänzend auf die geltenden AGBs bzw. Lizenzvereinbarungen.

1.2. Update

1.2.1. Version 10.5 (10005.22) Die Möglichkeit Corona-Kurzarbeit abrechnen zu können wird per Patchupdate 10.5 (10005.22) zur Verfügung gestellt. Hinweis: Bitte auch nach Einrichtung der Corona-Kurzarbeit darauf achten, dass die Patchupdates regelmäßig installiert werden.

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1.3. Lizenz Um Corona-Kurzarbeit einrichten und abrechnen zu können wird eine eigene Lizenz benötigt. Diese muss im WinLine ADMIN hinterlegt werden. Die neue Lizenz ist bei Ihrem mesonic Partner erhältlich.

1.3.1. Einspielen der neuen Lizenz Im WinLine ADMIN unter Datei Lizenz eingeben kann die neue Lizenz mittels Drag & Drop übernommen werden.

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1.4. Formelstamm Unter folgendem Link kann eine Zip Datei heruntergeladen werden, die folgende Formeln enthält: KUGBRUTTO MIT SATZ.MMR KUGSP15.MMR KUGAUSFALL.MMR KUG EINGABE ALLES.MMR Folgende Formelfunktionen sind für die Berechnung der Corona-Kurzarbeit neu hinzugekommen: GetKUG2BruttoentgeltVorKurzarbeit

Liefert das Abgerundete Basis Brutto Entgelt aus der Pauschalsatztabelle auf Basis des Wochenstundenkennzeichens im KUG-Stamm sowie der für die Abrechnungsperiode gültige AN-Konstante 9999.

GetKUG2Nettoersatzrate

Liefert den Mindestprozentsatz für das neue Netto aus der Pauschalsatztabelle auf Basis des Wochenstundenkennzeichens im KUG-Stamm sowie der für die Abrechnungsperiode gültige AN-Konstante 9999 zurück.

GetKUG2MindestNettoentgelt Liefert das Mindestnettoentgelt aus der Pauschalsatztabelle auf Basis des Wochenstundenkennzeichens im KUG-Stamm sowie der für die Abrechnungsperiode gültige AN-Konstante 9999 zurück.

GetKUG2MindestBruttoentgelt Liefert das Mindestbruttoentgelt aus der Pauschalsatztabelle auf Basis des Wochenstundenkennzeichens im KUG-Stamm sowie der für die Abrechnungsperiode gültige AN-Konstante 9999 zurück.

GetKUG2Pauschalsatz Liefert den Pauschalsatz für die Verrechnung der Ausfallstunden aus der Pauschalsatztabelle auf Basis des Wochenstundenkennzeichens im KUG-Stamm sowie der für die Abrechnungsperiode gültige AN-Konstante 9999 zurück.

GetKUG2Bezug Liefert den Wert der AN-Konstante 9999 zurück, der für die aktuelle Abrechnungsperiode gültig ist.

GetKUG2BezugStundensatz Liefert den Wert der AN-Konstante 9999 geteilt durch die KUG Wochenstunden geteilt durch 4,33 zurück, der für die aktuelle Abrechnungsperiode gültig ist.

GetKUG2MindestBruttoStudensatz Liefert den Stundensatz auf Basis des KUG2MindestBruttoentgelt geteilt durch die KUG Wochenstunden geteilt durch 4,33

GetKUG2MonatsStunden Liefert die KUG Wochenstunden * 4,33

https://www.mesonic.com/download/kugformeln.zip

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1.4.1. Import der LOHN Formeln Um die Formeln in die WinLine übernehmen zu können muss unter Stammdaten Lohnarten Formelstamm der "Importieren" Button gedrückt werden und die entsprechenden Formeln zum Import ausgewählt werden. Dies erfolgt jeweils pro Formel einzeln.

Alternativ könnte man die Formeln auch per Drag & Drop in das Formelfenster ziehen.

1.4.2. Inhalt der LOHN Formeln

1.4.2.1. KUGBRUTTO MIT SATZ.MMR Diese Formel ermöglicht die Eingabe von Stunden und ermittelt den Mindestbruttostundensatz der herangezogen werden muss um das Mindestnetto zu erreichen.

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1.4.2.2. KUGSP15.MMR Diese Formel füllt sowohl Zwischenspeicher 1 als auch Zwischenspeicher 15

1.4.2.3. KUGAUSFALL.MMR Diese Formel zieht den Bezug aus AN Konstante 9999 heran und zieht den Zwischenspeicher 15 ab. Wenn dieser Betrag negativ ist, dann wird der Betrag auf 0 gestellt.

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1.4.2.4. KUG EINGABE ALLES Diese Formel ermöglicht eine manuelle Eingabe von Stunden und Satz. Der Betrag wird im Hintergrund aus Stunden mal Satz errechnet und wird danach editierbar nochmals angezeigt.

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1.5. Lohnartenstamm Für die Abrechnung der Kurzarbeit werden eigene Lohnarten benötigt, da diese spezielle Abrechnungsschemata und Formelfunktionen benötigen. Bitte darauf zu achten, dass entsprechende Lohngruppen zugeordnet werden, damit eine korrekte Buchung für die FIBU erzeugt werden kann und auch der Andruck am Finanzbuchhaltungsbeleg korrekt ist. Sollten verschiedene Kontierungen zu tragen kommen (weil zB. Arbeiter und Angestellte separat verbucht werden sollen), dann müssen auch dementsprechend mehrere Lohnarten mit unterschiedlichen Lohngruppen definiert werden. Auch Durchschnitte dürfen nicht vergessen werden, wenn diese für weitere Berechnungen bei anderen Lohnarten notwendig sein sollten.

1.5.1. Lohnart "Tatsächlich geleistete Stunden" Diese Lohnart wird in der Abrechnung herangezogen, um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden abzurechnen. Die Pflichtigkeiten betreffend Sozialversicherung und Normalzahlung sind so wie bei jenen Lohnarten zu setzen, die normalerweise für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern herangezogen werden.

Abrechnungsschema: 60 KUG - geleistete Arbeitsstunden Lohngruppe: beliebig Sozialversicherung: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Lohnsteuer: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart DB, J/6 und Kommst: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Zeilenformel: KUGBRUTTO MIT SATZ Belegformel: KUGSP15

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1.5.2. Lohnart "Ausfallstunden" Diese Lohnart wird benötigt, um die Ausfallstunden abzurechnen. Diese Lohnart ist als zusätzliche Besonderheit nicht Kommunalsteuerpflichtig!

Abrechnungsschema: 61 KUG - Ausfallstunden Kurzarbeit Lohngruppe: beliebig Sozialversicherung: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Lohnsteuer: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart DB, J/6: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Kommst: nicht pflichtig Zeilenformel: KUGBRUTTO MIT SATZ Belegformel: KUGSP15

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1.5.3. Lohnart Krankenentgelt

Wichtiger Hinweis: Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Handhabung von "Krankenständen während KUG" in der Abrechnung vom Gesetzgeber noch nicht ausformuliert! Wir empfehlen eine eigene Lohnart für Krankenentgelt anzulegen, da so eine eindeutige Zuordnung der Zeiten erfolgen kann. Sobald es eine Entscheidung gibt, wie mit Krankenständen während Kurzarbeit umzugehen ist, kann dann eine entsprechende Aufrollung erfolgen.

Abrechnungsschema: 62 KUG - Krankstunden Lohngruppe: beliebig Sozialversicherung: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Lohnsteuer: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart DB, J/6 und Kommst: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Zeilenformel: KUG EINGABE ALLES (oder eine selbst definierte Formel) Belegformel: KUGSP15

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1.5.4. Lohnart Urlaubsentgelt Mit dieser Lohnart werden Urlaube während KUG abgerechnet. Auch betreffend Urlaub während KUG ist vom Gesetzgeber noch nicht alles final definiert. Für Urlaube gebührt dasselbe Entgelt wie vor KUG.

Abrechnungsschema: 63 KUG - Urlaubsstunden Lohngruppe: beliebig Sozialversicherung: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Lohnsteuer: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart DB, J/6 und Kommst: selbe Einstellung wie bei einer "normalen" Lohn/Gehalt Lohnart Zeilenformel: KUG EINGABE ALLES (oder eine selbst definierte Formel) Belegformel: KUGSP15

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1.5.5. Lohnart "Ausfallsdifferenz" Diese Lohnart wird benötigt, um die Ausfallsdifferenz der SV zu ermitteln. Damit wird die SV Bemessungsgrundlage auf jene vor Kurzarbeit erhöht. Die Belegformel ermittelt den abzurechnenden Betrag automatisch. Es ist darauf zu achten, dass diese Lohnart immer als letztes in der Abrechnung berücksichtigt wird. Dies kann zum Beispiel über die Sortierstufe geregelt werden.

Sortierstufe: So wählen, dass diese Lohnart immer zum Schluss gerechnet wird Abrechnungsschema: 33 KUG - Ausfalldifferenz SV Lohngruppe: beliebige Lohngruppe die keine Kontierung hinterlegt hat Belegformel: KUGAUSFALL

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1.6. Betriebsdatenstamm Teil 1 Im Betriebsdatenstamm unter Stammdaten Mandantenstammdaten Betriebsdaten müssen im Register Kurzarbeit die in den folgenden Unterpunkten beschriebenen Einstellungen getätigt werden (es können beliebig viele Kurzarbeitsstämme angelegt werden):

Hinweis: Das Register Kurzarbeit kann nur dann geöffnet werden, wenn eine entsprechende Lizenz vorhanden ist.

1.6.1. Import der aktuellen KUG Pauschalsätze Um die aktuellen KUG Pauschalsätze übernehmen zu können, muss im Betriebsdatenstamm der Button "Import von KUG-Pauschalsätzen" gedrückt werden

Hinweis: Es muss eine aufrechte Internetverbindung gegeben sein!

Die Meldung "Es gibt aktuelle KUG-Pauschalsätze. Sollen diese heruntergeladen und importiert werden?" muss mit "Ja" bestätigt werden. Nachdem die Pauschalsätze erfolgreich geladen wurden, erscheint die folgende Meldung:

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Diese Meldung kann mit "OK" geschlossen werden.

1.6.2. Beschreibung der auszufüllenden Felder

Ab Monat Hier ist jener Monat bekannt zu geben, ab dem mit Kurzarbeit begonnen wird. Ab Jahr Hier ist jenes Jahr bekannt zu geben, ab dem mit Kurzarbeit begonnen wird. Reduzierungsstunden Hier können zu informativen Zwecken die Reduzierungsstunden pro Monat eingetragen werden. Da bei der Corona-Kurzarbeit die Reduzierungsstunden pro Monat variieren können, hat dieser Eintrag keine Auswirkung auf die Abrechnung. Wochenstunden Aus der Auswahllistbox ist die "normale" Wochenstundenanzahl vor KUG auszuwählen. Dies dient vor allem dazu den passenden KUG Pauschalsatz aus der Pauschalsatztabelle auslesen zu können. Unterstützungs % Satz Dieses Feld ist nicht zu befüllen Lohnarten für die Abrechnung von KUG Hier werden jene Lohnarten hinterlegt, die für die Abrechnung der Kurzarbeit herangezogen werden sollen. Diese werden dann ab Beginn der Kurzarbeit an Stelle der automatischen Lohnarten zur Abrechnung vorgeschlagen. Lohnarten zur Bildung des letzten "vollen Bezuges": Es sind jene Lohnarten zu hinterlegen, die für die Bildung des Bruttoentgelts vor Kurzarbeit herangezogen werden sollen. Anzahl der Monate Hier wird bekannt gegeben, wie viele vergangene Perioden für die Bildung des Bruttoentgelts vor Kurzarbeit herangezogen werden sollen. Im Normalfall handelt es sich dabei um das letzte Monat vor Kurzarbeit und somit ist 1 zu hinterlegen. Werden im Unternehmen schwankende Bezüge abgerechnet (zB durch Schichtarbeit) so kann auch eine andere Anzahl an Monaten hinterlegt werden und es wird dann automatisch ein Durchschnitt gebildet.

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Nur abgerechnete Ist die Checkbox aktiv, so werden nur abgerechnete Monate für die Bildung des Bruttos herangezogen

1.7. Stammdaten im Arbeitnehmerstamm Im Arbeitnehmerstamm sind folgende Daten für die richtige Berechnung der Kurzarbeit von Bedeutung: Checkbox - AN nimmt am KUG teil KUG Stamm Beschäftigungsstunden pro Woche AN-Konstante 9999 Bruttoentgelt vor Kurzarbeit Alle diese Felder (bis auf AN-Konstante 9999) befinden sich im Register SV-Zusatz des Arbeitnehmerstamms.

1.7.1. Umstellung via Schnellumstellungsassistent Damit nicht jeder Arbeitnehmer einzeln aufgerufen und umgestellt werden muss, bietet sich eine Umstellung via Schnellumstellungsassistent an. Den Schnellumstellungsassistenten findet man unter: WinLine START Vorlagen Schnellumstellung - Assistent Dort wählt man den Bereich Arbeitnehmer aus indem man den Fokus setzt und wechselt mittels "Vor" Button in den nächsten Schritt:

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In diesem Schritt kann ein Suchbegriff eingegeben werden, wie zum Beispiel "KUG" dann werden nach bestätigen mit "Enter" die betreffenden Felder angezeigt. Diese können dann einzeln ausgewählt werden. Mittels "Vor" wird wieder in den nächsten Schritt gewechselt.

Es kann nun das neue Kennzeichen/Wert gesetzt werden und mittels "Anzeigen" Button werden alle Arbeitnehmer in der Tabelle geladen. Möchte man nur bestimmte Arbeitnehmer mit dem neuen Kennzeichen versehen, so kann ein Filter herangezogen werden (dieser Unterstütz nun auch Merklisten). Der Filter müsste dann vor Drücken des "Anzeigen" Buttons definiert werden.

In der Spalte "neuer Wert werden dann die Arbeitnehmer mit dem neuen Kennzeichen angezeigt. Bei Bedarf kann bei einzelnen Arbeitnehmern diese Kennzeichen noch abgeändert werden (wenn zum Beispiel einer der angezeigten Arbeitnehmer nicht am KUG teilnehmen soll.

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In der folgenden Ansicht wurde zum Beispiel der Geschäftsführer Dkfm. Reinhard Reininger nicht mit dem Kennzeichen versehen, da die Checkbox manuell entfernt wurde.

Sobald alle gewünschten Einstellungen gesetzt wurden erscheint die Meldung, ob das Feld für die Arbeitnehmer geändert werden soll. Wird diese mit "Ja" bestätigt, erfolgt eine weitere Meldung, wenn dies erfolgreich durchgeführt wurde:

Zusätzlich wird ein entsprechendes Protokoll ausgegeben:

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Weitere für die Kurzarbeit relevante Felder die mittels Schnellumstellungsassistenten umgestellt werden könnten: Hinterlegung des KUG Stamm:

Beschäftigungsstunden pro Woche:

Hinweis: Da es sich bei den Beschäftigungsstunden pro Woche um ein sogenanntes "Text" Feld handelt muss der neu zu hinterlegende Wert wie folgt eingegeben werden (die Anzahl der Wochenstunden wird mit 100 multipliziert): 38,5 Wochenstunden = 3850 40,0 Wochenstunden = 4000 usw.

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1.7.2. Manuell im Arbeitnehmerstamm Die für die Abrechnung von KUG erforderlichen Felder müssen nicht zwingend per Schnellumstellungsassistenten befüllt werden. Die Arbeitnehmer können auch einzeln im Arbeitnehmerstamm mit den entsprechenden Informationen befüllt werden. Die Felder befinden sich im Register "SV Zusatz":

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1.8. Betriebsdatenstamm Teil 2 Wenn alle betroffenen Arbeitnehmer einen entsprechenden KUG Stamm zugewiesen bekommen haben, dann muss als nächster Schritt die AN-Konstante "9999 - Bruttoentgelt vor Kurzarbeit" befüllt werden. Damit dies nicht manuell pro Arbeitnehmer gemacht werden muss, kann - pro KUG Stamm - mittels Assistent die Konstante bei den Arbeitnehmern hinterlegt werden.

1.8.1. Assistent zum befüllen der AN Konstante "9999 - Bruttoentgelt vor Kurzarbeit Sobald der Fokus in der Tabelle der Lohnarten zur Bildung des letzten "vollen Bezuges" gesetzt ist, steht der Button "AN-Konstante für "Bruttoentgelt vor Kurzarbeit" befüllen" auch im Ribbon zur Verfügung. Befindet sich der Fokus nicht in der Tabelle, so findet man diesen auch links unten in der Tabelle:

Wird der Button "AN-Konstante befüllen" gedrückt, dann wird anhand der angegebenen Lohnarten der Wert der Konstante 9999 ermittelt. Zuvor erhält man noch die folgende Meldung, die mit "Ja" zu bestätigen ist, damit die Ermittlung gestartet wird:

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Nachdem die Ermittlung durchgeführt und die Konstante bei den Arbeitnehmern gefüllt wurde, erscheint die folgende Meldung:

Des Weiteren wird ein Excel Dokument geöffnet, dass Sie bei weiteren Arbeiten (zum Beispiel Ermittlung der Werte für das Antragsformular) unterstützen soll:

Zusätzlich zum Excel Dokument wird ein Protokoll geöffnet, dass die ermittelten Werte anzeigt. Dieses Protokoll wird auch im WinLine Verzeichnis gespeichert.

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Ist man mit einem ermittelten Bruttowert nicht einverstanden, dann kann dieser auch nachträglich editiert werden. Um nach der Umstellung unkompliziert in die einzelnen Arbeitnehmerstämme wechseln zu können, steht über die rechte Maustaste eine "Drill Down" Funktion bei der Arbeitnehmernummer zur Verfügung:

1.8.2. Manuelle Überarbeitungsmöglichkeit der AN Konstante "9999 - Bruttoentgelt vor Kurzarbeit Die Arbeitnehmerkonstante kann auch manuell im Arbeitnehmerstamm angelegt werden (es wird bei der Anlage ein Wert anhand der Einstellungen im betreffenden KUG Stamm vorgeschlagen und auch der Zeitraum wird bereits aus den Angaben im KUG Stamm übernommen) und ggf. auch editiert werden.

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