west-vlaamse provinciale cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk

1

West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken geen hiërarchie

maar een netwerk

Stefaan Froyman (projectmanager PBS)Livia Snauwaert (depotconsulent registratie – projectmanager Erfgoedinzicht)

Dienst Cultuur

2

Overzicht

1. Aanbod2. Vraag3. Verandering4. Uitdaging5. Slot

3

1. Aanbod

- Provinciaal Archiefnetwerk Probat

- Beeldbank West-Vlaanderen- Erfgoedinzicht- Provinciaal Bibliotheeksysteem- Provinciale Bibliotheek Tolhuis- Provinciaal Depotbeleid

4

Provinciaal Archiefnetwerk Probat

5

Infosessie provinciale cultuurdatabanken

10 juni 2013Kortrijk

Wat

• Naamgeving: PROvinciaal Beheerprogramma voor ArchiefToepassingen = PROBAT

• Essentie: Provinciaal Archiefnetwerk• centrale databank• Website:

www.west-vlaanderen.be/probat

• Aanbod: backoffice voor archief-inventaris en archief- en documentenbeheer

http://www.west-vlaanderen.be/probat

6



Doelgroep

• archivarissen van lokale openbare besturen in West-Vlaanderen

• heemkundige kringen, mits begeleiding van de lokale archivaris

7



Bereik

8



Backoffice (1)

• Module Archiefbeheer:

• bruiklenen• restauraties• overdrachten• aanwinsten• vernietigingen

9



Backoffice (2)

• Module Inventarisatie:

• archieven• deelarchieven• reeksen• deelreeksen• bestanddelen• nadere toegangen

• akten• bouwvergunningen• milieuvergunningen• …

10



Backoffice (3)

• Module Inventarisatie:

• stukken• afficheverzameling• audio-verzameling• filmverzameling• fotoverzameling• gedrukte collecties• gelegenheidsdrukwerk• handbibliotheek• kaart- en planverzameling• voorwerpenverzameling

11



Backoffice (4)

• ModuleLeeszaalinschrijving:

• bezoekers• bezoeken• onderzoeken

12



13



14



15



16



17



18



19



20



Toekomst

• Frontoffice• aanvraagformulier voor reservatie

archiefdocumenten• …

• Backoffice• bijkomende nadere

archieftoegangen• aanvraagformulier interne

bruiklenen• …

21



Partner, standaarden en sturing

• Ontwikkeld door LCP nv

• Standaarden ISAD(G) en ISAAR (CPF)

• Wijzigingen vooraf te bespreken in de gebruikersgroep

22



Aansluiten (1)

• Gratis

• Criteria:

• archiefdienst openbaar en toegankelijk: openingsuren en leeszaalfaciliteiten

• minimum halftijds archivaris

• oprichtingsbesluit lokale openbare archiefdienst

23



Aansluiten (2)

• Overeenkomst omtrent het gebruik van Probat

• Gebruikersgroep Probat

24



Meer info

Provinciale ArchiefdienstGistelsesteenweg 5288200 Sint-Andrieswww.west-vlaanderen.be/probat

[email protected] 40 72 72



mailto:[email protected]

25

Beeldbank West-Vlaanderen

Wat (1)

Start 2006

Eerste concept: Beeldmateriaal uit de collectie Westflandrica online toegankelijk maken

Westflandrica: Erfgoedcollectie verzameld door het provinciebestuur sinds de jaren 1960; inhoud: boeken, kranten, tijdschriften, alsook archiefbestanden en iconografische deelcollecties. In zijn geheel een rijke informatiebron over West-Vlaanderen, de West-Vlaamse gemeentenen haar bekende en minder bekende inwoners.

De Haan

27



Wat (2)

Van bekendmaking naar belangstelling

Van belangstelling naar nieuw concept

Van nieuw concept naar partnerschap

Resultaat: rijke databank met provinciale en lokale beeldcollecties

Beernem

Oostkamp

28



Doelgroep

West-Vlaamse gemeenten die historisch beeldmateriaal over West-Vlaanderen digitaal willen bewaren, beheren en bekendmaken

KnokkeLissewege

Bereik

30



Doel (1)

de missieToegankelijk maken provinciale collectiesSchaalvergroting provinciale cultuurdatabankenOndersteunende rol voor lokale erfgoedpartnersComplementariteit met bestaande erfgoeddatabanken

West-Vlaams Digitaal Erfgoedplatform

voor beeldmateriaal

31



Doel (2)

Kennispartner iconografisch erfgoed

Aanspreekpunt voor de partners en advies/hulp bij

Selecteren Scannen Beschrijven van beelden Bekendmaken

32



DatabankGebruiksvriendelijk invoerformulier

33



Aantrekkelijke publiekswebsite

Eenvoudig reacties plaatsen

Beeld vergroten, verkleinen, delen op sociale media…

Contextinformatie over het beeld

34



Toepassingen

Mobiele applicaties

35



Widget

36



Zoekmogelijkheden Vrij zoeken Trefwoordenstructuur

Thema’s

BouwwerkenBibliotheken

Topografie

Cartografie

Gebeurtenissen

37




• Ondersteund door Picturae

• Software Memorix Maior

• Standaard Dublin Core

• Ontsluitingsmiddelen Art & Architecture-thesaurus

• GIS

38



Aansluiten

Gratis

Hoe?1. verkennend gesprek over collectie en

gebruik beeldbank2. overeenkomst3. gescande beelden bezorgen aan

bibliotheek4. partner ontvangt login voor eigen

collectie5. beschrijving met hulp van

de bibliotheek

39



Meer info

Provinciale Bibliotheek TolhuisJan Van Eyckplein 18000 Bruggewww.beeldbankwest-vlaanderen.be


http://www.beeldbankwest-vlaanderen.be/


40

Erfgoedinzicht

41



Wat

Erfgoedinzicht =

erfgoeddatabank

erfgoedwebsite erfgoedinzicht.be

LANCERING 17 juni 2013

42



Doelgroep

Focus op objectencollecties en de bijbehorende documentatie

van zowel:

professionele erfgoedbeheerders zoals musea, erfgoedbibliotheken…

vrijwillige erfgoedhouders zoals kerkbesturen, heemkringen, scholen…

Bereik

44



Doel (1)Regierol regionale depotwerking

Samenwerking bevorderen tussen erfgoedbeheerders inzake:

behoud en beheer collectieplanning publiekswerking

Instrumenten: overlegplatform depotwerking Erfgoedinzicht …

45



Doel (2)Eenvormige collectieregistratie Registratiestandaarden:

COMETA MovE-invulboek Art & Architecture Thesaurus (AAT) Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox

(CEST)

Erfgoedstats analysetool

Depotconsulent registratie

Thematische thesauruswerkgroepen

46



website

zoekindex

registratie- en collectiebeheersysteem

veilige opslag en beheer van erfgoedgerelateerde bestanden

erfgoeddatabank

47



toegankelijkheid

valorisatie

betrokkenheid

48



Toegankelijkheid

49



Toegankelijkheid

50



Toegankelijkheid

51



Toegankelijkheid

52



Toegankelijkheid

53



Toegankelijkheid

54



Valorisatie

55



Valorisatie

56



Betrokkenheid

57



Betrokkenheid

58



Betrokkenheid

59



Betrokkenheid

60




• Ondersteund door Picturae

• Software Adlib

• Eenvormige collectieregistratie met registratiestandaarden: COMETA MovE-invulboek Art & Architecture Thesaurus (AAT) Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox

(CEST)

Erfgoedstats analysetool Depotconsulent registratie Thematische thesauruswerkgroepen

61



Aansluiten

Toelatingsvoorwaarden

Gratis, inclusief: 1 gebruikerstoegang voor registratiesoftware onderhoud erfgoeddatabank en -website hosting (20Gb opslagruimte voor

erfgoedgerelateerde bestanden) support (technische ondersteuning) vorming registratie en -software

Overeenkomst Erfgoedinzicht

62



Meer info

Provinciehuis BoeverbosKoning Leopold III-laan 418200 Sint-Andrieswww.erfgoedinzicht.be


http://www.beeldbankwest-vlaanderen.be/


http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=GR3VOk3mMXextM&tbnid=AboHWeQFjYRuYM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.kwaliteitscongres.be/&ei=EYMwUvjlI5SX0QXrgIHgCg&bvm=bv.51773540,d.d2k&psig=AFQjCNESehGOzYReNKyac8UkDWd9IoR4_g&ust=1378997383911619

63

Provinciaal Bibliotheeksysteem

64



Wat (1)

• Provinciaal Bibliotheeksysteem = PBS

• Essentie: Catalogus West-Vlaamse openbare bibliotheken• centrale databank• Webcatalogus:

http://west-vlaanderen.bibliotheek.be/



65



Wat (2)

• 49 van de 64 bibliotheken

• 78 % v.d. West-Vlamingen

• Investering: € 2.273.085Werking: € 1.630.433Totaal: € 3.903.518

• Heel wat ontwikkelde expertise

• 3 applicatiebeheerders• 1 netwerkcatalograaf• Centrale helpdesk

66



Wat (3)

• Statistiekenmodule V-Insight• Vubis 3.5 met nieuwe

tijdschriftenmodule• Webcatalogus• Koppelingen aan zelfuitleen-

systemen• Speciale collecties• Studiedag spelotheken

67



Doelgroep

Openbare bibliotheken Provincie West-Vlaanderen

Doelstellingen:• Innoverend en kostenefficiënte

samenwerking• Bibliotheken ontlasten van ICT-

investeringen• Verbeterde publieke dienstverlening

2004: Start voorbereiding PBS2006: Start integraties

Bereik

69



Demo Catalogus

70



71



72



73



74



75




• Ondersteund door Cevi

• Software Vubis Smart / Aquabrowser

• Eenvormige collectieregistratie metOpen Vlacc regelgeving

Stuurgroep PBS

76



Aansluiten

Provincie betaalt conversie en hosting en zorgt voor kosteloze vorming en ondersteuning, lokaal bestuur betaalt onderhoudskost

Overeenkomst Openbare Bibliotheek + addenda speciale collecties

Toelatingsvoorwaarden speciale collecties1. Formele samenwerking met bibliotheek of Provincie

via overeenkomst2. De collectie moet documentair, gratis raadpleegbaar

en zichtbaar zijn in de catalogus3. Invoer in Vubis en volgens Open Vlacc regelgeving

door geschoolde catalografen4. Bibliotheek staat in voor de kwaliteit van de invoer5. Collectie wordt onderdeel binnen de bibliotheek

77



Meer info

Provinciehuis BoeverbosKoning Leopold III-laan 418200 Sint-Andrieshttp://west-vlaanderen.bibliotheek.be




http://www.google.be/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=GR3VOk3mMXextM&tbnid=AboHWeQFjYRuYM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.kwaliteitscongres.be/&ei=EYMwUvjlI5SX0QXrgIHgCg&bvm=bv.51773540,d.d2k&psig=AFQjCNESehGOzYReNKyac8UkDWd9IoR4_g&ust=1378997383911619

78

2. Vraag

Lokaal Bestuur x- Administratief archief onderdeel

Probat- Openbare Bibliotheek

aangesloten bij Provinciaal Bibliotheeksysteem

- Inventarisatie van lokale situatie

79

2. VraagLokaal archief endocumentatiecentrum

Aantal: ca. 80.000 stuks, ca. 55.000 beschrijvingen, ca. 32.000 scans van ca. 22.000 objecten (45Gb opslagruimte)Database: Access met volledige export naar ExcelResolutie en kwaliteit:wisselend!

80

2. VraagKunstpatrimonium

Aantal: ca. 2.000 stukken, allemaal beschreven en digitaal gefotografeerd (genummerd volgens inventarisnummer)Database: Excel

81

2. VraagSpecifieke historische boekencollectie

Materialen: ca. 1.200 boeken (recent en historisch)Database: Excel

82

2. VraagMaritieme collectie van voormalig maritiem museum

Aantal: ca. 1.500 boeken, onbekend aantal objecten (reeds 400 geregistreerd door vrijwilliger Stadsarchief)Database: Filemaker Pro Advanced / export in Excel beschikbaar

83

2. VraagOut of scope

- Specifiek lokaal privémuseum- Inboedels parochiekerken op

grondgebied- Collectie van specifiek

kenniscentrum mbt lokale materie

- Handbibliotheken binnen de gemeente

85



3. Verandering: Opstart Digitale Cel Cultuur• Noodzaak• Inhoudelijke overlapping van collecties• Afstemmen terminologie• Wat is archief, wat is erfgoed, maar

ook specifieker, wat is een folder / brochure

• Organisatorische benadering (expertises)

• Kansen• Contracten (SLA)• ITIL-based service management• Gezamenlijke helpdesk• Afstemmen• Gezamenlijke ontsluiting en openheid

86



3. Verandering: Opstart Digitale Cel Cultuur• Aanpak• Positionering tegenover lokale en regionale

initiatieven• Communicatie van initiatieven via 3

infodagen• Inventarisatie van behoeftes (stapsgewijs)• Integratie• Keuze is maatwerk• Toelatingsvoorwaarden als basis• Advies• Goedkeuring• Begeleiding

87



3. Verandering: Opstart Digitale Cel Cultuur• Aanpassing naar projectorganisatie• 2013-2014 opstartfase• Inzet van de databanken• Gebruik meten• Koppeling van de databanken• GIS, POI-laag,…

• Serviceplatform culturele kaart

• Aanpassing naar matrixorganisatie

88



3. Verandering

• Knelpunten uit Rapport“Waardeer samenwerking” van de Raad voor Nederlandse Taal en Letteren / 20131. Spanningsveld tussen projectmatige

aanpak en structurele behoeften2. Institutionele belangen vertragen

digitale innovatie3. Waardecreatie is onvoldoende

onderbouwd4. Herschikking van rollen en

verantwoordelijkheden door digitalisering• Scheidslijn tussen wat erfgoed is en wat erfgoed

zal worden• Scheidslijn tussen gebruiker en beheerder• Scheidslijn tussen publiek en privaat

89



3. Verandering: Nood aan integratie en netwerk

90

West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken geen hiërarchie

maar een netwerk

91



4. Uitdagingen

• Digitale Duurzaamheid

• Open Data

• Unified Resource Management

• Koppelingen

• Audiovisueel erfgoed

Illustratie; de drie lagen van licenties (via www.creativecommons.nl - CC-BY)

92



5. Slot

• Gezamenlijke, integrale aanpak bij inventarisatie, digitalisering en ontsluiting van archief, erfgoed en bibliotheken

• Archieven, erfgoedinstellingen en bibliotheken worden naast fysiek ook een digitaal baken in dit turbulent digitaal tijdperk met volgende kenmerken:• Betrouwbaarheid• Toegankelijkheid• Duurzaamheid

• Aanpak vormt accelerator om naast aanbodgericht ook vraaggericht te kunnen werken

• Provincie als bovenlokaal initiatiefnemer met afstemming op lokaal, regionaal en Vlaams niveau

93

Foldermap met overzicht initiatieven beschikbaar op stand WINOB

94

Vragen en feedback

west-vlaamse provinciale cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk

Documents