webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni
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Per accedere alla registrazione del seminario vai a questo link:http://goo.gl/Oaa4Tn I webinar del Progetto Valutazione delle Performance (http://goo.gl/8cRWaU) sono una occasione di formazione per chiunque sia interessato al performance management nella PA. I seminari on line sono dedicati anzitutto ai Comuni delle Regioni Obiettivo Convergenza (Calabria, Campania, Puglia e Sicilia). Organizzati dal Dipartimento della funzione pubblica,con la collaborazione di FormezPa, i webinar integrano il percorso di affiancamento delle amministrazioni che hanno aderito al Progetto e sono rivolti, in particolar modo, agli attori principali del Ciclo di gestione della performance nei Comuni, ovvero ai direttori generali, segretari generali, dirigenti, funzionari apicali e ai componenti degli Organismi indipendenti di valutazione (Oiv).TRANSCRIPT
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11:20
Accoglienza partecipanti
11:30
Introduzione ai lavori, Laura Massoli - DFP
11:35
Elementi per la progettazione del cambiamento, Davide Galli - Università cattolica del Sacro Cuore
12:00
Confronto con i partecipanti
12:10
Testimonianze delle amministrazioni
L'esperienza del Comune di Angri, Lucia Celotto
L'esperienza del Comune di Brindisi, Andrea Potenza
12:40
Confronto con i partecipanti
12:55
Chiusura dei lavori, Delia Zingarelli – Consulente FormezPA Moderatore: Mirko Tedde, Staff comunicazione
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Webinar: Il miglioramento del ciclo di gestione della performance
Elementi per la progettazione del cambiamento
Davide Galli
Università Cattolica del Sacro Cuore
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Status quo ante Ciclo post intervento
Diversi punti di partenza;
Diverse traiettorie di intervento (azioni di miglioramento);
Diversi livelli di sviluppo del ciclo della performance.
Status quo ante
Status quo ante
Ciclo post intervento
Ciclo post intervento
Il modello di intervento
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Progettazione delle azioni di miglioramento: Definizione delle azioni di miglioramento (obiettivi, fasi, attori
coinvolti); Programmazione della sequenza di intervento.
Il percorso di progettazione del cambiamento Review del sistema di misurazione e delle fasi del ciclo in essere:
Creazione del gruppo di lavoro; Analisi del livello di attuazione di principi e criteri; Identificazione delle criticità.
Monitoraggio e valutazione del cambiamento: Verifica periodica del livello di attuazione e dello stato di
avanzamento; Definizione di eventuali azioni correttive; Valutazione del livello di miglioramento ottenuto.
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Supporto metodologico: Diagnosi dei sistemi di misurazione e valutazione della performance
organizzativa; Identificazione delle criticità; Progettazione e realizzazione del percorso di miglioramento.
Il ruolo degli esperti
Supporto organizzativo: Introduzione del progetto e creazione del committment interno; Avvio operativo dei lavori; Attivazione del confronto.
Importanza di identificare un soggetto che svolga un ruolo propulsore del cambiamento
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Non è sufficiente aver definito e realizzato azioni di miglioramento ma va verificata nel tempo la permanenza delle condizioni;
Al termine dell’attuazione delle azioni, il miglioramento è misurato in termini di presenza o meno di alcuni elementi;
Il progetto ha l’obiettivo di incrementare il livello di convergenza fra amministrazioni;
Il percorso di miglioramento innescato nella fase di accompagnamento deve poi proseguire.
L’approccio al miglioramento nell’ambito del progetto
Apprendimento e confronto in fase di progettazione
Sistema di misurazione,
monitoraggio, valutazione del cambiamento
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Focus sullo sviluppo del sistema di misurazione e del Piano della Performance
Focus sullo sviluppo del ciclo di gestione e della Relazione sulla performance.
Misurazione Indicatori Piano della
Performance
Valutazione Processi
decisionali Relazione sulla Performance
Le Fasi del progetto
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3. Gestione del personale
Temi e fattori;
Principi e criteri;
Dinamica di intervento.
2. Programmazione e controllo
1. Governance e organizzazione
6. Informatizzazione
5. Processo e responsabilità
4. Ambiti di misurazione
10. Processo e responsabilità
9. Metodologie di valutazione
8. Riflessi su processi
decisionali
7. Trasparenza
Principio 8 Criterio 8.2
Analisi: attualmente l’amministrazione non da
evidenza del livello di performance raggiunto
Azione: intervento ad hoc sui sistemi di rendicontazione
Lo strumento di diagnosi: la check list
Fase 1 Fase 2
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Evoluzione nel livello di attuazione dei criteri Check List;
Presenza di alcuni elementi indispensabili.
Livello di attuazione del criterio prima
dell’intervento
Livello di attuazione del criterio dopo
l’intervento
Azione di miglioramento
Presenza prima dell’intervento
Presenza dopo l’intervento
Elemento
Il monitoraggio del livello di cambiamento
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Fattori di intervento; Fattori Abilitanti; Ciclo della performance e sistema di misurazione.
Risultati attesi;
Descrizione e obiettivo del piano di miglioramento
Attori e livello di committment;
La scheda di progettazione del piano di miglioramento Fase 1
AZIONE DESCRIZIONE INIZIO FINE
Azioni e tempi di realizzazione.
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Le tipologie più frequenti di azioni di miglioramento relative alla fase 1
Azioni relative al ciclo di gestione della performance: Valutazione delle condizioni abilitanti; Sviluppo degli obiettivi strategici; Predisposizione del primo schema di Piano della Performance; Revisione dei regolamenti interni.
Azioni relative al sistema di misurazione: Rafforzamento dei sistemi informativi; Estensione indicatori relativi allo stato di salute; Estensione indicatori relativi ad attività e servizi; Estensione indicatori relativi a obiettivi strategici e impatti.
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Esistenza di SMVP e di sistemi di pianificazione e programmazione;
Profondità della programmazione;
Livello di commitment politico;
Competenze di programmazione e misurazione;
Gli elementi di valutazione del miglioramento nella Fase 1
Livello di informatizzazione;
Presenza e ruolo dell’OIV;
Volontà del vertice amministrativo.
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Alcune lezioni apprese dalla Fase 1
Obiettivo dell’introduzione del CgP non è il rispetto della normativa, ma la creazione del valore pubblico;
Si può e si deve agire innovando in modo che l’organizzazione si abitui al cambiamento e non la subisca passivamente;
Occorre definire in modo chiaro ruoli e responsabilità relativi al CgP;
E’ importante fare leva sulla comunicazione e sul coinvolgimento di tutto il personale;
Quando NV-OIV dispongono delle competenze richieste il CgP è operante ed efficace;
La valutazione della performance individuale è parte integrante della valutazione della performance organizzativa.
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La scheda di progettazione delle azioni di miglioramento Fase 2 Azione
Fattori 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Risultati attesi
Output
Soggetti coinvolti
Fasi e tempi Descrizione Inizio Fine
fase 1 mmaa mmaa
fase 2 mmaa mmaa
fase 3 mmaa mmaa
fase 4 mmaa mmaa 14
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Le tipologie più frequenti di azioni di miglioramento relative alla fase 2
Azioni relative al ciclo di gestione della performance: Incremento del livello di coinvolgimento degli stakeholder nel
processo di pianificazione; Sviluppo dell’albero della performance e della traduzione operativa
degli obiettivi strategici; Sviluppo degli strumenti di rendicontazione e del livello di trasparenza; Aggiornamento del Piano della Performance; Predisposizione del primo schema di Relazione sulla Performance.
Azioni relative al sistema di misurazione: Rafforzamento dei sistemi informativi; Estensione indicatori.
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2. Pluriennalità del Piano della Performance;
3. Presenza nel Piano della Performance degli Obiettivi di servizio QSN;
4. Presenza della Relazione sulla Performance;
5. Coerenza della Relazione sulla Performance con i contenuti del Piano della Performance.
1. Riedizione del Piano della Performance coerente ovvero evoluta rispetto all’edizione precedente;
Gli elementi base di valutazione del miglioramento nella Fase 2
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6. Centralità del ruolo svolto dall’Organismo Indipendente di Valutazione;
7. Aggiornamento del sistema di misurazione della performance mediante estensione degli ambiti di misurazione e degli indicatori;
8. Informatizzazione;
9. Miglioramento delle modalità di diffusione delle informazioni contenute nel Piano e nella Relazione;
10. Integrazione tra programmazione economico-finanziaria e ciclo di gestione della performance.
Gli elementi evoluti di valutazione del miglioramento nella Fase 2
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La presenza degli elementi di base non assicura di per sé che il ciclo della performance sia un buon ciclo della performance;
Un attenzione costante al miglioramento innesca dinamiche di apprendimento e conduce a un miglioramento progressivo della qualità dei documenti dell’amministrazione;
Ciò che più conta non sono i documenti ma i processi che si collocano a monte e a valle degli stessi.
Il miglioramento degli elementi evoluti richiede tempo e un orizzonte temporale pluriennale;
Alcune lezioni apprese dalla Fase 2
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L’e-book
I percorsi di miglioramento nei Comuni delle ROC
L’evoluzione in corso nei Comuni capoluogo di Provincia
Presentazione e guida alla consultazione del
Manuale
Lo sviluppo del ciclo della performance.
Principi e criteri
Esperienze e Leading practice in alcune Amministrazioni
locali
Il percorso di analisi e
miglioramento
L’analisi delle esperienze in corso
I Comuni della Regione Calabria
Approfondimento delle esperienze di alcuni Comuni
La Check List
1. L’attuazione della riforma negli EELL
2. Il ciclo della performance nelle amministrazioni pilota 3. Lesson learned e miglioramenti intrapresi
L’esperienza del Comune di Arezzo
Tema 1. Le condizioni abilitanti
Tema 2. Il sistema di misurazione
Tema 3. La valutazione della performance
I Comuni della Regione Campania
I Comuni della Regione Puglia
I Comuni della Regione Sicilia
L’esperienza del Comune di Bergamo
L’esperienza del Comune di Novara
L’esperienza del Comune di Reggio Emilia
L’esperienza del Comune di Verona
L’esperienza dell’Unione dei Comuni della Bassa Romagna
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![Page 23: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/23.jpg)
![Page 24: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/24.jpg)
Assenza di un raccordo tra i diversi documenti che
esplicitano strategia, obiettivi e risultati
Necessità di rileggere in ottica di governo dei processi i
sistemi di programmazione e controllo
Debolezza delle metodologie e degli ambiti di
valutazione della performance individuale
Livello di informatizzazione e trasparenza del sistema
Debolezza dei riflessi della valutazione sui processi
decisionali
![Page 25: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/25.jpg)
Considerazioni sul livello di attuazione
Azione 1 Raccordare i diversi processi connessi con la definizione della performance ed individuare ruoli e responsabilità
Azione 2 Misurazione della performance relativamente ai seguenti ambiti: servizi, attività amministrativa, obiettivi strategici
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Estensione degli ambiti di misurazione e valutazione della performance organizzativa:
- Linee di mandato del Sindaco - Progetti Innovazione - Progetti di miglioramento delle attività amministrative - L’attività ordinaria
Efficienza ed efficacia delle
amministrazione comunale
Economicità dell’amministrazione
comunale
Soddisfazione degli stakeholder
![Page 27: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/27.jpg)
L’individuazione degli Indicatori di Performance, i principi adottati:
- gli indicatori strumento di gestione per i Responsabili delle UOC -la costruzione degli indicatori deve essere guidato da un processo di apprendimento continuo
![Page 28: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/28.jpg)
Coesione Sociale: - Misure di sostegno Domiciliare - Misure di sostegno alla famiglia e per
le pari opportunità - Iniziative di inclusione Sociale - Progetti a Scopo Ludico-Ricreativo - Manifestazioni Sportive e Ludiche
Sostenibilità ambientale - Riqualificazione del Verde Pubblico - Raccolta Differenziata - Energie Rinnovabili
Progetti Finanziati
Linee di Mandato del Sindaco
Gestione Servizi Cimiteriali
Miglioramento dell’Amministrazione
Riordino Cartellini Anagrafe
Riorganizzazione Archivio
Digitalizzazione Fascicoli
Piano Formazione
Sviluppo Economico - Valorizzazione Beni Comunali
Innoviamo Insieme: - Anagrafe Circolare - Dematerializzazione Fogli Famiglia
per l’anagrafe - Servizi on line: Tarsu/Tares,
contravvenzioni, DIA, ICIP - Workflow Digitale
Progetto Jessica: - Riqualificazione Territoriale: * Parcheggio interrato per 252 posti
auto e 29 box con giardino pensile sulla copertura
* Sistemazione P.zza Annunziata * Riqualificazione quartiere
Cristoforo Colombo * Realizzazione di due fabbricati
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Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile
Indicatore Valore al 2012
Target al 2013 Target al 2014
Target al 2015
Gestione Trasporto Scolastico
Costo: € 196.91,00 Recupero da ticket: € 23.040
Promozione Socio-Culturale
Gara di appalto per nuovo affidamento
Come 2013
Completare le procedure entro Agosto
Come 2013
Come 2013
Gestione Asilo nido: a)Lattanti b)Semidivezzi c)Primavera d)Scuola d’infanzia
Affidato in concessione alla Sol.Co.Agro
Gara di appalto per nuovo affidamento
Come 2013
Completare le procedure entro Agosto
Come 2013
Come 2013
Gestione Servizio Mensa Costo: 301.502,70 Recupero da ticket: € 196.196,00
Promozione Socio-Culturale
Gara di appalto per nuovo affidamento
Come 2013
Completare le procedure entro Agosto
Come 2013
Come 2013
Servizi Offerti (utenti serviti) Stato 2012 Target 2013 Target 2014 Target 2015
Trasporto scolastico 240 utenti 240 utenti Come 2013 Come 2013
Asilo nido: a)Lattanti b)Semidivezzi c)Primavera d)Scuola d’infanzia
a. 8 utenti + 5 in lista di attesa b. 22 utenti + 6 lista di attesa c. 15 utenti
a. 8 utenti + 5 in lista di attesa b. 22 utenti + 6 lista di attesa c. 15 utenti 0 in lista di attesa d. 15 utenti
0 in lista di attesa
Come 2013 Come 2013
Servizio Mensa 1250 utenti 1250 utenti Come 2013 Come 2013
ASSESSORATO: Politiche Sociali
UOC Responsabile: Promozione Socio-Culturale
UOC Coinvolte:
Linee di Mandato del Sindaco → Coesione Sociale → Misure di sostegno alla famiglia e per le pari opportunità
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Progetti Innovazione→ Innoviamo Insieme
Obiettivo Operativo Riferimento al PEG UOC Responsabile
Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014
Target al 2015
Anagrafe Circolare Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80
UOC Comunicazione, Innovazione, Formazione
a) Fase di completamento Completate le procedure di gara
Collaudo e Rilascio Sistema
Monitoraggio dell’effettivo utilizzo della procedura
Monitoraggio dell’effettivo utilizzo della procedura da parte delle Forze dell’Ordine
Dematerializzazione fogli famiglia per l’anagrafe
Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80
UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione Affari Generali/Anagrafe
a) Fase di completamento b) Fogli famiglia
dematerializzati
Completate le procedure di gara
a) Collaudo e Rilascio Sistema b) 7000 fogli famiglia dematerializzati
b) 100% dei fogli famiglia presenti dematerializzati
Servizi erogabili anche on-line: -pagamento Tarsu/Tares; - contravvenzioni; -dichiarazioni di inizio attività -ICIP
Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80
UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione UOC Programmazione e Risorse
Fase di completamento Completate le procedure di gara
Collaudo e Rilascio Sistema
Monitoraggio dell’effettivo utilizzo dei servizi on-line
Monitoraggio dell’effettivo utilizzo dei servizi on-line
-Workflow digitali per le procedure
Piano cofinanziato da altri enti pubblici: quota fondi comunali € 26.857,80
UOC Tutte a) Fase di completamento b) % di procedimenti per i quali
è utilizzata la procedura digitale
Completate le procedure di gara
a) Collaudo e Rilascio Sistema
b) 5%
b) 100% a partire da ottobre
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Miglioramento dell’Amministrazione
Obiettivo Operativo
Riferimento al PEG
UOC Responsabile
Indicatore Valore al 2012 Target al 2013 Target al 2014 Target al 2015
Gestione Servizi Cimiteriali
Introiti stimati: 950.000 euro Costi stimati: 69333 euro
Affari Generali a) N° locali assegnati b) Cambi intestazioni
0
a) 712 b) 10
a) 100% dei loculi assegnati
b) 8
Riordino dei Cartellini
Non impatto sulle risorse finanziarie
Anagrafe N° cartellini riordinati 0 7000 3000
Riorganizzazione dell’Archivio
Non impatto sulle risorse finanziarie
Affari Generali Kg di documentazione eliminata 0 Stimabile dopo la fase di ricognizione
Digitalizzazione dei fascicoli
Non impatto sulle risorse finanziarie
Avvocatura e Patrimonio
N° fascicoli digitalizzati
0 500 500 500
Piano della Formazione
Costi stimati: 38000 euro
UOC Comunicazione, Formazione, Innovazione
Fase di completamento Analisi dei bisogni formativi
100 giornate in totale
Analisi efficacia e nuovi fabbisogni
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![Page 33: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/33.jpg)
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![Page 35: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/35.jpg)
![Page 36: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/36.jpg)
![Page 37: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/37.jpg)
![Page 38: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/38.jpg)
IL PERCORSO della Performance
nel Comune di Brindisi
● Il Progetto del Dipartimento della Funzione Pubblica
Stimolo e supporto
● Il Gruppo di lavoro
Intersettoriale e motivato
● La Metodologia
Coordinamento, Coinvolgimento e condivisione
![Page 39: Webinar: il miglioramento del ciclo di gestione delle performance nei comuni](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060117/5585d89fd8b42a7c4a8b4903/html5/thumbnails/39.jpg)
LE CRITICITA’ di partenza
Scarso coinvolgimento cittadini nella definizione della
strategia
Mancanza di un sistema di misurazione della
performance individuale
Scarso utilizzo del ciclo della performance da parte dei
referenti politici
Mancata integrazione e allineamento tra
performance e strumenti economici e finanziari
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LE DIFFICOLTA' dell’integrazione
● Incertezza del quadro politico-finanziario nazionale:
1. Incertezza sulle risorse finanziarie e difficoltà nella formulazione dl Bilancio di Previsione;
2. Slittamento tempi di approvazione e disallineamento temporale tra programmazione e strumenti finanziari;
● Prescrizioni normative non perfettamente integrate:
1. Molteplicità di documenti programmatici;
2. Terminologia non armonizzata;
● Piano Performance 2012-2014 non “agganciato” al Bilancio
1. Mancanza di collegamento strutturale tra strategia e risorse.
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Le SOLUZIONI adottate
● Riflessione, confronto e condivisione
1. Occasione di crescita per l’Amministrazione;
2. Impegno alla diffusione della cultura della Programmazione e Valutazione – Formazione di alto livello
● Dal Gruppo di lavoro all’Ufficio Performance e Controlli:
1. Professionalità specifiche e diversificate;
2. Strutturato nel Settore Servizi finanziari;
● Il Controllo di Gestione
1. Strumento di raccordo tra sistema contabile e obiettivi.
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CICLO INTEGRATO della Programmazione
Azioni
Obiettivi
Programma
di mandato/
P.G.S.
PEG Bilancio
previsionale
Relazione
previsionale e
programmatica
Controllo di
Gestione
Piano della
Performance
Report C.G
Programmi
Obiettivi
operativi
Progetti
Azioni
Programmi
Progetti
Obiettivi
operativi
Azioni Azioni
Obiettivi
strategici
Programmi
Aree
strategiche
Obiettivi
operativi
Capitoli
Titoli
Servizi
Interventi
Funzioni
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CONCLUSIONI
Con questa impostazione concettuale stiamo lavorando sul
bilancio 2013 che per la prima volta sarà “concepito” in ottica di
performance per:
DARE RISPOSTA ALLA VOGLIA DI CAMBIAMENTO
UTILIZZARE AL MEGLIO LE RISORSE DISPONIBILI
GARANTIRE UNA “EFFICACE” TRASPARENZA
RENDERE CONTO AI CITTADINI DELL’OPERATO DELLA P.A.
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3 giugno 2013 "Comunicazione e trasparenza nella relazione della
performance”
Relatori: Greta Nasi, Melania Reina (Comune di Belpasso),
Marco Versari (Bussola della trasparenza), Laura Massoli,
Claudia Migliore
115 partecipanti, molti di amministrazioni non aderenti al progetto
Registrazione del webinar, articoli di approfondimento di relatori e testimoni : www.qualita.gov.it
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Chiarezza delle relazioni
Rilevanza del tema per l'amministrazione
Adeguatezza del tempo rispetto alle esigenze di lavoro
Adeguatezza del tempo rispetto ai contenuti
Efficacia della modalità webinar
Qualità della discussione con i partecipanti
Utilità dei contenuti per lo sviluppo del CdP
Applicabilità dei contenuti da parte dell'amministrazione
5,2
5,0
4,7
4,9
4,7
5,0
4,4
4,9
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Il radar del gradimento
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Obiettivo: Illustrare come i Comuni possono monitorare la
performance delle partecipate, non solo dal punto di vista economico-
finanziario, ma anche dal punto di vista della qualità dei servizi e dei
prodotti offerti
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http://www.qualitapa.gov.it/iniziative-in-corso/valutazione-performance/risorse/e-book/
E.Book disponibile in versione
ePub
Kindle
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Grazie per l'attenzione
e buon lavoro