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WebEx と Lotus Notes の連携 (Windows 版) ユーザーガイド(WBS31)初版：2016年 03月 23日

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目次

はじめに 1

概要 1

WebEx生産性向上ツールをインストールして設定する 3

WebEx生産性向上ツールのインストールと設定の概要 3

WebEx生産性向上ツールのインストール 4

WebEx生産性向上ツールのインストール 5

WebEx設定ダイアログボックスを開く 6

WebEx生産性向上ツールの設定 6

アカウントタブについて 7

今すぐミーティング設定タブについて 8

アカウントタブ 9

ツールタブ 10

生産性向上ツールのバージョン確認 11

アップデートの確認 11

WebEx生産性向上ツールのアンインストール 11

スタートメニューコマンドを使ってWebEx生産性向上ツールをアンインストールす

る 12

コントロールパネルを使用してWebEx生産性向上ツールをアンインストールす

る 12

ミーティングのスケジューリング 13

ミーティングのスケジューリングの概要 13

Lotus Notesからミーティングを設定する 14

出席者の招待 15

ミーティングの繰り返しのパターンを指定する 16

WebExと Lotus Notesの連携での繰り返しパターンのサポート 17

メールテンプレートの使用 20

他の主催者の代理としてミーティングをスケジュールする 23

WebEx と Lotus Notes の連携 (Windows 版) ユーザーガイド (WBS31) iii


他の主催者のためのスケジューリングの前に設定する 23


ミーティングの管理 27

ミーティング管理の概要 27

スケジュール済みミーティングの編集 27

スケジュール済みミーティングの編集 28

主催者としてミーティングを開始する 28

ミーティングの取り消し 29

ミーティングへの参加 29

WebEx と Lotus Notes の連携 (Windows 版) ユーザーガイド (WBS31)iv

目次

第 1 章

はじめに

• 概要, 1 ページ

概要WebExと Lotus Notesの連携を使えば、Lotus NotesからWebExオンラインミーティングをすばやく開始、追加、そして参加できます。オンラインミーティングのスケジューリングや参加するた

めに日々アクセスしているあなたのWebExサイトを使う必要がありません。

WebEx生産性向上ツールは、あなたがWebExサイトにログインした時に自動的にインストールされます。新しいバージョンがダウンロード可能になると、システム管理権限を持つサイト管理

者は、生産性向上ツールを自動アップデートするかどうかを指定することができます。生産性向

上ツールを手動でインストールすることも可能です。詳細については、WebEx生産性向上ツールをインストールするを参照してください。

WebEx生産性向上ツールがインストールされると、ミーティングの開始または追加のためのWebExオプションが表示されます。WebExと Lotus Notesの連携は Lotus Notesから次の機能を提供します:

•あなたのパーソナルミーティングの一覧、ユーザープロファイル、および他のアカウントオプションを含むWebExサイトへの簡単なアクセス

•インスタントミーティングを開始する [今すぐミーティング]コマンド (Meeting CenterおよびTraining Centerでのみ利用できます)

•招待状のテンプレート

WebExと Lotus Notesの連携では、ミーティングのセキュリティを強化するために、128-bit SSL(Secure Sockets Layer)暗号が利用されています。WebExサイトと通信を行うデータはすべて SSLを使って暗号化されます。

Lotus Notesは現在Mac版WebEx生産性向上ツールには対応していません。（注）

WebEx と Lotus Notes の連携 (Windows 版) ユーザーガイド (WBS31) 1

WebExと Lotus Notesの連携を使い始める前に、Lotus notesに慣れていること、WebExサイトのアカウントを持っていること、WebExと Lotus Notesの連携があなたのWebExサイトに対応していることを確認してください。

WebEx と Lotus Notes の連携 (Windows 版) ユーザーガイド (WBS31)2

はじめに

概要

第 2 章

WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する

• WebEx生産性向上ツールのインストールと設定の概要, 3 ページ

• WebEx生産性向上ツールのインストール, 4 ページ

• WebEx生産性向上ツールのインストール, 5 ページ

• WebEx設定ダイアログボックスを開く, 6 ページ

• WebEx生産性向上ツールの設定, 6 ページ

• アカウントタブについて, 7 ページ

• 今すぐミーティング設定タブについて, 8 ページ

• アカウントタブ, 9 ページ

• ツールタブ, 10 ページ

• 生産性向上ツールのバージョン確認, 11 ページ

• アップデートの確認, 11 ページ

• WebEx生産性向上ツールのアンインストール, 11 ページ

WebEx 生産性向上ツールのインストールと設定の概要WebEx生産性向上ツールをインストールして、WebEx生産性向上ツールパネル、MicrosoftOffice、ウェブブラウザ、Microsoft outlook、IBMLotus Notesからすばやくミーティングを開始したり参加することができます。あるいは、あなたのWebExサイトに移動することなくMicrosoft Outlookまたは IBM Lotus Notesを使用してミーティングをスケジュールできます。

WebEx生産性向上ツールをインストールしたら、お使いのWebExアカウントにログインしてオプションを設定できます。インスタントミーティングおよびスケジュール済みミーティングのた


めにオプションを設定します。WebEx生産性向上ツールパネルの基本設定を指定し、WebExで使用する生産性向上ツールを選択します。

ダイアログボックスにはこれらのタブが含まれます:

•アカウント

•今すぐミーティング設定

•スケジュール済みミーティング

•設定

•ツール

WebEx 生産性向上ツールのインストールサイト管理者が、WebExサイトに対しWebEx生産性向上ツールのオプションを有効にした場合、サイト上ですべてのWebEx生産性向上ツールが自動的にインストールされます。さらに、新しいバージョンが利用可能になった時点で、WebEx生産性向上ツールは自動的に更新されます。

インストールプロセスの中ですべての利用可能なWebEx生産性向上ツールがインストールされます。しかし、WebEx生産性向上ツールと一緒に使用するアプリケーションについての基本設定はいつでも変更できます。また、WebEx設定ダイアログボックスで他のWebExアカウントやミーティング基本設定に変更することが可能です。詳細については、WebEx生産性向上ツールの設定,（6ページ）を参照してください。

必要に応じて、WebEx生産性向上ツールを手動でダウンロードしてインストールすることができます。WebEx生産性向上ツールをインストールする前に、お使いのコンピュータが次のシステムの最低要件を満たしていることを確認してください:

•あなたのコンピュータの管理権限が必要です。

•対応するオペレーティングシステム、ブラウザ、最小システム要件については、WebExクロスプラットフォームのリリースノートを参照してください。

• Intel x86 (Pentium 400MHZ +)もしくは互換性があるプロセッサ

• JavaScriptおよびクッキーの有効化


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するWebEx 生産性向上ツールのインストール

古いバージョンの生産性向上ツールがインストールされている場合は、最新バージョンのイン

ストールを行う前に一旦アンインストールを行ってください。

最新バージョンの生産性向上ツールのインストールを開始する前に、Microsoft Outlookやブラウザなどのアプリケーションを閉じる必要があります。これらのアプリケーションは再起動が

必要です。また新しいインタフェースを表示させるにはサインインする必要があります。

WebExと IBM Lotus Notesの連携は、サイト管理者がサイト用に Lotus Notesのオプションを有効にした場合にのみWebEx生産性向上ツールのインストールに含まれるか、またはダウンロードできます。

（注）

システム管理者は、社内のコピュータに大量インストールすることもできます。詳細については、

WebEx生産性向上ツール大量実行ツール用 IT管理者ガイド (https://help.webex.com/docs/DOC-2631)を参照してください。

WebEx 生産性向上ツールのインストール

手順

ステップ 1 WebExサイトにログインします。

ステップ 2 [Meeting Center ]タブを選択します。

ステップ 3 左側のナビゲーションバーで、[サポート]の下にある [ダウンロード]をクリックします。

ステップ 4 [ダウンロード]ページで、[WebEx生産性向上ツール]の見出しのとなりにある [ダウンロード]をクリックします。

[ファイルのダウンロード]ダイアログボックスが表示されます。

ステップ 5 インストールプログラムをコンピュータに保存します。

インストールファイル名の拡張子は .msiです。

ステップ 6 インストールファイルを実行し、その手順に従います。

WebEx生産性向上ツールのダイアログボックスが表示されます。

ステップ 7 WebExサイト URL、ユーザー名、パスワードを入力します。

次の作業

インストールが完了したら、WebExアカウント情報を使用してログインし、[WebEx設定]ダイアログボックスの設定を確認します。詳細については次を参照してください。WebEx生産性向上ツールの設定, （6ページ）


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するWebEx 生産性向上ツールのインストール

https://help.webex.com/docs/DOC-2631

WebEx 設定ダイアログボックスを開く以下のいずれかのオプションを使ってWebEx設定ダイアログを開きます:

• [スタート]メニューからWebEx設定ダイアログにアクセスするには、[スタート >プログラム > WebEx >生産性向上ツール > WebEx設定]の順に選択します。

• [WebEx生産性向上ツール]パネルのWebEx設定ダイアログ:

◦ WebEx生産性向上ツールがまだ開いていない場合は、以下のいずれかの作業を行います:

◦デスクトップで [WebEx生産性向上ツール]アイコンをダブルクリックします。

◦ [スタート >プログラム > WebEx >生産性向上ツール > WebEx生産性向上ツールを開く]の順に移動します。

◦ [WebEx生産性向上ツール]パネルの [WebEx設定の編集]を選択します。

• Microsoft Outlookまたは IBM Lotus NotesからWebEx設定ダイアログボックスにアクセスするには、WebExメニューでアカウント設定]を選択します。

• Microsoft OfficeからWebEx設定ダイアログボックスにアクセスするには、Microsoft Word、Microsoft Excel、またはMicrosoft PowerPointで [WebEx設定]を選択します。

WebEx 生産性向上ツールの設定

手順

ステップ 1 [WebEx設定]ダイアログボックスを開きます。詳細については、WebEx設定ダイアログボックスを開くを参照してください。

ステップ 2 [アカウント]タブで、WebExサイトのURLを指定し、ユーザー名とパスワードを入力してからあなたのアカウントにログインします。詳細については、アカウントタブについて, （7ページ）を参照してください。

ステップ 3 [更新]を選択します。

ステップ 4 [「今すぐミーティング」設定]タブを選択します。

ステップ 5 WebEx生産性向上ツールパネル、Microsoft Office、ブラウザ、右クリックメニュー、およびMicrosoft Outlookあるいは IBM Lotus Notesからすみやかにミーティングを開始するためにオプ


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するWebEx 設定ダイアログボックスを開く

ションを指定します。詳細については、今すぐミーティング設定タブについて, （8ページ）を参照してください。

ステップ 6 [基本設定]タブを選択します。

ステップ 7 WebEx生産性向上ツールのオプションを指定します。詳細については、アカウントタブ, （9ページ）を参照してください。

ステップ 8 [ツール]タブを選択します。

ステップ 9 WebExとの連携を使用するアプリケーションを選択します。詳細については、ツールタブ, （10ページ）を参照してください。

アカウントタブについてアカウントオプションを使うことでWebExサイトヘのログインが可能になります。

•サイトの URL:ログイン先のWebEx Meeting Centerサイトの URLを入力します。URL形式の一例: company.webex.com

TelePresence連携をサポートしていないサイトの URLを入力すると、WebExのみのミーティングのスケジュールが可能となり、提供されるドキュメント

も限定されたものとなります。

（注）

•ユーザー名:WebExサイトでの主催者アカウントのユーザー名を入力します

•パスワード:WebExサイトの主催者アカウントのユーザー名を入力します

•自分のパスワードを記憶する:次にログインするときにユーザー名とサイトの URLを入力する必要がないように、入力したユーザー名とパスワードが保存されます。

•パスワードをお忘れですか?:WebExサイトで [パスワードを忘れた場合]ページを開いて新しいパスワードを作成するためのリクエストを送信します

•パスワードの変更:新しいパスワードを指定することはできるダイアログボックスを開きます。

•言語:WebExサイトで選択されている言語を確認します。

•ロケール:WebExサイトで選択されている国または地域を確認します

•タイムゾーン:WebExサイトで選択されているタイムゾーンを確認します。

• WebExサービスサイトの設定を変更する:WebExサイトの [マイWebEx] > [マイプロファイル]ページを開いてプロファイルの変更を行います。

•更新:WebExサイトでの最新の設定で [WebEx設定]ダイアログボックスを更新します


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するアカウントタブについて

今すぐミーティング設定タブについてインスタントミーティングのオプションは、WebEx生産性向上ツールパネル、Microsoft Office、ブラウザ、インスタントメッセンジャー、右クリックメニュー、およびMicrosoft Outlookあるいは IBM Lotus Notesから速やかに開始されたミーティングに作用します。

•ミーティングテンプレート:インスタントミーティングに使用するテンプレートを選択します。

•ミーティングタイプ:インスタントミーティングで使用するWebExミーティングのタイプを選択します。このオプションはあなたのサイトおよびユーザーアカウントで利用できるセッ

ションタイプだけ表示します。

•インスタントミーティングでパーソナル会議室を使用します:パーソナル会議室を選択し、インスタントミーティングで既定で使用します。

•ミーティングの議題:ミーティングの議題または名前を入力します。

•ミーティングのパスワード:ミーティング参加のために設定したパスワードの入力を参加者に求めます。セキュリティ上の理由から、サイトが、パスワードの最少文字数、文字、数字、

および特殊文字の数などの、一定の基準を満たすパスワードを使用するように設定している

こともあります。

•公開カレンダーに表示する:WebExサービスサイトのミーティングカレンダー上のこのミーティングも含みます。ミーティング、セールスミーティング、およびトレーニングセッショ

ンでしか利用できません。

•参加者は参加時に承認を要求する:ミーティングに参加しようとする人がいたときに、[参加要求]ダイアログボックスが自分の画面に表示されるように指定します。サポートセッションでしか利用できません。

•音声接続:使用する音声会議のタイプを選択します:

◦なし:ミーティングに音声接続を含めない、または音声接続を含めるがミーティングサービス以外の方法を使って参加者に参加のための情報を提供するかを指定します。

◦ WebEx音声:電話かコンピュータのいずれかをミーティングの音声端末を使用することができるWebEx音声の音声接続をミーティングに含めることを指定します。このオプションを選択した場合、以下のWebEx音声のオプションのいずれかを選択してください:

•国際コールイン番号を出席者に表示する:このオプションでは、無料通話やローカル番号などの電話番号のリストが表示されます。海外にいる出席者は、これらの番

号をダイヤルして電話会議に接続できます。

•無料通話番号を表示する:お使いのサイトが無料通話番号を提供しており、出席者が音声にそれらの番号を使って接続するために表示させる場合にこれを選択しま

す。


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する今すぐミーティング設定タブについて

ミーティング開始後、参加者はコンピュータを音声端末として使用し、アク

セスするか、または電話からアクセスするかを選択できます。

（注）

◦ WebEx以外の電話会議:ミーティングで他のサービスが提供する電話会議を利用する場合に指定します。参加者がミーティングに参加すると、テキストボックスに入力した参

加方法が、参加者の画面に自動的に表示されます。

参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるためには、直通の電

話回線を利用しなければなりません。ただし、直通の電話回線を持たない参

加者でも、ミーティングウィンドウに表示されているコールインの電話番号

に電話をかけることによって、電話会議に参加することができます。

ヒント

•参加および退席トーン:出席者が音声接続に加わった、または退出した時に再生する音を選択します。

アカウントタブ基本設定ではWebEx生産性向上ツールパネルの一部機能を指定します。

•常にデスクトップの前面に表示する:コンピュータ上で開かれているすべてのアプリケーションまたはプログラムの前面にWebEx生産性向上ツールパネルを表示します。

• Windowsが起動したらWebEx生産性向上ツールパネルを表示する

•タスクバー上に生産性向上ツールアイコンを表示する

•生産性向上ツールパネルにスケジューリング機能を表示する:[スケジュール済みミーティングの開始]および [ミーティングのスケジュール]のリンクをパネル上で表示または非表示にします。いずれかのリンクを選択すると、WebExサイト上の該当ページに移動します。

•既定のアドレス帳:既定のアドレス帳のためのメールおよびスケジュールのプログラムのを選択します。ここで選択したメールプログラムはWebEx生産性向上ツールと統合され、連絡先のメールアドレスを容易に取得できるようになります。WebEx生産性向上ツールパネルでをクリックすると、ここで選択したメールプログラムのアドレス帳が表示されます。

•ミーティング開始のオプション

◦ミーティングの開始時にミーティングの議題の変更を許可する

◦ミーティングの開始時にミーティングのパスワードの変更を許可する


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するアカウントタブ

ツールタブ[ツール]オプションにより、WebEx連携およびショートカットを含むプログラムを指定します。

•メールとスケジューリング:ミーティングのスケジューリングおよびWebEx生産性向上ツールとWebEx生産性向上ツールとMicrosoft Outlookまたは IBM Lotusの連携によるMicrosoftOutlookまたは IBMLotusの連絡先およびカレンダー機能を使って開始するインスタントミーティングのためのコマンドを表示します。

• Microsoft

◦ MicrosoftOfficeでWenExを使用する:インスタントミーティングを開始し、選択したファイルまたは以下のMicrosoftOfficeアプリケーションのドキュメントを自動共有するためにWebExボタンを表示します。

• Excel

• PowerPoint

• Word

◦ Internet Explorerにツールバーを表示する:Microsoft Internet Explorerのツールバーでインスタントミーティングが開始できるWebExボタンを表示します。

◦ Windowsの右クリックメニューを表示する (再起動が必要):インスタントミーティングを開始し、選択したファイルまたはWindowsExplorerで利用可能な右クリックショートカットのウィンドウのドキュメントを自動共有できるWebExボタンを表示します。

• Mozilla Firefox

◦ FireFoxにツールバーを表示する:Firefoxのツールバーでインスタントミーティングが開始できるWebExボタンを表示します。


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するツールタブ

生産性向上ツールのバージョン確認

手順

ステップ 1 Windowsタスクバーで [生産性向上ツール]アイコンを右クリックします。

ステップ 2 生産性向上ツールメニューで [WebEx生産性向上ツールのバージョン情報]を選択し、現在インストールされているバージョンを確認します。

ステップ 3 WebExサービスサイトに移動します。

ステップ 4 [サポート >ダウンロード]を選択します。

ステップ 5 [Meeting Centerのバージョン情報]から生産性向上ツールのバージョン情報を確認します。

ステップ 6 インストール済みのバージョンがサイトで利用できる最新版ではない場合、ダウンロードページ

の [生産性向上ツール]から [ダウンロード]を選択して最新版をダウンロードします。

アップデートの確認WebEx生産性向上ツールのアップデートが入手できるかどうかを確認することができます。

手順

ステップ 1 Windowsタスクバーで [生産性向上ツール]アイコンを右クリックします。

ステップ 2 [アップデートの確認]を選択します。最新のアップデートが利用できるかどうかシステムにより確認されます。アップデートが利用で

きない場合、最新版がインストールされていることを示すメッセージが表示されます。最新版の

アップデートが利用できる場合、選択してすぐに開始することができます。

Microsoft OutlookのWebExミーティングのスケジュールメニューの [アップデートの確認]を選択することも可能です。

（注）

WebEx 生産性向上ツールのアンインストールWebEx生産性向上ツールをアンインストールするには、[スタート]またはコントロールパネルから行います。

[生産性向上ツール]をアンンインストールすると、お使いのコンピュータから生産性向上ツールおよびショートカットのすべてが削除されます。いくつかの生産性向上ツールを残しその他を無効

にする場合は、[WebEx設定]ダイアログボックスのオプションを編集します。詳細については、WebEx生産性向上ツールの設定, （6ページ）を参照してください。


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する生産性向上ツールのバージョン確認

スタートメニューコマンドを使って WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする

手順

ステップ 1 [スタート >プログラム > WebEx >生産性向上ツール >アンインストール]の順に選択します。

ステップ 2 [はい]を選択して、アンインストールするWebEx生産性向上ツールを確認します。

コントロールパネルを使用して WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする

手順

ステップ 1 [スタート >設定 >コントロールパネル]をクリックします。

ステップ 2 [プログラムの追加と削除 ]をダブルクリックします。

ステップ 3 [WebEx生産性向上ツール]をクリックします。

ステップ 4 [削除]を選択します。

ステップ 5 [はい]を選択して、アンインストールするWebEx生産性向上ツールを確認します。


WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定するスタートメニューコマンドを使って WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする

第 3 章

ミーティングのスケジューリング

• ミーティングのスケジューリングの概要, 13 ページ

• Lotus Notesからミーティングを設定する, 14 ページ

• WebExと Lotus Notesの連携での繰り返しパターンのサポート, 17 ページ

• メールテンプレートの使用, 20 ページ

ミーティングのスケジューリングの概要WebExとLotusNotesの連携を使用してオンラインミーティングをスケジュールする前に次の事に注意してください:

• WebExと Lotus Notesの連携はミーティングのスケジュールに関する基本的なオプションを提供しています。このため、あなたのWebExサイトで利用できるオプションの中には、WebExと Lotus Notesの連携では利用できないものもあります。このような追加のオプションに対し、WebExと Lotus Notesの連携はミーティングに選択されているテンプレートで指定されている設定を使用します。

• WebExと Lotus Notesの連携は Lotus Notesで使用できるすべての「繰り返しの」(定期的)オプションに対応しません。

• Lotus Notesから送信するミーティング招待状では、自分のサービスサイトの設定にあるタイムゾーンではなく、お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでミーティングの

開始時刻が表示されます。

•お使いのサービスサイトでは、すべてのミーティングの時刻が、サイト設定で指定されたタイムゾーンで表示されます。お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンは関係あ

りません。サイト設定の詳細についてはWebExサイトのドキュメントを参照してください。


Lotus Notes からミーティングを設定するWebEx生産性向上ツールを使えば、WebExサイトに移動しなくても、Lotus Notesからミーティングをスケジュールできます。WebExとLotusNotesの連携を使ってオンラインミーティングを設定するには、ミーティング要求を開き、情報を指定してミーティングを設定します。

手順

ステップ 1 Lotus Notesカレンダーで、[ミーティングのスケジュール]を選択し、ミーティングの詳細を追加します。

[WebExミーティングの追加]ボタンを含む [新規カレンダーエントリ]タブが表示されます。

ステップ 2 議題、日時、場所、招待者、ミーティング繰り返しの有無など、ミーティングの全般的な情報を

指定します。

ステップ 3 [WebExミーティングの追加]を選択します。[WebExの設定]ダイアログが表示されます。

ステップ 4 WebExミーティングの設定を指定してから、[OK]を選択します。他の主催者の代わりにミーティングをスケジュールしている場合は、[WebExの設定]ダイアログボックスに「[主催者名]に代わりスケジュールしています」というメッセージが表示されます。

ステップ 5 次のいずれかを実行します:



Lotus Notes からミーティングを設定する

• [招待状の保存と送信]を選択して出席者に招待状を送信します。出席者を招待する詳細については、出席者を招待するを参照してください。

• [下書きとして保存]を選択することで、後ほどスケジュール済みミーティングに出席者を招待することができます。

ミーティングをスケジュールした後でも、ミーティングに対する設定を変更できま

す。

（注）

WebEx生産性向上ツールによりスケジュール済みミーティングがLotusNotesカレンダーとWebExサイト上の公開カレンダーに追加されます。

出席者の招待

WebExと Lotus Notesの連携を使ってミーティングをスケジュールする時に Lotus Notesのアドレス帳の出席者を選択して招待できます。また、Lotus Notesの連絡先に表示されていない出席者でもメールアドレスを入力することで招待できます。

スケジュールしたミーティングに出席者を招待すると、その出席者に招待メールが送信されます。

ミーティングに関する情報を含む招待状 -パスワードおよび出席者が選択することでミーティングに参加できるリンクが含まれます。

手順

ステップ 1 WebExと Lotus Notesの連携を使用してミーティングをスケジュールした場合、あなたの LotusNotesカレンダーのカレンダーエントリを開きます。

ステップ 2 アドレス帳アイコンを選択し、[招待者]パネルで招待者の名前を選択するか名前を手作業で入力します。



出席者の招待

WebExと Lotus Notesの連携を使用して招待した出席者は、あなたのWebExサイトにあるミーティングの出席者リストには表示されません。

（注）

Lotus Notesを使用して出席者を招待する方法の詳細については、Lotus Notesのヘルプを参照してください。

ミーティングの繰り返しのパターンを指定する

Lotus Notesの繰り返しオプションを使って、ミーティングの繰り返しパターンを指定することができます。例えば、指定した日時になるまでの間、毎週水曜日の午後 2時にミーティングを開催するように設定することができます。繰り返しパターンに指定した各日に、WebExと Lotus Notesの連携によりミーティングがスケジュールされます。

しかし、あなたのサービスによっては一部の Lotus Notesの繰り返しオプションが対応していない場合があります。

手順

ステップ 1 WebExと Lotus Notesの連携を使用してミーティングをスケジュールした場合、あなたの LotusNotesカレンダーのカレンダーエントリを開きます。



ミーティングの繰り返しのパターンを指定する

[繰り返しのオプション]ダイアログボックスが表示されます。

ステップ 2 ダイアログボックスでオプションを指定し、[OK]を選択します。

WebEx と Lotus Notes の連携での繰り返しパターンのサポート

以下の表は、WebExでのWebExミーティングおよびWebExパーソナル電話会議での Lotus Notesの繰り返しパターンについて示します:

表 1：WebEx ミーティング

WebEx ミーティングに変換のオプションLotus Notes オプションタイプ

1-31日ごと1-31日ごと日単位




WebEx ミーティングに変換のオプションLotus Notes オプションタイプ

Meeting Center:

1～8 週ごとの:[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション:

毎週[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Lotus Notesで 1週間以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Lotus Notesでは指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、WebExサイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

1-8週ごと:[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜

日]

週単位

1-12ヶ月ごとの1-31日1-12ヶ月ごとの1-31日月単位

対応なし月末から数えて何日目

[第1、2、3、4、最終]の1-12ヶ月ごと[第1、2、3、4、最終] の1-12ヶ月ごと

毎年

Lotus Notes で 1年以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Lotus Notesでは指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、WebExサービスサイトでは毎年繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

1-10年ごと年単位

対応なしカスタム設定カスタム

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。日付から開始して日付まで。終了日

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。日付から開始してx回継続します

対応なし移動させないでください例外を指定し

ます

対応なし金曜に移動させます

対応なし月曜に移動させます

対応なし一番近い平日に移動させます

対応なし削除




表 2：WebEx パーソナル会議のミーティング

WebEx パーソナル会議のミーティングに変換するオプションLotus Notes オプションタイプ

毎日1-31日ごと日単位

1-8週ごと:[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

1-8週ごと:[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜

日]

週単位

毎月の[第1、2、3、4、最終][日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

1-12ヶ月ごとの1-31日月単位

対応なし月末から数えて何日目

毎週[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

1～12ヶ月ごとの [第1、2、3、4、最終][日曜、月曜、火曜、水曜、木曜、金曜、土曜]

対応なし毎1～10年年単位

対応なしカスタム設定カスタム

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。日付から開始して日付まで。終了日

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。日付から開始してx回継続します

対応なし移動させないでください例外を指定し

ます

対応なし金曜に移動させます

対応なし月曜に移動させます

対応なし一番近い平日に移動させます

対応なし削除




Lotus Notesで定期的なミーティングを修正または削除する場合は次の事に注意してください:（注）

•開催日の再スケジュールやミーティングオプションの変更などで、定期的なミーティングを変更する場合は、ミーティングの1つのインスタンスに対する変更をすべてのインスタンスに適用して、WebExサイト上で変更を有効にする必要があります。1つのインスタンスにのみ変更を適用すると、Lotus Notesでは更新が適用されますが、サイトのカレンダーでは更新されません。

•定期的なミーティングから1つのインスタンスを中止すると、そのインスタンスは LotusNotesで削除されますが、WebExカレンダーではそのまま残ります。カレンダーから削除するには、Lotus Notesで定期的なミーティングのインスタンスをすべて削除する必要があります。

メールテンプレートの使用ミーティングテンプレートには自分の望む設定が含まれるため、スケジュールするミーティング

ごとに同じ様な設定を選択する代わりに、テンプレートを選択することでミーティングをすぐに

スケジュールまたは開始することができます。ただし、議題、パスワード、および日時に関する

設定は、テンプレートには含まれません。

ローカルコンピュータから生産性向上ツールの既定のミーティングテンプレートを指定したこと

がない場合、WebExサイト設定により既定値が指定されます。ローカルコンピュータから生産性向上ツールの既定のミーティングテンプレートを指定した後は、あなたのローカル設定により既

定値が指定されます。

WebExとLotusNotesの連携を使ってミーティングをスケジュールするときには、あなたがWebExサイトで保存している任意のミーティングテンプレートを選択できます。

WebExと Lotus Notesの連携が提供するのはオンラインミーティングで使用できる全オプションの一部ですが、WebExと Lotus Notesの連携で表示されるかどうかに関係なく、すべてのオプションがテンプレートに設定済みです。例えば、テンプレートで特定の出席者の権限を指定

する場合、これらの権限はミーティングに設定されます。WebExと Lotus Notesの連携での出席者権限の設定は利用できません。

ミーティングをスケジュールした後に、使用されたテンプレートを変更することはできませ

ん。

（注）

手順

ステップ 1 テンプレートの詳細を表示するには、Lotus Notesツールバーの [設定]ボタンをクリックした後、[ミーティングテンプレート]を選択します。



メールテンプレートの使用

WebExサイトに保存されているミーティングテンプレートのリストが表示されます。

ステップ 2 テンプレートを選択し、[表示]を選択します。




第 4 章

他の主催者の代理としてミーティングをス

ケジュールする

• 他の主催者の代理としてミーティングをスケジュールする, 23 ページ

• 他の主催者のためのスケジューリングの前に設定する, 23 ページ

他の主催者の代理としてミーティングをスケジュールす

る本来の主催者から権限を与えられている場合は、その主催者の代理としてWebExミーティングをスケジュールできます。

例えば、あなたが繰り返しのWebExミーティングを開く部長の秘書をしている場合、部長は秘書であるあなたが代理でミーティングのスケジュールを組むよう指示したとします。本来の主催者

に代わってミーティングのスケジュール、編集、およびキャンセルを実行できます。

他の主催者のためのスケジューリングの前に設定する他の主催者のためにWebExミーティングをスケジュールする前に、あなたと主催者がWebExアカウントを持っていること、そして両方のコンピュータに同じバージョンのWebEx生産性向上ツールがインストールされていることを確実にします。

元の主催者は次の作業を行います:

• WebExサイトでWebExミーティングをスケジュールする主催者に権限を付与します。あなたが元の主催者の場合、[マイWebEx >基本設定 >スケジュールオプション]に移動します。スケジュール権限ボックスであなたの代理としてミーティングのスケジューリングを許可す

る主催者のメールアドレスを入力します。

• Lotus NotesカレンダーでWebExミーティングをスケジュールする元の主催者に権限を付与します。主催者は Lotus Notes内で代理人を選択します。


他の主催者の代理としてミーティングをスケジュールする

主催者があなたに必要な許可を与えた場合、本来の主催者の代理としてミーティングをスケジュー

ルできます。

他の主催者のためにミーティングをスケジュールしている場合は、[WebExの設定]ダイアログボックスにそのことを示すメッセージが表示されます。

手順

ステップ 1 [カレンダー]メニュー上で、[アクション >その他 >他人のカレンダーを開く]を選択します。

カレンダーダイアログボックスが表示されます。

ステップ 2 [他人]を選択してから主催者名を選択します。次回、本来の主催者に代わってミーティングをスケジュールする場合、あなたの許可が

有効である限り、[カレンダー]メニューから直接主催者名を選択することができます。ヒント

自分のカレンダー上に [主催者のカレンダー]タブが表示されます。

ステップ 3 主催者のカレンダーから日時を選択します。

[カレンダーエントリ]ダイアログが表示されます。

ステップ 4 [カレンダーエントリ]ダイアログの上部左側にある [WebExミーティングの追加]を選択します。ミーティングをスケジュールします。[WebExの設定]ダイアログが表示されます。




他の主催者のためにミーティングをスケジュールしている場合は、[WebExの設定]ダイアログボックスにそのことを示すメッセージが表示されます。

ステップ 5 ミーティングをスケジュールします。




第 5 章

ミーティングの管理

• ミーティング管理の概要, 27 ページ

• スケジュール済みミーティングの編集, 27 ページ

• 主催者としてミーティングを開始する, 28 ページ

• ミーティングの取り消し, 29 ページ

• ミーティングへの参加, 29 ページ

ミーティング管理の概要WebExと Lotus Notesの連携を使ってWebExミーティングをスケジュールすると、次のミーティング管理を実行できます:

•ミーティングを編集する。Lotus Notesからミーティングを編集した場合、変更がWebExサイトに自動的に反映されます。

•あなたがミーティング主催者の場合、ミーティングを開始する。

• Lotus Notesからミーティングを取り消す。この場合ミーティングはWebExサイトからも削除されます。

•あなたがミーティング出席者の場合、ミーティングに参加する。

スケジュール済みミーティングの編集WebExと Lotus Notesの連携を使用してスケジュールしたミーティングは、Lotus Notesを使用していつでも変更することができます。たとえば、開始時刻の変更、新規パスワードの指定、別の

電話会議オプションの選択などの操作を実行できます。スケジュールしたミーティングを変更す

ると、WebExとLotusNotesの連携がミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し、WebExサイトのミーティング情報を更新します。


重要 • WebExと Lotus Notesの連携の代わりにWebExサイトを使用してミーティングを変更すると、その変更は Lotus Notesに反映されません。例えば、サイトを使用してミーティングの開始時刻を変更した場合、Lotus Notesカレンダー上のその開始時刻は変更されません。このため、Lotus Notesを使用してミーティングの変更を実施してください。

• Lotus Notesを使用して定期的なミーティングを変更する場合は、ミーティングの 1つのインスタンスに対する変更をすべてのインスタンスに適用して、WebExサイト上で変更を有効にする必要があります。1つのインスタンスにのみ変更を適用すると、Lotus Notesに対しては更新されますが、WebExカレンダーに対しては更新が適用されません。

スケジュール済みミーティングに対するテンプレートを変更することはできません。（注）

スケジュール済みミーティングの編集

手順

ステップ 1 Lotus Notesカレンダーで編集するミーティングを見つけ出し、カレンダーエントリタブを開きます。

ステップ 2 [ミーティング]画面で情報を編集し、オプションを変更します。

ステップ 3 [WebExミーティングの編集]を選択して [ミーティング設定]ダイアログボックス中の情報を変更するかまたはオプションを変更します。

ステップ 4 [招待状の保存と送信]を選択します。WebExサイトのミーティングが更新されます。

主催者としてミーティングを開始するWebExとLotusNotesの連携を使用してミーティングをスケジュールした場合、次のどちらかの方法でミーティングを開始できます:

• Lotus Notesカレンダーからミーティング項目を開き [開始]ボタンを選択するか、ミーティングを開始するためのリンクをコピーしてウェブブラウザに貼り付けます。



スケジュール済みミーティングの編集

カレンダーエントリに表示されるリンクはミーティングの主催者専用のもの

です。出席者がクリックするとミーティングに参加できる招待状に表示され

るリンクです。

（注）

• WebExサイトにログインした後、[マイWebExミーティング]ページからミーティングを開始します。

WebExサイトからスケジュールしたミーティングを開始する方法の詳細については、あなたのサイトにあるドキュメントを参照してください。

ミーティングの取り消しLotus Notesでスケジュールしたオンラインミーティングをキャンセルするには、Lotus Notesで利用できるキャンセルオプションを使用します。すべての招待者には中止を知らせる通知が自動的

に届きます。ミーティングはWebExサイトでも取り消されます。

重要 • Lotus NotesでWebExミーティングをスケジュールした場合、Lotus Notesでも取り消しを行う必要があります。代わりにWebExサイトから取り消しを行う場合、Lotus Notesでは取り消されることはありません。

•定期的なミーティングから1つのインスタンスを中止すると、そのインスタンスは LotusNotesで削除されますが、WebExカレンダーではそのまま残ります。WebExカレンダーから削除されるように、Lotus Notesで定期的なミーティングのインスタンスをすべて削除する必要があります。

Lotus Notesでミーティングを取り消す方法の詳細については、Lotus Notesのヘルプを参照してください。

ミーティングへの参加ミーティングの主催者がWebExと Lotus Notesの連携を使用してミーティングに招待した場合、招待された出席者には、クリックすることによりミーティングに参加できるリンクが記載された

招待メールが送信されます。代わりに、あなたのWebExサイトからミーティングに直接参加することもできます。

招待状メールを使用してミーティングに参加する

招待状を受け取ったら次の方法でミーティングに参加できます:

招待状に記載されているリンクを選択してミーティングに参加する。コンピュータから招待状に

あるリンクを選択すると、コンピュータからミーティングに参加します。Cisco WebEx Meetings



ミーティングの取り消し

モバイルアプリがインストールされているモバイル端末から招待状にあるリンクを選択すると、

モバイルアプリにリダイレクトされ、ミーティングに参加します。

ミーティングの音声にのみ参加する場合は、招待状に記載されている番号にダイヤルし、ミーティ

ングに参加します。

ミーティング招待状にはミーティング参加に必要になるであろうその他の情報が含まれます。例

えばアクセスコード、ミーティングパスワード、ビデオシステムまたは電話から参加する場合に

はパスワード番号が含まれます。

あなたが主催者で主催者キーおよびアクセスコードが必要な場合、メール招待状下部にあるリン

クを選択します。

WebEx サイトからミーティングに参加する

LotusNotesカレンダーのリンクからミーティングに参加する代わりに、次の方法でWebExサイトからも直接ミーティングに参加できます:

•ようこそページでミーティング番号を入力する。

•あなたのWebExサイトにログインし、[Meeting Center >マイミーティング]ページかまたは[マイWebEx >マイミーティング]ページに移動し、さらに一覧の [招待されたミーティング]を選択してミーティング名を選んで参加する。

メールプログラムを使用する代わりに、WebExサイトにアクセスしてミーティングに参加する。ミーティングが公開の場合は、ミーティングカレンダーまたは他のセッションリストを使用して、

サイトでのミーティングのエントリを探します。または、ミーティングが非公開の場合は、サイ

トでのミーティング番号を入力します。ミーティング番号は、招待メールのメッセージから入手

するか、またはミーティング主催者から直接入手することができます。

あなたのWebExサイトからミーティングに参加する方法の詳細については、サイトにあるドキュメントを参照してください。



ミーティングへの参加

webex と lotus notes の連携 (windows 版) ユー …...webex と lotus notes の連携 (windows...

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