無料webセミナー：効率的な情報共有によるプロジェクト管理・運用の改善方法...
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効果的な情報共有によるプロジェクト管理運用の改善
アジェンダ
本日のアジェンダ
1. Ricksoft / Atlasisanのご紹介
2. プロジェクト運用・管理の問題点
メールに頼ることによる膨大なコミニュケーションのコスト
必要な情報にたどり着けない
3. Ricksoft が提案するソリューション
プロジェクト運用管理のためのプラットフォームを造り、運用する。
リックソフトのご紹介 2009年より Atlassian 関連ビジネスを開始
リックソフトが日本でのAtlassian製品売上1位として表彰されました！
Blog 記事
現在は Atlasisan のPlatinum Expert
会社理念
我々の技量を最高に発揮し、お客様に満足を提供する。
Atlassian のご紹介 2002年会社設立
2002年設立 当時2名の大学生エンジニア ＊スコット ファークァー氏 ＊マイク キャノン ブルック氏
本社： シドニー（オーストラリア） JIRA 元々はソフトウェア開発者向けバグ管理
Confluence 元々はエンジニアの情報共有
顧客数（世界で）
Apr 8, 2014 WSJ において、下記の記事が掲載されました。 Atlassian Valued at $3.3 Billion Selling Business Software Sans Salespeople
27,000社 40,000社2013年9月
2015年2月148％アップ
企業の情報共有の現状
部門とプロジェクトの壁
営業1部 企画設計1部 デザイン1部 開発1部 運用チーム１
営業2部 企画設計2部 デザイン1部 開発2部 運用チーム2
営業3部 企画設計3部 デザイン1部 開発3部 運用チーム3
営業4部 企画設計4部 デザイン1部 開発4部 運用チーム4
営業5部 企画設計5部 デザイン1部 開発5部 運用チーム5
部門の壁だけでなく、プロジェクト毎の情報も十分に共有されているのか？
プロジェクトの運用について
企画 計画・設計 開発・テスト・運用
作業フロー
関心事 • 企画内容• いつ実現するか
• 予定通りに終わるか • どうやって実現するか• なぜ遅れてしまうか
企 画
運 用 担 当
営業
チームリーダー Webデザイナ
プログラマ
企 画 書
下記の構成のプロジェクトを、運用したとします。
進捗確認、変更依頼
進 捗 報
作業指示
仕 様 書
作 業 手順 書
進捗報告
①②③
現状のプロジェクトの情報共有/伝達の手段
メール + 添付ファイルがメイン
変更はメールで伝達
文書の共有は、メールに添付したWordファイル
進捗、課題の管理は、メールに添付した Excel ファイル
1. ナレッジ共有が出来ない
2. プロジェクトに必要な情報（要件定義書、基本設計書など）共有ができない
3. コミュニケーションコストが高い
メール中心によるコミュニケーションの問題点は？
情報の連携について
企画 計画・設計 開発・テスト・運用
作業フロー
JIRA と Confluence を連携すると、関連する情報を連携する事が可能です
企 画
運 用 担 当
営業
チームリーダー Webデザイナ
プログラマ
企 画 書
進捗確認、変更依頼
進捗報告
作業指示
仕 様 書
作 業 手順 書
進捗報告
Confluence文書
JIRAチケット
チケット作成 リンク
JIRA+WBSガントチャート
リックソフトの提案
メール+添付ファイル・コミニュケーションから脱却 情報を1か所に集約して管理/共有する。
メールは通知のみ。共有する情報はメールに書かない。
情報の共有は Confluence, プロジェクト運用のために必要な課題管理、進捗管理はJIRAを利用する。
情報の共有：文書管理 Confluence• 文書を作成して共有• コメントを活用してレビュー、修正依頼
課題の共有：課題管理 JIRA• 課題、スケジュール、進捗を管理• TODOリスト、担当者、期限、ステータスを共有
相互に連携
情報共有のために必要なもの
メンバーが情報を簡単に保存して共有できる
① 簡単に操作できる解りやすいユーザーインタフェース
② 必要な情報を見つけられる様に情報を整理できる
③ 関連する情報がリンクしている
④ 情報を検索できる
情報の変更がスムーズに連携される
⑤ 更新された時に、関係者に通知される
⑥ 変更履歴（だれが、いつ、どこを変更したか）が解る
メッセージをやり取りできる
⑦ “言った vs 言わない” にならないために議論を残せる
プロジェクト運用のために必要なもの
プロジェクト運用のために必要なもの
チームとして必要なもの
① スケジュールを立てられる
② 作業の進捗が把握できる
③ 情報を変更した場合に関係者に通知できる
④ “言った vs 言わない” にならないために議論や確認事項を残せる
⑤ 変更履歴（だれが、いつ、どこを変更したか）が解る
メンバーとして必要なもの
⑥ 自分に関わる課題が把握できる
⑦ 変更が有ったらすぐに通知を受け取れる
⑧ 過去の事例をナレッジとして活用できる。
効果的なプロジェクト管理運用のための情報共有とは
一か所に情報を集約して共有する。
メール中心のコミニュケーションでは、1対１が中心になってしまいます。チームでコラボレーションしましょう。
個人のメールボックスに重要な情報が埋もれてしまうとナレッジになりませんし、後から参加したメンバーには見えません。
Ricksoft としては 情報共有にConfluence, 進捗管理などのプロジェクト運用に JIRA を利用される事をお勧めします。
チームコラボレーション
Confluence 概要
カレンダー情報
お気にいりのスペース
検索
更新情報
Confluence による文書の共有
プロジェクト別に「スペース」を作成し共有
スペース毎にアクセス権の設定が可能
スペース内は階層構造で文書を配置
文書配置の階層ルールを決めれば、文書がどこに保存されているか解るので共有できるようになります。
Word ライクな簡単なユーザー・インタフェース
誰でも簡単に使えます。
箇条書き 表挿入 画像などを挿入
変更履歴の確認
いつだれが変更したか
どんな修正をしたか
相手に読んで欲しい時は
コメント＋メンションで通知できます
メンションで宛先を指定します。
メンションによりメールで通知されます。
コメントへの返信もできます。
Confluence デモ
情報の連携について
企画 計画・設計 開発・テスト・運用
作業フロー
JIRA と Confluence を連携すると、関連する情報を連携する事が可能です
企 画
運 用 担 当
営業
チームリーダー Webデザイナ
プログラマ
企 画 書
進捗確認、変更依頼
進捗報告
作業指示
仕 様 書
作 業 手順 書
進捗報告
Confluence文書
JIRAチケット
チケット作成 リンク
JIRA+WBSガントチャート
Confluence からJIRAチケットを起票
Confluenceは文書管理。作業進捗はJIRAで管理する。
JIRA チケットのステータスを Confluenceから確認できる。
詳細はリンクからJIRAを参照する。
Ｅｘｃｅｌでプロジェクト管理Chapter 1 JIRAの紹介とインストール
• 共有してバージョン管理する事が大変• 変更しても伝わらない
ナレッジが蓄積されない
JIRA の特長：ダッシュボード ガジェットを組み合わせて必要な情報を表示できます。
スケジュールの作成と管理
チケットを作成して担当者を割り当てると、担当者にはメールで通知されます。
各担当者はTODOリストを中心に作業できる
JIRAにログインするとダッシュボードが表示され、自分 TODO リストが確認できます。
自分のTODOリスト
チケット詳細の画面では説明や添付ファイルの他、関連する情報がリンクされています。
先行のチケットまだ、オープン(未着手）なので作業を開始できない事が解ります。
Wikiの文書（企画書）へのリンク自分の担当課作業の背景が解ります。
進捗情報の共有 チケットを更新するだけでと、WBSガントチャート、ダッシュボード、Confluenceの企画書など
の情報が更新されます。
進捗率が上がります。解決済になります。
ナレッジとして活用できる キーワードで全文検索ができるので、エラーメッセージで検索する
過去に同じ問題の調査をした人が入れば検索できる => 同じ調査を2回やらなくてよい
NullPointerException を含
んだチケットの一覧が表示される。
まとめ プロジェクト運用・管理のためには、情報共有が重要
プロジェクト運用・管理のために、進捗管理が重要
ツールに導入することで、新しい業務スタイルになる可能性もあり、社内の方に抵抗もあるかもしれません。
●ツール導入は、企業にとって投資になります。
導入効果をどのように図るか？
コミュニケーションコストをどの程度削減可能か？
ナレッジ共有による業務効率がどのように出来るか？
ツールを導入するだけでは問題は解決しません。
皆様の会社の文化に合った運用ルールを決め、ツールを活用することでメリット生まれ、ビジネスに貢献できると考えております。