Lathund Upsales Power

1 | 21

InnehållLathund Upsales Power..........................................................................................................................1

Inloggning...............................................................................................................................................3

Kundkortet.............................................................................................................................................4

Kontakter............................................................................................................................................5

Hantera kundkortet............................................................................................................................7

Hantera kontaktpersoner...................................................................................................................8

Skapa ett nytt företag.........................................................................................................................9

Aktiviteter, möten och kalender...........................................................................................................10

Översikt............................................................................................................................................10

Aktiviteter.........................................................................................................................................10

Skapa en ny aktivitet....................................................................................................................10

Möten...............................................................................................................................................11

Skapa ett nytt möte......................................................................................................................11

Aktivitetslistan..................................................................................................................................12

Kalendersynk....................................................................................................................................14

Affärsmöjligheter och offerter..............................................................................................................15

Säljtavlan..............................................................................................................................................17

Sökning i Upsales..................................................................................................................................18

Snabbsökning...................................................................................................................................18

Avancerad sök..................................................................................................................................19

Listor.....................................................................................................................................................19

Mobilapp..............................................................................................................................................21

2 | 21

InloggningGå till https://power.upsales.com/#/login och fyll i din e-postadress och ditt lösenord och välj ”Login”.

Har du glömt ditt lösenord eller om det är första gången du loggar in klickar du på ”Forgot your password?” (alt går direkt till http://www.upsales.com/password-reminder). Du fyller i din e-postadress och väljer sedan ”Remind me”. Du får då ett mail med en länk som du klickar på och får sedan skapa ett nytt lösenord.

3 | 21

Kundkortet

Kundkortet ger oss en samlad bild med all information vi har om kunden, samt all historik gällande aktiviteter, affärsmöjligheter och försäljning.

4 | 21

KontakterFör att lägga till en ny kontaktperson, aktivitet/möte, affärsmöjlighet etc. använder du menyn längst uppe till höger på kundkortet.

Kontaktperson: Används för att lägga till en ny kontaktperson.

Aktivitet: Används för att skapa en ny aktivitet på kunden. T.ex. att du skall ringa dem nästa vecka.

Affärsmöjlighet: Används för att lägga upp en ny affärsmöjlighet på kunden. Denna dyker då upp i säljtavlan (se sid 23) och det är möjligt att generera en offert i Word- eller pdf-format.

Försäljning: Används för att skapa en ny försäljning på kunden.

Återkommande order: Används för att skapa en ny återkommande order.

Dokument: Används för att skapa ett dokument baserat på en företagsmall.

Relation: Används för att skapa relationer mellan kundkort i Upsales. Det kan t.ex. vara att tagga upp att kundkort A är moderbolag till kundkort B.

Slå ihop företag: Används för att slå ihop kunden med ett annat kundkort.

Marknadshändelse: Kan användas för att manuellt lägga till en så kallad marknadshändelse, som sedan går att följa upp via marknadsfliken. (Obs! Denna funktion är endast tillgänglig för de som har Marketing Automation)

Ge till säljare: Används för att tilldela ett lead till en säljare. (Obs! Denna funktion är endast tillgänglig för de som har Marketing Automation)

5 | 21

Flertalet av dessa funktioner kan även göras via ”Snabb skapa”-knappen som alltid finns tillgänglig i vänstermenyn.

6 | 21

Hantera kundkortetFör att ändra informationen på ett kundkort klickar du på redigera-ikonen längst upp till höger på kundkortet.

Du kan sedan ändra informationen för kunden:

Längst ner på redigerasidan har du möjlighet att lägga till anteckningar som då blir synliga för alla direkt på kundkortet. Detta kan t.ex. vara information om specialavtal som denna kund har.

7 | 21

Hantera kontaktpersonerFör att uppdatera eller lägga till information för en befintlig kontaktperson klickar du först på ”Kontaktpersoner”-fliken näst längst till vänster på kundkortets sidhuvud.

Redigeringsfönstret öppnas sedan genom att klicka på kontaktens respektive redigerings-ikon.

Om en kontakt slutar hos företag bockar du ur checkboxen ”Aktiv” för den personen. På så sätt markeras personen som inaktiv men alla aktiviteter vi haft med den personen ligger kvar och vi kan se vem vi pratat med. Sedan listas kontakten under rubriken ”Inaktiva” på kundkortet.

8 | 21

Skapa ett nytt företagOm du är i kontakt med ett nytt företag som inte finns i Upsales kan du lägga till detta genom att klicka på ”Företag” under ”Snabb skapa”-knappen i vänstermenyn.

Där skriver du in företagets namn och får då upp ”Bolag som redan finns i Upsales” (till vänster) om det redan finns ett företag med samma namn i systemet och förslag på ny kund under ”Träffar i Bisnode” (till höger).

Bisnode är en företagsdatabas med alla aktiebolag i Norden. Härifrån kan du läsa in färdiga kundkort där du får med information som företagets organisationsnummer, adress, telefonnummer, omsättning, antal anställda och huvudkontaktpersoner. För att hämta ett företag klickar du på företagsnamnet under ”Träffar i Bisnode” och får sedan bekräfta hämtningen.

Ifall företaget du letar efter inte finns hos Bisnode kan du klicka på länken ”Manuell inläggning” och skriva in uppgifterna manuellt.

Att tänka på:

När du lägger upp ett nytt företag blir du automatiskt kontoansvarig för det.

Obligatoriska fält vid manuell inläggning är Företagsnamn.

Aktiviteter, möten och kalenderÖversiktI Upsales finns det olika aktivitetstyper. De som klassas som aktiviteter är Telefonsamtal, E-post, Outlook och Övrigt. Möten är fysiska planerade möten som Första möte, Möte och Övriga möten.

9 | 21

(Obs! Via admin-inställningar går det att lägga till/ändra de olika typerna för att bättre anpassa Upsales för sitt företag)

AktiviteterAktiviteter använder du för att registrera dina telefonsamtal, e-post osv. i Upsales. Detta gör att du kan planera ditt arbete med viktiga samtal som du skall ringa och du har även all historik för vad du gjort och sagt tidigare med kunden sparat på kundkortet.

Du skall alltid sträva efter att ha nästa steg med kunden inplanerat i Upsales. Detta betyder att du bör ha som rutin att varje gång du avslutar en aktivitet på en kund så skapar du även en uppföljningsaktivitet med nästa steg (T.ex. att nästa vecka följa upp offerten du precis skickat).

Skapa en ny aktivitetFör att skapa en ny aktivitet klickar du enklast på ”Aktivitet” i vänstermenyn under ”Snabb skapa”-knappen (alternativt inne på kundkortet el. direkt ifrån aktivitetslistan).

Du fyller sedan i vilket datum du skall göra aktiviteten, skriver in en beskrivning, väljer aktivitetstyp, vilket företag du ringer och vem du skall prata med. Aktiviteten finns sedan i din aktivitetslista.

MötenMöten använder du för att registrera planerade möten med företag. Använd mötestypen Första möte om det är första gången du träffar företaget, Möte om det är ett företag du haft möte med tidigare och Övriga möten ifall du vill lägga in andra möten än kundmöten i Upsales.

10 | 21

Skapa ett nytt möteFör att skapa ett nytt möte klickar du enklast på ”Aktivitet” i vänstermenyn under ”Snabb skapa”-knappen (alternativt inne på kundkortet el. direkt ifrån kalendern i Upsales), sedan väljer du under frågan ”Vad ska göras?” någon av mötestyperna.

Du fyller sedan i vilket datum du skall ha mötet. Här är den stora skillnaden mellan aktivitet och möten, att ett möte har en start- och sluttid & datum. Sedan skriver du in en beskrivning, anger vilket företag och vilken person du skall träffa. Du kan även lägga till flera deltagare både från kunden och från er sida. Mötet finns sedan i din aktivitetslista och din kalender.

AktivitetslistanAktivitetslistan är en av de vyer du troligen kommer att använda mest i Upsales. För att se den klickar du på ”Aktiviteter” i toppmenyn. I aktivitetslistan finna alla dina aktiva (ej avslutade) aktiviteter och

11 | 21

möten. Som standard visas dagens aktiviteter/möten (längst upp i listan) samt de aktiviteter du planerat att göra tidigare men inte hunnit med (rödmarkerat datum längst ner i listan).

För att öppna en aktivitet och se tidigare anteckningar osv klickar du på raden för aktiviteten (alltså inte på någon av de olika blå länkarna). Du kan även använda snabbknapparna längst till höger för att skapa dokument baserat på aktiviteten, avsluta aktiviteten, eller ta bort aktiviteten.

Notera att du alltid måste avsluta aktiviteten för att den skall försvinna från din aktivitetslista. Den sparas då under ”Aktivitetshistorik” på kundkortet. Du avslutar aktiviteten antingen med hjälp av

12 | 21

snabbknappen till höger i listan eller genom att klicka på ”Stäng aktivitet” inne på en aktivitet.

Om du vill skapa en uppföljningsaktivitet på samma företag i samband med avslutandet av aktiviteten kan du istället klicka på pilen bredvid knappen ”Stäng aktivitet”, och sedan väljer ”Stäng aktivitet och skapa uppföljningsaktivitet”. Då avslutas den nuvarande aktiviteten och du kommer in i vyn för att lägga upp en ny aktivitet på samma kund. Samtidigt följer anteckningarna från den tidigare aktiviteten med. Du kan även välja att stänga och direkt skapa en affärsmöjlighet.

När det gäller möten behöver du aldrig aktivt avsluta dem. De försvinner automatiskt från aktivitetslistan när tiden för mötet har passerat, men finns kvar i din kalender och på kundkortet. Precis som vid steget för att skapa en uppföljning för en aktivitet kan du för ett möte följa upp det via en aktivet eller affärsmöjlighet.

13 | 21

KalendersynkDet är möjligt att synka din Upsaleskalender med din Outlook-kalender. Det är en tvåvägssynk, vilket innebär att ett möte som läggs in i Upsales synkas till Outlook och vice versa. Ett möte som synkas från Outlook till Upsales kommer inte vara kopplat till något kundkort. Därför skall du alltid lägga in kundmöten direkt i Upsales.

För att slå på kalendersynken klickar du på ditt konto avatar och sedan väljer du ”Användarinställningar” och verifiera ditt konto genom att skriva in ditt lösenord. Sedan klickar du på ”Synkronisera med Exchange”.

Skriv därefter in din e-postadress och ditt Exchangelösenord och tryck på spara.

14 | 21

Affärsmöjligheter och offerterI Upsales kan du lägga upp dina affärsmöjligheter så att du dels kan följa dessa på Säljtavlan (Sid 17) och få in dem på kundkortet.

För att skapa en ny affärsmöjlighet klickar du enklast på ”Affärsmöjlighet” i vänstermenyn under ”Snabb skapa”-knappen (alternativt inne på kundkortet el. skapa direkt ifrån säljtavlan).

Du kommer då in i vyn för att skapa en affärsmöjlighet. Börja med att lägga in Företag och välj sedan rätt kontaktperson hos kunden. Välj fas som säger vilken sannolikhet du har att du får in affären. Skriv en beskrivning vad det gäller och sedan väljer du värdet för affären (antingen skriver in manuellt eller ta hjälp av snabbknapparna). Slutligen fyller du i det datum som affären är planerad att stängas. (Vid behöv går det att klicka på ”Detaljerad vy” för att lägga in ytterligare info såsom produkt och anteckningar).

15 | 21

Den skapade affärsmöjligheten kommer nu att finnas på kundkortet under ”Affärsmöjligheter”. Det är nu möjligt att utifrån din affärsmöjlighet generera en offert i word- eller pdf-format genom att klicka på dokumentikonen på samma rad.

16 | 21

SäljtavlanSäljtavlan är till för att visualisera och ge en enkel överblick över det vi har på gång i ”pipen” gällande möten, affärsmöjligheter och försäljning.

Fallback Prospects som ligger i ”Fallback” är företag/personer som du varit i kontakt med men där du inte har ett tydligt nästa steg tillsammans med kunden.

Första Möte När du bokar in ditt första möte med kunden, hamnar mötet i denna kolumn. Notera att här ligger de möten som du ännu inte har genomfört.

Prospect 1 Kunden är intresserad av att göra affär.

Prospect 2 Här har man pratat med rätt beslutsfattare, lagt upp en tidsplan. Det finns alltså ett tydligt nästa steg i den pågående affären.

Muntlig Överenskommelse Kunden har givit ett muntligt accept.

Vunnen Stäng affär och avtal påskrivet.

Försäljning visar hur du ligger till mot din totala månads/kvartals/årsbudget. Det är en ”widget” som går att stänga och öppna.

I filtret längst upp till höger kan du välja om du vill se säljtavlan för dig själv, för din grupp eller ditt mediehus.

17 | 21

Sökning i UpsalesDet finns två olika sätt att söka i Upsales, via snabbsökningen i fältet högst upp på sidan samt via avancerad sök som du hittar bredvid sök fältet i toppmenyn.

SnabbsökningI Upsales går det att snabb söka fram sin information via sökfältet högst upp på sidan.

I fältet kan du börja skriva namnet på det företag du söker så dyker förslag på företag i Upsales upp som matchar det bokstäverna. Efter företag dyker även kontaktpersoner som matchar på din sökning och sedan möten, aktiviteter osv.

Ikonerna till höger om företagsnamnet i sökresultatet visar om det finns en öppen aktivitet, öppen affärsmöjlighet eller tidigare försäljning på företaget.

När du har hittat det du letar efter kan du bara klicka på länken för att komma dit.

Tips! Använd piltangenter för att gå igenom listan på sökresultat och sedan enter för att öppna upp.

18 | 21

Avancerad sökFör att komma till detta sökverktyg klickar du på ”Avancerad sök” till höger om sökfältet i toppmenyn. Här kan du kombinera flera parametrar i din sökning som t.ex. ort och bransch eller söka fram alla företag där du är kontoansvarig.

Du får då upp en lista på ditt sökresultat. Denna lista fungerar på samma sätt som de andra listorna (Sid xx).

ListorI Upsales finns det så kallade listor på din information som du kan använda för att hantera flera olika mängder data. För att välja en list typ klickar du på den fliken i toppmenyn du är ute efter.

Under fliken Kundregister hittar du alla företag som finns i ditt Upsales. Via listvyn kan du filtrera fram en specifik lista som sedan kan spara för framtida användning.

19 | 21

Om du t.ex. vill ha en lista på alla företag som är tilldelade ditt företags säljare börjar man med att lägga till ett filter för Kontoansvariga, och sedan väljer du att klicka i rollen ”Säljare”.

För att hantera den lista som skapats kan du välja att markera hela sökresultatet. Sedan klickar du på ”Hantera markerade”. Där väljer du vad för typ av åtgärd som ska göras.

20 | 21

MobilappDu kan även använda Upsales i din mobiltelefon (Android och iPhone). Ladda ner appen ”Upsales CRM” och logga in med samma inloggningsuppgifter som i webbgränssnittet. I appen kommer du sedan åt i stort sett samma funktioner som i webbgränssnittet.

Startsidan ger en enkel överblick över försäljnings/affärsmöjlighetsstatus, samt kommande aktiviteter och möten. Tryck på Upsalesikonen längst upp till vänster för att komma till menyn. I textfältet längst upp kan du söka efter företag. Kundkorten innehåller samma information som i webbgrässnittet. Om du klickar på kartan så öppnas företagets adress i din standardkartapp.

Om du klickar på ”Aktiviteter” kommer du till din aktivitetslista. Med hjälp av blixtikonen kan du sedan direkt ringa upp, smsa eller maila till kunden (beroende på den kontaktinformation som finns inskriven på kunden/kontaktpersonen).

21 | 21