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UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ

Facultad de Ciencias Económicas

Carrera de Ingeniería en Auditoría

TRABAJO DE TITULACIÓN

Modalidad Proyecto de

Investigación

Previo a la obtención del título de: Ingeniera en Auditoría

TEMA:

“Auditoría Administrativa y su Incidencia en el

Fortalecimiento Institucional de la Unidad Educativa

Cristóbal Colón del Cantón Portoviejo” periodo 2019.

AUTOR:

Soledispa Cedeño María Elena

TUTOR (A):

Ing. Félix Macías Loor, Mgs.

JIPIJAPA – MANABÍ – ECUADOR

1

- 2020-

CERTIFICADO DEL TUTOR. Ing. Félix Macías Loor, Mgs. Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí

“UNESUM” en calidad de Tutor del proyecto de Investigación, titulado: “AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA Y SU INCIDENCIA EN EL FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN DEL

CANTÓN PORTOVIEJO, PERIODO 2019.”

CERTIFICA

El mencionado trabajo de investigación ha sido realizado bajo mi tutoría, con

vigilancia periódica en su desarrollo y elaborado con responsabilidad por el estudiante

de la Carrera de Ingeniería y en Auditoría: Soledispa Cedeño María Elena, egresado

de la

Carrera de Ingeniería y en Auditoría, con el fin de obtener el Título de Ingeniero en

Auditoría, de conformidad con las disposiciones reglamentarias establecidas.

Por la cual autorizo a la presentación del tema ante el organismo pertinente, para

que sea sometida a evaluación por la comisión.

Jipijapa, 25 de septiembre de 2020

Ing. Félix Macías Loor, Mgs. TUTOR.

2

APROBACIÓN DEL TRIBUNAL

UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN AUDITORÍA

Sometido a consideración del Honorable Tribunal de Sustentación de la Facultad de

Ciencias Económicas, Carrera de Ingeniería en Auditoría de la Universidad Estatal del Sur de Manabí para su evaluación final, con el tema: "AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA Y SU INCIDENCIA EN EL FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN DEL

CANTÓN PORTOVIEJO, PERIODO 2019." De la egresada Soledispa Cedeño María

Elena con Cl: 131569914-8.

Ing. ROBERTO YOZA RODRÍGUEZ PRESIDENTE DEL TRIBUNAL

Ing. MÓNICA QUIÑONEZ. MIEMBRO DEL TRIBUNAL

Ing. JOSÉ PEÑAFIEL LOOR MIEMBRO DEL TRIBUNAL

FORMULARIO DE:

3

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD SOBRE LOS DERECHOS DE

AUTOR

Quien suscribe, Soledispa Cedeño María Elena en calidad de autor del siguiente trabajo

de investigación titulado: “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y SU INCIDENCIA

EN EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA

CRISTÓBAL COLÓN DEL CANTÓN PORTOVIEJO, PERIODO 2019”, otorga a la

Universidad Estatal del Sur de Manabí, de la obra, que constituye un trabajo de

investigación de autoría propia.

El autor declara que el contenido que se publicará es de carácter académico y estará

sujeto a las disposiciones definidas por la Universidad Estatal del Sur de Manabí.

Se autoriza realizar las adaptaciones oportunas para permitir su preservación,

distribución y publicación en el Repositorio Digital Institucional de La Universidad

Estatal del Sur de Manabí.

El autor como titular de la autoría de la obra y en relación a la misma, declara que la

Universidad se encuentra exenta de responsabilidad sobre el contenido del trabajo y

que el asume la responsabilidad frente a cualquier reclamo o demanda por terceros.

En virtud de aquello, se cede a la Universidad Estatal del Sur de Manabí el derecho

exclusivo de archivar y publicar para ser consultado y citado por terceros, la obra

mundialmente en formato electrónico y digital mediante el Repositorio Digital

Institucional, siempre y cuando so sea para beneficios económicos.

Jipijapa


131569914-8

4

TÍTULO DEL PROYECTO

Auditoría Administrativa y su Incidencia en el Fortalecimiento Institucional de la

Unidad Educativa Cristóbal Colón del cantón Portoviejo, periodo 2019.

5

DEDICATORIA

A Dios por su bendición, fortaleza, sabiduría, y por ser mi guía espiritual en este

proceso. A mis padres Isaías y Gilma por ser mi apoyo moral, económico y su amor

incondicional.

A mi familia, y amigos que estuvieron empujándome a terminar una meta más en mi

vida y que siempre me dieron ese aliento de que todo es posible si se lo hace con

esfuerzo.

A todos quienes formaron parte de este proceso ya que se han convertido en mi apoyo

fundamental en este arduo trabajo, quienes me ayudaron constantemente y me dieron la

estabilidad emocional en estos últimos momentos y confiaron en mí, para cumplir este

sueño tan anhelado.

MARIA ELENA SOLEDISPA CEDEÑO

AGRADECIMIENTO Mis eternos agradecimientos:

A Dios por estar siempre presente en mí, por darme la oportunidad de despertar cada día

y por todas las bendiciones, por la familia que tengo, por la salud que me presta, que a

pesar de la difícil prueba que nos puso la superamos y hoy estoy culminando esta etapa.

A mis padres que a pesar de los momentos difíciles que hemos pasado nunca dejaron

que yo me rindiera y hoy este es el fruto de sus bendiciones y esfuerzo por vernos

triunfar y ser mejores cada día.

A la Universidad Estatal del Sur de Manabí por acogerme y formarme profesionalmente

durante 5 años y a todos los docentes que compartieron sus conocimientos y ayudaron a

adquirir conocimientos y destrezas en mi formación como profesional.

A mis amigas por siempre estar hay apoyándonos mutuamente durante toda nuestra

etapa de estudio y aun en este proceso.

A Cristóbal quien fue el que me dio ese impulso que necesitaba para comenzar y

terminar este proyecto y que aún sigue ahí incondicionalmente.

A todos quienes formaron parte de este proceso y que tal vez sus nombres no queden

plasmados en este papel, pero en mi corazón siempre les guardare y tendré presente en

mis oraciones por darme las fuerzas necesarias que me hacían falta.

A mi tutor el Ingeniero Félix Macías Loor quien estuvo presente en cada una de las

etapas de este proceso, por su guía y conocimientos oportunamente impartidos para la

realización y culminación de este trabajo.

MARIA ELENA SOLEDISPA CEDEÑO

1

RESUMEN EJECUTIVO

El presente trabajo de investigación cuyo tema es “Auditoría Administrativa y su

Incidencia en el Fortalecimiento Institucional de la Unidad Educativa Cristóbal Colón

durante el periodo 2019”; tiene como propósito dar a conocer en qué medida se está

cumpliendo con los objetivos institucionales y como se están utilizando sus recursos,

para ello se consideró el desarrollo del marco teórico, conceptual, y referencial en el

cual se detallan los argumentos en base a las variables de la investigación. Los tipos de

investigación utilizados en el presente trabajo fueron de campo, y descriptivo, aplicando

también métodos inductivo y deductivo, desarrollando encuestas que sirvieron de gran

utilidad para obtener una información veraz y oportuna con el fin de tener el debido

sustento de la investigación realizada. En la propuesta se realizó una Auditoría

Administrativa con el fin de conocer el nivel de eficiencia y eficacia de los procesos

que se llevan a cabo dentro de la Institución, esta Auditoría se desarrolló en 4 fases, en

los cuales se evaluarón los componentes y subcomponentes, además de realizar

cuestionarios de control interno e indicadores de gestión, los que a su vez ayudaron a

detectar falencias y de esta manera poder emitir conclusiones y recomendaciones con el

objeto de mejorar eficiencia y eficacia en cada una de las actividades que se desarrollan

en el plantel

educativo.

PALABRAS CLAVES: Fortalecimiento, Incidencia, Auditoria, Administración,

Institución.

2

SUMMARY

The present research work whose theme is "Administrative Audit and its Incidence in the

Institutional Strengthening of the Educational Unit Cristobal Colón during the period

2019"; The purpose is to make known to what extent the institutional objectives are

being met and how its resources are being used, for this end, the development of the

theoretical, conceptual and referential framework in which the arguments are detailed

based on the variables of the research. The types of research used in this work were

field, and descriptive, also applying inductive and deductive methods, developing

surveys that were very useful to obtain accurate and timely information in order to have

the proper support of the research. In the proposal, an Administrative Audit was carried

out with the purpose of knowing the level of efficiency and effectiveness of the

processes that are carried out within the Institution. This Audit was developed in 4

phases, in which the components and sub-components were evaluated, in addition to

carrying out questionnaires of internal control and management indicators, which at the

same time helped to detect deficiencies and in this way to be able to emit conclusions

and recommendations with the purpose of improving efficiency and effectiveness in

each one of the activities that are developed in the educational establishment.

KEY WORDS: Strengthening, Incidence, Audit, Administration, Institution.

3

ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCION…………………………………………………………………1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………….…3

JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………….……7

METODOLOGÍA O DISEÑO METODOLÓGICO………………………,…..…25

TIPO DE INVESTIGACIÓN………………………………………………,….…25

MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN………………………………….………26

TÉCNICAS………………………………………………………………,…,……26

POBLACIÓN O MUESTRA…………………………………………,……,….…27

VARIABLES………………………………………………………………,,.……27

CRONOGRAMA ……………………………………………………,,…………..28

RECURSOS ………………………………………………………..…,,…………28

HIPÓTESIS ……………………………………………………………,,...………30

TABULACIÓN DE RESULTADOS…………………………………,,……….…31

CONCLUSIONES ………………………………………………,…………….….43

RECOMENDACIONES ……………………………………………………,……44

BIBLIOGRÁFICA …………………………………………………….…,………45

DESARROLLO DE LA PROPUESTA………………………,……………,….…50

VALORES………………………...............................................................,...……59

MATRIZ PARA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES………,…105

MATRIZ PARA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES…………106

ANEXOS………………………………………………………………………...107

4

ÍNDICE DE TABLA TABLA # 1 Necesidad de Realizar Auditoría Administrativa……………….…………31

TABLA # 2 Conocimiento de Realización de Auditoría Administrativa…….…........…32

TABLA # 3 Toma de Decisiones en la Institución…………………………….…….….33

TABLA # 4 Modelo de Gestión Administrativa…………………………………..........34

TABLA # 5 Socializan las políticas, normas y reglamentos de la institución………….35

TABLA # 6 Agenda de trabajo de Actividades Curriculares y Extracurriculares……….37

TABLA # 7 Conocimiento de Misión y Visión………………………………………...38

TABLA # 8 Cuenta con un Pan de fortalecimiento Institucional………………….…...39

TABLA #9 Existe ambiente adecuado para el desarrollo de actividades académicas….40

TABLA #10 Existe cumplimento tareas planificadas en el mes………………………..42

5

ÍNDICE DE GRAFICO Grafico # 1. Necesidad de Auditoría Administrativa……………………………..……31

Grafico # 2. Conocimiento Auditoría Administrativas previas……………………..….32

Grafico # 3. Datos personales que toma decisiones en la Institución Educativa………..33

Grafico # 4. Porcentaje Modelo de Gestión Administrativa………………………..….34

Grafico # 5. Socialización de políticas, normas y reglamentos……………..……...….36

Grafico # 6. Manejo de Una Agenda de Trabajo de Actividades………………..….....37

Grafico # 7. Conocimiento de Misión y Visión……………………………….……….38

Grafico # 8. Plan de Fortalecimiento Institucional…………………………….………39

Grafico # 9. Ambiente adecuado desarrollo de actividades académicas………………40

Grafico # 10. Cumplimiento de tareas mensuales………………………………..……42 INTRODUCCIÓN

Las actividades de una organización implican el establecimiento de metas y objetivos,

así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de

estrategias operativas que garantice la supervivencia de la misma según el sistema

social en donde se desempeña.

A nivel mundial las organizaciones tienen la necesidad de obtener la calidad en cada

proceso administrativo, con el fin de mejorar permanentemente la eficacia y eficiencia

de la organización y de las actividades que se desarrollan, esto se logra planificando,

organizando, dirigiendo y controlando cada proceso que se desarrolla, además, para

conocer cuál ha sido la evolución y la capacidad administrativa que se ha generado.

Pero para poder realizar una correcta medición del cumplimiento de esta planificación

se hace necesario contar con las respectivas herramientas de control y comprobación.

Esto se consigue mediante la realización de las auditorias administrativas que tienen

como fin establecer si se ha ejecutado un buen proceso administrativo y se ha cumplido

con las metas y objetivos planteados durante un periodo de tiempo determinado.

6

Las instituciones educativas en el país tienen la necesidad de realizar una auditoría

administrativa ya que esta permite ver las fallas u errores cometidos por el personal

respecto al cumplimiento de las metas y objetivos. Según opiniones de los especialistas

en este tipo de trabajo, se recomiendan realizar una auditoria administrativa anualmente

para así determinar en qué aspecto se tiene fallas, como mejorarlos y que se hace para

lograrlas, esto va a permitir a la organización estar en una ventaja competitiva.

En lo que respecta a la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón Portoviejo, la acción

administrativa, lo que busca es aglutinar de una forma coherente todos los procesos

administrativos para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades, de tal manera

que responda a la filosofía, a las políticas, las metas y los propósitos institucionales y

comunitarios que los directivos y docentes pretendan liderar en dicho plantel educativo.

Con estos antecedentes lo que se plantea realizar es una Auditoría Administrativa con la

finalidad de evaluar y medir el grado de cumplimiento de los objetivos y metas

trazadas; este proceso se lo efectuará mediante una investigación documental y técnica

basada en los conocimientos adquiridos durante el proceso de formación universitaria y

amparados en las normas estatales que rigen para este tipos de controles, la misma

busca presentar una idea integral del proceso administrativo de la institución educativa,

partiendo de su conceptualización y sus políticas educativas, administrativas y sociales

que deben constituirse en sus ejes principales de acción.

7

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la presente investigación se pretende evidenciar las posibles falencias

administrativas en la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón Portoviejo, ya que por

intermedio de la Auditoría Administrativa se procura demostrar que como problema

principal la entidad puede presentar un inadecuado fortalecimiento institucional el

mismo que afecta el ambiente laboral, así como también afecta la calidad del

desempeño laboral, permitiendo a su vez que los docentes y personal administrativo

laboren en niveles bajos de eficiencia y eficacia.

Dentro de las actividades que se desarrollan en toda institución pública o privada, estas

tienen la finalidad de alcanzar los objetivos planteados en cada uno de los estamentos

en lo que se subdivide en cada una de las áreas administrativa, desde el inicio del

periodo anual, la misma en las cuales se encuentran debilidades o falencias que no

permiten su normal desenvolvimiento como se lo deduce a continuación;

Una vez que se llevó a cabo el análisis en la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón

Portoviejo, pudimos conocer que la institución carece de organización administrativa

porque no se cuenta con una buena estructura organizacional y es precisamente en el

objeto de estudio donde se desglosan varios análisis, y existe desorganización.

8

La programación improcedente de actividades ha provocado que se incumpla el plan

operativo anual de actividades, lo que genera que no se puedan cumplir los objetivos y

metas. Además, no se reciben capacitaciones periódicamente sobre el tema de proceso

administrativo, lo poco que se conoce es lo que actualmente se está aplicando en esta

institución o cuando los lineamientos lo ameriten.

Insuficiente implementación de proyectos educativos institucionales lo que provoca

deficiente innovación educativa por parte de las autoridades del establecimiento lo cual

no fomenta el desarrollo institucional, lo que reduce el cumplimiento de las normativas

acorde a la calidad educativa institucional.

En la Escuela Fiscal Cristóbal Colón no se ha ejecutado una Auditoría de Gestión lo que

evidencia que no se ha evaluado de forma periódica las actividades que realiza el

personal de la institución lo que provoca que los recursos que tiene la institución no se

utilicen de forma adecuada.

FORMULACIÓN DELPROBLEMA

¿De qué manera la Auditoría Administrativa incide en el fortalecimiento institucional

de la Escuela Fiscal Cristóbal Colón?

SUBPREGUNTAS

¿Cuál es la situación actual de los procesos de gestión académica y administrativa de la

Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón?

¿Como influye el cumplimiento de políticas y normas en el correcto funcionamiento de

la Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón?

¿De qué manera la Auditoría Administrativa incide en el fortalecimiento institucional

de la Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón?

9

IV OBJETIVOS

Objetivo General

Determinar cómo la auditoria administrativa incide en el fortalecimiento

institucional de la Escuela Fiscal Cristóbal Colón.

Objetivos específicos

Diagnosticar la situación actual de los procesos de gestión académica y

administrativa en la Escuela Fiscal Cristóbal Colón.

Verificar el cumplimiento de las políticas y normas en la Unidad Educativa

Fiscal Cristóbal Colón.

Realizar una Auditoría Administrativa a la Escuela Fiscal Cristóbal Colón con el

propósito de mejorar el fortalecimiento Institucional.

10

JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo de investigación está orientado a realizar una auditoría

administrativa a la Unidad Educativa Cristóbal Colón del cantón Portoviejo con la

finalidad de analizar las falencias que puedan existir, detectar las debilidades e informar

a la directiva para que tomen las decisiones adecuadas que favorezcan al desarrollo de

las competencias requeridas y al proceso administrativo.

Esta herramienta teórica servirá de guía para el personal administrativo y la entidad

educativa en general, considerando programas, estrategias y objetivos del proyecto a fin

de corregir los problemas existentes en la administración de la Unidad Educativa,

aprovechando las fortalezas y oportunidades encontradas en el estudio y análisis de la

misma; de tal manera que se pueda controlar, dirigir, organizar y planear la información

obtenida en el ámbito académico administrativo.

Los beneficiarios con el desarrollo de este proyecto son los directivos de la institución

debido a que se organizaran los procesos administrativos para fortalecer la gestión

interna de todas las actividades que se llevan a cabo en la institución. Con esto se

permitirá mejorar el servicio que se presta a los estudiantes y padres de familia,

ofreciendo confianza y calidad educativa.

La participación de la autora del presente proyecto se sujetará en la identificación de los

diversos problemas presentes en la institución mediante la respectiva autoría

administrativa, los resultados serán socializados con las autoridades de la institución,

11

para que ellas decidan las acciones pertinentes y que crean necesarias. Es importante

establecer la incidencia que esto tenga en el fortalecimiento de dicha institución

educativa dependerá de las acciones y medidas tomadas por las autoridades.

Finalmente, este proyecto es posible y viable ya que cuenta con el tiempo necesario y la

autorización para su realización, de igual manera se tiene acceso directo a las fuentes de

investigación, debido a los procesos de indagación, de nuevos conocimientos para la

solución del problema obtenidos lo cual imposibilita el alcance de metas, objetivos

establecidos.

Es importante destacar que previa a la realización de este proyecto se realizaron los

respectivos acercamientos con las autoridades de la Unidad Educativa Cristóbal Colón

del cantón Portoviejo, para poder contar con todos los permisos y autorizaciones para

poder realizar la auditoría dentro de la institución. Los oficios presentados estarán

incluidos en la sección de anexos de este proyecto.

V. MARCO TEÓRICO

5.1. Antecedentes de la Investigación

Al realizar la revisión de los diversos trabajos publicados por diferentes autores tanto a

nivel nacional como internacional que tienen relación con el tema de la investigación, a

continuación, se argumenta lo siguiente:

(Jerry Urrunaga, 2018), ‘Auditoría administrativa y su incidencia en el comportamiento

organizacional de la escuela general básica “Federico González Suarez” Machalilla en

el Cantón Puerto López en Manabí en el período 2018, Universidad Estatal del Sur de

Manabí, Facultad de Ciencias Económicas, Carrera de Ingeniería en Auditoría.

La institución educativa “Federico Gonzales Suarez” no cuenta con una

planificación específica para los procesos administrativos que ayude a fortalecer

las funciones organizacionales de manera eficiente, eficaz y de calidad a través

de coordinación, dirección y control.

El personal que labora dentro de la misma carece de conocimiento de

normativas, políticas y procedimientos académicos al desarrollo de actividades

organizacionales. Cabe destacar que es muy importante el cumplimiento de

reglamentos institucional.

12

Los procesos administrativos de la institución no se llevan a cabo mediante un

control o supervisión durante un periodo determinado lo cual presenta

deficiencia al entorno de la organización, ya que obstaculiza los objetivos y

metas proyectadas. (Urrunaga, 2018, pág. 3).

Este trabajo evidencio que dicha entidad educativa no cuenta con una planificación

específica para los procesos administrativos que ayuden a fortalecer las funciones

organizacionales de manera eficiente, eficaz y de calidad a través de coordinación,

dirección y control.

(Ortiz Zapata, 2017) “Aplicación de auditoria administrativa para la optimización de los

procesos a "Semil. S. A “Unidad Educativa Particular Mixto Saúl Erick Murillo,

Universidad de Guayaquil, Facultad de Ciencias Administrativas, Carrera Contaduría

Pública Autorizada.

La auditoría administrativa promueve a mejorar los controles de administración

y gestión de riesgos de la organización, proporcionando información y las

recomendaciones basadas en análisis y evaluaciones de los datos y procesos de

las actividades laborales.

Con el compromiso, la integridad y la rendición de cuentas, la auditoria

administrativa proporciona valor a los organismos de mando y a la alta dirección

como una fuente objetiva de asesoramiento independiente.

Carece de conocimiento de normativas, políticas y procedimientos académicos al

desarrollo de actividades organizacionales. (Ortiz Zapata, 2017, pág. 1).

El autor Ortiz Zapata expone en esta tesis de investigación que en el centro educativo

particular mixto Saúl Erick Murillo, se puede evidenciar que el control administrativo

de la organización proporciona gran importancia en la gestión institucional, por eso

debe ser analizado y evaluado de maneras periódicas a través de la auditoria

administrativa.

En la tesis de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo, titulada “Auditoría

Administrativa a la Unidad Educativa “Tres de marzo” del Cantón San José de

Chimborazo Provincia Bolívar, periodo enero a diciembre del año 2013” (García, 2015)

concluye:

13

Mediante la realización de la Auditoría Administrativa se detectaron falencias

operativas que dificultan el desarrollo y fortalecimiento del Sistema de Gestión

Administrativa.

La institución no cuenta con un sistema de control interno que permita dar seguimiento

a la gestión administrativa efectuada con el cual determinar aspectos críticos que

impiden cumplir con las aspiraciones de los estudiantes.

Las capacitaciones programadas no se cumplen en su totalidad por cambios imprevistos

o por la falta de presupuesto para realizarlas (pág. 124).

Es de vital importancia la realización de una Auditoría Administrativa pese que se

tiende a distinguir falencias que no han sido solucionadas lo que provoca falta de

desarrollo en las actividades institucionales y el óptimo cumplimiento de objetivos y

organización de las instituciones educativas.

Para (García, 2013), establece en su proyecto de investigación titulado, “Auditoría

Administrativa de la Unidad Educativa de “Guapara” del Cantón Pangua, Provincia de

Cotopaxi, periodo 2013”, que:

El análisis del cumplimiento de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental

permitió identificar que en la institución constantemente se realizan actividades de

control interno, lo que ayuda en cierta medida a contrarrestar los problemas que aquejan

a la institución; aplicando además indicadores de gestión que permiten medir el

cumplimiento de objetivos y políticas; finalmente los hallazgos fueron emitidos a la

directiva mediante informe. (pág. 125).

En mención a lo citado se puede decir que el cumplimiento de Normas Ecuatorianas de

Auditoría Gubernamental, permiten analizar el crecimiento institucional, la aplicación

de indicadores de gestión y la eficacia de sus procesos administrativos, que hacen

posible el fortalecimiento como institución y como órgano regular de todo aquel

proceso que se ejecute en la misma promover la eficiencia, eficacia y la calidad de los

recursos organizacionales.

5.2 Marco Referencial.

5.2.1. Auditoría.

La auditoría se define como el examen de algún proceso, mecanismo o sector, para ver

cuál es su rendimiento. Las auditorías siempre se han considerado como el examen y

14

control de la situación económica de la empresa, para saber qué cosas van mal, qué

cosas van bien y cómo se puede mejorar en cualquiera de los puntos clave de la

empresa. Auditar, se entiende así, como someter las cuentas de una empresa a examen

para saber cómo está actualmente la empresa para saber hacia dónde debe ir a partir de

ese momento (Caurin, 2017).

Sin embargo, ahora son muchos los aspectos que se pueden auditar en una empresa sin

necesidad de realizar un examen general de la empresa. Es decir, que se pueden realizar

controles de algún sector de la empresa concreto, o de algún ámbito organizacional del

que se quiera obtener una fotografía que represente el momento actual, para saber si se

están haciendo bien las cosas o si se puede mejorar algún aspecto (Caurin, 2017).

5.2.2. Auditoría Administrativa

“La Auditoría Administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización

con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora

para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.” (Franklin, 2016).

Según lo expuesto en el párrafo anterior señala que la Auditoría Administrativa provee

beneficios a todas las organizaciones ya sean públicas o privadas, ofreciendo la

oportunidad de mejorar su sistema de control interno, organización, cumplimiento de

objetivos y sobre todo la eficacia y eficiencia de sus recursos, esto mediante la

identificación de falencias existentes dentro de la misma.

“Auditoría Administrativa se considera un examen integral de la estructural en una

organización, ya sea una empresa, institución o departamento gubernamental o

cualquier otra entidad. También son evaluados los métodos de control, los medios de

operación y el empleo de sus recursos humanos y materiales. (Callejas, 2017)

Según lo expresado la auditoría es una necesidad en la actividad organizacional, en

nuestros tiempos se vuelve altiva su aplicación, así mismo es una herramienta

preventiva de aspectos negativos que ocasionaría una mala administración, la relación

de cada uno de los elementos que forman parte del circuito operativo de la institución,

poniéndola en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro

de sus objetivos y metas.

5.2.3. Objetivo de la Auditoría Administrativa

15

“La auditoría administrativa permite realizar diferentes técnicas o métodos para aplicar

detalladamente un examen dependiendo del tamaño de la empresa, giro industrial,

número de empleados, entre otros; con el propósito de cumplir los objetivos

institucionales” ((Cachipuendo Cachipuendo, 2015, pág. 61).

De acuerdo a lo expresado por el autor Cachipuendo se evidencia que los objetivos de la

auditoría administrativa es el pilar fundamental, para llevar a cabo el proceso de

planificación, organización, control así cumplir el desarrollo administrativo dentro de la

institución.

Es necesario establecer el marco para definir los objetivos congruentes cuya cobertura

encamine las tareas hacia los resultados específicos. (Benjamín, 2007)

Entre los criterios más sobresalientes para lograrlos se pueden mencionar:

De control: Destinados a orientar los esfuerzos de la aplicación de la auditoría y

evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el

aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida

por la organización.

De organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la

estructura, competencias, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la

delegación de autoridad y del trabajo en equipo.

De servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la

organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente

con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad: Disponen que la auditoría tienda elevar los niveles de actuación de la

organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios

altamente competitivos.

De cambio: Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y

receptiva a la organización.

De aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de

aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las

capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

16

De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría

en un sólido instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.

De interacción: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la

estrategia para relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales,

así como con los proveedores y clientes.

De vinculación: Facilitan que la auditoría se constituya en un vehículo entre la

organización y un contexto globalizado.

5.2.4. Importancia de la Auditoría Administrativa

La importancia de la Auditoría Administrativa se basa en que nos permite lograr los

objetivos propuestos mediante una adecuada orientación de las actividades

administrativas, así mismo se da donde quiera que exista la organización reuniendo

conocimientos específicos sobre el aprovechamiento de las actividades económicas

mediante la acción coordinada de las personas. (Heredia Cesar Muñoz, 2012).

La aplicación de la Auditoría Administrativa radica en la importación de crecimiento

competitivo de las organizaciones, que permite evaluar y detectar su situación presente

de forma total o parcial y poder establecer estrategias de mejoras e implementarlas para

subsanar deficiencias.

Las auditorias administrativas deben realizarse por lo menos una vez por año tanto en

organizaciones públicas y privadas, con fin de obtener información actualizada acerca

de cómo es su funcionamiento, con que cuenta y de que carece.

5.2.5. Procedimiento de la Auditoría Administrativa.

Los procedimientos de auditoría, son el conjunto de técnicas de investigación aplicables

a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los estados financieros

sujetos a examen, mediante los cuales, el contador público obtiene las bases para

fundamentar su opinión (Español., 2015, pág. 89).

Debido a que generalmente el auditor no puede obtener el conocimiento que necesita

para sustentar su opinión en una sola prueba, es necesario examinar cada partida o

17

conjunto de hechos, mediante varias técnicas de aplicación simultánea o sucesiva.

Naturaleza de los procedimientos de auditoría (Español., 2015, pág. 89).

Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y en general los detalles

de operación de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de prueba

para el examen de los estados financieros. Por esta razón el auditor deberá, aplicando su

criterio profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría o conjunto de

ellos, serán aplicables en cada caso para obtener la certeza que fundamento su opinión

objetiva y profesional (Español., 2015, pág. 89).

• Determinación de riesgo por componente

“Un evento es un incidente u ocurrencia, de fuentes internas o externas a una entidad,

que pude afectar la implementación de la estrategia o el logro del objetivo” (Callejas,

2017).

Según lo expuesto. El control interno una herramienta muy fundamental para cualquier

empresa u institución ya que mediante esto van a medir el nivel de eficiencia con la que

cuenta por ello debemos enfocarnos en los cinco elementos de conforman dicha

herramienta; cuyo objetivo es logar el buen ambiente organizacional.

• Clase de riesgos

“El auditor puede pensar que los errores podrían estar en las partidas grandes, y de

estas revisar las que resulten seleccionadas al azar” ((Yuqui Angamarca, 2012, pág. 35).

De acuerdo en lo investigado se puede manifestar es de gran importancia para los

componentes administrativos lo cual resulta mayor efectiva de ver los riesgo o clase

irregularidad en la dirección.

Riesgo Inherente: es “La susceptibilidad de un saldo de cuenta o clase de transacciones

a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o

en el agregado cuando se acumule con representaciones erróneas en otros saldos o

clases, suponiendo que no hubiera un control interno relacionado” (Contabilidad., 2007,

pág. 27).

Lo que se manifiesta aquí es que el riesgo inherente es la susceptibilidad que, por

naturaleza, toda partida contable tiene de estar registrada, valuada, presentada o

revelada en forma errónea. Las estimaciones y las provisiones son dos de las partidas

que suelen presentan mayor riesgo inherente, en vista de que en ambos casos los

18

montos contabilizados por una entidad se basan, fundamentalmente, en suposiciones,

juicios, proyecciones, experiencia y cálculos aritméticos hechos por la administración

de la entidad auditada, razón por la cual la evidencia de auditoría en estos casos es más

persuasiva que conclusiva.

Riesgo de Control: es “el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir

en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o

cuando se acumula con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no se

prevenga o detecte y corrija oportunamente por el control interno de la entidad”

(Contabilidad., 2007, pág. 102). En la práctica, el riesgo de control es la probabilidad de

que los sistemas de control interno y control contable, diseñados e implementados por

la administración de una entidad, sean incapaces de prevenir, o en su defecto de detectar

y corregir, errores de importancia relativa en las cifras de sus estados financieros.

Riesgo de Detección: “es el riesgo de que un auditor no detecte una representación

errónea que exista en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea

en lo individual o cuando se acumula con otras representaciones erróneas”

(Contabilidad., 2007, pág. 105).

Según esta definición se establece que el riesgo de detección es responsabilidad directa

del auditor independiente y consiste, fundamentalmente, en la posibilidad de que este

cometa errores a lo largo del desarrollo de la auditoría de los estados financieros de una

entidad, los cuales lo conduzcan a emitir una opinión equivocada. Desde el punto de

vista técnico, el riesgo de detección se deriva de dos factores, a saber: 1) riesgo de

muestreo: es el riesgo de que transacciones o saldos que contienen representaciones

erróneas de importancia relativa no sean seleccionados como parte de las muestras que

el auditor independiente utiliza para el desarrollo de sus procedimientos de auditoria; y

2) riesgos no asociados con el muestreo que representan el riesgo de que un auditor

independiente no sea capaz de detectar representaciones erróneas de importancia

relativa, producto de su falta de pericia, conocimiento, experiencia, diligencia y cuidado

profesional en diseño y desarrollo de sus procedimientos de auditoria (Callejas, 2017).

5.2.6. Fases de la Auditoría Administrativa

El proceso de la Auditoría Administrativa requiere, para su desarrollo, de cuatro etapas:

Planeación

Examen

19

Evaluación

Presentación

Planeación

“La planeación de la auditoría es la función donde se define el desarrollo secuencial de

las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del

tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas” (M.K, 2001).

La finalidad de la planeación consiste en poder prever, anticipadamente a la acción,

todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de éstos no limiten el curso

de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

• En la planeación, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos: Características particulares de la empresa.

• Finalidad de los trabajos

• Secuencia de su desarrollo • Estimación de tiempos, para estimación de cada trabajo

• Determinación del personal que intervenga

• Determinación de las técnicas que se utilizarán

• Determinación de medios materiales • Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará.

La información se captará por medio de los manuales de organización y operación,

catálogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del

trabajo, planes y programas, informes emitidos por la unidad, etc. Todo esto con el

objeto de contar con elementos que, además de dar un conocimiento general de la

unidad a auditar, sirvan de base para la elaboración del programa específico de revisión.

Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad y gran madurez en

los problemas que se piensan auditar, y en caso de que surjan aspectos técnicos

especializados, contar con técnicos especializados a nivel de asesoría, para comprender

el problema y obtener resultados concretos (Benjamín, 2007).

Examen

Prácticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría, puesto que se inicia

con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas

sujetas al estudio.

El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del

personal que participará en la auditoría, planteando el objetivo y alcance del estudio.

20

En dicha presentación debe hacerse especial énfasis en los fines y aspectos

constructivos de la auditoría, indicando que el resultado que arroje la revisión,

cualquiera que sea, será en beneficio del área auditada.

En esta etapa (examen) es en donde se aplican las técnicas de investigación (encuesta de

opinión, cuestionarios y observación directa), para la captación y análisis de la

información, documentación, formas y aspectos operativos, a saber (Caurin, 2017).

Evaluación

Terminada la investigación, el auditor procederá a formular sus conclusiones,

atendiendo el siguiente orden:

-Concentración de los datos obtenidos en la investigación

-Clasificación de los datos.

-Evaluación de resultados.

-Determinación de la solución.

Concentración de los datos obtenidos en la investigación:

El auditor procederá a hacer una recopilación de todos aquellos datos contenidos en las

informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, así como los papeles de

trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su

clasificación. Clasificación de los datos obtenidos:

La clasificación de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la

evaluación de resultados, por lo que el auditor procederá a agruparlos de tal manera,

que le sirvan de guía para formular sus conclusiones.

Evaluación de los resultados:

Los datos contenidos en los informes de que hablamos en el párrafo anterior, así como

sus apreciaciones personales, serán los determinantes para que el auditor haga una justa

evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que debe llenar

satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes y que,

consecuentemente, merecen mayor atención para una correcta solución.

21

Las observaciones y recomendaciones son la parte medular del trabajo del auditor, por

lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones, contrae una responsabilidad,

ya que éste puede repercutir positiva o negativamente, según el caso , en las

operaciones de la empresa, así como a todos los organismos y grupos sociales que

tienen relación con la misma (Contabilidad., 2007).

Presentación

Informe es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un

encargo.

Los informes rendidos por el auditor deben hacerse por escrito, ya que en esta forma

queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prácticamente una

prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo (Benjamín,

2007).

La presentación y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes

requisitos: Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa.

Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes,

motivando la acción correspondiente.

Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.

El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos documentos

formulados como resultado de los trabajos, tales como, gráficas, documentos, etc.

Evaluación del control interno

“Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca

alrededor de la auditoría, por tanto, podrán tener acceso a cualquier documentación

relativa a algún hecho encontrado” ((Yuqui Angamarca, 2012).

Esta información afirma que en cualquier momento de la realización de la auditoría la

persona representante de la empresa o institución que está siendo auditada tiene la

potestad de solicitar la información al auditor de los procesos que se están llevando a

cabo y como se está desarrollando la auditoría.

5.3. MARCO CONCEPTUAL

5.3.1. Auditoría Administrativa

22

Es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la

administración sobre la gestión de un organismo social. Consiste en la aplicación de

diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia y eficacia de sus resultados

en relación con las metas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales

empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos

y controles establecidos y su forma de operar (Rodríguez Valencia, 2010).

En base a esta definición se establece que la auditoría administrativa se fundamenta en

una serie de análisis muy detallados, enfocados en variados procedimientos que sirven

para la correcta evaluación del cumplimiento de las metas planteadas en la planificación

de una organización o institución.

Mediante este tipo de análisis el profesional a cargo puede establecer las dinámicas

adecuadas para sugerir los cambios o correcciones en los procesos a las autoridades de

las instituciones auditadas.

Planificación

La planificación, es una guía preparatoria para identificar como se va a ejecutar la

auditoría, en esta fase se realizará el Control Interno Administrativo de la Organización

y se hace una indagación preliminar con el fin de conocer el verdadero problema que

presenta la organización (Franklin E. B., 2013).

Este será el punto de partida para el proceso de la auditoría administrativa y servirá para

identificar el estado real de la organización.

Organización

La organización dentro del proceso administrativo de una empresa es fundamental ya

que en esta etapa se organiza, integra, estructura los recursos y las partes involucradas

en la organización, pues establece relación entre ellos, determina jerarquías,

disposiciones, similitud y agrupación de actividades, asigna atribuciones a cada uno con

el fin de poder realizar y facilitar los trabajos de los colaboradores (Callejas, 2017).

En base a lo planteado es aquí en donde se debe distribuir de manera adecuada todos los

recursos, el personal y las actividades a ser realizadas en el proceso de auditoría

administrativa de una organización.

Dirección

23

La dirección en el proceso administrativo, es la encargada de la supervisión de los

empleados en las tareas asignadas diariamente del negocio, pues tiene la capacidad de

influir, mandar, motivar a las personas para que contribuyan a las metas de la

organización y las del grupo trazadas en la planeación; todo esto depende de la buena

dirección del Gerente de la empresa, es el encargado de orientar, capacitar, comunicar y

motivar al recurso humando a que desempeñen efectivamente sus labores asignadas

(Benjamín, 2007, pág. 56).

Es en este punto según lo expuesto por el autor donde radica la importancia para la

administración ya que mediante el cual vamos a saber hasta dónde se va a direccionar la

empresa es decir que es lo que queremos alcanzar, por ellos debemos ejecutar bien este

elemento.

Dirección

La dirección en el proceso administrativo, es la encargada de la supervisión de los

empleados en las tareas asignadas diariamente del negocio, pues tiene la capacidad de

influir, mandar, motivar a las personas para que contribuyan a las metas de la

organización y las del grupo trazadas en la planeación; todo esto depende de la buena

dirección del Gerente de la empresa, es el encargado de orientar, capacitar, comunicar y

motivar al recurso humando a que desempeñen efectivamente sus labores asignadas

((Yuqui Angamarca, 2012, pág. 67).

Después de la planeación y la organización de la acción empresarial, el siguiente paso

es la función de dirección. Las personas deben ser admitidas, asignadas a sus cargos,

instruidas y entrenadas: deben conocer lo que se espera de ellas y cómo deben

desempeñar sus cargos; deben ser guiadas y motivadas para alcanzar los resultados que

se esperan de ellas (Chiavenato, 2004, pág. 38).

Control

El control en el proceso administrativo es una etapa primordial, pues de ella depende la

verificación real de la organización con mecanismos de control que cerciore, informe y

controle si los hechos van de acuerdo con los objetivos planteados; evalúa el

desempeño general frente al plan estratégico de la empresa, mide los resultados con los

planes diagnosticando desorientaciones y tomando medidas correctivas para el logro de

los objetivos, planes y metas trazadas al inicio del proceso administrativo (Chiavenato,

2004, pág. 34).

24

Todas estas connotaciones constituyen verdades a medias con respecto al examen. La

particularidad del control reside en la comprobación de si la actividad controlada está

alcanzando o no los resultados deseados. Entonces el control presupone la existencia de

objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo

que deben hacerse.

Programa de auditoría

Durante el proceso de la auditoría el auditor debe desarrollar un programa que

relacione, de manera lógica y ordenada, los procedimientos de auditoría a ser

empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Su propósito es servir

de orientación durante la ejecución del trabajo y de registro permanente de la labor

efectuada (Rodríguez., 2019).

El programa de auditoría debe ser planeado y elaborado con anticipación y su contenido

debe ser flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados

en cada auditoría estén de acuerdo con las circunstancias del examen. Se prepara de

manera particular para cada auditoría, puesto que las circunstancias de trabajo varían de

un trabajo a otro (Rodríguez., 2019).

Según lo manifestado por el autor la labor de auditoría se realiza en base a la utilización

de los programas de auditoría, que constituyen esquemas detallados por adelantado del

trabajo a efectuarse y contienen objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del

mismo.

Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información

obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y

pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones,

recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente


Lo que establece el autor es que en base a estos documentos es como el auditor sustenta

el trabajo realizado y mediante los cuales establece las respectivas recomendaciones.

Criterio administrativo

“Tiene como objeto de estudio los respectivos campos de las finanzas, la administración

y el derecho, en relación con su aplicación a las operaciones económicas, de los entes

25

auditados, son los elementos que se utilizan en la aplicación para categorizar los

recursos y las tareas. Las tareas requieren criterios y los recursos los satisfacen”


Según lo establecido por el autor estos criterios ayudan a establecer qué tipo de

elementos o documentos podrán ser utilizados por el auditor para realizar la auditoria

administrativa.

Factor de riesgo administrativo

Al ejecutarse la Auditoría Administrativa, no estará exenta de errores y omisiones

importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo

tanto, deberá planificarse la auditoría de modo tal que se presenten expectativas

razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

• Criterio profesional del auditor. • Regulaciones legales y profesionales.

• Identificar errores con efectos significativos (Coral Borrero, 2012, pág. 56).

Esto aplicado al proceso de investigación plantea la probabilidad de incurrir en pérdidas

originadas por la deficiencia en la planeación, en los procesos, en controles y/o por la

falta de idoneidad de los trabajadores de la institución.

Gestión administrativa

Dentro de la gestión administrativa se puede establecer un conjunto de actividades que

se realiza para dirigir una organización mediante una conducción racional de tareas,

esfuerzos y recursos. Su capacidad de controlar y coordinar las acciones y los distintos

roles que se desempeñan dentro de la empresa permite prevenir problemas y alcanzar

los objetivos. La conducción sistemática de una correcta gestión administrativa

favorece la obtención de resultados favorables para la organización (Benjamín, 2007,

pág. 56).

Dentro del proceso investigativo de esta tesis la importancia de la gestión administrativa

consiste en preparar a la organización y disponerla para actuar, pero de manera

anticipada, contemplando todos los medios y procedimientos que necesita para cumplir

con sus objetivos y disminuir los efectos negativos o posibles problemas que puedan

generarse en el cumplimiento de las gestiones administrativas y de docencia.

26

Comunicación

En esta fase de la auditoría administrativa, la comunicación es el proceso luego de la

ejecución en la cual notificamos los hallazgos encontrados en la realización de la

auditoría, esta información es proporcionada a los interesados para que tomen acciones

correctivas en base a las recomendaciones que se generadas luego de la

Informe

“Al finalizar el examen de la organización, después de seguir el proceso

correspondiente, seleccionar los enfoques de análisis organizacional y cuantitativo, y

formular el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un informe, en el cual se

consideran los resultados de la auditoría” (Franklin E. , 2006, pág. 78).

Para la presentación de los resultados del proceso de auditoría administrativa en la

presente investigación se elaborar un informe de dicho proceso.

Propuesta de Implementación

“Implementar las recomendaciones constituye el paso clave para influir en forma

efectiva en la organización, ya que representa el modo de transformar las propuestas en

acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría las recomendaciones

generadas” (Franklin E. B., 2013, pág. 32).

Según lo manifestado en el presente párrafo luego de la realización de la auditoría y la

presentación del informe, se debe generar una propuesta de implementación de cambios

y correcciones sugeridas al proceso de auditoría.

Institución

Una institución es una forma de organización social, sea de tipo privada o pública, que

cumple una función específica en la sociedad, y que obedece a unas normas y una

estructura de roles que sus miembros deben respetar para cumplir su misión. Las

instituciones se establecen de diferentes formas, una de ellas es a través de documentos,

leyes o decretos. En este caso se habla de instituciones formales, como un gobierno o

una universidad, una escuela entre otras formas (Chiavenato, 2004).

Según lo manifestado una institución es organizada o creada, esta puede ser pública y

privada en donde se labora para obtener bienes de lucro o bienestar social, y esta debe

regirse al funcionamiento de la sociedad.

27

Funciones o actividades administrativa

“Las funciones administrativas son aquellas actividades o deberes que todo

administrador debe emplear para lograr mejores resultados a corto y a largo plazo en

una organización.

Estas son universales, por lo que todo administrador puede implementarlas en su

trabajo” (Enciclopedia Económica , 2017).

Lo que se expresa en el párrafo anterior es que la realización de ciertas actividades o

deberes en un determinado tiempo y que a su vez se coordinan de manera eficaz y

eficiente en un contexto de trabajo en conjunto es lo que se establece como funciones o

actividades administrativas.

Comportamiento organizacional

“El Comportamiento Organizacional retrata la continua interacción y la influencia

recíproca entre las personas y las organizaciones. Es una disciplina académica que

surgió como un conjunto interdisciplinario de conocimientos para estudiar el

comportamiento humano en las organizaciones” (Idalberto, 2017, pág. 96).

Lo que se manifiesta en el párrafo anterior es que el comportamiento organizacional es

un campo de estudio que investiga el impacto que tienen los individuos, los grupos y las

estructuras sobre el comportamiento dentro de las organizaciones, con el propósito de

aplicar tal conocimiento al mejoramiento de la eficacia de la organización.

5.4. MARCO LEGAL

El artículo 211 de la Constitución Política de la República del Ecuador, determina que

la Contraloría es el organismo técnico superior de control, con autonomía

administrativa, presupuestaria y financiera, con atribuciones para controlar los ingresos,

gastos, inversión, utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos;

realizar auditorías de gestión a las entidades y organismos del sector público y sus

servidores; pronunciarse sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados

de las instituciones, extendiendo su accionar a las entidades de derecho privado,

respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que

dispongan; dictar regulaciones de carácter general para el cumplimiento de las

funciones de control y proporcionar asesoría en las materias de su competencia.

La constitución de la república del Ecuador en su Art. 44

28

En este entorno permitirá la satisfacción de sus necesidades sociales,

afectivoemocionales y culturales, con el apoyo de políticas intersectoriales nacionales y

locales ((Constitución del la República del, 2008, pág. 21) En base de la constitución de

la república del Ecuador establece el apoyo de políticas al cumplimiento organizacional

es decir se debe implementar por parte de la institución normas y reglamentos a

fortalecimiento de la misma.

Código de la niñez y adolescencia en su art 40.

“La práctica docente y la disciplina en los planteles educativos respetarán los derechos

y garantías de los niños, niñas y adolescentes; excluirán toda forma de Abuso, maltrato

y desvalorización, por tanto, cualquier forma de castigo cruel, inhumano y degradante”

((código de la niñez y ). , 2013, pág. 15)

Según lo que se manifiesta en código de la niñez y la adolescencia, las instituciones

educativas deben garantizar el cumplimiento y respeto de los derechos de los niños,

niñas y adolescentes, dentro de estos está el evitar que sufran cualquier tipo de maltrato,

discriminación y abuso en las instituciones educativas, para este cumplimiento las

escuelas tanto fiscales como particulares deben establecer acciones y planes

administrativo que deben ser socializados y cumplidos por parte de las autoridades y

docentes.

El reglamento general a la ley orgánica de educación intercultural en su art 44.

“Dirigir y controlar la implementación eficiente de programas académicos, y el

cumplimiento del proceso de diseño y ejecución de los diferentes planes o proyectos

institucionales, así como participar en su evaluación permanente y proponer ajustes”

(Educación, 2012, pág. 12).

Lo manifestado en este punto expresa que es de suma importancia para las instituciones

educativas establecer las estrategias y planificaciones necesarias para el cumplimiento

de los programas académicos e institucionales con los que cuentan estos

establecimientos.

29

7. METODOLOGÍA O DISEÑO METODOLÓGICO

7.1. TIPO DE INVETIGACIÓN

De Campo

Es una investigación de campo de tipo exploratoria porque la investigación se realizó

en la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón Portoviejo de la Provincia de Manabí,

que dará lugar a una adecuada aplicación de los procesos administrativos; la misma que

se guiara como primera fase en el conocimiento preliminar o diagnóstico consiguiendo

toda la información y documentación necesaria en forma secuencial y ordenada; se

explorará e indagará primero con una visita preliminar a la institución, seguido de la

entrevista y un cuestionario a la Rectora y se verificará si han existido Auditorías

Administrativas anteriores, se solicitará apoyo para que se brinde toda la

documentación pertinente recopilando lo necesario para una correcta evaluación del

examen a realizar.

Adicionalmente se establece también de tipo descriptiva esta investigación, ya que

comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de los procesos que se

realizaran en dicha institución , así como la composición de los mismos; esta

indagación trabaja sobre la realidad de los hechos con una interpretación correcta

descubriendo relaciones causa-efecto; esto quiere decir que en el análisis que será

efectuado a cada procedimiento de la planificación dará como resultado los hallazgos

encontrados.

7.2. METODOS DE LA INVESTIGACIÓN

Inductivo

Este método se emplea la observación, registro y contraste de la información, para

construir premisas generales que puedan servirles de sustento o de explicación. Es

30

decir, que el método inductivo funciona a partir de generalizaciones, apoyadas en

observaciones específicas, es decir, al revés (Arrieta, 2018)

Desde el punto de vista de la auditoría, se descompone el sistema a estudiar en las

mínimas unidades de estudio, efectuándose el examen de estas partes mínimas

(particulares) para luego mediante un proceso de síntesis se recompone el todo

descompuesto y se emite una opinión sobre el sistema tomado en conjunto; de esta

manera se aplicará este método en la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón

Portoviejo de la Provincia de Manabí para analizar cada una de la unidades que

componen esta institución educativa. Deductivo

Se basa en una forma específica de pensamiento o razonamiento, que extrae

conclusiones lógicas y válidas a partir de un conjunto dado de premisas o

proposiciones. Es, dicho de otra forma, un modo de pensamiento que va de lo más

general (como leyes y principios) a lo más específico (hechos concretos) (Arrieta,

2018).

Según lo planteado por este método se da a conocer en un área general a una específica

dentro de la organización lo cual se utilizó este estudio que ayuda especificar a un

componente determinado relacionado al funcionamiento de las actividades de la

Escuela Fiscal Cristóbal Colon del cantón Portoviejo de la Provincia de Manabí, a fin

comprobar los errores cometidos en la administración de la institución.

7.3. TÈCNICAS

En la presente Investigación se trabajará con la técnica de las encuestas estructuradas en

base a preguntas específicas que serán realizadas a las autoridades y personal que labora

en la institución educativa Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón Portoviejo de la

Provincia de Manabí.

Adicionalmente se emplearon técnicas de verificación escrita, estas técnicas permiten

obtener evidencia escrita que respaldan el examen realizado, entre estos tenemos:

a) Análisis. - Esta técnica se aplica en la auditoría administrativa para obtener los

datos de las actividades realizadas.

b) Conciliación. - Se utiliza para el registro de la documentación que se verifica en

los informes.

c) Confirmación. - Permite asegurarse de la autenticidad de la información

proporcionada por la entidad auditada, se utiliza esta confirmación específicamente para

los documentos de planificación del año 2103, y la autenticidad de las actas, respecto a

que sean oportunas y valederas.

31

7.4. POBLACIÓN Y MUESTRA

La población que va a ser considerada es en este proceso de investigación es todo el

personal administrativo y docentes de la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón

Portoviejo de la Provincia de Manabí.

La muestra de la Auditoría Administrativa es el 100% de todos los funcionarios, el cual

serán objeto de estudio para nuestra investigación, por ser un número pequeño, se

consideró tomar la totalidad del personal del Área Administrativa, Docente y de

Servicios, siendo el total de la muestra 15 funcionarios.

7.5. VARIABLES

Variable independiente

• Auditoría administrativa.

Variable dependiente

• Incidencia en el Fortalecimiento Institucional de la Escuela Fiscal Cristóbal

Colón del cantón Portoviejo.

32

VIII. CRONOGRAMA

Nº ACTIVIDADES MARZO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE

1 Recopilación de información

2 Planteamiento de problema y formulación de las subpreguntas de la investigación.

3 Justificación y desarrollo de los objetivos: general y específicos.

4 Desarrollo del marco teórico.

5 Análisis de la metodología.

6 Cronograma de actividades y recursos.

7 Hipótesis.

8 Tabulación y análisis de

resultados

9 Conclusiones.

10 Recomendaciones.

11 Propuesta.

33

IX. RECURSOS

Se detallarán a continuación los recursos empleados en el desarrollo de la tesis para

obtener los resultados requeridos.

9.1. Económicos

Los recursos económicos que se detallan a continuación se emplearon durante el

desarrollo del presente trabajo de titulación.

DETALLE VALOR Impresiones $ 5,00 Internet $ 100.00 Movilización $ 8.00 Resma de papel bond A4 $ 4.00 TOTAL $ 117.00

Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño

9.2. Materiales

Desde el criterio profesional el presente trabajo de investigación contribuirá como una herramienta de consulta e instrumento de guía para las otras empresas que realicen actividades similares. Esto conlleva el uso de diversos recursos materiales que garanticen un trabajo adecuado y con las garantías necesarias para ser tomados como referencia.

Computadora Impresora Tintas Documentos de consulta Libros de consulta Materiales varios


34

Humanos

Tutor: Ing. Félix Macías Loor, Mgs. Egresada de la Carrera de Ingeniería en Auditoría: Srta. María Elena Soledispa Cedeño. Personal de la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño. 10. HIPÓTESIS

10.1. Hipótesis General

La determinación de una auditoría administrativa incidirá en el fortalecimiento

institucional de la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón Portoviejo.

10.2. Hipótesis Específica

• El diagnóstico de la situación actual de los procesos de gestión

académica y administrativa ayudará a medir el nivel de calidad de la

Escuela Fiscal Cristóbal Colón del cantón Portoviejo

• La verificación del cumplimiento de las políticas y normas mejorara

el proceso organizacional de la Escuela Fiscal Cristóbal Colón del

cantón Portoviejo.

• La realización de una auditoría administrativa incidirá en el

comportamiento organizacional de la Escuela Fiscal Cristóbal Colón

del cantón Portoviejo.

35

11. TABULACIÓN DE RESULTADOS

11.1. Análisis e Interpretación de Resultados

1. ¿Considera necesario realizar una Auditoría Administrativa a la Unidad Educativa

Cristóbal Colón?

Tabla #1. Necesidad de Realizar Auditoría Administrativa ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 11 73%

NO 4 27%

TOTAL 15 100% Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño

Fuente: Docentes de la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

Gráfico #1 Necesidad de Auditoría Administrativa


Fuente: Docentes de la Unidad Educativa Cristóbal Colón

36

Análisis

Luego de realizar la tabulación de la información levantada se establece que un 73% de

los docentes encuestados (11 en total), manifiestan la necesidad de que se realice una

Auditoría Administrativa a la Unidad Educativa Cristóbal Colón, mientras que un 27%

de los docentes considera que no es necesaria la realización de dicha auditoría. El

análisis de estas cifras determina que existe inconformidad de un número considerable

de docentes con el manejo administrativo y educativo de dicha institución educativa,

por lo que consideran necesaria la realización de una Auditoría Administrativa que

identifique los errores que se estén cometiendo y se puedan hacer rectificaciones

oportunas.

2. ¿Conoce usted si se ha realizado una Auditoría Administrativa en la Unidad Educativa

Cristóbal Colón?

Tabla # 2. Conocimiento de Realización de Auditoría Administrativa ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 1 7% NO 14 93% TOTAL 15 100%

Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño Fuente: Docentes de la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

Gráfico #2. Conocimiento Auditoría Administrativas previas


Análisis

Según los datos obtenidos en esta pregunta y luego de su respectiva tabulación y

análisis se establece que un 93% de los docentes encuestados, mencionaron que no

37

tienen conocimiento de que se realizaran Auditorias Administrativas anteriormente en

dicha institución educativa. Una de las razones principales es que el personal en un alto

porcentaje es relativamente nuevo en la institución y además las autoridades no han

dado información de que, si en esa institución se realizaron auditorias previas, ni cuáles

fueron sus resultados que esta dejaron.

3. ¿En la gestión Administrativa quienes, participan en la toma de decisiones?

Tabla # 3 Toma de Decisiones en la Institución ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

TODOS LOS INVOLUCRADOS

4 27%

LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

9 60%

EL PERSONAL DOCENTE 2 13 %



Gráfico 3 # Datos personal que toma decisiones en la Institución Educativa


Análisis

Los datos obtenidos en la encuesta en lo que respecta a la pregunta deja el siguiente

análisis, la toma de la decisión en la institución educativa es tomada en la mayoría de

los casos por la Dirección Administrativa, esto fue lo que contestó el 60% de las

personas encuestadas. Esto pasa en la gran mayoría de las instituciones educativas del

38

país en donde inclusive estas decisiones no son socializadas ni mucho menos

consultadas con el resto del personal de la institución.

4. ¿El modelo de gestión administrativa actual busca el mejoramiento continuo de la

calidad de educación?

Tabla # 4. Modelo de Gestión Administrativa ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 11 73%

NO 4 27%



Gráfico # 4. Porcentaje Modelo de Gestión Administrativa



Análisis.

Antes de realizar el respectivo análisis de la información obtenida en la encuesta

relacionada con la pregunta número 4, se establece que por gestión administrativa se

entiende al proceso de diseñar y mantener un ambiente en que trabajen en grupos de

individuos que cumplen eficientemente objetivos específicos. Una vez claro esta

definición se puede establecer que el análisis de esta pregunta determina que un 73% de

39

las personas encuestadas está de acuerdo con que este tipo de modelo gestión

administrativa actual, se está en constate actualización y mejoras de la calidad de la

educación lo que es bueno para la institución; mientras que un 27% de los docentes

encuestados considera que por lo contrario el modelo de gestión aplicado no aporta

ningún tipo de mejoras en la calidad de la educación, sino que por el contrario este

modelo se niega a procesos de actualización y mejoras continuas.

5. ¿Se dan a conocer cuáles son las políticas, normas y reglamentos que rigen dentro

de la institución?

Tabla # 5. Socializan las políticas, normas y reglamentos de la institución ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 13 87%

NO 2 13%

TOTAL 15 100%



Gráfico # 5. Socialización de políticas, normas y reglamentos


40


Análisis

Analizando los datos obtenidos en esta pregunta se establece que de un total de 15

docentes encuestados, 13 que representan el 87% mencionaron que por parte de las

autoridades si se dan a conocer con el personal cuales son las normas, políticas y

reglamentos que rigen en dicha institución; pero un 13% de los docentes mencionaron

que por el contrario estas normas, políticas y reglas no son dadas a conocer con todo el

personal lo que se refleja en un desconocimiento de ellos de las normas y políticas

vigentes en la institución. Es importante mencionar que es obligación de las autoridades

el dar a conocer al 100% de los docentes que trabajan en dicha institución cuales son los

reglamentos, las normas y políticas vigentes, así mismo el personal debe exigir que

estas sean socializadas a todos los docentes para realizar actualizaciones y mejores de

ser el caso.

41

6. ¿Se maneja en la institución una agenda de trabajo de actividades curriculares y

extracurriculares?

Tabla # 6. Agenda de trabajo de Actividades Curriculares y Extracurriculares. ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 15 100%

NO 0 0%



Grafico # 6. Manejo de Una Agenda de Trabajo de Actividades



Análisis

El 100% de los encuestados aseguran poseer un cronograma de actividades curriculares

y extracurriculares lo que les ayuda a cumplir con sus funciones académicas según lo

dispuesto. No cabe recalcar que pese que algunos son nuevos en la Unidad Educativa

Cristóbal Colón han logrado acatarse a las disposiciones de la dirección y se sienten

conformes cumpliendo lo encomendado.

7. ¿Conoce usted la misión y visión de la Unidad Educativa Cristóbal Colón?

Tabla # 7. Conocimiento de Misión y Visión

42

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 15 100%

NO 0 0%



Gráfico # 7. Conocimiento de Misión y Visión



Análisis

Analizando las cifras obtenidas en la encuesta en la pregunta 7 se determina que, el

100% de los docentes que laboran en la institución conocen cuales es la visión y la

misión de la Unidad Educativa Cristóbal Colón lo que beneficia para que todos manejen

un mismo fin y se encaminen al cumplimiento d las metas y objetivos que busca el

plantel educativo.

8.- ¿La Unidad Educativa Cristóbal Colón cuenta con un plan de fortalecimiento

Institucional?

43

Tabla # 8. Cuenta con un Pan de fortalecimiento Institucional ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 13 87%

NO 2 13%

TOTAL 15 100%



Gráfico # 8. Plan de Fortalecimiento Institucional



Análisis

El análisis de estos datos refleja que un 87% del total de personas encuestadas

establecen que en la institución si se cuenta con un plan de fortalecimiento institucional,

del que se han propuesto llegar al cumplimiento de cada uno de los puntos y metas

44

presentes en dicho plan y así poder alcanzar la calidad de educación que se tiene como

objetivo, mientras que un 13% dice no tener conocimiento total del tema o no se les ha

socializado con tiempo el plan de fortalecimiento institucional de la Unidad Educativa

Cristóbal Colón. Es importante destacar que al igual que las políticas, normas y

reglamentos, es obligación de las autoridades realizar socializaciones con el 100% del

personal que trabaja en dicha institución de plan de fortalecimiento institucional y de

esta manera se comprometan todo en alcanzar las metas y objetivos que estén presentes.

9.- ¿Cree usted que el ambiente y la infraestructura de la Institución son adecuados

para el desarrollo de las actividades académicas?

Tabla # Existe ambiente adecuado para el desarrollo de actividades académicas ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

45

SI 1 7%

NO 14 93%



Gráfico # 9 Ambiente adecuado desarrollo de actividades académicas



Análisis

Al analizar la información obtenida en la encuesta realizada a 15 docentes de la Unidad

Educativa Cristóbal Colón se establece que un 93% de los docentes considera que

dentro de la institución no hay el ambiente ni la infraestructura necesaria para que se

puedan desarrollar con normalidad las actividades académicas, principalmente en temas

de seguridad por la ubicación de la institución y porque pese a que se han realizado

algunas gestiones con autoridades del cantón no se han podido mejorar estas

condiciones. Un 7% de los encuestados manifestó que a pesar de los problemas de

46

inseguridad que tiene el plantel consideran que el ambiente y la infraestructura son las

adecuadas para el desarrollo de las actividades académicas con completa normalidad.

En cuanto a la gestión académica se hace lo que se requiere e incluso les ha llegado

equipos de cómputo para la facilitar a los estudiantes que trabajen individualmente en

sus horas clases.

10.- ¿Cree usted que existe un estricto cumplimiento de las tareas planificadas

mensualmente?

Tabla # 10. Existe cumplimiento tareas planificadas en el mes ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 13 87%

NO 2 13%


47


Gráfico # 10. Cumplimiento de tareas mensuales



Análisis

Al analizar los datos obtenidos en la encuesta en esta pregunta se establece que existe

un 87% de los docentes encuestados que manifiestan que existe un pleno cumplimiento

con las planificaciones mensuales tanto desde el punto de vista académico como

administrativo, esto quiere decir que el desempeño de los profesionales de dicha

institución es el adecuado y que se está dando cumplimiento con las metas y la visión

de la institución. Por otra parte, existe un 13% de los docentes encuestados que

manifiestan que no se cumple con la planificación mensual debido a que en la

institución no cuenta con las garantías estructurales, ni académicas para poder dar el

cumplimiento pleno a la planificación establecida.

12. Conclusiones.

• En las actividades desempeñadas por el personal docente y administrativo de la

Escuela Fiscal Cristóbal Colón, refleja que un mayor porcentaje aplica el

proceso administrativo en sus funciones diarias, pero carecen del conocimiento

científico en lo que se refiere a la gestión académica lo que provoca una mala

calidad educativa.

• Los docentes que laboran dentro de la institución si conocen las normativas,

políticas y reglamentos que posee la institución, esto ayuda al cumplimiento de

48

los indicadores de gestión administrativa y académica. Además, es importante

para el perfecto y correcto desarrollo de las actividades académicas y

administrativas que se conozca y se cumpla con los reglamentos establecidos por

la institución.

• En la Escuela Fiscal Cristóbal Colón no se ha realizado ningún tipo de auditoría

lo que conlleva a un desconocimiento del nivel de riesgo que presenta la entidad

educativa.

13. Recomendaciones

• Se debe fortalecer el conocimiento del personal en la parte administrativa como

académica a través de capacitaciones con la finalidad que se permita seguir

cumpliendo con los objetivos y metas establecidos por la institución y de esta

manera brindar una educación de calidad y excelencia.

• Se debe desarrollar un programa específico para el desarrollo administrativo, de

acuerdo a lo que estable en la normativa del reglamento general a la ley orgánica

49

de educación intercultural. De manera eficiente, eficaz y de calidad a través de

coordinación, dirección y control.

• Se debe realizar una auditoría administrativa de manera periódica con la

finalidad de detectar falencias y optimizar los recursos habidos y por haber con

el objeto de mejorar la eficiencia y eficacia de las actividades que se desarrollan

en el plantel.

14. Bibliografía

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• Torres, L. (2012). Torres, L. (2012). Metodología para realizar una Auditoria

Administrativa.

53

PROPUESTA “Auditoría Administrativa y su Incidencia en el Fortalecimiento

Institucional de la Unidad Educativa Cristóbal Colón del cantón Portoviejo” periodo 2019.

FASE 1

DIAGNOSTICO

PRELIMINAR

54

DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Introducción

Al realizar la Auditoría Administrativa a la Unidad Educativa Cristóbal Colón del

cantón Portoviejo, nos ayudara a conocer cómo se llevan a cabo los procesos

administrativos, de la misma forma podremos conocer las falencias que existan en el

cumplimiento de actividades y uso de los recursos de la institución, y al conocerlo se

podrán emitir las debidas recomendaciones para que se pueda cumplir con mayor

eficiencia y eficacia los objetivos propuestos.

Esta auditoria explorara los problemas y dificultades que existe en dicha institución

educativa tiene como objetivo de verificar el comportamiento organizacional a fin de

dar un mejoramiento de manera clara a los componentes o áreas que se encuentren en

dificultad de cumplir con sus propósitos, de tal manera se aplicara indicadores de

medición que indicaran la proporción de cada uno de los parámetros que se encuentra

dentro de la unidad educativa ya que esta evaluación dará resultado positivo, lo cual

está compuesta por cuatro fases y son las siguientes:

Fase I Planificación Preliminar

Consiste en evaluar cada uno de los componentes de la auditoria.

55

Fase II Planificación Especifica

En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis dando a conocer los

hallazgos encontrados por cada componente. Adicionalmente en esta fase el auditor

revisa paso a paso la información que le brindó la entidad lo que permite elaborar la

matriz de evaluación de control interno para evaluar los riesgos existentes.

Fase III Ejecución de la Auditoria

En esta fase se realizará el borrador del informe con el fin de que se comunique los

resultados obtenidos de la auditoria y se emita el informe final.

Fase IV Comunicación de los resultados y Monitoreo

En esta fase se emiten resultados de la auditoria con las debidas recomendaciones, para

que se lleven a cabo dentro de la institución y contribuyan al mejoramiento de la

misma.

ORDEN DE TRABAJO

Oficio: 003-MESC-2020

Asunto: Orden de trabajo

Portoviej.12 de marzo del 2020

Srta.


EGRESADA DE LA CARRERA DE INGENIERIA EN AUDITORIA-UNESUM

Ciudad

Presente. -

De conformidad con los lineamientos del Plan de Titulación de la Universidad Estatal

del Sur de Manabí doy a conocer a usted la realización de proyecto de Titulación con el

siguiente tema: “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y SU INCIDENCIA EN EL

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA

CRISTÓBAL COLÓN DEL CANTÓN PORTOVIEJO, PERIODO 2019”. Durante

el periodo que comprende desde el 09 de marzo al 04 de septiembre del 2020, que

incluye la elaboración del informe final.

De acuerdo

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

56

Evidenciar si dentro de la Unidad Educativa Cristóbal Colón se está dando

cumplimiento de funciones administrativas y si están aportando al logro de las metas de

la institución.

OBJETIVO ESPECIFÍCOS DE LA AUDITORÍA

• Determinar el control de las actividades administrativas en la aplicación de

normas y procedimientos institucional.

• Verificar el manejo administrativo a los procesos operativos en el entorno

organizacional para el adecuado desempeño de funciones direccionales.

• Valorar la calidad administrativa y comportamiento dentro de la institución. Para

esta razón solicitamos tener el acceso a las instalaciones y a la información

necesaria, para la ejecución del trabajo indicado.

María Elena Soledispa Cedeño CARTA DE COMPROMISO

Portoviejo, 12 de marzo del 2020

Señora Abogada Mireya Hermida Alarcón DIRECTORA DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN

Ciudad. -

De mi consideración:

Se elabora la presente carta de compromiso con el fin de dejar constancia el acuerdo celebrado entre ambas partes y emitir un informe sobre los hallazgos encontrados.

El primer paso a realizar en la investigación será para conocer los principios, normas y reglamentos a los que se rige la institución a la que usted muy acertadamente dirige y por medio de la ejecución del cuestionario de control interno evaluar el nivel de riesgo y confianza de la aplicación de las mismas.

De tal manera que se espera la cooperación total del personal administrativo y docentes, para llevar a cabo la auditoria y sin ningún tipo de contratiempos, confiando que se dispondrá de toda la documentación necesaria ´para su desarrollo.

57

Por lo tanto, esta carta de compromiso será válida únicamente para el proceso de auditoria efectuado.

Atentamente;

ESTUDIANTE DE INGENIERIA EN AUDITORIA DE LA UNESUM

OFICIO Nº. 001-MESC-2020-1/2

Portoviejo, 09 de marzo del 2020

Abogada Mireya Hermida Alarcón DIRECTORA DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN

ASUNTO: “INICIO DE LA AUDITORIA”

De mi consideración:

Por medio de la presente, comunico a usted que se dará inicio a la auditoria administrativa a los procesos administrativos de la Unidad Educativa Cristóbal Colón del cantón Portoviejo, Provincia de Manabí.

El objetivo general de esta investigación es Evidenciar si dentro de la Unidad Educativa Cristóbal Colón se está dando cumplimiento de funciones administrativas y si estas están aportando al logro de las metas de la institución. Dentro de esta auditoria vamos a diagnosticar la situación actual de los procesos administrativos que se llevan a cabo dentro de la institución.

La Auditoria administrativa tendrá una duración de 60 días a partir de la visita preliminar. Los resultados a obtenerse serán el informe final con las respectivas conclusiones y recomendaciones a los hallazgos a encontrar, y la matriz de seguimiento.

El equipo de trabajo estará conformado por la alumna: Soledispa Cedeño María Elena como jefe de equipo, y el tutor del proyecto de investigación supervisor.

58

María Elena Soledispa Cedeño

IA 1/2

Esperamos que el personal nos provea la información necesaria para poder realizar el trabajo con mayor eficacia y eficiencia.

Se pide firmar y devolver una copia del presente documento indicando su aceptación y acuerdo sobre lo planteado en el mismo.

Atentamente,

María Soledispa Cedeño Abogada Mireya Hermida Alarcón Jefe de Equipo Directora Unidad Educativa Cristóbal Colón CA 2/2 CARTA DE DECLARATORIA OFICIO Nº. 002-MESC-2020-2/2 Portoviejo, 12 de marzo del 2020 Abogada Mireya Hermida Alarcón DIRECTORA DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN

De mis consideraciones. - Agradeciendo la confianza que se me ha brindado, me dirijo a usted para que se

facilite la información que necesito para poder empezar con el desarrollo de la

auditoría administrativa a la Unidad Educativa Cristóbal Colón. Previo a este se

hará una visita a la institución contando con su entera disposición para brindar la

información que se solicite.

Cabe recalcar que el fruto que se obtenga de esta auditoría será entregado a la

Unidad Educativa Cristóbal Colón: el Informe de Auditoría que tendrá los

hallazgos con las respectivas conclusiones y recomendaciones.

Responsabilidades

La Unidad Educativa Cristóbal Colón asume su responsabilidad por la real e

integra información que se brinda.

Párrafo Aclaratorio

Este trabajo es netamente didáctico por lo que no se establecen honorarios,

aclarando también que lo expuesto en este documento es información

suministrada por el estudiante por lo que no podrá ser divulgada. Los resultados

son de uso único de la directora de la Unidad Educativa Cristóbal Colón y no

podrán tener otro fin.

59

Se pide firmar y devolver una copia del presente documento indicando su

aceptación y acuerdo sobre lo planteado en el mismo

Atentamente,

María Elena Soledispa Cedeño AUDITOR LIDER

Auditoria Administrativa y su Incidencia en el Fortalecimiento Institucional de la

Unidad Educativa Cristóbal Colón del cantón Portoviejo” año 2019.

COMPONENTE: ADMINISTRACIÓN.

CRONOGRAMA DE AUDITORIA Fases de la evaluación Tiempo de evaluación

Meses

MARZO JULIO AGOSTO SEPT.

1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

1.1 Visita a la Institución

1.2 Firma y aceptación de la Orden de Trabajo

1.3 Visita y Recorrido por las instalaciones

1.4 Elaboración del cuestionario de entrevista.

1.5 Elaboración de FODA

1.6 Elaborar el Diagnóstico Preliminar

2 PLANIFICACIÓN ESPECIFICA

2.1 Elaborar reporte de planificación

especifica

2.2 Matriz de Riesgo Organización y

Planificación

2.3. Matriz de Riesgo Coordinación y Control.

3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

60

3.1. Evaluación de Control Interno.

3.1 Elaborar Programa de auditoria

3.2 Hojas de hallazgos

4. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

4.1 Conclusiones y recomendaciones

4.2 Elaboración de Informe de Auditoria

4.3. Monitoreo.

FASE I PLANIFICACIÓN

PRELIMINAR

61

VISITA A LAS INSTALACIONES DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL

COLÓN

El Día 9 de marzo del 2020 a las 10H00, se realizó la visita de campo a la Unidad

Educativa Cristóbal Colón, donde se adquirió información básica de la institución

como: su misión, visión, objetivos, reglamentos internos, políticas etc. Realizándose

también una breve entrevista a la directora de la Escuela con la intención de conocer

sobre el manejo de los procesos administrativos y su correcto cumplimiento de

actividades.

Se recorrió también las instalaciones de la institución para conocer los departamentos

que existen, tales como dirección, secretaria, sala de computación, determinando cada

una de las actividades que realiza cada uno, no cuentan con un guardia de seguridad

para sobre guardar los bienes que posee, también se observó la inseguridad de una de

las paredes de la institución en mal estado y que representa un peligro para sus

estudiantes.

En esta entrevista se pudo conocer que el personal administrativo no se encuentra

debidamente capacitado sobre lo que es un proceso administrativo, y también que no

posee un reglamento interno, PEI, matriz FODA, se notó que la institución no realiza un

plan de fortalecimiento, también nos dieron a conocer que en la institución no se han

realizado una auditoría administrativa, e indicaron que sería muy bueno que se realice

uno para poder conocer las falencias que existen y así dar solución a los diferentes

problemas que impiden su mejoramiento como institución.

62

Antecedente

Una auditoría administrativa al desarrollo organizacional de la Unidad Educativa

Cristóbal Colón perteneciente a la provincia de Manabí, cantón Portoviejo, se realizara

mediante prueba analítica, ya que la institución educativa nunca ha sido evaluada por

una auditoría, esta auditoría se llevara a cabo por la auditora María Elena Soledispa

Cedeño, este proceso servirá para dejar las respectivas conclusiones y recomendaciones

a seguir para el mejoramiento de la misma a través del informe de auditoría.

Motivo de la Auditoría

Fundamentado en la información levantada durante la visita previa la Unidad Educativa

Cristóbal Colón se puede establecer que existen varias falencias administrativas por la

falta de cumplimiento de normas, procedimientos y ausencia de reglamentos, por lo que

no se lleva un manejo correcto de las actividades dentro de la unidad educativa y de una

manera eficiente, eficaz y de calidad para el personal que labora y los estudiantes.

Objetivo de la Auditoría

Objetivo general.

• Evidenciar si dentro de la Unidad Educativa Cristóbal Colón se está dando

cumplimiento de funciones administrativas y si están aportando al logro de las

metas de la institución.

Objetivos específicos.

• Determinar el control de las actividades administrativas en la aplicación de

normas y procedimientos institucional.



• Valorar la calidad administrativa y comportamiento dentro de la institución.

63

Alcance de la auditoría

Comprenderá un estudio al control interno en los procesos de los activos fijos de

Unidad Educativa Cristóbal Colón en el periodo comprendido del 09 de marzo al 04 de

septiembre del 2020 del que de ser necesario serán respaldado con documentos,

informes, matrices, y cualquier tipo de información que de mayor sustento al trabajo

realizado.

CONOCIMIENTO DE LA INSTITUCIÓN

UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN

LOCALIZACIÓN

La Unidad Educativa Cristóbal Colón pertenece a la provincia de Manabí, cantón

Portoviejo, en la Av. Del Ejercito Cdla. San Alejo.

HISTORIA

La Unidad Educativa Cristóbal Colon se fundó el 12 de febrero del año 1960 iniciando

con unas pequeñas cabañas cubiertas de cade y contando con dos maestros voluntarios

que empezaban a estudiar, el señor Wilfrido Macías fue quien inició la gestión de que

en San Alejo debería existir un espacio educativo por la única razón de ver tantos niños

sin aprender. Al 17 de abril de ese mismo año Wilfrido Macías se acerca a Cristóbal

Colon un gran ciudadano que poseía varias tierras y que hoy la escuela se encuentra

asentada en una de esas tierras, él también se unió a la gestión de educar a muchos

niños en ese entonces la administración la dirigía Don Wilfrido y Don Cristóbal.

En los años 1968 se da inicio a la primera gestión ante El Gobierno central, el 20 de

julio de 1970, mediante Decreto Ministerial N.- 0923, autoriza el funcionamiento legal

de la Escuela Cristóbal Colón, nombre que tomo la escuela en honor al propietario ya

que fallece meses antes del decreto. Así en la ciudadela San Alejo a las orillas del

caudal del Río Portoviejo se encuentra la escuela, con un número de 70 estudiantes

inician sus actividades. Con el nuevo nombre Escuela Cristóbal Colón, en esta

importantísima gestión académica intervienen el Doctor Homelio Cedeño, Lcda. Lesina

Figueroa, Licdo. Román Salcedo, señor Eugenio Valdez, señor Baudilio Salcedo,

Doctora Grace Esmeralda, Señor Darwin Carranza grupo de excelentes docentes y

ayudantes de limpieza que mantenían viva la esperanza de educarse cada día, en agosto

64

de 1992 la escuela tubo una reestructuración muy notable ya no eran solos las aulas de

caña y cade, las bancas de madera sino que gracias a este grupo de personas la escuela

se convirtió en un lugar más seguro y cómodo con una estructura de cemento y blancas

metálicas. Gracias al esfuerzo y gestión de padres y docentes de la escuela para asegurar

una mejor educación a los estudiantes allegados a esta institución este grupo dejo sus

funciones en el año 2002, en ese mismo año por decreto ministerial la escuela paso de

solo tener materias básicas a incorporar materias de inglés, computación que dio un

gran aporte a la comunidad existente de estudiantes.

MISIÓN

Somos una Comunidad Educativa que ofrece a sus estudiantes una formación integral,

fundamentada en la excelencia académica, el desarrollo de competencias, actitudes,

valores humanos. Fomentamos el liderazgo, el trabajo colaborativo y la integración de

todas las dimensiones del ser humano, para la formación de buenos y honrados

estudiantes.

VISIÓN

Constituirnos para el futuro en una Comunidad Educativa líder en la formación de

jóvenes con capacidad crítica y proactiva, mediante la valoración positiva de las

artes, las ciencias, las tecnologías y la trascendencia, con miras a una humanización

de la convivencia social, promoviendo la justicia, la innovación y solidaridad.

OBJETIVO

Propiciar una formación integral, apoyada en una orientación educativa que permita

expresar y desarrollar aptitudes y destrezas en el campo profesional y laboral.

PERSONAL ADMINISTRATIVO

Directora

VALORES

• Solidaridad

• Cordialidad

• Calidad

• Respeto

65

FLUGOGRAMA INSTITUCIONAL

RAMIREZ ALARCÓN MIGUEL ANGEL

CEDEÑO CEDEÑO LAURA NINA ROBLES MACIAS FIDEL

BERMELLO LINO AUGUSTIN LEON VERA CEDEÑO ROBERT MIGUEL

PALMA SAOMA LINA ANA SANCHEZ SÁNCHEZ EUGENIA GINA

DE LA TORRE MARIA FERNANDA

DOCENTES CARGA HORARIA

INA ANDREA JOHANNACHÁVEZ MOL SECRETARIA

CEDEÑO CARREÑO DIGNA ADRIANA

VERA PALMA HORACIO AUGUSTO ROSARIO

VELASTEGUÍ GARCÍA FANY DEL TACURI GUTIERREZ ROSA ELVIRA

SOLEDISPA GÓMEZ TANIA ISAMAR.

DOCENTES PLANTA

ABOGADA MIREYA HERMIDA ALARCÓN DIRECTORA +

UNIDAD EDUCATIVA FISCAL CRISTÓBAL COLÓN

MATRIZ DE ANÁLIS FODA

FORTALEZAS

• Participación y compromiso por

parte de los docentes.

• Docentes con título de tercer y

cuarto nivel.

• Cuenta con un número amplio de

Docentes.

OPORTUNIDADES

• Una población suficiente de estudiantes

• Docentes capacitados para una

educación de calidad.

• Conectividad en internet

• Ubicación estratégica en la ciudad

de Portoviejo.

• Cambios tecnológicos.

DEBILIDADES

• No posee un Reglamento Interno

• En la Institución no se han

realizado auditorias administrativas.

•La institución no realiza un plan de

fortalecimiento interno.

• Falta de presupuesto para

mejorar su infraestructura.

•No cuentan con un guardia de seguridad para sobre guardar los bienes que posee, la institución.

AMENAZAS

• Recorte de presupuesto a las

instituciones educativas.

• Problemas de deserción de estudiantes.

•Inseguridad en las afueras de la institución.

• Flujo vehicular abundante y a altas velocidades.


69

ENT.

UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ECONÓMICAS CARRERA DE INGENIERÍA EN AUDITORÍA

La presente entrevista tiene por objeto obtener información para ser utilizada en el proyecto de investigación PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y SU INCIDENCIA EN EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN. De las respuestas brindadas se hará el respectivo enfoque a los componentes.

1.- ¿La institución cuenta con una Misión, Visión y organigrama institucional?

Si cuenta con la misión, visión y organigrama de la unidad educativa.

2.- ¿Existe en la institución educativa un reglamento interno?

No, debido a que se dañó el computador donde reposaban toda la información de la

institución.

3.- ¿Existe una planificación general para las actividades de la institución?

Si se las realiza cada docente debe presentar mensualmente sus actividades a realizar con

los estudiantes.

4.- ¿La institución ha sido sujeto de examen de algún tipo de auditoría?

No se registra ningún hecho de auditoría a la institución

5.- ¿Considera necesaria la realización de una Auditoría Administrativa en la Unidad

Educativa Cristóbal Colón?

Si así las recomendaciones que se hagan en este trabajo servirán como inicio de un

mejoramiento y fortalecimiento tanto de parte administrativa como cuerpo docente y por

ende para el bienestar de los estudiantes.

6.- ¿Se usan de manera efectiva todos los recursos que les asigna el Gobierno?

Si se trata de utilizar de manera eficiente y eficaz el uso de cada uno de los recursos que el

gobierno asigna para la institución, aunque son pocos, pero se les da el uso necesario. 7.-

¿Existe personal encargado del custodio de la documentación de la institución?

69

Solo la directora es la encargada de guardar toda la documentación desde la pérdida de

información de la institución

8.- ¿Se verifica el cumplimiento de todos los deberes y obligaciones asignadas para cada

uno del personal de la institución?

En ocasiones se monitorea el cumplimiento de actividades, debido a que la autoridad

también pertenece al cuerpo de docentes.


Se improvisa las actividades extracurriculares de la institución

10.- ¿La institución tiene claro cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas?

Lo único que tenemos claro es la inseguridad que tenemos tanto externa como interna, tales

como infraestructura, servicios básicos, internet.

11.- ¿Se realiza capacitación permanente al personal de la institución?

No hasta la fecha solo nos hemos capacitado por dos ocasiones y por razones de que

alguna institución sin fines de lucro ha pedido impartir temas a docentes sobre vigilancia a

adolescentes, entre otras.

12.- ¿Se mantiene fijo al personal en sus funciones?

Por lo general nos rotamos para abrir y cerrar la institución ya que no contamos con un

portero ni un auxiliar de limpieza.

13.- ¿Se hace cursos de refuerzo de enseñanza en la institución?

Solo al finalizar cada año lectivo ya que hay estudiantes que necesitan una nivelación para

avanzar al siguiente año de educación.

14.- ¿Las instalaciones son utilizadas solamente para fines académicos?

Si solo se realizan actividades académicas con los estudiantes.

70

FASE II

PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Planificación Específica Nombre de la Institución: Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón Auditoría administrativa: Departamento Administración Inicio: 09 de marzo de 2020 Finalización: 04 de septiembre de 2020

71

Motivo de la Auditoría Fundamentado en la información levantada durante la vistita previa la Unidad Educativa

Cristóbal Colón se puede establecer que existen varias falencias administrativas por la falta de

cumplimiento de normas, procedimientos y ausencia de reglamentos, por lo que no se lleva un

manejo correcto de las actividades dentro de la unidad educativa y de una manera eficiente,

eficaz y de calidad para el personal que labora y los estudiantes.


Objetivo general.


cumplimiento de funciones administrativas y si estas están aportando al logro de las



• Determinar el control de las actividades administrativas a la aplicación de normas y

procedimientos institucional.



• Valorar la calidad administrativa y comportamiento dentro de la institución. Alcance de la auditoría

Comprenderá un estudio al control interno en los procesos de los activos fijos de Unidad

Educativa Cristóbal Colón en el periodo comprendido del 09 de marzo al 04 de septiembre

del 2020 que de ser necesario serán respaldado con documentos, informes, matrices, y

cualquier tipo de información que de mayor sustento al trabajo realizado.

Auditor: María Elena Soledispa Cedeño Producto de la auditoría: Informe de la auditoría y sus conclusiones y recomendaciones Días presupuestario: Fase I. Planificación preliminar 15 días Fase II. Planificación específica 10 días Fase III. Ejecución 25 días

Fase IV. Comunicación de los resultados y Monitoreo 10 días

72

Recursos materiales y financiero Libreta de observación. Esfero. Borrador. Computadora Portátil. Internet. Evaluación de matriz de riesgo por componente y subcomponente. Componente: Administración – direccional Subcomponente: organización, planificación, coordinación y control. Información de institución educativa La unidad educativa cuenta con misión, visión, normativa, valores institucionales. Enfoque A: Cumplimiento a los procesos administrativo de la institución. Indicadores de cumplimiento: De medir el grado administrativo.

Responsable: María Elena Soledispa Cedeño Supervisor: Ing. Félix Macías Loor, Mgs.

CUESTIONARIO DE MATRIZ DE RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL

NORMATIVAS SUSTENTATORIAS

CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIÓN

73

(LOSEP) Ley orgánica del

servidor publico X

Ley orgánica de educación intercultural (LOEI). X

Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público emitidas por la contraloría general del estado.

X

Ley orgánica de la contraloría general del estado (LOGE). X

Reglamento de la ley orgánica de la contraloría general del estado.

X

Capítulo cuarto de los derechos y obligaciones de las y los docentes.

X

Constitución de la república, Ley Orgánica de educación intercultural y reglamento general.

X

UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS

ECONÓMICAS CARRERA DE INGENIERÍA EN AUDITORÍA

La presente entrevista tiene por objeto obtener información para ser utilizada en el proyecto de investigación PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y SU INCIDENCIA EN EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN. De las respuestas brindadas se hará el respectivo enfoque a los componentes.

74

1.- ¿La institución cuenta con una Misión, Visión y organigrama institucional?

SI NO


SI NO


SI NO


SI NO

5.- ¿Considera necesaria la realización de una Auditoria Administrativa en la Unidad Educativa Cristóbal Colón?

SI NO


SI NO

7.- ¿Existe personal encargado del custodio de la documentación de la institución?

SI NO 8.- ¿Se verifica el cumplimiento de todos los deberes y obligaciones asignadas para cada uno del personal de la institución?

SI NO


SI NO 10.- ¿La institución tiene claro cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas?

SI NO

11.- ¿Se realiza capacitación permanente al personal de la institución?

SI NO

12.- ¿Se mantiene fijo al personal en sus funciones? SI NO 13.- ¿Se hace cursos de refuerzo de enseñanza en la institución? SI NO

14.- ¿Las instalaciones son utilizadas solamente para fines académicos? SI NO

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL RIESGO “Unidad Educativa Fiscal

Cristóbal Colón”

Elaborado por: M.S.C

75

Revisado por: Ing. Félix Macías Loor, Mgs.

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE RIESGO POR COMPONENTE

COMPONENTE: Administración-Direccional SUBCOMPONENTE: ORGANIZACIÓN COMPONENTE Y AFIRMACIONES AFECTADAS

CALIFICACIÒN DE RIESGO

Riesgo – Inherente

CALIFICACIÓN DEL RIESGO

Riesgo de control

PROGRAMAS DE TRABAJO

EFICIENCIA Y EFICACIA

Alto

Manejo inadecuado de las funciones administrativas dentro de la institución.

Alto

El cumplimiento de las actividades no es

el oportuno.

Procedimientos

- Comprobar las actividades operativas que ejecuta el personal administrativo de la institución educativa.

Objetivo

- Evaluar el desempeño que realiza el personal que tiene funciones administrativas.

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL RIESGO

“Unidad Educativa Fiscal Elaborado por: M.S.C 76

Cristóbal Colón” Revisado por: Ing. Félix Macías Loor, Mgs.


COMPONENTE: Administración-Direccional SUBCOMPONENTE: PLANFICACIÓN COMPONENTE Y AFIRMACIONES AFECTADAS




Riesgo de control



Alto

No se realiza un plan de fortalecimiento administrativo

Alto

La dirección reconoce que el personal no está debidamente

capacitado sobre lo que

son los procesos administrativos

Procedimientos

- Constatar la

documentación administrativa que se encuentra archivada en la institución.

Objetivo

- Verificar los

procesos programado en la administración


77

“Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón”




COMPONENTE: Administración-Direccional SUBCOMPONENTE: COORDINACIÓN COMPONENTE Y AFIRMACIONES AFECTADAS




Riesgo de control



Medio

No existe una planificación sobre procesos de capacitación a docentes.

Medio

Personal no realiza un trabajo acorde a sus responsabilida des oportuno y eficiente.

Procedimientos

- Verificar los registros de capaciones a docente en el sistema que maneja la institución educativa.

Objetivo

- Verificar la

documentas existente en la institución sobre normas y reglamentos que deben cumplir el personal administrativo.

78


““Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón”




COMPONENTE: Administración-Direccional SUBCOMPONENTE: Control COMPONENTE Y AFIRMACIONES AFECTADAS




Riesgo de control



Medio

Documentación académica entregada a personal no autorizado.

Medio

Por parte de la directora no se realizan los controles oportunos.

Procedimientos

- Verificar al

personal autorizado de la entrega de documentos académico de la unidad educativa. Objetivo

- Examinar las documentaciones académicas que se entrega al personal autorizado.

79

FASE III EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

PROGRAMA DE AUDITORIA

Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón

Componente: Organización

REF. P1. O.1.1

Objetivo: Establecer qué tipo de gestión organizacional se realiza en las diversas áreas de la institución.

PROCEDIMIENTOS Ref.

P/es

Realizado por Fecha

1. Comprobar las actividades operativas que realiza el personal académico dentro de la organización.

P.1 María Elena

Soledispa

Cedeño

12/03/2020

80

2. Realizar un análisis de los procesos administrativos al desarrollo de la organización de manera eficiente, eficaz y de calidad.

P.2 María Elena

Soledispa

Cedeño

12/03/2020

3. Verificar que los documentos administrativos se encuentran archivados de una manera ordenada.

P.3 María Elena

Soledispa

Cedeño

12/03/2020

4. Constatar físicamente la efectividad estructura organizacional que maneja la institución educativa.

P.4 María Elena

Soledispa

Cedeño

12/03/2020


EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO



REF. P1. O.1

N. Preguntas: Si No Pond. Calif. Observación

1 Se efectúa la eficiencia, eficacia y la calidad organizacional.

X

10

8

2

La institución cuenta con un sistema computarizado a las actividades académicas de la organización.

X

10

10

3 Existe una estructura de calidad en la organización.

X 10 7

4 Se cumple los procesos organizacionales de la institución

X 10 7

5 Se realiza evaluaciones a los componentes

X 10 7

81

o áreas de la organización

6 Se organiza de manera ordena los archivos administrativos de la organización.

X 10 6

7 Dentro de la institución existe un salón en donde se destine para capacitación a docentes y estudiantes.

X 10 7

8

Existe supervisión a los docentes académico sobre sus actividades que realiza en la unidad educativa.

X

10 7

9 Se ejecutan normativas, políticas y procedimientos dentro de la institución educativa.

X

10

10

10 Se elabora cronograma a las actividades académicas dentro de la organización.

X

10

10

Total 100 79 Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño.

CALCULAR EL NIVEL DE RIESGO DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE

CONFIANZA Y RIESGO

COMPONENTE: Organización

NC= CT/PT*100 NR= 100 - NC

NC= 79/100*100% NR= 100-79

Nivel de Confianza= 79 % Nivel de Riesgo= 21%

Tabla 1. Nivel de Confianza y de Riesgo Organización

Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

15-50% BAJO ALTO 76-100%

51-75% MEDIO MEDIO 51-75%

82

76-100% ALTO BAJO 15-50%

Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño.


Análisis

Según la ponderación a las preguntas generadas en el componente organización se

establece que existe un nivel de confianza alto del 79% y un porcentaje de riesgo bajo del

21%, esto se debe a que dentro de la organización existe una escasa gestión administrativa

para la gestión de diversos procesos.

UNIDAD EDUCATIVA FISCAL CRISTÓBAL COLÓN REPORTE DE HALLAZGOS

Componente: Organizacional

REF.

P1.O.1.2

Hallazgo: Desorden en Archivos Administrativos

CONDICIÓN:

En base a una verificación física se establece que existen documentos importantes de procesos organizacionales en el departamento administrativo que no se están archivando de manera adecuada y que ocasionan confusión y retraso al momento de buscar dicha información. Solo el 40% de la información que fue verificada se encuentra ordenada de manera eficiente y adecuada.

CRITERIO:

Reglamento general a la ley orgánica de educación intercultural del Art. 57.- Secretaría. ,Quien debe hacerse responsable de los siguientes deberes y atribuciones: 1. Llevar los libros, registros y formularios oficiales y responsabilizarse de su conservación, integridad, inviolabilidad y reserva; 2. Organizar, centralizar y mantener actualizada la estadística y el archivo del establecimiento

83

Riesgo

Nivel de Confianza

Organización -Nivel Confianza y Riesgo

21%

%79

CAUSA:

No se cuenta con un reglamento interno que, de las normas y lineamientos adecuados al personal responsable y encargado de archivar la información, para que este la archive de la manera indicada evitando los inconvenientes que se vienen presentando en reiteradas ocasiones.

EFECTO:

Desconocimiento de documentos administrativos, demora de actividades académicas lo cual se desarrolla el manejo inadecuado dentro de la unidad educativa.

CONCLUSIÓN:

En la organización no existe un reglamento interno, no se realiza ninguna preparación al personal administrativo sobre el cumplimiento de normativas reglamentarias a las actividades organizacional lo cual ocasiona que los archivos no se encuentren de manera ordenada dentro de la misma.

RECOMENDACIÓN:

La dirección debe establecer un reglamento interno que exija el cumplimiento de las normativas vigentes para el manejo y archivo de documentos administrativos, con la finalidad de realizar un correcto y ordenado proceso en el departamento administrativo.



INDICADOR DE CUMPLIMIENTO

Determinación del cumplimiento de archivo administrativo

COMPONENTE: Organización

% Cumplimiento de archivos administrativo = DA/TDV*100

% Cumplimiento de archivos administrativo = 50/125*100

% Cumplimiento de archivos administrativo = 40% de documentos archivados

DA= Documentos Archivados.

TDV= Total de Documentos Verificados

Cálculo del indicador:

Indicador = valoración obtenida *100%

Porcentaje estadístico = 100% de – valoración obtenida.

Porcentaje estadístico = 100% de – 40% 84

Porcentaje estadístico = 60%

Indicador Estadístico


Análisis

El indicador generado como resultado de la calificación del componente organizacional

establece que la documentación es archiva de manera correcta y ordenada en un 40%,

mientras que un 60% de la documentación que es archivada en el departamento

administrativo no es la adecuada y existe desorden. Adicionalmente se debe establecer que

en la institución no existe un espacio adecuado para que los documentos sean debidamente

archivados con seguridad y de manera ordenada.

85

Archivo Ordenado

Archivo Desordenado

Indicador Estadítico

%40

%60

PROGRAMA DE AUDITORIA


Componente: Planificación

REF. P1. P.2.1.

Objetivo: Establecer qué tipo de gestión organizacional se realiza en las diversas áreas de la institución.

PROCEDIMIENTOS Ref.

P/es

Realizado por Fecha

1. Comprobar las actividades operativas que realiza el personal académico dentro de la organización.

P.1 María Elena Soledispa

Cedeño

31 de agosto

2. Realizar un análisis de los procesos administrativos al desarrollo de la organización de manera eficiente, eficaz y de calidad.


Cedeño

31 de agosto

86

3. Verificar que los documentos administrativos se encuentran archivados de una manera ordenada.


Cedeño

31 de agosto

4. Constatar físicamente la efectividad estructura organizacional que maneja la institución educativa.


Cedeño

31 de agosto



Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón Componente: Planificación REF. P1. P2.


1 Existe cumplimiento de los lineamientos, normativas y procedimientos a realizar en el proceso de planificación.

X

10

7

2 Se realizan evaluaciones al proceso de planificación a seguir en la institución.

X 10 7

Las programaciones establecidas no cumplen con los lineamientos en su gran mayoría con el ente

rector. 3

Se implementa un componente o área de planificación en la institución.

X 10 10

4 La institución tiene un programa de capacitación al personal del área de planificación.

X

10

8

5 Se ha desarrollado una programación de manera eficiente y de calidad.

X 10 6

6 Existe comunicación con todo el personal de la organización al desarrollo de una proyección.

X

10

8

87

7 Se elabora una proyección a la mejora de la estructura institucional

X 10 10

8 La institución aplica un cronograma a seguir durante un periodo establecido.

X

10

10

9 El proceso administrativo es llevado de una manera adecuada dentro de la institución.

X 10 8

10 Existe sistema automatizado para la ejecución de las actividades administrativas y operativas.

X

10 10

Total 100 84

DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL

INTERNO

COMPONENTE: Planificación

NC= CT/PT*100 NR= 100 - NC

NC= 84/100*100% NR= 100-84


Tabla 2. Nivel de Confianza y de Riesgo Planificación


15-50% BAJO ALTO 76-100%

51-75% MEDIO MEDIO 51-75% 76-100% ALTO BAJO 15-50%


88


Análisis

En el proceso de evaluación de control interno en lo correspondiente al componente de

planificación se establece que existe un nivel de confianza del 84% lo que según el cuadro

se establece como alto y para lo que respecta al nivel de riesgo se tiene un 16% lo que se

considera bajo, esto debido a que no hay una frecuente evaluación de los procesos de

planificación que son realizados por la institución.

89

Nivel de Riesgo

Nivel de Confianza

Planificación Nivel de Confianza y de Riesgo

%16

%84

HALLAZGO DE AUDITORÍA

UNIDAD EDUCATIVA FISCAL CRISTÓBAL COLÓN REPORTE DE HALLAZGOS


REF. P1. P.2. .2

HALLAZGO: Según el control realizado dentro de la organización se evidenció que actividades que no han sido cumplidas por el personal administrativo entre ellas está el no llevar a cabo los procesos académicos planificado en los tiempos programados al interior de la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

CONDICIÓN: El personal administrativo incumple con el proceso de planificación al mejoramiento de la organización CRITERIO:

Reglamento general a la ley orgánica de educación intercultural del Art. 44.- Atribuciones del director o Rector, numeral 2 señala: “Dirigir y controlar la implementación eficiente de programas académicos, y el cumplimiento del proceso de diseño y ejecución de los diferentes planes o proyectos institucionales, así como participar en su evaluación permanente y proponer ajustes. Es fundamental que todo el personal administrativo debe cumplir obligatoriamente con la programación establecida a la productividad del sistema académico”.

CAUSA:

Es evidente que existe una falta de control en el proceso de planificación, el personal no mantiene una coordinación en relación a lo planificado y lo ejecutado, esto se debe al desconocimiento de parte del personal de las normativas administrativas vigentes en la institución.

EFECTO:

Dentro del proceso de planificación se evidenciaron muchas irregularidades, demora de funciones administrativas, lo que lleva al incumplimiento de las actividades organizacionales planificadas en la institución.

90

CONCLUSIÓN:

Al no haber un cumplimiento de lo planificado por el personal académico no se puede llegar a obtener las metas establecidas por parte de la institución educativa.

RECOMENDACIÓN:

Es importante desde la dirección el aplicar las normas y lineamientos que tenga la institución al personal para que se dé cumplimiento de las actividades asignadas en las planificaciones al desarrollo organización.




Determinación del cumplimiento de normativa

COMPONENTE: Planificación

% Cumplimiento de Normativa = NNA /TDN*100

% Cumplimiento de Normativa = 0/8*100

% Cumplimiento de archivos administrativo = 0% de normas aplicadas al desarrollo

organizacional.

NNA= Numero de Normativa Aplicada

TDN= Total de Normativa.




Porcentaje estadístico = 100% de – 0%

Porcentaje estadístico = 100%

Indicado Estadístico

91


Análisis

En base calificación del componente de planificación se establece que no hay aplicación de

la normativa de la institución en la ejecución de las actividades académicas planificadas

para el desarrollo organizacional.

PROGRAMA DE AUDITORÍA


Componente: Coordinación

REF. P1. COR.3.1.

Objetivo: Identificar qué tipo de actividades realiza la coordinación en el marco del entorno organizacional.

PROCEDIMIENTOS Ref.

P/es

Realizado por Fecha

1. Realizar un análisis del cumplimiento de las actividades coordinadas al desarrollo institucional.


Cedeño

31 de agosto

2. Constatar si los archivos académicos están dispuestos de una manera organizada en la institución.


Cedeño

31 de agosto

3. Evaluar a las personas que coordina las actividades administrativas dentro de la organización, de forma eficiente y de calidad


Cedeño

31 de agosto

92

INDICADOR ESTADISTICO

%100Normativa

%0Normativa

Aplicación de

4. Verificar si existe coordinación dentro de la institución en temas de seguridad


Cedeño

31 de agosto




Componente: Coordinación REF. P1. CCO 3.


1 Existe coordinación de las funciones

administrativas al desarrollo organizacional

X 10 7

2 En la institución se da cumplimiento de las actividades académicas.

X 10 7

3 Se realizan periódicamente evaluaciones al comportamiento organizacional.

X 10 6

4

La institución cuente con manuales académicos estandarizados ligados al mejoramiento de la estructura orgánica de la unidad educativa.

X

10

6

5 Los docentes son capacitados frecuentemente en base al desarrollo académico de la organización

X 10 8

6

La documentación de tipo académica es llevada en base a sistemas computarizados al interior de la Unidad Educativa.

X

10

8

93

7 Existe buena coordinación con el personal administrativo.

X 10 8

8 Existe vinculación al personal administrativo y operativo a la efectividad de los procesos organizacionales.

X

10 8

9 Existe seguridad física al entorno de la organización.

X 10 6

10 La documentación académica está debidamente calificada y rotulada.

X 10 9

Total 100 73


INTERNO

COMPONENTE: Coordinación

NC= CT/PT*100 NR= 100 - NC

NC= 73/100*100% NR= 100-73


Tabla 3. Nivel de Confianza y de Riesgo-Coordinación


15-50% BAJO ALTO 76-100%


76-100% ALTO BAJO 15-50%


94


Análisis

El análisis de control interno realizado a la Unidad Educativa Cristóbal Colón en el

componente coordinación establece que existe un 73 % de nivel de confianza lo que es un

valor medio, adicionalmente se destaca un nivel de riesgo del 27% bajo debido al no

cumplimiento de las normas y políticas que maneja la organización y que existen ciertos

problemas de inseguridad al exterior de la institución.

95

Nivel de RiesgoNivel de Confinza

Coordinación -Nivel de Confianza y Riesgo

%27Nivel de Riesgo

%73Nivel de Confinza



REPORTE DE HALLAZGOS


REF.

P1. COR 3.2

HALLAZGO:

No hay una planificación establecida para proceso de capacitación a los docentes de la Unidad

Educativa Cristóbal Colón.

CONDICIÓN:

Los procesos de capacitación a los docentes no se realizan en las fechas adecuadas ni de forma correcta.

CRITERIO:

Plan Educativo Institucional(PEI) art.32 establece que “Es responsabilidad de las autoridades de la institución el establecer un cronograma de capacitaciones para el personal docente que este enmarcado en los lineamientos y requerimientos organizacionales de la Institución Educativa”.

CAUSA:

Falta de coordinación, falta de control administrativo, falta de observancia de normas y reglamentos institucional lo que conlleva de no establecer un tiempo de manera correcta al aprendizaje académico.

96

EFECTO:

Procesos académicos demorados, incumplimiento en lo referente al reglamento académico de la junta profesores lo que se produjo el incumplimiento de actividades administrativas dentro de la organización.

CONCLUSIÓN:

Existe una deficiente coordinación en los procesos de formación y capacitación académica al personal docente de la institución educativa.

RECOMENDACIÓN:

Las autoridades de la institución deben generar procesos de capacitación en base a una planificación coordinada y enmarcados en los reglamentos del manual del comité de profesores.




Determinación del cumplimiento de capacitaciones

COMPONENTE: Coordinación

% Cumplimiento de Capacitaciones = NNA /TDN*100

% Cumplimiento de Capacitaciones = 0/9*100

% Cumplimiento de Capacitaciones = 0% de normas aplicadas al desarrollo

organizacional. NC= Numero de Capacitaciones

TDN= Total de Normativa.




97


Análisis

Una vez analizado el componente de coordinación en base al indicador total de

capacitaciones realizadas se establece que dentro de la institución para este periodo no se

han realizado capacitaciones al personal docente de la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

PROGRAMA DE AUDITORÍA


Componente: Control

REF. P1. C.4.1.

Objetivo: Establecer qué tipo de actividades de control se realizan en el entorno organizacional de la Unidad Educativa Cristóbal Colón

PROCEDIMIENTOS Ref. P/es Realizado por Fecha

1.

Revisar los formularios o evidencias físicas existentes de supervisiones realizadas a las actividades académicas en la Institución Educativa.

P.1

María Elena

Soledispa Cedeño

02 de septiembre

98

Capacitaciones

CapacitacionesCumplimiento de

Indicador estadistico

%100Capacitaciones

%0Capacitaciones

de Cumplimiento

2. Comprobar los registros diarios que realiza el personal de control administrativo del establecimiento educativo.

P.2

María Elena

Soledispa Cedeño

02 de septiembre

3. Verificar si el sistema de académico computarizado de se emplea en la institución es controlado de manera adecuada.

P.3

María Elena

Soledispa Cedeño

02 de septiembre

4. Establecer si el control que

lleva la administración de la

Unidad Educativa es eficiente, eficaz y cumple con las normativas y lineamientos establecidos.

P.4

María Elena

Soledispa Cedeño

02 de septiembre



Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón Componente: Control

REF. P1. C. 4.

N. Preguntas: Si No Ponderación Calificación Observación

1 Existe un registro diario de la actividad del personal operativo dentro de la organización.

X

10

9

2 Dentro de la sede educativa de la institución tienen designados supervisores.

X 10 8

3 Las funciones administrativas son inspeccionadas frecuentemente

X 10 8

99

4 Se realizan inventarios cotidianos a los equipos informáticos de la institución.

X 10 7

5 El proceso académico cuenta con su respectivo manual de procedimiento.

X 10 8

6 La institución tiene una estrategia de control.

X 10 8

7 Existe un sistema adecuado para controlar y corregir algún tipo de irregularidad que se pudiera presentar en la institución

X

10

8

8 Se ha implementado seguridad académica al control administrativo.

X 10 8

9 La institución cuenta con una persona responsable encargada de salvaguardar los equipos de cómputo y bienes.

X

10

5

10 Se archiva todas las documentaciones académicas en los diferentes componentes de la institución.

X

10 8

Total 100 77



INTERNO

COMPONENTE: Control

NC= CT/PT*100 NR= 100 - NC

NC= 77/100*100% NR= 100-77


Tabla 4. Nivel de Confianza y de Riesgo-Control


15-50% BAJO ALTO 76-100% 100


76-100% ALTO BAJO 15-50%



Análisis

En base al estudio de control interno realizado al componente control de la Unidad

Educativa Cristóbal Colón se establece que existe un nivel de confianza del 77 % lo que se

considera como alto, y un nivel de riesgo del 23% que es considerado un como un

porcentaje bajo. Esto quiere decir que en ciertas herramientas de control dentro de la

institución no se aplican los procedimientos o normativas adecuados. Adicionalmente

dentro de la institución no se cuenta con una persona responsable encargada del cuidado de

los bienes y sistemas de cómputo.

101

Nivel de Riesgo

Nivel de Confianza

Control-Nivel de Confianza y Riesgo

%23Nivel de Riesgo

%77ConfianzaNivel de



REPORTE DE HALLAZGOS Componente: Control

REF.

P1. C 4.2

HALLAZGO: Se comprobó que dentro de la institución no existe una persona responsable para salvaguardar los bienes que esta posee incluido los equipos de cómputo con información relevante para la Unidad Educativa.

CONDICIÓN:

No existe control y vigilancia de los bienes y los sistemas académicos computarizados.

CRITERIO: Plan Educativa Institucional art.41 “Debería la dirección gestionar a una persona que lleve el control y vigilancia a los bienes, equipos de cómputo y sistemas académicos computarizados”.

CAUSA: Falta de supervisión por la dirección, falta de control administrativo, falta de implementación de personal lo que conlleva que los sistemas académicos computarizados se encuentren sin vigilancia.

EFECTO: Perdida de información académica, robo de equipos computarizados lo que conllevo el

102

inadecuado manejo de control administrativo dentro de la organización.

CONCLUSIÓN:

No existe personal que supervise los sistemas informáticos de la institución lo que genera pérdidas de la información importante para la Unidad Educativa y que impide el desarrollo institucional.

RECOMENDACIÓN: Es importante que desde la dirección se establezca un proceso para la contratación de una persona que supervise en el departamento administrativo los sistemas académicos computarizados en horario completo así mantener el control organizacional. Elaborado por: María Elena Soledispa Cedeño.



Determinación del Sistema Académico Computarizado

COMPONENTE: Control

% Numero de Sistema Supervisado = NSS /TSA*100

% Numero de Sistema Supervisados = 0/11*100

% Numero de Sistema Supervisado = 0% de vigilancia y control a equipos y al sistema

académico computarizado

NSS= Numero de Sistema Supervisado

TSA= Total de Sistema Académico




103


Análisis

Como resultado de la calificación del componente de control se establece que no existe un

control y supervisión de los equipos de cómputo y los sistemas computarizados académicos

en la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

Fase IV

Comunicación de los 104

Supervisión

Sistema de Supervición

Calculo del Indicador

%0Supervición Sistema de

Resultados y

Monitoreo

INFORME DE AUDITORÍA

Portoviejo, 04 de septiembre del 2020

ABOGADA MIREYA HERMIDA ALARCÓN

Directora de la Unidad Educativa Fiscal Cristóbal Colón

De mi Consideración:

El siguiente informe muestra los resultados de la realización de una auditoria

administrativa a la” Escuela Fiscal Cristóbal Colón del Cantón Portoviejo”, esta auditoria

se especificó en el análisis de las funciones administrativas de la institución.

La auditoría administrativa se llevó a cabo con las normativas profesional del auditor a fin

de conducir un trabajo correcto dentro de la institución educativa lo cual incluyo pruebas y

procedimientos que conllevo al diagnóstico de los componente o área administrativa.

105

Este proceso de auditoria se dividió en cuatro fases cada una de las cuales fue respaldada

en la información levantada mediante visitas a la institución y la colaboración de sus

autoridades. En base a los resultados encontrados se establecen ciertas recomendaciones

que quedaran a consideración de las autoridades de la Unidad Educativa Cristóbal Colón.

Atentamente:

María Elena Soledispa Cedeño

C.I. 131569914-8

INFORME

Capítulo I

Motivo de la Auditoría

Fundamentado en la información levantada durante la vistita previa la Unidad Educativa

Cristóbal Colón se puede establecer que existen varias falencias administrativas por la

falta de cumplimiento de normas, procedimientos y ausencia de reglamentos, por lo que no

se lleva un manejo correcto de las actividades dentro de la unidad educativa y de una

manera eficiente, eficaz y de calidad para el personal que labora y los estudiantes.


Objetivo general.


cumplimiento de funciones administrativas y si estas están aportando al logro de las



• Determinar el control de las actividades administrativas a la aplicación de normas y

procedimientos institucional.

106



• Valorar la calidad administrativa y comportamiento dentro de la institución. Alcance de la auditoría

Comprenderá un estudio al control interno en los procesos de los activos fijos de Unidad

Educativa Cristóbal Colón en el periodo comprendido del 09 de marzo al 04 de septiembre

del 2020, que de ser necesario serán respaldado con documentos, informes, matrices, y

cualquier tipo de información que de mayor sustento al trabajo realizado.

Componentes auditados

COMPONETES Y SUB-COMPONENTES A EVALUAR

COMPONENTE: Administración – direccional

SUBCOMPONENTE A EVALUAR:

1. Organización (desorden en archivos administrativos)

2. Planificación (incumplimiento con el proceso de planificación)

3. Coordinación (falta de capacitación a docentes)

4. Control (No existe control y vigilancia de los bienes y los sistemas académicos computarizados)

MISIÓN

Somos una Comunidad Educativa que ofrece a sus estudiantes una formación integral,

fundamentada en la excelencia académica, el desarrollo de competencias, actitudes,

valores humanos. Fomentamos el liderazgo, el trabajo colaborativo y la integración de

todas las dimensiones del ser humano, para la formación de buenos y honrados

estudiantes.

107

VISIÓN

Constituirnos para el futuro en una Comunidad Educativa líder en la formación de jóvenes

con capacidad crítica y proactiva, mediante la valoración positiva de las artes, las ciencias,

las tecnologías y la trascendencia, con miras a una humanización de la convivencia social,

promoviendo la justicia, la innovación y solidaridad.

108

FLUGOGRAMA INSTITUCIONAL

RAMIREZ ALARCÓN MIGUEL ANGEL

CEDEÑO CEDEÑO LAURA NINA ROBLES MACIAS FIDEL

BERMELLO LINO AUGUSTIN LEON ROBERT MIGUEL VERA CEDEÑO

PALMA SAOMA LINA ANA SANCHEZ SÁNCHEZ EUGENIA GINA

DE LA TORRE MARIA FERNANDA

DOCENTES CARGA HORARIA

CHÁVEZ MOLINA ANDREA JOHANNA SECRETARIA

CEDEÑO CARREÑO DIGNA ADRIANA

VERA PALMA HORACIO AUGUSTO ROSARIO

VELASTEGUÍ GARCÍA FANY DEL TACURI GUTIERREZ ROSA ELVIRA

SOLEDISPA GÓMEZ TANIA ISAMAR.

DOCENTES PLANTA

ABOGADA MIREYA HERMIDA ALARCÓN RA DIRECTO +

MATRIZ FODA UNIDAD EDUCATIVA FISCAL CRISTÓBAL COLÓN

MATRIZ DE ANÁLIS FODA

FORTALEZAS

• Participación y compromiso por

parte de los docentes.

• Docentes con título de tercer y

cuarto nivel.

• Cuenta con un número amplio de

Docentes.

OPORTUNIDADES

• Una población suficiente de estudiantes

• Docentes capacitados para una

educación de calidad.

• Conectividad en internet

• Ubicación estratégica en la ciudad

de Portoviejo.

• Cambios tecnológicos.

DEBILIDADES

• No posee un Reglamento Interno

• En la Institución no se han

realizado auditorias administrativas.

•La institución no realiza un plan de

fortalecimiento interno.

• Falta de presupuesto para

mejorar su infraestructura

•No cuentan con un guardia de seguridad para sobre guardar los bienes que posee, la institución.

AMENAZAS

• Recorte de presupuesto a las

instituciones educativas.

• Problemas de deserción de estudiantes.

•Inseguridad en las afueras de la institución.

• Flujo vehicular abundante y a altas velocidades.


111

Hoja de Hallazgos

Después de analizar cada uno de los diversos componentes de la Unidad Educativa

Cristóbal Colón de la ciudad de Portoviejo, se establecen los siguientes hallazgos:

HALLAZGO #1


Desorden en Archivos Administrativos

CONDICIÓN:

En base a una verificación física se establece que existen documentos importantes de

procesos organizacionales en el departamento administrativo que no se están archivando

de manera adecuada y que ocasionan confusión y retraso al momento de buscar dicha

información. Solo el 40% de la información que fue verificada se encuentra ordenada de

manera eficiente y adecuada.

CRITERIO:

Reglamento general a la ley orgánica de educación intercultural del Art. 44.-

Atribuciones del director o Rector, numeral 4., Debería cumplir el 100% de tener las

documentaciones ordenada y archivada en un lugar establecido. De esta manera se

garantiza el rápido y oportuno acceso a la información necesaria por la organización.

CAUSA:

No se cuenta con un reglamento interno que, de las normas y lineamientos adecuados al

personal responsable y encargado de archivar la información, para que este la archive de la

manera indicada evitando los inconvenientes que se vienen presentando en reiteradas

ocasiones.

EFECTO:

Desconocimiento de documentos administrativos, demora de actividades académicas lo

cual se desarrolla el manejo inadecuado dentro de la unidad educativa

CONCLUSIÓN:

112

En la organización no existe un reglamento interno, no se realiza ninguna preparación al

personal administrativo sobre el cumplimiento de normativas reglamentarias a las

actividades organizacional lo cual ocasiona que los archivos no se encuentren de manera

ordenada dentro de la misma.

RECOMENDACIÓN:

La dirección debe establecer un reglamento interno que exija el cumplimiento de las

normativas vigentes para el manejo y archivo de documentos administrativos, con la

finalidad de realizar un correcto y ordenado proceso en el departamento administrativo.

HALLAZGO # 2


CONDICIÓN:

Según el control realizado dentro de la organización se evidenció que actividades que no

han sido cumplidas por el personal administrativo entre ellas está el no llevar a cabo los

procesos académicos planificado en los tiempos programados al interior de la Unidad

Educativa Cristóbal Colón.

El personal administrativo incumple con el proceso de planificación al mejoramiento de la

organización

CRITERIO:

Reglamento general a la ley orgánica de educación intercultural del Art. 44.-

Atribuciones del director o Rector, numeral 2 señala: Dirigir y controlar la

implementación eficiente de programas académicos, y el cumplimiento del proceso de

diseño y ejecución de los diferentes planes o proyectos institucionales, así como participar

en su evaluación permanente y proponer ajustes. Es fundamental que todo el personal

administrativo debe cumplir obligatoriamente con la programación establecida a la

productividad del sistema académico.

CAUSA:

Es evidente que existe una falta de control en el proceso de planificación, el personal no

mantiene una coordinación en relación a lo planificado y lo ejecutado, esto se debe al

113

desconocimiento de parte del personal de las normativas administrativas vigentes en la

institución.

114

EFECTO:

Dentro del proceso de planificación se evidenciaron muchas irregularidades, demora de

funciones administrativas, lo que lleva al incumplimiento de las actividades

organizacionales planificadas en la institución.

CONCLUSIÓN:

Al no haber un cumplimiento de lo planificado por el personal académico no se puede

llegar a obtener las metas establecidas por parte de la institución educativa.

RECOMENDACIÓN:

Es importante desde la dirección el aplicar las normas y lineamientos que tenga la

institución al personal para que se dé cumplimiento de las actividades asignadas en las

planificaciones al desarrollo organización.

HALLAZGO #3


CONDICIÓN:

Los procesos de capacitación a los docentes no se realizan en las fechas adecuadas ni de

forma correcta.

No hay una planificación establecida para proceso de capacitación a los docentes de la

Unidad Educativa Cristóbal Colón.

CRITERIO:

Plan educativo Institucional art.32 establece que Es responsabilidad de las autoridades

de la institución el establecer un cronograma de capacitaciones para el personal docente

que este enmarcado en los lineamientos y requerimientos organizacionales de la Institución

Educativa.

CAUSA:

Falta de coordinación, falta de control administrativo, falta de observancia de normas y

reglamentos institucional lo que conlleva de no establecer un tiempo de manera correcta al

aprendizaje académico.

115

EFECTO:

Procesos académicos demorados, incumplimiento en lo referente al reglamento académico

de la junta profesores lo que se produjo el incumplimiento de actividades administrativas

dentro de la organización.

CONCLUSIÓN:

Existe una deficiente coordinación en los procesos de formación y capacitación académica

al personal docente de la institución educativa.

RECOMENDACIÓN:

Las autoridades de la institución deben generar procesos de capacitación en base a una

planificación coordinada y enmarcados en los reglamentos del manual del comité de

profesores.

HALLAZGO # 4

Componente: Control

CONDICIÓN:

Se comprobó que dentro de la institución no existe una persona responsable para

salvaguardar los bienes que esta posee incluido los equipos de cómputo con información

relevante para la Unidad Educativa.

No existe control y vigilancia de los bienes y los sistemas académicos computarizados.

CRITERIO:

Plan Educativo Institucional art.41 Debería la dirección gestionar a una persona que

lleve el control y vigilancia a los bienes, equipos de cómputo y sistemas académicos

computarizados debido a la vital importancia que estos equipos son.

CAUSA:

Falta de supervisión por la dirección, falta de control administrativo, falta de

implementación de personal lo que conlleva que los sistemas académicos computarizados

se encuentren sin vigilancia.

116

EFECTO:

Perdida de información académica, robo de equipos computarizados lo que conllevo el

inadecuado manejo de control administrativo dentro de la organización.

CONCLUSIÓN:

No existe personal que supervise los sistemas informáticos de la institución lo que genera

pérdidas de la información importante para la Unidad Educativa y que impide el desarrollo

institucional.

RECOMENDACIÓN:

Es importante que desde la dirección se establezca un proceso para la contratación de una

persona que supervise en el departamento administrativo los sistemas académicos

computarizados en horario completo así mantener el control organizacional.

117

MATRIZ PARA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

FIN

ACTIVIDAD RESPONSABLE

PLAZO MEDIO DE VERIFICACIÓN

Establecer un proceso computarizado de sistematización de la información académica de la Unidad Educativa que actualicé y registe los archivos.

Implementar un sistema computarizado que ayude a sistematizar toda la información académica generada en la institución, mediante su actualización y registro.

Directora

Periódicamente * Registros Actualizados.

Registro y actualización de información académica que se genera en la institución para mediante un sistema computarizado.

*Directora *Personal responsable de la planificación académica para la implementación del sistema computarizado.

Plan organizacional

*Información actualizada ordenada

*Informes de Registros Académicos trimestrales

117

MATRIZ PARA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES

FIN

ACTIVIDAD

RESPONSABLE PLAZO MEDIO DE

VERIFICACIÓN

Elaborar un plan de capacitaciones y actualización de conocimientos periódicos al personal administrativo y académico de la Unidad Educativa Cristóbal Colón de la Ciudad de Portoviejo.

Implementar un proceso de formación y actualización de conocimientos periódicos al personal operativo, académico y administrativo de la Institución Educativa.

Directora

Periódicamente

* Plan de proceso de capacitación

continúo.

Proceso de formación continúo en el que se incluyan actualizaciones de conocimientos operativos y académicos.

Directora

Periódicamente

* Informe de procesos de capacitaciones implementados.

118

ANEXOS

CUESTIONARIO PREVIO A LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN ADMINISTRTIVA DE LA ESCUELA CRISTÓBAL COLÓN DE LA CIUDAD DE PORTOVIEJO PERIODO 2019

¿Considera necesario realizar una Auditoría Administrativa a la Unidad


120

SI NO

¿Conoce usted si se han realizado Auditoría Administrativa en la Unidad


SI NO

¿En la gestión Administrativa quienes, participan en la toma de decisiones?

TODOS LOS INVOLUCRADOS LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

EL PERSONAL DOCENTE

¿El modelo de gestión administrativa actual busca el mejoramiento continuo de

la calidad de educación?

SI NO

¿Se dan a conocer cuáles son las políticas, normas y reglamentos que rigen

dentro de la institución?

SI NO

¿Se maneja en la institución una agenda de trabajo de actividades curriculares

y extracurriculares?

SI NO

¿Conoce usted la misión y visión de la Unidad Educativa Cristóbal Colón?

SI NO

¿La Unidad Educativa Cristóbal Colón cuenta con un plan de fortalecimiento

Institucional?

SI NO

121

¿Cree usted que el ambiente y la infraestructura de la Institución son

adecuados para el desarrollo de las actividades académicas?

SI NO

¿Cree usted que existe un estricto cumplimiento de las tareas planificadas

mensualmente?

SI NO

UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS

ECONÓMICAS CARRERA DE INGENIERÍA EN AUDITORÍA

La presente entrevista tiene por objeto obtener información para ser utilizada en el proyecto de investigación PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y SU INCIDENCIA EN EL FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA CRISTÓBAL COLÓN. De las respuestas brindadas se hará el respectivo enfoque a los componentes. 1.- ¿La institución cuenta con una Misión, Visión y organigrama institucional?

SI NO

122


SI

NO


SI NO


SI NO

5.- ¿Considera necesaria la realización de una Auditoria Administrativa en la Unidad Educativa Cristóbal Colón?

SI NO


SI NO 7.- ¿Existe personal encargado del custodio de la documentación de la institución?

SI NO 8.- ¿Se verifica el cumplimiento de todos los deberes y obligaciones asignadas para cada uno del personal de la institución?

SI NO 9.- ¿Existe una planificación general para las actividades de la institución? SI NO 10.- ¿La institución tiene claro cuáles son sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas?

SI NO 11.- ¿Se realiza capacitación permanente al personal de la institución?

SI NO 12.- ¿Se mantiene fijo al personal en sus funciones?

SI NO

13.- ¿Se hace cursos de refuerzo de enseñanza en la institución?

SI NO 14.- ¿Las instalaciones son utilizadas solamente para fines académicos? SI NO

123

Visita y explicación en aula de la Abogada Mireya Hermida Alarcón del trabajo

investigativo a realizar en la Unidad Educativa Cristóbal Colón

09 de marzo del 2020

Revisión de los documentos necesarios para el trabajo investigativo dentro de las oficinas de dirección de la Unidad Educativa Cristóbal Colón

31 de agosto del 2020

125

repositorio.unesum.edu.ecrepositorio.unesum.edu.ec/bitstream/53000/2711/1... · web...

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