terracebiz.comterracebiz.com/wordpress/menual.docx · web view본 프로그램(이하...
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목차
소개
사용설명서
1. 환경설정- 크롬 다운로드
2. 로그인- 로그인- 첫 화면
3. 예약하기- 새 계약 생성- 예약 도우미- 예약 현황- 차량 현황- 완료 된 계약- 오늘의 계약- 캘린더
4. 차량 관리- 차량 현황- 차량 추가- 차량 일괄 등록- 차량 상세 정보- 차량 사진 등록
5. 차량 소모품 관리- 차량 소모품 통합 관리- 차량 소모품 관리- 비정기 소모품 관리- 정기검사일 관리
6. 고객관리
소개본 프로그램(이하 Terracebiz)은 수기 및 엑셀로 관리되고 있는 렌터카 업무를 전산화 하여 관리자의 편의성을 도모하는 프로그램입니다. Terracebiz 의 특징은 다음과 같습니다.- 언제 어디서든 인터넷에 연결하여 렌터카 관리 가능- 차별화 된 차종별 예약 시스템- 예약 가능 차량 수 예측 시스템- 차트 활용한 차량 소모품 관리- 스마트폰 앱을 통한 사외 담당자 업무 연동
환경설정크롬 다운로드
1. 테라스비즈 홈페이지에 접속합니다. (https://www.terracebiz.com)2. 하단 메뉴 중 ‘크롬 다운로드’를 클릭합니다. 테라스비즈는 크롬 환경에서 올바로 동작합니다.
3. Chrome 다운로드를 클릭합니다.- ChromeSetup.exe 를 실행하여 설치합니다.
4. 크롬을 실행하여 테라스비즈에 접속합니다.- https://www.terracebiz.com/회사코드- 회사코드는 데모 신청자에 한하여 특별히 제공됩니다.
로그인
로그인
1. 회사별 주어진 계정에 접속합니다.- https://www.terracebiz.com/회사코드- ‘회사코드’에 미리 부여된 회사코드를 입력해주세요.
2. 버튼을 클릭하여 로그인 합니다. - ‘계정 추가’를 통하여 직원의 계정을 등록 할 수 있습니다.- 등록 된 직원계정은 관리자(사장님)가 권한을 부여해야 사용 가능합니다.
첫 화면1. 로그인 하면 ‘오늘의 계약’화면이 보입니다.
- 아래 화면은 DEMO 프로그램 접속 현황입니다.2. 오늘의 배/회차 할 목록을 한눈에 확인하실 수 있습니다.
예약하기차량 예약하는 방법은 두 가지가 있습니다. ‘새 계약 생성’, ‘예약 도우미’ 의 두 메뉴를 이용 하실수 있습니다.- 새 계약 생성 : 일반적인 계약 생성 방법으로, 차량, 차번, 고객 정보를 입력 후 계약서를
등록합니다. - 예약 도우미 : 고객이 원하는 시간, 차종, 보험 연령별로 가능한 차량조회 후, ‘새 계약 생성’
합니다.
1. 새 계약 생성메뉴바 – 계약서 관리 – 새 계약 생성 메뉴를 클릭합니다.
2. 다음과 같은 화면을 확인하실 수 있습니다.
3. 항목설명- 카테고리 : 일반, 월차 * 일반 : 배차일 / 회차일이 존재하는 일반적인 계약입니다.
* 월차 : 배차일 존재, 회차일을 정해지지 않은 장기 계약입니다. 회차 일은 ‘월차종료’후 사용됩니다. 일반계약을 월차로, 월차를 일반계약으로 전환 가능합니다.- 차종 : 차량 종류 / 보험연령을 선택합니다.- 차량번호 : 예약할 차량을 지정합니다. 차량이 정해지지 않았으면 ‘미지정’을 선택합니다.- 고객 이름 : 예약할 고객 이름을 입력합니다. 고객 정보가 존재하면, 자동완성을 통해 고객전화, 생년월일을 가져옵니다.
- 고객 추가 : 자동완성으로 등록되지 않은 고객을 추가합니다. 같은 이름으로 여러 번 입력하실 수 없습니다. - 고객 전화 : 숫자로 기입해주세요. 자동완성 기능사용을 추천합니다.- 생년월일 : 숫자로 6 자리 기입해주세요. 자동완성 기능을 추천합니다.- 보증인 : 보증인을 입력합니다. 없다면 ‘-‘, ‘없음’ 등을 입력하셔도 무방합니다.- 보증인 전화 : 보증은 연락처를 숫자로 입력해주세요. - 마일리지 : 고객에게 마일리지 부여 시 입력해주세요. 고객정보와 연동되지 않습니다.
- 총 금액(자동) : 계약의 금액이 자동으로 계산됩니다. 입력하실 수 없습니다. 총금액 = 예약금 + 미수금 + 수금 + 누적으로 계산됩니다.- 예약금 : 계약 생성시 예약금을 입력합니다.- 예약금 입금여부 : 고객에게서 예약금이 입금 되었을 시 ‘입금확인’으로 변경해주세요.- 기준금액 : 렌트 계약 금액을 입력해주세요. 총 금액 계산과 연관없습니다.- 수금 : 고객에게 받은 금액입니다. 예약금 제외.- 미수금 : 고객에게 받을 금액입니다. 예약금 제외.- 누적 : 장기 고객일 경우, 누적 된 금액을 입력하실 수 있습니다.
금액 입력 예시아반떼 MD 차량의 하루 렌트 비용이 8 만원, 예약금 3 만원 일 경우,총 금액(자동) : 8, 예약금 : 3, 미수금 : 5, 기준금액 : 8, 누적 : 0- 입금일 : [월차메뉴] 월차(장기) 렌트 시, 매월 입금일을 지정합니다.
‘캘린더(장기)’ 메뉴에 반영됩니다.- 최종 입금 월, 월납상태 : [월차메뉴] 월차(장기) 렌트 시, 마지막 처리 월을 지정합니다.
‘최종 입금 월’로 지정한 월의 이전은 ‘완납’으로 처리됩니다.최종 입금 월, 월납상태 예시예를 들어, 2015 년 1 월까지 장기 렌트 금액이 입력되었을 시, = ‘2015 년 1 월’, ‘입금’ 또는 ‘2015 년 2 월’, ‘미입금’2015 년 1 월까지 금액이 완납되고, 2015 년 2 월 금액이 일부분만 입금 되었을 시 = ‘2015 년 2 월’, ‘부분입금’ 2014 년 10 월부터 2015 년 2 월까지 미수금 180 만원 발생 시 = ‘2014 년 10 월’, ‘미입금’ , 미수금 = 180 만
- 배차 날짜 : 배차일을 ‘2015-02-21’ 형식으로 입력해 주세요.
입력란 우측 달력 아이콘을 클릭하여 달력을 사용하실 수 있습니다.- 배차 시간 : ‘시간 : 분’ 형식으로 입력해 주세요.- 배차지 : 배차할 위치를 입력해주세요. 예) 건 5 번출구, 동작구 한남동 98-102- 출고 연료 : 차량을 배차할 때 연료를 0 ~ 10 사이로 입력해주세요.
회차 시 연료 확인용으로 사용하실 수 있습니다.- 입고 연료 : 차량을 회차 받았을 때 연료를 0~ 10 사이로 입력해주세요.- 담당자 : 차량 배회차 담당자를 지정하실 수 있습니다. 스마트폰 앱(안드로이드)으로 담당자의 할 일을 확인하실 수 있습니다.- 상태 : 계약의 상태를 지정하실 수 있습니다.
상태에 따라 관리 탭 위치가 바뀝니다.
상태 미지정 배차중 배차완료 회차중 회차완료관리 탭 예약현황 차량현황 완료된 계약
- 이슈 메모 : 특이사항을 메모하실 수 있습니다.
예약도우미시간, 차종, 보험연령 별로 예약 가능한 차량 을 표시하며, 이를 통해 원하는 시간에 배차가능한 차량을 한눈에 알아볼 수 있습니다.
지난 계약 검색
- 고객의 예약 전화를 받았을 시, 전화번호 4 자리를 이용하여 이전 계약을 검색하실 수 있습니다.
시간 검색
- 배차가 필요한 기간을 입력하고, ‘대기 차량 검색’ 버튼을 누릅니다.- 좌측 그래프에 검색한 시간에 잡혀있는 계약을 표시해 주어, 종합적인 현황파악이 가능합니다.
-
- 검색한 시간에 배차 가능한 차종이 아래에 표시됩니다.아래 그림은 ‘에쿠스 보험연령 26 세 차량이 4대 가능’ 등을 표시하고 있습니다.
- 예약할 차종별 보험연령을 선택 후, ‘예약하기’ 버튼을 누릅니다.- 체크박스 옆 숫자가 ‘0’인 차량은 해당 시간에 배차가능한 차량이 없습니다.
- 예약하기 를 누르면, ‘새 계약 생성’ 메뉴가 나타나며, 앞서 검색한 시간, 차종 등이 이미 입력되어 있어 손 쉬운 예약 등록이 가능합니다.
예약현황- 새 계약 생성을 완료하시면 ‘예약현황’에 입력된 내용이 표시됩니다.
- 차량 ‘미지정’ 버튼위에 마우스를 올려 놓으면, 차량을 선택하실 수 있습니다.
- 상태 ‘미지정’ 버튼위에 마우수를 올려 놓으면, 상태를 변경하실 수 있습니다.
- 차량을 지정 하시고, 상태를 변경하면, 해당 계약이 ‘차량현황’으로 이동합니다.
차량현황- 차량이 지정되고, 상태가 배차중/배차완료/회차중 인 계약은 ‘차량 현황’에 표시됩니다.
완료된 계약- 계약이 종료 되어, 회차를 완료 하신 후, 상태를 ‘회차완료’로 변경하시면, ‘완료된 계약’으로
이동합니다.- 완료된 계약은 회색으로 표시됩니다.- 완료 된 지난 계약을 검색하실 수 있습니다.
오늘의 계약- 오늘의 배회차 목록을 한페이지로 관리하실 수 있습니다.- 오늘날짜가 주황색으로 표시되어 구분이 편리합니다.- 시간 순으로 정렬되어 보여집니다.- 배차완료 / 회차완료 항목은 회색으로 표시되어 해야 할 목록을 쉽게 알아볼 수 있습니다.
캘린더- 메뉴 – 계약서관리 – 캘린더(일반) 을 클릭하시어, 계약의 배회차 일을 확인하실 수 있습니다.
또한, 클릭 시, 해당 계약으로 이동합니다.
- 메뉴 – 계약서관리 – 캘린더(장기) 를 클릭하시어, 월차(장기) 계약을 확인하실 수 있습니다.- 월차 고객이 해당 월에 완납할 경우 파란색, 부분입금은 주황색, 미입금은 빨간색으로
표시됩니다.- 원하는 계약을 클릭하시어 ‘계약 상세 정보’로 이동하실 수 있습니다.
차량추가
- 주차장, 차종, 차량번호 등을 등록하실 수 있습니다.- 차량 정보 변경은 ‘차량 현황’ 메뉴에서 차량번호를 클릭하시면 가능합니다.
차량 일괄 등록- ‘엑셀파일로 한꺼번에 입력하기’로 여러 차량을 한꺼번에 입력하실 수 있습니다.- 다음과 같이 차종,차번,보험연령,블랙박스,블루투스,AUX,메모를 엑셀파일에서 작성하신 후,
입력내용을 드래그 하여 복사(CTRL+C) 해 주세요.
- 오른쪽 하단 ‘변환’버튼을 누르시면 일괄 등록 됩니다.
- 차량 현황에서 입력 된 차량을 확인하실 수 있습니다.- 차량번호를 클릭하면 차량정보를 수정하실 수 있습니다.
차량 상세 정보- 차량번호, 차종, 보험연령, AUX유무, 블루투스 유무, 블랙박스 유무, 주차장 지정, 상태 등을
변경하실 수 있습니다.- 상태는 정상 / 수리중 / 사용불가 이며, 수리중, 사용불가 선택 시, 예약도우미의 예약 가능 차종
수가 1 감소합니다.- 메모를 남기실 수 있습니다.- 스마트폰 앱(안드로이드)에서 확인하실 수 있습니다.
차량사진등록- 총 6 장의 사진을 등록하실 수 있습니다.- 파일 선택 – 열기 – upload 버튼을 눌러 등록 가능합니다.
- 이미지가 등록되었습니다. 클릭하여 확대하실 수 있습니다.
차량 소모품 관리- 메뉴 - 차량관리 – 차량소모품 관리를 클릭해주세요.- 전체 차량의 남은 소모품 수명을 한눈에 보실 수 있습니다.- 남은 수명 5000Km 이하는 노란색, 1000Km 이하는 빨간색으로 표시됩니다.
- 좌측의 차량번호를 클릭하면 차량 소모품 관리 메뉴로 이동합니다.
- 최하단의 ‘현재 주행 거리(KM)’ 를 입력하면, 부품의 남은 수명이 그래프로 계산됩니다.- 그래프가 100% 빨간색이 되면, 소모품을 교체해야 합니다.- 소모품 교체 시, ‘교환한 KM’에 교환할 때의 차량 주행 거리를 입력하면, 소모품 수명이 0%로 초기화 됩니다.
- ‘교환주기’를 수정하셔서 소모품 교환주기를 늘릴 수 있습니다.- 메모를 남기실 수 있습니다.- 비정기 부품교체 관리로, 기타 부품에 대한 기록을 남기실 수 있습니다.
정기검사일
- 정기검사일을 작성하시면, 메뉴 – 차량관리 – 정기검사일 메뉴에 달력으로 보실 수 있습니다.-
고객관리
- 메뉴 – 고객관리 를 클릭하시어, 고객정보를 입력/수정/삭제/검색 하실 수 있습니다.
- 고객이름 클릭 시, 상세정보가 표시됩니다.- 이름을 중복하여 입력하실 수 없습니다.